Ausgabe 23

ARCHIV AKTIV 23

Download ArchivAktiv 23

Bewährt und innovativ – wer als IT-Dienstleister im anspruchsvollen Ge-sundheitsmarkt bestehen will, muss zum einen Vertrauen durch Konti-nuität schaffen und zum anderen die Technologietrends erkennen und umsetzen, die tatsächlichen Nutzen für Kunden bringen. Seit fast 50 Jah-ren beschreibt dies das Bestreben von DMI.Dabei nimmt die Geschwindigkeit der Veränderungen zu: In den letzten Jah-ren hat sich die Durchsetzung digitaler Technologien im Bereich der Kran-kenhäuser stark beschleunigt. Leis-tungserbringer erkennen zunehmend die Vorteile digitaler Ansätze zur Optimierung ihrer Prozesse. Auch auf dem Gebiet der Patientenakten ist die-ser Trend inzwischen deutlich; hierzu hat nicht zuletzt die Fristverkürzung bei MDK-Prüffällen beigetragen, die Krankenhäuser mit konventionell er-stellten und archivierten Unterlagen kaum meistern können. Wie schafft man in dieser schnelllebi-gen digitalen Welt Vertrauen? Durch eine partnerschaftliche Beziehung, durch zukunftssichere zertifizierte Ansätze sowie durch Prozessverständ-nis und Beratungskompetenz bei den Mitarbeitern. Ich lade Sie ein, uns auf diesem Weg in dieser Ausgabe von ArchivAktiv zu folgen: Kunden, Partner und Fachleu-te von DMI nehmen Stellung zu Zer-tifizierungen unserer Technik und Me-thoden – etwa laut TR-RESISCAN – sowie unserer nachhaltigen partner-schaftlichen Kundenbeziehung – laut VKD und Entscheiderfabrik. Ein wei-terer Schwerpunkt liegt auf aktuellen praxisnahen Projekten unserer anwen-dungsnahen Forschung, insbesondere mit dem Ziel vollzähliger und voll-ständiger Akten ohne Medienbrüche. Wir übernehmen Verantwortung für Ihre Archivierung.

Ihr Christoph Schmelter

Editorial

Digitale Archivlösung für KIS-Dokumente des St. Marien-Krankenhauses Siegen ausgezeichnet

VKD beurkundet DMI als nachhaltigen Partner für Informations- und Medizintechnik

Nur wer die kritische Prüfung laut einem um-fassenden Kriterienkatalog besteht, erhält diese begehrte Urkunde des Verbandes der Kranken-hausdirektoren Deutschlands e.V. (VKD): Ein Gremium der Brancheninitiative Entscheider-fabrik analysiert im Auftrag des VKD Produkt-entwicklung, Service und Vertrieb des Dienst-leisters für IT bzw. Medizintechnik, begutachtet die Handhabung im Alltag und entscheidet nach intensiven Gesprächen mit Vertretern der Management-Ebene im Krankenhaus, ob die Lösung den Erwartungen und Anforderungen entspricht. Erfolgreich hat DMI – mit dem Projektpartner CompuGroup Medical (CGM), dem Anbieter des eingesetzten Krankenhausin-formationssystems (KIS) – diese Prüfung beim Kunden St. Marien-Krankenhaus Siegen abge-schlossen.

Grundlage für die Beurkundung als „nachhaltig partnerschaftlich handelndes IMT-Unterneh-men“ ist die Lösung der externen revisionssicheren Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente aus dem KIS CGM CLINICA sowie die Anzei-ge im Viewer des Archiv-Verwaltungsprogramms (AVP) vor Ort. Die Zusammenführung originär elektronischer mit ursprünglich papierbasierten, digitalisierten Dokumenten durch DMI ermög-licht vollständige Akten ohne Medienbrüche. Sie

bilden die Voraussetzung für die Optimierung kli-nischer und administrativer informationsbasierter Prozesse in Krankenhäusern, unter anderem für das Erlösmanagement. Überzeugt hat die Lösung durch ihren hohen Grad an Praxistauglichkeit und an Nutzen für das Krankenhaus sowie durch die gut strukturierte Aufgabenteilung zwischen dem KIS-Anbieter und DMI. Dies, so urteilten die Prüfer, bietet eine gesunde Basis für eine dynami-sche und nachhaltige Zusammenarbeit zwischen Anbietern und Kunden. „AVP ist bei uns seit 2004 in Betrieb, seit 2015 nutzen wir die neue Lösung eDPaaS zur Archi-vierung elektronischer Dokumente“, beschrieb Wolfgang Ax, Projektverantwortlicher im St. Marien-Krankenhaus, die Lösung. „Die relevanten Komponenten des Systems bestehen aus der HL7-/MDM-basierten Übertragung elektronischer Do-kumente – auf Basis von ca. 300 Dokumenttypen – aus dem KIS an den Konnektor, die Archivierung in eDPaaS und die Rückübermittlung des Status der langzeitarchivierten Daten an das AVP. So lassen sich die Daten dann im Krankenhaus wieder an-zeigen. Der Zugriff auf die Daten aus dem AVP über das KIS CLINICA erfolgt problemlos durch einen Kontextaufruf. Unsere Arbeitsgruppe hat das Register optimiert und die Dokumenttypen festgelegt; es gibt ein fallbezogenes Register sowie einen Barcode auch für jedes originär elektroni-sche Dokument. – Rund 800 administrative und klinische Anwender arbeiten jetzt mit diesem Sys-tem. Die elektronischen Dokumente werden nach Archivstellung im KIS gelöscht.“ Der Kriterienkatalog entspricht den Erwartungen des Projektverantwortlichen. „Lohnt es sich, die-ses Projekt durchzuführen? Die Ergebnisse spre-chen klar dafür. – Nachhaltigkeit bedeutet in Sie-gen beispielsweise Einsparungen an Speicher und Ressourcen, insbesondere Datenbanken, durch das Eliminieren redundanter Datenhaltung. Die Performanz des KIS ist gestiegen. Wir ersparen uns das Betreuen der gesetzlichen Vorgaben der revisionssicheren Archivierung – das ist ein großer Benefit. Beurkundungen mit Prozessbeschreibung geben uns als Kunden Sicherheit.“ „Unsere Rolle als DMI Partner im Kontext die-ser Beurkundung ist unterstützend. Das Projekt belegt, dass wir als KIS-Anbieter elektronische Dokumente an ein Subsystem übergeben können; die Verlinkung mit dem Archivsystem ermöglicht den Aufruf originär elektronischer und digitali-sierter Dokumente; die Entfernung der Original-dokumente entlastet die Systeme des Kunden“, so

Dirk Albers, CGM. „Die Nähe zu Standards ist uns sehr wichtig; wir nutzen insbesondere HL7 beim Transferieren und Empfangen von Daten“. „Die enge technische Abstimmung mit dem KIS-Anbieter CGM war für uns neu; eDPaaS wie-derum ist eine bewährte Lösung mit mehreren produktiven Projekten. Eine Herausforderung in Siegen war für uns der Empfang von OpenOffice-Dokumenten mit Konvertierung nach pdf/a über eine Zusatzsoftware im Konnektor“, erläuterte Hannes Zehrer, Projektleiter DMI. „Diese Be-urkundung ist weniger technisch als unsere Zer-tifizierungen – sie legt den Schwerpunkt auf die Beziehung zwischen Anbietern und Kunden. An-bieter erhalten eine externe Bewertung der eige-nen Ansätze, auch aus Sicht des Projektleiters auf Kundenseite. Eine intensive Beziehung zu Kunden kann auch Einfluss auf unsere Produktentwick-lung nehmen.“„Der Katalog an Prüfkriterien für dieses Zertifi-kat umfasst 13 Hauptkriterien mit weitergehen-den Fragen zu Erschwinglichkeit, Funktionsum-fang, Zuverlässigkeit und Interoperabilität“, sagte Dr. Carl Dujat vom Beratungsunternehmen promedtheus. „Nicht die Detailtiefe zählt, son-dern der Gesamtblick: Ist die Erwartungshaltung technisch/prozessual erfüllt? Diese Frage ist von zentraler Bedeutung. Die Antwort ergibt sich aus dem persönlichen Dialog von Berater, Prüfer, Krankenhaus und Anbieter. Diese Klammer gibt Vergleichbarkeit innerhalb der Entscheiderfab-rik. „Wir haben auch das System live begutachtet: Die technischen Anforderungen hinsichtlich der Kommunikation von KIS und Archiv vor dem Hintergrund klinischer Anforderungen sind er-füllt.“ Dr. Dujat weiter zur Beurkundung: „Diese vom VKD institutionalisierte Empfehlung eines Auftraggebers hat einen wichtigen Referenz-Marketing-Effekt. Sie kommt insbesondere für erprobte, dennoch innovative Lösungen infrage. Die Patienten haben indirekte Vorteile: Sie erhal-ten Sicherheit im Kontext von Datenschutz, IT-Sicherheit und Revisionssicherheit; auch die Zur-verfügungstellung in der Behandlungskette und für Patienten spielt eine wichtige Rolle.“ „Diese Beurkundung belegt auch Interoperabilität und Anbieterneutralität. Kunden-Krankenhäuser sichern sich Datenhoheit bei eventuellem KIS-Wechsel sowie Prozessvorteile für Verwaltung und Abrechnung“, so Jörg Redmann, Sanovis. „DMI hat sich hier als fairer Anbieter mit Unabhängigkeit etabliert.

Fortsetzung auf Seite 4

Nach der Sitzung der Prüfungskommission: Gabriele Kirchner, Geschäftsführerin des Verban-des der Krankenhausdirektoren Deutschlands e.V. (VKD), und Dr. Pierre-Michael Meier (rechts), ENTSCHEIDERFABRIK, bestätigen mit Überrei-chung der Urkunde in Gold an Geschäftsführer Christoph Schmelter DMI als „nachhaltiger Krankenhauspartner hinsichtlich Informations-/Medizintechnik (IMT)“. Die offizielle Verleihung der Urkunde an DMI findet auf der Medica statt: LiveView-Stand der Entscheiderfabrik, Halle 15, 17.11., „Meet IT“ ab 17.30 Uhr

02 | ArchivAktiv 23

Das Robert-Bosch-Krankenhaus (RBK) in Stuttgart geht auf eine private Initiative Robert Bosch d. Ä. zurück. Seit Januar 2006 gehö-ren die Gerlinger Klinik Schillerhöhe und die Stuttgarter Frauenklinik Charlottenhaus zum Stiftungskrankenhaus. An drei Standorten mit 1.028 Betten nimmt das RBK zentrale medizi-nische Versorgungaufgaben auf hohem Niveau wahr: Jährlich werden hier über 42.000 Patien-ten aus Stuttgart und der Region stationär be-handelt. Eine neue Archivierungslösung unter-stützt die Prozesse. „Im Jahr 2004 hatten wir unsere Akten auf Digi-talisierung und digitale Archivierung umgestellt“, erinnert sich Günter Kupke, Mitarbeiter Sonder-bereich der Geschäftsführung. „Im Kontext der MDK-Prüfanfragen stieg jedoch stetig der Opti-mierungsdruck: Kürzere Aktenlaufzeiten, höhere Qualität und rasche Verfügbarkeit der Digitalisa-te wurden notwendig.“ Mit dem Ziel, diesen stei-genden Anforderungen gerecht zu werden, suchte man 2013 nach einer geeigneten Softwarelösung für das Archiv sowie nach einem anderen Digita-lisierungsdienstleister. „Auch die verbesserte Ein-bindung in die Applikationslandschaft war uns wichtig“, betont IT-Leiter Walid Sbaih. Führende Systeme im RBK sind ISH und GAP IT. Das Krankenhaus analysierte den Markt und ver-handelte im März 2013 eine neue Konstellation mit Siemens (heute Cerner) und DMI. Als Re-ferenzhaus besuchte man das Klinikum Hanau. „Mit Siemens hatten wir bereits lange in der Me-dizintechnik zusammengearbeitet; auch durch das sehr gute Angebot fiel die Entscheidung für Soarian Health Archive [SHA] und Digitalisie-rungs- und Beratungsleistungen des Siemens-Partners DMI“, so Kupke. Das Archivierungspro-jekt lag in der Federführung der IT-Abteilung, die eine strategische Rolle bei Optimierungen der Kernprozesse innehat.

ELEKTRONISCHE PROZESSEEine Lösung war für elektronische Dokumenta-tionsabläufe nötig: Wie kommuniziert ein Sub-system etwa in der Pathologie, dass ein Befund freigegeben ist und archiviert werden kann? „Die Freigabeprozesse auf Papier und die Wanderung analoger Dokumente wollten wir durch elektro-nische Prozesse ersetzen“, erläutert der IT-Leiter. „Die Campuslizenz für die Anbindung verschie-denster Subsysteme an das SHA ermöglichte es uns, diesen Prozess der Bereitstellung freigegebe-ner Befunde für alle Nutzer mit Zugriffsberechti-gung einzurichten, gesteuert über das KIS – unter anderem aus den Systemen für Dialyse, Radiologie und Labor.“ Die Kette der Freigaben lässt sich für jedes dieser Dokumente nachvollziehen. Aus den Worklists für die Stationen wird ein Dokument erst eliminiert, wenn sein Status auf „gelesen“ ge-setzt ist; dann wird es ins Archiv verschoben.

PAPIERAKTEN MANAGEN

„Inzwischen sind bei uns rund 95 Prozent der Do-kumentation im Kernprozess digital – darunter die Kommunikation mit den Funktionsstellen, die Anforderung der Medikation sowie die Ent-lassbriefe“, erläutert der IT-Leiter. Diese Unterla-gen werden im SHA archiviert. Eine Ausnahme sind etwa die EKG-Werte, die noch nicht elek-tronisch übernommen werden können und daher ausgedruckt werden. „Die meisten Papierdokumente kommen aber von draußen: Arztbriefe, Befunde, Medikation. Früher wanderten solche Unterlagen in der kon-ventionellen Akte durch die beteiligten Stationen

und kamen nach Rechnungsstellung zur Digitali-sierung.“ Unterlagen, die eine Unterschrift erfor-dern – wie etwa Behandlungsverträge –, sind für den weiteren Behandlungsverlauf nicht erforder-lich und gingen daher nach der Aufnahme ins Ar-chiv; sobald die Akte dort eintraf, musste sie mit dem Vertrag zusammengefügt werden. – Diese Zuordnung war auch für Nachläufer-Dokumente zu leisten.Die klaren Nachteile unterstreicht Sbaih: Die Unterlagen waren nicht zeit- bzw. ortsunabhängig zugreifbar, und der Logistikaufwand war enorm. Heute bzw. künftig werden externe Dokumente auf Station gescannt. Der Behandlungsvertrag wird ausgedruckt und vom Patienten unterschrie-ben; Mitarbeiter scannen bei der Aufnahme auch diese Verträge ein. Die gescannten Dokumente werden dem SHA hinzugefügt und dem Eintrag im KIS zugeordnet; das unterschriebene Ver-tragsoriginal erhält der Patient. Dies vermeidet manuellen Aufwand für Sortierung und Logis-tik. „Papiereinsparung, Druckkostenreduktion, Logistik und Umweltfreundlichkeit – alle diese Aspekte sind abgedeckt“, sagt Sbaih.

GELUNGENE UMSETZUNG

Das Ausrollen geschah in zwei Teilprojekten: Die neue Software wurde innerhalb von sechs Wochen nach Tests und Implementierung frei-gegeben und ging Ende November 2013 „in die Breite“; Change Management war kaum nötig. Im Hintergrund geschah die Migration des Al-tarchivs mit rund 2,5 Millionen Dokumenten. „Die Prozessoptimierung, das zweite Teilpro-jekt, beschäftigt uns seit 2014 weiter“, so Sbaih. „Dazu zählt beispielsweise, dass bislang unstruk-turierte Befunde eine Struktur erhalten, damit sich Prozesseffekte erzielen lassen. Und die Un-terschriftskette muss im Subsystem oder im KIS implementiert werden. Die Optimierung der Do-kumenttypen und des Registers mit DMI ist noch im Gange.“ „Im Jahr 2014 haben wir einen Teil der Prozesse fixiert und mit der Software umgesetzt. Das Projektteam aus 14 Mitarbeitern der Berei-che Archiv, IT, Medizin und Pflege arbeitete eng mit den Projektpartnern zusammen. Heute läuft das System für über 42.000 stationäre Fälle an drei vernetzten Standorten“, erläutert Projektlei-terin Anastasia Baron aus der IT-Abteilung. „Die Einführung geschah mit Fingerspitzengefühl; die Lösung findet heute bei den Mitarbeitern Akzep-tanz.“ Der Schulungsaufwand war eher gering. Alle Stationen erhalten Scanner, und Organisa-tionsassistenten bzw. Pflegekräfte digitalisieren dezentral. – Auch Ambulanzakten werden heute mit der Lösung archiviert, so Baron. DMI übernahm die Begleitung der Optimierung des Aktenlaufs und der informationsbasierten Prozesse – etwa hinsichtlich der Definition der Registerkategorien, der Vermeidung von Dupli-katen sowie bei der Digitalisierung der verblei-benden Papierdokumente. Diese Belege werden

im Archiv-Verwaltungsprogramm AVP registriert und im DMI Dienstleistungszentrum in Leisnig digitalisiert. Die revisionssichere Langzeitarchi-vierung, aktuell noch auf Mikrofilm, wird künf-tig digital realisiert, sagt Sbaih. Die Papierakten werden vernichtet – mit Ausnahme der Studien-akten, die bei DMI in Leisnig aufbewahrt werden. Der Aufruf der Akten in SHA geschieht aus dem KIS. „Mobil sind die KIS-Daten und die auf Sta-tion gescannten Dokumente per Visitenwagen verfügbar“, freut sich der IT-Leiter. Die Trennung des PACS mit seinen speicherintensiven Dateien und speziellen Anforderungen bleibt mittelfristig bestehen. Niedergelassene Behandler greifen über ein Zuweiserportal auf festgelegte Patienteninfor-mationen zu, und den Studienmonitoren werden die für sie relevanten Unterlagen an einem PC zur Verfügung gestellt – in einem Postkorb, der Man-dantensicherheit schafft.

UNTERSTÜTZUNG FÜR DAS MEDIZINCONTRO L LING„Durch die Digitalisierung auf Station stehen heute die Akten zeit- und ortsunabhängig zu-griffsberechtigten Mitarbeitern für die Kodie-rung und Rechnungsstellung zur Verfügung – das ist essenziell für die effektive Arbeit im Erlös-management“, so Dr. Martin Hämmerle, Leiter Medizincontrolling. Die Abläufe im Kontext der MDK-Frist wurden von einer Arbeitsgruppe mit dem Ärztlichen Direktor, dem Kaufmänni-schen Direktor, der Patientenkoordination und Dr. Hämmerle erarbeitet.Das Medizincontrolling steht durch die 2015 eingeführte Vier-Wochen-Frist verstärkt unter Druck. Das AVP dient auch dazu, im Medizin-controlling zu überwachen, dass die Akten zwölf Tage nach Entlassung im Medizincontrolling ein-treffen. Der Zugriff auf die Patientenunterlagen erfolgt rasch und bequem über SHA. Im Zuge der Kodierung wird die Dokumentation auf Voll-ständigkeit hin überprüft und mit Handzeichen ergänzt. Right Coding gilt beim RBK als Grund-satz; ein Plausibilisierungstool im KIS findet Verwendung. „Fälle mit hohem Medikationsauf-wand lassen sich elektronisch hinsichtlich der Ko-dierung prüfen“, erläutert Annette Severyns vom Medizincontrolling. „Die wachsenden Analyseanforderungen ans Medizincontrolling sind nur durch IT-Unter-stützung darstellbar“, streicht Kupke heraus. „Im Hinblick auf die Fristen und Bearbeitungszeiten waren wir sehr erfreut darüber, dass Vorschläge aktiv von DMI kamen.“ Die Akten gehen von den Stationen ans Medizincontrolling, dann zum Archiv und in den Versand an das DMI Service-zentrum in Leisnig. „Der häufige Versand auch kleinerer Mengen hilft sicherzustellen, dass die Prozessschritte nicht weit auseinanderliegen“, so Dr. Hämmerle. „Ein Kurierdienst holt bei uns täglich bis zu vier Boxen ab – Logistik mit Einzel-lastwagen wäre nicht sinnvoll“, so Bettina Müller,

Leiterin Archiv. Prozentanteile für beschleunigte Lieferung digitalisierter Akten sind Teil des Auf-trags an DMI. „Nur mit einem enormen Personalaufwand ließe sich die MDK-Frist ohne eine Digitalisierung be-wältigen“, so Dr. Hämmerle; „und die digitale Ab-lieferung, Teil der neuen Prüfverfahrensvereinba-rung, kann man nur mit Digitalisierung umsetzen.“

VORTEILE FÜR MEDIZINER

Dr. Martin Kaufmann, Oberarzt und Facharzt für Innere Medizin, ist in der Projektgruppe aktiv und hatte auf die neue Lösung großen Einfluss; er lobt die gute Zusammenarbeit zwischen Ärz-ten und IT-Abteilung. „Die OCR-Funktionen in SHA ermöglichen bequem die Übernahme inhaltlicher Elemente aus den Digitalisaten in das KIS“, so der Mediziner. Durch die Digitali-sierung der Papierarchive der Ambulanz, einge-führt in einem kurzen Zeitraum, sind diese Un-terlagen strukturiert und leicht wiederzufinden. Alle digitalisierten Objekte werden indexiert; zur Fokussierung der Suchanfrage werden in der nächsten SHA-Version vom Anwender konfigu-rierbare Suchfilter integriert. „Dies ist wichtig bei sehr häufig genutzten Termini“, so Dr. Kauf-mann. Das Filtern wird über Dateinamen, Doku-menttypen und Register geschehen. Der Ober-arzt lobt die zuverlässige Anbindung an das KIS, die perfekt lesbare Darstellung und die gute Per-formanz. „Mit Einrichtung des Suchfilters wird SHA mit den digitalisierten Akten zu einem sehr alltagstauglichen Werkzeug, das unsere Prozesse deutlich unterstützt.“

IMMER WENIGER PAPIER

Die Projektgruppe im RBK engagiert sich für die fortlaufende Optimierung des Aktenlaufs und der informationsbasierten Workflows unter Ein-bindung von Cerner und DMI. Ziel ist das pa-pierarme Krankenhaus mit der weitestgehenden Verschlankung der Abläufe.

Perspektivisch papierarm

> Information Breakfast: moderne Digitalisierung und Archivierung in der Praxis

Vor über 30 Gästen und Gastgebern eröffnete IT-Leiter Walid Sbaih die Veranstaltung mit einer Darstel-lung der Gründe für den Wechsel zur Lösung mit Cerner und DMI. Die Einbuchung der Akte in das AVP zeigte Archivleiterin Bettina Müller; durch die Verwendung der Akten im SHA führten Annette Severyns, Medizincontrolling, und Projekt-leiterin Anastasia Baron, IT. Für Cerner präsentierten Karl Strauß und Kai-Christian Frenking, für DMI Guido Bovekamp und Stefan Müller-Mielitz. Thomas Dingler moderierte. Die Teilnehmer gaben ein durchweg positives Urteil ab. Außer auf der Vermeidung von Raumengpässen lag das Interesse zumeist auf verbesserter Kommunikation und beschleunigter Verfügbarkeit, auf der Rechtssicherheit der digitalen Langzeitarchivierung und verbes-serter Auskunftsfähigkeit bei MDK-Prüfungen.

Von links: Anastasia Baron (IT-Abteilung), Dr. Martin Hämmerle (Leiter Medizincon-trolling), Walid Sbaih (Leiter IT), Annette Severyns (Medizin-controlling), Bettina Müller (Leiterin Archiv); RBK Stuttgart

03 | ArchivAktiv 23

Das Klinikum Magdeburg ist eine gemeinnüt-zige GmbH mit 735 Betten in 21 Kliniken. Die Einrichtung bietet nahezu das komplette Spek-trum medizinischer Versorgung für die Region. Einsparungen bei Raum und Logistik, insbe-sondere jedoch die Verbesserung von Prozessen sieht man bei dem Maximalversorger als große Vorteile der Digitalisierung.Bei Auslaufen des Vertrags mit einem anderen Archivierungsdienstleister führte das Klinikum Magdeburg mit Unterstützung des Beratungs-unternehmens promedtheus eine Ausschreibung durch, in der als unabdingbares Kriterium die Anbindung der Digitalisierungsdienste an das führende System medico und an die Archivsoft-ware Soarian Health Archive (SHA) formuliert war. „Die Entscheidung fiel für das Angebot von DMI, und nach Qualitäts-Checks und Festle-gungen für Farb-Scans läuft seit August 2013 die sehr gute Zusammenarbeit mit dem Anbieter“, erklärt Cornelia von Steuben, verantwortliche IT-Mitarbeiterin für den Bereich Medizinische Systeme.

DIE GROSSE MEHRZAHL AN AKTEN WIRD DIGITALISIERT

„Jährlich verarbeitet DMI für unser Haus die Akten zu rund 35.000 stationären Patienten. Hinzu kommen seit Januar 2014 etwa 18.000 Akten aus der Notfallambulanz sowie seit Som-mer 2014 insgesamt bis zu 25.000 Akten aus der Fachambulanz und psychiatrischen Instituts-ambulanz“, erläutert von Steuben. „Nur die Ak-ten zu Ermächtigungssprechstunden und zu be-rufsgenossenschaftlichen Fällen gehen nicht zur Digitalisierung.“ Neben den gängigen Formaten umfasst die Dienstleistung unter anderem auch Sonderformate aus der Intensivmedizin, CTG-Streifen und Ultraschallbilder auf Thermopapier. Im Labor und in der Pathologie setzt man bereits auf originär elektronische Dokumentation.

DIESEN WEG NEHMEN DIE AKTENBereits bei Aufnahme eines Patienten wird im DMI Archiv-Verwaltungsprogramm (AVP) ein Eintrag zur Akte angelegt. Nach Entlassung be-reitet das Pflegepersonal die Akte auf. Sie geht zur Prüfung an den zuständigen Arzt und dann weiter zu den Medizinischen Dokumentations-assistenten für die Abrechnung auf Basis von Diag no sen und Prozeduren. Von dort werden sie ins jeweilige Kliniksekretariat und weiter ins Archiv transportiert. Dort werden die Akten in einem klinikeigenen System erfasst, das die Prü-fung der Frist ab Entlassung bis zum Eintreffen

im Archiv ermöglicht. Danach versehen die Mit-arbeiterinnen die Akten mit einem Barcode, der sie einem Fall im AVP zuweist, und optimieren sie für die Digitalisierung – etwa durch das Eliminie-ren von Duplikaten und Durchschriften. „Die Versandbereitschaft der Akten ordnen wir im AVP den Fällen und Versandboxen zu, konfektionierte Boxen erhalten einen Transfer-begleitschein; DMI Leisnig wird informiert und leitet die Abholung in die Wege“, fasst Archivmitarbeiterin Gudrun Januszewski die Abläufe zusammen. „Nachläufer wie Arzt-briefe und Laborbefunde sowie Befunde aus Fremdeinrichtungen versehen wir ebenfalls mit einem Barcode“, ergänzt ihre Kollegin Veronika Wendt. „Auch sie werden nach Leisnig

versandt, dort digitalisiert und automatisch dem entsprechenden Fall zugeordnet.“

VERARBEITUNG IN LEISNIGIm Durchschnitt verschickt das Klinikum Mag-deburg täglich etwa zwei Boxen per DHL nach Leisnig. Nach der Digitalisierung und dem Qua-litäts-Check im DMI Servicezentrum werden die Unterlagen per SFTP an das Klinikum übermit-telt und in SHA eingespielt. Etwa vier Wochen nach Übermittlung gehen die Papierakten in die Vernichtung; die Digitalisate werden im DMI Rechenzentrum in Leisnig revisionssicher lang-

zeitarchiviert. „Die Prozesse der Dienstleistung von DMI und die Ansprechbarkeit des Anbieters sind gut“, lobt von Steuben.

BEQUEME NUTZUNG DURCH MEDIZIN-CONTROLLER UND ÄRZTE

Vorrangig verwenden die Medizincontroller die Digitalisate per Zugriff über medico für die Bear-beitung von MDK-Prüfanfragen. Diese Informa-tionen unterstützen die Arbeit mit dem ins füh-rende System integrierten MDK-Arbeitsplatz. „Wir übermitteln bestimmte Dokumenttypen, etwa Arztbriefe, in digitaler Form an den MDK

Sachsen-Anhalt“, fügt von Steuben hinzu. Der MDK führt auch Begehungen durch; für diese Fälle richtet das Klinikum ein „MDK-Login“ über medico auf die jeweilige digitale Akte ein. – „Dank der Verfügbarkeit der Patientenunterlagen in digitaler Form entfällt das aufwändige manu-elle Suchen und Konfektionieren für den MDK“, freut sich die IT-Mitarbeiterin. Auch Mediziner nutzen das Archiv SHA mit den Digitalisaten von DMI, insbesondere für Wiederkehrer. Die Akzeptanz für die Qualität und für die Verfügbar-keit ist sehr hoch. Die Vorteile im Vergleich zur früheren Lösung bestehen unter anderem darin, dass Suchabläufe auch fallübergreifend möglich sind, etwa bei Patienten mit unterschiedlichen Fallnummern. Die Zuordnung erfolgt über „Pati-entennummern“ im KIS, die auch im AVP nutz-bar sind.

PERSPEKTIVE: WENIGER PAPIERDas Ziel des Klinikums Magdeburg ist natürlich die originär elektronische Patientenakte. Der Wegfall von Medienbrüchen wird hierbei eine weitere Beschleunigung der Abläufe bringen. Auch erwarten das Klinikum durch den Wegfall schwer lesbarer handschriftlicher Dokumente Sicherheitsvorteile. So ist im Jahr 2015 unter an-derem die Elektronisierung der Dokumentation auf der Intensivstation geplant – damit soll ein Großteil der überformatigen Dokumente weg-fallen. Auch in der Fachambulanz ist mittelfris-tig die nativ elektronische Akte in Planung, und generell soll das Ausdrucken und Einscannen originär elektronischer Dokumente vollständig beendet werden. „Der Weg zur ePA birgt aller-dings Herausforderungen und erfordert hohe In-vestitionen – und wird daher mehrere Jahre brau-chen“, sieht die verantwortliche IT-Mitarbeiterin voraus. „Insbesondere für die revisionssichere di-gitale Langzeitarchivierung ist es sinnvoll, mit ei-nem qualifizierten und zertifizierten Dienstleis-ter zusammenzuarbeiten“, so von Steuben weiter. „Wir ersparen uns die Investitionen in Personal-ressourcen, Kompetenzaufbau, Hardware und technologische Migration.“

Nahtlose, sichere informationsbasierte Abläufe am Klinikum Magdeburg durch die Dienstleistungen von DMI (v. l.): Archiv-mitarbeiterinnen Veronika Wendt und Gudrun Januszewski sowie IT-Mitarbei-terin Cornelia von Steuben freuen sich über die erfolgreiche Zusammenarbeit.

Schnelligkeit und Sicherheit für informationsbasierte Prozesse

KLINIKUM MAGDEBURG NUTZT DIENSTLEISTUNGEN VON DMI

+++ Klinikum Osnabrück klassifiziert digita-le Dokumente +++ DMI gewinnt Ausschrei-bung des Universitätsklinikums Essen mit Fortführung der Digitalisierung und digitaler Langzeitarchivierung sowie jetzt auch zur Si-cherheitsarchivierung von Originalakten +++ Klinikum St. Marien in Amberg beauftragt Si-cherheitsarchivierung +++ Kliniken Dr. Erler in Nürnberg digitalisieren in DMI Servicestelle mit automatisierter Belegindexierung, digitaler Langzeitarchivierung und beauftragen Upgrade

für das Archiv-Verwaltungsprogramm (AVP) mit Viewer-Neuinstallation +++ Klinikverbund Kempten-Oberallgäu in Kempten weitet Akten-verwaltung und Digitalisierung auf Ambulanz-Akten aus +++ Klinikum Esslingen beauftragt für MVZ Neurologie Digitalisierung, digitale Langzeitarchivierung und Sicherheitsarchivie-rung +++ Zentralklinik Bad Berka erweitert AVP um MDK-Aktenmanagement mit Schnittstelle zu SAP+++ Evangelische Kliniken Gelsenkirchen nutzen automatisierte Belegindexierung +++ Caritas-Krankenhaus St. Josef in Regensburg beauftragt DMI Servicestelle, automatisierte Belegindexierung und digitale Langzeitarchi-vierung sowie AVP-Upgrade +++ Evangelisches Krankenhaus Bielefeld digitalisiert mit DMI +++ Diakonie-Klinikum Schwäbisch Hall digitalisiert mit automatisierter Belegindexierung in DMI Servicestelle vor Ort und beauftragt digitale Langzeitarchivierung, AVP-Upgrade mit MDK-Modul und eDPaaS +++ St. Marien-Hospital Hamm ordert Digitalisierung inklusive automa-tisierter Belegindexierung, Langzeitarchivierung sowie AVP-Upgrade inklusive Mandant für Am-bulanz +++ Klinikum Chemnitz bestellt Digita-lisierung und digitale Langzeitarchivierung für MDK-Akten +++ Medizinisches Zentrum Lahn-höhe am Mittelrhein beauftragt Sicherheitsar-chivierung +++ Kreiskrankenhaus Frankenberg ordert AVP-Upgrade +++ Kliniken Albstadt be-auftragen AVP-Upgrade mit Daten-Migration für die Standorte Albstadt und Balingen +++ Agnes Karll Krankenhaus in Bad Schwartau erteilt Auf-trag für AVP-Upgrade +++ Siloah St. Trudpert

Klinikum in Pforzheim vergibt Sicherheitsar-chivierung +++ Evangelisches Krankenhaus Hamm beauftragt Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung sowie Akten-Sicherheits-archivierung +++ Universitätsmedizin der Jo-hannes Gutenberg-Universität Mainz ordert Un-terstützung bei der Tumordokumentation durch DMI Fachbereich Medizinische Dokumentation (FMD) +++ St. Josefs-Hospital Wiesbaden ent-scheidet sich für Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung sowie AVP-Mandanten für Ambulanzakten der ZNA +++ Krankenhaus Rummelsberg beauftragt DMI mit Digitalisierung in der DMI Servicestelle +++ KMG Kliniken plc / Häuser Boizenburg, Güstrow, Havelberg, Kyritz, und Pritzwalk sowie Klinikum Wittstock erteilen Auftrag für Digitalisierung und digitale Lang-zeitarchivierung +++ Universitätsspital Zürich beauftragt Unterstützung bei Tumordokumen-tation +++ Klinikum Darmstadt vergibt Digita-lisierung, AVP und digitale Langzeitarchivierung +++ Klinikum Niederberg in Velbert beauftragt Digitalisierung inklusive automatisierter Beleg-indexierung sowie digitale Langzeitarchivierung inklusive eDPaaS +++ Johanniter-Krankenhaus Geesthacht beauftragt Digitalisierung, AVP und Langzeitarchivierung +++ Hessenklinik Stadt-krankenhaus Korbach digitalisiert Akten stati-onärer und ambulanter Patienten +++ Stiftung Hospital zum Heiligen Geist in Frankfurt/Main ordert Digitalisierung und AVP +++ Sportklinik Hellersen in Lüdenscheid setzt Digitalisierung, digitale Langzeitarchivierung und AVP ein +++ Johanniter Krankenhaus Bonn digitalisiert und

ordert AVP für zwei Standorte +++ Johanniter Klinik am Rombergpark in Dortmund digitalisiert und ordert AVP +++ Marienhauskliniken St. Eli-sabeth in Wadern digitalisiert +++ Städtisches Krankenhaus Maria-Hilf Brilon beauftragt Di-gitalisierung und digitale Langzeitarchivierung +++ Vitos GmbH in Kassel mit angeschlossenen Kliniken beauftragt Digitalisierung der Perso-nalakten +++ Die Salus gGmbH mit den Stand-orten Fachklinikum Bernburg und Fachklinikum Uchtspringe beauftragt Digitalisierung +++

DMI Innovations-Ticker +++ In den letzten sechs Monaten haben 17 Kli-niken DMI Analytics mit Analysen und Beratung zur Optimierung dokumentenbasierter Prozesse – insbesondere abrechnungsrelevanter Prozes-se im Bereich Medizincontrolling – beauftragt +++ DMI führt Entscheider-Event Schlüssel-projekt „Prüfverfahren für die Vollständigkeit von Patientenakten“ zusammen mit Klinikbe-werbern und Institutionen durch (unter anderem Klinikum Frankfurt, Universitätsklinikum Müns-ter, RBK Stuttgart, Klinikum der Stadt Soest, CCeSigG und Fachhochschule Mannheim) +++ DMI Fachbereich Medizinische Dokumentation unterstützt Krankenhäuser bei der Optimierung von Dokumentations- und Archivierungsprozes-sen durch Akten- und Dokumentationsstruktur-analysen +++ DMI erweitert Compliance und erwirbt Zertifikat durch das BSI (TR-RESISCAN) sowie Beurkundung durch den VKD (Nachhalti-ger Partner für IMT ) +++

Digital: effektiv und sicher

Der Trend ist eindeutig: Immer mehr Krankenhäuser nutzen die herausra-genden Prozessvorteile, die durch die Digitalisierung von Papierakten und die konsolidierte Langzeitarchivierung mit elektronischen Dokumenten entstehen. Wir stellen Ihnen eine Auswahl aktuel-ler Dienstleistungsaufträge des letzten halben Jahres und innovative Leistun-gen von DMI vor:

TICKERGOING DIGITAL

04 | ArchivAktiv 23

ImpressumHerausgeber:DMI GmbH & Co. KG Otto-Hahn-Straße 11–13 48161 Münster Tel.: 02534 8005-0 Fax: 02534 8005-20 info@dmi.de www.dmi.de

Auflage: 10.000 Stück

Redaktion:Michael Reiter M.A. (verantwortlich, sämt-liche Beiträge außer namentlich genannten)

Koordination:Rufina WienersNatascha LoskantTicker: Petra Brebaum, Daniela Honvehlmann

Redaktionsschluss: 30.9.2015

Fotos:S. 1 l., S. 2, S. 3, S. 4 oben: Michael Reiter; S. 4 unten: Fighting Spirits; S. 1 r.: DMI

Gestaltung/Satz:TRYXZ Designwww.tryxz.de

Druck:Wentker Druck www.wentker-druck.de

10. – 11. FEBRUAR

Entscheider-Event, Düsseldorf

17. – 18. MÄRZ

DRG Forum, Berlin

06. – 07. APRIL

KH-IT-Leiter-Tagung, Leipzig

11. – 15. APRIL

IHE Connectathon, Bochum

19. – 21. APRIL

conhIT, Berlin

Details zu diesen Events und zum DMI Information Breakfast unter: www.dmi.de/ Aktuelles/ Veranstaltungen

DMI vor Ort 2016

Fortsetzung: Digitale Archivlösung für KIS-Dokumente ausgezeichnet

Die Lösung ist für große und kleine Häuser ge-eignet, auch das Landeskrankenhausgesetz etwa in Bayern ist durch Servicestellen und durch ver-schlüsselte Übermittlung zum Langzeitarchiv im Rechenzentrum Leisnig abdeckbar.“„Das St. Marien-Krankenhaus, so lautet unsere Strategie 2015/2020, soll in fünf Jahren zu den 25 Prozent der besten Krankenhäusern in Deutsch-land zählen (sh. KU 9/2015, S. 42-44). Die IT soll dabei die medizinisch-klinischen Prozesse optimal abbilden. Die Ziele sind zum einen höchstmögli-che Qualität – auch im Kontext des politischen Fokus – und zum anderen der wirtschaftliche Ein-satz von Ressourcen“, erklärte Christoph Rzisnik, Geschäftsführer St. Marien-Krankenhaus. „Den Mehrwert der IT messen wir am Beitrag ergono-

mischer Lösungen zur Produktivitätssteigerung und zur Verringerung der Arbeitsbelastung beim Personal – mit der Frage, wie wäre der Aufwand ohne diese Lösung. Dieser Beurkundungsprozess hilft uns, im Arbeitsalltag die Nachhaltigkeit bei der Verwendung von Lösungen zu gewährleisten. Wir erwarten uns von der Zusammenführung papierbasierter mit nativ elektronischen Doku-menten in einem einzigen digitalen Archiv die Sicherheit, die Vollzähligkeit bieten kann, und die Reduktion bzw. Beschleunigung von Suchab-läufen – auch für die Tätigkeit der Ärzte im Pa-tientenkontakt. Akzeptanz bei den ärztlichen und pflegerischen Mitarbeitern ist bei uns deutlich erkennbar. – Den Beurkundungs-Fragenkatalog empfinde ich hinsichtlich Wirtschaftlichkeit,

Prozessqualität und Technik als zielorientiert. Be-urkundungen für bestimmte Applikationen und Funktionalitäten finde ich eine gute Plattform zur Diskussion von Produktansätzen.“ „Herzliche Glückwünsche gebühren DMI zu die-ser Auszeichnung durch den VKD mit Prüfung durch die Entscheiderfabrik“, betonte Prof. Paul Schmücker, Hochschule Mannheim und Mitglied im Auditierungsgremium. „Diese gibt den Ein-richtungen des Gesundheitswesens, insbesondere Krankenhäusern, die Garantie, dass das Produkt ‚eDPaaS mit AVP-Viewer‘ von DMI durch neut-rale Experten und anhand objektiver Prüfkriterien auf Funktionalität und erforderliche rechtliche, technische und organisatorische Anforderungen überprüft und als empfehlenswert bewertet wur-de. Voraussetzung war die Teilnahme an einem der letztjährigen Entscheiderfabrik-Wettbewerbe um die fünf IT-Schlüsselthemen für die Gesundheits-wirtschaft. Im Rahmen einer Referenzinstallation konnte DMI die Leistungsfähigkeit seines Pro-duktes nachweisen.“„Für den VKD relevante Entscheidungsgründe sind positive Ansätze mit dem Fokus auf Mehr-wert für die Patientenversorgung und/oder spür-bare Prozessunterstützung. Gleichzeitig fördern wir in erster Linie innovative Ansätze, die nicht nur konzeptionell gut aufbereitet sind, sondern durch Praxisnähe, Funktionalität und Nachhal-tigkeit herausragen“, so Dipl.-Kfm. Peter Asché, Kaufm. Direktor Uniklinik RWTH Aachen und Vizepräsident VKD. „Wir freuen uns daher, mit DMI einen würdigen ,Krankenhauspartner IMT‘ auszeichnen zu dürfen und im Rahmen des Deut-schen Krankenhaustages im November die Ur-kunde überreichen zu können.“„DMI hat mit 37 von 39 möglichen Punkten ein Top-Ergebnis erzielt“, resümiert Dr. Pierre-Michael Meier, Gründer der Entscheiderfabrik. „Das Unternehmen ist somit ein würdiger Inha-

Drei Konzerte in wenigen Monaten – auf der Komm-Mit-Tour zeigte das Musikprojekt Fighting Spirits, welches enorme Potenzial in diesen schwerkranken Jugendlichen steckt: Das Programm – auch mit selbst komponier-ten Songs und mit Lesungen – bewirkte an je-dem Ort bei unterschiedlicher Ausstattung und Intention eine andere Stimmung. Trotz – oder wegen – der Verluste geliebter Menschen ist der Zusammenhalt im Team stärker geworden. Der Gruppe ist es gelungen, Menschen zu begeis-tern und sie zu verbinden. Auch Institutionen zeigt das Projekt, was es bewirken kann; es gibt Impulse – „zur Nachahmung empfohlen“.Im Düsseldorfer „Theater der Träume“ blieb in romantischer Atmosphäre kein Stuhl unbesetzt, bis ins letzte Detail bot das Team um die Fighting Spirits perfekte Organisation in Eigenregie. Die-se Herausforderung wurde belohnt durch eine überwältigende Resonanz der Zuschauer – unter ihnen auch der Oberbürgermeister. Die Lieder, Lesungen, Videos und Tanzeinspielungen hatten ein offenes Ende – bedingt durch den Verlust ei-nes Teammitglieds.In der coolen „Cloud“ des Factory Hotels Müns-ter fand das gemeinsame Konzert mit der neu ge-gründeten Gruppe der dortigen Uniklinik statt. Die „Spirits in klein“, fünf Kinder – unterstützt durch die westfälische Musikschule – traten zum ersten Mal autark mit eigenem Programmteil auf. Kinder, die erst wenige Wochen im Chor gesun-

gen hatten, begeisterten ebenso wie Jugendliche mit eigenen Lesungen. Der Funke sprang über; die Bürgermeisterin sicherte, sichtlich bewegt, dem Projekt ihre Unterstützung zu.Schauplatz des letzten, „privaten“ Konzerts war Nordhorn, die Heimat des Bandleaders und Ideengebers Frank Gottschalk. Die Kämpfen-den Geister erlebten drei Tage Ruhe und Ge-meinschaft. Die familiäre Atmosphäre und das Ambiente des Klosters halfen, die Trauer über eine gerade Verstorbene zu verarbeiten. Mut und Kampfgeist prägten den Abend; alle fühlten sich verbunden mit der anwesenden Familie, ein Foto schuf stille Präsenz. Gastauftritte mit bewegen-den Texten sowie das selbst komponierte „Hin zum Glück“ verursachten Gänsehaut und zeig-ten: „Was bleibt, ist Liebe“.Bandleader Frank: „Unsere Gruppe zeigt bei-spielhaft, dass es lohnt, sich niemals aufzugeben

– selbst wenn es nur für den Tag und die Zeit ist, die einem bleibt.“

BLICK IN DIE ZUKUNFT

Die Spirits haben Menschen mit ihrer Freude an-gesteckt. Nach Münster entsteht eine neue Grup-pe in Hamburg. Im nächsten Schritt proben die Spirits neue Stücke und nehmen diese professio-nell im Studio auf. Michaela Steffen, Vereinsvor-stand, Pressesprecherin und Mutter: „Das Gold des Projektes wirkt; mit Gemeinschaft, Mut und Herz werden Menschen ‚mitgenommen‘. Wir haben für zwei Stunden Menschen aus verschie-denen Bereichen und Lebenssituationen zusam-mengeführt und gezeigt, dass es letzten Endes nur um eine Umarmung geht: Mehr kann man nicht erreichen!“.

Mirjam Bauer

„Am Ende bleibt eine Umarmung“

FIGHTING SPIRITS BEGEISTERN IN NRW 1.300 ZUSCHAUER

„Zur Nachahmung empfohlen“: Düsseldorfer Tour-Kickoff des Musikprojekts Fighting Spirits, das mit dem enormen Potenzial schwerkranker Jugendlicher die Menschen begeistert.

Beurkundete Nachhaltigkeit: Die Zusammenführung ursprünglich papierbasierter, digitalisierter Doku-mente mit originär elektronischen aus dem KIS CGM CLINICA durch DMI ermöglicht vollständige Akten ohne Medienbrüche. Sie bilden die Voraussetzung für die Optimierung klinischer und admini strativer informationsbasierter Prozesse in Krankenhäusern, unter anderem für das Erlösmanagement. Über-zeugt hat die Lösung durch ihren hohen Grad an Praxistauglichkeit und an Nutzen für das Krankenhaus sowie durch die gut strukturierte Aufgabenteilung zwischen DMI und dem Projektpartner CompuGroup Medical (CGM) (v. l.): Hannes Zehrer (DMI), Jörg Redmann (Sanovis GmbH), Christoph Rzisnik und Wolfgang Ax (St. Marien-Krankenhaus Siegen), Dr. Carl Dujat (promedtheus AG), Dirk Albers (CGM)

ber der Urkunde des VKD und unserer Initiative. Der VKD – eines der Gründungsmitglieder der Entscheiderfabrik – hat schon immer ein starkes Interesse daran, die Nachhaltigkeit der Schlüs-selthemen zu beurteilen. Gemeinsam mit der Ent-scheiderfabrik ist der Verband daher eine treiben-de Kraft dabei, anhand transparenter Prüfkriterien für IMT-Unternehmen des IT-Schlüsselthemen-Wettbewerbs diese Eigenschaften nachzuweisen. Durch ihre Teilnahme haben diese Unternehmen daran mitgewirkt, dass ein Ziel des VKD und der Entscheiderfabrik – die Vermeidung von Fehl-investitionen der Kliniken durch das Testen von Ansätzen – Wirklichkeit wird.“„Diese Beurkundung durch zwei herausragende Branchenorganisationen bestätigt uns in unserem Streben, Krankenhäuser bei der Optimierung ih-rer Prozesse durch sichere, wirtschaftliche und nachhaltige Lösungen zu unterstützen“, beton-te Christoph Schmelter, Geschäftsführer, DMI GmbH & Co. KG. „Ich danke allen Beteiligten für ihr Engagement, das diesen Meilenstein bei der gemeinsamen Entwicklung von Mehrwerten ermöglicht hat.“

Erlöse und Qualität sichern durch vollzählige Patientenakten

DMI engagiert sich mit Partnern in Entscheiderfabrik-Projekt

ArchivAktiv 23 | IM FOKUS

Fortsetzung auf der Rückseite

Informationsbasierte Prozesse müssen schlanker und sicherer werden – wirtschaft-liche und rechtliche Rahmenbedingungen zwingen Krankenhäuser zu Veränderungen. Die aktuelle Prüfverfahrensvereinbarung mit den Kassen ist ein Beispiel. Bei ihrer Strate-gie erhalten Krankenhäuser Unterstützung durch kompetente Dienstleistungen und in-telligente IT. So bringt ein Schlüsselprojekt der Brancheninitiative Entscheiderfabrik den Archivierungsspezialisten DMI, fünf Kun-denkrankenhäuser, Experten aus der Wis-senschaft und Berater an einen Tisch. Die Herausforderung lautet, die Vollzähligkeit und Vollständigkeit von Patientenakten zu gewährleisten. Auf den ersten Blick erschließt sich die Kom-plexität dieses Themas nicht: Wo liegt die Schwierigkeit, Vollzähligkeit und Vollständig-keit bei Patientenakten zu erreichen? Der Do-kumentationsstil in Krankenhäusern ist äußerst heterogen. Eine Studie unter DMI Kundenhäu-sern ergab rund 18.000 unterschiedliche Doku-mentenbezeichnungen oder durchschnittlich 385 Dokumenttypen pro Haus sowie mehr als 2.300 Register- und Unterregister-Bezeichnun-gen. Verstärkt dokumentiert man heute, par-allel zur Papierakte, elektronisch im Kranken-hausinformationssystem (KIS). Dadurch wird es immer schwieriger, festzustellen, ob am Ende eines Behandlungsfalls eine vollzählige – alle Dokumente beinhaltende – bzw. vollständige Akte mit allen notwendigen Informationen

etwa laut OPS-Codes vorliegt. Das birgt Risi-ken bei allen Prozessen, die einen vollständigen Behandlungsnachweis erfordern, wie bei der Klärung haftungsrechtlicher Fragestellungen, aber insbesondere bei der Abrechnung und dem MDK-Prüffall. Ziel des Schlüsselprojekts ist der Machbarkeits-nachweis für eine Prüfung von Akten auf Voll-zähligkeit und Vollständigkeit nach einer Zu-sammenführung papierbasierter und originär elektronischer Dokumente. Automatisiert ge-nerierte Reports sollen dabei helfen, qualitäts-sichernde Prozesse im Krankenhaus und insbe-sondere die Bearbeitung von MDK-Prüffällen besser vorzubereiten.Am Projekt beteiligen sich das Universitätskli-nikum Frankfurt, das Klinikum Braunschweig, das Robert-Bosch-Krankenhaus Stuttgart, das Universitätsklinikum Münster, das Klinikum Stadt Soest sowie die Hochschule Mannheim / Lehrstuhl für Medizinische Informatik, das Competence Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. CCESigG und der Dokumentenmanagement-System- (DMS-)Anbieter Optimal Systems.

ANSATZ UND UMSETZUNGPapierakten werden nach der Digitalisierung mit originär elektronisch erzeugten Dokumen-ten im DMS zusammengeführt. Die Konsoli-dierung der Akte erfordert eine Qualifizierung,

für die die Vielzahl an Belegbezeichnungen auf einen Minimalkonsens reduziert wird. Dazu entwickelte DMI das Konzept der „Konso-lidierten Dokumenten Liste“ (KDL). Ihren Dokumentennamen werden die Belegbezeich-nungen des jeweiligen Hauses zugeordnet – als Voraussetzung für das Eliminieren von Dublet-ten sowie für die Vollzähligkeits- und Vollstän-digkeitsprüfung einer Akte. Das Ergebnis ist eine qualifizierte Akte, die über die von DMI generierten Reports die Prozesse im Haus verbessert und insbesondere beim MDK-Management wertvolle Unterstüt-zung leistet. Im Projekt wurden die erarbeiteten Merkmale gemeinsam mit der KDL in eine „Qualifizierungsmatrix“ (QaM) überführt, die als Regelwerk die Qualifizierung automatisch durchführt und Reports generiert, die dem Anwender im Krankenhaus, beispielsweise im Medizincontrolling, übermittelt werden.„Wir führen bereits viele elektronische Doku-mente, haben aber noch Papieranteile. Diese Mischform bringt Brüche in vielen Abläufen, die Vollständigkeit erfordern. Hier voranzu-kommen – das ist Ziel dieses Projekts. Dabei wollen wir die Erfahrungen von DMI mit unse-rer Expertise kombinieren – mit weiteren Part-nern, um eine einheitliche Systematik und ein einheitliches Tool für bestmögliche Ergebnisse für die Anwender zu entwickeln“, so Martin Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt. „Den Schwerpunkt legen wir auf Abläufe der Erlössicherung. Barrieren sind die

unterschiedlichen Abläufe und Anforderungen sowie organisatorische Aspekte. Eine Heraus-forderung ist es, in der relativ großen Gruppe zu Ergebnissen zu kommen. – Als Zwischener-gebnis haben die Systematik und der Testlauf mit 50 Fällen über die Konsolidierte Doku-menten Liste gut funktioniert.“ „Ich erwarte von dem Projekt, dass die Vorteile der Konsolidierung elektronisch erfasster und digitalisierter Dokumente im Alltag nutzbar werden. Konkret geht es um eine Übersicht und um Warnhinweise bei fehlenden Kern-dokumenten in der digitalen Akte, um Plausibi-litäten für die Prüfung des Vorliegens von Do-kumenten in der komplexen Dokumentation“, sagte Dr. Michael v. Wagner, Leiter Stabsstelle Patientenmanagement, Universitätsklinikum Frankfurt. „Beispielsweise soll ein Oberarzt auf Stationsebene sehr schnell Überblick gewinnen können, ob alle zu erwartenden Dokumente in einer Akte auch tatsächlich enthalten sind. Auf Prozessebene ist zu klären, ob Prozesse adäquat ablaufen oder ob sich gehäuft bestimmte Do-kumente nicht in den Akten finden lassen; in solchen Fällen ist der Behandlungs- oder Doku-mentationsprozess auf systematische Fehler zu durchleuchten. Die Qualität der Dokumentati-on werden wir eher im Nachgang zum Projekt sicherstellen und Rückschlüsse auf etwaige not-wendige Prozessänderungen ziehen.“ Für das Projekt wurden viele am Archivierungsprozess

Vollzählige und vollständige konsolidierte Patientenakten als Voraussetzung für sichere informationsbasierte Prozesse – an dem großen Entscheiderfabrik-Projekt beteiligen sich fünf Krankenhäuser und weitere Partner aus Wissenschaft, Beratung und Industrie (v. l.): Martin Overath (Universitätsklinikum Frankfurt), Jana Weger (Universitätsklinikum Frankfurt), Axel Riemer (DMI), Ursula Brahimi (Universitätsklinikum Frankfurt); Christian Kirsch, Marvin Ray Donkor

und Burckhard Romanowski (Optimal Systems); Klaus Gieshoidt (Universitätsklinikum Münster), Dr. Gregor Hülsken (Universitätsklinikum Münster), Dr. Christoph Seidel (Klinikum Braunschweig), Jürgen Bosk (CCESig, Braunschweig), Dr. Andreas Beß (promedtheus, Erkelenz), Guido Bovekamp (DMI), Anastasia Baron (RBK Stuttgart), Claudia Simsek-Graf (IT-Beratung), Annett Müller und Stefan Müller-Mielitz (DMI)

02 | ArchivAktiv 23 | Im Fokus

V. i. S. d. P.: Beilage zu ArchivAktiv 23, DMI GmbH & Co. KG, www.dmi.de, Texte und Foto Vorderseite: Michael Reiter; Grafik: DMI

Fortsetzung: Erlöse und Qualität sichern durch vollzählige Patientenakten

Beteiligte an einen Tisch geholt, erklärte Dr. v. Wagner: „klinische Nutzer, Medizincon-troller, Dokumentare und Kodierer sowie be-währte Anbieter wie DMI. Dies schafft für einen Austausch auf breiter Basis einen sinnvollen Nen-ner“. „Jeder Zentralisierung mit Standards steht die Individualität einer Klinik und ihrer Abteilung entgegen. Höhere Arbeitsdichte führt aber dazu, dass Prozesse so effektiv wie möglich gestaltet werden müssen. Der breit gefasste Ansatz be-deutet Überzeugungsarbeit für eine gemeinsa-me standardisierte Herangehensweise.“ Zu den Ergebnissen sagte Dr. v. Wagner: „Wir sind weit gekommen, die Dokumentenliste ist definiert, erste Prüfprotokolle sind getestet. Die nächs-ten Schritte auch zu einem ersten komplexeren Prüfansatz sind gangbar.“ „Wir haben ein Unternehmensprojekt initiiert, um die veränderten MDK-Fristen abbilden zu können: Top-Priorität ist, dass zum Zeitpunkt der Abrechnung die Akte vorliegen soll“, er-läuterte Dr. Christoph Seidel, CIO Klinikum Braunschweig: „Anderenfalls besteht das Risiko finanzieller Verluste durch Rechnungsabstriche. Daher wird die Akte bei der Entlassung einge-fordert; sie geht kurzfristig zum Scannen, um Folgeprozesse nicht zu verzögern. Darauffolgen-de Dokumente entstehen originär elektronisch. Im zweiten Schritt wollen wir die Vollzähligkeit der konsolidierten Akte absichern, um Verluste auch durch fehlende Dokumente zu vermeiden.“ Daher engagiert sich das Klinikum bei diesem attraktiven Projekt. „Die Herangehensweise empfinde ich als pragmatisch und zielorientiert. Es herrscht auch in unserem Haus eine babyloni-sche Sprachverwirrung bei Dokumenttypen; ein Lenkungsausschuss entscheidet über neue Do-

kumenttypen im Klinikum und regional. Hilfe verspricht hier die Konsolidierte Dokumenten Liste aus der angewandten Wissenschaft, die die Praxisanforderungen abdeckt und das Mappen ermöglicht.“ Auf die Frage nach Barrieren ant-wortet Dr. Seidel: „Hindernisse existieren in den Köpfen, Technisches ist gelöst. Wir sollten jetzt ‚tun‘ und dabei Standards verwenden. Die vor-läufigen Ergebnisse lassen praktikablen Nutzen erwarten.“„Durch die Einführung digitaler Archive ent-steht ein Hybridzustand: Ein Teil der Dokumen-te stammt generisch aus dem KIS; ein anderer Anteil ist ursprünglich auf Papier, wird digitali-siert und dann dem Archiv zugeführt. Erst mit der Zusammenführung beider Wege in das di-gitale Archiv vervollständigt sich die Akte. Wie zuverlässig laufen diese Wege zusammen, ist die Akte vollständig? Das ist für uns das Projektthe-ma. Wir wollen die Qualität einer archivierten Patientenakte beurteilbar machen, um nötigen-falls Veränderungen im Dokumentationsprozess herbeizuführen“, beschrieb Dr. Gregor Hülsken, Abteilungsleiter Klinische Systeme, die Situation am Universitätsklinikum Münster. „Wir verspre-chen uns von dem Ansatz auch Marker für Ar-chivierungsvorgänge, die uns künftig rechtzeitig erkennen lassen, ob Anpassungen der Prozesse nötig sind. Das Projektvorgehen – mit verschie-denen Kliniken und unterschiedlichen Bedin-gungen zum Finden eines gemeinsamen Wegs – finde ich gut“, so Dr. Hülsken weiter. „Barrieren bestehen in Schnittstellen und den verfügbaren Parametern: Es müssen verlässliche Parameter ge-funden werden, um einen Grad an Vollständig-keit messen zu können; spezielle Schnittstellen, Import- und Exportmöglichkeiten sind notwen-dig.“

„Optimal Systems beteiligt sich seit 2010 an der Entscheiderfabrik“, erinnert sich Burckhard Romanowski, Optimal Systems. „Das Univer-sitätsklinikum Frankfurt setzt unser digitales Patientenaktenarchiv ein; OS als ganzheitlicher ECM-Anbieter möchte als Berater und techni-scher Umsetzer zur Optimierung der Prozesse bei diesem komplexen Projekt beitragen. Die Mitar-beiter im Alltag entlasten – durch gut verfügbare Informationen, so lautet das Hauptziel.“

BESSERE PROZESSE FÜR HÄUSER ALLER GRÖSSEN„Die Ziele des Projekts bestehen vor allem in einer besseren Unterstützung und Aufbereitung der relevanten Daten – ursprünglich von Papier oder elektronisch – für den klinischen Prozess“, fügte Andreas Beß hinzu: „Bedarf haben große Krankenhäuser mit sehr komplexen Abläufen, aber auch kleinere Häuser. Die Praxistauglichkeit des Projekts, dies ist bereits deutlich geworden, ist gegeben.“ „Im Rahmen dieses Projekts wollen wir einen An-satz finden, der zur Schaffung eines intelligenten Archivs entsprechende Module kombiniert, die unabhängig sind von den krankenhausindividu-ell vorgeschalteten Technologien, Techniken und Subsystemen“, betonte Jürgen Bosk, Geschäfts-führer, Competence Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e. V. CCESigG. „Die entstehende leistungsfähige Archivüberwa-chung von Dokumenten soll unabhängig von der Prozessorganisation und eingesetzten Technolo-gie und universell für alle Häuser sein. Vorteile bestehen darin, dass sich spezifisch Prozesse mo-dellieren und an Technologien anpassen lassen. Identische Standards sollen in der Dienstleistung

abrufbar sein. Krankenhäuser sollen in den Stand versetzt werden, aus sich heraus Erlössicherheit zu garantieren – indem sie eine Meldung erhal-ten, welche Dokumente für die Abrechnung noch fehlen. Die vollständige Akte soll auch die Qualitätssicherung hinsichtlich Rechtssicherheit bzw. Patientenrechtegesetz ermöglichen.“ Als Vo-raussetzung, so Bosk weiter, müssen die Häuser erst einmal wissen, welche Dokumente sie einset-zen. Diese Dokumente, gematcht mit der KDL, lassen sich Funktionalitäten zuordnen – etwa Behandlungsziffern. „Hier entsteht eine Basis-funktionalität, auf die man individuelle Prozesse aufsetzen kann. „Die vorläufigen Ergebnisse zei-gen: Machbarkeit ist gegeben – an Abrechnungs-ziffern lassen sich Dokumente erkennen. Die Test-Engine funktioniert für Abfragen.“Woher kommt die Motivation seitens DMI, die Vollständigkeit von Akten zu überprüfen? „Erstens, weil dies eine klassische Aufgabe des Archivars ist; und zweitens, weil uns die digita-le Technik verbunden mit unserem inhaltlichen Know-how sowie den intensiven Kundenbezie-hungen diese Weiterentwicklung ermöglicht“, sagte Stefan Müller-Mielitz, zuständig für an-gewandte Forschung bei DMI: „Dieses Projekt dient dazu, exemplarisch Kriterien zu identifizie-ren, an denen sich die Vollständigkeit beurteilen lässt. Als Regelwerke zur Klärung von Vollzählig-keit bzw. Vollständigkeit ziehen wir unter ande-rem OPS-Codes und hausindividuell generierte Listen heran. Dazu klären wir, wie das Reporting auszugestalten ist. Müller-Mielitz zu den ersten Ergebnissen: „Die prototypische Überprüfung auf Vollzähligkeit/Vollständigkeit ist durchführ-bar, die Regeln sind anwendbar, und Reports können wir standardisiert in XML bereitstellen“.

Verantwortung für Archivierung

IT Complianceund Revisionsdienste

TechnischesConsulting

System-administration

MedizinischeDokumentation

Entlassung

DIENSTLEISTUNG FÜR DAS MEDIZINISCHE INFORMATIONSWESEN

Digitalisierung(Capture)

Diagnose Behandlung

Papierbasierte Patientenakte

ADM

(Arc

hivd

aten

man

agem

ent)

Krankenhausinformationssystem

Aufnahme

Konsolidierte Akte

Datenlogistik/Monitoring

Qualifi zierung(Store)

Archivierung(Preserve)

Präsentation(Deliver)

Kompetenzzentren

Analysen und Beratung

Kodierung und Abrechnung Archivierung

Analytics

Gesamtprozess