Claim Management - PS Consulting€¦ · Begriffserläuterung „Claim“ Quelle Begriffsverständnis von Claims Andereas/Rade-macher/Sauter 1992 „ …Nachforderungen an den Kunden

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PS Consulting International

Horber Straße 142

D-72221 Haiterbach

Tel.: +49 (0)7456-7957 260

[email protected]

Claim Management

Berthold Hümbs

Vortrag zum PMI Chapter-Meeting

Haiterbach, 18.06.2012

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Überblick der Themen

1. Vorstellung Berthold Hümbs

2. Einführung in das Thema

3. Definition Claim-Management

4. Claim-Management ist Vertragsmanagement

5. Systematik im CM – Prozess

6. Claims verhandeln

7. Ausblick und Diskussion


Berthold Hümbs

Professionswelt

• Hintergrund: Dipl. Ing. Elektrotechnik

• Verschiedene Funktionen in der Siemens AG

• Ausbildung als systemischer Coach

• Projektingenieur

• Projektleiter

• Führungskraft von

Projektleitern

• Interne Beratung

Funktionswelt

• Selbständiger Coach und

Berater seit 1998

• Senior Consultant

PS Consulting

• Certified Trainer für

Siemens und HP

Persönliche Welt

• Lebensmittelpunkt

Meerbusch

• Familie: Verheiratet,

zwei Töchter

• Leidenschaft: Segeln










Entwicklung von Projektdynamiken

• Vorreiter: Bauindustrie

• Zunehmende Komplexität in Projekten anderer Branchen

• Integration der Vielfalt des Wissens

• Stärker und offensivere Konkurrenz

• Projekte in immer kürzeren Zeitspannen und hohen

Pönalen

• Preisverfall und weniger Alleinstellungsmerkmale auf den

Märkten

Resultat:

• Lineare Planung mit Pufferzeiten kaum mehr möglich

• Schon kleine Abweichungen führen zur Verspätung des

Gesamtprojektes und Margenverfall


Chancen und Risiken

Risiken• Erhöhung des Formalismus im

Projekt

• Störung der Beziehung zum

Geschäftspartner (durch

unprofessionelle

Kommunikation)

• Blindleistung durch

„halbherzigen“

CM-Prozess

Chancen• Erhöhung der Qualität im PM-

Prozess

• Lieferung in vereinbarter

Qualität und Zeitspanne

• Sicherung der

Projektergebnisse

• Verbesserung der Beziehung

zum Geschäftspartner (durch

professionelle Kommunikation

und Demonstration der

Verbindlichkeit)


Bezahlte Claims wirken direkt auf das Projektergebnis

Preis zum

Projektende

Projektergebnis

Zuschläge und Einschlüsse

(Währungsrisiken,

Versicherungen, etc)

Geplante Kosten

+

Zuschläge für Risiken, die

durch den Liefer- und

Leistungsumfang bzw.

Projektablauf hervor-

gerufen werden

Geplante Kosten

+

Unberücksichtigte

Risiken und

Verzögerungen,

die durch andere hervor-

gerufen werden

Bezahlte Claims

Preisbildung

bei Vertragsab-

schluss










Begriffserläuterung „Claim“

Quelle Begriffsverständnis von Claims

Andereas/Rade-

macher/Sauter

1992

„ …Nachforderungen an den Kunden (sog. claims).“

Böker 1998 „ …Forderungen aufgrund eines Vertrages, die eine

Vertragspartei an die andere stellen kann,

• Wenn die andere Vertragspartei ihre vertraglichen

Verpflichtungen nicht oder nur mangelhaft erfüllt

• Wenn die andere Vertragspartei aufgrund vertraglicher

Regelungen Änderungen des Vertrages fordert oder

• Wenn die Vertragsabwicklung durch Ursachen gestört

wird, die keine der Vertragsparteien zu vertreten

haben.“

Zwillich 1994 „ …finanzielle, terminliche oder sachliche Forderungen

eines Vertragspartners infolge von Handlungen,

Unterlassungen, Abweichungen oder Erschwernissen im

Zusammenhang mit der Vertragserfüllung.“


Eigen- und Fremdclaims

Aus dem Blickfeld einer der Vertragsparteien können Claims

unterschieden werden in:

• Eigenclaims

Eigenclaims sind Claims, die man selbst an die andere

Vertragspartei stellt.

• Fremdclaims

Fremdclaims sind Claims, die die andere Vertragspartei

an einen

selbst stellt.


Was ist ein Claim?

Im Gegensatz zu einer Change-Order handelt es sich bei

Claims um zusätzliche Leistungen oder Lieferungen, wo

Entweder

a) Die Verantwortung dafür unter den Vertragspartnern

strittig ist, oder

b) Die Verantwortung unstrittig ist, jedoch der Umfang der

Leistungen und dessen Folgen das Ausmaß der Kosten-

oder Terminwirkung strittig sind.


Fazit aus den verschiedenen Definitionen

1. Claims haben einen Anspruchscharakter und stellen

Forderungen auf einer Anspruchsbasis mit juristischer

Begründung dar.

2. Claims stellen einen Bezug zum Veränderungsgeschehen und

zu Risiken eines Projektes dar.

3. Claims gehen von zuvor erlittenen Nachteilspositionen aus und

zielen auf deren Kompensation.

4. Claims können sachliche, zeitliche oder monetäre Forderungen

sein.

5. Claims werden erst im Moment des Aus- und Verhandelns

wirksam.


Claim Trias

Durchsetzung/

Abwehr

Anspruchs-

grundlage

Alle Faktoren müssen für ein erfolgreiches

Claimmanagement professionell gemanaged werden

Sachverhalt










Claim Management

Gestaltung des Vertrages

Change

Request-/

Change Order

Management

Risiko-

Management

Contract Management

Claim

Management


Die 10 wesentlichen Themen für die Projektabwicklung

1. Liefer- und Leistungsumfang

2. Zusagen für Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit

3. Anwendbare Vorschriften

4. Zu beachtende Fristen

(z.B. Behinderungen, Höhere Gewalt, Claimanmeldung)

5. Zu beachtende Formvorschriften

(z.B. Schriftform, Adressaten)

6. Höhere Gewalt (Force Majeure),

Anspruch auf Lieferzeitverlängerung (Extension of Time)

7. Beschleunigungsmaßnahmen

8. Korrespondenz (Claimdokumentation)

9. Preismodelle (z.B. Pauschal-, Einheitspreis und Fest-,

Gleitpreis)

10. Streitbeilegung / Gericht / Schiedsgericht

Liefer-

gegenstand

Operatives

Änderungs-

management,

Controlling

und Finanzen

Konfliktlösung


Pflichtverletzungen in Verträgen

Generelle

Haftung

Mängel-

haftungVerzögerung

Vertrag


Übersicht FIDIC-Vertragswerke

Green Book

• Projekte für 0,5 Mio USD und max. 6-

monatige Abwicklung

• Engineer ist nicht vorgesehen

• ausgeglichene Risikoverteilung

Red Book

• Planung (Engineering) und Bau nach

Plänen des Employer

• Engineer beaufsichtigt Arbeiten für den

Employer

• Entscheidungen des Engineer sind

überprüfbar

• BoQ

• Monatliche Zahlung nach Aufmaß

• Zahlungen werden vom Engineer

freigegeben

• EoT+Compensation im

Behinderungsfall

• Risiken

• Claim-Regelung

• Streitschlichtung:

• DAB/Schlichtung

• Schiedsgericht


Übersicht FIDIC-Vertragswerke

Yellow Book• Contractor ist zuständig für das Design

der Anlage

• Engineer beaufsichtigt Arbeiten für den

Employer

• Entscheidungen des Engineer sind

überprüfbar

• Fix Price ( Lump Sum ), Change

Management vorgesehen

• Zahlungen entsprechen dem

anerkannten Projektfortschritt (PoC/SoC)

• Zahlungen werden vom Engineer

freigegeben

• EoT+Compensation im Behinderungsfall

• Risiken

• Claim-Regelung


• DAB/Schlichtung

• Schiedsgericht

Silver Book• Anlage wird vom Contractor entworfen,

Design-Haftung obliegt dem

Auftragnehmer ( funktionaler Vertrag )

• Employer kann seinen Vertreter

benennen

• Fix Price ( Lump Sum ), Preisanpassung

möglich

• Zahlungen entsprechen dem

anerkannten Projektfortschritt (PoC/SoC)

• Freigabe der Zahlungen durch den

Engineer nicht erforderlich

• Risiken sind in Verantwortung des

Contractor

• Claim-Regelung vorgesehen

• Aufwändige Testprodezuren vorgesehen


• DAB/Schlichtung

• Schiedsgericht


Den Vertrag leben heißt:

• Awareness aller Projektbeteiligten

• Es gilt die vertraglich geschuldete Leistung zu erfüllen

• Häufige Missverständnisse ausschließen, dazu gehören

• Falsch verstandene Kundenorientierung

• „Gold-Plating“

• Das Melden einer claimverdächtigen oder

claimrelevanten Situation muss direkt nach Erkennen

dieser Situation erfolgen und es muss vollständig

erfolgen, da ansonsten Claimpotenzial verloren geht.


Mögliche Abweichungen erkennen

• Die häufigsten Abweichungen liegen in den Mitwirkungspflichten des

Vertragspartners

• Auf die folgenden Bereiche ist hohe Aufmerksamkeit zu richten:

• Verspätete Bereitstellung von Personal

• Unzureichender (im Extremfall unmöglicher) Zugang zur Anlage

• Geforderte Mehrleistungen

• Personen- und Sachschäden

• Verspätete Zahlungen

• Mangelnde Infrastruktur

• Mangelnde Qualität der Beistellungen und Zulieferungen

• Beschleunigungen

• Abweichen von der vereinbarten Vorgehensweise

• Erschwernisse bei der Ausführung

• Fehlende Genehmigungen und Freigaben

• Unterbrechung der Arbeiten

• Fehlende und nicht vertragskonforme Betriebsmittel










Methoden und Abhängigkeiten im Claimmanagement

Claimliste:

• Datum• Vertragspartner• Wert /

Erfolgsaussichten• Anmeldung• Stellungnahme Kunde

Claimdoku-mentation

• Anspruchsgrundlage• Beschreibung• Kalkulation• Anmeldung• Kalkulation• Schriftverkehr

Anmeldung: - Beschreibung des Anspruchs- Begründung des Anspruchs- Abschätzung der Kosten- und Termin-auswirkungen

Claim: - Beschreibung des Anspruchs- Begründung des Anspruchs- Preis, Termine

+

Änderungs-

management

Risiko-

management

Vertrags-

management


• Anzeigen von Behinderungen – Beweisführung und

Claimanmeldung müssen juristisch belastbar so

formuliert sein, als würde darüber morgen ein Richter

entscheiden müssen.

• Dies gilt ebenso, wenn keine juristische Eskalation

eingeplant ist

• Unkorrekte Anzeigen und Beweisführungen sind

Blindleistungen

Belastbare Claimanzeigen

Grundsatz


Die Inhalte eines Claim-Anmeldeformulars

Ereignis (Event)

• Datum und Uhrzeit, Standort

• Kurze Darstellung des Sachverhalts

• SOLL – IST Vergleich

• Beweise / Fotos

Ursache (Reason)

• Begründung, warum das Ereignis nicht in der Verantwortung des Auftragnehmers liegt

Anspruchsgrundlage (Entitlement)

• Besprechungsberichte

• Vertrag / Vertragsänderungen

• BGB / Werkvertragsrecht

Auswirkung (Effect)

• Terminverschiebungen

• Direkte Kosten

• Zusätzliche Kosten

• Gewährleistung

Bewertung / Zusammenfassung

(Conclusion)

• Ggf. zeitliche Darstellung

• Voraussichtliche Bewertung

• Name des Unterschrifts-

Berechtigten

• Ort, Datum, Unterschrift


„Time is at large“ und Schadenersatz

Ralf Budde, Basiswissen Vertragsmanagement

Normaler Termin

Terminverzug durch Auftraggeber

Terminverzug durch Auftragnehmer

Planung

Fertigung

Lieferung

Geplanter

Fertigstellungstermin

Tatsächlicher Fertigstellungstermin aufgrund

von Fehlern des Auftraggebers

Terminverzug, der durch den

Auftragnehmer begründet ist

Tatsächlicher neuer

Liefertermin

Theoretischer neuer Liefertermin,

durch Fehler des Auftraggebers begründeter Verzug

Geplanter, vertrag-

licher Liefertermin


Claim Management in den Projektphasen

Vorbeugendes

CM

Aktives CM

Initiierung Durchführung Abschluss

Vertragsschluss Abnahme

• Prävention

• Angebotsformulierung

• Vertragsgestaltung

• Grundlage für aktives CM

• Dokumentation von Claims

• Anmelden und Durchsetzen

von Claims


Integration von Claimmanagement in den Projektphasen

Quelle: Roland Berger

• Einbeziehen

von

Erfahrungen

aus früheren

Projekten

• Analyse der

Ausschreibungs

-unterlagen

bezüglich

Chancen und

Risiken

• Kalkulation mit

Entitlement-

potenzialen und

Risiken

Aus-

schreibung

• Analyse der

Vertragsunterlag

en und Anlagen

• Identifikation der

Entitlements

(Anspruchsgrun

d-lagen im

Vertrag)

• Verhandlung

eines entitle-

orientierten

Vertrages

Abschluss

Budgetieren und Controlling des Prozesses

• Ständige

Transparenz

über Kosten und

Auf-wand zur

Fertig-stellung

• Sofortiges

Entdecken von

Abweichungen

• Zuordnen des

Claims zur

vertrag-lichen

Grundlage

• Quantifizierung

in Zeit und Geld

Projekt-

verfolgung

• Identifizierung/

Bewertung

verschiedener

Mittel zur

Abgeltung

• Schreiben und

Adressieren des

Claimletters

• Verhandlung

des Claims

Claimen /

Nachtrag

• Dokumentation

der Erfahrungen

• Quantifizierte

und qualifizierte

Fehleranalyse

• Ständige

Weiterentwicklu

ng der Tools

durch

Erfahrungen

Nach-

bereitung


Tabellarische Auflistung von Nachforderungen (Beispiel)

Nachforderungen Konsortium Nr. 90

Beschreibung Kosten

Währung

PSP-Code

Vertrags-

datei

Lieferant/

Partner

Korrespondenz,

Unterlagen,

Bemerkungen

Reinigen

Kessel Nr. III

8.450,-- € 111.3 N.N. Ro 302/98

02.03.2003


Beispiel für die Claimdokumentation (1)

Datum Su

bp

roje

kt

Do

c_ID

Ver

antw

ort

lich

er

Do

ku. A

rt

Sch

ran

k

Ord

ner

Do

ku-T

ypVerfasser Empfänger

Kurz-

beschreibung

des Inhalts§1

§2

§3 $4 ... $n

Apr/10/04 LIBf 20039 JC E A2 6 FAX S. Jackson J. Jameson Suspension of

works

X X

Apr/10/04 PTBf 20040 AC E A1 3 FAX B. Hunter S. Adams Announcement of

FAT

X X

Apr/11/04 LIBf 20041 JB A B2 7 RL P. Smith B. Wood Extension of time X X X

Identifizierung BeschreibungRechtliche

Relevanz


Beweisdokumentation

• Relevante Informationen müssen schnellstmöglich

gesichert werden

• intern: um Prozesse und Entscheidungen anzustoßen

• extern: um Ansprüche rechtzeitig geltend zu machen

oder abzuwehren

• Hauptgesichtspunkte:

• Geschwindigkeit

• Offenheit (intern)

• Abgestimmtheit (extern)










Kundenbeziehung und Ergebnisorientierung sind

untrennbar

Orientierung am eigenen Ergebnis

Ori

en

tie

run

g a

n d

er

Be

zie

hu

ng

10

10

5

5I

_

_

I

Den „Kuchen

vergrößern“WIN/WIN

Reine Beziehungs-

orientierung

Reine Ergebnis-

orientierung

„Kopf in den Sand“Definitiv kein CM

Offensives CM

Defensives CM

Typische Argumente für

Defensives CM:

•„ich kann doch die Beziehung

nicht gefährden

Typische Argumente für

Offensives CM:

•Es geht doch nur um den

Preis

Professionelles CM


Erfahrungen aus Claimverhandlungen

• Die gründliche Vorbereitung der Verhandlung und die

Verfügbarkeit aller Informationen ist die entscheidende

Grundvoraussetzung für den Claimerfolg.

• Alternativvorschläge des Partners nicht übereilt akzeptieren.

• Claims können oft als „Tauschware“ betrachtet werden, die mit

den Gegenforderungen verrechenbar sind.

• Jeder Claim hat Schwachstellen. Diese zu erkennen und mit

Gegenforderungen zu begegnen kann Verhandlungsvorteile

bringen.

• Wenn der Vertrag oder Teile daraus übererfüllt wurden: Hinweis

und Hervorhebung des Nutzens für den Kunden.

Das Ergebnis einer Claimverhandlung ist häufig eine

pauschalisierte Lösung, die eine Verrechnung mit anderen

Aufträgen oder Claims, eine vorzeitige Abnahme oder

Ausgleichszahlungen mit Auflagen beinhaltet.










Zusammenfassung

• Claim-Management ist Führungsaufgabe des PM

• Aber: alle Projektbeteiligen müssen sich Ihrer Verantwortung im

Prozess bewusst sein

• Die Kenntnis von relevanten Vertragsklauseln und

Mitwirkungspflichten ist unverzichtbar

• Alles, was im Vertrag nicht eindeutig festgelegt ist, geht i.d.R.

zu Lasten des Auftragnehmers

• Claimfristen beachten: Geschwindigkeit zählt

• Klare Dokumentation und Beweissicherung stärkt die

Verhandlungsposition

• Halbherzige Erfassung und Dokumentation ist Blindleistung

• Claim Management ist Teil des Controlling-Zyklus

• Bewusste Entscheidungen zur Claimstrategie helfen bei der

Umsetzung


In unseren CM-Seminaren

• vermitteln wir die Inhalte

• fördern wir den Erfahrungsaustausch und die

Interaktion anhand einer Fallstudie

• üben Sie eine lösungsorientierte Kommunikation in

kritischen Situationen mit dem Geschäftspartner -

möglichst am eigenen Projekt

• unterstützen wir Sie bei individuellen Fragen zur

Ausgestaltung des Prozesses im Projekt und

Unternehmen

Dadurch ist leichter Transfer der vorgestellten

Methoden in die Projektpraxis möglich

Nächstes Seminar: 8.+9. November 2012, Haiterbach

Erfolgsfaktor: Qualifizierte Mitarbeiter

Wir qualifizieren Ihre Mitarbeiter zum Thema Claim

Management!


Herzlichen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit

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