Beschaffungswesen an der Fachhochschule Kiel

Tina BaaschFinanzabteilung FH KielBeschaffung 04/22/23

Beschaffungswesen an der Fachhochschule Kiel


Rechtliche Grundlagen

Die wichtigsten nationalen undinternationalen Vergabevorschriften.


Rechtliche Grundlagen

Zusätzlich unterliegt jeder Beschaffungsvorgang noch folgenden Vorschriften:• Vertragsrechtliche Vorschriften (BGB, HGB, VOL/B, EVB u.ä.)• Haushaltsrechtliche Vorschriften (BHO, LHO, HGrG u.ä.)• Preisrecht (PreisG, VOPR 30/53 u.ä.)• Sonstige Landesvorschriften:

- Landesbeschaffungsverordnung- Beschaffungsordnung der Fachhochschule Kiel- Schleswig-Holsteinische Vergabeverordnung- Mittelstandsförderungsgesetz- Korruptionsrichtlinie


Vergaberechtliche GrundlagenAusschreibungsarten

1.Nationale VerfahrenVoraussetzung: Schwellenwert gem. § 2 VgV ist nicht überschritten

193.000,00 Euro

• Öffentliche AusschreibungDie Vergabe von Aufträgen erfolgt im Regelfall über die öffentliche Ausschreibung.

Eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen werden öffentlich zur Abgabe eines Angebotes aufgefordertBeschaffungen ab 50.000,00 €


• Beschränkte AusschreibungIn der Regel mit Teilnahmewettbewerb, aus dem Bewerberkreis wird eine Auswahl von Anbietern aufgefordert ein Angebot abzugebenBeschaffungen ab 25.000,00 bis 50.000,00 €

• Freihändige VergabeMit und ohne Teilnahmewettbewerb, der Auftraggeber wendet sich an mehrere ausgewählte AnbieterBeschaffungen bis 25.000,00 €3 schriftliche Angebote zzgl. BeschaffungsvermerkKann bis 5.000,00 € von den Fachbereichen eigenständig durchgeführt werden

Die öffentliche Ausschreibung und die beschränkte Ausschreibung läuft ausschließlich über die zentrale Beschaffungsstelle


Übersicht der nationalen Vergabearten:

1.Freihändige Vergabeformlose Preisermittlung über 500,00 € bis 800,00 €schriftliche Preisermittlung über 800,00 € bis 25.000,00 €

2.Beschränkte Ausschreibungzentrale Beschaffungsstelle über 25.000,00 € bis 50.000,00 €

3.Öffentliche Ausschreibungzentrale Beschaffungsstelle über 50.000,00 €

Bei einer schriftlichen Preisermittlung sind immer mindestens 3 Angebote einzureichen!Ab 5.000,00 € sind die schriftlichen Einholungen der Angebote immer einzureichen!


Vergaberechtliche Grundlagen

2.Internationale VerfahrenVoraussetzung: Schwellenwert gem. § 2 VgV ist überschritten

193.000,00 Euro

• Offenes VerfahrenDie Vergabe von Aufträgen erfolgt im Regelfall im offenem Verfahren.

Eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen werden öffentlich zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.(entspricht der öffentlichen Ausschreibung)


• Nichtoffenes VerfahrenÖffentliche Aufforderung zur Teilnahme, aus dem Bewerberkreis werden dann eine beschränkte Anzahl von Unternehmen aufgefordert ein Angebot abzugeben.(entspricht der beschränkten Ausschreibung)

• VerhandlungsverfahrenIm Verhandlungsverfahren wendet sich der Auftraggeber mit oder ohne vorherige öffentliche Aufforderung zur Teilnahme an ausgewählte Unternehmen, um mit einem oder mehreren über die Auftragsbedingungen zu verhandeln.(entspricht weitestgehend der freihändigen Vergabe)Preisverhandlungen sind jedoch auch in diesem Fall streng untersagt!


• Wettbewerblicher DialogNeues Verfahren gem. VergabekoordinierungsrichtlinieDer Auftraggeber kann eine Höchstzahl von Unternehmen bestimmen, die zur Teilnahme am Dialog aufgefordert werden. Anschließend werden in vorher festgelegten Phasen Verhandlungen mit den Unternehmen geführt, bis ein Ergebnis erzielt ist.

Dieses Verfahren ist nur bei besonders komplexen Leistungen anzuwenden!

Alle internationale Verfahren werden ausschließlich durch die zentrale Beschaffungsstelle durchgeführt


Ablauf einer Beschaffung1.Bedarfsermittlung

Welches Gerät wird benötigt? Welche Spezifikationen müssen vorhanden sein?Bereits hier ist bei der Markterkundung (Kontakt mit potentiellen Anbietern) darauf zu achten, dass der spätere Wettbewerb nicht beeinflusst oder verengt wird.

2.Sicherung der FinanzierungSorgfältige Schätzung des Kaufpreises.Stehen ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung? Werden weitere finanzielle Mittel für Umbau, Installation oder Nebenkosten benötigt?

3.Erstellung der LeistungsbeschreibungFestlegen des benötigten Gegenstand mit erforderlichen SpezifikationenDie Leistung ist eindeutig und erschöpfend zu beschreiben (herstellerneutral)


4.Entscheidung der Vergabeartnationales oder internationales Verfahren?internationales Verfahren zentrale Beschaffungsstelle

Im folgenden wird das nationale Verfahren beschrieben.5.Einholung der Angebote

Die Angebote sind vom Fachbereich eigenständig unter folgenden Voraussetzungen einzuholen: - eindeutige, erschöpfende, herstellerneutrale Leistungsbeschreibung- schriftliche Anfragen, zum gleichen Zeitpunkt- vergleichbare Angebote - Wechseln zwischen den Anbietern- Preisabsprachen sind strikt verboten- mindestens 3 Anbieter sind anzuschreiben

Ab 800,00 € müssen immer schriftliche Angebote angefordert werden


6.Wertung der AngeboteDie eingegangenen Angebote sind nach fachlichen und technischen Gesichtspunkten auszuwerten. Die Wahl muss auf das wirtschaftlich günstigste Angebot fallen.

7.DokumentationEine Dokumentation (Beschaffungsvermerk) hat von Anbeginn des Vergabeverfahrens und fortlaufend zu erfolgen.Hier sind das Vergabeverfahren sowie alle festgelegten Entscheidungen zu dokumentieren. Sollte nicht der preisgünstigste Anbieter den Zuschlag erhalten, muss eine ausführliche Begründung auf dem Vermerk aufgeführt werden.

Ein Beschaffungsvermerk ist ab 500,00 € in jedem Fall zu fertigen!


Besonderheiten der IT-Beschaffung

• Beschaffungen im Regelfall über den IT-Rahmenvertrag

Sollten Geräte nicht über den IT-Rahmenvertrag beschafft werden können, gilt folgendeVorgehensweise:

• Ab einem Nettowert von 150,00 € ist jede Beschaffung über die zentrale Beschaffungsstelle einzureichen

• Einholung von 3 produktneutralen, vergleichbaren Angeboten• Beschaffungsvermerk fertigen• Ab einem Beschaffungswert von 5.000,00 € schriftliche Angebotseinholung• Schriftliche Begründung, warum nicht aus dem Rahmenvertrag beschafft wird

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