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Bitte zum Diktat!Das digitale Diktiersystem WM Voice

Bandsalat war gestern!Mit dem digitalen Diktiersystem WM Voice gehören Bandgeräte, Kassettensuche und ineffektives Hin- und Herspulen der Vergangenheit an. Die Software vereint die herkömmliche Vorgehensweise beim Diktieren und Schreiben mit den vielfältigen Vorteilen der modernen Technik.

Das bedeutet für Sie...…mehr Komfort

Praktische Funktionen wie Positionsmarken, automatischer Wiedergabe-Rücksprung oder Passagen-Einschub erleichtern die Erstellung und Bearbeitung von Diktaten sowohl für Diktanten als auch Schreiber erheblich.

…mehr OrganisationAlle Arbeitsplätze sind über das Netzwerk verbunden. WM Voice übernimmt die automatische Weiterleitung der Diktate an die entsprechende Schreibkraft und die sichere Verwaltung der digitalen „Bänder“.

…mehr ÜberblickIm zentralen Diktatpool laufen alle Diktate zusammen. Je nach erteilter Berechtigung haben Diktanten und Schreiber jederzeit einen exakten Überblick zum Status, der Priorität sowie den Zusatzinformationen eines Diktates.

…mehr IntegrationWM Voice ist perfekt mit WinMACS und Microsoft Word verbunden. Die Zuordnung von Diktat, geschriebenem Dokument (auch unfertigen Dokumenten) und gegebenenfalls WinMACS-Akte (z.B. über Aktenzeichen) beschleu-nigt den Arbeitsablauf und ermöglicht eine effiziente Verwaltung.

WM Voice – gesagt, getan!

Intuitiv Arbeiten mit WM VoiceDie Benutzeroberfläche arbeitet so, wie Sie es von Bandgeräten gewohnt sind. Die Bedienung erfolgt in der Regel über PC-Mikrofon und Fußschalter.

Der Platz, den WM Voice auf Ihrem PC-Bildschirm belegt, ist absichtlich klein gehalten: Andere, parallel laufende Programme sollen nämlich möglichst wenig verdeckt werden. Die Schreibkraft benötigt typischerweise freien Blick auf ihr Textverarbeitungsprogramm – und der Diktant häufig auf Daten aus einem anderen Programm wie etwa WinMACS.

Für den DiktantenMit einem Mikrofon, das direkt an Ihrem PC angeschlossen ist, diktieren Sie an Ihrem Arbeitsplatz oder von unterwegs mit Ihrem Laptop. Ein digi-tales Hand-Diktiergerät ermöglicht rechnerunabhängig Diktate an jedem beliebigen Ort. Nach Ihrer Rückkehr übertragen Sie die Daten einfach auf Ihren WM-Voice-Arbeitsplatz.

Besonders hilfreich beim Erstellen eines Diktates:

Passagenänderung: Sie können nachträglich problemlos Neues einfügen ohne Nachfolgendes zu überspielen.

Positionsmarken: Sie setzen „Lesezeichen“ um jederzeit zu wichtigen Stellen springen zu können, beispielsweise um nachträglich ein Beweis-angebot einzufügen.

Diktateigenschaften: Zu jedem Diktat können Sie weitere hilfreiche Informationen speichern, wie die Priorität, Fristen, den Schreiber und beispielsweise die Zugehörigkeit zu einer WinMACS-Akte sowie allgemei-ne Bemerkungen.

Workflow und Überblick:

Verfassen Sie mehrere Diktate in kurzer Zeit oder arbeiten Sie an unter-schiedlichen Diktaten parallel? Der Wechsel und das Hin- und Hertragen von Kassetten gehört der Vergangenheit an. Wenn Sie ein Diktat fertig gesprochen haben genügt ein Mausklick, um es sofort der zuständigen Schreibkraft zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig erscheint es unverzüg-lich im zentralen oder wahlweise im persönlichen Diktatpool der Schreiber. Über das Diktatfenster haben Sie ei-nen aktuellen Überblick zum Status Ihrer Diktate.

Obere Liste: zeigt Ihre fertigen und somit im Diktatpool be-findlichen Diktate mit Bearbei-tungsstatus und zuständigem Schreiber.

Untere Liste: zeigt die Diktate, die Sie derzeit noch in Bearbei-tung haben.

Bewährt haben sich beson-ders die PC-Mikrofone und mobilen Geräte von Phillips.

Sie können sich auch die Zuordnung aller Schreibkräfte anzeigen lassen, um eine op-timale Auslastung zu gewähr-leisten.

Für die SchreibkraftDas zentrale Element für die Schreibkraft ist der Diktatpool. Je nach Be-rechtigung kann sie hier entweder die ihr zugeordneten oder alle vorhan-denen Diktate einsehen und weiterbearbeiten. Die wichtigsten Diktate stehen in der Liste jeweils ganz oben und sind rot gekennzeichnet.

Tipp:

Der Überblick über den ge-samten Diktatpool ermöglicht auch die Bearbeitung von Diktaten anderer Schreibkräf-te. Diktatstaus und Leerlauf werden somit vermieden.

Bereits begonnene Diktate können wieder zurück in den Diktatpool gelegt und von einer anderen Schreibkraft weiter bearbeitet werden. Dabei „merkt“ sich WM Voice das Word-Dokument des be-gonnenen Diktates und öffnet es automatisch beim Wieder-einlegen.

Der Aktenfilter eleichtert die Übersicht. Er ermöglicht eine Auflistung aller Diktate zu einer bestimmten Akte. Obere Liste: zeigt die im zentra-

len Diktatpool aktuell befind-lichen Diktate - sortiert nach Verfasser.

Untere Liste: zeigt die Diktate, welche die jeweilige Schreibkraft in Bearbeitung hat.

Besonders hilfreich beim Schreiben eines Diktates:

Rücksprung: Bei jeder Abspielpause wird automatisch der Positionszeiger etwas zurück gesetzt, um die letzten Silben oder Wörter erneut zu hören.

Merkfunktion: Wird ein Diktat nicht beendet und WM Voice geschlossen, merkt sich das Programm, an welcher Stelle gestoppt wurde und springt nach der Wiedereinlage des Diktates an die Anschlussstelle und öffnet das entsprechende Word-Dokument, an dem bereits geschrieben wurde.

Dynamische Spulgeschwindigkeit: Sie regeln individuell die Geschwin-digkeit des Vor- und Zurückspulens: Mit welcher Anfangs- und Endge-schwindigkeit soll gespult und wann von der langsamen auf die schnelle Geschwindigkeit umgeschaltet werden?

Das Abhören funktioniert am Besten mit einem Kopfhörer, der in den PC eingesteckt wird.

Zur Steuerung der Wieder-gabe erweist sich ein 3-Tasten-Fußschalter als besonders sinnvoll.

Funktionen im ÜberblickDiktate aufnehmen

Programm-Steuerung über Funktionstasten des Handmikrofons, über Tastatur oder Maus

Anzeige des Aufnahmepegels Auch nachträgliches Löschen oder Einfügen von Pas-sagen innerhalb eines Diktats möglich

Unbegrenzte Diktat-Länge Aufnahme in hoch komprimierten Dateiformaten (DivX und GSM10; etwa 600 kB für 5 Minuten Diktat)

Diktat-Import von digitalen Hand-Diktiergeräten möglich

Diktate abspielen Abhören über Kopfhörer oder PC-Lautsprecher Programm-Steuerung über Fußschalter, Tastatur oder Maus

Anzeige des Zählerstands in Minuten und Sekunden Rücksprung nach Wiedergabe-Stop: Einstellbarer Rücksprung, um nach Pausen den Anschluss besser zu finden

Sprung zur letzten Wiedergabe-Stelle: Beim erneu-ten Diktat-Einlegen kann sofort zur zuletzt gehörten Stelle gesprungen werden

Dynamisch ansteigende Geschwindigkeit beim Spu-len (individuell einstellbar)

Optional: Automatische Übersetzung in Text durch Einbindung der externen Spracherkennungssoftware Dragon Naturally Speaking

Diktate verwalten Automatische Weiterleitung an Schreibkraft Zuweisung von Prioritäten und/oder Fristen Exklusivdiktat: Sichtbar für einen bestimmten Schrei-ber

Notizen an Diktate anhängen (z.B. mit Arbeitsanwei-sung)

Positionsmarken („Lesezeichen“) einfügen, um in der Wiedergabe dorthin zu springen

Durch Einblick in den Diktatpool können auch „frem-de“ Diktate bearbeitet werden

Zuordnung einer Akte der Kanzleisoftware WinMACS zu einem Diktat möglich

Aktenfilter: listet alle Diktate zu einer bestimmten Akte auf

Diktatimport und -export möglich (Dateiformate „.wav“, „.dss“)

Papierkorb-Funktion zum Zurückholen abgeschlos-sener Diktate

Personenverwaltung Beliebig viele Diktanten und Schreibkräfte Zuordnung von Schreibkräften zu Diktanten (für auto-matische Diktat-Verwaltung)

Rechteverwaltung (auch Gruppenrechte möglich)

Netzwerkfunktion Speicherung und Verwaltung der Diktate in einer zentralen Client-Server-Datenbank

Diktateigenschaften, u.a. WinMACS-Aktenzeichen

Perfekte WinMACS-Integration Sie legen direkt aus der WinMACS-Akte über den WM Voice-But-ton ein neues Diktat an und haben bereits die relevanten Daten in den Diktateigenschaften hinterlegt.

Umgekehrt: Wenn Sie in den Diktateigenschaften ein WinMACS-Aktenzeichen eingetragen haben, öffnet sich per Mausklick automatisch in WinMACS die Akte und deren Textprozessor. Dort wählen Sie bequem den entsprechenden Rohtext aus.

Gespeichert wird dieses Dokument dann wie gewohnt in der Historie.

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