Arclab MailList Controller · PDF fileArclab MailList Controller – Anleitung – Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. Übersicht über das Programm und dessen Bestandteile

Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 1

Arclab

MailList Controller

Newsletter Management Software

Bedienungsanleitung Rev 11


Inhaltsverzeichnis

1. Übersicht über das Programm und dessen Bestandteile ......................................... 5

1.1 Hauptfenster mit Listenübersicht, Sendeaufgaben, Sendeberichten ............................ 7

1.2 Die einzelnen Karteireiter in der Übersicht ............................................................... 8

1.3 Editor zum Erstellen von HTML- und Textnachrichten ................................................ 9

1.4 Kontaktverwaltung zur Anzeige aller Mitglieder einer Liste ........................................ 12

1.5 Mailservice – Anzeige und Steuerung ..................................................................... 15

1.6 Lizenzverwaltung – Freischaltung der Kaufversionen ................................................ 16

1.7 Upgrade auf eine höhere Programmversion ............................................................ 17

1.8 Updatecheck – Überprüfung auf neuere Versionen ................................................... 18

2. Schnellstart – Erstellung und Versand einer Nachricht ......................................... 19

2.1 Schritt 1 - Eine Verteilerliste anlegen ..................................................................... 19

2.2 Schritt 2 – Eine Nachricht erstellen und versenden .................................................. 20

3. Schneller Zugriff auf wichtige Funktionen und Einstellungen ............................... 23

3.1 Installation und benutzerdefiniertes Setup ............................................................. 23

3.1.1 Benutzerdefiniertes Setup - Installationsverzeichnis .......................................... 24

3.1.2 Benutzerdefiniertes Setup - Alternative Datenbank ........................................... 24

3.1.3 Benutzerdefiniertes Setup - Startverhalten des Mailservice ................................ 25

3.1.4 Client / Server - Installation .......................................................................... 26

3.1.5 Benutzerdefiniertes Setup - Mailservice - Benutzerberechtigung ......................... 28

3.2 Listeneinstellungen bearbeiten .............................................................................. 29

3.3 Allgemeine Programmeinstellungen bearbeiten ....................................................... 30

3.3.1 Grundeinstellungen / Sende- und Empfangsintervall ......................................... 32

3.3.2 Sendeeinstellungen ...................................................................................... 33

3.3.3 Erweiterte Servereinstellungen (Sendebeschränkungen) ................................... 34

3.3.4 Autoresponder ............................................................................................. 36

3.3.5 Unzustellbare Nachrichten ............................................................................. 37

3.3.6 Archivierung bei Neueintragungen .................................................................. 38

3.3.7 Blacklisten - Verwaltung ................................................................................ 39

3.4 Posteingangsserver / POP3 ................................................................................... 40

3.4.1 Emailkonto - Einstellungen bearbeiten ............................................................ 40

3.4.2 Aliases – Funktion ........................................................................................ 41

3.5 Postausgangsserver / SMTP .................................................................................. 42

3.5.1 Kontoeinstellungen bearbeiten ....................................................................... 42

3.5.2 Authentifizierungsmethoden .......................................................................... 43

3.5.3 Direktversand per Pickup - Directory............................................................... 43

3.5.4 Nachrichten – Limit und Sendepause .............................................................. 43

3.6 Versand über ein externes Sendekonto .................................................................. 44

3.6.1 Ein externes Sendekonto einrichten ................................................................ 44

3.6.2 Handhabung der Passwörter .......................................................................... 46

3.6.3 Kontodaten erneut versenden ........................................................................ 47

3.7 Schlüsselwörter zum Ein- und Austragen in eine Liste .............................................. 48

3.7.1 Webformular ................................................................................................ 49


3.8 Status- und Sendeprotokoll .................................................................................. 50

3.9 Autoresponder / Single – und Double Opt In ........................................................... 51

3.9.1 Einstellungen für den Autoresponder und Opt In .............................................. 52

3.9.2 Nachrichtenvorlagen bearbeiten ..................................................................... 53

3.9.3 Autoresponder aktivieren und anpassen .......................................................... 54

4. Verteilerlisten - Erstellung und Verwaltung .......................................................... 55

4.1 Intern verwaltete Verteilerlisten ............................................................................ 56

4.2 Zugriff auf eine externe Verteilerdatenbank ............................................................ 57

4.3 Eine neue Verteilerliste anlegen ............................................................................ 58

4.3.1 Einstellungen für den Posteingangsserver ........................................................ 59

4.3.2 Einstellungen für den Postausgangsserver ....................................................... 60

4.3.3 Auswahl der Listenart ................................................................................... 61

4.4 Listeneinstellungen bearbeiten .............................................................................. 65

4.4.1 Listenname und Absenderbezeichnung ............................................................ 65

4.4.2 Datenbankfelder ........................................................................................... 66

4.4.3 Eingehende Nachrichten bearbeiten ................................................................ 67

4.4.4 Schlüsselwörter zum Ein- und Austragen ......................................................... 68

4.4.5 Posteingangsserver ....................................................................................... 68

4.4.6 Postausgangsserver ...................................................................................... 68

4.4.7 Autoresponder ............................................................................................. 68

4.5 Unzustellbare Nachrichten / Rückläufer .................................................................. 69

4.6 Empfänger zu einer Liste hinzufügen ..................................................................... 71

4.6.1 Eintrag per Webformular ............................................................................... 72

4.6.1.1 Webformular automatisch erstellen mit dem Webform Generator ..................... 72

4.6.1.2 Webformular mit PHP – Funktion manuell erstellen ........................................ 73

4.6.2 Eintrag per Webformular mit einem Formmailer ............................................... 75

4.6.3 Eintrag per Hyperlink .................................................................................... 78

4.6.4 Schlüsselwörter für das Ein- und Austragen ..................................................... 79

4.6.5 Nachrichtenformat für eine Eintragung ............................................................ 80

4.6.6 Nachrichtenformat für eine Austragung ........................................................... 81

4.6.7 Protokolle für eingehende Nachrichten ............................................................ 82

4.6.8 Direktimport von Empfängern ........................................................................ 83

4.6.9 Export von Kontakten ................................................................................... 86

4.7 Kontakte einer Liste anzeigen ............................................................................... 87

4.8 Daten und Status eines Kontakts bearbeiten........................................................... 88

4.9 Kontakte aus einer Liste löschen ........................................................................... 90

5. Nachrichten – Erstellung und Verwaltung ............................................................ 91

5.1 Interner oder externer Editor ................................................................................ 91

5.2 Der programminterne Editor im Überblick .............................................................. 92

5.3 Eine neue Nachricht erstellen ............................................................................... 95

5.4 Mitgelieferte Vorlagen verwenden .......................................................................... 97

5.5 Nachrichten im Textformat ................................................................................... 98

5.6 Nachrichten im HTML - Format.............................................................................. 99

5.7 Personalisierung von Nachrichten ........................................................................ 100

5.8 Grafiken in Nachrichten einbinden ....................................................................... 103

5.9 Source Mode – HTML-Quelltext ohne Änderungen importieren ................................ 104

5.10 Dateianhänge / Attachments ............................................................................ 105

5.11 Einen anderen HTML – Editor verwenden ............................................................ 106

5.12 Nachrichtenentwürfe speichern und wiederverwenden ......................................... 107

5.13 Versand über ein externes Sendekonten ............................................................. 109

5.14 Testnachrichten ............................................................................................... 110


5.15 Sendezeitpunkt und Versandstatus .................................................................... 111

5.16 Nachrichtenversand an Untergruppen ................................................................ 113

5.17 Sendeaufgaben ............................................................................................... 116

5.18 Sendeprotokolle .............................................................................................. 117

6. Nachrichten-Verfolgung / Email-Tracking .......................................................... 118

6.1 Auswertung durch Click-through Tracking ............................................................. 119

7. Sonstiges ............................................................................................................ 120

7.1 Service und Support .......................................................................................... 120

7.2 Problemlösungen und häufig gestellte Fragen (FAQ) .............................................. 121

7.3 Programmversionen, Funktionen, Bestellung und Preise ......................................... 122

7.4 Impressum ....................................................................................................... 123


1. Übersicht über das Programm und dessen Bestandteile

Die Software MailList Controller dient zur Erstellung von Newslettern und dem Versand dieser

Nachrichten an mehrere Personen gleichzeitig. Alle Empfänger können thematisch zu

Empfängerlisten zusammengefasst und so optimal verwaltet werden.

Die kostenlose Free Edition verwaltet eine Empfängerliste mit bis zu 50 Empfängern. Dies ist für

viele Privatanwender, Vereine oder Kleinfirmen ausreichend.

Mehr Kontakte verwalten die Light Edition (eine Liste mit maximal 500 Einträgen), die

Professional Edition (10 Listen mit jeweils maximal 10.000 Empfängern) sowie die Extreme

Edition mit beliebig vielen Listen und jeweils unbegrenzter Empfängeranzahl.

MailList Controller in folgende Bestandteile aufgegliedert …

das Hauptfenster

... öffnet sich nach dem Programmstart und zeigt auf mehreren Karteireitern alle

vorhandenen Empfängerlisten, Nachrichtenentwürfe, Sendeaufgaben und

Sendeberichte sowie weitere Statuswerte.

der Nachrichten – Editor

... dient zur Erstellung und Bearbeitung von Nachrichten. Der Editor öffnet sich durch

einen Klick auf „Neue Nachricht“ im Hauptfenster.

die Kontaktverwaltung

... in diesem Fenster werden alle Kontakte einer Empfängerliste übersichtlich aufgelistet.

Hier können auch Empfänger importiert, exportiert oder bearbeitet werden. Klicken Sie

zum Öffnen dieser Übersicht im Hauptfenster doppelt auf die entsprechende Liste.

der Mailservice

... empfängt und versendet alle Nachrichten und hat keine eigene Programmoberfläche,

denn er ist ein sogenannter Windows–Dienst. Er arbeitet unsichtbar im Hintergrund (wie

z.B. auch eine Antiviren-Software) und wird nur dann aktiv, wenn Nachrichten empfangen

oder versendet werden sollen.

Warum muss der Mailservice als Windows-Dienst betrieben werden?

... normale Programme können nur ausgeführt werden, wenn ein Benutzer am Computer

angemeldet ist. Dies ist an Servern meist nicht der Fall. Windows-Dienste hingegen

können auch ohne Anmeldung aktiv sein. Damit ständig Nachrichten empfangen und

verschickt werden können, wird der Mailservice als Dienst betrieben.

Der Mailservice wird entweder über die Programmoberfläche oder durch das kleine

Symbol in der Taskleiste gesteuert.


Alle Programmbestandteile in der Übersicht Das Hauptfenster (1) mit der Listenübersicht und weiteren Programmfunktionen, der Editor (2)

zur Erstellung von Nachrichten sowie die Empfängerübersicht (3) für jede einzelne Liste.


1.1 Hauptfenster mit Listenübersicht, Sendeaufgaben, Sendeberichten

Nach dem Programmstart sehen Sie folgenden Bildschirm. Er ist in drei Bereiche unterteilt. Die

grossen Schaltflächen im oberen Bereich dienen zum Umschalten der Hauptfunktionbereiche,

die den mittleren Bereich des Fenstes einnehmen. Unten befinden sich mehrere Schaltflächen

für verschiedenen Funktionen sowie eine grosse Statusanzeige.

Der Editor zur Nachrichtenerstellung und die Auflistung aller Mitglieder einer Empfängerliste

werden aus Gründen der Übersichtlichkeit und Platzbedarf in separaten Fenstern dargestellt.

Detailierte Betrachtung der Fensterbereiche ...

1. Auflistung aller vorhandenen Empfängerlisten

2. Detailinformationen zur ausgewählten Liste (Liste muss dazu anklickt werden)

3. Bearbeitungsmöglichkeiten der Liste (Liste muss dazu durch Klick ausgewählt sein)

4. Schaltflächen zum Wechsel der Funktionsbereiche

5. Schaltflächen für verschiedene Programmoptionen (z.B. Mailservice - Steuerung)

6. Informationen über aktuelle Programmaktivitäten


1.2 Die einzelnen Karteireiter in der Übersicht

Kontaktlisten

zeigt eine Auflistung aller vorhandenen Listen (die Anzahl an Kontaktlisten ist in der

Free Edition auf eine beschränkt)

Ausgehende Nachrichten

zeigt eine Auflistung aller vorbereiteten Nachrichten, die versendet werden sollen

Gesendete Nachrichten

zeigt eine Auflistung aller bereits verschickten Nachrichten

Eingehende Nachrichten

Nachrichtenstatus für alle vorhandenen Empfängerlisten

Externe Sendekonten

Auflistung aller vorhandenen Sendekonten, über die Personen Nachrichten an eine Liste

versenden dürfen.

Nachrichten - Entwürfe

Anzeige aller vorhandenen Nachrichtenentwürfe


1.3 Editor zum Erstellen von HTML- und Textnachrichten

Klicken Sie im Hauptfenster auf „Neue Nachricht“, um den Editor zu starten. Mit dem Editor

können Nachrichten im HTML-Format (Webseiten mit Grafiken und verschiedenen Schriftarten)

und als reine Textnachrichten erstellt werden.

Alle erstellten Nachrichten können als Vorlagen und Entwürfe abgespeichert und später erneut

verwendet und bearbeitet werden. Nach dem Start des Editors öffnet sich automatisch der

Karteireiter für den HTML-Teil der Nachricht.


Die Schaltknöpfe in der oberen Reihe (1) bieten folgende Möglichkeiten:

Neue Nachricht

beginnt mit einem leeren Entwurfsfenster für eine neue Nachricht

Vorlagen

öffnet das Auswahlfenster für die mitgelieferten Designvorlagen

Öffnen

zeigt alle gespeicherten Nachrichtenentwürfe an

Speichern

speichert die erstellte Nachricht mit allen Informationen ab

Speichern & Exit

speichert die Nachricht mit allen Einstellungen und beendet den Editor

Dateianhang

öffnet eine Auswahlbox, um eine oder mehrere Dateien auszuwählen, die mit der Email

verschickt werden soll(en)

Email testen

ermöglicht den Versand einer Nachricht an eine beliebige Emailadresse (sinnvollerweise

an sich selbst). So kann überprüft werden, ob die erstellte Nachricht inhaltlich und

optisch korrekt ist.

Email senden

die Nachricht wird für den Versand vorbereitet. Datum und Uhrzeit des Versands können

hier festgelegt werden.

Anleitung

öffnet diese Bedienungsanleitung

Mit dem Drop-Down Menü (2) können Sie aus allen vorhandenen Listen die gewünschte Zielliste

für die Nachricht auswählen.

Im grossen Eingabebereich (3) auf dem Karteireiter „HTML – Entwurf“ können Sie Ihre Nachricht

entwerfen oder auch eine vorhandene HTML-Seite importieren und diese weiter bearbeiten.

Sollten die Bearbeitungsmöglichkeiten nicht ausreichen, können Sie den Entwurf auch mit Ihrem

gewohnten Webeditor bearbeiten, ohne dass Sie Ihre Arbeit mit MaiList Controller beenden

müssen.

Klicken Sie dazu auf den Punkt „Mit externem HTML Editor öffnen“. Der Entwurf wird darauf hin

mit dem entsprechenden Editor geöffnet. Bearbeiten Sie nun hier den Entwurf und speichern Sie

ihn am Ende ab (ohne den Namen zu ändern). Schliessen Sie nun den Webeditor und klicken Sie

dann in dem kleinen Fenster auf den Button „Jetzt aktualisieren“. Der Entwurf wird dann vom

MailList Controller Editor automatisch neu eingelesen und alle vorgenommenen Änderungen

werden übernommen. Bitte beachten Sie, dass Nachrichten im HTML – Format von Emailprogrammen aus

Sicherheitsgründen oft gar nicht oder nur unvollständige dargestellt werden. Sie können deshalb

vorsichtshalber die Nachricht auch in reiner Textform mitsenden. Klicken Sie dazu auf den


Karteireiter „Nur Text“ und dort auf den Punkt „Text aus dem HTML-Entwurf verwenden“. MaillList

Controller übernimmt dann automatisch den gesamten Text aus dem HTML-Entwurf.

Die Schaltflächen (4) dienen zur Personalisierung der Nachricht. Wählen Sie zuerst mit dem

Drop-Down Menü „Feld“ das gewünschte Datenbankfeld aus. Dieses Feld kann nun wahlweise in

den Entwurf eingefügt werden („Feld in Text einfügen“) oder in die Nachrichtenzeile An (Feld in

„An“ einfügen) oder auch in die Betreff – Zeile der Email („Feld in Betreff einfügen“).

Alle Schaltflächen (5) dienen zur Bearbeitung des Entwurfs.

Genauere Informationen zum Editor finden Sie in Kapitel 5 – „Nachrichten - Erstellung und

Verwaltung“.


1.4 Kontaktverwaltung zur Anzeige aller Mitglieder einer Liste

Damit alle Kontakte und deren Daten übersichtlich dargestellt werden können, zeigt MailList

Controller alle Angaben in einem separaten Fenster an.

Durch einen Doppelklick auf eine Liste im Hauptfenster (Karteireiter „Empfängerlisten“) öffnet

sich die Kontaktverwaltung für diese Liste in einem neuen Fenster. Hier werden alle Mitglieder

der Liste tabellarisch angezeigt.

Um die Bildschirm - Anzeige zu beschleunigen, werden jeweils nur 1000 Empfänger gleichzeitig

aufgelistet. Sollte die Liste mehr als 1000 Personen enthalten, können Sie mit den Pfeiltasten

„Weiter“ und „Zurück“ zum nächsten 1000er Bereich weiterschalten.


Die Kontaktverwaltung bietet etliche Möglichkeiten, um alle Empfänger einer Liste zu sichten

und zu bearbeiten.


Erste 1000

zeigt die ersten 1000 Empfänger der Liste an

Vorherige 1000

zeigt die vorhergehenden 1000 Empfänger in der Liste an

Nächste 1000

zeigt die nächsten 1000 Empfänger innerhalb der Liste an

Hinzufügen

fügt einen Empfänger zur Liste hinzu

Bearbeiten

die Daten des ausgewählten Empfängers können gezielt bearbeitet werden

Löschen

entfernt den ausgewählten Empfänger aus der Liste

Import

Möglichkeit, mehrere Empfänger aus einer Datenquelle zu importieren

Export

exportiert Empfänger in eine externe Datenbank

Anleitung

öffnet diese Bedieungungsanleitung


Die Karteireiter (2) bieten folgende Möglichkeiten:

Alle Empfänger

zeigt alle Empfänger der Liste an

Aktive Empfänger

zeigt alle Empfänger an, die eine Nachricht erhalten

Ausgetragene Empfänger

zeigt alle ehemaligen Empfänger an, die nicht mehr aktiv sind

Unzustellbare Empfänger

zeigt alle Empfänger an, die unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar

sind

Unbestätigte Empfänger

zeigt alle Empfänger, die sich per Double Opt In eingetragen, ihre Daten aber noch nicht

bestätigt haben.

Die Reihenfolge der Auflistung kann jederzeit verändert werden. Klicken Sie dazu auf den kleinen

Pfeil (3) , um alle Empfänger alphabetisch umgekehrt aufzulisten.

Die Reihenfolge können Sie immer nur für die Spalte ändern, die gerade aktiv ist … hier z.B.

Emailadresse. Um eine andere Spalte auszuwählen, z.B. Status, klicken Sie einfach auf die

gewünschte Spaltenüberschrift. Der kleine Pfeil springt dann automatisch auf diese Spalte.

Mit der Suchfunktion (4) können Sie innerhalb der Emailadressen gezielt nach Begriffen suchen.

Geben Sie den gesuchten Begriff in dem Textfeld ein und klicken Sie dann auf das kleine Start-

Symbol rechts. Alle Emailadressen der Empfängerliste werden nun durchsucht und die Adressen,

die den gesuchten Begriff enthalten, angezeigt. Um wieder alle Empfänger anzuzeigen, klicken

Sie auf das kleine X - Symbol.


1.5 Mailservice – Anzeige und Steuerung

Der Mailservice ist eine wichtige Komponente, die alle Sende- und Empfangsaufgaben

übernimmt. Ähnlich wie ein Antiviren – Programm arbeitet der Mailservice von MailList Controller

dabei im Hintergrund, um ständig bereit zu sein, sobald Nachrichten empfangen oder versendet

werden sollen. Er besitzt deshalb auch keine eigene Programmoberfläche, sondern ist ein

sogenannter Windows – Dienst.

Der Mailservice kann jederzeit gestoppt werden. WICHTIG: Dann ist allerdings kein

Empfang oder Versand von Nachrichten möglich. Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf das

Icon „Service“ im linken unteren Fensterbereich.

Im rechten Bereich der Taskleiste sehen Sie zusätzlich ein kleines Icon, das den Status des

Mailservice ebenfalls anzeigt.


1.6 Lizenzverwaltung – Freischaltung der Kaufversionen

Nach Ihrer Bestellung erhalten Sie per Email Ihren persönlichen Freischaltschlüssel. Mit diesem

Schlüssel können Sie die installierte Free Edition in die entsprechende Version (Professional oder

Extreme) umwandeln. Öffnen Sie dazu den Dialog für die Update- und Lizenzverwaltung.

Geben Sie im Feld „Lizenzschlüssel“ Ihren persönlichen Freischaltcode ein und klicken Sie

abschliessend auf „Lizenz bestätigen“.

Die aktuelle Free Edition für die Freischaltung können Sie hier herunterladen …

https://www.arclab.com/de/newsletter-software/download.html

Eine rechtmässig erworbene Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar. Eine

Verpflichtung zum Erwerb von neueren Programmversionen besteht nicht.

Alle verfügbaren Updates innerhalb von 12 Monaten nach dem Erwerb

der Lizenz sind kostenlos.


1.7 Upgrade auf eine höhere Programmversion

Klicken Sie in der Update- und Lizenzverwaltung auf den Button „Lizenz erwerben“, um

Informationen und Bestellmöglichkeiten für die umfangreicheren Programmversionen zu

erhalten.

Weitere Informationen zu allen verfügbaren Programmversionen, Updates und News finden Sie

auch online …

https://www.arclab.com/de/newsletter-software/index.html


1.8 Updatecheck – Überprüfung auf neuere Versionen

Das Programm kann auf Wunsch automatisch überprüfen, ob eine neuere Version verfügbar ist.

Der Updatecheck kann jederzeit ausgeschaltet werden. Deaktivieren Sie dazu die Option „Beim

Programmstart nach Updates suchen“.


2. Schnellstart – Erstellung und Versand einer Nachricht

Detailierte Informationen zum Thema Listen, deren genaue Erstellung und Verwaltung finden Sie

im Kapitel 4.

Für den Versand einer Nachricht benötigen Sie eine Liste mit den Empfängern und die Nachricht,

die verschickt werden soll. Gehen Sie dazu wie folgt vor ...

2.1 Schritt 1 - Eine Verteilerliste anlegen

Wählen Sie im Hauptfenster die Option „Neue Verteilerliste“. Es öffnet sich darauf hin ein kleines

Fenster.

Geben Sie hier eine Namen für die Liste sowie auf Wunsch eine zusätzliche Beschreibung ein.

Diese wird nur programmintern verwendet und ist nach aussen nicht sichtbar. Klicken Sie dann

auf „Weiter“.

WICHTIGER HINWEIS:

Die Emailadresse für diese Empfängerliste sollte exklusiv auch nur für die Liste

benutzt werden, da MailList Controller diese Adresse auf neue Nachrichten prüft und

je nach Einstellung nicht für die Liste bestimte Nachrichten auch automatisch

löschen kann.

Ausführlichere Informationen zum Anlegen und Verwalten einer Verteilerliste finden Sie im

Kapitel 4.


2.2 Schritt 2 – Eine Nachricht erstellen und versenden

Als nächstes ist die Nachricht erforderlich, die versendet werden soll. Starten Sie dazu den

integrierter Editor durch einen Klick auf „Neue Nachricht“ im Hauptfenster.

Wenn Sie die Nachricht nicht selbst erstellen wollen, können Sie auch eine der mitgelieferten

Vorlagen benutzen. Klicken Sie dazu auf „Vorlagen anzeigen“.


Wählen Sie nun zuerst die Zielliste aus, an die die Nachricht verschickt werden soll. Damit weiss

MailList Controller auch, welche Datenbankfelder für die Personalisierung der Nachricht zur

Verfügung stehen und kann diese im Editor zur Verfügung stellen.

Im markierten Bereich „Feld“ finden Sie nun alle verfügbaren Datenbanksätze für diese Liste.

Und diese können für die Personalisierung verwendet werden. Wählen Sie dazu den gewünschten

Datensatz aus, z.B. Vorname und wählen Sie dann aus, wo ein Platzhalter für diesen Datensatz

eingefügt werden soll … hier [Name] direkt in den Nachrichtentext.


Dieser Platzhalter wird beim Versand der Nachricht automatisch durch die Angaben aus der

Empfängerdatenbank ersetzt. Sie können alle verfügbaren Datenbankfelder beliebig oft

verwenden.

Nachdem Sie den Nachrichtentext erstellt und die Betreff-Zeile ausgefüllt haben, kann die Email

auch schon versendet werden.

WICHTIGER TIPP:

Vor dem endgültigen Versand einer Nachricht ist es ratsam, immer zuerst anhand

einer Testnachricht zu überprüfen, ob alle Einstellungen richtig sind. Klicken Sie dazu

auf „Email testen“. Hier können Sie nun eine Testnachricht an sich selbst versenden,

die auf Wunsch auch schon personalisiert ist. So können Sie optimal prüfen, ob die

Nachricht inhaltlich und optisch in Ordnung ist.

Ausführlichere Informationen zur Erstellung und dem Versand von Nachrichten finden Sie im

Kapitel 5.


3. Schneller Zugriff auf wichtige Funktionen und Einstellungen

3.1 Installation und benutzerdefiniertes Setup

MailList Controller kann sowohl auf einem normalen PC oder Notebook als auch auf einem Server

installiert werden. Bei der Programminstallation können Sie deshalb viele Optionen an Ihre

Bedürfnisse anpassen. Die nachträgliche Bearbeitung der Programmeinstellungen ist jederzeit

möglich … siehe Kapitel 3.3.

Bei der Programminstallation können Sie folgende Einstellungen vornehmen …

Express Setup

Wählen Sie diese Installationsart, wenn alle vom Programm vorgestellen Einstellungen

standardmässig vorgenommen werden sollen.

Benutzerdefiniertes Setup

Hier können folgende Einstellungen verändert werden ...

Installationsverzeichnis

Alternative Datenbank für die Empfängerlisten

Verhalten des Mailservice beim Programmstart

Zugriffsberechtigungen für den Mailservice


3.1.1 Benutzerdefiniertes Setup - Installationsverzeichnis

Wählen Sie das Verzeichnis aus, in das alle Programmdateien sowie die Datenbank mit dem

Empfängerlisten installiert werden soll.

WICHTIGER HINWEIS: Kann das Programm durch fehlende Zugriffsrechte nicht auf

die Daten in dem Verzeichnis zugreifen, was besonders bei Netzlaufwerken häufig

der Fall ist, können keine Nachrichten versendet werden. Eine Anleitung für das

korrekte Einstellen der Zugriffsrechte finden Sie hier …

https://www.arclab.com/de/newsletter-software/faq.html#2.1

3.1.2 Benutzerdefiniertes Setup - Alternative Datenbank

Sie können alle Angaben zu den Empfängern auch in einer anderen Datenbank ablegen. Die Verbindung zu dieser Datenbank erfolgt über ODBC.


3.1.3 Benutzerdefiniertes Setup - Startverhalten des Mailservice

Der Mailservice ist für den Versand und Empfang aller Nachrichten zuständig. Er ist ein

sogenannter Windows-Dienst und hat keine eigene Programmoberfläche. Der Mailservice läuft

im Hintergrund (wie bei einer Antivirensoftware), um ständig einsatzbereit und von der

eigentlichen Programmoberfläche unabhängig zu sein.

Auf diesem Bildschirm können Sie das Verhalten des Mailservices festlegen.

Mailservice sofort beim Start von Windows aktivieren

Wenn MailList Controller ständig für den Empfang und Versand von Nachrichten

bereit sein soll, dann muss der Service permanent aktiv sein, also am besten

gleich mit Windows gestartet werden.

Mailservice erst beim Start von MailList Controller aktivieren

Genügt es, dass Nachrichten nur dann empfangen und verschickt werden, wenn Sie

MailList Controller starten, dann ist diese Einstellung zu empfehlen

Clientmodus … Installation ohne Mailservice

In diesem Fall erfolgt der Versand über einen anderen Rechner, auf dem MaiList Controller

ebenfalls installiert ist. Die lokale Installation des Programms dient nur der Verwaltung

der Empfängerlisten und benötigt deshalb keinen Mailservice für den Empfang und

Versand.

Wie Sie MailList Controller auf Client / Server – Basis einsetzen, wird im folgenden dargestellt …


3.1.4 Client / Server - Installation

MailList Controller kann auch in einer Client/Server – Umgebung eingesetzt werden.

Für den Versand und Empfang von Nachrichten ist bei MailList Controller ein eigenes Programm,

der sogenannte Mailservice zuständig. Der Mailservice empfängt und versendet alle

Nachrichten und hat keine eigene Programmoberfläche, denn er ist ein sogenannter Windows–

Dienst. Er arbeitet unsichtbar im Hintergrund (wie z.B. auch eine Antiviren-Software) und wird

dann aktiv, wenn Nachrichten empfangen oder versendet werden sollen. Das ist auch der Grund,

warum der Mailservice als Windows-Dienst betrieben wird.

Normale Programme können nur ausgeführt werden, wenn ein Benutzer am Computer

angemeldet ist. Windows-Dienste können auch ohne Anmeldung aktiv sein und dies ist auf einem

Server sehr wichtig, da hier während des Betriebs häufig kein Benutzer angemeldet ist. Damit

ständig Nachrichten empfangen und verschickt werden können, wird der Mailservice als Dienst

betrieben.

Dadurch ist es möglich, den Mailservice für Empfang und Versand auf einem Server und die

normale Benutzeroberfläche zur Verwaltung der Empfängerlisten auf einen anderen PC zu

betreiben. Gehen Sie für eine derartige Konfiguration wie folgt vor …

1. Legen Sie ein „data“ - Verzeichnis auf dem gewünschten Netzlaufwerk an.

Dieses Verzeichnis wird alle Daten der Empfängerlisten enthalten.

2. Installieren Sie MailList Controller auf dem Server. Verwenden Sie dabei

die Option „Benutzerdefiniertes Setup“.

3. Wählen Sie hier als Datenverzeichnis den bei Punkt 1 erzeugten Ordner aus.

4. Wählen Sie im nächsten Schritt die Option „MailList Controller Datenbank verwenden“

aus.

5. Auf dem nächsten Fenster wählen Sie die Option „Mailservice sofort beim Starten von

Windows aktivieren“. Der Service kann auf dem Server auch aktiv sein, wenn niemand

angemeldet ist und so jederzeit senden und empfangen.

6. Der nächste Schritt ist sehr wichtig ! Sollte das Benutzerkonto „Lokales System“ keine

Zugriffsrechte auf das ausgewählte Datenverzeichnis haben, müssen Sie nun einen

authorisierten Benutzer angeben. Nur mit der entsprechenden Berechtigung kann der

Mailservice auf die Datenbank zugreifen.

7. Klicken Sie abschliessend auf „Fertig stellen“. Die Installation auf dem Server ist damit

abgeschlossen.

8. Starten Sie nun die Installation auf dem Client – PC und wählen Sie hier ebenfalls

wieder „Benutzerdefiniertes Setup“.

9. Geben Sie im nächsten Schritt das vorher festgelegte Verzeichnis mit der Datenbank

an.

Bei der Art der Datenbank wählen Sie ebenfalls wieder „MailList Controller Datenbank

verwenden“ aus.


Da der Mailservice auf diesem PC nicht benötigt wird, wählen Sie jetzt die Option

„Clientmodus: Den Mailservice nicht auf diesem Compter installieren“ aus.

Nun ist es wiederum überaus wichtig, die richtigen Einstellungen für das verwendete

Benutzerkonto vorzunehmen. Wählen Sie die Option „Mailservice mit folgenden

Benutzereinstellungen ausführen“ und geben die Daten für ein Konto ein, das Zugriff auf das

Laufwerk mit der ausgewählten Datenbank hat.

Sollte es beim Versand zu Problemen kommen, liegt dies mit hoher

Wahrscheinlichkeit an falschen Zugriffsrechten für das angegebene

Benutzerkonto, so dass der Mailservice nicht auf die Empfänger-

datenbank zugreifen kann. Eine detailierte Lösung für dieses Problem

finden Sie hier …


Beenden Sie auch diese Installation mit „Fertig stellen“. Im Hauptfenster sollte nun der aktuelle

Mailservice – Status für diesen PC auf Client Modus stehen.

Bitte beachten Sie, dass immer nur jeweils ein Client – PC Zugriff auf die anderweitig installierte

Empfängerdatenbank hat. Ein gleichzeitiger Zugriff von mehreren Client – PCs ist nicht möglich.


3.1.5 Benutzerdefiniertes Setup - Mailservice - Benutzerberechtigung

WICHTIGER HINWEIS:

Kann keine Nachricht versendet werden, liegt dies meist an einer falschen

Einstellung für den Postausgangsserver (Kapitel 3.5) oder an einer fehlenden

Zugriffsberechtigung für den Mailservice, der nicht auf die Datenbank mit den

Empfängerlisten zugreifen kann.

Eine genaue Anleitung zur Vermeidung dieser Probleme finden Sie hier …


Windows – Dienste sind bei der Benutzer- bzw. Zugriffsberechtigung standardmässig stark

eingeschränkt. Dies ist aus Sicherheitsgründen auch verständlich. Leider ist der MailList

Controller Service dadurch auch stark eingeschränkt und darf nicht auf externe Laufwerke und

Daten zugreifen.

Wenn Sie die Datenbank mit den Empfängerdaten extern ausgelagert haben, müssen Sie dem

Mailservice explizit erlauben, auf diese Daten zuzugreifen. Geben Sie deshalb die Kontodaten für

diesen Zugriff an.


3.2 Listeneinstellungen bearbeiten

Für jede Empfängerliste gibt es etliche Einstellungen, die nur die jeweilige Liste betreffen, z.B.

den Posteingangsserver. Alle wichtigen Einstellungen für eine Liste können Sie wie folgt

bearbeiten und ändern ...

Klicken Sie die gewünschte Empfängerliste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann

den Punkt „Listeneinstellungen bearbeiten“ oder selektieren Sie die Liste mit einem einfachen

Linksklick und wählen Sie dann die Option „Listeneinstellungen“ links daneben.

In beiden Fällen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle wichtigen Einstellungen für diese Liste

finden.

Genauere Informationen zu allen Listeneinstellungen finden Sie im Kapitel 4.4


3.3 Allgemeine Programmeinstellungen bearbeiten

Allgemeine Programmeinstellungen sind alle Einstellungen, die nicht eine einzelne

Empfängerliste betreffen, sondern das gesamte Programmverhalten bestimmen. Zu den

allgemeinen Programmeinstellungen gehören ...

Zeitraum für den Nachrichten – Abgleich

Programm – Setup und Installation

Anzahl der Sendewiederholungen

Blacklisten - Verwaltung

HELO / Hostname

Nachrichten – ID

Maximale Nachrichtenanzahl pro Verbindung

Maximale Nachrichtenanzahl pro POP3 – Session

Autoresponder – Standardnachrichten für Single- und Double OptIn

Unzustellbare Nachrichten erkennen und verarbeiten

Schlüsselwörter für die Erkennung von unzustellbaren Nachrichten

Autoarchivierung von Neueintragungen

Klicken Sie im Hauptfenster auf das Icon „Optionen“ im linken unteren Fensterbereich, um die

programmweit wirksamen Einstellungen aufzurufen und zu verändern.

Es öffnet sich ein kleines Fenster mit mehreren Karteireitern, die nach verschiedenen Bereichen

geordnet sind. Hier sind alle Programmeinstellungen zusammengefasst.


Mit der Option „Grundeinstellungen ändern“ können Sie übrigens wie in Kapitel 3.1 beschrieben

ein benutzerdefiniertes Setup der Software durchführen.


3.3.1 Grundeinstellungen / Sende- und Empfangsintervall

Hier können Sie festlegen, wie oft die Listenkonten auf neue Nachrichten überprüft werden

sollen. Bei diesem Abgleich werden alle eingestellten Posteingangsserver auf Nachrichten

überprüft. Sie können auch jederzeit einen manuelle Synchronisierung durchführen. Klicken Sie

dazu im Hauptfenster auf den Button „Sync“ im unteren linken Fensterbereich.

WICHTIG: Starten Sie nach einer Änderung des Zeitintervalls den Mailservice neu (Hauptfenster

→ Button „Service“ im linken unteren Fensterbereich), damit die Einstellung übernommen wird.

Wenn Sie aus irgendwelchen Gründen die aktuelle Programminstallation ändern wollen oder das

Programm neu installieren müssen, können Sie mit der Option „Programm – Setup erneut

ausführen“ jederzeit Änderungen vornehmen. Wichtig ist hier die Position der Hauptdatenbank

mit allen Angaben zu den Listen und Empfängern. Diese Datenbank ist im Microsoft Access –

Format und befindet sich standardmässig im Unterverzeichnis „data“. Auch diese Einstellung

kann hier geändert werden.


3.3.2 Sendeeinstellungen

#Versuche

mit dieser Einstellung können Sie festlegen, wie oft MailList Controller eine Nachricht an einen

Empfänger nochmals versenden soll, wenn der erste Versuch fehlgeschlagen ist. Sollten auch

diese Sendungen nicht gelingen, wird die Zustellung an den Empfänger als fehlerhaft

protokolliert.

HELO/Hostname

Der Hostname ist die eindeutige Bezeichnung eines Computers innerhalb eines Netzwerks. Diese

Einstellung wird von MailList Controller automatisch ermittelt, Sie können diesen Wert aber auch

jederzeit manuell ändern.

Nachrichten – ID

Dies ist eine Nachrichten-spezifische Angabe innerhalb jeder Email. Auch dieser Wert wird von

MailList Controller automatisch vergeben, kann aber bei Bedart auch manuell zugeteilt werden.

X – Mailer

Diese Angabe wird wie bei jedem anderen Emailprogramm in alle ausgehenden Nachrichten

eingefügt und dient dazu, das Programm (hier also MailList Controller) zu identifizieren, mit dem

die Nachrichten versendet wurden. Die Standardeinstellung sollte nach Möglichkeit beibehalten

werden.


3.3.3 Erweiterte Servereinstellungen (Sendebeschränkungen)

Oft ist es aufgrund der technischen Gegebenheiten notwendig, die Transfermenge an Nachrichten

während einer bestimmten Zeitspanne anzupassen. MailList Controller bietet hier umfangreiche

Anpassungsmöglichkeiten.

#per Con

Etliche Mailserver akzeptieren nur eine bestimmte Anzahl von Nachrichten während einer

Verbindung. Diesen Wert können Sie optimal an die Vorgaben anpassen.

WICHTIGER TIPP:

Erfahrungsgemäss taucht das Problem der maximalen Nachrichtenanzahl auch

häufig in Zusammenhang mit Antiviren – Programmen auf, die die Anzahl der

versendeten Nachrichten protokollen und regulieren. Mit dieser Einstellung können

Sie hier ggf. Probleme vermeiden.

Limit POP3

Diese Einstellung legt die maximale Anzahl von Nachrichten fest, die während einer Verbindung

zum Posteingangsserver empfangen werden.

Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten programmweit. Sie können aber auch für jede

Empfängerliste nochmals genau definierte Sendekapazitäten festlegen. Öffnen Sie dazu die

Listeneinstellungen (siehe Kapitel 4.4) und wechseln Sie auf den Karteireiter


„Postausgangsserver (SMTP)“. Im Bereich „Nachrichten – Limit“ können Sie die Versandmenge

an die technischen Gegebenheiten Ihres Mailservers anpassen.


3.3.4 Autoresponder

Der Autoresponder (engl. Autoreply) ist eine Programmfunktion, die beim Empfang bestimmter

Nachrichten automatisch eine Antwort–Email verschickt. Dies ist z.B. notwendig, wenn sich

Personen in eine Empfängerliste eingetragen haben und wissen wollen, ob die Eintragung

erfolgreich war.

Genaue Information zum Thema Autoresponder (Aktivierung, Single Opt In, Double Opt In

listenspezifische Einstellungen, Vorlagen für die Antwort-Nachrichten usw.) finden Sie im Kapitel

3.9.


3.3.5 Unzustellbare Nachrichten

Hier können Sie festlegen, was mit Nachrichten geschehen soll, die den Empfänger nicht erreicht

haben.

Wenn diese Rückläufer von MailList Controller erkannt und bearbeitet werden sollen, dann

aktivieren Sie hier die Einstellung „Rückläufer erkennen“. Dadurch wird der entsprechende

Empfänger in der Liste automatisch auf den Status „Unzustellbarer Empfänger“ gesetzt und bei

der nächsten Aussendung nicht mehr berücksichtigt.

Sie können diesen Empfänger auch gleich komplett aus der Liste löschen, wenn Sie die Option

„Nicht erreichbare Empfänger löschen“ aktivieren.

Zur Erkennung von Rückläufern durchsucht MailList Controller ankommende Nachrichten auf die

typischen Stichwörter für nicht zustellbare Emails. Standardmässig sind die wichtigsten bereits

vordefiniert. Sie können diese Liste an Schlüsselwörtern aber jederzeit abändern. Klicken Sie

dazu auf die Option „Schlüsselwörter anpassen“.


3.3.6 Archivierung bei Neueintragungen

Mit dieser Funktion können Sie eine automatische Archivierung von Neueintragungen

vornehmen. MailList Controller speichert dabei alle eingegangenen Nachrichten bzgl. einer

Neueintragung im .eml – Format für einen späteren Nachweis, dass sich die betreffende Person

per Email in eine Empfängerliste eingetragen hat.


3.3.7 Blacklisten - Verwaltung

Oft sind Emailadressen von bestimmten Personen oder Domains unerwünscht. Mit einer

Blackliste können Sie die Eintragung derartiger Emailadressen in eine Liste blockieren.

Klicken Sie auf den unteren Button „Blacklist Datei bearbeiten“, um eine Domain oder

Emailadresse auf die Blackliste zu setzen. Auch die Blockierung von gewissen Texten ist möglich.

Im sich öffnenden Texteditor können Sie die betreffenden Adressen, Domains oder Texte

eintragen.

MailList Controller überprüft alle eingehenden Nachrichten auf deren Inhalt und Absender. Bei

Übereinstimmungen mit der Blackliste werden die entsprechenden Emails aussortiert und der

Absender nicht in die Empfängerliste eingetragen.


3.4 Posteingangsserver / POP3

3.4.1 Emailkonto - Einstellungen bearbeiten

Der Posteingangsserver empfängt alle ankommenden Nachrichten. Wenn sich Personen selbst in

eine Empfangliste ein- oder austragen sollen (z.B. über ein Webformular oder per Email), muss

für diese Liste ein Posteingangsserver angegeben werden. MailList Controller kontaktiert diesen

Server und prüft, ob neue Nachrichten für eine Liste vorhanden sind. Um bei Bedarf verschiene

Posteingangsserver verwenden zu können, wird der Server für jede Liste separat eingestellt. Sie

können natürlich für alle Listen auch denselben Server verwenden, nur die Emailadresse muss

listenspezifisch sein.

WICHTIGER HINWEIS:

Es ist absolut notwendig, für jede Empfängerliste eine eigene Emailadresse zu

verwenden, damit MailList Controller ankommende Nachrichten der richtigen Liste

zuordnen kann und damit Nachrichten nicht vorher evtl. von einem anderen

Emailprogramm abgeholt werden.

Die Angaben für den Posteingangsserver werden beim Anlegen einer neuen Liste erfragt. Sie

können alle Einstellungen für den Posteingangsserver aber auch jederzeit nachträglich ändern.

Klicken Sie dazu im Hauptfenster mit rechts auf die gewünschte Liste und wählen den Punkt

„Listeneinstellungen bearbeiten“.


Auf dem Karteireiter „Posteingangsserver (POP3)“ finden Sie dann alle Einstellungen für diese

Liste. Viele Server verlangen heute eine gesicherte Verbindung nach SSL-Standard. Sollte das

auch bei Ihrem Server der Fall sein, so aktivieren Sie die Option „Der Posteingangsserver

benötigt eine sichere Verbindung (SSL)“.

3.4.2 Aliases – Funktion

Evtl. verfügt Ihr Posteingangsserver über eine Aliases – Funktion für Emailkonten. Aktivieren Sie

die Option „Das Emailkonto beinhaltet ….“, wenn Sie diese nutzen wollen.


3.5 Postausgangsserver / SMTP

3.5.1 Kontoeinstellungen bearbeiten

Über den Postausgangsserver werden alle Nachrichten versendet. Es ist deshalb zwingend

notwendig, einen Postausgangsserver anzugeben. MailList Controller bietet die Möglichkeit, für

jede Empfängerliste einen eigenen Server anzugeben. Es kann aber auch immer derselbe

verwendet werden.

WICHTIGER TIPP:

Die hier getroffenen Einstellungen sind erfahrungsgemäss die häufigste Fehlerquelle

für Probleme beim Versenden von Nachrichten. Sollten der Versand nicht

funktionieren, dann überprüfen Sie unbedingt zuerst die Einstellungen für den

Postausgangsserver und hier besonders die verwendete Authentifizierungsmethode.

Identisch zum Posteingangsserver werden alle notwendigen Einstellungen für den

Postausgangsserver beim Anlegen einer neuen Liste abgefragt und auch diese Einstellungen

können jederzeit nachträglich bearbeitet und verändert werden. Klicken Sie dazu im

Hauptfenster mit rechts auf die gewünschte Liste und wählen den Punkt „Listeneinstellungen

bearbeiten“.

Bitte verwenden Sie hier auf jeden Fall die richtige Authentifizierungsmethode für Ihren

Postausgangsserver, da MailList Controller sonst keinen Kontakt herstellen und die Nachrichten

versenden kann.


3.5.2 Authentifizierungsmethoden

MailList Controller bietet alle wichtigen Verfahren zur Authentifizierung an einem

Postausgangsserver an. Bitte überprüfen Sie Ihre Einstellung hier sorgfältig, da sonst kein

Versand von Nachrichten möglich ist.

Neben der Standardmethode SMTP – AUTH sind vor allem SSL – Verbindungen sehr häufig. SSL

(Secure Socket Layer) ermöglicht eine gesicherte Datenübertragung und wird von immer mehr

Mailservern unterstützt.

3.5.3 Direktversand per Pickup - Directory

Wenn Sie bereits einen eigenen Mailserver im Einsatz haben, könnnen Sie Nachrichten auch

direkt versenden. Der Mailserver muss dazu allerdings die Option eines sogenannten Pickup –

Verzeichnisses unterstützen. Dieses Verzeichnis müssen Sie bei Verwendung dieser Methode

angeben.

MailList Controller erzeugt dann für jede Nachricht automatisch einen *.eml – Datei im

angegebenen Verzeichnis, die der Mailserver auswerten und versenden kann.

3.5.4 Nachrichten – Limit und Sendepause

MailList Controller versendet alle Nachrichten immer mit der schnellstmöglichen

Geschwindigkeit, doch viele Postausgangsserver begrenzen die Datenmengen beim Versand von

Nachrichten künstlich, um zu hohen Datendurchsatz zu vermeiden. So kann es passieren, dass

der Versand von Nachrichten komplett abgebrochen wird.

Durch die hier gemachten Einstellungen können Sie die Versandmenge exakt an Ihren

Postausgangsserver anpassen, um ein Maximum an Geschwindigkeit zu erreichen. Die nötigen

Werte können Sie entweder den Angaben Ihres Providers entnehmen und durch Veränderung

dieser Einstellungen ermitteln.


3.6 Versand über ein externes Sendekonto

Diese Möglichkeit stellt eine Besonderheit der Software dar. Sie können Nachrichten nicht nur

mit dem Programm direkt versenden, sondern auch mit Ihrem gewohnten Emailprogramm ...

d.h. Sie verfassen und verschicken die Serien-Email ganz normal mit Ihrem standardmässigen

Emailprogramm z.B. Microsoft Outlook. Empfänger dieser Nachricht ist allerdings MailList

Controller, der die Nachricht empfängt und dann automatisch an alle Mitglieder der

entsprechenden Liste weiterversendet.

So ist es im Prinzip möglich, von jedem beliebigen Ort aus eine Nachricht an alle Empfänger

einer vorhandenen Liste zu versenden, ohne dass MailList Controller auf dem jeweiligen PC

installiert sein muss.

Damit nur Personen Nachrichten versenden können, die dazu berechtigt sind, muss in MailList

Controller für diese Person ein Sendekonto eingerichtet werden. Zur Einrichtung eines solchen

Kontos gehen Sie wie folgt vor ...

3.6.1 Ein externes Sendekonto einrichten

Klicken Sie im Hauptfenster auf den Button „Externe Sendekonten“ und hier links auf „Neues

Sendekonto anlegen“.

Es öffnet sich ein kleines Fenster. Wählen Sie hier zunächst die Empfängerliste aus, an die

Nachrichten weitergeleitet werden sollen. Wenn MailList Controller eine Nachricht vom Inhaber

des Sendekontos empfängt, wird die Nachricht an alle Personen in dieser Liste weitergeleitet.


Geben Sie die Emailadresse an, von der aus alle Nachrichten verschickt werden. Diese

Emailadresse ist der erste Sicherheitkriterium, das von MailList Controller überprüft wird.

Nur Nachrichten von dieser Absenderadresse werden akzeptiert. Sind der Absender der Nachricht

und die hier angegebene Emailadresse identisch, erkennt MailList Controller, dass eine Email zur

Weiterleitung eingetroffen ist.

Klicken Sie dann auf „Weiter“. Im nächsten Fenster können Sie zwei Passwörter festlegen, die

die Nachricht enthalten muss, um von MailList Controller akzeptiert zu werden. Dies ist das

zweite Sicherheitskriterium, das von MailList Controller überprüft wird. Die richtige

Absendeadresse würde alleine nicht reichen, da diese gefälscht sein könnte. Die hier

vorgeschlagenen Passwörter können Sie beliebig abändern.

Wenn MailList Controller also eine Nachricht für eine Liste empfängt, wird überprüft, ob der

Absender ein externes Sendekonto besitzt und wenn ja, ob die Nachricht eines der beiden

Passwörter enthält. Sind beide Punkte zutreffend, wird die Nachricht akzeptiert und an alle

Personen der eingestellten Liste weitergeleitet.

Nutzen Sie auch hier die Möglichkeit, vor dem Versand an alle Empfänger eine anhand einer

Testnachricht alles (optische und inhaltliche Richtigkeit) zu überprüfen.


3.6.2 Handhabung der Passwörter

Die Passwörter müssen in der Betreff–Zeile der Email stehen. MailList Controller überprüft die

Nachricht auf die Absendeadresse und das passende Passwort. Nur wenn beide Kriterien erfüllt

sind, akzeptiert MailList Controller die Nachricht.

Um z.B. eine Testnachricht zu versenden, muss die Betreff-Zeile hier wie folgt aussehen ...

TP845BC6A8 Das ist eine Textnachricht

Der Text hinter dem Passwort ist natürlich frei wählbar, das Passwort wird vor dem Versand an

alle Empfänger automatisch aus der Zeile entfernt, so dass der Empfänger nur den Text zu sehen

bekommt. Die eingestellten Passwörter sollten auch nur dem Kontoinhaber bekannt sein. Klicken

Sie nach dem Festlegen der Passwörter auf „Weiter“.

Klicken Sie nun auf „Fertig stellen“, um das Konto zu aktivieren. Der Kontoinhaber erhält dann

automatisch eine Email mit allen wichtigen Einstellungen, damit er eine Nachricht an die

eingestellte Liste versenden kann.

Sie können für jede Liste im Prinzip beliebig viele Sendekonten anlegen, so dass auch mehrere

Personen von aussen Nachrichten an eine Empfängerliste verschicken können.


3.6.3 Kontodaten erneut versenden

Sollte der Kontoinhaber die Kontodaten erneut benötigen, so können Sie ihm jederzeit eine Email

mit allen notwendigen Angaben zusenden. Klicken Sie dazu im Hauptfenster das entsprechende

Konto an. Auf dem Karteireiter „Passwörter“ finden Sie die Option „Nachrichten mit allen

Einstellungen zusenden“. Der Kontoinhaber erhält dann erneut eine Email mit allen wichtigen

Einstellungen.


3.7 Schlüsselwörter zum Ein- und Austragen in eine Liste

Personen können sich selbst in eine Empfängerliste ein- oder austragen (z.B. über ein

Webformular oder einfach per Email). MailList Controller wertet dazu die empfangene Email aus

und sucht in der Betreff-Zeile nach Schlüsselwörtern. Diese Schlüsselwörter können Sie für jede

Liste beliebig festlegen. Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf die entsprechende Liste und öffnen

Sie die Listeneinstellungen.

Auf dem Karteireiter „Eingehende Nachrichten“ finden Sie die Option „Bearbeitung eingehender

Nachrichten aktivieren“. Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, verarbeitet MailList Controller

ankommende Emails. Bitte beachten Sie, dass auch ein Posteingangsserver festgelegt sein muss,

damit Nachrichten empfangen werden können.


3.7.1 Webformular

Der programminterne Webformular Generator hilft Ihnen dabei, eine komplett fertige Lösung für

ein Webformular mit Auswertung der Eingaben und Weiterleitung der der Daten an Ihre

Empfängerliste aufzubauen. Die Auswertung der Daten ernimmt dabei ein PHP-Skript, das vom

Generator ebenfalls automatisch erzeugt wird.

Klicken Sie auf „Eintrag per Webformular“, um zu sehen, welche Einstellungen und Angaben

notwendig sind, um sich per Webformular in die Empfängerliste einzutragen.

Wie Sie ein Webformular manuell erstellen können, zeigt Ihnen Kapitel 4.6.1 – Eintrag per

Webformular.


3.8 Status- und Sendeprotokoll

MailList Controller protokolliert viele der Programm- und Sendaktivitäten mit. Die aktuellen

Programmaktivitäten sehen Sie direkt im Hauptfenster rechts unten.

Alle Sende- und Empfangsaktivitäten inkl. Fehlermeldungen werden in einer separaten Logdatei

gespeichert. Diese Datei können Sie über den Button „Protokoll“ erreichen. Klicken Sie auf

„Datei“ … Unterpunkt „Alle Logdateien“ anzeigen“, um ältere Protokolle einzusehen.


3.9 Autoresponder / Single – und Double Opt In

Der Autoresponder (engl. Autoreply) ist eine Programmfunktion, die beim Eintreffen bestimmter

Nachrichten automatisch eine Antwort–Email verschickt. Dies ist z.B. notwendig, wenn sich

Personen in eine Empfängerliste eingetragen haben und wissen wollen, ob die Eintragung

funktioniert hat.

Wenn sich Personen selbst in Ihre Empfängerlisten eintragen können, gibt es zwei verschiedene

Verfahren, um dies zu handhaben …

Single Opt In

Eine Person kann sich ohne Nachfrage in Ihre Listen ein- oder austragen. Seine Angaben

werden ohne Überprüfung akzeptiert und aufgenommen.

Double Opt In

Eine Person wird erst nach einer Verifizierung akzeptiert. Empfängt MailList Controller

eine Email mit der Bitte um einen Eintragung in eine Liste, wird der Absender nicht

automatisch aufgenommen. MailList Controller verschickt zuerst eine Email an die

angegebene Emailadresse mit der Aufforderung, die angegebenen Daten zu bestätigen.

Erst nachdem der Absender diese durch eine zweite Email bestätigt und dies wird er nur

tun, wenn er wirklich der Absender der ersten Email war, wird die Person endgültig in die

Liste aufgenommen und ihr Status auf "Aktiver Empfänger" gesetzt.

Durch diese Verifizierung kann ein ungewollter Eintrag in eine Liste durch Dritte sehr

sicher ausgeschlossen werden. Gleiches gilt für Personen, die sich aus der Liste austragen

wollen ... der Austrag wird erst nach einer Bestätigung vorgenommen.

WICHTIGER TIPP:

Double Opt In kann durch die Überprüfung des Absenders die Sicherheit sowohl für

Sie als auch die Person, die sich in Ihre Empfängerliste eintragen möchte, sehr stark

erhöhen und sollte deshalb auch immer angewendet werden. Ein Nachteil ist

allerdings der höhere Aufwand für die Person, die sich eintragen möchte.

MailList Controller kann beide Verfahren vollautomatisch durchführen, so dass für Sie kein

Mehraufwand entsteht.


3.9.1 Einstellungen für den Autoresponder und Opt In

Sie können für jede Empfängerliste separat festlegen, wie sich Personen eintragen können.

Öffnen Sie dazu die entsprechenden Listeneinstellungen …

Hier finden Sie die beiden Karteireiter „Opt-In“ und „Autoresponder“. Auf dem Karteireiter „Opt-

In“ können Sie nun für diese Liste festlegen, mit welcher Methode sich Personen eintragen sollen.


3.9.2 Nachrichtenvorlagen bearbeiten

MailList Controller verschickt an die Person, die sich ein- oder austragen will, auf Wunsch eine

Email, in der die Ein- bzw. Austragung bestätigt wird. Bei Double Opt kommt noch die Anfrage-

Email für eine Bestätigung hinzu. Für all diese Nachrichten werden Entwürfe mitgeliefert. Das

Aussehen dieser Nachrichten können Sie jederzeit auch selbst festlegen und abändern. Klicken

Sie dazu die Option „Nachricht für diese Liste anpassen“ an.

Sie können dann im programmeigenen Editor die Nachricht an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Klicken Sie nach der Bearbeitung einfach auf „Speichern & beenden“, um die Änderungen zu

übernehmen.

Für die Nachrichten stehen folgende Schlüsselwörter zur Verfügung. Diese Platzhalter werden

beim Versand der Nachricht dann durch die richtigen Werte (z.B. den Name der Liste) ersetzt.

Bitte achten Sie auf die korrekte Schreibweise (Rauten und Grossbuchstaben).

##LISTEMAIL## Eingestellte Emailadresse der Liste

##LISTNAME## Eingestellter Listenname

##LIST## Eingestellter Listenname

##ADDTAG## Schlüsselwort für den Listeneintrag

##SUBSCRIBETAG## Schlüsselwort für den Listeneintrag

##REMOVETAG## Schlüsselwort für den Listenaustrag

[EMAIL] Die Emailadresse der Person

Neben den Nachrichten für das Ein- und Austragen gibt es auch noch eine Nachricht, die bei

Fehlern versendet wird, z.B. wenn die Eintragung aus irgendeinem Grund nicht funktioniert hat.

Diese Nachricht können Sie ebenfalls anpassen. Klicken Sie dazu auf den Karteireiter


„Autoresponder“.

3.9.3 Autoresponder aktivieren und anpassen

Das Verhalten des Autoresponders sowie das Aussehen der Nachrichten kann für jede

Empfängerliste individuell angepasst werden.


4. Verteilerlisten - Erstellung und Verwaltung

Die Verteilerlisten enthalten alle Daten der Personen, an die Nachrichten versendet werden

sollen. Die wichtigste Information ist dabei die Emailadresse. Sie muss immer vorhanden sein,

da der Person sonst keine Nachricht geschickt werden kann. Ausserdem können Sie für jeden

Empfänger bis zu 14 weitere Felder anlegen (z.B. Vor- und Nachname) und diese Angaben zur

Personalisierung der Nachrichten verwenden.

MailList Controller kann zwei verschiedene Verteilerlisten verwalten …

Eine komplett von MailList Controller verwaltete Liste

… hier werden alle Empfängerdaten in einer programminternen Datenbank erfasst, die

komplett vom MailList Controller verwaltet wird.

Eine Referenzierung auf eine externe Empfängerdatenbank

… hier kann eine bereits existierende Datenbank (z.B. die bereits vorhandene

Kundendatenbank) als Empfängerliste verwendet werden. MailList Controller greift für

den Versand in Echtzeit auf diese Datenbank zu.

Beide Listenarten bieten viele Möglichkeiten, aber auch jeweils Vor- und Nachteile, so dass der

Verwendungszweck und die gegebenen Voraussetzungen über die verwendete Art entscheiden

sollten.


4.1 Intern verwaltete Verteilerlisten

Bei programmintern verwalteten Listen werden im Gegensatz zu externen Listen alle Angaben

zu den Empfängern in einer Datenbank gespeichert, die komplett von MailList Controller

verwaltet wird.

Verwenden Sie diese Art von Empfängerliste, wenn ...

sich Personen selbst in eine Liste ein- und austragen sollen

Webformulare verwendet werden sollen

Sie keine Daten einer bereits vorhandenen Datenbank in Echtzeit nutzen wollen

(ein Import ist jederzeit möglich)

Eine verwaltete Empfängerliste bietet folgende Möglichkeiten …

Nachrichten können mit bis zu 15 frei definierbaren Feldern personalisiert werden

Erstellung von Nachrichten mit dem internen Editor

Erstellung von Nachrichten mit externen Emailprogrammen (z.B. MS Outlook)

Automatischer Versand von Bestätigungsnachrichten (Autoresponder)

Sicherheit durch Authentifizierung (Double OptIn)

Automatische Auswertung von nicht zustellbaren Nachrichten (Returned Mail)

Frei wählbares Datenbank-Format (MS Access, MS SQL, ODBC ....)


4.2 Zugriff auf eine externe Verteilerdatenbank

Wenn Sie bereits eine Kundendatenbank haben und diese Personen mit Nachrichten versorgen

wollen, kann das Problem der doppelten Datenhaltung entstehen … eine original Datenbank und

eine zweite im Programm für den Newsletter – Versand.

Um diese doppelte Datenhaltung zu umgehen, kann MailList Controller auf auch Ihre original

Datenbank zugreifen und sich alle notwendigen Informationen für die Nachrichten in Echtzeit

erfragen.

MailList Controller referenziert dabei auf eine externe Datenquelle (z.B. MySQL) und wird

dadurch zum "Front-End" für diese Datenbank. Er übernimmt dabei die Personalisierung, den

Versand und die Verwaltung der Statusinformationen. Alle notwendigen Daten werden erst direkt

während des Sendevorgangs in Echtzeit aus der Datenbank entnommen.

Verwenden Sie diese Art von Verteilerliste, wenn ...

Sie eine bereits vorhandene Datenbank (z.B. Kundendatenbank) nutzen wollen

und hier eine reduntante Datenhaltung vermeiden wollen

sich KEINE Personen selbst in eine Empfängerliste eintragen sollen

Eine externe Verteilerdatenbank bietet folgende Vor- und Nachteile …

Daten werden beim Nachrichtenversand in Echtzeit ausgelesen

Referenzierung auf viele Datenbanktypen (MySQL, MS SQL, ODBC ...)

Es erfolgen KEINE Schreibzugriffe auf die Quelldatenbank

Dadurch können sich Personen NICHT selbst in Listen eintragen

Personen können sich aber selbst austragen, diese Informationen werden von MailList

Controller verwaltet und beim Versand entsprechend berücksichtigt

Nachrichten können mit bis zu 15 frei definierbaren Feldern personalisiert werden

Warum können sich hier Personen nicht selbst eintragen, z.B. per Webformular ?

Wir haben uns aus Sicherheitsgründen dazu entschlossen, die original Datenbank nicht durch

Schreibzugriffe zu verändern … d.h. MailList Controller greift nur lesend auf die Datenbank zu,

um alle notwendigen Daten (die Emailadresse des Empfängers und ggf. Angaben für die

Personalisierung) zu ermitteln.


4.3 Eine neue Verteilerliste anlegen

Nach Abschluss der Installation bietet Ihnen MailList Controller an, auch gleich Ihre erste

Verteilerliste anzulegen. Dieser Vorgang ist hier beschrieben. Sie können auch nachträglich

jederzeit eine weitere Liste erzeugen (Ausnahme ist hier die Free Edition, die nur eine

Empfängerliste mit maximal 50 Mitgliedern erlaubt).

Wählen Sie im Hauptfenster die Option „Neue Verteilerliste“. Es öffnet sich ein kleines Fenster …

dieser Assistent hilft nun bei der Erstellung einer neuen Liste.

Geben Sie eine Namen für die Liste sowie auf Wunsch eine zusätzliche Beschreibung ein. Diese

Beschreibung ist nach aussen nicht sichtbar. Klicken Sie dann auf „Weiter“.

WICHTIGER HINWEIS:

Die Emailadresse für diese Empfängerliste sollte exklusiv auch nur für die Liste

benutzt werden, da MailList Controller diese Adresse auf neue Nachrichten prüft und

je nach Einstellung nicht für die Liste bestimte Nachrichten auch automatisch

löschen kann.

Geben Sie nun alle erforderlichen Daten an. Viele der vorgenommenen Einstellungen können

nachträglich noch abgeändert werden.


4.3.1 Einstellungen für den Posteingangsserver

Ein Posteingangsserver ist nur dann notwendig, wenn MailList Controller auch Emails empfangen

soll, z.B. damit sich Personen selbst in die Liste eintragen können oder nicht zustellbare

Nachrichten (sog. Rückläufer) automatisch erkannt werden sollen.

Viele Mailserver benutzen zwischenzeitlich das SSL (Secure Socket Layer) – Protokoll zur

sicheren Datenübertragung. Sollte dies auch bei Ihrem Posteingangsserver der Fall sein, dann

aktivieren Sie die entsprechende Option, da sonst keine Nachrichten empfangen werden können.

Mit der Option „Posteingangsserver – Login testen“ können Sie gleich überprüfen, ob eine

Verbindung zum Server hergestellt werden kann.

Auf dem nächsten Fenster können Sie festlegen, was mit eingehenden Nachrichten geschehen

soll.


4.3.2 Einstellungen für den Postausgangsserver

Die Angabe eines Postausgangsservers ist auf jeden Fall erforderlich, damit Nachrichten an die

Empfängerliste auch versendet werden können.

SEHR WICHTIGER HINWEIS:

Verwenden Sie hier unbedingt die Option „Login testen“, damit die Anmeldung am

Postausgangsserver funktioniert. MailList Controller testet automatisch alle

möglichen Authentifizierungsmethoden durch und wählt die richtige aus.

Sollte es beim Versand von Emails zu Problemen kommen, liegt dies meist an falschen

Einstellungen für den Postausgangsserver. Sie können alle Einstellungen jederzeit nachträglich

ändern (Listeneinstellungen im Hauptfenster).


4.3.3 Auswahl der Listenart

Auf dem nächsten Fenster erscheint die wichtige Festlegung der gewünschten Listenart. Bitte

beachten Sie, dass diese Einstellung nicht mehr verändert werden kann. Die Möglichkeit, zwei

verschiedene Arten von Empfängerlisten zu erzeugen, stellt eine Besonderheit des Programms

dar. MailList Controller bietet zwei Arten von Empfängerlisten an …

von MailList Controller verwaltete Listen

... hier speichert das Programm alle vorhandenen Daten des Empfängers (Emailadresse

und weitere Angaben wie z.B. Vor- und Zuname) intern ab.

Für die Personalisierung von Nachrichten stehen bis zu 15 Felder zur Verfügung, die Sie

hier frei definieren können. Wenn Sie diesen Listentyp ausgewählt haben, ist die

Erstellung einer neuen Empfängerliste damit abgeschlossen.

Zugriff auf eine externe Datenbank

... hier greift MailList Controller auf eine bereits vorhandene Datenbank zu, z.B. Ihre

Kundendatenbank. Alle Zugriffe erfolgen nur lesend, d.h. die Originaldatenbank wird

durch MailList Controller keinesfalls verändert.

Erst beim Versand einer Nachricht oder bei der Anzeige aller Empfänger greift MailList

Controller in Echtzeit auf die Datenbank zu und ermittelt die notwendigen Angaben.

Auch hier können Sie bis zu 15 Felder für die Personalisierung von Nachrichten

festlegen. Und auch diese Werte werden für den Versand in Echtzeit aus der verküpften

Datenbank gelesen.

Ein Nachteil dieser Referenzierung ist, dass sich Personen NICHT selbst in die Liste eintragen

können. MailList Controller schreibt aus Sicherheitsgründen nicht in die Datenbank, damit die

Ursprungsdatenbank unverändert bleibt.


Wählen Sie nun auf dem nächsten Fenster die Datenbank aus, auf die MailList Controller

verweisen soll. Unterstützt werden die Datenbankformate Microsoft Access, Microsoft Excel sowie

alle ODBC – kompatiblen Datenbankformate.

Der Verbindungsstring kann bei Bedarf bearbeitet und abgeändert werden (Option „Expert

Mode“). Klicken Sie auf „Weiter“, nachdem Sie die Datenbank ausgewählt haben.

Im oberen Bereich werden alle Tabellen der Datenquelle aufgelistet. Wählen Sie die Tabelle aus,

die die gewünschten Datensätze enthält. Daraufhin werden im unteren Bereich alle enthaltenen

Datensätze und einige Beispieldaten zur besseren Kontrolle angezeigt. Klicken Sie auf „Weiter“.


Im nächsten Schritt müssen Sie einen Datensatz als Quelle für die Emailadresse auswählen.

Diese Daten verwendet MailList Controller dann als Empfängeradresse. Klicken Sie zuerst den

entsprechenden Datensatz an und dann den Button „Ausgewähltes Feld als Quelle ...“.

Damit ist dieser Datensatz der Emailadresse zugeordnet. Klicken Sie dann auf „Weiter“.

Im nächsten Schritt können Sie auf Wunsch noch weitere Datenfelder übernehmen. Alle

ausgewählten Felder sind danach in Ihrer Empfängerliste verfügbar und können dann z.B. für

die Personalisierung verwendet werden.


Klicken Sie dazu das gewünschte Feld an und dann auf den Pfeil unter „Hinzufügen“. Das

ausgewählte Feld wird daraufhin mit übernommen.

Abschliessend finden Sie nochmals eine Komplettübersicht über alle vorgenommenen

Einstellungen. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie mit „Fertig stellen“ die neue Liste erzeugen.

Sollte es im Zusammenhang mit Microsoft Office zu Problemen kommen, kann dies an nicht

aktuellen ODBC – Treibern liegen. Installieren Sie in diesem Fall die neuesten Treiber.


4.4 Listeneinstellungen bearbeiten

Jede Empfängerliste hat spezifische Einstellungen, die nur für die jeweilige Liste gelten. Um diese

zu bearbeiten, klicken Sie die gewünschte Liste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie

hier den Punkt „Listeneinstellungen bearbeiten“ aus.

4.4.1 Listenname und Absenderbezeichnung

Der Karteireiter „Listeneinstellungen“ zeigt alle Optionen bzgl. der Bezeichnung der Liste.

Die Listen – Emailadresse sollte nur für die jeweilige Liste verwendet werden. Wird eine Email-


Adresse für mehrere Empfängerlisten verwendet, können Nachrichten beim Empfang nicht

zugeordnet werden. Die gewählte Bezeichnung im Feld Name wird beim Versand in die Betreff –

Zeile der Nachricht eingetragen.

4.4.2 Datenbankfelder

Hier werden alle verfügbaren Felder der Liste angezeigt und hier können Sie auch weitere

Datensätze hinzufügen bzw. bestehende Datenbankfelder umbenennen. Alle hier aufgelisteten

Felder können für die Personalisierung von Nachrichten verwendet werden.

Um ein neues Feld hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor …

Klicken Sie auf den Button „Feld hinzufügen“

MailList Controller legt darauf hin ein neues Feld an, das in der

linken Auflistung neu erscheint.

Wenn Sie den Namen ändern wollen, dann klicken Sie dieses Feld an.

Der aktuelle Name erscheint nun in der Zeile „Feldname“

Vergeben Sie nun einen neuen Namen und klicken Sie abschliessend

auf „Feld umbenennen“


4.4.3 Eingehende Nachrichten bearbeiten

Hier können Sie festlegen, ob und wie neue Nachrichten bearbeitet werden sollen. Wenn

fehlerhafte Nachrichten (z.B. nicht zustellbare Rückläufer) sowie Ein- und Austragungen

bearbeitet werden sollen, muss die Option „Bearbeitung eingehender Nachrichten aktivieren“

eingeschaltet werden. Nur dann kann MailList Controller Emails auch empfangen. Bitte beachten

Sie, dass dann auch die Angabe eines Posteingangsservers notwendig ist.

MailList Controller wertet alle ankommenden Emails automatisch aus. Für Nachrichten, die

nicht für die Liste bestimmt sind, gibt es drei Optionen …

An die unten angegebene Emailadresse weiterleiten

Alle nicht für die Liste bestimmten Emails werden automatisch an die angegebene

Adresse weiterversendet

Vom Posteingangsserver löschen

Alle Emails, die nicht zugeordnet werden können, werden automatisch gelöscht

Auf dem Posteingangsserver belassen

Alle Emails, die nicht zugeordnet werden können, werden, werden nicht weiter

bearbeitet. In diesem Fall sollten Sie die Nachrichten aber mit einem anderen

Emailprogramm prüfen und entfernen, da sich sonst zuviele Emails ansammeln.


4.4.4 Schlüsselwörter zum Ein- und Austragen

Personen können sich selbst in eine Empfängerliste ein- oder austragen (z.B. über ein

Webformular oder einfach per Email). MailList Controller wertet dazu die empfangene Email aus

und sucht in der Betreff-Zeile nach Schlüsselwörtern. Diese Schlüsselwörter können Sie für jede

Liste beliebig festlegen.

Wenn MailList Controller also eine Nachricht empfängt, die an eine Liste gerichtet ist und ein

Schlüsselwort in der Betreff-Zeile findet (z.B. Eintragen), so wird der Absender dieser Email

automatisch in die entsprechende Empfängerliste aufgenommen.

Klicken Sie auf „Eintrag per Webformular“, um alle notwendigen Einstellungen und Angaben zu

sehen, die für die Auswertung eines Webformulars notwendig sind.

4.4.5 Posteingangsserver

Genaue Informationen zum Thema Posteingangsserver finden Sie im Kapitel 3.4.

4.4.6 Postausgangsserver

Genaue Informationen zum Thema Postausgangsserver finden Sie im Kapitel 3.5.

4.4.7 Autoresponder

Genaue Informationen zum Thema Autoresponder finden Sie im Kapitel 3.9.


4.5 Unzustellbare Nachrichten / Rückläufer

Erfahrungsgemäss ist eine gewisse Anzahl von Empfängern unter der angegebenen Emailadresse

nicht mehr erreichbar. Diese Nachrichten werden meist als unzustellbar zurückgeschickt. Das

Auswerten und die Verarbeitung dieser Rückläufe kann die Software automatisch vornehmen.

Öffnen Sie dazu im Hauptprogramm den Menüpunkt „Optionen“ und wechseln Sie auf den

Karteireiter „Unzustellbare Nachrichten“.

Wenn Sie die Einstellung „Rückläufer erkennen“ aktivieren, bearbeitet MailList Controller

zurückkommende Nachrichten automatisch. Sollen diese Empfänger auch gleich aus der Liste

gelöscht werden, dann aktivieren Sie auch die Einstellung „Nicht erreichbare Empfänger

löschen“. Sonst wird der Status dieser Empfänger in der Liste von „Aktiv“ auf „Unzustellbar“

geändert, die Daten des Empfängers aber nicht gelöscht.

MailList Controller durchsucht ankommenden Nachrichten auf bestimmte Schlüsselwörter, um

Rückläufer zu erkennen. Die häufigsten Begriffe sind bereits vordefiniert. Sie können aber

jederzeit weitere hinzufügen und die vorgegebenen abändern. Klicken Sie dazu auf

„Schlüsselwörter anpassen“.


MailList Controller untersucht die Absender–Adresse und auch die Betreff–Zeile nach den hier

definierten Suchbegriffen.

Sie können bis zu jeweils zwanzig Schlüsselwörter definieren, die MailList Controller kontrollieren

soll.


4.6 Empfänger zu einer Liste hinzufügen

Es gibt drei verschiedene Methoden, um Empfänge in eine Liste einzutragen ...

Empfänger sollen sich selbst in Listen eintragen können

Wollen Sie z.B. einen Newsletter-Service realisieren, bietet sich die Verwendung von

Webformularen an. Hier können sich Personen jederzeit selbst in Ihre Listen eintragen.

Mittels der Autoresponder-Funktion können Sie flexibel auf Neueintragungen,

Austragungen und fehlerhafte Nachrichten mit frei definierbaren Antwortnachrichten

reagieren, die MailList Controller automatisch verschickt (Kapitel 3.9).

Zu Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie dabei die Einstellung "Double Opt In"

verwenden. MailList Controller verschickt dann automatisch eine Aufforderung an die

angegebene Emailadresse, in der der Absende aufgefordert, seine Eintragung zu

bestätigen. Erst wenn dies erfolgt ist, wird er in die Liste übernommen (Kapitel 3.9).

Auch nicht mehr erreichbare Empfänger (Rückläufer) können von MaiList Controller

automatisch verarbeitet werden (Kapitel 4.5).

Webformulare können auf verschiedene Arten ausgelesen werden ...

Webformular mit einem PHP – Skript auswerten

Webformular mit einem Formmailer auswerten

Eintragung über einen simplen Link

Empfänger werden aus einer anderen Datenquelle direkt importiert

MailList Controller bietet die Möglichkeit, jeder Liste durch den direkten Import von

Daten aus einer externen Datei Personen hinzuzufügen. Die Daten können aus einer

MS Access, MS Excel oder jeder anderen ODBC-fähigen Datenbank importiert

werden.

auf Empfängerlisten in einer externen Datenquelle verweisen

Soll eine bereits vorhandene Datenbank mit Empfängerdaten (z.B. eine Kundendaten-

bank) verwendet werden, bietet sich neben dem Import auch die direkte Verwendung

dieser Datenbank an. MailList Controller erstellt in diesem Fall eine Echtzeit-

Referenzierung auf diese Datenquelle (Kapitel 4.2).


4.6.1 Eintrag per Webformular

Ein Formular auf einer Webseite ist der bequemste Weg, um sich in eine Liste einzutragen. Ein

weiterer Vorteile dieser Methode sind die bis zu 15 frei definierbare Felder, die Sie durch MailList

Controller auswerten lassen können.

4.6.1.1 Webformular automatisch erstellen mit dem Webform Generator

MailList Controller bietet einen Generator für Webformulare, der ein komplett einsatzbereites

Formular erstellen kann. Dazu benötigen Sie kein Fachwissen über PHP, HTML oder ähnliches.

Einzige Voraussetzung ist, dass Ihr Webserver PHP-Skripte verarbeiten kann.

Klicken Sie zum Start des Generators im Hauptfenster auf den Menüpunkt „Generator für

Webformulare“ auf dem Karteireiter „Empfängerlisten“.

Der Generator führt Sie nun Schritt für Schritt zum fertigen Formular, das bereits alle

notwendigen Einstellungen enthält, damit alle Eingaben ausgewertet und in die entsprechende

Empfängerliste aufgenommen werden.

WICHTIG … Fügen Sie vor der Bearbeitung durch den Generator in die Webseite, die

das Formular später enthalten soll, den Text AMLC-WEBFORM ein und zwar genau an

der Position, an der später das Formular sein soll. Der Generator durchsucht die

Webseite nach diesem Text und fügt dort dann das Formular ein.


4.6.1.2 Webformular mit PHP – Funktion manuell erstellen

PHP ist eine Skriptsprache, die vielfältige Möglichkeiten für eine Webseite bieten … unter

anderem das Auswerten eines Formulars. Bitte prüfen Sie, ob Ihr Internet-Provider den Einsatz

von PHP anbietet.

Mit dem folgenden simplen Skript können sich Personen über ein Formular in Ihre

Empfängerlisten eintragen. Es soll ein Formular mit zwei Feldern realsiert werden.

Der folgende Text dient zum Aufruf des eigentlichen PHP-Skripts und zur Auswertung der beiden

Eingabefelder. Fügen Sie ihn in die Webseite ein, auf der auch das Formular ist.

</html>

...

<form method="POST" action="eintragung.php">

<p>Name: <input type="text" name="Name" size="20"></p>

<p>Email: <input type="text" name="Email" size="20"></p>

<p><input type="submit" value="Submit" name="Submit"></p>

</form>

</html>


Das folgende PHP - Skript können Sie mit jedem beliebigen Editor erstellen und dann abspeichern

(hier in diesem Beispiel als eintragung.php … siehe entsprechenden Aufruf in der Webseite oben).

<?php

## CONFIG ##

# LIST EMAIL ADDRESS

$recipient = "Geben Sie hier die Emailadresse der Liste an";

# SUBJECT (Subscribe/Remove)

$subject = "Subscribe";

# RESULT PAGE

$location = "Geben Sie hier die Adresse und den Namen der Antwortseite ein";

## FORM VALUES ##

# SENDER

$email = $_REQUEST['Email'] ;

# MAIL BODY

$body .= "Name: ".$_REQUEST['Name']." \n";

$body .= "Email: ".$_REQUEST['Email']." \n";

# add more fields here if required

## SEND MESSGAE ##

mail( $recipient, $subject, $body, "From: $email" ) or die ("Mail could not be sent.");

## SHOW RESULT PAGE ##

header( "Location: $location" );

?>

Kopieren Sie abschliessend die Webseite mit dem Formular sowie die PHP – Datei auf Ihren

Webserver (Angaben Ihres Providers bezüglich der Verzeichnisse beachten). Bitte beachten Sie,

dass das Skript nicht auf Ihrem lokalen Computer funktioniert, sondern nur in der

entsprechenden PHP – Konfiguration.


4.6.2 Eintrag per Webformular mit einem Formmailer

Neben einem PHP – Skript kann ein Webformular auch mit einem sogenannten Formmailer

ausgewertet werden.

Voraussetzungen für ein Webformular mit einem Formmailer

Zur Benutzung von Webformularen muss auf Ihrem Internetserver ein sog. Formmailer installiert

sein. Meist sind diese Programme im Verzeichnis "/cgi-bin" zu finden. Dieser Formmailer wertet

die Eingaben des Benutzers aus und versendet die Daten als Email an die vorgegebene

Emailadresse (hier die Adresse Ihrer Empfängerliste). MailList Controller wertet alle Nachrichten

aus und trägt vorhandene Daten in die entsprechende Liste ein.

.

Konzeption

Anhand eines Beispiels soll nun die Erstellung und Einbindung eines Formulars dargestellt

werden. Neben zwei Eingabefeldern soll es noch einen Button zum Abonnieren der Mitgliedschaft

enthalten.

Realisierung

Zum Erstellen des Formulars verwenden wir in diesem Beispiel Microsoft® FrontPage®.

Nachdem Sie das Layout entworfen haben, sollen die Elemente für die Auswertung definiert

werden. Klicken Sie dazu mit rechts auf das entsprechende Element, z.B. das Eingabefeld für die

Emailadresse und wählen die Option "Formularfeldeigenschaften".

Die Bezeichnung dieses Eingabefelds muss exakt mit dem vergebenen Feldnamen im MailList


Controller übereinstimmen (in diesem Fall der Begriff "Email" ... siehe Auflistung der Felder in

der unteren Grafik). Die Gross- und Kleinschreibung muss nicht berücksichtigt werden. Diese

Werte können Sie beim Anlegen einer neuen Liste frei definieren und jederzeit einsehen. Öffnen

Sie dazu die Listeneigenschaften. Auf dem Karteireiter "Eingehende Nachrichten" finden Sie den

Button „Eintrag per Webformular“.

Hier werden alle notwendigen Einstellungen für ein Webformular angezeigt. Neben der

Emailadresse finden Sie hier auch alle verfügbaren Feldnamen und das wichtige Schlüsselwort

zum Eintrag in die Empfängerliste (hier "Eintragen").

Nun muss der Button zum Versand der Nachricht aktiviert werden. Öffnen Sie dazu das Menü

mit den Eigenschaften und wählen Sie den Schaltflächentyp "Abschicken". Der Inhalt der beiden

Zeilen ist beliebig.


Nun legen wir noch die Funktionen fest, die das Formular bei einem Klick auf "Eintragen"

ausführen soll. Öffnen Sie dazu die Formulareigenschaften und wählen die erweiteren Optionen.

Mittels der Option "Hinzufügen" können Sie hier nun die gewünschten Formularaktionen

einfügen. Alle notwendigen Angaben finden Sie wie oben erläutert in den Einstellungen der Liste.

Öffnen Sie abschliessend noch das Optionsmenü. Im Feld "Aktion" geben Sie die Position des

Formmailers an. Dieses Programm liegt meistens im "cgi-bin" Verzeichnis Ihres Webservers. Als

Übertragungsmethode sollte auf jeden Fall "POST" gewählt werden.


4.6.3 Eintrag per Hyperlink

Personen können sich auch über einen Link auf einer Webseite in eine Liste ein- und austragen.

Der grösste Nachteil dieser Methode ist, dass lediglich die Emailadresse der Person für den

Eintrag in die Liste verwendet werden kann.

Weitere Felder zur späteren Personalisierung (z.B. Name und Adresse) können auf diese Art nicht

übermittelt werden. Werden mehrere Felder benötigt, sollten Sie am besten ein Webformular

(Kapitel 4.6.1) verwenden, da hier mehrere Felder für Angaben möglich sind.

Beispiel für eine Eintragung per Hyperlink

Text: Klicken Sie hier, um sich in unseren Newsletter einzutragen

Linkeigenschaften: mailto:newsletter@meine_firma.xxx?subject=Eintragen

Dieser Text mit dem verknüpften Link z.B. auf einer Webseite öffnet automatisch das

Emailprogramm des Anwenders und füllt alle notwendigen Felder mit den entsprechenden

Angaben …

Von: [email protected]

An: mein.newsletter@meine_firma.xxx

Betreff: Eintragen

Wenn die Person diese Email dann absendet und MailList Controller sie empfängt, ordnet er sie

automatisch der richtigen Liste (hier newsletter@meine_firma.xxx) zu und trägt den Absender

als neues Mitglied ein. Bitte beachten Sie, dass das Schlüsselwort mit dem in den

Listeneinstellungen verwendeten identisch sein muss. Diese Schlüsselwörter können Sie für jede

Liste individuell einstellen und jederzeit verändern (Kapitel 3.7).

Ein Link zum Austragen aus einer Liste ist identisch aufgebaut. Lediglich das Schlüsselwort muss

hier entsprechend der Listeneinstellung abgeändert werden.


4.6.4 Schlüsselwörter für das Ein- und Austragen

Personen können sich selbstständig in Listen ein- oder austragen. Dies geschieht per Email, die

entweder über ein Webformular (Kapitel 4.6.1) oder einen Hyperlink (Kapitel 4.6.2) generiert

werden. MailList Controller wertet dazu die entsprechenden Emails aus und sucht dabei nach

Schlüsselwörtern. Diese Begriffe, die den entsprechenden Vorgang der Ein- oder Austragung

auslösen, können Sie selbst festlegen.

Wie Sie die Schlüsselwörter festlegen und bearbeiten, sehen Sie in Kapitel 3.7.


4.6.5 Nachrichtenformat für eine Eintragung

Damit MailList Controller erkennt, ob eine empfangene Nachricht zur Eintragung in eine

Empfängerliste dient, muss diese eines der folgenden Formate (die grün dargestellten Werte

sind variabel) haben …


An: [email protected]

Betreff: Eintragen

Nachrichten-Text: Name: Peter Meier

oder ...



Betreff: Eintragen

Nachrichten-Text: Email: [email protected]

Name: Peter Meier

oder …



Betreff: Eintragen

Nachrichten-Text: Email = [email protected]

Name = Peter Meier

MailList Controller benutzt die Emailadresse aus den Nachrichten-Body (Fall 2 und 3), falls diese

hier auftaucht. Sonst wird die Emailadresse aus der Von – Zeile verwendet.

Die richtigen Einstellungen für jede Liste finden Sie in den jeweiligen Listeneinstellungen auf

dem Karteireiter „Eingehende Nachrichten“ durch einen Klick auf „Eintrag per Webformular“.


4.6.6 Nachrichtenformat für eine Austragung

Analog zur Eintragung in eine Empfängerliste können auch Nachrichten zum Austragen aus einer

Empfängerliste automatisch ausgewertet und verarbeitet werden. Die Nachricht muss dazu in

einem der folgenden Formate vorliegen …



Betreff: Austragen

Nachrichten-Text: Name: Peter Meier

oder ...



Betreff: Austragen

Nachrichten-Text: Email: [email protected]

oder …



Betreff: Austragen

Nachrichten-Text: Email = [email protected]


4.6.7 Protokolle für eingehende Nachrichten

MailList Controller protokolliert alle eingehenden Nachrichten mit. Wechseln Sie zur Ansicht

dieser Protokolle im Hauptfenster auf den Karteireiter „Eingehende Nachrichten“. Hier finden Sie

eine tabellarische Auflistung aller Empfängerlisten, deren Gesamtanzahl an Mitglieder sowie die

tägliche Anzahl an Ein-, Austragungen usw.. Die aktuelle Anzeige kann mit den Schaltflächen auf

der linken Fensterseite beliebig angepasst werden.


4.6.8 Direktimport von Empfängern

Neue Mitglieder können auf verschiedene Arten zu einer Liste hinzugefügt werden ...

über ein Formular auf einer Webseite (Kapitel 4.6.1)

über einen Hyperlink auf einer Webseite (Kapitel 4.6.2)

per Echtzeit-Referenzierung auf eine andere Datenbank (Kapitel 4.2)

per Direktimport aus einer anderen Datei. Dieser Fall wird hier dargestellt.

Direktimport aus einer Datei

Neue Mitglieder können jederzeit durch den direkten Import von Daten aus einer anderen Quelle

(Datenbank, Textdatei usw.) hinzugefügt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Liste noch

leer ist oder bereits mehrere tausend Mitglieder enthält.

Starten Sie den Import, indem Sie auf dem Karteireiter "Empfängerlisten" durch einen Klick

zuerst die Zielliste für die neuen Daten auswählen. Durch einen weiteren Klick auf das Symbol

"Empfänger importieren" starten Sie den Importvorgang.

WICHTIGER HINWEIS:

Wenn Sie Daten aus einer Microsoft Excel – Tabelle importieren, darf

diese während des Imports nicht geöffnet sein.


Wählen Sie hier nun die Quelldatei aus, die die zu importieren Daten enthält. Im Feld "Verbindung

zur Datenbank" steht nun die ausgewählte Datei inklusive der kompletten Pfadangabe. Diese

Verbindung kann jederzeit manuell bearbeitet werden. Aktivieren Sie dazu die Option

„Verbindung bearbeiten“ … dann können Sie den Sting im Anzeigefeld manuell editieren. Klicken

Sie auf "Weiter".

Im oberen Bereich werden alle Tabellen der Datenquelle aufgelistet. Wählen Sie die Tabelle aus,

die die gewünschten Datensätze enthält. Daraufhin werden im unteren Bereich alle enthaltenen

Datensätze und einige Beispieldaten zur besseren Kontrolle angezeigt. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hier können Sie nun die vorhandenen Datensätze aus der Datenbank den einzelnen

Personalisierungsfeldern der Empfängerliste zuordnen.


Das wichtigste Feld ist die Emailadresse. Dieses Feld muss in der Empfängerliste auch gefüllt

sein, da sonst kein Empfänger für die Nachrichten vorhanden ist. Alle anderen Datensätze

können wahlweise und nach Bedarf verwendet und zugeordnet werden.

MailList Controller zeigt in diesem Fenster alle vorhandene Felder der Empfängerliste an (in

diesem Beispiel Email und Name). Sollten Sie mehr Felder benötigen, dann können Sie in den

Listeneinstellungen jederzeit weitere Felder hinzufügen … insgesamt bis zu 15 Stück (Kapitel

4.4.2 – Datenbankfelder).

Klicken Sie auf den kleinen Bereich am rechten Ende der jeweiligen Zeile (in der Grafik rot

markiert), um eine Ansicht aller möglichen Datenbankfelder zu sehen. Klicken Sie auf „Weiter“,

wenn Sie alle gewünschten Felder zugeordnet haben.

Abschliessend können Sie noch der Status der neuen Listenmitglieder festlegen. Sollte der

Empfänger schon in der Liste vorhanden sein, können Sie diesen Datensatz mit der Option

„Status aktualisieren“ automatisch überschreiben und auf den gewünschten Status setzen

lassen.


4.6.9 Export von Kontakten

Alle Mitglieder einer Kontaktliste können jederzeit in eine MS Access Datenbank exportiert

werden. Starten Sie den Exportprozess, indem Sie auf dem Karteireiter "Empfängerlisten" zuerst

eine Liste auswählen und dann auf das linke Symbol "Empfänger exportieren" klicken.

Hier können Sie nun wahlweise alle Mitglieder der Liste oder auch nur Untergruppen auswählen.

Geben Sie ggf. noch ein anderes Zielverzeichnis für die Exportdatenbank an und klicken Sie

abschliessend auf „Fertig stellen“, um den Export zu starten.


4.7 Kontakte einer Liste anzeigen

Damit alle Mitglieder einer Kontaktliste übersichtlich dargestellt werden können, erfolgt die

Anzeige in einem neuen Fenster. Durch einen Doppelklick auf ein der Listen öffnen Sie diese

Anzeige.

Die genaue Handhabung sowie alle Anzeige- und Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie im

Kapitel 1.4 – Empfängerverwaltung zur Anzeige aller Mitglieder einer Liste.


4.8 Daten und Status eines Kontakts bearbeiten

Jedes Mitglied einer Kontaktliste hat einen aktuellen Status. Diesen Status erkennen Sie in der

Empfängerverwaltung in der Spalte „Status“.

MailList Controller unterscheidet insgesamt vier Statusmöglichkeiten, die das Verhalten beim

Versand einer Nachricht festlegen …

Aktiv

Diese Person ist ein aktives Mitglied der Liste und wird beim Versand einer Nachricht

berücksichtigt.

Ausgetragen

Diese Person hat die Mitgliedschaft in der Liste gekündigt und erhält deshalb keine

Nachrichten mehr.

Unzustellbar

Diese Person ist unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar (Rückläufer)

und wird deshalb beim Versand nicht mehr berücksichtig.

Unbestätigt

Personen mit diesem Status haben sich per Double Opt In in die Liste eingetragen, die

Echtheit der Angaben ist aber noch nicht bestätigt worden (mehr zum Thema Opt In

finden Sie in Kapitel 3.9).


Daten eines Kontakts bearbeiten

Sie können jederzeit alle Daten eines Kontaks manuell bearbeiten und ändern. Öffnen Sie dazu

die entsprechende Liste und selektieren den zu ändernden Datensatz mit einem Doppelklick. Alle

verfügbaren Angaben zu diesem Empfänger öffnen sich in einem neuen Fenster.


4.9 Kontakte aus einer Liste löschen

Kontakte können jederzeit manuell aus einer Liste gelöscht werden. Klicken Sie dazu den

betreffenden Eintrag mit der rechten Maustaste an. Es öffnet sich ein Menü. Mit dem Punkt

„Kontakt löschen“ wird das ausgewählte Mitglied aus der Liste ausgetragen.

Es können auch mehrer Mitglieder gleichzeitig ausgewählt und gelöscht werden. Klicken Sie dazu

das erste zu löschende Mitglied an, drücken Sie dann die SHIFT – Taste, halten Sie sie gedrückt

und klicken Sie dann alle weiteren Einträge an.

Löschen können Sie dann wahlweise wieder mit der rechten Maustaste oder mit dem Punkt

„Entfernen“ in der oberen Menüleiste.


5. Nachrichten – Erstellung und Verwaltung

5.1 Interner oder externer Editor

Nachrichten können auf drei Arten erstellt werden ...

mit dem programminternen Editor

Der programminterne Editor bietet alle Funktionen zur Erstellung von personalisierten

HTML- und Textnachrichten

mit einem beliebigen anderen Editor

Sie können einen Nachrichtenentwurf auch mit Ihrem gewohnten Editor erstellen und

dann diese Vorlage für den Versand mit MailList Controller importieren.

mit einem anderen Email-Programm

Als Besonderheit können Sie Nachrichten auch einfach mit Ihrem gewohnten

Emailprogramm (z.B. Outlook) erstellen und diese dann an MailList Controller

weiterleiten. Der Versand an die Liste erfolgt automatisch.

Genaue Informationen zum Versand über ein anderes Emailprogramm finden Sie in

Kapitel 3.6 – Externes Sendekonto.

Im folgenden wird die Erstellung und der Versand einer Nachricht mit dem internen Editor

dargestellt.


5.2 Der programminterne Editor im Überblick

Klicken Sie im Hauptfenster auf „Neue Nachricht“, um den Editor zu starten. Mit dem Editor

können Nachrichten im HTML-Format (Webseiten mit Grafiken und verschieden Schriftarten)

und reine Textnachrichten erstellt werden.

Mit dem Programm werden etliche Designvorlagen für Newsletter und Infomails mitgeliefert.

Diese Vorlagen können frei verwendet und abgeändert werden.



Neue Nachricht

beginnt mit einem leeren Entwurfsfenster für eine neue Nachricht

Vorlagen

öffnet ein Auswahlfenster mit einer Übersicht über alle mitgelieferten Designvorlagen

Öffnen

zeigt alle gespeicherten Nachrichtenentwürfe an

Speichern

speichert die erstellte Nachricht mit allen Informationen ab

Speichern & Exit

speichert die Nachricht mit allen Einstellungen und beendet den Editor

Dateianhang

öffnet eine Auswahlbox, um eine oder mehrere Dateien auszuwählen, die mit der Email

verschickt werden soll(en)

Email testen

erlaubt den Versand einer Nachricht an eine beliebige Emailadresse. So kann überprüft

werden, ob die erstellte Nachricht inhaltlich und optisch korrekt ist.

Email senden

die Nachricht wird für den Versand vorbereitet. Datum und Uhrzeit des Versands können

hier festgelegt werden.

Anleitung

öffnet diese Bedienungsanleitung


Mit dem Drop-Down Menü (2) können Sie aus allen vorhandenen Listen die gewünschte Zielliste

für die Nachricht auswählen.

Im grossen Eingabebereich (3) auf dem Karteireiter „HTML – Entwurf“ können Sie Ihre Nachricht

entwerfen oder auch eine vorhandene HTML-Seite importieren und diese weiter bearbeiten.

Sollten die Bearbeitungsmöglichkeiten nicht ausreichen, können Sie den Entwurf auch mit Ihrem

gewohnten Webeditor bearbeiten, ohne dass Sie Ihre Arbeit mit MaiList Controller beenden

müssen. Klicken Sie dazu auf den Punkt „Mit externem HTML Editor öffnen“. Der Entwurf wird

darauf hin mit dem entsprechenden Editor geöffnet. Bearbeiten Sie nun hier den Entwurf und

speichern Sie ihn am Ende ab (ohne den Namen zu ändern). Schliessen Sie nun den Webeditor

und klicken Sie dann in dem kleinen Fenster auf den Button „Jetzt aktualisieren“. Der Entwurf

wird dann vom MailList Controller Editor automatisch neu eingelesen und alle vorgenommenen

Änderungen werden übernommen.

Bitte beachten Sie, dass Nachrichten im HTML – Format von Emailprogrammen aus

Sicherheitsgründen oft gar nicht oder nur unvollständige dargestellt werden. Sie können deshalb

vorsichtshalber die Nachricht auch in reiner Textform mitsenden. Klicken Sie dazu auf den

Karteireiter „Nur Text“ und dort auf den Punkt „Text aus dem HTML-Entwurf verwenden“. MaillList

Controller übernimmt dann automatisch den gesamten Text aus dem HTML-Entwurf.

Die Schaltflächen (4) dienen zur Personalisierung der Nachricht. Wählen Sie zuerst mit dem

Drop-Down Menü „Feld“ das gewünschte Datenbankfeld aus. Dieses Feld kann nun wahlweise in

den Entwurf eingefügt werden („Feld in Text einfügen“) oder in die Nachrichtenzeile An (Feld in

„An“ einfügen) oder auch in die Betreff – Zeile der Email („Feld in Betreff einfügen“).

Alle Schaltflächen (5) dienen zur Bearbeitung des Entwurfs.


5.3 Eine neue Nachricht erstellen

Starten Sie den Editor, indem Sie im Hauptfenster auf „Neue Nachricht“ klicken. Nach dem

Start wird automatisch der Karteireiter „HTML – Entwurf“ angezeigt.

Wählen Sie nun zuerst die Liste aus, an die die Nachricht versendet werden soll. Durch die

Auswahl wird im Feld „Von“ plötzlich Text angezeigt. Dieser Text ist die von Ihnen beim Anlegen

der Liste vergebene Bezeichnung. Sie können diesen Text jederzeit in den Listeneinstellungen

bearbeiten.

Auch die Box "Feld" füllt sich automatisch mit den Werten aus der Liste, die alle zur

Personalisierung der Nachricht benutzt werden können.

In das Feld "An" wird automatisch die Emailadresse des Empfängers eingetragen. Sie können

hier auch weiteren Text (inkl. Personalisierung) eingeben. Der Inhalt des Feldes "Betreff“ ist frei

definierbar und kann ebenfalls personalisiert werden.

Das Feld "Beschreibung“ dient nur zu Ihrer internen Verwendung und erscheint nicht in der

Email.


Nachdem alle notwendigen Voreinstellungen getroffen sind, kann der eigentliche Nachrichtentext

erstellt werden. Im folgenden werden die einzelnen Teilbereiche einer Nachrichtenerstellung

beschrieben ...

Textteil der Nachricht

HTML – Teil der Nachricht

Personalisierung der Nachricht

Grafiken in die Nachricht einbinden

Dateianhänge / Attachments

Einen anderen HTML – Editor verwenden

Entwürfe speichern und wiederverwenden

Versand über ein externes Sendekonto

Eine Testnachricht versenden

Den Sendezeitpunkt festlegen

Sendeprotokolle


5.4 Mitgelieferte Vorlagen verwenden

Dem Programm sind etliche Nachrichtenvorlagen und Designentwürfe beigefügt. Alle Vorlagen

können Sie frei verwenden und abändern. Klicken Sie entweder im Hauptprogramm oder im

Editor auf „Vorlagen“, um das Auswahlfenster für die Designentwürfe zu öffnen.

Vorlagen im Editor öffnen

Vorlagen im Hauptprogramm öffnen


5.5 Nachrichten im Textformat

Reine Textnachrichten bieten nicht den optischen Reiz einer HTLM-Email, können aber sicher

von jedem Emailprogramm korrekt dargestellt werden. Auch Textnachrichten können ohne

Probleme personalisiert werden (Kapitel 5.7).

Textnachrichten können Sie im Editor auf dem Karteireiter "Nur Text - Entwurf" erstellen. Neben

den Grundfunktionen zur Erstellung von Textnachrichten bietet MailList Controller auch eine

bequeme Möglichkeit, aus einer bereits erstellten HTML-Nachricht eine Textnachricht zu machen.

Klicken Sie dazu einfach auf den Button "Text aus dem HTML-Entwurf verwenden". Das

Programm übernimmt daraufhin den gesamten Text aus dem HTLM-Entwurf und fügt ihn auf

dem Textfenster ein. Es kann sein, dass Sie lediglich die Formatierung noch etwas überarbeiten

müssen.

Sollten Sie die Nachricht personalisiert haben (Kapitel 5.7), können Sie sich auf dem Karteireiter

"Vorschau für Nur Text" jederzeit eine Voransicht mit ausgefüllten Datensätzen anzeigen lassen.

So ist eine optimale Kontrolle über die Korrektheit der Nachricht gewährleistet.


5.6 Nachrichten im HTML - Format

HTML – Nachrichten können im Gegensatz zu reinen Textnachrichten auch Grafiken und

Formatierungen wie Tabellen enthalten. Ausserdem stehen verschiedene Schriftarten und Farben

zur Verfügung. Leider zeigen etliche Emailprogramme HTML – Nachrichten aus

Sicherheitsgründen nur teilweise oder gar nicht an.

Auch bei einer HTML – Nachricht stehen alle verfügbaren Datenfelder der Liste zur

Personalisierung zur Verfügung (Kapitel 5.7).

Sollten Ihnen die technischen Möglichkeiten des programminternen Editors nicht reichen, können

Sie jederzeit fertige Vorlagen öffnen und diese als Vorlage für Ihre Nachricht verwenden.

Alternativ können Sie auch direkt während der Erstellung einen anderen Editor in die Bearbeitung

mit einbinden, ohne die Arbeit mit dem programminternen Editor beenden zu müssen (Kapitel

5.11).


5.7 Personalisierung von Nachrichten

Alle Nachrichten können personalisiert werden. MailList Controller bietet dazu bis zu 15 frei

definierbare Datenbankfelder an, um dazu notwendige Informationen wie Vor- und Nachname

zu speichern. Diese Felder können für jede Liste separat festgelegt und damit optimal auf den

Zweck der jeweiligen Empfängerliste abgestimmt werden.

Für die Personalisierung von Nachrichten werden innerhalb des Textes Platzhalter der Form

##PLATZHALTERNAME## eingefügt, die beim Versand dann automatisch durch die

entsprechenden Werte aus der Empfänger - Datenbank ersetzt werden. So wird aus den

Platzhaltern ##ANREDE## ##NACHNAME## in der versendeten Email dann automatisch "Sehr

geehrter Herr Winter".

Alle verfügbaren Datenbankfelder Ihrer Empfängerliste werden sichtbar, sobald Sie im Editor

eine Liste ausgewählt haben. Wählen Sie das gewünsche Feld aus (hier z.B. EMAIL) und

platzieren Sie dann einen Platzhalter für dieses Datenbankfeld an der gewünschten Position …

entweder im Textfenster, in der Zeile „An“ oder in der Zeile „Betreff“.

Beim Versand der Nachricht durchsucht MailList Controller die gesamte Nachricht nach diesen

Platzhaltern und ersetzt sie bei jeder verschickten Email durch die entsprechenden Werte aus

der Empfängerdatenbank.

WICHTIG: Benennen Sie die Platzhalter keinesfalls um, da MailList Controller sie sonst

nicht mehr erkennen und ersetzen kann.


Überprüfung der Personalisierung I - Voransicht

Nachdem Sie alle gewünschten Platzhalter eingefügt haben, können Sie sofort kontrollieren, ob

alle Werte passen. Wechseln Sie dazu auf den Karteireiter „Vorschau für HTML - Entwurf“.

Hier werden alle gefundenen Platzhalter durch richtige Werte aus der Empfängerdatenbank

ersetzt. Mit den kleinen Pfeiltasten können Sie zusätzlich alle Datensätze durchblättern.


Überprüfung der Personalisierung II - Testnachricht

Es gibt eine weitere Möglichkeit, um die Nachricht zu überprüfen … eine Testnachricht an Sie

selbst. Klicken Sie dazu auf „Email testen“ im oberen Menü und geben Sie als Zieladresse Ihre

eigene Emailadresse an. Holen Sie danach die Email mit Ihrem normalen Emailprogramm ab,

um die Nachricht auf Korrektheit hin zu überprüfen.

Auch die Personalisierung kann so überprüft werden. Wenn die Option „Felder zur Kontrolle der

Personalisierung ...“ aktiviert ist, werden alle eingefügten Platzhalter mit den Werten aus der

Empfängerdatenbank ausgefüllt.


5.8 Grafiken in Nachrichten einbinden

In jede Nachricht können beliebig viele Grafiken integriert werden. Dies kann auf zwei Arten

geschehen …

Direkt eingebettete Grafiken

Die Grafik liegt dabei lokal auf Ihrem Computer oder Netzwerk und ist direkt in die

Nachricht eingebettet. Ein Nachteil ist, dass die Grösse der Email durch die Grafiken

enorm zunehmen kann.

Verlinkte Grafiken

Innerhalb der Nachricht wird dabei nur ein Link auf eine im Internet liegende Grafik

angelegt. Erst beim Empfänger wird die Grafik dann aus der angegebenen Quelle, z.B.

Ihrem Server geladen. Vorteil … die Nachricht bleibt dadurch klein.

Geben Sie dazu die Adresse [z.B. http://www.mein_server.abc/grafik_01.gif] der Grafik

im Feld "Bildherkunft" ein. Ob die Grafik korrekt geladen wird, können Sie anhand der

Voransicht (auf dem Karteireiter "Vorschau - HTML") kontrollieren.


5.9 Source Mode – HTML-Quelltext ohne Änderungen importieren

Bei importieren Vorlagen und Entwürfen (z.B. aus Adobe Dreamweaver) kann es zu einer

automatischen Reformatierung des Quelltextes im programminternen Editor kommen. Dies ist

meist nicht erwünscht und kann das Layout der Nachricht durcheinander bringen.

Um diese Reformatierung zu verhindern, können Sie die Option „Source Mode“ auf dem

Karteireiter „HTML - Quelltext“ aktivieren. Alle importieren HTML-Entwürfe werden dann ohne

Änderungen übernommen.


5.10 Dateianhänge / Attachments

Jeder Nachricht können beliebig viele Dateien als Anhang beigefügt werden. Diese Attachments

werden beim Versand mit jeder Nachricht an alle Empfänger verschickt. Dies kann den

Sendeprozess enorm verlängern. Deshalb sollten die Anhänge in Menge und Grösse so klein wie

möglich gehalten werden.

Zur Kontrolle sehen Sie auf dem Karteireiter „Angefügte Dateien“ in der Tabelle alle Dateien und

Grafiken, die für die Nachricht verwendet werden. Grafiken, die innerhalb des HTML-Parts

verwendet werden, erkennen am Content-Type.

Reine Attachments, die mit der Nachricht verschickt werden sollen, haben die Content-ID

"Attachment".

Eine Sonderstellung nimmt hier die Option "HTML – Inhalt übernehmen" ein. Mit ihrer Hilfe

können Sie reinen HTML-Content wie z.B.CSS oder Java-Scripte zu der Nachricht hinzufügen.

Wählen Sie dazu die entsprechende Datei mittels der Option aus, um sie danach in den HTML-

Quelltext einzubinden.

"Dateianhang auswählen" öffnet eine Auswahlbox, um eine Datei als Anhang auszuwählen,

"Anhang löschen" entfernt das ausgewählte Attachment aus der Email.


5.11 Einen anderen HTML – Editor verwenden

Der programminterne HTML-Editor bietet nicht den Funktionsumfang spezialisierter Software.

Deshalb können Sie diese Programme optimal in den Arbeitsablauf mit einbinden.

Sie können dabei jederzeit auf die Leistungen Ihres gewohnten HMTL-Editors zugreifen, ohne die

Arbeit mit dem MailList Controller unterbrechen zu müssen.

Wir wollen im Text eine Tabelle einzufügen. Dies soll mit einem externen HTML-Editor erfolgen.

Klicken Sie dazu auf "Externer Editor". Der Entwurf wird darauf hin in Ihrem standardmässig

benutzten HTML-Editor geöffnet.

WICHTIG: Bitte gehen Sie nun exakt in der beschriebenen Reihenfolge vor …

1. Nehmen Sie im externen Editor die gewünschten Änderungen vor

2. Speichern Sie nach der Bearbeitung die Datei ab (Name und Pfad nicht ändern !)

3. Schliessen Sie den externen Editor

4. MailList Controller zeigt Ihnen ein Hinweisfenster an ...

5. Klicken Sie hier "Jetzt aktualisieren", um alle gemachten Änderungen zu übernehmen


5.12 Nachrichtenentwürfe speichern und wiederverwenden

Alle mit den Editor erstellten Nachrichten können Sie speichern, wiederverwenden und

nachbearbeiten.

Nachdem Sie eine Nachricht erstellt haben, können Sie diese "in ihrer Gesamtheit" abspeichern

... dabei werden alle vorgenommen Einstellungen übernommen. Dazu zählen die ausgewählte

Empfängerliste, die Felder "Von", "An" und "Betreff", die Beschreibung der Nachricht und

natürlich die eigentliche Email inkl. aller Dateianhänge.

Klicken Sie auf "Speichern" im oberen Menü, um die komplette Nachricht als Entwurf

abzuspeichern. Alle abgespeicherten Entwürfe finden Sie im Hauptprogramm auf dem

Karteireiter "Nachrichten Entwürfe". Um eine Nachricht vor dem Beenden des Editors zu

speichern, klicken Sie auf „Speichern & Exit“.

Veränderten Entwurf abspeichern

Wollen Sie die Nachricht nach der Bearbeitung abspeichern, ohne den Originalentwurf zu

verändern, dann benutzen Sie die Option "Als neue Nachricht speichern" im Menüpunkt "Datei".

Wenn Sie erneut nur auf "Email speichern" klicken, wird der ursprüngliche Entwurf überschrieben

!


Einzelne Nachrichtenteile bearbeiten und speichern

Eine Nachricht setzt sich aus mehreren Teilen zusammen. Den Text- und HTML-Part einer Email

können Sie jederzeit separat importieren, bearbeiten und abspeichern. Dies sei am Beispiel der

HTML-Nachricht dargestellt.

Ein Klick auf das Disketten-Symbol öffnet einen Dialog, in dem Sie den Zielort für den Entwurf

festlegen können. Analog können Sie so ein HTML-Dokument in den Editor laden oder ein

komplett leeres Blatt erzeugen. All diese Optionen können Sie auch für Textentwürfe ("Nur Text")

verwenden.


5.13 Versand über ein externes Sendekonten

Sie können Nachrichten an alle Mitglieder eine Kontaktliste auch mit Ihrem gewohnten

Emailprogramm versenden. Dies hört sich im ersten Moment seltsam an, aber MailList Controller

bietet Ihnen auch diese Möglichkeit.

Genaue Informationen zu dieser Art von Versand finden Sie im Kapitel 3.6 – Externes

Sendekonto.


5.14 Testnachrichten

Testnachrichten sind die optimale Möglichkeit, eine erstellte Nachricht vor dem Versand an eine

Kontaktliste zu überprüfen. Fehler in der Nachricht können sonst schnell zu peinlichen

Ergebnissen und Reaktionen führen. Nutzen Sie deshalb vor den richtigen Versand immer die

Möglichkeit einer Testnachricht.

Klicken Sie dazu im oberen Menü auf den Punkt „Email testen“ und geben Sie als Zieladresse

Ihre eigene Emailadresse an. Um auch die Personalisierung zu überprüfen, muss die Einstellung

„Felder zur Kontrolle ...“ aktiviert sein. Dann werden alle eingefügten Platzhalter durch reale

Datensätze aus der Empfängerdatenbank erstetzt.

Holen Sie nach dem Versand die Testnachricht mit Ihrem normalen Emailprogramm ab und

überprüfen Sie die Email auf ihre Korrektheit. Wenn alles in Ordnung ist, steht dem Versand an

alle Mitglieder der Kontaktliste nichts mehr im Weg.


5.15 Sendezeitpunkt und Versandstatus

Nach all den Mühen der Erstellung kann endlich der Versand der Nachricht an die Mitglieder der

Liste erfolgen. Klicken Sie dazu im Editor auf das Symbol "Email versenden".

Der Editor wird darauf hin geschlossen und es öffnet sich der Sendedialog. Im unteren Bereich

sehen Sie nochmals eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Sendeeinstellungen.


Den Zeitpunkt zum Versand der Nachricht können Sie wie folgt festlegen …

Nachricht sofort versenden

Die Nachricht wird unverzüglich zu den anstehenden Sendeaufgaben hinzugefügt und

verschickt.

Nachricht an folgendem Zeitpunkt versenden ...

Hier kann ein beliebiger Zeitpunkt festgelegt werden, an dem die Nachricht verschickt

werden soll. Bitte achten Sie dafür, dass die Software zu diesem Zeitpunkt auch aktiv

ist, da sonst kein Versand möglich ist.


5.16 Nachrichtenversand an Untergruppen

Die Nachricht muss nicht zwangsläufig an alle Mitglieder der Empfängerliste versendet werden.

Sie können auch eine Untergruppe auswählen. Aktivieren Sie dazu die Option „Nachricht nur an

folgende Untergruppe versenden“.

Auf diesem Bildschirm können Sie nun Abfragen erzeugen, so dass nur bestimmte Datensätze

der Empfängerliste auswählt werden und dann Nachrichten nur an diese Untergruppe sendet.


Es können zwei Filter gleichzeitig eingesetzt werden. Wählen Sie zuerst den Feldnamen aus …

MailList Controller zeigt hier alle verfügbaren Datenbankfelder an. In unserem Beispiel soll das

Feld „Anrede“ verwendet und gefiltert werden. Reicht ein Datenbankfeld für die Abfrage, so dass

das zweite Feld nicht benötigt wird, dann wählen Sie hier den Feldnamen <n/a> aus.

Soll eine Nachricht nur an Empfänger versendet werden, die sich seit der letzten Aussendung

neu eingetragen haben, dann aktivieren Sie hier die Option „Nur für neu hinzugekommene

Empfänger verwenden“.

Folgende Abfrageoperatoren stehen zur Verfügung:

Equal: = 'string'

z.B. [Name] = 'Müller'

liefert alle Empfänger mit dem Namen Müller

Unequal: <> 'string'

z.B. [Name] <> 'Meier'

liefert alle Empfänger, der Name NICHT Meier ist

Like: LIKE '%string%'

Diese Anweisung sucht nach Textteilen,

z.B. liefert [Name] LIKE 'M%' alle Namen, die mit M beginnen.

[Name] LIKE '%x' liefert alle Namen, die mit einem x enden.

[Name] LIKE '%abc%' liefert alle Namen, die die Zeichenkette abc enthalten

Not Like: NOT LIKE '%string%'

entspricht der LIKE – Anweisung, aber es werden alle Datensätze angezeigt, die die

angegebenen Zeichen NICHT enthalten.

In: IN string1, string2, ...

sucht alle Datensätze, die eine der angegebenen Zeichenketten enthalten.

z.B. [Name] IN ('Müller','Meier','Huber') liefert alle Empfänger mit den Namen Müller,

Meier und Huber

Die ganz unten angezeigte WHERE - Bedingung wird anhand der getroffenen Einstellungen

automatisch generiert und führt beim Versand die Datenbankabfrage durch.

Mit der Option „Nur für neue Empfänger ...“ ist es möglich, Nachrichten nur an Listenmitglieder

zu versenden, die sich seit der letzten Aussendung neu in die Liste eingetragen haben.


Datenbankabfragen bei einer externen Datenbank / Kontaktliste

Ist die Liste vom Typ „Externe Kontaktliste“, werden alle verfügbaren Datenbankfelder angezeigt.

Die Abfrageoperationen müssen hier allerdings selbst erstellt werden.

Für die Abfrage können alle verfügbaren Datenbankfelder verwendet werden.Geben Sie alle

gewünschten Anweisungen für die Abfrage in der Zeile unter „WHERE [Email] ...“ ein.

Hier eine kleine Übersicht über die am häufigsten verwendeten SQL Operatoren:

SQL Range Operators: < <= > >=

SQL Equality Operators: = <>

SQL Logical Operators: AND OR

SQL - In: [fieldname] IN ('value1','value2','value3', ... );

SQL - Like: [fieldname] LIKE '%substring%'

Mit der Option „Vorschau der Abfrage“ können Sie sich die Kontakte anzeigen lassen, die durch

die Abfrage ausgewählt wurden und die die Nachricht erhalten werden.


5.17 Sendeaufgaben

Alle anstehenden Aussendungen werden im Hauptfenster auf dem dem Karteireiter „Ausgehende

Nachrichten“ aufgelistet.

Eine für einen späteren Zeitpunkt vorgesehene Aussendung kann mit der Option „Nachricht

sofort versenden“ augenblicklich vorgenommen werden.

Um den Versand einer Nachricht zu unterbinden, klicken Sie diese in der Übersicht an und wählen

dann die Option „Versand unterbrechen“.


5.18 Sendeprotokolle

MailList Controller protokolliert alle Sendevorgänge mit. Eine Übersicht über alle verfügbaren

Protokolle finden Sie auf dem Karteireiter „Gesendete Nachrichten“ im Hauptfenster.

Detailierte Angaben zu der jeweiligen Aussendung erhalten Sie, wenn Sie den entsprechenden

Sendereport anklicken und dann links „Sendebericht anzeigen“ auswählen. Es öffnet sich dann

eine Webseite, auf der alle Angaben wie Sendezeitpunkt, Anzahl der Fehler usw. zu diesem

Sendvorgang aufgelistet sind.


6. Nachrichten-Verfolgung / Email-Tracking

EIN WICHTIGER HINWEIS: Die genaue Anzahl von Personen zu ermitteln, die die

versendeten Nachrichten empfangen bzw. lesen, ist heute realistisch gesehen nicht

mehr möglich.

Grund für diese Tatsache … um die Anzahl der Leser zu ermitteln, werden normalerweise kleine

Grafiken innerhalb der Nachricht platziert, die vom eigenen Webserver nachgeladen werden. Die

Anzahl dieser nachgeladeten Grafiken kann ermittelt werden und entspricht dann normalerweise

ungefähr der Anzahl von Personen, die die Nachrichten empfangen haben.

Da heute aber die meisten Emailprogramme Grafiken ohne Zustimmung nicht mehr anzeigen,

wird das Ergebnis komplett verfälscht und ist objektiv gesehen nicht mehr verwertbar.


6.1 Auswertung durch Click-through Tracking

Der Begriff Click-through Tracking beschreibt die Auswertung der Klickanzahl auf Links, die in

einer Nachricht stehen. Es kann also ermittelt werden, wieviele Personen auf welchen Link

klicken. Zur statistischen Auswertung ist eine Statistiksoftware notwendig.

Wir zeigen die Realisierung einer solchen Trackinglösung anhand der weitverbreiteten und

kostenlosen Lösung Google™ Analytics.

Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf dem Karteireiter „Gesendete Nachrichten“ auf den Eintrag

„Google™ Analytics“. Alle weiterführenden Informationen finden Sie dann online, sobald Sie die

gewünschte Option anklicken.

SEHR WICHTIGER HINWEIS:

Beachten Sie bei der Verwendung von Google™ Analytics, dass

der Einsatz in Deutschland in Bezug auf das Datenschutzrecht zum

aktuellen Zeitpunkt (September 2014) nicht eindeutig geklärt ist.

Wir empfehlen hier dringend, sich auf entsprechenden Informationsseite

im Internet über den aktuellen Status der Rechtslage bzgl. der Verwendung

von Google™ Analytics zu informieren.


7. Sonstiges

7.1 Service und Support

Für Fragen rund um die Software stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung. Bitte senden

Sie uns eine Email an folgende Adresse

[email protected]

oder benutzen Sie unser Online-Webformular

https://www.arclab.com/de/kontakt.php

Bitte beachten Sie auch unsere FAQ – Webseite, auf der die wichtigsten Probleme

und Fragen ausführlich behandelt werden.

https://www.arclab.com/de/newsletter-software/faq.html

mailto:[email protected]

https://www.arclab.com/de/kontakt.php



7.2 Problemlösungen und häufig gestellte Fragen (FAQ)

Bei einer komplexen Software wie MailList Controller können immer wieder Probleme

auftauchen, sei es bei der Anbindung an eine vorhandene Infrastruktur oder einfach beim

täglichen Umgang mit dem Programm. Wir stehen Ihnen deshalb gerne mit Rat und Tat zur Seite,

damit die Aussendung Ihrer Newsletter und Serien – Nachrichten optimal funktioniert.

Die bekanntesten und wichtigsten Probleme werden auf der MailList Controller – FAQ Webseite

behandelt … https://www.arclab.com/de/newsletter-software/faq.html

Hier nun kurz die beiden häufigsten Fehlerursachen bei Probleme mit MailList Controller.

Grundproblem: Es können keine Nachrichten verschickt werden

Fehlerquelle Nr. 1 – Falsche Authorisierung für den Postausgangsserver

Kontrollieren Sie in diesem Fall zuallererst die Einstellungen für den Postausgangsserver. Der

Fehler rührt mit hoher Wahrscheinlichkeit von einer fehlgeschlagenen Anmeldung an Ihrem

Postausgangsserver her. Überprüfen Sie die Einstellungen wie in Kapitel 3.5 beschrieben.

Fehlerquelle Nr. 2 – Die Empfängerdatenbank liegt auf einem Netzlaufwerk

Haben Sie beim Anlegen einer neuen Liste die Datenbank auf ein Netzlaufwerk gelegt, kann es

sein, dass MailList Controller keinen Zugriff hat. Die Folge ist, dass keine Nachrichten versendet

werden können.

Die genaue Ursache dieses Problems ist, dass der Mailservice, der für den Versand der

Nachrichten zuständig ist, keinen Zugriff auf das Laufwerk mit der Datenbank hat. Der MailList

Controller Mailservice ist ein sogenannter Windows-Dienst.

Er hat keine eigene Programmoberfläche und läuft im Hintergrund (wie bei einer

Antivirensoftware), um ständig einsatzbereit und von der eigentlichen Programmoberfläche

unabhängig zu sein. Er hat aber leider wie jeder Windows-Dienst standardmässig auch nur eine

lokale Berechtigung und kann deshalb nicht auf eine Datei auf einem Netzlaufwerk zugreifen.

Sie müssen deshalb einmalig die Berechtigung für den Mailservice ändern, dann funktioniert der

Versand.

Starten Sie zur Änderung der Berechtigung das Programmsetup (Menüpunkt "Datei" ->

"Programmeinstellungen"). Auf dem ersten Karteireiter finden Sie den Punkt "Programm - Setup

erneut ausführen". Wählen Sie hier "Benutzerdefiniertes Setup". Als letzten Punkt finden Sie die

Option "Mailservice mit folgenden Benutzereinstellungen ausführen". Hier können Sie die

Berechtigung ändern.



7.3 Programmversionen, Funktionen, Bestellung und Preise

MailList Controller gibt es in verschiedenen Versionen, die sich in der möglichen Anzahl der

Empfänger unterscheiden. Folgende Programmversionen sind verfügbar ...

Free Edition

Preis: kostenlos / verwaltet eine Kontaktliste mit bis zu 50 Einträgen

Light Edition

Preis: 49.- Euro / verwaltet eine Kontaktliste mit bis zu 500 Einträgen

Professional Edition

Preis: 99.- Euro / verwaltet bis zu 10 Kontaktlisten mit bis zu 100.000 Einträgen

Extreme Edition

Preis: 199.- Euro / verwaltet beliebig viele Kontaktliste mit beliebig vielen Einträgen

Eine Tabelle mit dem Funktionsumfang der Programversionen finden Sie hier ...

https://www.arclab.com/de/newsletter-software/funktionen.html

Die Kaufversionen der Software können Sie hier erwerben …

https://www.arclab.com/de/newsletter-software/bestellung.html

https://www.arclab.com/de/newsletter-software/funktionen.html

https://www.arclab.com/de/newsletter-software/bestellung.html


7.4 Impressum

Firmenbezeichnung:

Arclab Software Technologies GbR

Peter Lappert und Thomas W. Herbrig

Gesellschaft bürgerlichen Rechts

Anschrift:

Yorckstrasse 22

D – 93049 Regensburg

Gemany

Emailadresse:

[email protected]

[email protected]

Internet:

Deutschsprachige Webpräsenz: https://www.arclab.com/de/

Englischsprachige Webpräsenz: https://www.arclab.com/

Vertretungsberechtigte Gesellschafter:

Peter Lappert und Thomas Herbrig

Zuständige Handelskammer:

IHK Regensburg

Markenrecht:

"Arclab" ist eine eingetragene Marke der Arclab Software GbR Thomas Herbrig & Peter Lappert

Stock Icons purchased from IconShock.com and 777icons.com



https://www.arclab.com/de/

https://www.arclab.com/

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Arclab MailList Controller · PDF fileArclab MailList Controller – Anleitung – Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1. Übersicht über das Programm und dessen Bestandteile