BeB-Fachtag digitaler Rechnungsworkflow … · Vorstellung WMD Rechnungsworkflow xFlow Interface ScanSSccaannScan OfficeOOffffiicceeOffice XXMMLLXML MMaaiillMail EDIEEDDIIEDI 101110110011

BeB Fachtag

Praxisbericht

Automatisierte Rechnungseingangsprüfungmit WMD

Mittwoch, 27. April 2016

I.I.I.I. Vorstellung Diakonie Vorstellung Diakonie Vorstellung Diakonie Vorstellung Diakonie HimmelsthürHimmelsthürHimmelsthürHimmelsthür(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)

II.II.II.II. Einführung digitaler Rechnungsworkflow Einführung digitaler Rechnungsworkflow Einführung digitaler Rechnungsworkflow Einführung digitaler Rechnungsworkflow Projektziele [Optimierung der Geschäftsprozesse]Projektziele [Optimierung der Geschäftsprozesse]Projektziele [Optimierung der Geschäftsprozesse]Projektziele [Optimierung der Geschäftsprozesse](Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)

III.III.III.III. Projektverlauf Projektverlauf Projektverlauf Projektverlauf (Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)

IV.IV.IV.IV. HauptHauptHauptHaupt----Workflow Workflow Workflow Workflow (Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)

V.V.V.V. FazitFazitFazitFazit(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)

VI.VI.VI.VI. Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Vorstellung WMD Rechnungsworkflow (WMD)(WMD)(WMD)(WMD)

VII.VII.VII.VII. Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ (Lars Oldenburg)(Lars Oldenburg)(Lars Oldenburg)(Lars Oldenburg)

VIII.VIII.VIII.VIII. FragestellungenFragestellungenFragestellungenFragestellungen

Agenda des Vortrags

Die Diakonie Himmelsthür e.V. ist heute einer der größten Anbieter in der

Eingliederungshilfe in Niedersachen. Ihre Ursprünge reichen zurück ins Jahr 1884, als

Pastor Bernhard Isermeyer in der alten Dorfschmiede in Achtum bei Hildesheim ein

Frauenheim gründete.

Aus den Anfängen erwuchs eine diakonische Arbeit, die sich im Laufe der Geschichte

zwar immer wieder verändert hat, aber dem Grundauftrag zur Orientierung am

Menschen, seiner individuellen Lebenssituation und seinem Hilfebedarf stets aufs

Neue gefolgt ist. Es sind vor allem die einzelnen Personen und Schicksale, die der

Arbeit des Frauenheimes, später der Diakonischen Werke und heute der Diakonie

Himmelsthür ihr Gesicht gegeben haben.

Der Diakonie Himmelsthür gehören verschiedene Tochterunternehmen an:

• Diakonische Wohnheime Himmelsthür gGmbH

• proWerkstätten Himmelsthür gGmbH

• Lambertinum soziale Dienste Himmelsthür gGmbH

• Gemeinschaftswäscherei Himmelsthür gGmbH

• CGH Catering Gesellschaft Himmelsthür mbH

• Herberge zur Heimat gGmbH

• Immobilien- und Servicegesellschaft Himmelsthür GmbH

Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V.



über 70 Standorte

ca. 2.700 Mitarbeitende

ca. 750.000 Belegungstageentsp. ca. 2500 Kunden



Geschäftsbereich EDV• 8 Vollzeitkräfte• 1 Teilzeitkraft (MAV)• 2 Auszubildende

Betreuen:• 3 Rechenzentren• Ca. 360 Server• 2300 User• 1200 PCs, NBOs, etc.

Notwendigkeit der Einführung

• Keine Transparenz hinsichtlich der Prozesse

(Sachprüfung, Freigabe, Rechnungsverbleib,

Eskalation.

• Zeitaufwendige Verarbeitungswege

• Verlust von Rechnungen

• Deutliche Skontoverluste durch Verarbeitungswege

• Redundante Papierablage

• Hoher manueller Erfassungsaufwand der

Rechnungen

Einführung digitaler Rechnungsworkflow

Anforderungen an einen digitalen Rechnungsworkflow

• Unternehmensweite Transparenz der Prozesse

• Bidirektionale Anbindung an jedes ERP-System

• Verarbeitung unterschiedlicher RG-Eingänge

Papier, Mail, ZUGFeRD

• Hohe Flexibilität und geringer Aufwand hinsichtlich

des Customizing

• Hohe Flexibilität hinsichtlich Sachprüfung und

Freigabe


Anforderungen an einen digitalen Rechnungsworkflow

• Verkürzung der Durchlaufzeiten

• Weniger Skontoverluste

• Investitionssicherheit

• Warnfunktionen / Eskalationsmanagement

Skontofristen, Zahlungsfristen

• Revisionssichere Archivierung nach Abschluss der

Rechnungsbearbeitung [Fast LTA Cubes]


Projektverlauf

ProjektstartProjektauftrag Feb.

2014

Ab Jan. 2015Testphase mit

PilotstandortenEinweisung der

Keyuser

August 2014Workshop mit WMD

Bis Dez. 2014Customizing des

Workflows

Mai 2015Projektende

Juli 2014Entscheidung für

RG-Workflow

Ab Mär. 2015Rollout

Schwachstellen-analyse und

Anforderungen definieren

Erstellung Pflichtenheft

Haupt-Workflow

• Der Projektverlauf war aufgrund der detaillierten

Planung und der rechtzeitigen Einbeziehung der

betroffenen Anwender äußerst reibungslos

• Der Zeitplan wurde eingehalten

• Der Dienstleister WMD reagierte auf Anforderungen

während des Projektes sehr flexibel und professionell

• Zusätzliche Anforderungen kamen nur aus den

bekannten Problemregionen, das sind Standorte, die

sich nie einbringen aber immer etwas auszusetzen

haben

• Die Finanzplanung wurde eingehalten

Fazit

WMD Vertrieb GmbH • Standorte Deutschland: Ahrensburg

und Dortmund

• mehr als 20 Jahre Erfahrung

• 140 Mitarbeiter

• 25,5 Mio. € Umsatz in 2015

• über 900 DMS-Kunden

• xFlow Prozess-Lösungen bei über 500

Kunden

• SAP-zertifizierte Lösungen

• Deutschsprachige Projektumsetzung

& Support

• WMD ACADEMY: eigenes

Schulungsprogramm

Referenzen WMD Diakonie & Werkstätten

Auszug WMD Referenzen (Auszug)

Vorstellung WMD Rechnungsworkflow

EingangEingangEingangEingang VerarbeitungVerarbeitungVerarbeitungVerarbeitungGeschäftsprozessGeschäftsprozessGeschäftsprozessGeschäftsprozess

WorkflowWorkflowWorkflowWorkflowArchivArchivArchivArchiv

ScanScanScanScan

OfficeOfficeOfficeOffice

XMLXMLXMLXML

MailMailMailMail

KonvertierungKonvertierungKonvertierungKonvertierung

ExtraktionExtraktionExtraktionExtraktion

StrukturStrukturStrukturStruktur

AnalyseAnalyseAnalyseAnalyse

PrüfungPrüfungPrüfungPrüfung

RechercheRechercheRechercheRecherche

AblageAblageAblageAblagePrüfungPrüfungPrüfungPrüfung

FreigabeFreigabeFreigabeFreigabe

ProtokollProtokollProtokollProtokoll

AktenplanAktenplanAktenplanAktenplan

ReportsReportsReportsReports


Transferdatenbank mitzyklischer Synchronisation

Datenquellen(Auszug)

Datenziele(Auszug)

xFlow Invoice ERP Datenanbindung


xFlow Interface

ScanScanScanScan

OfficeOfficeOfficeOffice

XMLXMLXMLXML

MailMailMailMail

EDIEDIEDIEDI101101101101011011011011010010010010110110110110

ArchivArchivArchivArchiv

WorkflowWorkflowWorkflowWorkflow

DatenextraktionDatenextraktionDatenextraktionDatenextraktion

DMSDMSDMSDMS

SharePointSharePointSharePointSharePoint


LiveLiveLiveLiveDemoDemoDemoDemo

Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“Übersicht

Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“Eingang

Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“Aufgaben

Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“Zuletzt benutzt

Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“Rechnungsbearbeitung

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Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“Abwesenheit

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Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“Documents Manager

Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“Easy Experience Manager

Fragestellungen

Vielen Dank

für Ihre Aufmerksamkeit.