Band 107

AutoUni – Schriftenreihe

Reihe herausgegeben von/Edited byVolkswagen AktiengesellschaftAutoUni

Die Volkswagen AutoUni bietet Wissenschaftlern und Promovierenden des Volks-wagen Konzerns die Möglichkeit, ihre Forschungsergebnisse in Form von Mono-graphien und Dissertationen im Rahmen der „AutoUni Schriftenreihe“ kostenfrei zu veröffentlichen. Die AutoUni ist eine international tätige wissenschaftliche Einrich- tung des Konzerns, die durch Forschung und Lehre aktuelles mobilitätsbezogenes Wissen auf Hochschulniveau erzeugt und vermittelt.

Die neun Institute der AutoUni decken das Fachwissen der unterschiedlichen Geschäftsbereiche ab, welches für den Erfolg des Volkswagen Konzerns unabding- bar ist. Im Fokus steht dabei die Schaffung und Verankerung von neuem Wissen und die Förderung des Wissensaustausches. Zusätzlich zu der fachlichen Weiterbildung und Vertiefung von Kompetenzen der Konzernangehörigen, fördert und unterstützt die AutoUni als Partner die Dok torandinnen und Doktoranden von Volkswagen auf ihrem Weg zu einer erfolg reichen Promotion durch vielfältige Angebote – die Veröffentlichung der Disser tationen ist eines davon. Über die Veröffentlichung in der AutoUni Schriftenreihe werden die Resultate nicht nur für alle Konzernangehörigen, sondern auch für die Öffentlichkeit zugänglich.

The Volkswagen AutoUni offers scientists and PhD students of the Volkswagen Group the opportunity to publish their scientific results as monographs or doctor’s theses within the “AutoUni Schriftenreihe” free of cost. The AutoUni is an international scientific educational institution of the Volkswagen Group Academy, which produces and disseminates current mobility-related knowledge through its research and tailor-made further education courses. The AutoUni’s nine institutes cover the expertise of the different business units, which is indispensable for the success of the Volkswagen Group. The focus lies on the creation, anchorage and transfer of knew knowledge.

In addition to the professional expert training and the development of specialized skills and knowledge of the Volkswagen Group members, the AutoUni supports and accompanies the PhD students on their way to successful graduation through a variety of offerings. The publication of the doctor’s theses is one of such offers. The publication within the AutoUni Schriftenreihe makes the results accessible to all Volkswagen Group members as well as to the public.

Reihe herausgegeben von/Edited byVolkswagen AktiengesellschaftAutoUniBrieffach 1231D-38436 Wolfsburghttp://www.autouni.de

Weitere Bände in der Reihe http://www.springer.com/series/15136

Manuel Burba

Erfolgreiche Zusammenarbeit in ProjektteamsAnalyse der Projektmeetings bei einem Automobilhersteller

Manuel BurbaWolfsburg, Deutschland

AutoUni – Schriftenreihe ISBN 978-3-658-19828-2 ISBN 978-3-658-19829-9 (eBook)

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen National-bibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

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Zugl.: Dissertation, Technische Universität Braunschweig, 2017

Die Ergebnisse, Meinungen und Schlüsse der im Rahmen der AutoUni – Schriftenreihe veröffentlichten Doktorarbeiten sind allein die der Doktorandinnen und Doktoranden.

https://doi.org/10.1007/978-3-658-19829-9

Danksagung

Die vorliegende Dissertation entstand während meiner Tätigkeit als Doktorand in einem deut-schen Komponentenwerk eines international tätigen Automobilherstellers. Ohne die Beglei-tung und Unterstützung durch eine Vielzahl an Personen wäre die Entstehung dieser Arbeit nicht möglich gewesen. Deshalb möchte ich mich an dieser Stelle bei diesen Personen auf-richtig bedanken.

Frau Prof. Dr. Susanne Robra-Bissantz möchte ich meinen Dank aussprechen für die Über-nahme der Erstbegutachtung dieser Dissertation sowie für ihre Tipps zum Einsatz von Infor-mations- und Kommunikationstechnologie in Meetings. Mein Dank gebührt Frau Prof. Dr. Simone Kauffeld für die Übernahme der Zweitbegutachtung und die Betreuung dieser Disser-tation. Für ihre zahlreichen Ideen und die wertvolle Unterstützung möchte ich mich bei ihr herzlichst bedanken. Dank gebührt auch ihren wissenschaftlichen Mitarbeitern, im Besonde-ren Annika Meinecke, Eva-Maria Schulte und Florian Klonek, für den methodischen Beistand bei der Auswertung der empirischen Studien. Für die Übernahme des Vorsitzes im Promoti-onsverfahren möchte ich Herrn Prof. Dr. Dietrich von der Oelsnitz danken.

Unternehmensseitig möchte ich mich bei allen beobachteten und befragten Mitarbeitern in den Projektteams bei dem untersuchten Automobilhersteller bedanken, die durch ihre Teil-nahme die Studien ermöglicht haben. Bedanken möchte ich mich auch bei Betriebsrat, Daten-schutz und den Führungskräften, im Besonderen bei Herrn Heijo Jacobs und Herrn Holger Sprecher, sowie den Projektleitern an unterschiedlichen Standorten im untersuchten Unter-nehmen, die diese Arbeit mitgeprägt und unterstützt haben. Dank gebührt auch meinem Be-treuer im Unternehmen Rainer Wolffram, der mir in wichtigen Phasen mit Rat und Tat zur Seite stand und mich bereits zu Beginn meiner Tätigkeit mit in seine Projektarbeit eingebun-den hat, so dass ich die für diese Dissertation notwendigen Einblicke erhalten habe. Meinem ehemaligen Betreuer Thomas Herbst, der die Idee für eine Dissertation im Bereich Projekt-management hatte und damit den Grundstein für die Entstehung dieser Arbeit gelegt hat, möchte ich ebenfalls danken. Dankbar bin ich auch für die Ratschläge und die vorbehaltlose Unterstützung durch meine ehemalige Vorgesetzte Frau Dr. Arti Vinod Tibrewala.

Für die aufmunternden Worte in schwierigen Phasen möchte ich mich bei meiner Freundin Julia Färber bedanken. Dank geht außerdem an meine Schwester Franziska Dietz, die immer für mich da ist. Herzlich bedanken möchte ich mich bei meinen Eltern Silke und Frank Hel-mut Burba für ihre aufrichtige, liebevolle und uneingeschränkte Unterstützung. Ohne ihre Hilfe hätte ich diesen Weg nicht gehen können. Hinter mir liegt nun eine sehr arbeitsreiche, leidenschaftliche, aber auch großartige Zeit, auf die ich gerne zurückblicken werde.

Manuel Burba

Zusammenfassung

Gegenstand der vorliegenden Dissertation sind Projektteams und ihre Meetings. Hierbei han-delt es sich um zwei wichtige Untersuchungsbereiche in Unternehmen und im Besonderen für die Automobilhersteller. Diese können nur dann auf dem heute herrschenden dynamischen Wettbewerbsumfeld bestehen, wenn ein schneller Umgang mit Veränderungen durch effektive und effiziente Zusammenarbeit in Projektteams erfolgt. Da sich Kommunikation und Wissensaustausch zwischen den Teammitgliedern in ihren Meetings widerspiegeln, bieten die Projektmeetings eine geeignete Möglichkeit, um die Zusammenarbeit im Projektteam zu un-tersuchen. Zwar existieren mittlerweile einige Studien, die sich mit Meetings beschäftigen, empirische Untersuchungen zu besprechungsbezogenen Variablen in Projektteams und zum Prozess in Projektmeetings liegen bislang noch nicht vor, obwohl Projektteams über einzigar-tige Eigenschaften verfügen, die sie von anderen Teamarten unterscheiden. Um diese For-schungslücke zu schließen, wurden die beiden nachfolgend beschriebenen Studien durchge-führt:

In der ersten Studie konnten die Meetings in 35 Projektteams an drei unterschiedlichen Standorten eines Automobilherstellers in einem Mehrebenen-Modell auf Individual- und Gruppenebene untersucht werden. Um zu messen, wie sich Mitarbeiter in Meetings einbrin-gen wurde das Konstrukt „Meeting Citizenship Behavior“ nach Baran, Shanock, Rogelberg und Scott (2012) verwendet. Das individuelle Meeting Citizenship Behavior scheint von der individuellen Zufriedenheit der Teilnehmer mit den Meetings abhängig zu sein. Den größten Einfluss auf die Meeting-Zufriedenheit erzielte das interpersonelle Vertrauen. Dieser Einfluss wurde auf Individual- und Gruppenebene signifikant. Zudem konnte auf der Individualebene ein indirekter Effekt von interpersonellem Vertrauen auf das Meeting Citizenship Behavior beobachtet werden. Dieser wirkte über den Mediator „Meeting-Zufriedenheit“. Die Studie gibt Hinweise darauf, dass die Teammitglieder in Projektteams eine Abhängigkeit in ihrem Verhalten und ihrer Wahrnehmung zu anderen Teammitgliedern im selben Projektteam auf-weisen. Allerdings scheint die Abhängigkeit von der Gruppe geringerer zu sein als in anderen Teamarten aus ähnlichen Studien, zum Beispiel mit Arbeits- oder Top-Management-Teams.

Studie 2 besteht aus zwei Fragenkomplexen. Der Prozess der Zusammenarbeit im Meeting wurde mit dem prozessanalytischen Instrument „act4teams®“ (Kauffeld, 2006; Kauffeld, Tiscar-Lorenzo, Montasem & Lehmann-Willenbrock, 2009) abgebildet. Fragenkomplex 1 untersuchte den Zusammenhang zwischen dem Meeting-Prozess und der Meeting-Zufriedenheit in einem Projektteam über einen längeren Zeitraum in 24 Meetings. Negative aktionsorientierte Kommunikation stand im signifikant negativen Zusammenhang zur Mee-ting-Zufriedenheit. Die „Betonung autoritärer Elemente“ und „Kein Interesse an Veränderun-gen“ wiesen einen signifikant negativen Zusammenhang zur Meeting-Zufriedenheit auf. Si-gnifikant positive Zusammenhänge zur Meeting-Zufriedenheit lagen bei den sozio-emotionalen Äußerungen „Rückmeldung“ und „Lob“ vor. Die sozio-emotionalen Äußerungen „Reputationsargument“ und „Ich-Botschaft“ zeigten einen signifikant negativen Zusammen-hang zur Zufriedenheit mit den Meetings. Der zweite Fragenkomplex beschäftigte sich mit der Wissensweitergabe sowie mit positiven und negativen Verhaltenszirkeln in Meetings. Im Interaktionsprozess traten Lösungszirkel auf, Jammerzirkel konnten nicht beobachtet werden. Analog zu Studien mit Arbeitsteams zeigte sich auch für Projektteams, dass nach Fragen überzufällig häufig organisationales Wissen und überzufällig selten problembezogene Äuße-rungen folgten. Die positive methodische Kommunikation: „Zielorientierung“, „Klärung /

VIII Zusammenfassung Konkretisierung“, „Verfahrensvorschlag“ und die nonverbale „Visualisierung“ scheint Jam-meräußerungen zu hemmen.

Die Ergebnisse und Befunde aus den beiden Studien sollen kein Patentrezept für erfolgreiche Projektteams und Projektmeetings liefern, da jedes Team über einmalige Arbeitsbedingungen verfügt und Erfolge eines Teams sich nicht einfach kopieren lassen (Busch & von der Oels-nitz, 2016). Eher dienen sie als eine Art „Orientierungshilfe“ für Projektleiter und ihre Pro-jektteams, um in Situationen mit ähnlichen Bedingungen den Umgang mit bestimmten Ver-haltensweisen oder auftretenden Problemen zu erleichtern. Eine erfolgsbezogene Betrachtung der Zusammenarbeit in den Projektteams kann einen entscheidenden Beitrag zur effektiven und effizienten Gestaltung der Zusammenarbeit im Unternehmen liefern und damit zur Stei-gerung des Unternehmenserfolges der Automobilhersteller beitragen. Management, Projekt-leiter und Moderatoren können durch gezielte Gestaltung der Rahmenbedingungen für die Projektmeetings und durch Unterstützung der Zusammenarbeit in ihren Projektteams zu Ver-besserungen beitragen, um die Teams zu Höchstleistungen zu bewegen. Die Studien in dieser Dissertation basieren auf den Erkenntnissen der bisherigen Team-, Projekt- und Meeting-Forschung. Es konnte gezeigt werden, welchen Stellenwert die Projektmeetings im Unter-nehmen haben und wie sie in die Projektorganisation eingebettet sind.

Die vorliegende Dissertation reiht sich in eine Vielzahl von Studien zur Zusammenarbeit in Teams ein und liefert darüber hinaus neue Erkenntnisse im bisher noch weitgehend uner-forschten Themenkomplex der Projektmeetings.

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis .......................................................................................................... XIII Tabellenverzeichnis ................................................................................................................ XV 1 Einleitung ............................................................................................................................. 1 2 Theoretischer Hintergrund ................................................................................................. 5

2.1 Projektmanagement und Zusammenarbeit in Projektteams ........................................... 5 2.1.1 Anforderungen an die Organisationsstruktur bei beschleunigtem technologischem Wandel ..................................................................................... 5 2.1.2 Begriffserläuterungen zu Projekten und Projektteams ........................................ 5 2.1.3 Zusammenarbeit und Entwicklungsphasen in Projektteams ............................... 9 2.1.4 Projektaufbau- und Projektablauforganisation .................................................. 10 2.1.5 Erfolgsfaktoren und -kriterien in Projekten: Konzepte zur Messung des Projekterfolges ................................................................................................... 13 2.1.6 Modelle zur Beschreibung von Teamarbeit und Teameffektivität .................... 16

2.2 Meetings: Instrument zur Steuerung der Zusammenarbeit in Projektteams ................ 20 2.2.1 Bedeutung der Meetings im Unternehmenskontext .......................................... 20 2.2.2 Meetingdefinitionen und Meetingarten ............................................................. 22 2.2.3 Effektivität und Effizienz von Meetings ........................................................... 24 2.2.4 Meeting-Zufriedenheit ....................................................................................... 27

2.3 Modell der untersuchten Fragestellung ........................................................................ 29 3 Besprechungsbezogene Variablen im Kontext der Zusammenarbeit in Projektteams .................................................................................................................. 33

3.1 Einleitung ..................................................................................................................... 33 3.2 Fragestellung und Ableitung von Hypothesen ............................................................. 35

3.2.1 Einfluss der Rahmenbedingungen eines Projektmeetings auf die Meeting-Zufriedenheit ....................................................................................... 35 3.2.2 Einfluss von interpersonellem Vertrauen im Projektteam auf die Meeting-Zufriedenheit ....................................................................................... 40 3.2.3 Einfluss der Meeting-Zufriedenheit auf das Meeting Citizenship Behavior ..... 41 3.2.4 Meeting-Zufriedenheit als Mediator zwischen interpersonellem Vertrauen im Projektteam und Meeting Citizenship Behavior .......................................... 42

3.3 Methode ........................................................................................................................ 43 3.3.1 Vorgehensweise der Untersuchung ................................................................... 43 3.3.2 Beschreibung der Stichprobe ............................................................................. 44

X Inhaltsverzeichnis

3.3.3 Analyseebene ..................................................................................................... 45 3.3.4 Strukturanalytisches Instrument: Fragebogen zur Zusammenarbeit in Projektmeetings ................................................................................................. 46

3.4 Ergebnisse..................................................................................................................... 51 3.4.1 Voranalyse: Klassisches Regressionsmodell für die Rahmenbedingungen in Projektmeetings ............................................................................................. 51 3.4.2 Ergebnisse der Korrelationsanalysen auf Team- und Individualebene ............. 53 3.4.3 Analyseverfahren: Mehrebenen-Regression ...................................................... 56 3.4.4 Beschreibung der Ergebnisse ............................................................................. 57

3.5 Diskussion .................................................................................................................... 61 3.5.1 Interpretation der Ergebnisse ............................................................................. 62 3.5.2 Theoretische Implikationen ............................................................................... 65 3.5.3 Praktische Implikationen für Management, Projektleiter und Projektteams .... 66 3.5.4 Grenzen der Untersuchung ................................................................................ 72 3.5.5 Ausblick und zukünftige Studien ...................................................................... 74

4 Fallstudie: Analyse der Zusammenarbeit im Projektteam ........................................... 77

4.1 Fragenkomplex 1: Zusammenhang zwischen dem Prozess im Meeting und der Meeting-Zufriedenheit im Projektteam ........................................................................ 77

4.1.1 Einleitung ........................................................................................................... 77 4.1.2 Fragestellung und Ableitung von Hypothesen .................................................. 78

4.1.2.1 Zusammenhang zwischen fachlicher Kommunikation und der Meeting-Zufriedenheit ........................................................................ 78 4.1.2.2 Zusammenhang zwischen methodischer Kommunikation und der Meeting-Zufriedenheit ........................................................................ 78 4.1.2.3 Zusammenhang zwischen sozio-emotionaler Kommunikation und der Meeting-Zufriedenheit .......................................................... 79 4.1.2.4 Zusammenhang zwischen aktionsorientierter Kommunikation und der Meeting-Zufriedenheit ........................................................... 80 4.1.2.5 Zusammenhang zwischen den Rahmenbedingungen im Meeting und der Meeting-Zufriedenheit ........................................................... 81

4.1.3 Methode ............................................................................................................. 84 4.1.3.1 Vorgehensweise der Untersuchung .................................................... 84 4.1.3.2 Beschreibung der Stichprobe .............................................................. 86 4.1.3.3 Analyseebene ...................................................................................... 87 4.1.3.4 Prozessanalytisches Instrument: Act4teams® .................................... 87 4.1.3.5 Strukturanalytisches Instrument: Fragebogen zur Messung der Meeting-Zufriedenheit ........................................................................ 93

4.1.4 Ergebnisse .......................................................................................................... 93

Inhaltsverzeichnis XI

4.1.4.1 Analyseverfahren ................................................................................ 93 4.1.4.2 Ergebnisse der Korrelationsanalysen ................................................. 94

4.1.5 Diskussion ....................................................................................................... 101 4.1.5.1 Interpretation der Ergebnisse ............................................................ 101 4.1.5.2 Theoretische Implikationen .............................................................. 106 4.1.5.3 Praktische Implikationen für Management, Projektleiter und Projektteams ..................................................................................... 106 4.1.5.4 Grenzen der Untersuchung ............................................................... 109 4.1.5.5 Ausblick und künftige Studien ......................................................... 112

4.2 Fragenkomplex 2: Sequenzanalytische Betrachtung des Interaktionsprozesses im Projektteam............................................................................................................ 113

4.2.1 Einleitung ......................................................................................................... 113 4.2.2 Theoretische Grundlagen zum Interaktionsprozess ......................................... 115 4.2.3 Fragestellung und Ableitung von Hypothesen ................................................ 117

4.2.3.1 Wie erfolgt die Wissensweitergabe in den Projektmeetings? .......... 117 4.2.3.2 Welche Verhaltenszirkel treten in den Projektmeetings auf? ........... 118 4.2.3.3 Können Verhaltenszirkel gehemmt oder erleichtert werden? .......... 120

4.2.4 Methode ........................................................................................................... 120 4.2.4.1 Vorgehensweise der Untersuchung .................................................. 120 4.2.4.2 Analyseebene .................................................................................... 121 4.2.4.3 Prozessanalytisches Instrument: Act4teams® .................................. 121

4.2.5 Ergebnisse ........................................................................................................ 121 4.2.5.1 Analyseverfahren: Sequenzanalyse .................................................. 121 4.2.5.2 Überprüfung der Hypothesen ........................................................... 123

4.2.6 Diskussion ....................................................................................................... 130 4.2.6.1 Interpretation der Ergebnisse ............................................................ 130 4.2.6.2 Theoretische Implikationen .............................................................. 131 4.2.6.3 Praktische Implikationen für Management, Projektleiter und Projektteams ..................................................................................... 133 4.2.6.4 Grenzen der Untersuchung ............................................................... 137 4.2.6.5 Ausblick und künftige Studien ......................................................... 140

5 Fazit und Ausblick ........................................................................................................... 143 Literaturverzeichnis ................................................................................................................ 149 Anhang ................................................................................................................................... 173

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Überblick über die beiden Studien ................................................................... 3

Abbildung 2: Darstellung der Konstrukte im Input-Prozess-Output-Modell (nach Hackman & Morris, 1975, S. 50) ......................................................... 17

Abbildung 3: Darstellung der Konstrukte der Teamarbeit in innovativen Projekten (nach Högl & Gemünden, 2005, S. 107) ........................................................ 18

Abbildung 4: Input-Prozess-Output-Modell der untersuchten Fragestellung ...................... 31

Abbildung 5: Überblick der Ergebnisse für die direkten Effekte auf Individual- und Gruppenebene ................................................................................................. 59

Abbildung 6: Überblick der Ergebnisse für die indirekten Effekte auf Individual- und Gruppenebene (auf Basis von Baron & Kenny, 1986) ................................... 61

Abbildung 7: Zusammenhang zwischen Teilnehmerzahl und Meeting-Zufriedenheit ...... 100

Abbildung 8: Zusammenhang zwischen Meeting-Dauer und Meeting-Zufriedenheit ....... 100

Abbildung 9: Circumplex-Modell nach Larsen und Diener (1992, S. 31) ......................... 116

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Korrelation zwischen den Variablen mit Mittelwerten und Standardabweichungen (Voranalyse) ................................................................. 50

Tabelle 2: Regressionsanalyse, Kriterium: Meeting-Zufriedenheit ..................................... 52

Tabelle 3: Skaleninterkorrelationen der Variablen auf Individual- und Gruppenebene ...... 55

Tabelle 4: Multiple Regression, Kriterium = Zufriedenheit mit Projektmeetings und Meeting Citizenship Behavior ............................................................................ 58

Tabelle 5: Test der indirekten Effekte, Kriterium = Meeting Citizenship Behavior ........... 60

Tabelle 6: Häufigkeit des Auftretens fachlicher Kommunikation ....................................... 89

Tabelle 7: Häufigkeit des Auftretens methodischer Kommunikation.................................. 90

Tabelle 8: Häufigkeit des Auftretens sozio-emotionaler Kommunikation .......................... 91

Tabelle 9: Häufigkeit des Auftretens aktionsorientierter Kommunikation .......................... 92

Tabelle 10: Korrelation zwischen Interaktionsaspekten und Meeting-Zufriedenheit ............ 94

Tabelle 11: Korrelation, fachliche Kommunikation und Meeting-Zufriedenheit .................. 96

Tabelle 12: Korrelation, methodische Kommunikation und Meeting-Zufriedenheit ............ 97

Tabelle 13: Korrelation, sozio-emotionale Kommunikation und Meeting-Zufriedenheit ..... 98

Tabelle 14: Korrelation, aktionsorientierte Kommunikation und Meeting-Zufriedenheit..... 99

Tabelle 15: Korrelation zwischen Teilnehmerzahl, Meeting-Dauer und Meeting-Zufriedenheit ...................................................................................... 100

Tabelle 16: Beispiel für eine Matrix mit absoluten Übergangshäufigkeiten im Projektmeeting für Lag 1 und 2 ........................................................................ 122

Tabelle 17: Beispiel für eine Matrix mit Übergangswahrscheinlichkeiten im Projektmeeting .................................................................................................. 122

Tabelle 18: z-Werte für wissensbezogene Kriterien im Meeting bei Lag 1 ........................ 124

Tabelle 19: Überzufällig häufig und selten auftretende zweigliedrige Sequenzen der Wissensweitergabe im Projektmeeting ............................................................. 125

Tabelle 20: z-Werte für ausgewählte act4teams®-Kriterien im Projektmeeting bei Lag 1 ........................................................................................................... 126

XVI Tabellenverzeichnis Tabelle 21: z-Werte für ausgewählte act4teams®-Kriterien im Projektmeeting bei Lag 2 ........................................................................................................... 127

Tabelle 22: Überzufällig häufig auftretende Lösungszirkel im Projektmeeting .................. 128

Tabelle 23: z-Werte für positive methodische Kommunikation im Projektmeeting bei Lag 1 ........................................................................................................... 129

Tabelle 24: Beispiele aus dem Projektmeeting .................................................................... 129

Tabelle 25: z-Werte für Visualisierung, Zielorientierung und Zusammenfassung im Projektmeeting bei Lag 1 und 2 ........................................................................ 130