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Benchmarking und Digitalisierung Kanzleimanagement für Steuer- und Rechtsberatungen

Sie bringen Ihre Mandanten voran, aber die Entwicklung Ihrer Kanzlei bleibt auf der Strecke? SOVIS unterstützt in Kanzleimanagement und -entwicklung mit dem Ziel einer zukunftsfähigen Kanzlei. SIE steuern Ihre Kanzlei • Wir ebnen Ihnen den Weg

Ihr Mehrwert durch Benchmarking, Controlling und Digitalisierung Eine effiziente Kanzlei bietet Erfolg, Sicherheit und geregelte Kapazitäten für Inhaber,Mitarbeiter u.Mandanten Klare Strukturen Reibungslose Routinen und kanzleieinheitliche Workflows Und erhöhen nachhaltig den Digitalisierungsgrad für eine zukunftsfähige Kanzlei Und lösen so den Fachkräftemangel Mitarbeiter fühlen sich wohl in einer modernen und gut strukturierten Kanzlei Mandanten schätzen einen Partner auf Augenhöhe, der Zeit für persönliche Beratung findet

Aufgrund langjähriger Kanzleileitung entwickle ich (als analytischer Stratege mit Controlling Affinität) erfolgreich zu-kunftsorientierte Kanzleien. So werden auch für extrem ausgelastete Berufsträger Digitalisierungs- und Optimierungsprojekte möglich. Mit Einfüh-lungsvermögen berücksichtigen wir in Strategie und Realisierung die Leistungsfähigkeit und –bereitschaft des Teams. Durch interne und externe Benchmarks entwickeln wir Ihre Kanzlei kontinuierlich weiter. SOVIS Kanzlei Controlling Dashboard vermittelt einen Überblick über Kennzahlen der Kanzlei und Benchmarks in quantitativer und qualitativer Hinsicht und dient als Managementinformationssystem.

Unterstützung sofort und tatkräftig (auch im operativen Tagesgeschäft), ohne lange Einarbeitung • punk-tuell oder laufend, je nach Ihrem Bedarf und immer professionell!

Erfahren Sie wie Sie mit SOVIS Ihren Kanzleierfolg sichern:

I. SOVIS Erfolgsfaktoren für Ihren Kanzleierfolg ............................................................................................................. 2 II. Kanzleimanagement auf Grundlage eines fundierten Controllings und Benchmarking .............................................. 2 III. SOVIS Handlungsempfehlungen .................................................................................................................................. 3 IV. Ablauf der Kanzleiberatung.......................................................................................................................................... 3 V. SOVIS sichert umgehende Entlastung und steigenden Ertrag ..................................................................................... 4 VI. Roadmap ...................................................................................................................................................................... 5 VII. Vorgehensweise ........................................................................................................................................................... 6

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I. SOVIS Erfolgsfaktoren für Ihren Kanzleierfolg 1. Konsequente Umsetzung und heben des ungenutzen Potenzials 2. Priorisierte schrittweise Vorgehensweise neben dem Tagesgeschäft 3. Mit Einfühlungsvermögen holen wir jedes Kanzleimitglied ab und entwickeln die Kanzlei als Ganzes weiter. 4. Sie erhalten einen Überblick über die Digital Fitness der Mitarbeiter durch Einzelgespräche Einzelgespräch

(Präsenz oder Video) mit jedem Mitarbeiter zur Bestandsaufnahme, Training (Vermittlung von Fach- und Me-thodenkompetenz) und Feedback

5. Mit fachkundigem Tiefgang analysieren wir die Qualität der Nutzung z.B. in DATEV Unternehmen online (zeit-nahe Verarbeitung), elektronischen Bankbuchen (Einsatz und Pflege der Lerndatei), Aufgabenteilung Mandant – Kanzleimitarbeiter, individuelle Cockpits in Eigenorganisation… => Aussagen über Qualität neben den rein quantitativen KPI`s der DATEV

6. SOVIS Kanzlei Controlling Dashboard vermittelt einen Überblick über KPI`s der Kanzlei und Benchmarks in quantitativer und qualitativer Hinsicht (Managementinformationssystem)

7. Neben Digitalisierung treiben wir Standardisierung konsequent und flächendeckend voran zur Weiterentwick-lung der Prozesse (kontinuierliche Verbesserung) und für kanzleieinheitliche Workflows

8. Know-how-Management: Vorlagen bereitstellen und pflegen, fachliche Standards (Fibu, JA…) als Basis für Pro-Check, DATEV Expertisen. Wissensmanagement sollte im Zentrum einer auf Fachwissen basierenden Dienst-leistung, wie der Steuer- und Rechtsberatung stehen.

II. Kanzleimanagement auf Grundlage eines fundierten Controllings und Benchmarking

Auf Basis einer individuellen fundierten IST-Analyse eruieren wir das Potenzial der Kanzlei anhand folgender Hand-lungsfelder und unterziehen diese einem laufenden Controlling und Benchmarking. Übersichtlich aufbereitet erhalten Sie Ihr Kanzlei Controlling Dashboard. Dieses vermittelt einen Überblick über KPI`s Ihrer Kanzlei und Benchmarks in quantitativer und qualitativer Hinsicht und dient als Managementinformationssystem.

Handlungsfelder Kanzleimanagement (Details https://sovis-consulting.de/kanzleimanagement/) 1. Zielorientierte Strategie und Kanzleientwicklung 2. Personal finden und binden 3. Workflows und Organisation (Standardisierung) 4. Digitalisierung und Optimierung (Automation) 5. Honorar • Controlling • Benchmarking 6. Marketing • Akquise • Mandatsoptimierung

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Digitalisierung ist Chefsache und benötigt einen Treiber. Der Mandant und die derzeitige Situation beanspruchen eben-so die Inhaber. Um diesem Spagat gerecht zu werden und Digitalisierung / Optimierung konsequent, kontinuierlich und effizient voran zu bringen empfehle ich folgende Maßnahmen, die die Kanzleileitung entlasten und den Kanzleierfolg sichern. Wir treffen nicht nur Feststellungen, wir setzten tatkräftig um!

III. SOVIS Handlungsempfehlungen 1. Umfangreiche und intensive Nutzung der digitalen Tools ‚Elektronisches Bankbuchen‘ mit laufender Pflege

der optimierten Lerndatei 2. Und ‚Unternehmen online‘ (zeitnah abgearbeitet) 3. Vorsysteme Fibu nutzen: Rechnungsstellungsprogramme (Faktura) der Mandanten in Rewe einlesen 4. Frühzeitige kanzleieinheitliche und intensive Anwendung digitaler Tools 5. Gewinnbringer ist nicht nur die Höhe des Stundensatzes, sondern standardisierte Workflows und kanzleiein-

heitliche Abläufe in fachlicher und organisatorischer Hinsicht 6. Statt Personalkosten zu sparen liegt der Erfolg darin Leistungspotenziale der Mitarbeiter zu heben 7. Prozesse prüfen auf Engpassfaktor Personal: Digitalisierung, einheitliche Workflows, fachliche Standards und

Vorlagen, Schnittstelle Mandant – Kanzlei verschieben (Lohnvorerfassung durch Mandanten, Scannen bei Un-ternehmen online…), Kern- und Unterstützungsprozesse mit unterschiedlicher Qualifikation besetzen: Substi-tuierende Besetzung bzgl. Fachkompetenz

8. Unterstützung im Sekretariat zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse, Entlastung der BT, Entlastung Fachper-sonal durch Zentralisierung und Standardisierung (Stammdatenpflege…)

9. Teamstrukturen (ggf turnusmäßige Teammoderation) nach Geschäftsfeld oder mandantenorientiert 10. Mitarbeiter in Teilzeit und individuelle Teilzeitmodelle nehmen zu. Neben der Indivialisierung der Gesellschaft

hat die Corona-Krise diesen Trend unwiderruflich verstärkt. Dies fordert die Kanzleiinhaber zusätzlich. Eine rei-bungslose Personaleinsatzplanung PEP gewinnt an Bedeutung. Insofern wird auch die Auftragssteuerung wichtiger.

11. Digitalisierungs-Team macht die Bedeutung der Digitalisierung für die Kanzlei sichtbar, entlastet die Kanzleilei-tung, ist Anlaufstelle für Mandaten und Mitarbeitern und fungieren als Kompetenzzentrum Digi-Team: Je nach Kanzleigröße ein Team oder ein zuständiger Mitarbeiter (interner Systembetreuer)

12. Bei Neumandaten digitale Standards festlegen (z.B. Lohnauswertungen nur noch per Arbeitnehmer-Online, Unternehmen online, Vorausgefüllte Steuererklärung…)

13. SOVIS Kanzlei Controlling Dashboard vermittelt einen Überblick über KPI`s, interne und externe Benchmarks in quantitativer und qualitativer Hinsicht und dient als Managementinformationssystem MIS

14. Videoberatung birgt Zeitpotenzial und Risikominimierung (Corona Lock down)

IV. Ablauf der Kanzleiberatung

Realisierung Umsetzung durch SOVIS Umsetzungsbegleitung der Kanzlei

Durchführung der Beratung • Best Practice Ziele und Herausforderungen Potenzialanalyse IST Strategische Lösungen

Introduction kostenfrei Quick Check • Potenzialanalyse Beratungskonzept

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Introduction kostenfrei 1. Quick Check • Potenzialanalyse 2. Beratungskonzeption mit

a. Ziel a. Konzeption / Strategie b. Leistungsumfang (Aufwand / Budget, Ressourcen (Personal, Technik), zeitlicher Rahmen) als c. Entscheidungsvorlage für unseren Klienten und als Basis für

3. Auftragskonkretisierung für detailliertes Angebot mit Beratungskonzept und zeitlichem Rahmen

Durchführung der Beratung • Best Practice Wir beraten ziel- bzw. aufgabenorientiert je nach Auftragsvorgabe. Best Practice ist folgender Ablauf:

1. (Video-)Besprechung des Ziels der Beratung und der speziellen Herausforderungen Einbindung aller Mitarbeiter von Anfang an (Kanzlei performt nur, wenn die Mitarbeiter mitmachen) (Video-)Information der Mitarbeiter durch die Kanzleileitung und SOVIS über die Ziele und Vorgehenswei-

se; Legitimation SOVIS; Motivation der Mitarbeiter durch Nutzen für Mandanten, Mitarbeiter, Kanzlei, BT 2. Individuelle Potenzialanalyse der IST-Situation

a. Intensivierung des Quick Checks (Umfang und Vertiefung) als Potenzialanaylse b. Befragung der Mitarbeiter nach Chancen und Notwendigkeiten, zugleich Digi-Check der Mitarbeiter

Information, Motivation, Training c. Controlling Dashboard mit KPI`s und Benchmarks: Kanzlei-Check quantitativ und qualitativ sowie als Er-

folgsnachweis der Beratung 3. Aufzeigen von Chancen und Benennung von Schwachstellen sowie deren Ursachen 4. Darauf aufbauend erarbeiten wir ein individuelles strategisches Lösungskonzept (Executive Summary) mit

Handlungsempfehlungen und Umsetzungsvorschlägen für Ihre betriebliche Praxis (Roadmap / Projektplanung) 5. Umsetzung durch SOVIS oder Umsetzungsbegleitung der Kanzlei mit turnusmäßigem Briefing

SOVIS Springer-Service Zur Abdeckung Ihrer personellen Engpässe im operativen Tagesgeschäft (Urlaubs-, Krankheitsvertretung, erhöhtes Ar-beitsaufkommen, Sonderaufgaben…) stellen wir Ihnen Beschäftigte kurzfristig zur Verfügung.

V. SOVIS sichert umgehende Entlastung und steigenden Ertrag Wir bringen Ihre Aufgaben erfolgreich voran mit Fach- und Branchenkompetenz (ohne Konkurrenz zu sein) und

Sie können sich um die fachlichen Belange Ihrer Mandanten kümmern. Für Mitarbeiter und externe Dienstleister sind wir lösungsorientierter erfahrener Ansprechpartner und entlas-

ten dadurch den Berufsträger. Mit Einfühlungsvermögen und Erfahrung agieren wir wie ein Inhaber / Berufsträger und kennen die Belange

der Mitarbeiter SOVIS Kanzlei Controlling Dashboard vermittelt Überblick über KPI`s der Kanzlei und Benchmarks in quantitati-

ver und qualitativer Hinsicht und dient als Managementinformationssystem Nachhaltige Qualität und Professionalität wird SOVIS bescheinigt durch den Bundesverband Deutscher Unter-

nehmensberater e.V. BDU. Zudem ist SOVIS zugelassener akkreditierter Berater des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA).

Unser Versprechen: Steigerung der Leistungsfähigkeit trotz Fachkräftemangel! ROI: Unmittelbarer Return des Honorars von SOVIS durch eingesparte Kosten bzw. optimiertes Honorar

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Wir bieten unsere Services individuell nach Ihren Anforderungen und Bedarf an: team@sovis-consulting.de https://sovis-consulting.de/kanzleimanagement/ https://sovis-consulting.de/

VI. Roadmap I. Potenzialanalyse der IST-Situation

1. Mit fachkundigem Tiefgang analysieren wir die Qualität der Nutzung z.B. in Unternehmen online (zeitnahe Verarbeitung), elektronischen Bankbuchen (Einsatz und Pflege der Lerndatei), Aufgabentei-lung Mandant – Kanzleimitarbeiter, individuelle Cockpits in Eigenorganisation… => Aussagen über Qualität neben den rein quantitativen KPI`s von DATEV

2. Neue digitale Tools in der Vergangenheit frühzeitig und koordiniert eingeführt (elektronisches Bank-buchen, Unternehmen online, DMS, E-Steuern…)

3. Einsparungspotenzial der Vorausgefüllten Steuererklärung und Vollmachtsdatenbank konsequent ge-nutzt

4. Intensität der Nutzung von Programmen ist flächendeckend auf Mandanten, Mitarbeiter, Behör-den…auszurollen

5. Schnittstelle der Arbeitsteilung zwischen Mandant und Kanzleimitarbeiter ist permanent zu hinterfra-gen aufgrund Fachkräftemangel

6. Konsequente Standardisierung von Workflows (Stammdaten, Rechnungsstellung, Neumandatsauf-nahme,…)

7. Zielorientierte Strategie und koordinierte konsequente Umsetzung 8. Kommunikation in der Kanzlei 9. Einheitliche Workflows sind kanzleiweit umzusetzen um durch standardisierte Prozesse die Qualität

der Leistungen zu sichern und die Kontinuität der Mandatsbearbeitung

II. Zielorientierte Strategie und Kanzleientwicklung 1. Priorisierung einer konsequenten Digitalisierung unter Einbeziehung aller Stakeholder (Mandant, Mit-

arbeiter, BT, Behörden) 2. Strategiekonzept mit priorisierter schrittweiser Vorgehensweise

a. unter Berücksichtigung des Tagesgeschäfts und b. der individuellen Aufnahme- und Umsetzungsgeschwindigkeit der Mitarbeiter (Leistungsbe-

reitschaft und -vermögen)

III. Koordinierte konsequente Umsetzung, neben dem Tagesgeschäft mit SOVIS 1. Erster Schritt: Intensität der eingesetzten Programme kanzleieinheitlich erhöhen

WER nutzt und WIE genutzt Interner Systembeauftragter / Teamleiter moderiert, um konsequente Umsetzung zu garantieren

Schnelle Ergebnisse Erfolgserlebnis bei Mitarbeitern Vertrauen der Mitarbeiter SOVIS Best Practice Handlungsempfehlungen als Erolgsgaranten

2. Zweiter Schritt: Neue digitale Tools frühzeitig und konsequent einführen Elektronischer Rechnungs- und Bescheidversand Meine Steuern, digitale Kommunikation mit FA MyDATEV Kanzleiportal / Mandantenportal / Unternehmen, Kasse online, Reisekosten classic, Expertisen, Toolboxen

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VII. Vorgehensweise

1. Um die Kanzleileitung zu entlasten werden Zeit- und Entlastungspotenziale der BT, Leistungsträger vorrangig analysiert und optimiert, inkl. der dazugehörigen Workflows

2. Berichterstattung an Kanzleileitung und selbständige Koordination durch SOVIS auf Basis der abge-stimmten Ziele, Strategie, und IST-Analyse

3. Interne Kommunikation und Information der Mitarbeiter durch die Kanzleileitung und SOVIS (Präsenz oder Videobotschaft, Videokonferenz…)

4. Digital Fitness der Mitarbeiter: Einzelgespräche (Präsenz oder Video) mit jedem Mitarbeiter zur Be-standsaufnahme, Training und Feedback (unter Beachtung der Corona-bedingten Sicherheitsmaß-nahmen)

So wird jeder Mitarbeiter abgeholt und ermittelt SOVIS wie intensiv Digitalisierung von je-dem Kanzleimitglied gelebt wird. Also Aussagen über Qualität neben den rein quantitativen KPI`s von DATEV.

Je nach Bedarf wird am Arbeitsplatz der Umgang mit digitalen Tools usw. gezeigt. Dieser Be-nefit für den Mitarbeiter beugt vor, dass die Mitarbeiter die Digitalisierung verzögern, da SOVIS nachhakt und vorantreibt, wozu im Kanzleialltag oftmals keine Zeit bleibt.

Methodenkompetenz vermittelt und Hilfe zur Selbsthilfe gegeben werden. Diese Mitarbeiterbefragung motiviert die Mitarbeiter durch Mitbestimmung

5. Zusätzlich zum Einzelgespräch am Arbeitsplatz der Mitarbeiter können Online-Befragungen, Gruppen- oder Videobotschaften eingesetzt werden.

6. Hierdurch können Mitarbeiter identifiziert werden, die sich besonders eignen Digitalisierungsprojekte voran zu bringen und ‚Kompetenzzentren‘ zu entwickeln.