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kiwi-soft Lager- und Umschlagprogramm-online

kiwi-soft W. Kisker EdV-Vertrieb 82031 Grünwald Lena-Christ-Str. 2 Tel. 089-64910707 Fax 089-64910709

Benutzer-Handbuch

Stand 07.04.2005

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis.....................................................................................................................................2 Programm starten.....................................................................................................................................4 Der Startbildschirm „ LUP-Heute“.......................................................................................................5 Programmteile-Übersicht ........................................................................................................................6 Schematische Übersicht des Programms..............................................................................................7 Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen...................................................................................8

Daten erfassen - Eingabemasken ..................................................................................................9 Wichtige Hinweise zum Ausfüllen von Eingabe-Formularen:................................................10 Daten ändern / löschen ................................................................................................................11 Logbuch – Funktion ( Änderungen nachvollziehen ) ..............................................................11 Inaktiv – Funktion ( nicht mehr benötigte Daten ausblenden ) .............................................12

Schnellstart in Ihr Programm ...............................................................................................................13 Programmteil „Stammdaten“ ...............................................................................................................17

Adressen..........................................................................................................................................18 Adressen erfassen ......................................................................................................................18 Besonderheiten Adresse erfassen ............................................................................................18 Adress-Export ( Excel-Tabelle )..............................................................................................18

Lagerorte – Lagerplätze ................................................................................................................19 Warenarten......................................................................................................................................20

Abkürzungen für Qualitätsfelder.............................................................................................20 Besonderheiten Warenarten erfassen......................................................................................21

Verpackung.....................................................................................................................................21 Mehrwertsteuer- Schlüssel ............................................................................................................21 Tarife (Gruppentarife)...................................................................................................................22

Tarif anlegen...............................................................................................................................22 Einlagerungs- und Auslagerungskosten .................................................................................23 Lagergeld.....................................................................................................................................24 Sonstige Kosten ( Diverses ) ....................................................................................................25 Anzeige der Partien mit Gruppentarif ....................................................................................25

Trocknungstabellen ( Abzug und Kosten )................................................................................26 Hilfe bei der Formelanalyse für die Abzugstabellen.............................................................26 Druck der Abzugstabelle ..........................................................................................................27

Reinigungstabellen ( Abzüge und Kosten )................................................................................27 Hilfe bei der Formelanalyse für die Abzugstabellen.............................................................28 Druck der Abzugstabelle ..........................................................................................................28

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Programmteil „Partien“ ( Partieverwaltung ) ....................................................................................29 Besonderheiten Partie anlegen.....................................................................................................29 Partie-Karteikarte mit Registerblättern .......................................................................................32 Register „Tarife“ ............................................................................................................................32 Register „Details“ ( Partie ändern, löschen ) .............................................................................33 Register „Kontrakte“.....................................................................................................................33 Register „Buchungen“...................................................................................................................34 Register „Qualitäten“ ....................................................................................................................35 Register „Lagerplätze“...................................................................................................................35 Register „Auswertungen“ .............................................................................................................36

Besonderheiten Auswertungen................................................................................................36 Drucken / Faxen / E-Mail.......................................................................................................37

Buchungen (Buchungsarten) ................................................................................................................39 Einlagerung / Auslagerung...........................................................................................................39

Besonderheiten Einlagerung / Auslagerung..........................................................................39 Zusammenbuchung ( Partien ) ....................................................................................................41 Bearbeitung ( allgemein ) ..............................................................................................................42 Bearbeitung ( Trocknung / Reinigung ) ....................................................................................43 BP-Trocknung bzw. BP-Reinigung............................................................................................43 Lagermanko / Lagerplus...............................................................................................................44 Schwund..........................................................................................................................................44 Umlagerung (von Lagerplatz zu Lagerplatz ).............................................................................45

Besonderheiten Umlagerung....................................................................................................45 Korrekturbuchung Lager ..............................................................................................................46

Programmteil „Lager“ ...........................................................................................................................47 Besonderheiten Lagerplatztabelle................................................................................................47 Lagerplatz-Karteikarte...................................................................................................................48

Register „nach Warenart“.........................................................................................................48 Register „nach Partien“.............................................................................................................49 Register „Buchungen“...............................................................................................................49 Register „Auswertungen“ .........................................................................................................49

Programmteil „Fakturierung“...............................................................................................................50 Partie-Fakturierung ........................................................................................................................51 Ablauf „Partiefakturierung“ .........................................................................................................51 Neuer Rechnungsvorschlag..........................................................................................................52

Partie-Rechnung erstellen.........................................................................................................53 Rechnungen drucken.................................................................................................................53 Gutschriften erstellen................................................................................................................54

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Programm starten Bitte starten Sie Ihren Internet-Browser ( z.B. Microsoft Internet-Explorer) und geben Sie die Internetadresse Ihrer Anwendung ein ( z.B: „www.kiwi-soft.de/Meier“ ) Für den Fall das Sie nicht automatisch mit dem Internet verbunden werden, müssen Sie vorher die Verbindung herstellen. Danach erscheint der Anmeldebildschirm für Ihr Programm ( s. unten )

Tragen bitte Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in die Felder ein und klicken Sie dann auf „Anmelden“ Anmerkung: Bitte verwenden Sie als Passwort eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben,

damit die Benutzung durch Unbefugte verhindert werden kann. Einfach Passworte die aus dem Nachnamen oder Vornamen bzw. Geburtsdatum oder Spitznamen bestehen, lassen sich sehr leicht erraten. Das Anlegen oder ändern der Passworte geschieht im Programmteil „Stammdaten- > Benutzerverwaltung“ und wird von Ihrem Systembetreuer oder durch kiwi-soft gepflegt.

Das Kontaktfeld verzweigt Sie auf die kiwi-soft - homepage

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Der Startbildschirm „ LUP-Heute“ Nach dem Programmstart erwartet Sie die Übersichtsseite „ Lup-Heute“

Im obigen Bildschirm-Foto sehen Sie die Startseite Ihres Programmes mit einer Übersicht der aktuellen Bestände.

Der oberer Teil des Fensters, die „Haupt-Navigation“ bleibt in allen Programmteilen

gleich, damit Sie ohne Probleme in die jeweiligen Bereiche wechseln können.

Haupt-Navigation Hier wählen Sie die einzelnen Programmteile aus

Link zur Detailansicht Alle unterstrichenen Worte oder Zahlen ermöglichen den Sprung zu Detail-informationen. In diesem Fall führt ein Klick auf Kern zu einer Tabelle aller Rapspartien der Fa. Kern.

Zu Erledigen Hier ist Ihr persönl. „Notizzettel“

Startseite Hier gelangen Sie wieder zu dieser Übersicht

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Programmteile-Übersicht

Aufgaben Ihre persönliche Aufgabenverwaltung für alles was mit der

Verwaltung von Ware zu tun hat. Lieferscheine Dieser Programmteil ermöglicht die Erfassung von

Lieferscheinen in der Reihenfolge der Lieferungen. Sie erhalten eine Tabelle, die alle bisherigen Lieferungen zeigt.

Partien Das Kernstück des Programmes – die Partieverwaltung. Hier werden neue Partien erfasst, mit Tarifen hinterlegt und verschiedenste Buchungen wie z.B Zusammenbuchungen, Bearbeitungen angelegt. Alle Informationen über Lieferungen, Bestände, belegte Zellen usw. einer Partie erhalten Sie in diesem Programmteil.

Kontrakte Alle erfassten Kontrakte erscheinen hier als Tabelle Kontrakte gehören zu einzelnen Partien und dienen der Kontrolle z.B. von Auslagerungsmengen einzelner vom Eigentümer kontraktierter Abholungen.

Lager Ihr Blick auf alle Lagerstellen mit Beständen, Bewegungen und derzeitigen Qualitäten. Hier werden auch die Umbuchungen von Zelle zu Zelle erfasst.

Fakturierung Partien abrechnen, Gutschriften erstellen oder von Partien unabhängige Rechnungen erzeugen. Gespeicherte Rechnungen sind jederzeit wieder aufrufbar.

Listen Partieübergreifende Auswertungen finden Sie hier Stammdaten Adressen, Warenarten, Tarife etc. Extras Firmeneinstellungen und sonstige Programmparameter

Schematische Übersicht des Programms

sonstige Buchungen - Zusammenbuchung - Lagermanko - Bearbeitung

Kontrakte Kontrakt mit Eigentümer für - Anlieferung oder Abholung - Kontraktmenge

Fakturierung - Partieabrechnungen- Freie Rechnungen

Partie - Partie-Nr. - Eigentümer - Warenart - Lagerort - Gruppen- oder indiv. Partietarif- Trocknungstab. - Reinigungstab. - Kontrakte

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Stammdaten - Adressen - Warenarten - Tarife ( Kosten Ein- Auslagerung und Lagergeld ) - Abzugstabelle Trocknung und Reinig. - Lagerorte - Lagerplätze( Zelle oder Box )

Lagerplatzver- Mengen und Q- Umbuchunge

Lieferscheine -Partie-Nr - Mengen - Qualitäten - Anlieferer u. Abholer - Lagerplatz - Kontrakt-Nr

waltung ualitäten

n von Zelle zu Zelle.

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Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen Hier lernen Sie die allgemeinen Eigenschaften unserer Tabellen und Eingabeformulare am Beispiel der Adressverwaltung kennen. Programmteil: Stammdaten -> Adressen Wechseln Sie in der Ansicht „ Stammdaten“ in den Bereich „Adressen“

Sortierung: Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift genügt und die Tabelle wird aufsteigend nach diesem Feld sortiert. Wenn Sie noch einmal auf die gleiche Spaltenüberschrift klicken, wird absteigend sortiert

Suchfelder: Suchbegriff eintippen und dann auf „Suche“ klicken

Detail: Ansehen / Ändern / Löschen Ein Klick auf die Lupe und Sie erhalten ein Eingabeformular zum Ansehen oder Ändern des Eintrages

Hier erfassen Sie eine neue Adresse

In der Tabelle blättern (nächste Seite, letzte Seite etc.)

Anzahl Adressen

Listen – Druck: veranlasst einen Druck Ihrer Adressen. In diesem Fall erhalten Sie eine EXCEL-Tabelle, die Sie z.B. als Basis für Serienbriefe verwenden können. Hinweis Wenn Sie nicht alle Adressen, sondern nur einen Teil drucken wollen, müssen Sie die Suchfelder vor dem Druck benutzen ( z.B. PLZ=8 zeigt alle Adressen, die mit der 8 als Postleitzahl beginnen). Die Liste druckt die gefundenen Daten.

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TABELLEN-Optionen ( Allgemein ) Die Tabellenansicht ist typisch für das Lager-Programm. Ob Sie nun Warenarten, Adressen etc. ansehen, ändern, ergänzen oder löschen wollen, überall wird in den Stammdaten eine Tabelle der vorhandenen Einträge angezeigt. Alle Tabellen haben folgende Eigenschaften: - Sortierbarkeit nach jeder Spaltenüberschrift, auf- und absteigend. - Suchfelder für die wichtigsten Spalten. Die Eingabe einzelner Suchbegriffe in verschiedene

Felder und anschließendem Klick auf den „Suche“-Schalter listet die gewünschten Einträge auf, z.B. alle Adressen die mit „A“ anfangen und aus dem Postleitzahlbereich „8“ stammen.

- spezielle Suchoptionen ( Teilbegriffe ) Wenn Sie z.B. eine Adresse suchen, die das Wort „meier“ enthält, aber nicht genau wissen, ob die Firma als „Jakob Meier“ oder „Meier Jakob“ erfasst ist, können Sie die „* Suche“ verwenden. Schreiben Sie in das Suchfeld „Name“ den Wert „*meier“ , dann findet das Programm sowohl die Firma „Jakob Meier“ als auch „ Hintermeier GmbH“ oder „Müller & Meier“. Diese Möglichkeit nach Teilen eines Feldinhaltes zu suchen, haben Sie in allen Suchfeldern, in denen Texteingaben möglich sind.

Detailansicht eines Eintrages zum Ansehen / Ändern / Löschen des Eintrages Daten erfassen - Eingabemasken Programmteil: Stammdaten -> Adressen Um z.B. eine neue Adresse zu erfassen, klicken Sie bitte auf den Schalter am oberen Rand der Tabelle. . Sie erhalten dann ein leeres Eingabeformular:

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Wichtige Hinweise zum Ausfüllen von Eingabe-Formularen:

Die TABULATOR-Taste ( links neben dem Q) bringt Sie zum nächsten Eingabefeld Bitte nicht die ENTER – Taste verwenden ( s. unten )

Die ENTER – TASTE dient nur zum SPEICHERN des Eingabe-Formulars! Um zum nächsten Eingabefeld zu springen bitte die TAB-Taste ( s. oben ) benutzen.

Wenn Sie ein wichtiges Feld vergessen haben, erscheint das Eingabe-formular nach dem Speichern erneut mit einem roten X am Feld

SPEICHERN / SPEICHERN & NEU / ABBRECHEN Zum Speichern Ihrer Angaben klicken Sie bitte am linken Rand Ihres Eingabeformulares auf den Begriff Speichern. Alternativ können Sie auch im letzten Eingabefeld auf die ENTER-Taste drücken ( s. oben ) Speichern & Neu bedeutet, dass Sie nach dem Speichern eines Eintrages nicht zurück in die Tabelle mit allen Einträgen verzweigt werden sondern, sofort den nächsten Eintrag anlegen können. Abbrechen Der neue Eintrag oder die Änderung wird nicht gespeichert.

AUSWAHLLISTEN ( Auswahl mit Tastatur ) Neben der Auswahl von Einträgen mit der Maus, gibt es auch Möglichkeiten diese Felder mit der Tastatur zu bedienen:

Buchstabenwahl: z.B. tippen Sie einfach ein “k“ und danach ein „i“ um die Adresse „Kisker München“ anzuzeigen. Mit der TAB-Taste wählen Sie diesen Eintrag aus. ( funktioniert auch bei nicht aufgeklappter Liste ) Auswahlliste aufklappen: mit den Tasten ALT und „PFEIL nach unten“ öffnet sich die Liste. Sie können entweder die Buchstabenwahl ( s.o. ) benutzen, oder mit der „Pfeil nach unten“ –Taste durch die Liste scrollen. Mit TAB wählen Sie den Eintrag aus.

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Daten ändern / löschen Programmteil: Stammdaten -> Adressen Zum Ändern oder Löschen von Adressen klicken Sie in der Tabelle auf das

- Symbol der Adresse. Sie sehen das Eingabeformulare der Adresse im Lese-Modus.

Logbuch – Funktion ( Änderungen nachvollziehen ) Das Logbuch protokolliert bei wichtigen Tabellen alle Änderungen die an einem Datensatz vorgenommen wurden:

Hier wurde vom Benutzer „Kisker“ am 19.04. ein neuer Ansprechpartner ( W. Meier ) bei der abgebildeten Adresse eingetragen. So lassen sich auch unbeabsichtigte Änderungen schnell wieder korrigieren.

Ändern: ein Klick öffnet den Eintrag im Änderungsmodus. Nach der Änderung bitte Speichern. Hinweis: Wenn Sie eine vorhandene Adresse ändern, werden alle bisher für die alte Adresse gebuchten Partien oder Lieferscheine auf die neue Adresse geändert!!

Löschen: nach einer Sicherheitsabfrage wird die Adresse gelöscht. Hinweis: Wenn eine Adresse bereits für Lieferscheine oder Partien verwendet worden ist, erscheint die Löschen-Option nicht! Falls Sie die Adresse nicht mehr benötigen, können Sie sie auf inaktiv setzen. ( s.u. „Inaktiv – Funktion „

Zurück: führt Sie zurück zur Tabelle

Logbuch: Hier können Sie Änderungen an der Adresse nachverfolgen ( s. u. „Logbuch-Funktion“ )

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Inaktiv – Funktion ( nicht mehr benötigte Daten ausblenden ) Diese Funktion erlaubt Ihnen zwischen „aktiven“ und „ inaktiven bzw. erledigten“ Daten zu trennen. Erledigte oder inaktive Datensätze werden in der normalen Tabellen-Ansicht ausgeblendet und sind erst sichtbar, wenn Sie in der Tabelle das entsprechende Suchfeld ändern.

Beispiel Oft kommt es vor, dass Sie z.B. eine Altkunden – Adresse nicht mehr benötigen, da Sie nicht mehr für diese Firma arbeiten. Da aber frühere Lieferscheine oder Partien mit dieser Adresse verknüpft sind, erlaubt Ihnen das Programm nicht, die Adresse zu löschen ( andernfalls wären die alten Daten unvollständig) Sie können allerdings dafür sorgen, dass bei der Neuanlage von Lieferscheinen oder Partien diese alte Adresse nicht mehr erscheint, indem Sie die Adresse auf „inaktiv“ setzen Dazu rufen Sie die entsprechende Adresse auf und gehen auf „Ändern“. Dann klicken Sie auf das Feld „Nicht aktiv“

Hinweis: Neben Adressen können Sie z.B. Warenarten, Tarife und natürlich Partien auf „Inaktiv bzw. „erledigt“ setzen, um Altdaten von aktuellen Daten zu unterscheiden.

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Schnellstart in Ihr Programm Damit Sie Ihr neues Programm schnell kennenlernen, finden Sie hier eine Übersicht: (Details zu den einzelnen Bereichen finden Sie unter dem jeweiligen Kapitel im Handbuch )

1. Firmendaten und allgemeine Einstellungen anpassen Programmteil: Extras ->Firmenparameter Hier können Sie die Nummernkreise für Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine festlegen.

2. Eigene Einstellungen Programmteil: Extras ->Eigene Einstellungen Neben der Anzahl Bildschirmzeilen können Sie festlegen, ob nach jeder Lieferscheineingabe automatisch ein Druck des Lieferscheines erfolgen soll.

3. Zusätzliche Benutzer einrichten Programmteil: Extras ->Benutzerverwaltung Mit dem von kiwi-soft erhaltenen speziellen Passwort für die Benutzerverwaltung legen Sie neue Benutzer mit entsprechenden Rechten an. Sie können Benutzer anlegen, die alles sehen können ( Chefansicht ) aber nicht ändern können, oder auch den Eigentümern Ihrer Partien einen Lese-Zugang geben sowie normale Schreibrechte für das gesamte Programm vergeben. Tipp: Bitte probieren Sie den neu angelegten Benutzer unbedingt aus, bevor Sie die Zugangsdaten weitergeben!

4. Lagerstammdaten erfassen Programmteil: Stammdaten->Lagerorte Erfassen Sie Ihre Lager-Standorte, im Anschluss wechseln Sie in den Programmteil: Stammdaten->Lagerplätze Hier können Sie die zu jedem Standort gehörenden Zellen oder Boxen erfassen Tipp: Wenn Sie Daten von anderen Programmen importieren wollen, achten Sie bitte darauf, dass die von Ihnen vergebenen Lagerplatz-Suchbegriffe mit denen im exportierenden Programm vergebenen Lagerplatznummern oder – Begriffen übereinstimmen. Nur so ist ein einwandfreie Zuordnung der Lieferungen möglich!

5. Warenarten erfassen Programmteil: Stammdaten->Warenarten Wichtig ist die Auswahl einer Erfassungsmaske mit den typischen und notwendigen Qualitätsmerkmalen für die neue Warenart. Bei der Festlegung der Warenarten, achten Sie bitte darauf, dass Sie Warenarten und Sorten die zusammenlagern können ( in einer Zelle oder Box), nur als eine Warenart eintragen. z.B. „Sommer-Raps“ und „Winterraps“ sollte als Warenart „Raps“ erfasst werden. Die Information ob es Sommer oder Winterraps ist, können Sie in der jeweiligen Partie hinterlegen. Der Grund für diese Einteilung liegt in der Betrachtung der Lagerplätze. Wenn zwei verschiedene Warenarten auf einem Lagerplatz liegen, zeigt Ihnen das Programm in der Lagerplatz-Tabelle ein „???“ bei der lagernden Warenart an. Natürlich werden Ihnen in den Details des Lagerplatzes die Bestände der einzelnen Warenart angezeigt, aber die Übersicht der Lagerplätze zeigt damit keine sinnvollen Einträge.

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6. Abzugstabellen und Kostentabellen Trocknung anlegen Programmteil: Stammdaten->Abzug bzw. Kosten Trocknung Sie können beliebig viele Abzugstabellen anlegen, z.B. für verschiedene Warenarten bzw. Kunden. Das Programm erwartet von Ihnen die Eingabe von Gruppen mit bestimmten Abzugsfaktoren ( vergleichen Sie auch die von uns mitgelieferten Mustertabellen)

7. Abzugstabellen und Kostentabellen Reinigung anlegen Programmteil: Stammdaten->Abzug bzw. Kosten Reinigung Verfahren Sie bitte genauso wie bei der Anlage von Trocknungsabzügen (s.o.)

8. Gruppen-Tarife erfassen Programmteil: Stammdaten->Tarife Schauen Sie sich zunächst einen von unseren Beispieltarifen an, bevor Sie Ihren ersten eigenen Tarif anlegen. Neben diesen Gruppentarifen, die für eine Gruppe von Partien gelten, können Sie auch für jede Partie einen individuellen Tarif erfassen. Diese Funktion steht Ihnen bei der Anlage einer neuen Partie zur Verfügung.

9. Partien anlegen Programmteil: Partien Hier legen Sie neue Partien an. Eine Partienummer bezieht sich auf einen Eigentümer und eine bestimmte Warenart. Sie enthält u.a. Verweise auf entsprechende Tarife, Trocknungs- und Reinigungstabellen, die für diese Partie gelten. Eine Partie entspricht damit einer Art Konto, auf das alle Bewegungen dieser Ware gebucht werden. Dieses Partiekonto nimmt Ware von verschiedenen Anlieferern / Verkäufern auf, um den gesamten Bestand zu zeigen. Zur Information für den Eigentümer, können die Lieferungen aber pro Anlieferer detailliert angezeigt werden. Eine Partie enthält verschiedene „Register-Blätter“, die Ihnen Auskunft über die Buchungen, Lagerplätze, Qualitäten, Kontrakte etc. geben und entsprechende Auswertungen zur Verfügung stellen.

10. Kontrakte innerhalb einer Partie Programmteil: Partien -> Register „Kontrakte“ Zur effizienten Kontrolle von Soll-Mengen und gelieferten Mengen einzelner Anlieferer oder Abholer, können Sie die Kontrakte erfassen. Falls z.B. ein einzelner Abholer nur eine bestimmte Gesamtmenge abholen darf, erfassen Sie hier einen entsprechenden Kontrakt. Bei der Eingabe von Lieferscheinen können Sie den entsprechenden Kontrakt auswählen und erhalten sofort eine Information über entsprechende Restmengen dieses Kontraktes.

11. Lieferscheine Ein- oder Ausgänge buchen Programmteil: Partien -> Register „Buchungen“ oder Programmteil: Lieferscheine Wenn Sie die Lieferscheine mit einem anderen System erzeugen, ist die Nacherfassung innerhalb eine Partie im Register „Buchungen“ am bequemsten. Alternativ können Sie im Menü „Lieferscheine“ die Bewegungen in Ihrer Reihenfolge erfassen und auch Lieferscheine ausdrucken. Das Programm ermöglicht die einfache Aufteilung von Ein- oder Ausgängen auf mehrere Zellen/Boxen etc.

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12. Information des Eigentümers ( Auswertungen ) Programmteil: Partien -> Register „Auswertungen“ oder Programmteil: Listen Es stehen Ihnen innerhalb einer Partie verschiedene Auswertungen zur Verfügung ( Einlagerungs- und Auslagerungsmeldungen, Partieakte etc. ) mit denen Sie tägliche Meldungen über Warenbewegungen dieser Partie melden können. Bestands-Informationen über eine Gruppe von Partien finden Sie im Menü „Listen“ z.B. die Partie-Liste. Diese Dokumente können Sie faxen oder aber auch als email versenden, da sie als Acrobat ( pdf ) – Datei zur Verfügung gestellt werden. Alternativ können Sie den Eigentümer einen online-Zugang zu Ihrem System geben, damit sich Ihr Kunde zu jederzeit selbst informieren kann.

13. Lagerplatzbelegung ( Innerhalb einer Partie oder Gesamt ) Programmteil: Partien -> Register „Buchungen“ oder Programmteil: Lager Informationen über die aktuelle Zellbelegung erhalten Sie innerhalb einer Partie (Register Lagerplätze) oder im Programmteil „Lager“.

14. Trocknung / Reinigung der Ware einer Partie Programmteil: Partien -> Register „Buchungen“ Wir stellen zwei verschiedene Verfahren zur Trocknung / Reinigung zur Verfügung, “Pro Lieferschein“ und „mit BP-Buchung ( Bearbeitungsprotokoll ). Die Auswahl erfolgt bei der Anlage einer Partie. “Pro Lieferschein“ ermöglicht die individuelle Trocknung /Reinigung einer einzelnen Lieferung durch einfaches anklicken eines Feldes im jeweiligen Lieferschein. „Mit BP-Buchung“ erfasst z.B. alle Lieferungen einer bestimmten Feuchtegruppe und rechnet sie auf die Trockenwerte herunter. Die betroffenen Lieferscheine werden in beiden Fällen mit den Trockenwerten angezeigt, die ursprünglichen Werte können im Detail nachgeschaut werden. Tipp: Wenn Sie die BP-Buchung verwenden, können Sie im Vorfeld die Aufteilung von feuchter oder zu reinigender Ware im Partieregister „ Qualitäten“ sehen.

15. Zusammenbuchungen von Partien Programmteil: Partien -> Register „Buchungen“ Sie können Ware zwischen verschiedenen Partien ( auch verschiedener Eigentümer ) verschieben. Wenn z.B. ein Eigentümer die Ware an einen anderen verkauft und der neue Eigentümer lagergeldpflichtig wird oder die Auslagerungskosten bezahlt, buchen Sie eine Menge auf eine Partie des neuen Eigentümers.

16. Umlagerungen von Zelle zu Zelle Programmteil: Lager -> Auswahl einer Zelle -> Register „Buchungen“ Aufgrund der „Nachvollziehbarkeit der Ware“ müssen Umlagerungen innerhalb des Lagers erfasst werden. Alle Lieferscheine seit dem letzen Zellenleerstand werden in die neue Zelle übernommen ( auch bei Umbuchungen von Teilmengen ) Die auf der Zelle lagernden Partien werden über eine automatische Info-Buchung über die Änderung der Lagerplätze informiert. Die Qualitätswerte aus Partiesicht bleiben erhalten, aus Sicht der Zelle ergibt sich der richtige Durchschnitt der Qualitäten.

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17. Abgleich der Zellbestände Programmteil: Partien -> Register „Buchungen“ Etwaige Differenzen von buchmässigen Zellbeständen zu realen Mengen können über die jeweiligen Partien mit Lagermanko oder Lagerplusbuchungen ausgeglichen werden.

18. Nachvollziehbarkeit der Ware Programmteil: Partien -> Register „Buchungen“ -> AU-Buchung ->Rückverfolgung. Wenn eine Auslagerung Schadstoffe aufweist, zeigt das Programm jeden Zugang ( Lieferschein oder Umlagerungen ) an, der seit dem letzen Leerstand auf die Ausgangszelle gebucht wurde. Vernünftige Aussagen sind nur möglich, wenn die Lagerplatzbestände korrekt nachvollzogen werden. Praktisch bedeutet das, wenn eine Zelle leer gefahren wurde muß auch der Zell-Bestand des Programmes für diesen Zeitpunkt auf Null gebracht werden. Nur so ist eine Abgrenzung von Lieferungen, die für den Schaden verantwortlich sind, möglich.

19. Fakturierung Programmteil: Fakturierung Das Programm enthält eine weitgehend automatische Rechnungslegung. Es wird zu einem bestimmten Abrechnungszeitraum eine Liste von abzurechnenden Partien erstellt. Jeder einzelne Partierechnung zeigt die automatisch ermittelten Positionen an. Sie können jedoch vor dem eigentlichen Buchen der Rechnung beliebige Änderungen oder Ergänzungen vornehmen. Der Rechnungsdruck erfolgt nach Buchung der einzelne Partierechnungen als Seriendruck. Neben dieser „Partiefakturierung“ gibt es eine „Freie Fakturierung“ die unabhängig von Partien beliebige Rechnungen für Ihre Kunden produziert. Zur Kontrolle können Sie eine Rechnungsausgangsliste und eine Kontierungsliste erzeugen.

20. Statistik Programmteil: Partien -> einzelne Partie->Register „Auswertungen“ oder Programmteil: Lager -> einzelner Lagerplatz ->Register „Auswertungen“ oder Programmteil: Listen Informationen über die Entwicklung einer Partie finden Sie im Partieregister „Auswertungen“. Historien einzelner Lagerplätze finden Sie im Lagerplatz unter Register „Auswertungen“. Partie- oder Lagerplatzübergreifende Auswertungen finden Sie im Menü „Listen“.

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Programmteil „Stammdaten“ Damit Sie Ihre Partien erfassen können, müssen zunächst verschiedene STAMMDATEN eingegeben werden. Dabei lernen Sie auch die generelle Art und Weise kennen, wie das Lager-Programm zu bedienen ist.

In der Hauptnavigation klicken Sie bitte auf „Stammdaten“ Es erscheint folgende Liste:

Adressen Hier können Sie alle im Programm benutzten Adressen

einpflegen ( Eigentümer, Anlieferer, Abholer etc) Lagerorte / Lagerplätze Bevor Sie Partien oder Lieferscheine anlegen können,

erfassen Sie hier Ihre Lager-Standorte und die dazugehörigen Zellen oder Boxen.

Warenarten Jede Warenart kann mit einer bestimmten Erfassungsmaske verbunden werden, so dass nur die typischen Felder abgefragt werden.

Tarife Hier legen Sie beliebig viele Tarife ( Ein- Auslagerungskosten, Lagergeld etc.) an. Diese Tarife können dann ein oder mehreren Partien zugewiesen werden

Verpackung Tabelle mit Verpackungsbezeichnungen Mehrwehrtsteuer MwSt – Schlüssel und -Sätze Abzug und Kosten Trocknung Hier hinterlegen Sie beliebig viele Abzugstabellen ( Formeln )

um Trocknungsschwund und – Kosten ermitteln zu lassen. Abzug und Kosten Reinigung - wie bei Trocknung -

Alle unterstrichenen Worte im Programm sind sog. „Links“ d.h. wenn Sie darauf klicken, wählen Sie einen neuen Bereich

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Adressen Adressen erfassen Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des

Handbuches um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen.

Besonderheiten Adresse erfassen Suchbegriff (Matchcode) Verwenden Sie dieses Feld, um ein Adressen – Kürzel zu vergeben.

In vielen Listen z.B. Partielisten wird aus Platzgründen nur dieser Matchcode angezeigt. Der Matchcode muss nicht eindeutig sein Beispiel: Für die Adresse „Anton Meier GmbH, 81479 München“ wäre ein sinnvoller Matchcode „Meier A.“ ( bei der Auswahl von Adressen z.B. bei der Partieanlage wird zusätzl. der Ort mit angezeigt)

ist Eigentümer Nur wenn Sie diesen Schalter anklicken erscheint die Adresse bei der Anlage von Partien im Eigentümerfeld

Adress-Export ( Excel-Tabelle ) Das Programm ermöglicht einen Export der Adressen in eine MS-Exceltabelle. Diese können Sie z.B. als Grundlage für MS-Word-Serienbriefe nehmen In der Tabellen Ansicht der Adressen finden Sie auf der linken Seite den Menüpunkt „Excel –Liste“. Filtern und sortieren Sie Ihre Adressen nach Wunsch und klicken Sie dann auf diesen Menüpunkt. Nach kurzer Zeit erscheint ein separates Fenster mit der Excel-Tabelle. Speichern Sie diese Datei ( speichern unter) als Exceltabelle in dem gewünschten Ordner

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Lagerorte – Lagerplätze Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches, um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen. Zunächst müssen Sie im Menü „Lagerorte“ die verschiedenen Standorte Ihrer Läger erfassen. Im Anschluss geben Sie dann im Menü „Lagerplätze“ die zugehörigen Silozellen, Boxen etc. ein. Der „Suchbegriff“ ist ein eindeutiges Kürzel innerhalb eines Lagerortes, z.B. „Z 100“ für „Zelle 100“ Tipp: Bestände Ihres Lagers können Sie im Hauptmenu „Lager“ verfolgen. In den Stammdaten wird nur die Anlage der Bezeichnungen vorgenommen

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Warenarten Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches, um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen.

Abkürzungen für Qualitätsfelder Abkürzung Beschreibung ae Amylogrammeinheiten ap Ausputz aw Auswuchs bk Bruchkorn don Deoxinivalenol ( Mykotoxine ) ffa Freie Fettsäuren fg Fremdgetreide fz Fallzahl kb Kornbesatz kf Keimfähigkeit kg/hl Kg/hl kv Keimverfärbung mk Mutterkorn oel Oelgehalt prot Protein s1 Sortiergerste 1 s2 Sortiergerste 2 sb Schwarzbesatz sg Sortiergerste sm Schmachtkorn sw Sediwerte

tk Durch Trocknung überhitzte Körner vg Vollgerste vt Verkleisterungstemperatur zea Zearalenon ( Mykotoxine )

Symbol für Warengruppen-Verwaltung Ein Klick öffnet ein separates Fenster mit einer Tabelle der Warengruppen. Hier können Sie eine neue Warengruppe anlegen und anschliessend mit in die neue Warenart übernehmen

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Besonderheiten Warenarten erfassen Suchbegriff (Matchcode) Kurzbegriff für die Warenart Warenart ausführliche Bezeichnung der Warenart Warengruppe Hier können Sie einen Sammelbegriff wie „Getreide“ , „Dünger“ etc.

erfassen Bei den Bestandslisten lassen sich so Warenarten nach Gruppen auswerten.

Masken-Auswahl wählen Sie die Maske mit den für die Warenart benötigten Qualitätsmerkmalen aus. Für Ware die nur mit der Menge erfasst wird, wählen Sie bitte Maske 6, für Stückgut die Maske 7. Die Maske 8 wurde speziell für Bio-Ware erstellt.

Wichtig: Warenarten und Sorten

Bei der Festlegung der Warenarten, achten Sie bitte darauf, dass Sie Warenarten und Sorten die zusammenlagern können ( in einer Zelle oder Box), nur als eine Warenart eintragen. z.B. „Sommer-Raps“ und „Winterraps“ sollte als Warenart „Raps“ erfasst werden. Die Information ob es Sommer oder Winterraps ist, können Sie in der jeweiligen Partie hinterlegen. Der Grund für diese Einteilung liegt in der Betrachtung der Lagerplätze. Wenn zwei verschiedene Warenarten auf einem Lagerplatz liegen, zeigt Ihnen das Programm in der Lagerplatz-Tabelle ein „???“ bei der lagernden Warenart an. Natürlich werden Ihnen in den Details des Lagerplatzes die Bestände der einzelnen Warenart angezeigt, aber die Übersicht der Lagerplätze zeigt damit keine sinnvollen Einträge.

Verpackung Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches, um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen. Hier erfassen Sie eine Schlagwortliste der verschieden Verpackungsarten. Benutzt wird die Liste bei der Anlage von Partien. Mehrwertsteuer- Schlüssel Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches, um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen. Hier sind die entsprechenden Schlüssel für die MwSt. hinterlegt. Falls der Gesetzgeber die MwSt erhöht, können Sie den entsprechenden Wert ändern. Wichtig: Sobald Sie den MwSt- Satz geändert haben, wird jede folgende Rechnung mit dem erhöhten Satz berechnet !!

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Tarife (Gruppentarife) Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches, um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen. Was ist ein Tarif? Ein Tarif enthält die Abrechnungsmodalitäten von Partien, d.h. die Art und die Höhe des Lagergeldes, verschiedene Kosten die im Rahmen von Ein- und Auslagerungen entstehen etc. Gruppentarife - individuelle Partietarife In diesem Programmteil legen Tarife an, die unverändert für eine Gruppe von Partien gelten sollen. Neben diesen Gruppentarifen, gibt es noch individuelle Partie-Tarife, die nur für eine einzelne Partie gelten. Partie-Tarife können bei der Anlage von neuen Partien erfasst werden Tarif anlegen Wenn Sie einen neuen Tarif anlegen müssen Sie zunächst ein Namen für diesen Tarif vergeben. Das kann ein Begriff wie „Weizen 2005“ sein, oder auch „Meier Weizen“ wenn Sie diesen Tarif nur für einen Kunden verwenden wollen. In unserm Beispiel heißt der Tarif „kiwi“

Zum Erfassen von Tarifpositionen klicken Sie bitte auf den Auswahlschalter „neuen Tarif anlegen“. Es erscheint folgende Auswahl

Wir beginnen mit einen Tarif für die Einlagerungkosten Wählen Sie bitte die Zeile „EI – Einlagerung“

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Einlagerungs- und Auslagerungskosten

Eine Tarifposition ist vergleichbar mit einer speziellen Regel, die das Programm später auswerten soll. Grundlage für diese Regel bilden die Daten des Lieferscheins. Ein Lieferschein ( Einlagerung ) enthält folgende Felder die man in einer Tarifposition verwenden kann: LIEFERSCHEIN-Felder – relevant für Tarifpositionen Anliefer-Art: z.B. LKW , Schiff, Waggon gesackt: Ein Schalter mit dem Sie Sackware kennzeichnen Buchungsart: Einlagerung oder Auslagerung Das bedeutet, Sie können beliebige Mischungen dieser Kriterien definieren um die Ware abzurechnen. Beispiel 1: Einlagerungskosten die immer anfallen, egal ob per LKW, Schiff etc angeliefert wurde

In diesem Fall bleibt das Feld „Lieferart“ leer und „gesackt“ steht auf „egal“ Beispiel 2: Einlagerungskosten die nur berechnet werden, wenn per LKW angeliefert wurde

Jetzt haben wir den „Rechnungstext“ ( das, was hinterher auf der Rechnung als Kommentar erscheint ) in „Einlagerung LKW“ geändert und haben bei der Lieferart den Begriff „LKW“ ausgewählt. Die erstellte Regel lautet etwa so: alle Einlagerungen einer Partie, die per LKW angeliefert werden, werden mit EUR 2,50 je to abgerechnet, egal ob als Sackware oder Schüttgut angeliefert wurde.

Text der auf der Rechnung erscheint

Symbol zur Verwaltung der Sachkonten-Tabelle

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Wichtig!! Wenn Sie eine Regel für Anlieferungen per LKW erstellen, müssen Sie auch eine entsprechende Regel für andere mögliche Anlieferungsarten ( Schiff , Waggon ) erstellen. Andernfalls würde ein Einlagerung in der Partie, die per Schiff kam nicht abgerechnet !! So könnte ein vorläufiger Tarif ( bisher ohne Lagergeld ) aussehen:

Es gibt 2 verschiedene Einlagerungssätze ( für LKW und für Binnenschiffe) aber nur einen Auslagerungssatz ( egal wie ausgelagert wurde ) Lagergeld Wenn Sie einen neue Tarifposition für Lagergeld anlegen erhalten Sie folgende Maske

Wir stellen Ihnen mehrere Arten der Lagergeldberechnung zur Auswahl: Lagergeld-Arten Tag- und Tonne Es wird ein täglicher Höchstbestand ermittelt und abgerechnet

Monatliche oder halbmonatliche Abrechnung möglich ( in Partie hinterlegt )

Höchstbestand Endbestand der vorherigen Abrechnungsperiode ( Monatsende bzw. 15. eines Monats) plus aller Zugänge. Monatliche oder halbmonatliche Abrechnung möglich ( in Partie hinterlegt )

Durchschnittsbestand Endbestand Vormonat plus Endbestand Abrechnungsmonat dividiert durch 2.

Option: freie Tage z.B. 10 Tage frei – Zugänge werden erst 10 Tage nach Einlagerungsdatum für das Lagergeld berechnet

Option: frei bis Datum ( in Partie wählbar )

alternativ zur Option „freie Tage“ steht Ihnen bei individuellen Partietarifen noch die Option „frei bis Datum“ zur Verfügung. Hier wird für den „frei bis – Zeitraum“ kein Lagergeld berechnet.

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Sonstige Kosten ( Diverses ) Zur Abrechnung von wiederkehrenden, sonstigen Kosten, die nicht mit Partiemengen zusammenhängen ( z. B. ein fester Mietsatz für Lagerkapazität ) steht ihnen dieser Tarif zur Verfügung. Tipp: Falls Sie für Ihr Lager eine feste Miete bekommen und für diesen Eigentümer mehrere Partien verwalten, dann legen Sie in den Partieeigenschaften dieser Partien „keine Fakturierung“ fest. Dafür erstellen Sie eine neue Partie, die keine Mengen verwaltet, aber den Tarif Miete enthält und fakturiert. Anzeige der Partien mit Gruppentarif Damit Sie jederzeit kontrollieren können, welche Partien mit einem bestimmten Gruppentarif abgerechnet werden, benutzen Sie folgenden Aufruf:

Sie erhalten dann in einem neuen Fenster eine Tabelle der mit diesem Tarif verbundenen Partien. Tipp: Sie können jederzeit eine Partie aus diesem Tarif entfernen, in dem Sie die Partie in der Partietabelle aufrufen, im Register „Details“ auf ändern klicken und dann die Tarifzuordnung ändern ( anderen Gruppentarif oder individueller Partietarif wählen )

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Trocknungstabellen ( Abzug und Kosten ) Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches, um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen. In den Stammdaten finden Sie den Menüpunkt „Abzug Trocknung“ und „Kosten Trocknung“. Wir haben die Mengenabzüge bewusst von den dafür zu berechnenden Kosten getrennt. ( Oft gelten für alle Kunden die gleichen Mengenabschläge aber unterschiedliche Tarife ) Sie können beliebig viele Tabellen anlegen, z.B für bestimmte Warenarten etc.

Wir generieren die Abzugstabellen aus einer Formel ( wie im Beispiel oben ) Wichtig ist zunächst der „Zielwert“, d.h. auf diesen Wert wird die zu trocknende Ware heruntergerechnet. Dabei gibt es zwei grundsätzlich verschiedene „Berechnungsarten“ um den Abzugsfaktor für eine bestimmte Feuchte zu ermitteln. 1. Gruppenweise jede Gruppe wird mit dem angegebenen Faktor berechnet und der Abzug der einzelnen Gruppen dann addiert. 2. zum Zielwert der Abzug wird mit dem gültigen Faktor unabhängig von vorherigen Gruppen immer zum Zielwert berechnet. Der Schalter „zufügen“ erzeugt eine neue Zeile für die nächste Gruppe. Hilfe bei der Formelanalyse für die Abzugstabellen Wir helfen Ihnen gerne bei der Analyse Ihrer vorhandenen Abzugstabellen, falls Sie die dahinterliegenden Berechnungsmethoden nicht kennen.

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Druck der Abzugstabelle nachdem Sie die Formel für die Abzüge erfasst haben, können Sie zur Kontrolle einen Ausdruck erstellen.

Reinigungstabellen ( Abzüge und Kosten ) Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches, um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen. Die Anlage von Tabellen zur Ermittlung von Reinigungs-Schwund bzw. – Kosten entspricht der Arbeit mit Trocknungstabellen ( Siehe vorheriges Kapitel )

Wichtig ist die Auswahl des richtigen Referenzfeldes ( KB = Kornbesatz entspricht bei Raps dem BES = Besatzfeld oder SB = Schwarzbesatz)

Ein Klick auf das Druckersymbol in der Tabellenansicht aller Abzugstabellen erstellt einen Ausdruck, der für jeden Feuchtewert den entsprechenden Abschlagsfaktor anzeigt.

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Hilfe bei der Formelanalyse für die Abzugstabellen Wir helfen Ihnen gerne bei der Analyse Ihrer vorhandenen Abzugstabellen, falls Sie die dahinterliegenden Berechnungsmethoden nicht kennen. Druck der Abzugstabelle nachdem Sie die Formel für die Abzüge erfasst haben, können Sie zur Kontrolle einen Ausdruck erstellen. Rufen Sie z.B. das Menü Stammdaten-> Abzug Reinigung auf und klicken auf das Druckersymbol in den Tabellenzeilen ( vgl. Trocknungstabellen -> Druck der Abzugstabellen )

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Programmteil „Partien“ ( Partieverwaltung ) Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches, um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen.

Besonderheiten Partie anlegen Legen Sie bitte eine neue Partie an ( Schalter neu im Tabellenkopf )

Tipp: Auswahllisten von Stammdaten

Viele der Eigenschaften einer Partie stammen aus dem Menu „Stammdaten“. Falls also ein gewünschter Eintrag fehlt, sollten Sie die Partieanlage abbrechen und den Eintrag in den Stammdaten vornehmen ( Ausnahme: neue Eigentümeradressen können Sie direkt über das Symbol der Adressverwaltung eingeben )

Partienummer Sie können ein numerisches oder alphanumerisches Kürzel für eine

Partie vergeben. ( z.B. „12345“ oder „meier07“) Tipp: Die Partienummer ist jederzeit wieder änderbar!

Eigentümer Diese Auswahlliste beinhaltet alle Adressen, bei denen der Schalter „ist Eigentümer“ gesetzt ist. Falls Sie eine Adresse vermissen, benutzen Sie bitte das Symbol neben der Auswahlliste. Sie erhalten eine Tabelle die einen Filter auf „ist Eigentümer“ enthält. Entfernen Sie diesen Filter, so sehen Sie alle Adressen und können

Ein Klick öffnet die Partieverwaltung

Symbol zur Adressenverwaltung ermöglicht auch die Neuanlage von Adressen

Fakturierungsart und Tarifauswahl

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dann die gesuchte Adresse mit dem Schalter „ist Eigentümer“ versehen. Das gleiche gilt auch für die Neuanlage von Adressen. Mit dem Symbol in der Tabelle übernehmen Sie gewünschte Adresse in die Partie. (vgl. Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ -> Wichtige Hinweise zum Ausfüllen von Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches.)

BP-Art Trock. /Reinigung auch hier gibt es 2 verschiedene Option für die Berechnung der Trocknung bzw. Reinigung. pro Lieferschein: Wenn Sie einen Lieferschein erfassen, gibt es je ein Klickfeld zum Trocknen bzw. Reinigen der Ware. Damit haben Sie die Möglichkeit, pro Lieferschein zu entscheiden, ob Sie trocknen /reinigen oder nicht. In diesem Fall erscheint der Lieferschein sofort mit seinen Nettowerten im System. mit BP-Buchung ( BP= Bearbeitungsprotokoll ) hier wird die Ware gruppenmässig eingeteilt und der Abschlag erst vorgenommen, nachdem Sie eine „BP-Buchung“ vorgenommen haben. Die Lieferscheine bleiben also zunächst mit ihren Bruttowerten im System und werden erst heruntergerechnet, wenn Sie die BP-Buchung erstellt haben.

Eigenschaften Dieses Feld ist für spezifische Eigenschaften der Ware vorgesehen. Diese können z.B. Sortenbezeichnungen oder sonstige Ergänzungen sein, die zur Unterscheidung zusammenlagernder Ware notwendig sind. ( vgl. auch Stammdaten -> Warenarten anlegen)

Standard-Partie Dieser Schalter hat Einfluss auf die angezeigten Register innerhalb einer Partie. Wenn der Schalter gesetzt ist, wird die Registerkarte „Lagerplätze“ innerhalb der Partie angezeigt. Dies ist sinnvoll, wenn die Ware aus den Lagerplätzen wieder ausgelagert wird, auf die sie eingelagert wurde. Falls Sie die Ware von anderen Lagerplätzen ( z.B. Ware anderer Eigentümer ) für diese Partie auslagern, verwirrt die Registerkarte „Lagerplätze“ mit negativen Beständen für die Lagerplätze. In diesem Fall sollten Sie das Häkchen bei „Standard-Partie“ entfernen .

Rechnungsempfänger Im Normalfall steht hier die gleiche Adresse wie beim Eigentümer der Partie. Sie können jedoch eine andere Rechnungsadresse definieren.

Fakturierung Eine Partie kann mit einem Gruppen-Tarif oder mit einem individuellen Partie-Tarif abgerechnet werden. Gruppen-Tarif: Hier wird eine Verknüpfung zu einem Gruppen-Tarif in den Stammdaten vorgenommen. Änderungen im Gruppentarif bewirken entsprechende Änderungen in allen zugewiesenen Partien. Partie-Tarif (gültig nur für die aktuelle Partie) Wenn Sie die Option „Partie-Tarif“ wählen, wird wahlweise ein leerer Tarif oder eine Kopie eines bestehenden Gruppentarifes verwendet. Sie können in der nach dem Speichern der Partie

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angezeigten Registerkarte „Tarife“ entsprechende Einträge oder Änderungen für diesem Tarif vornehmen. (vgl. Kapitel „Stammdaten -> Tarife“)

Abrechnungsperiode Zu dem ausgewählten Tarif für die Partie gehört auch die Auswahl der Abrechnungsperiode: Halbmonatlich: 1. Hälfte vom 1. bis einschl. 15. eines Monats, 2. Hälfte vom 16 bis zum letzten Tag des Monats. Typisch für Lagergeld nach „Höchstbestand“ oder „Tag und Tonne“ 2 Hälften Monatlich: Es wird das Lagergeld z.B. bei „Höchstbestandsrechnung“ zum 15. und zum letzen Tag eines Monats ermittelt. Die Rechnung selbst wird aber nur am Ende des Monats erstellt. Monatlich vom 1. bis zum letzen Tag des Monats, z.B. bei Lagergeld „Durchschnittsbestand“.

Nicht aktiv – Schalter Diesen Schalter betätigen Sie, wenn diese Partie ausgelagert und abgerechnet ist. Er bewirkt, dass diese Partie in der Partietabelle standardmäßig nicht mehr angezeigt wird.

Nach dem Speichern einer neuen Partie verzweigt das Programm in die Karteikarte der Partie mit den einzelnen Registern.

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Partie-Karteikarte mit Registerblättern Wenn Sie eine neue Partie angelegt haben, oder eine vorhandene Partie aufrufen, erscheint die „Partie-Karteikarte“ mit den einzelnen Registern. Die Idee hinter dieser Darstellungsweise ist, alle Informationen die mit der aktuellen Partie zusammenhängen übersichtlich anzuzeigen. Das umfasst einerseits verschiedene Bildschirm-Ansichten aber auch die Druck-Auswertungen ( Ein- und Auslagerungsmeldungen etc.).

Register „Tarife“ Dieses Register zeigt den für die Abrechnung der Partie ausgewählten Tarif ( Abb. s. oben ) Falls Sie bei der Neuanlage einer Partie die Option „Partie-Tarif“ (evtl. mit einem Vorlage-Tarif) ausgewählt haben, können Sie an dieser Stelle die einzelnen Tarifpositionen ergänzen oder ändern. ( vgl. Kapitel „Tarife(Gruppentarife) -> Tarif anlegen“) Falls Sie einen Gruppentarif gewählt haben, wird dieser zwar angezeigt, es wird aber keine Möglichkeit der Änderung oder Ergänzung geboten. Änderungen lassen sich nur in den Stammdaten vornehmen, die dann aber alle diesem Tarif zugewiesenen Partien betreffen.

ausgewähltes Register „Tarife“ Kurzinfo über

Partienummer, Warenart und Eigentümer Detailinfos, in diesem

Fall zum gewählten Tarif.

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Register „Details“ ( Partie ändern, löschen ) Dieses Register enthält die grundsätzlichen Eigenschaften der Partie

( vgl. Programmteil „Partien -> Besonderheiten Partie anlegen“ ) Register „Kontrakte“ Zur effizienten Kontrolle von Soll-Mengen und gelieferten Mengen einzelner Anlieferer oder Abholer dieser Partie, können Sie Kontrakte erfassen. Falls z.B. ein einzelner Abholer nur eine bestimmte Gesamtmenge abholen darf, erfassen Sie hier einen entsprechenden Kontrakt ( Die Kontraktnummer ist die des Eigentümers mit dem Anlieferer oder Abholer ). Bei der Eingabe von Lieferscheinen können Sie den entsprechenden Kontrakt auswählen und erhalten sofort eine Information über entsprechende Restmengen dieses Kontraktes.

Mit „Ändern“ können Sie die Details einer Partie überschreiben oder ergänzen

„Löschen“ einer Partie wird nur angezeigt, solange noch keine Buchungen (Lieferungen) für die Partie existieren. Bebuchte Partien mit Bestand =0 können in den Details auf „nicht aktiv“ gesetzt werden, damit sie in der Partietabelle ausgeblendet werden.

Ein Klick auf die Kontraktnummer erzeugt eine Tabelle der bisherigen Lieferungen auf diesen Kontrakt

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Register „Buchungen“ Dieser Teil enthält alle Ein- und Ausgänge oder Umlagerungen etc. die diese Partie betreffen.

Diese Buchungen können innerhalb einer Partie erfasst werden ( also in diesem Register ) oder auch vom Programmteil „Lieferscheine“. Falls Sie Lieferscheine nachbuchen, empfiehlt sich eine Vorsortierung nach Partie und die Eingabe in diesem Register „Buchungen“. Ansonsten verwenden Sie bitte für Ein- und Auslagerungen den Programmteil „Lieferscheine“, der die Buchungen auf verschiedene Partien in der zeitlichen Reihenfolge anzeigt. Näheres zu den verschiedenen Buchungen erfahren Sie im Kapitel „Buchungen (Buchungsarten)“.

Lieferschein-Druck ( nachträglich)

Buchungskürzel EI = Einlagerung AU= Auslagerung UM= Umlagerung

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Register „Qualitäten“ In Zusammenhang mit den in der Partie gewählten Trocknungs- und Reinigungstabellen wird hier eine Zusammenfassung der Ware angezeigt. Wenn die Ware dann getrocknet / gereinigt ist, sehen Sie nur noch die Nettomengen und trockenen / sauberen Ergebnisse

Register „Lagerplätze“ Dieses Register zeigt die Verteilung der Ware auf die verschiedenen Lagerplätze. Hinweis: Dieses Register wird nur angezeigt, wenn in den Partiedetails der Schalter „Standardpartie“ angeklickt wurde.

Buchungen auf Lagerplatz Ein Klick auf die Zelle zeigt eine Ansicht der Buchungen dieser Zelle ( nur von der aktuellen Partie )

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Register „Auswertungen“ Hier finden Sie alle partiebezogenen Auswertungen ( Partieübergreifenden Listen finden Sie im Programmteil „Auswertungen“) Hinweis: Damit Sie die Listen drucken können, benötigen Sie den Acrobat-Reader als kostenlose Anzeige-Software. Wir erzeugen sogenannte pdf-Dateien, die sich weltweit als Austauschformat für Dokumente durchgesetzt haben. Sie haben damit die Möglichkeit die Listen auch per email zu verschicken ! Einlagerungs-Liste Auslagerungs-Liste

Es werden nur Einlagerungen bzw. nur Auslagerungen ausgewertet. Damit können Sie leicht tägliche Meldungen über Zu- oder Abgänge melden.

Partieakte Hier werden alle Bewegungen der Partie chronologisch wiedergeben ( Partiehistorie)

Reinigung/ Trocknung zeigt alle Lieferschein mit Ihren ursprünglichen und den nach Bearbeitung zugewiesenen Werten.

Besonderheiten Auswertungen

Gruppieren Eine Gruppierfunktion gliedert die Daten nach einem bestimmten

Feldinhalt und bildet Zwischensummen. z.B: In der abgebildeten Einlagerungsmeldung können Sie alle Lieferscheine z.B. nach dem Feld „Kontrakt“ gruppieren. Das bedeutet, zunächst werden alle Lieferungen von Kontraktnummer „1“ angezeigt und summiert, dann alle Lieferungen von Kontraktnummer „2“ usw. Wenn Sie „ohne Gruppe“ wählen wird eine Liste in der Reihenfolge

Filter-Felder zur Auswahl bestimmter Lieferungen

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der Buchungen ausgegeben. nur Summe Gegenüber der normalen Ausgabe mit allen Einzellieferungen wird

nur eine Gesamtsumme bzw. bei Einschalten der Gruppierung auch Zwischensummen pro Gruppe ausgegeben. ( Die einzelnen Lieferscheine werden nicht angezeigt)

Filtern Wenn Sie nicht alle Lieferungen einer Partie anzeigen wollen, sondern nur einen bestimmten Teil, verwenden Sie die „Filter-Felder“. Wichtig: wenn Sie in mehrere Filter-Felder Werte eingeben, werden nur die Daten gedruckt, die alle Filter-Kriterien erfüllen!

drucken (Vorschau) nach Auswahl dieser Taste startet der „Acrobat – Reader“ ( beim ersten Ausdruck kann das etwas dauern, danach geht’s schneller!) und zeigt die Liste an.

Drucken / Faxen / E-Mail

Drucken / Faxen

Von der Vorschau der Liste aus können Sie entscheiden, wie Sie die Liste verschicken wollen: Benutzen Sie bitte das „Datei-Menu“ Ihres Internet-Explorers oder die Schaltfläche mit dem Druckersysmbol um auf einen - normalen Drucker auszugeben - einen Faxdrucker auszugeben

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E-Mail

E-Mail mit der Liste als Anhang verschicken Wenn Sie ein E-Mail erzeugen wollen benutzen Sie bitte das „Datei-Menu“ Ihres Internet-Explorers und wählen den Eintrag „Senden -> Seite durch E-Mail“. Nach kurzer Zeit erscheint ein neues Fenster Ihres E-Mail – Programmes und Sie können das E-Mail wie gewohnt verschicken. Tipp: Sie sollten vorher Ihr E-Mail Programm starten, dann geht der Vorgang schneller. Je nach Konfiguration Ihres Systems müssen Sie dann nicht extra auf „Senden und Empfangen“ gehen, um Ihre E-Mail zu verschicken!

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Buchungen (Buchungsarten) Das Programm verwendet verschiedene Buchungsarten um Ein- und Auslagerungen, Bearbeitungen etc. zu erfassen. Einlagerung / Auslagerung Verwendung Zur Erfassung von Ein- und Ausgangslieferscheinen Programmteil(e) „Lieferscheine“ und Partie->Register „Buchungen“ Kürzel EI bzw. AU Fakturierbar Ja, über Tarife->Tarifpositionen Besonderheiten Einlagerung / Auslagerung

Eingabefelder Besonderheiten Partie Auswahlfeld, Sie können auch im Nachhinein die Zuordnung des

Lieferscheins ändern. Angezeigt werden Partien, die die gleiche Warenartmaske verwenden ( in diesem Fall Maske 1 in den Warenarten )

Buchungsart, hier „Einlagerung“

Symbol zur Neuanlage von Daten ( Adressen, Kontrakte etc. )

Auswahl des Lagerplatzes Angezeigt wird das Kürzel, aktuelle Warenart und Gesamtbestand des Lagerplatzes. ( Bestand aller Partien auf dem Lagerplatz )

Lagerplätze der Partie Angezeigt wird nur der Bestand dieser Partie auf dem Lagerplatz. Ein Klick auf das Kürzel öffnet ein Fenster mit den bisherigen Partie-Buchungen auf dem Lagerplatz.

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Eingabefelder Besonderheiten

Kontrakt Auswahl eines vorhandenen Kontraktes oder Neuanlage über Symbol. Die Auswahl zeigt Kontraktnummer und Restanlieferung oder – Abholung des Kontraktes. Nach Auswahl wird der Kontraktpartner in das Feld „Verkäufer / Käufer“ übernommen.

Lieferschein-Nummer automatische Vergabe oder manuelle Eingabe (s. Menü „Extras - >Firmenparameter“ )

bearbeitet ( getrocknet /gereinigt ) nur bei Einlagerung

je nach Festlegung der Trocknungsart in den Partie-Details, erscheinen hier Schalter zu individuellen Trocknung / Reinigung eines Lieferscheines. (vgl. Kapitel „Partie ->Besonderheiten Partie anlegen“ )

Anlieferart Auswahlfeld, notwendig um z.B. verschiedene Tarife je nach Anlieferungsart zu definieren (s. Kapitel „Tarife- Ein- und Auslagerungskosten“)

Fremd-LS / Menge Wenn Sie wollen können Sie hier die Lieferschein-Nr. des Anlieferers und die dort notierte Ablieferungsmenge erfassen. Abweichungen zum von Ihnen verwogenen Gewicht werden so festgehalten.

gesackt Schalter, kann auch zur Steuerung von speziellen Tarifen verwendet werden. (s. Kapitel „Tarife- Ein- und Auslagerungskosten“)

Lagerplätze Auswahlfeld, Angezeigt wird das Kürzel, aktuelle Warenart und Gesamtbestand des Lagerplatzes. ( Bestand aller Partien auf dem Lagerplatz ) Lieferung auf / von mehreren Lagerplätzen Falls eine Lieferung mehrere Lagerplätze betrifft, wählen Sie bitte den ersten Lagerplatz aus, korrigieren die Menge und benutzen dann bitte den Schalter „aufteilen“. Tipp: Zeilen löschen/ändern Falls Sie versehentlich eine Zeile zuviel erzeugt haben, oder eine Zeile löschen wollen, setzen Sie einfach die Menge in der Zeile auf 0. Die Zeile wird dann nicht mehr gespeichert. Das Programm überprüft in jedem Fall, ob die Gesamtmenge der Lagerplätze der Lieferscheinmenge entspricht. Zur Kontrolle können Sie den Lieferschein nach dem Speichern noch einmal aufrufen.

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Zusammenbuchung ( Partien ) Verwendung Dient zum Zusammenbuchen von 2 Partien. Teilmengen oder die

Gesamtmenge einer Partie werden auf eine andere übertragen. Lagerplätze und Qualitäten werden übernommen. Der Eigentümer kann wechseln. Die Bestände auf den einzelnen Lagerplätzen bleiben gleich ( nur die Aufteilung auf Partien ändert sich ). Auswählbar sind nur Partien mit der gleichen Warenart. Tipp: Damit können Sie zum Beispiel einen Verkauf einer Teilmenge einer Partie an einen anderen Eigentümer abwickeln

Programmteil(e) Partie->Register „Buchungen“ Kürzel ZB Fakturierbar Nein

Nachdem Sie im Auswahlfeld die Partie gefunden haben, von der abgebucht werden soll, klicken Sie bitte auf den Schalter „Auswählen“

Eingabe der Umbuchungsmenge pro Lagerplatz.

Anzeige der Gesamtmenge die umgebucht werden soll

Sie können die Umbuchung gezielt einem Kontrakt der Stammpartie zuweisen.

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Bearbeitung ( allgemein ) Verwendung Wenn Sie Kosten nur einmalig berechnen wollen, können Sie dieses

Kommando verwenden. Es erscheint dann automatisch als neue Position auf der nächsten Rechnung des entsprechenden Abrechnungszeitraumes. Tipp: Es gibt 2 Methoden, einmalige anfallenden Leistungen zu berechnen: - entweder über die BP – Buchung - oder Ergänzung des „Rechnungsvorschlages“ in der Fakturierung Der Vorteil der BP-Buchung ist, dass Sie zeitnah eine entsprechende Position auf der nächsten Rechnung erzeugen können, ohne bis zum nächsten Rechnungslauf warten zu müssen. Der Nachteil gegenüber der Änderung im Rechnungsvorschlag besteht in der Abhängigkeit zu Partie- bzw. Lagerplatzmengen als Basis der Berechnung. Im Rechnungsvorschlag können Sie z.B. „Überstunden“ o.ä. abrechnen, was mit der BP-Buchung nicht geht.

Programmteil(e) Partie->Register „Buchungen“ Kürzel BP Fakturierbar Ja, als direkte Buchung mit enthaltenen Kosten ( s.o.)

Eingabe der zu bearbeitenden Menge pro Lagerplatz

Anzeige Gesamtmenge

individueller Rechnungstext

Abweichend zur Gesamtmenge lässt sich eine zu berechnende Menge erfassen

Einheit und Preis für die Menge.

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Bearbeitung ( Trocknung / Reinigung ) Verwendung Als Alternative zur individuellen Trocknung / Reinigung über das

entsprechende Feld in der Lieferschein-Buchung ( s. Buchungen -> Einlagerung -> Feld „Bearbeitet“ ) können Sie eine gruppenweise Trocknung / Reinigung der Lieferungen mit diesen Buchungsbefehlen vornehmen. Dabei werden z.B. alle Lieferungen einer bestimmten Feuchtegruppe auf einmal auf trockene Ware heruntergerechnet. Der Schwund wird auf den einzelnen Lieferschein gebucht.

Voraussetzung Die Buchungsarten „BP-Trocknung“ bzw. „BP-Reinigung“ sind nur auswählbar, wenn die in den Partiedetails“ die Bearbeitungsart ( BP-Art ) auf „mit BP-Buchung“ ausgewählt wurde!

Programmteil(e) Partie->Register „Buchungen“

Kürzel BP-Trocknung bzw. BP-Reinigung

Fakturierbar Ja, über Abzugtabellen aus Stammdaten

Nach dem Speichern der Buchung, können Sie zur Information die Buchung noch einmal aufrufen um die Mengen und den berechneten Preis zu sehen. Tipp: Wenn Sie sehen wollen, wie die Lieferungen vor und nach der Bearbeitung bewertet werden, können Sie in der Partiekarteikarte ->Register „ Auswertungen“ die „Reinigungs- und Trocknungsliste“ ausdrucken.

Auswahl der Feuchtegruppe bei Trocknung. Bitte ein Buchung für jede Gruppe mit feuchter Ware erstellen! Bei Reinigung gibt es keine Einteilung nach Gruppen

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Lagermanko / Lagerplus Verwendung „Lagermanko“ bzw. „Lagerplus“ dient zur Abstimmung zwischen

buchmässigen und tatsächlichen Beständen. Bei der Auslagerung der Ware werden sowohl der Partiebestand als auch der Bestand der einzelnen Lagerplätze berührt. Falls ein Lagerplatz weniger an Ware enthält, als buchmässig angezeigt wird, verwenden Sie die Lagermanko-Buchung. Der Bestand des Lagerplatzes wird damit auf Null gesetzt und der Partiebestand um die entsprechende Menge korrigiert.

Programmteil(e) Partie->Register „Buchungen“ Kürzel LM bzw. LP Fakturierbar Nein Schwund Verwendung „Schwund“ kann zum Ausbuchen von Bearbeitungsschwund verwendet

werden z.B. einen Reinigungsschwund durch Verwiegen Anmerkung: dieses Kommando wird noch ergänzt mit der Möglichkeit, eine Berechnung von Kosten vorzunehmen

Programmteil(e) Partie->Register „Buchungen“ Kürzel SW Fakturierbar Nein

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Umlagerung (von Lagerplatz zu Lagerplatz ) Verwendung Umlagerungen zwischen Lagerplätzen werden im Programmteil „Lager“

gebucht. Sie können Gesamtmengen oder Teilmengen von Lagerbeständen umbuchen. Die auf den Lagerplatz gebuchten Partien werden durch eine parallele Buchung über die Umlagerung informiert, so dass in den Partien die richtige Zuordnung zu Lagerplätzen gewährleistet ist. Anmerkung: Die Aufteilung der Umbuchung nach Partien geschieht prozentual zum jeweiligen Bestand der Partie auf der Zelle. Im Interesse der Nachvollziehbarkeit werden auch die zum Buchungszeitpunkt erfassten Lieferscheine an den neuen Lagerplatz weitergegeben.

Programmteil(e) Lager->einzelner Lagerplatz ->Register „Buchungen“ Kürzel UM Fakturierbar Nein Besonderheiten Umlagerung

Vorläufige Buchungen ( ohne Weitergabe der Qualitätsmerkmale )

Da bei einer normalen Umlagerung auch die Qualitätsmerkmale ( Feuchte etc ) an den neuen Lagerplatz weitergegeben werden, müssen Sie kontrollieren, ob alle Lieferungen des Lagerplatzes bereits vollständig verprobt wurden. Wenn noch nicht alle Lieferscheine verprobt wurden, wählen Sie bitte im Feld „vorläufig“ den Wert „Ja“. Damit werden nur Mengen an den neuen Lagerplatz weitergeben. Sobald die Proben eingetragen wurden, können Sie die Buchung wieder aufrufen und die Vorläufigkeit aufheben. Das Programm korrigiert dann die Buchung automatisch und gibt die richtigen Durchschnittswerte an den neuen Lagerplatz weiter.

Umbuchungsmenge Sie können den vorgeschlagenen Gesamtmenge mit der gewünschten Menge überschreiben (Teil- Umlagerung)

Vorläufige Buchung Falls eine Umlagerung stattfindet, bevor alle Qualitätsmerkmale erfasst sind, wählen Sie hier bitte „Ja“ aus. Wenn alle Daten da sind, ändern Sie die Buchung auf „nicht mehr vorläufig“

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Korrekturbuchung Lager Verwendung Normalerweise werden Korrekturen der Lagerplatzbestände über die

Kommandos „Lagermanko“ oder „Lagerplus“ vorgenommen. Diese Buchungen beeinflussen sowohl den Partie-Bestand als auch den Lagerplatz-Bestand. Die „Korrekturbuchung Lager“ nimmt nur einseitige Änderungen auf Lagerplatzebene vor und sollte nur in Absprache mit unsere Hotline verwendet werden.

Programmteil(e) Lager->einzelner Lagerplatz ->Register „Buchungen“ Kürzel KOR Fakturierbar Nein

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Programmteil „Lager“ Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches, um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen. Besonderheiten Lagerplatztabelle

???? unklare Warenart Wenn mehr als eine Warenart auf dem gleichen Lagerplatz liegt, wird ein „????“ ausgegeben. Bitte prüfen Sie in den Lagerplatz-Details nach, woran das liegt!

mehrere Eigentümer Partien verschiedener Eigentümer liegen zusammen.

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Lagerplatz-Karteikarte Wenn Sie einen Lagerplatz ausgewählt haben, erscheint die Lagerplatz-Karteikarte mit den einzelnen Registern.

Ähnlich wie die „Partie-Karteikarte“ ermöglicht auch der Lagerplatz verschiedenen Ansichten. Register „nach Warenart“ In der Abbildung oben sehen Sie die Zusammenfassung für die lagernde Warenart. Tipp: Falls hier mehr als eine Warenart ausgewiesen wird, ist in der Lagerplatz-Tabelle ( siehe vorheriges Kapitel ) ein „????“ bei der Warenart zu sehen. Mögliche Ursachen: - die Zelle wurde nicht korrekt geleert, bevor die aktuelle Ware eingelagert wurde. - Ware, die zusammengelagert werden kann, hat verschieden Warenart-Begriffe. Lösung: im ersten Fall ein Lagermanko oder – Plus buchen, im 2. Fall bitte die . Warenarten und die betroffenen Partien auf die gleiche Warenart setzen.

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Register „nach Partien“

Register „Buchungen“ Das Register zeigt eine chronologische Ansicht der Buchungen dieses Lagerplatzes.

Register „Auswertungen“ An dieser Stelle können Sie eine „Lagerplatz-Akte“ erstellen, die die Historie des Lagerplatzes und des Bestandes anzeigt.

Link zu Partiebewegungen Ein Klick zeigt die einzelnen Partiebewegungen diese Lagerplatzes.

Umlagerungen vornehmen / ändern Hier können Sie ein Umbuchung von Lagerplatz zu Lagerplatz erfassen. ( vgl. Kapitel „Buchungen ->Umlagerung“ )

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Programmteil „Fakturierung“ Tipp: Bitte lesen zunächst das Kapitel „Arbeiten mit Tabellen und Eingabeformularen“ am Anfang des Handbuches, um die Grundfunktionen von Tabellen und Eingaben kennenzulernen.

Partie-Fakturierung Automatische Abrechnung von Partien aufgrund von

Lagerbewegungen.

Freien Fakturierung Ein Modul, das unabhängig von Partien, jede beliebige Rechnungserstellung ermöglicht.

Rechnungs-Kontierungs-Liste

Zeigt zu jeder erstellten Rechnung die Summen-Aufteilung nach Konten an.

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Partie-Fakturierung Die Partie-Fakturierung dient zur automatischen Abrechnung Ihrer Partien entsprechend der in den Partie-Details festgelegten Tarifen und Abzugstabellen. Der Abrechnungs-Zeitraum ist entweder monatlich oder halbmonatlich ( definiert in den Partie-Details ) Für einen Abrechnungslauf starten Sie entweder zum 15. eines Monats oder zum letzen Tag eines Monats einen neuen „Rechnungsvorschlag“ und das Programm zeigt alle aktiven und zu fakturierenden Partien an für diesen Zeitraum an.

Ablauf „Partiefakturierung“ Damit Sie die Zusammenhänge in der Fakturierung besser verstehen, hier ein schematischer Ablauf: Vorgang Besonderheiten 1. Neuer Rechnungsvorschlag

Das Programm erstellt für den gewählten Abrechnungszeitraum eine Gruppe von abzurechnenden Partien. Auf der linken Seite der obigen Abbildung sehen Sie die bisher angelegten Abrechnungszeiträume. Wichtig: Änderungen in den Partiebuchungen werden zum jetzigen Zeitpunkt für die Rechnung noch berücksichtigt

2. Freigabe der Rechnungsvorschläge

Rufen Sie den Rechnungsvorschlag für die erste Partie auf, ändern oder ergänzen den Vorschlag und klicken dann auf „buchen“. Die Rechnung wurde gespeichert. Danach rufen Sie die nächste Partie auf usw. Wichtig: Wenn eine Rechnung gebucht wurde, werden nachträgliche Änderungen in den Partiebuchungen dieses Zeitraumes nicht mehr berücksichtigt.

Drucken der Rechnungen Sie können alle gebuchten Rechnung auf einmal als „Seriendruck“ erstellen, oder auch einzeln drucken.

Aktiver Abrechnungs-Zeitraum

Buchungs-Status

Gutschrift zur Rechnung 10032

DruckstatusSchalter für neuen Rechnungsvorschlag

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Neuer Rechnungsvorschlag Ein Klick auf den Schalter „Neuer Vorschlag“ ( s. Bild oben ) öffnet folgende Maske

Hier wird ein Abrechnungslauf für die 2. Hälfte Mai angelegt. Das Rechnungsdatum ist der 1.06. d.h. die Datumsangabe auf der gedruckten Rechnung es erscheint dann eine Tabelle mit den abzurechnenden Partien:

Löschen einer Partie aus den Rechnungs-vorschlägen Löschen des gesamten

Rechnungsvorschlages ( geht nur wenn noch keine Rechnung gebucht wurde )

Zufügen einer nachträglich angelegten Partie zu diesem Vorschlag

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Partie-Rechnung erstellen Wählen Sie bitte die erste abzurechnende Partie des Rechnungsvorschlages aus ( Lupen-Symbol) Tipp: Sie können diesen Rechnungsvorschlag beliebig ändern oder ergänzen. Die Änderungen werden allerdings verworfen, wenn Sie die Rechnung nicht buchen !

Rechnungen drucken

Sie haben 2 Möglichkeiten Rechnungen zu drucken: 1. Sie buchen alle Partierechnungen und benutzen dann den Schalter „Seriendruck“. Nun werden

alle noch nicht gedruckten Rechnungen ausgeben. 2. Sie rufen eine gebuchte Rechnung wieder auf und klicken auf „ Rechnung“ drucken. Der

Druck lässt sich beliebig oft wiederholen.

Löscht die Partie aus dem Rechnungsvorschlag

Bucht den Rechnungsvorschlag -> Es wird eine Rechnungsnummer vergeben und die Rechnung wird gespeichert. Änderungen an der Rechnung sind danach nicht mehr möglich !! ( siehe Gutschrift erstellen )

Neue Rechnungsposition anlegen z.B. für weitere Kosten die der Kunde bezahlen muss.

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Gutschriften erstellen Da das Programm keine Änderungen an gebuchten Rechnungen erlaubt ( wichtig bei Verwendung einer Export-Schnittstelle zu Ihrer Finanzbuchhaltung ) kann eine Rechnung nur als Ganzes gutgeschrieben werden und ggfls. noch einmal neu erstellt werden.

Öffnen Sie einfach eine erstellte Rechnung und klicken auf „Gutschrift“, danach erscheint der Gutschriftsvorschlag. Bitte mit „buchen“ bestätigen! In den Rechnungsvorschlägen dieses Zeitraums finden Sie dann die Gutschriftszeile

Bitte über den Seriendruck oder den Einzeldruck ( s. Kapitel „Rechnungen drucken“ ) die Gutschrift ausdrucken Tipp: Wenn Sie für die gleiche Partie eine neue Rechnung erstellen wollen, benutzen Sie bitte das Feld „ Partie hinzufügen“ . Die Partie wird noch mal in den Rechnungsvorschlag aufgenommen und Sie können eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellen.

Gutschrift erstellen Dieser Schalter erstellt eine komplette Gutschrift der gesamten Rechnung. Es wird eine extra Gutschriftsnummer vergeben.

Partie hinzufügen hier können Sie nach Gutschrift einer Rechnung, die Partie für eine neue Rechnung auswählen.