Das landesweite Beschäftigtenportal für die Berliner Verwaltung- Grünes Licht für E-Government „nach innen“ -

Erfahrungsaustausch „Moderne Verwaltung“ am Mittwoch, 01.07.2015

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Joachim Eckert Landesprojektleiter E-Recruiting und Beschäftigtenportal

Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Abteilung Zentraler ServiceLandesweite, ressortweite u. hausinterne Querschnittsaufgaben

phone: +49 30 90223 - 2707mobil: +49 174 314 64 39joachim.eckert@seninnsport.berlin.de

Ralf Ganser Leiter Landesredaktion / Koordinierung Berlin.de E-Government

Der Regierende Bürgermeister von BerlinSenatskanzlei – II A 2phone +49 30 9026-2540ralf.ganser@senatskanzlei.berlin.de

Ihre Ansprechpartner

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Agenda

Kurz-Infos zu …

§Zielsetzung

§ Sachstand

§Ausblick

§Exkurs zur Einleitung

http://www.verwalt-berlin.de/seninn/zentraler_service/landesweites_beschaeftigtenportal.html

Projektseite im Intranet:

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Exkurs - Was ist E-Government?

EU-Definition

E-Gov = „der Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnologien in öffentlichen Verwaltungen in

Verbindung mit organisatorischen Änderungen [...],um öffentliche Dienste [...]

zu verbessern und die Gestaltung und Durchführung staatlicher Politik zu erleichtern“.

Speyerer DefinitionJuli 2000, Jörn von Lucke und Heinrich Reinermann

Unter Electronic Government verstehen wir die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im

Zusammenhang mit Regieren und Verwalten (Government) mit Hilfe von Informations- und

Kommunikationstechniken über elektronische Medien. Auf Grund der technischen Entwicklung

nehmen wir an, dass diese Prozesse künftig sogar vollständig elektronisch durchgeführt werden

können. Diese Definition umfasst sowohl die lokale oder kommunale Ebene, die regionale oder

Landesebene, die nationale oder Bundesebene sowie die supranationale und globale Ebene.

Eingeschlossen ist somit der gesamte öffentliche Sektor,

bestehend aus Legislative, Exekutive und Jurisdiktion sowie öffentlichen Unternehmen.

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E-Government - komplexes Beziehungsgeflecht

Jörn von Lucke und Heinrich Reinermann (2000)

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Evolutionsstufen des E-Government - Wo stehen wir?

Keine Internet-nutzung

Information

Interaktion

Transaktion

Integration

0

1

2

3

4

Kun

denn

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n / E

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n Kein Zugang zum Internet

n Informations-recherchen

n E-Mailaustausch

n Downloads

n Online- Dienstleistungen (z. B. Registereinträge)

n medienbruchfreie Geschäftsprozesse B2G/G2B

Zeit / Ressourcen / Erfahrung / Modernisierungstempo

Entwicklungsgrad

Vorherrschender Entwicklungsgrad in der deutschen Verwaltung

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„Big Picture“ - Skizze einer VerwaltungsarchitekturHerzstück sind die Geschäftsprozesse

Graf

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Zwischenfazit

Wer seine Prozesse nicht beherrscht,hat auch seine IT nicht im Griff.

E-Gov ist nur Mittel zum Zweck. Im Kern geht es um Geschäftsprozessmanagement oder ganz „banal“ um die Optimierung von Verwaltungsstrukturen und -abläufen.

“Drop the "e" and dance with the customer!”

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RBm/Skzl AIF BJW Fin GesSos InnSport JustV StadtUm WTF

? MS SharePoint

MS SharePoint

geplant ???

Intrexx MS SharePoint

Imperia Imperia MS SharePoint

Vibe(Novell)

Mitte Neukölln L-Berg CW SZ TS MH TK FK

Joomla Eigenbau Eigenbau Imperia Imperia Imperia Imperia Eigenbau Mambo

Spandau R-Dorf Pankow

Imperia Typo 3 Imperia

Intranet-Landesredaktion

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Nachgeordnete Einrichtungen

Berliner „Farbenlehre“

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Zielsetzung des landesweiten Intranets

è Stark heterogene und zersplitterte Informationslandschaft harmonisieren und bündeln.

è Mehrfach redundante Informationsbereitstellung (Doppelarbeit) abbauen.

è IT-Systeme standardisieren und für Internet und Intranet nutzbar machen.

è Interne Verwaltungsprozesse digitalisieren.

è Behördeninterne und behördenübergreifende Zusammenarbeit durch IT-Tools fördern („Kollaboration“, Social Intranet, Wissensmanagement).

E-Government auch nach innen vorantreibendurch evolutionären Entwicklungsansatz und agiles (Projekt-) Management.

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Sachstand

è Projektansätze wurden durch Beschlüsse des StS-Ausschusses zur Verwaltungsmodernisierung 2013/2014 neu ausgerichtet.

è Neue behördenübergreifende Projektgruppe (Federführung bei SKzl/SenFin/SenInnSport) hat Vorgehensstrategie erarbeitet und abgestimmt. Projektgremien haben Anfang 2015 zugestimmt.

è Projekt wird zum 01.07.2015 vorzeitig in die Linie überführt. Skzl/Landesredaktion und SenInnSport („Tandem“) ist zukünftig für Betrieb, Koordination und Weiterentwicklung zuständig. Zentrale Finanzierung (Sach- und Personalmittel) ist sichergestellt.

è Technisch-organisatorisches Betriebskonzept für berlin.de (Internet) wird auf das Intranet übertragen. Dadurch entstehen Synergieeffekte.

è Erste Koordinationstreffen haben bereits stattgefunden.

Das neue Intranet wird im Juli 2015 gestartet.Vorlauf beträgt dann acht (!) Jahre.

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Startseite

News-Übersicht Services - ÜbersichtEinheit 1-n

News-Artikel 1

News-Artikel 2

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Servicen

Service2

Service1

SenStadtUm, SenBJWSenAIF, SenGesSoz

(MS Sharepoint)

SenFin(Intrexx)

Sen WTF(Novell)

Einheit n(Sonstige Software)

Portallösungen

Mantelportal

Aufbau Landesweites Beschäftigtenportal

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Services - Übersicht

Servicen

Mantelportal

News-Übersicht Einheit 1-n

Unterseiten

Unterseite2

Unterseite1

Service2

Service1

News-Artikel 1

News-Artikel 2

News-Artikel n

Landesredaktion

jeweilige Einheit SenInn – ZS B / anbietende Einheit

Verantwortlichkeiten im Mantelportal

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5. Zentrale IT-gestützte Services und Prozesse (Interne Applikationen)

5.1 Zentrale IT-Dienste für das Berliner Intranet5.1.1 Kollaborationstools5.1.2 Persönlicher Informationsassistent (PIA)5.1.3 Elektronische Umlaufmappe5.1.4 Service-Konto5.1.5 Beteiligungstools5.1.6 Datenbanken und Verzeichnisse5.1.7 Geodatenportal5.2 Integrierte IT-Verfahren für das Berliner Intranet5.2.1 Employee Self Services5.2.1.1 Beihilfe-Online5.2.1.2 Versorgung-Online5.2.1.3 Urlaubsantrag5.2.1.4 Dienstreisemanagement5.2.1.5 Bezügeauskunft (Gehaltsnachweis)5.2.1.6 Interne Jobbörse5.3 Weitere IT-gestützte Services für das Berliner Intranet

�Zentral koordinierte Einzelprojekte mit teilweise eigenständiger Federführung

Services: aktueller Planungsstand

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Ad-hoc-Sanierung / Übergangslösung seit Juli 2014

Seite 16

Landesweites Beschäftigtenportal - Entwurfsansicht

Suche mit PIA

ThemenOrg-Struktur

Seite 17

Klick-Dummy / „Experimentierfeld“

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Ausblick

è Dezentrale Informationsverantwortung wird zentral koordiniert.

è Zum Betrieb und zur Weiterentwicklung des Beschäftigtenportals wird eine Kooperationsvereinbarung mit dem ITDZ abgeschlossen. So wird ein effektives Projektportfolio bzw. Programmmanagement gewährleistet.

è Service-Prozesse (Employee-Self-Services) werden sukzessive eingeführt (z. B. Beihilfe-Online, Fortbildungsantrag, Dienstreise Urlaub etc.)

è Behördeninterner und behördenübergreifender Austausch (v. a. Wissensmanagement und Zusammenarbeit) wird durch geeignete „Kollabortionstools“ unterstützt (z. B. OfficeNet des BVA)

Neue Dimensionen erschließenOptimiertes Informationsangebot | digitalisierte Prozesse | übergreifende Kollaboration

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Geplante Kernfunktionen eines Kollaborationstools

§ Personalisierung (individuelle Informationsstruktur, Info-Abos etc.)

§ Geschlossene Arbeitsbereiche / Nutzergruppen

§ Chat / Forum

§Wiki

§ Umfragetool

§ Gemeinsame Dokumentenbearbeitung

§ Abbildung von einfachen internen Geschäftsprozessen (z. B. Raumbuchung, Urlaubsantrag etc.)

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Ihr Beitrag ist gefragt …

Anregungen für

§ Themenportale

§ Kollaborationstool

§ Generelle Erwartungen an das LaBePo

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!