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D E B I T O R E N B U C H H A L T U N G
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ABACUS Research AGBetriebswirtschaftliche Software
Ziegeleistrasse 12CH-9302 Kronbühl-St.Gallen
Telefon 071 292 25 25Fax 071 292 25 00
Debi_Umschlag_1_d 12.6.2006 12:00 Uhr Seite 1
A U F B R U C H
Schnelles Denken und Handeln gelten in einer Zeit ständigen Wandels als
Erfolgsfaktoren innovativer Betriebe. Die Grundlage für schnelle Entscheidungen
bilden aktuelle Informationen. Dabei leistet die Debitorenbuchhaltung einen
entscheidenden Beitrag. Durch die nahtlose Integration der Verkaufsabteilung
und Buchhaltung werden Kreditwürdigkeit und Zahlungsverhalten bereits bei
der Offerte oder Rechnung geprüft. Die Debitorenbuchhaltung wird damit zu
einem wichtigen Kontrollinstrument der Verkaufsabteilung.
Offenheit als oberstes Gebot
Für alles offen sein und dennoch alles unter Kontrolle haben. Die ABACUS
Debitorenbuchhaltung verfügt über moderne Schnittstellen, welche die Daten
direkt mit Fremdprogrammen beliebiger Branchen austauschen. Dadurch
werden die Eingaben bereits bei der Erfassung geprüft und direkt von der
Auftragsbearbeitung bis in die Finanzbuchhaltung übertragen.
Was wir entwickeln, bringt Sie weiter
Als einer der führenden Schweizer Hersteller entwickelt ABACUS seit mehr als
zwei Jahrzehnten betriebswirtschaftliche Software. Diese Erfahrung und die
konsequente Orientierung an den Bedürfnissen des Anwenders sind die Basis
für leistungsfähige, erfolgreiche Produkte, bei denen auch die Freude am
Arbeiten nicht zu kurz kommt.
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A B A C U S I S T M E H R A L S N U R S O F T W A R E
Leistungsfähig und bewährt
ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über 30’000
Betrieben im täglichen Einsatz bewährt. Die universelle Einsetzbarkeit und
Leistungsfähigkeit beweist die ABACUS-Software sowohl in Kleinbetrieben als
auch im Einsatz in grösseren Unternehmen. ABACUS-Software wird von den
grössten und renommierten schweizerischen Treuhandgesellschaften selber
eingesetzt und empfohlen.
Integriert und flexibel
Der modulare Aufbau und die Möglichkeit, die ABACUS-Programme als Ein-
platzlösung oder in Netzwerken integriert einzusetzen, erlauben jederzeit eine
nachträgliche Erweiterung der Anwendung. Der Betrieb kann so die ABACUS-
Software seinen wachsenden Anforderungen anpassen. Erst die Möglichkeit,
die Programme in vielen Bereichen den Bedürfnissen der Anwender anzupassen,
stellt den optimal abgestimmten Einsatz der Software sicher.
Moderne Technologien
Mit einem Mausklick kann direkt aus der ABACUS Auftragsbearbeitung oder
Fakturierung im Internet ein Web-Shop eröffnet werden – E-Commerce
einfach und effizient. Transaktionen lassen sich im XML-Format mit Geschäfts-
partnern austauschen und B2B wird Realität.
Weiterentwicklung
Die permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und
Ausbildung getätigten Investitionen.
Hotline
ABACUS bietet eine Hotline an, die den Anwender schnell und kompetent
unterstützt.
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ABACUS-Software wird zum <digital erp>
Ab der Version 2005.1 stehen den Anwendern der ABACUS-Software
verschiedene Funktionen zur Verfügung, mit denen die innerbetrieblichen und
die geschäftsübergreifenden Prozesse digital unterstützt und abgewickelt
werden können – papierlos von A-Z.
> Erstellung von Dokumenten wie Rechnungen als PDF mit integrierter XML-
Inhaltsbeschreibung der Informationen und Daten
> Direkter Versand von Dokumenten wie Rechnungen über E-Mail oder
E-Business-Netzwerke
> Ergänzung von erstellten Dokumenten mit digitaler Signatur und Public-
Key-Kryptografie für maximale Sicherheit gemäss gesetzlichen Vorschriften
> Empfang von digital signierten Dokumenten wie Lieferantenfakturen mit
automatischer Überprüfung der Gültigkeit des Zertifikates bei Zertifizie-
rungsstelle
> Automatische Weiterverarbeitung von empfangenen Lieferantenrechnungen
in der Kreditorenbuchhaltung aufgrund des PDF mit integrierter XML-
Dateiinformation
> Verknüpfung von Buchhaltungstransaktionen mit Originalbelegen und
Ermöglichung einer lückenlosen Prüfspur
> Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente im
Archiv / Dossier und leistungsfähige Suchmaschine AbaPilot für ein gezieltes
Auffinden von Daten und zugeordneten Originalbelegen
> Scanning-Funktion für Digitalisierung von Originaldokumenten auf Papier
mit automatischer Zuordnung zum betreffenden Lieferanten resp. zur
Buchungstransaktion
> Auslagerung sämtlicher buchhaltungsrelevanter Informationen auf externe
Datenträger wie CD / DVD inkl. Suchmaschine und Viewer für eine komfor-
table Suche nach Daten und Informationen direkt auf dem Datenträger
(plattformunabhängig)
Vertriebspartner
ABACUS-Vertriebspartner mit mehrjähriger Erfahrung bieten das betriebswirt-
schaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den
Unterhalt der Software. Qualifizierte ABACUS-Vertriebspartner erhalten den
Status eines Logo-Partners. Sie absolvieren jährliche, obligatorische Kurse,
beschäftigen eine Mindestanzahl von ABACUS-Beratern und erzielen einen
Minimalumsatz mit ABACUS-Software pro Jahr. Software-Partner unterstützen
zudem die gesamte Produktpalette und bieten eine permanente Hotline an.
Schulungsangebot
Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen
und produktives Einsetzen der Programme.
Software-Zertifikat
Durch eine grosse Buchprüfungsfirma wurde die ABACUS-Finanzsoftware auf
die Einhaltung der Buchführungsnormen überprüft.
ABACUS
PROFESSIONAL
ABACUS
HÄNDLER
A B A C U S D E B I – B E S T A N D T E I L D E S V E R T R I E B S C O N T R O L L I N G S
Ein Unternehmen muss jederzeit die Kontrolle über die offenen Posten haben.
Mit einer Debitorenbuchhaltung als integralem Bestandteil des Vertriebs-
controllings kann zudem die Kreditwürdigkeit eines Kunden bereits bei der
Offerte oder Auftragserfassung überprüft werden.
Stärken der Debitorenbuchhaltung
> Direkte Integration in Verkauf und Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung
> Dank modernen Schnittstellen können Stammdaten, Belege und Zahlungen
mit vorgelagerten Systemen direkt ausgetauscht werden (bidirektionaler
Datenaustausch)
> Automatisierter Zahlungsverkehr mit VESR, LSV und Debit Direct
> Mahnwesen mit frei definierbarem Mahnformular, Mahn-ESR und Mahnspesen
> Einfache, ablaufgesteuerte Bewirtschaftung von Kundenstammdaten dank
Vorschlagswerten, Kopierfunktionen etc.
> Vielfältige Darstellungsformen der offenen Posten, Kontoauszüge und
Fälligkeitslisten nach verschiedensten Kriterien
> Mit AbaVision – dem verbindenden Element von ABACUS und Excel –
können die Daten online in verschiedenen Verdichtungsstufen dem
Management übersichtlich und grafisch unterstützt präsentiert werden
> Freie Beleg- und Zahlungsarten
> Konten- und Kostenstellen-Vorschläge für die flexible Verbindung zur
Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
> Buchungen zwischen unterschiedlichen Fremdwährungen
> Integrierte Provisionsabrechnung
> Automatische Berechnung von Verzugszinsen
> Revisionsgerechte Journalisierungen
> Sammeldebitoren für Einmalkunden
> Grössere Datenbestände wie zum Beispiel 500’000 Debitorenstämme oder
über eine Million Belege können sicher verarbeitet werden
Die folgenden Seiten zeigen im Detail die vielfältigen
Möglichkeiten, welche die ABACUS Debitorenbuch-
haltung bietet.
Die optionalen Programm-Module sind auf den Zusatz-
seiten im Anhang dieser Broschüre ausführlich beschrieben:
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Datenblatt / Systemvoraussetzungen
Mandanten
Geschäftsbereiche
Fremdwährungen
Check drucken / verwalten
Electronic Banking (DTA, EZAG etc.)
Visumskontrolle
ASCII-Schnittstellen / Business Objects
Erweiterte Belegarten
AbaView Report Writer
ABACUS Tool-Kit
ABACUS Tools
K U N D E N S T A M M
Der Kundenstamm enthält sämtliche relevanten
Informationen, die der Vertrieb und die Buch-
haltung über einen Kunden benötigen.
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Mahnwesen
Spezifische Eigenschaften des Mahnwesens können pro Kunde definiert werden:
> Mahnadresse für abweichende Mahnempfänger
> Kontaktperson für Mahnadresse
> Mahnverfahren, falls Kunde speziell gemahnt wird
> Mahnbereiche, sofern mehrere Sachbearbeiter mahnen
> Kunde nie mahnen
> Nur Kontoauszug senden
> Mahnsperre setzen
Mit Hilfe dieser Zusatzfunktionen können auch spezielle Kunden mit einer
“persönlichen Note” gemahnt werden.
Sammeldebitor
Sammeldebitoren ermöglichen eine einfache und effiziente Verwaltung von
Kunden, mit denen ein Unternehmen nur einmal oder selten Geschäfte
abwickelt. Bei der Erfassung von solchen Belegen auf einen Sammeldebitor
werden trotzdem sämtliche Adressinformationen des Kunden mitgespeichert.
Somit wird der gleiche Debitorenstamm für mehrere Kunden benutzt und
trotzdem stehen alle Informationen für die Zahlung oder das Mahnwesen zur
Verfügung.
Kreditlimite
Die Kreditlimite kann auf unterschiedlichen Ebenen festgelegt werden:
> Kreditlimite in Leitwährung
> Kreditlimite pro Fremdwährung
> Kreditlimite auf Umsatzdebitor prüfen
Diese Kreditlimiten werden in der Auftragsbearbeitung bei der Erfassung von
neuen Aufträgen geprüft. Dabei kann festgelegt werden, ob nur eine
Warnung angezeigt oder die Erfassung weiterer Belege gesperrt werden soll.
K U N D E N S T A M M
Umsatzdebitor
Durch die Verbindung eines Kunden mit einem Umsatzdebitor werden die
Umsatzzahlen ebenfalls auf dem Umsatzdebitor gebucht. Bei Unter-
nehmungen mit Filialen können die offenen Posten oder Umsatzzahlen pro
Filiale (Kunde) sowie pro Unternehmensgruppe (Umsatzdebitor) ausgewiesen
werden.
Kunden-Informationssystem (KIS)
Mit dem Kunden-Informationssystem (KIS) stehen die wichtigsten Kennzahlen
wie offene Posten, Umsatz, Entgeltsminderungen, Zahlungsverhalten, Kredit-
limite eines Kunden oder Anzahl Mahnungen auf einen Blick zur Verfügung.
Das KIS gibt dem Sachbearbeiter rasch die notwendigen Informationen für die
Beurteilung eines Kunden. Die Zahlen können auch via Excel grafisch auf-
bereitet werden.
Klassierungen
Die Kunden können verschiedenen mehrstufigen Klassierungen zugeordnet
werden. Dadurch werden Auswertungen gegliedert nach Länder und
Regionen oder Produktegruppen erstellt.
Adressstamm
Sämtliche Adressen werden in einer zentralen Adressdatei abgespeichert. Bei
der Eröffnung eines neuen Kunden wird die Adresse geprüft, so dass
Doppelerfassungen von Kundenstammdaten ausgeschlossen sind.
Kopieren von Kundenstammdaten
Neue Kunden können durch Kopieren eines bestehenden (Muster-)
Kundenstamms schnell und sicher eröffnet werden. Im Normalfall muss dank
dieser Kopierfunktion für einen neuen Kunden nur noch die Adresse erfasst
werden.
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Notizen
Für jeden Kundenstamm lassen sich beliebige Texte erfassen. Diese können für
Notizen über den Kunden verwendet werden und lassen sich auch bei der
Belegerfassung anzeigen. So wird beispielsweise bei der Auftragserfassung
bereits eine Meldung angezeigt, dass der Kunde den Konkurs angemeldet hat
und deshalb keine weiteren Aufträge für diesen Kunden mehr erfasst werden
können.
K U N D E N S T A M M
13H I G H L I G H T S
Dossiers
Dossiers sind vergleichbar mit Arbeitsmappen, die verschie-
denste Dokumente jeglicher Herkunft enthalten können. So
lassen sich Dokumente aus Excel, Word, Powerpoint oder
auch ABACUS-Listen pro Kunde in seinem elektronischen
Dossier ablegen.
Pro Kunde mehrere Fremdwährungen
Es können für einen Kunden Belege in verschiedenen
Währungen erfasst werden. Die Übersicht über die
offenen Posten pro Kunde in Leit- und Fremdwährungen
geht nie verloren, weil der Kunde im System nur einmal
gespeichert ist.
Auftragsbearbeitung
Für den Bereich Auftragsbearbeitung lassen sich im
Kundenstamm Informationen für die Fakturierung mit
sämtlichen Verkaufskonditionen definieren. Damit ist eine
individuelle Fakturierung pro Kunde sichergestellt.
Zahlstellen
Für den automatischen Einzug von Forderungen mit dem
Lastschrift-Verfahren (LSV+) der Banken oder Debit Direct
der Post können pro Kunde die Zahlungswege als
Vorschlag für die Belegerfassung festgelegt werden.
B E L E G E E R F A S S E N
Werden Belege nicht aus einem vorgelagerten
System automatisiert in die Debitorenbuchhaltung
übernommen, braucht es ein Programm, das die
manuellen Erfassungsprozesse optimal unterstützen
kann und damit einen wesentlichen Beitrag zur
rationellen Arbeitsabwicklung leistet.
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Belegarten
Mit Hilfe von Belegarten können die verschiedenen Geschäftsfälle in der
ABACUS Debitorenbuchhaltung unterschieden und abgebildet werden. Stan-
dardmässig stehen folgende Belegarten zur Auswahl:
> Rechnung > Anzahlung > Gutschrift > Schlusszahlung > Vortrag
Zusätzlich kann für jede Belegart die Erfassung sämtlicher Eingabefelder den
betrieblichen Bedürfnissen angepasst werden, wie zum Beispiel:
> Vorschläge für die Vergabe von Beleg-, Fibu- oder Mahndatum
> Zuordnung eines Kontovorschlags
> Vorschläge für die Vergabe von Zahlungskonditionen, Mahnverfahren oder
Mahnbereichen usw.
Der grosse Vorteil von frei definierbaren Belegarten besteht darin, dass durch
die Vergabe von Vorschlägen die manuelle Erfassung von Belegen sehr effizient
abgewickelt werden kann.
Online-Verbuchung in Finanzbuchhaltung
Pro Beleg können beliebig viele Einzelpositionen mit unterschiedlichen Konten,
Kostenstellen und/oder Aufträgen erfasst werden. Die Zahlen der Finanz-
buchhaltung und Kostenrechnung werden dabei automatisch aktualisiert. Die
Belege werden wahlweise einzeln oder verdichtet in die Finanzbuchhaltung
übertragen.
Dank der Online-Verbuchung wird der Aufwand für die Abstimmung der
Debitoren- mit der Finanzbuchhaltung auf ein Minimum reduziert.
Automatisches Buchen
Die Belege können auch mit Hilfe moderner Schnittstellen aus der Auftrags-
bearbeitung direkt in die ABACUS Debitoren- und somit auch in die Finanz-
buchhaltung übertragen werden. In diesem Fall werden die Zahlen der
Lagerbuchhaltung, Verkaufsstatistiken, offenen Posten sowie der Finanz-
buchhaltung und Kostenrechnung online aktualisiert. Schnittstellen- und
Batchverarbeitungen fallen vollständig weg.
Buchen mit Mehrwertsteuer
Jede Position einer Rechnung kann mit unterschiedlichen MWST-Codes erfasst
werden. Auf den Konten sowie auf den Kunden- und Artikelstämmen können
währungsabhängige Vorschläge für den MWST-Code hinterlegt werden, so
dass Fehlerfassungen praktisch ausgeschlossen sind.
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Barzahlung
Bei einer Barzahlung eines Kunden wird die Zahlung automatisch gebucht und
der offene Posten sofort ausgeglichen. Dadurch werden auch bei Bar-
zahlungen die Umsätze in der Kundenstatistik korrekt nachgeführt.
Anzahlungen / Schlussabrechnung
Wurde mit dem Kunden eine Anzahlung vereinbart, wird eine Anzahlungsauf-
forderung erfasst. Bei der Erfassung der Schlussabrechnung werden sämtliche
Anzahlungen auf der Schlussabrechnung berücksichtigt. Anzahlungen sowie
Schlussabrechnung werden im System durch eine eindeutige “Geschäftsfall-
Nummer” zusammengefasst.
Belege korrigieren / stornieren
Solange noch keine manuelle Buchungssperre, keine Zahlung erfasst, kein
Zwischen- oder Jahresabschluss oder die definitive MWST-Abrechnung erstellt
ist, können sämtliche Daten eines Belegs geändert oder storniert werden.
Zahlungskonditionen ändern
Pro Beleg können die Zahlungskonditionen jederzeit geändert werden. Für
einen Beleg mit einer Zahlungskondition von “30 Tage netto” kann so
beispielsweise eine Zahlungskondition mit zwei Teilzahlungen und separaten
Skonto- und Nettozahlungsfristen definiert werden.
Nach der Änderung können sofort die entsprechenden Einzahlungsscheine
ausgedruckt und dem Kunden geschickt werden.
Für jeden Beleg kann nachträglich ein neuer Einzahlungsschein ausgedruckt
werden. Selbstverständlich werden auch Teilzahlungskonditionen berücksichtigt
und wenn notwendig mehrere Einzahlungsscheine erstellt.
Originalbelege
Zu jeder Rechnung kann das Originaldokument abgespeichert werden. Dieses
Dokument kann in verschiedenen Auswertungen, zum Beispiel im Konto-
auszug der Finanzbuchhaltung, optional ausgegeben werden.
Journalisierung
Sämtliche Buchungen werden nach revisionstechnischen Gesichtspunkten
journalisiert. Dies ermöglicht einen lückenlosen Ausweis der einzelnen
Bewegungen, sortiert nach unterschiedlichen Gesichtspunkten.
17H I G H L I G H T S
Freie Gruppierungen
Jedem Beleg können bis zu sechs freie Gruppie-
rungselemente zugeordnet werden, die zu statistischen
Zwecken in den Auswertungen verwendet werden
können. So lassen sich beispielsweise die Belege bestimm-
ten Verkaufsgebieten oder Artikelgruppen zuordnen, um
eine Umsatzstatistik für diese Kriterien zu erstellen.
Interne Gutschriften
Falls auf einem Beleg bereits Zahlungen erfasst sind, dieser
aber dennoch durch einen neuen Beleg ersetzt werden soll,
besteht die Möglichkeit, die bereits geleisteten Zahlungen
auf einen Ersatzbeleg umzubuchen, zum Beispiel bei der
Umbuchung einer Reise, auf die bereits Anzahlungen
geleistet wurden.
Belegprinzip
Die Belege können einzeln oder verdichtet in die
Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung übertragen
werden. In Reports, die mit den ABACUS-Standard-
auswertungen oder im Excel mit AbaVision erstellt
werden, können sämtliche Saldozahlen bis auf die einzelnen
Belege detailliert dargestellt werden.
Erweiterte Belegfelder
In den erweiterten Belegfeldern können Zusatzangaben
zum Beleg wie Mahndatum, Mahnbereich, Zahlungsweg
für LSV+ oder BAD, Mahnverfahren und Zahlungskondi-
tionen angezeigt oder in Ausnahmefällen individuell pro
Beleg abgeändert werden.
Die offenen Posten können automatisch mittels
VESR, LSV+ oder Debit Direct ausgeglichen werden.
Auch manuelle Zahlungen lassen sich dank über-
sichtlichen Erfassungsmasken rationell erfassen.
A U T O M A T I S C H E Z A H L U N G S D I S P O S I T I O N
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Einzelzahlungen
Im Einzelzahlungsmodus lassen sich sämtliche Zahlungsarten erfassen. So können
nebst normalen Zahlungen auch Spezialfälle wie die Verrechnung von
Gutschriften oder Überträge von Vorauszahlungen gebucht werden.
Eine Einzelzahlung kann in einer beliebigen Währung erfasst werden, also
auch in einer anderen Währung als die Währung der auszugleichenden
Rechnung.
Sammelzahlungen
Bei einer Sammelzahlung kann eine Zahlung auf verschiedene Belege eines
Kunden aufgeteilt werden. Sehr nützlich ist dabei die Möglichkeit, Sammel-
zahlungen erfassen zu können, ohne einzelne Rechnungen schon zum
Zeitpunkt der Zahlungserfassung zuordnen zu müssen. Die Vervollständigung
solcher Sammelzahlungen ist jederzeit in einem zweiten Schritt möglich.
Überzahlungen
Überzahlungen werden nach zwei verschiedenen Varianten verbucht:
> Die Überzahlung wird automatisch als weitere Zahlung gebucht. Der Beleg
bleibt in der Höhe der Überzahlung offen.
> Die Überzahlung wird automatisch erfolgswirksam gebucht, so dass der
Beleg erledigt ist.
VESR-Zahlungen
Über VESR oder VESR+ wird der Zahlungsverkehr weitgehend automatisiert.
Dabei werden auch VESR-Zahlungen von Sammelmahnungen problemlos
verarbeitet. Zur Kontrolle der VESR-Zahlungen kann vor der definitiven
Verbuchung der Zahlungen auch eine Simulation durchgeführt werden.
Elektronische Zahlungen
Falls eine Einzugsermächtigung mit dem Kunden vereinbart ist, werden
bestimmte Buchungen wie zum Beispiel Abonnements- oder Wartungs-
gebühren direkt via Lastschrift-Verfahren (LSV+) der Bank oder Debit Direct der
Post dem Konto des Kunden belastet.
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Spezielle Zahlungsarten
Mit Hilfe spezieller Zahlungsarten können folgende Transaktionen einfach
gebucht werden:
> Übertrag von Vorauszahlungen > Verrechnung mit Kreditorenbelegen
> Überzahlungen > Bankspesen
> Verrechnung von Gutschriften > Kommissionen
Aufschlüsselung von Entgeltsminderungen
Skonti, Rabatte oder Verluste werden automatisch auf die in der Rechnung
verwendeten MWST-Codes, Kostenstellen oder Aufträge / Projekte aufgeteilt.
Sie können aber auch einer fix vorgegebenen Kostenstelle zugeordnet
werden.
Kursgewinn / Kursverlust
ABACUS unterscheidet zwischen realisierten und nicht realisierten
Kursgewinnen / Kursverlusten:
> Nicht realisierte Kursgewinne / Kursverluste
Die offenen Posten in Fremdwährung können per Stichtag zu einem
bestimmten Kurs bewertet werden. Diese Kursausgleichsbuchungen werden
speziellen Erfolgskonten für die Verbuchung von nicht realisierten
Kursgewinnen / Kursverlusten zugewiesen.
> Realisierte Kursgewinne / Kursverluste
Sobald der offene Posten in Fremdwährung ausgeglichen ist, werden die
nicht realisierten Kursgewinne / Kursverluste automatisch ausgebucht und
gleichzeitig die tatsächlich realisierten Kursgewinne / Kursverluste verbucht.
Offene Posten automatisch ausbuchen
Alle offenen Posten, die zum Beispiel kleiner als CHF 50.– sind, können in einer
Liste aufbereitet und automatisch ausgebucht werden.
Zahlungen stornieren / korrigieren
Solange noch keine manuelle Buchungssperre, ein Zwischen- oder
Jahresabschluss oder die definitive MWST-Abrechnung erstellt ist, können
sämtliche Daten einer Zahlung geändert oder storniert werden.
Journalisierung
Sämtliche Zahlungen werden nach revisionstechnischen Gesichtspunkten
journalisiert. Dies ermöglicht einen lückenlosen Ausweis der einzelnen
Zahlungen, sortiert nach unterschiedlichen Gesichtspunkten.
H I G H L I G H T S
Vorauszahlungen
Vorauszahlungen werden mit einer speziellen Zahlungsart
verbucht und erhalten wie jeder andere Beleg eine eigene
Belegnummer. Vorauszahlungen werden mit einem
MWST-Code erfasst, so dass sie in der MWST-Abrechnung
korrekt ausgewiesen werden.
Sammelzahlungen vervollständigen
Der Zahlungseingang kann als Sammelzahlung erfasst
werden. Nur der Kunde und der Zahlungsbetrag werden
angegeben. In einem zweiten Schritt werden den
Sammelzahlungen die offenen Rechnungen zugeordnet.
LSV+ und Debit Direct
Falls der Kunde eine Zahlung widerruft, die er mittels
LSV+ oder Debit Direct geleistet hat, kann diese, obwohl
bereits verbucht, jederzeit zurückgebucht und wieder als
offener Posten geführt werden.
Suchfilter
Verschiedene Suchfilter erleichtern das Auffinden von
Belegen bei der Erfassung von Zahlungen. So können
beispielsweise Belege von Sammeldebitoren nach dem
Kurznamen oder der Postleitzahl der Fakturaadresse
gesucht werden.
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Die laufende Mahnung der fälligen Posten zählt zu
den wichtigsten Kontrollaufgaben, um die Liquidität
des Betriebes sicherzustellen. Da es sich beim
Mahnwesen aber auch um einen persönlichen
Aspekt der Geschäftsbeziehung mit den Kunden
handelt, muss es je nach Branche und Kunden ganz
spezifisch angepasst werden können.
M A H N W E S E N
23Das Mahnwesen zeichnet sich durch folgende Spezialitäten aus:
> Beliebig viele Mahnverfahren für die Steuerung des Mahnablaufs
> Pro Mahnverfahren beliebige Mahnstufen
> Mahnen getrennt pro Mahnbereich
> Mahntexte pro Mahnstufe nach dem Sprachcode des Kunden
> Mindestmahnbeträge
> Mahngebühren
> Kontoauszüge, Einzel- oder Sammelmahnungen mit VESR
> Mahnabstände pro Kunde frei definierbar
> Mahnsperren für Kunden oder einzelne Belege
> Beliebig viele Mahnläufe
> Mahnvorschläge beliebig mutierbar
> Mahnstatistik
Mahntexte
Die Mahntexte werden pro Mahnstufe und Sprache frei definiert. Jeder Kunde
wird automatisch in der Sprache gemahnt, die im Kundenstamm hinterlegt ist.
Mahnsperren
Mahnsperren können für einzelne Belege oder Kunden gesetzt und zeitlich
terminiert werden. Gesperrte Belege oder Kunden können in einer speziellen
Liste überwacht werden.
Mahngebühren
Mahngebühren können pro Mahnstufe und Währung bestimmt werden.
Erfolgt die Mahnung mittels ESR, wird automatisch eine neue ESR-Nummer
gebildet und abgespeichert. Mahngebühren werden erst bei deren Bezahlung
zusammen mit der entsprechenden MWST in die Finanzbuchhaltung gebucht.
Nicht bezahlte Mahnspesen können an das Fakturierungssystem für die nächste
Rechnung übertragen werden.
Verantwortliche
Pro Beleg kann ein Verantwortlicher, zum Beispiel ein Projekt- oder Mandats-
leiter, der für die Rechnungsstellung verantwortlich ist, erfasst werden. Bevor
die Mahnungen verschickt werden, können die Mahnlisten nach Verant-
wortlichen getrennt zur Kontrolle verteilt werden.
M A H N W E S E N
Kontoauszug
Anstelle einer Mahnung kann dem Kunden auch ein Kontoauszug verschickt
werden. Ein Kontoauszug beinhaltet nebst den fälligen Belegen auch alle nicht
fälligen Belege.
Mahnstufe ändern
In einem speziellen Programm kann für jeden Beleg die Mahnstufe manuell
bearbeitet werden. Wurde ein Beleg irrtümlicherweise gemahnt, lässt sich die
Mahnstufe wieder zurücksetzen.
Mahnabstand
Der Mahnabstand legt die Anzahl Tage fest, die zwischen zwei Mahnungen
vergehen müssen, bevor ein Kunde erneut gemahnt werden kann. Damit ist
sichergestellt, dass ein Kunde innerhalb einer bestimmten Frist nur einmal eine
Mahnung erhält.
Karenztage
Mit Hilfe der Karenztage kann die Bearbeitungszeit für die Verarbeitung von
Zahlungseingängen berücksichtigt werden. Die Karenztage können pro
Mahnstufe bestimmt werden.
Mahnadresse
Wenn Mahnungen nicht an den Kunden gesendet werden, gegenüber dem
die Forderung besteht, kann ein abweichender Mahnempfänger pro Beleg
bestimmt werden.
Mahnbereiche
Mahnbereiche werden verwendet, wenn für die Abwicklung des Mahnwesens
innerhalb eines Mandanten mehrere Organisationseinheiten zuständig sind.
Der Mahnbereich kann zum Beispiel einem Geschäftsbereich (Filiale,
Nebenbetrieb) oder einer Verkaufsorganisation entsprechen. Das Mahnen er-
folgt dann getrennt nach Mahnbereichen.
Mahnstatistik
Sämtliche Mahninformationen eines Belegs oder Kunden können ausgewertet
werden. Dadurch erhalten die Geschäftsleitung, Sachbearbeiter und auch die
Revisionsstelle einen schnellen Überblick über die im Mahnwesen durch-
geführten Aktivitäten.
H I G H L I G H T S
Mahnläufe
Es können beliebig viele Mahnvorschläge für die ganze
Firma oder für einzelne Mahnbereiche pro Tag erstellt und
parallel verarbeitet werden. Der Mahnvorschlag lässt sich
manuell bearbeiten, wobei einzelne mahnbare Belege aus
dem Mahnvorschlag entfernt oder auch die nicht zu
mahnenden Belege angezeigt werden können.
Mahnungen in Dossier schreiben
Die Mahnungen können beim Ausdrucken automatisch
im Dossier des entsprechenden Debitors archiviert
werden.
Einzel- / Sammelmahnungen
Pro Mahnstufe wird festgelegt, ob eine Einzel- oder
Sammelmahnung erstellt werden soll. Mahngebühren und
ESR können auch bei Sammelmahnungen verarbeitet werden.
Mahnungen via E-Mail versenden
Mahnungen können direkt via E-Mail gesendet werden.
Somit fallen keine Versandkosten mehr an.
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A U S W E R T U N G E N
Die Übersicht über die fälligen offenen Posten
geht dank klar strukturierten und frei gestaltbaren
Listen auch bei grossen Datenmengen nie verloren.
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Reihenfolge der OP-Liste
Die OP-Liste kann nach folgenden Kriterien sortiert ausgewertet werden:
> Kunden > Kostenstellen > Mahnbereiche > Geschäftsbereich
> Klassierung > Verantwortliche > Belegarten > Geschäftsfälle
OP-Saldoliste
In der OP-Saldoliste werden die offenen Posten pro Kunde oder Firma ausge-
geben. Die OP-Saldoliste hat den Vorteil, dass sie unabhängig von der Anzahl
erfasster Belege die offenen Posten aller Gruppierungselemente wie Projekte,
Kostenstellen, Verantwortliche, Fremdwährungen usw. einzeln oder in Form
von Rekapitulationen sofort ausgeben kann.
OP-Detailliste
Die OP-Detailliste liefert sämtliche Informationen über einen offenen Posten
wie beispielsweise bereits geleistete Teilzahlungen, Kontierungen usw.
Fälligkeitsliste
Die Fälligkeitsliste gibt eine Übersicht über die ausstehenden Rechnungen. Sie
hat die gleichen Funktionen wie die OP-Liste, wobei zusätzlich noch ein
vergangenheits- und zukunftsorientierter Wochenrapport möglich ist. Mit der
Fälligkeitsliste wird die Grundlage für eine übersichtliche Liquiditätsplanung
geschaffen.
Rekapitulationen
Selbstverständlich werden von allen Gruppierungselementen in den Standard-
listen Rekapitulationen angezeigt, die einen schnellen Überblick der wichtigsten
Zahlen vermitteln und auch helfen, den Papierbedarf auf ein Minimum zu
reduzieren.
Interne Kontoauszüge
Kontoauszüge werden sortiert nach Fibu-Datum, Belegdatum oder nach
Belegnummer, mit vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten kombiniert, erstellt.
Externe Kontoauszüge
Externe Kontoauszüge können in Briefform für die Saldobestätigung direkt an
die Kunden verschickt werden.
A U S W E R T U N G E N
MWST-Abrechnung
Die MWST-Abrechnung kann einzeln nur für die Debitorenbuchhaltung oder
auch zentral für alle installierten Programme in der Finanzbuchhaltung erstellt
werden. Zur Kontrolle der MWST steht eine Verprobungsliste zur Verfügung,
die Auskunft über die verwendeten MWST-Codes und Konten sowie über die
gebuchte und errechnete MWST gibt.
Auswertungen mit Excel
Auswertungen für die Debitorenbuchhaltung können mit AbaVision direkt im
Microsoft Excel erstellt werden. Dabei können beliebige Saldi wie Umsätze,
offene Posten usw. einzeln oder in verdichteter Form abgefragt werden. Die
Zahlen lassen sich im Excel mit den gewohnten Funktionen auch grafisch
darstellen.
Selbstverständlich können die Auswertungen auch ins Microsoft Word exportiert
werden, um beispielsweise textliche Ergänzungen oder Korrekturen anzu-
bringen.
Kundenlisten
Die vordefinierten Kundenlisten beinhalten die wichtigsten Angaben des
Kunden wie Umsatz, Kreditlimiten, Telefon usw.
Frei gestaltbare Listen
In den gestaltbaren Listen kann der Anwender die Form der Auswertungen
selber gestalten. Dabei wird sowohl der Inhalt der Spalten als auch die
Reihenfolge in den Zeilen durch den Anwender bestimmt.
Vorgaben
Die Vorgaben sind ein effizientes Hilfsmittel für ein einheitliches Reporting. In
jedem Druckprogramm können Listen zusammen mit den jeweiligen
Gestaltungselementen als Vorgabe abgespeichert werden.
Alle Vorgaben eines Mandanten können in weitere Mandanten der Debitoren-
buchhaltung kopiert werden.
Ausgabeformate
Die Auswertungen können in verschiedenen Formaten zum Beispiel auch im
PDF-Format gespeichert werden.
29H I G H L I G H T S
Rückwirkende OP- und Fälligkeitslisten
Sämtliche OP- und Fälligkeitslisten können rückwirkend
oder auch zukunftsorientiert auf ein beliebiges Tages-
datum erstellt werden. Wahlweise werden alle Belege, nur
die OP pro Kunde oder das Gesamttotal ausgedruckt.
Vier frei definierbare Fälligkeitsintervalle
Für die Fälligkeitsliste stehen vier Fälligkeitsintervalle zur
Verfügung. Das System bereitet alle Belege auf und weist
diese aufgrund der effektiven Zahlungskonditionen oder
aufgrund des bisherigen Zahlungsverhaltens des Kunden
den Intervallen zu.
Kunden-Informationssystem
Die übersichtliche Darstellung der Monats- und Jahres-
umsätze ist ein wichtiges Führungsinstrument. So können
zum Beispiel im Kunden-Informationssystem auch Umsatz-
vergleiche mit beliebigen Kunden grafisch dargestellt
werden.
AbaVision – ein Bild sagt mehr als tausend Worte
AbaVision bietet unbegrenzte Möglichkeiten, die Zahlen
aus den verschiedenen ABACUS-Programmen im Excel in
verdichteter Form und grafisch unterstützt darzustellen.
Damit wird Excel mit AbaVision zum umfassenden und
direkt integrierten MIS.
D E F I N I T I O N E N / S Y S T E M P R O G R A M M E
Mit vordefinierten Einstellungen lässt sich der
Einsatz der Debitorenbuchhaltung für den tagtäg-
lichen Einsatz optimieren.
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Fibu-Verbuchung
Die Belege und Zahlungen werden nach folgenden Verdichtungsschlüsseln
direkt in die ABACUS Finanzbuchhaltung gebucht:
> Monatlich verdichten > Täglich verdichten > Nicht verdichten
Damit lässt sich der Detaillierungsgrad der Verbuchung steuern. Der Anwen-
der wird zudem durch die folgenden Möglichkeiten unterstützt:
> Details in Kontoauszügen anzeigen
Obwohl die Belege oder Zahlungen verdichtet in die Fibu verbucht sind,
können in den Konten- und Kostenstellen- / Kostenträgerauszügen die
Bewegungen der Debitorenbuchhaltung detailliert angezeigt werden.
> Verdichtung auf Kontoebene
Für bestimmte Konten wie Debitorenverluste, Vorauszahlungen oder Mahnge-
bühren können die Bewegungen aus der Debitorenbuchhaltung einzeln
verbucht werden. Damit ist sofort ersichtlich, welcher Kunde eine Buchung auf
den entsprechenden Konten in der Finanzbuchhaltung ausgelöst hat.
> Indirekte Verbuchung
Die Buchungsdaten der Debitorenbuchhaltung können via ASCII-Datei in eine
extern geführte ABACUS Finanzbuchhaltung oder auch ein Fremdprogramm
übertragen werden.
Zahlungskonditionen
Für die automatische Überwachung der Netto- und Skontozahlungsfristen
stehen zwei verschiedene Arten von Zahlungskonditionen zur Verfügung:
> Standard-Zahlungskondition
Die Standard-Zahlungskondition beinhaltet eine Nettozahlungsfrist sowie drei
Skontostaffeln mit unterschiedlichen Zahlungsfristen in Tagen und Prozent-
sätzen.
> Teilzahlungen
Die Teilzahlungskondition beinhaltet bis zu 99 Teilzahlungsstufen. Bei jeder
Teilzahlungskondition kann die Nettozahlungsfrist, der Prozentanteil der Teil-
zahlung sowie ein Skonto mit der Zahlungsfrist in Tagen und Prozent angegeben
werden.
D E F I N I T I O N E N / S Y S T E M P R O G R A M M E
Nummernkreise
Die Kunden- und Belegnummern können manuell oder automatisch vergeben
werden. Zusätzlich werden spezielle Nummernkreise für die Schnittstelle oder
Dialogverarbeitung angeboten. Somit ist aufgrund der Belegnummer sofort
ersichtlich, welche Belege manuell erfasst oder über die Schnittstelle eingelesen
worden sind.
Kontenvorschläge
Die in den Kontenvorschlägen hinterlegte Verbuchungstabelle dient der
automatischen Verbuchung von Rechnungen und Entgeltsminderungen, zum
Beispiel auf das Debitorensammelkonto oder auf das Skonto- und Rabatt-
konto. Innerhalb des gleichen Kontenvorschlags können pro Währung oder
Geschäftsbereich unterschiedliche Konten angegeben werden.
Mehrwertsteuer
Die Definitionen für die Mehrwertsteuer wie die Abrechnungsmethode
vereinbart oder vereinnahmt, Periodizität der Abrechnungen und die MWST-
Code-Tabelle werden zentral verwaltet. Die MWST-Abrechnung und
Verprobung kann ebenfalls zentral für die Finanz-, Debitoren- und
Kreditorenbuchhaltung oder dezentral nur in der Debitorenbuchhaltung nach
den Anforderungen des Schweizer Rechts erstellt werden. Die Darstellung
entspricht dem Abrechnungsformular der Eidgenössischen Steuerverwaltung
(ESTV).
MWST-Satz
Pro MWST-Code kann der MWST-Satz datumsabhängig festgelegt werden.
Dadurch können bei MWST-Satzänderungen die bestehenden MWST-Codes
weiterhin verwendet werden. Aufgrund des Buchungsdatums wird auto-
matisch der richtige MWST-Satz vorgeschlagen. Für zeitverschoben fakturierte
Leistungen kann der vorgeschlagene MWST-Satz abgeändert werden.
Buchungsperioden
In den Jahresendprogrammen können beliebig viele Geschäftsjahre zum
Buchen freigegeben werden. Für abgeschlossene Perioden können Monats-
oder Jahresabschlüsse durchgeführt werden, damit keine Buchungen mehr
erfasst werden.
33H I G H L I G H T S
Update Programme
ABACUS bietet seit den ersten Versionen ein automa-
tisches Update von Stamm- und Bewegungsdaten sowie
individuellen Reports auf die jeweils aktuellste Version an.
Dies garantiert einen optimalen Schutz der in Schulung
und Anpassung der Software getätigten Investitionen.
Datensicherung
Mit dem integrierten Sicherungsprogramm werden auf
einfache Weise Sicherheitskopien des gesamten Daten-
bestands erstellt oder wieder zurückkopiert. Ein Kompres-
sionsmechanismus verdichtet die Daten bis auf einen
Achtel der effektiven Grösse.
Passwortschutz-System
Die Benutzerverwaltung kann den hierarchischen Struk-
turen angepasst werden. Dank diesem mehrstufigen
Modell lassen sich auch komplexe Firmenstrukturen
abbilden, so dass bestimmte Daten vom Zugriff einzelner
Benutzer gezielt geschützt oder freigegeben werden
können.
MWST-Verprobung
Mit Hilfe der MWST-Verprobungsliste kann schnell und
gezielt überprüft werden, ob die richtigen MWST-Codes
auf den verschiedenen Konten der Bilanz oder Erfolgs-
rechnung verwendet worden sind.
I N T E G R I E R T E S O F T W A R E F Ü R A L L E A N S P R Ü C H E
Fremdprodukte / Individual-Lösungen
Mail-ProgrammeIntranetInternet
E-BusinessEBPP
Workflow
Zeiterfassungs-Systeme
Auftrags-bearbeitung
Produktionsplanung und -steuerung
Debitoren-buchhaltung
Finanz-buchhaltung Kostenrechnung
Anlagen-buchhaltung
Electronic Banking
Lohnbuchhaltung
Archivierung /Digitale Signatur
Adressverwaltung / CRM
Leistungs- / Projektabrechnung
Service- undVertrags-
management
Human Resources
E-CommerceSuchmaschineMeldesystem
Rapport-Scanning
Standard-Schnittstellen
Kreditoren-buchhaltung
D A T E N B L A T T
Mandanten
> Maximal 9’999 Mandanten
> Mandantennummer 4 Stellen numerisch
> Mandantenname 30 Stellen
Kundenstamm
> Kundennummer 11 Stellen numerisch
> Adressnummer 10 Stellen numerisch
> Kurzbezeichnung 16 Stellen alphanumerisch
> Kunden-ID / Match-Code 16 Stellen alphanumerisch
> Kundenname 30 Stellen alphanumerisch
Konten / Kostenstellen
> Konten 11 Stellen numerisch
> Kostenarten 11 Stellen numerisch
> Kostenstellen / Kostenträger 11 Stellen numerisch
Belege
> Belegnummer 10 Stellen numerisch
> Belegpositionen 9’999 pro Beleg
> Geschäftsfall 8 Stellen numerisch
> Geschäftsbereich 6 Stellen numerisch
> Bemerkungen 30 Stellen alphanumerisch
> Belegreferenz 27 Stellen alphanumerisch
> Positionstext 30 Stellen alphanumerisch
> Saldofelder in Leitwährung 999’999’999’999.99 (12/2 Stellen)
> Saldofelder in Fremdwährung 999’999’999’999.99 (12/2 Stellen)
> Fremdwährungskurse 9999.99999999 (4/8 Stellen)
Date
nbla
tt
Allgemeine Stammdaten
> Firmenzahlstellen 4 Stellen numerisch
> Zahlungskonditionen 6 Stellen numerisch
> Mahnbereiche 6 Stellen numerisch
> Kostenstellengruppen 8 Stellen numerisch
> Beleggruppierung 10 Stellen numerisch
> Beleggruppierung 10 Stellen alphanumerisch
> Belegarten 4 Stellen alphanumerisch
> Zahlungsarten 4 Stellen alphanumerisch
> Mahnarten 4 Stellen alphanumerisch
> Mahnverfahren 4 Stellen alphanumerisch
> Klassierungen 9’999
> Kontenvorschläge 12 Stellen
Geschäftsjahre
> Buchen in beliebig vielen Geschäftsjahren
> Journale beliebig vieler Geschäftsjahre speicherbar
> Saldi beliebig vieler Geschäftsjahre speicherbar
Systemvoraussetzungen
Die aktuellen Systemanforderungen sind auf der ABACUS-Homepage www.aba-
cus.ch/support/ im Dokument ”Hardware Empfehlungen” beschrieben.
Die ABACUS Research AG behält sich vor, die Systemanforderungen und Daten-
grössen in neuen Programmversionen zu ändern.
M A N D A N T E N
Mit der Grundversion der Debitorenbuchhaltung können zwei Mandanten (Firmen) geführt
werden. Die Option “Mandanten” ermöglicht, maximal 9’999 Mandanten zu verwalten.
Jeder Anwender kann selbständig neue Mandanten einfach eröffnen. Mit Hilfe von standardisierten
Kopierfunktionen können bestehende Stamm- und Bewegungsdaten auch in neue Mandanten
übernommen werden.
Übernahme von Stammdaten
Folgende Stammdaten können bei der Eröffnung einer neuen Debitorenbuchhaltung von einem
bestehenden Mandanten übernommen werden:
> Zahlungskonditionen
> Kontenvorschläge
> Beleg- und Zahlungsarten
> Mahnarten und Mahnverfahren
> Kundenstammdaten
> Bewegungsdaten
Diese zusätzliche Kopierfunktion eignet sich vor allem für Betriebe mit mehreren dezentralen Filialen,
welche die Debitorenbuchhaltung selbständig führen. Bei der Eröffnung der Debitorenbuchhaltung
für die Filialen werden damit sämtliche Stammdaten selektiv aus einem Mustermandanten über-
nommen und müssen somit in den Filialen nicht mehr einzeln angepasst werden.
Wechsel zwischen Mandanten
Alle Mandanten werden in einer Liste angezeigt, die nach Nummer oder Name sortiert ist. Dadurch
können die Mandanten auch nach Nummer oder Name gesucht werden, was vor allem bei vielen
aktiven Mandanten eine wertvolle Hilfe ist.
Der Wechsel zwischen verschiedenen Mandanten erfolgt nach entsprechender Prüfung des
Zugriffs einfach und schnell.
Mandante
n
Mit der Option ”Geschäftsbereiche” lassen sich in der ABACUS-Software komplexe Organisations-
strukturen unter rechtlichen Gesichtspunkten abbilden. Auf der Ebene Geschäftsbereich werden
zum Beispiel die Bilanz und Erfolgsrechnung sowie die MWST-Abrechnung erstellt. Der Geschäfts-
bereich ist somit eine selbständig bilanzierende Einheit. ABACUS unterscheidet dabei zwischen
internen und externen Geschäftsbereichen:
> Interne Geschäftsbereiche
Interne Geschäftsbereiche sind selbständig bilanzierende Einheiten (Filialen, Nebenbetriebe), für die
eine separate Bilanz und Erfolgsrechnung geführt werden muss.
> Externe Geschäftsbereiche
Externe Geschäftsbereiche sind Betriebe, für welche die Buchhaltung nicht innerhalb des
Mandanten geführt wird. Sie gehören aber zur Organisationsstruktur (Konzern), für die der Inter-
company-Verkehr ausgewiesen werden muss.
Jeder interne Geschäftsbereich kann mit einer beliebigen Anzahl externer und anderer interner
Geschäftsbereiche Verkehr aufweisen. Dieser wird als konzerninterner Verkehr detailliert in einer
Liste dargestellt, die als Grundlage für die Konsolidierung auf der übergeordneten Stufe (Konzern)
dient.
Filialen oder Nebenbetriebe
Betriebe mit Filialen oder Nebenbetrieben können für jede Einheit einen Geschäftsbereich führen
und somit auch eine Bilanz und Erfolgsrechnung pro Geschäftsbereich erstellen. Selbstverständlich
kann auch eine Bilanz oder Erfolgsrechnung auf der Stufe Mandant erstellt werden, was praktisch
einer automatischen Konsolidierung entspricht.
Kostenrechnung
Die Kostenrechnung lässt sich über mehrere rechtlich selbständige Einheiten, d.h. Geschäfts-
bereiche, zentral führen, so dass eine gesamthafte Überwachung der Kostenstellen und Aufträge
möglich ist.
Kunden- und Lieferanten
Die Adressen und Stammdaten für Kunden und Lieferanten werden zentral verwaltet. OP- und
Fälligkeitslisten sowie Umsatzlisten lassen sich pro Geschäftsbereich oder Mandant separat erstellen,
was einen besseren Überblick über die Beziehungen zu den Kunden und Lieferanten ergibt.
Zahlungsverkehr
Der gesamte Zahlungsverkehr für VESR-Zahlungen in der Debitorenbuchhaltung, Zahlungsdisposi-
tionen in der Kreditorenbuchhaltung sowie Lohnzahlungen kann zentral abgewickelt werden. Dies
führt zu einer übersichtlichen Liquiditätsplanung und hilft, Kosten im Zahlungsverkehr einzusparen.
Gesch
äftsb
ere
iche
G E S C H Ä F T S B E R E I C H E
Zentrale Stammdaten
Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene. Stammdaten auf dieser Ebene gelten für alle Ge-
schäftsbereiche. Die zentrale Pflege dieser Daten garantiert einen einheitlichen Datenbestand.
Beispiele für zentral verwaltete Stammdaten:
> Geschäftsjahre > Nationale Daten der Lohnbuchhaltung
> Leitwährung der Buchhaltung > Lohnartenstamm
> Fremdwährungstabelle > Lohntabellen (Kinderzulagen, Quellensteuer)
> Kurstabelle > Anlagenstamm
> MWST-Codes > Adressstamm
> MWST-Methode (vereinbart / vereinnahmt) > Zahlungskonditionen
> Konten- und Kostenstellenplan > Mahnwesen
> Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantenstämme > Zahlungsdispositionen
> Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantenbanken > Passwortschutz
Buchen mit Geschäftsbereichen
In einem Buchungssatz muss immer der gleiche Geschäftsbereich im Soll und im Haben verwendet
werden, damit die Konsistenz der Auswertungen auf der Stufe Bilanz und Erfolgsrechnung sicher-
gestellt ist.
Konten- und Kostenstellenpläne werden zentral geführt. Einem Konto oder einer Kostenstelle kann
aber ein Geschäftsbereich fix zugeordnet werden, so dass mit einem bestimmten Konto oder
Kostenstelle / Kostenträger auch nur ein bestimmter Geschäftsbereich gebucht werden darf.
Debitorenbuchhaltung
Pro Beleg wird ein Geschäftsbereich zugeordnet. Bei der Zahlung wird immer der Geschäftsbereich
des Belegs verwendet.
Kreditorenbuchhaltung
Pro Beleg können für die Verbuchung des Aufwandes verschiedene Geschäftsbereiche verwendet
werden, wobei zusätzlich ein Geschäftsbereich im Belegkopf angegeben werden muss. Bei der
Zahlung wird immer der im Belegkopf angegebene Geschäftsbereich für die Verbuchung verwen-
det.
Auswertungen
Folgende Auswertungen können in der Debitorenbuchhaltung getrennt pro Geschäftsbereich oder
gesamthaft pro Mandant erstellt werden:
> Offene-Posten-Liste
> Fälligkeitsliste
> Journale
> Kontoauszüge
> Umsatzlisten
Mit der Option ”Fremdwährung” können Kunden und Belege in verschiedenen
Währungen erfasst werden.
Fremdwährungstabelle
In der zentral für alle ABACUS-Applikationen geführten Fremdwährungs-
tabelle sind mehr als 150 Fremdwährungen nach dem ISO-Code definiert.
Kurstabelle
Die Kurstabelle enthält datumsabhängige Buch- und Bewertungskurse aller
aktiven Währungen. Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann die
Kurstabelle mandantenspezifisch oder zentral für alle Mandanten geführt werden.
Nebst den globalen Buch- und Bewertungskursen sind für die Bereiche
Aktiven, Passiven, Erfolgsrechnung, Debitoren und Kreditoren spezifische
Bewertungskurse möglich.
Kundenstamm
Ein Kundenstamm kann in beliebig vielen Fremdwährungen geführt werden.
Dadurch können Doppelerfassungen für Kunden mit mehreren Währungen
vermieden werden. Die Umsätze werden sowohl pro Fremdwährung als auch
gesamthaft in Leitwährung ausgewiesen. Für jede Währung kann ein
Währungsrisiko (Kreditlimite) bestimmt werden.
Buchen mit Fremdwährungen
Beim Buchen mit Fremdwährungen werden die Beträge in Leit- und
Fremdwährung angezeigt. Aufgrund des Buchkurses und Betrages in Fremd-
währung wird der Leitwährungsbetrag automatisch ermittelt. Zahlungen
können in beliebigen Fremdwährungen erfasst werden. So kann beispielsweise
für einen Beleg, der in Englischen Pfund erfasst wurde, die Zahlung in Dollar
oder Euro gebucht werden.
Frem
dw
ähru
ngen
F R E M D W Ä H R U N G E N
Kursgewinne / -verluste
ABACUS unterscheidet zwischen realisierten und nicht realisierten Kurs-
gewinnen oder -verlusten:
> Nicht realisierte Kursgewinne / -verluste
Die offenen Posten in Fremdwährung können per Stichtag zu einem bestimmten
Kurs bewertet werden. Diese Kursausgleichsbuchungen werden speziellen
Erfolgskonten für die Verbuchung von nicht realisierten Kursgewinnen oder
-verlusten zugewiesen.
> Realisierte Kursgewinne / -verluste
Sobald der offene Posten in Fremdwährung ausgeglichen ist, werden die nicht
realisierten Kursgewinne oder -verluste automatisch ausgebucht und gleich-
zeitig die tatsächlich realisierten Kursgewinne oder -verluste verbucht.
Auswertungen
Journale, Kontoauszüge, offene Posten oder Fälligkeitslisten werden in Leit-
und Fremdwährung ausgegeben.
Mit den Schnittstellen können Kundenstammdaten, Belege und Zahlungen
eingelesen werden.
Für den Export der Daten in fremde Systeme ist der Report Writer AbaView mit
seinen frei definierbaren und formatierbaren Ausgabedateien das ideale
Werkzeug.
Funktionsweise ASCII-Schnittstelle
Die ASCII-Daten des Fremdprogramms werden in eine Datei geschrieben, die
den Anforderungen der ABACUS-ASCII-Schnittstelle entspricht. Anschliessend
wird die ASCII-Datei in die Debitorenbuchhaltung eingelesen.
Allfällige Plausibilitätskontrollen werden bei der Verbuchung vom System
automatisch vorgenommen. Alle nicht ordnungsgemäss verbuchten Belege
werden mit der Angabe des Fehlers in eine Protokolldatei geschrieben.
ASCII-Schnittstelle I (Belege)
Mit der ASCII-Schnittstelle I können sämtliche Belege (Rechnungen,
Gutschriften, Vorträge, Anzahlungen, Schlussrechnungen) eingelesen werden.
ASCII-Schnittstelle II (Kundenstamm)
Mit der ASCII-Schnittstelle II können Neukunden, Mutationen oder gelöschte
Kunden aus einem Fremdsystem übernommen werden.
ASCII-Schnittstelle III (Zahlungen)
Mit der ASCII-Schnittstelle III können Zahlungen aus einem Fremdsystem
übernommen werden.
Funktionsweise OLE-Schnittstellen
Die OLE-Schnittstelle verbindet Fremdprogramme direkt mit den ABACUS-
Programmen. Es sind keine Schnittstellenverarbeitungen mehr notwendig.
Rechnungen, Zahlungen und Kundenstammdaten werden in beiden
Programmen online nachgeführt. Durch die direkte Verarbeitung können die
Eingaben in Fremdprogrammen bereits während der Erfassung geprüft
werden, so dass Fehlerfassungen, zum Beispiel die Verwendung nicht vorhan-
dener Konten oder Kostenstellen, nicht mehr möglich sind.
Sch
nittste
llen
S C H N I T T S T E L L E N
Die ABACUS Debitorenbuchhaltung wird somit auch für Fremdprogramme zu
einem wichtigen Hilfsmittel für ein umfassendes Verkaufs-Controlling.
Voraussetzung für den Einsatz von OLE-Schnittstellen ist, dass die
Fremdprogramme echte Windows 32-Bit-Lösungen sind.
Business Object Debitorenstamm
Dieses Business Object erlaubt den automatischen Austausch der Kunden-
stammdaten. Mutationen oder Neuzugänge können in einem Fremdpro-
gramm oder in der ABACUS Debitorenbuchhaltung erfasst werden.
Business Object Belege
Sobald Belege in der Fakturierung erstellt sind, werden sie in der ABACUS
Debitoren- und Finanzbuchhaltung gebucht. Die Daten werden online ausge-
tauscht, so dass für Auswertungen in der Finanzbuchhaltung und
Kostenrechnung immer aktuelle Zahlen ohne Verarbeitung von Schnittstellen
vorliegen.
Business Object Zahlungen
Mit dem Business Object Zahlungen können Rückmeldungen von Zahlungen
in Fremdsysteme direkt ausgeführt werden, so dass Informationen über offene
Posten oder erledigte Zahlungen im Verkauf zur Verfügung stehen.
Schnittstellenbeschreibungen
Die aktuelle Beschreibung der Schnittstellen ist auf dem Internet unter
www.abacus.ch verfügbar.
Mit der Option “Elektronischer Zahlungsverkehr” können die Zahlungen nach
folgenden Varianten automatisch gebucht werden:
> LSV+ (Lastschrift-Verfahren der Banken)
> Debit Direct der Post
> Auszahlung von negativen offenen Posten
LSV+ und Debit Direct
Bei Belegen, für die eine Einzugsermächtigung besteht, wird ein Zahlungsweg
mit den entsprechenden Bank- oder PC-Konten hinterlegt. Für den Einzug der
Forderungen wird ein Belastungsauftrag generiert, mit dem die Zahlungen
automatisch ausgebucht und der Bank zum Einzug der Zahlungen übergeben
werden können.
Wenn einzelne Forderungen aus einem Belastungsauftrag der Bank nicht ein-
gezogen werden können, kann die Zahlung jederzeit storniert werden.
Rückmeldungen der Post werden mit den effektiv ausgeführten Belastungen
wieder eingelesen, so dass kein Storno von nicht ausgeführten Zahlungs-
aufträgen notwendig ist.
Ele
ktr. Z
ahlu
ngsv
erk
ehr
E L E K T R O N I S C H E R Z A H L U N G S V E R K E H R
Mit der Option “Provisionierung” können Provisionen automatisch berechnet
und ausbezahlt werden.
Provisionistengruppen
Die Provisionistengruppe ist ein Gruppierungselement für Provisionisten, um in
der Provisionsmatrix die Zuordnung des Provisionssatzes auf Stufe Provision-
istengruppe und nicht für jeden Provisionisten einzeln festlegen zu müssen.
Artikelgruppen
Artikelgruppen sind programmübergreifende Daten, die wenn die Auftrags-
bearbeitung eingesetzt wird, einzelnen Artikeln zugeordnet werden können.
Mit der Auftragsbearbeitung kann die Provisionsfindung auf Stufe Artikel vor-
genommen werden, ohne Auftragsbearbeitung nur auf der Stufe Artikel-
gruppe.
Provisionist
Der Provisionist bildet die Basis für die Verteilung der ermittelten Provisionen
für einen oder mehrere (max. 10) Provisionsbegünstigte. Der Artikelgruppe
kann ein Provisionist direkt zugeordnet werden. Ein Provisionist beinhaltet
entweder einen oder eine Gruppe von Provisionsempfängern. Bei der
Erfassung ist in diesem Fall nicht ersichtlich, wer Provisionsempfänger ist,
womit die Vertraulichkeit sichergestellt ist.
Auszahlung
Die Provision wird in Form einer Liste ausgewiesen. Die Währung der
Provisionen kann unabhängig von der Belegwährung bestimmt werden. Die
Währung für die Auszahlung kann unabhängig der Belegwährung festgelegt
werden.
Abrechnungsrhythmus
Die Periodizität für die Berechnung der Provisionen kann frei definiert werden.
Steuerung Betragseingabe
Für die Erfassung von Belegen kann die Eingabe des Provisionsbetrags wie
folgt erfolgen:
> Keine manuelle Betragseingabe
Automatisch berechneter Provisionsbetrag kann nicht verändert werden.
> Manuelle Betragseingabe
Änderung des automatisch berechneten Provisionsbetrags ist möglich.
Pro
visio
nie
rung
P R O V I S I O N I E R U N G
> Mindestbetrag
Unterschreitet der automatisch berechnete Provisionsbetrag den Mindest-
betrag, wird der Mindestbetrag vorgeschlagen.
> Maximalbetrag
Überschreitet der automatisch berechnete Provisionsbetrag den Maximal-
betrag, wird der Maximalbetrag vorgeschlagen.
> Fixbetrag
Zum automatisch berechneten Provisionsbetrag wird ein Fixbetrag hinzuge-
rechnet.
Berechnungsmethode
Die Berechnungsmethode für die Provisionen kann nach vereinbarter (bei
Rechnungsstellung) oder vereinnahmter (bei Zahlung) Methode erfolgen.
Fibu-Verbuchungsart
Folgende Varianten stehen zur Verfügung:
1. Keine Verbuchung
2. Netto-Verbuchung:
Der Belegbetrag wird um die geschuldete Provision vermindert.
3. Brutto-Verbuchung mit fixer Konto- und Kostenstellen-Kontierung:
Provision wird unabhängig von der Belegkontierung immer als negativer
Betrag auf eine fixe Konto/Kostenstellen-Kombination gebucht.
4. Brutto-Verbuchung mit Korrektur der Habenseite:
Provision wird als negativer Betrag auf ein fixes Konto gebucht. Als
Kostenstelle wird die Kostenstelle aus der Belegposition verwendet.
5. Brutto-Verbuchung mit Korrektur auf der Habenseite:
Provision wird als negativer Betrag gebucht. Die Konto/Kostenstellen-
Kombination ist dieselbe, wie sie in der Belegkontierung verwendet wird.
6. Brutto-Verbuchung mit Korrektur auf der Sollseite:
Die Provision wird als positiver Betrag unabhängig von der Belegkontierung
auf eine fixe Konto/KST-Kombination gebucht.
Delkredererisiko
Entgeltsminderungen wie Skonti, Rabatte, Verluste können wahlweise von der
Firma oder den Provisionsbegünstigten getragen werden (nur bei vereinbarter
Methode).
Schlüsseldefinition
Die Berechnung der Provision kann auf der Ebene Kundengruppe/Kunde,
Artikelgruppe/Artikel, Leistungsgruppe/Leistung oder Provisionistengruppe/
Provisionist erfolgen.
Mit der Option ”Verzugszinsen” kann pro Beleg ein Verzugszins berechnet werden.
Folgende Elemente sind für die Verzinsung von Belegen massgebend:
> Pro erledigtem Beleg wird aufgrund seiner Zahlungskonditionen und der
eingegangenen Zahlungen ein Verzugszins errechnet.
> Es können optional auch Gutschriften oder Rechnungsbelege mit negativem
Belegbetrag berücksichtigt werden.
> Der zu verwendende Verzugszins kann datumsabhängig pro Währung in
einer Zinstabelle definiert werden.
> Die erstellten Verzugszinsen können pro Beleg manuell ausselektiert werden.
Berechnung des Verzugszinses
Die Differenz zwischen dem Fälligkeitsdatum des Belegs und des Zahlungs-
eingangs ergibt die Anzahl Verzugstage. Aufgrund des offenen Postens wird
per jeweiligem Zahlungsdatum der Verzugszins berechnet. Selbstverständlich
werden sowohl Teilzahlungskonditionen als auch Zinssatzänderungen vollum-
fänglich berücksichtigt.
Bei der Erstellung eines Verzinsungslaufs können folgende Parameter bestimmt
werden:
> Karenztage berücksichtigen
> Gutschriften berücksichtigen
> Negative Belegbeträge berücksichtigen
> Negativzins erlauben (Vorfälligkeit)
Die Karenztage berücksichtigen bedeutet, dass die effektiven Verzugstage um
die Karenztage gekürzt werden. Für Belege, die vor Ablauf der Zahlungsfrist
bezahlt wurden, kann ein Negativzins berechnet werden. Der Zinssatz ist
gleich wie bei den Belegen, die nach der Fälligkeit verzinst werden.
Verzu
gszin
sen
V E R Z U G S Z I N S E N
Ablauf Verzinsung
Der Ablauf einer Verzinsung ist prinzipiell gleich wie im Mahnwesen:
> Verzinsungslauf erstellen
Das Datum des Verzinsungslaufs bestimmt, bis zu welcher Datumsgrenze
Belege berücksichtigt werden. Ein Verzinsungsdatum per 31.12. bedeutet,
dass alle erledigten Belege mit einem Fibu-Datum kleiner als 31.12., die
nicht bereits in einem früheren Lauf berücksichtigt wurden, in diesem Lauf
verzinst werden.
> Verzinsungsvorschlag bearbeiten
Nachdem die zu verzinsenden Belege ermittelt sind, werden die einzelnen
Posten in Listenform angezeigt. Jeder einzelne Posten kann nochmals über-
prüft und für die Verzinsung gesperrt oder freigegeben werden.
> Verzugszinsliste
In der Verzugszinsliste können die Belege einzeln oder verdichtet pro Kunde
mit den notwendigen Informationen zur Berechnung des Verzugszinses
dargestellt werden. Die Verzugszinsliste kann zusammen mit der Rechnung
für die Verzugszinsen dem Kunden verschickt werden.
Verzugszinssatz
Der Verzugszinssatz kann per Stichdatum definiert und pro Währung ein
unterschiedlicher Verzugszinssatz festgelegt werden.
Verzugszinsbelege
Aus den errechneten Verzugszinsen können eigene Rechnungen mit
Einzahlungsschein erstellt werden. Diese Belege erscheinen in allen Auswer-
tungen und können selbstverständlich gemahnt werden.
Erw
eite
rtes
Mahnw
ese
n
Folgende Funktionen des Mahnwesens können mit der Option “Erweitertes
Mahnwesen” genutzt werden:
Mahnen mit VESR
Sowohl Einzel- wie Sammelmahnungen können mit VESR erstellt werden.
Mahnbereiche
Mahnbereiche werden verwendet, wenn innerhalb einer Firma mehrere
Personen oder Organisationseinheiten für das Mahnwesen zuständig sind.
Der Mahnbereich kann zum Beispiel einer Sparte, einem Vertriebsweg, einer
Verkaufsorganisation oder einem Geschäftsbereich entsprechen. Die Steuerung
der Mahnungen erfolgt dann getrennt nach Mahnbereichen.
Die Zuordnung von Mahnbereichen erfolgt im Kundenstamm, damit dieser bei
der Erfassung von Belegen vorgeschlagen werden kann.
Folgende Listen können nach Mahnbereichen selektiert ausgegeben werden:
> Offene-Posten-Liste
> Fälligkeitsliste
> Belegjournale
> Mahnlisten
> Zahlungsjournal
> Kontoauszüge
> Umsatzlisten
> Kundenlisten
Beispiel für mehrere Mahnbereiche:
Eine Bauunternehmung führt die Buchhaltung für das eigene Kies- und
Betonwerk, das als weiterer Geschäftsbereich in der Buchhaltung der Bau-
unternehmung integriert ist. Die Mahnungen müssen getrennt nach
Geschäftsbereichen (Betrieb) auf unterschiedliche Formulare mit der Adresse
der Bauunternehmung oder des Kies- und Betonwerks ausgedruckt werden.
E R W E I T E R T E S M A H N W E S E N
Mehrere Mahnverfahren
In der Grundversion der ABACUS Debitorenbuchhaltung kann ein Mahn-
verfahren frei definiert werden.
Mehrere Mahnverfahren sind notwendig, wenn pro Mahnstufe unterschiedliche
Mahnmindestbeträge, Mahnspesen, Verzugszinsen, Mahntexte verwendet
werden.
Beispiel für mehrere Mahnverfahren:
Für Einmalkunden werden keine Mahngebühren berechnet, da diese nur sehr
schwer einforderbar sind. Für Dauerkunden werden Mahngebühren berechnet,
die laufend weiterverrechnet werden, bis der offene Posten des Kunden aus-
geglichen ist.
Mahngebühren
Für jede Mahnstufe können individuelle Mahngebühren erhoben werden.
Diese Gebühren können als zusätzliche Position mit der nächsten Rechnung
fakturiert werden, sofern sie nicht mit der Mahnung bezahlt wurden.
Mahngebühren
Für jede Mahnstufe können individuelle Mahngebühren erhoben werden.
Diese Gebühren können als zusätzliche Position mit der nächsten Rechnung
fakturiert werden, sofern sie nicht mit der Mahnung bezahlt wurden.
Bele
g- u
nd Z
ahlu
ngsa
rten
Mit der Grundversion der ABACUS Debitorenbuchhaltung kann pro Belegtyp (Rechnung,
Gutschrift, Vortrag usw.) eine Belegart erfasst werden. Wenn pro Belegtyp mehrere Belegarten
geführt werden sollen, muss die Option “Erweiterte Beleg- und Zahlungsarten” installiert sein.
Belegaufbau
Ein Beleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens einer Belegposition.
Im Belegkopf sind alle Informationen enthalten, die für den gesamten Beleg gültig sind, wie zum
Beispiel das Belegdatum, die Währung, Belegnummer usw.
In einer Belegposition stehen primär die Angaben für die Verbuchung dieser Position, wie zum
Beispiel das Konto, die Kostenstelle, der MWST-Code, der Betrag usw. Es lassen sich bis zu 9’999
Positionen pro Beleg erfassen.
Muss-Felder eines Beleges
Die effiziente Erfassung von Belegen wird im Wesentlichen bestimmt von sinnvollen Vorschlägen
für die Erfassung der “Muss-Felder” eines Beleges. Dazu zählen:
> Belegnummer
> Debi-Belegdatum
> Fibu-Belegdatum
> Kontovorschlag
> Währung
Beispiel für Erfassungsregeln der Muss-Felder:
Durch die freie Definition von Belegarten lassen sich für jedes Eingabefeld spezielle Erfassungs-
regeln definieren. So können für die Erfassung der verschiedenen Daten folgende Regeln gelten:
> Debi-Belegdatum
Es soll immer das Datum des letzten Beleges vorgeschlagen werden.
> Fibu-Belegdatum
Als Vorschlag wird das Debi-Belegdatum angezeigt.
> Mahndatum
Für das Mahndatum soll immer das Debi-Belegdatum plus 5 Tage vorgeschlagen werden.
B E L E G - U N D Z A H L U N G S A R T E N
Kann-Felder
Die folgenden “Kann-Felder” werden je nach betrieblicher Organisation und Umfang der Debi-
torenbuchhaltung beim Buchen berücksichtigt und dementsprechend auf der Belegart gesteuert:
> Mahnverfahren > VESR-Nummer
> Mahnbereich > Freie Gruppierungen
> Geschäftsbereich > Geschäftsfälle
> Zahlungskonditionen > Belastungswege
> Kostenstellengruppen > Eingabefelder Belegkopf
> Verantwortliche > Eingabefelder Belegposition
Die Erfassung dieser “Kann-Felder” kann entweder manuell oder auch automatisiert erfolgen.
Vorschlag von
Vorschlagswerte stehen für eine effiziente und fehlerlose Erfassung zur Verfügung für:
> Kunde
> Firma
> Belegart, keine Eingabe
Für jeden Vorschlagswert kann definiert werden, ob der Benutzer eine manuelle Anpassung vor-
nehmen darf oder nicht resp. ob eine manuelle Eingabe zwingend ist.
Beispiel für mehrere Belegarten pro Belegtyp:
Ein Betrieb stellt Kunststoffprodukte und Einbauküchen her. Für jeden Produktebereich werden
unterschiedliche Zahlungskonditionen, freie Gruppierungen und Mahnverfahren verwendet. Damit
für die Belegerfassung für jeden Bereich die richtigen Vorschläge angezeigt werden können, wer-
den zwei Belegarten vom Typ “Rechnung” geführt.
Verantwortliche
Eine weitere Funktion der Option “Erweiterte Beleg- und Zahlungsarten” sind die sogenannten
“Verantwortlichen”.
Beispiel für Verantwortliche:
Die Firma besteht aus drei verschiedenen Produktebereichen mit entsprechenden Spartenleitern.
Damit die Journale, Kontoauszüge, OP-Listen usw. pro Spartenleiter ausgegeben werden können,
wird pro Beleg der zuständige Spartenleiter (Verantwortlicher) erfasst.
Der Spartenleiter kann grundsätzlich auf dem Kundenstamm als Vorschlag hinterlegt werden,
wobei in Ausnahmefällen der Vorschlag bei der Belegerfassung abgeändert werden kann.
AbaV
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Report w
riter
Die Lösung für praktisch alle Auswertungsansprüche heisst AbaView.
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tionen für Anfänger, Fortgeschrittene und Profis bietet. AbaView ist ein Werkzeug, das nicht nur
für Ansprüche der Debitorenbuchhaltung konzipiert worden ist, sondern Auswertungen aus allen
ABACUS-Applikationen und sogar auch Fremdprogrammen erlaubt.
Datenbanken
In der Debitorenbuchhaltung können verschiedene Datenbanken für Auswertungen miteinander
verknüpft werden, so zum Beispiel:
> Belegkopf > Zahlungen > Adressstamm > Belegpositionen > Kundenstamm
Eigene Zugriffsschlüssel
AbaView kann die vorhandenen Schlüssel der ABACUS-Dateien benutzen oder wenn nötig für
diese Dateien temporäre Indexe erzeugen.
Relationen
Bestehende ABACUS-Dateiverknüpfungen lassen sich bearbeiten. Menügeführt können neue
Relationen erstellt oder bereits vorhandene aufgehoben werden. Damit wird es möglich, Daten aus
unterschiedlichsten ABACUS-Programmen in derselben Report-Auswertung darzustellen. Ebenso
können Verknüpfungen zwischen Tabellen aller unterstützten Datenbanktypen und zu ABACUS-
Tabellen erstellt werden, ohne dass die Daten zuerst konvertiert werden müssen.
Datenselektionen
Die auszugebenden Daten lassen sich über frei definierbare Selektionen beliebig eingrenzen. Die
Selektionen können untereinander mit „UND” und „ODER” verknüpft werden.
Um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, können während der Reportdefinition durch den
Anwender individuelle Eingabemasken erstellt werden. Der Benutzer ruft aus dem gewohnten
ABACUS-Umfeld die gewünschte Auswertung auf, tätigt seine Selektionseingaben und erhält die
Auswertung, ohne sich um die Reportdefinition von AbaView kümmern zu müssen.
Gestaltungsfunktionen
Zusätzlich zu den gestalterischen Elementen wie Bilder, Schattierungen, frei wählbare Spaltentitel
und automatische Rahmenfunktionen können verschiedene Reportbausteine verwendet werden
wie:
> Reportkopf und -fuss
> Spaltentitel und Totalisierungen auf beliebigen Ebenen
> Detailpositionen
> Benutzerdefinierte Bausteine, die mit frei definierbaren Bedingungen miteinander verknüpft
werden können
A B A V I E W R E P O R T W R I T E R
> Kontrolle über Seitenvorschub, Schusterjungen etc.
> Sehr einfache Übersetzung aller konstanten Texte der Reports in verschiedene Sprachen, ohne
dass dafür verschiedene Reports erstellt werden müssen. Je nach Einstellung kann sogar jede
Seite eines Reports in einer anderen Sprache ausgegeben werden.
Die Gestaltung wird durch folgende Funktionen weiter unterstützt:
> TrueType und Druckerschriften > Freie Titel- und Totalzeilen
> Schriftattribute (verschiedene Schrift- > Beliebige Summenfelder, mit denen die horizon-
grössen, fett, kursiv etc.) tale Position mit dem Ursprungsfeld verknüpft
werden kann
> Feldausrichtung (links, rechts, zentriert) > Automatische mehrsprachige Spaltentitel
> Felder löschen / einfügen / verschieben > Verwendung von Systemvariablen wie Seiten-
nummer, Datum etc.
> Felder vergrössern / verkleinern > RTF-Felder und andere mehrzeilige Datenbank-
feldern können einfach eingefügt werden
> Bildung von Expressions > Umbenennung von Feldern
Unterstützte Dateiformate
Folgende Formate können bearbeitet und untereinander verknüpft werden:
> Dataflex > ASCII (diverse Variationen)
> Pervasive.SQL (vormals Btrieve) > Lotus 1-2-3
> ODBC > dBase
> ADO – ActivX Data Objects > Paradox
> BDE – Borland Database Engine > DIF
> ABACUS Business Objects > SYLK
Unterstützte Ausgabeformate
Zusätzlich zu den oben erwähnten Formaten können bei der Ausgabe der Daten folgende Formate
verwendet werden:
> Drucker > XML – Extensible Markup Language
> Druckdatei > ASCII / ANSI (diverse Variationen)
> ADF – ABACUS Document Format > Excel 4
> HTML – HyperText Markup Language > Word Serienbrief
> DHTML – Dynamic HTML > WinWord Serienbrief
> RTF – Rich Text Format > WordPerfect Serienbrief
> WMF – Windows Meta File > WordStar Serienbrief
Via ODBC, ADO bzw. BDE kann auf alle heute üblichen Datenbanken und andere Datenquellen
zugegriffen werden. Insbesondere kann damit online auf MS Access, MS SQL-Server, Oracle,
Informix, Sybase, dBase und Paradox zugegriffen werden.
ABA
CU
S To
ol-K
it
Das ABACUS Tool-Kit ist das Basis-Runtime für die ABACUS-Applikationen. Die Benutzerfreundlich-
keit und Effizienz der tausendfach bewährten ABACUS-Programme wird durch moderne Techno-
logien für Sie gewinnbringend ergänzt:
ABACUS-Menüsystem
Mit dem modernen AbaMenu besitzen die ABACUS-Programme ein Hauptmenü, das einen schnel-
len und übersichtlichen Wechsel zwischen den verschiedenen Applikationen wie auch
Fremdprogrammen ermöglicht.
> Mandantenspezifische Programmauswahl
Pro Mandant werden nur die ABACUS-Applikationen mit den entsprechenden Programmen im
Menü angezeigt, die für den betreffenden Mandanten eröffnet sind.
> Benutzerspezifische Programmauswahl
Dem ABACUS-Benutzer werden im AbaMenu nur die Programme angezeigt, für die er gemäss der
Zugriffsberechtigung entsprechende Rechte besitzt.
> Rollenbasierte Programmmenüs
Der ABACUS-Benutzer kann einer oder mehreren so genannten Rollen zugeordnet werden. Sie
bestimmen die angezeigten Programme, wenn der Benutzer sich in der Software anmeldet. Damit
erhält der Anwender der Software genau diejenigen Programme zur Auswahl, die er gemäss der
gewählten Rolle für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt.
> QuickSearch-Funktion
Programme und auch Daten aus ABACUS-Datenbanken lassen sich mit Hilfe von Stichworten suchen
und abfragen.
> Suche in Handbüchern
Mit Suchbegriffen kann online in den Handbüchern gesucht werden.
> Favoriten
Häufig benutzte Programme lassen sich vom Benutzer als Favoriten in der Menüleiste positionie-
ren.
> Dossierverwaltung
Die Dossierverwaltung ermöglicht, alle ABACUS-Auswertungen, Originalbelege wie zum Beispiel
Lieferscheine, Rechnungen oder auch Word-Dokumente, Excel-Reports usw. automatisch in einem
Dossier zu archivieren und jederzeit passwortgeschützt schnell und gezielt aufzurufen und darzu-
stellen.
AbaVision
AbaVision ist ein Add-On, das ABACUS-Software und Microsoft Excel vollständig integriert. Auf-
bauend auf den ABACUS Business Objects wird Excel zum umfassenden Management-Informa-
tionssystem mit Online-Zugriff bis auf Transaktions- respektive Buchungsebene.
A B A C U S T O O L - K I T
Informationen müssen nicht mehr von der Finanzsoftware ins Office übertragen werden und um-
gekehrt. Dank der neuen bidirektionalen Integration (Zwei-Weg-Kommunikation) können bei-
spielsweise Budgets wahlweise im Excel oder im ABACUS erfasst werden. Die Daten werden immer
sofort automatisch aktualisiert.
Der praktische Nutzen für Anwender von AbaVision:
> Kostengünstiges und flexibles Management-Informationssystem (MIS) mit Excel und ABACUS
realisierbar
> Neue Möglichkeiten zur Aufbereitung, Darstellung und zum Austausch von Daten und Informa-
tionen
> Vermeiden von Datenredundanzen zwischen Excel und ABACUS, da Excel-Tabellen automatisch
aktualisiert werden. Somit entfallen Fehlerquellen bei manueller Erfassung oder bei der Daten-
übertragung.
> Online-Zugriff auf ABACUS-Daten
AbaSmart: Menüs à la carte
Mit AbaSmart passt sich die ABACUS-Software den indivi-
duellen Arbeitsabläufen und Bedürfnissen des Benutzers
an, so dass eine effiziente Arbeitsweise möglich ist. Mit
AbaSmart wird eine neue Dimension von benutzerfreund-
licher Software erreicht.
> Individuelle Menüs
Aus der Fülle aller Menüpositionen der ABACUS-Applika-
tionen kann der Anwender mit AbaSmart eigene,
individuelle Menüs zusammenstellen und so das Erschei-
nungsbild der ABACUS-Software den eigenen Bedürfnissen,
der Arbeitsweise und der Komplexität der zu lösenden
Aufgabe anpassen:
> Beliebig viele Menüs zusammenstellen
> Pro Menü beliebig viele Menüpositionen (Programme)
> Beliebige Reihenfolge der Menüpositionen
> Menüpositionen frei benennen
> Passwortschutz pro AbaSmart-Menü
> Benutzer- oder arbeitsablauforientierte Menüs
In einem Benutzermenü können Programme aus allen
ABACUS-Applikationen und anderen Programmen gemischt
und dadurch integrierte Arbeitsabläufe besser unterstützt respektive abgebildet werden.
Das Kreieren von AbaSmart-Menüs ist dank “Drag & Drop” spielend einfach. Jedes Benutzermenü
kann abgespeichert werden und steht zur späteren Verwendung jederzeit zur Verfügung. Auch
lässt sich jedes Benutzermenü kopieren und an andere AbaSmart-Anwender versenden.
> Autostart Automatische Abläufe
Mehrere AbaSmart-Menüpositionen können automatisch nacheinander gestartet und ausgeführt
werden. Damit lassen sich ganze Programmabläufe automatisieren, ohne dass der Benutzer die
einzelnen Programme manuell starten muss.
> Vorprozess
Die für die Aufbereitung der Daten erforderlichen Selektionen wie beispielsweise für welche Periode
oder welchen Geschäftsbereich die Auswertung erstellt werden soll, können im Vorprozess festge-
legt werden. Zusätzlich kann auch das Ausgabeformat (Drucken ADF, RTF, HTML, PDF, CSV und
XLS) vorgegeben werden.
Archivierung
Zusätzlich zur Dossierverwaltung, die kostenlos im Rahmen des ABACUS Tool-
Kit verfügbar ist, bietet das Modul ”ABACUS Archivierung” eine vollständige
und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen und Dokumente,
erstellt mit den verschiedenen ABACUS-Programmen oder auch mit
Fremdprogrammen.
> Nahtlos integriert in ABACUS-Software
Die ABACUS Archivierung ist vollumfänglich in die ABACUS-Programme inte-
griert. Beim Ausdruck einer Auswertung kann automatisch eine elektronische
Kopie des Dokuments in das entsprechende Archiv gespeichert werden.
Definitive MWST-Abrechnungen, Bilanzen, Lohnabrechnungen etc. werden so
vom System automatisch archiviert, unabhängig davon, welcher Benutzer die
Auswertung erstellt hat. Einfach und sicher – eine umfassende Datenintegrität
ist damit gewährleistet.
> Archivierung aus Office-Programmen
Die Integration der ABACUS Archivierung in die Microsoft Office-Programme
bietet die Möglichkeit, direkt aus der Office-Umgebung Word-Dokumente,
Excel-Tabellen und Powerpoint-Präsentationen in ein ABACUS-Archiv abzu-
speichern.
> Scannen und Archivieren von Originaldokumenten
Die Option ”AbaScan” bietet die Möglichkeit, sämtliche papiergebundenen
Dokumente wie zum Beispiel Lieferscheine, Lieferantenrechnungen, Werk-
stattzeichnungen etc. zu scannen. Die so digitalisierten Dokumente können
anschliessend im gewünschten Archiv abgelegt werden. Auch diese gescannten
Dokumente werden automatisch volltextindexiert und ermöglichen so ein
schnelles Auffinden mit der Suchmaschine AbaPilot.
> Vollständigkeit, Unveränderbarkeit
Alle in Archiven abgespeicherten Auswertungen, Dokumente und Daten blei-
ben unveränderbar gespeichert. Sie können also auch nicht mehr selektiv
gelöscht oder geändert werden.
> Verschlüsselung, Zugriffsberechtigung
Daten werden verschlüsselt abgespeichert und der Zugriff auf die Daten ist so
geregelt, dass nur Berechtigte Informationen abfragen können und niemand
Daten aus dem Archiv löschen kann.
ABA
CU
S–To
ols
A B A C U S - T O O L S
Die Sicherheit ist zudem durch einen Passwortschutz auf den einzelnen
Archiven und auch durch Zugriffsrechte der Benutzerverwaltung gewährleistet.
> Komfortables Suchen von Informationen
Durch eine leistungsfähige Volltextsuch- und Indexiermaschine kann innerhalb
weniger Augenblicke das gesuchte Dokument auch aus Tausenden von Daten
gefunden werden. Sie bietet dazu:
> Suche nach Wortfragmenten
> Kombination von verschiedenen Textelementen
AbaPilot: Such- und Navigationssystem
Mit AbaPilot erhält der autorisierte ABACUS-Anwender
einen schnellen und direkten Zugriff auf alle Daten und
Informationen, die in der ABACUS-Software gespeichert
sind.
Durch die Eingabe eines Suchbegriffs werden sofort alle
entsprechenden Datensätze mit allen verknüpften Infor-
mationen, Daten und auch Dokumenten (Word, Excel, ge-
scannte Originale) angezeigt.
Ein Mausklick genügt, um Detailinformationen über einen Datensatz zu erhalten.
Im Falle von ABACUS-Daten kann das entsprechende ABACUS-Erfassungs-
programm direkt gestartet werden, damit gegebenenfalls sogar Mutationen
vorgenommen werden können.
Rapport-Scanning
Handgeschriebene Arbeitsrapporte können mit dem ABACUS
Rapport-Scanning-Modul AbaForm gescannt und die
Daten automatisiert weiterverarbeitet werden.
Durch die nahtlose Integration in die ABACUS-Software
kann das Rapport-Scanning-Modul als vorgelagertes Er-
fassungsmodul für die Lohnbuchhaltung, Leistungs-/Pro-
jektabrechnung, Adressverwaltung, Auftragsbearbeitung
und PPS eingesetzt werden.
Der grosse Nutzen besteht in der Zeitersparnis durch die Automatisierung und
der Vermeidung von Erfassungsfehlern. Stammdaten der nachgelagerten
Applikationen, zum Beispiel AbaProject, stehen für Plausibilitätsprüfungen online
zur Verfügung und haben so einen unmittelbaren Einfluss auf die Datener-
fassung mit AbaForm.
Mit Branchenlösungen kann AbaForm ebenfalls eingesetzt werden.
D E B I T O R E N B U C H H A L T U N G
Eckn
auer
+ S
choc
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W /
OS
3’00
0-05
.06
ABACUS Research AGBetriebswirtschaftliche Software
Ziegeleistrasse 12CH-9302 Kronbühl-St.Gallen
Telefon 071 292 25 25Fax 071 292 25 00
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