[DE] Vereon Vortrag: Die Integration der E-Rechnung in bestehende IT-Landschaften | Dr. Ulrich Kampffmeyer 8. Juni 2015 | Wiesbaden E-Rechnungsgipfel

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Die Integration der E-Rechnungin bestehende IT-Landschaften

Dr. Ulrich Kampffmeyer

8. Juni 2015 | Wiesbaden

E-Rechnungsgipfel

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Die Integrationd er elektronischen Rechnung E-Rechnungs-Gipfel 7.-8.6.2015Dr. Urlcih Kampffmeyer 2


Agenda

1 PRÄLUDIUM

2 ES GIBT EIN LEBEN VOR UND NACH DEM RECHNUNGSAUSTAUSCH

• Erstellung & Versand

• Empfang & Verarbeitung

• Verwaltung & Speicherung

3 EPILOG

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Die Integrationd er elektronischen Rechnung E-Rechnungs-Gipfel 7.-8.6.2015Dr. Urlcih Kampffmeyer

1 PRÄLUDIUM

DAS FORMAT IST NICHT ALLES


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Präludium

Die Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente im Wirtschaftsleben.

Mit der zunehmenden Digitalisierung von Kommunikation und Wirtschaftsleben muss die Rechnung sebstverständlich auch digital werden und durch digitale Prozesse unterstützt werden.

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Präludium

Die Diskussion um die elektronische Rechnung dreht sich vielfach nur um die Themen „Format“ und „Austausch“.

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Präludium


Das technische Format ist unerheblich, solange alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben vollständig und richtig vorhanden sind:

• Papier• E-Mail• Text• Datensatz• PDF• usw.

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Präludium


Das technische Format ist unerheblich, solange alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben vollständig und richtig vorhanden sind:

• Papier• E-Mail• Text• Datensatz• PDF• usw.

Der Austausch elektronischer Rechnungen erfolgt über verschiedene Kanäle:

• EDI / X.400-Nachrichten• E-Mail mit Attachment• Download vom Portal• Versand mit Datenträger• Fax• usw.

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Präludium

• Die aktuelle Diskussion um die elektronische Rechnung in Deutschland konzentriert sich auf eine besondere Form des Austausches elektronischer Rechnungen:• per Versand via E-Mail• in einem kombinierten Format aus XML-Datensatz

und anzeigefähigem PDF der Rechnung, gebündelt in einem Container.

• Dies ist nur eine der möglichen Formen, elektronische Rechnungen auszutauschen!

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Ziel der elektronischen Rechnung

Ziel der Standardisierung des elektronischen Rechnungsaustausches ist die weitgehende Automatisierung der Erstellung und Verarbeitung bei gleichzeitiger Verringerung von Kosten und Aufwänden unter Sicherstellung der rechtlichen Anerkennung elektronischer Rechnungen.

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2 ES GIBT EIN LEBEN VOR UND NACH DEM RECHNUNGSAUSTAUSCH


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Der Rechnungsaustausch banal

Absender Empfänger

erstellt & versendet

erhält, verarbeitet &

… bezahlt!

R

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Was kann uns alles passieren?

Die elektronische Rechnung selbst:

einfach Sammel Vorab

Storno berich-tigte Kopie

A ER

…

mehrere

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Was kann uns alles passieren?

Der Transport der elektronischen Rechnung selbst:

versendet?

lesbar?

empfangen?

verarbeitbar?

A ER

abgehört …

verschütt- gegangen

…

korrumpiert…

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Thema

In diesem Vortrag geht es nicht um den Austausch und die Formate, sondern um die Prozesse vor dem Rechnungsversand und nach dem Rechnungsempfang.

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Thema

In diesem Vortrag wollen wir aber nicht den Austausch und die Formate, sondern um die Prozesse vor dem Rechnungsversand und nach dem Rechungsempfang.

Folgende Unterscheidungen sind bei den Prozessen zu beachten:• Manuelle Prozesse• Manuell / teil-elektronifizierte Prozesse• Automatisierte Prozesse

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Thema

In diesem Vortrag wollen wir aber nicht den Austausch und die Formate, sondern um die Prozesse vor dem Rechnungsversand und nach dem Rechungsempfang.

Folgende Unterscheidungen sind bei den Prozessen zu beachten:• Manuelle Prozesse• Manuell / teilelektronifizierte Prozesse• Automatisierte Prozesse

Typ des Prozesses:• Direkt oder nur die Rechnung und ihre Verarbeitung

betreffend• Indirekt die Arbeit mit der Rechnung unterstützend

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Thema

In diesem Vortrag wollen wir aber nicht den Austausch und die Formate, sondern die Prozesse vor dem Rechnungsversand und nach dem Rechungsempfang betrachten.

Folgende Unterscheidungen sind bei den Prozessen zu beachten:• Manuelle Prozesse• Manuell/teilelektronifizierte Prozesse• Automatisierte Prozesse

Typ des Prozesses:• Direkt oder nur die Rechnung und ihre Verarbeitung betreffend• Indirekt die Arbeit mit der Rechnung unterstützend

Art der Prozesse:

Erstellung Empfang Versand Verarbeitung

Verwaltung

Aufbewahrung

A E

A & E

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Thema

Ziel ist die möglichst weitgehende und kostensparende Automatisierung …

• Im Unternehmen ist das Rechnungswesen in der Regel homogen und durchgehend organisiert – beim Rechnungsaustausch entsteht die Problematik durch die unterschiedlichen Formate, Prozesse und Systeme unterschiedlichster Unternehmen.

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Idee: jeder mit jedem

A EKlein-Unternehmen

ManuellTextverarbeitungFibu

SelbständigerManuellTextverarbeitungSteuerberater

MittelständlerManuellTeilautomatisiertFibu

MittelständlerTeilautomatisiertERP

Groß-Unternehmen

AutomatisiertERP

KonzernTeilautomatisiert und automatisiertmehrere ERP

E A

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Prozesse

Erstellung und Bereitstellung der elektronischen Rechnung

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A Der Ersteller und Absender

Der Ersteller und Versender elektronischer Rechnungen bestimmt letztlich, in welcher Form die elektronische Rechnung bereitgestellt wird.

Er muss dabei aber berücksichtigen:• Sind die Empfänger auf das Thema vorbereitet oder

verlangen sie etwa nach Empfang, doch noch, eine – mit zusätzlichem Aufwand erstellte – papiergebundene Rechnung zusätzlich oder nachträglich zu erhalten.

• Bei einer unternehmens- oder branchenspezifischen Lösung kommt dem „On-Boarding“ der Geschäftspartner (aber auch der Reduktion von Lieferanten) ebenfalls eine Bedeutung zu.

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Das Umfeld der Rechnung ist beim Ersteller bekannt:• Rechnungsgegenstand• Rechnungsempfänger

Das Umfeld ist kontrolliert:• Kontext• Rechnungsnummer

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Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen

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Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen• Manuelle Rechnungerstellung• Manuelle Verbuchung• Versand einzeln über E-Mail• Ablage der Rechnung in einem

„Aufbewahrungssystem“• Sicherung der Buchungsdaten (selbst oder beim

Dienstleister)

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Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen• Manuelle Rechnungerstellung• Manuelle Verbuchung• Versand einzeln über E-Mail• Ablage der Rechnung in einem „Aufbewahrungssystem“• Sicherung der Buchungsdaten (selbst oder beim Dienstleister)

Integration in die Anwendungslandschaft• Rechnungs-Template für die Textverarbeitung;

abhängig von der „Initiative“ des Absenders• Automatisiertes Ausgabeformat für das

Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter • Automatisiertes Versenden und Ablegen aus dem

Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter

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Textverarbeitung

Fibu E-Mail

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Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun?

• FiBu auf ZUGFeRD aufrüsten (Konverter, Validierer, Bereitstellungsschnittstelle)

und/oder• Textverarbeitung Aufrüsten (Template, Konverter,

Validierer)

oder• einen Dienstleister auswählen, der dies für den

Ersteller übernimmt

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Mittelständler und Groß-Unternehmen• Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von

Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen

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Mittelständler und Groß-Unternehmen• Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur

beispielhafte Betrachtungen

Direkte Prozesse der Rechnungserstellung• Manueller oder automatisierter Trigger zur Erstellung

von Rechnungen• Automatisierte Erstellung der Rechnung aus den

Daten der Fibu / des ERP mit Konfiguration der Rechnung über Stamm- und Bewegungsdaten

• Automatisierte Bereitstellung der Rechnung durch• Push

Versand der Rechnung (E-Mail, X.400)• Pull

Versand einer Notifikation, dass die Rechnung zum Download bereitsteht (E-Mail, SMS, Social u.a.)

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Unterschiedliche Komplexität der Rechnung bedingt unterschiedliche Formen der Integration:• Standardisierte Produkte und Dienstleistungen „ab

Lager“ mit durchgängigen elektronischen Bestell- und Abwicklungsprozessen.• Die Rechnungserstellung wird aus diesen Prozessen heraus

initiiert und bedarf im Regelfall keiner manuellen Aktion.

• Individuelle oder speziell konfigurierte Dienstleistungen und Produkte, die auch zu individuellerer Rechnungslegung führen.• Die Rechnungstellung wird in der Regel manuell initiiert und

unterliegt häufig Prüfungs- und Freigabeprozessen; gegebenenfalls auch Abstmmungsprozessen mit dem Rechnungsempfänger.

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Indirekte Prozesse im Rahmen der Rechnungserstellung• Manuelle Prüfung Übereinstimmung mit Bestellung

und vertraglichen Konditionen• Automatisierte Prüfung gegen Stammdaten und

Bewegungsdaten, die außerhalb des Systemes liegen, mit dem die Rechnungen erstellt werden

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Integration in die Anwendungslandschaft• Primär für die Software, mit der Rechnungen erstellt

werden• Erstellung von Buchungssätzen, die automatisiert

und über die Stammdaten zum Rechnungsempfänger parametrisiert Rechnungen im erforderlichen Format erzeugt, zum Versand/Abholung bereitstellt und geordnet für die Ablage vorbereitet

• Diese Funktionalität wird in der Regel über den Lieferanten/Systemintegrator der Software bereitgestellt.

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Mittelständler und Groß-Unternehmen• Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte

Betrachtungen

Integration in die Anwendungslandschaft• Sekundär für die Software, mit der die Erstellung von

Rechnungen begleitet wird:• Benachrichtigung der zuständigen Bearbeiter mit direktem Link

auf den Buchungsdatensatz und das gegebenenfalls bereits erstellte Rechnungsdokument, das dem Empfänger zugestellt werden soll

• Anzeige Buchungssatz und Dokument sowie Freigabe und Annotationsfunktionalität; gegebenenfalls mit der Möglichkeit Änderungen vorzunehmen

• Diese Funktionalität muss in der Regel zusätzlich über Berechtigungen, Einbindung Benachrichtigungssysteme oder separate Workflow/Collaborations-Lösungen bereitgestellt werden.

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Mittelständler und Groß-Unternehmen: Vorfeld

Fibu/ERP

CRMKunde

Rechnung

andere

ProjektmanagementDienst-leistung Zeiterfassung

Verträge

andere

Produkt Warenwirtschaft

Bestellportal

andere

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Mittelständler und Groß-Unternehmen: Ausgabe

Fibu/ERP E-Mail

Portal

Druck

Fax

SMS Notation

EDI / X.400

Stamm-daten

Konverter

u.a.

Daten

Daten

Daten & Dokument

Dokument

Daten/Dokument

Dokument

Rechnung

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Mittelständler und Groß-Unternehmen

Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun?• Das die Rechnung generierende System

(FiBu/ERP) auf ZUGFeRD aufrüsten • Konverter• PDF/A // PDF/A-3 Generator• Validierer• Bereitstellungsschnittstelle • etc.

oder• einen Dienstleister auswählen, der dies für den

Ersteller übernimmt

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Prozesse

Empfang und Verarbeitung der elektronischen Rechnung

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E Der Empfänger und Verarbeiter

• Grundsätzlich gilt, dass unabhängig auf welchem Weg und in welchem Format die Rechnungen das Unternehmen erreichen, sie nach einheitlichen Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden.

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• Der Empfänger ist von außen getrieben.• Er kann sich selten dem Empfang von elektronischen

Rechnungen verweigern.• Setzt er auf eigene Lösungen oder Portale für

elektronische Rechnungen, so müssen diese dennoch auf den Empfang und die Verarbeitung fremder Formate eingerichtet sein.

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• Umfeld der Rechnung ist – teilweise – bekannt:• Bestellung• Lieferanten-Daten und andere Stammdaten• Verträge• ggbf. längere Historie des Rechnungsaustausches

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• Hierbei spielt es eine Rolle, (1) ob die Rechnung als

a) nur Daten (z.B. EDI), b) Daten und Dokument (z.B. ZUGFeRD als Attachment) oder c) nur als Dokument (Fax; Scan oder PDF Attachment) empfangen wurden

(2) ob die Rechnung beim Empfang bereits digital war (originär elektronisch) oder erst nachträglich in elektronische Form gebracht wurde (Scannen sowie Scannen mit OCR und Extraktion der Rechnungsdaten)

Die Verarbeitung von (2) entspricht im Prinzip der möglichen Verarbeitung von (1c).

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Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen• Empfang im E-Mail-Postkorb als E-Mail mit

Attachment (auch Fax)• Empfang im E-Mail-Postkorb als Link auf den

Download der Rechnung

• (Scannen von Papier-Rechnung)• Ablage in speziellen E-Mail-Ordner und/oder

Dateiverzeichnis oder Dokumentenmanagementssystem (und/oder Ausdruck), oder, oder, oder ...

• Verbuchung in der Fibu oder Weiterleitung an einen Dienstleister zum Verbuchen

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Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen• Empfang im E-Mail-Postkorb als E-Mail mit Attachment (auch Fax)

• Empfang im E-Mail-Postkorb als Link auf den Download der Rechnung

• (Scannen von Papier-Rechnung)• Ablage in speziellen E-Mail-Ordner und/oder Dateiverzeichnis oder

Dokumentenmanagementssystem (und/oder Ausdruck), oder, oder• Verbuchung in der Fibu oder Weiterleitung an einen Dienstleister zum Verbuchen

Integration in die Anwendungslandschaft• eigentlich nur organisatorisch, da

• der Empfang vorrangig über Standard-E-Mail abgewickelt wird,

• nur manuell oder durch Dritten gebucht wird, • und dedizierte Freigabeprozesse selten notwendig

sind.

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E-Mail Fibu

Download

FaxE-MailUpload

Dienstleister

Scan

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Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun?• Teilautomatisiert:

• Integriert in die E-Mail-Software eine Erkennung für E-Mails mit ZUGFeRD-Attachment,

• Herauslösung des ZUGFeRD-PDF/A-3-Attachments,• Auflösung Attachment mit Bereitstellung PDF-

Dokument(e) im Dateisystem und Datensatz für Fibu (wenn diese eine Import-Schnittstelle hat und das korrekte Schema ermitteln kann)

• Manuell: • Herausnehmen des PDF-Dokumentes aus dem

Container. Manueller Prozess wie bisher.

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Mittelständler und Groß-Unternehmen• Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von

Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen

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Empfang und Import• EDI

Automatisierter Empfang, Protokollierung, Umsetzung, Validierung, Import ins Buchungssystem, Archivierung Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von Fehlern

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Empfang und Import• EDI

Automatisierter Empfang, Protokollierung, Umsetzung, Validierung, Import ins Buchungssystem, Archivierung Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von Fehlern

• E-Mail mit Attachmentsofern automatisch als Rechnung erkannt, Aussteuern in den Rechnungserfassungsprozess.Manuelle oder teilautomatisierte Prozesse

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Empfang und Import• EDI• E-Mail mit Attachment

Sofern automatisch als Rechnung erkannt, Aussteuern in den Rechnungserfassungsprozess.Manuelle oder teilautomatisierte Prozesse

• Papier-RechnungScannen, Qualitätssichern, OCR/ICR/Klassifikation, Abgleich mit Stammdaten, entsprechend Regelwerk automatisierte oder manuelle Weiterverarbeitung

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Empfang und Import• EDI• E-Mail mit Attachment• Papier-Rechnung

Scannen, Qualitätssichern, OCR/ICR/Klassifikation, Abgleich mit Stammdaten, entsprechend Regelwerk automatisierte oder manuelle Weiterverarbeitung

• Workflow-basierter Rechnungsaustausch (z.B. über Portale mit Partnern): Automatisierter Empfang standardisierter Daten/Dokumente, Download, Prüfung, Automatisierte Verarbeitung

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Mittelständler und Groß-Unternehmen• Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt

nur beispielhafte Betrachtungen

Rechnungsprüfung: ein klassischer Prozess in zwei Varianten• Integriert

In der FiBu/ERP-Lösung wird der Prüfungs- und Freigabe-Prozesse direkt mit einem internen Workflow abgebildet. Den zu prüfenden Rechnungen sind die empfangenen Dokumente zugeordnet und können über einen Viewer angezeigt werden.

• EigenständigEs wird ein von der FiBu/ERP-Lösung unabhängiges Werkezug benutzt, dass die zu prüfenden Dokumente mit Verlinkung auf die zugehörigen Daten bereitstellt und entsprechend dem Prüfungsergebnis dann der Fibu/ERP-Lösung die korrekten Daten überstellt.

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Verarbeitung• Für eine optimierte, automatisierte

Rechnungsverarbeitung sind korrekte Eingangs-daten, Regelwerke zur Verarbeitung (z.B. Skontierung, Verbindung Vertragsmanagement u.a.) und zur Zahlung notwendig (zukünftig E-Payment). Hierfür werden die Dokumente nicht mehr benötigt, sondern sind nur noch als Beleg verknüpft.

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Integration in die Anwendungslandschaft• Für EDI sind spezielle Softwareanwendungen

notwendig, die auch die vereinbarten Schema verarbeiten können. Mit EDI ist eine vollkommene Automatisierung der Rechnungsempfangsverarbeitung möglich.Der Einsatz beschränkt sich jedoch auf Großunternehmen und spezielle Branchenlösungen.

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Integration in die Anwendungslandschaft• EDI

• Capture-Systeme für die Aufbereitung verschiedener Typen von Informationen. Hier sind spezielle Systeme für die Rechnungseingangsverarbeitung verfügbar:• Scannen mit OCR/ICR/Klassifikation, Datenextraktion• Interpretation elektronischer Rechnungen auf Basis E-

Mail, Word, PDF oder anderen Formaten mit Klassifikation und Datenextraktion

• Erzeugung und Bereitstellung einheitlicher Dokument- und Datenformate für die Weiterverarbeitung

• Anbindung an Postkorbsysteme, Rechnungsprüfungsanwendungen und größere ERP-Systeme

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Integration in die Anwendungslandschaft• Sekundär für die Software, mit der Nutzung von

Eingangsrechnungen begleitet wird:• Collaboration/Workflow in Freigabe- und

Archivierungsprozessen• Audit-Trail-Services zur Nachvollziehbarkeit der

Verarbeitung von Rechnungen und Erstellung von Protokollen

• Rechnungsdaten-weiterverarbeitende Systeme wie BI, Analytics, Controlling und andere Werkzeuge

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Mittelständler und Groß-Unternehmen: Aufbereitung

Fibu/ERPE-Mail

Portal

Fax

EDI / X.400

Stamm-datenRechnungs-

prüfung

u.a.

Daten

Daten

Dokument

Daten/Dokument

Dokument

Konverter

PapierScanQS

OCR/ICR

Klassifkation

Daten

Daten

Daten

Daten

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Mittelständler und Groß-Unternehmen: Nachbereitung

Fibu/ERP

Aufbewahrung

Prüfungs- und Freigabeprozess

Analytics

Zahlungs-verarbeitung

Audit-Trails

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Mittelständler und Groß-Unternehmen

Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun?• Teilautomatisiert:

• Integriert in die E-Mail-Software eine Erkennung für E-Mails mit ZUGFeRD-Attachment,

• Herauslösung des ZUGFeRD-PDF/A-3-Attachments, • Auflösung Attachment mit Bereitstellung PDF-Dokument(e) und

Datensatz für Fibu/ERP, • Import in Rechnungsprüfungsprozess und/oder Fibu/ERP-

Lösung, • Übernahme Container/Dokument für Aufbewahrung.• etc.

• Manuell: • Herausnehmen des PDF-Dokumentes aus dem Container.

Manueller Prozess wie bisher.

In jedem Fall, zusätzliche Software und weitere Auswertungsschritte oder Einschaltung eines Dienstleisters, der die Aufbereitung übernimmt.

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Prozesse

Verwaltung und Aufbewahrung der elektronischen Rechnung

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A & E Verwaltung und Aufbewahrung

Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD.• Buchungsdaten

Die Verwaltung der Buchungen erfolgt in der Regel in einem FiBu- oder ERP-System. Dieses sorgt für die Ordnungsmäßigkeit. Solange aufbewahrungspflichtige Daten nicht aus diesem System ausgelagert werden, ist die ordnungsmäßige Aufbewahrung der Buchungsdaten in der Regel gewährleistet.

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• BelegeSofern Buchungsdatensatz und Beleg nicht identisch sind (z.B. bei EDI), muss der Beleg zum Datensatz aufbewahrt werden und muss mit diesem nicht auflösbar verknüpft sein (gleicher Index).

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• BelegeSofern Buchungsdatensatz und Beleg nicht identisch sind (z.B. bei EDI), muss der Beleg zum Datensatz aufbewahrt werden und muss mit diesem verknüpft sein.

• Belege werden häufig separat in einem revisionssicheren elektronischen Archiv abgelegt.Hierbei ist zu unterscheiden, ob• der Zugriff nur über das übergeordnete ERP-System

möglich ist (HSM-Ansatz) oder• der Zugriff mit einer eigenen Datenbank unabhängig

vom ERP möglich ist (integrierter Ansatz). Dies erlaubt auch anderen Systemen die Nutzung der archivierten Dokumente und Daten.

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HSM & revisionssichere Archivierung

HSMArchiv

BPMCapture E-MailERP ERP u.a.

Aufbewahrung & Archivierung

Aufbewahrungnur nutzbar durch das ERP, da dort der Index liegt

Aufbewahrung und weitere Dienste durch alle angeschlossenen Anwendungen nutzbar, da das Archiv über eine eigene Verwaltung und einen eigenen Index für den Zugriff verfügt.

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Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD.

Was ist aufzubewahren?• Daten aus den Fibu-/ERP- und anderen

zugehörigen Systemen in maschinell auswertbarer Form.

• Belege (Dokumente, Datensätze) in recherchierbarer Form. Soweit maschinelle Auswertbarkeit ursprünglich gegeben war, muss diese erhalten bleiben.

• Audit-Trails der Verarbeitungs- und Aufbewahrungssysteme

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Handlungsbedarf:Projekt Elektronische Archivierung

Ergebnisse

Handlungsbedarf:Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014)

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Handlungsbedarf:Projekt Elektronische Archivierung

Ergebnisse

Handlungsbedarf:Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014)

Das Problem sind die roten und besonders die gelben Doppellungen

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A & E Die Prozesskette

Prozesssicherheit und Überprüfbarkeit

Bei der Integration der elektronischen Rechnung in bestehende Systemlandschaften sind häufig zahlreiche Systeme direkt oder indirekt tangiert.

Zwei wesentliche Komponenten sind bei der Umsetzung zu berücksichtigen:• Durchgängige Prozesssicherheit

Diese kann durch geeignete Prozess- oder Workflow-Software gesteuert und sichergestellt werden.

• Durchgängige NachvollziehbarkeitDiese kann durch Audit-Trails sichergestellt werden, die alle Prozesse mit der Rechnung von Anfang bis Ende protokollieren.

In beiden Ansätzen ist sicherzustellen, dass besonders die Unzulänglichkeiten des Nachweises bei Versand und Empfang berücksichtigt werden.

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A & E Verfahrensdokumentation

Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD.

Verfahrensdokumentation• für die Erstellung, Versendung und Aufbewahrung

der Ausgangsrechnungen und• für Empfang, Verarbeitung und Aufbewahrung der

Eingangsrechnungen

ist die Beschreibung der zugehörigen Organisation, Prozesse und Systeme in der Verfahrens-dokumentation erforderlich.

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Was muss man für ZUGFeRD tun?• Entscheidungen treffen:

• Speicherung des gesamten PDF/A-3-Containers mit Daten und Dokument(en)?

• Separierung Daten/Dokumente, da die Daten auch bereits im Buchhaltungssystem und dessen Aufbewahrung vorliegen?

• Verhindern, dass eine Rechnung zweimal verarbeitet wird (da sie als Daten und als Dokument vorliegen).

• Spezielle Software bereithalten, die den PDF/A-3-Container interpretieren kann (Extraktion der XML-Daten-Komponente; Auflösung komplexerer Strukturen)

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3 EPILOG


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Epilog

Fazit (1)

• In nahezu allen Unternehmen existieren geordnete Prozesse für den Umgang mit Rechnungen. Diese sind für elektronische Rechnungen – soweit noch nicht geschehen – zu ergänzen.

• Elektronische Rechnungen erfordern nur dann neue Lösungen, wenn die Rechnungsprozesse automatisiert werden sollen. Dies ist besonders beim Erfassen eingehender Rechnungen relevant.

• Neue Zusatzsoftware und Integration mit neuer Funktionalität ist erforderlich, wenn auf neue Standards (z.B. ZUGFeRD) oder besondere Verfahren (z.B. Rechnungsempfang mittels De-Mail) aufgesetzt wird.

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Epilog

Fazit (2)

• Häufig wird elektronischer Rechnungsempfang und Rechnungsversand noch getrennt gesehen. Man richtet sich manuell oder halbautomatisch auf Empfang ein, macht vielleicht etwas bei der Ausgabe von Rechnungen, behandelt das Thema aber nicht durchgängig und einheitlich.

• Die elektronische Rechnung und die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet ein erhebliches Effizienzpotential gegenüber der Verarbeitung papiergebundener Rechnungen. Die Umsetzung wird entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit sein.

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Epilog

Fazit (3)

• Elektronische Rechnungen sind vorrangig ein Thema von Prozessen. Die Effizienz und Kosteneinsparung liegt in den Prozessen. Technik und Dienstleistung sind matur und käuflich.

• Der Erfolg der Einführung der elektronischen Rechnung ist nicht die Akzeptanz und Umsetzung eines technischen Formates, sondern ob das Papier in den Prozessen vor dem Rechnungs-versand und nach dem Rechnungsempfang auch verschwunden ist.

• Die Rechnung auf Papier wird ebenso verschwinden wie die Rechnung in Keilschrift auf einer Tontafel.

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Epilog

Lokal, regional und global (1)

• Geschäfte werden über Landesgrenzen getätigt. Deshalb muss die Erstellung und die Verarbeitung von empfangenen Rechnungen die spezifischen technischen Formate wie auch die rechtlichen Bedingungen anderer Länder berücksichtigen und abbilden können.

• Rein nationale Entwicklungen haben im internationalen Geschäftsverkehr keine Chance.

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Epilog


Bei elektronischen Rechnungen sind zu berücksichtigen:

• Kenntlichmachung des Rechtsraumes (relevant Absenderland und/oder Empfängerland in Abhängigkeit der erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte).

• Verwendung aller Attribute, die im Empfänger wie auch im Absenderland gefordert sind. Korrekte Bezeichnungen und Inhalte der jeweiligen Felder.

• Multilingualität mit Auszeichnung der Sprache der Rechnung.

• Spezielle technische Formate oder Spezifikationen des Empfängerlandes.

• Berücksichtigung gegebenenfalls konkurrierender Verarbeitungsregeln und Aufbewahrungsfristen.

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Epilog


• Sofern globale oder internationale Standards für elektronische Rechnungen existieren, sind diese zu adaptieren und in nationale Standards mit ihren Metadaten und Spezifikationen zu integrieren.

• In der Europäischen Union sind die europäischen Standards für elektronische Rechnungen (rechtlich, technisch) zu nutzen. Für die öffentliche Verwaltung ist die elektronische Rechnung für Aufträge oberhalb der Schwelle bereits seit 2014 gesetzlich vorgeschrieben. Ein einheitlicher technischer Standard für elektronische Rechnungen auf europäischer Ebene befindet sich in der Evaluation.

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Epilog

Die E-Rechnung ist erst der Anfang

• Im Geschäftsverkehr gibt es weitere zahlreiche Dokumente und Prozesse, die analog zur elektronischen Rechnung standardisiert und automatisiert werden können.

• Digitalisierung und Automation sind die wichtigsten aktuellen Trends. Ihnen kann man sich nicht entziehen.

• Die konsequente Umsetzung der elektronischen Rechnung ist daher ein erster und wichtiger Schritt in die digitale Zukunft von Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft.

Logo 2 U n t e r n e h m e n s b e r a t u n gD r . U l r i c h K a m p f f m e y e r G m b H

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Bis zum nächsten Mal!

Dr. Ulrich KampffmeyerE-Mail: [email protected]

Präsentation, weitere Informationen...www.PROJECT-CONSULT.com

PDF-Handout http://bit.ly/ERGI2015-KffDie Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen, privaten, nicht-kommerziellen Nutzung vorgesehen.

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