Auf in die neue Welt der Arbeit

Impulse für ein zukunftsfähiges Collaboration-Konzept

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Unternehmen brauchen neue Zusammenarbeitskonzepte

VUCA1 beschreibt nicht nur das Lebensgefühl einer ganzen Gene-ration, sondern auch das aktuelle wirtschaftliche Umfeld treffend. VUCA steht für Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity (Unbeständigkeit, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit). Das Akronym kennzeichnet eine Situation, die von Unklarheit, aber auch vielfältigen Optionen bestimmt ist.

Wir befinden uns in einem Zeitalter ungeheurer Dynamik, die kaum mehr einen Stein auf dem anderen lässt. Eine Ära, die Etabliertes hinterfragt und – häufig – auflöst. Unternehmen müssen flexibler denn je sein und dieser Unsicherheit mit agilen Konzepten begeg-nen. Das hat auch direkte Auswirkungen auf Arbeitsplätze. Dort sind es konkret zwei Parameter, die die (unklaren) Entwicklungen beeinflussen: Digitalisierung sowie eine neue Generation von Arbeitnehmern mit anderen Kompetenzen und Anforderungen (sowohl an die Technik als auch die Arbeitsrahmenbedingungen).

Im Zuge der Digitalisierung werden Systeme, Geräte und „Dinge“ vermehrt mit künstlicher Intelligenz ausgerüstet. Maschinen und IT-Systeme werden damit Standardprozesse automatisieren/über-nehmen und Menschen entlasten oder in manchen Arbeitsabläu-fen obsolet machen. Gleichzeitig kommt eine neue Generation von „Digital Natives“ in das Berufsleben. Diese neue Mitarbeiter-Gene-ration ist mit IT und Internet aufgewachsen. Sie arbeitet global und ist „always on“. Social Collaboration ist Teil deren Lebens. Diese Erwartung tragen sie auch in das Arbeitsleben. Sie erwarten aber darüber hinaus ein Höchstmaß an Flexibilität, wann und wo und mit welchen Arbeitsmitteln sie arbeiten.

Trends wie künstliche Intelligenz, Augmented/Virtual Reality (AR/VR) und 5G haben einen direkten Einfluss darauf, was Arbeitnehmer an ihren Arbeitsplätzen in Zukunft leisten werden. Aber auch die Mitarbeiter selber verändern sich, kennen und nutzen eine Vielfalt von Collaboration Tools jenseits von Standard-Office-Systemen. Und sie beanspruchen neue, flexiblere Arbeitsmodelle für sich. Zudem nutzen immer mehr Mitarbeiter – auch außerhalb der Büros – IT-Unterstützung für ihre Arbeit. In Summe erhöht sich so die Komplexität und Individualität am Arbeitsplatz. Unternehmen müssen mithilfe tragfähiger Konzepte für die unternehmensweite Zusammenarbeit darauf reagieren. Sie müssen die Weichen stellen für die zukünftige Gestaltung und das Management von Arbeitsplätzen. Dabei werden gemischten Sourcing-Szenarien wie Multi- und Hybrid Cloud, aber auch On-Premise/Cloud eine wichtige Rolle spielen. Die Konzepte müssen flexibles und einfaches Arbeiten ermöglichen, Compliance-Anforderungen erfüllen, eine hohe User Experience sichern und nicht zuletzt auch die Kosten für Arbeitsplätze im Griff behalten.Dieses Papier zeigt auf, welche Elemente Unternehmen betrachten sollten, um diese Ziele zu erreichen.

Digitale Collaboration wird weder eine Domäne der Menschen bleiben noch auf die White Collar Worker beschränkt bleiben. Collaboration wird eine umfassende Bedingung für den Unterneh-menserfolg werden – und weit über Mail, Datenablage und -teilung sowie Bürokommunikation hinausgehen.

In Unternehmen entstehen so neue und vielfältige Arbeitsum-gebungen – getrieben durch prozessuale Neuerungen, die Anforderungen von Menschen und Maschinen sowie die Optio-nen neuer Devices (wie AR/VR-Brillen oder Systeme für Nutzer-erkennung). Der Arbeitsplatz der Zukunft hat viele Facetten. Doch nicht alles, was möglich ist, darf auch gemacht werden. Rechtliche Rahmenbedingungen schieben manch innovativer Idee einen Riegel vor.

Schon heute wickeln Chatbots automatisch Standardprozesse in Unternehmen ab: Kunden von Krankenkassen erhalten Ersatz für verlorene Karten, Lizenzen für Arbeitsplatzsysteme werden auto-matisch provisioniert und zugewiesen etc.. Kameras mit KIs im Hintergrund können Mitarbeiter automatisch erkennen und Arbeitsplätze dynamisch entsprechend bestimmter Nutzer-Präfe-renzen belegen/reservieren. Durch 5G werden in den nächsten Jahren auch interaktive virtuelle Whiteboards möglich, die Designer mithilfe von AR/VR-Devices bedienen können, um gemeinsame Projekte zu entwickeln.

Unternehmen brauchen daher Collaboration-Konzepte, mit denen sie sich zukunftsfähig aufstellen und für neue Mitarbeiter attraktiv werden. Diese Konzepte müssen die Anforderungen einer Arbeit-nehmerschaft, die aus verschiedenen Generationen besteht, nach Flexibilität bedienen. Eine große Rolle bei der Realisierung solcher Konzepte werden virtualisierte Arbeitsplätze und Applikationen spielen. Doch Unternehmen können nicht bei der Flexibilität stehenbleiben. Sie müssen Compliance-Anforderungen bspw. in punkto Datenschutz erfüllen. IT-Sicherheit wird – vor allem in Zeiten steigender krimineller Akti-vität – immer ein Topthema bleiben. Nicht zuletzt müssen Unter-nehmen darüber nachdenken, wie sie die Kosten für Arbeitsplätze im Griff behalten. Und sie müssen – auch vor dem Hintergrund komplexer Sourcings – eine hohe User Experience sicherstellen.

5G

IOTAI CloudVR

Techtrends am Arbeitsplatz

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Für Jahrzehnte waren Microsofts Office-Dienste zusammen mit Windows als Betriebssystem der unangefochtene Standard für Collaboration. Heute stellen immer mehr Unternehmen das Office-Paket in Frage. Collaboration ist mehr als Mail, PowerPoint, Excel und Word. Web- und Videokonferenzen, Social Networking, aber natürlich auch existente Kanäle wie Telefonie, SMS und Fax verschiedenster Anbieter ergänzen die Collaboration-Palette. Dienste wie Slack, Zoom, Workplace by Facebook, Zoho, G Suite oder WebEx haben Millionen von Nutzern. Sie haben sich damit als funktionale Ergänzungen oder Alternativen für die klassische Office-Suite etabliert. Sie konkurrieren mit den modernen Colla-boration Add-ons von Microsoft wie Teams, SharePoint/OneDrive oder Skype.

Collaboration am Arbeitsplatz

Unternehmen haben die Wahl. Besser gesagt: Deren Anwender haben die Wahl. Denn immer öfter verlangen bestimmte Nutzer-gruppen im Unternehmen nach bestimmten Tools, die ihre Arbeit optimal unterstützen. Software-Entwickler greifen beispiels-weise gerne auf Jira zurück, Agenturen auf Sprout Social, Designer auf die Adobe Creative Suite. Die Services bedienen deren Anfor-derungen optimal. Und durch die einfache Verfügbarkeit via Internet erobern sie sich ihren Platz in der Collaboration-Land-schaft der Unternehmen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass der gegenwärtige Status Quo der Collaboration-Landschaf-ten lediglich eine Bestandsaufnahme ist auf dem weiteren Weg in die Zukunft.

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Im März 2018 entschloss sich Airbus2, Office abzulösen und stattdessen für seine 130.000 Mitarbeiter Googles G Suite einzu-führen. Der Flugzeugbauer versprach sich von dem Wechsel eine bessere Zusammenarbeit über verschiedene Unternehmens-einheiten hinweg („Auflösung von Silos“). In der G Suite mit der integrierten Google Search sah Airbus ein Werkzeug, um eine neue Arbeitskultur zu etablieren, die eine verbesserte Zusammenarbeitsfähigkeit über Zeitzonen hinweg ermöglicht.

Von der Office-Monokultur zum Collaboration-Dschungel

Der Wunsch nach der perfekt passenden Collaboration-Land-schaft für ein Unternehmen mit seinen verschiedenen Anspruchs-gruppen ist eine Herausforderung, die sich mit Standardlösungs-suiten nicht immer abbilden lässt – auch wenn diese als der pragmatischste Weg erscheinen, die entstehende Komplexität mit den zusätzlichen Managementaufwänden und Sicherheitsheraus-forderungen in den Griff zu bekommen. Collaboration-Lösungen gehen weit über Standardsuiten für Office-Anwendungen aus der Public Cloud hinaus. Sie brauchen zusätzlich sichere Lösungen für Datenablage aus Private Clouds sowie Lösungen für hybride Sze-narien. Ein häufig anzutreffendes Beispiel sind Citrix-Umgebungen, die sowohl auf Azure als auch in Private Clouds vom Anwender-unternehmen selbst gemanagt werden können. Aktuell bietet Citrix seine Virtualisierungs- und Managementdienste sowie eine Vielzahl weiterer Plattformdienste (wie u.a. Citrix Access Control und Citrix Workplace Intelligence) aus seiner Citrix Cloud an.

Umfassende Standard-Suiten sind nicht immer die richtige LösungUmfassende Standard-Suiten einzuführen, ist ein häufig beschritte-ner Weg, um den multiplen Anforderungen der verschiedenen Nut-zergruppen zu begegnen. Endnutzerperspektive und IT-Manage-ment-Perspektive begegnen sich hierbei auf dem kleinsten Nenner. Self Service wird möglich, Overall Management und Reporting blei-ben leistbar. Dass mit diesem Ansatz auch „schwächere“ Lösungen für bestimmte Anforderungen eingekauft werden oder dass die Anforderungen mancher Nutzergruppen immer noch unbefriedigt bleiben, sind kleinere Schwächen dieses Ansatzes. Viel stärker wiegt die Kostenfrage. Denn die zusätzlichen Dienste müssen für jeden Nutzer bezahlt werden – egal ob sie tatsächlich genutzt werden oder nicht. Trotz Cloud-Bereitstellungsmodellen erhöhen sich so unter dem Strich die Kosten. Zudem darf nicht vergessen werden, dass im Business-Umfeld auch Systeme für Datensicherung/Backup sowie Ausfallsicherheit vorgesehen werden sollten.

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Analysen zeigen, dass über eine Evaluation des Nutzungs- verhaltens eine passgenaue Bereitstellung von Diensten und ent-sprechenden Lizenzen für einzelne Nutzergruppen möglich ist. Die Klassifizierung der Anwender in etwa sechs Nutzergruppen bringt Transparenz und legt die Basis für deutliche Kosteneinsparungen. Allerdings erfordern selektierte Lösungen einen erhöhten Verwal-tungs- und Reporting-Aufwand. Derartige Leistungen können häufig einfach von einem versierten Provider bezogen werden.

Weg zur Lizenzkostenoptimierung

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Kosteneinsparung durch Gebrauchtlizenzen

Kunden ohne Lizenzen oder Client-Zugriffslizenzen können Gebrauchtlizenzen nutzbringend einsetzen. Beim Public-Cloud-Angebot ist das nicht möglich. Deshalb muss Exchange dafür entweder Inhouse betrieben oder über einen Service Provider bezogen werden. Da die Lizenzkosten für gebrauchte Lizenzen deutlich unter denen für Originallizenzen liegen, sind durch diesen Ansatz in der Regel Kosteneinsparungen von 30 bis 50 Prozent möglich.

ANALYSE DES NUTZERVERHALTENS

KATEGORISIERUNG

PASSENDE LEISTUNGSPAKETE

KOSTENOPTIMIERUNG

Ansätze zur Optimierung der Lizenzkosten

Ein Industrie-Arbeiter hat in der Regel nur sehr eingeschränkte Bedürfnisse nach Collaboration Tools, während mobile Nutzer gegenüber Standardnutzern erweiterte Anforderungen haben. Auch der Blick auf Nutzer in bestimmten Ländern kann sich loh-nen, um Lizenzkosten einzusparen. Eine dritte Komponente, die einen differenzierten Blick nötig macht, sind hybride Umgebun-gen: Diese sind in den meisten Unternehmen existent. Ein Public-Cloud-only-Blick geht an der Realität vorbei.

Viele Service Provider bieten Services für Software Asset Manage-ment. Darüber kann das tatsächliche Nutzerverhalten analysiert werden. Diese Analyse verschafft Anwenderunternehmen eine valide Grundlage, um den tatsächlichen Lizenzbedarf zu ermitteln.

Die Zusammenarbeit mit einem Service Provider kann darüber hinaus eine weitere Flexibilisierung der Lizenzkosten ermöglichen. Vor allem im ersten Jahr ist eine anteilige Verrechnung der Lizen-zen möglich („as you use“) – statt der üblicherweise anfallenden Lizenzkosten für ein ganzes Jahr.

Eine weitere Möglichkeit, die Lizenzkosten dramatisch zu senken, ist der Erwerb gebrauchter Lizenzen von spezialisierten Rechte-händlern. Der Europäische Gerichtshof hat das Weiterverkaufen von Software-Lizenzen 2012 als rechtskonform eingestuft3. Erfah-rungswerte zeigen, dass mit Gebrauchtlizenzen in Einzelfällen bis zu 70 Prozent Kosten eingespart werden können.

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Kosteneinsparung durch Private Cloud Hosting

In der Public Cloud greifen Unternehmen auf standardisierte Enterprise Agreements wie E5 oder E3 zurück, die den realen Bedarf der Mitarbeiter nicht abdecken. Beim Einsatz einer Private Cloud kann die Lizenzstruktur an die realen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden (Individualisierung), das Produkt-Portfolio lässt sich flexibel ergänzen. Die Private Cloud befreit Unternehmen von der Notwendigkeit, große Bundles zu kaufen, die nicht ausgeschöpft werden. Das passende Lizenz-Setup erzielt deutliche Kostenvorteile im zweistelligen Prozentbereich.

Neben den Kosten spielen Sicherheitserwägungen bei der Ent-wicklung des passenden Collaboration-Konzepts eine entschei-dende Rolle. Traditionell werden Office-Tools on premise bereit-gestellt – aus eigenen Rechenzentren oder über einen Service Provider. Die Cloud als Sourcing-Alternative hat dies geändert. Heute sind viele Services, insbesondere neue Collaboration-Dienste aus der Public Cloud verfügbar. Viele Anbieter offerieren kostenlose Basisversionen (mit eingeschränkter Funktionalität). Bei Office 365, bzw. Microsoft 365 beispielsweise kann der Anwender diesen Basisdienst nur nutzen, wenn er online ist; eine lokale Bearbeitung von Dateien ist nicht möglich. Nichts-destoweniger kann diese kostenlose Version für manche Arbeits-situationen vollkommen ausreichend sein. Gleichwohl ist für die Online-Nutzung eine Internet-Anbindung erforderlich, die ggfs. zusätzliche Kosten erzeugt.

Sicherheit und Compliance im Blick behalten

Pharma-Unternehmen, Finanzunternehmen oder Behörden, die in regulierten „Geschäftsfeldern“ agieren, haben in der Regel höhere Compliance- bzw. Sicherheitsansprüche. Eine Ablage von perso-nenbezogenen oder finanziellen Daten in einer öffentlichen Cloud, die aus einem unsicheren Drittland verwaltet wird, ist für Auf-sichtsbehörden nicht akzeptabel4. Mit dem aktuellen Urteil (Juli 2020) des EuGH5 zum Privacy Shield werden gewinnen derartige Erwägungen auch für nicht-regulierte Unternehmen an Relevanz. In diesen Fällen bietet sich als Alternative zum Eigenbetrieb die Nutzung einer Private Cloud an. In einer abgeschlossenen Private Cloud lassen sich weitreichende Sicherheitsmechanismen einrich-ten – und zudem gegenüber einem On-Premise-Betrieb Kosten einsparen. Im Bereich von 500 bis 15.000 Nutzer ist die Private Cloud als Sourcing-Modell sogar günstiger als die Public Cloud. Die Auswahl des Sourcing-Modells hat also nicht nur Auswirkun-gen auf die Sicherheit bzw. die Erlaubnis zum Einsatz der Collabo-ration-Anwendungen, sondern auch Auswirkungen auf die Kosten.

Hybrid ist unvermeidbar

Große Unternehmen, die ihre Situation sehr genau analysieren, werden meist zu dem Schluss kommen, dass eine passende Mischung aus verschiedenen Sourcings ihre Ansprüche an Sicher-heit, Flexibilität und Kosten optimal aufeinander austariert. Ein hybrider Ansatz wird für sie daher eine strategische Entscheidung sein.

Aber auch in Unternehmen, die eine Public-Cloud-only-Maxime verfolgen, werden sich in der Realität hybride Szenarien ergeben, denn die Nutzerverwaltung wird über ein Active Directory unter eigener Kontrolle erfolgen, das mit dem Active Directory im

Rechenzentrum des (Public) Cloud Service Providers (bspw. Azure Active Directory) abgeglichen werden muss. Zudem kann Exchange ohne eine eigene (Inhouse-) Installation, die an das lokale Active Directory angebunden ist, nicht genutzt werden.

Die beiden vorigen Faktoren betrachten die Entstehung hybrider Szenarien bezüglich eines Services. Der moderne Ansatz, unter-schiedliche Collaboration Tools verschiedener Anbieter einzuset-zen, ist ein dritter Faktor, der in Richtung Hybridität weist.

Der Weg in die Hybride Cloud ist also nahezu unvermeidlich für Unternehmen, die Public-Cloud-Ressourcen einsetzen wollen. Oder anders gesagt: Die Zukunft der Collaboration ist hybrid.

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Virtualisierung erschließt eine Fülle neuer Möglichkeiten

Flexibilität in puncto Arbeitssituationen, also konkret im Hin-blick auf Orte, Zeiten, Geräte und Tools, ist eine der Kernmaxi-men moderner Collaboration-Konzepte. Unternehmen, die in das Design ihres passenden Konzeptes einsteigen, stellen in der Regel schnell fest, dass der Einsatz von Cloud-Modellen ihre Flexibilität deutlich erhöht. Die erste Hälfte des Jahres 2020 erwies sich für die Arbeitsplatzkonzepte als Nagelprobe. Durch die Covid-19-Pandemie waren viele Unternehmen gezwungen, neue (digitale) Wege in der Zusammenarbeit zu beschreiten. Unternehmen, die bereits auf Remote-Konzepte gesetzt hatten, waren bereits einen Schritt weiter. Unternehmen, die auf Vorort-Präsenz und lokale Installationen gesetzt hatten, sahen sich großen Herausforderungen gegenüber, um die Business-Konti-nuität zu gewährleisten.

Die Virtualisierung von Applikationen und Arbeitsplätzen sowie deren Verfügbarkeit über öffentliche Netzwerke verschafft Unter-nehmen eine Fülle von Möglichkeiten für Arbeitsplatzkonzepte, die auch die Anforderungen der „neuen Normalität“ abbilden. Die Virtualisierung löst den Arbeitsplatz von physischen Medien ab. Die Applikationen werden zentral bereitgestellt und über Netz-werke verfügt. Daten werden in Clouds oder im hauseigenen Rechenzentrum abgelegt.

Das verschafft Unternehmen ein Höchstmaß an Reaktionsfähig-keit, Flexibilität und Skalierbarkeit (d.h. Agilität). Die Arbeitsplätze sind vom Zugriffsgerät unabhängig: So können beispielweise einerseits Arbeitsplätze auf privaten Rechnern von Mitarbeitern bereitgestellt werden. Die Geräte können als „Arbeitsrechner“ oder als privates Gerät (Spiele, Video etc.) genutzt werden. Ande-rerseits können neue vom Unternehmen gestellte und gemanagte Geräte im Home-Office installiert und konfiguriert werden. Im letzteren Fall wird das nur mit einem Rumpf-Betriebssystem vor-bereitete Neugerät an den Mitarbeiter geschickt und dort via Internet komplett aufgesetzt.

Eine der führenden Lösungen für die Virtualisierung von Arbeits-plätzen ist Citrix. Die Citrix-Plattform wird traditionell direkt vor Ort im Anwender-Rechenzentrum bereitgestellt. Mit der Citrix Workspace-Plattform bietet das Unternehmen seine Dienste auch aus der Cloud an (Hosting und Bereitstellung). Wichtig zu wissen ist, dass die Virtualisierungsplattform von den Workloads auf dem sogenannten Worker Layer getrennt ist. Die Anwendungs- und Desktop-Workloads können überall bereitgestellt werden, also beispielweise im eigenen Rechenzentrum (on premise), bei

Microsoft Azure (oder jeder anderen Public Cloud) oder in einer Private Cloud. In jedem Fall muss dieser Layer den im Unterneh-men geltenden Sicherheits- und Compliance-Anforderungen genügen. Die Citrix-Workspace-Dienste auf der Plattform-Ebene greifen nicht direkt auf die Workloads zu. Alle Nutzerdaten werden nur verschlüsselt an den Benutzer übertragen. Das gilt auch für Multi-Cloud-Szenarien.

Ein Cloud-First-Ansatz für das Netzwerk ermöglicht reibungsloses Arbeiten

Citrix Workspace erlaubt über Citrix Access Control zusätzliche Sicherheitsrichtlinien und erzeugt eine verbesserte User Experi-ence bei den Anwendern.

Mit der Verwaltung virtueller Apps und Desktops in der Citrix Cloud können Unternehmen alle Workloads und Infrastrukturen quellen- und ortsübergreifend zentral verwalten. Dies ist beson-ders in einem Hybrid-Cloud-Bereitstellungsszenario hilfreich.

Darüber hinaus sind SD-WAN-Technologien (Citrix Networking) verfügbar. Citrix ist der einzige Anbieter, der von Microsoft als Microsoft 365-Netzwerkpartner zertifiziert ist. Citrix nutzt APIs, um die Latenz zu minimieren. Das ermöglicht direkte, zuverlässige Verbindungen an/von alle/n Bürostandorte. Damit verbessert sich die User Experience für Microsoft 365-Anwendungen. Citrix SD-WAN hat nicht nur Funktionen zur Optimierung des Datenverkehrs mit virtuellen Citrix-Apps und -Desktops integriert, sondern bietet auch eine umfassende Transparenz. Die eingebetteten HDX-Proto-kolle erlauben eine Quality of Service für virtuelle Citrix-Apps und -Desktops, aber auch für jede andere Anwendung. Citrix SD-WAN konfiguriert Citrix Virtual Apps sowie Desktops automatisch und priorisiert die verschiedenen „Type of Service“-Klassen so, als wären sie einzelne Anwendungen innerhalb des Netzwerkverkehrs. Das verbessert die Qualität virtueller Sitzungen nachhaltig. Citrix SD-WAN bietet automatisierte, sichere Konnektivität zu Azure. Das vereinfacht den Übergang zu einem cloud-basierten zentralen Management der Arbeitsplätze.

Citrix Endpoint Management ermöglicht Single Sign On (SSO) für mobile Geräte. Die integrierte Workplace Intelligence entlastet Anwender von Standardaufgaben innerhalb regelmäßig genutzter Business-Applikationen (auch über die Microsoft-Suite hinaus).

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Kurzfristige Vervielfachung der Remote-Working-Kapazitäten

Für einen international tätigen Mineralölkonzern betreibt T-Systems eine virtuelle Plattform für 2.000 Arbeitsplatzsysteme auf Citrix-Basis. Im März 2020 entschied der Konzern vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie 50.000 Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. Mithilfe der Citrix-Plattform konnte T-Systems die zusätzlichen Remote-Kapazitäten (inklusive der zusätzlichen Applikationslizenzen) innerhalb von fünf Tagen bereitstellen. Für den Zugriff auf ihren Arbeitsplatz nutzen die Mitarbeiter des Mineralölkonzerns private Hardware im Sinne eines BYOD-Konzepts. Der Betrieb der Plattform auf Basis von Cloud-Prinzipien erlaubt nicht nur ein schnelles Upscaling der Kapazitäten und das Sicherstellen der Business Continuity, sondern erlaubt nach der Normalisierung der Situation auch eine Rückgabe der Kapazitäten – je nachdem wie sich der Konzern im Rahmen des „new normal“ zukünftig aufstellen wird. Die Lösung genügt dank ihrer Architektur und eingesetzten Tools höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Datenschutz.

Kundenbeispiel

2.000

50.000 Mitarbeiter

im Home-Office

Pre-Corona

„new normal“

5 Tage

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Basis der Collaboration

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Ein zukunftsorientiertes Konzept für Collaboration braucht vier Standbeine:

1. Es muss einem Unternehmen zunächst ein hohes Maß an Fle-xibilität erlauben – zum einen hinsichtlich der Services, die die Anwender tatsächlich brauchen, zum anderen hinsichtlich der Sourcing-Varianten, die das Unternehmen einsetzen möchte. Eine weitere Komponente der Flexibilität ist die Aus-tauschbarkeit von Collaboration Tools, um agil auf Bedürfnisse der Nutzer und Chancen des Marktes reagieren zu können.

2. Beide Entscheidungen – sowohl für die Collaboration Tools als auch die Sourcing-Varianten – müssen die unternehmenswei-ten Anforderungen an Sicherheit und Compliance bedienen. Darüber hinaus gilt es natürlich, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und das Risiko von Gesetzesverstößen zu vermeiden.

3. Die User Experience ist eines der entscheidenden Kriterien für die Akzeptanz einer neuen Lösung. Diese Feststellung gilt für Arbeitsplatzsysteme, mit denen Mitarbeiter tagtäglich arbei-ten, umso mehr. Bei der Einführung neuer Konzepte (mit evtl. Multi-Cloud oder hybridem Sourcing) sollten Unternehmen daher auch Vorsorge treffen, dass Endanwender den gewohnten Eindruck lokaler Software erhalten.

4. Nicht zuletzt sollte beim Aufbau der zukünftigen Arbeitsplatz-Landschaft auch die Kostenseite berücksichtigt werden.

Alle vier Elemente, Flexibilität, Sicherheit/Compliance, User Experience und Kosten, verdienen eine gleichermaßen intensive Betrachtung.

Zukunftsfähige Collaboration-Konzepte entwickeln

Zwei weitere Anforderungen: Integration und Add-onsDarüber hinaus sollten bei der Entwicklung eines solchen Kon-zepts für die Bereitstellung der Collaboration Services zwei wei-tere Elemente bedacht werden: Wie werden Defizite bestehender Services ausgeglichen und wie gelingt die Integration?

1. Unter Integration sind zwei Aspekte zu berücksichtigen: Zum einen die Integration der einzelnen Services miteinander, zum anderen die Integration mit bestehenden Vorsystemen wie SAP und ServiceNow, die für die Verwaltung von Unterneh-mensprozessen genutzt werden. Das Ziel muss es sein, die genutzten Collaboration Services „aus einem Guss“ zu betrei-ben und zu verwalten. Die flexible und dynamische Land-schaft sollte ohne erhebliche Zusatzaufwände administriert werden können.

2. Typische Defizite von Standardsuiten sind fehlende oder schwache Verschlüsselungsfunktionen sowie limitierte Fähigkeiten für die Massen-Kommunikation, wie sie von Transaktionssystemen automatisch ausgelöst werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen, die Legacy-Funktiona-litäten wie Fax, SMS oder Telefonie nutzen, darauf achten, dass auch in der zukünftigen Collaboration-Landschaft diese Dienste als integrierte Services verfügbar bleiben, sofern sie Business-Relevanz haben6. In überraschend vielen Branchen werden beispielsweise immer noch Fax-Services eingesetzt, um rechtskonforme Vereinbarungen abzuwickeln (Medika-mentenorder, Aufträge an Handwerker, Serviceanfragen, Wertpapiertransaktionen etc.), aber auch um Informationen schnell zu verbreiten (innerhalb von Filialstrukturen wie bei Einzelhandelsketten).

€Kosten Flexibilität

User ExperienceSicherheit & Compliance UX

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[1] VUCA, Definition, Gabler Wirtschaftslexikon, Prof. Oliver Bendel, 2019[2] Airbus ditches Microsoft, flies off to Google, Paul Kunert,

theregister.co.uk, März 2018[3] Wegweisendes Urteil zu gebrauchten Software-Lizenzen, Zeit online, Juli 2012

[4] Datenschutzbeauftragter: Schulen sollen Office 365 nicht verwenden, windowsarea.de, Juli 2019

[5] EuGH kippt EU-US-Datenschutzvereinbarung, zdfheute, Juli 2020[6] Why Business Are Still Sending Faxes in 2018, Naoimi Young, Juli 2018

Eckpunkte für den Aufbau eines zukunftsfähigen Collaboration-Konzepts

Welche Collaboration-Funktionalitäten brauchen Ihre Mitarbeiter?

Kennen Sie die Nutzungsgewohnheiten Ihrer Anwender?

Haben Sie Ihren Sourcing-Mix definiert, um das Optimum an Agilität, Sicherheit und Compliance zu erzielen?

Wie stellen Sie im neuen Sourcing-Mix User Experience sicher?

Wie erzielen Sie maximale Flexibilität für die unterschiedlichen Collaboration- Anforderungen Ihrer Nutzer?

Wie hoch ist Ihr Virtualisierungsgrad?

Wie planen Sie verschiedene Collaboration-Services miteinander zu integrieren?

Wie automatisieren Sie die Managementprozesse für Collaboration Services auf Unternehmensebene?

Welche Maßnahmen nutzen Sie, um Kosten für Collaboration Services zu reduzieren?

Fazit

Zukunftsorientierte Konzepte für Collaboration verbinden die alte und neue Collaboration-Welt geschickt miteinander, um alle Funktio-nalitäten zu ermöglichen, die das Business braucht. Der naheliegendste Ansatz, um ein Collaboration-Konzept für die (verschiedenen) Arbeits-plätze der Zukunft zu realisieren, ist der Rückgriff auf ein Ökosystem verschiedener Anbieter und Integratoren. Hier sollten sowohl etablierte Standard-Services (möglicherweise verschiedener Anbieter) als auch spezielle Services für individuelle Anforderungen verfügbar und kom-binierbar sein. Das Ökosystem sollte auch Add-on-Lösungen für spezi-

fische Optimierungen der Standard- und Individual-Services bieten. Ein wichtiger Faktor für die von den Anwendern geforderte Flexibilität der Arbeitsplätze ist die Einführung von Virtualisierungstechnologien.

Unternehmen können diese Ökosysteme selber aufbauen oder aber mit einem Service Provider zusammenarbeiten, der über ent-sprechende Ökosysteme und Integrationskompetenz verfügt. Damit ist die Entwicklung ganzheitlicher und anbieterunabhängiger individueller Collaboration-Landschaften möglich.

Oktober