Datenbeschaffung aus SAP®. SmartExporter die Alternative ...€¦ · Zertifiziert von SAP® Integration and Certification Center (SAP ICC) Für Integration mit SAP® NetWeaver 7.00,

Datenbeschaffung aus SAP®. SmartExporter

– die Alternative zu SAP® Bordmitteln

Arndt Wesener, Benteler RV, Interne Revision

Zoran Jotanovic, Audicon GmbH, Sales Manager

© Audicon GmbH 2016 | www.audicon.net

Agenda

o Kurzvorstellung Audicon

o Praxisbeispiel SmartExporter (A. Wesener, Benteler RV GmbH)

o Live-Präsentation und Funktionen im Detail

o Nächste Schritte

Datenbeschaffung aus SAP®. SmartExporter – die Alternative zu SAP® Bordmitteln


Führender Spezialist für Datenprüfung

Audicon

Software-Lösungen, Know-how

und Dienstleistungen für Audit,

Risk und Compliance

Anwender in D: über 30.000

User weltweit: über 400.000

Öffentliche Hand: Finanzverwaltung seit 2002 / Zoll seit 2007

WPG / StGB: Alle 25 größten (inklusive aller „Big 4“)

Unternehmen: 100 der 120 umsatzstärksten in Deutschland


Technologie-Partnerschaften

SAP® Software Solution & Technology Partner

Audicon

Microsoft Gold Certified Partner (Gold Application Development)


Eine Auswahl unserer Kunden …

Audicon

aus der Industrie


Agenda




o Nächste Schritte



© 2016 BENTELER RV GmbH | Page 7

WER WIR SIND


BENTELER International AG

AUF EINEN BLICK

Weltweit

79Werke,

91Niederlassungen und

Handelshäuser

Umsatz 2014

7,556 Mrd. Euro.

F&E an

32Standorten in

18 Ländern

Niederlassungen in

37Ländern

Umsatz 2014 ̴1 Mrd. Euro

Rund 3.600 Mitarbeiter

Steel/TubeAutomotive

Umsatz 2014 ̴ 5,8Mrd. Euro


Distribution

Umsatz 2014 858 Mio. Euro



WIE SMART IST

SMARTEXPORTER?

Benteler RV GmbH

Arndt Wesener


| KURZUMFRAGE

| WIESO SMARTEXPORTER?

| WIE SMART IST SMARTEXPORTER?

| SO SMART IST SMARTEXPORTER!

| STANDARDISIERUNG

| PRÜFUNGSSTANDARDS HEUTE

INHALTSVERZEICHNIS


Bevor wir Ihnen eine Antwort bieten,

haben wir zunächst 4 kurze Fragen an Sie…

SmartExporter

KURZUMFRAGE

Kurzumfrage 1/4

Kurzumfrage 2/4

Kurzumfrage 3/4

Kurzumfrage 4/4


WIESO SMARTEXPORTER?


BENTELER International AG

WUSSTEN SIE SCHON, DASS PRO MINUTE BEI

BENTELER…

…

300E-Mails von außen

zugestellt werden,

nachdem 80% als SPAM

geblockt werden?

… ca.

1,5 KM Stahlrohre

gezogen/geschweißt

werden?

… mehr als

20.000Dialogschritte im SAP

bearbeitet werden?

… mehr als

200FI-Belege im SAP gebucht

werden?

… ca.

15.000Warenbewegungen

stattfinden?

… ca.

2.500Fertigteile an unsere

Kunden ausgeliefert

werden?

… je Maschine Airbag-Rohre

für

8Fahrzeuge geschnitten

werden?

… etwa

5GB Datenwachstum

entsteht?


Sie stehen vor einer Einkaufsprüfung und haben die Frage zu klären, wie viele

Vorgänge am Einkauf vorbei durch die Fachabteilungen selber beschafft werden:

Rechnungen ohne Bestellbezug

Belegdatum auf der Rechnung liegt vor dem Anlagedatum der Bestellposition

Sie möchten wissen, bei welchen Materialnummern in den letzten drei Jahren

größere Einkaufspreissteigerungen erfolgten

Darüber hinaus interessiert es Sie sehr, wie sichergestellt wurde, dass diese

zeitgleich an den Kunden weiterbelastet wurden

Haben Sie Dubletten bei den Lieferanten-Stammdaten und wie erkennen Sie

solche? Entspricht der Pflegestatus der Stammdaten den Unternehmensvorgaben?

WENN SIE MIT SAP® ARBEITEN, DANN BRAUCHEN SIE DARAUS DATEN!

SmartExporter Speed-Dating

WIESO SMARTEXPORTER?


Projekt: „DATENBESCHAFFUNG“

Das Ziel:

Spezifisch Messbar Attraktiv Realisierbar Terminiert

S: Klare Vorgabe, welche Felder aus welchen Tabellen benötigt werden

M: Die Daten müssen vollständig heruntergeladen werden

A: Es soll ein Format vorliegen, das problemlos weiterbearbeitet werden kann

R: Kann ich die Datenmenge mit meinem Tool analysieren?

T: Ist die Datenbeschaffung bis zum gesetzten Termin möglich?


WIE SMART IST SMARTEXPORTER?

S M TRA


SE16: ist ok für Customizing-Daten und kleinere Datenmengen, jedoch ein Problem

mit Abbrüchen und unvollständigen Extrakten bei großen Tabellen wie BSEG,

MSEG, u.a.

Reports: können eine gute Basis sein! Aber kennen Sie einen Report, der bei den

eingangs erwähnten Fragestellungen weiterhilft? Wollen Sie einen Report

schreiben lassen? Wie verarbeiten Sie die Daten weiter?

SAP® Query: Kann weiterhelfen aber das Extraktions-Problem von SE16 bleibt.

Spezifisch Messbar Attraktiv Realisierbar Terminiert

BEI BENTELER HABEN WIR EINE ALTERNATIVE GESUCHT…


SAP® BORDMITTEL?

S M TRA


… UND MIT SMARTEXPORTER GEFUNDEN!

S: Das Datadictionary wird aus dem jeweiligen SAP®-System übernommen. Felder

und Filter grenzen die zu exportierenden Daten ein. Es können Tabellen-Joins

heruntergeladen werden

M: Auch aus großen Tabellen werden die Daten vollständig heruntergeladen

A: Das Format ist frei wählbar, das direkte Überführen in IDEA ist Trumpf

R: Mit IDEA kann jedes Datenvolumen weiterverarbeitet werden, alternative

Formate für andere Analysetools sind ausreichend vorhanden

T: Die Daten können vom Prüfer ad-hoc oder per Scheduler beschafft werden,

ohne nennenswerte Belastung für das System!


SO SMART IST SMARTEXPORTER!


STANDARDISIERUNG


Beispiel Anlagenbuchhaltung

Vor-SmartExporter-Ära

Datensatzbeschreibung vorhanden aber: benutzerabhängige Auswahl der Felder /

Beschriftungen bei der Datenbeschaffung

Nur eingeschränkte Wiederverwendbarkeit der IDEA Import Masken

SE16 – nach Excel: Bearbeiten der Daten / Formate benutzerabhängig

Risiko, dass nicht standardisierte Analysen stattfinden

Automatisierte Stichprobengewinnung war nur schwer realisierbar


ANFÄNGE DER PRÜFUNGSAUTOMATION


Mit SmartExporter

Prüferunabhängige Datenbeschaffung

In SmartExporter unter den Favoriten den Eintrag „Fixed Assets

Plausibility V.1.2" wählen

SAP® -Verbindung und Filter überprüfen (Buchungskreis,

Bewertungsbereich, Jahr festlegen) sowie Datenanforderung

starten

Direkte Datenanalyse in IDEA

IDEA Script „AbweichungenVonLiniearAFA.iss" öffnen und

parametrisieren

XLS-Ergebnisdatei mit Anlagen, bei denen der tatsächliche vom

erwarteten Restbuchwert abweicht


PRÜFUNGSSTANDARDS HEUTE


Fazit:

Die Standardisierung von Prüfungshandlungen ist der Schlüssel

zu mehr Effektivität und Effizienz in der Revision

Hierbei kommt der Datenbeschaffung eine bedeutende Rolle zu

SmartExporter ist unser zuverlässiges Hilfsmittel für die

Beschaffung großer und kleiner Datenmengen für die

automatisierte Weiterverarbeitung in IDEA und darüber hinaus


PRÜFUNGSSTANDARDS HEUTE

Agenda




o Nächste Schritte



SmartExporter

Live-Präsentation (Screenshots im Handout)


SmartExporter-Aufruf aus AIS TaxAudit Professional






SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


SmartExporter


Einsatzbereiche

Interne Revision

Steuerabteilung (z. B. für GoBD)

Finanz- und Rechnungswesen (z. B. für WP)

IT-Abteilung (z. B. für Migrationen)

Controlling (z. B. flexible Auswertungen)

Personal (z. B. für LSt.-Außenprüfung)

etc.

SmartExporter


Interne Revision

Unabhängig von IT durch ad-hoc Datenexporte bei

Einhaltung der Sicherheits-/Compliance-Vorgaben

Komplettprüfung durch Auswahl benötigter Tabellen

bis auf Feldebene (reduziertes Datenvolumen)

Verschiedene Datenformate für Auswertungen in allen Analysesystemen

Vordefinierte Datenanforderungen = „Export auf Knopfdruck“

Keine exakten Kenntnisse der SAP®-Tabellen notwendig

Joins

SmartExporter – Einsatzbereich in der…


Steuerabteilung

Datenexport im Beschreibungsstandard

für den Betriebsprüfer

Vorgefertigte Favoriten für Standard-Datenanforderungen, z. B.

BEA-Modell

Braunschweiger Modell

Kaum manueller Aufwand

Keine Archivierung in DART nötig

Keine Konfiguration der DART Segmente notwendig



Finanz- und Rechnungswesen

Datenexport im Beschreibungsstandard oder einem anderen

gewünschten Datenformat (IDEA, AIS…)

Wirtschaftsprüfer kann Datenanforderung ohne Zugriff auf

SAP®-System erstellen

Bei Einsatz von IDEA und TaxAudit Professional

Nutzung der Datenanforderung aus AIS TaxAudit Professional möglich

Vorprüfung der extrahierten Daten in IDEA und AIS TaxAudit Professional

SmartExporter – Einsatzbereich in…


IT-Abteilung

Anwender haben nur Lese-Zugriff

Kontrolle über Serverlast durch asynchrone bzw. genauere

Datenanforderungen; keine Timeouts

Kontrolle über Berechtigungen und Exporte (Protokollierung)

Cut-Over-Prüfungen bei Releasewechsel

Unterstützung bei Erstellung und Austausch von Favoriten für die

Fachabteilungen möglich

Datenextraktion für den Betriebs-/ Wirtschaftsprüfer sowie für

Fachabteilungen, wenn beide SmartExporter einsetzen, möglich



Controlling

Keine Abhängigkeit mehr von vordefinierten Views: Erstellung eigener

„Reports“

Vermeidung von Entwicklungs- bzw. Consultingkosten, da aufwändige

Projekte zur Erstellung neuer Reports für das Berichtswesen wegfallen

Zugriff auf verschiedene Systeme und Buchungskreise

Verschiedene Datenformate für Auswertungen in allen Analysesystemen,

bspw. ODBC-Format für direktes Streaming in Microsoft SQL Server

SmartExporter – Einsatzbereich im…


Personalbereich

Zugriff auf komplexe Clustertabellen ab SE 2015 R1

Flexible Auswertungen über verschiedene Organisationsbereiche und

Buchungskreise (Beispiel: Reisekostenabrechnung)

Zugriff auf aktuellste HR-Daten – jederzeit

SmartExporter – Einsatzbereich im…


Zugriff auf archivierte Daten und SmartExporter

SmartExporter

Online Online/Nearline Offline

Dateisystem Ablagesystem*Datenbank

Datenbanktabellen Archivdateien Archivdateien

SmartExporter

Schreiben und Löschen

Archivzugriff

SAP®-System

* z. B. Festplatten, optische Medien, Bänder

Ablegen


Zugriff auf archivierte Daten – Optionen

SmartExporter


Systemvoraussetzungen

SmartExporter

SAP®-System

• Unterstütztes SAP®-Release:

4.6C (Unicode/non-Unicode)

oder höher

• SAP® Standard-

Komponenten oder

SmartExporter SAP®-

Komponenten

Windows Client

• Betriebssystem: Microsoft

Vista, …, 8.1, 10, Windows

Server 2008 R2


Zertifiziert von SAP® Integration and Certification

Center (SAP ICC)

Für Integration mit SAP® NetWeaver 7.00,

7.30, 7.31 und 7.40 oH (on HANA)

SAP® Partner Information Center:

„Audicon 5th company world wide who

certified on SAP® HANA”

19. März 2015: Zertifizierung der

SmartExporter SAP® Komponente 4.0.0000

für Integration mit SAP® NetWeaver 7.31

SmartExporter – SAP®-Zertifizierung


Die Vorteile im Überblick

SmartExporter

Self-Service für

alle Mitarbeiter

Zugriff auf alle

relevanten SAP®-

Datenquellen

sicher und compliant

SAP®-zertifiziert


Agenda



o Präsentation und Funktionen im Detail

o Nächste Schritte



3 Schritte zu Ihrer einfachen Datenextraktion

SmartExporter

Präsentation zu

SmartExporter

Entscheidung

für SmartExporter

Online Training zur

Implementierung und

Einrichtung

1 2 3

Start


SmartExporter

Der Standard für flexible Datenlieferungen und Reports aus SAP®.

Einfach. Sicher. Schnell.

www.smartexporter.de


http://www.smartexporter.de/

Nicht verpassenAudicon Webinare für die Interne Revision

Audicon Webinare

Monat Webinartitel Referenten Datum

AprilGoBD kompakt: Erfahrungen

aus einem Jahr GoBD

Hr. Lindgens

(Bundeszentralamt für Steuern)15.04.

Mai

Betriebsprüfung bei SAP®-

Systemen – effiziente Lösung

mit SmartExporter

Hr. Motsch (HR Group)

Christine Keppler20.05.

JuniBewährte Kontrollen im

Order-to-Cash Prozess

Hr. Puschkasch (Bona)

René Opgenorth17.06.

IR-Webinarprogramm: audicon.net/themen/interne-revision


Fragen Anregungen

GO


Wir freuen uns auf weiteren Austausch mit Ihnen.

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Zoran JotanovicSales Manager | Audicon GmbH

Arndt WesenerInterne Revision | BENTELER RV


Documents

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