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ALLDATAExecutive Forum
22. – 23. September 2004
Anforderungen an ein Vertriebsabrechnungssystem
Dr. Horst WaltherSiG Software Integration GmbH
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 3
AGENDA
Treiber in Versicherungen
Situation
Vergütung von Vertriebsmitarbeitern
Kernsystem und Um-Systeme
Kernsystem & Informationsbedarf
Anforderungen - technisch
Stand und Ausblick
Anhang
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 4
Treiber in Versicherungen
Herausforderungen gemäß Umfrage im Topmanagement ...
Oft behindern unflexible Vergütungssysteme den Wandel
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 5
Situation
Provisionsberechnung ist oft eine Herausforderung für Versicherer ... Existierende Abrechnungssysteme sind schwerfällig und schwer zu modifizieren. Provisionsstrukturen sind schwer an die sich ändernden Realitäten anzupassen. Lokale oder regionale Änderungen lassen sich nicht abbilden. Kein Support für Provisionsstrukturen für unterschiedliche Vertriebsgruppen
z.B. Strukturen, Makler und unabhängige Vermittler.
Sie bieten nicht jede Art von Ausgleich (Entlohnung bis Provision), Courtage, Gewinnanteile, Bonusregelungen und Stornos über ein System.
Sie bieten nicht die Flexibilität, die die heutigen Märkten fordern. Sie können nicht als Modul oder auch "stand-alone„ betrieben werden. Sie können nicht schnell genug an neue Vertriebskanäle, neue Produkte, kürzere
Produktlebenszyklen etc. angepasst werden.
Existierenden Provisionssystemen fehlt es oft an Flexibilität
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 6
Vergütung von Vertriebsmitarbeitern
Grundgröße Messgröße Vergütungsart Anwesenheit Arbeitszeit Festgehalt Verhalten Leistung, Qualität variable Komponente Erfolg Umsatz, Ertrag Provision
Motivation
Intrinsisch Extrinsisch
Einkommen
Aufstieg
Wert der eigenen Leistung
PersönlicheWeiterentwicklung Anerkennung
Sicherheit desArbeitsplatzes
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 7
Kernsystem und Um-Systeme
Integrierbare Komponenten benötigen Schnittstellen. Stand-alone-Systeme liefern die Um-Systeme häufig mit.
Provision
Vermittler Kunden
ProduktpartnerProdukt
Antrag Vertriebssteuerung
Vertriebs-information
Exkasso
InkassoBuchhaltung
Statistik Textverarbeitung
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 8
Kernsystem & Informationsbedarf
Welche Auslöser führen zur welcher Provisionsberechnung?
Welche Bezugsgrössen dienen als Berechnungsgrundlage?
Welche Provisions-steuerungsinformationen (Bestimmungsvorschriften) werden angewandt?
Wie wird die Provision verteilt?
Provisions-errechnung
&Provisions-
verrechnung
Auslöser
Verte
ilung
Steuerung
Bezugsgrößen
Beliebig flexible Provisionsrechnungen mit 4 Typen von Informationen
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 9
Provisionsabrechnung
Berechnung von Produkten/Tarifen, bis zur Ebene des einzelnen Risikos nach Berechnungsarten, wie z.B. Einheiten / Punkte / Lose, Provisionen in Prozent, Promille und in fixen Beträgen, Wertsummen, Deckungsbeiträgen, Haftungszeiten.
Festlegung der Wertigkeit der Provisions-stufen pro Provisionsart pro Produkt. Bedingte Auswahl der Provisionsstufen . Automatische Berechnung der Sollstellung gegenüber Vertrieb bei Antragserfassung. Manuelle Kontierung, z.B. Splittingpro-visionen oder verändern der Beteiligten-struktur anhand
von Kontierungszetteln. Verteilung auf Struktur und Abbildung der Provisionsansprüche auf Mitarbeiterkonten bei der
Buchung des Antrages im Dialog.
Antragsbezogener Zahlungsplan zur Abbildung von regelmäßigen gleichen Beitragseingängen. Manuelle Buchung von Vorschüssen, Zuschüssen und sonstigen Zahlungen. transparente und aussagefähige Provisionsnoten, die an die Belange der Kunden angepasst
werden können. Nachdruck von Provisionsabrechnungen. Auszahlungen per Scheck, via Datenträger im DTAUS-Format. Listen und Journale für Steuerberater und zur Weitergabe an die Finanzbuchhaltung mit
Mehrwertsteuerausweis. Abrechnungsdeckblatt und Buchauszug. Import von Provisionsdaten der Produktpartner. Individuelle Abrechnungstexte.
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 10
Vermittlerverwaltung
Verwaltung von ... freien und fest angestellten Mitarbeitern, Maklern, Franchisenehmern, Vertriebspartnern, Drittvertrieben und
Tippgebern
mit ... Adressarten, Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen und Ansprechpartnern.
Zuordnung von . Fremdnummern, Lebensläufen, Sonderaufgaben, mit dem Vermittler abgeschlossene Verträge und
Tätigkeitsunterbrechungen optional möglich.
Einordnung des Vermittlers in die Provisionshierarchie durch Kettung eines Vorgesetzten, Zuordnung eines Titels und Provisionsstufe.
Module zum Umhängen von Strukturen.
Büro, Gebiet und Region, um parallel zur provisonstechnischen Verknüpfung, die Organisationsstruktur abbilden zu können.
Verwaltung von Auszahlungssperren, Rückstellungen und Qualitätsrücklagen (Stornoreserve, Sicherheitsrücklage, allgemeine Abgabe).
Pflege eingereichter Unterlagen zur Vermittlerüberprüfung (AVAD, Schufa, Führungszeugnis) und weiterer allgemeiner Informationen.
Möglichkeiten zur Eingabe von unstrukturierten Informationen. Mitarbeiterkonten, aus denen die Provisionszahlungen, Einbehalte, Mehrwertsteuer und
Ergebnisse weiterer Berechnungsarten ablesbar sind.
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 11
Kundenverwaltung
Verwaltung von Kunden und Interessenten mit Adressarten, Telekommunikationsangaben und Bankverbindungen.
Zuordnung von Kunden zu Büros, Gebieten und Regionen, um die organi-satorische Zugehörigkeit abzubilden.
Fremdverträge mit Wiedervorlagedatum und Bearbeitungsstand, Einkommenssituation mit Angaben zu Ausgaben/Kosten, Einkommensteuer materiellen Zielen und Beziehungen zu anderen Personen.
Abfragen auf Kundengruppen und Vertragsdatenbestände.
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 12
Produktpartnerverwaltung
Verwaltung von Produktpartnern mit denen Vertragsverein-barungen bestehen und Partnern, mit denen eine Kooperation bestand oder angedacht ist.
Zuordnung von unterschiedlichen Adressarten, Telekommunikationsangaben und Bankverbindungen.
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 13
Produkt / Tarifverwaltung
Übersicht über alle gültigen, inaktiven und zukünftig gültigen Produkte der unterschiedlichen Produktpartner.
Rechenalgorithmen für ... Berechnungsarten
(Einheiten / Punkte / Lose, Wertsumme, Provision, Haftungszeit) und
Provisionsarten (Abschluss-, Betreuungs-, Dynamik-, Folge- und ratierliche Provision).
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 14
Antragsverwaltung
Antragserfassung mit Zugriff auf die Kunden-, Mitarbeiter-, Produktpartner- und Produktdatenbank.
Nachbearbeitung von Verträgen ... z.B. in Form der Zuweisung von frei
definierbaren Bearbeitungs-zuständen, ...
Hinterlegung von Anmerkungen zur Vertragsbearbeitung.
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 15
Vertriebssteuerung
Unterstützung von Wettbewerben. Standardstatistiken zum Produkt-,
Partner und Spartenvergleich und als Jahresumsatzstatistik pro Vermittler, Auswertung des Eigen- und Fremd-geschäftes pro Kalenderjahr.
Ermittlung von Stornoquoten. Rangliste zur Ermittlung der Top-
Performer. Liste vermitteltes Geschäft von – bis Besuchsaufträge Auswertung des Datenbestandes bis auf
Feldebene über alle Datenbankdateien mit Standard-Abfragetools.
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 16
Anforderungen - technisch
Regelsysteme Provisionsregeln nicht mehr hart kodiert Trend zu kommerziellen Systemen
Datenmodel, wo liegen die Provisionsregeln? Beim Produkt Beim Vermittlervertrag Sogar beim Versicherungsvertrag
Kommunikation per XML Mit vorgelagerten Systemen Mit nachgelagerten Systemen
2-dimensionales Historienkonzept Statuskonzept Externe Authentisierung / Autorisierung
Provisionssysteme werden sinnvoll als Web-Service formuliert
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 17
Stand und Ausblick
Bis 1994 Versicherungssumme als Bezugsgröße Problem: Risiko- / Kapital-LV, RV
Seit 10 Jahren dominieren Beitragsgrößen
Gesucht: Orientierung am Ertrag z.B.: am ‚embedded value‘ (Ertragsbarwert
= Summe aus den auf den Vertragsbeginn mit ihren Eintrittswahrscheinlichkeiten gewichteten diskontierten Cashflows ( Prämien und Kapital-erträge abzüglich der Versicherungsleistungen und der direkten Kosten)
Ertragsfaktoren, echter Ertragswert erst zum Ende der Laufzeit bekannt.
Langfristig werden sich ertragsorientierte Vergütungssysteme durchsetzen.
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 18
Aber ...
„Viele Dinge, die man zählen kann,
zählen nicht. Viele Dinge,
die man nicht zählen kann,
zählen wirklich.“
(A. Einstein)
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 19
Achtung
Anhang
Auf den nachfolgenden Folien finden Sie vertiefende Informationen.
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 20
Anforderungen - detailliert
Produkte Bemessungsgrundlagen Provisionsarten & Provisionszahlung Produktbezogene & vermittlerbezogene Prozesse Auskunft Sonstige fachliche Anforderungen Weitere Anforderungen I Weitere Anforderungen II
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 21
Produkte
Standard Lebensversicherungs-Produkte Kapital, Rente, Risiko, FRV, Riester, Zusatzversicherungen Gruppen-, Kollektivverträge, Restschuld inklusive AL, Pflegerente, Dread
Disease, eigenständige BU, Lebenszyklus begleitende LV (Spektrentarife).
Fremdgeschäft Leben komplettes Produkt, einzelne Tarifbausteine
Unfall-Produkte auch UV mit Prämienrückgewähr
Geschäft anderer Sparten (Sach, Kranken) - auch einzelne Bausteine Eigenes und Fremdgeschäft sonstiger Finanzdienstleistungen
Bausparen, Fondsanlage) verarbeitet? (oder auch eigene LV-Baufinanzierung
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 22
Bemessungsgrundlagen
Bemessungsgrundlagen für die Provision selbst definieren / ändern Standard-Bemessungsgrundlagen vordefiniert Bemessungsgrundlagen aus Produkt:
Beiträge, Summen, Beitragssummen, Produktgruppe, -kombination, Punktesysteme, Tarif, Dauer, Endalter?
Bemessungsgrundlagen aus Vorgangsart: Neugeschäft, Wiederinkraftsetzung, Erhöhung, Tarifeinschluss, Kündigungsrücknahme,
Vertragsumstellung, Anbündelung, Produktkombinationen?
Entsprechend auch die gegenteiligen Vorgänge Storno, Reduzierung zur Bemessung der Rückbelastung
Bemessungsgrundlagen aus Vertriebsdaten: Bestand, Bestandszuwachs, Umsatz, Stornoquote, Hierarchie stufe, Schadenquote,
Neukundenquote, aktionsbezogene Parameter (Wettbewerb). Individuelle (abhängig vom Vermittler) und generelle (abhängig vom Produkt) Provisionssätze.
Bemessungsgrundlagen aus Kundendaten: Alter, Geschlecht, „Passiv-Kunde“, ...
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 23
Provisionsarten & Provisionszahlung
Abschluss, Folgeprovision, Inkassoprovision Bürokosten / Verwaltungszuschüsse /
Provisionsgarantie Basis, Leistungs- und Aufbauprovisionen Umsatzabhängige Provision, auch gestaffelt Stückprovision, Staffelprovision Pflegeprovision (Bestandsprovision)? Superprovisionen aus Wettbewerben? Bonus für Kombi- und Koppelprodukte,
auch Spartenübergreifend und mit unterschied-lichen Produktgebern (auch nicht VU)?
„Kick back“-Provisionen aus dem Fonds-Geschäft.
Einmalzahlung (Einmalprovision oder diskontierte Auszahlung)
Laufende Provision (Folge-, Inkassoprovision) Ratierliche Auszahlung über n.. Jahre ,
Ratenzeitraum und Intervall frei wählbar lfd. Provision an ausgesch. Mitarbeiter, ggfs.
diskontiert Stornoreserve oder sonst. Sicherheitsleistung Provisionsgarantien
mit Verrechnung verdienter Provision
Fortschreibung unverdienter/offener Provision Provisionssplitting, organisationsübergreifend Aufteilung Abschluss und Folgeprovision bei
unterschiedlichen Vermittlern und Betreuern Frei bestimmbar Zahlungszeitpunkt
Antragseingang, Policierung, Einlösung, Zahlung
Manuelle Eingriffe Provisionssperren, Vorauszahlungen
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 24
Produktbezogene & vermittlerbezogene Prozesse
Zugang (Neugeschäft, Erhöhung, Wiederinkraftsetzung, Dynamik)
Änderungen (Tarif/Produktwechsel, Ein- und Ausschlüsse, Daueränderung, usw.)
Abgang (Storno, Nichteinlösung, Teilstorno, Herabsetzung)
Änderung innerhalb/außerhalb des Haftungszeitraums erkannt?
Änderungen außerhalb der Haftungszeit dokumentiert?
manuelle Buchungen durchführbar? erforderlich? erkennbar/auswertbar?
Zugang: Neueinstellung mit/ohne Bestandsübernahme
Änderung: Bestandsübertragung, Trennung, Zusammenlegung, Korrekturen, Beförderungen / Neueinstufungen.
Abgang: Ausscheiden des Vermittlers mit/ohne Ausgleichsanspruch. Nachhaftung
Auswirkungen (Abgrenzung zwischen „altem“ und „neuem“ Vermittler) auf Haftung, Folgeprovision, Bestandsprovision, Leistungsprovision, ggf. mit Karenzzeit frei definierbar?
mehrere unterschiedliche Vermittler und Betreuer pro Vertrag (Vermittler ggfs. aus verschiedenen Vertriebsorganisationen)
Verteilung über Vermittlerhierarchien (Overhead-Provision, Anzahl Ebenen, Beteiligungsprovisionen aus Unterstellung?)
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 25
Auskunft
Darstellung für den Vermittler nachvollziehbar (prozesssicher) Provisionskonten Online (auch durch Vermittler) beauskunftbar Auskünfte entsprechend der Hierarchie oder Berechtigung einschränkbar Informationen zu
Prov.Anspruch, fällige Raten, offene und unverdiente Provisionen auf Vertrags-, Vermittler- und Vertriebsorganisations-Ebene
Übersichten z.B. nach Sparte, Produkt, Struktur, Kunde Informationen zu Einzelbuchungen (auf Vertragsebene) Informationen über Abrechnungszeiträume pro Vermittler Warnmeldungen bei Umsatzveränderungen Vermittlerbezogene Kennzahlen Informationen zu Produktionsvorgaben und Ziel-Erfüllungsgrad Standard-Reports vordefiniert, weitere Reports selbst definierbar Schlüssel aus Fremdsystemen (Vermittlernummer, Kundennummer) anzeigbar Informationen aus anderen Systemen darstellbar (Statistik, Vermittler, Kunden)
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 26
Sonstige fachliche Anforderungen
Frei definierbare Formeln für die Berechnung von Provisionsarten Mandantenfähigkeit Mehrsprachigkeit Mehrwährungsfähigkeit Revisionssicherheit Mehrere Vertriebsorganisationen pro Mandant Systempflege (Produkte) durch Sachbearbeiter/ Administrator Systempflege (Regeln, Parameter) durch Sachbearbeiter/ Administrator Systempflege dezentral - z. B. über Internet Simulation von Neugeschäft und weiteren Geschäftsvorfällen Vordefinierte und erprobte Migrationszenarien Übernahme neuer Produkt/neue Regeln von Test-Mandant nach Prod.-Mandant Performanz / Kapazität (Anzahl Buchungen, Vermittler, Arbeitsplätze)
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 27
Weitere Anforderungen I
Parallele Abbildung verschiedener Vertriebsstrukturen Bank Makler Ausschließlichkeitsorganisation Selbständige Vermittler (84‘er) Strukturvertriebe
Besonderheiten bei Strukturen Strukturwechsel Bestandsprovision an ehemaligen Werber Bestandsprovision an ausgeschiedne Vertriebsmitarbeiter Teilweise deutlich mehr ausgeschiedene Mitarbeiter zu verwalten als aktuelle.
Selfservice Sicherer Web-Zugang Selbsterklärende Bedienoberfläche Realtime-Verhalten 100% der Funktionalität online.
ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 28
Weitere Anforderungen II
Ausweisen des Haftungsvolumens (unverdiente Provision) Kurze Produktionszyklen
Leben: neue Rententafeln, reduzierter Rechnungszins Komposit: Kombi-Tarife (nicht additive Provisionskomponenten)
Entwicklung der Provisionskomponenten parallel zur Produktentwicklung
Geschäftsvorfälle (Zugänge / Abgänge) Storno Rückbelastung Neugeschäft