Burkhard Oerttel

Sagst du’s mir, so vergesse ich es. Zeigst du’s mir, so merke ich es mir.

Lässt du mich teilhaben, so verstehe ich es. Chinesische Rhetorikregel

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Hinweise zu den im Heft verwendeten Stilmitteln Menübefehle sind als Kapitälchen geschrieben, aufeinander folgende Befehle in einer Menühier-archie durch Schrägstrich getrennt, z.B. Datei / Drucken. Schaltflächen (Buttons) in Dialogen werden umrahmt dargestellt, z.B. Ok . Wird die verbale Be-zeichnung einer Symbol-Schaltfläche im Text erwähnt, steht sie in »französischen« Anführungszei-chen (Guillemots), z.B. »beschneiden«. Ebenso sind Einstelloptionen dargestellt. Die Tastatur muss nur in seltenen Fällen benutzt werden, Tasten werden in <spitzen Klammern> dargestellt, z.B. <Bild >.

Ausrufezeichen stehen für Warnungen vor abenteuerlichen Reaktionen, deren es diverse in PowerPoint und den eingeschlossenen Office-Zusatzmodulen gibt.

Smilies kennzeichnen undokumentierte Tipps.

„Coole“ Smilies sind bei besonderen Tricks zu finden, zum Beispiel zum Austricksen der .

Ein CD-Symbol weist darauf hin, dass die im Text genannte Software auf der Kurs-CD zu finden ist. (Die Kurs-CD enthält neben den hier im Heft erwähnten Produkten noch weitere zahlreiche Freeware und Shareware zu den Themen Desktop Publishing und Präsentation.)

Copyright © 2002-2003 Burkhard Oerttel. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Verfassers. Im Text erwähnte Markennamen werden ohne Rücksicht auf evtl. bestehende Schutzbelange verwandt und dienen ausschließlich der zweifelsfreien Produktbezeichnung. Mein besonderer Dank gilt Ute Simon, die sich sehr engagiert um den letzten inhaltlichen Schliff dieses Heftes gekümmert hat.

Inhalt Vorbemerkungen ...............................................................4 1 Grundlagen & Assistenten .....................................5 1.1 Bedienung und Konventionen....................................5 1.1.1 Viele Wege zum Ziel..................................................6 1.2 Der Einstieg ..............................................................6 1.3 Der kürzeste Weg zu einer Präsentation ...................6 1.3.1 Nacharbeiten ............................................................8 1.3.2 Das Arbeiten mit der Gliederung...............................8 1.4 Ansichtssache............................................................9 1.4.1 Folien sortieren .........................................................9 1.5 »…-Vorlagen« und »Leere Präsentation«.................9 1.5.1 Die Folienlayouts.......................................................9 1.6 Farbe auf die Folie ..................................................10 1.6.1 Hintergrundfarbe ....................................................10 1.6.2 Die Farbschemas.....................................................11 1.7 Master-Folien..........................................................12 1.8 „Objekte“ ...............................................................14 1.8.1 Folienelemente verschieben und anordnen .............15 1.9 Smarttags ...............................................................16 2 Textelemente .......................................................17 2.1 Die richtige Schrift vorwählen ..................................17 2.2 Aufzählungen..........................................................19 2.3 Tabellen..................................................................20 3 Grafikelemente....................................................21 3.1 Einfache Zeichnungselemente .................................21 3.1.1 Objektattribute .......................................................21 3.1.2 Grafikelemente verschieben und anordnen.............23 3.1.3 Tipps und Tricks zum Zeichnen.................................23 3.2 Das Menü »Zeichnen«.............................................25 3.3 Das Menü »Autoformen« ........................................25 3.3.1 Polygone und Bézierkurven.....................................26 3.4 Schatten und 3D-Effekte .........................................27 3.5 Applikations-übergreifend – dennoch spezialisiert...28 3.6 ClipArts ...................................................................28 3.6.1 ClipArts bearbeiten .................................................29 3.6.2 Grafik-Export ..........................................................30 3.7 Microsoft WordArt...................................................30 4 Diagramme...........................................................33 4.1 Diagramm-Grundfunktionen....................................33 4.2 Bearbeiten der Diagrammteile ................................35 4.2.1 Interpolationen .......................................................36 4.2.2 Diagrammtypen......................................................36 4.2.3 Tipps zu Diagrammen .............................................38

4.3 Besondere Diagrammformen..................................40 4.3.1 Bilderstapel-Diagramme .........................................40 4.3.2 Zeitdiagramme .......................................................41 4.4 Organigramme.......................................................41 4.4.1 Schematische Darstellungen ...................................41 4.4.2 Organigramme der Schematischen Darstellung.......42 4.4.3 Organigramme aus Autoformen .............................43 5 Mit PowerPoint drucken – nicht nur Folien........... 44 5.1 Druckauswahl .........................................................44 5.2 Folien drucken.........................................................44 5.2.1 Druckprobleme .......................................................45 5.2.2 „Folien-Sandwich“...................................................45 5.3 Plakate und andere Daueranzeigen........................46 5.4 Vortragsdokumentation ..........................................46 6 Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien............... 48 6.1 Von Folie zu Folie ....................................................48 6.2 Folienelemente nach und nach................................50 6.2.1 Das Regiezentrum...................................................53 6.2.1.1 Animationsoptionen für Textobjekte ...................... 54 6.2.1.2 Animationsoptionen für Diagramme ...................... 55 6.2.1.3 Animationsoptionen für Mediaclips ........................ 55 6.2.2 Die Hervorhebungen...............................................55 6.2.3 Die Pfadorientierung...............................................57 6.2.4 Kombinierte Effekte ................................................58 6.3 Vor der Veranstaltung .............................................58 6.3.1 Der Zwei-Bildschirme-Modus...................................59 6.3.2 Nicht alles zeigen ....................................................60 6.4 Während der Veranstaltung....................................60 6.4.1 Notizen während des Vortrags................................61 6.4.2 Aktionen auslösen...................................................61 7 Sonstiges ............................................................. 63 7.1 Sicherheit und Überarbeitungen..............................63 7.1.1 Präsentation retten.................................................63 7.2 Der PowerPoint-Projektor PPVIEW32.EXE................63 7.3 Das Pack&Go-Verfahren.........................................64 7.4 Formatwechsel im laufenden Programm .................65 7.5 Externe und selbstlaufende Präsentationen ............65 7.5.1 PowerPoint-Präsentation ins PDF-Format bringen ...66 7.6 Internet-Präsentationen – auch offline ....................66 7.6.1 Onlinezusammenarbeit und Onlineübertragung......67 7.7 Diaschau.................................................................67 Anhang: Kombinierter Maus-Tastaur-Einsatz .................. 71 Ergänzende Hinweise für die internen Kurse bei SenStadt..71

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Vorbemerkungen Ein Vortrag ohne visuelle Unterstützung ist heute kaum noch denkbar. Die Zeiten, da bei solchen Anlässen jemand vorn an einem Pult stand und in ermüdendem Tonfall etwas vorlas, sind glück-licherweise vorbei, dennoch fällt auch im Zeitalter der „multimedialen Präsentationen“ mancher Zu-hörer leicht in Morpheus' Arme. Woran liegt's?

Mit den computergestützten Präsentationen ist es genau so wie mit nahezu allen anderen Anwen-dungsbereichen der modernen Datenverarbeitung: Die Hersteller von Software reden den Anwen-dern ein, der Besitz ihres Produktes sei alleinige Voraussetzung für erfolgreiche Präsentation und der Anwender glaubt das. Heraus kommt dann in der Regel doch wieder ein einschläfernder oder ver-wirrender Vortrag, weil die Grundregeln der Präsentationstechnik nicht beachtet wurden. Darum seien hier noch einmal in Kurzfassung die wichtigsten Punkte wiederholt:

Der (noch) häufigste Fall medialer Unterstützung ist der Overhead-Projektor und dessen technischer Aufbau verleitet dazu, eine Seite hochkant zu projizieren. Doch nach oben hin treten erhebliche Ver-zerrungen auf. Legen Sie deshalb das Folienformat von vornherein auf quer fest. Das gilt umso mehr für Präsentationen direkt am Bildschirm oder mittels Video-Beamer, bei denen das Querformat tech-nisch vorgegeben ist. Wenn Sie mit dem Beamer hochformatige virtuelle Folien projizieren, verlieren Sie 50% der Projektionsfläche, denn die Hochkant-Folie wird in der Höhe an das Querformat ange-

passt. Ein weiterer Aspekt ist der Folieninhalt. Ver-

meiden Sie unbedingt die typischen Referen-tenfehler: Eine Folie soll nicht den Vortrag ersetzen, sondern unterstützen. Nichts treibt Ihre Zuhörer schneller in den Tiefschlaf als an die Wand geworfene und vorgelesene Lang-texte! Also beschränken Sie sich auf prägnan-te Schlagworte, die Ihren Vortrag unterstrei-chen, und auf Übersichten, Auflistungen, Dia-gramme u.ä. Diese Beschränkung auf das We-sentliche erlaubt es Ihnen auch, die Schrift größer darzustellen. Bedenken Sie, dass Ihre Zuhörer zum Teil weit entfernt von der Lein-

wand sitzen und zu kleine Schrift nicht mehr erkennen können. Unter 20 pt sollten Sie deshalb kei-nesfalls gehen! Bei hervorzuhebenden Texten dürfen es gern ein paar Punkt mehr sein; verteilen Sie die Informationen gegebenenfalls lieber auf zwei Folien.

Da es sich bei Präsentationen nicht um Fließtext handelt, verliert auch die Regel, dass Serifenschrif-ten besser lesbar sind, ihre Gültigkeit. Im Gegenteil: Für Präsentationen sind klare, gerade, serifenlose Schriften wie Helvetica, Univers oder Futura (rsp. die Windows-Standardschriften Arial, Tahoma oder Trebuchet) das probate Mittel, um Informationen zu transportieren. Behalten Sie eine einmal gewählte Schrift für den kompletten Vortrag bei! Auch die räumliche Aufteilung der Folien sollte möglichst immer gleich sein, um dem Betrachter die Orientierung zu erleichtern.

Diese Broschüre ist die Dokumentation zum 3. Teil des Kurses »Präsentation und Visualisierung«. Die beiden ersten Teile mit jeweils eigenen Dokumentationen behandeln die Themen »Präsentations-technik« und »Desktop Publishing«. Auf typografische und satztechnische Grundlagen sowie grund-sätzliche Bedienweisen von MS Windows wird hier nicht eingegangen, diese Kenntnisse sollten vor-handen sein, bevor man sich an Präsentationen wagt.

Burkhard Oerttel

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1 Grundlagen & Assistenten Mit PowerPoint hat Microsoft seinem Office-Paket ein gutes Werkzeug beigegeben, um Vortrags-folien und andere Hilfsmittel zur Visualisierung zu gestalten. Besonders positiv hervorzuheben ist dabei die Tatsache, dass sich die Funktionen von PowerPoint weitgehend auch autodidaktisch er-schließen. Manche Funktionen hat man aber „gut versteckt“, also dort platziert, wo man sie eigent-lich nicht vermutet, oder abwegig benannt. Beides ist typisch für Microsoft-Produkte und wundert Insider nicht mehr. Es ist halt nur ärgerlich und unverständlich. Der Kurs und dieses Heft sollen als Hilfsmittel dienen, Ihre Vorträge und Veranstaltungen besser

zu gestalten. PowerPoint XP bietet darüber hinaus noch Optionen für Multimedia-Einbindungen, Internet-Präsentationen und ähnliche, nicht unmittelbar auf Vortragsunterstützung bezogene Fea-tures, die hier nicht ausführlich behandelt werden, weil sich Kurs und Script eben speziell auf die Gestaltung von Vorträgen beziehen. Außerdem muss deutlich festgestellt werden, dass PowerPoint seinen Job als Visualisierungsmedium hervorragend macht, alles andere jedoch „angestrickt und darüber gestülpt“ ist, weshalb es mit solchen Sonderanwendungen auch immer wieder Probleme gibt. Interessenten an solchen und anderen Fragestellungen seien auf die Informationsmöglichkeiten

im Internet und Usenet verwiesen, als da wären:

• das „Nachschlagewerk“ von Pia Bork www.ppt-faq.de ,

• die offizielle Newsgroup der Firma Microsoft, am einfachsten zu erreichen mit der Suchmaschine www.google.de wo Sie microsoft.public.de.german.powerpoint in die Suchmaske eingeben (alternativ zu erreichen unter: http://communities.microsoft.com/newsgroups/default.asp?icp=Germany_PSS_Pub&slcid=de)

• und das freie PowerPoint Forum http://spotlight.de/zforen/mpp/t/forum_mpp_1.html.

Bevor Sie in eines dieser Foren eine Frage „posten“, vergewissern Sie sich aber bitte, ob sich dort nicht bereits eine Antwort findet! Wer blind drauflos fragt, erntet häufig kleine „Nettigkeiten“ der dort ständig vertretenen Profis; aber geholfen wird trotzdem.

1.1 Bedienung und Konventionen PowerPoint wird bei der Standard-Installation von MS Office automatisch eingerichtet. Im Startmenü wird ein Icon erstellt, das PowerPoint startet.

Selbst angelegte Präsentationsdateien werden im Ordner Eigene Dateien abgelegt. Sie können dieses Verzeichnis ändern, wenn Sie in Extras/ Optionen unter der Registerkarte Speichern im Feld Standardarbeitsordner einen anderen Pfad eintragen. In den Unterverzeichnissen von MS-Office stehen Programm-, Hilfs- und Muster-dateien, die von den verschiedenen Assistenz-Funktionen aufgerufen werden.

PowerPoint-Dateien erkennen Sie an der En-dung .PPT, für die dem Explorer bei der Installa-tion PowerPoint zugewiesen wird; Sie können also per Doppelklick auf eine PPT-Datei Power-Point starten. Weitere PowerPoint-Dateiendun-gen sind .POT für Vorlagen und .PPS für sofort auf Doppelklick startende Bildschirmpräsentati-

onen. Der Unterschied zwischen den Datei-formaten liegt nur in der Dateiendung. Sie kön-nen jede .PPT-Datei durch Umbenennen in .POT zur Vorlage machen und durch Umbenennen in .PPS zur direkt startenden Präsentation.

Die Dateiendungen sind versionsunabhängig, jedoch sind die internen Dateiforma-te der PowerPoint-Versionen unterschiedlich. Das bedeu-tet, dass Sie zwar mit höheren Versionen die Dateien älterer Versionen öffnen können, aber nicht immer umgekehrt. Wenn Sie eine Präsen-tation weitergeben wollen, vergewissern Sie sich, welche Version der Empfänger benutzt und speichern Sie evtl. in einem älteren Format. (Da-bei können einige Effekte verloren gehen.) Die Versionen PowerPoint XP (2002), 2000 und 97 benutzen zwar das selbe Dateiformat, doch sind Spezialeffekte von XP (z.B. die Animationen) nicht in 2000 und jene von 2000 (z.B. die ani-mierten GIF-Bilder) nicht in der Version 97 dar-stellbar.

Sie können die neuen Fähigkeiten der XP-Version generell abschalten mit Extras / Optio-nen Registerkarte Bearbeiten: »Neue Features deaktivieren«. Dann können Sie bei der Erstel-lung einer Präsentation keine Funktionen ver-wenden, die von den früheren Versionen nicht verstanden werden.

Andererseits ist die Abwärtskompatibilität ebenfalls nicht vollständig gegeben: So werden

6 Grundlagen & Assistenten manche Animationseffekte aus den Versionen 97 und 2000 in PowerPoint XP nicht korrekt.

1.1.1 Viele Wege zum Ziel Die Bedienung von PowerPoint kann auf vielfäl-tige Weise erfolgen: über Menüs, über Kon-textmenüs, über Schaltflächen, über Tastaturkür-zel. In diesem Heft wird jeweils die für mein Empfinden „probate“ Bedienungsvariante be-schrieben. Grundsätzlich sind die Kontextmenüs immer als erste Wahl für die Bearbeitung eines Objektes zu empfehlen. Einige Funktionen errei-chen Sie aber ausschließlich über die Menüleiste oder indem Sie sich mit Extras /Anpassen Ihre eigene PowerPoint-Oberfläche stricken.

Eine zusätzliche Möglichkeit der Anpassung bieten die „Abreiß-Menüs“. Was andere ein-schlägige Programme schon lange besitzen, hat man seit Office 97 auch bei Microsoft sporadisch realisiert. Achten Sie darauf, ob ein Menü am oberen Rand einen gestreiften Balken hat. Dann können sie es an diesem Balken greifen und am Bildschirm beliebig platzieren. Es bleibt auch nach Benutzung so lange dort stehen, bis sie es mit einem Klick auf r wieder verschwinden lassen. Das Aussehen des abgerissenen Menüs kann sich von der Ursprungsform unterscheiden, meist sieht es aus wie eine Werkzeugleiste.

Schieben Sie ein solches freies Menü an einen

der Ränder des PowerPoint-Fensters, wird es dort als Symbolleiste verankert.

1.2 Der Einstieg PowerPoint XP startet mit einem Bildschirm, der aus mehreren Zonen besteht. Die drei Randzo-nen sind eigene Fenster, die geschlossen werden können, was der Größe des Hauptfensters in der Mitte zugute kommt.

Links vom Hauptfenster sind zwei Registerkar-ten für die Folienübersicht und die Gliederungs-ansicht zu sehen. Mehr dazu in 1.4. Am unteren Rand können Notizen eingegeben werden, de-ren Funktion Sie in den Kapiteln 5 und 6 aus-führlicher erfahren. Beide Bereiche verschwinden gemeinsam, wenn Sie die r-Schaltfläche neben den Registerkarten drücken und können durch Ansicht - Normal oder einen Klick auf die klei-ne Schaltfläche »Normalansicht« links unten wieder hergestellt werden.

Auf der rechten Seite finden Sie das Fenster

Aufgabenbereich, in dem beim Neustart die Möglichkeiten des Öffnens oder Erstellens von Präsentationen aufgelistet sind. Hier sind auch Assistenten zu finden, die in Abschnitt 1.3 be-schrieben werden. Mit den Pfeilen in der Titel-leiste können Sie die anderen Varianten des Aufgabenbereichs ansteuern, mit der Schaltflä-che u öffnen Sie eine Auswahlliste aller Aufga-benbereiche. Die zu einer gewählten Funktion passenden Aufgabenbereiche werden vom Pro-gramm automatisch eingeblendet. Sie können den Aufgabenbereich durch Klick auf r auch verschwinden lassen; mit Ansicht - Aufgaben-bereich oder beim Aufruf eines Befehls, der die Anwesenheit des Aufgabenbereichs bedingt, holen Sie ihn zurück.

Hier eine kurze Übersicht über die Aufgaben-bereiche:

Neue Präsentation Vorlagen oder Assistenten wählen

Zwischenablage Zugriff auf die Inhalte der Zwischenablage

Suchen Volltextrecherche in der Präsentation

ClipArt einfügen siehe Seite 28

Folienlayout Gliederung und Inhalte einzelner Folien (sie-he Seite 9)

Foliendesign-Entwurfsvorlagen Foliendesign-Farbschemas Foliendesign-Animationsschemas

Gestaltung der gesamten Präsentation bzw. von Teilen (siehe Seite 10 ff und 48); die drei Foliendesign-Aufgabenbereiche sind intern über Hyperlinks miteinander verknüpft

Benutzerdefinierte Animation siehe Seite 50

Folienübergänge siehe Seite 48

Wie gesagt, lässt sich jedes dieser Randfenster schließen und Sie haben einen größeren Ar-beitsbereich in der Mitte zur Verfügung.

1.3 Der kürzeste Weg zu einer Präsentation

PowerPoint macht es Ihnen leicht, ohne Vor-kenntnisse Vortrags-Folien zu erstellen. Es gibt auch Assistenzfunktionen, die jedoch nicht un-bedingt effizient sind. Wenn es darum geht, möglichst kurzfristig etwas Brauchbares auf die

Grundlagen & Assistenten 7 Beine zu stellen („Krause, machen Sie mir doch für den Termin in zwei Stunden mal eben eine schöne Präsentation zum Projekt X.“), können Sie den hier beschriebenen kurzen Weg benutzen. Allerdings sind die damit erzielbaren Ergebnisse nicht gerade das, was Fachleute unter einer „gu-ten“ Präsentation verstehen. Solange Sie nicht unter Zeitdruck leiden, sollten Sie den in 1.5 beschriebenen ausführlichen Weg benutzen. Beim Starten von PowerPoint wird ein Auswahl-Fenster eingeblendet, das Ihnen erlaubt, vor-handene Präsentationen zu öffnen oder neue anzulegen. Bei den neuen Präsentationen haben Sie im Arbeitsbereich die Auswahl zwischen folgenden Varianten:

Dieselbe Auswahl erhalten Sie, wenn Sie im

Menü Datei/Neu wählen. Der AutoInhalt-Assistent (Diesen unsinnigen

Namen schleppt Microsoft nun schon seit Jahren durch dieses Programm!) führt Sie Schritt für Schritt zur Erstellung einer Präsentation, indem aus einem Sortiment fertiger Präsentationen die passende ausgewählt und die Texte den eige-nen Bedürfnissen angepasst werden. Er ist aller-dings nicht zu empfehlen. Er arbeitet umständ-lich und mit überflüssigen Abfragen, ist dabei auch nicht unbedingt hilfreich. Das können Sie auch weniger umständlich erledigen.

Die leere Präsentation dient der freien Gestal-tung, die weiter unten (1.5) beschrieben wird. Die mit dem Begriff Vorlagen verbundenen Auswahlmöglichkeiten orientieren sich am opti-schen Design einer Präsentation. Sie können damit aus unterschiedlichen Quellen Vorlagen für die äußere Gestaltung wählen, alle weiteren Bearbeitungen entsprechen dann wiederum der Bearbeitung einer leeren Präsentation.

Die Selektionen Von einer Entwurfsvorlage

und Allgemeine Vorlagen unterscheiden sich nur in der Darstellung der Dateiauswahl. Wäh-rend bei Allgemeine Vorlagen eine übliche Dateiauswahlbox mit Vorschau eingeblendet wird, erscheint bei Von einer Entwurfsvorlage dieselbe Auswahl der Standard-Vorlagen als verkleinerte Vorschau im Aufgabenbereich.

Im Register „Präsentationen“ der Allgemeinen

Vorlagen stehen übrigens jene Dateien, die auch der Autoinhalt-Assistent verwendet. Sie sind bereits komplett durchstrukturierte Präsentatio-nen mit mehreren Folien im logischen Ablauf und lassen sich durch Ausfüllen von Platzhaltern leichter mit Inhalt füllen als mit dem Assistenten.

Sobald Sie sich für eine Datei entschieden und auf Ok geklickt haben, wird Ihnen die erste Folie dieses Musters groß dargestellt. Sie finden darin Platzhalter, zu deren Ausfüllung Sie aufge-fordert werden. Sie können das Folie für Folie tun, zwischen den Folien wechseln Sie mit <Bild > bzw. <Bild > oder mit Hilfe des seitli-chen Rollbalkens. Der einfachere Weg zum Aus-füllen der Platzhalter führt allerdings über die Gliederungsansicht, die Sie im übernächsten Abschnitt kennenlernen.

8 Grundlagen & Assistenten

Der „richtige“ Einstieg in eine „gute“ Präsenta-tion ist allerdings immer die Option Leere Prä-sentation – mehr dazu in Abschnit 1.5 und Kapitel 2 ff.

1.3.1 Nacharbeiten Die Folien, die Sie nach der Express-Methode erstellt haben, enthalten Platzhalter für unter-schiedliche Arten von Bestandteilen der Folien, im Folgenden „Elemente“ genannt. Sie nachzu-arbeiten, macht den wesentlichen Teil der Arbeit mit PowerPoint aus, selbst wenn Sie die Assisten-ten benutzen.

Wenn Sie an irgend einer Stelle nicht ganz ge-nau wissen, wie Sie an die Bearbeitung heran gehen sollen, hilft häufig das Kontextmenü wei-ter. Doch enthalten die Kontextmenüs nicht immer alle Möglichkeiten. Andererseits sind die für ein Folienelement einsetzbaren Werkzeuge häufig in den Kontextmenüs leichter zu finden als in der Menüleiste.

1.3.2 Das Arbeiten mit der Gliederung

Zum Anreichern der Strukturen des Autoinhalt-Assistenten mit Texten ist die »Gliederung« links im Register neben dem Hauptfenster das proba-te Mittel, da es bei den Vorlagen dieses Assisten-ten in erster Linie auf den Text ankommt. Aber auch beim Überarbeiten selbst erstellter Präsen-tationen leistet dieses Werkzeug gute Hilfe. Sie können das Fenster verbreitern, um besser damit arbeiten zu können, allerdings sollten Sie die Folienansicht nicht völlig überdecken, denn nur dort bemerken Sie, wenn Textlänge und Layout nicht zusammen passen.

Zur Gliederung gibt es eine eigene Werkzeug-leiste, die standardmäßig nicht eingeblendet ist, auch nicht, wenn man dieses Register explizit aufruft. Das müssen Sie leider über den Menübe-fehl ANSICHT / SYMBOLLEISTEN / GLIEDERUNG von Hand erledigen.

Mit den Pfeil-Schaltflächen der Symbolleiste

lassen sich die Strukturen einer Präsentation be-sonders bequem ändern. Sie können die Platz-halter sehr leicht hintereinander ausfüllen und haben einen Überblick über die Zusammenhän-ge der einzelnen Folien. Mit den waagerechten Pfeilen ziehen sie das gerade markierte Text-element mehr oder weniger ein, es lassen sich bis zu 5 Gliederungsebenen erzeugen. Mit den senkrechten Pfeilen verschieben Sie einzelne Textelemente innerhalb der Folie oder auch von einer Folie zur anderen. Die Schaltflächen »aus-blenden« und »einblenden« dienen der Darstel-lung der Inhalte in der Gliederungsansicht und haben keinen Einfluss auf die Gestaltung der Folien.

Die Funktion der »Übersichtsfolie« ist hilfreich,

wenn Sie zu einer fertigen Präsentation ein In-haltsverzeichnis erstellen möchten. Markieren Sie dazu die Folien, deren Titel in der Übersicht er-scheinen sollen und nach Anklicken dieser Schaltfläche wird eine Folie mit den Überschrif-ten der markierten Folien voran gestellt. Diese Folie trägt dann den Titel „Inhaltsfolie“, weil das der zugehörige Fachausdruck und Befehlsname in den PowerPoint-Vorversionen war.

Die Gliederung ist auch eine Importmöglich-keit für Textfolien. Mit dem Befehl Einfügen / Folien aus Gliederung können Sie strukturierte Textdateien in PowerPoint-Folien umwandeln. Strukturiert bedeutet, dass der Word-Text mit Überschrifts-Formatvorlagen formatiert wurde. Sofern die Textdatei tiefer als bis zur 5. Ebene gegliedert ist, werden alle tieferen Ebenen in PowerPoint auf Ebene 5 gesetzt.

Grundlagen & Assistenten 9

1.4 Ansichtssache PowerPoint kennt verschiedene Ansichten eines Dokuments im mittleren Arbeitsbereich, die Sie entweder mit dem Ansicht-Menü oder den Schaltflächen unten links im Fenster wählen können.

Im Ansicht-Menü gibt es darüber hinaus noch

die Ansicht Notizenseite, die in Kapitel 5 näher beschrieben wird.

1.4.1 Folien sortieren Solange es nur darum geht, einzelne druckbare Folien herzustellen, ist deren Sortierung uner-heblich. Sobald Sie aber eine wie auch immer geartete Dokumentation erstellen oder Ihre Fo-lien direkt vom Computer aus vorführen wollen, muss selbstverständlich die Reihung der Folien in der Präsentation der Vortragsreihenfolge ent-sprechen.

Die Ansicht »Folien-Sortierung« ist lediglich eine ausführlichere Darstellungsform des seitli-chen Registers Folien, in beiden haben Sie die Möglichkeit, die Folien bequem per Drag&drop hin und her zu schieben, Folien lassen sich durch Ziehen mit der Maus bei gedrückter <Strg>-Taste duplizieren oder über die Zwi-schenablage in andere Präsentationen überneh-men – auch gruppenweise, wenn sie zuvor mar-kiert wurden. Mehrere Folien markieren Sie wie Dateien im Explorer: Aufeinanderfolgende Fo-lien können durch Aufspannen eines Rahmens mit dem Mauszeiger markiert werden, alternativ durch Anklicken bei festgehaltener <Shift>-Taste; verstreut liegende Folien durch Anklicken bei festgehaltener <Strg>-Taste.

Beim Kopieren kompletter Folien von einer Präsentation in eine andere wird mittels Smart-Tags (siehe 1.9) wahlweise auf die kopierten Folien das Layout der empfangenden Präsenta-tion angewandt oder die eingefügte Folie bringt ihr Layout in die Datei ein. Evtl. hat die Über-nahme des Layouts Auswirkungen auf die Text-justierung, deshalb sollten Sie nach solchen Aus-tauschaktionen unbedingt alle importierten Fo-lien in der Folienansicht kontrollieren.

Eine weitere Methode, Folien zwischen ver-

schiedenen Dateien auszutauschen, ist der Befehl Einfügen / Folien aus Datei. Sie rufen anschlie-ßend die Quelldatei auf und suchen aus der eingeblendeten Präsentation jene Folien aus, die Sie einfügen möchten. Mit der Option »Quell-formatierung beibehalten« lässt sich bereits vor-her festlegen, ob das Layout an die empfangen-de Präsentation angepasst werden soll oder nicht.

1.5 »…-Vorlagen« und »Leere Präsentation«

Diese Einstiegs-Varianten sind in der Bedienung fast identisch; bei den Vorlagen beginnen Sie mit der Auswahl des Folien-Designs, während Sie bei der Leeren Präsentation anfangs im kargen Schwarzweiß arbeiten und sich erst spä-ter um Farb- und Hintergrundgestaltung küm-mern. Sie können jederzeit Ihrer Präsentation ein neues Gesicht geben, indem Sie den Befehl Format / Foliendesign wählen. Die zugehörige Auswahl im Aufgabenbereich gleicht der zur Auswahl der Vorlagen.

Außerdem finden Sie in diesem Aufgabenbe-reich noch

Farbschemas und Animationsschemas Farbschemas greift auf vorgefertigte Farb-

Zusammenstellungen zurück, die Sie mit dem Befehl Farbschemas bearbeiten am unteren Rand des Aufgabenbereichs verändern können (siehe auch 1.6.2).

1.5.1 Die Folienlayouts Sie werden bemerken, dass die »Leere Präsenta-tion« so leer nicht ist. Vielmehr erhalten Sie unter der Bezeichnung »Folienlayout« ein Angebot einer Vielzahl von grundlegenden Strukturen einer Folie. Zu Anfang wird Ihnen eine Titelseite angeboten, was so falsch ja nun auch nicht ist.

10 Grundlagen & Assistenten

In der überwiegenden Zahl der Fälle werden

Sie in den vorstrukturierten Mustern etwas Pas-sendes finden. Wenn Sie völlig frei gestalten möchten, bleibt Ihnen die Selektion der wirklich leeren Folie. Aber auch die vorgegebenen Mus-ter lassen sich jederzeit nachbearbeiten oder mit dem Befehl Folienlayout aus dem Format-Menü total wechseln.

Nachdem Sie sich für eines der Muster ent-schieden und es angeklickt haben, geht es da-ran, die vorgegebenen (vorgeschlagenen) Platz-halter auszufüllen. Sie können jederzeit Platzhal-ter entfernen, indem Sie sie anklicken und die Taste <Entf> betätigen.

Der umgekehrte Weg funktioniert leider nicht: Es ist nicht möglich, über die vom Folienlayout angebotenen Platzhalter hinaus eigene Platzhal-ter anzulegen.

Ist eine Folie zu Ihrer Zu-friedenheit fertiggestellt, kehren Sie mit Einfügen /

Neue Folie oder der Schaltfläche »Neue Folie« zur Auswahl zurück und es wird eine Folie entsprechend Ihrer Wahl an die vorhandenen Folien angefügt.

1.6 Farbe auf die Folie Farben wirken auf Menschen anziehend, sie fokussieren den Blick. Ein Dokument erregt 40 % mehr Aufmerksamkeit, wenn es Farbe enthält. Eine amerikanische Universität führte folgende Untersuchung durch: Drei Studentengruppen bekamen einen identischen Text vorgelegt. Der Text der ersten Gruppe war reiner Fließtext ohne

Hervorhebungen; im Text der zweiten Gruppe waren wesentliche Passagen durch Fettdruck hervor gehoben; im Text der dritten Gruppe erschienen die selben Textpassagen in rot und violett. In der anschließenden Befragung nach Inhalten des Textes erzielten die drei Gruppen stark unterschiedliche Treffer:

32 % in der Fließtextgruppe, 45 % in der Fettdruckgruppe, 60 % in der Farbgruppe. Farbe spricht sowohl visuell als auch emotional

an. Zu jeder Farbe werden unterbewusst Attribu-te und Schlagworte assoziiert:

schwarz: seriös, elegant, gebildet, „Trauer“ grau: neutral, kühl, „Trostlosigkeit“ weiß: untadelig, friedlich, „Reinheit“ blau: vertrauenswürdig, verlässlich, ernst, kühl,

„Meer“ grün: frisch, sicher, beruhigend, „Ökologie“ gelb: fröhlich, sonnig, positiv, aber auch

„Vorsicht!“ orange: emotional, positiv, warm, erregt,

„Flammen“ rot: leidenschaftlich, negativ, aggressiv, heiß,

„Gefahr!“ purpur: üppig, königlich, klerikal, „Popanz“ braun: natürlich, organisch, „Erde“

Wichtig ist, dass der Vordergrund genügend mit dem Hintergrund kontrastiert. Als Hinter-grund sollten Sie keine grellen Farben verwen-den, sondern gedeckte, ruhige Töne. Vermeiden Sie auf jeden Fall die Kombination von roten und grünen Tönen, denn diese beiden Farben können von Farbenblinden meist nicht unter-schieden werden. Die Kontraste der Farben las-sen sich am einfachsten mit Ansicht / Schwarz-weissansicht kontrollieren.

1.6.1 Hintergrundfarbe

Zum Einfärben des Folienhintergrunds wählen Sie im Format-Menü Hintergrund. Sie sehen im linken Bereich der Einstellbox die aktuelle Hin-

Grundlagen & Assistenten 11 tergrundfarbe und dazu die Farben der Folien-farbskala. Der Pfeil neben der aktuellen Hinter-grundfarbe führt zu einer beschränkten Aus-wahl, mit der Sie eine der acht Objektfarben aus dem Farbschema für den Hintergrund über-nehmen können, die aber nicht unbedingt empfehlenswert sind. Mit Weitere Farben ge-langen Sie zur unbeschränkten Farbauswahl und mit Fülleffekte mit vier Registerkarten zur anspruchsvolleren Hintergrundgestaltung:

Graduell Struktur Muster Grafik

Der Fülleffekt Muster ist für die Hintergrundges-taltung nicht geeignet und wird ausführlich in Abschnitt 3.1.1 behandelt. Mit Graduell lassen sich unterschiedliche Farbverläufe erzeugen, entweder mit »einfarbig« Verläufe gegen hell oder dunkel (schwarz oder weiß) oder mit »zwei-farbig« zwischen zwei selektierten Farben.

Farbverläufe als Flächenfüllung wirken als Hin-tergrundfüllung besser als durchgängige Far-ben. Probieren Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Farbverläufe aus.

Die Verläufe der Option »Voreinstellung« sind allerdings nur zur Hälfte für seriöse Präsentati-onsfolien geeignet: Morgendämmerung, Nebel, Weizen, Gold I und II, Chrom I und II, Silber und Saphir. Bedingt geeignet und dann auch nur bei einseitigem Verlauf sind Später Sonnen-untergang, Meer, Moos und Mahagoni. Alle anderen voreingestellten Verläufe sollten Sie meiden, denn die wurden vermutlich von MS-

Mitarbeitern mit erheblicher Farbsehschwäche

erstellt. Die Transparenz-Regler sind für die Hinter-

grundgestaltung stillgelegt; sie funktionieren nur beim Einfärben grafischer Objekte (siehe 3.1.1).

Im Register Struktur finden Sie einige Textu-ren (gekachelte Flächenfüllungen), die Sie so übernehmen müssen, wie sie als Datei vorliegen, eine Nachbearbeitung ist nicht möglich. Mit Weitere Strukturen lassen sich andere Texturen

aus Bitmap-Dateien nachladen. Achten Sie darauf, dass in der Dateiauswahl die Ansichtsop-tion eingestellt ist, denn sie gewährt eine Vor-schau auf das ausgewählte Bild.

Mit dieser Methode verbrauchen Sie wenig Speicherplatz für den Hintergrund, denn die (kleine) Grafik wird nur einmal in der Präsentati-on gespeichert und zur Laufzeit in der Darstel-lung multipliziert.

Im Register Grafik öffnet Grafik auswählen eine Dateiauswahlbox, mit der Sie eine beliebi-ge Grafikdatei als Hintergrundmotiv aussuchen können. Diese Grafik wird formatfüllend in Ihre Folie als Hintergrund eingefügt. Achten Sie unbedingt darauf, dass die Aspektverhältnisse der Grafik mit dem Seitenverhältnis Ihrer Folien überein stimmen. Bedenken Sie bei Fotos, dass die Details und Farben den Text Ihrer Folien nicht erdrücken dürfen. Die auf Seite 29 be-schriebene „Wasserzeichen“-Funktion ist da hilf-reich. Für die Titelfolie darf das Hintergrundbild schon mal etwas kräftiger ausfallen, aber nicht für die eigentlichen Informationsfolien. Ein Bei-piel bietet die auf den Umschlagseiten abgebil-dete Präsentation „Visualisierung“.

Den neu gestalteten Hintergrund übernehmen Sie mit Allen zuweisen in Ihre Präsentation. Die Verwendung des nur auf die aktuelle Folie be-zogenen Befehls Zuweisen sollten Sie auf Aus-nahmefälle beschränken, denn Ihre Präsentation wirkt nur dann wie „aus einem Guss“ wenn die Hintergrundgestaltung durchgängig ist.

1.6.2 Die Farbschemas Im Vorschaufenster der Hintergrund-Einstellun-gen können Sie bereits erkennen, ob der ge-wählte Hintergrund mit den Farben der Folien-elemente harmoniert. Ist das nicht der Fall, lassen sich diese Farben mit Format / Foliendesign und anschließender Auswahl von Farbschemas im Aufgabenbereich ändern.

Je nach gewähltem Design gibt es in der Registerkarte Standard mehr oder weniger voreingestellte Farbkombinationen, von denen

12 Grundlagen & Assistenten Sie eine durch Anklicken auswählen können. Bei Nichtgefallen lassen sich auch eigene Kreationen erstellen; dazu dient das Register Anpassen. Wichtig ist das Zusammenspiel der acht Farben in der Anzeige links mit dem Farbmuster rechts, denn die Beschreibungen neben den Farb-kästchen sind nur zum Teil aufschlussreich. Markieren Sie ein Farbkästchen und klicken auf Farbe ändern , dann gelangen Sie zur komplet-ten Farbauswahl, mit der Sie eben jene Vorga-befarbe ändern können. Sie können Ihre so neu geschaffene Palette der aktuellen Folie oder allen Folien der Präsentation zuweisen oder sie auch als neue Standardskala der Auswahl in Standard hinzufügen.

1.6.3 Auf einen Schlag zurück Haben Sie Formatieerungen von Text, Farbe, Aufzählungszeichen etc. in einzelnen Folien ma-nuell verändert, wollen aber alles wieder den ur-sprünglichen Zustand zurück haben, gibt es einen schnellen Weg: Wählen Sie Format / Folienlayout, klicken dann auf den Auswahl-pfeil rechts neben dem Folienlayout und schließlich auf Layout neu anwenden. Damit setzen Sie alle manuellen Formatierungen auf den Master (siehe folgenden Abschnitt) zurück.

1.7 Master-Folien Was für Word-Dokumente die Formatvorlagen, sind für PowerPoint-Präsentationen die Masterfo-lien. Statt jeder Folie separat

Layout (Hintergrund plus Randabstände) Schrift (Schriftart, -größe) Farben (für Schrift und Objekte) Grafiken (z.B. Logos, Diagramme)

zuzuweisen, lassen sich generelle Einstellungen vornehmen, um Ihrer Präsentation ohne großen Aufwand ein einheitliches Gesicht zu geben. Im Folien-Master (Ansicht / Master / Folienmas-ter) können Sie die Farbgebung für alle Folien einer Präsentation festlegen. Ein schnellerer Wechsel zum Folienmaster ist mit der Ansicht-Schaltfläche unten links möglich: Bei gedrückter Umschalttaste führt er aus der Folienansicht in

den Folienmaster. Ohne Umschalttaste geht es wieder zurück zur Folienansicht. Auch die daneben liegenden Ansicht-Schaltflächen sind zusammen mit der Umschalttaste Abkürzungen: Schalt-fläche

einfach umgeschaltet (Shift)

zur Normalansicht

zum Folien-/Titel-Master

zur Foliensortierung

zum Handzettel-Master

Bildschirmpräsentation starten

Bildschirm-präsentation einrichten

Im Master ist es auch möglich, eine durchgän-gige Hintergrundgrafik oder -information einzu-bauen, z.B. ein Logo. In die Masterfolie einge-bundene Grafiken oder andere Objekte lassen sich aus einzelnen Folien einer Präsentation auch wieder ausblenden. Dazu suchen Sie in der Fo-lienansicht die gewünschte Folie aus, wählen im Format-Menü Hintergrund und schalten dort die Option »Hintergrundgrafiken aus Master ausblenden« ein. Selbstverständlich müssen Sie in diesem Fall nur die einfache Zuweisen -Schaltfläche bestätigen, denn Allen zuweisen wäre in diesem Zusammenhang widersinnig.

Sie können für Ihre Präsentation unterschiedli-che Masterfolien anlegen und diese im Aufga-benbereich - Foliendesign einzelnen Folien oder -gruppen zuweisen. Beim Anlegen einer neuen Folie wird immer der zuletzt benutzte Master verwendet. Da PowerPoint XP die erste Version ist, die mehrere Master unterstützt, kann beim Betrachten mit einer älteren Version oder dem Viewer (siehe 7.2) allerdings das Layout falsch dargestellt werden.

Zur Verwaltung der Masterfolien dient eine frei schwebende Werkzeugleiste in der Masteran-sicht.

Für Titelfolien gibt es eigene Masterfolien, die

aus einer allgemeinen Masterfolie heraus er-zeugt werden; jeder Titelmaster basiert im Lay-

Grundlagen & Assistenten 13 out auf einem Folienmaster, allerdings nur bei der Einrichtung des Titelmasters. Wird der zuge-hörige Folienmaster später verändert, wirkt sich das nicht auf den Titelmaster aus. Fehlt ein Titel-Master, so gibt es in der Gestaltung der Titelfolie keine Unterschiede.

Die Hintergrundfarben von Titelfolien dürfen schon mal kräftiger ausfallen. Bewährt hat sich, das selbe Motiv für Titel und andere Folien zu nehmen, im Titel vollfarbig und in den Folgefo-lien mit der Wasserzeichen-Funktion (Seite 29) abgeschwächt.

Die Master enthalten auch die Vorgaben für Textelemente sowie am unteren Rand die Platz-halter für Verwaltungsangaben zu Ihrer Präsen-tation. Von letzteren ist eigentlich nur die Fo-liennummer sinnvoll, weil Sie damit Ihre auf Folien gedruckte Präsentation leichter sortieren

können. Wenn man die Seitenzahl in Hinter-grundfarbe formatiert, erscheint sie nur auf Schwarzweiß-Ausdrucken und stört nicht wäh-rend der Präsentation. Weitere Angaben wie z.B. das Datum und Uhrzeit der Bearbeitung bringen nicht viel und verwirren nur Ihr Auditorium.

In diese Rubrik überflüssiger Informationen gehört auch die immer wieder nachgefragte Funktion einer Dateipfad-Angabe in der Folie. Auch so etwas enthält keine für die Zielgruppe einer Präsentation interessante Information und deshalb gibt es dafür auch keine Funktion in PowerPoint. Das häufig benutzte Argument, solche Angaben würden für die Bearbeitungs-phase einer Präsentation im Team benötigt, zieht angesichts der Versionsvergleichs-Funktion (7.1) auch nicht.

Die Möglichkeiten, in den Fußzeilenbereich etwas einzutragen, sind für den Einsteiger etwas unübersichtlich. Die Platzhalter in den spitzen Klammern stehen für die Daten, die Sie mit An-sicht – Kopf- und Fusszeile eintragen können.

Wenn Sie in der Werkzeugleiste »Masterlay-out« wählen, erhalten Sie eine Auswahlbox, in der alle Einträge bestätigt sind, sich aber nicht ändern lassen.

Diese Einstellungen werden erst dann benutz-bar, wenn Sie in der Masterfolie einzelne Ele-mente gelöscht haben; sie lassen sich damit wie-der hervorholen.

Zusätzliche Master-Einstellungen finden Sie im Ansicht-Menü unter Kopf- und Fusszeile. (Sehr sinnig, diese Optionen dort unterzubrin-gen, und auch der Name ist so passend.)

Hier können Sie für die Fußzone freie Texte eintragen, die in allen Folien angezeigt werden, wobei auch hier Folienmaster und Titelmaster unabhängig von einander sind.

Nicht benötigte Master können Sie von Hand löschen, PowerPoint verwaltet die Master aber automatisch und löscht unbenutzte Master beim Schließen der Datei aus der Sammlung. Um das zu verhindern, benutzen Sie die Schaltfläche »Master beibehalten«. Die so gesicherten Master werden in der Übersicht im linken Fenster mit einer Pinnnadel gekennzeichnet.

Besondere Aufmerksamkeit kommt den Mas-tern im Zusammenhang mit der Herstellung ei-gener Präsentationsdesigns (.POT) zu. Nur die in den Mastern vorhandenen Designvorgaben werden auf andere Präsentationen übertragen, die Folieninhalte bleiben bei diesem Vorgang unbeachtet. Wollen Sie also ein eigenes Präsen-tationsdesign erstellen, gestalten Sie die Master-folien und erzeugen mit Speichern unter und Auswahl des Dateityps »Präsentationsvorlage

(*.POT)« ein neues Design.

Mit Entwurfsvorlage übernehmen können Sie aber auch von anderen Präsentationen (.PPT oder .PPS) das Format der Master auf Ihre Präsen-tation übertragen.

Eine Sonderstellung besitzt die Präsentations-vorlage Blank.pot. Darin sind die Grundeinstel-lungen für Ihre PowerPoint-Installation gespei-chert. Erstellen Sie einen Master und speichern Sie diese Datei als Dateityp Entwurfsvorlage (*.pot) im von PowerPoint vorgebenen Ordner ab. So werden Ihre künftig neu angelegten Prä-sentationen diesem Standard entsprechen. Die Einstellungen in den Mastern beziehen sich al-

14 Grundlagen & Assistenten lerdings nur auf die Platzhalter; Formate für an-dere Objekte werden mit anderen Methoden vorgegeben. Hier eine kurze Übersicht, wo Sie welche Vorgaben ändern können:

Vorgabe ändern in

Schrift in Listen etc. Ansicht – Master

Schrift in AutoFormen und Textfeldern

Format – Zeichen – Standard für neue Objekte

oder

Format – Schriftarten ersetzen

Formatierung für Text-felder

Format – AutoForm

Aufzählungszeichen Ansicht – Master

Fußzeileneinträge Ansicht – Master

Hintergrundfarbe Format – Hintergrund

Farben für Autoformen und Diagramme

Format – Farbschema Achtung: Mit Format – AutoForm kann hier eine vom Farbschema abweichende Farbe als Standard festgelegt wer-den.

1.8 „Objekte“ Neben Textelementen bieten die verschiedenen Folienlayouts weitere spezifische Elementtypen an; im Menü Einfügen begegnen uns die selben Elementtypen wieder; zu einigen Elementen gibt es auch Schaltflächen in den Symbolleisten.

Zu den Objektarten gibt es an passender Stelle

ausführlichere Hinweise; hier sei nur auf einige Gemeinsamkeiten und auf die Medienclips ein-gegangen:

Im Einfügen-Menü gibt es noch das Objekt. Eigentlich sind ja alle Elemente einer Folie in ir-gend einer Weise Objekte. Microsoft verwendet den Begriff „Objekt“ im Besonderen für ein spe-zielles Verfahren der Dateienverknüpfung: „Ob-ject Linking and Embedding – OLE“, Objekte

verknüpfen und einbetten. An Stelle eines Platz-halters für Objekte lassen sich Daten vielfältigster Art einfügen, zu denen die Bearbeitungspro-gramme in Ihrem Windows-System registriert sind. Doppelklicken Sie auf einen solchen Platz-halter, müssen Sie zunächst in einer Auswahlbox die Art des Objektes bestimmen.

Damit öffnet sich ein Fenster des zugehörigen Bearbeitungsprogramms und Sie können damit ein Objekt des gewählten Typs erzeugen. Sie können das am leichtesten mit dem Objekttyp »Bitmap« ausprobieren, das die Windows-Stan-dardapplikation »Paint« startet.

In der Regel wird es so sein, dass Sie bereits fer-tige Objekte einfügen möchten, die schon vorab mit anderen Programmen bearbeitet wurden. In diesem Fall benutzen Sie die Registerkarte »Aus Datei erstellen« und wählen dann die einzufü-gende Datei aus.

Der Option »Verknüpfen« kommt eine beson-dere Bedeutung zu: Ist sie aktiviert, wird nicht das Objekt an sich eingefügt, sondern ein Ver-weis auf die Quelldatei. Damit soll erreicht wer-den, dass die eingebundenen Objekte stets ak-tuell gehalten werden.

Das hat aber auch erhebliche Nachteile: So müssen die Daten auch ständig verfügbar sein. Außerdem kann es vorkommen, dass im Netzbe-trieb von anderer Seite wesentliche Verände-rungen erfolgen, die Ihre Arbeit beeinflussen könnten, ohne dass Sie etwas davon mitbe-kommen.

Verzichten Sie deshalb besser auf Verknüpfun-gen und betten Sie Objekte unveränderbar in Ihre Präsentation ein. In bestimmten Fällen kommen Sie allerdings um Verknüpfungen gar nicht herum, weil PowerPoint einige Dateitypen nicht einfügen kann und stattdessen ausschließ-lich verknüpft. Das betrifft insbesondere Multi-media-Daten – in einigen Fällen ist die Fähigkeit zum Einfügen auch von der Dateigröße abhän-gig. Ist das der Fall, müssen Sie sicher sein, dass bei einer Präsentation von einem anderen Gerät auch die verknüpften Dateien mitgenommen werden. Da PowerPoint zu allem Übermaß auch noch Probleme mit dem Wiederauffinden von Verknüpfungen hat, ist es am sichersten, wenn alle verknüpften Dateien zusammen mit der Präsentation in einem Ordner stehen.

Das OLE-System kennt nicht alle Ihre Pro-gramme auf der Festplatte; außerdem ist es nicht bedenkenlos zu empfehlen. Sie können Dateien bzw. Teile davon sehr bequem über die Win-dows-Zwischenablage aus jeder beliebigen An-wendung nach PowerPoint übernehmen.

Grundlagen & Assistenten 15

Leider gibt es noch weitere Einschränkungen: Wenn Sie Winword- oder Excel-Tabellen über-nehmen – egal ob mit der OLE-Funktion oder über die Zwischenablage –, werden die Tabel-lenlayouts verändert und von großen Tabellen Teile abgeschnitten. Bei Tabellen aus Fremdan-wendungen ist die Verstümmelungsgefahr noch größer. Mit Bearbeiten / Inhalte einfügen las-sen sich einige Probleme umgehen. Die sicherste Methode aber ist nach wie jene, via Zwischen-ablage nur die Daten zu übernehmen und in eine PowerPoint-interne Tabelle (2.3) einzufü-gen.

Medienclips, im Einfügen-Menü als Film und Sound, im Platzhalter dagegen als »Mediaclip« bezeichnet, werden in diesem Script nicht behandelt. Schließlich geht es hier um Vortragsunterstützung! Sie sollen mit der Präsen-tation Ihren Vortrag visualisieren und nicht Ihr Publikum mit Klang- und/oder Videoeffekten irritieren und ablenken. Medienclips haben des-halb eigentlich nur im Bereich selbstlaufender Präsentationen eine Existenzberechtigung.

Um sie wirkungsvoll einzusetzen, bedarf es einer aufwändigen Hardware-Ausstattung, die in den seltensten Fällen verfügbar ist. So muss zum Beispiel der PC, von dem aus diese Medien-vorführung erfolgt, vom Feinsten und reichlich mit Systemtakt und RAM bestückt sein, anderen-falls machen Sie sich mit ruckeligen Filmchen lächerlich. Die Soundkarte muss einiges herge-ben oder aber der Beamer muss in der Lage sein, eine Batterie von Lautsprecherboxen anzusteu-ern. Die im Beamer oder gar im Notebook ein-gebauten Lautsprecher sind für eine professio-nelle Vorführung denkbar ungeeignet.

Auch PowerPoint an sich erweist sich als zu-sätzliche Hürde, denn im Grunde genommen ist es „zwischengeschaltet“ und übernimmt das Vorführen von Dateien, für die andere Program-me sicher besser geeignet sind. Der Betrieb von PowerPoint kostet auf Grund der Vielseitigkeit dieses Programms Ressourcen, die beim Einsatz von Spezialsoftware für audiovisuelle Dateien nicht benötigt würden. Der Vorteil, alle benötig-ten Medien in der gemeinsamen Hülse einer PowerPoint-Präsentation zusammengefasst zu haben, wird mit Performance-Verlusten erkauft.

Sollten Sie für Ihren Vortrag dennoch Filme oder Klangdateien benötigen, ist es besser, wenn Sie für deren Vorführung geeignete Spe-zialsoftware verwenden. Sie müssen dann zwar an der richtigen Stelle von PowerPoint auf das andere Programm umschalten, aber bei richtiger Vorbereitung ist auch das ohne störende Unter-

brechung möglich. Die Multitasking-Eigenschaf-ten von Windows machen das ohne Weiteres möglich. Sie müssen das andere Programm nur vor Beginn der Präsentation starten und im Hin-tergrund warten lassen. Mit <Alt> + <Tab> schalten Sie dann zu gegebener Zeit zwischen den Programmen um. PowerPoint bietet auch interne Unterstützung dazu an, indem Sie per Hyperlink die gewünschte Multimedia-Anwen-dung samt Datei starten lassen. Mehr dazu unter 6.4.2.

Eine letzte Warnung noch in diesem Zusam-menhang: Wenn Sie eines der angebotenen „Objekte” wählen und dazu gar kein Bearbei-tungsprogramm auf Ihrem Rechner installiert ist, hängt sich der Rechner auf!

1.8.1 Folienelemente verschieben und anordnen

Um eine klare Abgrenzung zum MS-Terminus „Objekte“ zu erzielen, werden im Folgenden alle Bestandteile einer Folie als „Folienelemente“ oder kurz „Elemente“ bezeichnet.

Folienelemente können auf der Arbeitsfläche beliebig verschoben werden, indem Sie sie mit der Maus markieren. Mit gedrückter <Shift>-Taste werden nacheinander angeklickte Elemen-te gemeinsam markiert. ( Achtung: Diese Logik ist anders als im Explorer und in der Foliensortie-rung!) Oder Sie spannen mit dem Mauszeiger einen Rahmen um die zu markierenden Elemen-te. Alle Elemente markieren Sie am schnellsten mit <Strg> + <A>. Per Drag&drop oder mit den Pfeiltasten der Tastatur lassen sich die Folienele-mente verschieben.

Auf alle Arten von Elementen lassen sich die

Anordnen-Befehle aus dem Zeichnen-Menü anwenden, sodass sie untereinander oder am Folienrahmen ausgerichtet werden können. Wollen Sie Elemente ohne die Anordnen-Befehle ausrichten, können Sie sich der Hilfsli-

16 Grundlagen & Assistenten nien bedienen, die Sie mit Ansicht / Raster und Führungslinien einblenden.

PowerPoint orientiert sich an einem Raster, d.h. Sie können Ihre Elemente nicht beliebig platzie-ren, sondern nur in bestimmten, wenn auch kleinen Schritten, deren Abstand Sie ebenfalls in Raster und linien vorgeben können. Daselbst lässt sich diese Orientierung auch dauerhaft ab-schalten; mit gedrückter <Alt>-Taste setzen Sie die Rasterorientierung ad hoc außer Kraft und können Elemente pixelgenau platzieren. Ein anderer Weg zur pixelgenauen Platzierung ist die Benutzung der Pfeiltasten zusammen mit <Strg>. ( Die Pixelgenauigkeit ist abhängig von der gewählten Ansichts-Vergrößerung.) Sie können sich das Raster auch anzeigen lassen; die zugehörige Option finden Sie ebenfalls in Raster und linien.

Ist die Option »Objekte an anderen Objekten ausrichten« aktiviert, wird eine Art „Fang-funktion“ ausgelöst, d.h. sobald Sie mit einem Element in die Nähe einer der virtuell über den gesamten Bildschirm verlaufenden Begrenzungs-linien eines anderen Elementes kommen, wird dieses punktgenau an dieser Linie orientiert.

Die „Zeichnungslinien“ sind ein mittig orien-tiertes Fadenkreuz, das Sie mit der Maus ver-

schieben können. Benötigen Sie weitere Hilfslinien dieser Art, halten Sie beim Schieben <Strg> gedrückt. Bis zu acht Führungslinien waagrecht und senkrecht sind möglich.

Ist ein Element markiert, wird es von neun Punkten umrahmt. Die acht weißen „Ziehpunkte“ dienen der Größenänderung, der grüne „Drehpunkt“ der Änderung des Lagewinkels. Sie können jeden der Punkte mit der

Maus greifen und das Element dann beliebig verändern. Hier ein paar weitere Hinweise zum Umgang mit Folien-Elementen:

Verschieben Sie ein Element mit gedrückter <Strg>-Taste, wird eine Kopie dieses Elemen-tes angelegt.

Mehrere Kopien lassen sich komfortabel mit <Strg> + <D> anlegen. Beim ersten Betäti-gen erscheint die Kopie leicht rechts nach unten versetzt. Wenn Sie nun die Kopie in eine neue Position schieben, werden alle folgenden mit <Strg> + <D> erzeugten Ko-pien in die gleiche Relativposition zum zu-letzt erzeugten Duplikat gebracht wie die erste Kopie zum Original.

Bei gedrückter Umschalttaste lässt sich jedes

Element nur in 15°-Schritten drehen. Das Skalieren eines Elementes geht üblicher

Weise so vonstatten, dass Bezugspunkt der dem mit dem „greifenden“ Mauszeiger ge-genüber liegende Punkt ist. Bei gedrückter <Strg>-Taste wird auf den Element-Mittel-punkt bezogen skaliert.

Zieht man mit gedrückter Umschalttaste an einer Ecke, werden die Seitenverhältnisse des Elementes beibehalten. So können Verzer-rungen vermieden werden.

Werden Textfelder oder Text enthaltende Felder gedreht, macht der Text diese Dre-hung mit. Das ist nur in PowerPoint so, in den anderen Office-Applikationen funktio-niert das nicht. Im Gegenteil: Von Power-Point nach Word o.a. übernommene Text-felder werden rigoros auf die normale waa-gerechte Textausrichtung zurück gesetzt.

Elemente jedweder Art lassen sich auch aus dem weißen Folienrahmen hinaus schieben. Diese Elemente sind dann zwar im Folien-fenster vorhanden, aber auf dem Ausdruck oder in der Bildschirmpräsentation nicht zu sehen. Alles wird am Folienrahmen radikal abgeschnitten.

1.9 Smarttags Mit der Version XP hat Microsoft die so genann-ten „Smarttags“ eingeführt. Gemeint sind damit besondere Schaltflächen, die nur dann ange-zeigt werden, wenn bestimmte Aktionen durch-geführt wurden und der Mauszeiger das verän-derte Objekt berührt. Zunächst erscheint ein winziger blauer Rahmen unter dem Objekt; wird er vom Mauszeiger berührt, verwandelt er sich in die Smarttag-Schaltfläche. Beim Ankli-cken des Dreiecks in der Schaltfläche öffnet sich ein Kontextmenü, mit dem Sie das Ergebnis der Aktion verändern können. Ein Beispiel: Die Grundeinstellung der Autokorrektur sorgt dafür, dass Zeilenanfänge immer groß geschrieben werden. Sie können das zwar in Extras / Au-toKorrektur-Optionen dauerhaft abschalten, mit dem Smarttag lässt sich der Automatismus aber auch im Einzelfall revidieren. Es gibt Smart-tags für

AutoKorrektur-Optionen Einfügen-Optionen Optionen für das automati-

sche Anpassen Die Möglichkeiten der zugehörigen Kontext-

menüs passen sich jeweils der zuletzt durchge-führten Aktion an.

17

2 Textelemente Das Überschreiben von Text-Platzhaltern ist einfach. Fast ebenso einfach ist es, die Formatierung von Textelementen zu ändern. Dafür sind in der Symbolleiste über dem Hauptfenster von Power-Point reichlich Funktionen enthalten. Wer sich ein bisschen mit Winword auskennt, hat keine Schwierigkeiten, Textelemente in PowerPoint zu bearbeiten. Einige Stolperstellen gibt es aber den-noch, die in diesem Kapitel behandelt werden. Ein häufiges Ärgernis sind die Automatismen, die voreingestellt, aber eigentlich unerwünscht sind.

So verfügt PowerPoint über die selben Rechtschreibprüfungs-Mechanismen wie die anderen Office-Komponenten. Das bedeutet, dass unbekannte Wörter mit einer roten Schlangenlinie unterstrichen werden. Wenn Sie das stört, lässt es sich in Extras / Optionen / Rechtschreibung »Rechtschreibfeh-ler ausblenden« abschalten.

Ein ganz wichtiger Hinweis vorab: Es gibt zwei Arten von Textelementen und ihre Behandlung durch PowerPoint ist unterschiedlich! Jene, die im Folienlayout mit der Bezeichnung „Aufzählung“ oder „Text“ gekennzeichnet sind, enthalten Text-Platzhalter. Auf sie wendet PowerPoint die Vorgaben aus den Masterfolien an und übernimmt ihre Inhalte in die Gliederungsansicht. Mit der Schaltfläche »Textfeld« dagegen erzeugen Sie freie Textelemente, die von den Mastern nicht beeinflusst und nicht in der Gliederung angezeigt werden.

2.1 Die richtige Schrift vorwählen Die meisten Einstellmöglichkeiten in Textfeldern sind identisch mit denen von Winword. Am wichtigsten ist die Auswahl der Schriftart oben links, denn PowerPoint benutzt als Vorgabe-schrift häufig die für Folien ungeeignete Times. Sie sollten hier gleich zu Beginn Abhilfe schaffen und auf eine serifenlose Schrift umstellen, z.B. Arial, Tahoma oder Trebuchet. Verdana ist we-niger geeignet, weil noch weiter laufend als die Arial, deren schmale Variante Arial narrow bei Platzproblemen günstiger ist als eine kleinere Schriftgröße.

Allerdings wäre es sehr mühselig, in jeder Folie einer Präsentation die Textformatierungen sepa-rat zu ändern. PowerPoint bietet dafür verschie-dene „Rundumschläge“ an, die allerdings etwas versteckt sind:

Der erste Weg führt über die Folien-Master: Ansicht / Master / Folien-Master. Hier finden Sie auch die Vorgaben für die Textgestaltung der Platzhalter. Mit <Strg> + <A> markieren Sie alle Elemente und stellen um auf die gewünsch-te Schrift. Wenn Sie nun in die Folienansicht wechseln, ist nicht nur die aktuelle Folie auf die neue Schrift umgestellt, sondern alle vorhande-nen und über Neue Folie noch zu erzeugenden Folien in dieser Präsentation.

Allerdings ist diese Zuordnung lückenhaft, denn sie bezieht sich nur auf die Platzhalter; alle anderen Elemente bleiben davon unbeeinflusst. Ebenso Platzhalter oder Teile davon, deren Attri-bute manuell geändert wurden. Diese werden an den neuen Master erst angepasst, wenn das Layout erneut zugewiesen wird.

Ein „durchgreifenderer“ Weg führt über Format / Schriftarten ersetzen. Eigentlich ist dieses Instrument dazu gedacht, fremd erstellte Präsentationen mit auf dem Zielcomputer nicht installierten Schriften bestmöglich an die hiesi-gen Verhältnisse anzupassen, doch auch zum Ersetzen unerwünschter Vorgabe-Schriften eig-net sich diese Funktion bestens. Diese Ersetzung wirkt sich auch auf die freien Textfelder aus.

Mit Format - Zeichen gelangen Sie in die Einstellungen zur Schriftart, Größe und Aus-zeichnungen. Mit der Option »Standard für neue Objekte« lässt sich die so gewählte Grundschrift vorgeben und wird ebenfalls auch auf freie Textelemente angewandt. Die Schriftgröße lässt sich ein-stellen, wie Sie es von Win-word kennen. In PowerPoint gibt es darüber hinaus zwei Schaltflächen, die die Schriftgröße schrittweise ändern. Ein Hinweis noch dazu: Verwenden Sie keine Schriftgrößen unter 20 pt, sie wären zu schlecht lesbar. Denken Sie an die Leute in der letzten Reihe!

Zum Verändern des Zeilen- und Absatzabstan-des gibt es einen gemeinsamen Menüpunkt: In Format / Zeilenabstand sind auch die Absatz-

18 Textelemente abstände untergebracht, was der Menübefehl eigentlich nicht vermuten lässt. (Genau die um-gekehrte Zuordnung wie in Word, wo der Zei-lenabstand im Absatzmenü versteckt ist. Ir-gendwie typisch für die Microsoft-Entwickler, die übrigens immer noch nicht kapiert haben, dass der Plural von Maßeinheiten wie Punkt nicht flektiert wird.)

Außer den üblichen Ausrichtungsbefehlen für

links- oder rechtsbündig, zentriert und Blocksatz gibt es auch eine vertikale Ausrichtung des Textes innerhalb des Platzhalters. Mit Platz-halter formatieren aus dem Kontextmenü ge-langen Sie in die zuständigen Einstellungen. In der Registerkarte »Textfeld« finden Sie Auswahl zur Orientierung des Textes im Platzhalter mit der seltsamen Bezeichnung »Textanchorpunkt«.

Ebenfalls in diesen Einstellungen dürfen Sie

wählen, ob der Text im Platzhalter umgebro-chen werden soll. Eine wenig verständliche Option, denn wird er nicht umbrochen, ragt er über den Rand hinaus – was sollte das wohl darstellen? Brauchbarer sind da schon die Einstellungen zum Abstand von den Rändern und die Optionen, die Größe des Platzhalters dem tatsächlichen Platzbedarf des Textes anzu-passen oder den Text um 90° zu drehen (was al-lerdings eine Drehung um -90° auslöst).

Auch die Größe eines Textelements, also des Textrahmens lässt sich ändern. Dazu greifen Sie mit dem Mauszeiger einen der acht »Zieh-punkte«, die das Element umgeben und ziehen daran, bis die Größe passt. Die Schriftgröße än-dert sich dabei nicht, der Text wird neu umbro-chen – sofern diese Option aktiv ist. Die intelli-

gente Verwaltung der Schriftgröße, die Power-Point XP bei einigen Platzhaltern und bestimm-ten Objekten beherrscht, funktioniert nicht für freie Textelemente und ist nur über ein „Worka-round“ zu erreichen:

Schneiden Sie das komplette Textelement aus und fügen es mit Bearbeiten / Inhalte ein-fügen wieder ein. Wählen Sie in der Optionen-Box eines der beiden Metadatei-Formate. Dann wird das Textelement in ein Grafikelement um-gewandelt. Sie können diese Konvertierung mit Zeichnen / Gruppierung aufheben revidieren, danach ist der Text wieder bearbeitbar. (Nicht unbedingt logisch, diese Rückwandlung, aber wenn man’s weiß ...)

Sie sollten mit der automatischen Anpassung der Textgröße vorsichtig umgehen. Leicht wird die Schriftgröße dabei zu klein, PowerPoint kennt leider auch in der „intelligenten“ Anpas-sung keine untere Begrenzung. Mit Extras / Autokorrektur-Optionen, Register Autofor-mat während der Eingabe lässt sich diese Lay-out-Automatik abschalten.

Die weiteren Schaltflächen zur Textgestaltung sind auf zwei Menüleisten verteilt, die stan-dardmäßig recht verwirrend am oberen und am unteren Bildrand untergebracht sind. Unten fin-den Sie auch die Schaltfläche zur Erstellung ei-gener, vom Folienlayout unabhängiger Textfel-der. Sie klicken auf diese Schaltfläche und span-nen mit gedrückter linker Maustaste auf der Folie einen Rahmen in der Größe des gewünsch-ten Textfeldes auf. Da die Platzhalter bequemer zu handhaben sind und nur sie in der Gliede-rung angezeigt werden, sollten Sie freie Textfel-der nur in Ausnahmefällen einsetzen.

Die Schriftstile fett und kursiv sollten Sie be-hutsam, unterstrichen überhaupt nicht einsetzen. Und immer für ein ganzes Element bzw. als durchgängigen Stil für alle Textelemente in die-ser Gliederungsebene. Stilwechsel halten beim Lesen auf, doch Folien sollen schnell erfassbar sein. Wollen Sie einzelne Wörter hervorheben, ist

ein Farbattribut ( in der unteren Werk-zeugleiste) besser geeignet.

Sehr hilfreich ist die Möglichkeit, Text mit ei-nem Schatten zu hinterlegen. Damit wird der Text optisch interessanter und bleibt auch auf Hintergründen mit Farbverlauf in allen Berei-chen gut sichtbar.

Textelemente 19

PowerPoint kennt zwei Arten automati-scher Schatten: den Textschatten aus For-mat / Zeichen und den Zeichnungsschat-ten (untere Symbolleis-te). Sie können einige Zeichnungsschatten auch auf Textelemente anwenden, dann ha-ben Sie mehr Freiheit bei der Gestaltung, denn die Zeichnungs-schatten lassen sich verändern, während der Textschatten fest vorgegeben ist.

Natürlich sind Sie nicht auf schwarzweißen Text beschränkt. Acht Vorgabefarben finden Sie, wenn Sie auf den Pfeil in der »Schriftfarbe«-Schaltfläche klicken. Ein Klick auf Weitere Far-ben öffnet Ihnen aber das komplette Farbange-bot.

Gehen Sie dennoch mit Farbe sparsam um. Be-schränken Sie sich auf maximal zwei gut zum Hintergrund kontrastierende Farben für Text-elemente.

Wollen Sie die zuletzt gewählte Farbe für ein anderes Textelement benutzen, geht das schnell, denn diese Farbe wird unter dem ange-zeigt und lässt sich unmittelbar per Klick zuwei-sen. Außerdem wird sie unter der Liste der Vor-gabefarben eingestellt.

Formatänderungen werden immer auf mar-kierten Text angewandt, das kennen Sie eben-

falls von Word. Bei Power-Point allerdings kann der komplette Inhalt eines Text-feldes – egal ob Platzhalter

oder freies Textfeld – angewählt werden, indem Sie auf den schraffierten Rahmen des Feldes kli-cken. Die Schraffur ändert sich in ein Punktraster und zeigt damit an, dass sich alle nun folgenden Formatierungen auf den kompletten Feldinhalt beziehen.

Noch mehr Texteffekte lassen sich mit dem Zusatzprogramm „MS WordArt“ erzielen, auf das in der unteren Symbolleiste ein direkter Zugriff vorhanden ist. Beschränken Sie sich mit Word-Art-Elementen jedoch auf Ausnahmen, zum Bei-spiel in der Titelfolie und für das Konstruieren von Logos u.ä., denn die Lesbarkeit derart ver-fremdeter Texte leidet doch erheblich. (Eine An-

leitung zum Umgang mit MS WordArt finden Sie in 3.7.)

Zur Textausrichtung sind nur Schaltflächen für links- und rechtsbündig sowie zentriert vorgese-hen; Blocksatz wird in Vortragsfolien selten be-nötigt und ist auch nicht sinnvoll. Falls doch, holen Sie ihn bei Bedarf aus Format / Ausrichtung oder benutzen das Tastenkürzel <Strg> + <J>. (Niemand weiß, warum hier andere Tastenkombinationen gelten als bei Word, während jene für die anderen drei Aus-richtungen mit Word identisch sind.)

Wollen Sie Text nicht nur durch Attribute her-vorheben, sondern einen Textblock einrahmen, müssen Sie dazu keineswegs zu den Zeichen-werkzeugen greifen. Jedes Textelement spricht auch auf die Grafikattribute an, sodass die Schaltflächen rund um »Schriftfarbe« (»Füllfarbe«, »Linienfarbe«, »Linienart« und »Strichart«) auch auf Textelemente angewandt werden können.

Diese Affinität zu Grafikelementen geht sogar so weit, dass Sie einen Textrahmen mit Zeichnen / AutoForm ändern in eine AutoForm umwan-deln können (siehe 3.3). Doch Vorsicht: Die so erzeugten AutoFormen reagieren auf Rahmen-änderungen wie ein Textrahmen, nicht wie ein Grafikelement.

2.2 Aufzählungen In den vom Folienlayout vorgegebenen Folien finden sich ein- und zweispaltige Varianten für Aufzählungen. Die Aufzählungszeichen oder Nummern zu ändern, ist auch kein Problem, funktioniert ebenso wie in Winword mit Format / Nummerierung und Aufzählungzeichen. Al-lerdings sind Register-Nummerierungen oder wissenschaftliche Gliederungen nach dem Mus-ter „1 – 1.1 – 1.1.1“ damit nicht möglich. Jede Unter-Ebene wird eindimensional und immer wieder neu beginnend nummeriert.

Mit den Einzugs-Schaltflächen lassen sich weitere Gliederungsebenen einrichten, ma-ximal fünf. Sie sollten diese fünf Ebenen aller-dings nicht ausreizen; bereits eine dritte Gliede-rungsebene muss auf Ausnahmefälle beschränkt bleiben. Wenn die strukturierte Darstellung eine dritte Gliederungsebene verlangt, sollten Sie sie besser auf mehrere Folien aufteilen.

Eine Faustregel („7x7-Regel“) sagt, dass auf ei-ner Textfolie maximal sieben Gliederungspunkte (Unterebenen mitgezählt) mit jeweils maximal sieben Wörtern Platz finden. Mehr ist nicht mehr schnell aufzunehmen.

Gefallen Ihnen die Einzüge in den Auflistun-gen nicht? Mit Ansicht / Lineal blenden Sie das Lineal ein, in dem Sie wie in Winword die Rand-

20 Textelemente und Einzugsmarken verschieben können. Dabei werden Sie feststellen, dass es nicht möglich ist, die Randmarke einer tieferen Gliederungsebene mit der Einzugsmarke der nächst höheren Ebene zur Deckung zu bringen. Allerdings nur, solange Sie nicht die <Strg>-Taste beim Verschieben der Marken gedrückt halten.

2.3 Tabellen

Für einzufügende Tabellen in die zugehörigen Platzhalter müssen Sie nach einem Doppelklick zunächst angeben, wie viele Spalten und Zeilen die Tabelle haben wird. Ist das erledigt, wird Ihnen eine diesen Vorgaben entsprechende Tabelle eingeblendet, die Sie wie im Tabellen-modus von Winword ausfüllen und formatieren

können. Mit den Funktionen der Werkzeugleiste »Tabellen und Rahmen« lässt sich das Tabellen-layout verändern.

Der Weg zur Zellenformatierung über das Kon-textmenü ist nicht leicht zu finden: Die Einstell-box Tabelle formatieren verbirgt sich hinter dem irreführenden Befehl Rahmen und Ausfül-len.

PowerPoint verfügt auch über die Möglichkeit,

Word-Tabellen und Excel-Tabellen einzufügen, doch führt der günstigere Weg über die Zwi-schenablage. Beachten Sie dabei jedoch, dass die so übernommenen Elemente in PowerPoint nicht ohne weiteres veränderbar sind, sondern ihre Formatierung mitbringen sollten. Eine wei-tere Einschränkung sind Maximalgrößen, die zu einem Beschneiden der Tabellen während des Imports führt.

Auch die Funktion Bearbeiten / Inhalte ein-fügen hilft hier meist nicht weiter. Lediglich wenn Sie damit als HTML einfügen, bleiben die Formatierungen erhalten.

Sollten Sie versuchen, den Inhalt einer Word-Tabelle in eine PowerPoint-interne Word-Tabelle via Zwischenablage zu übernehmen, wird das nicht klappen. PowerPoint füllt die komplette Tabelle aus der Zwischenablage als Untertabelle in eine einzige Zelle. Es gibt aber Abhilfe, wenn Sie einen Umweg über Excel ma-chen. Dann werden die Felder der importierten Tabelle auch in einzelne Felder der PowerPoint-Tabelle eingetragen.

Mit der Excel-Tabelle stehen Ihnen auch in PowerPoint die Excel-Rechenbefehle zur Verfü-gung, sodass Sie bei einer Bildschirmpräsentati-on nicht unbedingt nach Excel wechseln müs-sen, um einige interaktive Rechenvorgänge durchzuführen.

21

3 Grafikelemente Die Applikationen von MS-Office beherrschen durchgängig die Erzeugung und Bearbeitung von Vektorgrafik. Die Zeichenwerkzeuge am unteren Bildschirmrand muten auf den ersten Blick spär-lich an, doch sie sind nur die Oberfläche für etliche sehr weit reichende Funktionen, die sich hinter einigen der Schaltflächen verbergen. Die Funktionsweise der einzelnen Werkzeuge erschließt sich am besten nach der „Learning by

doing“-Methode, besonders was die Standard-Funktionen wie Flächenfüllung und Liniengestaltung betrifft. Allerdings sind viele Funktionen auf Grund der Microsoft-typischen unklaren Bezeich-nungen und der teilweise abwegigen Zuordnungen nicht so leicht zu finden. So hat man auch zwei recht verschachtelte Menüs in dieser Symbolleiste untergebracht, die Funk-

tionen enthalten, welche man anhand der Menünamen dort nie vermuten würde. Doch zunächst ein paar Worte zu den grundlegenden Zeichenfunktionen.

3D-EffekteSchattenPfeilart (Linienenden)StrichartLinienart (Linienstärke)TextfarbeLinienfarbeFüllfarbe (Flächenfüllung)Bilddatei einfügenClipArt einfügenStruktugramm und Organigramm

Zeichnen-Untermenü

Basiswerkzeug (Markierungs- und Bearbeitungspfeil)

AutoFormen-Untermenü

LiniePfeil

RechteckEllipse

TextfeldWordArt

3.1 Einfache Zeichnungselemente Mit »Linie«, »Pfeil«, »Rechteck« und »Ellipse« le-gen Sie die vier Grundformen an. Für Linien und Pfeile setzen Sie nach Anklicken der Werkzeug-Schaltfläche den Mauszeiger an den Startpunkt, klicken, ziehen ihn dann zum Endpunkt und lassen dort die Maustaste los. Ähnlich verfahren Sie beim Anlegen von Rechtecken und Ellipsen: Hier klicken Sie zuerst dorthin, wo ein Eckpunkt (bei der Ellipse der Eckpunkt eines umschließen-den Rechtecks) liegen soll, führen den Mauszei-ger dann zur diagonal gegenüber liegenden Ecke, lassen dort los, fertig.

Ein Quadrat können Sie zeichnen, indem Sie beim Zeichnen des Rechtecks die Umschalttaste festhalten, ebenso ergib Umschalttaste + Ellipse einen Kreis.

3.1.1 Objektattribute Alle flächigen Zei-chenelemente haben von Haus aus Micro-softs Hausfarbe Tür-kis als Flächenfül-lung. Die wird Ihnen vermutlich in den wenigsten Fällen zusagen, auch wenn sie neuerdings etwas dezenter ist als in

früheren Programmversionen. Auch die schwar-ze Linie mit 0,75 pt Stärke ist vielleicht nicht das, was Ihnen vorschwebt. Mit den Schaltflächen

Füllfarbe Linienfarbe Linienart (gemeint ist „Linienstärke“)

und Strichart

lassen sich die voreingestellten Attribute belie-big verändern. In den Kontextmenüs finden sich unter AutoForm formatieren noch weitere Anpassungsmöglichkeiten. (PowerPoint betrach-tet alle Zeichenelemente als „AutoFormen“, ob-wohl dieser Begriff im engeren Sinne eine be-sondere Art von Grafikelementen beschreibt – siehe 3.3.)

Das Werkzeug Füllfarbe hat sehr vielfältige Möglichkeiten, eine Fläche mit Farbe zu füllen. Einige Vorgabefarben finden Sie sofort, mit ei-nem Klick auf Weitere Füllfarben steht Ihnen die komplette Farbenvielfalt zur einfarbigen Füllung eines Elementes zur Verfügung. In der „Wabe“ des Registers »Standard« sehen Sie eine größere Auswahl und wenn die noch nicht aus-reicht, wechseln Sie zum Register »Benutzerdefi-niert«, in dem Sie völlig freie Hand bei der Farbwahl haben.

22 Grafikelemente

Die Farbfüllung muss nicht völlig deckend sein. Mit dem Schieberegler »Transparenz« sorgen Sie dafür, dass die Flächenfüllung farbig, aber den-noch durchscheinend ist.

Neben einfarbiger Füllung sind auch Farbver-läufe, Muster und anderes möglich, die sich un-ter Fülleffekte verbergen. Die Fülleffekte glie-dern sich in vier Registerkarten:

Graduell Struktur Muster Grafik Mit Graduell lassen sich unterschiedliche

Farbverläufe erzeugen, entweder mit »einfarbig« Verläufe gegen hell oder dunkel (schwarz oder weiß) oder mit »zweifarbig« zwischen zwei se-lektierten Farben.

Farbverläufe als Flächenfüllung wirken meist besser als durchgängige Farben. Probieren Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Farbverläufe aus. Mit der Option »Voreinstellung« sollten Sie vorsichtig umgehen, denn davon ist gerade mal die Hälfte geeignet, eine Fläche mit einem „brauchbaren“ Farbverlauf zu füllen (vgl. Seite 10).

Die Verlaufsrichtung lässt sich im unteren Teil der Einstellungen wählen und anhand der Mus-

terabbildungen auch gleich in etwa kontrollie-ren. Die Option »Fülleffekt mit Form drehen« entscheidet darüber, ob der Effekt an der Lage der Form oder am Folienrahmen orientiert wird.

Mit Hilfe des Registers Muster können Sie bei frei wählbarer Vorder- und Hintergrundfarbe Ihr Zeichnungselement mit einem geometrischen Punkt- oder Linienraster füllen.

Im Register Struktur finden Sie einige Textu-ren (gekachelte Flächenfüllungen), die Sie so übernehmen müssen, wie sie als Datei vorliegen, eine Nachbearbeitung ist nicht möglich. Mit Weitere Strukturen lassen sich andere Texturen

aus Bitmap-Dateien nachladen. Achten Sie darauf, dass in der Dateiauswahl die Ansichtsop-tion eingestellt ist, denn sie gewährt eine Vor-schau auf das ausgewählte Bild.

Mit Texturen verbrauchen Sie wenig Speicher-platz für die Flächenfüllung, denn die (kleine) Grafik wird nur einmal in der Präsentation ge-speichert und zur Laufzeit in der Darstellung multipliziert.

Die Registerkarte Grafik lädt ebenfalls frei

wählbare Grafikdateien in Ihr Zeichenelement, im Unterschied zu einer Textur wird diese Grafik aber an die Rahmenmaße des Elementes ange-passt, also gestaucht oder gestreckt, auch un-proportional. Sie müssen ggf. etwas herum pro-bieren, damit diese Füllung auch optisch stimmt. Andererseits können Sie auf diese Weise aus einem rechteckigen Bild beliebige Formen her-ausstanzen, denn sichtbar ist nur der Teil inner-halb des Zeichenelements.

Grafikelemente 23

Linien lassen sich Farben, Stärken und unter-schiedliche Enden zuordnen, aber über Linien-Füllmuster (in den über das Kontextmenü er-reichbaren Einstellungen Gemusterte Linien genannt, aber sonst identisch) auch die Raster, die bei den Flächenfüllungen unter Muster zu finden sind. Diese Einstellungen wirken sich nicht nur auf freie Linien aus, die mit den Werk-zeugen Pfeil oder Linie erstellt wurden, sondern auch auf die Umrisslinien von Flächen.

Jede Linie lässt sich mit Hilfe des Werkzeugs Pfeilart zum Pfeil umwandeln; umgekehrt las-sen sich aus Pfeilen einfache Linien machen, indem Sie die Spitzen mit Pfeilart einfach ab-wählen.

Wenn Ihnen die Standardvoreinstellung für neue Zeichenelemente nicht gefällt, können Sie einen eigenen Standard für alle Zeichenelemen-te vorgeben. Markieren Sie dazu ein Zeichen-element, das die gewünschten Attribute besitzt, und wählen Sie im Kontextmenü Als Standard für AutoForm festlegen.

Nicht nur Füllung und Rahmen lassen sich ver-ändern, auch Größe, Proportionen und der Win-kel der Elemente ist beeinflussbar. Mit dem Pfeil-Werkzeug aus der Zeichnen-Symbolleiste lassen sich Zeichnungselemente greifen, verschieben und beim Benutzen der Ziehpunkte auch skalie-ren. Mit dem grünen Drehpunkt darüber ist frei-händiges Drehen möglich. Und ein ganz exakter Drehwinkel kann bei Bedarf über AUTOFORM

FORMATIEREN eingestellt werden — auf der Regis-terkarte Grösse (auch das ist mal wieder Micro-soft-Logik ...)

Für 90°-Drehungen und Spiegelungen enthält das Zeichnen-Menü vier zusätzliche Befehle un-ter Drehen und Kippen (mit Kippen ist Spiegeln gemeint).

3.1.2 Grafikelemente verschieben und anordnen

Folienelemente können auf der Arbeitsfläche beliebig verschoben werden, indem Sie sie mit der Maus markieren. Mit gedrückter Umschalt-taste werden nacheinander angeklickte Elemen-te gemeinsam markiert. Oder Sie spannen mit dem Mauszeiger einen Rahmen um die zu mar-kierenden Elemente. Alle Elemente einer Folie markieren Sie am schnellsten mit <Strg> + <A>. Per Drag&drop oder mit den Pfeiltasten der Tas-tatur lassen sich die Objekte verschieben.

Wollen Sie mehrere Elemente zu einer Einheit verbinden, benutzen Sie nach dem Markieren aller zusammenzufassenden Elemente den Be-fehl Gruppierung aus dem Zeichnen-Menü. Danach werden die gruppierten Elemente wie

ein Element behandelt, alle Veränderungen betreffen alle erfassten Elemente gleichermaßen. Sie können die Gruppierung auch jederzeit wieder aufheben mit dem gleich lautenden Be-fehl im Zeichnen-Menü.

Auf alle Arten von Elementen lassen sich die Befehle unter Ausrichten oder verteilen aus dem Zeichnen-Menü anwenden, sodass sie un-tereinander oder am Folienrahmen ausgerichtet werden können.

Wollen Sie Elemente ohne diese Befehle aus-richten, können Sie sich der Hilfslinien bedienen, die Sie mit Ansicht / Raster und Führungs-linien einblenden.

PowerPoint orientiert sich an einem unsichtba-

ren Raster, d.h. Sie können Ihre Elemente nicht beliebig platzieren, sondern nur in bestimmten, wenn auch kleinen Schritten, deren Abstand Sie ebenfalls in Raster und Linien vorgeben kön-nen. Hier lässt sich auch einstellen, ob Sie dieses Raster auf dem Bildschirm sehen möchten. Au-ßerdem lässt sich hier die Raster-Orientierung dauerhaft abschalten; mit gedrückter <Alt>-Taste setzen Sie die Rasterorientierung ad hoc außer Kraft und können Elemente pixelgenau platzie-ren. Ein anderer Weg zur pixelgenauen Platzie-rung ist die Benutzung der Pfeiltasten zusam-men mit <Strg>. ( Die Pixelgenauigkeit ist abhängig von der gewählten Ansichts-Vergrö-ßerung.) Ist die Option »Objekte an anderen Objekten ausrichten« aktiviert, wird eine Art „Fangfunktion“ ausgelöst, d.h. sobald Sie mit einem Element in die Nähe einer der virtuell über den gesamten Bildschirm verlaufenden Begrenzungslinien eines anderen Elementes kommen, wird dieses punktgenau an dieser Linie orientiert.

3.1.3 Tipps und Tricks zum Zeichnen

Mit einem Doppelklick auf die Schaltflächen der Grundformen behalten Sie diese Werk-zeuge bei, bis Sie sie mit einem Klick auf ein

24 Grafikelemente

anderes Werkzeug oder Menü wieder ab-wählen.

Verschieben Sie ein Element mit gedrückter <Strg>-Taste, wird eine Kopie dieses Elemen-tes angelegt.

Mehrere Kopien lassen sich komfortabel mit <Strg> + <D> anlegen. Beim ersten Betäti-gen erscheint die Kopie leicht rechts nach unten versetzt. Wenn Sie nun die Kopie in eine neue Position schieben, werden alle folgenden mit <Strg> + <D> erzeugten Ko-pien in die gleiche Relativposition zum zu-letzt erzeugte Duplikat gebracht wie die ers-te Kopie zum Original.

Mit gedrückter Umschalttaste erhalten Sie beim Zeichnen regelmäßige Figuren: Recht-ecke werden Quadrate, Ellipsen Kreise.

Linien lassen sich bei gedrückter Umschalt-taste nur waagerecht, senkrecht oder in ei-nem durch 15° teilbaren Winkel zeichnen.

Bei gedrückter Umschalttaste lässt sich jedes Element nur in 15°-Schritten drehen.

Alle Drehungen von Flächen gehen um den Elementmittelpunkt. Eine freie Wahl der Drehachse wie in anderen Vektorprogram-men gibt es nicht, doch wird bei gedrückter <Strg>-Taste die Achse auf den dem „Dreh-punkt“ gegenüberliegenden Punkt der Flä-che verlagert.

Bei Linien funktioniert das genau umge-kehrt, sie lassen sich um einen Endpunkt drehen, wenn man sie am Ziehpunkt am ge-genüber liegenden Ende greift, bei gedrück-ter <Strg>-Taste wechselt die Achse zur Li-nienmitte.

Es gibt ein weiteres Drehwerkzeug, das Sie in Zeichnen / Drehen und Kippen finden: Frei-es Drehen. Es ist das alte Drehwerkzeug aus den Vorversionen von PowerPoint. Wird es an Stelle des üblichen Mauszeigers gewählt, verwandeln sich alle Eckpunkte in grüne Drehpunkte. Gedreht wird um den Objekt-mittelpunkt, mit gedrückter <Strg>-Taste um den dem Mauszeiger gegenüber liegenden Punkt.

Das Skalieren eines Elementes geht üblicher Weise so vonstatten, dass Bezugspunkt der dem mit dem Mauszeiger diagonal gegen-über liegende Punkt ist. Bei gedrückter <Strg>-Taste wird auf den Element-Mittel-punkt bezogen skaliert. Mit gedrückter Um-schalttaste bleiben die Proportionen beim Skalieren erhalten. Die Zusatztasten lassen sich auch kombiniert anwenden!

In jedes Zeichenelement lassen sich Texte einfügen, indem Sie es anklicken und dann ohne weiteren Zwischenschritt Text einge-ben. Die Benutzung des Werkzeugs Textfeld zu diesem Zweck erzeugt ein zusätzliches Textelement, was die folgende Arbeit er-schwert.

Der eingegebene Text richtet sich allerdings nicht nach den Begrenzungen des Zeichen-elements, sondern wird über dessen Gren-zen hinaus geschoben. Über das Kontext-menü erreichen Sie die Einstellungen zu Au-toForm formatieren. In der Registerkarte Textfeld sind neben Angaben zur Ausrich-tung und Rändern auch Optionen für Zei-lenumbruch und Rahmenorientierung des Textes enthalten.

Werden Textfelder oder Text enthaltende Felder gedreht, macht der Text diese Dre-hung mit. Das ist nur in PowerPoint so, in den anderen Office-Applikationen funktio-niert das nicht. Im Gegenteil: Von Power-Point nach Word o.a. übernommene Text-felder werden rigoros auf die normale waa-gerechte Textausrichtung zurück gesetzt.

Bitmap-Grafiken können erst ab Version XP gedreht und gespiegelt werden. In den Vor-versionen war es jedoch möglich, Bitmaps unabsichtlich zu spiegeln, was allerdings vom Programm ignoriert wurde, die Grafik wurde in der originalen Orientierung darge-stellt. PowerPoint XP erkennt in Dateien aus alten Versionen die Spiegelung und stellt sie auch dar. So können Grafiken, die in der al-ten Version korrekt dargestellt wurden, in XP plötzlich seitenverkehrt sein oder auf dem Kopf stehen. Auf den Dokumentenseiten von Microsoft gibt es eine Beschreibung, wie diesem Problem abgeholfen werden kann (auf englisch), einfacher ist es jedoch meist, solche Fehler manuell zu korrigieren.

Grafikelemente 25

3.2 Das Menü »Zeichnen« Hier sind beileibe keine Zeichenfunktionen ent-halten, sondern hauptsächlich die Befehle, die Sie benötigen, um die Anordnung Ihrer Elemen-te auf der Folie zu erleichtern.

Reihenfolge bezieht sich auf die für Vektorgra-fiken typische „Layer-Technik“. Jedes Zeich-nungselement hat seine eigene Ebene, in der es liegt. Diese richtet sich nach der Reihenfolge, in der die Elemente gezeichnet bzw. eingefügt wurden. Das lässt sich aber mit den Befehlen zur Änderung der Ebenen verändern. Man kann mit der Tab-Taste von einem Element zum nächsten springen, PPT wählt sie dann „von hinten nach vorne“ an, so kann ggf. die Reihenfolge festge-stellt werden.

Gruppierte Element werden in der obersten Ebene zusammengefasst. Hebt man die Gruppie-rung wieder auf, liegen sie in ihrer alten Reihen-folge, aber über allen anderen Elementen.

Die verschiedenen Möglichkeiten der Ausrich-tung von Elementen erklären sich von selbst, ebenso das Kippen, wenn man erst einmal ge-merkt hat, dass damit „Spiegeln“ gemeint ist.

Verbindungen neu erstellen ist ein Befehl, der nur bei zu Organigrammen umfunktionierten Grafikelementen einsetzbar ist. Erzeugen lassen sich solche Organigramme mit Verbindungen im Menü Autoformen (4.4.3).

Eine überaus interessante Funktion verbirgt sich hinter dem Befehl Punkte bearbeiten. Hier-mit bietet PowerPoint die Möglichkeit der Bear-beitung von Polygonen und Bézierkurven. Die Erzeugung solcher Elemente liegt (natürlich) woanders, nämlich im Untermenü Autoformen. Wegen ihrer Besonderheiten wird den Polygo-nen und Bézierkurven ein eigener Abschnitt 3.3.1 gewidmet.

3.3 Das Menü »Autoformen« Auch hier erlebt der unbefangene Nutzer Über-raschungen. Das Menü offeriert folgende Mög-lichkeiten:

Linien Verbindungen Standardformen Blockpfeile Flussdiagramm Sterne und Banner Legende Interaktive Schaltflächen Weitere Autoformen

Gerade Linien und Pfeile zu zeichnen, ist auch mit den frei auf der Zeichnen-Symbolleiste lie-genden Schaltflächen möglich. Die Funktion

Linien hier im AutoFormen-Menü enthält je-doch weit mehr Möglichkeiten, u.a. auch Poly-gone und Bézierkurven, die in Abschnitt 3.3.1 ausführlich beschrieben werden.

Mit Verbindungen haben Sie freie Hand bei der Organigrammgestaltung und sind nicht an die Vorgaben des Organigramme-Modus ge-bunden; mehr dazu in 4.4.

In den Rubriken Standardformen, Blockpfei-le, Flussdiagramme und Sterne und Banner finden Sie weitere Standard-Zeichenelemente. Aus einer miniaturisierten Voransicht suchen Sie sich die gewünschten Formen aus, spannen dann mit dem Mauszeiger einen Rahmen auf Ihrer Folie und erhalten das gewählte Element rahmenfüllend. Haben Sie eine Autoform ge-wählt und klicken nur einmal kurz auf die Zei-chenfläche, entsteht die Autoform in einer re-gelmäßigen Form von 2,54 cm Kantenlänge.

Gefällt Ihnen die gewählte Form nicht, können

Sie sie nachträglich problemlos ändern, aller-dings finden Sie den Befehl Autoform ändern erstaunlicher Weise im Menü Zeichnen.

Haben Sie ein mit AutoFormen erzeugtes Ele-ment markiert, werden Sie kleine gelbe Rauten darin bemerken, die Sie mit der Maus greifen und verschieben können. Damit ändern Sie die inneren Proportionen der Bestandteile des Ele-ments.

In Legende finden Sie eine Kombination aus Standardformen und Verbindungen vor. Von einem beliebigen Punkt Ihrer Folie ausgehend zeichnen Sie mit nur einer Aktion eine Verbin-dungslinie und ein Textfeld für die Erläuterung. Die Form des Rahmens kann nachträglich jeder-zeit geändert werden, der Startpunkt der Linie lässt sich verlegen, indem Sie die zugehörige gelbe Raute mit dem Mauszeiger greifen.

Die Interaktiven Schaltflächen sind für Bild-schirm- und besonders für Internetpräsentatio-nen gedacht. In ihrer Konstruktion unterschei-den sie sich nicht von den anderen Autoformen, doch besitzen sie im Gegensatz zu jenen die

26 Grafikelemente Eigenschaft, beim Anklicken als optische Täu-schung in den Bildschirm hinein gedrückt zu werden. Sie sind damit bestens für die Navigati-on über Websites oder in vom Betrachter selbst zu bedienenden Präsentationen geeignet; die vorgegebenen Symbole entsprechen bereits den typischen Bedürfnissen für diesen Einsatzzweck. Mehr zum Einsatz von Schaltflächen finden Sie in Abschnitt 6.4.2.

Darüber hinaus gibt es noch Weitere Auto-Formen, die aber völlig grundlos anders ausge-wählt werden. Diese Zusatz-Kollektion erscheint im Aufgabenbereich. Dort können Sie entweder eine gewünschte Form anklicken, dann er-scheint sie in der Mitte Ihrer Folie, oder Sie zie-hen Sie per Drag&drop aus dem Aufgabenbe-reich an die gewünschte Stelle Ihrer Folie. In dieser Auswahl sind auch so brauchbare Formen enthalten wie frei im Winkel einstellbare Kreis-segmente und -sektoren.

Allerdings sind nicht alle Elemente aus den Weiteren AutoFormen echte AutoFormen, den meisten fehlt die gelbe Raute, sie haben dort eigentlich nichts zu suchen, sondern gehören eher in die ClipArt-Sammlung.

3.3.1 Polygone und Bézierkurven Die Funktion Linien des Autoformen-Menüs bietet Ihnen sechs Varianten zur Auswahl:

Linie Pfeil Doppelpfeil Kurve Freihandform (Polygon) Skizze Die ersten drei sind lediglich Redundanzen der

normalen Linien- und Pfeilbefehle. Mit der Kur-ve dagegen erhalten Sie eine wesentliche Unter-stützung beim Zeichnen regelmäßiger Kurven. Setzen Sie mit dem Mauszeiger einen Startpunkt, bewegen Sie die Maus zu einem anderen Punkt, klicken dort wieder, etc. Jeder gesetzte Punkt wird zu einem Tangentenpunkt für eine wohl geformte Kurve umgerechnet. Mit einem Dop-pelklick beenden Sie den Linienzug. Endet die Linie im Startpunkt, wird eine geschlossene Flä-che daraus.

Während Sie mit den einfachen Linienwerk-zeugen immer nur eine gerade Linie zeichnen können, gestattet Ihnen die Freihandform das Zeichnen von zusammengesetzten Linien: Jeder Mausklick setzt einen Eckpunkt, ein Doppelklick beendet den Linienzug; auch hier entsteht beim Beenden am Startpunkt eine geschlossene Figur, ein Polygon. Mit etwas Geduld ist es hiermit

möglich, nicht zu komplizierte Bitmaps (Symbo-le, Karten, u.ä.) in Vektorgrafiken umzuwandeln.

Ein weiterer, nicht gleich ins Auge fallender Einsatzzweck sind transparente Flächen, die man mit Hyperlinks versehen zum Navigieren auf Landkarten legen kann.

Sie können zwischen den geraden Linien eines Polygons auch andere Linienformen er-zeugen. Halten Sie nach dem Klick für einen Eckpunkt die Maustaste gedrückt und bewegen Sie die Maus weiter, dann folgt die Linie jeder (unregelmäßigen) Mausbewegung, bis Sie die Taste wieder loslassen. An dieser Stelle wird der nächste Eckpunkt gesetzt.

Die letzte Variante aus den Linienfunktionen, Skizze genannt, ist die eigentliche Freihandzei-chung. Sie halten beim Arbeiten die Maustaste fest und auf der Arbeitsfläche entsteht eine Linie, die jeder Mausbewegung – aber auch jedem Zittern – folgt.

Das Beste an diesen drei Zeichnungselementen ist, dass sie intern in Bézierkurven umgerechnet werden. So lassen sich auch Freihandfiguren (die nie so richtig „schön“ werden) im Nachhinein noch verbessern. Dazu dient die Funktion Punk-te bearbeiten im Zeichnen-Menü.

Markieren Sie das Polygon oder die unregel-mäßige Linie oder Kurve, die Sie bearbeiten möchten und aktivieren Sie Punkte bearbeiten. In Ihrem Element wird Ihnen nun jeder Eck- und Tangentenpunkt angezeigt. Leider gibt es keine unterschiedlichen Symbole für die Punktarten.

Es empfiehlt sich, die Bildschirmdarstellung zu vergrößern, dann lassen sich die Punkte leichter und exakter bearbeiten.

Sie können mit der Maus jeden dieser Punkte separat greifen und verschieben, die Verbin-dungslinien zu den Nachbarpunkten machen diese Bewegung mit. Im Kon-textmenü finden Sie darüber hin-aus Befehle zur Veränderung der Punktart, Sie können einzelne Punkte oder Verbindungen entfernen, neue Punkte hinzufü-gen oder offene Linienzüge nachträglich schließen.

Grafikelemente 27

ein/aus schieben

Farbe

ein/aus drehen

TiefeRichtung

BeleuchtungOberfläche

Farbe

Es gibt Autopunkte mit automatisch berechneten

Tangenten, Übergangspunkte mit symmetrischen Tan-

genten, die 180° zueinander liegen, geglättete Punkte mit ebenfalls 180° zuein-

ander liegenden Tangenten, aber von unter-schiedlicher Länge, was sich auf die Steigung der Kurve auswirkt und

Eckpunkte, bei denen Länge und Winkel der Tangenten frei sind.

An Tangentenpunkten entstehen beim Ankli-cken blaue Linien mit weißen Quadraten an den Enden. Mit Hilfe dieser Linien lassen sich Lage und Steigung der Tangenten in diesem Punkt verändern, indem Sie einfach einen der weißen Endpunkte greifen und bewegen. Diese Funkti-on macht die eigentliche Bézier-Technik aus, denn mit ihr werden Formen ausschließlich durch die Tangentenpunkte sowie die Lage und Länge der Tangenten beschrieben. Je nach Art des Punktes macht die gegenüberliegende Tan-gentenhälfte die Veränderungen ganz, teilweise oder überhaupt nicht mit.

Aus unerfindlichen Gründen lassen sich mit Punkte bearbeiten aber nicht die Autoformen-Elemente verändern, obwohl sie doch zumeist Polygone sind.

3.4 Schatten und 3D-Effekte Ganz rechts in der »Zeichnen«-Symbolleiste fin-den sich zwei Schaltflächen für »Schatten« und »3D«. Hiermit lassen sich flächige Elemente wir-kungsvoll umgestalten. Die Auswahl ist jeweils reichlich, weitere Veränderungen lassen sich über die »Schatten-Einstellungen« und die »3D-Einstellungen« erzielen. Leider sind die Erläute-rungen der Quickinfos etwas irritierend; zum Glück sind die Symbole aber klarer (siehe unten).

Bei den Beleuchtungs-Optionen wird häufig die Funktion der mittleren Schaltfläche überse-hen, die einen frontalen Lichteffekt erzeugt.

Übergangspunkt

geglätteter Punkt

Eckpunkt

Ebenfalls wenig bekannt ist, dass sich sowohl die Schatten- als auch die 3D-Formatierungen auch auf Schrift anwenden lassen. Allerdings sind die Schattenfunktionen auf nur fünf Varian-ten eingeschränkt und 3D funktioniert über-haupt nicht, solange es sich um „normale Text-elemente“ handelt. Sie müssen schon den Um-weg über WordArt gehen, dann wird Ihr Text-element wie jedes Zeichenelement behandelt.

28 Grafikelemente

Haben Sie einem Zeichenelement, das Text

enthält, einen Schatten zugewiesen, wird dieser auch auf den Text angewandt, sofern es sich um einen der fünf für Text möglichen Schatten han-delt. Wollen Sie, dass nur der Rahmen Schatten wirft, aber nicht der Text, gibt es zwei Wege der Abhilfe: Entweder benutzen Sie einen Schatten, der sich nicht auf Text auswirkt, oder Sie weisen dem Zeichenelement eine Füllung zu, denn dann liegt der Textschatten hinter der Füllung und ist nicht sichtbar.

3.5 Applikations-übergreifend –

dennoch spezialisiert Die Zeichenfunktionen ste-hen in Winword, Excel und PowerPoint zur Verfügung; aber es gibt Unterschiede. So lassen sich zum Beispiel Zeilen- und Absatzabstände in Textrahmen bei Winword ebenso ändern wie im Fließ-text; bei PowerPoint funkti-oniert das nur einge-schränkt. Andererseits berei-tet es in PowerPoint weni-ger Probleme, Zeichnungen mit vielen Grafikelementen anzufertigen als in Win-word. Winwords Orien-tierung am Fließtext er-schwert auch das Positionie-ren von Grafikelementen. In PowerPoint geht gerade das besonders leicht.

Es hat sich deshalb als sinnvoll erwiesen, die reinen Grafik-Arbeiten in Power-Point zu erledigen.

So ist es zum Beispiel in PowerPoint möglich, Land-karten aus dem einschlägi-gen Excel-Modul älterer Office-Versionen zu verän-dern, was von Excel selbst nicht unterstützt wird. Fü-gen Sie dazu eine Landkarte

in eine Excel-Tabelle ein und formatieren Sie sie mit den dortigen Werkzeugen so weit, dass sie Ihren Vorstellungen schon möglichst nahe kommt. Klicken Sie anschließend in irgend eine Zelle außerhalb des Kartenrahmens und danach die Karte einmal (!) wieder an. Dann transportie-ren Sie sie über die Zwischenablage nach Po-werPoint, heben dort die Gruppierung auf und können zum Beispiel einzelne Teile der Landkar-te umfärben.

Das altbewährte „MS Map“ liefert Microsoft seit der XP-Version nicht mehr mit! Wer nun Karten braucht, ist entweder auf die ClipArts angewiesen (lückenhaft – die neuen Bundeslän-der sind auch mehr als 10 Jahre nach der Wie-dervereinigung noch eine durchgehende Fläche ohne Ländergrenzen) oder muss MS MapPoint für rund 350 € dazukaufen, um Diagramme in Karten integrieren zu können.

Leider ist der Weg von Power-Point in die anderen Applikationen häufig mit Verlusten verbunden, zum Beispiel „verstehen“ Word und Excel keine gedrehten Textelemente. Es sei denn, man fügt sie über Bearbeiten / Inhalte einfügen als Metadatei oder Bitmap ein. Auch mit anderen Spezialitäten können Sie beim Transfer Schiffbruch erleiden, wenn die anderen Applikationen nicht mit den erweiterten Zeichen-funktionen von PowerPoint klar kommen.

3.6 ClipArts „ClipArts“ ist einer der Amerikanis-men, der sich besonders rasch in der Computerwelt durchgesetzt hat. Gemeint sind grafische Darstellungen jedweder Art, die sich in Dokumente einbinden lassen.

ClipArts werden häufig als Sammlungen vertrieben, in denen Tausende mehr oder weniger brauchbarer Bildchen in Programm-übergreifenden Datenformaten ent-halten sind. Auch MS Office liefert eine solche (wenn auch kleine) Sammlung mit.

Den Zugang zu dieser Samm-lung bietet Ihnen das Einfügen eines ClipArts, entweder durch Aufrufen eines Folienlayouts mit Platzhalter für ClipArt, durch Betätigen der Schalt-

Grafikelemente 29 fläche »ClipArt einfügen« oder mit dem Menü-Befehl Einfügen / Grafik / ClipArt.

Ergänzende ClipArts finden Sie in der „Design Gallery Live“ auf Microsofts Homepage, zu der Sie auch durch Anklicken des Hyperlinks „Clips online“ gelangen. Diese Galerie enthält man übrigens noch mehr Auswahl, wenn Sie die Sprache auf Englisch umstellen.

Der Aufruf zum Einfügen eines ClipArts führt zur Anzeige der vorhandenen ClipArts im Auf-gabenbereich. Sollten dort keine Bildchen (Thumbnails) erscheinen, klicken Sie einmal auf »Suchen«. Das gewünschte Bild erscheint nach Anklicken in der Folie; es kann auch mit Drag&drop auf die Folie gezogen werden. Ist automatisches Formatieren aktiviert, können sich durch dieses Einfügen die Anordnungen der Folienelemente ändern. Mit einem Smarttag lässt sich diese Anpassung revidieren. Dauerhaft unterbinden Sie diese AutoFormatieren-Funktion mit Extras / Autokorrektur-Optionen; dort finden Sie im Register Autoformat während der Eingabe die Option »Automatisches Layout eingefügter Objekte«,

In der Auswahl werden Ihnen alle vom Pro-gramm »Microsoft ClipArt Gallery« registrierten Bilder auf Ihrer Festplatte angezeigt. Mit dem »Clip Organizer«, der sich beim ersten Aufruf der ClipArt-Funktion meldet, lassen sich weitere Bil-der aus anderen Quellen hinzufügen und kate-gorisieren. Wenn Sie häufiger mit ClipArts arbei-ten, ist so ein Katalogprogramm ein probates Hilfsmittel, um nicht die Übersicht zu verlieren.

Wollen Sie andere Grafiken direkt in Ihre Prä-sentation einbinden, ohne Umweg über das ClipArt-Archiv, benutzen Sie dafür den Menü-Befehl Einfügen / Grafik / aus Datei.

Im Gegensatz zu den Vorversionen macht Po-werPoint XP keinen Unterschied mehr beim Im-port von Bitmap- und Vektorgrafiken. Auch die Behandlung ist angeglichen worden; so lassen sich Bitmaps jetzt auch spiegeln und drehen.

Gegen Bilder in Folien ist nichts einzuwen-den, aber auch nur dort, wo sie als „Eye Catcher“ sinnvoll sind oder ergänzende Informationen vermitteln. Zu leicht lenken die Bilder vom Text ab, werden für den Betrachter wichtiger als der ganze Vortrag.

Besonders „gefährlich“ können animierte GIF-Grafiken in Bildschirmpräsentationen sein. Sie lenken sehr leicht ab und sind deshalb nur be-sonders pointiert einzusetzen, zum Beispiel als bewegter Pfeil, der einen wichtigen Punkt auf der Folie markiert.

Ein Bild als Illustration pro Textfolie sollte rei-chen! Mehrere Bilder sind nur dann sinnvoll,

wenn damit zum Beispiel komplexe Zusam-menhänge grafisch dargestellt werden. Auch hier sollten Sie stets versuchen, eine einheitliche Gestaltung beizubehalten, also wenigstens in-nerhalb einer Folie nicht Bilder unterschiedlicher Stile und Macharten zu verwenden.

Sofern die Grafik die wesentliche Aussage einer Folie trägt, darf der Hintergrund nicht stören! Blenden Sie notfalls eine Hintergrundgrafik für diese Folie aus und verwenden Sie statt deren einen neutralen, farblich zum Gesamtlayout pas-senden Hintergrund.

3.6.1 ClipArts bearbeiten

Eine eingebundene Grafik lässt sich mit Ein-schränkungen nachbearbeiten. Die Größenände-rung und Positionierung erfolgt wie bei jedem anderen Element.

In der Version 2002 lassen sich auch importier-te Bitmap-Grafiken drehen und spiegeln, was in den Vorversionen nicht möglich war. Daraus resultiert ein vermeintlicher Kompatibilitätsfeh-ler: Zwar waren die einschlägigen Werkzeuge in den Vorversionen nicht auf Bitmaps anwendbar, doch beim Skalieren über den Nullpunkt hinaus wurden auch in diesen Versionen bereits Bit-maps gespiegelt – es wurde nur nicht so darge-stellt. Öffnet PowerPoint 2002 nun Dateien mit derart „bearbeiteten“ Bitmaps aus den Vorversi-onen, wendet es die Attribute nun auch korrekt an und die Grafiken erscheinen gespiegelt. Hier ist nur möglich, von Hand nachzuarbeiten und dir Grafiken in die korrekte Lage zurück zu trans-formieren.

Haben Sie ein Grafik-Element markiert, er-scheint die Grafik-Symbolleiste mit speziellen Bearbeitungswerkzeugen für importierte Grafik-Elemente. Die Bildsteuerungs-, Kontrast- und Helligkeitsfunktionen beziehen sich auf das ge-samte Grafikelement, es ist nicht möglich, nur Teile davon zu bearbeiten.

In dem mit »Farbe« aufgerufenen Menü findet sich auch der für eine dezente Hintergrundge-staltung erforderliche Befehl Intensität. Mit sei-

30 Grafikelemente ner Hilfe werden kräftige Farben einer Hinter-grundgrafik zu einem „Wasserzeichen“ abge-schwächt, bei Pixel- und Vektorgrafiken glei-chermaßen.

Da diese Funktion sich nur auf importierte Gra-fiken, aber nicht auf einen importierten Hinter-grund anwenden lässt, müssen Sie für einen ab-geschwächten Hintergrund in mehreren Schrit-ten vorgehen: Zunächst ist das Bild als Grafik zu importieren, dann die Wasserzeichenfunktion Intensität anzuwenden und ggf. noch mit den Reglern für Farbe und Kotrast nachzuregulieren. Das Ergebnis wird dann mit Als Grafik spei-chern (3.6.2) aus dem Kontextmenü in eine Datei gespeichert, die Sie als Hintergrund impor-tieren (1.6.1).

»Neu einfärben« erlaubt Ihnen, gleichfarbige

Teile einer Vektorgrafik mit neuen Farben zu versehen, allerdings werden alle Teile der Gra-fik, die dieselben Farben enthalten, umgefärbt. Lediglich die Linien lassen sich ausnehmen, wenn Sie die untere Option wählen.

Mit »Zuschneiden« lassen sich Teile einer ein-gebundenen Bitmap-Grafik verstecken. Setzen Sie dazu den nach Anklicken des Befehls verän-derten Cursor auf einen der Ziehpunkte am Rand der Grafik, wird die Grafik beim Bewegen nach innen nicht verkleinert, sondern gestutzt.

Mit der Schaltfläche für »formatieren« gelangen Sie in die übliche Einstellbox zur Festlegung von Objektdaten.

Wollen Sie eine eingefügte Vektorgrafik wei-tergehend bearbeiten, müssen Sie sie zunächst in ein PowerPoint-Objekt umwandeln. Das pas-siert mit dem Befehl Gruppierung aufheben im Kontextmenü, weil PowerPoint jedes eingebun-dene Element wie ein gruppiertes Element be-handelt. Zunächst erscheint ein warnender Hin-weis, den Sie aber getrost vernachlässigen kön-nen, denn ohne diese Umwandlung ist kein weiteres Bearbeiten möglich. Allerdings gehen dabei auch sämtliche Änderungen, die Sie mit den Grafik-Werkzeugen vorgenommen haben, verloren.

Dafür sind Sie nun wesentlich freier bei der Be-arbeitung einer eingefügten Grafik, können ein-zelne Teile entfernen oder hinzufügen etc.

»Transparente Farbe bestimmen« funktioniert nur mit Bitmaps, mit einem Auswahlwerkzeug bestimmen Sie die Farbe, die nicht angezeigt werden soll; es ist nur eine transparente Farbe möglich! So lässt sich z.B. die Hintergrundfarbe einer Bitmapgrafik unterdrücken und das Bild freistellen.

Ein weiteres Werkzeug, das sich auf Bitmaps auswirkt, ist »Grafik komprimieren«. Eingebun-dene Bitmaps können die Dateigröße Ihrer Prä-sentation heftig aufblähen, obwohl die ausführ-lichen Informationen der Grafik für diesen Zweck gar nicht benötigt werden. Durch die Komprimierung lassen sich Auflösung, Farbtiefe etc. reduzieren, um Speicherplatz zu sparen. Auch die abgeschnittenen Ränder eines zuge-schnittenen Objekts lassen sich damit dauerhaft entfernen. Von dieser Option sollten Sie bei Prä-sentationen mit vielen Bitmap-Grafiken unbe-dingt Gebrauch zu machen, um die Dateigröße zu reduzieren

3.6.2 Grafik-Export In einer Folie enthaltene Grafiken lassen sich via Kontextmenü als separate Dateien exportieren. PowerPoint bedient damit die Bitmap-Formate .bmp, .gif, .jpg, .tif und .png sowie die Vektor-formate .wmf und .emf. Mit dem Export als WMF-Datei lassen sich eigene ClipArts erzeugen. Ganze Präsentationen lassen sich ebenfalls als Grafikseiten speichern, mehr dazu in 7.5.

3.7 Microsoft WordArt Mit WordArt bieten Ihnen die Office-Appli-kationen die Gelegenheit, Texte grafisch zu ver-fremden. Auch diese Funktionen sind weit-gehend selbst erklärend und nach der trial-and-error-Methode erlernbar, sodass die Beschrei-bungen hier ebenfalls knapp ausfallen können.

Grafikelemente 31

Nach dem Start präsentiert Ihnen WordArt zu-nächst eine Auswahl verschiedener Darstellungs-Effekte mit farbigen, schattierten, verzerrten und extrudierten Schriften, den so genannten »WordArt-Katalog«. Diese Effekte sind nicht ab-schließend, Sie können WordArt-Objekte mit allen Zeichenwerkzeugen (Schrift, Füllfarbe, Schatten, 3D) nachbehandeln; es handelt sich bei den vorgeschlagenen Effekten lediglich um Muster, die Ihnen einige Anhaltspunkte für die Gestaltung einer Effektschrift geben.

In der rechten Spalte sehen Sie vertikale Schrif-ten. Auch das ist irreführend: Mit den WordArt-Werkzeugen lässt sich jeder Text senkrecht oder waagerecht anordnen. Den dafür einschlägigen Befehl finden Sie als Schaltfläche in der WordArt-Symbolleiste, die allerdings nur dann erscheint, wenn Sie ein WordArt-Objekt markiert haben.

Wählen Sie ein Muster aus dem „Katalog“ aus,

das Ihren Vorstellungen vom fertigen Effekt möglichst nahe kommt und bestätigen Sie mit Ok . WordArt setzt die Bearbeitung nun fort mit einer Text-Eingabebox; hatten Sie vorher bereits Text markiert, wird dieser in die Box übernom-men.

Nachdem Sie Ihren Text eingetragen, ggf. die Schriftart, den Schriftstil und die Größe verändert und mit Ok bestätigt haben, wird der verfrem-dete Text als Grafikelement in Ihr Dokument, Ihre Folie etc. eingestellt. Zugleich erscheint die WordArt-Symbolleiste, die eine weitere Bearbei-tung der Effekte ermöglicht.

Wie auch bei schattierten oder extrudierten Grafikelementen ist der das Element umgeben-de Rahmen am eigentlichen Element orientiert, die Schatten ragen über den Grafikrahmen hin-aus. Das wirkt sich leider irritierend beim Aus-richten eines solchen Elements aus. Auch das konturengerechte Umfließen in Word funktio-niert nicht richtig.

Die Schaltflächen der WordArt-Symbolleiste er-schließen sich leicht, auch wenn die Symbolik nicht sehr aussagekräftig ist. Besonders interes-sant ist die Funktion »WordArt-Form«, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Texte an unterschiedlich geformten Grundlinien zu orientieren.

Ein Anklicken des Befehls Text bearbeiten öff-

net wieder die Text-Eingabebox; ein Bearbeiten von WordArt-Texten „on the fly“ ist auch in die-ser Version noch nicht möglich, Sie können die Inhalte wie auch die Einstellungen von Schriftart, Stil und Größe nur in dieser Box ändern.

Über die Funktionen dieser Symbolleiste hi-naus lassen sich alle Zeichnen-Funktionen auf WordArt-Objekte anwenden. Das bedeutet auch, dass Sie mit Hilfe von WordArt Text mit Texturen füllen können. Ebenso ist die Verwen-

32 Grafikelemente dung beliebiger Bitmap-Grafiken als Füllung möglich (vgl. 3.1.1).

Lassen Sie sich bitte nicht von der Vielfalt der Möglichkeiten verführen! WordArt-Objekte sind sehr pointiert einzusetzen, denn die grafische Verfremdung – selbst wenn sie nur sparsam ein-gesetzt wird – erschwert häufig die Lesbarkeit. Setzen Sie deshalb WordArt nur für besonders hervor zu hebende, kurze Texte ein, zum Bei-spiel für Logos, Titel oder Überschriften. (Auch das Logo auf der Titelseite dieses Heftes wurde mit WordArt gestaltet.)

33

4 Diagramme Ein wichtiger Bestandteil von Präsentationen sind Diagramme, mit denen Daten und Tabellen visualisiert werden. PowerPoint bedient sich dazu des MS Graph-Moduls aus dem Office-Paket, mit dem auch Excel und Access arbeiten. Einige Bedienweisen ähneln deshalb denen in den anderen Office-Programmen, allerdings konnten es sich die Entwickler auch hier nicht verkneifen, die Nutzer gelegentlich ins Bockshorn zu jagen. Außerdem sind die Formatierungsmöglichkeiten im Vergleich zu Excel eingeschränkt.

Eine Warnung gleich vorab: Die »Rückgängig«-Schaltfläche funktioniert hier anders als in den anderen Office-Modulen! Sie können damit immer nur den letzten Bearbeitungsschritt revidieren. Ein weiteres Anklicken bewirkt das erneute Ausführen der zurück genommenen Funktion.

4.1 Diagramm-Grundfunktionen

Der einfachste Weg zum Diagramm führt über eines der Inhalts-Layouts. Für die Diagrammer-stellung entsteht ein Eingabefenster mit einer Tabelle, in die Sie Werte eintragen können. Mit Musterwerten bereits ausgefüllt sind drei Zeilen und vier Spalten, Sie können gern mehr oder weniger Zeilen und Spalten verwenden. Daneben wird ein dazu passendes Säulendia-gramm angezeigt und permanent fortge-schrieben.

Sobald Sie außerhalb des Diagrammrahmens klicken, verlassen Sie den Graph-Modus.

Und wieder einmal ist Nacharbeiten angesagt, denn die Darstellung ist selten 100% zufrieden-stellend, häufig sogar unzureichend, weil Teile der Beschriftungen nicht lesbar sind oder die Farbgebung des Diagramms nicht Ihren Vorstel-lungen entspricht. Apropos: Die voreingestellten Farben des Diagramms orientieren sich am Farb-schema (siehe Seite 11). Dort gibt es acht verän-derliche Farben, die sich zum Teil auf mehrere Objektarten auswirken, auch auf die Füllberei-

34 Diagramme che der Diagramme. Die Zuordnung ist etwas seltsam:

1. Datenpunkt = Füllbereich (5. Farbe) 2. Datenpunkt = Akzent (6. Farbe) 3. Datenpunkt = Akzent & Hyperlink

(7. Farbe) 4. Datenpunkt = Akzent & besuchter

Hyperlink (8. Farbe) 5. Datenpunkt = Schatten (3. Farbe) 6. Datenpunkt = Titeltext (4. Farbe) Ab dem 7. Datenpunkt ist keine Änderung der

Voreinstellung mehr möglich, ab hier gelten die Standard-Vorgabefarben oder manuelle Nach-bearbeitung im Einzelfall.

Es gibt unterschiedliche Wege zum Bearbei-tungsmodus für Diagramme: Im Kontextmenü finden Sie unter Diagramm-Objekt alternativ Bearbeiten und Öffnen. Mit Öffnen erzeugen Sie ein neues Fenster mit MS Graph, in dem Sie Ihr Diagramm bearbeiten können.

Dieser Weg ist übrigens der einzige, mit dem Sie Einstellungen an den Graph-Symbolleisten vornehmen können. Die in MS Graph vorge-nommenen Werkzeug-Anpassungen werden auch für den internen Bearbeitungsmodus in PowerPoint übernommen, den Sie mit Bearbeiten im Kontextmenü oder durch einen Doppelklick auf das Diagramm erreichen. Die Symbolleisten nehmen dazu die gleiche Form an wie in MS Graph.

In die zu Grunde liegende Tabelle lassen sich auch Zelleninhalte einer beliebigen Tabellenkal-kulation via Zwischenablage übernehmen. Die-ses Verfahren ist dem Direktimport eines z.B. in Excel erstellten Diagramms vorzuziehen, um Ver-änderungen beim Import zu vermeiden.

Wollen Sie nicht alle ausgefüllten Spalten oder Zeilen der Tabelle ins Diagramm überneh-men, genügt ein Doppelklick auf die Spalten- oder Zeilenüberschrift. Der Inhalt der Zellen wird dann grau dargestellt und die entsprechenden Darstellungen im Diagramm unterdrückt.

Sie können jedes Teilobjekt im Diagramm an-klicken, um in den Modus zum spezifischen Nacharbeiten zu gelangen. Änderungen wirken sich grundsätzlich auf alle zu dieser Objektgrup-pe gehörenden Objekte aus, also z.B. alle Be-schriftungen der vertikalen Achse oder die Farbe aller zu einer Wertegruppe gehörenden Säulen etc. Sie erkennen das daran, dass alle zu einer Gruppe gehörenden Teile markiert sind.

Ein weiterer Klick (kein Doppelklick!) sepa-riert ein zuvor in der Gruppe markiertes Einzel-element und es kann nun unabhängig von den

anderen Elementen der selben Gruppe verän-dert werden, zum Beispiel zur besonderen Her-vorhebung. Dieser Zweitklick gilt auch für Li-niendiagramme, sodass sich auf einzelne Ab-schnitte einer Kurve zwischen zwei Datenpunk-ten andere Attribute anwenden lassen als für den Rest.

Bei der Farbauswahl zeigt sich der Diagramm-

Modus beschränkt, Sie haben nur die Auswahl aus 56 Farben, die freie Mischpalette steht nicht

zur Verfügung. Scheinbar! Gut versteckt gibt es bei aktiviertem Diagramm-Modus (!) in Ex-tras / Optionen einige Zusatzfunktionen für Diagramme, darunter auch die Möglichkeit zur freien Veränderung der Vorgabefarben, was sich aber leider nur auf das jeweilige Diagramm auswirkt, nicht auf alle Diagramme in der Prä-sentation

Dieser indirekte Weg zur vollständigen Farbpa-lette ist leider etwas umständlicher als in den anderen Modulen. Ein Grund dafür ist nicht be-kannt.

Sie sind nicht auf glatte, einfarbige Colorierung angewiesen, Sie können Ihren Flächen im Dia-gramm alle Füllungen verpassen, die Sie aus den Zeichenfunktionen als Elementfüllungen kennen. Dabei kommt der Füllung mit Grafik eine besondere Rolle zu (wieder mal so eine ver-steckte Funktion), die in 4.3 ausführlich beschrie-ben wird.

Mit der Flächenfüllung für Datenpunkte ist ein netter Fotoalben-Effekt möglich. Sie können für eine virtuelle Diaschau mehrere Fotos zum Bei-

Diagramme 35 spiel als Kreissektoren darstellen und diese dann auch noch mittels Animationseffekten wirkungs-voll nacheinander einblenden.

In diesem Zusammenhang noch der Hinweis

auf ein sich hartnäckig haltendes Gerücht, wo-nach nur flächige Diagramme mit Bildern gefüllt werden können. Das stimmt nicht! MS Graph bietet sogar an, die drei sichtbaren Seiten eines 3D-Diagrammpunktes mit unterschiedlichen Fül-lungen zu versehen. Die sichtbaren! Da die hin-tere Seite nicht sichtbar ist, braucht sie nicht mit einer Füllung versehen zu werden. Dennoch finden Sie eine Option »hinten« in den Fülleffekten. Damit ist allerdings „oben“ ge-

meint.

In räumlichen Tortendiagrammen gibt es keine

Unterscheidung, hier werden Fläche und Rand identisch gefüllt. Nachträgliche Änderungen dieser Zuweisungen sind nicht möglich! Es sei denn, Sie zerlegen Ihr Diagramm mit Zeichnen / Gruppierung aufheben in frei zu bearbeitende Grafik-Objekte.

Ein weiterer interessanter Fülleffekt bedarf lei-der einiger Umwege, obwohl er auf der Hand zu liegen scheint. In den Einstellungen für Da-tenreihen formatieren gibt es die Option Inver-tieren, wenn negativ. Das scheint auf den ersten Blick nicht zu funktionieren, denn negative Da-tenpunkte werden dabei weiß dargestellt (linkes Bild).

Auf Umwegen klappt es dennoch: Wird

dieser Datenreihe ein Farbverlauf zugeordnet, erscheint der negative Datenpunkt schon einmal in anderer Farbgebung (Mitte). Weisen Sie dieser Datenreihe anschließend wieder eine kompakte Farbe zu, werden negative Datenpunkte tatsäch-lich in Komplementärfarbe dargestellt.

4.2 Bearbeiten der Diagrammteile Sie haben die Möglichkeit, folgende Arten von Teilelementen zu bearbeiten:

Bodenfläche (bei 3D) Diagrammfläche / Zeichnungsfläche (Hintergrund) Ecken (bei 3D) (gemeint ist Lage im Raum) Größen- und Rubrikenachse Hauptgitternetz Legende Wände (bei 3D) / Zeichnungsfläche Datenreihen, Datenrubriken, Datenpunkte

Der Begriff „Datenpunkt“ steht auch für eine einzelne Säule eines Diagramms, was mathema-tisch korrekt, für Laien jedoch leicht verwirrend ist, weil man dazu eher einen Punkt in einem Liniendiagramm assoziiert.

Der Begriff „Ecken“ in der Liste der Bearbei-tungsmöglichkeiten ist irritierend. Es ist damit nicht möglich, die Ecken eines Diagramms zu bearbeiten (wie auch?), sondern ein 3D-Dia-grammrahmen lässt sich mit dem Mauszeiger an seinen Ecken greifen und begrenzt im Raum drehen.

Zu jedem der Teilelemente stehen in den Kon-textmenüs spezifische Befehle zur Verfügung. Einige Besonderheiten seien hier hervor geho-ben.

36 Diagramme

4.2.1 Interpolationen

In den Optionen des Extras-Menüs findet sich noch eine kleine, recht unscheinbare Einstellung: Wenn in einer Tabellenzelle gar nichts steht, in-terpretiert der Diagramm-Modus in der Grund-einstellung das als Zeichen zum Unterdrücken der Anzeige dieses Wertes. In Balkendiagram-men ist das nicht weiter tragisch: Stellen Sie die Option auf »Nullwert« um, wird der Boden des Diagramms an dieser Stelle in der Farbe der zu-gehörigen Säule eingefärbt. Liniendiagramme jedoch werden durch die Grundeinstellung ent-stellt und weisen eine Lücke auf.

Die Lücke kann durch zwei Alternativen gefüllt

werden: Als Nullwert oder interpoliert, wobei in den meisten Fällen der Interpolation der Vorzug zu geben ist, denn solche Leerzellen deuten eher auf fehlende Werte denn auf Null hin.

Bei Flächen- und Stapeldiagrammen hat diese Einstellung keine Relevanz.

Und noch eine Form der Interpolation ist hier zu erwähnen, die wieder einmal MS-typisch dort versteckt ist, wo man sie nicht erwartet und erst recht nicht sucht: Liniendiagramme werden eckig dargestellt mit geradlinigen Verbindun-gen zwischen den Datenpunkten. Mit der Opti-on „Linie glätten“ im Register Muster der Da-tenreihen-Formatierung lässt sich daraus auch eine gerundete Kurve erzeugen.

4.2.2 Diagrammtypen Mit der Schaltfläche »Dia-grammtyp« können Sie die voreingestellten Säulendia-gramme durch eine andere Diagrammart ersetzen. Die Auswahl ist begrenzt, aber ausreichend. Weitere Typen finden Sie im Menü Dia-gramm / Diagrammtyp, das wieder einmal nicht hun-dertprozentig mit der Schalt-fläche korrespondiert. Und in beiden fehlen Verbunddiagramme für Aktien-kurse, die Sie unter den Namen „Menge-Hoch-Tief-Schluss-Diagramm“ und „Öffnungs-Hoch-Tief-Schluss-Diagramm“ mit der oben beschrie-benen Anpassen-Methode im MS Graph-Modul finden können.

Das Kontext-Menü zu den Diagrammen ent-hält noch zahlreiche Möglichkeiten der Dia-grammgestaltung, jeweils unterschiedlich zum jeweiligen Diagrammtyp passend, die Sie am besten mit der „Trial-and-error“-Methode erkun-den.

Mit Datenreihen formatieren gelangen Sie aus den Kontextmenüs in Einstellungen, die es auch erlauben, die vorgegebenen Abstände der Datenreihen im Diagramm zu ändern. Allerdings betreibt Microsoft hier Nutzerverwirrung, indem Begriffe wie „Abstand“ für die unterschiedlichs-ten Kriterien verwandt wird, nur nicht für den Abstand der Datenreihen zueinander – was ei-

Diagramme 37 gentlich zu erwarten wäre. Ähnliches gilt für „Zwischenraum“.

Am leichtesten verständlich sind die Definitio-nen noch bei 3D-Säulen- und Balkendiagram-men, in denen die Datenreihen hintereinander stehen, wie die Abbildung zeigt.

Bei 3D-Diagrammen mit Datenreihen ne-

beneinander steht „Zwischenraum“ für den Ab-stand der Datenreihen zur Vorder- und Hinter-kante des Diagrammbodens. „Abstand“ kenn-zeichnet sowohl bei flachen wie bei diesen 3D-Diagrammen den Abstand der Datenreihen zu den Seiten des Diagramms. Bei Liniendiagram-men wiederum gewinnt „Abstand“ eine ganz andere Bedeutung: Damit wird die Breite der Abweichungsangaben formatiert.

Standardmäßig sitzen in flächigen Balken- und Säulendiagrammen die Datenpunkte „auf Knirsch“ nebeneinander. Negative „Überlap-pung“ führt zum Auseinanderziehen der Balken. Die Einstellungen zu Abstand und Überlappung verändern auch die Breite der Datenreihen. Ne-beneinander gruppierte Datenpunkte in 3D-Diagrammen sind nicht von einander trennbar.

Sie sind nicht auf eine durchgängige Darstel-lung des Diagramms beschränkt. Durch Markie-rung einer Datenreihe können Sie dieser eine andere Diagrammform zuweisen, also z.B. in einem Säulendiagramm eine Datenreihe als Li-niendiagramm definieren. Solche Darstellungs-formen wählt man u.a. zur besseren Darstellung einer gemeinsamen Bezuggröße für alle anderen Datenreihen. Das funktioniert allerdings nur in flachen Diagrammen!

Sind in einem Diagramm unterschiedliche Dar-stellungen gewählt, können Sie die beiden X-Achsen wie auch die Y-Achsen unterschiedlich skalieren. In den Diagrammoptionen, Register

Achsen, sind die Einstellungen in diesem Fall gedoppelt.

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

1. Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Den „Röhreneffekt“, mit dem das flache Dia-gramm doch noch eine gewisse Tiefenwirkung erhält, erzielen Sie durch den Fülleffekt Graduell – Vertikal.

Auf eine Formatierungsmöglichkeit soll hier noch hingewiesen werden, weil sie leider viel zu selten angewandt wird. Die Beschriftung von Achsen steht gemäß Standard-Einstellung waa-gerecht. Dagegen ist grundsätzlich auch nichts zu sagen, doch führt das bei größeren Zahlen und längeren Beschriftungen der X-Achse gele-gentlich zu Platzproblemen. Die Schrift im Dia-gramm wird dann automatisch um 90° gedreht, was nicht sonderlich schön aussieht und durch die dann fehlende Höhe das Diagramm stark verkleinert.

In den Formatierungen der Größenachse (Y-

Achse) und Rubrikenachse (X-Achse) finden Sie

38 Diagramme im Register Ausrichtung Einstellungen zum Schriftwinkel und auch für eine Vertikalschrift, wobei letztere wohl selten sinnvoll zum Einsatz kommen dürfte, weil sie die selben Handicaps aufweist wie eine um 90° gedrehte Schrift.

Für schnelles Drehen von Beschriftungen in ei-nen Winkel von 45° auf- oder absteigend stehen in der unteren Diagramm-Symbolleiste auch die beiden einschlägigen Schaltflächen zur Verfü-gung. Diese lassen sich erweitern auf Drehungen um 90° nach rechts oder links sowie vertikale Schrift, wenn Sie den eingangs beschriebenen etwas umständlichen Weg der Anpassung der Symbolleisten benutzen.

Beim Balkendiagramm ist eine Besonderheit zu beachten: MS Graph sortiert in der Grundein-stellung die Balken umgekehrt zu den Zeilen der Tabelle. Das ist so lange nicht wichtig, als Sie keine Tabelle mit ins Diagramm nehmen. Die Gegenüberstellung von Diagramm und Tabelle wirkt bei dieser Umkehrung der Orientierung jedoch befremdlich. Es gibt dazu allerdings eine eingebaute Abhilfe in der Formatierung der Rubrikenachse, Register Skalierung. Aktivieren Sie dort die Option »Rubriken in umgekehrter Reihenfolge«, dann wird das Diagramm richtig herum dargestellt.

4.2.3 Tipps zu Diagrammen Bei allen Variationsmöglichkeiten sollten Sie stets bedenken, dass das Diagramm eine Information trägt, die beim Betrachter auch „ankommen“ muss. Sowohl bei den internen Diagramm-Varianten wie auch bei den importierten (dort wegen weiter gehender Fehlermöglichkeiten besonders) sind einige Bedingungen zu beach-ten.

Winston Churchill hat einmal gesagt, er traue keiner Statistik, die er nicht selbst manipuliert habe. Das war zu einer Zeit, als Statistiken und sonstige Zahlenanhäufungen noch als Zahlen präsentiert wurden. Heute würde Churchill ver-mutlich sagen, er traue keinem Diagramm, das er nicht selbst manipuliert habe

Die simpelste Form der grafischen Zahlenauf-bereitung ist das Linien-Diagramm, wie es jeder aus dem Mathe-Unterricht kennt. Zwei mitein-ander verknüpfte Werte werden auf die X- und Y-Achse eines Koordinatensystems übertragen und der Schnittpunkt beider Linien markiert. Die Gesamtheit aller Markierungen ergibt dann eine Kurve. Das sieht meist recht ordentlich aus, aber schon hier steckt die erste Fehlerquelle, denn Kurven eignen sich nur, wenn ein kontinuierli-cher Verlauf dargestellt werden soll. Meist ist diese Darstellungsform auch bei zeitabhängigen Werten zu finden. Der Begriff „kontinuierlich“ ist dabei weit zu fassen, auch Jahresrhythmen kön-nen als kontinuierlich gelten, wenn z.B. die Um-satzentwicklung eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum gezeigt werden soll.

Geht es um die Vermittlung voneinander un-abhängiger Werte, zum Beispiel den Umsatzan-teil zweier Betriebszweige, ist das „Säulendia-gramm“ die probate Form. Hier werden die Werte ebenfalls in einem Koordinatensystem abgetragen, aber nicht miteinander verbunden, sondern als Säulen von der Grundlinie begin-nend gezeigt. Eine Abart ist das liegende Bal-kendiagramm, das immer dann sinnvoll ist, wenn es neben der Tabelle abgebildet wird und einen direkten Bezug zu den Zeilen der Tabelle besitzt.

Sowohl bei der Kurve als auch beim Säulen- oder Balkendiagramm fällt die Manipulation leicht, ohne dass man auch nur eine Zahl verän-dern müsste. Wichtig ist die Bezugslinie, denn von ihr hängt es ab, wie die Kurven, Säulen oder Balken auf den Betrachter wirken.

Diagramme 39

Werden die drei Werte 5000, 5400 und 5900

in einem Säulendiagramm mit einer Bezugslinie bei Null präsentiert, so unterscheiden sie sich in der Höhe nur unwesentlich. Liegt die Grundlinie aber bei 4500, dann sind die Unterschiede deut-licher, die Steigerung wirkt dramatischer. Anders herum sollten Sie natürlich bei fallenden Ten-denzen die Grundlinie möglichst tief ansetzen, um den Negativtrend flacher erscheinen zu las-sen.

Das MS-Graph-Modul besitzt die ge-eigneten Fäl-scher-Werk-zeuge in den Einstellungen für die Grö-ßenachse. Im Register Ska-lieren lassen sich die Be-züge der Y-Achse belie-big manipu-lieren.

Weiter gehende Manipulationen lassen sich durchführen, indem Sie mit Gruppierung auf-heben im Zeichnen-Menü aus dem Diagramm ein frei zu bearbeitendes Zeichenelement ma-chen.

Ein zum Zeichenelement umgewandelter Da-tenpunkt besitzt ein paar besondere Eigenschaf-ten, die Sie ausprobieren sollten. So mutiert zum Beispiel ein umgewandelter Kreisdiagramm-sektor zur AutoForm „Sektor“. Das funktioniert allerdings nur mit der flachen Torte, 3D-Objekte werden in ihre Einzelflächen zerlegt.

Die häufigste Erscheinungsform von Diagram-men ist das Kreis- oder Tortendiagramm, und auch da sind Fehler regelmäßig an der Tages-ordnung, denn es lässt sich korrekt nur dann einsetzen, wenn die Verteilung einer Gesamt-menge gezeigt werden soll. Das bedingt aber, dass alle Teilwerte exakt 100% ergeben, und das ist nicht immer der Fall. Eine „beliebte“ Dia-grammlüge tritt bei Umfrage-Ergebnissen auf, in

denen mehrere Antworten angekreuzt werden dürfen. Dann liegen mehr Antwortwerte als 100% vor. Werden solche Ergebnisse als Torte dargestellt, ist das tendenziell größte Stück ü-berproportional groß.

16%

34% 16%

34% 16%

34% 16%

34%

Immer wieder gern verwendet wird der Trick, die Torte in einer flachen Perspektive darzustel-len und das für den Berichterstatter wichtigste Stück der Torte als Blickfang nach vorn zu rü-cken. Dieses Segment erscheint dann auch dem Betrachter besonders wichtig. Bei flachen Torten wirken übrigens die seitlichen Segmente stets kleiner als die mittig angeordneten. Bei Power-Point finden Sie eine Funktion zum Drehen der Torte im Register Optionen der Datenreihen-For-matierung.

Ein ungewollter Fehler ist das Überfrachten von Diagrammen. Gewiss, ein plastisches Dia-gramm sieht schöner aus als ein flaches, aber wenn der 3D-Effekt dazu missbraucht wird, mehrere Säulengruppen hintereinander zu stel-len und dann auch noch aus einer ungewöhnli-chen Perspektive, ist der Vorteil der grafischen Darstellung schnell dahin.

MS Graph ordnet jedem Diagramm eine Le-gende zu, aus der die Bedeutung der einzelnen Datenpunkte oder Graphen erkennbar ist. Wann immer möglich, sollten die Beschriftungen aller-dings im Diagramm selbst stehen, damit das Auge des Betrachters nicht zwischen Diagramm und Legende hin und her wandern muss. Das ist auf der Leinwand noch schwieriger als auf dem Papier, zumal in Präsentationen ja meist weniger Zeit zum Betrachten des Diagramms zur Verfü-gung steht. Die Standard-Einstellung wurde von MS leider auch hier anders gewählt. Darum die grundsätzliche Empfehlung für projizierte Dia-gramme, mit Datenreihen formatieren, Register Datenbeschriftung, die Bezeichnungen direkt ins Diagramm zu holen und die Legende via Kontextmenü auszublenden.

40 Diagramme

Ost

West

Nord

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

1. Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.

4.3 Besondere Diagrammformen MS Graph bietet Ihnen nicht nur zahlreiche vorgegebene Diagrammarten an, sondern auch die Möglichkeit, eigene Diagrammarten zu er-stellen. Mit Diagramm / Diagrammtyp Register Benutzerdefinierte Typen lassen sich mit der Schaltfläche Hinzufügen eigene Kreationen ab-speichern und für andere Daten anwenden. Dabei werden alle Einstellungen, die Sie getrof-fen haben, übernommen: Typ, Farben, Schriften, Achsenformatierung etc. Ein Klick auf Standard Diagrammtyp sorgt dafür, dass diese Formatierung bei der künftigen Neuanlage von Diagrammen angewandt wird. (Das funktioniert im Netzbetrieb leider nur, wenn die Installation von MS Office individuell und vollständig er-folgte, was selten der Fall ist. MS Graph versucht, bei vorgefertigten Standard-Installationen auf nicht frei verfügbare Netzressourcen zu schrei-ben. ) Die benutzerdefinierten Diagrammtypen werden auf dem jeweiligen Rechner im MS Graph-Verzeichnis gespeichert, nicht mit der PowerPoint-Datei oder gar in der Vorlage. Sie funktionieren also nach der Weitergabe der Datei nicht mehr, wenn der Empfänger das Diagramm zu bearbeiten versucht!

Neben den benutzerdefinierten Diagrammty-pen gibt es noch einige, die sich nur auf Umwe-gen aus den Standardtypen erzeugen lassen. Ihnen sind die nächsten Abschnitte gewidmet.

4.3.1 Bilderstapel-Diagramme Von der NATO ist in den Sechzigerjahren eine Diagrammform entwickelt worden, die zur bes-seren internationalen Verständlichkeit Pikto-gramme verwendet, die entsprechend der Höhe eines Balkens aufeinander gestapelt werden. Da wird dann die Anzahl der Panzer durch kleine Panzerbildchen, die Stärke der Marine durch Schiffchen etc. dargestellt, wobei die Anzahl der Symbole in direkter Relation zum Zahlenwert steht. Diese Darstellung ist auch ohne Text ver-

ständlich und deshalb bei internationalen Kon-ferenzen gut geeignet – auch im zivilen Bereich. Mittlerweile stellen sogar schon Karnickelzüch-ter-Vereine die Entwicklung des Zippenbestan-des mit NATO-Diagrammen dar.

Der Graph-Modus von MS-Office beherrscht diese Diagrammform, nur muss man sie erst mal finden! In den Formatierungen der Diagramm-elemente gibt es die selben Füllungen wie im Zeichenmodus: Graduell, Struktur, Muster und Grafik. Konsequent der Logik des Zeichen-modus folgend, vermutet man eine Funktion zum Erzeugen von Stapeldiagrammen in der Füllung Struktur, denn im Grunde genommen handelt es sich um einen „Kachel“-Vorgang wie bei der Struktur-Füllung. Weit gefehlt, man hat diese Funktion bei der Grafik-Füllung unterge-bracht und damit wird deutlich, dass sie eigent-lich nur ein Nebenprodukt ist, den Entwicklern ging es eher um die der Form angepasste Fül-lung von Diagrammelementen.

Sie können Datenpunkte mit in PowerPoint er-

zeugten oder importierten Grafiken füllen. Die einfachere Methode ist die interne: Erzeugen Sie ein Zeichenelement, das Sie als Füllung verwen-den möchten und bringen Sie es in die Zwi-schenablage. Dann wechseln Sie in den Dia-grammmodus, markieren den zu füllenden Da-tenpunkt und fügen den Inhalt der Zwischenab-lage ein. Gemäß Voreinstellung wird die Grafik an das Format des Datenpunktes angepasst. Um dies zu ändern, rufen Sie nun via Kontextmenü die Formatierung für diesen Datenpunkt bzw. diese Datenreihe auf, Register Grafik.

Im unteren Teil wählen Sie die Alternative »Stapeln« – damit wird die Fläche des Daten-punktes mit einer Reihe dieser Grafik gekachelt.

Der Importweg führt ebenfalls über die Forma-tierung des Datenpunktes. Klicken Sie im Regis-ter Grafik auf Grafik auswählen , dann er-scheint eine Dateiauswahlbox, mit der Sie eine beliebige Bitmap- oder Vektorgrafik zum Füllen importieren können.

Diagramme 41

Die Einstellungen für die Stapel enthalten ne-

ben dem einfachen Stapeln und dem Strecken mit der Option »Stapeln und teilen« auch die Möglichkeit, die Grafik mit einer Maßeinheit zu verbinden. Damit wird zwar die Ablesbarkeit leichter, indem man erkennt, für wie viele Ein-heiten ein Symbol steht, doch wird zugleich das Aspektverhältnis der Grafik verzerrt. Lediglich beim einfachen Stapeln behält die Grafik ihre Proportionen. Das folgende Bild zeigt die Unter-schiede der drei Optionen deutlich: links ge-streckt, in der Mitte einfach gestapelt, rechts auf 5 Einheiten bezogen gestapelt.

Auch beim Ersetzen der Säulen oder Balken

durch gestapelte Symbole sollten Sie vorsichtig sein, denn diese lassen sich nicht so leicht „able-sen“ wie der schlichte Balken. Zudem wirken sie häufig eher verspielt als seriös.

4.3.2 Zeitdiagramme Ebenfalls nicht geradewegs lassen sich Zeit- oder Gantt-Diagramme sowie Netzpläne erzeugen. Die Funktionen dafür sind eigentlich vorhanden, aber gerade hier ist mangels vernünftiger Unter-stützung reichlich Datenverarbeitung zu Fuß an-gesagt.

Ausgangspunkt ist ein gespapeltes Balkendia-gramm, egal ob flach oder dreidimensional. In der Datentabelle tragen Sie in der oberen Zeile die Startdaten ein und in der unteren die zuge-hörigen Dauer der Phasen in Tagen. Zeilenüber-schriften sind die Namen der Phasen.

Der Trick dabei ist der, dass das Startdatum durch den jeweils linken Balkenteil repräsentiert wird und die Dauer durch die aufgesetzten. Die linken Balken müssen nur unsichtbar gemacht werden (Rahmen und Ausfüllen in Datenreihen formatieren auf „ohne” setzen), dann schweben die eigentlich wichtigen Phasenbalken frei in

der Luft. Leider allerdings in falscher Reihenfol-ge, Sie müssen Sie also umkehren mit einem Rechtsklick auf die Beschriftung der Rubriken-achse (Y-Achse), Achse formatieren Register Skalieren und dort die Option „Rubriken in umgekehrter Reihenfolge” aktivieren. Der Rest ist die optische Aufbesserung des Diagramms, indem Sie der Beschriftung der X-Achse ein ver-ständliches Datumsformat zuwiesen oder aus den eckigen Säulen Rohre machen, sofern Sie im 3D-Modus arbeiten.

Je weiter der frei schwebende Balken von der

Achse entfernt ist, desto schwerer fällt die Zuord-nung. Besser wäre es, wenn die Beschriftung im oder (bei zu kurzen Balken) unmittelbar neben dem Balken platziert werden könnte. Diese Möglichkeit ist gegeben in Datenreihen forma-tieren Register Beschriftung mit der Option „Beschriftung anzeigen”.

4.4 Organigramme Ein ständiges Ärgernis in den Vorversionen war das OrgChart-Modul, das schlecht zu bedienen war und regelmäßig zu Abstürzen führte. Hier ist mit der Version XP endlich Abhilfe geschaffen worden, doch wirklich zufrieden stellen kann auch dieses Produkt noch nicht. Deshalb ist am Schluss dieses Abschnitts auch noch eine alterna-tive Methode zur Erstellung von Organisations-übersichten beschrieben.

4.4.1 Schematische Darstellungen Hinter dem Begriff »Schematische Darstellung« verbergen sich unterschiedliche Formen von Grafik-Text-Kombinationen (Struktugramme).

42 Diagramme

Organigramm Zyklus Radial Pyramide Venn Ziel

Die unteren fünf Strukturen genießen einen be-sonderen Status, weil sie untereinander aus-tauschbar sind. Jede dieser Strukturen kann in eine andere verwandelt werden. Nicht umwan-delbar ist das Organigramm, das darum erst im Abschnitt 4.4.2 beschrieben wird.

Nach Anklicken der Schaltfläche in der Zeich-nen-Symbolleiste erscheint eine Auswahl der möglichen Struktugramm-Typen. Ein Doppel-klick auf das gewünschte Symbol fügt ähnlich wie beim Diagramm eine Standard-Grafik ein und lässt die zugehörige Symbolleiste erschei-nen, die etwas irritierend den Titel »Diagramm« trägt.

Die Bearbeitung der Elemente solcher Struktu-

gramme unterscheidet sich ein wenig von der sonstigen Grafik-Bearbeitung. Sie können einzel-ne Elemente anklicken, aber nur, wenn im Kon-

textmenü die Option »AutoFormat« ausgeschal-tet ist. Bei deaktiviertem »AutoFormat« lassen sich die grafischen Elemente eines Struk-tugramms wie gewohnt verändern, ja sogar mit AutoForm ändern andere Formen zuordnen.

Die Funktion und das Aussehen der ersten Be-fehle im der Symbolleiste ist abhängig von der Art des bearbeiteten Struktugramms. Die Schalt-fläche ganz links dient dem Hinzufügen eines neuen Details, die folgenden dem Verschieben innerhalb der Gesamtstruktur.

Im Menü AutoFormat der Symbolleiste finden Sie eine Anzahl bereits vorgegebener Gestaltun-gen. Die anderen Befehle der Symbolleiste sind leicht zu interpretieren, den Rest erproben Sie sinnvoller Weise durch Learning by Doing, denn die Beschreibung aller Funktionen wäre zu um-ständlich und weniger verständlich.

Mit Ändern zu wechseln Sie zwischen den fünf Strukturen, nach einem Warnhinweis wird ggf. auch das AutoFormat aktiviert, damit die Texte der neuen Struktur angepasst werden können.

Um die Größe eines Struktugramms zu verän-dern, müssen Sie zunächst im Layout-Menü den Befehl Diagramm skalieren wählen.

4.4.2 Organigramme der Schematischen Darstellung

Wählen Sie in der Auswahl der Schematischen Darstellung das Organigramm, so erhalten Sie ein Muster-Organigramm mit einem Chef und drei Untergebenen. Die Bearbeitungsmöglich-keiten sind ähnlich wie bei den anderen Struk-tugrammen, aber es ist kein Wechsel mit diesen möglich.

Weitere Funktionsträger bauen Sie in das

Organigramm ein, indem Sie das Kästchen markieren, an das Sie ein neues Kästchen anfügen wollen, und dann entweder über Form einfügen oder über das Kontextmenü einen der drei Zuordnungstypen

Untergebene (unten angebunden) Kollegin (seitlich, am gemeinsamen Chef

angebunden) Assistent (seitlich unten angebunden)

anzufügen.

Diagramme 43

Über Layout haben Sie beschränkte Mög-lichkeiten zur Gestaltung des Organigramms, „Spezialitäten“ sind damit jedoch nicht möglich.

4.4.3 Organigramme aus Autoformen Völlig frei in der Organigrammgestaltung sind Sie, wenn Sie die ganz gewöhnlichen Auto-Formen benutzen.

Ausgangspunkt sind zunächst mindestens zwei Elemente auf Ihrer Folie. Sodann wählen Sie aus den Verbindungen der AutoFormen die ge-wünschte aus und setzen den veränderten Mauszeiger auf das Ausgangselement für Ihre Verbindung, klicken dort einmal auf einen der am Rand aufleuchtenden Punkte und bewegen den Mauszeiger zum Zielelement. Zwischen bei-den baut sich eine schraffierte Linie auf, wäh-rend Sie die Maus bewegen; beim Klick auf ei-nen der Randpunkte des Zielelementes wird die Linie durchgehend gezeichnet und kann mit dem Linien-Werkzeugen bearbeitet werden.

Die Verbindungslinie macht jede Bewegung von Start- oder Zielelement mit. Mit Verbindun-gen neu erstellen aus dem Zeichnen-Menü werden alle Verbindungslinien der markierten Elemente nach derartigen Bewegungen opti-miert. Wollen Sie eine Verbindung lösen, mar-kieren und löschen Sie einfach die Linie. Die gelben Rauten der AutoFormen sind auch bei Verbindungen vorhanden; mit ihnen lassen sich die Proportionen abgeknickter oder gebogener Verbindungslinien verändern.

Verbindungen lassen sich nur an den beim Herstellen gezeigten Anschlusspunkten der Ele-mente anbringen. Das sind

bei Linien die Endpunkte bei Ellipsen acht Punkte im 45°-Raster an der

Außenseite, bei Rechtecken die Mittelpunkte der Seiten, bei allen anderen Formen die Mittelpunkte

der Seiten des umschließenden Rechtecks. Um eine Verbindung zu ändern, greifen Sie das Linienende mit dem Mauszeiger und ziehen sie es auf den gewünschten neuen Anschlusspunkt.

Welche Punkte in Frage kommen, wird Ihnen signalisiert, sobald Sie das Ende gelöst haben. Solange Sie das Linienende in frei bewegen, ist der Linienendpunkt grün, beim „Andocken“ wechselt die Farbe auf Rot.

Objekt verschoben, Verbindung läuft mit

Verbindung aktualisiert

44 3. Mit PowerPoint drucken – nicht nur Folien

5 Mit PowerPoint drucken – nicht nur Folien

Nachdem Sie Ihre Präsentation fertig gestellt haben, kommt nun der große Moment: Der Ausdruck der Folien. Es lassen sich aber noch andere Medien damit erstellen. Mehr dazu im Folgenden. Auch wenn er Sie noch so einladend anlacht: Klicken Sie nicht auf die Druck-Schaltfläche in der

Symbolleiste! Die bewirkt nämlich, dass der Drucker wild drauf los druckt – der be-kannte Office-Drucker-Bug. Bei Vortragsfolien ist diese Grundeinstellung besonders absurd. (Die Schaltfläche lässt sich seit Version 2000 mit Anpassen gegen die ausführ-lichere Version austauschen, die dem Befehl Datei / Drucken entspricht.)

5.1 Druckauswahl PowerPoint bietet Ihnen an, folgende Drucksa-chen zu erstellen:

Folien Handzettel Notizseiten Gliederungsansicht Welchen Sinn haben nun diese unterschied-

lichen Ausdrucke? Ganzseitige Folien ist klar, deshalb arbeiten Sie ja mit PowerPoint. Notizen ist ein Hilfsmittel für Ihren Vortrag: Sie können jeder Folie Notizen hinzufügen, z.B. mit Stich-worten zum Vortrag. Ausgedruckt wird als No-tizseiten-Druck die Folie auf einer halben Seite und darunter Ihre Notizen. Diese Option lässt sich auch leicht dazu „missbrauchen“, eine Do-kumentation Ihres Vortrags zu erstellen, indem Sie dort keine persönlichen Notizen, sondern ausführlichere Texte aus Ihrem Vortrag einset-zen.

Diese Form ist wesentlich besser und publi-

kumsfreundlicher als die von PowerPoint vorge-sehenen »Handzettel«. Deren gibt es verschiede-ne mit unterschiedlich vielen Folien auf einer A4-Seite.

Die »Gliederungsseiten« sind wiederum ein

Hilfsmittel für Sie beim Vortrag; Sie sind quasi die gedruckte Form der Gliederungsansicht.

Beim Foliendruck für Dokumentationen kön-

nen Sie Umwandlungen der Farbwerte unab-hängig vom Druckertreiber vorgeben, indem Sie in Graustufen oder in reinem Schwarzweiß dru-cken lassen. Einen virtuellen Eindruck vom Grau-stufen- oder Schwarzweiß-Ausdruck erhalten Sie bereits in der Normalansicht, wenn Sie über die Schaltfläche »Farbe/Graustufe« die Darstellung wechseln, doch sind Testausdrucke der Varian-ten empfehlenswert; Sie sollten auch probieren, ob die Einstellungen des Druckertreibers bessere Ergebnisse als die PowerPoint-interne Konvertie-

rung bringen. Zudem lässt sich mit Datei / Seitenansicht ei-

ne Druckvorschau erzeugen, wie Sie das auch von Word oder Excel kennen.

5.2 Folien drucken Natürlich sind die Overheadfolien (noch) das wichtigste und gebräuchlichste Arbeitsergebnis von PowerPoint. Hier lauern allerdings auch die meisten Tücken, besonders bei der Wahl des Druckmediums.

Folien für Overheadprojektoren lassen sich wie folgt kategorisieren:

zur Handbeschriftung für Kopiergeräte und Laserdrucker für Tintenstrahldrucker Alle sind unterschiedlich und spezifisch! Aus-

nahme: Sie können natürlich auf allen Folienar-ten mit einem OHP-Stift schreiben. Ansonsten

Mit PowerPoint drucken 45 aber vertragen die einzelnen Gerätearten nur die jeweils zugehörigen Folien. Am harmlosesten sind die Folgen noch, wenn Sie einen Tinten-strahler falsch beschicken. Einziger Effekt ist da-bei, dass die Tinte nicht trocknet. Kopierer und Laserdrucker sind da wegen der Hitzeentwick-lung pingeliger; es ist schon häufig genug vor-gekommen, dass eine falsche Folie den Aus-tausch der Selentrommel zur Folge hatte!

Viele Folien, auf jeden Fall jene für Tintenstrah-ler, haben eine Druckseite, die besonders für diesen Zweck präpariert ist. Achten Sie auf die Hinweise auf der Packung; meist lässt sich die raue Druckseite auch durch Fühlen identifizieren. Bedenken Sie dabei unbedingt, dass manche Drucker das Druckmedium wenden; dann ge-hört die präparierte Seite nach unten.

Stellen Sie in den Druckeigenschaften Ihres Druckers als Papier »Transparentfolien« oder wie immer diese Folien dort bezeichnet werden ein. (Die Gestalter der Dialogboxen von Druckertrei-bern sind da äußerst erfinderisch.) Dann wird bei Tintenstrahlern mit höherer Intensität gespritzt, um gute Farbdeckung zu erzielen.

Besitzt Ihr Drucker die Option zum spiegel-verkehrten Druck, sollten Sie die nutzen. So wird die Unterseite der Folie bedruckt, was zwei Vor-teile hat: Bei Reflex-Projektoren liegt der Druck unmittelbar auf dem Spiegel auf, wodurch die Projektion etwas schärfer wird. Außerdem kön-nen Sie im Bedarfsfall mit einem wasserlöslichen OHP-Stift die unbedruckte Oberseite während des Vortrags beschriften; hinterher lassen sich diese Zusätze leicht wieder löschen.

Nun haben wasserlösliche Beschriftungen allerdings auch einen Nachteil: Wenn man beim Beschriften mit dem Handballen auf eine andere Beschriftung kommt, verwischt sie. Abhilfe schafft hier folgender Trick: Kleben Sie mit lösba-rem Layout-Kleber (z.B. Pritt-Kleberoller non-permanent) über die in Frage kommenden Fo-lien je eine OHP-Folie zur manuellen Beschrif-tung, auf der Sie dann mit Permanent-Tinte Ihre Ergänzungen anbringen. Nach dem Vortrag wird die beschriebene Folie einfach abgerissen.

Auf Grund der großen Farbmenge haben von Tintenstrahlern bedruckte Folien eine erhöhte Trockenzeit. Nehmen Sie fertig gedruckte Folien sofort aus dem Drucker und lassen Sie sie min-destens eine Viertelstunde liegen. Sollen sie (was üblich ist) anschließend in Klarsichtfolie verpackt werden, ist eine noch längere Trockenzeit sinn-voll. (Es gibt spezielle, glasklare Hüllen ohne Weichmacher für OHP-Folien, zum Beispiel Leitz # 4744 oder 3M-Flipframe. Auch diese Hüllen

lassen sich dazu missbrauchen, handschriftliche Ergänzungen während des Vortrags anzubrin-gen, ohne die Folie unbrauchbar zu machen. Allerdings sind die oben beschriebenen Metho-den preiswerter.)

5.2.1 Druckprobleme Auch mit modernster Hardware erlebt man häu-fig Eigenartiges beim Ausdruck. So haben zum Beispiel manche Laserdrucker Schwierigkeiten, 3D-Grafiken oder WordArt-Objekte korrekt zu drucken. Dazu ist kein Trick bekannt, weichen Sie also in solchen Fällen auf einen anderen Dru-cker aus. (Tintenstrahler sind da häufig besser geeignet als Laserdrucker.)

Farbdruck ist ein Thema für sich. Die Darstel-lung von Farbe am Bildschirm und mit dem Drucker erfolgt in konträrer Technik. Diesen Un-terschied kennen wir schon seit Goethes Farben-lehre, die sich computertypisch in der RGB- und CMYK-Technik niederschlägt. Bildschirmfarben mischen sich additiv aus rot, grün und blau, Druckerfarben dagegen subtraktiv aus cyan, magenta und gelb (yellow), ergänzt um schwarz (carbon). Daraus folgt, dass die am Bildschirm sichtbare Farbe mit aufwändigen Algorithmen in Druckfarbe umgerechnet werden muss. Und das geht häufig schief!

Sie können böse Enttäuschungen beim Druck vermeiden, wenn Sie sich vorher über die Farbtechnik Ihres Druckers Klarheit verschaffen. Dazu gibt es das Tool PRINTME.EXE, das Sie bei Microsoft aus dem Internet herunter laden kön-nen: www.support.microsoft.com/downloads/sup-port/mslfiles/printme.exe.

Es erzeugt eine Datei Printme.ppt, ( : Farbwa-be.ppt) die eine Grafik enthält, welche der Farb-auswahlwabe entspricht. Deren Ausdruck mit der Wabe auf dem Bildschirm verglichen, ver-meidet allzu große Überraschungen beim Druck.

5.2.2 „Folien-Sandwich“ Häufig werden Folien auch dazu eingesetzt, komplexe Sachverhalte grafisch zu vermitteln. Dabei versuchen die Vortragenden häufig, noch nicht relevante Teile der Folie anfangs abzude-cken und erst nach und nach frei zu geben. Das wirkt selten professionell und nervt das Audito-rium.

Es gibt eine bessere Methode: Zerlegen Sie den Inhalt einer komplexen Folie in mehrere Phasen und drucken Sie jede Phase auf eine separate Folie. Beim Vortrag legen Sie die Folien dann nach und nach übereinander auf. (Zu viele

46 Mit PowerPoint drucken Folien dürfen das natürlich nicht sein, denn auch die klarste Folie schluckt Licht. Bedenken Sie, dass Sie eventuell ein älteres OHP-Modell vor-finden, das lichtschwächer ist als die modernen mit Halogenlampen.)

Jeder OHP besitzt eine Zentrierhilfe für diesen Zweck, die häufig ein Schattendasein führt. An den Rändern befinden sich kleine, versenkbare Zapfen im Abstand von 8 cm – also genau für eine Aktenlochung ausreichend. In (glasklaren) Schutzhüllen vorgeführte Folien können mit diesem Hilfsmittel exakt übereinander gelegt werden.

5.3 Plakate und andere Daueranzeigen Folien sind nicht das einzige Mittel, um einen Vortrag visuell zu unterstützen. Das Publikum ist dankbar dafür, wenn gelegentlich ein Medien-wechsel stattfindet. So lässt sich die gerade be-schriebene Entwicklung eines Sachverhalts na-türlich auch pro Stufe auf A4 oder gar A3 aus-drucken und dann nacheinander an die Pinn-wand nadeln. Auch wenn Sie alle Elemente auf einer Folie eingesetzt haben, lassen sie sich leicht formatfüllend vergrößern, indem Sie sie grup-pieren und das gruppierte Element an einem Eckpunkt auf die passende Größe ziehen. Wan-deln Sie allerdings zuvor Text in Grafik um, da-mit er ebenfalls skaliert wird (siehe Tipp auf Seite 18).

Ein weiteres Argument für den gelegentlichen Verzicht auf Folien: OHP-Folien unterstützen das gerade aktuelle Thema. Es gibt aber Informatio-nen, die während des kompletten Vortrags, während der ganzen Veranstaltung sichtbar sein sollen. Häufig benutzt man dafür handbeschrie-bene Flipchart-Seiten, doch was spricht dage-gen, derartige Aushänge ebenfalls schon vorzu-bereiten wie die Folien und damit effektvoller und ansehnlicher zu gestalten?

Für vorbereitete Plakate etc. gelten die Aus-sagen dieses Heftes selbstverständlich ebenso. Allerdings müssen Sie da mit der Schriftgröße noch mehr nach oben gehen. Wenden Sie dazu folgende Faustregel an: pro angefangene zehn Teilnehmer 1“ Schriftgröße (72 pt).

Auch sollten Sie bei großflächigen Arbeiten mit den Farben etwas sparsamer umgehen, denn anders als bei an die Wand projizierten Folien wirkt inverse Schrift bei Plakaten nicht so gut und auch der Tintenverbrauch ist ein Argument.

5.4 Vortragsdokumentation Sicher kennen Sie auch die typischen Zwischen-rufe beim Folienwechsel: „Halt, ich bin noch nicht fertig mit dem Abschreiben!“ Das sind die ganz Vorsorglichen, die sich nicht sicher sind, ob

nach dem Vortrag noch „Handouts“ der Folien verteilt werden. Deshalb sollten Sie die Abdru-cke Ihrer Folien schon vorher verteilen, da ha-ben die Teilnehmer dann auch Gelegenheit, sich während der Veranstaltung Notizen an passen-der Stelle zu machen. Möchten Sie sich ein paar Überraschungseffekte nicht verderben lassen und erst nach der Veranstaltung die Abdrucke verteilen, weisen Sie bitte schon zu Beginn dar-auf hin.

Für Vortragsdokumentationen gibt es unter-schiedliche Methoden. Die einfachste ist immer noch, alle Folien durch den Kopierer zu ziehen – besser als gar nichts. Die PowerPoint-Druckoptio-nen für mehrere Folien auf einem Blatt wurden eingangs schon erwähnt.

Gefallen Ihnen die von PowerPoint vorgege-benen Muster für die Ausdrucke nicht? Im Menü Master/Handzettel-Master haben sie gering-fügige Eingriffsmöglichkeiten: Leider lassen sich nur die Zusatzinformationen verändern, die Platzhalter für die verkleinerten Folien bleiben unverändert.

Die „Königsklasse“ der Dokumentation ist na-türlich eine richtige Broschüre zum Thema. Im Datei-Menü unter Senden an finden Sie die Op-tion Microsoft Word.

Mit dem Senden an Microsoft Word haben Sie

ein leistungsfähiges Werkzeug zur Hand, um unterschiedlichste Arten von Vortragsdokumen-tationen zu erstellen. Die Blattaufteilungen ha-ben ihre Entsprechungen in den Ausdrucken für Notizen bzw. drei Folien pro Seite. Dabei ist es Ihnen überlassen, ob Sie die Notizen überneh-men oder andere Kommentare eintragen möch-

Mit PowerPoint drucken 47 ten. Etwas manuelle Nacharbeit bei der Auftei-lung der Seiten ist zwar erforderlich, aber den-noch ein erheblicher Fortschritt gegenüber den üblichen abgelichteten Folien.

Allerdings ist diese Methode mit Vorsicht zu genießen, wenn Sie in Ihrer Präsentation einen Bitmap-Hintergrnd verwenden! In PowerPoint wird dieser Hintergrund zwar nur einmal im Master gespeichert und dann in jede Folie „ein-gespiegelt”, doch der Export nach Winword macht daraus eine Bitmap pro Folie. So kann eine Präsentation von eigentlich ganz passabler Größe als Winword-Dokumentation plötzlich so groß werden, dass die interne 32 MB-Begren-zung für Winword-Dolumente überschritten wird – Absturz! Abhilfe ist hier nur möglich, indem Sie statt des Einfügens die Option »Verknüpfung« verwenden. Dann muss allerdings gewährleistet sein, dass die übernommene Präsentation immer am selben Speicher-Ort verfügbar ist.

Letztendlich gibt es noch die Übernahme nur der Gliederung, sodass Sie in die vorhandene Struktur ausführliche Langtexte einfügen kön-nen – die aufwändigste, aber auch Leser-freund-lichste Variante einer Vortragsdoku. (Ein solcher

Folienexport war die Basis für das Script „Der Vortrag“.)

Möchten Sie Ihre Dokumentation mit einem anderen Programm als Winword erstellen, bleibt Ihnen der Weg Folie für Folie über die Zwi-schenablage oder das Speichern der Gliederung im Rich Text Format. Letzteres übernimmt ähn-lich wie das letzte Layout in An Microsoft Word senden alle Texte der Gliederungsansicht mit Formatierungen in das systemübergreifend verwendbare Textformat.

Ganze Folien in andere Textprogramme zu ü-bernehmen, ist nur über den Export in ein Gra-fikformat möglich. Wählen Sie dazu den Befehl Speichern unter, der auch Grafikformate zulässt. Sie werden danach aufgefordert, zwischen dem Export der aktuellen Folie und der kompletten Präsentation zu wählen. Im letzten Fall erstellt PowerPoint einen Ordner, in dem jede Folie als eine Grafikdatei gespeichert wird.

Leider ist die Qualität der so erzeugten Grafik-dateien nicht besonders gut. Bessere Ergebnisse erhalten Sie, wenn Sie die Präsentation Bild für Bild mittels Screenshot einfangen.

48 6 Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien

Mehr Wirkung Ihrer Präsentation beim Publikum erzielen Sie, wenn Sie statt starrer, ausgedruckter Folien direkt vom Computer aus mittels „Videobeamer" projizieren können. Mit diesen Hilfsmitteln können Sie dann durch Überblendungen und bewegte Bilder mehr Aufmerksamkeit erheischen. Auch lässt sich der Aufbau einer komplexen Darstellung wesentlich erleichtern, indem die Kompo-nenten der Folie nach und nach eingeblendet werden – die virtuelle Version der Sandwich-Methode. Dieses Kapitel enthält neben den PowerPoint-Funktionen auch praktische Hinweise zum Umgang mit der Projektionstechnik.

6.1 Von Folie zu Folie Alles was Sie für Shows mit PowerPoint benöti-gen, finden Sie im Menü Bildschirmpräsentati-on. Die Befehle Animationsschemas, Benutzer-definierte Präsentation und Folienübergänge lassen den Aufgabenbereich mit den einschlägi-gen Hilfsmitteln erscheinen.

Der Befehl Bildschirmpräsentation einrichten führt zu einer Einstellbox für grundlegende Fra-gen, zum Beispiel ob die Präsentation selbst-laufend oder vom Vortragenden gesteuert wird. Die wesentlichen Gestaltungsmöglichkeiten je-doch finden Sie in den Aufgabenbereichen.

Da wären zunächst die Folienübergänge. Ein schlagartiger Wechsel von einer Folie zur näch-sten lässt sich hier ersetzen durch verschiedene Formen der Überblendung. Im Hauptfenster wird Ihnen der gewählte Übergang gleich an-gezeigt, wenn Sie die Option »AutoVorschau« ganz unten im Aufgabenbereich aktiviert haben. Wenn Sie sich für eine Form des Übergangs ent-schieden haben, klicken Sie am besten auf Für alle Folien übernehmen , denn es ist sinnvoll, alle Übergänge einer Präsentation gleich zu gestalten. Außerdem ersparen Sie sich damit die Arbeit, zu jeder Folie den Übergang zu definieren. Bei längeren Vorträgen können Sie schon mal den Übergang wechseln, aber innerhalb eines „Kapitels“ beibehalten. Für die Zuweisung der Übergänge sollten Sie dann in die Foliensortierung wechseln, dort die Folien mit gleichen Übergängen einfacher markieren und mit dem dort präsenten Werkzeug Folien-übergänge allen gleichzeitig den Übergang zu-weisen.

Auf die Zuweisung von Klängen zu den Über-gängen sollten Sie verzichten. Sie schadet meist der Seriosität Ihres Vortrags und auch bei sSelbst laufenden Kioskpräsentationen sind Klänge problematisch, weil weder der Computer noch der Beamer über leistungsfähige Lautsprecher verfügen.

Wollen Sie die Übergänge real testen, starten Sie die Präsentation im Vollbild mit einem Klick auf die Ansicht-Schalt-

fläche »Bildschirm-Präsentation« von der aktuel-len Folie aus, dieselbe Funktion hat die ähnlich aussehende Schaltfläche im Aufgabenbereich.

Die Schaltfläche »Wiedergabe« lässt die Über-gänge im Hauptfenster abfahren. Wollen Sie die komplette Präsentation von Beginn an starten, benutzen Sie den Menübefehl Bildschirmprä-sentation vorführen. Um sich während der Arbeit an einer Folie einen Eindruck von der Wirkung der Präsentation zu verschaffen, halten Sie beim Start (sowohl per Menü als auch per Schaltfläche) die <Strg>-Taste fest; dann wird eine auf ein Viertel des Bildschirms verkleinerte Präsentation abgespielt, während der Rest weiter Ihre Arbeitsoberfläche zeigt.

Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien 49

Ein Klick mit der linken Maustaste oder <Pfeil rechts> oder <Pfeil ab> oder <Bild >, <Leertas-te> oder <Enter> schaltet weiter zur nächsten Folie; für das Rückwärts-Schalten bietet Po-werPoint mit <Pfeil links>, <Pfeil rauf>, <Bild > oder der

Korrekturtaste < > auch reichlich Auswahl. Die Funktion der rechten Maustaste hängt von den Einstellungen in Extras / Optionen / An-sicht ab. Mit der rechten Maustaste öffnen Sie

entweder ein Kontextmenü, in dem Sie u.a. Weiter, Zurück oder Gehe zu wählen können, oder aber Sie

entscheiden sich im Register Ansicht von Ex-tras / Optionen dafür, die rechte Maustaste immer zum Wechseln auf die vorherige Folie zu benutzen. Das Kontextmenü bleibt Ihnen dabei dennoch erhalten, denn bei Bewegung des

Mauszeigers erscheint in der linken unteren Ecke des Bildschirms ein dezentes Symbol, das beim Anklicken das Kontextmenü einblendet.

Die Geschwindigkeit der Übergänge ist zwar in drei Stufen beeinflussbar, hängt aber auch von der Güte der Grafikkarte ab. Das kann im Negativfall auch dazu führen, dass die Über-gänge ruckelig werden. Dazu sollten Sie sich merken, dass die statische Übergänge, bei de-nen das Bild an seiner endgültigen Position ent-steht, für die Grafik leichter zu bewerkstelligen sind als dynamische, bei denen sich das Bild an seinen Platz bewegt. Wenn Ihre Präsentation also auf ressourcenschwachen Rechnern laufen soll, empfiehlt es sich, bewegte Effekte zu ver-meiden.

Bei der Bezeichnung der Übergänge hat die Kreativität der Microsoft-Textgestalter wieder einmal fröhliche Urständ' gefeiert. An der verba-len Bezeichnung ist häufig nicht zu erkennen, was für ein Folienübergang das wohl sein soll, deshalb in der nachfolgenden Tabelle eine Ü-bersicht mit Erläuterungen.

Folienübergang Richtungen Erläuterungen Typ*

blenden horizontal, vertikal Jalousieeffekt S einblenden von außen, von innen S versetzt einblenden horizontal, vertikal versetzter Jalousieeffekt S kämmen horizontal, vertikal Streifen laufen gegeneinander D überdecken 8 D direkt harter Übergang S direkt über schwarz harter Übergang mit Dunkelphase S auflösen grobe Überblendung S glatt ausbleichen weiche Überblendung S über schwarz blenden weiche Überblendung mit Dunkelphase S Kurzmeldung rotierendes Bild D schieben 4 Dia-Effekt D Linien horizontal, vertikal Bildstörungs-Effekt S kreisförmig von innen S karoförmig von innen S pluszeichenförmig von innen S schliessen horizontal, vertikal S öffnen horizontal, vertikal S diagonal 4 Sägezahnblende S aufdecken 8 D keilförmig nach unten symmetrischer Kreiswischer S im Uhrzeigersinn rollen

im Uhrzeigersinn Kreiswischer mit 1, 2, 3, 4, 8 Speichen S

rollen 4 S Automatisch (Zufall) (absolut unbrauchbar!)

* S = statisch, D = dynamisch

50 Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien

6.2 Folienelemente nach und nach Zusätzlich zu den Folienübergängen ist eine Ani-mation der Folienelemente möglich. Sie können damit die an die Wand projizierten Folien noch dichter an Ihren Vortrag anpassen und die In-formationen mit Ihrem Vortrag mitwachsen las-sen.

Hierfür dienen Benutzerdefinierte Animatio-nen. Zu deren Nutzung müssen Sie ein Folien-element markiert haben, auf das dann die aus-gewählte Animation angewandt wird. Auch hier wird im Hauptfenster die gewählte Anima-tion gleich vorgestellt, wenn Sie die Vorschau-Option aktiviert haben.

Im Aufgabenbereich finden Sie ganz oben die

Auswahl der Effekte, darunter die Option, ob die Animation auf Mausklick oder automatisch ge-startet werden soll, wobei letztere noch die Vari-anten des parallelen und des aufeinander fol-genden Starts zulässt. Danach folgen Optionen, die abhängig sind von der Art der Animation, zum Beispiel Bewegungsrichtung und -ge-schwindigkeit. Auch hier gilt, dass die Animati-onen, bei denen ein Objekt auf dem Bildschirm an seiner endgültigen Position entsteht, für die Grafik leichter zu bewerkstelligen sind als solche, bei denen sich das Objekt an seinen Platz be-wegt.

PowerPoint XP kennt vier grundlegende Arten der Animation:

Eingangsanimation (grüne Symbole) Ausgangsanimation (rote Symbole) Hervorhebungen Animationspfade Für Mediaclips enthält diese Auswahl einen zu-

sätzlichen Befehl, der aber lediglich Optionen für das Abspielen des Mediums auf den Bildschirm bringt.

Damit lassen sich Präsentationen überaus inte-ressant visualisieren – wenn man alles richtig macht. Die wichtigste Warnung ist natürlich die vor der Überanimation. Gehen Sie sparsam mit den Effekten um, also Animation nur da, wo sie wirklich Sinn macht, und kein ständiger Wechsel der Effekte, denn sie können – massiert einge-setzt – für die Vortragsunterstützung verheerend sein. Sinnvoller sind sie, wenn Sie zu Werbezwe-cken eine selbst laufende Show erstellen möch-ten. Dort stören sie keinen Vortrag und bieten einen zusätzlichen Anreiz für den Betrachter, der ja in diesem Fall auf die Bilder aufmerksam wer-den soll, ohne dass ihn jemand darauf hinweist. Mehr zu den „Selbstläufern“ in Abschnitt 7.5.

Der wichtigste Vorteil der neuen Animationen in PowerPoint XP ist die Möglichkeit der Aus-gangsanimation. Ein Objekt kann auch während des Vortrags aus der Folie entfernt werden, was bei bestimmten Zusatzinformationen, die nur temporär benötigt werden, sinnvoll ist.

An der Bezeichnung „Verblassen“ bemerken Sie, dass Microsoft auch hier wieder sehr ge-schickt bei der Wortwahl war, denn das Objekt verblasst beim Eingangseffekt ja nicht, im Ge-genteil. Im Gegenzug gibt es korrespondierende Eingangs- und Ausgangseffekte mit total unter-schiedlichen Bezeichnungen. Und dann sind da noch die Effekte, deren Verbalisierung total un-verständlich ist ...

Daneben werden die Effekte auch noch den Kategorien Einfach, Spezial, Angemessen und Aufregend zugeordnet, was auch nicht so un-bedingt deutlich ist. Deshalb nachfolgend eine tabellarische Übersicht mit Gegenüberstellung zusammen gehörender Eingangs- und Aus-gangseffekte und deren Beschreibungen, sofern nicht am Namen erkennbar. Außerdem ist an-gegeben, ob sich der Effekt auf Textobjekte, Grafikobjekte oder beide anwenden lässt. Hier müssen Sie bei der Zuweisung aufpassen, dass Sie Text auch als Text markieren, nicht das kom-plette Textobjekt. Im letzteren Fall lassen sich die auf Texte beschränkten Effekte nicht zuweisen!

Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien 51

Weiter ist angegeben, welche zusätzlichen (ü-ber die Geschwindigkeit hinausgehenden) Op-tionen sich auf die Effekte anwenden lassen.

In der letzten Spalte enthält die Tabelle noch eine Bewertung, wie gut der Effekt für eine Vor-tragsunterstützung geeignet ist: + = gut geeignet, o = bedingt geeignet, x = für sich allein ungeeignet – = ungeeignet.

Dabei bedeutet „für sich allein ungeeignet“, dass der Effekt in dieser reinen Form unbrauchbar ist, in Kombination mit speziellen Optionen und anderen Effekten jedoch durchaus einsetzbar. Das macht aber zusätzliche Arbeit. Mehr dazu in 6.2.1 und 6.2.4. Als „ungeeignet“ wurden alle Effekte klassifiziert, die in der Vortragsunterstüt-zung nicht hilfreich sind; bei selbstlaufenden Präsentationen können sie eventuell brauchbar sein.

Eingangseffekte

Ausgangseffekte

Erläuterungen

Text

Gra

fik

Dia

gram

m*

Opt

ione

n**

Bew

ertu

ng

Einfach Auflösen Auflösend hinaus grobkörnig • • s +

Blenden Blenden Jalousie • • s R +

Einfliegen Hinausfliegen • • k R +

Einmaliges Aufblitzen Einmaliges Aufblitzen • • s x

Erscheinen Verschwinden • • s o

Hineinkriechen Langsam hinaus wie „Einfliegen“ • • k R o

Kurzer Blick Blickend hinaus verkürzt geschoben • • k R +

Karo Karo Blende am Platz • • s R +

Kasten Kasten Blende am Platz • • s R +

Keil Keil Blende am Platz • • s R +

Kreis Kreis Blende am Platz • • s R +

Linien Linien Blende am Platz • • s R +

Plus Plus Blende am Platz • • s R +

Rad Rad Blende am Platz • • s X +

Schachbrett Schachbrett Blende am Platz • • s +

Streifen Streifen Blende am Platz • • s R +

Teilen Teilen Blende am Platz • • s R +

Wischen Wischen abwickeln • • s R +

Zufällig Zufällig • • k –

Spezial Ausdehnen Zusammenziehen • • k +

Verblassend drehen Verblassend drehen • – o

Verblassen Verblassen Dimmer-Effekt • • s +

Verblassender Zoom Verblassender Zoom • • k +

Angemessen Absteigend Absteigend verkürzt • • k +

Aufsteigend Aufsteigend verkürzt • • k +

Beruhigen verkürzt von links eingeschoben • • k +

52 Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien

Eingangseffekte

Ausgangseffekte

Erläuterungen

Text

Gra

fik

Dia

gram

m*

Opt

ione

n**

Bew

ertu

ng

Abschwächen nach links ausblendend • • k +

Entfalten Entfalten Laufweite ausdehnen / stauchen • – o

Erheben Untergehen vom / zum unteren Bildrand • • k o

Farbschreibmaschine Farbschreibmaschine • – o

Komprimieren Dehnen • • k +

Strecken Reduzieren • • k R +

Wachsen und bewegen Wachsen und Bewegen Zoom + Dimmer + 90°-Drehung • • k +

Wirbeln Wirbeln Drehung mit Dimmer • • k +

Zentriert auflösen Zentriert auflösen 180°-Kurve von / nach unter-halb der Position

• • k –

Zoom Zoom in Position • • k +

Aufregend Abspann Abspann von unten durchlaufend (Kino-

effekt) • • k –

Bumerang Bumerang einfliegen mit Klappeffekt • • k –

Drehen Drehen 3x Klappeffekt • • k –

Faden Faden geklappt bewegen von / nach links

• • k o

Falten Falten von / nach unten mit Klappef-fekt

• • k o

Fegen Fegen Buchstabenparade • – –

Gekrümmt nach oben Gekrümmt nach unten 180°-Kurve, Größenänderung und Dimmer

• • k o

Gleiten Gleiten fliegen mit Dimmer und Klapp-effekt

• • k o

Lichtgeschwindigkeit Lichtgeschwindigkeit von links nach rechts mit Scher-effekt

• • k o

Lupe Lupe über Vergrößerung ein- / aus-fliegen

• • k o

Sausen Sausen „Herbstlaub“ nach und nach • k –

Schlinge Schlinge Drehung, fliegen, dimmen • • k o

Schnipser Schnipser „Herbstlaub“ fließend • – o

Schwimmen Schwimmen in Hakenform ein- /ausfliegen • • k o

Spirale Spirale hinaus • • k o

Springen Springen verkürzt von links oben mit 2x auftitschen

• • k –

Sprossenrad Sprossenrad aus dem / in den Hintergrund drehend, mit Zoom & Dimmer

• • k o

* s = lässt sich auch separat auf Diagrammteile anwenden, k = nur komplettes Diagramm animierbar (vgl. 6.2.1.2) – = lässt sich auf Diagramme überhaupt nicht anwenden ** F = Farbe, R = Richtung, X = Anzahl Speichen

Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien 53

6.2.1 Das Regiezentrum Die animierten Objekte werden in der Art eines Ablaufscripts im Aufgabenbereich dargestellt. Jedes Objekt lässt sich innerhalb dieser Liste beliebig mit Hilfe der beiden Pfeil-Schaltflächen oder per Drag&drop verschieben; Eingangs-, und Ausgangseffekte sind durch die Farben grün und rot unterschieden. Bei der Kennzeich-nung durch ein farbig unterstrichenes A handelt es sich um auf Text angewandte Hervorhebun-gen (6.2.2).

Ebenfalls in dieser Liste erkennbar ist der Aus-löser für die Animation: eine Maus steht für Star-ten per Mausklick, eine Uhr für Starten nach der vorherigen Animation und kein Symbol bedeu-tet, dass die Animation zeitgleich mit der vorhe-rigen startet. Ein Klick auf einen der Listenein-träge markiert diesen, sodass Sie den vorhande-nen Effekt entfernen oder ändern können. Infor-mationen über die Bezeichnung der Animation finden Sie im Aufgabenbereich nicht, dazu müs-sen Sie die Effektoptionen aufrufen, in deren Titelleiste der jeweilige Name angezeigt wird:

Mit einen Klick auf den Pfeil rechts am Rand des Listeneintrags klappt ein Untermenü mit zusätzlichen Einstellungen auf, wobei hier et-liches redundant ist. Effektoptionen und Anzei-gedauer führen zu unterschiedlichen Register-karten derselben Einstellbox. Die erweiterte Zeitachse gibt Ihnen einen ausführlicheren Überblick über den Ablauf der einzelnen Ani-mationen, was aber wenig hilfreich ist; am bes-ten erkennt man den Ablauf doch in der Vor-schau im Hauptfenster.

In den Effektoptionen bzw. Anzeigedauer gibt es immer die beiden ebenso bezeichneten Re-gisterkarten, weitere Register erscheinen in Ab-hängigkeit vom Objekt, dem die Animation zu-geordnet ist (siehe folgende Unterabschnitte) Die Inhalte der Register unterscheiden sich je nach Art der Animation. Bei Bewegungen besteht z.B. mit »Reibungsloser Start« und »Reibungsloses Ende« die Option, die Bewegung nicht ruckar-tig, sondern weich beginnen und enden zu las-sen.

Auf die Zuordnung von Geräuschen zum Effekt können Sie gern verzichten, wenn es um eine Präsentation zur Vortragsunterstützung geht. Bei automatisch ablaufenden Präsentationen kön-nen Geräusche natürlich sinnvoll sein, um das Publikum zu fesseln.

Die für die Vortragsunterstützung wichtigste Einstellung im Register Effekt ist jene »Nach Ani-mation«.

Hier können Sie auswählen, ob das Element

nach dem Einblenden sichtbar bleiben oder wieder ausgeblendet werden soll. Bleibt es sicht-

54 bar, können Sie ihm auch eine andere Farbe als während der Animation zuweisen. Beim Ver-schwinden wird unterschieden nach sofort (was man wohl seltener braucht) und beim nächsten Mausklick.

Im Register Anzeigedauer finden wir wiederum die Auslöser und auch die Geschwindigkeit der Animation; es lebe die Redundanz! Interessanter sind schon die Verzögerungseinstellungen, aller-dings nur für die automatischen Starts, denn beim Klicken bestimmen Sie ja selbst, wann das Objekt erscheinen soll. Auch die Wiederholun-gen können reizvoll sein, z.B. wenn es sich um einen der Einmal-kurz-und-dann-wieder-ver-schwunden-Effekte handelt. Die Wiederholung erlaubt es Ihnen, daraus einen Dauereffekt zur Hervorhebung bis zum nächsten Mausklick oder bis zum Folienwechsel zu machen. Da dieser Effekt jedoch unruhig ist, sollten Sie ihn nur in besonderen Fällen verwenden.

Die Option »Nach der Wiedergabe zurück-spulen« stellt ein animiertes Objekt an seine Ausgangsposition zurück, wenn die Animation beendet ist.

Die Trigger-Funktion ist gedacht für Alterna-tiven im Vortragsablauf. Sie rechnen zum Bei-spiel ganz sicher mit einer Zwischenfrage, für die Sie eine zusätzliche Texteinblendung vorgese-hen haben. Wenn diese Zwischenfrage aber nicht kommt, kann diese Einblendung über-sprungen werden. Mit der Trigger-Funktion schaffen Sie sich diese Möglichkeit: Die übliche Abfolge ist die in der Liste festgelegte – obere Option. Mit der unteren Option »Effekt starten beim Klicken auf:« nehmen Sie das Objekt aus der normalen Klickreihenfolge heraus, es wird nur dann eingeblendet, wenn Sie (nach der er-warteten Zwischenfrage) auf das zum Auslöser erklärte andere Objekt geklickt haben. Das kann jedes beliebige Folienelement sein; am unauffäl-ligsten und immer präsent ist die Titelzeile.

6.2.1.1 Animationsoptionen für Textobjekte Haben Sie ein Textobjekt oder eine Text enthal-tende Autoform animiert, gibt es ein zusätzliches Register Textanimation in der Optionenbox.

Mit »Text gruppieren« bestimmen Sie, ob der vollständige Text des Elements auf einen Schlag oder jeder Absatz separat erscheint. Mit der Ebe-ne können Sie wählen, ob Unterebenen der Gliederung zugleich eingeblendet werden oder erst auf separaten Mausklick erscheinen.

Aktivieren Sie »Angefügte Form animieren«, animiert PowerPoint eine AutoForm zusammen mit dem enthaltenen Text. Ist diese Möglichkeit deaktiviert, lassen sich Text und AutoForm ge-sondert animieren. Ein Anwendungsbeispiel wäre, dass mehrere Autoformen schon leer auf der Folie „warten“ und die zugehörigen Texte nach und nach auf Mausklick in diesen Rahmen erscheinen. Es liegt auf der Hand, dass dafür die dynamischen Erscheinensweisen weniger gut geeignet sind.

Im Register Effekt ist eine zusätzliche Option für Textanimation enthalten: »Text animieren«. Dort haben Sie die Wahlmöglichkeit, den Text im Stück (Alle gleichzeitig), wortweise oder zei-chenweise einzuführen. »Alle gleichzeitig« ist die sinnvollste Option, die anderen beiden sind zu unruhig und lenken vom Vortrag ab, besonders dann, wenn Sie auch noch von den angebote-nen Verzögerungen Gebrauch machen.

Eine weitere Option für Textelemente verbirgt sich in der Aktionsliste selbst. Haben Sie einer Aufzählung eine Animation zugewiesen, gilt die Animation zunächst für die gesamte Aufzäh-lung. Ein Klick auf den grauen Balken unterhalb der Objektbezeichnung faltet diese auf und je-der Absatz der Aufzählung lässt sich einzeln be-arbeiten. Diese auf den ersten Blick unter dem Gesichtspunkt der einheitlichen Darstellung we-nig sinnvoll erscheinende Möglichkeit ist durch-aus ernst zu nehmen: So lassen sich innerhalb einer Aufzählung andere Einblendungen zwi-schenschieben, zum Beispiel Illustrationen zum jeweiligen Absatz; im folgenden Beispiel besteht die Auflistung aus drei Absätzen, nach dem Er-scheinen des zweiten Absatzes wird eine zusätz-liche Information eingeblendet, bevor es mit dem Abarbeiten der Aufzählung weitergeht.

Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien 55

6.2.1.2 Animationsoptionen für Diagramme Diagramme lassen sich so animieren, dass Sie die einzelnen Reihen, Rubriken oder Punkte nach und nach erscheinen lassen können. Gleiches gilt für Struktugramme. Hier sind von Haus aus die Möglichkeiten der Animation beschränkt, manche Animation lässt sich nur auf das Ge-samt-Diagramm anwenden, nicht auf einzelne Datenpunkte oder andere Teile des Diagramms. Ein Erkennungszeichen sind die Symbole an den Effekten: und funktionieren auch mit einzelnen Diagrammelementen; Alle anderen Symbole zeigen, dass es sich um Komplett-Effekte handelt.

Es gibt aber eine Möglichkeit, sie zu erwei-tern. Markieren Sie dazu ein Diagramm und wählen Sie Gruppierung aufheben aus dem Zeichnen-Menü. Nach einer Kontrollabfrage wird das Diagramm in seine Bestandteile aufge-löst, die Sie nun wie Grafikelemente bearbeiten und animieren können. Allerdings ist dann die eigentliche Diagrammfunktionalität nicht mehr gegeben.

6.2.1.3 Animationsoptionen für Mediaclips

Die Effekte für Multimediaelemente werden Sie vermutlich weniger häufig in Ihre Präsentatio-nen einbauen und wenn, dann sollten Sie sie nicht direkt aus PowerPoint heraus abspielen, sondern zu einem speziellen Programm wech-seln; das schont die Ressourcen Ihres PC.

6.2.2 Die Hervorhebungen Manchmal ist es gar nicht erwünscht, die Ele-mente einer Folie erst nach und nach erscheinen zulassen. Die Zuschauer sollen schon beim Ein-blenden der Folie den kompletten Inhalt vor Augen haben. Dennoch ist es wünschenswert, bestimmte Elemente hervorzuheben, wenn über sie gesprochen wird.

Dazu bieten sich verschiedene Methoden an. Die „klassische“ ist die der OHP-Technik entlehn-te, bei der ein Zeiger auf das aktuelle Thema hinweist. Ein solcher Zeiger ist auch in Power-Point von jeher leicht zu realisieren. Einer der Pfeile aus den AutoFormen wird mit einer zum Hintergrund gut kontrastierenden Farbe verse-hen und weist auf das aktuelle Element auf der Folie. Ist das Thema erledigt, verschwindet der Pfeil (Option »Mit nächstem Mausklick ausblen-den«) und es erscheint ein gleichartiger beim nächsten Folienelement. Für die Zuschauer ver-mittelt sich der Eindruck, der Pfeil sei in seine neue Position gesprungen. (Mit PowerPoint XP lässt sich die Pfeil-Methode eleganter gestalten, mehr dazu unter 6.2.3.)

Eine andere Methode der Hervorhebung ist das Umfärben des aktuell wichtigen Folienele-ments. Das war in den Vorversionen nur mit Tricks möglich, in XP geht es einfacher, aber ein paar Umwege sind auch dazu erforderlich. Dafür bietet PowerPoint XP aber eine Vielzahl von „Betonungseffekten“, bei denen die Beschrei-bungen wieder gelegentlich ins Abstruse abglei-ten (teilweise saublöde Übersetzungsfehler ). Auch dazu eine tabellarische Übersicht und auch hier bedeutet ein „x“ in der Bewertungsspalte, dass der Effekt nur als wiederholter Effekt oder in Kombination mit anderen Effekten sinnvoll ein-zusetzen ist (siehe 6.2.4). Bei manchen Effekten muss auch getestet werden, ob sie vor dem Fo-lienhintergrund gut wirken.

+ = gut geeignet, o = bedingt geeignet, x = für sich allein ungeeignet, – = für Vortragsunterstützung ungeeignet.

56

Betonungseffekte

Erläuterungen

Text

Gra

fik

Opt

ione

n

Bew

er-

tung

Einfach Füllfarbe ändern • Farbe +

Linienfarbe ändern • Farbe +

Rotieren • • Winkel Richtg.

x

Schriftart ändern • Font o

Schriftfarbe ändern dauerhaft • Farbe +

Schriftgrösse ändern • % o

Schriftschnitt ändern Fett Vorsicht, Umbruch berücksichtigen! • Attrib. o

Transparent • • % x

Vergrössern/Verkleinern • • % x

Spezial Blitzlicht kurzes Aufhellen • • x

Brush bei Farbe Text umfärben • Farbe +

Brush bei Untersterei-chung

Text unterstreichen • o

Deutlicher Blitz kurzzeitig fett • x

Durchtränken wird grau • • o

Erhellen wird blasser • • –

Farbvermischung umfärben • • Farbe +

Farbwellen buchstabenweise umfärben • Farbe +

Komplementärfarbe • • o

Komplementärfarbe 2 • • o

Kontrastfarbe kurzzeitiges Umfärben • • x

Verdunkeln wird dunkler • • o

Vertikales Highlight strecken mit Farbveränderung • • Farbe o

Angemessen Flimmern kurzzeitige Farbänderung • Farbe x

Mit Farbe zunehmend Textvergrößerung mit Farbänderung • • Farbe o

Schimmer Buchstabenflimmern • x

Schwanken wackelt bis zum nächsten Mausklick • • o

Aufregend Blinken kurzzeitiges Verschwinden • • x

Druckwelle stauchen, dann dehnen mit Farbände-rung

• • Farbe o

Fett anzeigen Vorsicht, Umbruch berücksichtigen! • o

Stilbetonung fett + kursiv + unterstrichen + Komple-mentärfarbe

• –

Welle hüpfende Buchstaben • –

Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien 57

6.2.3 Die Pfadorientierung Mit der Orientierung eines Objekts an einem Animationspfad bewegt sich ein Objekt inner-halb der Folie von einem Platz zum anderen oder auf mehr oder weniger komplizierten Kur-ven an seinen Ausgangspunkt zurück. Damit lässt sich die oben schon erwähnte Hervorhe-bung durch Hinweispfeile eleganter gestalten, indem Sie ihn weich von einem zu markieren-den Punkt zum nächsten gleiten lassen. Ansons-ten sollten Sie jedoch mit dem Einsatz dieses In-struments vorsichtig umgehen, denn es gerät leicht zu eher verspielten Animationen, was sehr stark ablenken kann. Sie sollten sich deshalb auf einen möglichst simplen oder sehr pointierten Einsatz dieses Hilfsmittels beschränken.

Die Animationspfade sind unterteilt in vorge-fertigte und selbstdefinierte. Bei letzteren kön-nen Sie dafür sorgen, dass ein Objekt von au-ßerhalb der Folie ins Bild geschoben wird, im-mer am vorgegebenen Pfad entlang. Natürlich geht das auch umgekehrt, also am Pfad aus dem Bild hinaus. Die vorgefertigten Pfade dagegen sind geschlossene Kurven, das Objekt beschreibt von seinem Ausgangspunkt weg einen Pfad und kehrt dann zur Ursprungsposition zurück. Keine unbedingt hilfreiche Funktion, möchte man auf den ersten Blick glauben. Der Trick da-bei ist die Kombination verschiedener Animati-onen. Sie können jedem Objekt mehrere Anima-tionen zuordnen, die auch gleichzeitig ablaufen können: Option „Mit voriger“ im Feld »Starten«. Weisen Sie einem Objekt zum Beispiel den Ein-gangseffekt „Verblassen“ und gleichzeitig einen Pfad zu, wird es anfangs unsichtbar sein und erst auf dem Weg über den Pfad immer deutlicher sichtbar.

Die Pfade gestatten Ihnen zunächst die Aus-wahl sechs verschiedener Bewegungsrichtun-gen. Wird einem Objekt ein solcher Animati-onspfad zugewiesen, erscheint der Pfad als ge-strichelte Line mit grünem Start- und rotem End-punkt, solange Sie sich im Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation befinden.

Bewegen Sie anschließend das Objekt, folgt der Pfad dieser Umsetzung, er ist also relativ an

das Objekt gebunden. Er lässt sich aber auch unabhängig bewegen, dazu müssen Sie den Pfad selbst markieren; das Objekt folgt den Be-wegungen des Pfades nicht. Mit der Option »nicht gesperrt« trennen Sie Objekt und Pfad total voneinander, sodass beide unabhängig voneinander zu bewegen sind.

Start- und Endpunkt lassen sich separat bewe-gen. Handelt es sich um eine geschlossene Kur-ve, so ist diese mit Hilfe des Kontextmenüs zu öffnen und mit dem Bézierwerkzeug beliebig zu verändern.

In diesem Sinne können Sie natürlich auch ei-

gene Pfade kreieren, dazu wird Ihnen bei Aus-wahl des Menüpunktes Benutzerdefinierten Pfad zeichnen die Linien-Autoformen-Auswahl angeboten.

Unter Weitere Pfade bietet PowerPoint eine Vielzahl vorgefertigter Pfade an, die ein Objekt auf unterschiedlich verschlungenen Pfaden be-wegen. In jedem Fall gelangt das Objekt am Schluss zu seinem Ausgangsort zurück, was sich aber mittels Bézierwerkzeug (Punkte bearbeiten) ändern lässt.

58

Die Pfade lassen sich auch zur Eingangs- oder Ausgangsanimation umfunktionieren, wenn Sie die geschlossene Form aufbrechen und Start- bzw. Zielpunkt außerhalb der Folie platzieren. Wird die Pfadanimation mit einem Verblassen gekoppelt, kann auch ein bewegtes Erscheinen innerhalb der Folie erreicht werden, womit naht-los zum folgenden Thema übergeleitet wurde.

6.2.4 Kombinierte Effekte Es wurde ja schon mehrfach erwähnt, dass Po-werPoint XP auch die Zuordnung mehrerer A-nimationseffekte zu einem Objekt gestattet. Mit der Startoption »Mit vorheriger« laufen diese mehreren Animationen dann auch parallel ab. So ist eine Bewegung mit einem Verblassen koppelbar, wie eben zu den Pfaden beschrie-ben. Die mitgelieferten zyklischen Pfade verlie-ren damit etwas von ihrer Verspieltheit.

Auch die oben erwähnte Hervorhebung in ei-ner anderen Farbe lässt sich durch die Kombina-tion noch verbessern. Standardmäßig laufen die farblichen Hervorhebungen in der Weise ab, dass eingangs der komplette Text in einer kon-trastarmen Farbe angezeigt wird und beim Her-vorheben dann Absatz für Absatz eine kräftigere Farbe erhält. Leider bleibt die jedoch erhalten, wenn der nächste Absatz besprochen wird, was häufig unerwünscht ist. Da bietet es sich an, die Hervorhebung zurückzunehmen, wenn der nächste Absatz aufgerufen wird. Dazu weisen Sie der Aufzählung zusätzlich zum Einfärben (z.B. durch „Brush bei Farbe“) mit den Effekt-Optio-nen unter »Nach der Animation« die kontrast-arme Ausgangsfarbe zu. Schon bleibt die kräfti-ge Farbe immer nur für einen Absatz bestehen.

Microsoft hat bereits einige derartige Kombina-tionen vorgefertigt und im Aufgabenbereich Foliendesign / Animationsschemas abgelegt. Dort sind aufeinander abgestimmte Effekte für Titelzeilen und Objekte miteinander kombiniert, sodass Sie in Eilfällen eine Präsentation komplett auf einen Schlag animieren können.

Hier ein paar Kombinationsvorschläge: Doppelklappe: Legen Sie zwei Text ent-

haltende Elemente übereinander. Ordnen Sie dem ersten Element den Ausgangseffekt „Reduzieren“ mit der Richtung „nach unten“ zu; dem zweiten Element verpassen Sie „Strecken“ „von oben“ als Eingangseffekt. Beide sind über den Ablauf „Mit voriger“ miteinander verbunden.

Drehtür: Zwei gleiche Elemente mit Text liegen deckungsgleich aufeinander. Das ers-te erhält den Ausgangseffekt „Reduzieren“,

das zweite „Strecken“, beide mit der Rich-tung „quer“. Auch hier muss wieder der Ab-lauf „Mit voriger“ gesteuert werden und selbstverständlich müssen die Geschwindig-keiten übereinstimmen.

Rollender Ball: Eine runde Form mit einem Muster, das die Drehung erkennen lässt, er-hält die Hervorhebung „Rotieren“, gleichzei-tig damit startet eine Bewegung an einem waagerechten Pfad entlang. Nun müssen nur noch die Animationsgeschwindigkeiten und -richtungen synchronisiert werden, schon rollt der Ball über die Folie. Anstelle eines Balles ist auch ein Geldstück sehr gut für diesen Effekt geeignet.

6.3 Vor der Veranstaltung

Der zusätzliche technische Aufwand bedarf auch einiger zusätzlicher Vorbereitungen. Sie sollten sich vor allem mit der Bedienung des Beamers vertraut machen. Der Anschluss des Beamers an den PC bereitet wenig Probleme. Verwenden Sie ein Notebook oder Laptop, so verfügt dieses über einen zusätzlichen Bildschirm-Anschluss, an den Sie den Beamer anschließen. Am Beamer finden Sie meist mehrere Eingänge, für eine Prä-sentation vom Computer finden Sie am richtigen Eingang Hinweise wie „PC In“, „Computer In“ oder „RGB In“.

Verwenden Sie einen stationären PC, dann

müssen Beamer und Monitor vom selben Aus-gang des PC angesteuert werden. Dazu gibt es unterschiedliche Varianten. Die meisten Beamer haben einen direkt mit dem Eingang verbun-denen Ausgang mit der selben Beschriftung wie der Eingang, doch mit dem Hinweis „Out“. Der Beamer lässt sich auf diese Weise in die Monitor-leitung einschleifen. Geht das nicht, weil der Beamer keinen Ausgang besitzt, muss eine Ver-

Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien 59 teilerdose vorgeschaltet werden, die in diesem Fall zur Ausrüstung des Beamers gehören sollte.

Die nächste wichtige Vorbereitung ist der Standpunkt des Beamers. Da gibt es leider meh-rere einander behindernde Einflussgrößen. Zum Beispiel die Lichtstärke: Moderne Geräte machen da keine Probleme, mit älteren (unter 1000 AN-SI-Lumen) können Sie aber schon Schwierigkei-ten bekommen, wenn Sie in einem nicht genü-gend abgedunkelten Raum arbeiten. Der Bea-mer darf dann nicht zu weit von der Projektions-fläche entfernt stehen.

Weiter zu beachten ist die Zoom-Fähigkeit des Beamers. Der Bildschirm sollte nicht zu weit vom Referenten entfernt stehen, damit jener noch die Anzeigen gut erkennen kann. (Schließlich sollen Sie Ihrem Publikum ja nicht den Rücken zu-wenden, was Sie aber tun müssten, um sich an der projizierten Präsentation zu orientieren.) Dem Vernehmen nach soll es möglich sein, eine stö-rungsfreie Verbindung mit einem zwischen PC und Beamer bis zu 7,5 m langen Kabel herzu-stellen – allerdings ist mir noch bei keinem Ver-anstalter so ein Kabel begegnet; 2 m ist das Ma-ximum. Das bedeutet, dass der Beamer maximal 5 m von der Projektionsfläche entfernt stehen kann (Referent 1 m vor Projektionsfläche, Note-book 2 m vom Referenten, Beamer 2 m vom Notebook). Für größere Säle ist das manchmal zu wenig, das Bild ist zu klein, um aus den letzten Reihen noch gesehen zu werden. (Ein Tipp zur Abhilfe, falls die Zoom-Fähigkeit nicht ausreicht: Befestigen Sie vor der Projektionslinse eine Kon-kavlinse; sie bekommen so etwas nebst speziell angefertigter Halterung bei Augenoptikern. Al-lerdings müssen Sie berücksichtigen, dass damit die Leuchtdichte geringer wird; der Trick ist also nur mit lichtstarken Geräten einsetzbar.)

Apropos Kabel: Versichern Sie sich bei Vorfüh-rungen in fremden Veranstaltungsräumen, dass

auch die Stromversorgung in ausreichender An-zahl und Nähe vorhanden ist. Profi-Referenten erkennen Sie daran, dass sie immer ein Verlän-gerungskabel mit Dreier-Verteiler im Gepäck haben, weil die Veranstalter selten berücksichti-gen, dass ein mitgebrachtes Notebook bei län-geren Vorträgen einen Stromanschluss benötigt.

Haben Sie alles verkabelt, schalten Sie zuerst den Beamer ein und fahren danach das Note-book hoch, damit Windows auch den Beamer erkennt und die Treiber für den Grafik-Ausgang aktiviert. Lediglich Windows XP erkennt den Beamer auch noch nachträglich.

Schließlich ist dann noch die Bildverzerrung zu beachten. Wie auch beim Overhead-Projektor strahlt das Bild schräg nach oben, was zu einer Trapezform führt. Diese darf nicht zu stark sein. Abhilfe lässt sich schaffen durch eine schräge Projektionsfläche oder durch Aufstellen des Beamers auf einem hohen Projektionstisch. Da-bei müssen Sie beachten, dass der Tisch nicht einigen Teilnehmern die Sicht nimmt. Neuere Beamer haben einen eingebauten Parallaxen-ausgleich, der mit den Begriffen „Trapez“ oder „Keystone“ bezeichnet wird.

6.3.1 Der Zwei-Bildschirme-Modus Haben Sie von der Möglichkeit, sich Notizen zu den einzelnen Folien zu machen, Gebrauch ge-macht? Dann wird es Sie sicher ärgern, dass Sie diese Notizen während der Präsentation nicht sehen. Das muss aber nicht sein, denn Power-Point XP beherrscht die Fähigkeit, auf zwei un-terschiedlichen Bildschirmen zu arbeiten – sofern die technischen Voraussetzungen gegeben sind. Die bringt aber quasi jedes Notebook mit. Star-ten Sie dazu Bildschirmpräsentation / Bild-schirmpräsentation einrichten und wählen Sie dort im Feld »Mehrere Bildschirme« die Option »Präsentationsansicht«. Ist dieses Feld nicht an-

60 sprechbar, unterstützt Ihr Computer diese Funk-tion leider nicht. Der Beamer muss angeschlos-sen sein, wenn Sie die Präsentationsansicht wäh-len; bei fehlendem Beamer oder Zweitbildschirm macht PowerPoint diese Aktion nicht mit!

Wenn Sie diese Option das erste Mal auspro-bieren, wird PowerPoint einen Test vornehmen. Diese Funktion ist sehr gut mit einem Assistenten unterstützt, der Sie sogar in die Systemsteuerung Ihres Computers umleitet, um die erforderlichen Einstellungen vorzunehmen. Wenn das erledigt ist, haben Sie auf dem Notebook-Monitor eine andere Ansicht als in der Projektion (siehe Ab-bildung). Sie sehen nicht nur Ihre Notizen, son-dern auch verkleinert die Folgefolien. Um das Hauptfenster herum gibt es zudem noch Navi-gations-Schaltflächen.

6.3.2 Nicht alles zeigen Manchmal wollen Sie vielleicht nicht alle Folien vorführen. Dann können Sie die ungewollten für die Präsentation verstecken mit dem Menübefehl Folie ausblen-den. Die zugehörige Schaltfläche steht Ihnen zweckmäßiger Weise auch in der Foliensortie-rung zur Verfügung. Damit Sie diese Entschei-dung bei Bedarf auch während des Vortrags noch revidieren können, enthält das Kontext-menü unter Gehe zu auch die Option Ausge-blendete Folie, wenn es vor einer solchen aufge-rufen wird. Noch einfacher geht es mit der Taste <H>.

Häufig kommt es vor, dass ein Vortrag wächst und mit ihm der zugehörige Foliensatz. Anderer-seits will man aber Zielgruppen-orientiert auch nur Ausschnitte des Gesamt-Repertoires vorfüh-ren. Es wäre sehr aufwändig, aus der Gesamt-Präsentation die Folien heraus zu kopieren, die man für den Teil-Vortrag benötigt; aber auch das einzelne Ausblenden von Folien ist noch zu mühsam. Als probate Lösung hierfür bietet Po-werPoint den Befehl Zielgruppenorientierte Bildschirmpräsenation. Damit lassen sich unter-schiedliche Konfigurationen Ihrer Präsentation von vornherein festlegen. Sie sind dabei nicht einmal an die Reihenfolge gebunden, in der die Folien in der Gesamt-Präsentation stehen.

Eine Sparversion der Zielgruppenorientierung finden Sie in Bildschirmpräsentation einrich-ten: Dort lässt sich ein Bereich zusammenhän-gender Folien bestimmen, der vorgeführt wird.

6.4 Während der Veranstaltung Wie schon oben erwähnt, navigieren Sie mit den Maustasten zwischen den Folien. Maustas-

ten? Das bedeutet, dass Sie beim Vortrag in der Nähe der Maus bleiben müssen. Am Notebook sind Dubletten der Maustasten, mit denen eben-falls geschaltet werden kann, aber dann können Sie auch gleich die Pfeiltasten benutzen. Sie sind aber immer irgendwie in der Nähe des Note-books bzw. PC festgenagelt oder müssen zu je-dem Folienwechsel hinlaufen.

Professioneller wirkt es, wenn Sie eine drahtlo-se Maus benutzen; Sie sind dann völlig frei in Ihrer Bewegung, können ggf. auch aus dem Auditorium heraus weiter schalten. Die üblichen Funk- und Infrarotmäuse orientieren sich an der klassischen Mausform und liegen schlecht in der Hand. Mit Infrarotmäusen muss man darüber hinaus auch noch auf den Empfänger zielen, um das Signal sicher zu übertragen. Sinnvoller sind ergonomisch geformte Fernbedienungen, z.B. der Cordless Presenter von Logitech (Abbildung links). Im Gegensatz zu seinem Vorläufermodell Trackman Live besitzt er allerdings keinen Trackball, sondern muss zum Bewegen des Mauszeigers als optische Maus auf den Tisch gelegt werden. Ein in der Funktion ähnliches Gerät bietet die Firma Trust mit dem Wireless Hand Track Laser 410 an (rechts), das über die Trackball-Funktionen hinaus noch einen einge-bauten Laser-Pointer verfügt. Allerdings liegt es mit seiner am Revolvergriff orientierten Form schlechter in der Hand und ist auch auffälliger. Die bisher genannten Geräte liegen alle im „o-beren Preissegment“; billigere Geräte von Uni-versal-Zubehörherstellern wie z.B. Hama liegen nicht so gut in der Hand und sind von der Steu-erung her nicht so günstig.

Manche Notebooks sind mit Infrarot-Schnittstellen ausgestattet, zu denen es auch passende Fernbedienungen gibt. Von deren Verwendung kann ich jedoch nur abraten: Sie sind auf dieses eine Notebook abgestimmt, da-mit nicht portierbar, und verfügen gelegentlich nicht mal über einen Trackball. Außerdem sind sie teuer, für diesen Preis bekommt man fast schon einen Funk-Trackball.

Eine andere Variante ist die Benutzung der In-frarotsteuerung des Beamers, die über eine zu-

Bildschirmpräsentation: Virtuelle Folien 61 sätzliche Verbindung (meist USB oder Funk) zum Notebook durchgeschleift werden kann. Damit können die Cursortasten der Beamerfernbedie-nung zur Präsentationssteuerung verwendet werden, was aber – abhängig vom jeweiligen Modell – häufig nicht sehr bequem ist.

Der Mauszeiger ist während der Bildschirmprä-sentation ebenfalls zugegen, sodass Sie ihn als „Zeigestock“ einsetzen können. Er erscheint aber erst, wenn Sie den Mausball bewegen, anderen-falls hält er sich diskret zurück. Mit Hilfe des Kon-textmenüs lässt er sich zum Zeichenstift umwan-deln, mit dem Sie auf der projizierten Folie „schreiben“ können. (Die Krakeleien verschwin-den wieder, sobald die nächste Folie aufgerufen wird.)

6.4.1 Notizen während des Vortrags Ihr Vortrag löst eine Diskussion aus? Die Diskus-sion ist so intensiv, dass Ihre Präsentation vorläu-fig unterbrochen werden muss? Während Ihrer Präsentation werden Festlegungen zum weite-ren Vorgehen getroffen?

Für alle diese Fälle sind in der Bildschirmprä-sentation Hilfen eingebaut, die Sie im Kontext-menü finden. Der einfachste Fall ist die Unterbre-chung der Präsentation mit Bildschirm / Prä-sentation ausblenden. Einfacher geht es über den Tastaturbefehl <B>, der den Bildschirm schwärzt. Ein weiterer Druck auf <B> lässt die Präsentation wieder erscheinen.

Diese Verdunkelung betrifft aber nicht nur den Beamer, auch Ihr Monitor wird dunkel. Wollen Sie nur das an die Wand gestrahlte Bild unter-drücken, helfen die von den Geräteherstellern angebotenen Methoden meist nicht weiter:

Beamer haben eine Standby-Taste, mit der ebenfalls die Präsentation ausgeblendet werden kann. Das ist jedoch weniger zu empfehlen, denn das Wiederanlaufen aus dem Standby-Modus dauert bei den meisten Modellen zu lange. Nur an wenigen Geräten gibt es eine wirkliche, schnell wieder hoch zu fahrende „Verdunkelungsoption“.

Ebenfalls ungeeignet ist die auf vielen Note-books vorhandene Möglichkeit, das Bildschirm-signal des externen Anschlusses abzuschalten. Die meisten Beamer erzeugen nämlich eine wie auch immer geartete Fehlermeldung, wenn sie kein Signal erhalten, und strahlen diese auf die Wand.

Die einfachste Methode ist ein Stück gefalte-ter Karton (Metaplan-Karte), das Sie über das Objektiv stülpen. Mit einem Stück Klebeband

befestigt, lässt sich das Verdunkeln auch schnell und ohne Fummelei erledigen.

Wollen Sie sich auf Grund der Diskussion ein paar Notizen machen, benutzen Sie dafür den Befehl Vortragsnotizen. Er entspricht den No-tizseiten, jede Notiz wird also einer Folie zuge-ordnet, sodass Sie im Nachhinein auch eine Ori-entierung haben, zu welchem Teil Ihres Vortrags die Notiz gehört.

Verlaufs-unabhängige Notizen erlauben Ihnen die Besprechungsnotizen. Interessanter Neben-effekt dabei sind Eintragungen in der Register-karte Aufgaben: Alles was hier notiert wird, er-scheint in einer an Ihre Präsentation angehäng-ten zusätzlichen Folie, sodass Sie am Schluss be-reits die spontanen Zwischenergebnisse der Dis-kussion vorführen können. Nach der Vorfüh-rung können Sie die Notizen mit Extras / Be-sprechungsnotizen einsehen.

Und noch ein letzter Tipp: Sie müssen natür-lich den Bildschirmschoner abschalten, sonst kann es Ihnen passieren, dass bei einer längeren Diskussion zu einer stehen bleibenden Folie die Wartezeit abgelaufen ist und der Bildschirm-schoner einsetzt. Noch eklatanter ist es, wenn die nicht ausgeschaltete Energiesparfunktion plötz-lich das Notebook herunter fährt.

6.4.2 Aktionen auslösen Eine andere Situation bei Vorträgen tritt auf, wenn auf Grund einer Zwischenfrage ein thema-tischer Schlenker gemacht werden muss. Sie können auf mehreren Wegen vorgehen. Der Foliennavigator des Kontextmenüs hilft Ihnen dabei. Wenn Sie die genaue Nummer der benö-tigten Folie im Kopf haben, können Sie diese auch eingeben und mit <Enter> bestätigen, dann springt die Präsentation dort hin.

Ein anderer Weg führt über den Foliennaviga-tor des Kontextmenüs, in dem die Überschriften der Folien angezeigt werden.

Sie können sich darauf aber auch anders vor-bereiten und einem beliebigen Folienelement Aktionen zuweisen. Jedes Folienelement lässt sich per Hyperlink mit anderen Folien verbin-den, sodass Sie die Wahl haben, entweder mit Klick in den freien Raum die nächste Folie anzu-steuern oder mit Klick auf die Schaltfläche die „Extratour“ einschieben. Diese kann im Einblen-den eines zusätzlichen Folienelements bestehen, wie beim „Regiezentrum“ beschrieben, oder weitergehende Extratouren starten.

Als Sonderform der Autoformen bieten sich für diesen Zweck die Interaktiven Schaltflä-

62 chen besonders an, die den Effekt des Aktivie-rens auch noch optisch unterstützen.

Steuerelemente, die Sie durchgängig auf allen Folien mit identischen Funktionen benötigen, können Sie auch in der Masterfolie platzieren.

In den Aktionseinstellungen haben Sie die Wahl zwischen den Registerkarten »Mausklick« und »Mouseover«. (Letzteres hieß früher »Maus-kontakt« und bewirkte dasselbe.) Die erstge-nannte Version benötigt einen Mausklick auf das so ausgestaltete Objekt, während bei der zweiten schon das bloße Berühren des Objektes mit dem darüber fahrenden Mauszeiger aus-reicht, um die Aktion zu starten. Das mit dem Darüberfahren ist wörtlich zu nehmen: Der Mauszeiger muss sich in das Objekt hinein be-wegen, um die eingestellte Aktion auszuführen. Ein die Folie füllendes Objekt ist also für diesen Zweck ungeeignet.

Die Aktion wird in den meisten Fällen der Verweis auf eine andere Folie sein – auch eine Folie in einer anderen Präsentation ist möglich. Es lassen sich auch Filme und Geräusche abspie-len, was aber sicher seltener zum Einsatz kom-men dürfte.

Eher dürfte da noch der Start anderer Anwen-

dungen in Betracht kommen. Sie können damit aus einer Bildschirmpräsentation heraus ein be-liebiges Programm starten und darin arbeiten. Noch eleganter ist es natürlich, wenn dieses Pro-gramm auch gleich das benötigte Dokument lädt. Zu diesem Zweck gibt es auch die Ver-knüpfung zu einer Datei, die beim Anklicken des Aktions-Schaltflächen mit der im Explorer zugewiesenen Anwendung geöffnet wird. Das funktioniert natürlich nicht bei Präsentationen,

die auf anderen Computern abgespielt werden sollen, weil dort die Bezugspfade nicht unbe-dingt übereinstimmen.

Wollen Sie eine Datei mit einer anderen als der Standard-Anwendung öffnen, ist etwas mehr Aufwand erforderlich: 1. Mit Durchsuchen weisen Sie dem Feld

„Programm ausführen“ zunächst die zu öff-nende Datei zu (in der Dateiauswahlbox den Dateityp „Alle *.*“ auswählen). Sie müssen dann zusätzlich das Programm angeben:

2. Markieren Sie im Feld „Programm ausfüh-ren“ den Pfad- und Dateinamen und kopie-ren Sie ihn in die Zwischenablage.

3. Klicken Sie noch einmal auf Durchsuchen und wählen Sie das zugehörige Programm aus.

4. Klicken Sie in das Feld „Programm ausfüh-ren“, betätigen Sie die <Ende>-Taste, fügen dann einen Leerschritt und aus der Zwi-schenablage den Dateipfad an.

Achtung: Einige Programme (z.B. alle MS-Office-Komponenten) verlangen den Dateina-men in Anführungszeichen. Bei anderen Pro-grammen dagegen führen Anführungszeichen zur Fehlermeldung, dass die Datei nicht geöffnet werden kann.

Eine andere Möglichkeit, verlaufsabhängig zu-sätzliche Informationen einzublenden, bietet die OLE-Option »Als Symbol anzeigen« unter Einfü-gen / Objekt. Dabei wird nicht der Inhalt des eingebundenen Objekts auf die Folie übertra-gen, sondern nur eine Schaltfläche angelegt. Dieser Schaltfläche müssen Sie in den Aktions-einstellungen eine der drei „Objektaktionen“ (Bearbeiten, Öffnen, Drucken) zuordnen, dann öffnet sich beim Anklicken die Datei mit ihrer Standard-Anwendung.

Die Aktionseinstellungen lassen Sie auch auf weit entfernte Daten zugreifen, wenn Sie als Ziel eine URL auswählen: Damit wird aus der Präsen-tation heraus eine Verbindung zum Internet hergestellt.

Es gibt marginale Unterschiede zwischen den Aktionseinstellungen und dem Befehl Hyperlink aus dem Einfügen-Menü, die von der Art des markierten Objekts abhängen. Im Falle einfacher Grafikelemente präsentiert der Befehl Hyperlink nur die Verknüpfung mit einer Internetseite.

Sonstiges 63

7 Sonstiges Zum Schluss noch einige seltener auftretende Themen, die die Fachkapitel überfrachtet hätten, aber dennoch nicht unerwähnt bleiben sollen.

7.1 Sicherheit und Überarbeitungen Eine mit PowerPoint XP neu geschaffene „In-kompatibilität“ gegenüber den Vorversionen ist die Möglichkeit, Präsentation durch ein Passwort vor Veränderungen zu schützen. So geschütz-te Präsentationsdateien lassen sich mit den Vor-versionen nicht öffnen!

Sie schützen Ihre Präsentation, indem Sie im Menü Extras / Optionen das Register Sicher-heit wählen und dort den lesenden und/oder schreibenden Zugriff auf diese Datei mit einem Passwort sichern. So gesicherte Dateien lassen sich mit den Vorversionen nicht mehr öffnen!

Sofern mehrere Personen an einer Präsentation arbeiten, lassen sich die Änderungen den Bearbeitern zuordnen, wenn Sie die Präsentation per E-Mail versenden und Datei / Senden an / E-Mail-Empfänger (zur Überarbeitung) wählen. Wenn Sie die geänderte Präsentation zurück erhalten, lässt sie sich mit der ursprünglichen Fassung vergleichen mittels Extras / Präsenta-tionen vergleichen und zusammenführen. Auch wenn Sie nicht die Weitergabe per E-Mail gewählt hatten, lassen sich zwei Präsentationen miteinander vergleichen; PowerPoint registriert, ob Sie eine Präsentation als Überarbeitungs-Mail verschickt hatten. Fehlt dieser interne Hinweis, werden Sie nach dem Aufruf von Präsentatio-nen vergleichen und zusammenführen aufge-fordert, eine zweite Datei als Vergleichsobjekt zu benennen.

Im Aufgabenbereich entsteht das Überarbei-tungsfenster, das Ihnen die Unterschiede zwi-schen beiden Dateien Folie für Folie darstellt und Ihnen die Wahl lässt, die Überarbeitung zu ü-bernehmen oder zu verwerfen. Sie sind nicht auf die Mini-Darstellung im Überarbeitungsfenster angewiesen. Ein Klick auf die Leiste mit dem Namen des Überarbeiters wechselt im Haupt-fenster die Ansicht zwischen beiden Versionen der Folie.

7.1.1 Präsentation retten Manchmal kommt es leider vor, dass ein Com-puter abstürzt, während man gerade mit Power-Point arbeitet, und die Präsentation sich nach der Reanimation des PC nicht mehr öffnen lässt. Hier gibt es einige Möglichkeiten für Rettungs-versuche.

Der einfachste Ansatz ist das Erzeugen einer neuen, leeren Präsentation mit Datei / Neu. Da-nach wählen Sie Einfügen / Folien aus Datei und suchen Ihre öffnungsunwillige Präsentation. Häufig schafft es PowerPoint auf diesem Wege, wenigstens einige der Folien einzulesen.

Es gibt auch ein Tool namens CLONEPPT.EXE, das auf ähnliche Weise arbeitet.

Etwas abgefahrener ist der Tipp, ein fremdes Präsentationsprogramm zu benutzen. Es soll schon vorgekommen sein, dass die Konvertie-rungsfilter anderen Hersteller (z.B. StarOffice rsp. OpenOffice, Corel Presentations, Astound) defek-te PowerPoint-Dateien besser wiederherstellen konnten als PowerPoint selbst.

7.2 Der PowerPoint-Projektor PPVIEW32.EXE

Wenn Sie nicht das eigene Notebook zum Vor-trag mitnehmen, bleibt immer die Frage zu klä-ren, ob auf dem Zielcomputer auch PowerPoint vorhanden ist und wenn ja, in welcher Version. Mit älteren Versionen als 97 können Sie keine Bildschirmpräsentation abspielen, die mit Po-werPoint 97 oder höher erzeugt. Abhilfe schafft der „Viewer“, den Sie kostenlos bei Microsoft herunter laden können: http://office.microsoft.com/downloads/9798/Ppview97.aspx

Mit der aktuellen Version dieses Viewers (die

aus dem Archiv entpackte und automatisch in-stallierte Datei heißt ppview32.exe) lassen sich alle PowerPoint-Präsentationen bis zur Version XP

64 Sonstiges abspielen, allerdings sind die Animationseffekte auf den Umfang der Version 97 beschränkt. Sie können in PowerPoint XP die neuen Effekte in Extras / Optionen, Register Bearbeiten abstel-len und so eine bessere Kompatibilität zu Lasten der neuen Funktionen herstellen.

Es ist nicht erforderlich, den Viewer mit einer Installationsroutine zu starten, wie es von Micro-soft standardmäßig vorgesehen ist. Sie können auch den Viewer und seine Hilfsdateien zusam-men mit der abzuspielenden Präsentation in eine Verzeichnis kopieren, dann läuft er eben-falls. Benötigt werden folgende Dateien:

MSO97V.DLL MSPPT8VR.OLB MSV7ENU.DLL PP4X322.DLL PPINTLV.DLL PPVIEW32.EXE

Sen StadtStD-oe

Mit Ppview32.exe ist es z.B. möglich, mehrere PowerPoint-Dateien nacheinander wie aus ei-nem Guss zu präsentieren. Dazu müssen im Aus-wahlfenster des Viewers die zu startenden Da-teien markiert werden, der Rest des Ablaufs geht dann automatisch. Komfortabler ist die Verwen-dung einer Script-Datei, die den Viewer steuert. So ein Script ist leicht zu erstellen: Verwenden Sie ein einfaches Textprogramm, zum Beispiel den Editor. Geben Sie Zeile für Zeile die Dateien an, die Sie vorführen möchten, am besten ein-schließlich Pfadangabe, also z.B. C:\Eigene Dateien\Show1.ppt Jeder Dateiname muss in einer eigenen Zeile stehen. Diese Datei speichern Sie unter dem Namen PLAYLIST.LST; durch die Installation ist dieser Dateiname mit dem Start des Viewers verknüpft.

Über den Start der Präsentationen hinaus bietet der Viewer noch etliche Optionen für den Ab-

lauf der Präsentation, die als Argumente in der Steuerdatei anzugeben sind. /A Die Folien werden automatisch weiter ge-

schaltet, sofern Standzeiten vorgegeben sind.

/K Die Präsentation wird nach Eingabe eines Kenwortes gestartet. Sie lässt sich dann über <Esc> nur abbrechen, wenn wieder das Kennwort eingegeben wird. Bei dieser Op-tion ist das normale Weiterschalten der Prä-sentation mit Hilfe des Mausklicks nicht möglich, es kann nur durch Anklicken ent-sprechend vorprogrammierter Schaltflächen in den Folien erfolgen (siehe 6.4.2).

/L Die Präsentation wird in einer Endlosschleife bis zum Drücken der <Esc>-Taste wieder-holt.

/R=n-m Es werden nur die Folien Nrn. n bis m der Präsentation gezeigt.

Die Argumente müssen – anders als sonst üb-lich – vor dem Dateinamen angegeben wer-den! Ein Eintrag in der PLAYLIST.LST könnte also z.B. lauten /a /k /l /r=3-40 „vorfuehrung.pps“ und bewirken, dass eine selbsttlaufende Präsen-tation der Folien 3 bis 40 ständig wiederholt stattfindet und nur durch Eingabe des beim Start eingegebenen Kennwortes unterbrochen wer-den kann. (Natürlich kann eine Präsentation auch über den Task-Manager oder Abschalten des Computers unterbrochen werden, da spielt das Kennwort keinerlei Rolle.)

Die per Argument zu übergebenden Optionen lassen sich beim direkten Start des Viewers auch über die Schaltfläche Optionen einstellen, da-rüber hinaus finden Sie dort noch zusätzliche Einstellungen, die mit denen des Befehls Bild-schirmpräsentation einrichten korrespondie-ren.

Eine weitere Option im Viewer ist die „Kenn-wortgeschützte Bildschirmpräsentation“ im Da-teiauswahlfenster. Sie entspricht dem Start mit dem Argument /K, diese Präsentation kann nur mit dem vorher eingegebenen Kennwort unter-brochen werden und die Weiterschaltung ist ausschließlich nach Zeitvorgaben oder durch Anklicken vorher definierter Schaltflächen mög-lich (siehe 6.4.2).

7.3 Das Pack&Go-Verfahren Wenn Sie mit OLE verknüpfte Dateien in Ihrer Präsentation verwenden oder nicht sicher sind, ob besondere Schriften Ihrer Präsentation auf dem Zielrechner installiert sind, benutzen Sie die Speicheroption Pack&Go aus dem Datei-Menü.

Sonstiges 65 Ein Assistent führt Sie hier durch unterschiedli-che Optionen, die alles in ein Archiv packen, was Sie am Ziel benötigen.

Diese besondere Form, eine Präsentation abzu-speichern, gestattet Ihnen, sowohl ein Wieder-gabemodul als auch alle Schriften und verlink-ten Dateien in einer Projektdatei zu speichern. Erzeugt werden die Dateien PNGSETUP.EXE und PRES0.PPZ. Diese beiden Dateien müssen Sie zum Vortragsort mitnehmen; gestartet wird die Präsentation durch PNGSETUP.EXE, das zunächst den Viewer installiert. Damit stehen Ihnen alle Möglichkeiten der Bildschirmpräsentation zur Verfügung.

Die mit Pack&Go erzeugte Präsentationsdatei kann je nach Umfang des einbezogenen Materi-als recht groß werden, Pack&Go bietet die Mög-lichkeit, das Archiv auf mehrere Disketten zu verteilen. Steht ein ZIP-Laufwerk oder CD-Laufwerk am Vortragsort zur Verfügung, sollten Sie als Ziel für das Archiv Ihre Festplatte angeben und die benötigten Dateien anschließend auf ZIP-Medium oder CD-ROM kopieren.

7.4 Formatwechsel im laufenden Programm

Ich habe mich entschlossen, diesen Abschnitt in die Broschüre aufzunehmen, obwohl ich das Thema für irrelevant halte, aber in den Foren zu PowerPoint taucht immer wieder die Frage auf, wie man innerhalb einer Präsentation zwischen Quer- und Hochformat wechselt. PowerPoint unterstützt einen solchen Formatwechsel inner-halb einer Präsentation nicht.

Eigentlich ist so etwas auch entbehrlich! Das Querformat ist durch Monitor und Beamer tech-nisch vorgegeben. Jedes hochformatige Bild wird in der Höhe an die Höhe des Querformats angepasst, sodass damit ein Flächenverlust von 50% verbunden ist. Sinnvoller wäre es, die hoch-formatige Folie in zwei halbe zu teilen, die dann jeweils im Vollbildmodus erscheinen.

Aber bitte, für alle, die es denn unbedingt möchten, hier ein paar weiter führende Hinwei-se:

Jeder Lösungsweg führt zunächst über zwei separate Präsentationen, eine Hauptpräsentation im Querformat und eine Nebenpräsentation im Hochformat, denn die Formateinstellungen einer Präsentation gelten durchgängig für alle Folien.

Lösung 1: Auf eine Folie im Querformat, der eine Folie im Hochformat folgen soll, platzieren Sie eine Schaltfläche, die zu der anderen Präsen-tation verzweigt. Zurück geht es dann auf dem gleichen Weg.

Lösung 2: Sie kopieren die hochformatigen Folien an die passenden Stellen in der Hauptprä-sentation. Dabei kommt es zu Verzerrungen, weil die Folienformate angepasst werden. Diese Verzerrungen schalten Sie in der Vorführung aus, indem Sie in jeder Folie, auf die ein For-matwechsel folgt, eine Schaltfläche einbauen. Diese wird mit einem von Andreas Schmidt und Dr. Eckehard Pfeifer entwickelten Makro ver-bunden:

Sub ShapeOnMaster() Dim ps As PageSetup Set ps = Application.ActivePresentation.PageSetup If ps.SlideOrientation = msoOrientationVertical Then ps.SlideOrientation = msoOrientationHorizontal Else ps.SlideOrientation = msoOrientationVertical End If ActivePresentation.SlideShowWindow.View.Next End Sub

Sie finden das Makro auch auf der Kurs-CD als Formatwechsel.bas.

7.5 Externe und selbstlaufende Präsentationen

Für bloße Werbe- oder Informationszwecke kann eine Präsentation auch ohne Moderation ablaufen. Um eine solche Bildschirmpräsentation zu erstellen, wählen Sie unter Bildschirmpräsen-tation einrichten die Optionen „Ansicht durch ein Individuum“ und „Ansicht an einem Kiosk“. (Danke, Microsoft, für diese feinsinnigen Formu-lierungen!) Eine mit der Option „Ansicht durch ein Individuum“ ausgestattete Präsentation lässt sich nur über die Tastatur oder über Mausklicks auf Aktionsflächen weiter schalten. Bei „Ansicht an einem Kiosk“ ist auch noch die Tastatur ab-geschaltet, das Weiterschalten funktioniert nur über Aktionsflächen. Wird fünf Minuten lang keine Maustaste betätigt, springt die Präsentation auf Folie 1 zurück.

Wollen Sie erreichen, dass die Präsentation überhaupt nicht von außen beeinflusst werden kann, müssen Sie alle Folienüber-gänge und Animationen so einstellen, dass sie nicht auf einen Mausklick warten, son-dern nach einer bestimmten Zeit selbst weiter schalten.

Wie lang diese Zeiten sein sollen, können Sie bequem auf folgende Weise beeinflussen:

Der Befehl Neue Einblendezeiten testen startet die Präsentation testweise im manuell gesteuer-ten Modus; Ihre Aufgabe ist es, die Folien auf sich wirken zu lassen und gefühlsmäßig zu kli-

66 Sonstiges cken, wenn Sie meinen, dass das nächste ani-mierte Element einzublenden ist und wenn eine Folie lange genug auf dem Bildschirm gestan-den hat. Die Standzeiten werden gespeichert.

Nach dem Ende der Präsentation haben Sie die

Möglichkeiten, diese manuellen Standzeiten als Steuerwerte für die automatisch ablaufende Prä-sentation zu übernehmen.

Beim Start von Neue Einblendezeiten testen funktioniert übrigens auch die Variante auf ei-nem Viertel-Bildschirm, wenn Sie die <Strg>-Taste festhalten.

7.5.1 PowerPoint-Präsentation ins PDF-Format bringen

Eine beliebte Methode zur Wetergabe von Prä-sentationen ist die Umwandlung ins PDF-Format. Dieses Dateiformat ist unabhängig von Ressour-cen auf dem Zielrechner, kann allerdings nur die druckbaren Informationen und einen Teil der Animationen wiedergeben. Für Multimedia-Prä-sentationen ist es also ungeeignet

Ein häufiges Problem beim Umwandeln ist ein Fehler im Adobe Distiller, bei dem die Folien an den Rändern erheblich beschnitten werden. Die Seitengröße in PowerPoint entspricht keinem Standard-Format und wird von Adobe als be-nutzerdefiniertes Format interpretiert und in das Format „US-Letter“ umgewandelt.

Die Papiergröße muss sowohl im Distiller als auch in PowerPoint festgelegt werden.

Folgende Einstellungen sind vorzunehmen, damit DIN A4 in PPT auch DIN A4 in PDF wird:

Drucken - Eigenschaften - Layout - Erweitert - Papiergröße - benutzerdefiniert: Breite 210, Höhe 297

Adobe PDF Einstellungen - Drucken DIN A4 (bzw. Drucken) - Konvertierungseinstellun-gen - Default Page Size Width 210, Height 297

Adobe PDF Einstellungen - Drucken DIN A4 (bzw. Drucken) - Konvertierungseinstellun-gen - Seiten automatisch drehen

Nach diesen Einstellungen sollte die PDF-Datei korrekt ausgerichtet und passend sein. Die beiden letzten Einstellungen lassen sich auch in den Joboptions speichern.

7.6 Internet-Präsentationen – auch offline Eine Variante „transportabler“ Präsentationen bietet das Speichern der Präsentation im HTML-Format. Dieses für die Darstellung im Internet

entwickelte Verfahren lässt sich neben seinem eigentlichen Zweck dazu benutzen, Präsentatio-nen ohne PowerPoint vorzuführen, schränkt allerdings Ihre Möglichkeiten energisch ein. So sind zum Beispiel mit dem HTML-Format keiner-lei Animationen möglich. Die mit dem Zusatz „Online“ versehenen POT-Vorlagen enthalten bereits die typischen Navigations-Schaltflächen, mit denen man zwischen Internet-Seiten hin und her schalten kann.

Mit dem Assistenten, der durch die Auswahl von als HTML speichern im Datei-Menü gestar-tet wird, ist die Herstellung einer Internet-Präsen-tation überaus einfach. Dabei lassen sich auch noch nachträglich Schaltflächen in nicht nach ei-ner Online-Vorlage angefertigten Präsentation einfügen.

Am Beginn des HTML-Assistenten haben Sie die Auswahl zwischen zwei grundsätzlichen Dar-stellungen: dem Standard- und dem Browser-Frame-Format. Für eine Vortragsunterstützung im HTML-Format ist die Standard-Darstellung die richtige, weil sie den vollen Bildschirm für die Präsentation nutzt und lediglich die Navigations-Schaltflächen hinzu fügt. Das Frame-Format ist hilfreicher für Präsentationen, die tatsächlich ins Internet gestellt werden, weil mit der linken Leis-te einzelne Seiten direkt angesprungen werden können.

Achten Sie beim Konfigurieren des Assis-

tenten darauf, dass Sie kein zu großes Bildformat wählen, also am besten 640x480 einstellen, denn Sie wissen nicht, welche Auflösung der Computer des Internet-Users bzw. der Beamer am Präsentationsort unterstützt. Zu 800x600 reicht es aber bei allen Geräten. Die Differenz dient der Unterbringung der Navigations-Schalt-flächen. Sind Präsentationsformat und Anzeige-format identisch, wird der untere Teil des Bildes abgeschnitten!

Benutzen Sie eine HTML-Präsentation als Vor-tragsunterstützung, starten Sie sie mit einem

Sonstiges 67 Doppelklick auf PPFRAME.HTM oder IN-DEX.HTM; der Anzeigemodus des Browsers muss im Ansicht-Menü auf Vollbild gestellt werden, dann haben Sie fast den gesamten Bildschirm zur Verfügung abzüglich einer schmalen Navi-gationsleiste am oberen Rand.

Wie Sie mit der Navigation verfahren, bleibt Ihnen bei der Gestaltung Ihrer Präsentation ü-berlassen. PowerPoint stellt drei Varianten zur Verfügung:

Benutzung der Online-Vorlagen mit den absolut notwendigen drei Schaltflächen „nächste Seite“, „vorige Seite“ und „erste Seite“,

Einblenden der erweiterten Navigations-Schaltflä-chen mittels HTML-Assistent,

Verwendung ausschliesslich eigener interaktiver Schaltflächen.

Die dritte Variante können Sie besser an die Gestaltung Ihrer Präsentation anpassen, jedoch erfordert sie den größten Aufwand bei der Er-stellung und Sie müssen selbst darauf achten, dass die Schaltflächen immer an den gleichen Stellen sitzen.

Für die Gestaltung „wirklicher“ Internet-Präsen-tationen gelten natürlich völlig andere Voraus-setzungen als für die Vortragsunterstützung: Hier muss die volle Information transportiert werden, denn die Internet-Präsentation ersetzt Ihren Vor-trag. Ein hilfreicher Trick dabei ist die Trennung in einen Stichwort- und einen Textteil auf unter-schiedlichen Seiten der Präsentation. Der Stich-wortteil kann dann quasi identisch sein mit der Vortragsunterstützung. Über interaktive Schalt-flächen zu den Stichworten lassen sich die aus-führlichen Textseiten einblenden.

Eine besondere Option genießen die Folien-Notizen, wenn Sie die Frame-Darstellung benut-zen; sie werden dann unter dem Folien-Frame direkt eingeblendet. Damit können Sie evtl. ei-nige der ausführlicheren Texte schon dort un-terbringen.

7.6.1 Onlinezusammenarbeit und Onlineübertragung

Zwei Abarten der „externen Präsentation“ sollen hier nur kurz gestreift werden: Die Onlinezu-sammenarbeit finden Sie im Menü Extras, die Onlineübertragung dagegen im Menü Bild-schirmpräsentation. Beide ermöglichen, dass innerhalb eines Netzwerks mehrere Personen gleichzeitig eine Präsentation an ihrem eigenen Arbeitsplatz verfolgen. Die Einrichtung einer solchen Konferenz wird von Assistenten unter-stützt.

Sinnvoll einzusetzen sind diese Funktionen nur, wenn die nicht geringen technischen Anforde-rungen dafür erfüllt sind, was wohl selten der Fall sein dürfte.

7.7 Diaschau

Bildschirmpräsentationen bzw. Projektionen mit dem Video-Beamer werden häufig auch zum Vorführen gescannter oder digitaler Fotos einge-setzt – die moderne Variante der in den Sechzi-gerjahren so beliebten Dia-Abende. Beim Einle-sen der Fotos nach PowerPoint sollten Sie eine Einstellung beachten. Im Formatierungsregister Grösse lässt sich die Größe der importierten Gra-fik an die Ausgabegröße anpassen. So wird das Bild automatisch leinwandfüllend skaliert, sie müssen nur wissen, welche Auflösung Grafikkar-te und Beamer zu liefern vermögen.

Bitmapgrafiken sind Platzfresser in PowerPoint-

Folien, selbst wenn sie ursprünglich in kompri-miertem Format auf der Festplatte vorlagen.

68 Sonstiges Beim Import wandelt PowerPoint die Grafiken nämlich in ein eigenes, nicht komprimiertes Format um. Um Ihre Präsentationsdateien den-noch nicht allzu stark aufzublähen, können Sie mit der Schaltfläche Komprimieren in der Re-gisterkarte Grafik der Grafikformatierung die Auflösung an das Präsentationsmedium anpas-sen (die dort für Bildschirmpräsentation ausge-wiesenen 96 dpi sind völlig ausreichend) und zudem noch eine Komprimierung der eingefüg-ten Bilder anwählen. PowerPoint XP bringt eine automatisierte Im-portfunktion mit, die gespeicherte Bitmapdatei-en zu einer Diashow zusammenstellt. Über Ein-fügen / Grafik gelangen Sie zu einem Assisten-ten, der Ihnen die Bilder eines Verzeichnisses

oder ausgewählte Teile davon in eine Präsenta-tion stellt.

Aber ehrlich gesagt, ist PowerPoint nicht unbe-dingt „der Renner“ für dieses Metier. Es gibt bes-sere Programme für Diaschauen, zum Beispiel das auf der Kurs-CD beiliegende Gafikbetrach-tungs- und Konvertierungs-Programm Irfan-View. Gewiss, die neckischen Überblendeffekte haben Sie dabei nicht, dafür ersparen Sie sich das mühselige Einlesen aller Bilder in eine Prä-sentationsdatei, denn Grafikbetrachter verarbei-ten Bitmaps direkt vom Speichermedium, auch in beliebiger Reihenfolge. Daneben ist in Irfan-View auch eine Export-Funktion enthalten, die eine Diaschau in eine frei lauffähige EXE-Datei ausgibt, die auf jedem beliebigen Windows-Rechner ohne zusätzlichen Softwarebedarf vor-geführt werden kann.

69 Index

.POT, .PPS, .PPT ................................................................. 5

.PPZ.....................................................................................64 3D-Einstellungen ...........................................................28 Abreiß-Menüs................................................................... 6 Achsen-Beschriftung ....................................................37 Aktionseinstellungen ...................................................62 Animation........................................................................50

kombinieren...............................................................58 Animationspfad .............................................................57 Anordnen ................................................................ 15, 23 Ansicht ................................................................................ 9 Aufgabenberech ............................................................. 6 Auflösung

Bildschirm....................................................................66 Aufzählungzeichen.......................................................19 Aus Datei erstellen ........................................................14 ausblenden

Folien ............................................................................60 Präsentation................................................................61

Ausrichten........................................................................23 AutoForm................................................................. 21, 25 Autoform ändern ..........................................................26 AutoFormen....................................................................43 AutoLayout......................................................................41 Balkendiagramm...........................................................38 beschneiden ...................................................................30 Beschriftung von Achsen............................................37 Besprechungsnotizen...................................................61 Bézierkurven ...................................................................27 Bézierwerkzeug..............................................................57 Bezugslinie.......................................................................38 Bildschirm-Auflösung...................................................67 Bildschirmpräsentation...........................................5, 48 Bildschirmschoner .........................................................61 Bildsteuerung .................................................................30 Bitmap...............................................................................68 Blocksatz...........................................................................19 Broschüre .........................................................................46 ClipArts .............................................................................29 Datei/Neu .......................................................................... 7 Dateiendungen................................................................ 5 Datenreihen formatieren ............................................36 Diagramme......................................................................33

Achsen-Beschriftung................................................37 benutzerdefiniert ......................................................40 Bilderstapel- ................................................................40 Farben ..........................................................................34 Gantt-............................................................................41 NATO-...........................................................................40 Typ.................................................................................36 umdrehen ...................................................................38

Dokumentation..............................................................46 Drehen ..............................................................................23 Druckprobleme..............................................................45 Druckvorschau ...............................................................44 einbetten..........................................................................14 Einblendezeiten ..................................................... 65, 66 einfärben, neu................................................................30

Einfügen aus Datei ........................................................................ 9 aus Gliederung............................................................ 8 Inhalte.......................................................................... 18

Einzüge ............................................................................ 19 Ellipse................................................................................ 21 Energiesparfunktion .................................................... 61 Farbdruck........................................................................ 45 Farbe

transparente............................................................... 30 Farbe................................................................................. 10

Hintergrund............................................................... 10 Flächenfüllung .............................................................. 21 Folie

Farbskala..................................................................... 11 Folien

ausblenden................................................................ 60 -Master..................................................................12, 17 -Sortierung .................................................................... 9 -Übergänge ............................................................... 48

FolienLayout...................................................................... 9 Folienrahmen................................................................. 16 Freihandform ................................................................. 26 Fülleffekte........................................................................ 22 Gantt-Diagramm........................................................... 41 Gliederungsansicht ......................................................... 8 Gliederungsseiten ........................................................ 44 Grafik als Fülleffekt................................................22, 40 Graustufen ...................................................................... 44 Größe von Textrahmen.............................................. 18 Gruppierung.................................................................. 23 Halbtransparent ............................................................ 22 Handouts......................................................................... 46 Handzettel....................................................................... 44 Handzettel-Master ........................................................ 46 Helligkeit ......................................................................... 30 Hervorhebungen.......................................................... 55 Hintergrund ................................................................... 10

ausblenden................................................................ 12 HTML ................................................................................ 66 Hüllen............................................................................... 45 Hyperlink......................................................................... 61 Inhaltsfolie.......................................................................... 8 Intensität.......................................................................... 30 Internet ............................................................................ 62 Kippen ............................................................................. 23 Kontrast ........................................................................... 30 Kreisdiagramm.............................................................. 39 Landkarte ........................................................................ 28 Layer ................................................................................. 25 Leere Präsentation ...................................................... 8, 9 Legende........................................................................... 26 Lichtstärke ....................................................................... 59 Linie................................................................................... 21 Linien ................................................................................ 26 Linien-Diagramm.......................................................... 38 Linien-Füllmuster .......................................................... 23 Master-Folie .................................................................... 12

70 Index Maus, drahtlos............................................................... 60 Mauszeiger ..................................................................... 61 Mouseover...................................................................... 62 NATO-Diagramme ....................................................... 40 Netzplan .......................................................................... 41 neu einfärben ................................................................ 30 Neue Folie....................................................................... 10 Notizen...............................................................44, 61, 67 Nullwert-Unterdrückung........................................... 36 Object Linking and Embedding ............................. 14 Objekte ............................................................................ 14 OLE .................................................................................... 14 Onlineübertragung ..................................................... 67 Onlinezusammenarbeit.............................................. 67 Organigramme ......................................................25, 41 Overheadfolien ............................................................. 44 Pack & Go....................................................................... 64 Parallaxe .......................................................................... 59 Passwort........................................................................... 63 Pfadorientierung........................................................... 57 Pfeil.................................................................................... 21 Pfeil-Werkzeug .............................................................. 23 Plakate.............................................................................. 46 Platzhalter............................................................ 7, 10, 17 PNGSETUP.EXE............................................................... 65 Polygon ........................................................................... 26 PPVIEW32.EXE............................................................... 63 Präsentation

ausblenden................................................................ 61 leere................................................................................. 8 zielgruppenorientiert.............................................. 60

Präsentationsvorlage ...................................................... 9 PRINTME.PPT.................................................................. 45 Programm ausführen.................................................. 62 Proportionen ändern .................................................. 26 Punkte bearbeiten ....................................................... 27 Raster .........................................................................16, 23 Rechenbefehle .............................................................. 20 Rechteck .......................................................................... 21 regelmäßige Figuren................................................... 24 Reihenfolge .................................................................... 25 Säulendiagramm.......................................................... 38 Schaltflächen, interaktive........................................... 61 Schatten....................................................................19, 28 Schematische Darstellung.......................................... 41

Schriftart........................................................................... 17 Schriftgröße .................................................................... 17 Schriftstile ........................................................................ 18 Schwarzweissansicht ................................................... 10 Schwarzweiß-Druck..................................................... 44 Script-Datei...................................................................... 64 Sektoren........................................................................... 39 Smarttags......................................................................... 16 Spiegelungen ................................................................ 23 Standard

für neue Objekte...................................................... 17 Standby ........................................................................... 61 Stapel-Diagramme ....................................................... 40 Struktugramme............................................................. 41 Tabellen ....................................................................14, 20 Tangentenpunkt........................................................... 27 Text

-farbe............................................................................ 19 -feld............................................................................... 18 in Zeichenobjekte einfügen................................. 24

Texturen ............................................................11, 22, 32 Titelseite ..............................................................................9 Tortendiagramm........................................................... 39 Transparente Farbe ...................................................... 30 Trockenzeit...................................................................... 45 Überarbeitung............................................................... 63 Übersichtsfolie ..................................................................8 Vektorgrafik ................................................................... 21 Verbindungen............................................................... 25 verknüpfen ..................................................................... 14 Videobeamer ................................................................. 48 Viewer.............................................................................. 63 Vortragsdokumentation............................................. 46 Vortragsnotizen............................................................. 61 Wasserzeichen ............................................................... 30 WordArt........................................................................... 31 Y-Achse manipulieren ................................................ 39 Zeichenstift...................................................................... 61 Zeichenwerkzeuge....................................................... 21 Zeit-Diagramm............................................................... 41 Zentrierhilfe

am OHP....................................................................... 46 Zielgruppenorientierung ........................................... 60 Zoom ................................................................................ 59

Anhang: Kombinierter Maus-Tastaur-Einsatz PowerPoint setzt in einigen Fällen die Funktionstasten <Shift> (Umschalttaste), <Strg> und <Alt> für besondere Aktionen im Zusammenhang mit der Maus ein. Hier eine Übersicht: Mit <Alt> wird für jede Mausbewegung das Fangraster ausgeschaltet. Bewegungen mit den Pfeil-Tasten werden durch gleichzeitiges Drücken von <Strg> pixelgenau. Aktion nur Maus mit Strg mit Shift zeichnen Linien Fixpunkt = Startpunkt Fixpunkt = Mittelpunkt 15°-Neigungsraster zeichnen Flächen Fixpunkt = Startpunkt Fixpunkt = Mittelpunkt regelmäßige Figuren verschieben frei beweglich Objekt duplizieren nur waagerecht oder

senkrecht skalieren Bezugspunkt gegen-

über Mauszeiger Bezugspunkt = Mittelpunkt

proportional

drehen Linien Achse gegenüber Mauszeiger

Achse = Mittelpunkt 15°-Neigungsraster

drehen Flächen Achse = Mittelpunkt Achse gegenüber Mauszeiger

15°-Neigungsraster

Ergänzende Hinweise für die internen Kurse bei SenStadt

Zur Kurs-CD: Für die internen Schulungen bei SenStadt ist dieser Hinweis gleichbedeutend mit dem Fundort Info-Laufwerk, Ordner Vorlagen\ppt. Aus urheberrechtlichen Gründen können einige der Programme von der CD nicht im SenStadt-Netz vorgehalten werden. Zu Kapitel 5: Die Serviceeinheit IT bietet die Möglichkeit, auf dem Großformat-Drucker im Raum AKP 18 bis zum Format A0 zu drucken. Hinweise gibt die bei Broschüre „Dateiplotten auf DJ800PS“ (Info-Laufwerk, Ordner IT\Anleit). Zu Kapitel 6: Die Serviceeinheit IT stellt leihweise Video-Projektoren („Beamer“) zur Verfügung.