Das Literaturdatenbankprogramm Zotero – Eine Einführung

Christoph Rinne

Deutsche Gesellschaft für Ur- und Frühgeschichte

AK Zotero März 2012

DGUF.de

Das Literaturdatenbankprogramm Zotero – Einführung

Stand: März 2012

Autor: Christoph Rinne

Eine Einführung in die Arbeit mit Zotero, einschließlich Hinweisen auf die verfügbaren Datenbestände des AK Zotero der DGUF und ergänzenden Beispielen für die Arbeit mit SQLite. Diese Datei kann mit dem Zitierstil nach den Richtlinien der RGK von der Homepage der Deutschen Gesellschaft für Ur- und Frühgeschichte (DGUF) herunter geladen werden.

1 Einleitung Zotero ist ein frei verfügbares Plugin für den Browser Firefox von Mozilla und somit plattformunabhängig, Versionen für andere Browser, z.B. IExplorer, Chrome oder Safari, liegen nicht vor. Das Programm ermöglicht das Sammeln, Verwalten und Zitieren (MS Word, Libre Office und Open Office) von diversen Informationsquellen und unterstützt damit Ihre wissenschaftliche Arbeit. Gegenüber EndNote bietet es mindestens zwei Vorteile (freeware, open source) und je nach Nutzeranspruch auch Nachteile (z. B. einfaches Suchen – Ersetzen).

Download von: http://www.zotero.org

Natürlich gibt es auch andere Programme zur Literaturverwaltung, z. B. Citavi, EndNote, Mendeley, JabRef, von denen vor allem das letztgenannte für Linux- und LaTeX-Anwender als potente Alternative interessant ist.

Der Datentransfer von anderen Datenbankprogrammen (z.B. Endnote) ist möglich und erfolgt über textbasierte Formate (REFER BibIX, BibTex oder RIS). Hierzu sind Anleitungen im Web zu finden (u.a. Owens 2007) und im Folgenden (s. Kap. 2.1.5.1).

Einige Merkmale:

• plattformunabhängige Integration in den Web-Browser Firefox von Mozilla

• automatische Extraktion bibliografischer Informationen von vielen Webseiten (Bibliothekskataloge, Archive wie Jastor und auch Amazon)

• Verwaltung von (Dateien in PDF, Websites, Bildern, etc.)

• automatisch generierte Literaturlisten in MS Word (auch für MAC), OpenOffice und LibreOffice

• viele Zitierstile, u.a. die Offa- und die RGK-Richtlinien

• Webanbindung für die eigene Bibliografie und die Gruppenarbeit (Zotero-Server oder via WebDAV auf eigenem Server)

• Datenbankmanagementsystem ist das sehr kompakte und freie SQLite (http://www.sqlite.org/).

Diese Einleitung geht auf die Installation, die allgemeinen Einstellungen und die wesentlichen Arbeitsschritte in Zotero und das Plugin für MS Word ein.

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2 Installation und Einrichtung Sie haben die deutsche Version des Webbrowsers Firefox (jünger als Version 3.6) installiert: http://www.mozilla-europe.org/de/firefox

Zum Installieren von Zotero (aktuell Version 3.0.3) klicken Sie auf http://www.zotero.org/ auf . Eventuell warnt Firefox vor der Installation des Add-on zotero-[Version].xpi, bitte

dennoch installieren.

Installieren Sie das Plugin für das von Ihnen verwendete Textverarbeitungsprogramm von der Zotero Webseite: http://www.zotero.org/support/word_processor_integration. Folgen Sie hier dem Link Installation, in dem neuen Fenster finden Sie unter der Überschrift zum jeweiligen Textverarbeitungsprogramm (Microsoft Word, LibreOffice, …) einen Installationslink auf eine xpi-Datei für Mozilla. Bestätigen Sie den Download, die Ausführung und den Neustart von Firefox.

Auf allen vorgenannten Seite finden Sie zahlreiche Hilfen und Hinweise.

2.1 Zotero lokal Nach der Installation von Zotero finden sie im Menü von Firefox unter Extras einen neuen Eintrag: Extras → Zotero. Zudem befindet sich in der Fußzeile des Browser unten rechts auch das zotero-Symbol. Mit beiden können Sie das Zotero-Fenster einblenden, Ihr Webbrowser ist nun zweigeteilt, wobei am Anfang Ihre Bibliothek natürlich leer ist (Abb. 1).

Abb. 1 Zotero im Firefox Browser (Layout des Fensters „Windows klassisch“).

2.1.1 Einstellungen bei Zotero Mit dem kleinen grauen Zahnrad (s. Abb. 1, roter Kreis) gelangt man zu wesentlichen Funktionen, u.a. den Einstellungen.

Erweitert. Standardmäßig legt Zotero Ihre Bibliothek in Ihrem Nutzerprofil von Firefox an, dies ist für eine einfache Sicherung durch Kopieren oder bei Systemabstürzen schlecht, da die meisten Nutzer nicht wissen, wo diese Daten liegen. Verweisen Sie deshalb besser auf

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Abb. 2 Einstellungen von Zotero, Register Erweitert

ein eigenes Verzeichnis (Abb. 2). Es folgt ein Warnhinweis, dass dieser Pfad leer ist und Sie Daten ggf. von Hand kopieren müssen. Danach wird ein Neustart von Firefox gefordert und durchgeführt. Eine neue leere Datenbank wird automatisch erstellt.

Legen Sie Ihre Literaturdatenbank in einem einen Ordner an und belassen Sie diese lieber nicht im Nutzerverzeichnis von Firefox

Im selben Fenster ist noch eine weitere Einstellung interessant und kann bei der Gelegenheit angepasst werden. OpenURL dient zum Nachschlagen des ausgewählten Eintrags im Onlinekatalog einer Bibliothek, z.B. dem GBV. Im Internet finden Sie eine Liste der OpenURL deutscher Universitätsbibliotheken und der Bibliotheken im GBV. Dieses Angebot der Bibliotheken scheint noch nicht voll etabliert, die hier angegebenen URLs sind z. T. nicht mehr aktuell.

Bsp. openURL UB Göttingen: http://sfx.gbv.de:9004/sfx_sub

Abb. 3 Einstellungen von Zotero, Register Stile

Unter Stile (Abb. 3) werden die Zitier- und Bibliografiestile für wissenschaftliche Texte verwaltet. Standardmäßig sind hier einige vorinstalliert, die Sie getrost löschen können (kann alles wieder hinzugefügt werden). Mit dem Link „Weitere Stile hinzufügen…“ können

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weitere Stile aus dem Web geladen werden. Suchen Sie auf der verlinkten Seite nach „Archaeo“ und installieren Sie alle Treffer mit [Install]. Auf dieser Webseite finden Sie auch den Stil „APA“ (American Psychological Association 6th Edition).

Eigene Stile wie der DGUF-RGK-Stil speichern Sie bitte lokal im Verzeichnis „.\styles\“ in Ihrem Zotero-Ordner. Klicken Sie im Fenster Zotero-Einstellungen, Register Stile, auf das [ + ] und wählen Sie dort diese Stile nacheinander aus (s. hierzu auch Kap. 0).

Setzen Sie bitte im Abschnitt Zitationsoptionen einen für „URLs von gedruckten Artikeln …“.

Im Register Export wird das Format für den Export von Einträgen angegeben. Für den Transfer zu EndNote oder JabRef ist BibTeX eine gute Wahl. Hier muss aber ggf. bei EndNote nachjustiert oder aber editiert werden. Ansonsten wählen Sie bitte den von Ihnen bevorzugten Stil aus, um Zitate per drag & drop aus Zotero in ihrem Word-Programm, Editor oder einem beliebigen Programm einzufügen.

Im Register Suche sollten Sie für die Indexierung von PDF-Dokumenten pdftotext und pdfinfo installieren. Nach größeren Lösch- und Kopieraktionen sollten Sie die Indizes aktualisieren.

Im Register Sync (Abb. 4) werden die Web-Optionen eingestellt. Sollten Sie sich einen eigenen Account bei Zotero im Web angelegt haben, können Sie hier Ihre Daten hinterlegen.

Deaktivieren Sie die Option „Automatisch Synchronisieren“, dies spart Zeit. Denken Sie aber regelmäßig daran, von Hand zu synchronisieren (s. Kap. 2.2.1).

Zotero hinterlegt für Einträge PDF-Dokumente, Webseiten und vieles mehr. Diese Daten werden in Ihrem Zotero-Verzeichnis im Ordner \storage\ abgelegt. Auch diese Dateien können in ihrem Webaccount bei Zotero hinterlegt werden, werden aber ihren dort vorhandenen freien Speicher sehr schnell füllen.

Deaktivieren Sie die Option „Angehängte Dateien in Gruppen-Bibliothek mit Zotero Storage synchronisieren.“ Das freie Volumen bei Zotero ist auf 100 MB begrenzt.

Abb. 4 Einstellungen von Zotero, Register Sync.

Im Register Allgemein kontrollieren Sie bitte, ob die Option „Automatisch zugehörige PDFs und andere Dateien beim Speichern von Einträgen anhängen.“ deaktiviert ist , Ihr

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Abb. 5 Das Zotero Fenster.

Datenbestand wächst sonst rapide. Das bewusste Anhängen von Dokumenten ist auch individuell schnell und einfach möglich. Speichern Sie bitte alle Einstellungen mit [ OK ].

2.1.2 Arbeiten mit Zotero

2.1.2.1 Für Eilige

Für ganz Eilige vorab grundlegende Informationen (vgl. Abb. 5).

1. Oberste Ebene mit der eigenen Bibliothek, untergeordnet sind einzelne Sammlungen (Auswahlsätze oder Sichten) auf den Datenbestand. Sammlungen können mit drag & drop verschoben werden.

2. Inhalt des unter [1] ausgewählten Datenbestandes. Einträge können mit drag & drop in eine andere Sammlung unter [1] verschoben werden.

3. Das unter [2] ausgewählte Zitat kann hier durch Anklicken des jeweiligen Textes editiert werden. Zu jedem Zitat gehören noch Notizen, Tags und Zugehörig (z. B. Einträge zu Buchteilen eines eingetragenen Buches). Das Feld Autor kann über das Pull-Down-Menü (▼) in „Herausgeber“ geändert werden. Hier verbirgt sich auch die Funktion „move up“ und „move down“ für den jeweiligen Eintrag.

4. Alle vorhandenen Tags. Mit einem linken Mausklick auf einen Begriff wird auf diesen in [2] selektiert oder die Auswahl auch wieder aufgehoben, bzw. mit [ Alle abwählen ]. Dies kann bei vielen Datensätzen (>4.000) eine Sekunde dauern.

5. Icons für gängige Aktionen wie neuer Datensatz, Eintrag aus aktueller Website oder Datei an aktuelles Zitat anhängen.

6. Filter auf den eingetragenen Begriff. Mit der Lupe links startet die erweiterte Suche.

7. Sollte den unter [2] ausgewählten Eintrag im Onlinekatalog der lokalen Bibliothek raussuchen. Mit der oben genannten openURL also im Katalog des GBV. In jüngeren Versionen von Zotero ist das Icon rechts neben [6] zu finden.

8. Synchronisieren der eigenen Bibliothek mit einem Server.

Eine allgemeine Einführung zu Zotero gibt es natürlich auch im Web: http://www.zotero.org/support/de/quick_start_guide

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Abb. 6 Einfügen eines Artikels über einen elektronischen Zeitschriftenkatalog.

2.1.2.2 Einen Eintrag erstellen

Ein neuer Eintrag kann von Hand mit angelegt werden, viel schneller ist er aber direkt aus einem Onlinekatalog übernommen. Nach erfolgreicher Recherche erscheint am rechten Rand der Adresszeile oben im Browser ein Buch- oder Seitensymbol. Einfach da drauf klicken und der Eintrag wird übernommen (Abb. 6).

Eine Liste der Bibliotheken, die mit Zotero zusammenarbeiten gibt es im Web: http://www.zotero.org/translators/. Das funktioniert aber auch bei Archiven wie Jastor, Verlagsseiten wie Springer und selbst Amazon.

Ein kritischer Blick auf das automatische importierte Zitat lohnt sich immer. Nach eigener Erfahrung fehlt oft die Angabe zur Schriftenreihe.

Handelt es sich um eine Webseite oder wie im gewählten Beispiel um einen elektronischen Zeitschriftenkatalog, wird automatisch ein Schnappschuss angehängt. Haben Sie das zugehörige PDF-Dokument heruntergeladen, können sie mit dem Symbol der Büroklammer einen Link auf dieses Dokument oder das Dokument selbst anfügen.

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2.1.2.3 Einträge verwalten

Ein rechter Mausklick auf „Meine Bibliothek“, eine Sammlung oder einen Eintrag öffnet ein spezifisches Kontextmenü, hiermit lassen sich Sammlungen entfernen (nicht die Einträge) und Einträge löschen. Letztere landen erstmal nur im Papierkorb. Mit einem Klick auf das Spaltensymbol können die angezeigten Felder ausgewählt werden (Abb. 7). Die Spalten können per drag & drop mit dem Spaltenkopf verschoben werden. Der einfache Klick auf den Spaltentitel sortiert auf- bzw. absteigend.

Abb. 7 Spalten zur Darstellung im mittleren Fenster auswählen. Drücken Sie <Strg> bzw. <Ctrl> oder <Apfel> und die

Sammlung des aktuellen Eintrags wird gelb markiert.

Tags sollten je Schlagwort eingetragen werden, also ein Begriff je Zeile.

Geben Sie dem Feld Zusammenfassung und den Tags Vorrang, diese sind Standard in vielen Austauschformaten; Notizen und Zugehörig sind dagegen problematisch.

2.1.2.4 Einträge suchen und finden

Eine schnelle Suche erfolgt zum einen durch markieren eines Tags in der Tagliste am linken Rand (vgl. Abb. 5) oder durch Eintrag eines Stichworts in das Suchfeld über den Einträgen. Mit dem Klick auf die Lupe links des Suchfeldes wird die erweiterte Suche geöffnet (Abb. 8). Weitere Bedingungen werden mit dem [+] am rechten Rand ergänzt.

Abb. 8 Erweiterte Suche

Wenn Sie bei den Einstellungen die Option pdftotext aktiviert haben, werden auch die verlinkten PDF-Dokumente durchsucht.

2.1.3 RTF-Scan in Zotero Zotero bietet ein eigenes Werkzeug für RTF-Dokumente, welches zum Umwandeln potenzieller Zitate genutzt werden kann (Aktionen → RTF-Scan …). Es durchsucht ein Dokument nach Literaturzitaten und berücksichtigt folgende Syntax: {Smith, 2009}; Smith {2009}; {Smith et al., 2009}; {John Smith, 2009}; {Smith, 2009, 10-14}; {Smith, "Title", 2009}; {Jones, 2005; Smith, 2009}. Wenn das Zitat nicht eindeutig ist, werden die Optionen zur Auswahl gestellt. Abgesehen von der Schreibarbeit, möglichen Schreibfehlern und der Einschränkung auf RTF als Dokumentenformat liegt also bei Zotero eine mit EndNote vergleichbare Funktionalität vor.

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2.1.4 Sicherungskopie Zur Sicherung sollten Sie ihre gesamte Bibliothek bisweilen exportieren. Wählen Sie hierzu das Format Zotero RDF mit dem auch zusätzliche Optionen wie Notizen und Dateien exportiert werden. Beim Import von RDF wird das Erfassungsdatum neu gesetzt und ein neuer Schlüssel erstellt, unter dem die Angehängten Dateien im Verzeichnis .\storage\ abgelegt werden. Wenn Sie Dateien an die Zitate angehängt haben, müssen Sie diese beim Export mit einbinden indem Sie diese Option auswählen, ansonsten geht diese Verbindung verloren.

RDF ist in XML realisiert, Zotero verwendet nach der Deklaration in der Exportdatei das Schema von Citation Oriented Bibliographic Vocabulary (http://vocab.org/biblio/schema). Notizen und Dateien werden in einem zip-Container abgelegt. Daneben können Sie aber auch die Synchronisation mit Ihrem Account auf dem Zotero Server nutzen oder den gesamten Zotero Ordner mit allen Anhängen oder auch nur die *.sqlite-Datei auf ein anderes Laufwerk kopieren. Lesen Sie hierzu bitte auch die Onlinehilfe von Zotero.

2.1.5 Import und Export Hier wird nur EndNote (Version X3) behandelt, für andere Programme, z.B. Citavi, sind aber sicher vergleichbare Optionen mit vermutlich ähnlichen Detailproblemen gegeben.

2.1.5.1 Von EndNote zu Zotero

Je nach Engagement liegt der Zeitaufwand für den Datentransfer zwischen Minuten und Stunden. Vor einem permanenten Konvertieren der Daten wird abgeraten, der Autor hat aber über längere Zeit Daten mit dem nachfolgend beschriebenen Verfahren vice versa kopiert. Das Ergebnis hängt von der Qualität der Ausgangsdaten ab und liefert, je nach Anspruch und Anforderung, gute Ergebnisse.

Allgemeine Hinweise finden Sie bei Zotero im Blog (Owens 2007).

• Legen Sie eine Sicherungskopie Ihrer EndNote Datei an.

• Das Feld Keywords darf nur ein Stichwort je Absatz ([Enter] bzw. <cr><lf>) enthalten, ansonsten wird der gesamte Absatz als ein Stichwort aufgefasst. Endnote trennt hier dementgegen auch mit Kommata. Nutzen Sie für diese Aufgabe Edit → Change Text und die Funktion [Insert Special] (Abb. 9.).

Abb. 9 Suchen und Ersetzen in Endnote

Abb. 10 Endnote Style Manager

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• Der verwendete Exportstil „Refer Export“ muss bei den erweiterten Spezifikationen nachjustiert werden, laden Sie hierfür bitte den Stil „Refer Export“ im Style Manager: Edit → Output Styles → Open Style Manager und öffnen Sie diesen zum Editieren mit [ Edit ]. Unter Bibliography – Templates ist für alle Vorlagen der Eintrag „%O URL“ durch „%U URL“ zu ersetzen (Abb. 10). Bei %U handelt es sich um eine programmspezifische Erweiterung von Refer BiblX für URLs. Das Präfix (% bis Leerzeichen) spezifiziert die Informationsart für alle nachfolgenden Zeichen, die dann in dieses Feld geschrieben werden. Jedes erneute Auftreten einer bestimmten Spezifikation innerhalb eines Zitates überschreibt den vorigen Wert. Wenn in Ihrer Exportdatei später also auf die Zeile „%K Stichwort1“ eine Zeile mit „%K Stichwort2“ folgt, wird nur letzteres eingetragen. Wenn in der Exportdatei „%K Stichwort1 Stichwort2“ steht, sind beide Begriffe zusammen ein Stichwort. Richtig ist „%K Stichwort1“ neue Zeile „Stichwort 2“, … „Stichwort n“.

• Exportieren Sie die gesamte Bibliothek: File → Export, wählen Sie den soeben editierten „Output Style“ und entfernen Sie den Haken bei „Export Selected References“.

• Wechseln Sie zu Zotero und importieren Sie die Datei: Icon graues Zahnrad → Importieren… . Dieser Vorgang kann je nach Umfang etwas dauern. Für jeden Import wird automatisch eine eigene Sammlung angelegt, eine Trennung von anderen Einträgen für die Kontrolle und Korrekturen ist dadurch leicht möglich.

• Eine Alternative wird im Blog von Zotero beschrieben, das Verfahren ist vom Prinzip identisch, hier wird nur das Exportformat (output-style) Refer (RIS) genutzt (Owens 2007). Der Unterschied liegt in den vorhandenen Felddefinitionen und der Syntax. In EndNote sollte auch dieser Stil bereits installiert sein, ansonsten bitte eigenständig auf der Homepage von EndNote herunterladen: http://www.endnote.com/support/enfilters.asp

2.2 Zotero im Web Zotero bietet auch im Web viele Informationen und Funktionen an. Ein Account bei Zotero dient vorrangig dazu, Ihre persönliche Bibliothek unabhängig vom Arbeitsplatzrechner zu nutzen. Daneben besteht die Möglichkeit, Gruppenbibliotheken einzurichten und an diesen teilzunehmen.

2.2.1 Persönlicher Account Für einen persönlichen Account müssen sie sich auf der Homepage von Zotero registrieren. Anschließend stehen Ihnen kostenlos bis zu 100 MB auf dem Server von Zotero für Ihre Bibliothek zur Verfügung.

Zurzeit gibt es keine Option, den eigenen Account zu löschen!

Um beide Bibliotheken zu synchronisieren tragen Sie bitte Nutzername und Passwort Ihres Accounts in Zotero unter Aktion (graues Zahnrad) → Einstellungen… → Register Sync ein (vgl. Abb. 4). Sie sollten die automatische Synchronisation deaktivieren und diese lieber mit dem gebogenen grünen Pfeil am Rechten Fensterrand regelmäßig von Hand starten, das spart Zeit.

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Da der Speicher für angehängte Dateien (Schnappschüsse von Webseiten, PDF-Dokumente) bei Zotero auf 100 MB begrenzt ist, sollten sie anhängende Dateien nicht zwingend synchronisieren (keine Haken unter Datei-Synchronisierung) oder diese über WebDAV auf einem eigenen Server synchronisieren.

Abb. 11 Zotero, Gruppenbibliotheken aus dem Web lokal nutzen.

2.2.2 Teilnahme an Gruppenbibliothek Wenn Sie einen persönlichen Account eingerichtet haben, können Sie eigene Gruppen einrichten oder Einladungen zur Teilnahme an Gruppen aussprechen und annehmen. Eine Einladung muss erst durch aufrufen des Links in der E-Mail-Einladung bestätigt werden. Wenn Sie Ihre persönlichen Anmeldedaten von Zotero unter Aktion (graues Zahnrad) → Einstellungen… → Register Sync eingetragen haben (vgl. Abb. 4), wird nach dem nächsten Synchronisieren die Gruppe im linken Fenster unter Ihrer Bibliothek angezeigt (Abb. 11). Je nach gesetzten Rechten können Sie die Einträge nur einsehen und nutzen oder editieren oder auch löschen. Beachten Sie hierzu auch Kap. 5.

3 Die Arbeit in der Textverarbeitung Installieren Sie das Plugin für MS Word von der Zotero-Webseite: http://www.zotero.org/support/word_processor_plugin_installation

Hier finden Sie auch zahlreiche Installationsanweisungen. Für die Arbeit mit Zotero in MS Word steht ihnen anschließend eine neue Iconleiste zur Verfügung (Abb. 12). Ab Word 2007 finden Sie diese Leiste unter dem Register Add-Ins. Die identische Leiste finden Sie auch in Libre und Open Office.

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Abb. 12 MS Word, Symbolleiste von Zotero.

3.1 Für Eilige

Abb. 13 Einfügen von mehreren Zitaten aus Zotero 2.x in einem Textdokument.

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Abb. 14 Einfügen von mehreren Zitaten aus Zotero 3.x in einem Textdokument.

1. Hinzufügen eines Zitates. Befindet sich noch kein Zitat im Text, wird vorab nach der Zitierrichtlinie gefragt (Stile). Anschließend öffnet sich ein Suchfenster und fügt „{Citation}“ an der aktuellen Cursorposition im Text ein. Diese Fenster ist in recht groß, mit Feldern für die einzelnen Parameter (Abb. 13). Hier sind Präfix, Suffix und Seitenzahl einige der gängigen Optionen; [Mehrere Quellen…] erlaubt die Auswahl mehrerer Zitate, für jedes rechts markierte Zitat können Seiten angegeben und der Autor unterdrückt werden (Abb. 13). In der Version Zotero 3.x ist dieses Fenster einzeilig. Tippen Sie den Autor, ein Titelstichwort oder Jahr ein, öffnet sich eine Liste der passenden Titel. Mit Klick auf das ausgewählte Zitat können Sie die Seitenzahl ergänzen. Setzen Sie den Cursor rechts neben ein Zitat und tippen erneut Autor, Titel, etc. erhalten Sie eine weitere Trefferliste für das nächste Zitat (Abb. 14). Das Ergebnis sieht wie folgt aus: (Bakker 1979, 102).

2. Befindet sich der Cursor in einem Zitat, kann es hiermit editiert werden.

3. Fügt die Bibliografie an der aktuellen Cursorposition ein. Das Format wurde beim ersten Einfügen eines Zitates bestimmt.

4. Erlaubt das Editieren von Einträgen in der Bibliografie. Dies entkoppelt aber den Eintrag von der Datenbank, der Eintrag wird nachfolgend nicht mehr synchronisiert.

5. Aktualisiert alle Felder – Zitate und Bibliografie – im Dokument.

6. Setzt eine neue Zitierrichtlinie (Stile) für das Dokument.

7. Entfernt die Codes von Zotero aus dem Text. Eine automatische Aktualisierung ist nicht mehr möglich, dafür ist der Text aber unabhängig von der Literaturdatenbank.

Weitere Informationen finden sie auf der Homepage von Zotero: http://www.zotero.org/support/word_processor_integration

Beim erstmaligen Aufruf von Zotero in einem Dokument werden Sie aufgefordert einen Zitierstil auszuwählen, diese Einstellung kann später jederzeit verändert werden (Pos. 6.). Neu in der Version Zotero 3.x ist die Option die Zitate in das Dokument einzubinden. Dies ist bei der Kooperation mit mehreren Autoren oder auch der Korrektur durch Dritte sehr empfehlenswert. Nach eigener Erfahrung geht die Verknüpfung der Zitate leicht verloren und ein automatischer Prozess ist nicht mehr möglich.

4 Anmerkung zum Stil RGK_archaeology_DGUF.csl Der Stil wurde in der Syntax von CSL 0.81 erstellt und ist nicht perfekt. Problematisch ist die Verwendung von „et al.“ bei mehr als drei Autoren, die in der Bibliografie nicht zwischen dem Kurzzitat am linken Rand (Müller et al. 1900) und der vollständigen Schreibweise (A. Müller, B. Meier, C. Schulze, …) unterscheiden kann. Neben diesem kleinen Manko entscheidet vor

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allem die Güte beim Bibliografieren über die Qualität des Produkts (rubbish in, rubbish out). Kontrollieren Sie deshalb immer das Ergebnis.

Der Stil RGK_archaeology_DGUF.csl kann von der Homepage der DGUF heruntergeladen werden.

5 Öffentliche Gruppenbibliotheken im Web Im Bereich englischsprachiger Seiten liegen bei der Recherche nach „archaeo“ insgesamt 25 Treffer vor, von denen nur 5 mehr als 10 Mitglieder aufweisen (Stand Februar 2012). Zudem enthalten die Bibliotheken meist nur wenige Einträge. Diese Lücke wollen wir mit Archaeology DGUF schließen. Sie finden die DGUF-Gruppe sowohl im Gruppen-Verzeichnis von Zotero als auch direkt unter https://www.zotero.org/groups/70527

6 Datenbankanwendungen Zotero legt die Daten in einer SQLite-Datenbank ab. Dies bietet Wissenden einen erweiterten Zugriff auf den vorhandenen Datenbestand, z. B. für Aufgaben wie „Suchen und Ersetzen“, also Aufgaben, die bisher in Zotero noch fehlen. Hierfür sollten Sie aber über grundlegende Kenntnis zu relationalen Datenbanken und SQL verfügen, die Gefahr, Ihre Datensammlung vollständig oder teilweise zu zerstören, ist durchaus gegeben. Eine Sicherungskopie Ihrer Daten, am schnellsten durch eine Kopie der Datei *.sqlite (vgl. Kap. 2.1.3), sollte vorab erstellt werden.

SQLite gibt es auch als Geodatenbank: Gaia-SINS. Sehr zu empfehlen in Kombination z. B. mit Quantum GIS.

Da die Zoterodatenbank mit dem Öffnen von Firefox für weitere Nutzer gesperrt wird, kann das Addin von Firefox für SQLite nur auf eine Kopie ihrer Literaturdatenbank angewendet werden. Dies ist vor dem Eingriff aber in jedem Fall empfehlenswert und somit eher positiv zu bewerten.

Abb. 15 SQLite Manager für Firefox, Hauptfenster.

Zur Installation des Add-ons wählen Sie in Firefox Extras Add-ons suchen, suchen Sie nach „sqlite“ und wählen Sie den aktuellen SQLite Manager aus. Nach einem Neustart von Firefox steht das Add-on zur Verfügung. Nach dem Start des SQLite Managers unter dem

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Menüpunkt Extras öffnet sich ein neues Fenster (Abb. 15). Weitere Informationen in den weiterführenden Links. Im folgenden Text wird dieser SQLite Manager verwendet.

Machen Sie stets ein Backup bevor Sie direkt in der Datenbank arbeiten (vgl. Kap. 2.1.3). Fehler müssen sich auch nicht sofort bemerkbar machen.

Sie handeln auf eigenes Risiko.

Abb. 16 Zotero, Ausschnitt aus der Datenbankstruktur

6.1 Die Struktur von Zotero.sqlite Laden Sie die Kopie Ihrer Zoterodatenbank und nehmen Sie sich bitte etwas Zeit, die Struktur der Datenbank zu verstehen. Wählen Sie dazu links die nachfolgend kurz erwähnte Tabelle und betrachten Sie im rechten Fenster im Register Struktur die Tabellendefinition. SQL-Syntax ist nicht nur machine readable sondern auch human readable. Die Datenbank ist sehr schlank organisiert und stark normalisiert. Dies bedeutet, eine Tabelle mit den Spalten Autor, Jahr, Titel suchen Sie vergeblich. Die eigentlichen Informationen stehen in der Tabelle itemDataValues, das Feld „valueID“ identifiziert jeden Eintrag für ein Feld in einer Datenzeile (Zitat), also Jahr oder Titel oder Buchtitel, das Feld „value“ beinhaltet den jeweiligen Eintrag.

Folgende Tabellen sind von primärer Bedeutung für das Vorhalten der Sachinformationen (Abb. 16).

itemTypes: itemTypeID, TypeName, templateItemTypeID, display (Werteliste für Eintragsart: Buch, Buchteil, Artikel, etc.)

creatorTypes: creatorTypeID, creatorType (Werteliste für die Autorenschaft: Autor, Beiträger, Übersetzer, etc.)

items: itemID, itemTypeID, dateAdded, dateModified, clientDateModified, libraryID, key (Datentabelle aller Einträge, neben der eigentlichen ID dient der “key” für die Identifizierung des Eintrags im Worddokument)

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Abb. 17 Fenster des SQLite Database Browser mit einer SELECT-Abfrage.

itemDataValues: valueID, values (Werte in einem Informationsfeld, hierbei ist per Tabellendefinition jeder Werteintrag einmalig. D.h.: Wenn Sie in der Tabelle den Eintrag „Jahresschr. mitteldt. Vorgesch.“ zu „Jahresschr. Mitteldt. Vorgesch.“ korrigieren wollen und eine Fehlermeldung erhalten, liegt das vermutlich an der Eigenschaft UNIQUE. Der richtige Eintrag liegt bereits vor.)

itemData: itemID, FieldID, valueID (Relationstabelle zwischen der Tabelle items mit den Einträgen und der Tabelle itemDataValues mit den jeweiligen Feldinformationen)

creators: creatorID, creatorDataID, dateAdded, dateModified, clientDateModified, libraryID, key (Relationstabelle von den Autoren eines Eintrags zu deren eigentlichen Namen in creatorData)

creatorData: creatorDataID, firstName, lastName, shortName, fieldMode, birthYear (Datentabelle der Autoren)

fields: fieldID, fieldname, fieldFormatID (Werteliste der verfügbaren Feldtypen)

itemCreators: itemID, creatorID, creatorTypeID, orderIndex (Relationstabelle zwischen den Einträgen, Tabelle items, und der Relationstabelle creators mit den Ids für die Autoren)

6.2 SQL-Anweisungen parforce Wie alle Programmiersprachen ist SQL a priori maschinenlesbar. Daneben ist es aber auch durch den Menschen lesbar, wofür einige Konventionen bestehen. Diese sind u. a.: 1. das Einrücken der jeweiligen Befehlsebene und 2. Großbuchstaben für SQL-Elemente. Die Syntax ist klar gegliedert in einzelne Blöcke, Klammern regeln die jeweilige Reihenfolge der Interpretation, das „;“ beendet die Anweisung.

6.2.1 Eine einfache Abfrage Eine Einfache Abfrage kann wie folgt formuliert werden (Abb. 17):

SELECT * FROM itemDataValues WHERE itemDataValues.Value LIKE '%Trichterbech%';

6.2.2 Nachtragen der Zeitschriftenabkürzung Nachfolgend sollen Zeitschriftenabkürzen entsprechend den Richtlinien der RGK in der Zoterodatenbank nachgetragen werden. Die Liste der Abkürzungen steht als MS Excel Liste (Ver. 2003) und als SQLite-Datenbank zum Download auf der Homepage der DGUF und der UFG der Universität Kiel zur Verfügung.

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Abb. 18 SQLite Manager, Auswahl der temporären oder angehängten Tabellen.

Für eine unelegante Variante verwenden Sie die Excel-Tabelle. Sortieren Sie das erste Tabelleblatt so, dass die von Ihnen benötigten Abkürzungen am Anfang stehen. Kopieren sie bei einem ersten Durchlauf die entsprechenden INSERT-Anweisungen für die Abkürzung aus dem zweiten Tabellenblatt INSERT_itemDataValues und führen Sie diese aus. Danach kopieren Sie die entsprechenden Anweisungen vom dritten Tabellenblatt INSERT_itemData und führen auch diese aus.

Der nachfolgend beschriebene Weg ist am Anfang beschwerlich, am Ende aber mit weniger Arbeit für Ihren Rechner und Sie verbunden.

6.2.2.1 Externe Datenbank anhängen

Binden Sie die SQL-Datenbank mit den Zeitschriftenabkürzungen mit Datenbank Datenbank anhängen ein, geben Sie der Datenbankverbindung einen Namen, z. B. rgk.

6.2.2.2 Sind alle Zeitschrift im Abkürzungsverzeichnis?

Die Abkürzungen sollen anhand identischer Zeitschriftennamen nachgetragen werden. Für die Zeitschrift Germania ist ein Treffer wahrscheinlich, für die Offa. Berichte und Mitteilungen zur Urgeschichte, Frühgeschichte und Mittelalterarchäologie aufgrund abweichender Schreibweise aber eher nicht.

Die folgende Anweisung stellt eine Liste der Zeitschriften zusammen, die keinen passenden Eintrag in der RGK-Liste der Zeitschriftentitel besitzen. Als erstes wird eine Beziehung zwischen dem Feld value der Tabelle itemData und dem Feld fullname der zuvor angehängten Tabelle RGK_Zeitschiften erstellt.

SELECT itemDataValues.value, RGK.short, RGK.full FROM itemDataValues INNER JOIN RGK ON itemDataValues.value=RGK.full;

Die Abfrage erstellt eine Liste der Fälle mit identischen Einträgen in den benannten Feldern und offenbart vermutlich das zuvor beschriebene Phänomen der abweichenden Schreibweise zahlreicher Einträge. Dieses Problem wird ab dem Kapitel 6.2.2.2.2 behandelt

6.2.2.2.1 Unterabfrage erstellen

Als nächstes wird eine Liste der Zitate mit Zeitschrift (field=12) aber ohne Abkürzung (field=25) erstellt. Diese Liste besteht aus einer Abfrage und einer Unterabfrage:

SELECT * FROM (SELECT itemID, sum(fieldID) as test FROM itemData WHERE fieldID='12' or fieldID='25' GROUP BY itemID) WHERE test=12;

Die Unterabfrage steht zwischen den Klammern und erstellt aus der Tabelle itemData eine Liste mit der Bedingung WHERE field=12 oder field=25 und gruppiert diese nach dem

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Schlüsselfeld itemID, also je Zitat. Für die Liste wird ausgewählt itemID und dann die Summe von filedID, die den Spaltennamen ‚test‘ erhält. Das Ergebnis lautet also 12 oder 12+25=37. Die Hauptabfrage liefert das Feld itemID ausschließlich für die Fälle, in denen die Summe im Feld test=12 ist.

6.2.2.2.2 Temporäre Tabelle erstellen

Anschließend wird die vorgenannte Syntax zum Erstellen einer temporären Tabelle erweitert: CREATE TEMP TABLE tmp_zitat AS SELECT itemID FROM (SELECT itemID,sum(fieldID) as test FROM itemData WHERE fieldID='12' or fieldID='25' GROUP BY itemID) WHERE test=12;

Sie finden diese Tabelle im SQLite Manager, wenn Sie in dem drop-down Feld über der Tabellenliste am linken Rand die temporären Tabellen auswählen. Hier finden Sie auch die zuvor angehängte Tabelle (Abb. 18). Alternativ können Sie den Inhalt auch direkt abfragen:

SELECT * FROM tmp_zitat;

Damit haben wir eine Liste der Zitate (items) aus einer Zeitschrift ohne Angabe des Kurzzitates. Um für diese eine Abkürzung nachzuschlagen, müssen wir als erstes für jedes Zitat noch die zugehörige Zeitschrift nachschlagen und diese erneut in eine temporäre Tabelle überführen. Das erste Problem wird über zwei INNER JOIN gelöst, von tmp_zitat über itemData zu itemDataValues. Die erste INNER JOIN-Anweisung steht in einer Klammer und erhält mit AS einen Namen zugewiesen, um das Feld valueID im nächsten INNER JOIN eindeutig ansprechen zu können.

CREATE TEMP TABLE tmp_zeit AS SELECT itemData.itemID, itemData.valueID, value FROM (tmp_zitat INNER JOIN itemData ON tmp_zitat.itemID=itemData.itemID) INNER JOIN itemDataValues ON itemData.valueID=itemDataValues.valueID WHERE fieldID=12;

6.2.2.2.3 LEFT JOIN und fehlende Daten filtern

Für die folgende Korrekturliste wird ein LEFT JOIN verwendet, die entstehende Liste enthält alle Einträge der ersten (linken) Tabelle und die dazu passenden der zweiten Tabelle. Im Ergebnis bleiben rechts Felder leer, da keine Einträge vorliegen. Auf diese leeren Felder wird mit der Bedingung full IS NULL gefiltert. Um das Auftreten einer fehlenden Zeitschrift mit jedem vorhandenen Zitat zu unterbinden, wird auf den eindeutigen Wert im Feld valueID gruppiert.

SELECT valueID, value, full FROM tmp_zeit LEFT JOIN RGK ON tmp_zeit.value = RGK.full WHERE full IS NULL GROUP BY value ORDER BY value;

Die Liste kann exportiert werden, um die Problemfälle in Ruhe zu prüfen. Wählen Sie hierzu aus dem drop-down Menü <Aktion> neben <SQL ausführen> den letzten Punkt ‚Ergebnis (CSV) in Datei speichern‘.

6.2.2.2.4 INSERT INTO, Anfügeabfrage

Die zu verwendenden Abkürzungen müssen zuvor in die Tabelle itemDataValues eingefügt werden. Sie können alle 2544 Einträge pauschal einfügen, das spart später einen Arbeitsschritt, oder sie wählen gezielt nur die Einträge aus, die noch fehlen. Nachfolgend wird die zweite Variante dargestellt.

SELECT short FROM (rgk INNER JOIN itemDataValues ON rgk.full = itemDataValues.value) AS LongList LEFT JOIN itemDataValues ON itemDataValues.value=LongList.short WHERE itemDataValues.value IS NULL;

Christoph Rinne, Literaturdatenbankprogramm Zotero – Einführung (Stand: 03.2012) 16

Die Anweisung liefert eine Liste der noch fehlenden Kurzzitate aus der Tabelle der RGK. In der Klammer steht eine Anweisung die jene Datensätze mit allen Attributen liefert, bei denen ein identischer Zeitschriftenname vorliegt. Mit dem folgenden LEFT JOIN werden alle Einträge dieser Liste über das Kurzzitat wiederum mit der Tabelle itemDataValues verbunden, diesmal aber über das Kurzzitat. Die ergänzende Bedingung, der Eintrag in der ItemDataValues sei leer, filtert auf die noch nicht vorhandenen Kurzzitate.

Nach diesem Test kann die Syntax in eine Anfügeabfrage verändert werden.

INSERT INTO itemDataValues (value) select short from (rgk INNER JOIN itemDataValues ON rgk.full=itemDataValues.value) AS LongList LEFT JOIN itemDataValues ON itemDataValues.value=LongList.short WHERE itemDataValues.value IS NULL;

In dem nächsten Schritt wird für jedes Zitat mit seinem langen Zeitschriftennamen über die zugehörige Abkürzung in der importierten Tabelle RGK_Zeitschriften und von hier zur Tabelle der Werte itemDataValues deren valueID in dieser Tabelle nachgeschlagen. Dies bedeutet erneut eine doppelte INNER JOIN Beziehung:

SELECT itemID,itemDataValues.valueID,short FROM (tmp_zeit INNER JOIN RGK ON tmp_zeit.value=RGK.full) INNER JOIN itemDataValues ON short=itemDataValues.value;

6.2.2.3 INSERT-Anweisung

In der letzten Auswahlabfrage stehen die relevanten Felder itemID und valueID für die abschließende Aktualisierung der Tabelle itemData. Die vorige Tabelle muss also nur zu einer Anfügeabfrage geändert werden.

INSERT INTO itemData (itemID,fieldID,valueID) SELECT itemID,'25' AS fieldID,itemDataValues.valueID FROM (tmp_zeit INNER JOIN RGK ON tmp_zeit.value=RGK.full) INNER JOIN itemDataValues ON short=itemDataValues.value;

Die Grundstruktur dieser Anweisung ist simpel, erst wird die Tabelle und in der Klammer die zugehörigen Felder gelistet, an die angefügt werden soll. In der folgenden Select-Anweisung werden die anzufügenden Werte in genau dieser Reihenfolge zusammengestellt. An zweiter Stelle dieser Liste kommt die fest zugewiesene ‚25‘ als Kennzahl des Feldtyps Zeitschriftenabkürzung.

6.2.2.4 UPDATE-Anweisung

Als letztes muss mit den vorliegenden Informationen noch das Datum im Feld clientDateModified der Tabelle items für die Synchronisation mit dem Server aktualisiert werden. Es handelt sich um eine schlichte UPDATE-Anweisung.

UPDATE items SET clientDateModified=DATETIME() WHERE itemID IN (SELECT itemID FROM tmp_zeit);

6.2.2.5 Alle Befehle hintereinander

Die vorgenannten einzelnen Schritte können in einem Block ausgeführt werden.

1. Hängen Sie die SQLite-Datenbank RGK_Zeitschriften an die Literaturdatenbank an.

2. Kopieren Sie die folgenden Anweisung in das Befehlsfenster und führen Sie diese aus. CREATE TEMP TABLE tmp_zitat AS SELECT itemID FROM (SELECT itemID,sum(fieldID) as test FROM itemData WHERE fieldID='12' or fieldID='25' GROUP BY itemID) WHERE test=12;

Christoph Rinne, Literaturdatenbankprogramm Zotero – Einführung (Stand: 03.2012) 17

CREATE TEMP TABLE tmp_zeit AS SELECT itemData.itemID, itemData.valueID, value FROM (tmp_zitat inner join itemData ON tmp_zitat.itemID=itemData.itemID) INNER JOIN itemDataValues ON itemData.valueID=itemDataValues.valueID WHERE fieldID=12; INSERT INTO itemDataValues (value) select short from (rgk INNER JOIN itemDataValues ON rgk.full=itemDataValues.value) AS LongList LEFT JOIN itemDataValues ON itemDataValues.value=LongList.short WHERE itemDataValues.value IS NULL; INSERT INTO itemData (itemID,fieldID,valueID) SELECT itemID,'25' AS fieldID,itemDataValues.valueID FROM (tmp_zeit INNER JOIN RGK ON tmp_zeit.value=RGK.full) INNER JOIN itemDataValues ON short=itemDataValues.value; UPDATE items SET clientDateModified=DATETIME() WHERE itemID IN (SELECT itemID FROM tmp_zeit);

Mehr ist nicht mehr notwendig wenn das Verfahren einmal geprüft wurde.

Verzeichnis abgekürzt zitierter Literatur

Bakker 1979: J.A. Bakker, The TRB West Group. Studies in the chronology and geography of the makers of hunebeds and tiefstich pottery (Amsterdam 1979).

Owens 2007: T. Owens, Making the Switch to Zotero. Zotero: The Next-Generation Research Tool, 2007. URL: http://www.zotero.org/blog/making-the-switch-to-zotero/ [Zugriff: 22.03.2011].

Werner o.J.: C. Werner, SQLite ODBC Driver. URL: http://www.ch-werner.de/sqliteodbc/ [Zugriff: 28.03.2011].

Christoph Rinne, Literaturdatenbankprogramm Zotero – Einführung (Stand: 03.2012) 18