Claudia Niewerth

Helex agentur & consult, 2009

Das Projekt „PeRFiZ“ geht zu Ende!

Prozess der Zusammenlegung (Dezernat I „Personal und Recht“ und Dezernat V „Finanzen“) zum neuen Dezernat „Finanzen, Personal und Recht“

Fachhochschule Dortmund

am 02.10.2009

2Claudia Niewerth

Helex agentur & consult, 2009

Projektphasen „PeRFiZ“

Phase 1: Bildung eines Projektteams

Phase 2: Erhebung der IST-Strukturen - Sichtung vorliegenden Materials

- Interviews mit ausgewählten Mitarbeitern - Bildung einer Adhoc-Gruppe „Erfassungsbogen“ - Erhebungsbogen: Selbstaufschreibung durch Mitarbeiter

Phase 3: Analyse der IST-Organisationsstruktur, -Aufgaben und -Schnittstellen gemäß Selbstaufschreibung- Ermittlung vorliegender IST-Organisationsstruktur, - IST-Aufgabenstrukturen und IST-Schnittstellen der Dezernate

3Claudia Niewerth

Helex agentur & consult, 2009

Projektphasen „PeRFiZ“

Phase 4: Erstellung einer Struktur-Landkarte („Dezernat neu“)- Identifizierung von arbeitsorganisatorischen Schwachstellen- Entwicklung einer neuen Aufbauorganisation- Erarbeitung von neuen Aufgabenprofilen

Phase 5: RückkopplungRückkopplung der Ergebnisse an Mitarbeiter (29.04.2009)- Strukturplan- Aufbauorganisation

Phase 6: Umsetzung- Ausarbeitung der Aufgabenprofile- Zuordnung von Tätigkeitsfeldern und Zuständigkeiten- Klärung von Vertretungsregeln

Zum 01.10.2009:Der neue Geschäftsverteilungsplan tritt in Kraft

4Claudia Niewerth

Helex agentur & consult, 2009

Rahmenstruktur Dezernat I

Abteilungsleitung(Leitung, MA-Führung)

strategischeleitende Funktion

Operative Tätigkeiten

Berichtswesen

technisch-funktionale Tätigkeiten

Office & Services

5Claudia Niewerth

Helex agentur & consult, 2009

Aufbauorganisation des Dezernates I

Leitung:Dezernat I

Abteilung:Bilanzierung

RechnungswesenControlling

Abteilung:Justiziariat

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Abteilung:Haushalt

BuchhaltungEinkauf

Kasse (ab 1.1.2010)

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Abteilung:Personal

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Central Services

6Claudia Niewerth

Helex agentur & consult, 2009

Das Projekt im zeitlichen Ablauf

10/2008 11/2008 12/2008 01/2009 02/2009 03/2009 04/2009 05/2009 06/2009 07/2009 08/2009 09/2009

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Phase 1

Phase 2

Phase 5

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7Claudia Niewerth

Helex agentur & consult, 2009

Das Projekt „PeRFiZ“ geht zu Ende!

Start des Projektes: Okt. 2008Abschluss IST-Analyse: Januar 2009Erarbeitung Neu-Struktur: Ende April 2009

Zustimmung zur neuen Organisationsstruktur des Dezernates I durch den Kanzler der FH Dortmund am 21.04.2009

Vorstellung der neuen Organisationsstruktur im Lenkungsausschuss am 22.04.2009

Mitarbeiterinformation: Vorstellung der neuen Organisationsstruktur am 29.04.2009

Abschluss des Projektes „PeRFiZ“, Beendigung der Arbeit des Lenkungsausschusses am 30.09.2009

8Claudia Niewerth

Helex agentur & consult, 2009

Ergebnis

Das Ergebnis des 1-jährigen Projektes ist nicht nur die erfolgreiche arbeitsorganisatorische Zusammenlegung der Dezernate „Personal &

Recht“ und „Finanzen“

sondern auch ein neuer Geschäftsverteilungsplan,

der zum 01.10.2009 in Kraft tritt.

Hiermit ist das Projekt „PeRFiz“ abgeschlossen!

9Claudia Niewerth

Helex agentur & consult, 2009

Ich danke allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen für ihr Engagement in diesem Projekt, dem Personalrat für die Begleitung und Unterstützung und der FH Dortmund für das Vertrauen, dieses Projekt von mir begleiten zu lassen.

Claudia Niewerth

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!