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Anwenderdokumentation für das Media-Saturn WebEDI-Portal von SEEBURGER (Lieferantensicht)
Version 1.2, Stand 18.09.2016
Copyright (c) 2016 SEEBURGER AG (http://www.seeburger.com). All rights reserved.
Für ggf. in dieser Dokumentation genannte (eingetragene oder angemeldete) Warenzeichen gelten die Urheberschutzrechte der jeweiligen Inhaber.
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1. Allgemeines ..................................................................................................... 3
2. Systemvoraussetzungen ................................................................................ 3
2.1. Was Sie für den Zugriff benötigen ......................................................................... 3
2.2. Browsereinstellungen für korrekte Arbeitsweise am System ............................. 3
2.3. Drucken und Speichern mit dem Acrobat Reader von Adobe ............................ 3
3. WebEDI ............................................................................................................. 5
3.1. Zugriff auf das Portal und Ihr Lieferantenpostfach .............................................. 5
3.2. Grundfunktionen WebEDI ...................................................................................... 5
3.3. Farbliche Kennzeichnung und ihre Bedeutung .................................................... 6
3.4. Buttons und ihre Funktionen ................................................................................. 7
3.5. Filtern und Sortieren .............................................................................................. 9
3.6. ToDo-Liste ............................................................................................................... 9
3.7. Globale Suche ........................................................................................................ 9
3.8. Bestellungen ..........................................................................................................10 3.8.1. Import und Ausdruck von Bestellungen .............................................................10 3.8.2. Bestellungen / Übersicht – Liste der Bestellungen.............................................10 3.8.3. Termine: Lieferung erstellen und Pickliste .........................................................11 3.8.4. Bestellkopf ........................................................................................................11 3.8.5. Bestellpositionen ...............................................................................................11
3.9. Lieferschein erstellen ............................................................................................12 3.9.1. Lieferscheinkopf ................................................................................................12 3.9.2. Lieferscheinpositionen ......................................................................................12 3.9.3. Verpackung .......................................................................................................13
3.10. Lieferscheine – ungesendet ..............................................................................14
3.11. Lieferscheine - gesendet ...................................................................................14
3.12. Rechnung erstellen ............................................................................................15 3.12.1. Rechnungskopf ..............................................................................................15 3.12.2. Rechnungspositionen ....................................................................................15 3.12.3. Rechnungsfuß ...............................................................................................16
3.13. Rechnungen - ungesendet ................................................................................16
3.14. Rechnungen – gesendet ....................................................................................17
3.15. Archiv ..................................................................................................................17 3.15.1. Funktionen im Archiv. ....................................................................................17 3.15.2. Archiv Bestellungen .......................................................................................17 3.15.3. Archiv Rechnungen ........................................................................................18
3.16. Dateien ................................................................................................................18 3.16.1. Bestellungen herunterladen ...........................................................................18
4. Konfiguration ................................................................................................. 18
4.1. Profil konfigurieren / Kennwort ändern................................................................18
4.2. Postfach .................................................................................................................20
5. Glossar ........................................................................................................... 20
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1. Allgemeines Durch das WebEDI-Portal werden die Benutzer in die Lage versetzt den Geschäftsprozess Einzelbestellung über das Internet komplett abzuwickeln. Das WebEDI-Portal von SEEBURGER ist marktplatzfähig, d.h. beliebig viele Lieferanten können den kompletten Bestellprozess mit beliebig vielen Händlern/Kunden abwickeln. Abhängig von seiner Rolle (Händler/Kunde oder Lieferant) sieht der Benutzer unterschiedliche Menüpunkte. Der Inhalt dieses Handbuchs bezieht sich auf die Lieferantensicht. Neben dem Empfang, der Speicherung und dem Drucken von (Einzel-)Bestellungen, können alle Folgebelege erfasst, gedruckt und per DFÜ an den/die Kunden gesendet werden. So sind Lieferanten zukünftig auch ohne eigenes EDI-System oder EDI-fähigem ERP-System voll und ganz EDI-fähig.
2. Systemvoraussetzungen
2.1. Was Sie für den Zugriff benötigen
Nachfolgend finden Sie die Voraussetzungen, die gegeben sein müssen, um mit dem System zu arbeiten. Sie benötigen:
Einen handelsüblichen PC, wobei optimaler weise Grafikkarte und Bildschirm eine Bildschirmauflösung von mindestens 1024*768 unterstützen sollten.
Einen Internetanschluss (je schneller desto besser).
Einen Internetbrowser. Das System ist optimiert auf den Internet-Explorer, Version >= 6.0. Deshalb wird dieser Browser auch empfohlen.
Zum Ausdruck der Dokumente benötigen Sie:
Einen Drucker. Empfohlen wird ein Laser oder Tintenstrahldrucker mit einer Auflösung von mind. 300dpi.
Den Acrobat Reader von Adobe: Dieser muss auf Ihrem Rechner installiert sein. Es wird empfohlen mit der aktuellen Version zu arbeiten, sie sollten jedoch mind. Version 5.0 installiert haben. Dieses Programm können Sie kostenlos von der Homepage der Firma Adobe herunterladen (http://www.adobe.com) und anschließend installieren.
2.2. Browsereinstellungen für korrekte Arbeitsweise am System
Um sicherzustellen, dass die Anwendung korrekt arbeitet, müssen Sie Java-Script in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers aktivieren.
Nehmen sie folgende Einstellungen im Browser vor: o Aktivieren Sie Javascript (Active Scripting) o Deaktivieren Sie den Popupblocker
2.3. Drucken und Speichern mit dem Acrobat Reader von Adobe
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Alle Belege innerhalb des Systems werden mit dem Acrobat Reader erzeugt. Wann immer
Sie den Button Drucken oder Importieren betätigen öffnet sich ein Acrobat - Fenster, in dem
der Beleg in Druckformat angezeigt wird.
Abb.: Ausdruck mit Adobe Um den Beleg zu drucken oder lokal im PDF-Format zu speichern benutzen Sie die Standardfunktionalitäten des Acrobat Readers (siehe Abb.: Ausdruck mit Adobe / 1 und 3). Sollten Sie eine Version mit der Möglichkeit von Parametereinstellungen installiert haben, so achten Sie bitte darauf, dass im Bereich ´Copies and Adjustments´ bzw. ´Kopien und Anpassungen´ die Parameter 1 und 3 gesetzt sind (siehe Abb.: Ausdruck mit Adobe / 2): Parameter 1 = ´Shrink oversized pages to page size´ bzw. ´Große Seiten auf Seitengröße verkleinern´ - Dieser Parameter sorgt dafür, dass die Formulare auf die Einstellungen der Ränder Ihres Druckertreibers angepasst werden. Parameter 3 = ´Auto-rotate and center pages´ bzw. ´Seiten automatisch drehen und zentrieren´- Dieser Parameter sorgt u.a. dafür, dass Sie die Formulare nicht manuell auf Quer- oder Hochformat umschalten müssen.
Um die Einstellungen zu übernehmen, drücken Sie den Button OK (siehe Abb. Ausdruck mit
Adobe / 3).
Erst nach Installation des Acrobat Readers von Adobe sind Sie in der Lage Ihre Eingangsnachrichten sowie die von Ihnen erstellten Folgebelege zu drucken!
Wird Ihnen ein Druck (PDF-Datei) nur zum Download angeboten, müssen Sie den Acrobat-Reader installieren!
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3. WebEDI
3.1. Zugriff auf das Portal und Ihr Lieferantenpostfach
1. Auf das WebEDI-Portal gelangen Sie, in dem Sie in der Adresszeile Ihres Browsers die
entsprechende Internetadresse eingeben und anschließend die Returntaste betätigen. 2. In die Applikation selbst bzw. Ihr Lieferantenpostfach gelangen Sie, indem Sie Ihre
Benutzerdaten (Benutzername und Kennwort) in die dafür vorgesehenen Felder auf der
Anmeldeseite eintragen und den Anmelden – Button betätigen. Bei erfolgreicher
Authentifizierung werden Sie zur Startseite der Anwendung weitergeleitet.
3.2. Grundfunktionen WebEDI
Nachfolgend ein Überblick über die zur Verfügung stehenden Eckfunktionen, die gleichzeitig den Menüaufbau widerspiegeln: In der Startmaske:
Bestellungen importieren / drucken
Gutschriften importieren / drucken
Sammelrechnungslisten importieren / drucken
Aus dem Navigationsmenü heraus:
ToDo-Liste Übersicht
In diesem Menüpunkt erhalten Sie einen Überblick über alle Dokumente, für die noch Nachfolgedokumente erzeugt werden müssen.
Suche Dokumentensuche
Hier haben Sie die Möglichkeit nach bestimmten Dokumenten zu suchen.
Bestellung Übersicht Termine
In diesem Menüpunkt können Sie importierte Bestellungen ausdrucken, im Detail anzeigen und die Erstellung von Nachfolgedokumenten (z.B. Lieferscheine) starten. Dieser Menüpunkt zeigt eine Übersicht der offenen Liefertermine. Aus diesen offenen Lieferterminen können sowohl ein Lieferavis, als auch eine Pickliste erstellt werden. Standardmäßig werden alle offenen Liefertermine innerhalb der nächsten 10 Tage angezeigt. Dieser Zeitraum kann allerdings erhöht werden.
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Lieferschein Ungesendet Gesendet
In diesem Menüpunkt können Sie gespeicherte bzw. noch nicht gesendete Lieferscheine drucken, löschen, bearbeiten und per EDI versenden. In diesem Menüpunkt können Sie gesendete, noch nicht berechnete Lieferscheine ausdrucken und anzeigen sowie Nachfolgedokumente erstellen.
Rechnung Ungesendet Gesendet
In diesem Menüpunkt können Sie gespeicherte bzw. noch nicht gesendete Rechnungen drucken, löschen, bearbeiten und per EDI versenden. In diesem Menüpunkt werden per EDI gesendete Rechnungen gelistet, die noch keiner Rechnungsliste zugeordnet wurden. Hier können Sie die Rechnungen im Detail anzeigen, ausdrucken oder Rechnungslisten erstellen.
Reports Hier werden die empfangenen Sales- und Inventory - Reports gelistet. Sie können die einzelnen Reports anzeigen, ausdrucken, oder als XML bzw. Excel-Vorlage lokal speichern (Download).
Archiv
Für jede Belegart gibt es ein Archiv in dem Sie Ihre komplett belieferten Bestellungen, Ihre gesendeten Lieferscheine bis zu 40 Tagen nochmals drucken oder im Detail anzeigen können.
Dateien Bestellungen Herunterladen
Durch Klick auf „Bestellungen herunterladen“ können Sie alle Bestellungen, die importiert aber weder bearbeitet noch heruntergeladen wurden, in einem lokalen Verzeichnis speichern. Bitte beachten Sie, dass der Download in unterschiedlichen Formaten möglich ist und das Format in Ihrem Profil eingestellt werden kann. Beachten Sie des Weiteren, dass mit Start der Funktion die Bestellungen sofort als heruntergeladen markiert sind und dadurch zukünftig nicht mehr über den Pauschaldownload bearbeitet werden können. Nachträgliches herunterladen ist dann nur noch über den selektiven Download möglich.
3.3. Farbliche Kennzeichnung und ihre Bedeutung
Zur übersichtlichen Bearbeitung finden Sie folgende farbliche Markierungen und Statusanzeigen in den Übersichtsmasken der Anwendung:
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Status
Erledigt
Nachfolgedokument erstellt
Neu
Gelesen
Gesendet
Ungesendet
Eine Bestellposition ist voll beliefert
Eine Bestellposition ist teilbeliefert
Status Historie
Datei Download
Dateianhang herunterladen
Link zum Dateianhang
Archiviert
Ersetzt (Archiv)
Gelöscht (Archiv)
Das angezeigte Lieferdatum liegt in der Vergangenheit oder Gegenwart
Das angezeigte Lieferdatum liegt in der Zukunft < 11 Tage
Das angezeigte Lieferdatum liegt in der Zukunft > 10 Tage
3.4. Buttons und ihre Funktionen
Nachfolgend werden alle verfügbaren Buttons und ihre Funktion beschrieben. Welche davon bei den einzelnen Prozessschritten generell verfügbar sind entnehmen Sie bitte den weiteren Kapiteln 3.8 bis 3.15
Bearbeiten Das nachträgliche Bearbeiten eines Dokumentes erfolgt durch Kennzeichnen des gewünschten Datensatzes in der Checkbox und
anschließendem Klick auf den Button Bearbeiten. Sie werden auf die
Kopfebene des zu erstellenden Dokumentes weitergeleitet, der mit den Daten dem vorausgehenden Beleg vorgefüllt ist. Es können ausschließlich ungesendete Dokumente bearbeitet werden.
Berechnen Die Berechnen-Funktion bezieht sich auf den Dokumententyp „Rechnung“.
Durch den Button Berechnen wird nach einer Änderung der neu
berechnete Rechnungsbetrag angezeigt.
Dateianhang herunterladen
Der Dateianhang, der mit einer Bestellung mitgesendet worden ist, kann durch die Auswahl des entsprechenden Datensatzes in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile und anschließendem
Mausklick auf den Button Dateianhang herunterladen
heruntergeladen werden. Der Download kann alternativ auch direkt durch das Anklicken des Dateianhangssymbols angestoßen werden.
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Details In der Übersicht jedes einzelnen Dokumenttyps, können Sie durch Kennzeichnung des gewünschten Datensatzes in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile und anschließendem Mausklick auf den
Button Details die Details der ausgewählten Bestellung ansehen.
Alternativ gelangen Sie in die Detailsicht durch einen Mausklick auf den entsprechenden Datensatz. Die Detailsicht ist in die zwei Bereiche Kopf- und Positionsebene unterteilt. Zwischen den Bereichen können Sie mit Hilfe der Registerkarten (links oben) navigieren.
Download Der Download einer oder mehrerer Dokumente erfolgt durch Kennzeichnen der gewünschten Datensätze (eine oder mehrere möglich) in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile. Nach
anschließendem Mausklick auf den Button Download wird die Datei
lokal auf Ihrem PC gespeichert. Dazu öffnet sich die Standarddownload-Dialogbox des verwendeten Browsers. Sie haben die Möglichkeit den Dateinamen zu ändern und den Speicherort für die Datei auszuwählen. Generell wird immer eine Datei gespeichert, auch wenn Sie mehrere Bestellungen zum Download selektiert haben. Das Format der Datei richtet sich nach den Einstellungen die in ihrem Profil vorgenommen wurden (siehe Kapitel Konfiguration).
Drucken Der Ausdruck von Dokumenten erfolgt durch Kennzeichnen der gewünschten Datensätze in der Checkbox am linken Rand jeder
Zeile und anschließendem Mausklick auf den Button Drucken. Die
ausgewählten Datensätze werden in einem PDF-Dokument untereinander aufgelistet. Das PDF-Dokument wird in einem separaten Browserfenster angezeigt. An dieser Stelle kann über die Menüfunktionen des Acrobat Reader das Dokument gedruckt oder lokal gespeichert werden.
Kopieren Die Kopieren-Funktion bezieht sich auf den Dokumententyp „Lieferschein“. Dieser wird durch Kennzeichnen des gewünschten Datensatzes in der Checkbox und anschließendem Klick auf den
Button Kopieren kopiert. Die Mengen und evtl. auch die Positionen
des zu kopierenden Lieferscheins werden in den neuen Lieferschein übernommen. Wichtig: Die Kopie eines Lieferscheins ist immer ein Blank-Lieferschein, d.h. evtl. vorhandene Beziehungen zu Vorgängerdokumenten werden nicht übernommen!
Löschen Durch Klicken auf den Button Löschen kann das markierte
Dokument gelöscht werden. Sie werden sicherheitshalber gefragt, ob Sie das Dokument wirklich löschen wollen. Bei Bestätigung wird das Dokument ins Archiv verschoben. Mengen und Positionen werden in dem entsprechenden Vorgängerdokument wieder als offen ausgewiesen. Falls bereits Folgedokumente zu dem Dokument vorhanden sind kann dieses nicht gelöscht werden. Bereits gesendete Dokumente können ebenfalls nicht gelöscht werden.
Speichern Durch Speichern wird ein Dokument gespeichert. In dem
entsprechenden Vorgängerbeleg, werden die Positionsmengen als bestätigt/beliefert gekennzeichnet.
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Senden Durch Senden wird ein Dokument gespeichert – zusätzlich aber
sofort per EDI an Ihren Kunden übertragen. In dem entsprechenden Vorgängerbeleg, werden die Positionsmengen als bestätigt/beliefert gekennzeichnet.
Zugehörige Dokumente
Wechsel in eine Übersichtsmaske in der alle bereits vorhandenen Dokumenttypen zu dem selektierten Dokument in einer Baumstruktur angezeigt werden. Die Maske liefert einen Überblick über alle Bestellungen und Lieferscheine, welche dem von Ihnen ausgewählten Dokument zugeordnet sind. Durch Klick auf die, durch einen Link hervorgehobene Dokumentnummer eins Folgedokuments wird dieses Dokument zum zentral betrachteten Dokument. Aus der Maske heraus können Sie durch Klick auf die Lupe in die Detailanzeige des jeweiligen Dokuments wechseln.
Lieferschein Die Maske zur Erstellung eines Lieferscheins wird aufgerufen (siehe Kapitel „Lieferschein erstellen“)
3.5. Filtern und Sortieren
Sie können Auflistungen von Dokumenten (z.B. Bestellungen, Lieferavise, usw.) nach verschiedenen Auswahlkriterien (z.B. Kunde, Bestellnummer, Bestelldatum und Lieferdatum etc.) durch eingeben des jeweiligen Suchkriteriums und anschließendes Klicken auf den
Button Los! Filtern.
Über jeder Spalte befindet sich ein Eingabefeld um entsprechende Filterkriterien eingeben zu können. Mit Ausnahme der Datumsfelder ist hier die Verwendung der Platzhalter „*“ und „?“ möglich. Bei Datumsfeldern hingegen ist die exakte Eingabe des Datums zwingend erforderlich. Allerdings kann hier durch ein, dem Datum vorangestelltes, „>“ bzw. „<“ die Filterung auf alle Daten größer bzw. kleiner als das angegebene Datum verallgemeinert werden. Die Sortierung nach einer bestimmten Spalte erfolgt durch Klick auf die jeder Spalte zugeordneten Pfeile.
Abb. Filtern und Sortieren
3.6. ToDo-Liste
Die ToDo-Liste (auch Arbeitsliste genannt) zeigt alle Dokumente, für die noch Nachfolgedokumente erzeugt werden müssen, d.h. für die der vorgeschriebene/konfigurierte Dokumentenworkflow noch nicht abgeschlossen ist.
3.7. Globale Suche
In der globalen Suche können Sie nach der Eingabe eines Suchausdrucks über alle oder einen bestimmten Dokumenttyp suchen. Der Suchausdruck ist auf 20 Zeichen begrenzt und kann sowohl nummerische als auch alphanumerische Werte enthalten.
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3.8. Bestellungen
3.8.1. Import und Ausdruck von Bestellungen
Auf der Startseite wird Ihnen mitgeteilt ob neue Bestellungen in Ihrem Postfach vorhanden sind. Ist dies der Fall, sollten Sie diese mit dem angezeigten Button importieren. Abhängig von der Definition Ihres Handelspartners werden Bestellungen automatisch im PDF–Format angezeigt. An dieser Stelle – auch später noch in der Dokumentenübersicht – haben Sie die Möglichkeit die Bestellung anzusehen, auszudrucken und abzuspeichern. Anschließend können die Bestellungen über den Menüpunkt Bestellungen / Übersicht weiter bearbeitet werden.
Die Anzeige im Menüpunkt „Bestellungen / Übersicht“ erfolgt erst nach dem Import. Achtung: Beim Import können auch bestehende Bestellungen ersetzt werden. Dabei
werden die offenen Bestellmengen mit den ggf. bereits gelieferten Mengen abgeglichen und die offenen Mengen aktualisiert.
Bereits archivierte Bestellungen können nicht mehr importiert werden – es erfolgt ein entsprechender Hinweis (in diesem Falle nehmen Sie bitte Rücksprache mit dem Ansprechpartner bei Ihrem Kunden auf).
Wird durch die Neuberechnung der offenen Mengen festgestellt, dass die bereits gelieferten Mengen >= der neuen Bestellmengen sind (Bestellmengen wurden durch Kunde reduziert), so wird die Bestellung automatisch archiviert. In diesem Fall erhalten Sie einen Warnhinweis.
3.8.2. Bestellungen / Übersicht – Liste der Bestellungen
In der angezeigten Liste wird für jede importierte Bestellung, die noch nicht komplett beliefert wurde, eine Zeile ausgegeben. Neben Kunde, Bestellnummer, Bestellart und Bestelldatum wird auch das erste, offene Lieferdatum einer Bestellung angezeigt. Eine Beschreibung der farblichen Kennzeichnung sowie der Statusangaben finden Sie in Kapitel 0
Eine Bestellung wird so lange angezeigt, bis alle darin enthaltenen Positionen komplett beliefert sind oder die Bestellung manuell gelöscht/archiviert wurde.
Funktionen in Bestellungen / Übersicht: Im Menü Bestellungen / Übersicht finden Sie folgende Funktionen:
Download
Dateianhang herunterladen
Details
Löschen
Zugeh. Dokumente
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3.8.3. Termine: Lieferung erstellen und Pickliste
Im Menüpunkt Bestellungen/Termine werden alle offenen Liefertermine aus der Vergangenheit sowie die der nächsten 10 Tage aufgelistet. Somit haben Sie einen Überblick welche Bestellungen in der nächsten Zeit zu beliefern sind. In der angezeigten Liste wird für jede Bestellung und jeden Liefertermin eine Zeile angezeigt. Sie können die Anzeige nach Kunde, Bestellnummer, Bestelldatum und Lieferdatum filtern. Zusätzlich ist es durch die Pfeile hinter den Überschriften möglich, nach den einzelnen Spalten aufsteigend oder absteigend zu sortieren. Auch aus dieser Ansicht heraus haben Sie die Möglichkeit Lieferscheine zu erstellen. Hierfür markieren Sie die entsprechende Bestellung mit Hilfe der Checkbox und klicken anschließend auf den Button Lieferschein. Es wird eine neue Maske aufgerufen. Diese wird unter dem Kapitel 3.9 erläutert. Die Pickliste ist eine Detailansicht. Hinter jeder Zeile, die Sie in der Terminübersicht angezeigt bekommen, können mehrere Bestell- bzw. Lieferpositionen (Artikel) stecken. Markieren Sie den gewünschten Datensatz mit der Checkbox und klicken Sie anschließend auf den Button Picklist. Es öffnet sich ein neues Browserfenster mit einem PDF-Druck, in dem die in der Bestellung enthaltenen Positionen aufgelistet werden.
3.8.4. Bestellkopf
Hier befinden sich mehrere Tabellen, die u.a. folgende Informationen enthalten können:
- Bestelldaten (z.B. Bestellnummer, Bestelldatum, Lieferdatum, Abholdatum, Umsatzsteuersatz, Währung und Nummer der Werbeaktion)
- Lieferantenadresse - Käuferadresse - Rechnungsempfängeradresse - Lieferanschrift - Endempfängeradresse - Bestelltext
Durch einfaches Klicken auf die Pfeile im Kopf der einzelnen Tabellen können die Details ausgeblendet oder wieder eingeblendet werden.
3.8.5. Bestellpositionen
Je Bestellposition wird eine Zeile angezeigt, die je nach Kunde unterschiedlich ausgeprägt sein kann. In jedem Fall werden Ihnen die zu liefernden Mengen und die notwendigen Artikelnummern /-bezeichnungen angezeigt. Im Falle, dass mehr Positionen in der Bestellung enthalten sind wie Zeilen pro Bildschirmanzeige aufgelistet werden können, wird Ihnen eine Blätterfunktion im unteren Seitenbereich angezeigt. Durch einfachen Klick auf die Pfeile oder Seitenzahlen können Sie auf die gewünschte Seite blättern.
Zusätzlich werden Ihnen die offenen Liefermengen in der Spalte Offen angezeigt. In dieser Spalte werden die Bestellmengen um zuvor avisierte Teilbelieferungen, bzw. Teilbestätigungen reduziert angezeigt. So haben Sie immer eine Übersicht welche Liefermengen einer Bestellung noch offen sind.
Ist eine Position bzw. ein Liefertermin komplett beliefert/bestätigt, wird dies durch einen grünen Haken in der letzten Spalte symbolisiert.
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Abb.: Bestellpositionen Bearbeitungsmöglichkeiten in Bestellpositionen:
Lieferschein
Rechnung
Zugeh. Dokumente
3.9. Lieferschein erstellen
Die Detail-Anzeige ist in die drei Bereiche Lieferscheinkopf, Lieferscheinpositionen und Verpackung unterteilt. Zwischen den Bereichen können Sie mit Hilfe der Registerkarten (links oben) navigieren.
3.9.1. Lieferscheinkopf
Hier befinden sich mehrere Tabellen, die u.a. folgende Informationen enthalten können:
- Lieferscheindaten (Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Bestellnummer, Frachtführer, ...) - Lieferantenadresse - Käuferadresse - Rechnungsempfängeradresse - Lieferanschrift - Endempfängeradresse
Die farbig hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen daher gefüllt werden!
3.9.2. Lieferscheinpositionen
Sie sehen hier alle Lieferpositionen untereinander aufgelistet. Ein Lieferschein kann mehrere Positionen enthalten.
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Abb.: Ansicht Lieferscheinpositionen In diesem Beispiel werden mehrere Positionen angezeigt. Das Feld „best. Menge“ ist mit der geforderten Liefermenge aus der Bestellung gefüllt. Das Feld „Menge“ ist mit der aktuell offenen Liefermenge vorgefüllt. In dieses Feld tragen Sie bitte die tatsächlich gelieferte Menge ein. Werden auf dem Lieferschein Positionen gelistet die Sie nicht beliefern wollen, so können Sie diese, durch entfernen des Hakens in der Checkbox oder Eintrag der Liefermenge 0, aus dem Lieferschein herausnehmen. Abhängig von Benutzerrechten und Systemkonfiguration, können durch Füllen der entsprechenden Felder weitere Position zu dem Lieferschein hinzugefügt werden. Bearbeitungsmöglichkeiten in Lieferscheinpositionen:
Speichern
Senden (wenn Verpackung nicht erforderlich ist)
Zugeh. Dokumente
Durch den Button Senden melden Sie die Lieferung per EDI bei Ihrem Kunden! Eine
nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich Die farbig hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen daher gefüllt
werden!
3.9.3. Verpackung
Die Positionen des Lieferscheins können verpackt werden. Die Anwendung unterstützt die automatische Generierung von NVE/SSCC – Nummern und den Druck entsprechender Transportetiketten mit EAN128 Barcode.
Abb.: Verpackung von Lieferscheinpositionen
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Die Maske bietet zunächst einen Überblick über sämtliche im Lieferavis enthaltenen Positionen (Artikel nebst Menge). Um den Aufwand des Verpackens möglichst gering zu halten, verpackt die Applikation zunächst jede Position automatisch auf ein eigenes Gebinde (artikelrein). Die 18-stellige Nummer der Versandeinheit (NVE) kann durch die Anwendung automatisch generiert werden sofern die entsprechende Einstellung im Benutzerprofil vorgenommen wurde (siehe hierzu 4.2). Durch Klicken auf einen der beiden Buttons „Speichern“ oder „Senden“ bestätigen Sie die Eingabe. Bearbeitungsmöglichkeiten in Lieferscheinpositionen:
Etikettendruck (öffnet das Barcode Label als PDF, danach kann es gedruckt werden)
Speichern
Senden (wenn Verpackung nicht erforderlich ist)
Alles löschen (setzt alle Änderungen zurück)
Generate SSCC numbers (automaische Generierung der NVE-Nummer)
Zugeh. Dokumente
Durch den Button Senden melden Sie die Lieferung per EDI bei Ihrem Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich
3.10. Lieferscheine – ungesendet
Um bereits erfasste Lieferscheine nachträglich zu bearbeiten oder zu drucken, wechseln Sie zum Menüpunkt Lieferscheine / ungesendet. In der angezeigten Liste wird für jeden erfassten und noch nicht per EDI übertragenen Lieferschein eine Zeile angezeigt. Bearbeitungsmöglichkeiten:
Senden
Durch den Button Senden melden Sie die Lieferung per EDI bei Ihrem Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich
Bearbeiten
Löschen
Zugeh. Dokumente
3.11. Lieferscheine - gesendet
In dem Untermenü Lieferscheine - gesendet werden Ihnen alle per EDI gesendeten, unberechneten Lieferscheine zur Fakturierung angezeigt. Bearbeitungsmöglichkeiten:
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Details
Rechnung
Zugeh. Dokumente
3.12. Rechnung erstellen
Die Detail-Anzeige der Rechnung ist in die drei Bereiche Rechnungskopf, Rechnungspositionen und Rechnungsfuß unterteilt. Zwischen den Bereichen können Sie mit Hilfe der Registerkarten (links oben) navigieren. Die jeweiligen Masken sind mit den Daten aus dem Vorgängerdokument vorgefüllt.
3.12.1. Rechnungskopf
Hier befinden sich mehrere Tabellen, die u.a. folgende Informationen enthalten können:
- Rechnungsdaten (Rechnungs-Nr, Rechnungsdatum, Lieferavisnummer, ...) - Lieferantenadresse - Käuferadresse - Rechnungsempfängeradresse - Lieferanschrift - Endempfängeradresse
Die farbig hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen daher gefüllt werden! Um nicht bei jeder Rechnung die Steuernummer eingeben zu müssen, kann diese in Ihrem Benutzerprofil hinterlegt werden (Menüpunkt Konfiguration / Postfach).
3.12.2. Rechnungspositionen
Angezeigt werden alle Positionen des zugrunde liegenden Vorgängerdokuments (z.B. Lieferschein) mit einer Liefermenge > 0:
Abb.: Ansicht Rechnungsposition Die Spalte „Menge“ enthält die Liefermenge aus dem Vorgängerdokument. Die Spalte „berechnete Menge“ wird zunächst ebenfalls mit der Liefermenge aus dem Vorgängerdokument gefüllt. Bitte tragen Sie hier die tatsächlich in Rechnung zu stellende Menge ein.
Die farbig hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen daher gefüllt werden!
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Bearbeitungsmöglichkeiten in Rechnungspositionen:
Berechnen
Speichern
Senden
Durch den Button Senden übertragen Sie die Rechnung per EDI bei an Ihren Kunden!
Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich.
3.12.3. Rechnungsfuß
Bearbeitungsmöglichkeiten im Rechnungsfuß:
Berechnen
Speichern
Senden
Durch den Button Senden übertragen Sie die Rechnung per EDI bei an Ihren Kunden!
Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich.
3.13. Rechnungen - ungesendet
In diesem Menü werden alle gespeicherten Rechnungen angezeigt die noch nicht per EDI übertragen wurden. Bearbeitungsmöglichkeiten:
Senden
Durch den Button Senden übertragen Sie die Rechnung per EDI bei an Ihren
Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich
Bearbeiten
Löschen
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Zugeh. Dokumente
3.14. Rechnungen – gesendet
Im Menüpunkt Rechnungen - gesendet werden alle Rechnungen aufgelistet, die bereits per EDI gesendet wurden, die aber noch keiner Rechnungsliste zugeordnet sind. Bearbeitungsmöglichkeiten:
Details
Zugeh. Dokumente
3.15. Archiv
3.15.1. Funktionen im Archiv.
Der Archivierungszeitraum der Belege beträgt derzeit 40 Tage. Für alle archivierten Belegarten stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Download
Details
Zugeh. Dokumente
Die Funktionsweise ist identisch mit dem jeweiligen Untermenü der aktuell zu bearbeitenden Belege – also wie oben beschrieben.
3.15.2. Archiv Bestellungen
Die Maske liefert einen Überblick über Ihre erledigten, archivierten, ersetzten oder gelöschten Bestellungen. Die als „erledigt“ gekennzeichneten Bestellungen unterscheiden sich von den als „archiviert“ gekennzeichneten Bestellungen dadurch, dass die zugehörigen Nachfolgedokumente (z.B. Lieferscheine) zwar sämtlich erstellt, jedoch noch nicht alle gesendet wurden, bisher also lediglich als Entwurf existieren. Durch Löschen eines solchen Nachfolgedokumentes gelangt eine als „erledigt“ gekennzeichnete Bestellung wieder zurück in den Bearbeitungszyklus und muss erneut (teil-)bestätigt bzw. (teil-)avisiert werden. Im Gegensatz dazu wurden bei denen als „archiviert“ gekennzeichneten Bestellungen bereits alle Nachfolgedokumente gesendet, so dass der Status dieser Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert werden kann. Einmal als „archiviert“ gekennzeichnete Bestellungen scheiden endgültig aus dem Bearbeitungszyklus aus und können aus der Datenbank gelöscht werden. Dies geschieht automatisch innerhalb eines Zeitraumes von 40 Tagen nachdem die Bestellung auf den Status „archiviert“ gesetzt wurde. Die gleiche 40-Tagefrist gilt für Bestellungen mit dem Status „ersetzt“ bzw. „gelöscht“. Den Status „ersetzt“ erhält eine Bestellung dann, wenn beim Import einer neuen Bestellung eine bereits bestehende Bestellung durch die neue Bestellung ersetzt wurde. Dabei können nur solche Bestellungen ersetzt werden, welche zum Zeitpunkt ihrer Ersetzung noch nicht den Status “archiviert“ erreicht haben. Den Status „gelöscht“
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erhält eine Bestellung sobald sie von Ihnen explizit gelöscht und damit aus dem Bearbeitungszyklus herausgenommen wurde. In der Anzeige überlagern sich die Symbole für „ersetzt“ und „gelöscht“ den anderen Status, so dass der ursprüngliche Status einer Bestellung auch nach deren Ersetzen bzw. Löschen noch ersichtlich ist.
Wurde eine Bestellung mehrfach vom Kunden übertragen, so ist diese auch mehrfach in diesem Menü aufgelistet.
3.15.3. Archiv Rechnungen
Die Maske liefert einen Überblick über Ihre archivierten oder gelöschten Rechnungen. Eine Rechnung erhält den Status „archiviert“, sobald sie in einer Rechnungsliste berücksichtigt wurde. Einmal als „archiviert“ gekennzeichnete Rechnungen scheiden endgültig aus dem Bearbeitungszyklus aus und können aus der Datenbank gelöscht werden. Dies geschieht automatisch innerhalb eines Zeitraumes von 40 Tagen nachdem die Rechnung auf den Status „archiviert“ gesetzt wurde. Die gleiche 40-Tagefrist gilt für Rechnungen mit dem Status „gelöscht“. Den Status „gelöscht“ erhält eine Rechnung sobald sie von Ihnen explizit gelöscht und damit aus dem Bearbeitungszyklus herausgenommen wurde. In der Anzeige überlagert sich das Symbol für „gelöscht“ den anderen Status, so dass der ursprüngliche Status der Rechnung auch nach deren Löschen noch ersichtlich ist.
3.16. Dateien
3.16.1. Bestellungen herunterladen
Dieser Menüpunkt dient dem pauschalen Download von Bestellungen. Beim Klick auf den Menüpunkt werden alle importierten und nicht belieferten Bestellungen (die noch nicht heruntergeladen wurden), in einer Datei im jeweiligen Downloadformat heruntergeladen. Die Einstellung des Downloadformats können Sie über die Benutzerkonfiguration (siehe Kapitel Konfiguration) anpassen.
4. Konfiguration
4.1. Profil konfigurieren / Kennwort ändern
Die Maske dient der Erfassung und Pflege der spezifischen Benutzerdaten.
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Die Registerkarte „Allgemein“ zeigt die allgemeinen Benutzerdaten, wie Name, Vorname, Email, usw. Sie müssen mindestens die farbig hinterlegten Felder (Pflichtfelder) füllen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit einzustellen, ob Sie eine Mail-Benachrichtigung erhalten möchten, falls in Ihrem Postfach neue Bestellungen eingegangen sind. Diese Maske dient ebenfalls zur Änderung des aktuellen Kennwortes. Sie benötigen dieses Kennwort zur Anmeldung an der Anwendung. Um das Kennwort zu ändern müssen Sie zunächst Ihr aktuelles Kennwort in das Feld „Altes Kennwort“ eingeben. In die Felder „Kennwort“ und „Kennwort wiederholen“ geben Sie anschließend Ihr neues Kennwort ein. Aus Sicherheitsgründen wird Ihnen das eingegebene Kennwort verschlüsselt als Stern (*) dargestellt. Achten Sie bei der Auswahl des Kennwortes auf Groß- und Kleinschreibung. Die Länge muss zwischen 3 und 50 Zeichen liegen. Die Verwendung von Sonderzeichen ist außerdem problemlos möglich. Die Wiederholung des Kennwortes dient zur Bestätigung der gemachten Eingabe.
Abb.: „Weitere Optionen“ im Benutzerprofil Auf der Registerkarte „Weitere Optionen“ finden Sie zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten für die Anwendung. Über die Felder Datums- und Zeitformat können Sie einstellen, wie Datums- und Zeitangaben ausgegeben, bzw. validiert werden. Stellen Sie hier den Wert „auto“ ein, werden Datums- und Zeitangaben immer abhängig von der aktuell eingestellten Sprache formatiert. Weiterhin können Sie im Feld Download-Format Ihr gewünschtes Downloadformat global bestimmen. Jede Bestellung die Sie fortan aus dem System herunterladen wird in dem von Ihnen ausgewählten Format lokal gespeichert werden. Dies gilt sowohl für den Einzel- als auch für den generellen Download aller noch nicht bearbeiteten Bestellungen. Bearbeitungsmöglichkeiten:
Button Speichern:
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Die aktuell angezeigten Daten, bzw. das neue Kennwort, werden gespeichert.
4.2. Postfach
Die Einstellungen, die hier geändert werden können, betreffen das gesamte Postfach, d.h. sie sind für alle Benutzer Ihres Postfachs gleich. Je nachdem, welche Funktionsmerkmale Sie gebucht haben, werden hier unterschiedliche Datenblöcke angezeigt. Wenn für Sie beispielsweise die Option „Verpackung von Lieferscheinen/Label-Druck“ aktiviert ist, wird hier der Datenblock „NVE Einstellungen“ angezeigt, wenn Sie das Funktionsmerkmal „EAN Generierung“ gebucht haben, wird hier auch der Block „EAN Einstellungen“ angezeigt. Bearbeitungsmöglichkeiten:
Button Speichern:
Die aktuell angezeigten Daten werden validiert und gespeichert.
5. Glossar
GS1 / CCG GS1 Germany (vormals CCG, Centrale für Coorganisation GmbH )Kompetenzzentrum für deutsche Markenwirtschaft www.gs1-germany.de
DFÜ Datenfernübertragung Elektronischer Austausch von Geschäftsbelegen wie Bestellung, Lieferschein, Rechnung zwischen Geschäftspartnern
EDI Electronic Data Interchange siehe DFÜ
WebEDI EDI mit Unterstützung einer webbasierten Applikation.
