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Arbeitszeiterfassung und Auswertung
Software basierend auf dem eKey – Fingerscanner – System
Was ist eKey ?• netzwerkfähiges Zutrittskontrollsystem mit Client/Server Struktur• Anbindung an vorhandenen SQL Server zur Speicherung verschiedener
Daten:– Welcher Benutzer hat den Fingerscanner benutzt– Wo hat der Benutzer den Fingerscanner benutzt– Wann hat der Benutzer den Fingerscanner benutzt
• Durch diese Informationen kann eKey individuellen Zugriff zu bestimmten Bereichen oder Gebäuden gewähren bzw. verweigern
• eKey Software zur Festlegung welcher Benutzer wofür berechtigt ist
Basierend auf diesen Informationen nutzen wir das Fingerscanner-System für eine eigene kundenorientierte und erweiterbare Software zur Arbeitszeiterfassung und Auswertung
Was bieten wir ?• Software zur Erfassung der
Arbeits- und Pausenzeiten
• Software zur Analyse, Bearbeitung und Auswertung der erfassten Zeiten
Die Software zur Erfassung
Funktionsweise• Installiert auf einem PC mit Touch-Display und einem dazugehörigem Fingerscanner• Der Benutzer nutzt den Fingerscanner• eKey schreibt den erkannten Finger in die Datenbank• Der Eintrag in der Datenbank wird von unserer Software ausgelesen• Alle für den Benutzer erforderlichen Daten werden am Bildschirm angezeigt• Je nach aktuellem Status des Benutzers werden nur die Funktionstasten angezeigt, die einen
logischen Sinn ergeben, als Beispiel kann sich ein angemeldeter Benutzer nicht ein zweites Mal anmelden
• Meldet sich ein Benutzer an, werden Zeit und Benutzer in die Datenbank geschrieben• Geht der Benutzer in Pause wird ein Eintrag in die Datenbank geschrieben• Kommt ein Benutzer aus der Pause zurück, wird die Pausenzeit berechnet und die Zeit der
Arbeitszeittabelle hinzugefügt, auch mit Verweis auf die Pausenzeiten um diesen Zusammenhang später wieder zu erkennen
• Meldet er sich wieder ab, wird der vorhandene Eintrag um die Endzeit erweitert, die gesamte Arbeitszeit berechnet, die Pausenzeit abgezogen um damit die reale Arbeitszeit zu berechnen
• All diese Informationen stehen dann dauerhaft zur weiteren Verarbeitung und Auswertung zur Verfügung
Features• Viele zusätzliche Informationen wie:
– Schichtplanvorschau– Persönlicher Schichtplan-Ausdruck– Soll- / Ist Stunden – Vergleich
• Querprüfung mit der im Schichtplan für den Benutzer vorgegebenen Zeit– Kommt Jemand zu spät, wird eine zusätzliche Information mit der Verspätung in die Datenbank
geschrieben– Ist im Schichtplan ein „Schichtende“ angegeben und der Benutzer geht zu früh wird ebenfalls ein
Eintrag in der Datenbank erzeugt
• Autologout (Zeitvorgabe)– Festlegung einer Tageszeit, zu der das Programm alle Benutzer überprüft und diese, falls noch
angemeldet, abmeldet– Reduzierung der abgemeldeten Benutzer auf die in den Stammdaten angegebenen Tages –
Sollstunden– Bei aktivierter „Autopause“ wird der Arbeitszeit eine Pause hinzugefügt– Sollte ein Benutzer vergessen haben sich aus der Pause zurück zu melden, wird das
Arbeitszeitende auf den Pausenstart gelegt– Alle Vorgänge für Autologouts werden in eine separate Tabelle der Datenbank geschrieben, die in
der Auswertungs-Software als Warnungen angezeigt werden
• Automatische Auswahl (optional aktivierbar mit Zeitvorgabe)– Um zu verhindern, dass ein Benutzer den Fingerscanner benutzt und dann vergisst einen Button
zu betätigen, wurde eine Option integriert, um den Anmeldebildschirm automatisch wieder zu verlassen
– Frei wählbare Zeit in 5s Schritten– 2 wählbare Aktionen bei aktivierter Auto-Auswahl:
1. Nach Ablauf der Zeit die Taste „Abbruch“ betätigen2. Nach Ablauf der Zeit eine logische Operation durchführen (Bei Abwesend -> „Gekommen“ betätigen usw.)
• Auto-Pause (optional aktivierbar mit Zeitvorgabe ab wie viel Stunden)
Admin-Bereich• Passwortgeschützter Admin-Bereich• Programm agiert immer im Vordergrund, dem Benutzer ist es nicht möglich
Windowsfunktionen zu nutzen• Beenden und minimieren des Programms nur im Admin-Bereich möglich
Features
Admin-Bereich• Eigenes Design
– Hintergrundbild frei wählbar– Überschrift frei wählbar– Schriftfarben frei wählbar
• Zusätzliche Optionen zur Aktivierung / Deaktivierung für: - Pausen-Tasten- Teilschicht-Tasten- Soll-/Ist-Stunden
Anzeige- Schichtplan Anzeige- Drucken-Taste für
Schichtplan- Zeit für Autologout- Auto-Auswahl
Optionen
Die Software zur AuswertungAlle vom Programm zur Zeiterfassung gesammelten Daten können dann mit Hilfe des zweiten Programms bearbeitet werden.
• Statusübersicht aller Mitarbeiter• Meldungsliste mit relevanten Vorfällen• Mitarbeiter – Stammdaten – Bearbeitung• Festlegen, editieren und drucken eines Schichtplanes• Bearbeitung, Änderung und Anzeige der erfassten Arbeits-
und Pausenzeiten• Drucken von Stundennachweisen
Die Übersicht
• Beim Programmstart erscheint eine Übersicht aller Mitarbeiter• Farbkennzeichnung über den Status• Aktualisierung des Status alle 10 Sekunden
• Urlaub, Krank und Auswärts – Status werden einmal am Tag von der Software zur Zeiterfassung aktualisiert (Verknüpft mit der Funktion Auto-Log out)
Meldungen
• Übersicht relevanter Meldungen für den Verantwortlichen• Mitarbeiter zu spät gekommen• Mitarbeiter zu früh gegangen• Mitarbeiter hat vergessen sich abzumelden• Anzeige des Autologout (Autoreduzierung mit Tag, Stunden und Autopause)• Nicht Einhaltung vorgeschriebener Pausenzeiten
• Auswahl von Meldungen nach Art:• „Unquittiert ohne Datum“ -> Alle neuen Meldungen• „Unquittiert mit Datum“ -> Auswahlfelder für Start- und Enddatum• „Quittiert ohne Datum“ und „Quittiert mit Datum“• Zusätzlich „Alle“ mit und ohne Datum
• Checkbox zum quittieren mit Datum und Uhrzeit, wann quittiert wurde• Eingabemöglichkeit für einen zusätzlichen Text
Mitarbeiter Stammdaten• Standardeingaben für Namen, Vornamen, Personalnummer,
Geb. Datum, Adresse usw.• Spezifische Eingaben für Jahres-Soll-Stunden, Soll-
Arbeitsstunden pro Tag• Eintritts- und Austrittdatum, zur Berechnung und Anzeige der
Soll- / Ist – Stunden• Eingabe einer Meldung speziell für den Mitarbeiter, welche
Ihm beim nächsten Anmelden an der Zeiterfassung angezeigt wird
• Korrekturfaktor für Zeiterfassung, welche beim Abmelden des Mitarbeiters dessen Endzeit auf eine glatte Zeit abrundet
Schichtplan Funktionen• Einfache Erstellung eines Schichtplanes für alle Mitarbeiter ohne
komplizierte Eingaben von Start- oder Endzeit• Sortiert nach Kalenderwochen immer von Montags bis Sonntags• Eintragung von Krank, Urlaub oder Auswärts• Farbliche Markierung für alle Einträge• Festlegung von Teilschichten möglich• Ausdrucken des Planes mit allen Mitarbeitern, oder nach Gruppen• Automatisches Einfügen von Krank, Urlaub oder Auswärts in die
Arbeitszeittabelle mit der dem Mitarbeiter zugeordneten Tagesarbeitszeit• Soll- / Ist – Stunden-Anzeige direkt neben dem Namen, für eine bessere
Übersicht der Einteilung• Möglichkeit die Ansicht anzupassen, um nur die gewünschten Anzeigen zu
erhalten (Beginn/Ende/Teilschichtbeginn-/ende)
Schichtplan Übersicht
Arbeitszeiterfassung / -bearbeitung
• Einfache Bearbeitung der Start und Endzeit, automatische Neu-Berechnung
• Bearbeitung der Pausenzeit• Kommentare hinzufügen / entfernen• Farblich markierte Einträge für Urlaub/Krank/Auswärts• Anzeige nach Kalenderwoche• Anzeige auf eine Gruppe beschränken• Nach Namen suchen• Detail-Button zur Anzeige der gestempelten Zeiten• Einfaches hinzufügen von neuen Einträgen, mit zusätzlicher
Ansicht, ob der gewählte Mitarbeiter am gewünschten Tag schon anwesend war
Arbeitszeiterfassung / -bearbeitung
• Automatische Berechnung• Wahlweise mit Pause (automatische Start- / Endzeitfestlegung – kann aber auch
per Hand angepasst werden)• Intelligente Prüfung auf Plausibilität
Arbeitszeiterfassung / -bearbeitungNeuer Eintrag:
Auswertung / Drucken
• Einfache Auswahl der Mitarbeiter• Start- und Enddatum• Suchfunktion• Sortierbar nach Gruppen• Ausgewählte (Mehrfachselektion) oder alle
auf einmal hinzufügen• Erstellen der Stundennachweise für
ausgewählte Mitarbeiter
Auswertung - Auswahl
Auswertung - Beispielausdruck
Schlusswort / KontaktdatenBeide Programme unterliegen einer ständigen Anpassung und Veränderung durch Kundenwünsche. Sprechen Sie mit uns über Ihre Wünsche.
Mittec GmbHMitteldeutsche Automatisierungs- und NetzwerktechnikArthur-Schnitzler-Str. 10A06886 Lutherstadt Wittenberg
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