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AblageBriefper Lettershop
INCA-MailFax DE-MailPortal EDI E-Mail
eBelegNAV Einheitlicher „Belegversand per Klick“ aus Microsoft Dynamics NAV
ArchivGeschäftspartner
Wie können Sie mit eBelegNAV sparen?
Preis- & Geschwindigkeitsvorteile => el. Medien 1., 2. & 3. Generation optimal nutzen=> Brief per Klick ohne drucken, kuvertieren etc.
Prozessoptimierung durch Vereinheitlichungaller Erstellungen, Versendungen und Ablagen
Arbeitszeitersparnis durch hohe Automatisierung
Einsparung lokaler Investitionen: Fax- & Signatur-Server, Drucker, Frankier- und Kuvertieranlage…
Kundenanforderung nach el. Belegen erfüllen. Hohes Einsparpotential auch beim Empfänger!
kurze Implementierungszeit
umweltfreundliche Kommunikation
ROI im ersten Jahr
FlexPDF SmartTrack
OneForAll MultiReport
Welche Technologien bietet eBelegNAV?
MultiAttach FlexStep
MicroInvasiv ErrorResistent
PairPlaySmartTarget
ArchiveReady MultiTemplate
MultiBeleg VariDoc
eBelegNAV
Preis- und GeschwindigkeitsvorteileBriefversand – Hybridpost via Lettershop: Elektronisch senden, als Brief empfangen
digitale Medien der 1. & 2. Generation – Fax + E-Mail
digitale Medien und Formate der 3. Generation E-Mail, IncaMail, Portal, EDI, openTRANS, ZUGFeRD, giropay, GiroCode,
qualifizierte elektronische Signatur…
Demo-Videos finden Sie unter:www.eBeleg-NAV.de
eBelegNAVeBelegNAV ist eine Standard-Erweiterung Ihres Microsoft Dynamics NAV Systems zur einheitlichen Erzeugung, Versand und Ablage von Belegen
Komplette Bedienung in Ihrer gewohnten NAV Umgebung. Gesicherte Übertragung zwischen Ihrem NAV-System und dem Versandservice
Permanente Erweiterung der Versandarten, des Frameworks und der Standardschritte, aus denen Sie Ihre individuellen Abläufe zusammensetzen
Verfügbar für alle NAV Versionen ab 6.0, Classic-Client und RTC-Client(NAV Versionen unterhalb von 6.0 auf Anfrage)
Kann von jedem NAV Anwender über seinen NAV Partner bezogen werden
…bietet den optimale Technologie-Mix
MicroInvasivVolle Einbindung in Microsoft Dynamics NAV, bei minimalen Eingriffen in den NAV Standard. Verknüpfung der eBelegemit allen betroffenen NAV-Stamm- und Bewegungsdaten.
Minimaler Administrations-, Pflege- und Updateaufwand durch „microinvasive“ Integration in alle Druck-Berichte
Dadurch auch in NAV-Branchenlösungen und in hoch-individualisierte NAV Systeme leicht integrierbar
PairPlay eBelegServer/ClientZur Kontrolle und zur Eingabe, z.B. zum Anhängen von Anlagen, sind Client-Schritte und -Pausen im Wechselmit Server-Schritten konfigurierbar.
Die Installation aller Software-Komponenten ist dagegen zentral serverseitig möglich – aufwändige Einrichtung und Wartung an den Clients entfällt
MultiBelegVollautomatische Massenversendungenz.B. 1000 Rechnungen „mit einem Klick“an jeden Empfänger in seiner gewünschten Versandart
FlexPDFElektronisches Briefpapier (PDF-Format) mit Logo und Verläufen ermöglicht und vereinfacht NAV Report-Designs, die weit über den NAV-Standard hinaus gehen
Weitere PDF-Operationen: Stempel, Merge, Drehung, etc.
VariDocAutomatische Erstellung individualisierter Dokumente (z.B. Anschreiben-Mails) aus Vorlagen anhand Ihrer NAV Daten
MultiAttachBeliebig viele Anlagen können durch den Benutzer individuell hinzugefügt, per Vorlage vorgegeben, per Prozess-Schritt erzeugt oder von Fremdanwendungen übernommen werden. Versendung parallel oder integriert in das Hauptdokument
MultiTemplateKonfiguration über eBeleg- und Prozess-Vorlagen.
Prozess-Schritte aus großer Standard-Bibliothek nach dem Baukastenprinzip zusammensetzbar.
Automatisierte Auswahl der Vorlagen im eBeleg-Prozess
FlexStepFlexibilität durch Zerlegung der Abarbeitung in Prozessschritte, die einzeln konfiguriert,überwacht und dokumentiert werden
SmartTrackMonitoring und Dokumentation aller Erzeugungs- , Versandund Ablageschritte
ArchiveReadyEinheitliche Ablage in der NAV Datenbank oder in einem flexibel konfigurierbaren Dateisystem.
Optimale Anbindungsmöglichkeit an etablierte Archivsysteme wie ELO, EasyArchiv, SharePoint etc.
ErrorResistentUmfangreiches Abfangen und Reagieren auf mögliche Fehlerzustände bei Erzeugung und Versand (z.B. bei fehlerhaften Versandangaben, Netzausfall o.ä.).
Prozessfortsetzung trotz einzelner „hängengebliebener“ Versendungen und anschließendes Fehler-Nachziehen
SmartTargetVerwaltung beliebig vieler Versandziele pro NAV Debitor, Kreditor, Personen- und Firmenkontakt oder Mitarbeiter.
Automatische situationsbezogene Auswahl, incl. möglicher Änderung und deren Übernahme als zukünftige Vorbelegung.
Versandziele sind Methode + Adresse (z.B. Mail, Fax, Brief)
OneForAllVersendet alle Medien und Formate per Klick in NAV über einen einheitlichen Ablauf
MultiReportAlle NAV Druck-Berichte sind mit minimalem Aufwand verfügbar: Rechnung, Gutschrift, Mahnung, Angebot, Bestellung, Lohn & HR-Belege, individuelle Belege…
IncaMail
De-Mail
Portal
per LettershopBrief
EDI
Faxe versenden Sie mit eBelegNAV genauso einfach und einheitlich wie Briefe und Mails, wenn diese „elektronische Versandart der 1. Generation“ vom Empfänger gewünscht wird. Faxgerät, Fax-Server oder sonstige Hard- und Software sind nicht erforderlich: Investition, Installation, Wartung, Bedienungsaufwand etc. entfallen. Ein Klick am NAV Client genügt.
Web-Portale können auf Empfänger- oder Senderseite zum Einstellen und Herunterladen von eBelegen genutzt werden. Ein sicheres und kostenfreies Portal zum Empfang elektronischer Rechnungen bietet unser CloudService-Partner. Optional können weitere private oder staatliche Portale angebunden werden, so dass die Bedürfnisse jedes Empfängers befriedigt werden können.
Electronic Data Interchange ist die generelle Bezeichnung für den Datenaustausch unter Nutzung elektronischer Transferverfahren.
Neben den hier beschriebenen Verfahren bietet eBelegNAV über Cloud-Transfer und -Konvertierung die Anbindung an hunderte von Verfahren und Normungen, mit denen sich die Bedürfnisse nahezualler Empfänger befriedigen lassen.
Die konventionelle E-Mail ist eine sehr günstige Versandmethodebei Anwendungsszenarien, in denen Sicherheit, Vertraulichkeit und Nachweisbarkeit eine untergeordnete Rolle spielen.
eBelegNAV wählt die richtigen Mailadresse, erstellt Betreff und Mailkörper aus Ihren NAV Daten und fügt den eBeleg incl. XML und Zusatzbelege wahlweise als einen oder mehrere Anhänge hinzu.
De-Mail ist das auf dem deutschen De-Mail-Gesetz basierende Kommunikationsmittel zur „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren“ Kommunikation im Internet. DE-Mail nutzt E-Mail-Technik, ist hiervon aber technisch getrennt und wird durch einen der wenigen privaten De-Mail-Provider angeboten. eBelegNAV verbindet Ihr ERP-System mit minimalem Aufwand mit De-Mail.
IncaMail ist eine Dienstleistung der Schweizerischen Post für den sicheren und nachweisbaren Versand von vertraulichen Mails. Hierbei wird der Inhalt hochverschlüsselt mit konventioneller E-Mail-Technik versendet. Der Empfänger entschlüsselt per IncaMail-Portal, bei dem er sich kostenlos beim ersten Empfang anmeldet. eBelegNAV verbindet Ihr ERP-System mit minimalem Aufwand mit IncaMail.
Elektronisch senden, als Brief empfangen, per Hybridpost via Lettershop
Geld sparen: Porto und Produktion werden günstiger.
Zeit sparen: Mitarbeiteraufwand und Laufzeit werden verringert.
Prozesse optimieren: Einheitlich mit allen anderen Medien, „Versand per Klick“, Statusinformation und Ablage in NAV.
Empfänger zufrieden stellen: Gewohnte Briefzustellung, bis auch Ihr Empfänger auf elektronische Medien umstellen möchte, was weitere Einsparungen auf beiden Seiten ermöglicht.
Werksversand optional: Fertig gedruckt und kuvertiert im Paket zur werksinternen Verteilung, beliebt z.B. für Gehaltsabrechnungen.
openTRANS ist das etablierte XML Schema des Fraunhofer IAO als offener Standard für elektronischen Datenaustausch bei Geschäftstransaktionen. Das openTrans-Schema kann für die XML-Datei in eBelegen zum Einsatz kommen.
mit ZUGFeRD hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) eine sich schnell etablierende Normung für eBelege geschaffen. Die revisionssicher archivierbare PDF/A-Datei enthält die eingebettete ZUGFeRD-XML-Datei.
giropay und GiroCode sind Bezahlverfahren,die von den meisten Banken und Sparkassen angeboten werden. Basierend auf Online-Banking oder Banking-App, werden Ihre Rechnungen einfach, schnell und sicher gezahlt. Der eBeleg-Provider fügt den dazu nötigen Scann-Code oder Web-Link hinzu.
Mit der elektronischen qualifizierten Signatur nach dem deutschen Signatur-gesetz kann die Authentizität und Unveränderbarkeit eines eBeleges sichergestellt werden. eBelegNAV steuert dazu ein Auftragssignaturcenter an.
…versendet alle Medien und Formate
eBelegNAVSparen Sie beim Versand, egal welchen Weg Sie nutzen.
eBelegNAV verbindet zu Online-Diensten für alle aufgeführtenMedien und Formate, die ständig erweitert werden.
Ein leistungsstarker Partner bietet Ihnen bei Bedarfalle diese Dienste „aus einer Hand“: Zusammenfassung und einheitliche Abrechnungmachen Ihren Versand effektiv und kostengünstig.
So bieten Sie jedem Empfänger seinen Wunschprozessund vereinheitlichen gleichzeitig Ihre internen Prozesse.
Fax
Der eBeleg verbindet etablierte Standards:• menschenlesbar (PDF)• maschinenlesbar (XML)• rechtssicher (eSignatur) • versendet per Mail kann jeder, versteht jeder,
akzeptiert jeder!eBelege werden via E-Mail, De-Mail oder IncaMail gesendet oder in Portale hochgeladen. Sie können angereichert werdenmit XML, Signatur und giropay.
Sehr geehrter Kunde,Anbei erhalten Sie unsere Rechnung. Wir bedanken uns für Ihren Auftrag.
XMLView
Unsere Lettershop-Partner bieten leistungsstarkeHochsicherheits–Outputmanagementcenter.
Mit eBelegNAV profitieren selbst Unternehmen mit geringem Versandaufkommen von den hohen Kostenvorteilen bei Druck und Versand.
…versendet alle Medien und Formate
Stand 10/2017
eBelegNAV Erweiterungs-ModuleeBelegNAV Comfort
Merge + Kopieversand + separate Post-Versandadresse +
Serienmail + interne Anhänge + Individualmail-Editor
Hauptbeleg und Anhänge können zu einem PDF-Dokument
zusammengeführt werden. Belege können als Kopie beliebig oft
versendet werden, mit Bitmap- oder Text-Kopierstempel. Separate
Post-Versandadresse per Vorblatt pro Empfänger und Belegart
wählbar. Perfektes Serienmail-Management direkt in NAV.
Dokumentierende interne Anhänge ohne Versand. Individualisierung
vorgenerierter Mails komfortabel per Editor.
eBelegNAV Lohn-Versand
Wahlweise für Lessor-/NAPA3 Lohn
Sicherer Versand und Verwaltung von Lohnabrechnungen und
Personal-Belegen z.B. über das INCA-Mail-Verfahren und/oder den
SWISS-Post Lettershop direkt an die Mitarbeiter, bzw. als Werksdruck
fertig gedruckt und kuvertiert im Paket zur werksinternen Verteilung.
eBelegNAV giropay / GiroCodeRechnungen können von Ihren Kunden per Web-Link oder Scan-Code
„mit einem Klick“ sicher bezahlt werden.
eBelegNAV Datei-ArchivZeit- und Anforderungsgesteuertes Aus- und Einlagern aller Dateien in ein
individuell per eBeleg-Variablen konfigurierbares Datei-Archiv u.A. zur Entlastung
der NAV Datenbank. Dateien können weiterhin von berechtigten NAV-Clients
aufgerufen werden, indem sie nur bei Bedarf vom Server in die NAV-Datenbank
eingelagert werden. Der Ablage-Dateipfad braucht hierbei am Client nicht
verfügbar gemacht werden (= Daten-Sicherheit + Konfigurationsvereinfachung).
eBelegNAV Archiv-Anbindung Archiv-Anbindung z.B. an Easy-Archiv, ELO oder Sharepoint. Optimal auch zur
späteren Aufrüstung des Moduls „eBeleg-Datei-Archiv“, sobald ein etabliertes
Archivsystem integriert werden soll. Daten-Einlagerung und Integration, als wäre
das Archivsystem bereits vorher integriert gewesen.
eBelegNAV Mail-Empfang Genau wie die versendeten, können hiermit auch die empfangenen Mails und
deren Anhänge in NAV komfortabel verwaltet werden, u.A. mit Zuordnung zum
NAV Debitor, Kreditor, Kontakt über deren Email-Adresse, sowie zu weiteren NAV
Bewegungsdaten, wenn deren ID-Nummer im Betreff der eMail enthalten ist.
Optional ist auch die Übernahme von Rechnungsdaten möglich z.B. per ZUGFeRD
oder openTRANS.
mse Software GmbH
Am Walzwerk 21
45527 Hattingen
+49 (0)2324 56989 21
Amortisations-Überlegung:
Um einen Brief zu drucken, kuvertieren, frankieren und versenden benötigt ein Mitarbeiter im Schnitt zwei Minuten.
Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 18€ und einem Versandaufkommenvon 2000 Briefen im Monat ergibt dies 1.200€ an Personalkosten plus 1.200€ Porto.
eBelegNAV bringt Ihnen bereits hier Monat für Monat eine Ersparnis von über 1000€. Weitere Einsparungen bei Versandmaterial und Investitionen kommen hinzu.
Kurze Implementierungszeit und ROI im ersten Jahr:
Eine lohnende Investition!
Sie sparen Kosten, entlasten die Umwelt und verbessern Ihre Prozesse.
