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DAS PROFI - TOOL Version 4.8
Journal - Saldenliste - Soll / Habenstellung - Mahnwesen - Fremdwährung - ANBU - LOHN und KORE
SMC Software GmbH Schleißheimer Str. 435g / Dahlienstr. 33a
80935 München
Tel.: 089 - 31 60 59 - 0 Fax: 089 - 316059 –18
www.smcsoft.de
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I N H A L T S V E R Z E I C H N I S Seite System Überblick 3 Installation 5 Einbindung externer Programme in CWL/WinLine 11 Die Selektion für das Jahresjournal 12 Kostenrechnung (KORE) 18 Die Selektion für die Saldenliste 20 Die Selektion für die Soll/Habenstellung 21 Die Selektion für Perioden- und Jahresabschreibung 22 Die Selektion für die Lohn- und Lohnrückrechnungsbuch. 23 Fremdwährung (FW) 24 Die Selektion für die Kontenbeschriftung 25 Die Selektion für die Personenkonten 27 Prüfverfahren und Fehlerbehandlung 30 DATEV Einstellungen (Datenbezogene Optionen) 32 (WinLine Exportoptionen) 32 (Umsetzungsoptionen) 34
(DATEV Parameter) 34 (DATEV Formatoptionen) 36
Konto Umsetzung 37 WinLine – inkompatible Konten importieren 39 DATEV Buchungsschlüssel 40 Steuer Umsetzung 41 Zahlungskonditionen Umsetzung 42 Automatikkonten / Buchungsschlüssel 43 Archiv 45 Druckansicht 47 Benutzerdaten bearbeiten 49 SELF Viewer V.1.0 50
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System Überblick smcDatev complete ist ein intelligentes Konvertierungsprogramm, das sowohl die
Journaltabelle (FIBU) Saldenliste (FIBU) Kontenbeschriftungen (FIBU) Personenstammdaten (FIBU) Fremdwährung (FIBU) Soll/Habenstellung (FAKT) Periodenabschreibung (ANLAGEN)
Jahresabschreibung (ANLAGEN) Lohnbuchungen (LOHN) Lohnrückrechnungen (LOHN)
aus der WinLine - Anwendung selektiert und sichtet. Ein anschließender Konvertierungslauf überträgt die Daten in DATEV - Format auf einen beliebigen Datenträger. Unser Anspruch bestand im Wesentlichen darin, die Leistungsfähigkeit der WinLine in vollem Umfang zu nutzen und gleichzeitig die DATEV - Konventionen einzuhalten. Das Programm prüft vollautomatisch alle DATEV - Konventionen einer bereits eingerichteten Finanzbuchhaltung und erlaubt jede Konstellation mittels Umsetzungstabellen, sowohl für die Konten, für die Steuerschlüssel als auch für die Zahlungskonditionen. Zudem werden die spezifischen Automatikkonten für SKR03/SKR04 vollständig berücksichtigt. Das bedeutet:
• Nutzung auch aller bereits eingerichteten Kontenrahmen • Anlage jedes Kontos (numerisch/alphanumerisch) • Verwendung aller bereits eingerichteten Steuerkennzeichen • Einsatz aller bereits eingerichteten Zahlungskonditionen • Jederzeitige Berücksichtigung der Fremdwährungsbuchungen • Kostenrechnungsbuchungen nach DATEV Konventionen • Automatische Ermittlung aller DATEV inkompatiblen Konten • Nachvollziehbarkeit aller Ausgaben durch Archivierung • Übernahme von Lohn und Anlagenbuchungen u. v. m
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Der Datenzugriff erfolgt ausschließlich ab dem MS-SQL-Server 2000 (MSDE). Anwendung des Handbuchs: Das Handbuch beschreibt jeden Menüpunkt in einem eigenen Abschnitt.
Systemanforderungen:
o Windows 2000, Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows XP
o Microsoft Windows NT 4.0 erfordert Service Pack 6a.
o SQL Server 2000 oder höher
Softwareumgebung: dotNETFramework 1.1 Programmierung: c# (sprich: C-Sharp) Demo: Bei der kostenlosen Demo handelt es sich um eine datensatzbeschränkte Vollversion. In der Demoversion sind alle Funktionen verfügbar. Die Einschränkung bezieht sich auf die Anzahl der Datensatzausgabe (letzter Schritt). Somit sind alle Prüfarbeiten mit dem gesamten Datenbestand möglich.
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Installation In der Verwaltung Start/Einstellungen/Systemsteuerung/Verwaltung muss dotNETFramework 1.1 vorhanden sein, bevor die eigentliche Installation der Anwendung erfolgt.
Sollte das dotNetFramework 1.1 nicht vorhanden sein, starten Sie die Datei dotnetfx.exe aus dem Verzeichnis \dotNetFramework von der CD. Ist die dotNetFramework Umgebung eingerichtet, starten Sie mit der Setup.exe von der CD. Das Programm smcDatev complete wird Sie in jedem Fall darauf aufmerksam machen.
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Nach dem Start von Setup.exe erscheint folgender Dialog:
Bestätigen Sie mit
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Das Programm schlägt ein Verzeichnis vor. Falls Sie ein anderes Verzeichnis wünschen, überschreiben Sie das vorgeschlagene Verzeichnis.
Ansonsten gehen Sie auf
Wenn Sie jetzt mit bestätigen, dann wird die Installation gestartet. Anschließend erscheint folgender Dialog...............
Tragen Sie hier die geforderten Informationen ein, damit die Verbindung erfolgreich bestätigt wird. EINTRAGUNG: SQL-Server / WinLine-
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Systemdatenbank / Benutzer und Kennwort. Prüfen Sie in jedem Fall
die Verbindung mit . Im folgenden Schritt konfigurieren Sie die DATEV Datenbank.
Tragen Sie hier bitte ebenfalls die erforderlichen Informationen ein. Die DATEV - Datenbank ist diejenige, die alle relevanten Daten für die Übertragung an DATEV enthält. Falls die Datenbank „DATEV“ noch nicht angelegt ist, wird diese automatisch erzeugt. Falls die Datenbank DATEV schon vorhanden ist, kann sie verwendet werden.
Ansonsten
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Gehen Sie auf
Bestätigen Sie bitte mit
Dieses Ergebnis sollten Sie erhalten. Bestätigen Sie den Button!
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Mit dieser Anzeige ist die Anwendung vollständig installiert. Bestätigen Sie mit
Danach ist das Programm smcDatev complete unter Start/Programme/SMC zu starten. In der Regel erfolgt der Start des Login automatisch.
Sobald das Login Fenster erscheint, geben Sie folgende Kennungen ein: Benutzername: a Kennwort: b
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Einbindung externer Programme in die CWL/WinLine Damit das smcDatev complete Modul auch aus der WinLine Umgebung aufgerufen werden kann, nehmen Sie folgende Eintragungen vor. Zu finden im CWL Start-Modul / Parameter / Externe Programme. Falls Sie diese Eintragung nicht vornehmen möchten, überspringen Sie dieses Kapitel.
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Achtung: Bevor eine endgültige Ausgabe erfolgt, sind möglicherweise folgende Bereiche zu berücksichtigen: DATEV Einstellungen / Konten Umsetzung / Steuer Umsetzung / Automatikkonten / Zahlungskondition Umsetzung
Die Selektion für das Jahresjournal
Wählen Sie
WinLine Export - Bewegungsdaten
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Wählen Sie den gewünschten Mandanten und das zugehörige Jahr. Das DATEV Modul unterstützt auch das abweichende Wirtschaftsjahr. Soll das komplette Wirtschaftsjahr ausgegeben werden, dann selektieren Sie Wirtschaftsjahr.
In der Regel geben Sie nur den Monat für das gewählte Jahr vor. Sollte ein konkretes Datum erforderlich sein, setzen Sie den Schalter auf Datum und geben den Zeitraum vor.
Mit dem ersten Monat des Wirtschaftsjahres besteht die Möglichkeit auch die Eröffnungsbuchungen mit auszugeben.
Mit dem letzten Monat des Wirtschaftsjahres besteht die Möglichkeit auch die Abschlussbuchungen mit auszugeben.
Mit dem Spezialfilter lassen sich umfangreiche Selektionsmaßnahmen durchführen. Sowohl einzuschließende als auch selektierte Felder. Auch über mehrere Bereiche.
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Allein für die Journalnummer gibt es 8 von bis Bereiche. Auch die Belegnummer lässt sich über diverse von bis Felder selektieren. Zudem lässt sich die Belegnummer über den Anfang der Belegnummer ein- bzw. ausschließen.
Mit dieser Einstellung werden nur jene Buchungssätze selektiert, die mit den Buchstaben FA beginnen.
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Hinweis: Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das Feld, so wird Ihnen ein Tool Tipp angezeigt. Soll das Ausgabeverzeichnis vorher gelöscht werden, dann ist der Haken an der Checkbox zu setzen. Bitte darauf achten, dass damit bei jeder weiteren Ausgabe das Ausgabeverzeichnis vorher eingelöscht wird.
Das Journal lässt sich nochmals in die grundsätzlichen Bereiche lt. Drop Down selektieren. Bei den Personenbuchungen werden selbstverständlich auch die Splitbuchungen berücksichtigt.
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Tragen Sie das Ausgabe-Verzeichnis ein. Soll die Ausgabe auf eine Diskette erfolgen, wählen Sie A: Wird die Datenträger-Nummer nicht vorgeschlagen, tragen Sie bei der ersten Übertragung die „1“ ein.
Zur Kontrolle sollte der Schalter immer gesetzt sein.
Mit dem Button starten Sie die Ausgabe.
Das vorläufige Ergebnis können Sie in dieser Grid auch bearbeiten. Alle Spalten lassen sich beliebig in der Breite und in der Positionierung einstellen. Die Einstellungen lassen sich mittels rechter Maustaste (unterschiedliche Bereiche) abspeichern. Zudem lässt sich für diverse Prüfverfahren jede Spalte sortieren und selektieren. Darüber hinaus lassen sich über die rechte Maustaste Felder entfernen bzw. hinzufügen. Wenn alle Buchungen den DATEV Anforderungen entsprechen, wird die endgültige Ausgabe
mit dem Button gestartet.
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Für den Fall, dass Sie Buchungen übertragen wollen, welche nicht den DATEV - Konventionen entsprechen, erscheint folgende Fehlerbehandlung:
Im Sachkontenbereich wurde das Konto 4200A verwendet. Dies entspricht nicht den DATEV Anforderungen. Korrigieren Sie dieses Konto und versuchen Sie eine erneute Übertragung. Im späteren Verlauf gehen wir noch darauf ein, wie Sie auch derartige Konten DATEV konform automatisch umsetzen können. Die Bestätigung der korrekten Übertragung erhalten Sie mit folgender Meldung:
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Kostenrechnung (KORE) Soll die Kore ebenfalls an DATEV übertragen werden, dann ist zunächst eine erweiterte Lizenz erforderlich. Besteht diese Voraussetzung, wird wie folgt vorgegangen: Zunächst wird geprüft, ob in den die Checkbox aktiviert wurde und ob eine gültige Lizenz vorliegt.
Liegt die Lizenz vor und ist der Haken gesetzt (siehe vorangegangenes Bild), kann die Übertragung der Kostenstellen bzw. Kostenträger erfolgen.
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In der Folge eine mögliche Übertragung:
Während der Exportmaßnahme kann es durchaus vorkommen, dass diverse Kostenkonstellationen nicht DATEV kompatibel sind. Alle schwarz dargestellten Zeilen sind DATEV konform alle rot dargestellten Zeilen entsprechen nicht den DATEV Anforderungen. Grund: DATEV kann pro Buchungszeile nur eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger verarbeiten. Alle rot gekennzeichneten Zeilen sind vor diesem Hintergrund insoweit abzuändern.
Betrachtet man die Journalnummer 157, fällt auf, dass die beiden Kostenträger auf einen Kostenträger abgeändert wurden. Damit ist die Buchung nach DATEV Konventionen korrekt. Alle weiteren fehlerhaften Buchungen sind nach dem gleichen Prinzip zu behandeln.
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Die Selektion für die Saldenliste
Die Ausgabeoptionen der Saldenlisten sind in der Drop Down leicht zu erkennen. Insbesondere besteht die Möglichkeit, die Summe für Debitoren und Kreditoren auszugeben. Debitoren und Kreditoren werden in jene Konten überführt, die in den DATEV Parameter hinterlegt sind.
Die Summenkonten 1200 und 3300 werden für den Kontenrahmen SKR 04 verwendet. Neben dem Wirtschaftsjahr und dem Bis Monat lässt sich auch die Selektion über einen frei wählbaren Bereich von Monat bis Monat ausgeben. Diese Selektionsmaßnahme ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn für Auswertungszwecke nach dem DATEV Prinzip das Modul B+B eingesetzt wird. Bekannt auch unter dem Namen: „smcDatev bundle“.
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Die Selektion für die Soll / Habenstellung
Die Soll/Habenstellung bezieht sich ausschließlich auf die Faktstapel. Wird nur die WinLine FAKT alleine eingesetzt, lassen sich mit dieser Option sowohl die Debitoren als auch die Kreditoren ausgeben. Die Ausgabe lässt sich selbstverständlich nach Monaten bzw. nach Datum selektieren. Mit der Option Wirtschaftsjahr werden alle Monatsstapel berücksichtigt.
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Die Selektion für die Perioden- und Jahresabschreibung
Wird die WinLine Anlagenbuchhaltung alleine eingesetzt, dann lassen sich mit der Option Periodenabschreibungen die monatlichen Abschreibungen ausgeben. Die Option Jahresabschreibungen bezieht sich auf den dazugehörigen Jahresstapel. Mit dem Schalter Wirtschaftsjahr werden alle Monats- und Jahresstapel gemeinsam ausgegeben. Entscheidend für die korrekte Ausgabe ist die Kontenversorgung in der Anlagenbuchhaltung.
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Die Selektion für die Lohn- und Lohnrückrechnungsbuchungen
Wird das WinLine Lohnprogramm alleine eingesetzt, dann lassen sich mit dieser Option die monatlichen Buchungen ausgeben. Mit der Option Rückrechnungsstapel lassen sich für jeden Monat separat die Rückrechnungsbuchungen ausgeben. Mit dem Schalter Wirtschaftsjahr werden alle Stapel gemeinsam ausgegeben, sowohl für die Option Lohn- als auch für die Lohnrückrechnungsbuchungen.
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Fremdwährung Die Fremdwährung ist ein eigenes Tool und in soweit auch nur einsetzbar, wenn es lizenziert ist. Die Errechnung des Fremdwährungskurses erfolgt nach dem am Buchungstag verwendeten Kurs. Die Ermittlung des Kurses wird DATEV konform errechnet. Die Ausgabe der währungsrelevanten Werte erfolgt nur durch den gesetzten Haken in der Checkbox.
Darstellung in der Journal-Export Grid mit dem tatsächlichen Kurs lt. rechnerischer Ermittlung zwischen Basis- und Fremdwährungsbetrag. Wird die FAKT ohne FIBU eingesetzt, dann ist der Buchungsstapel zunächst in das Jahresjournal zu überführen Applikation: CWL Fakturierung/Abschluss/Buchungsstapel. Anschließend können Sie über die Journalausgabe die Fremdwährungsbuchungen ausgegeben.
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Achtung: Bevor eine endgültige Ausgabe erfolgt, sind möglicherweise folgende Bereiche zu berücksichtigen: DATEV Einstellungen / Konten Umsetzung
Die Selektion für die Kontenbeschriftung
Mit der Option Kontenbeschriftung lassen sich unterschiedliche Kontenbereiche ausgeben. Der Ausgabeinhalt ist im nächsten Bild zu erkennen.
WinLine Export - Stammdaten
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Diese Grid zeigt die Ausgabe der Kontenbeschriftung je nach Selektion. Diese Ausgabeform überträgt im Wesentlichen nur die Kontonummer und die Bezeichnung.
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Die Selektion für die Personenkonten
Mit der Option Stammdaten lassen sich sowohl die Debitoren, die Kreditoren als auch beide Bereiche über die Selektion Personenkonten ausgeben. Sind die DATEV Umsetzungskennzeichen für die Zahlungsbedingungen angelegt, dann wird auch die spezifische Zahlungsbedingung mitgegeben. Berücksichtigt werden selbstverständlich auch alle Konten die abweichend
zu DATEV in der WinLine geführt werden und im Menüpunkt Berücksichtigung finden. Im Übrigen gilt dieses Schema für alle Bereiche.
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Hier ein Auszug aus der Preview. An dieser Stelle sei nochmals betont: Eine derartige Voransicht erhalten Sie bei jeder Ausgabe, egal für welche Option Sie sich entscheiden. Der Inhalt kann nach allen Regeln untersucht werden. Egal, ob Sie die Voransicht selektieren, sortieren, Felder entfernen, Felder hinzufügen oder nur die Feldbreite ändern möchten. Drücken Sie mal die rechte Maustaste in einer beliebigen Spalte..........
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Von hier aus sollte vieles selbsterklärend sein – oder?
Wie in anderen Bereichen lassen sich auch bei den Stammdaten Spezialfilter bearbeiten.
Es ist leicht zu erkennen, dass wir hier Kontenbereiche von bis selektieren als auch ausschließen können.
Dieser Button löscht die zuvor eingestellte Maßnahme.
Dieser Schalter bietet die Variante nur jene Konten auszugeben, die durch den letzten Bewegungsdatenexport (z.B. Journal) berücksichtigt wurden.
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Prüfverfahren und Fehlerbehandlung in der Grid Wegen der besonderen Anforderung der Prüfverfahren, hier noch einige Beispiele für die beliebigen Selektionsmaßnahmen. Es soll nach dem Ort Berlin selektiert werden. Tragen Sie in das weiße Feld einfach Ihr Selektionskriterium ein. Ohne eine weitere Maßnahme entsteht folgende Darstellung:
In folgendem Beispiel wurde nach einer Vorwahl selektiert.
Diese Art der Bearbeitung (Untersuchung) gilt selbstverständlich auch für die Bereiche: Journal – Saldenliste – Soll/Habenstellung usw. usw.......
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Fehlerbehandlung
Wird eine Fehlerliste ausgegeben, besteht regelmäßig die Anforderung nicht DATEV kompatible Buchungen zu selektieren, um festzustellen, welche Buchungen in der Gesamtheit nachbearbeitet werden müssen bzw. die Einstellungen so vorzunehmen, damit die Fehler vermieden werden. Um dies zu erreichen setzen Sie den Fehler Haken. Prüfarbeiten
Mit diesem Beispiel wird das WinLine Konto selektiert, um alle Buchungen zu sichten, die sich auf das Konto 10001 beziehen. Diese Selektionsmöglichkeiten bestehen für alle sichtbaren Felder.
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Über den Menüpunkt DATEV Einstellungen lassen sich die datenbezogenen Optionen einstellen.
Die möglichen Schalter sprechen für sich. Zu unterscheiden ist zwischen dem WinLine- Export und den Umsetzungsoptionen. Liegt eine KORE Lizenz vor, kann der Schalter Kostenstelle und Kostenträger exportieren angehakt werden. WinLine Exportoptionen Steuerschlüssel exportieren: Ist dieser Schalter gesetzt, dann werden die Steuerschlüssel unter Berücksichtigung der Steuer-Umsetzung ausgegeben. Die Ausgabe gilt für alle relevanten Bereiche. Ust-ID Nummern exportieren Ist dieser Schalter gesetzt, dann werden die USt-ID Nummern ausgegeben. Die Ausgabe gilt für alle relevanten Bereiche. Mahndatum exportieren Ist dieser Schalter gesetzt, dann wird das Belegfeld2 (Mahndatum) mitgegeben. Die Ausgabe gilt für alle relevanten Bereiche. Diese Ausgabe ist dann nötig, wenn das Mahnwesen bei DATEV geführt wird.
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Belegdatum als Buchungsdatum exportieren Soll das Belegdatum als Buchungsdatum eingesetzt werden ist dieser Schalter zu setzen. (Spezialanwendung) Splitbuchungen DATEV Kompatible umformen Ist der Schalter nicht gesetzt wird die Splitbuchung so übergeben, wie diese von WinLine erzeugt wurde.
Die Ausgabe verhält sich nach dem Prinzip von WinLine. Allerdings wird mit einem Splitkonto aufgefüllt, damit DATEV überhaupt diesen Datensatz annimmt. Das betreffende Splitkonto ist in den DATEV Einstellungen zu finden. Ist der Schalter gesetzt wird die Splitbuchung so übergeben, wie diese von DATEV erwartet wird, damit auch die Gegenkonten direkt bebucht werden.
Wie zu erkennen ist, werden unter der gleichen Rechnungsnummer die Splittungen geführt. So lassen sich auch die Zusammenhänge bei DATEV transparent darstellen. Kostenstelle und Kostenträger exportieren Liegt eine Lizenz vor, kann grundsätzlich festgelegt werden, ob der Export erfolgen soll. Fremdwährungsbehandlung Liegt eine Lizenz vor, kann grundsätzlich festgelegt werden, ob der Export erfolgen soll. Die Fremdwährung kann nur mit dem erweiterten KNE Format eingesetzt werden.
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Jede WinLine Buchung nur einmal exportieren Es wird geprüft, ob die Buchungen schon einmal exportiert wurden. Voraussetzung ist der Inhalt im Archiv. Bei Export nicht festgeschriebener Buchungen warnen Ist diese Option gesetzt, dann wird gewarnt, wenn die Buchungen in der WinLine nicht festgeschrieben sind. Quelle der Zahlungskonditionen bei Stammdatenexport Mit dem Schalter wird festgelegt, aus welcher Anwendung die Zahlungskondition entnommen wird. Umsetzungsoptionen Jene Optionen sind nur dann von Bedeutung, wenn die bezogenen Umsetzungstabellen versorgt wurden. Diese Schalter sind insoweit selbsterklärend.
Über den Reiter DATEV Parameter lassen sich die DATEV Export Parameter einstellen.
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DATEV-Mandantennummer: Mandanten- Nr.: max. 5-stellig (beim Steuerberater zu erfragen) Beraternummer: Berater-Nr.: max 7-stellig (beim Steuerberater zu erfragen) Namenskürzel: Abkürzung des Steuerberaters Berater: Name des Steuerberaters DATEV-Kennwort: Eingabe eines Passwortes (nicht unbedingt erforderlich) Gegenkonto: Eingabe des Gegenkontos, welches als Zwischenkonto (Interimskonto) herangezogen wird, wenn z.B. Debitoren Buchungen auf mehrere Erlöskonten aufgeteilt werden. Debitoren - Summenkonto In das hier hinterlegte Konto werden bei Abruf der Saldenliste auf Wunsch alle Debitoren summiert. Kreditoren - Summenkonto In das hier hinterlegte Konto werden bei Abruf der Saldenliste auf Wunsch alle Kreditoren summiert. Die bei der Auslieferung hinterlegten Konten beziehen sich auf den DATEV Kontenrahmen SKR04. Sollen Konten für den Kontenrahmen SKR03 eingesetzt werden, dann sind die Sammelkonten 1400 für Debitoren und 1600 für Kreditoren einzusetzen. In der Vergangenheit mussten immer alle Debitoren und Kreditoren mit der Saldenliste übergeben werden. Das konnte bei mehreren tausend Datensätzen recht umständlich werden. Mit der neuen Funktionalität erübrigt sich diese Vorgehensweise bei Bedarf. Die Funktion für die Übergabe aller Personenkonten ist natürlich auch weiterhin vorhanden. Feste Jahreszahl in der Vorlaufdatei (Verwaltungsdatei EV01) Dieser Schalter findet in Verbindung mit dem Produkt B+B Verwendung. Das Produkt B+B (Buchung und Bilanz für Auswertungen nach dem DATEV Prinzip) ist nur als Bundle (smcDatev complete und B+B) erhältlich. Ist der Haken gesetzt, dann kann das eingetragene Wirtschaftsjahr fixiert werden.
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Über den Reiter DATEV Formatoptionen lässt sich die DATEV Exportformat einstellen
KNE: (Kontonummernerweiterung) Sachkonten max. 8 Stellen numerisch, Personenkonten max. 9 Stellen numerisch, Belegfeld max. 12 Stellen. OBE: Sachkontenlänge max. 4 Stellen numerisch, Personenkonten max. 5 Stellen numerisch, Belegfeld max. 6 Stellen numerisch. KNE – spezifisch: Im Regelfall sind die Sachkonten auf 4 und die Personenkonten auf 5 Stellen eingestellt. Kontenlängen prüfen Da es sich im Standard um eine reine DATEV – Konstellation handelt, ist der Schalter gesetzt. Es gibt allerdings Anwendungen, die nach der DATEV Formatausgabe verarbeiten, aber nicht die DATEV Konventionen einhalten. Für diesen besonderen Fall ist der Schalter nicht zu haken.
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Über den Menüpunkt Konto Umsetzung sind jene Konten einzutragen, die von den DATEV Anforderungen abweichen.
Die Umsetzungstabellen stellen das Herzstück dar. Diese Programmteile harmonisieren sozusagen die unterschiedlichen Bereiche zwischen DATEV und WinLine. In der linken Spalte (WL Konto) gehören die WinLine Konten, welche nicht den DATEV -Konventionen entsprechen. In der mittleren Spalte (WL St. Schl.) werden die WinLine Steuerschlüssel eingetragen, wenn in der WinLine mit heterogen Steuern auf ein Konto gebucht wurde. In der rechten Spalte (DATEV Konto) werden die DATEV Konten platziert, zu denen gewandelt (umgesetzt) werden sollen. Soll nur das Konto alleine umgesetzt werden, wird der Steuerschlüssel nicht eingegeben. Mit dieser Vorgehensweise lassen sich alle Umsetzungsvarianten durchführen. In unserem Beispiel 8400 wurde in der WinLine mit 3 Steuerschlüsseln auf das Konto 8400 gebucht. Auf der DATEV – Seite wird das korrekte Konto angesprochen.
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Achtung: Entspricht der CWL/WinLine Kontenrahmen den DATEV Konventionen, ist kein Eintrag erforderlich, wenn keine anderen Verdichtungsvarianten gefordert sind. DATEV Konventionen z. B. unter Format – Typ OBE 1. Personenkonten 5-stellig numerisch 2. Sachkonten 4-stellig numerisch 3. Sachkonten Nummernkreis 0001 bis 9999 4. Debitoren Nummernkreis 10000 bis 69999 5. Kreditoren Nummernkreis 70000 bis 99999 6. Rechnungsnummer max. 6-stellig numerisch (ist die Re-Nr. länger als 6
Stellen numerisch, wird sie nach der 6.Stelle abgeschnitten, alphanumerische Re-Nr. werden nicht konvertiert.) Keine Buchstaben in der Mandanten-Nr.
7. Die Personensammelkonten dürfen innerhalb der WinLine bei SKR03:
1400 und 1600 / SKR 04: 1200 und 3300 nicht verwendet werden. Diese werden bei DATEV durch Buchungen auf die Personenkonten automatisch mitgebucht. Sollen die vorgenannten Konten dennoch in der WINLINE/CWL geführt werden, dann sind entsprechende Umsetzungskonten in die Umsetzungstabelle einzufügen.
Weitere grundsätzliche Zusammenhänge in der Konto Umsetzung Wird nicht mit heterogenen Steuerbuchungen in einem Konto gearbeitet, dann ist lediglich das WinLine Konto und das DATEV Konto anzugeben. Es ist dann insoweit nicht notwendig, einen Steuerschlüssel einzugeben.
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Diese Einstellung gilt sowohl für die Stammdaten als auch für die Bewegungsdaten. Wird mit heterogenen Buchungen gearbeitet, dann ist folgende Einstellung notwendig:
Der Steuerschlüssel 2 steht beispielsweise für 7% Der Steuerschlüssel 3 steht beispielsweise für 19% Die Angabe ohne Steuerschlüssel wird für die Umsetzung der Stammdaten benötigt. Wird also keine Steuerumsetzung benötigt, dann ist nur der Eintrag ohne Steuerschlüssel erforderlich.
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Sollen alle inkompatiblen Konten aus der WinLine ausgelesen werden,
benutzen sie den Button Damit werden alle inkompatiblen Konten in der Umsetzungsliste auf die „WL Konto“ Spalte vorgetragen, sodass nur noch das DATEV Konto (Umsetzungskonto) eingetragen werden muss.
Im Menüpunkt DATEV Buchungsschlüssel lassen sich alle DATEV – Buchungsschlüssel frei definieren.
Die definierten DATEV – Steuerschlüssel werden sowohl in der Steuerumsetzungstabelle als auch in der Automatikkontentabelle vorgeschlagen. Durch diese Maßnahme lassen sich auch in Zukunft Steuerschlüssel ohne Änderung des Programms an die DATEV – Steuerschlüssel anpassen.
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Über den Menüpunkt Steuer Umsetzung sind die Schlüssel einzutragen, die von den DATEV Anforderungen abweichen.
WL St.Schl. Der bei WinLine geführte Steuerschlüssel z. B. für 19% WL Kennz. Das bei WinLine geführte Kennzeichen U = Umsatzsteuer, V = Vorsteuer oder E = EG (innergemeinschaftlicher Verkehr) DATEV St.Schl. Das bei Datev geführte Steuerkennzeichen z. B. 3 = Umsatzsteuer 19%
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Über den Menüpunkt Zahlungskonditionen Umsetzung sind die Schlüssel einzutragen, die von den DATEV Anforderungen abweichen.
WL Zahlungskonditionen In der linken Spalte werden die in der WinLine gespeicherten Zahlungskonditionen angezeigt. Mit einem Klick in die Drop Down wird die Zahlungskondition übernommen. DATEV Zahlungskonditionen Die DATEV Zahlungskonditionen - Kennzeichen liegen zwischen 10 und 99. Klären Sie bitte die Bedeutung der Kennzeichen mit Ihrem Steuerberater!
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In dem Menüpunkt Automatikkonten / Buchungsschlüssel lassen sich die bei DATEV verwendeten Automatikkonten eintragen.
Wird in den DATEV Einstellungen unter WinLine Optionen die Einstellung „Steuerschlüssel exportieren“ vorgenommen, dann werden zunächst alle in WinLine gebuchten Steuerschlüssel, unter Berücksichtigung der Steuer Umsetzung, an DATEV ausgegeben. Für die Konten, die in der Automatikkonten / Steuerschlüssel Tabelle eingetragen sind, lassen sich die Steuerschlüssel nochmals übersteuern. Im Regelfall wird im DATEV Steuerschlüssel die „0“ eingetragen, da für Automatikkonten von DATEV kein Steuerschlüssel erwartet wird. Sollen Korrekturschlüssel oder andere Konstellationen übergeben werden, ist diese Maßnahme mit dem Steuerberater abzustimmen.
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Ab der Version 4.6 ist die autom. Einrichtung aller Automatikkonten vorgesehen. Sowohl für SKR03 als auch für SKR04.
Über der Drop Down wird der gewünschte Kontenrahmen ausgewählt.
Mit dem Bestätigen des Button werden die Automatikkonten des ausgewählten Kontenrahmen in die Tabelle übertragen.
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Über den Menüpunkt Archiv erreichen Sie alle Ausgabeinformationen.
Mit dem Start der Konvertierung werden einerseits alle selektierten Daten in DATEV –Format auf einen beliebigen Datenträger übertragen, andererseits ein Archiv erstellt, das in anschaulicher Weise jeden Datensatz kontrollierbar darstellt. Die üblichen Bearbeitungen lassen sich aus dem Detailfenster heraus bedienen.
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Mit der rechten Maustaste lassen sich folgende Optionen für jede Spalte einstellen. Damit ist eine optimale Prüfung auch nachträglich gewährleistet.
Wie in allen Bereichen, stehen auch hier alle Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.
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Aus allen Listenbereichen heraus lässt sich in die Druckansicht schalten.
Am Beispiel einer Journalausgabe im vorhergehenden Bild ist eine mögliche Druckausgabe zu erkennen. Das nächste Bild soll die komfortablen Funktionen einer Druckausgabe im Ansatz beschreiben:
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Dokument kopieren in
Dokument drucken
Text selektieren
Text finden
Dokument zoomen
Seitenanwahl
Die wichtigsten Funktionen sind auf der linken Seite aufgeführt. Für alle weiteren Einsatzmöglichkeiten gehen Sie bitte selbst auf Entdeckungsreise – es lohnt sich.
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Über den Menüpunkt Extras / Benutzerdaten bearbeiten lässt sich ein eigener Zugang verwalten.
Legen Sie hier Ihren individuellen Benutzernamen und Ihr persönliches Kennwort an.
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Über den Menüpunkt Extras / DATEV-Viewer öffnen besteht die Möglichkeit - mit einem Tool von DATEV selbst - die ausgegebenen DATEV - DATEN formatgetreu zu testen.
Mit dem Button lässt sich das Laufwerke bzw. Verzeichnis öffnen in dem sich die Ausgabedatei befindet.
Hier werden jene DATEV Dateien vorgeschlagen, die sich in dem angewählten Verzeichnis befinden. Wurde eine DATEV Datei selektiert , wird wie in dem folgenden Bild sowohl der Vorlauf als auch die Bewegungen aufgelistet.
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Werden die Datensätze in der dargestellten Form angezeigt, ist davon auszugehen, dass die Daten in Ordnung sind. Hier noch ein Beispiel wie eine fehlerhafte Ausgabe ausschauen kann.
