Ratgeber

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Briefe und E-Mails gut und richtig schreibenGeschfts- und Privatkorrespondenz verstndlich und korrekt formulieren

Ratgeber und Nachschlagewerk fr Ihre Korrespondenz in einem Bandh Briefe und E-Mails verstndlich formulieren und korrekt gestaltenh Formen und DIN-Normen kennen und sicher umsetzenh Erluterungen und Tipps zu allen wichtigen Kommunikationsformenh Hilfestellungen fr die wichtigsten Formulierungen in Englisch,

Franzsisch und Spanischh Sprachtipps: Zweifelsflle der deutschen Sprache eindeutig erklrth Mit ber 500 Mustervorlagen und Textbausteinen vom Glck wunsch-

schreiben bis hin zur Reklamation

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Verstndlich formulieren

einen etwas spteren Termin zu bitten? Die Formulierung im Indikativ dagegen ist zwar prgnanter, sie kommt vie-len Lesern aber schon fast einer Vorladung gleich: Bitte kommen Sie pnktlich zum vereinbarten Termin. Welche For-mulierung Sie whlen, sollten Sie immer auf die Situation und den individuellen Empfnger oder den Kreis von Emp-fngern abstimmen.

Kommen Sie zur Sache!

Nicht Sondern

Wir mchten Sie bitten, den Termin einzuhalten.

Bitte halten Sie den Termin ein.

Wir wrden uns freuen, Sie [in unserem Hause] begren zu drfen.

Wir freuen uns auf Sie.

Wir wrden uns freuen, Sie in unseren neuen Ausstellungs-rumen begren zu drfen.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unseren neuen Aus-stellungsrumen.

Wir wrden Ihnen einen Kom-promiss vorschlagen: ...

Wir schlagen Ihnen einen Kompromiss vor: ...

Das knnten wir bernehmen. Das knnen wir bernehmen.

Wir wren erfreut, bald von Ihnen zu hren.

Wir freuen uns darauf, bald von Ihnen zu hren.

hnlich wie die Erweiterungen mit mgen, wrden oder drfen sorgen auch Vorreiter dafr, dass die eigentliche Aussage im Satz nach hinten verschoben wird. Vorreiter sind Einleitungswendungen im Hauptsatz, die die eigentliche Information in den Nebensatz drngen. Solche Einleitungen knnen Sie weglassen: Die Haupt-sache gehrt in den Hauptsatz. Statt Wir teilen Ihnen mit, dass sich unsere Lieferbedingungen gendert haben schreiben Sie besser nur: Unsere Lieferbedingungen haben sich gen-dert.

Formulierungen im Indikativ knnen sehr

forsch wirken, was nicht immer ange-

bracht ist.

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Einfach formulieren Einfach formulieren

Verzichten Sie auf solche Vorreiter:

Sie teilen uns mit, ... Wir teilen Ihnen mit, ...

Sie weisen uns darauf hin, ... Wir weisen Sie darauf hin, ...

Sie setzen uns in Kenntnis, ... Wir setzen Sie in Kenntnis, ...

Sie machen darauf aufmerk-sam, ...

Wir machen Sie darauf auf-merksam, ...

Bezug nehmend auf Ihr Schrei-ben ...

Unter Bezugnahme auf Ihre ...

In Beantwortung Ihres Schrei-bens ...

Wir haben Ihr Schreiben erhal-ten und ...

Aber nicht jeder Vorreiter ist als Einleitung sinnlos. Die Formulierung Bitte beachten Sie, dass sich unsere ffnungs-zeiten gendert haben kann durchaus angebracht sein, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu lenken. Je bewusster die Formulierungen insgesamt gewhlt sind, desto wir-kungsvoller kann ein solcher Hinweis sein. Falls Sie sich also zum Beispiel wirklich darber freuen, dem Empfnger eine gute Nachricht zu bermitteln, dann gibt es keinen Grund, dies nicht auch zu formulieren: Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu drfen/knnen, dass ...

Schwer verstndliche Wrter vermeidenSchwer verstndlich sind alle Wrter, die fr den Empfn-ger fremd sind das knnen Fremdwrter sein, also Wr-ter fremden, zum Beispiel lateinischen Ursprungs, Fachwrter oder branchenspezifische Abkrzungen. Sie alle haben ihre Berechtigung, sofern sie przise sind und ihre Bedeutung allen Beteiligten bekannt ist. Unter Fachkolle-gen verwendet man sie mit Selbstverstndlichkeit. Sobald Sie aber nicht sicher sein knnen, dass der Empfnger Ihrer Schreiben in etwa den gleichen Wortschatz hat wie Sie, sollten Sie sich bei jedem ungelufigen Wort fragen: Ist das verstndlich? Wenn nicht, dann machen Sie sich die Mhe und bersetzen Sie Ihren Text in seine Spra-che. Das erspart Ihnen Missverstndnisse, Komplikatio-nen und Nachfragen.

Prfen Sie die eigene Wortwahl. Sind das

wirklich die treffenden Wrter? Habe ich

eventuell unbeabsich-tigt Formulierungen

anderer bernommen, die hier unpassend

sind?

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Verstndlich formulieren

Dies gilt auch fr deutsche Wrter, die in der Fachsprache eine besondere, von der Alltagssprache abweichende Bedeutung haben knnen, oder bei Wrtern, die mehrere Bedeutungen haben. In dem Satz Der Lufer liegt auf dem Boden kann das Wort Lufer mindestens drei Bedeutungen einnehmen (Sportler, Schachfigur, Teppich), das Wort Boden mindestens zwei (Fuboden, Dachbo-den). Daraus resultieren sehr unterschiedliche Aussagen. Stellen Sie mglichst sicher, dass Sie und Ihr Adressat stets die gleiche Bedeutung meinen.Ebenso heikel kann die Verwendung von Abkrzungen sein, die mglicherweise weniger verbreitet sind als vom Verfasser angenommen oder gar vllig gedankenlos ver-wendet werden. Treffen mehrere Abkrzungen in einem Satz aufeinander, kann es schon schwierig sein, einen Text flssig aufzunehmen.

Vermeiden Sie ungelufige Wrter

ungelufig allgemeinverstndlich Kommentar

Wir bedrfen hierzu Ihrer Einverstndniserklrung.

Wir bentigen Ihr Einver-stndnis.

Die Gemeinen haben wir grer gesetzt.

Die kleinen Buchstaben haben wir grer geschrie-ben.

Gemeine und setzen sind Fachwrter (aus der Sprache der Typografie); einem allgemeinen Publi-kum sind sie nicht gelufig.

Frau Meyer wird Ihnen das EF-Ost zusenden.

Frau Meyer wird Ihnen das (Erfassungs-)Formular (Ost) zusenden.

Wie das Formular heit, drfte in diesem Fall sogar unwichtig sein. Dass es um ein Formular geht, muss aber deutlich werden!

Innerhalb sozial abgegrenzter Gruppen ist die Benutzung von Abkrzungen jedoch blich und sinnvoll. Insbeson-dere in der elektronischen Kommunikation in E-Mails, SMS, Chats und Foren haben sich zahlreiche Abkrzun-gen fr gngige Floskeln eingebrgert (z. B. MfG fr Mit freundlichen Gren). Richtet sich eine Nachricht an einen mehr oder weniger geschlossenen Kreis von

Verwenden Sie Fach- und Fremdwrter nur

gegenber Adressaten, die diese sicher

kennen.

Vermeiden Sie Abkrzungen, wenn Sie

nicht sicher sind, dass sie verstanden werden.

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Einfach formulieren Einfach formulieren

Adressaten, drften sich Gepflogenheiten auch bezglich der Abkrzungen ergeben. Auerhalb allerdings sollten dann wieder die klassischen Kommunikationsformen gel-ten. Unangebracht und unhflich sind solche Abkrzun-gen im geschftlichen E-Mail-Verkehr.Restmllbehltervolumenminderung, Mehrzweckkchen-maschine, Gerteunterhaltungsnachweis oder Rund-funkfinanzierungsstaatsvertrag das sind keine Fantasie-schpfungen, sondern Bandwurmwrter, die in der Verwaltungssprache tatschlich verwendet werden. Solche Wortungetme kann man aber vermeiden:

Setzen Sie mglichst nicht mehr als drei Wortglieder zusammen (z. B. nicht: 1. Restmll 2. -behlter 3.-volu-men 4. -minderung).

Machen Sie lngere Zusammensetzungen durch einen Bindestrich bersichtlicher (z. B.: Lebensmittel-Gesetz).

So machen Sie Bandwurmwrter bersichtlicher:

Nicht Sondern

Restmllbehltervolumenmin-derung

Volumenminderung der Rest-mllbehlter

Mehrzweckkchenmaschine Mehrzweck-Kchenmaschine

Berufskraftfahrerqualifikations-gesetz

Gesetz zur Qualifikation der Berufskraftfahrer

Rundfunkfinanzierungsstaats-vertrag

Staatsvertrag ber die Gebh-renerhebung fr Rundfunkge-rte

Achten Sie auerdem darauf, dass bei Verben die Bezie-hung zwischen Grund- und Bestimmungswort nachvoll-ziehbar bleibt (z. B. nicht: Wir lehnen Ihren Antrag auf Erstattung der Auslagen zur Anschaffung eines Gertes zum Absaugen des Teppichs im Bro des Abteilungslei-ters ab, sondern: Wir lehnen es ab, ).

Vermeiden Sie Bandwurmwrter; sie sind grundstzlich schwer

verstndlich.

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Verstndlich formulieren

Papierwrter sind Wrter, die man zwar schreibt, aber nur selten oder nie spricht (z. B. Bezug nehmen). Sie lassen Texte brokratisch wirken.

Wrter und Wendungen, auf die Sie verzichten sollten:

aus gegebenem Anlass / anlsslich in Anbetracht

Auerachtlassung In der Anlage / anliegend

eilbedrftig in obiger Angelegenheit

betreffs dahingehend

Bezug nehmend nachstehend

dankend erhalten Stellungnahme

diesbezglich verbleiben

ein Betrag in Hhe von Vorgang

es ist unser Anliegen zwecks

hinsichtlich seitens

Viele Papierwrter entfallen am besten ersatzlos; andere, hnliche Wrter und Wendungen tauscht man am besten durch klare und krzere Wrter aus. So kann ein Text schnell und einfach verstndlicher werden.

Einfachere Wrter whlen:

Nicht Sondern

auf diese Art und Weise so

aufgrund von wegen

mit Ausnahme von ohne

aus diesem Grund deshalb

unter Zuhilfenahme von mit

zum gegenwrtigen Zeitpunkt jetzt

im Hinblick auf wegen

hinsichtlich wegen

in keinem Fall nie

in den meisten Fllen meistens

Benachrichtigung Nachricht

baldmglichst mglichst bald

Manche Formulie-rungen werden hufig geschrieben, aber nur

selten oder nie gesprochen. Sie

machen Texte bro-kratisch und knnen oft gegen lebendigere Wrter ausgetauscht

werden.

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