CSA-PRICAT und EDI – perfektes Zusammenspiel in der ... · CSA | Customer Specific Articles, Artikel, für den der Herstel-ler alle möglichen Artikelvarianten im Vorhinein festgelegt

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Inhalt

02Kurzwissen

03Projektsteckbrief

04Motivation und

Herausforderung

05Zielsetzung und

Lösungsstrategie

06Organisatorische und

technische Anforderungen

07Umsetzung des Projekts

14Projektverlauf

16Nutzen und

Wirtschaftlichkeit

18Fazit

Ich wünsche mir weitere Materialien zu

� eBusiness

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Welche eBusiness-Prozesse und/oder -Standards setzen Sie bereits einoder planen Sie in den nächsten 1-2 Jahren einzusetzen?

Im Einsatz:

Zukünftig geplant:

In welcher Unternehmensabteilung sind Sie tätig? (z. B. Logistik, EDV)

In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig? (z. B. Metall, Nahrung, Möbel)

Wieviele Beschäftigte hat Ihr Unternehmen?

� 1-49 � 50-99 � 100-249 � 250-500 � über 500

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CSA-PRICAT und EDI – perfektes Zusammenspiel in der Möbelbranche

PROZEUS – eBusiness-Praxis für den Mittelstand

Venjakob-Umschlag:Umschlag 02.09.2008 17:08 Uhr Seite 1

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Inhalt

02Kurzwissen

03Projektsteckbrief

04Motivation und

Herausforderung

05Zielsetzung und

Lösungsstrategie




14Projektverlauf

16Nutzen und

Wirtschaftlichkeit

18Fazit


� eBusiness













Begründung:


� Ja, weil

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Im Einsatz:

Zukünftig geplant:




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CSA | Customer Specific Articles, Artikel, für den der Herstel-ler alle möglichen Artikelvarianten im Vorhinein festgelegt hat,aus denen der Kunde dann auswählen kann und eine (anson-sten vorzuziehende) sortenreine Nummernvergabe im Vorausnicht durchführbar ist. CSA-Artikel werden niemals auf Lagerproduziert und sind daher immer Auftragsartikel. Nicht jederAuftragsartikel ist jedoch unbedingt ein CSA-Artikel.DESADV | Despatch Advice Message, elektronische Liefermel-dung im standardisierten EANCOM®-Format.EAN | Internationale Artikelnummer zur Identifikation von Artikeln(Verkaufs- und Handelseinheiten). International: GTIN, GlobalTrade Item Number.EANCOM® | Standard für den elektronischen Datenaustausch,der vom offiziellen UN/EDIFACT-Standard abgeleitet ist undweltweit in der Wirtschaft Verwendung findet.EDI | Electronic Data Interchange, elektronischer Datenaus-tausch.EDV | Elektronische Datenverarbeitung.ERP | Enterprise Resource Planning. ERP-Software unterstütztdie Ressourcenplanung im gesamten Unternehmen.ILN | Internationale Lokationsnummer, identifiziert Unternehmenoder Unternehmensteile, wie etwa Lager und Lieferpunkte,weltweit eineindeutig.INVOIC | Elektronische Rechnung im EANCOM®-FormatKonverter | Software zur Übersetzung elektronischer Nach-richten in bestimmte Formate.NVE | Nummer der Versandeinheit. Englisch: SSCC, SerialShipping Container Code.ORDERS | Elektronische Bestellung im EANCOM®-FormatORDRSP | Elektronische Bestellantwort im EANCOM®-FormatPOS | Point of SalePRICAT | Price/Sales Catalogue, EANCOM®-Nachricht zurÜbertragung von ArtikelstammdatenRECADV | Receiving Advice. Elektronische Wareneingangs-meldung im EANCOM®-Format.UN/EDIFACT | United Nations/Directories for Eletronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Regelung der Vereinten Nationen für den Elektronischen Datenaustausch in Verwaltung, Handel und Transport.

Kurzwissen

„Electronic Business“ beschreibt Geschäftsprozesse, die über digitale Technologien abgewickelt werden. Lösungen reichen vom einfachen Online-Shop oder Katalogsystem bis zu elektronischen Beschaffungs-, Vertriebs- und Logistikprozessen. PROZEUS stellt Leitfäden, Checklisten und Merkblätter zur Auswahl derrichtigen eBusiness-Standards, der technischen Voraussetzungen und zur Auswahl von IT-Dienstleistern bereit.

Über PROZEUS

eBusiness

Mithilfe standardisierter Identifikationsnummern kann jedes Produkt weltweit eindeutig und überschneidungs-frei bestimmt werden. EAN-Barcodes und EPC/RFID gehören zu den bekanntesten Nummernsystemen beiKonsumgütern. Umsetzung, Nutzen und Wirtschaftlichkeit zeigt PROZEUS in Praxisberichten und Hand-lungsempfehlungen.

Identifikationsstandards

Elektronische Produktdaten können mit standardisierten Katalogaustauschformaten wie BMEcat oder derEANCOM®-Nachricht PRICAT fehlerfrei an Lieferanten oder Kunden übertragen werden. Auch in dieser Rubrik bietet PROZEUS diverse Praxisberichte und Auswahlhilfen.


Geschäftliche Transaktionen wie Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen können mithilfe von Trans-aktionsstandards elektronisch abgewickelt werden. Verbreitete Transaktionsstandards sind EANCOM®, EDIFACT und GS1-XML. Anwendungsgebiete, Nutzen und Wirtschaftlichkeit können Sie in Praxisberichtenund Handlungsempfehlungen nachlesen.

Transaktionsstandards

Produkte lassen sich über Klassifikationsstandards nicht nur identifizieren, sondern auch beschreiben. Hierfürwird das Produkt in Warengruppen und Untergruppen eingeordnet. Beispiele solcher Standards sind eCl@ss,GPC und Standardwarenklassifikation. Einen Überblick geben die Handlungsempfehlung Klassifikationsstan-dards, sowie Praxisberichte und Leitfäden.

Klassifikationsstandards

Prozessstandards wie Category Management geben den Rahmen für die Automatisierung komplexer Ge-schäftsprozesse. Sie definieren die Bedingungen, unter denen Prozesse wie Nachlieferungen oder Bestands-management ablaufen, und welche Daten in jedem Arbeitsschritt mit wem ausgetauscht werden. PROZEUSbietet mit Praxisbeispielen konkrete Umsetzungshilfe.

Prozessstandards

PROZEUS unterstützt die eBusiness-Kompetenz von kleinen und mittleren Unternehmen durch integriertePROZEsse Und etablierte Standards. Die nicht Profit orientierte Initiative PROZEUS wird betrieben von GS1Germany, dem Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum fur unternehmensübergreifende Geschäftsabläufe,und IW Consult, Tochterunternehmen des Wirtschaftsforschungsinstitutes Institut der deutschen WirtschaftKöln. PROZEUS wird vom Bundesministerium fur Wirtschaft und Technologie gefördert. Mit umfassenden Informationsmaterialien wendet sich PROZEUS an Entscheider in den Unternehmen, um sie für das ThemaeBusiness zu sensibilisieren und entsprechende Aktivitäten anzustoßen. Kostenlose Broschüren zu den imFolgenden genannten Themengebieten finden Sie auf unserer Homepage unter www.prozeus.de zumDownload, oder können Sie bei uns bestellen (siehe Bestellkarte).

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eBusiness Standards im Mittelstand –Wettbewerbsfaktoren in der globalen Wirtschaft

Die Fähigkeit, Geschäftsprozesseelektronisch abzuwickeln, ist ein entscheidender Erfolgsfaktor zur Sicherung der Wettbewerbsfähig-keit deutscher Unternehmen. Ins-besondere im Zeichen der Globa-lisierung stellt eBusiness geradefür kleine und mittlere Unternehmeneine Chance dar, diese Herausfor-derungen zu meistern und Ge-schäftsmöglichkeiten im In- undAusland zu realisieren.

Dabei sorgen eBusiness-Standardsdafür, dass Unternehmensprozesseautomatisiert, ohne Medienbrücheund damit schnell, effizient undKosten sparend ablaufen können.Nach wie vor gibt es jedoch eineVielzahl von eBusiness-Standards.

Das führt insbesondere bei kleinenund mittleren Unternehmen zu Un-sicherheit und zu einer abwarten-den Haltung.

Das Bundesministerium für Wirt-schaft und Technologie hat sichdeshalb die Aufgabe gestellt, dieNutzung von eBusiness-Standardsin Deutschland zu beschleunigenund dabei mit der Initiative „PROZEUS – Prozesse und Stan-dards“ vor allem KMU Hilfestellungzu geben. Inzwischen stehen zahl-reiche Informationen und Anwen-dungsbeispiele sowie Broschürenund Merkblätter zum Thema eBusiness-Standards auf derTransferplattform www.prozeus.dekostenfrei zum Herunterladen bereit. Das Angebot wird in dennächsten Jahren praxisgerechtweiter ausgebaut.

Nutzen Sie das Angebot von PROZEUS für die VorbereitungIhrer strategischen unternehme-rischen Entscheidungen! Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei IhreneBusiness-Aktivitäten.

Ihr

Michael Glos

Bundesminister für Wirtschaft und Technologie



Kurzwissen


Über PROZEUS

eBusiness










Prozessstandards


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Ihr

Michael Glos



Unternehmen Alfons Venjakob GmbH & Co. KGOrt Gütersloh, Nordrhein-WestfalenBranche MöbelMitarbeiter 180Jahresumsatz 60 Mio. Euro (2007)Projekttitel Perfektes Zusammenspiel in der Möbelbranche –

mit CSA-PRICAT Katalogdaten online austauschenProjektpartner tejo Möbelmanagement Holding GmbH & Co. KG

Ziel• Wirtschaftlichkeit und Kosteneffizienz der Geschäftsprozesse

verbessern, unter anderem durch verringerte Durchlaufzeiten bei der Auftragsbearbeitung und geringere Reklamationsrate

• Die eBusiness-Kompetenz erhöhen durch Einstieg in den elek-tronischen Datenaustausch

• Den Servicelevel und die Kundenzufriedenheit stärken, u. a. durch eine verbesserte Liefergeschwindigkeit und die Möglichkeit für Händler, direkt auf die digitalen Produktkataloge zuzugreifen

Lösung Die elektronische Übertragung von Artikelstammdaten und Bewegungs-daten bedeutet für Venjakob einen wichtigen Schritt in Richtung Zu-kunftsfähigkeit. Die fehleranfälligen, manuellen Prozesse bei Auftrags-eingang und -bestätigung sowie Rechnungsstellung werden durchdie standardisierten EANCOM®-Nachrichten ORDERS, ORDRSP undINVOIC abgelöst. Bei Katalogen setzt Venjakob auf das branchen-übergreifende CSA-PRICAT-Format, das selbst bei hochvariablen Artikeln die Nutzung von EAN-Nummernsystemen und ein effizientesStammdatenmanagement ermöglicht.

Dienstleister1eEurope Deutschland GmbHIWOfurn Service GmbH

WirtschaftlichkeitEinsparungen: 21.000 Euro p. a.Produktivitätssteigerung: 96.000 Euro p. a.

ProjektdauerAugust 2006 bis Dezember 2007 (17 Monate, mit Unterbrechungen)

03

Projektsteckbrief

81946_Inhalt.qxd:Prozeus-Venjakob-Broschüre 28.08.2008 17:44 Uhr Seite 3

Motivation und Herausforderung

04

Für Venjakob liegt der Nutzen ein-heitlicher Standards auf der Hand:Statt kostenintensiv Individuallösun-gen einzelner Händler bedienen zumüssen, kann das Unternehmendie aufwendigen manuellen Ge-schäftsprozesse durch elektroni-sche EANCOM®-Nachrichtenersetzen und erhebliche Einspar-potenziale realisieren. Bislang erhältder Möbelhandel sämtliche Stamm-daten in Form von Katalogen/Preis-listen in Papierform. Die Bestel-lungen gehen per Fax, eMail oderBrief ein, die Auftragsbestätigungenwerden auf gleichem Wege ver-schickt. Rechnungen gehen in gedruckter Form direkt an denMöbelhandel oder an den Zentral-regulierer. Bei der Zentralregulie-rung werden elektronische Rech-nungsdatensätze übergeben. Dererweiterte elektronische Nachrich-

eBusiness in der Möbelbranche – von den Vorteilen einheitlicher Kommunikationsstandards profitieren geradeauch kleine und mittelständische Unternehmen. Einer flächendeckenden Einführung stand jedoch bislang dieVielfalt der Artikelvarianten entgegen. Eindeutige Artikelnummern zur Identifikation in elektronischen Nachrichtenwaren nicht oder nur bedingt einsetzbar. Abhilfe schafft hier das CSA-Konzept, das selbst bei hochvariablenArtikeln die Nutzung der EAN-Nummernsysteme erlaubt.

tenaustausch scheiterte jedochbisher an der Variantenvielfalt derStammdaten.

Fehllieferungen waren in der Folgean der Tagesordnung, vor allemwenn bei Bestellungen falsche Ar-tikelnummern übertragen wurden.

Darüber hinaus ist die manuelleBestellabwicklung zeitintensiv undfehlerträchtig. Schätzungsweisejede zehnte Reklamation wird durchEingabefehler bei Bestellungen ver-ursacht. Reklamationen aber ver-ursachen jährlich Kosten in sechs-stelliger Höhe.

Die ProjektpartnerDie Firma Alfons Venjakob GmbH & Co. KG wurde 1935 gegründet und ist ein inhabergeführter Möbelherstellerfür den gehobenen Wohn- und Speisezimmerbereich. Am Firmensitz und einzigen Standort in Gütersloh wirdeine breit gefächerte Auswahl an Couchtischen und Speisezimmermöbeln (Stühle, Esstische, Vitrinen, Schränke)produziert und kommissioniert. Ausgeliefert wird über einen eigenen Fuhrpark an den Möbeleinzelhandel.

Die 1999 in Goslar gegründete tejo-Gruppe gehört zu den großen Möbel-Einzelhandelsunternehmen in Nord-deutschland. Mit unterschiedlichen Konzepten wie „tejo Wohnwelten“, „tejo’s SB Lagerkauf“ oder den „Ein-richtungs-Shopping-Centern“ bietet das Unternehmen in über 20 Betrieben für alle Kundengruppen und Be-dürfnisse ein entsprechendes Angebot.


05

Zielsetzung und Lösungsstrategie

Im Mittelpunkt des Projekts standdie Ablösung der fehleranfälligen,manuellen Prozesse bei Auftrags-eingang, Auftragsbestätigung undRechnungsstellung durch standar-disierte EANCOM®-NachrichtenORDERS, ORDRSP (2006) undINVOIC (2007). Ebenso solltenQuasi-Standards wie Scanpri ersetzt werden. Darüber hinausbeabsichtigte das Unternehmen,ein effizientes Stammdatenmana-gement auf Basis von CSA-PRICATeinzuführen. Optional können aufdieser Basis zu einem späterenZeitpunkt auch die elektronischeLieferavisierung DESADV mit NVEsowie die WareneingangsmeldungRECADV umgesetzt werden.

Zum Austausch der elektronischenNachrichten wird sich Venjakobder neutralen BranchenplattformIWOfurn (früher: FENAnet) bedie-

Reibungslose Geschäftsprozesse und erhöhte Profitabilität: Für Venjakob bedeutet die elektronische Über-tragung von Artikelstammdaten und Bewegungsdaten einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit.Darüber hinaus kann sich das Unternehmen als Vorreiter für die effiziente Zusammenarbeit von Herstellernund Möbelhandel in der Branche profilieren.

nen. Auf dieser Plattform könnenHersteller ihre CSA-Kataloge ein-stellen und dem Handel überSchnittstellen zu den führendenWarenwirtschaftsystemen zur Verfügung stellen. Darüber hinauskönnen Transaktionsnachrichtenwie Bestellungen, Lieferavise undRechnungen versendet werden.Die innovativen Tools der Bran-chenplattform eröffnen neue Mög-lichkeiten für eine effiziente Kom-munikation in der Prozessketteund haben das PROZEUS-Projekterst realisierbar gemacht. Venjakobversteht sich als treibende Kraft inder Branche und möchte weitereMöbellieferanten für den elektroni-schen Datenaustausch begeistern.Die Idee: Mit der zunehmendenTeilnahme von Herstellern auf derAngebotsseite der Plattform lohntsich auch für den nachfragendenMöbelhandel eine Anbindung.

Von der Umstellung auf moderneeBusiness-Standards erwarteteVenjakob insbesondere

• eine verbesserte eBusiness-Kompetenz

• mehr Wirtschaftlichkeit durchEinsparungen bei Kosten undRessourcen

• eine erhöhte Informationsbe-reitschaft

• optimierte Betriebsbedingungen,vor allem in punkto Zuverlässig-keit, Servicegrad und Bearbei-tungszeiten

• weniger Aufwand beim Führenzusätzlicher Statistiken fürKunden

Venjakob-inhalt-3:Prozeus-Venjakob-Broschüre 21.08.2008 10:25 Uhr Seite 5

06

Organisatorische und technische Anforderungen

Wesentliche Voraussetzung für den Austausch elektronischerStamm- und Bewegungsdaten im EANCOM®- Format ist die

Ein Eckpfeiler im globalen elektronischen Datenaustausch ist die Internationale Lokationsnummer ILN – auch fürVenjakob ein wichtiger Erfolgsfaktor innerhalb des Projekts. Notwendig waren zudem Investitionen in die tech-nische Infrastruktur – in die Hard- und Software, um so die Warenwirtschaft auf die Höhe der Zeit zu bringen.

Teilnahme am weltweiten ILN-Sys-tem. Mit Hilfe der ILN-Basisnum-mer, die bei der GS1 Germanybeantragt wird, werden sowohl die

Teilnehmer mittels ILN als auch dieProdukte mittels EAN eindeutigund überschneidungsfrei identifi-ziert und übermittelt.

der Struktur der Artikelvarianten imeigenen Unternehmen voraus.

Schließlich muss das Unternehmenüber eine Infrastruktur für die elek-tronische Kommunikation verfügen,um die Daten empfangen und sen-den zu können.

Organisatorische Voraussetzungen

Erforderlich ist ein spezielles Modulinnerhalb des Warenwirtschaftssys-tems, das die entsprechendenStammdaten speichert und zurVerfügung stellt. Darüber hinausmüssen die Bestell- und Rech-nungsdaten importiert sowie Auf-tragsbestätigungen exportiert wer-den. Diese Anforderungen werdenvon den modernen Warenwirt-schaften bedient.

Eine weitere Anforderung stellt dieUmwandlung der Inhouse-Daten

in das EANCOM®-Format und um-gekehrt dar. Hierfür wird eine Soft-ware zur Konvertierung benötigt.Die Umwandlung der Bewegungs-daten wie Bestellungen, Rechnun-gen und Auftragsbestätigungensind recht unkompliziert vorzuneh-men. Die Erzeugung der Artikel-stammdaten im EANCOM®-CSA-PRICAT-Format erfordert umfang-reiches Know-how der CSA-Logik und der Umsetzung in das EANCOM®-Format. Dies setzt zu-gleich die umfassende Kenntnis

Technische Anforderungen


07

Umsetzung des Projekts

StammdatenmanagementDie Stammdaten wurden und wer-den in dem hauseigenen ERP-Sys-tem vorgehalten und gepflegt.Nach der alljährlichen Hausmesseim Herbst präsentiert das Unter-nehmen jeweils Produktneuheitenund -ideen. Nach Abstimmung mitden Kunden und einer weiteren in-ternen Auswahl werden die Artikelfür die aktuelle Produktion festge-legt. Diese Artikel werden in denKatalog übernommen, der ab dem1. Januar des Folgejahres gültigwird. Die Überarbeitung der Kata-logdaten erfolgt einmal pro Jahr.

Auf Effizienz gepolt: Venjakob hat innerhalb des Projekts die zuvor weitgehend manuell gesteuerten Prozesseautomatisiert und auf elektronische Kommunikation umgestellt. Mit dem CSA-PRICAT-Format meistert das Unter-nehmen auch die besondere branchenspezifische Herausforderung – die enorme Vielfalt an Artikelvarianten.

Hiervon ausgenommen sind Ergän-zungen, Fehlerkorrekturen undSpezialvereinbarungen.

Die Stammdaten der einzelnen Artikel werden für die Produkti-onssteuerung und für die spätereLogistik verwendet. Die im Sys-tem vorgehaltenen Daten dienenals Ausgangsbasis für jede Formder Publikation von Artikelinfor-mationen.

Aus den Informationen werden diefolgenden Kataloge in Papierformerzeugt:

• Standardkataloge je Wohn-bereich

• Bildkatalog• Preislisten je Kundengruppe

Die Auflage der Kataloge beträgt8.000 Stück. Insgesamt schlagendie papierbasierten Artikelinforma-tionen jährlich mit 70 bis 80 Tau-send Euro zu Buche.

Option 1: Holzart/FarbeEiche P43Eiche hellBuche kirschbaumfarb.Buche kirschbaumfarb. altBuche nussbaumfarb.Buche getönt erlefarb.Buche birnbaumfarb. roseBuche hellBuche ahornfarb. hellBuche Sonderton Eiche Sonderton

Option 2: 120 Stoffe

Option 3: PolsterungSchaum/Federkorb

Option 4: ohne/mit Armlehne

Anzahl Varianten: 11 x 120 x 2 x 2 = 5280

Die Ausgangslage

Ein typisches Beispiel für einen variantenreichen Artikel ist der Stuhl 214 von Venjakob


08

Prozessbeschreibung Auftragsbestätigung (AB)1. Auftragseingang: Ca. 100.000

Aufträge gehen jährlich ein,davon 82 Prozent per Fax, ca. 16 Prozent per eMail und 2 Prozent per Brief. Ein Auf-trag umfasst im Durchschnitt 2 bis 3 Positionen.

2. Auftragserfassung: Die Aufträgewerden in der Auftragseingangs-verarbeitung von zwei Mitar-beiterinnen zur EDV-Erfassungvorbereitet, d. h. ggf. um dieKunden-Nummer ergänzt, dieLieferadresse ermittelt, auf Un-gereimtheiten hinsichtlich Arti-kel-Nummer und Artikelbe-schreibung geprüft oder beimKunden nachgefragt. Anschlie-ßend werden sie erfasst. Einesolche Bearbeitung dauert imSchnitt 2 Minuten pro Auftrag.

3. Weitergabe der Aufträge: Dieneu erfassten Aufträge werdenjeden Mittag um 12.00 Uhr perEDV-Operating terminiert, dasMaterial wird reserviert und dieAB als interne Prüf-Auftragsbe-stätigung ausgedruckt und an-schließend an die Verkaufs-sachbearbeiter verteilt, wobeijeder Verkaufssachbearbeiterdie Prüf-AB’s seiner ihm zuge-ordneten Kunden bekommt.

4. Prüfung der Aufträge: Die Prüf-AB wird von den Verkaufssach-bearbeitern noch einmal hin-sichtlich erfasster Lieferadresse,Artikel-Nummern, Mengen undTermine mit den Original-Kun-denbestellungen verglichen, beiAbweichungen wird der Auftragkorrigiert. Dieser Vorgang dau-ert ca. eine halbe Minute proAuftrag.

5. Versand der Auftragsbestäti-gung: Die Auftragsbestätigun-gen werden über das EDV-Operating zu 79 Prozent perFax an die Kunden geschickt,zu 16 Prozent per eMail und zu5 Prozent per Brief. Die Auf-tragsbestätigungen in Brief-form werden in der Zentralemaschinell kuvertiert und fran-kiert und in die Post gegeben.

Die Durchlaufzeit einer Auftragsbe-stätigung von Schritt 1 bis Schritt5 beträgt ca. 2,5 Werktage.

Prozessbeschreibung Rechnung1. Rechnungen werden täglich

nach Verladung per Ladelistevom EDV-Operating freigegebenund zweifach nach Einkaufsver-band und Kunde gedruckt undzur Zentrale gebracht. Dabeisind die Rechnungen schon perEDV nach Anzahl und Kundevorsortiert. Die Rechnungsda-tensätze werden über eineSchnittstelle der Buchhaltungs-software übergeben. Einmalpro Woche werden die zentralregulierten Rechnungssätze im

BEV-Format (verbandseigenesbilaterales Format) zusätzlichper eMail an die Zentralreguliererübergeben (ca. 55 Prozent allerRechnungen).

2. In der Zentrale werden dieRechnungen maschinell ku-vertiert und frankiert. Dabeiwerden meistens mehrereRechnungen in einem Um-schlag zusammengefasst. Es fallen deshalb wöchent-lich nur circa 100 Euro Portoan.

Die Rechnungen werden teilweisevorher getrennt, d. h. eine Rech-nung geht zum Zentralregulierer,eine zum Kunden.

Eine Mitarbeiterin ist circa 1 Tagpro Woche mit Rechnungen be-schäftigt.


09

Durch die Umstellung auf elektro-nische Kommunikation bei Auf-tragserfassung, Auftragsbestäti-gung und Rechnung wurden dieProzesse erheblich beschleunigtund effizienter gestaltet. Wichtigist zu erwähnen, dass der Aufbauund die Übermittlung des elektro-nischen Artikelkatalogs im CSA-PRICAT-Format eine zentrale Rolle

für alle nachfolgenden Prozessespielt. Auch künftig werden einigeProzesse manuell ablaufen, derAnteil der elektronischen Abwick-lung wird mittelfristig (2-3 Jahre)jedoch einen Anteil von 70 Pro-zent ausmachen.

StammdatenmanagementDie Artikelstammdaten werden im

CSA-PRICAT-Format regelmäßignach Aktualisierungen auf dieBranchenplattform neu hochge-laden (durch EDV-Operating). Sokann der Handelspartner denelektronischen Katalog in sein System herunterladen oder überseine Warenwirtschaft direkt aufdie Plattform und die dort hinter-legten Kataloge zugreifen.

Prozesse nach Projektabschluss

Exkurs CSA-PRICAT

CSA-PRICAT ist ein normiertes Format zur elektronischen Übertragung von Produktdaten bzw. Katalogen füreindeutige und variantenreiche, kundenspezifizierte Artikel. Das Format stellt die unabdingbare elektronischeBasis für die nachfolgenden Prozesse dar. Mit CSA-PRICAT können beliebige Arten von Produkten in beliebigerKonfigurationstiefe beschrieben werden. Das Format erlaubt ferner die Anknüpfung multimedialer Informationenwie Bilder, Skizzen, Videos, Texte etc.

• Eindeutig definierte Artikel: Sind inklusive einer eindeutigen EAN-Artikelnummer in allen Details beschrieben.Alle Ausprägungen erhalten eine eigene Artikelnummer.

• Variable Artikel (CSA-Artikel): Das Produkt ist durch die Kombination einer „Basis-EAN-Artikelnummer“ mit nahezu beliebig vielen Ausprägungsangaben, die ebenfalls mit einer EAN-Artikelnummer identifiziert sind, eindeutig definiert. Die Ausprägungsangaben können zum Beispiel Stoffe, Maße, Frontausführungen, Federungsarten, Farben, Preisgruppen etc. betreffen.

Beispielhafte Anwendungen auf Basis CSA-PRICAT:• Fehlerfreie elektronische Bestellungen – auf Basis der über CSA-PRICAT ständig automatisch aktualisierten

Artikelstammdaten• POS-Systeme• Konfiguratoren mit Kaufvertragserfassung beim Handel• Multimedial gestützte Einkaufssysteme beim Handel• Elektronische Datenversorgung von Internet-Marktplätzen

Ein CSA-Produkt weist zwei Hauptkomponenten auf. Im ersten Schritt legt der Hersteller alle Auswahlmög-lichkeiten bezüglich des Artikels fest. Dies kann in Papierform oder in Form eines elektronischen Kataloges erfolgen. Er definiert einen sogenannten Basisartikel. Der Basisartikel ist ein unspezifiziertes Grundprodukt,das aus einem Artikel (Sessel mit verschiedenen Bezugsstoffen) oder mehreren Artikeln (Sitzgruppe, die be-liebig zusammengestellt werden kann) besteht. Durch Bezugnahme auf den Basisartikel kann der Kunde seineWünsche exakt angeben (Kundenspezifikationen) und den Artikel seiner Wahl definieren. Kundenspezifika-tionen sind die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten, die dem Käufer offen stehen und vom Hersteller vorabdefiniert werden müssen.


Beispiel einer CSA-PRICAT-Nachricht

UNA:+.?'UNB+UNOC:3+4038143000003:14+4399901793453:14+080102:0000+4711+++++EANCOM'UNH+1+PRICAT:D:01B:UN:EAN008'BGM+9::9:Couchtischkatalog+1+9'DTM+137:20080102:102'DTM+157:20080101:102'DTM+21E:20081231:102'RFF+CH:Katalog 1::001'RFF+SZ:DE'NAD+SU+4038143000003::9++Alfons Venjakob GmbH & Co.KG::+Friedrichsdorfer Str. 220+Gütersloh++33335+DE'CTA+IC'COM+05209 / 592-0:TE'COM+05209 / 592-229:FX'[email protected]:EM'COM+www.venjakob-moebel.de:WWW'CTA+MGR+:Friedrich Heißenberg'PGI+DEF'NAD+MF+4038143000003::9++Alfons Venjakob GmbH & Co.KG::+Friedrichsdorfer Str. 220+Gütersloh++33335+DE'PGI+BAG'NAD+MF+4038143000003::9'LIN+1+1+4038143000287:SRV'IMD+B++PRO::9:Couchtische Standard'LIN+2+1+4038143065675:SRV'PIA+1+4022:SA::91'IMD+B++BA::9:4022'IMD+E++:::Couchtisch'IMD+C++ORU::9'MEA+ABK+LN+CMT:110'MEA+ABK+WD+CMT:75'MEA+ABK+HT+CMT:48'FTX+S2C+1++mit Schubkasten'LIN+3+1+4038143000331:SRV'IMD+B++OP::9:Unterbauausführung'HYN+2+1+1+4038143065675:SRV'CCI+++ARQ::246'CAV+A::246'LIN+4+1+4038143035302:SRV'IMD+B++OPV::9:Eiche hell'HYN+2+1+1+4038143000331:SRV'CCI+++ARQ::246'CAV+A::246'LIN+5+1+4038143035319:SRV'IMD+B++OPV::9:Eiche Sonderton'HYN+2+1+1+4038143000331:SRV'CCI+++ARQ::246'CAV+A::246'LIN+6+1+4038143035326:SRV'IMD+B++OPV::9:Erle'HYN+2+1+1+4038143000331:SRV'...PIA+5+3:BAN'IMD+C+UQ1+IF3::9'LIN+30++4038143065675:SRV+1'PIA+92+4038143065675:SRV'IMD+C++BA::9'LIN+31++4038143000331:SRV+1'PIA+92+4038143000331:SRV'IMD+C++OP::9'HYN+2+1++4038143065675:SRV'LIN+32++4038143035326:SRV+1'PIA+92+4038143035326:SRV'IMD+C++OPV::9'HYN+2+1++4038143065675:SRV'LIN+33++4038143000348:SRV+1'PIA+92+4038143000348:SRV'IMD+C++OP::9'HYN+2+1++4038143065675:SRV'LIN+34++4038143035395:SRV+1'PIA+92+4038143035395:SRV'IMD+C++OPV::9'HYN+2+1++4038143065675:SRV'LIN+35+++1:29'PIA+91+3:BAN'

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PRI+AAQ:754::LIU:1:PCE'LIN+36'PIA+5+4:BAN'IMD+C+UQ1+IF3::9'LIN+37++4038143065675:SRV+1'PIA+92+4038143065675:SRV'IMD+C++BA::9'LIN+38++4038143000331:SRV+1'PIA+92+4038143000331:SRV'IMD+C++OP::9'HYN+2+1++4038143065675:SRV'LIN+39++4038143035333:SRV+1'PIA+92+4038143035333:SRV'IMD+C++OPV::9'HYN+2+1++4038143065675:SRV'LIN+40++4038143000348:SRV+1'PIA+92+4038143000348:SRV'IMD+C++OP::9'...PIA+92+4038143000348:SRV'IMD+C++OP::9'HYN+2+1++4038143065675:SRV'LIN+69++4038143035395:SRV+1'PIA+92+4038143035395:SRV'IMD+C++OPV::9'HYN+2+1++4038143065675:SRV'LIN+70+++1:64'PIA+91+8:BAN'PRI+AAQ:818::LIU:1:PCE'PGI+MUL'NAD+MF+4038143000003::9'NAD+GO+4038143000003::9++Alfons Venjakob GmbH & Co.KG::+Friedrichsdorfer Strasse 220+Gütersloh++33335+DE'LIN+71+1+4038143065675:SRV'IMD+C++MUL::246'CCI+++FCT::246'CAV+PCT::246'EFI+4038143065675:4022.JPG+PCT:1.0:3+1'COM+VENJAKOB-BILDER'UNT+71+1'UNZ+1+4711' 11

Beispiel eines CSA-Artikels

Basisartikel „London“ Option 1: Bezug4012345000023

Bezugsmaterial

Leder 4012345000030

Leinen 4012345000047

Option 2: Fuß4012345000238

Fußtypen

4012345000139

4012345000146

4012345000153

4012345000160

4012345000177

4012345000184

4012345000191

4012345000207

4012345000054

4012345000061

4012345000078

4012345000085

4012345000092

4012345000108

4012345000115

4012345000122

4012345000245

4012345000252

4012345000269

4012345000276

4012345000283

4012345000290

Beispiel Sessel „London“

4012345000016

1 Basis-EAN für den Sessel

2 EAN für Optionen(Bezug, Fußtyp)

26 EAN für alle Optionswerte und Folgeoptionswerte(2 x 8 Farben, 6 x Fußtypen,2 x Bezugsmaterial)


1. Neue Aufträge werden alsstandardisierte EANCOM®-Nachrichten ORDERS zweimaltäglich von der Plattform her-untergeladen. Mit der neuen

Schnittstellensoftware werdensie unmittelbar in den EDV-Auf-tragsbestand übernommen.Die anschließende Terminie-rung und Materialreservierungerfolgt mit den herkömmlichenVerarbeitungsprogrammen.Automatisch erstellt die Schnitt-stellensoftware wiederum dieAuftragsbestätigungen imEANCOM®-Format ORDRSP,die auf die Plattform hochge-laden werden (ebenfalls zwei-mal täglich). Für 95 Prozent derORDERS kann der Prozess di-rekt von dem EDV-Operating inden drei Einzelschritten Down-load, Verarbeitung, Upload aus-geführt werden.

2. Bei ca. 5 Prozent aller Aufträgekann der gewünschte Kunden-termin nicht gehalten werden.In diesen Fällen geht eine Listezum zuständigen Materialdis-ponenten, der einen neuen Termin setzt. Der Auftrag wirdmit korrigierten Termin beimnächsten Upload auf die Platt-form geladen. Entspricht derTermin nicht dem Kunden-wunsch, wird zusätzlich derVerkaufssachbearbeiter infor-miert. Details hierzu sind nochabzustimmen.

Auftragerfassung/Auftragsbestätigung

12

Varianten eines Stuhls


Kunde

Katalogdaten

Branchenplatt-

form

IWOfurn

ERP-

System

Firma

Venjakob

CSA-PRICAT

INVOIC

ORDRSP

ORDERS ORDERS

INVOIC

ORDRSP

Schnittstellen

Der Rechnungssatz wird vom EDV-Operating als EANCOM® INVOIC-Satz erzeugt und auf die Plattformhochgeladen. Die Authentifizierung/Signatur erfolgt mit Unterstützung

von IWOfurn. Intern wird lediglichein Protokoll gedruckt, das derBuchhaltung zusammen mit demalten Datensatz zugeht.

Rechnung

Kostenloser Download unter www.prozeus.de,

Rubrik „Publikationen & Downloads“.

13


Projektverlauf

Aufgrund der Vielzahl variantenrei-cher Artikel in der Möbelbranche,nahm die Aufbereitung der Stamm-daten den weitaus größten Raumein. Ohne aktuelle und exakt be-schriebene Stammdaten eines Ar-tikels können auch die nachfol-genden Prozesse nicht aufgesetztwerden. Ein internes Stammda-tenmanagement und die Über-mittlung der Stammdaten an denKunden stellen insofern die Grund-voraussetzung für die elektroni-sche Kommunikation zwischenden Handelspartnern dar.

Eine eindeutige Artikelidentifizierungüber eine einzelne EAN-Artikel-nummer ist wegen des Varianten-reichtums nicht möglich. Abhilfeschafft hier das CSA-Konzept. Es

beschreibt auf Basis der EAN-Nummernsystematik ein Daten-modell und ermöglicht es, beihochvariablen Artikeln einen Ba-sisartikel und alle Ausprägungenmit den zugehörigen Abhängig-keiten darzustellen. Über das Ka-talogformat CSA-PRICAT lassensich im nächsten Schritt elektroni-sche Kataloge erstellen.

Die Arbeitsschritte für die Umset-zung der Bewegungsdaten umfas-sen die Nachrichtenart ORDERSfür die automatisierte Auftragser-fassung, die elektronische Be-stellbestätigung an den KundenORDRSP und die Rechnung INVOIC mit den laut Umsatzsteu-ergesetz vorgeschriebenen Sicher-heitsfunktionen (qualifizierte elek-

tronische Signatur) durch denDienstleister. Auch in den Bewe-gungsdaten ist die durch denKunden ausgewählte Variante entsprechend darzustellen.

1. CSA-PRICAT – Umsetzung elektronischer KatalogAufwand gesamt: 63 Tagewerke (alle Projektbeteiligte)

2. ORDERS – Automatische AuftragserfassungAufwand gesamt: 23 Tagewerke (alle Projektbeteiligte)

3. ORDRSP – AuftragsbestätigungAufwand gesamt: 14 Tagewerke (alle Projektbeteiligte)

4. INVOIC – Elektronische RechnungAufwand gesamt: 26 Tagewerke (alle Projektbeteiligte)

14


Arbeitspaket

Ist-Analyse

Soll-Prozessbeschreibung

Projektplanentwicklung

Mitarbeiterschulung

Umsetzungsphase

Analyse IWOfurn PRICAT

Analyse Stammdaten Inhouse

Anpassen ERP

Test Stammdatenaustausch

Übergabe Stammdaten

Analyse Struktur ORDERS, ORDRSP

Übernahme ORDERS (manuell)

Übernahme ORDRSP (manuell)

Übernahme ORDERS (automatisch)

Übernahme ORDRSP (automatisch)

Analyse EANCOM® CSA PRICAT

Umsetzung EANCOM® CSA PRICAT

Analyse Struktur EANCOM®

ORDERS, ORDRSP

Übernahme EANCOM® ORDERS, ORDRSP (manuell)

Übernahme EANCOM® ORDERS, ORDRSP (automatisch)

Übergabe EANCOM® CSA PRICAT (automatisch)

Analyse Struktur EANCOM® INVOIC

Ausgabe EANCOM® INVOIC(manuell)

Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 2007

15

Projektverlauf


KosteneinsparungEs wird angenommen, dass ca.70 Prozent des Belegvolumenselektronisch ausgetauscht wird.Dies ist erreicht, wenn 15 Prozentder größten Kunden ihre Datenper EDI austauschen. Alle gro-ßen Handelshäuser arbeiten mitEANCOM®-Nachrichten.

Nutzen und Wirtschaftlichkeit

Ein Ergebnis, das sich sehen lassenkann: Das messbare Einsparpoten-zial bei Aufträgen und Rechnungenliegt bei über 115.000 Euro. Zu-sätzlich entfallen Auftragsbestäti-

gungs-Anmahnungen, Doppel- undFalschlieferungen. Die Anzahl derfehlenden bzw. falschen Bestell-faxe konnte auf nahezu null redu-ziert werden. Dadurch entfallen

Falsch- und Doppelproduktionen.Ein Tag statt bislang drei Tage – so rapide verringert sich insgesamtdie Durchlaufzeit der Auftragsein-gangsbearbeitung.

Weniger Kosten, geringere Durchlaufzeiten und eine deutlich reduzierte Fehlerquote: Die Einführung des elek-tronischen Datenaustauschs hat die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens spürbar gesteigert. Dabei ist dasPotenzial noch längst nicht ausgeschöpft.

Rechnungsdaten- und Auftragsdatenaustausch

5.000 Euro Portokosten für Rechnungen 3.000 Euro Porto- und Faxkosten für Auftragsbestätigungen 2.800 Euro Formular- und Druckkosten für Rechnungen

700 Euro sonstige Druck- und Papierkosten6.000 Euro eingesparte Transaktionskosten, die sonst dem Handel

erstattet werden müssten und Einsparungen beim Pro-grammieren von verbandsspezifischen Sonderschnitt-stellen, die der Handel der Industrie abverlangt

4.000 Euro Zeitersparnis bei statistischen Auswertungen für die Einkaufsverbände

Die Summe der jährlichen Kosteneinsparungen beträgt somit circa21.000 Euro.

16


Stammdatenaustausch

Auch wenn die Artikelinformationenelektronisch vorliegen, kann aufeine gedruckte Variante des Artikel-kataloges zunächst nicht verzichtetwerden. Besonders für den Verkäu-fer im Handel ist der bebilderteHochglanzprospekt derzeit daswirksamste Hilfsmittel für die Prä-sentation möglicher Varianteneines Möbelstückes.

Erst bei der Kaufvertragsgestaltungkommen die elektronischen Artikel-stammdaten zum Einsatz undspielen ihr Potenzial aus. Bei derEingabe der Bestellung werdendie elektronischen Artikeldaten

herangezogen und die Artikel mitHilfe eines Konfigurators entspre-chend Kundenwunsch angelegt.Anschließend wird eine elektroni-sche Bestellung generiert. DiesesVorgehen reduziert die fehlerhaf-ten Bestellungen erheblich. Zumeinen werden einfache Eingabe-fehler vermieden, zum anderen istausgeschlossen, dass nicht liefer-bare Konfigurationen bestellt wer-den. Die Erzeugung von neuenKatalogen benötigt mit dem neuenVerfahren lediglich 5 Tage, da dieDaten nur noch an einer zentralenStelle angepasst werden.

17

70.000 x 2,75 min x 1 Std. /60 min = 3.200 Std.

PotenzialZusätzliche Einsparungen sind imBereich Archivierung, Empfangs-bestätigung verwalten und in derBearbeitung des Zahlungseingan-ges möglich. Hier liegt das Ein-sparpotenzial noch einmal bei 30bis 40 Prozent.

3.200 Std. x 30 Euro/Std. =96.000 Euro

ProduktivitätssteigerungEs werden hier die eingeführtenNachrichtentypen ORDERS,ORDRSP und INVOIC betrach-tet. Einsparung von 2,5 Minutenpro Auftragsbestätigung und0,25 Minuten pro Rechnung werden erreicht.

Dies entspricht bei 70.000 Vor-gängen einer Produktivitätsstei-gerung von

Bei einem kalkulatorischen Stun-densatz von 30 Euro wird somiteine Produktivitätssteigerung von

pro Jahr erreicht.


Fit fürs eBusiness – für Venjakobbietet die Umstellung auf denelektronischen Datenaustauschund die digitalen Stammdaten dieChance, neue Kundenanbindungenzu generieren und einen strategi-schen Wettbewerbsvorteil zu er-reichen. Nicht zuletzt wegen dererheblichen Kostenersparnis wardas Projekt ein voller Erfolg. MehrKundenorientierung, besserer Service: Von den erzielten Ergeb-nissen proftieren alle Beteiligten.

Die weiteren Aktivitäten sind daraufausgerichtet, die EDI-Quote auf70 Prozent zu erhöhen. Darunterfallen sowohl die Stammdaten als auch die Bewegungsdatenwie Bestellungen, Bestellbestäti-gung und Rechnung. Als weitererSchritt auf dem Weg zum ge-schlossenen elektronischen Kreis-lauf wird der Empfang elektro-nischer Nachrichten über den erfolgreichen Zahlungseingang angestrebt. Diese Nachricht

unterstützt die Buchhaltung darin,offene Posten einfacher und effi-zienter zu verwalten.

Was besonders zählt: Venjakobkonnte seine Serviceorientierungund Kundenbindung steigern und nicht zuletzt auch die Zufrie-denheit des Endkunden erhöhen.In Sachen eBusiness hat sich Venjakob als kompetenter Partnerprofiliert, der eine effektive Zusam-menarbeit ermöglicht.

Fazit

Beim Thema eBusiness liegt vieles in der Branche brach. Entsprechend hoch ist das Po-tenzial für Qualitätsverbesserung und Einsparungen. Aktuell werden überall sehr kosten-intensive Lösungen eingesetzt. Wir gehören mit unserem Projekt zu den Wegbereitern fürdie ganze Branche. Rückblickend betrachtet war es nicht immer leicht, den Standard zubedienen, aber die bereits realisierten und zukünftig möglichen Einsparungen lassen dasschnell vergessen.Ralf Gieshoidt, Leiter EDV bei Venjakob

18

Das CSA-KonzeptGS1-Standards für variantenreiche ArtikelDer Sonderdruck gibt einen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten des CSA-Konzepts inverschiedenen Branchen und zeigt neben dem Aufbau der CSA-Logik wie Artikelstamm-daten für Variantenartikel effektiv ausgetauscht werden können.

Das CSA-Konzept für die Möbelbranche - Anwendung von EAN-Standards bei variantenreichen ArtikelnDie Dokumentation beschreibt ausführlich die Anwendung des CSA-Konzeptes für den elektronischen Daten-austausch. Auf der CD-ROM zur Veröffentlichung sind die zugehörigen EANCOM®-Schnittstellenbeschrei-bungen für die Nachrichten PRICAT, ORDERS, ORDRSP und INVOIC sowie zusätzlich die exemplarischenInhouse-Schnittstellen des möbelonline e.V. enthalten.

Beide Publikation und CD-ROM können Sie über den Online Shop von GS1 Germany (www.shop.gs1-germany.de) beziehen.

Weiterführende Informationen



Kurzwissen


Über PROZEUS

eBusiness










Prozessstandards


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Michael Glos




Kurzwissen


Über PROZEUS

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Michael Glos



GS1 Germany GmbH

Maarweg 133

50825 Köln

Tel.: 0221 947 14-0

Fax: 0221 947 14-4 90




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www.prozeus.de

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Inhalt

02Kurzwissen

03Projektsteckbrief

04Motivation und

Herausforderung

05Zielsetzung und

Lösungsstrategie




14Projektverlauf

16Nutzen und

Wirtschaftlichkeit

18Fazit


� eBusiness













Begründung:


� Ja, weil

� Nein, weil


Im Einsatz:

Zukünftig geplant:




� 1-49 � 50-99 � 100-249 � 250-500 � über 500




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02Kurzwissen

03Projektsteckbrief

04Motivation und

Herausforderung

05Zielsetzung und

Lösungsstrategie




14Projektverlauf

16Nutzen und

Wirtschaftlichkeit

18Fazit


� eBusiness













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� Ja, weil

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Im Einsatz:

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CSA-PRICAT und EDI – perfektes Zusammenspiel in der ... · CSA | Customer Specific Articles, Artikel, für den der Herstel-ler alle möglichen Artikelvarianten im Vorhinein festgelegt