Copyright: Dr. Klaus Röber 1 Workshop: IT-Projektmanagement - Version 3.0 - 01/2004Modul: Einleitung Modul Einleitung

Copyright: Dr. Klaus Röber 1Workshop: IT-Projektmanagement - Version 3.0 - 01/2004 Modul: Einleitung

Modul

Einleitung


Ziele

Die Teilnehmer kennen die wesentlichen Gründe, warum Projekte häufig

scheitern ( oder nicht erfolgreich sind ) können Projekte und Projektmanagement definieren und

in die IT-Prozesse einordnen kennen die verschiedenen Projekttypen kennen die Ziele des Projektmanagements kennen die wesentlichen Merkmale eines Projektes kennen die Erfolgsfaktoren ( die gesunde Basis ) für ein

Projekt


Ergebnisse von Studien – gestern und heute

„Verschwendung hat einen Namen: Software-Entwicklung“ 50% der Projekte überschreiten ihr Budget

70% dauern länger als geplant

88% erfordern ein wesentliches Neudesign

Durchschnittlich 1 Fehler pro 40 Code-Zeilen Quelle: IBM/Teraquest-Studie, 1995

„Effiziente Projektabwicklung ist in Deutschland eher eine Ausnahme“

Das Budget wird gesprengt oder der Zeitrahmen überzogen

88 Prozent der Unternehmen greifen daher bei der Umsetzung auf externe Hilfe zurück

Jede zweite Firma hat keine konkrete Weiterbildung in Projektmanagement

In jeder dritten Studienrichtung Wirtschafts- und Ingenieurwissenschaften wird Projektmanagement nicht als eigenständiges Lehrfach angeboten

Quelle: VWI und Tiba Management-Beratung 2003, Computerwoche 4/2004

„Die geschätzten Verluste, die allein aus Fehlern im Projektmanagement resultieren, betragen demnach 145 Milliarden Dollar.“

Quelle: Standish Group 1996


Unklare Projektdefinition Einsatz von ungeprüfter oder unreifer Technologie Zu große und zu komplexe Projekte Unerfahrene Mitarbeiter Zu ehrgeizige Entwicklungsziele Mangelnde Managementunterstützung Beschäftigung von Unterauftragnehmern Zu optimistische Aufwandsschätzung

Beispiele für Risikoquellen in der Softwareentwicklung


Steigende Risiken

Alles deutet darauf hin, dass mit neuen Technologien die Risiken steigen:– Verteilte OO-Projekte haben eine um 139 %

größere Wahrscheinlichkeit zu scheitern und– eine um 156 % größere Wahrscheinlichkeit ihr

Budget zu überschreiten als konventionelle Projekte.

Je mehr neue Technologien eingesetzt werden, um so größer die Risiken !!

Harry Sneed: Software-Risikoanalyse aus „Software Management 99“, Teubner Verlag


„Zone des Chaos“

Analyse Design RealisierungTest &

AbnahmeEinführung


AbnahmeEinführung

Fehler-ursprung

Fehler-entdeckung

Es kostet mehr,wenn Fehler erst inspäteren Phasenentdeckt werden !

Häufiges Problem in Projekten

Quelle: Capers Jones, Software Quality, International Thomson Computer Press 1997



AbnahmeEinführung


AbnahmeEinführung

Fehler-ursprung

Fehler-entdeckung

Es werden bessereProdukte erstellt,

wenn man die eigenenFehler frühzeitig entdeckt !

Phasen- und meilensteinorientiertes Vorgehen


Definierter Systemumfang

RealisiertesSystem

• Termin-Überschreitungen

• Aufwands-Überschreitungen

• Kosten-Überschreitungen

Häufiges Problem in Projekten


Grundverständnis/Zusammenhänge

FunktionenDaten

Fachlichkeit(Betriebswirtschaft)

DV-Technik

Geschäfts-objekte z. B.- Aufrag- Kunde- Bestellung

Geschäfts-prozesse z. B.-Produktion-Auftragsbearbeitung- Distribution

Datenbanken z. B.- Auftrags-Datenbank- Kunden-Stamm- Lieferanten-Datei

Software-Systeme z. B.- DMS-INA- SAP FI- Auftragssystem

Organisation z. B.- Marketing-Bereich- Vertriebs-Bereich- Personal-Bereich

InfrastrukturHardware, Betriebssystem, DBMS, usw., z. B

Windows NT, DB2, ORACLE

InfrastrukturHardware, Betriebssystem, DBMS, usw., z. B

Windows NT, DB2, ORACLE

Ziele und StrategieZiele und Strategie


Softwareentwicklung: Merkmale unreifer IT Organisationen

Improvisation - Prozesse sind undefiniert oder werden ignoriert

Notfallmaßnahmen - man verlässt sich auf einzelne Helden

Pläne werden umgestoßen, oder es werden Kompromisse gemacht bezüglich– Funktionalität– Fertigstellungsplanung– Qualitätssicherung

Es gibt keine Basis für objektives urteilen


Softwareentwicklung - Merkmale reifer IT Organisationen

Gesteuert:– Prozesse sind definiert und werden organisationsweit gesteuert– Arbeitsausführung basiert auf definierten/geplanten Prozessen

Klar:– Klare Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten– Exakte Kommunikation untereinander

Objektiv:– Leistung und Qualität werden überwacht und analysiert

Realistisch:– Pläne und Budgets basieren auf Vergangenheitserfahrungen– Pläne werden normalerweise erreicht

• Liefertermine• Funktionalität• Qualität


Produktivität & Qualität steigen

Risiko nimmt ab

Optimierend

Gesteuert

Definiert

Wiederholbar

Ad Hoc

“jeder ist ständig damit beschäftigt,alles zu verbessern”

“wir legen Regeln fest aufgrund vonErfahrungen aus der Vergangenheit”

”wir wählen unter unseren Praktiken ausdurch die Ergebnisse, die sie produzieren”

“wir befolgen die Regeln,außer, wenn wir in Panik geraten”

“wir machen das, wozuwir im Augenblick Lust haben”

Quelle: Technical Report CMM/SEI - 93 - TR - 025, „Key Practises of the Capability Maturity Model“,Mark C. Paulk et al., Software Engineering Institute der Carnegie Mellon University, Pittsbourgh, USA

Das Capability Maturity Model des SEI


Was versteht man unter Software Engineering ?

Zielorientierte Bereitstellung und

systematische Verwendung von Verfahren, Methoden

und Werkzeugen

für die arbeitsteilige, ingenieurmäßige Entwicklung und

Wartung von Software-Systemen.

Zielorientiert bedeutet die Berücksichtigung z. B. von Kosten, Zeit, Qualität.


Zusammenhänge: Verfahren, Methoden und Werkzeuge

Verfahren(organisatorischer Ablauf)

Verfahren(organisatorischer Ablauf)

MethodenMethoden

WerkzeugeWerkzeuge

Methoden und Werkzeuge müssenin ein durchgängiges Verfahreneingebunden sein.

Die Anwendung von Werkzeugensetzt die Beherrschung der dort eingesetzten Methoden voraus.


Die Prozesse im Projekt organisieren

Eine erfolgreiche Software-Erstellung und -Anwendung ist nur sichergestellt, wenn

System-Erstellung Projektmanagement Qualitätsmanagement und Konfigurationsmanagement ( incl. Änderungsmanagement )

einschließlich ihrer Interdependenzen beherrscht werden!!

ProjektmanagementProjektmanagement

PhasePhase

KonfigurationsmanagementKonfigurationsmanagement

PhasePhase PhasePhase...

Vorgehensmodell (System-Erstellung)

QualitätsmanagementQualitätsmanagement


Was ist ein System ?

Sammlung von interaktiven Komponenten zur Erfüllung eines

gemeinsamen Zwecks.

Komponenten können dabei u. a. sein:

Funktionen, Organisationseinheiten, Technik Standorte usw.

Ein System ist immer Bestandteil eines größeren Systems und

kann meist in kleinere Teilsysteme zerlegt werden.


Beispiele von Systemen in der Informatik

Betriebssystem Datenbank-Management-System ( DBMS ) Informationssystem Textverarbeitungssystem Softwaresystem Hardwaresystem SAP-System Dokumentenmanagement-System


Anwender A Anwender B Anwender C

Auftrags-verwaltung

Auftrags-verwaltung

Lager-disposition

Lager-disposition

Waren-versand

Waren-versand

Arbeits-liste

Arbeits-liste Vorgangs-

definition

Workflow-Management-System


Was ist Software ?

Software besteht nicht nur aus Programmen und Daten.

Sie setzt sich vielmehr zusammen aus vielen Teilprodukten, wie z. B.

– Analyse-Modell– Architektur-Modell– Programme– Benutzerhandbuch, Hilfesystem– Testdaten– usw.


Software, Software-Produkt und Software System

Software ist der allgemeine, neutrale, aber auch unbestimmtere Begriff.

Software-Produkt betrachtet Software von „außen“ aus Käufer- oder Auftraggebersicht.

Software-System stellt die „innere“ Sichtweise dar, d. h. so wie ein Entwickler Software sieht.


Software-Entwicklung und System-Entwicklung

Spricht man von Software-Entwicklung, dann meint man die ausschließliche Entwicklung von Software.

Spricht man von System-Entwicklung, dann meint man oft die Entwicklung eines Systems, das aus Hardware-, Software- und organisatorischen Komponenten besteht.


Anforderungen an die Entwicklung von Software Systemen

Funktionstreue

d. h. die Übereinstimmung der definierten Anforderungen mit dem fertiggestellten System.

Qualitätstreue

d. h. die Übereinstimmung der definierten Qualitätsanforderungen mit dem fertiggestellten System.

Termintreue

d. h. die Einhaltung der im Projektplan festgelegten und dem Kunden zugesagten Fertigstellungstermine.

Kostentreue

d. h. die Einhaltung des in der Wirtschaftlichkeitsrechnung geplanten Personal- und Sachaufwandes für die Systemerstellung und -pflege.


Veränderungen im Software Engineering

Systementwicklunggestern

Analyse

Design

Realisierung

Test

Einführung

Systementwicklungheute

Analyse

Design

Realisierung

Test

Einführung

Gründe für Veränderung: Kosten reduzieren Keine „Schleifen“ drehen Klare Vorgaben Qualität der Software

verbessern


Systementwicklung morgen ?

Montage von fertigen und getesteten Bausteinen ( Komponenten-basierte Entwicklung )

Montage von fertigen und getesteten Bausteinen ( Komponenten-basierte Entwicklung )

Analyse

Design

RealisierungTest

Einführung


Was ist ein Projekt?

„Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produkts oder einer Dienstleistung“

(PMBOK)Merkmale:1. Es ist ein einmaliges Vorhaben2. 2. Es ist zeitlich begrenzt (Start- und Endtermin)3. Es hat (muss haben!) klare Ziele4. Es ist ein komplexes Vorhaben, das verschiedene Techniken und

Methoden erfordert5. Es erfordert ein Team zu seiner Durchführung6. In der Regel sind neuartige und unbekannte Probleme zu lösen7. Es steht unter einem besonderen Risiko8. Es hat ein zugewiesenes Budget9. Während des Projekts stehen Leiter und Mitarbeiter unter einem

besonderen Druck


Definition: IT-Projekt

Zeitlich befristetes Vorhaben

zur Installation, Entwicklung oder

Weiterentwicklung eines Informationssystems (Software-Produkt, Hardware etc.)

oder eines Teilergebnisses (z. B. Vorstudie oder

Fachkonzept)

im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen.


Projektkategorisierung

Gleichzeitig mit der Entscheidung für ein Projekt kann eineZuordnung getroffen werden, die das Projekt eindeutig in eineVordefinierte Kategorie enteilt. Dies hat folgende Vorteile:

Abhängig von der Projektkategorie kann die geeignete Projektorganisation festgelegt werden

Eine geeignete Prozessstruktur (Vorgehensmodell) kann ausgewählt werden, die den auf den spezifischen Projekttyp zugeschnittenen Projektablauf in der Durchführungsphase bestimmt.

Bei Aufwandsschätzungen kann auf die Erfahrungen bei ähnlichen bereits abgeschlossenen Projekten zurück gegriffen werden.

Die Projektkategorie wird bei der Risikomanagementplanung herangezogen, um den zu treibenden Aufwand der Risikomaßnahmen abzuschätzen.


Beispiel: Zweidimensionale Projektkategorisierung


Verschiedene IV-Projekttypen

Kommerzielle Eigenentwicklung Technisch-wissenschaftliche Eigenentwicklung Einführung von Standard-Anwendungssoftware Individuelle Datenverarbeitung (z. B. Executive

Information System) Reverse- / Reengineering (DV-technisch ) Business Process Reengineering Elektronischer Datenaustausch / EDIFACT usw.


Vorbereitenund planen

Überwachenund Steuern

Abschließen

Projektmanagement-Prozess

Projektdurchführung(Systementwicklung)

Projektmanagement ist die Gesamtheit aller Führungsaufgabenfür die Abwicklung eines Projektes (DIN 69901).

Projektmanagement: Einordnung und Abgrenzung


Ziele des Projektmanagements

Investitionsschutz

Das Management kann seine Investitionen schützen, indem es sicherstellt, dass das Projekt klar definiert ist und dass alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen.

Transparenz

Management und Benutzer wissen immer im Projektverlauf, was sie von dem Projekt wann erwarten können. Der Status aller Projekte steht jederzeit im Zugriff.

Ergebnis-Qualität

Die Qualität der Ergebnisse kann gesichert werden

Termin- und Kostentreue

Überraschungen, wie z. B. Terminverzögerungen oder Kostenüberschreitungen können minimiert werden

Machbarkeit

Durch frühzeitige Erkennung von Ressourcen- oder sonstigen Problemen ist eine realistische Einschätzung der Machbarkeit gegeben.

Einbindung des Fachbereichs

Das Vorgehen nach diesem Verfahren stellt eine adäquate Einbindung des Managements und Fachbereichspersonals in IT-Projekte sicher.


Unterschiedliche Perspektiven


PM: Unternehmenssicht


PM: Projektsicht


PM: Mitarbeitersicht


PM: Gemeinsamkeiten und Resumee


PM: Der Werkzeugkasten


Anforderungen an das Projektmanagement

Beherrschung der Komplexität Einordnung des Vorhabens in den unternehmerischen

Gesamtzusammenhang Koordinierung der Mitarbeiter Koordinierung der unterschiedlichen Interessen, Anforderungen

und Zielvorstellungen Festlegung von Zielen, an denen sich der Erfolg des Projekts

messen lässt Festlegung von messbaren Qualitätskriterien Durchsetzung der Qualitätsanforderungen Durchführung von realistischen Schätzungen Entwicklung von Plänen Kontrolle von Ergebnissen und steuerndes Eingreifen bei

Abweichungen Orientierung aller Beteiligten auf das gesetzte Ziel hin


Die gesunde Basis eines Projektes

Es existiert ein Auftraggeber Es gibt einen gemeinsam verabschiedeten Projektauftrag Es wird eine Projektgruppe eingerichtet Es gibt einen Projektleiter Es existiert ein Lenkungsausschuss Die Verantwortlichkeiten sind zugeordnet und werden

wahrgenommen Es wird in definierten Phasen mit definierten Meilensteinen

gearbeitet eine realistische Aufwandschätzung und Termin- und

Ressourcenplanung


Projektantrag

VorbereitenProjekt

VorbereitenProjekt

Planen/Organisieren

Projekt

Planen/Organisieren

Projekt

Projektauftrag

Projektplan

SteuernProjektarbeit

SteuernProjektarbeit

AbschließenProjekt

AbschließenProjekt

Projekt-Durchführung

MA-ZeitaufschreibungenErgebnisseProjekt-Status-Report

Projekt-Controlling- Bericht

Projektabschlussbericht

BerichtenProjektstatus

BerichtenProjektstatus

Projekt-Change Requests

genehmigteChange RequestsundPlanänderungen

Abnahme-Protokoll

Projektmanagement und -controlling: Ein definierter Prozess!!


Beziehungen zwischen PM und Systementwicklung

Planen, Überwachen,

Steuern

Planen, Überwachen,

Steuern

Systementwickeln

Systementwickeln

Anforderungenu./o. Vorprodukte

Ziele und Eingriffe

Baselines

Produkte

Bericht über Ergebnisse

Ziele des Managements

Management

Systembenutzer

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