Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für ... · Access 2010 für Windows Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler ACC2010DF Andrea Weikert 1. Ausgabe, Juli 2011

Access 2010 für Windows

Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler

ACC2010DF

Andrea Weikert

1. Ausgabe, Juli 2011

I Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler

2 © HERDT-Verlag

Zu diesem Buch ................................................4

1 Abfragen mit Funktionen...........................6

1.1 Grundlagen zu Formeln und Funktionen...........6

1.2 Mit Funktionen arbeiten.....................................9

1.3 Datums- und Uhrzeitfunktionen ......................11

1.4 Text-Datenfelder berechnen.............................13

1.5 Umwandlungsfunktionen.................................15

1.6 Beispiele mathematischer Funktionen .............16

1.7 Besonderheiten bei NULL-Werten und

leeren Zeichenfolgen........................................17

1.8 Bedingte Berechnungen mit der

Wenn-Funktion .................................................20

1.9 Aggregatfunktionen.........................................22

1.10 Schnellübersicht ................................................25

1.11 Übungen............................................................26

2 Daten analysieren.....................................28

2.1 Kreuztabellenabfragen erstellen......................28

2.2 Pivot-Tabellen erstellen ....................................32

2.3 Daten in Pivot-Tabellen filtern .........................35

2.4 Weitere Möglichkeiten von Pivot-Tabellen......37


2.6 Übungen............................................................41

3 Formulare in der Entwurfsansicht erstellen .....................................................44

3.1 Die Entwurfsansicht von Formularen ...............44

3.2 Übersicht über die Steuerelemente..................46

3.3 Steuerelemente in Formulare einfügen ...........49

3.4 Steuerelemente markieren, kopieren

und löschen .......................................................52

3.5 Größe und Position von Steuerelementen

ändern ...............................................................54

3.6 Das Aussehen von Steuerelementen ändern....57

3.7 Bedingte Formatierung für Steuerelemente....60


3.9 Übung................................................................63

4 Eigenschaften von Formularen und Steuerelementen...............................64

4.1 Grundlagen zu Eigenschaften ..........................64

4.2 Formulareigenschaften.....................................65

4.3 Besondere Eigenschaften von

Steuerelementen...............................................67

4.4 Besonderheiten bei Options- bzw.

Kontrollfeldern und Umschaltflächen..............68

4.5 Besonderheiten bei Listen- und

Kombinationsfeldern ........................................69


4.7 Übung................................................................71

5 Erweiterte Formulartechnik .....................72

5.1 Formulare optisch aufwerten........................... 72

5.2 Mit Optionsgruppen arbeiten.......................... 74

5.3 Mit Unterformularen arbeiten......................... 76

5.4 Mit Registersteuerelementen arbeiten............ 78

5.5 Mit Webbrowsersteuerelementen arbeiten .... 79

5.6 Schnellübersicht................................................ 81

5.7 Übungen ........................................................... 82

6 Berichte in der Entwurfsansicht bearbeiten..................................................84

6.1 Die Entwurfsansicht von Berichten .................. 84

6.2 Berechnete Steuerelemente in Berichten

einsetzen........................................................... 86

6.3 Spezielle Eigenschaften von Berichten ............ 88

6.4 Gruppierungen in Berichten manuell

festlegen ........................................................... 90

6.5 Gesamtauswertungen und laufende

Summen anzeigen ............................................ 94

6.6 Unterberichte erstellen .................................... 95

6.7 Mit Etiketten und Vordrucken arbeiten .......... 96

6.8 Schnellübersicht................................................ 98

6.9 Übung ............................................................... 99

7 Diagramme erstellen und bearbeiten................................................100

7.1 Grundlagen zu Diagrammen.......................... 100

7.2 Pivot-Diagramme erstellen............................. 102

7.3 Pivot-Diagramme beschriften......................... 105

7.4 Andere Diagrammtypen definieren

und bearbeiten............................................... 107

7.5 Achsen skalieren............................................. 108

7.6 Weitere Optionen für Pivot-Diagramme ....... 109

7.7 Schnellübersicht.............................................. 110

7.8 Übung ............................................................. 111

8 Makros erstellen und bearbeiten ..........112

8.1 Grundlagen zu Makros................................... 112

8.2 Makros erstellen ............................................. 112

8.3 Argumente für Makrofunktionen

festlegen ......................................................... 114

8.4 Makros speichern und ausführen................... 116

8.5 Aktionen bearbeiten ...................................... 116

8.6 Fehlersuche in Makros durchführen .............. 117

8.7 Kurzerläuterung für wichtige Aktionen ........ 119


8.9 Übung ............................................................. 122

Inhalt I

© HERDT-Verlag 3

9 Erweiterte Makrotechnik .......................124

9.1 Makros durch Ereignisse aufrufen ................. 124

9.2 Makros in Formulare und Berichte

einbinden........................................................ 125

9.3 Schaltflächen automatisch mit Makros

versehen.......................................................... 127

9.4 Makros bedingt ausführen............................. 128

9.5 Blöcke bearbeiten........................................... 130

9.6 AutoKeys- und AutoExec-Makros................... 131

9.7 Datenmakros................................................... 132


9.9 Übungen ......................................................... 136

10 Kommunikation mit anderen Anwendungen.........................................138

10.1 Grundlagen zum Datenaustausch .................. 138

10.2 Access-Objekte importieren oder

verknüpfen...................................................... 139

10.3 Fremddaten importieren oder verknüpfen.... 141

10.4 Access-Daten exportieren............................... 142

10.5 Access-Daten in eine HTML-Datei

exportieren ..................................................... 143

10.6 Access-Daten im XML-Format exportieren..... 144

10.7 Gespeicherte Importe und Exporte ................ 146


10.9 Übung ............................................................. 147

11 Die Datentypen Hyperlink, OLE-Objekt und Anlage...........................148

11.1 Hyperlinks in Tabellen verwenden .................148

11.2 Hyperlinks in Formularen verwenden.............150

11.3 Mit OLE-Objekten arbeiten.............................151

11.4 OLE-Objekte hinzufügen ................................152

11.5 Mit Anlagen arbeiten......................................153

11.6 Schnellübersicht...............................................155

11.7 Übungen..........................................................156

12 Datenbankverwaltung............................158

12.1 Datenbanken komprimieren und

reparieren........................................................158

12.2 Leistungsanalyse für eine Datenbank

durchführen.....................................................160

12.3 Den Datenbankdokumentierer verwenden ...161

12.4 Access-Datenbankdatei konvertieren .............164


12.6 Übung..............................................................167

13 Einstellungen für Datenbanken.............168

13.1 Ansicht des Navigationsbereichs

personalisieren ................................................168

13.2 Optionen für die aktuelle Datenbank

festlegen..........................................................170

13.3 Datenbank mit einem Kennwort schützen.....172

13.4 Datenbank als ACCDE-Datei weitergeben......172


13.6 Übungen..........................................................174

Index..............................................................176

2 Access 2010 - Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler

28 © HERDT-Verlag

2 Daten analysieren

In diesem Kapitel erfahren Sie

wie Sie Abfragen mit Kreuztabellen erstellen

wie Sie ein Formular mit Pivot-Tabellen anlegen

wie Sie Pivot-Tabellen weiterbearbeiten können

Voraussetzungen

Mit dem Abfrageentwurf arbeiten

Grundlagen der Formularerstellung

2.1 Kreuztabellenabfragen erstellen

Die Übersicht verbessern

Die gruppierte Auswahlabfrage VerkaufteEinheiten gibt darüber Auskunft, wie viel Stück von jedem Artikel in jedem Verkaufsgebiet abgesetzt worden sind.

Zu diesem Zweck enthält sie zwei Gruppierungsebenen: zuerst nach dem Feld ArtikelID , dann nach dem Feld Verkaufsgebiet . In dem be-rechneten Feld SummevonAusgaen-geAnzahl wird mit der Aggregat-funktion Summe() die Gesamtzahl der in diesem Verkaufsgebiet abgesetzten Einheiten ermittelt .

Diese Vorgehensweise hat zwei Nachteile:

Pro Artikelnummer erscheinen mehrere Zeilen, wenn der Artikel in mehreren Verkaufsgebieten verkauft werden konnte .

Es ist nicht möglich, eine Gesamtzahl für einen Artikel über alle Verkaufsgebiete auszugeben.

Die Zahlen für die einzelnen Verkaufsgebiete werden auseinandergerissen.

Besser ist in solch einem Fall eine Kreuztabellenabfrage. Dort werden die Feldinhalte der zweiten Gruppierungsebene zu Spaltennamen , , , . Es erscheint nur noch eine Zeile pro Eintrag der ersten Gruppierungsebene ArtikelID und es können Gesamtsummen aus-gegeben werden.

Daten analysieren 2

© HERDT-Verlag 29

Kreuztabellenabfragen mit dem Assistenten erstellen

Klicken Sie im Register ERSTELLEN in der Gruppe ABFRAGEN auf die Schalt-fläche ABFRAGE-ASSISTENT.

Markieren Sie im geöffneten Dialogfenster den Eintrag KREUZTABELLENABFRAGE-ASSISTENT.

Bestätigen Sie mit OK, um den Assistenten zu starten.

Schritt 1: Tabelle oder Abfrage wählen

Wählen Sie im ersten Dialogfenster mit einem Doppelklick die Tabelle oder Abfrage aus (im Beispiel die Abfrage VerkaufteEinheiten), für die Sie eine Kreuztabellenabfrage erstellen möchten.

Schritt 2: Zeilenüberschrift wählen

Im folgenden Dialogfenster be-stimmen Sie die Zeilenüberschrif-ten für die Kreuztabelle. Sie kön-nen hier die Datenfelder wählen, nach denen die Datensätze zeilenweise gruppiert werden sollen .

Access zeigt Ihnen im unteren Bereich des Dialogfensters Ihre Auswahl an .

Schritt 3: Spaltenüberschrift wählen

Im dritten Dialogfenster bestim-men Sie die Spaltenüberschriften für die Kreuztabelle . Markie-ren Sie hier das Datenfeld , das die Spalten der Kreuztabelle bil-den soll.

Access wählt das erste verbleiben-de Feld vor. Sie können die Aus-wahl bei Bedarf ändern.

Zeilenüberschriften auswählen

Spaltenüberschrift wählen


30 © HERDT-Verlag

Schritt 4: Datenfeld und Aggregatfunktion wählen

Im vierten Dialogfenster wählen Sie das Datenfeld, das ausgewer-tet werden soll , sowie die dazu verwendete Aggregatfunktion .

Schritt 5: Abfragenamen wählen

Geben Sie im letzten Dialog-fenster einen Namen für die Abfrage ein.

Beenden Sie den Assistenten durch einen Klick auf die Schalt-fläche FERTIG STELLEN.

Kreuztabellenabfragen manuell erstellen

Kreuztabellen können Sie auch direkt in der Abfragen-Entwurfsansicht ohne Hilfe des Assistenten erstellen.

Erzeugen Sie eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht und fügen Sie die Tabellen oder Abfragen hinzu, über welche die Abfrage erstellt werden soll .

Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe ABFRAGETYP auf die Schaltfläche KREUZTABELLE.

Ziehen Sie das Feld, das als Zeilenüberschrift genutzt werden soll, in den Ent-wurfsbereich. Wählen Sie in der Funktionszeile den Eintrag GRUPPIERUNG

und in der Zeile KREUZTABELLE den Eintrag ZEILENÜBERSCHRIFT .

Ziehen Sie das Feld, das als Spaltenüberschrift genutzt werden soll, in den Entwurfs-bereich. Wählen Sie in der Funktionszeile den Eintrag GRUPPIERUNG und in der Zeile KREUZTABELLE den Eintrag SPALTENÜBERSCHRIFT .

Wählen Sie das Datenfeld aus, dessen Werte für die Berechnung der Werte in der Kreuztabelle genutzt werden sollen. Geben Sie die Aggregatfunktion und in der Zeile KREUZTABELLE den Eintrag WERT an.

Sie können zusätzliche Spalten für die Berechnung von Gesamtwerten einer Zeile ein-fügen und dafür ebenfalls eine Aggregatfunktion wählen. Auch hier bietet sich eine Summen- bzw. Mittelwertberechnung an . In der Zeile KREUZTABELLE müssen Sie hier den Eintrag ZEILENÜBERSCHRIFT wählen.

Datenfeld und Aggregatfunktion wählen

Entwurfsansicht einer Kreuztabellen-Abfrage

Daten analysieren 2

© HERDT-Verlag 31

Datumsformate für Spaltenüberschriften wählen

Wenn für die Spaltenüberschriften ein Datumswert gewählt wird, bietet es sich an, die Aus-wertung monats- oder quartalsweise durchzuführen.

Wählen Sie im Assistenten für die Spaltenüberschriften ein Datums-feld aus, werden Sie nach dem Zeit-intervall gefragt . Sie haben die Auswahlmöglichkeit zwischen JAHR,QUARTAL, MONAT, DATUM und DATUM/UHRZEIT.

Bei der manuellen Erstellung der Abfrage müssen Sie in der Ent-wurfsansicht eine Formatierung durchführen. Verwenden Sie die üblichen Datumsformate.

Für das abgebildete Beispiel muss in der Zeile FELD folgender Ausdruck eingetragen werden:

Ausdr1: "Qrtl"&Format([AusgaengeDatum];"jjjj/q")

Wenn für eine bestimmte Spalte - im abgebildeten Beispiel das dritte und vierte Quartal - keine Daten vorhanden sind, wird diese Spalte nicht angezeigt.

Gegebenenfalls kann es zu Problemen mit der Anzeige der Daten in den Tabellenfeldern kommen. Gehen Sie dann wie folgt vor:

Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

Wählen Sie in einem leeren Bereich des Abfragefensters den Kontextmenüpunkt EIGENSCHAFTEN.

Löschen Sie den Inhalt der Zeile FIXIERTE SPALTENÜBERSCHRIFTEN.

Zeitintervall festlegen

AusgaengeKreuztabelle: für die Spalten QRTL 3und QRTL 4 sind keine Daten vorhanden, die Spalten werden nicht angezeigt.


32 © HERDT-Verlag

2.2 Pivot-Tabellen erstellen

Auswertungen variabel gestalten

Mit Pivot-Tabellen können Sie, ähnlich wie mit Kreuztabellenabfragen, übersichtliche Datenauswertungen erstellen, indem Sie Feldinhalte zu Spaltennamen machen. Darüber hinaus gibt es noch eine Reihe von weiteren Möglichkeiten, die das Arbeiten mit Pivot-Tabellen komfortabel machen. Sie können mit Pivot-Tabellen

Zeilen und Spalten schnell und bequem vertauschen

außer den Ergebnissen von Aggregatfunktionen auch Detailwerte anzeigen lassen

mehrere Ebenen von Spaltenüberschriften verwenden

Pivot-Tabellen-Ansicht öffnen

Pivot-Tabellen werden auf Basis von bestehenden Tabellen bzw. Abfragen erstellt. Das folgende Beispiel beruht auf der Tabelle Ausgaenge2010.

Öffnen Sie die gewünschte Tabelle oder Abfrage.

Klicken Sie im Register START in der Gruppe ANSICHTEN auf den Pfeil der Schaltfläche ANSICHT und wählen Sie den Eintrag PIVOTTABLE-ANSICHT, um die Pivot-Tabellen-Ansicht einzublenden.

Die Pivot-Tabellen-Ansicht hat vier Bereiche:

Über Filterfelder können Sie die Datenauswahl für die gesamte Tabelle steuern.

Die Inhalte von Spaltenfeldern werden zu Spaltenköpfen.

Die Inhalte von Zeilenfeldern werden zu Zeilenköpfen.

Im Detailbereich können Sie Daten und/oder die Ergebnisse von Aggregatfunktionen anzeigen lassen.

Pivot-Tabellen-Ansicht der Tabelle "Ausgaenge2010"

Detailbereich

Feldliste einblenden: Register ENTWURF,Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN,Schaltfläche FELDLISTE

Daten analysieren 2

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Felder hinzufügen

Sie möchten eine Pivot-Tabelle erstellen, in der die Anzahl der Ausgänge aller Artikel im Jahr 2010 - nach Verkäufern filterbar und nach Datum aufgeschlüsselt - angezeigt wird. Dazu verwenden Sie die Tabelle Ausgaenge2010.

Fügen Sie die gewünschten Felder aus der Feldliste durch Ziehen mit der Maus in die jeweiligen Bereiche der Pivot-Tabellen-Ansicht ein.

Felder, die bereits hinzugefügt wur-den, erscheinen in der Feldliste in Fettdruck ( , und ).

Es ist nicht notwendig, für jeden der vier Bereiche ein Feld auszuwählen. Aller-dings sollte der Detailbereich ein Feld enthalten, damit Ergebnisse angezeigt werden können.

Wenn alle notwendigen Felder in die Pivot-Tabelle aufgenommen sind, schließen Sie die Feldliste über das Schließfeld der Feldliste.

Das Ergebnis ähnelt einer Kreuztabelle. Im abgebildeten Beispiel werden die Daten in Zei-len nach Artikelnummern und in Spalten nach dem Datum gruppiert. Dabei ist Folgendes zu beachten:

Die angezeigten Daten sind Detailwerte. Wenn zu einem Datum mehrere Ausgänge des gleichen Artikels vorliegen, werden auch mehrere Werte angezeigt .

Die Zeile GESAMTERGEBNIS ist leer, solange noch keine Aggregatfunktionen eingefügt wurden.

Ganz rechts befindet sich eine weitere Spalte GESAMTERGEBNIS.

Im Filterfeld VerkaeuferID sind im abgebildeten Beispiel mit dem Filterstatus (MEHRERE

ELEMENTE) die Verkäufer 3 und 4 ausgewählt ; daher enthält die Pivot-Tabelle nur die Daten zu diesen Verkäufern. Standardmäßig werden mit dem Filterstatus ALLE alle Elemente des Filterfeldes angezeigt.

Filterauswahl VerkaeuferID 3 und 4 (Ausschnitt)

Feld "AusgaengeAnzahl" einfügen


34 © HERDT-Verlag

Aggregatfunktionen einfügen

Um beispielsweise Summen für ein Datenfeld anzuzeigen, können Sie Aggregatfunktionen ähnlich wie in Abfragen verwenden.

Markieren Sie das Datenfeld, indem Sie auf seinen Namen klicken (im Beispiel das Feld AusgaengeAnzahl).

Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe TOOLS auf die Schaltfläche AUTOBERECHNEN .

Wählen Sie in der eingeblendeten Liste die benötigte Funktion, z. B. SUMME, aus.

Für jede Kreuzung einer Zeile und Spalte erscheint das Summenfeld einmal . Zusätzlich werden Gesamtsummen für die Zeilen und Spalten sowie für die ganze Tabelle

angezeigt.

Summe der Verkäufe von VerkaeuferID 3 und 4 (Ausschnitt)

Möchten Sie die Gesamtsumme für eine bestimmte Spalte anzeigen, klicken Sie doppelt in die betreffende Zelle der Zeile Gesamtergebnis.

Details aus- und einblenden

Große Pivot-Tabellen mit vielen Detailwerten werden schnell unübersichtlich. In vielen Fällen ist es vorzuziehen, nur die Ergebnisse anzuzeigen.

Alle Detailwerte ein- und ausblenden

Klicken Sie in der Pivot-Tabellen-Ansicht in einen freien Bereich der Zeilen- oder Spaltenfelder.

Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN

auf die Schaltfläche DETAILS AUSBLENDEN.

Es werden nur noch die Summen angezeigt.

Mit der Schaltfläche DETAILS ANZEIGEN können Sie die Detailwerte wieder einblenden.

Daten analysieren 2

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Die Detailwerte der Verkäufe von VerkaeuferID 3 und 4 sind ausgeblendet

Detailwerte für einzelne Zeilen/Spalten ein- und ausblenden

Wenn die Detaildaten einer Pivot-Tabelle ausgeblendet sind, kann es sinnvoll sein, sie nur für bestimmte Datengruppen wieder sichtbar zu machen.

Klicken Sie auf das Zeichen eines Zeilen- bzw. Spaltenfeldes , um die Detaildaten einer Zeile bzw. Spalte einzu-blenden.

Klicken Sie auf das Zeichen , um die Details wieder auszublenden.

Layout der Pivot-Tabelle speichern

Wenn Sie eine Pivot-Tabelle schließen, werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen am Layout der Tabelle speichern wollen.

Bestätigen Sie mit JA, um die Einstellungen der Pivot-Tabelle zu speichern.

Wenn Sie die Tabelle das nächste Mal in der Pivot-Tabellen-Ansicht anzeigen lassen, erscheint die Pivot-Tabelle so, wie Sie sie zuletzt eingerichtet hatten.

oder Klicken Sie auf die Schaltfläche NEIN. Ihre Änderungen werden verworfen.

2.3 Daten in Pivot-Tabellen filtern

Daten nach einem oder mehreren Filterfeldern filtern

In Pivot-Tabellen gibt es zwei Wege, Daten zu filtern:

Sie können für jedes Zeilen- oder Spaltenfeld Werte auswählen, nach denen die Tabelle gefiltert wird.

Zusätzlich können Sie beliebig viele Filterfelder in die Pivot-Tabelle aufnehmen, die nicht als Zeilen- oder Spaltenfelder verwendet werden müssen.

Eingeblendete Details in der ersten Spalte

Details eingeblendet


36 © HERDT-Verlag

Filterfelder erscheinen links oben in der Pivot-Tabelle. In ihrer ersten Zeile steht der Feldname , in der zweiten der aktuelle Status der Filterung. Standardmäßig ist der Filterstatus ALLE aktiviert.

Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts neben dem Filterfeld.

Das Listenfeld zur Filterung erscheint. Es enthält ein Kontrollfeld für alle vorhandenen Wertausprägungen des Feldes und je eines für jede einzelne Ausprägung.

Deaktivieren Sie das Kontrollfeld (ALLE), um alle Werte auszu-schließen.

Aktivieren Sie die Kontrollfelder für die Werte, die noch in der Pivot-Tabelle enthalten sein sollen (im Beispiel VerkaeuferID 3und 4).

Die Pivot-Tabelle zeigt nur noch die Daten aus den Datensätzen der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage an, für die die gewählten Filterkriterien zutreffen. In der zweiten Zeile des Filterfeldes wird ein Hinweis auf die Filterung eingeblendet.

Wenn Sie wieder den gesamten Datenbestand in die Pivot-Tabelle aufnehmen möch-ten, aktivieren Sie wieder das Kontrollfeld (ALLE).

Bestätigen Sie mit OK.

Zusätzliche Filterfelder hinzufügen

Sie können jederzeit weitere Filter in die Pivot-Tabelle aufnehmen.

Blenden Sie die Feldliste ein.

Ziehen Sie das gewünschte Feld mit der Maus aus der Feldliste in den Bereich für Filterfelder der Pivot-Tabelle.

Das zusätzliche Feld wird neben dem bereits vorhandenen Filterfeld eingefügt und Sie können wie gewohnt über das Pfeilsymbol das Listenfeld zur Filterung einblenden.

Daten nach Zeilen- und Spaltenfeldern filtern Das Filtern nach Werten aus den Zeilen- und Spaltenfeldern funktio-niert auf die gleiche Art.

Öffnen Sie durch einen Klick auf das Pfeilsymbol das Listenfeld zur Filterung und wählen Sie die Filterkriterien aus.

Bestätigen Sie mit OK.

Filterfeld

Filter auswählen

Daten analysieren 2

© HERDT-Verlag 37

Nach Feldern sortieren Sie können die Anzeige einer Pivot-Tabelle wie die Datenblattansicht einer Tabelle oder Abfrage sortieren. Dabei können Sie nach Zeilen-, Spalten- und Detailfeldern sortieren.

Markieren Sie das Feld, nach dem Sie sortieren wollen.

Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe FILTERN UND SORTIEREN auf die Schaltfläche

, um aufsteigend, oder auf , um absteigend zu sortieren.

Erste oder letzte Werte anzeigen

Sie können die Anzeige eines Feldes auf eine wählbare Anzahl entweder der ersten oder letzten Werte einschränken.

Markieren Sie das Feld, dessen Anzeige Sie einschränken möchten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche ERSTE/LETZTE ANZEIGEN und wählen Sie den Eintrag NUR OBEREN BEREICH ANZEIGEN oder NUR UNTEREN BEREICH

ANZEIGEN.

Wählen Sie Anzahl oder Prozentwert wie gewünscht aus dem Listen-feld.

Mit der Funktion AUTOFILTER (Schaltfläche AUTOFILTER) können Sie einen eingegebenen Filter aus- und einschalten.

2.4 Weitere Möglichkeiten von Pivot-Tabellen

Zeilen- und Spaltenfelder vertauschen

Zeilen- und Spaltenfelder können leicht vertauscht werden, um eine andere Form der Aus-wertung zu erhalten.

Klicken Sie auf den Namen des Zeilenfeldes und zie-hen Sie es mit der Maus in den Bereich für Spalten-felder.

Die Pivot-Tabelle hat nun vorläufig kein Zeilenfeld.

Klicken Sie auf den Namen des Spaltenfeldes und ziehen Sie es mit der Maus in den Bereich für Zeilen-felder.

Zusätzliche Detailfelder hinzufügen

Wenn Sie sich in dem hier gezeigten Beispiel nicht nur über die Anzahl der Artikel pro Aus-gang informieren möchten, sondern beispielsweise auch über die jeweilige VerkaeuferID, können Sie das entsprechende Detailfeld in die Pivot-Tabelle aufnehmen.

Blenden Sie die Details ein, indem Sie im Register ENTWURF in der Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN auf die Schaltfläche DETAILS ANZEIGEN klicken.

Blenden Sie gegebenenfalls die Feldliste ein.

Ziehen Sie das gewünschte Feld in den Detailbereich.

Spaltenfeld zu Zeilenfeld ändern


38 © HERDT-Verlag

Mehrere Spalten- oder Zeilenfelder verwenden

Wenn Sie in dem hier gezeigten Beispiel nicht nur nach dem Ausgangsdatum, sondern auch nach der Ausgangsnummer gruppieren möchten, können Sie diese als weiteres Spaltenfeld hinzufügen.


Ziehen Sie das benötigte Feld mit der Maus in den Bereich für Spal-tenfelder.

Wählen Sie die Gruppierungs-ebene, indem Sie das neue Feld links oder rechts eines schon vorhandenen Spaltenfelds ein-fügen.

Im Beispiel ist nur eine Zuordnung rechts von dem bereits vorhande-nen Spaltenfeld sinnvoll. Das neue Feld bildet somit eine tiefere Gruppierungsebene .

Die Spaltenköpfe für die Aus-gangsnummern werden für jedes Ausgangsdatum einzeln aus-gegeben .

Um ein neues Zeilenfeld einzufügen, können Sie genauso vorgehen. Ziehen Sie das Feld in den Bereich für Zeilenfelder.

Felder entfernen

Sie können alle Arten von Feldern wieder aus der Pivot-Tabelle entfernen.

Markieren Sie das Feld in der Pivot-Tabelle, indem Sie es anklicken.

Betätigen Sie die _-Taste.

oder Markieren Sie das Feld und wählen Sie den Kontextmenüpunkt ENTFERNEN.

Neues Spaltenfeld hinzufügen

Daten analysieren 2

© HERDT-Verlag 39

Datumsauflösungen

Für Datumsfelder bietet Access automatische Gruppierun-gen an. In der Feldliste sind Datumsfelder außer in ihrer Grundform auch als Wochen- und Monatsauflösung enthalten.

Wochenauflösung : Jahre Wochen Wochen-tage Stunden Minuten Sekunden

Monatsauflösung : Jahre Quartale Monate Tage Stunden Minuten Sekunden

Datumsauflösung einstellen


Ziehen Sie den gewünschten Eintrag in den entsprechenden Bereich der Pivot-Tabelle.

oder Wenn Sie die Auflösung eines be-reits eingefügten Datumsfeldes im Pivot-Tabellenbereich ändern möchten, klicken Sie doppelt auf die gewünschte Auflösungsform des Feldes in der Feldliste.

Das Feld wird automatisch im Pivot-Tabellenbereich die ge-wählte Auflösung vorweisen.

Klicken Sie in der fertigen Pivot-Tabelle auf die - oder -Zeichen , um die nächst-tiefere Datumsebene ein- oder auszublenden.

Felder formatieren

Sie können das Aussehen einzelner Felder in der Pivot-Tabelle individuell beeinflussen.

Markieren Sie ein Feld in der Pivot-Tabelle.

Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe TOOLS auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTENBLATT.

oder Wählen Sie den Kontextmenüpunkt EIGENSCHAFTEN.

Das Eigenschaftenfenster der Pivot-Tabelle wird eingeblendet.

Sie können

die Formatierung des Feldes ändern

eine andere Schriftart und -größe auswäh-len

das Ausgabeformat des Datenfeldes ändern

ein anderes Feld zur Bearbeitung auswäh-len

Datumsauflösung wählen

Pivot-Tabellen-Ansicht mit mehreren Datums-ebenen

Pivot-Tabelle formatieren


40 © HERDT-Verlag

Pivot-Tabelle als Formular erstellen

Sie haben auch die Möglichkeit, Formulare als Pivot-Tabellen darzustellen. Der Vorteil ist, dass beim Öffnen eines solchen Formulars sofort die Pivot-Tabellen-Ansicht angezeigt wird.

Markieren Sie die gewünschte Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich.

Klicken Sie im Register ERSTELLEN in der Gruppe FORMULARE auf die Schaltfläche WEITERE FORMULARE und wählen Sie den Eintrag PIVOTTABLE.

Erstellen Sie das Layout der Pivot-Tabelle wie beschrieben.

Das neue Formular wird in der Pivot-Tabellen-Ansicht gespeichert und im Bereich FORMULARE

des Navigationsbereichs abgelegt. Wenn Sie das Formular öffnen, wird die Pivot-Tabellen-Ansicht eingeblendet.

2.5 Schnellübersicht

Sie möchten ...

eine Kreuztabelle mit dem Assistenten erzeugen

Register ERSTELLEN, Gruppe ABFRAGEN, Schaltfläche ABFRAGE-ASSISTENT, Eintrag KREUZTABELLENABFRAGE-ASSISTENT

eine Kreuztabelle manuell erzeugen

Neue Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen, Register ENTWURF, Gruppe ABFRAGETYP, Schaltfläche KREUZTABELLE

eine Tabelle oder Abfrage in der Pivot-Tabellen-Ansicht anzeigen

Tabelle oder Abfrage öffnen, Register START, Gruppe ANSICHTEN, Schaltfläche ANSICHT, Eintrag PIVOTTABLE-ANSICHT

das Layout einer Pivot-Tabelle bearbeiten

Die Felder aus der Feldliste in die entsprechenden Bereiche ziehen

Aggregatfunktionen in Pivot-Tabellen einfügen

Feld markieren, Schaltfläche AUTOBERECHNEN

Details ein- und ausblenden Register ENTWURF, Gruppe EINBLENDEN/AUSBLENDEN, Schalt-fläche DETAILS ANZEIGEN bzw. DETAILS AUSBLENDEN

Daten in Pivot-Tabellen filtern Auf das Pfeilsymbol rechts neben dem Feldnamen klicken, Filterkriterien auswählen

das Layout einer Pivot-Tabelle ändern

Felder in der Pivot-Tabellen-Ansicht an eine neue Position ziehen oder Felder aus der Feldliste in die Pivot-Tabelle ziehen

Felder entfernen Feld markieren, _

Daten analysieren 2

© HERDT-Verlag 41

2.6 Übungen

Übung 1: Kreuztabellen erstellen

Level Zeit ca. 5 min

Übungsinhalte Kreuztabellenabfrage mit dem Assistenten erstellen

Übungsdatei Casino01

Ergebnisdatei Casino02

Erstellen Sie eine Abfrage SpeisePortionKunde, welche für jede Bestellung die bestell-ten Portionen, den Firmennamen und die Speisekategorie enthält.

Erstellen Sie mit dem Assistenten eine Kreuztabellenabfrage SpeisePortionKundeKreuz-tabelle, welche die Abfrage SpeisePortionKunde für die Erstellung verwendet. Das Feld KundenName soll dabei die Zeilenüberschrift, das Feld KategorieName die Spalten-überschrift und das Feld Portionen den summierten Wertebereich bilden.

Abfrage "SpeisePortionKundeKreuztabelle"

Übung 2: Pivot-Tabelle erstellen

Level Zeit ca. 10 min

Übungsinhalte Mit der Pivot-Tabellen-Ansicht arbeiten

Felder in der Pivot-Tabelle hinzufügen

Aggregatfunktionen verwenden

Detailwerte ein- und ausblenden

Übungsdatei Casino01

Ergebnisdatei Casino02

Erstellen Sie eine Auswahlabfrage KundenBestellungen wie in der unten stehenden Abbildung angegeben und blenden Sie die Pivot-Tabellen-Ansicht ein.


42 © HERDT-Verlag

Verwenden Sie KundenName als Filterfeld, Nachname als Zeilenfeld, Bestelldatum inder Monatsauflösung als Spaltenfeld und Portionen als Detailfeld.

Fügen Sie für Portionen ein Feld mit der Aggregatfunktion Summe() ein und blenden Sie die Details aus.

Lassen Sie die Daten für einen Kunden Ihrer Wahl anzeigen.

Lösen Sie die Daten für das vierte Quartal monatsweise auf.

Lassen Sie wieder die Daten für alle Kunden anzeigen.

Fügen Sie das Feld Abteilung in das Zeilenfeld vor dem Feld Nachname ein.

Schließen Sie die Abfrage und speichern Sie das Layout.

Impressum

Matchcode: ACC2010DF

Autorin: Andrea Weikert

Redaktion: Ricardo Hernández García

Produziert im HERDT-Digitaldruck

1. Ausgabe, Juli 2011

HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling 21-25 55294 Bodenheim Internet: www.herdt.com E-Mail: [email protected]

© HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim

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