1 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße

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Keynote Looks & Vogel

DM und Archivierung

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2009

Rechtsfragen im Umfeld von Dokumentenmanagement und elektronischer ArchivierungDr. Ulrich Kampffmeyer

KeynoteTag der offenen Tür, Looks & Vogel GmbHEllerhoop, 15.5.2009

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Agenda

• Worum geht es?• Was ist Compliance?• Was ist elektronische Archivierung?• Was ist der Unterschied zu

Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ?

• Welche rechtlichen Anforderungen gibt es?• Was sind die aktuellen Brennpunkte?• Welche Relevanz hat die Archivierung für die

Unternehmen?• Was erwartet uns in der Zukunft?

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Agenda





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Nahezu alle Dokumente im Geschäfts- und Behördenumfeld entstehen originär digital – erzeugt von Anwendern und Systemen.

Ausdrucke auf Papier sind häufig nur noch eine mögliche Form der Repräsentation des ursprünglich elektronischen Dokuments.

Das elektronische Original

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Das Dokument und seine rechtliche Bedeutung

• Mit dem Begriff des Dokuments ist sehr eng eine implizierte Bedeutung verknüpft:

• es dokumentiert eine Vereinbarung oder ein Geschäft• es überliefert eine wahre, unverfälschte Information• durch eine Unterschrift identifiziert es den Verfasser und

authentifiziert den Inhalt• es stellt einen Wert dar• etc.

• Im angloamerikanischen Sprachgebrauch ist der Dokumentbegriff in elektronischen Systemen nicht mit dieser rechtlichen Bedeutung und Wichtigkeit verknüpft

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002

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Elektronisch signierte Dokumente

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers

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Der neue Dokument-Begriff

Ein Dokument kann heute alles sein:

• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachment• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

• Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• dreidimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten

• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

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Wir leben in einer Welt des Umbruchs und mit Medienbrüchen: Weder die Papierdokumentation noch die elektronische Dokumentation sind vollständig.

Die Chance, Ordnung und Vollständigkeit zu gewährleisten ist mit Unterstützung elektronischer Systeme in der elektronischen Welt deutlich größer.

Medienbruch

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Elektronische Informationen stellen die Geschäftsgrundlage und die Wissensbasen der Unternehmen dar.

Die Aufbewahrung geschäftlicher Aufzeichnungen ist eine Kardinalspflicht des Kaufmanns.

Medienbruch

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• Worum geht es?

• Was ist Compliance?• Was ist elektronische Archivierung?• Was ist der Unterschied zu




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Compliance

Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten einesUnternehmens, seiner Organisationsmitglieder undseiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen.

Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativenVorgaben.

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• Authentizität• Vollständigkeit• Nachvollziehbarkeit• Zugriffssicherheit• Geordnetheit • Integrität• Auffindbarkeit• Reproduzierbarkeit• Unverändertheit• Richtigkeit• Prüfbarkeit• Portabilität• Vertrauenswürdigkeit

Compliance: Grundsätzliche Kriterien

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1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheider-Ebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben.

2. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate Governance Strategie.

3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die Compliance-Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet.

4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden um wirksam zu sein.

5. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

6. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden.

Compliance: 10 Merksätze

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7. Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen.

8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive sondern alle Systemkomponenten in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden.

9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen.

10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind.

Compliance: 10 Merksätze

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GRC

GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell:

• Unternehmensführung:Richtlinien und Verantwortung

• Unternehmensführung:Abschätzung der Risiken

• Einhaltung derRichtlinien imgesamtenUnternehmen

Governance

Compliance

Risk Management

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Agenda

• Worum geht es?• Was ist Compliance?

• Was ist elektronische Archivierung?• Was ist der Unterschied zu




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Elektronische Archivierung

Elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen.

Elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup-Systeme.

Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Records, Dokumenten und Content mit direktem zielgerichtetem Zugriff.


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Langzeitarchivierung

LangzeitarchivierungUnter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren.

Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.Keynote Looks & Vogel

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Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung

Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.


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Revisionssicherheit: Kriterien

Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die

Revisionssicherheit von Archivsystemen:

• Ordnungsmäßigkeit

• Vollständigkeit

• Sicherheit des Gesamtverfahrens

• Schutz vor Veränderung und Verfälschung

• Sicherung vor Verlust

• Nutzung nur durch Berechtigte

• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

• Dokumentation des Verfahrens

• Nachvollziehbarkeit

• Prüfbarkeit


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Revisionssicherheit ist kein technisches Merkmal. Es gibt daher auch keine revisionssicheren Speichermedien!

WORM – d.h. nur einmal beschreibbare und dann nur noch lesbare Speicher – unterstützt die Revisionssicherheit, ist aber selbst und für sich allein genommen nicht revisionssicher!

Man kann bei Einsatz geeigneter Verfahren auch auf wiederbeschreibbaren Speichern revisionssicher archivieren!


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Die Revisionssicherheit wird in einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen.

Prozesse, Organisation und Betrieb sind auf die Erfüllung der Revisionssicherheit auszulegen und die Einhaltung der Vorgaben und beschriebenen Verfahren ist regelmäßig zu prüfen.

Die „Abnahme“ der Revisionssicherheit hat durch einen unabhängigen Dritten bzw. durch die entsprechende Aufsicht zu erfolgen.


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Anforderungen an die elektronischeArchivierung

• Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten

• Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren


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Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert:

• Architektur• Metadaten (Indizierung, Klassifikation)• Schnittstellen• Formate• Verfahren• Speichermedien• usw.

Standards

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ISO 17421 Open Archive Information SystemOAIS-Referenzmodell

(http://www.univie.ac.at/lehrentwicklung/fileadmin/le/files/Phaidra/Kolar.vnd.ppt#263,5,OAIS-Referenzmodell)

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OAIS-Referenzmodell

EingangIndizierung

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OAIS-Referenzmodell

LogikVerwaltungDatenbank

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OAIS-Referenzmodell

Archiv-Speicher

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OAIS-Referenzmodell

ZugriffBereitstellung

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• Initiative des Dachverbands der Speichersystemhersteller (SNIA).

• Alle wichtigen Anbieter sind beteiligt.

• Schnittstelle zur Vereinfachung der Datenspeicherung. Abbildung von Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Datensicherheit, Datenmigration und Compliance,

• Erlaubt die Nutzung unterschiedlicher Speichersysteme für die Archivierung:

• Festplattensubsysteme

• Netzwerkspeicher

• Bandroboter

• u.a.

eXtensible Access Method XAM


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Standards Formate

TIFFTagged Image File Format

verschiedene Spezifikationen einschließlich Farbe

PDF Portable Document Format

PDF/A als Norm ISO 19005PDF selbst wird ebenfalls durch die ISO normiert


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Viele Standards …

Dies heißt aber nicht, dass jeder Standard auch für die individuellen Archivierungsanforderungen geeignet ist!

Standards ändern sich über die Zeit. DEN universellen Standard für Schnittstellen oder Formate gibt es nicht!

Die Einhaltung von Standards gibt jedoch größere Sicherheit und macht Migrationen einfacher.


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Architektur von elektronischen Archivsystemen

ArchivsystemManagement

ArchivsystemSpeicher

IndexDatenbank

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Grundsatz

„Nur ein dummes Archiv hat lange Bestand!“

Logik, Verwaltung und Speicher sind von einander zu trennen, damit sie auch getrennt gepflegt und weiterentwickelt werden können.

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Vergangenheit

Architektur

Archiv-Client

Archivanwendung

ArchivverwaltungDatenbank

Archivspeicher

Monolith

Fach-Client

Fachanwendung

Speicher

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Archivlogik& Dienste

Heute

Architektur

Administration


Archivspeicher

Fach-Client

Fachanwendung

Temporärer Speicher

Scan-Client

Scan-anwendung

Cache

Recherche

Anzeige

Nachindizierung

Indizierung

QS

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Heute

Architektur

Administration


Archivspeicher

Fach-Client

Fachanwendung

Temporärer Speicher

Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur

Scan-Client

Scan-anwendung

Cache

Workflow-Client

Workflow

Speicher

Universal-Archivfür alle

Informationsobjekte

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Heute

Architektur

Administration


Archivspeicher

Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur

Universal-Archivfür alle

Informationsobjekte

Portal E-Mail Office

ERP kauf-männischeAnwen-dungen

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10 Grundsätze der elektronischen Archivierung

1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.

2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein.

4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.

6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

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10 Grundsätze der elektronischen Archivierung

7. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.

10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO, etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Anm.: Im Mai 2009 wurde eine Neufassung als „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ vom VOI e.V. veröffentlicht.

Diese Version basiert auf der Veröffentlichung Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6.

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Agenda

• Worum geht es?• Was ist Compliance?• Was ist elektronische Archivierung?

• Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ?



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Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement dient zur datenbank- gestützten Verwaltung elektronischer Dokumente.

Dokumentenmanagement im engeren SinnUnter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungs- und Kontrollfunktionen für die wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen

Dokumentenmanagement im weiteren SinnUnter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, Imaging, Scannen, COLD Workflow, Groupware, elektronische Archivierung und andere.


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Unterschiede Dokumentenmanagement, Records Management und Archivierung

• Dokumentenmanagement unterstützt den dynamischen Teil des Lebenszyklus einschließlich Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten.

• Records Management übernimmt die Verwaltung der Dokumente, sobald sie archivierungswürdig oder archivierungspflichtig werden und sichert die Konsistenz, Authentizität und andere Merkmale.

• Archivierung dient zur sicheren und unveränderbaren Speicherung der Informationen, die mit einem Records Management verwaltet werden.


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Was ist Records Management?

Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und

systematische Kontrolle und Durchführung der

Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung

und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der

Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von

Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe

und Transaktionen in Form von Akten.(ISO 15489 Part 1)


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ECM - Definition

“Enterprise Content Management is the Strategies, Methods and Tools used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.”

(AIIM Association for Information and Image Management International, 2008)


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ECM: das 5-Komponenten-Modell

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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Erfassung

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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Verwaltung

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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KlassischesDokumentenmanagement

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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CollaborationGroupware

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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Web ContentManagement

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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Records ManagementSchriftgutverwaltung

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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Workflow

Vorgangsbearbeitung

Business Process Management

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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Bereitstellung

Output Management

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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Ablage

Zwischenspeicherung

Zwischenarchiv

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CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


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Langzeitarchivierung

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Agenda



• Welche rechtlichen Anforderungen gibt es?

• Was sind die aktuellen Brennpunkte?• Welche Relevanz hat die Archivierung für die


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Rechtliche Anforderungen

Alle rechtlichen Anforderungen aus der „Papier-Welt“ gelten auch in der elektronischen Welt.

Die elektronische Welt ist intransparent und eröffnet mehr Möglichkeiten der Verarbeitung, Kommunikation und Nutzung.Gesetze und Verordnungen werden suksessive und immer tiefgreifender der Anforderungen der elektronischen Welt angepasst.


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Rechtliche Anforderungen

Alle Unternehmen sind betroffen.

neben generellen Vorgaben für alle gibt es immer mehr rechtliche und regulative Vorgaben für Branchen und bestimmte Geschäftstransaktionen.


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Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1)

Abk. Name Jahr

AktG Aktiengesetz 2007

AO Abgabenordnung 2006

BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006

BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006

BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006

BBankG Bundesbankgesetz 2006

EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister 2007

EStG Einkommensteuergesetz 2006

EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000

GwG Geldwäschegesetz 1997

GmbHG Gesetz betreffend die GmbH 2006

HGB Handelsgesetzbuch 2006

IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz 1997

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Abk. Name Jahr














Schriftform

§§ 126, 127 BGB

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Abk. Name Jahr














Firmierungsangabe in E-Mails

EHUG

E-Mails sind Geschäftsbriefe

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Abk. Name Jahr














Aufbewahrungspflichten

§ 257 HGB

Abgabenordnung

§ 146, 147 AO

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Abk. Name Jahr














Datenschutz

BDSG Bundesebene

Ländergesetze

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Abk. Name JahrInvZulG Investitionszulagengesetz 2004

KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998

ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002

SigÄndG Signaturänderungsgesetz 2004

SigG Signaturgesetz 2005

TDG Teledienstegesetz 2006

TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001

TKG Telekommunikationsgesetz 2007

UMAGGesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts 2005

UStG Umsatzsteuergesetz 2006

UmwG Umwandlungsgesetz 2006

VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz 2004

VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften 2002

ZPO Zivilprozessordnung 2006

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Verantwortung der Geschäftsleitung

GmbHG, KonTrag und UMAG

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Beweiswert vor Gericht

§ 282 ZPO

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Verordnungen in Deutschland

Abk. Name Jahr

GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung

GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002

GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

SigV Signaturverordnung 2001

SRVwVAllg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999

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Abk. Name Jahr







Vorgaben für die Aufbewahrungelektronischer Unterlagen

GoBS

Neu in 2009: GoBIT

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Abk. Name Jahr







Steuerprüfung

GDPdU

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Abk. Name Jahr







Steuerprüfung

Verrechnungspreisdokumentation

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Agenda



• Welche rechtlichen Anforderungen gibt es?

• Was sind die aktuellen Brennpunkte?• Welche Relevanz hat die Archivierung für die


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GDPdU: E-Mail im Kontext der GDPdU

• Organisatorisches Problem:

theoretisch kann nahezu jeder mit einer E-Mail-Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten E-Mails empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen.

• Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter E-Mails ist nicht ausreichend.

• Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen.

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GDPdU: E-Mail im Kontext der GDPdU

• Organisatorisches Problem:

theoretisch kann nahezu jeder mit einer E-Mail-Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten E-Mails empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen.

• Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter E-Mails ist nicht ausreichend.

• Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen.

Generelles Problem:

E-Mail-Management

• Geschäftscharakter

• Attachments und Formate

• Zusammenführung im Geschäfts- vorfalls-Kontext

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GDPdU: Steuerrelevante Daten

Was sind steuerrelevante Daten?

• Im Prinzip alle Daten mit Informationen, die relevant sind für Kosten und Ertrag

Problemfelder:

• Technische Abgrenzung• Daten außerhalb FiBu, z.B. Anlagenbuchhaltung,

Lohndaten, Zeiterfassung, aus Registrierkassen, Mail-Dokumente, Konstruktionsdaten

• Daten aus verschiedenen Speicherorten

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Verschärfung der GDPdU

Bestätigung der Urteile des FG Düsseldorf zur Ausweitung der GDPdU

• Ausweitung des Zugriffsrechts der Finanzbehörde auf Konten der handelsrechtlichen Buchhaltung, auf denen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht sind

• Eingescannte Belege, deren Original vernichtet wurde, müssen digital vorgehalten werden; Organisation der Datenbestände mit Trennung geschützter Daten, die nicht dem Einsichtnahmerecht unterliegen, ist Aufgabe des Steuerpflichtigen

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Bundesfinanzhofs vom September 2007

• Bundesfinanzhof vom 26. September 2007; BFH I B 53, 54/07

„Bestätigung“ der Urteile des FG Düsseldorf zur Ausweitung der GDPdU

• Ausweitung des Zugriffsrechts der Finanzbehörde auf Konten der handelsrechtlichen Buchhaltung, auf denen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht sind.

• Eingescannte Belege, deren Original vernichtet wurde, müssen digital vorgehalten werden; Organisation der Datenbestände mit Trennung geschützter Daten, die nicht dem Einsichtnahme-recht unterliegen, ist Aufgabe des Steuerpflichtigen.

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Urteil des FG Münster vom Mai 2008

• Nach einem Urteil des Finanzgerichtes Münster vom 16. Mai 2008 ist der Datenzugriff auf die Finanzbuchhaltung auch im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung zulässig.

• Der Datenzugriff, im konkreten Fall die Verpflichtung zur Datenträgerüberlassung, kann sich demnach auch auf die Daten der aufbewahrungspflichtigen Finanzbuchhaltung erstrecken, da diese lohnsteuerrelevante Daten beinhaltet und somit Gegenstand der Lohnsteueraußenprüfung ist.

• Nur so kann der Prüfungsauftrag in vollem Umfang durchgeführt werden.

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Verfügung der OFD Rheinland

• Verfügung S 2137 - St 141 der OFD Rheinland vom 05.11.2008

• Rückstellungen für Aufwendungen zur Anpassung des betrieblichen EDV-Systems an die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) überhaupt sind nicht zulässig.

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GDPdU jetzt mit „Preisschild“:Verzögerungsgeld

• Erweiterung des § 146 der Abgabenordnung (AO) im Jahressteuergesetz 2009 (JStG 2009) um Absatz 2b

• Steuerpflichtiger kommt der Aufforderung zur Einräumung des Datenzugriffs innerhalb einer angemessenen Frist nicht nach

• Gemäß Absatz 2b Festsetzung von Verzögerungsgeldern von 2.500 Euro bis 250.000 Euro im jeweiligen Einzelfall

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Agenda



• Welche rechtlichen Anforderungen gibt es?• Was sind die aktuellen Brennpunkte?

• Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen?

• Was erwartet uns in der Zukunft?

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Archivierung ist kein Nebenkriegsschauplatz.

Die Verantwortung für den ordnungsmäßigen Betrieb und die Nutzung von Informationssystemen liegt bei Geschäftsführern und Vorständen.

Eine einheitliche, durchgängige und nachvollziehbare Regelung für das Informationsmanagement ist unerlässlich.

Anspruch & HerausforderungDokumentationsanforderungen


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Elektronische Archivierung ist wirtschaftlicher als herkömmliche Papierarchive.

Bei entsprechender Auslegung sind elektronische Archive sicherer als herkömmliche Papierarchive.

Die Einführung der elektronischen Archivierung ist nur eine Frage des „Wie“ und nicht mehr des „Ob“ und „Wann“.

Anspruch & HerausforderungWirtschaftlichkeit & Sicherheit


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Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt.

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit vonelektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information istlängst eine Existenzfrage geworden.

Anspruch & HerausforderungAbhängigkeit


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Agenda




Unternehmen?

• Was erwartet uns in der Zukunft?

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Ständig neue Gesetze & Verordnungen: Die rechtliche Welt wird dem Informationszeitalter angepasst.

Was elektronisch entsteht oder nur elektronisch

vorliegt, muss auch elektronisch nachvollzieh-

bar und prüfbar sein.

Anspruch & HerausforderungDokumentationsanforderungen


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Informationswachstum

40.000 v.C

Höhlen-

malerei

Werkzeuge

105

Papier

3500

Schrift

1947

Tran-

sistor

1950

Computer

Späte 1960s

Internet

1870

Elektrizität, Telefon

1450

Druck

1993

Das Web

200436 Mrd

200324 Mrd

200212 Mrd

20016 Mrd

20003 Mrd

200552 Mrd

Gigabyte

200687 Mrd

Wir ertrinken in der Flutvon Informationen.

Es wird immer aufwändiger,

die richtigen Informationen

zu ermitteln.

Die Kosten für Informations-management steigen un-kontrolliert.


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40.000 v.C

Höhlen-

malerei

Werkzeuge

105

Papier

3500

Schrift

1947

Tran-

sistor

1950

Computer

Späte 1960s

Internet

1870


1450

Druck

1993

Das Web

200436 Mrd

200324 Mrd

200212 Mrd

20016 Mrd

20003 Mrd

200552 Mrd

Gigabyte

200687 Mrd

Elektronische Informationwächst exponentiell.


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40.000 v.C

Höhlen-

malerei

Werkzeuge

105

Papier

3500

Schrift

1947

Tran-

sistor

1950

Computer

Späte 1960s

Internet

1870


1450

Druck

1993

Das Web

200436 Mrd

200324 Mrd

200212 Mrd

20016 Mrd

20003 Mrd

200552 Mrd

Gigabyte

200687 Mrd


Annahme bis 2008: Wachstum 50% bis 70% im Jahr.


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40.000 v.C

Höhlen-

malerei

Werkzeuge

105

Papier

3500

Schrift

1947

Tran-

sistor

1950

Computer

Späte 1960s

Internet

1870


1450

Druck

1993

Das Web

200436 Mrd

200324 Mrd

200212 Mrd

20016 Mrd

20003 Mrd

200552 Mrd

Gigabyte

200687 Mrd

Bestand 2009:

ca. 250 Milliarden TeraByte


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40.000 v.C

Höhlen-

malerei

Werkzeuge

105

Papier

3500

Schrift

1947

Tran-

sistor

1950

Computer

Späte 1960s

Internet

1870


1450

Druck

1993

Das Web

200436 Mrd

200324 Mrd

200212 Mrd

20016 Mrd

20003 Mrd

200552 Mrd

Gigabyte

200687 Mrd


Annahme 2009:

Jedes Jahr werden mehr alsdoppelt so viele Datenwie im Vorjahr generiert.


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Wir sprechen nicht über ein Speicherproblem!

Information muss organisiert werden, um nutzbar und nachvollziehbar zu sein!Nur so kann Information wirtschaftlich vorteilhaft genutzt und zugleich die Compliance-Anforderungen erfüllt werden!



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Es geht nicht nur um die Archivierung geschäftlicher Daten und Dokumente - wir haben auch eine historische Verantwortung!

Zukünftige Archäologen werden unsere Zeit als das „Dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“ bezeichnen.“

Herausforderung Archivierung


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Verantwortung

Die elektronische Archivierungist das Gedächtnis der

Informationsgesellschaft.

(Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, auf dem DLM Forum Brüssel, 1999)

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