Intervenants :

Christophe BARTEAU – LA MIE CALINE

Elisabeth LAINE – LA MIE CALINE

Olivier BRUNELLE - MERCURIA

Frédéric DUPRÉ - ELO

DEMATERIALISATION d e s

FACTURES FOURNISSEURS

Gain de temps considérable avec ELO Professional sur tous les

processus de dématérialisation des factures fournisseurs

Témoignage

client

2

ELO DIGITAL OFFICE

La société ELO a été Créée en 1996

Siège social situé à Stuttgart, en Allemagne

Près de 480 employés dans le monde, dont 250

en Allemagne

Présence à l’international : 42 pays

CA de 52 mil. EUR (2015)

Plus de 850 partenaires ELO

ELO est le leader du marché allemand des solutions

d’Enterprise Content Management (ECM).

NOUS SOMMES PRESENTS POUR VOUS DANS LE MONDE ENTIER

Avec toutes les filiales de l’entreprise et son réseau de distributeurs,

soit plus de 850 partenaires ELO certifiés.

EUROPE

• Allemagne

• Autriche

• Belgique

• Danemark

• France

• Grande-Bretagne

• Italie

• Luxembourg

• Pays-Bas

• Moldavie

• Pologne

• Espagne

• Hongrie

• Portugal

• République

Tchèque

• Roumanie

• Serbie

• Slovaquie

• Suisse

• Turquie

AFRIQUE MOYEN-ORIENT

ASIE

• Hong Kong

• Indonésie

• Malaisie

• Singapour

• Sri Lanka

• Philippines• Qatar

• Oman

• Arabie Saoudite

• Egypte

• Cameroun

• Mauritanie

• Nigéria

• Afrique du sud

• Tanzanie

AMERIQUE DU

SUD• Brésil

• Pérou

AMERIQUE DU

NORD• Etats-Unis

PERIMETRE FONCTIONNEL DES SOLUTIONS ELO

Une véritable GED

d’entreprise

Demandes d’achat, contrats

Commandes,

bons de livraison

Factures d’achat ou de vente

Courriers, CV

Procédures, documents RH

Mails

…

* Enterprise content management

ELO Professional ECM*

Solution ELO

. Solution unique pour tous vos documents. Intégration dans votre système d’information

Une intégration parfaite dans votre système d’information

... Au bureau

... Lorsque vous travaillez à distance

Echangez de l’information, où et quand vous voulez

... Ou en déplacement

Avantages et bénéfices - Mobilité

NOTRE PROTFOLIO DE SOLUTIONS

Votre entrée dans le monde de la gestion

documentaire

Plateforme ELO évolutive pour les

infrastructures plus complexes.

PRA, load balancing…

Intègre de manière efficace les systèmes

ERP/CRM à la plateforme ECM d’ELO

ELOoffice

Solution ECM client-serveur modulaire

conçue pour les besoins des petites et

moyennes entreprises.

ELOprofessional ELOenterprise

Classement, traitement intelligent et

automatique de documents entrants

LAD / RAD

ELO DocXtractor ELO BLP

La solution ELO Professional

Olivier BRUNELLE, Chef de projet MERCURIA

Dématérialisation des factures d’achat

GED, processus d’imputation et validation

ELOprofessional

Reconnaissance des données de factures

ELO DocXtractor

Archivage, Indexation, Recherche

Numérisation traitement

des PDF

5 étapes clef

Numérisation ou intégration

e-factures

Reconnaissance fournisseur, données de

facture

Circuit d’imputation et

validation

Génération écritures en

comptabilité ou export ERP

Synchronisation

n° pièce comptable

et règlement

Etapes de traitement des factures d’achat

Processus complet

. De la numérisation à la comptabilisation

Traçabilité complète

. Dès la numérisation

. Suivi de toute modification

BAP

Synthèse des Flux

Factures avec commande

. Imputation dans ELO

. Export écritures avec lien PDF

. Obtention du BAP

. Export BAP

. Intégration comptable

. Export des données permettant le contrôle de la facture avec lien PDF. Contrôle facture par l’ERP ou ELO. Génération écritures et BAP vers logiciel de comptabilité

Factures frais générauxEcritures comptables

Entêtes et pied page facture

N° pièce,

infos paiement

Génération écritures

Factures frais généraux

Toutes factures

Factures avec commande

Toutes factures

. Synchronisation n° pièce comptable et infos de paiement

ELO Service

- Reconnaissance : fournisseur, montants, commande,…

- Processus d’imputation et de validation du BAP

- Archivage

Processus de dématérialisation des factures d’achat

Données spécifiques

. Connexion directe aux tables ou vuesImport de fichiers CSV

. Autonomie pour alimenter les données complémentaires

Données métiers

Comptes généraux et analytiques, fournisseurs, tva, modes de règlement

Infos commandes et réception

Circuits de décision, modèles de saisie, journaux, règles de calcul de la date comptable, …

ELO Service

Tables référentiel utilisées pour :

- la reconnaissance des fournisseurs et commandes

- L’imputation comptable

- Les règles de contrôle et calcul de tva

Gestion du référentiel

Processus basés sur une table de

décision

Formulaires graphiques adaptés

à chaque rôle

Gestions des statuts de validation

Notes, pièces jointes, signatures,

tampons

Une plateforme modulaire et adaptée à vos besoins

Une solution complète

. La richesse fonctionnelle du produit permet de s’adapter à votre mode de fonctionnement

. Les circuits de validation sont respectés

Ils nous font confiance

Partage

d’expérience

Partage d’expérience de La Mie Câline

Intervenants :

• Christophe BARTEAU – LA MIE CALINE• Elisabeth LAINE – LA MIE CALINE

Présentation de la société

La société vendéenne LA MIE CALINE a son siègesocial à St Jean de Monts.En plus de 30 ans, l’enseigne n’a cessé de croitre eta dépassé les 200 points de vente franchisés.

• Activité : Fabrication industrielle de pain et de pâtisserie fraîche

• Organisation : 1 site de production certifié ISO 9001 et IF + 1 franchiseur + 1 centrale d’achat dédiée + 1 filiale logistique

• Effectif : 2000 personnes avec 208 magasins, dont 200 personnes sur le site de production en Vendée.

• CA 134 millions d’euros HT en 2013

Contexte du projet dématérialisation

• Comptabilité POCWIN

• Services comptables centralisés à St Jean de Monts

• ERP

• 15 000 factures / an

Les défis à relever

Gagner du temps

Eviter des copies de factures

Avoir un état des factures en attente

Faciliter le contrôle

Dématérialiser les documents

associés aux factures

Centraliser la vision des factures

Les enjeux et contraintes

Gestion de l’interface avec la comptabilité

Gestion des différents processus

- les factures de charges externes

- Les factures industrielles

Accompagnement au changement

Les objectifs du projet

Zéro papier pour les factures d’achat

Fluidifier les processus de

validation

Pas de perte de papier ou

factures

Autonomie de consultation pour tous les utilisateurs

Pourquoi ELO et MERCURIA

Simplicité d’utilisation

de l’outil Elo

Ecoute et proximité de l’intégrateur

Mercurialangage

comptable des

interlocuteurs

La solution mise en place

• Scan des factures papier

• Intégration des PDF

Dématérialisation

• Reconnaissance des champs de la facture

• Alimentation des index de facture

LAD • Imputation comptable

• Validation web

• Retour au service comptable

• Export des écritures vers la comptabilité

Workflow de validation

Analyse d’adéquation

Installation technique Réalisation

Formation utilisateurs

Phase de test, recette

Démarrage progressif

Phases de projet

Mai 2016 Juin 2016 été 2016 Sept - nov 2016

Difficultés surmontées

• Se projeter sur la solution finale

• Traitement différent selon la nature

• Interface

Facteurs de succès

• Equipe projet binôme : SI et direction comptable

• Souplesse du produit et savoir faire de Mercuria

• Démarrage progressif

Facteurs de succès et difficultés du projet

Point sur les défis et enjeux

Défis

• Circulation électronique, suppressions des copies

• Autonomie des utilisateurs pour la recherche

• Gestion des situations et suivi des factures

• Gain de temps

Enjeux

• Interface POCWIN

• Adhésion des utilisateurs au changement

• Traitements des factures métiers et frais généraux

• Autonomie des différents services

Conclusion et nouveau projet

Satisfaction des utilisateurs et des

valideurs

Satisfaction de la relation et de

l’écoute de Mercuria

Importance de l’accompagnement au changement

Objectif d’étendre ELO sur de nouvelles sociétéset dans les services juridiques et RH.