Autor: Dietmar Gieringer

Integration und Zusammenspiel mit Microsoft Office 2010

Inhaltsverzeichnis

1 Der PDF-Maker ........................................................................... 1

1.1 Vorteile des PDF-Makers................................................................................................................................................................. 2

1.2 PDF-Dateien mit dem PDF-Maker erstellen .................................................................................................................... 2

1.3 Word-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln .......................................................................................................... 2 1.3.1 1-Klick-Verfahren ............................................................................................................................................................... 2 1.3.2 Verknüpfungen und Lesezeichen ......................................................................................................................... 3 1.3.3 Sicherheitseinstellungen ............................................................................................................................................... 3 1.3.4 Sonderformate PDF/A und PDF/X ....................................................................................................................... 3 1.3.5 Word-Dokument als PDF-Anhang mailen .................................................................................................... 4 1.3.6 Serienbrieferstellung ........................................................................................................................................................ 4 1.3.7 Überprüfen und kommentieren ............................................................................................................................ 4

1.4 Excel-Berechnungen weitergeben .......................................................................................................................................... 5 1.4.1 Auswahl der Druckdaten ............................................................................................................................................. 5 1.4.2 Original-Datei als Anhang integrieren ............................................................................................................... 5 1.4.3 Zellkommentare in die PDF-Datei schreiben .............................................................................................. 5

1.5 Präsentationen professionell verteilen ................................................................................................................................. 6 1.5.1 Vermeidung von Darstellungsfehlern ............................................................................................................... 6 1.5.2 Zusätzliche Informationen anzeigen ................................................................................................................... 6

1.6 E-Mails archivieren und weitergeben ................................................................................................................................... 7 1.6.1 Der PDF-Maker in Outlook ........................................................................................................................................ 7 1.6.2 Einzelne E-Mails oder komplette Ordner konvertieren ...................................................................... 7 1.6.3 Automatisch Archive erstellen ................................................................................................................................ 8

1.7 Integration des PDF-Makers in weitere Produkte ....................................................................................................... 8

1.8 Sicherheitseinstellungen .................................................................................................................................................................. 8

2 Inhalte aus PDF-Dateien exportieren .................................... 9

2.1 Inhalte nach Word exportieren .................................................................................................................................................. 9

2.2 Tabellen nach Excel übertragen ................................................................................................................................................ 9

2.3 Bilder aus PDF-Dateien exportieren .................................................................................................................................... 10

3 Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt zusammenfassen ..... 10

3.1 PDF-Portfolio erstellen – So geht’s ....................................................................................................................................... 11

3.2 PDF-Portfolio anpassen ................................................................................................................................................................. 11

4 PDF-Formulare ......................................................................... 12

4.1 Integrierter Formularassistent ................................................................................................................................................... 12

4.2 Formularfreischaltung für Benutzer des Adobe Reader ...................................................................................... 12

4.3 Formularverteilung und -auswertung ................................................................................................................................ 12

4.4 Der LiveCycle Designer ES2 ....................................................................................................................................................... 13

5 PDF-Dokumente in MS SharePoint-Umgebungen ........... 14

5.1 Vorteile von Adobe Acrobat in Verbindung mit MS SharePoint ................................................................ 14

5.2 PDF-Dateien auf einen SharePoint-Server hochladen ......................................................................................... 14

5.3 PDF-Dateien von einem SharePoint-Server öffnen ................................................................................................ 14

5.4 Geänderte PDF-Datei auf einem SharePoint-Server speichern ..................................................................... 15

5.5 Dokumenteigenschaften bearbeiten .................................................................................................................................. 15

6 Hilfreiche Neuerungen ............................................................ 16

6.1 Prozessoptimierung durch Aktionen .................................................................................................................................. 16 6.1.1 Eigene Aktionen definieren .................................................................................................................................... 16 6.1.2 Aktionen innerhalb des eigenen Unternehmens verteilen ........................................................... 17 6.1.3 Aktion abrufen ................................................................................................................................................................... 17

6.2 Schnellwerkzeuge definieren .................................................................................................................................................... 18

6.3 Dateien versenden mit SendNow ......................................................................................................................................... 18

1 Der PDF-Maker

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Adobe Acrobat X und Microsoft Office 2010 Microsoft Office ist weltweit der Standard für Büro-Anwendungen. Word, Excel, PowerPoint und das für die täglichen E-Mails unerlässliche Outlook sind kaum mehr aus unserer Arbeitswelt wegzudenken. Adobe PDF hat sich als Standard für die Veröffentlichung und gemeinsame Bearbeitung von Doku-menten etabliert. Adobe Acrobat X vereinfacht die tägliche Arbeit mit Dokumenten und ist die ideale Ergänzung zu MS Office.

Adobe Acrobat X ermöglicht die PDF-Erstellung auch in Outlook und im Internet Explorer, schützt Dokumente bei Bedarf vor Drucken, Veränderung oder Kopieren von Inhalt, kombiniert Dokumente unterschiedlichster Anwendungen in einer PDF-Datei, ermöglicht Benutzern von Adobe Reader das Betrachten und Kommentieren von Dokumenten, erlaubt die Erstellung ausfüllbarer und speicherbarer Formulare, vereinfacht den Versand, die Erfassung und die Auswertung von Formularrückläufern, entfernt zuverlässig und sicher sensible Inhalte und Metadaten, konvertiert komplette E-Mail-Ordner in durchsuchbare und überall lesbare PDF-Dateien, erstellt PDF/X-, PDF/A- oder PDF/E-Dateien nach dem neuesten Standard, fasst mehrstufige Aufgaben in einer einzigen anklickbaren (und verteilbaren) Aktion zusammen, konvertiert PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien.

1 Der PDF-Maker

Adobe Acrobat X integriert sich mit dem überarbeiteten PDF-Maker nahtlos in die Oberfläche des neu-en Office 2010 Menübands und stellt alle relevanten Funktionen für das jeweilige Programm in der Re-gisterkarte „Acrobat“ bzw. in Outlook 2010 in der Registerkarte „Adobe PDF“ dar.

Abb. 1: Acrobat-Registerkarten

Der PDF-Maker ist ein Makro, welches die Umwandlung von Office-Dateien in PDF-Dokumente verein-facht und den Erstellungsaufwand oft auf einen einzigen Klick reduziert. Dabei können programmbezo-gen die gewünschten Grundeinstellungen vorgenommen werden. Dazu gehören z.B. auch sicherheits-relevante Einstellungen, die das Öffnen und Bearbeiten der zu erstellenden PDF-Datei beeinflussen, Angaben zur Einbettung von Schriftarten, Anweisungen zur Komprimierung von Bilddaten oder auch die Einbettung der zugrundeliegenden Office-Datei in das spätere PDF-Dokument.

Der Aufruf des PDF-Makers kann in Office 2010 erstmals auch über den Backstage Bereich des jeweili-gen Office-Programms erfolgen (Registerkarte Datei – Als Adobe PDF speichern).

Abb. 2: Backstage-Ansicht mit Acrobat-Eintrag in Word, Excel, PowerPoint und Outlook

1 Der PDF-Maker

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1.1 Vorteile des PDF-Makers

Das Erstellen von PDF-Dateien über den „Datei-Drucken“-Dialog führt zu PDF-Dateien ohne jegliche In-telligenz. Dabei werden die zugrunde liegenden Office-Dateien in druckidentische PDF-Dateien umge-wandelt.

Bei der Erstellung von PDF-Dateien über den PDF-Maker werden jedoch auch Office-spezifische Be-sonderheiten mit in die PDF-Datei übertragen. So werden z.B. Inhaltsverzeichnisse aus Word-Dokumenten automatisch zu verlinkten Lesezeichen umgewandelt oder auch das Inhaltsverzeichnis selbst in der PDF-Datei mit Hyperlinks versehen.

Abb. 3: Lesezeichen und Hyperlinks

1.2 PDF-Dateien mit dem PDF-Maker erstellen

Die Vorgehensweise zur Umwandlung von Office-Dateien in PDF-Dokumente ist in den Office-Programmen nahezu identisch. Nachdem im PDF-Maker die gewünschten Grundeinstellungen vorge-nommen wurden, reicht ein Klick auf den Button „PDF erstellen“, um den Umwandlungsprozess zu ak-tivieren.

1.3 Word-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln

Geschäftliche Unterlagen wie Gesellschafts- oder Mietverträge, Produktexposés oder Personalbögen werden meist mit Microsoft Word erstellt. Bei der Weitergabe dieser Dokumente an Geschäftspartner, Kunden oder auch Mitarbeiter können jedoch diverse Probleme auftreten:

Unterschiedliche Dateiformate (*.doc, *.docx) können u.U. nicht geöffnet werden Abweichende Darstellung des Dokuments aufgrund anderer Druckertreiber Offenlegung vorangegangener Änderungen Ungewollte Übermittlung von Metadaten wie Erstellungs- und Änderungsdatum Verfälschte Darstellung, da auf dem Zielrechner nicht alle verwendeten Schriften installiert sind

Die Weitergabe einer PDF-Datei kann diese Probleme beheben.

1.3.1 1-Klick-Verfahren

Dabei ist die Erstellung durch das integrierte 1-Klick-Verfahren des PDF-Makers denkbar einfach. Nachdem der Befehl „PDF erstellen“ ausgewählt wurde, sind nur noch Dateiname und –speicherort anzugeben. Schnell, einfach, perfekt! Dass dabei auch Sicherheitseinstellungen gesetzt, Multimediain-halte eingebunden oder auch Hyperlinks aktiv eingerichtet werden können, versteht sich von selbst.

1 Der PDF-Maker

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1.3.2 Verknüpfungen und Lesezeichen

Verknüpfungen in Inhaltsverzeichnissen werden dabei ebenso in die PDF-Datei integriert wie die au-tomatische Erstellung von Lesezeichen auf Basis von Überschriften oder anderen Formatvorlagen (in Adobe Acrobat X als Stile bezeichnet).

Abb. 4: PDF-Maker-Einstellungen in Word

1.3.3 Sicherheitseinstellungen

Auf Wunsch können bereits in den Grundeinstellungen des PDF-Makers weitreichende Sicherheitsein-stellungen vorgenommen werden. Neben einem möglichen Kennwort zum Öffnen der Datei kann ex-plizit auch festgelegt werden, welche Aktionen mit der PDF-Datei noch zulässig sind: So lässt sich das unerlaubte Kopieren von Text genauso vermeiden wie z.B. der hochauflösende Druck noch nicht frei-gegebener Bilder oder das Entnehmen ganzer Seiten. Ein wichtiger Schritt beim Schutz geistigen Eigen-tums.

1.3.4 Sonderformate PDF/A und PDF/X

Die Grundeinstellungen des PDF-Makers in Word lassen aber auch die Erstellung besonderer PDF-Formate, wie z.B. PDF/A zur ISO-19005-01-konformen Erstellung von Archivdateien (www.pdfa.org) oder PDF/X zum Austausch von Druckdaten zu. Dabei überprüft Adobe Acrobat X, ob das zu erstellen-de Dokument den ISO-Richtlinien entspricht. Nicht erlaubte Inhalte wie z.B. Verlinkungen auf externe Inhalte oder integrierte Ton- oder Videoproduktionen werden automatisch entfernt. Zwingend vorge-schriebene Inhalte werden hinzugefügt. (Die ISO-Richtlinie verlangt z.B. die zwingende Einbettung aller verwendeten Schriftarten in die PDF-Datei.)

Abb. 5: Auswahl der Konvertierungseinstellungen

1 Der PDF-Maker

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1.3.5 Word-Dokument als PDF-Anhang mailen

Besonders einfach ist der Versand eines Word-Dokuments als PDF-Datei per E-Mail.

Es reicht ein Klick auf die Schaltfläche „Erstellen und an E-Mail anhängen“ um ausgehend von den hinterlegten Grundeinstellungen

1. eine PDF-Datei zu erzeugen (Speicherort und -name sind anzugeben), 2. eine neue E-Mail zu öffnen und 3. die erzeugte PDF-Datei als Attachement der E-Mail hinzuzufügen.

Nach Eingabe von Empfänger, Betreffzeile und E-Mail-Text kann die E-Mail inklusive PDF-Datei ver-schickt werden. Voraussetzung hierfür ist nur die Installation eines E-Mail-Clients (Microsoft Outlook oder Lotus Notes).

1.3.6 Serienbrieferstellung

Schnell und einfach funktioniert auch die vollautomatische Serienbrieffunktion in Adobe Acrobat X. Se-rienbriefe können direkt aus Word heraus in PDF-Dateien umgewandelt und an die zur jeweiligen Per-son gehörende E-Mail-Adresse verschickt werden. Benötigt werden lediglich das Serienbriefdokument in Word und die zugehörige Datenquelle mit einem separaten und für alle Adressen gefüllten E-Mail-Feld.

Abb. 6: Serienbrieferstellung

1.3.7 Überprüfen und kommentieren

Die Abstimmung von Dokumenten mit mehreren Beteiligten wird durch die Integration der leistungs-fähigen Kommentierungswerkzeuge in Adobe Acrobat X erleichtert. Word-Dokumente können in PDF-Dateien umgewandelt und über einen internen Server oder den kostenlosen Onlinedienst Acrobat.com an alle Beteiligten verteilt werden. Diese können Kommentare, auch mit dem Adobe Reader, direkt in die PDF-Datei eintragen und diese auf die zugrunde liegende Plattform (interner Server oder Acro-bat.com) zurückübertragen.

Übrigens: Sobald ein Einzelner seine Kommentare an Acrobat.com übertragen hat, können alle Betei-ligten die Kommentare sehen und ihrerseits sofort wieder darauf Bezug nehmen. Abstimmungsprozes-se werden dadurch erheblich schlanker und vielfache Abstimmungsrunden unter den einzelnen Betei-ligten vermieden.

1 Der PDF-Maker

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1.4 Excel-Berechnungen weitergeben

Zur Weitergabe von vertraulichen Kalkulationsdaten eignet sich das PDF-Format schon alleine deshalb, weil Formeln nicht mehr verändert werden können. Zudem lassen sich Zugriffsrechte über die Sicher-heitseinstellungen definieren und den individuellen Bedürfnissen anpassen.

1.4.1 Auswahl der Druckdaten

Bei der Weitergabe einzelner Tabellenblätter stellt Adobe Acrobat X mit dem PDF-Maker einen Dialog zur Verfügung, der die Auswahl einzelner Tabellenblätter oder aber auch der ganzen Arbeitsmappe ermöglicht. Gewünschtes Tabellenblatt auswählen – Hinzufügen – Fertig! Eine Veränderung der Druck-reihenfolge ist ebenfalls möglich (Befehl: Nach oben, Nach unten). Dieser Dialog kann über die Grund-einstellungen aktiviert werden.

Abb. 7: Auswahl der Arbeitsblätter in Excel

1.4.2 Original-Datei als Anhang integrieren

Die Grundeinstellungen des PDF-Makers in Excel bieten außerdem u.a. die Möglichkeit, die ursprüngli-che Excel-Datei in die PDF-Datei als Datei-Anhang zu integrieren (Option: Quelldatei anhängen). Hier-bei ist zu beachten, dass ein möglicher Datei-Anhang immer die komplette Excel-Datei umfasst und nicht nur die ausgewählten Arbeitsblätter.

Abb. 8: PDF-Maker-Einstellungen in Excel

1.4.3 Zellkommentare in die PDF-Datei schreiben

Auch die Übernahme von Zellkommentaren in die zu erzeugende PDF-Datei funktioniert spielend ein-fach. (Option: Kommentare konvertieren). Innerhalb der PDF-Datei können die Zellkommentare sicht-bar gemacht werden, indem mit dem Mauszeiger über sie gefahren oder auf sie geklickt wird. Die Wei-tergabe dieser in der PDF-Datei sichtbaren Kommentare erleichtert dem Empfänger die Interpretation evtl. erklärungsbedürftiger Zellen und gewährleistet für den Ersteller, dass alle relevanten Informationen beim Empfänger ankommen.

1 Der PDF-Maker

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Abb. 9: Excel-Zellkommentare in einer PDF-Datei

1.5 Präsentationen professionell verteilen

Eine PDF-Datei bietet sich auch zur Verteilung einer PowerPoint-Präsentation an, weil sie dem Empfän-ger ermöglicht, die Präsentation inklusive der darin enthaltenen Folienübergänge anzuzeigen. Eine ei-gene PowerPoint-Lizenz wird vom Empfänger nicht benötigt, der kostenlose Adobe Reader genügt.

1.5.1 Vermeidung von Darstellungsfehlern

Durch die mögliche Integration von Schriften wird die korrekte Darstellung der Präsentationsinhalte gewährleistet. Bei Bedarf kann die PDF-Datei so eingestellt werden, dass sie automatisch im Vollbild-modus (bildschirmfüllend) angezeigt wird. Somit eignet sich eine PDF-Datei auch als Präsentationsme-dium.

1.5.2 Zusätzliche Informationen anzeigen

Geübte PowerPoint-Anwender arbeiten mit Sprechernotizen. Diese stehen dem geübten Redner wäh-rend des Vortrags in der Präsentationsansicht zur Verfügung, während die Teilnehmer nur den Folien-inhalt sehen. (Weniger geübte Redner drucken sich die Foliennotizen aus.)

Die Sprechernotizen können auf einer eigenen Ebene in die PDF-Datei integriert und bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden. Das geht übrigens auch mit dem Folienhintergrund, der im jeweiligen PowerPoint-Folienmaster definiert wurde. Dadurch lässt sich u.U. erheblich Toner oder Tinte sparen.

Abb. 10: PowerPoint-Folie als PDF mit Sprechernotizen und als PDF ohne Hintergrund

1 Der PDF-Maker

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1.6 E-Mails archivieren und weitergeben

Postfächer in Outlook werden durch die Flut täglicher E-Mails immer schneller gefüllt. Unbegrenzter Speicherplatz steht innerhalb eines Outlook-Postfachs jedoch nicht zur Verfügung. Die Auslagerung von E-Mails und Speicherung der darin enthaltenen Dateien (Anlagen, Attachements) ist deshalb zwin-gend notwendig.

Ein weiterer Aspekt ist die Weitergabe der bislang gelaufenen E-Mail-Kommunikation. Dies kann z.B. bei der Projektübergabe an einen Kollegen sinnvoll sein. Aber auch die Zusammenfassung der gesam-ten E-Mail-Korrespondenz an einen Kunden ist nach einer Projektfertigstellung mittels Adobe Acrobat X problemlos möglich, unabhängig davon, welches E-Mail-System der Kunde nutzt.

Die Vorteile der Umwandlung von E-Mails in PDF-Dateien im Überblick: 1. Entlastung des Outlook-Postfachs und Reduzierung der Outlook-Datendatei-Größe 2. Problemlose Weitergabe an Dritte 3. Langfristiger Zugriff auf E-Mails unabhängig von der Client-Software

1.6.1 Der PDF-Maker in Outlook

In den Einstellungen des PDF-Makers kann festgelegt werden, ob E-Mail-Anlagen mit in die PDF-Datei integriert werden. Dadurch bleibt die komplette Korrespondenz inklusive aller verschickten und erhal-tenen Dateien nachvollziehbar. Werden die umgewandelten E-Mails gleich in ein Adobe PDF-Portfolio ausgegeben, kann später sehr komfortabel durch die einzelnen PDF-Dateien navigiert werden. Auch die Erstellung und Einbettung eines Index ist in den Einstellungen aktivierbar, was die spätere Suche nach Begriffen extrem beschleunigt.

1.6.2 Einzelne E-Mails oder komplette Ordner konvertieren

Neben der Möglichkeit einzelne E-Mails in PDF-Dateien umzuwandeln, können aus Outlook heraus ganze Ordner mit den darin enthaltenen E-Mails konvertiert werden. Auch Unterordner können im Umwandlungsprozess berücksichtigt werden. Selbst das nachträgliche Hinzufügen von E-Mails und E-Mail-Ordnern zu einer bereits erstellen E-Mail-Archiv-PDF-Datei stellt kein Problem dar.

Abb. 11: Dialog Ordner in PDF konvertieren

Besonders hilfreich ist die Integration der Ordnerstruktur, so dass auch in der PDF-Datei genau nach-vollzogen werden kann, in welchem Postfach-Ordner welche E-Mail abgelegt wurde.

1 Der PDF-Maker

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1.6.3 Automatisch Archive erstellen

Adobe Acrobat X stellt in Outlook 2010 die Funktion zur automatischen Archivierung von E-Mails zur Verfügung. Dabei werden komplette E-Mail-Ordner in festlegbaren zeitlichen Abständen in PDF-Dateien konvertiert. Ein Index zur schnelleren Suche kann auf Wunsch mit eingebettet werden. Selbst-verständlich können bei der Archivierung auch die Dateianhänge mit in die Archiv-PDF-Datei übertra-gen werden. E-Mails, die bereits archiviert, aber in Outlook noch nicht gelöscht wurden, werden bei ei-nem erneuten Archivierungsdurchgang nicht erneut übertragen. Einfach clever.

Abb. 12: Dialog Automatische Archivierung

1.7 Integration des PDF-Makers in weitere Produkte

Der Adobe Acrobat X PDF-Maker installiert sich nicht nur in die Microsoft Produkte Word, Excel, PowerPoint und Outlook, sondern steht auch in Visio, Project, Access, Publisher und dem Internet Ex-plorer zur Verfügung. Außerdem kann der PDF-Maker in AutoCAD, Lotus Notes und ganz neu auch in Mozilla Firefox genutzt werden.

1.8 Sicherheitseinstellungen

Die Sicherheitseinstellungen sind elementarer Bestandteil des PDF-Makers. Hier wird festgelegt, mit welchen Berechtigungen eine PDF-Datei aus dem jeweiligen Office-Programm heraus erstellt wird. So kann bereits zum Öffnen der späteren PDF-Datei ein Kennwort erforderlich sein, oder auch die Qualität des Ausdrucks eingeschränkt werden.

Genauso lässt sich u.a. definieren, dass in Formularen außer dem Ausfüllen von Formularfeldern und dem digitalen Unterschreiben keine weiteren Änderungen mehr möglich sind und jegliche Form des Kopierens unterbunden wird. Bei Bedarf kann aber auch das Kommentieren und Ausfüllen von Formu-larfeldern und das Unterschreiben vorhandener Unterschriftenfelder erlaubt werden. PDF-Dateien kön-nen dadurch den individuellen Sicherheitsbedürfnissen angepasst und entsprechend geschützt werden.

Einmal festgelegte Sicherheitseinstellungen werden im PDF-Maker gespeichert und in den nächsten PDF-Erstellungsprozessen angewandt. Dadurch entfällt z.B. das wiederholte Eingeben von Passwörtern.

2 Inhalte aus PDF-Dateien exportieren

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2 Inhalte aus PDF-Dateien exportieren

Adobe Acrobat X beinhaltet leistungsstarke Werkzeuge zur Datenübernahme aus PDF- in Word- und sogar Excel-Dateien. Die Exportqualität wurde in Adobe Acrobat X gegenüber den Vorgängerversionen nochmals deutlich gesteigert und der Exportumfang erweitert. Selbst Tabellenformatierungen können direkt nach Excel übertragen werden. Das Abtippen von Inhalten oder Einscannen von Dokumenten entfällt, wertvolle Zeit wird eingespart.

2.1 Inhalte nach Word exportieren

Der Export nach Word gestaltet sich mit Adobe Acrobat X sehr einfach. Über den „Speichern unter“-Dialog lässt sich auswählen, ob eine Word-Datei im alten *.doc-Format oder im *.docx-Format erzeugt werden soll. Dabei werden neben dem reinen Text auch Tabellenstrukturen erkannt und korrekt ex-portiert. Selbst Grafiken stellen kein Problem dar. Beim Export in das *.docx-Format wird aus Kompatibilitätsgründen das Datei-Format von Word 2007 verwendet. Exportierte *.docx-Dokumente werden deshalb in Word 2010 im Kompatibilitätsmodus angezeigt, können dort aber über „Datei - Konvertieren“ problemlos in das Word 2010 *.docx-Format konvertiert werden.

Abb. 13: Export nach Word

2.2 Tabellen nach Excel übertragen

Tabellenstrukturen können direkt in der PDF markiert und mit einem Rechtsklick in das Excel-Format übertragen werden. Dabei werden sowohl Werte als auch Formatierungen übernommen. Wenn not-wendig, reichen in der Regel wenige Formatierungsnacharbeiten aus, um in Excel die gewünschte Ta-bellendarstellung zu erhalten und direkt damit weiterarbeiten zu können.

Abb. 14: Export nach Excel

3 Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt zusammenfassen

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2.3 Bilder aus PDF-Dateien exportieren

Wer Bilder aus PDF-Dateien exportieren möchte, findet dazu im Werkzeug-Bereich „Dokumentverar-beitung“ das Werkzeug „Alle Bilder exportieren“. Nach Auswahl des Befehls sind nur noch das ge-wünschte Grafikformat (z.B. jpg, png oder tif) und der Zielordner anzugeben, um alle Bilder aus der PDF-Datei zu entnehmen.

Abb. 15: Bilder exportieren

3 Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt zusammenfassen

Mit PDF-Portfolios gehören E-Mails mit mehreren Anhängen und Zip-Dateien, die der Empfänger nicht öffnen kann, der Vergangenheit an. PDF-Portfolios vereinen mehrere Dateien in einer einzigen PDF-Datei. Dabei ist es unerheblich, welches Format eine Datei hat. So können z.B. auch Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien direkt in ein PDF-Portfolio eingefügt werden ohne sie vorher in PDF-Dateien um-zuwandeln.

Das Ergebnis sind professionell aussehende Dokumentzusammenstellungen, durch die sich der Emp-fänger mithilfe des kostenlosen Adobe Reader X bewegen kann. Dadurch kann sichergestellt werden, dass der Empfänger alle Dateien erhält und auch bei einem Weiterversand keine Unterlagen verloren gehen. So bleiben Angebote mit Anschreiben, Produktbeschreibung, Produktvideo und Preisliste oder auch Bewerbungsunterlagen mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen komplett.

Abb. 16: PDF-Portfolios statt Dateiansammlungen

3 Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt zusammenfassen

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3.1 PDF-Portfolio erstellen – So geht’s

Die Erstellung der seit Adobe Acrobat 9 verfügbaren PDF-Portfolios wurde in Adobe Acrobat X stark vereinfacht und verbessert. Nach Auswahl des Befehls „Erstellen – PDF-Portfolio“ und der Entscheidung für ein Layout müssen nur noch die gewünschten Dateien dem Portfolio hinzugefügt werden – fertig!

Abb. 17: PDF-Portfolios erstellen

3.2 PDF-Portfolio anpassen

Adobe Acrobat X bietet umfangreiche und leicht zu bedienende Einstellmöglichkeiten, um ein PDF-Portfolio den eigenen Vorstellungen anzupassen. Die verschiedenen Werkzeuge sind auf der rechten Seite im Werkzeugbereich angeordnet und können systematisch durchgegangen werden.

Abb. 18: PDF-Portfolios anpassen

Zur exakten Anpassung an CI-Vorgaben eines Unternehmens können bei Bedarf auch eigene Vorlagen entwickelt und integriert werden, die die Erstellung von Unternehmensportfolios sehr einfach machen. Verweise auf Webseiten werden als separate Portfolio-Elemente angezeigt und vermeiden aufwändi-ges Abtippen langer URLs.

4 PDF-Formulare

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4 PDF-Formulare

Elektronische Formulare haben im Vergleich zu ihren Verwandten aus Papier viele Vorteile. Einfache Verteilung via E-Mail, komfortables Ausfüllen am Bildschirm und Auswertung von Formularrückläufern ohne Medienbrüche sind mit elektronischen Formularen problemlos zu realisieren.

4.1 Integrierter Formularassistent

Adobe Acrobat X stellt leistungsstarke Werkzeuge zur Erstellung elektronischer Formulare zur Verfü-gung. Die Umwandlung von vorhanden Microsoft Word Dokumenten in PDF-Formulare wird durch den integrierten Formularassistenten erleichtert und ermöglicht es nahezu jedem Adobe Acrobat X Benutzer, voll funktionsfähige PDF-Formulare selbst zu erstellen. Auch gescannte Papierformulare stel-len für den Formularassistenten kein Problem dar.

Der Formularassistent erkennt im zugrundeliegenden Dokument typische Formularmuster wie z.B. Text mit angrenzenden Linien, rechteckige Eingabebereiche oder auch Kontrollkästchen und wandelt diese in PDF-Formularfelder um. Textfelder werden dabei automatisch richtig benannt, das umständliche Er-stellen der einzelnen Felder entfällt. Selbst mehrseitige Formulare können auf diese Art und Weise in-nerhalb kürzester Zeit erstellt werden.

Abb. 19: Formularfelder umwandeln

4.2 Formularfreischaltung für Benutzer des Adobe Reader

Nach dem Erstellen eines PDF-Formulars kann dieses mit Adobe Acrobat X als „PDF mit erweiterten Reader-Funktionen“ gespeichert werden. Benutzer des Adobe Reader können dadurch das Formular nach der Dateneingabe speichern und bei Bedarf zur Weiterbearbeitung erneut öffnen. Ein auf diese Art und Weise freigeschaltetes PDF-Formular lässt sich im Adobe Reader sogar digital signieren. PDF-Formulare, die mit dem Adobe Reader zwar ausgefüllt, aber nicht gespeichert werden können, muss es somit nicht mehr geben. Ein Zusatznutzen, der kundenfreundlich ist und in jedem guten PDF-Formular integriert sein sollte. Somit lässt sich ad hoc die Bereitstellung von Formularen und die anschließende Datenerfassung durch bis zu 500 Anwender realisieren.

4.3 Formularverteilung und -auswertung

Adobe Acrobat X unterstützt den Anwender auch bei der Formularverteilung und stellt einen assisten-tengestützten Ablauf zur Verfügung. PDF-Formulare werden automatisch für Adobe Reader Benutzer aufbereitet und je nach Bedarf über Acrobat.com oder die eigene E-Mail-Adresse versandt.

Formularrückläufer werden automatisch in einem PDF-Portfolio zusammengefasst und können dort angeschaut, gefiltert oder auch als CSV-Datei zur weiteren Verarbeitung direkt nach Excel exportiert werden. Manuelle Eingaben entfallen komplett.

Bei Bedarf kann über den integrierten Tracker nachverfolgt werden, welche Formularempfänger noch nicht geantwortet haben. Ein einziger Mausklick genügt, um diese Nachzügler erneut anzuschreiben.

4 PDF-Formulare

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Abb. 20: Der Tracker in Adobe Acrobat X

4.4 Der LiveCycle Designer ES2

Dynamische Formulare, die z.B. ihren Umfang den jeweiligen Bedürfnissen des Benutzers anpassen und bei Bedarf einzelne Formularbereiche ein- oder ausblenden, können mit dem LiveCycle Designer er-stellt werden, der Bestandteil von Adobe Acrobat X Pro ist. Da der LiveCycle Designer Formulare auf XML-Basis erstellt, können die mit ihm erstellten Formulare sehr einfach in Unternehmensprozesse in-tegriert werden. Die Übernahme von spezifischen Daten aus einer Unternehmensdatenbank in einzelne Formularfelder ist dadurch ebenso denkbar wie das Übertragen der kompletten Formulardaten in ein ERP-System. Bestellprozesse werden dadurch deutlich beschleunigt und Eingabefehler auf ein Mini-mum reduziert.

Eine umfangreiche Auswahl an Beispieldokumenten ermöglicht den bequemen Einstieg in die Arbeit mit dem LiveCycle Designer.

Abb. 21: Der LiveCycle Designer Assistent

5 PDF-Dokumente in MS SharePoint-Umgebungen

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5 PDF-Dokumente in MS SharePoint-Umgebungen

Die Zusammenarbeit internationaler Teams in unterschiedlichen Zeitzonen und Ländern erfordert neue Techniken in der Bearbeitung gemeinsamer Dokumente. Als schnelles Transportmedium für Dateien aller Art hat sich E-Mail etabliert. Da über E-Mail verteilte Dateien jedoch von den unterschiedlichen Empfängern gleichzeitig geöffnet und geändert werden können, ist die nachträgliche Zusammenfüh-rung aller Änderungen unumgänglich. Durch die Bereitstellung von Dateien auf einem SharePoint-Server können diese zeit- und kostenauf-wändigen Vorgänge reduziert werden. Dateien unterschiedlichster Art werden zentral zur Verfügung gestellt und signalisieren durch ihren Check-In-/Check-Out-Status, ob jemand Änderungen vornimmt.

5.1 Vorteile von Adobe Acrobat in Verbindung mit MS SharePoint

Mit Adobe Acrobat X können SharePoint-Benutzer einfach und schnell PDF- Dokumente öffnen und speichern. Mit einem Klick werden PDF-Dokumente sowohl ein- als auch ausgecheckt und in Adobe Acrobat X oder Adobe Reader X bearbeitbar. Dateiduplikate bei unterschiedlichen Benutzern werden dadurch genauso vermieden wie unnötig verbrauchter Speicherplatz auf unterschiedlichen Rechnern. Um andere Benutzer über Veränderungen zu informieren, können Versionskommentare und weitere Metadaten beim automatisierten Check-In-Vorgang eingegeben werden. Die Integrität der PDF-Dokumente wird gewährleistet, da Veränderungen zuverlässig unterbunden werden, solange die PDF- Dokumente von einem Benutzer vom SharePoint-Server ausgecheckt sind.

5.2 PDF-Dateien auf einen SharePoint-Server hochladen

Ist ein SharePoint-Server als verbundenes Netzlaufwerk in das Dateisystem integriert, so kann beim ers-ten Speichern der PDF-Datei über den Befehl „Datei - Speichern unter - PDF“ als Ziellaufwerk direkt der SharePoint-Server ausgewählt werden. Adobe Acrobat X checkt das Dokument direkt als neues Do-kument mit der Versionsnummer 1 ein und kennzeichnet es mit dem entsprechenden Symbol. Aufwändiges Ansteuern des SharePoint-Servers, Auswählen und anschließendes Einchecken der Datei werden dadurch auf einen einzigen Vorgang in einem Dialogfeld reduziert.

Abb. 22: Speichern in ein verbundenes Netzlaufwerk (SharePoint-Server)

5.3 PDF-Dateien von einem SharePoint-Server öffnen

Auch das Öffnen einer PDF-Datei von einem SharePoint-Server wird durch Adobe Acrobat X stark ver-einfacht. Adobe Acrobat X frägt automatisch nach, ob das Dokument ausgecheckt und geöffnet oder nur geöffnet werden soll. Dabei ist es unerheblich, ob die Datei über den Befehl „Datei-Öffnen“ ausge-wählt oder im Webbrowser auf der SharePoint-Oberfläche direkt auf die PDF-Datei geklickt wird.

Abb. 23: Check-Out-Dialog

5 PDF-Dokumente in MS SharePoint-Umgebungen

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Eine ausgecheckte PDF-Datei wird auf dem SharePoint mit dem Check-Out-Symbol gekennzeichnet.

Abb. 24: PDF-Datei auf einem SharePoint-Server mit Check-Out-Kennzeichnung

5.4 Geänderte PDF-Datei auf einem SharePoint-Server speichern

Adobe Acrobat X denkt sogar daran, dass Änderungen an einer PDF-Datei nach dem Speichern auf ei-nem SharePoint-Server anderen Benutzern nur dann zugänglich sind, wenn die Datei wieder einge-checkt wird. Die Eingabe eines Versionskommentars wird direkt im Anschluss an den Check-In ermög-licht. Alle Vorgänge laufen innerhalb von Adobe Acrobat X ab und sind sehr leicht nachvollziehbar.

Abb. 25: Check-In-Abfrage und Versionskommentar-Dialog während des Speichervorgangs

5.5 Dokumenteigenschaften bearbeiten

Das nachträgliche Bearbeiten der Dokumenteigenschaften ist in Adobe Acrobat X ebenso möglich wie das komfortable Einchecken bereits ausgecheckter Dateien. Hierfür werden im Menü „Datei“ die benötigten Befehle zur Verfügung gestellt. Die Auswahl von Befehlen auf der SharePoint-Oberfläche ist damit meist nicht mehr notwendig..

Abb. 26: Check-In-Abfrage und Versionskommentar-Dialog während des Speichervorgangs

6 Hilfreiche Neuerungen

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6 Hilfreiche Neuerungen

6.1 Prozessoptimierung durch Aktionen

Der in Adobe Acrobat X integrierte Aktionsassistent fasst mehrere Acrobat-Aufgaben zu einer 1-Klick-Aktion zusammen. Dabei können bewusst Aktionsunterbrechungen für Benutzerinformationen und weitere Anweisungen eingebaut werden. Somit laufen mehrstufige Prozesse als geführte Aktion ab. Schnell, sicher, genau.

So können unterschiedlichste Aufgaben wie z.B. das Erstellen einer PDF-Datei aus einem Word-Dokument, das anschließende Schwärzen vertraulicher Inhalte, die Löschung evtl. vorhandener Metadaten und das Hinzufügen einer Wassermarke in einer Aktion zusammengefasst werden, bevor Dokumente verteilt werden.

Abb. 27: Aktionsabfolge

Aktionen erlauben Teams, Abteilungen oder auch ganzen Unternehmen, Prozesse zu standardisieren und einfach an viele Acrobat-Benutzer zu verteilen. Eine spürbar gesteigerte Produktivität und Sicher-heit bei der Erfüllung von Prozessvorgaben sind die Folge.

6.1.1 Eigene Aktionen definieren

Zu den bereits 7 integrierten Aktionen können beliebige Aktionen selbst angelegt werden. Die zur Ver-fügung stehenden Werkzeuge sind komfortabel auswählbar und in der anwendbaren Reihenfolge frei konfigurierbar. Auf Wunsch kann der spätere Anwender einer Aktion zur Festlegung von Optionen auf-gefordert werden, falls diese nicht fest vorgegeben sind, was z.B. bei der Angabe eines Verschlüsse-lungskennworts sinnvoll ist.

Abb. 28: Dialog: Neue Aktion erstellen

Konvertiert in PDF

Vertrauliches geschwärzt

Metadaten entfernt

Wasserzeichen hinzugefügt

Original-dokument

6 Hilfreiche Neuerungen

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6.1.2 Aktionen innerhalb des eigenen Unternehmens verteilen

Einmal definierte Aktionen sind über ein einfach zu bedienendes Dialogfeld exportierbar. Die exportier-te Datei kann anschließend via E-Mail an Kollegen oder ganze Abteilungen versandt und per einfa-chem Doppelklick in die jeweilige Acrobat-Umgebung integriert werden. Somit sind vorgeschriebene Dokumentprozesse nur einmal zu erstellen, aber vielfach abruf- und einsetzbar.

Abb. 29: Eigene Aktionen bearbeiten und importieren

6.1.3 Aktion abrufen

Aktionen zeigen dem Benutzer direkt nach ihrem Aufruf die einzelnen Schritte, die im Verlaufe der Ak-tion ausgeführt werden. Während der Durchführung werden Informationen zu den einzelnen Prozess-schritten angezeigt, sodass eine permanente Benutzerführung gewährleistet ist.

Abb. 30: Aktionen abrufen und durchführen

6 Hilfreiche Neuerungen

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6.2 Schnellwerkzeuge definieren

Die am häufigsten benötigten Werkzeuge können in Acrobat X ganz einfach der Schnellwerkzeugleiste hinzugefügt werden, die sich als oberste Werkzeugleiste positioniert.

Abb. 31: Schnellwerkzeugleiste

Dadurch ist ein permanenter und einfacher Zugriff aus jeder Situation heraus auf das jeweilige Werk-zeug möglich. Langes Suchen in Menüs etc. wird dadurch vermieden. Office 2010 Anwendern ist diese Funktionalität auch als „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ bekannt.

Abb. 32: Dialog: Schnellwerkzeuge anpassen

6.3 Dateien versenden mit SendNow

Adobe Acrobat X erleichtert den Versand großer Dateien. Mit SendNow können Dateien bis zu einer Größe von 2 GB (Windows) bzw. 1 GB (Mac OS) ganz einfach verschickt werden. (In der kostenlosen Version ist eine Dateigröße bis zu 100 MB möglich.) Voraussetzung zur Nutzung ist lediglich ein Konto bei Acrobat.com.

Abb. 33: SendNow

Datei hochladen, Empfänger eingeben, Senden. Fertig!

Der Empfänger erhält nur noch eine E-Mail mit einem Link zum Speicherort der Datei.

Der Benutzer von SendNow hat dabei folgende Vorteile: Keine Probleme mehr mit großen Dateien Keine Probleme beim Dateiversand mit E-Mail-Firewalls Der Empfang funktioniert auch an Personen, die keinen Acrobat.com-Account haben.

Der Autor:

Dietmar Gieringer führt für Adobe im gesamten deutschsprachigen Raum Roadshows für die kom-plette Acrobat Produktfamilie durch. Als Microsoft Certified Trainer (MCT) ist er zudem Experte für das Training und die Anwendung von Microsoft Office-Produkten. Seine Lösungen zur Steigerung der Office-Performance sind bei zahlreichen Firmen jeder Größe erfolgreich im Einsatz.

Aus unzähligen Inhouse-Seminaren und der Projektarbeit in unterschiedlichen Branchen kennt er die Fragestellungen und Anforderungen, mit denen die Anwender in ihrem Arbeitsalltag umgehen müs-sen. Dafür bietet er funktionierende, ausgereifte und einfach anzuwendende Lösungen. Als Formular-profi entwickelt er professionelle PDF-Formulare zur vollelektronischen und papierlosen Abwicklung von Datenerfassungsprozessen.

Seit vielen Jahren verbindet Dietmar Gieringer sein Know-how über Adobe Acrobat und MS Office mit fundierten betriebswirtschaftlichen Kenntnissen.

Adobe Systems GmbH Georg-Brauchle-Ring 58, D-80992 München www.adobe.de

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