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Agile Zieldefinition durch OKRs – Ein ErfahrungsberichtAugsburg /Berlin, Manage Agile November 2019Laetitia Ory, Reimar Hantke

tresmo GmbHBahnhofstraße 586150 Augsburg

www.tresmo.de@IoT_Experten

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Laetitia Ory

Scrum MasterAgile Coach

lo@tresmo.de

Reimar Hantke

Head of EngineeringAgile Coach & OKR Master

rh@tresmo.de

Wer sind wir?VORSTELLUNG

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Wer ist tresmo?VORSTELLUNG

Wer?Circa 40 Mitarbeiter in Augsburg.

Was?Wir helfen Teams auf der ganzen Welt dabei, herausragende Cloud- und Web-Produkte mit dem Fokus IoT zu entwickeln und dabei neue Wege zu gehen.

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Agenda

Vorbereitungsphase

Umsetzungsphase

Die OKR-Einführung

1

2

3

Learnings & Summary4

Vorbereitungsphase1

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Warum OKRs bei tresmo?VORBEREITUNGSPHASE

● Was ist unser Fokus?

● Welche strategischen Ziele verfolgen wir?

● Wie können wir diese strategischen Ziele umsetzen?

● Wie können wir das Team aktiver in die Umsetzung unserer strategischen Ziele einbeziehen?

→ Können OKRs dabei helfen?

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Was sind OKRs?DIE VORBEREITUNG

Ein modernes, agiles Framework für das Zielmanagement und die Mitarbeiterführung.

Planning

Weekly

Review

Retro

OKR Zyklus3-4 Monate

Vision Moals10 Jahre 1 Jahr

Mission3–5 Jahre

VORBEREITUNGSPHASE

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Wir sind digitale Innovatoren mit höchster

Nutzerorientierung.

VORBEREITUNGSPHASE

Unsere Vision

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Wir entwickeln intelligente, vernetzte Produkte und

digitale Services.

VORBEREITUNGSPHASE

Unsere Mission

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Wir arbeiten kundenorientiert, selbstorganisiert, zielorientiert und agil.

Wir verfügen über ein zukunftssicheres und klares Leistungsportfolio und sind operativ in der Lage, dieses professionell umzusetzen.

Wir sind unabhängig von einzelnen Kunden und können unsere zukünftigen Projekte aktiv auswählen.

Wir kommunizieren klar, wofür tresmo steht, sowohl nach innen als auch nach außen.

Organisation Portfolio

Unabhängigkeit Kommunikation

Moals — Mittelfristige ZieleVORBEREITUNGSPHASE

Highlevel und offen für ungefähr ein Jahr.

Die OKR-Einführung2

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Die tresmo OKR-Pyramide

DIE OKR-EINFÜHRUNG

Team

GF → Team → GF

GF

GF

GF ← Team & GF

Moal1 Jahr

Mission5 Jahre

Vision5–10 Jahre

Werte & Organisation

OKR3 Monate

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Die HerausforderungenDIE OKR-EINFÜHRUNG

Organisation

● tresmo hatte bewusst kein Organigramm.● In welchen Teams bearbeiten wir die OKRs?

→ In crossfunktionalen Teams ohne eine (Pyramiden-)Hierarchie.

→ 2 Changes parallel: OKR-Einführung und Strukturfindung.

Verantwortlichkeiten

Klarstellung: Was macht die Geschäftsführung (GF), was macht das Team?

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Wir sind ein Team – die Verantwor-tung klären

wir noch

Eine Person ist für alles

verantwortlich

DIE OKR-EINFÜHRUNG

Wir sind als Team

verantwortlich

OKR-Mindset:Übergangsphase:Früher:

„Wer ist verantwortlich?“

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Die Taylor-Wanne hat uns geholfen!DIE OKR-EINFÜHRUNG

1910 1980Manufaktur Taylorismus Netzwerk-Ökonomie

Enge lokale Märkte Weite globale Märkte Enge globale Märkte

Effizienz-Druck

InnovationsDruck

Hier wird für den MA gedacht

Hier denkt der MA selbst

ProzesseAusprobieren

RegelnAnweisungen

Prinzipien

Werte Sinn

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Der Vergleich Scrum vs. OKRs hat uns geholfen!DIE OKR-EINFÜHRUNG

Scrum OKRsIteration Sprints (bspw. 2-wöchentlich) Zyklus (3 Monate)

Updates Daily Weekly

Struktur Epic → Story Moal → OKR

Prio Backlog OKR Liste

Verantwortung Product Owner Team

Ähnlich wie bei Scrum gibt es bei der OKR-Methode einen OKR-Master, OKR-Plannings, OKR-Reviews und eine OKR-Retrospektive.

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DIE OKR-EINFÜHRUNG

Klarstellung: Moals & OKRs sind strategische Change-Ziele

tresmos operative Arbeit weiterhin inklusive Mitarbeiter-Happiness

tresmos strategische Ziele (Vision, Mission, Moals)

OKRsOKRs

OKRsOKRs

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Mission

Vision

Team 1 OKR 1.1

Die tresmo OKR-„Architektur“DIE OKR-EINFÜHRUNG

Team 2OKR 2

Team 3OKR 3

Team 4 OKR 4

Moal 1 Moal 2 Moal 3 Moal 4

Team 5 OKR 1.2

Umsetzungsphase3

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Arbeiten mit OKRs in der PraxisOKR IM DAILY BUSINESS

Herausforderungen

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Das Arbeiten mit Zielen will gelernt sein!

HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG

Beobachtung

Dezidierte Ziele (= Objective und Key Results) zu formulieren und fixieren, ist gerade am Anfang gar nicht so leicht.

Führungskräfte und Team-Mitglieder müssen diese “neue” Herangehensweise erst erlernen und anwenden.

Maßnahmen

● Transparent klären, was wir uns unter einem guten Ziel vorstellen. Mut zur kritischen Diskussion.

● (Versteckte) „Anweisungen“ rechtzeitig identifizieren und kommunizieren. → Das Ziel wird definiert, nicht die einzelnen Schritte dorthin.

● Auch hier gilt: “Übung macht den Meister / die Meisterin.”

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Team-Gedanke undTeam-Spirit stärken.

HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG

Beobachtung

Teams fällt es zu Beginn noch schwer, die volle Verantwortung für Aufgaben zu tragen.

● Dies ist leichter gesagt als getan.

● An vormals Management-Aufgaben arbeiten jetzt die OKR-Teams.

Maßnahmen

● Das Management übergibt Aufgaben an die Teams und erarbeitet nicht mehr die Definition der Umsetzung / das “Wie”.

● Das Team übernimmt bewusst Aufgaben, die vorher das Management verantwortete.

● Verdeckte Ängste ansprechen und Lösungswege finden.

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Bewusst Zeit nehmen fürOKRs.

HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG

Beobachtung

Mitarbeiter tun sich schwer, an den OKRs zu arbeiten, selbst wenn ihnen die Zeit dafür bewusst “gegeben” wird.

Projekt-Arbeit wird der Arbeit innerhalb eines OKR-Teams vorgezogen.

Maßnahmen

● Teams (begleitet durch den OKR Master) blocken sich Zeiträume für ihre Arbeit an den OKRs.

● Ergänzend dazu helfen die Weeklys, erreichte Fortschritte zu kommunizieren bzw. Blocker zu identifizieren.

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… und wie arbeiten wir nun?HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG

Beobachtung

Durch OKRs haben wir eine neue Art der Zusammenarbeit etabliert.

● In Team-Meetings wurde diese Zusammenarbeitsform vorgestellt, doch bis diese etabliert sind, benötigt es Zeit.

● Die Geschäftsführung wird weiterhin in OKR-Teams als fachliche Leitung wahrgenommen.

Maßnahmen

● Das Team sensibilisieren, dass ein OKR-Team gemeinschaftlich arbeitet. → Jede einzelne Person hat Verantwortungs für die Zielerreichung.

● Team und Geschäftsführung dabei unterstützen, den möglichen Rollenkonflikt Geschäftsführer vs Team-Mitglied zu eliminieren.

→ Dies ist ein Lernprozess.

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Fokus finden und auch beibehalten!

HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG

Beobachtung

Es wird oft über eine 120%-Lösung diskutiert.

Maßnahmen

● Moals und OKRs visualisieren und fragen: “Befinden wir uns weiterhin auf der Zielgeraden?” - Falls “Nein”, wieso nicht?

● Den agilen bzw. Lean-MVP-Ansatz empfehlen: Thesen definieren, in kleinen Schritten validieren und weiterentwickeln.

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Ein OKR-Team kommt selten allein…

HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG

Beobachtung

Unerfahrenere oder auch besonders ehrgeizige OKR-Teams fokussieren sich zu sehr auf die eigene Arbeit.

● Fragen zu Verantwortungsbereichen häufen sich.

● Rückfragen zu den Arbeitsergebnissen der anderen Teams nehmen zu.

Maßnahmen

● Weekly für OKR-Team-Vertreter einführen, um den fachlichen Austausch zwischen den Teams zu erhöhen.

● Auf potentielle Synergie-Effekte der Teams hinweisen; auch um unnötige/doppelte Arbeiten zu vermeiden.

● Transparenz über den Status und die Fragestellungen aller OKRs gut sichtbar bereitstellen.

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Strategisches vs. operatives Arbeiten?

HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG

Beobachtung

Durch die Arbeit in den OKRs (strategischer Fokus) entstehen parallel auch häufig einige operative To-dos.

Maßnahmen

● Den Blick der Teams für die strategischen Ziele schärfen - in Abgrenzung zu operativen Arbeiten, die aus der OKR-Arbeit heraus entstehen.

● Operative To-dos an die zuständigen Gremien übergeben, ggf. ein Backlog dafür erstellen.

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Team-Beständigkeitist wesentlich

LEARNINGS

Beobachtung

Die OKRs wurden initial in Subteams definiert.

● Bei der Umsetzung der OKRs veränderten sich die Teams teilweise, sodass die OKRs nicht immer verstanden wurden.

● Neue, insbesondere argumentationsstarke Teammitglieder ändern den Fokus der Key Results.

Maßnahmen

● Auf Team-Konstanz bestmöglich achten. ● Inputs zu “dominanter” Kollegen

moderieren → Nicht den Einzelkämpfer-, sondern den Team-Gedanken stärken.

● OKRs initial noch besser, klarer, verständlicher formulieren.

● Ggf. Anpassungen der OKRs ermöglichen, so dass sie leichter verstanden und mit echter Motivation umgesetzt werden können. → Gedankliche “Blocker” beseitigen.

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Key Results reifenLEARNINGS

Beobachtung

Zum Start der Umsetzung wurden die Key Results auch in stabilen Teams noch einige Zeit weiter geschärft, um sich besser fokussieren zu können.

● Das Team wächst durch die weitere Schärfung noch besser zusammen.

Maßnahmen

● Key Results nicht als “in Stein gemeißelt” betrachten.

● Anpassung der Key Results moderierend begleiten, sodass alle Teammitglieder sie verstanden haben, dahinter stehen (Akzeptanz) und der Fokus noch klarer ist.

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Aktive Mitgestaltung muss möglich sein

LEARNINGS

Beobachtung

Die OKR-Teams glaubten zu Beginn nicht daran, die neue Methode zu meistern.

● Kritik aus den Teams: „Hier kann ich gar nichts bewirken“, „Das ist doch nicht meine Baustelle“. “Bin ICH dafür verantwortlich?

Maßnahmen

● Mindset-Change anstoßen● Die Teams dabei stärken:

○ Verbesserungen anzugehen

○ Verbesserungen umzusetzen

○ Neue Wege mutig auszuprobieren!

→ Klare Verantwortlichkeiten sind eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg von OKRs.

Learnings & Summary4

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OKRs helfen uns bei tresmo, ...SUMMARY

➔ … weil wir ein gemeinsames Verständnis haben, wo wir uns hin entwickeln wollen. (Change Management Tool)

➔ … fast das gesamte Team durch Verantwortungsübernahme in die Unternehmensentwicklung einzubinden.

➔ … Transparenz im Team über Änderungen, neue Ziele und Fortschritt zu schaffen.

➔ … besser die wichtigen Themen zu priorisieren.

➔ … Klarheit über unsere internen Strukturen zu finden.

➔ … bei unserem Kulturwandel.

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Die erstmalige OKR Einführung istSUMMARY

● nicht die Einführung eines Tools ● ein Kulturwandel (Verantwortungsbereiche, Rollen, ….)● erfordert immer mehr den Fokus auf Leadership, immer weniger klassisches “Management”

OKRs

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SUMMARY

“Culture eats strategy

OKRs for breakfast”

- Peter Drucker

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ANHANG

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Verständnis Scrum vs. OKRsDIE OKR-EINFÜHRUNG

Scrum OKRsVermittler Scrum Master OKR Master

Iteration Sprint (2 Wochen) OKR Zyklus (3 Monate)

Updates Daily (Stand Up) OKR Weekly

Planning Scrum Planning OKR Planning

Review Scrum Review OKR Review

Retrospective Scrum Retro OKR Retro

Struktur Epic → Story Moal → OKR

Struktur / Priorität Backlog OKR-Liste

Verantwortung Product Owner das TEAM

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DAS OKR Slide DIE OKR-EINFÜHRUNG

Objectives QUBA:

● Qualitativ und übergeordnet● Umsetzbar● Balance zwischen inspirierend und

erreichbar● Abgeleitet von den MOALs

Positiv formulieren | Status Quo vermeiden | Ganzer Satz mit Verb | natürliche Sprache | aus der Zukunft formuliert

Key Results SMAAART:

● Spezifisch● Messbar● Akzeptiert● Ambitioniert und erreichbar● Abgeleitet vom Objective● Realistisch● Terminiert

Messbare Ergebnisse | Ziel notieren um KPI zu erreichen | Keep it Simple! | Spielraum lassen