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Bedienungsanleitung

Kassenabschluss KS-Fitness

Letzte Aktualisierung: 08.12.2016

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Inhaltsangabe

Inhaltsangabe ....................................................................................................... 2

Vorwort ................................................................................................................ 3

Hotline und Support ............................................................................................... 4

So erhalten Sie Hilfe bei Fragen ............................................................................... 5

Technische Hinweise .............................................................................................. 7

Kassenrichtlinien im Detail ...................................................................................... 8

Kassenabschluss starten ......................................................................................... 9

Kasse zählen (Zählprotokoll) ..................................................................................10

[Gezählter Kassenstand] stimmt nicht mit dem [Endbestand] überein .........................11

Buchungen prüfen und Kasse korrigieren .................................................................12

Kassenentnahme / Kasseneinlage buchen ................................................................13

Korrekturen nach Kassenausdruck ..........................................................................14

Kassenabschluss final durchführen (Z-Bon) ..............................................................15

Kassenabschluss (Z-Bon) nachträglich drucken ........................................................17

Zählprotkoll ausdrucken ........................................................................................19

Kassenbon nachträglich ausdrucken ........................................................................20

Kassenentnahmen buchen .....................................................................................21

Kassenentnahmen: Neues Konto anlegen und freischalten .........................................23

Kassentagesbericht (bspw. für Steuerberater) drucken ..............................................26

Stornos ...............................................................................................................28

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Vorwort

Lieber Anwender,

das vorliegende Handbuch erklärt detailliert sämtliche Vorgänge der Kassenfunktionen in

KS-Fitness ab Version 2.100.515.

Sofern Sie eine ältere Version im Einsatz haben, führen Sie bitte ein Update

durch.

• Update KS-Fitness: https://konsequentsoftware.zendesk.com/hc/de/articles/200342411-Update-KS-

Fitness

• Update KS-Fitness – Alternativer Weg

https://konsequentsoftware.zendesk.com/hc/de/articles/200331712-Update-KS-Fitness-Alternativer-Weg

Hiermit erklären wir, dass KS-Fitness die Grundsätze der GoDB sowie dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 erfüllt.

Herzlichst Ralph Borchert

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Hotline und Support

Computer und Software sind einem dauerhaften Wandel ausgesetzt, die Hardwarekomponenten veralten ebenso schnell wie Softwarekomponenten. Jede neue

Version von Microsoft Windows bringt grundlegende Änderungen mit sich, darauf aufbauende Programme wie KS-Fitness müssen entsprechend angepasst werden. Auch

die Gesetzgebung sorgt dafür, dass Branchenlösungen immer wieder angepasst und gepflegt werden müssen.

Nach heutigem Stand der Technik ist es nicht möglich, eine fehlerfreie Software auf den Markt zu bringen. Verschärft wird die Situation durch den Umstand, dass unterschiedliche

Hard- und Softwarekonfigurationen ebenfalls Probleme verursachen können.

Daher ist es sehr wichtig, dass hinter jeder Branchenlösung ein professionelles Team von Programmieren steht. Diese sorgen für die reibungslose Funktionalität der Software,

zudem steht Fragen und Störfällen unser Supportteam Ihnen professionell zur Seite.

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So erhalten Sie Hilfe bei Fragen

Help Center

Sie können direkt über KS-Fitness unser leistungsfähiges [Help Center] aufrufen. Die Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Finden von

gewünschten Antworten.

Viele Antworten enthalten leicht verständliche Screenshots sowie schwäbische Videos, welche die Inhalte einfach nachvollziehbar veranschaulichen.

Das Help Center ist auch direkt über www.ks-helpcenter.de erreichbar.

Videos:

Unter der Domain www.konsequent-software.de/videos.htm finden Sie eine Vielzahl von

Videos, welche den Einsatz von KS-Fitness erklären.

App:

Weitere Unterstützung finden Sie in unserer App, diese finden Sie unter

• Apple IOS https://itunes.apple.com/us/app/konsequent-software/id1107422983?mt=8

• Android https://play.google.com/store/apps/details?id=de.appliner.meinclub.konsequent.ummendorf

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Per E-Mail:

Sehr komfortabel erreichen Sie unseren Support per E-Mail unter support@konsequent-software.de. Bitte verwenden Sie diese E-Mail auch in Notfällen außerhalb der normalen

Hotlinezeiten.

Wichtig: Bitte verwenden Sie ausschließlich die genannte E-Mailadresse. E-Mails an andere Adressen wandern an unserem Supportcenter vorbei und müssen erst

umständlich weitergeleitet werden. Das verzögert Ihre Anfragen erheblich.

Per Telefon:

Telefonisch Montags bis Freitags von 09:00 bis 12:00 Uhr und Montags bis Donnerstags

von 13:00 bis 18:00 Uhr unter der Rufnummer 07351-349 500.

Sollten die Supportmitarbeiter im Gespräch sein, erhalten Sie weiterhin schnellstmöglich einen Rückruf. Das erspart Ihnen unnötige Wartezeiten in einer Warteschleife.

Außerhalb der Bürozeiten können Sie auf das Band sprechen, in dringenden Fällen bekommen Sie zeitnah einen Rückruf.

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Technische Hinweise

Entwicklungsumgebung: Microsoft Visual Studio

Datenbank: JET 3.6

Server: Ein Serverbetriebssystem wie Windows Server 2003

oder 2008 wird empfohlen.

Unterstützte Betriebssysteme: Windows XP, Windows Vista, Windows 7 - Windows 10

Empfohlene Hardware: Dualcore-Prozessor mit 2.5 GHz sowie 4 GB RAM 100 GB freie Festplattenkapazität

17 Zoll Monitor

Zusätzliche Software: Word ab Version 2000 für Briefe und Serienbriefe

Alternative Textverarbeitung wie Wordperfekt, hier funktionieren bestimmte Funktionen wie automatische

Dokumentzuordnung nicht.

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Kassenrichtlinien im Detail

Die Kassenrichtlinien beziehen sich insbesondere auf die folgenden Punkte:

• Belegnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein • Stornierungen müssen separat aufgelistet werden können • Kassenabschlüsse (Z-Bons) müssen Finanzamt tauglich sein • Kassenbons müssen Steuernummer, verschiedene Steuersätze, etc. enthalten • Kassenbons müssen 10 Jahre unverdichtet, lückenlos und manipulationssicher

gespeichert werden

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Kassenabschluss starten

Der Kassenabschluss kann in [KS-Fitness] im [Checkin] Über [Funktionen] [Kassenabschluss] gestartet werden.

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Kasse zählen (Zählprotokoll)

Es öffnet sich die Maske mit dem [Zählprotokoll]. Auf der linken Seite kann man direkt die Anzahl der Münzen eingeben, auf der rechten Seite erscheint die gezählte Gesamtsumme.

Normalerweise sollte der [gezählte Kassenbestand] mit dem [Endbestand] übereinstimmen.

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[Gezählter Kassenstand] stimmt nicht mit dem [Endbestand] überein

Sofern der [gezählte Kassenstand] nicht mit dem [Endbestand] übereinstimmt, wird automatisch eine [Korrekturbuchung] angezeigt.

Damit man diese sofort erkennt, wird das Feld rot markiert. Wird der Kassenabschluss nun durchgeführt, ist der neue Kassenstand der [gezählte Kassenstand] und es wird automatisch im Kassenbuch eine Korrekturbuchung angelegt. Diese [Korrekturbuchung] wird im [Kassenausdruck] aufgeführt.

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Buchungen prüfen und Kasse korrigieren

Damit der Mitarbeiter die Buchungen prüfen kann, können diese in einer Tabelle angezeigt werden. Dazu bitte auf den Reiter [Buchungen] klicken.

In der Tabelle unten sieht man jede Position aufgelistet, ebenso ist der jeweilige Kassenstand sowie die Bonnummer ersichtlich. Somit kann der Mitarbeiter eventuell vergessene Waren oder Kassenausgaben einbuchen, bevor der Kassenabschluss final durchgeführt wird.

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Kassenentnahme / Kasseneinlage buchen

Sofern Geld aus der Kasse entnommen wird (das wird in der Regel abends gemach) kann

dieses im Feld [Einlage] oder [Entnahme] vorgenommen werden.

In dem Beispiel ist der gezähle Kassensand 756,30, am Abend werden 606,30 €

rausgenommen. Der neue Kassenstand beträgt somit 150,00 €.

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Korrekturen nach Kassenausdruck

Es besteht keine Möglichkeit, einen Kassenausdruck nachträglich zu verändern. Dieses ist gesetzlich nicht zugelassen. Auch der Support hat keine Möglichkeit, nachträgliche Korrekturen

vorzunehmen.

Dies geht alleine deswegen schon nicht, weil sämtliche [Kassenausdrucke] unveränderlich gespeichert werden.

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Kassenabschluss final durchführen (Z-Bon)

Klicken Sie auf den Button [Kassenabschluss durchführen].

Bei dem genannten Beispiel kommt ein Sicherheitshinweis, der noch einmal auf die Kassendifferenz hinweist. Man kann an dieser Stelle den Kassenabschluss abbrechen und eventuell fehlende Belege buchen.

Wenn Sie den Vorgang trotz der Differenz durchführen, erfolgt der Ausdruck des Kassenberichtes (Z-Bon). Anschließend erfolgt ein Hinweis und die Abfage des Passwortes des neuen Mitarbeiters.

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Muster Kassenausdruck

Dieser beinhaltet sämtliche relevante Daten wie

• Firmenbezeichnung • Kassenstände • Datum und Uhrzeit des Ausdrucks • Laufende Abschlussnummer • Tageseinnahmen • Einzelne Buchungsssätze

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Kassenabschluss (Z-Bon) nachträglich drucken

Der Kassenausdruck wird automatisch als PDF gespeichert und kann jederzeit erneut ausgedruckt werden. Wichtiger Hinweis:

Das funktioniert nur, wenn in Windows ein Druckertreiber installiert ist. Es ist unbedingt erfoderlich, dass der Kassenausdruck beim Kassenabschluss normal ausgedruckt werden kann. Kassenabschluss nachträglich drucken:

Klicken Sie in [KS-Fitness] auf [Zusatzprogramme] [Kassenauswertungen].

In der folgenden Maske können Sie auf [Kassenausdrucke anzeigen] klicken, es öffnet sich der Explorer mit der Auflistung sämtlicher Kassenausdrucke.

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Um den richtigen Tag zu finden, orientieren Sie sich am bestem am [Änderungsdatum].

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Zählprotkoll ausdrucken

KS-Fitness bietet die Möglichkeit, das Zählprotokoll auszudrucken. Klicken Sie in [KS-Fitness] auf [Zusatzprogramme] [Kassenauswertungen] und dann auf [Zählprotokoll anzeigen].

Sie sehen nun eine Auflistung sämtlicher Kassenzählungen, diese können Sie unten rechts ausdrucken.

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Kassenbon nachträglich ausdrucken

Um einen Kassenbon nachträglich auszudrucken, gehen Sie wie folgt vor:

• [Checkin] starten • Auf [Funktionen] [Funktionen] [nachträglicher Kassenbon] klicken

In der folgenden Maske sehen Sie sämtliche Kassenbons, unten rechts finden Sie den Button zum Drucken. In der oberen Tabelle finden Sie die Bons an sich, in der unteren Tabelle finden Sie die dazugehörigen Artikel.

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Kassenentnahmen buchen

Kassenentnahmen buchen Sie im [Checkin] unter [F2 – Sonderfunktionen] [Kassenentnahmen buchen].

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In der folgenden Maske kann man das entsprechende Konto auswählen und dann die Kassenentnahme buchen.

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Kassenentnahmen: Neues Konto anlegen und freischalten

Sollte ein buchhalterisches Konto für Kassenausgänge fehlen, können Sie dieses in der [Finanzbuchhaltung] anlegen.

• [KS-Fibu] starten • Auf [F2 – Konten] klicken

Sie können mit [F4 – Neu] ein neues Konto anlegen oder mit [F7 – Quicksuche] ein vorhandenes Konto suchen. Klicken Sie bspw. auf [F7 – Quicksuche] und geben Sie als Suchbegriff [Kostenarten] ein, um die entsprechenden Konten zu suchen.

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Klicken Sie auf das gewünschte Konto und anschließend auf [Einstellungen].

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In den [Einstellungen] können Sie auf [F3 – Ändern] klicken, klicken Sie dann auf [Konto im Check-In darstellen].

Sichern Sie Ihre Eingabe mit [F2 – Sichern], das Konto kann nun in der Kasse unter [F2 – Sonderfunktionen] [Kassenentnahmen buchen] ausgewählt werden. Wichtiger Hinweis:

Das Konto steht erst nach einem Neustart von KS-Fitness zur Verfügung.

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Kassentagesbericht (bspw. für Steuerberater) drucken

Klicken Sie im Checkin auf [Funktionen] [Kassenabschluss].

Klicken Sie dann auf [Buchungen] und dann bei [Anzeigenauswahl] auf [Von…bis].

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Sie können nun den [gewünschten Zeitraum] auswählen und dann auf [Filter anwenden]. Mit dem Button [Drucken] können Sie den Bericht ausdrucken.

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Stornos

Bezahlvorgang nicht abgeschlossen: Artikel können mit der Taste [ENTF – Artikel stornieren] gelöscht werden. Dieses wird nicht protokolliert, da der [Bezahlvorgang] noch nicht stattgefunden hat.

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Kassiervorgang abgeschlossen:

Sofern der Bezahlvorgang abgeschlossen ist, können Artikel nicht mehr storniert werden. In diesem Fall kann dem Artikel bei der Anzahl ein – vorangestellt werden, somit findet ein „negativer“ Verkauf statt.