des budgets et des états financiers entre la SHQ et les ... · transfert de votre fichier à la SHQ, vous devez contacter notre service à la clientèle. 2.3 Vérification d'usage

Procédure pour le transfert électronique des budgets et des états financiers

entre la SHQ et les offices d’habitation

« Guide d'utilisation »

Version Internet Explorer 6.0

Octobre 2008

TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION ................................................................................................................. 1 2. CE QUE VOUS DEVEZ VÉRIFIER AVANT TOUT.......................................................... 2

2.1 Équipement informatique................................................................................................ 2 2.2 Code utilisateur et mot de passe...................................................................................... 2 2.3 Vérification d'usage des applications de votre logiciel EXCEL..................................... 2

3. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA PROCÉDURE ......................................................... 3

3.1 Récupération de votre budget préinscrit ......................................................................... 3 3.2 Transfert de votre budget initial ou de votre état financier à la SHQ............................. 8

4 TRAITEMENT DE VOS FICHIERS PAR LA SHQ.......................................................... 12 5 RAPPEL NOMENCLATURE DES FICHIERS ................................................................. 15

Société d'habitation du Québec Procédure de transfert électronique Guide d'utilisation

1. INTRODUCTION

La Société d'habitation du Québec (SHQ) a mis en place un service informatisé et sécurisé permettant le partage de documents ou de fichiers avec sa clientèle des offices. Faciliter le transfert électronique des données via Internet est le but visé par le présent guide d'utilisation qui s'adresse à tous les organismes informatisés, intéressés par ce nouveau mode de fonctionnement. Ce guide vous permettra de récupérer votre budget préinscrit et de transmettre à la SHQ les données de votre budget initial ou les données de vos états financiers via le serveur sécurisé.

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2. CE QUE VOUS DEVEZ VÉRIFIER AVANT TOUT

2.1 Équipement informatique Vous devez posséder le matériel et les logiciels appropriés suivants :

Un micro-ordinateur avec une connexion Internet Une adresse de courriel (pas obligatoire) Internet Explorer 6.0 et + (avec l'encryptage 128 bits) Le logiciel EXCEL version 2000 mise à jour ou plus récente

2.2 Code utilisateur et mot de passe

Vous devez obtenir un mot de passe et un code utilisateur pour le transfert des données financières à la SHQ. Si vous avez perdu votre mot de passe ou si vous désirez le changer, vous devez en faire la demande par Internet en accédant au Portail des partenaires et des mandataires à l'adresse suivante : www.habitation.gouv.qc.ca/org. La SHQ vous contactera afin de vous le communiquer par téléphone. Rappelons que votre «Nom d'utilisateur» contient votre numéro d'organisme précédé du nombre 0 afin d'obtenir six chiffres.

Ex : Nom d'utilisateur : 000651 Mot de passe (inscrire votre mot de passe en minuscule)

S'il vous manque un de ces éléments ou pour toutes difficultés rencontrées lors du transfert de votre fichier à la SHQ, vous devez contacter notre service à la clientèle.

2.3 Vérification d'usage des applications de votre logiciel EXCEL

• Vous devez utiliser la version EXCEL 2000 (mise à jour) et suivante. Si vous ne connaissez pas votre version d'EXCEL, allez dans le menu «?» et sélectionnez «À propos de Microsoft Excel ». Une fenêtre apparaîtra et vous pourrez vérifier le numéro de la version.

• Vous devez vérifier le niveau de sécurité des macros de votre logiciel EXCEL.

Pour ce faire, il faut ouvrir EXCEL (avoir une feuille de calcul en blanc à l'écran). Allez dans le menu OUTILS, sélectionnez MACRO et dans l'onglet NIVEAU DE SÉCURITÉ sélectionnez MOYENNE. Par la suite, toujours dans le même menu, allez dans l'onglet SOURCES FIABLES. Il faut vérifier que les deux cases sont cochées.

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http://www.habitation.gouv.qc.ca/org


3. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA PROCÉDURE

3.1 Récupération de votre budget préinscrit

Le site est sécurisé avec un certificat d'encryptage SSL qui garantit la sécurité des informations échangées.

Accédez, à l'aide du logiciel «Internet Explorer», au site Internet des Offices d’habitation à l'adresse www.habitation.gouv.qc.ca/org L’écran suivant apparaît :

ACTION: Sélectionner «Offices d’habitation» RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

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ACTION: Sélectionner dans la section «Services en ligne», «Échange

d'informations (EDI), Suivi financier HLM, Supplément au loyer-PSL» RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

ACTION: Inscriver votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (en minuscule) apparaissant dans le document que vous avez reçu par la poste.

Appuyer sur «Connecter» RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

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ACTION: Sélectionner «Récupération» RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

ACTION: Appuyer sur la flèche RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

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ACTION: Choisir le traitement que vous désirez soit ABF 1201 ou ABF 0901 RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

L’écran qui vous apparaîtra contient les fichiers liés à votre organisme. Ainsi, si vous gérez plusieurs organismes, il y aura autant de fichiers que d’organismes gérés. Le nom du fichier est très important. Veuillez vous référer à la section nomenclature du fichier pour en comprendre la signification.

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ACTION: Sélectionner le fichier désiré (simple clic de la souris) RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

ACTION: Sélectionner «Enregistrer» RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

ACTION: Choisir le répertoire où sera déposé le fichier et retenir le nom du fichier.

Sélectionner «Enregistrer»

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Maintenant votre fichier est enregistré sur votre poste de travail. Vous pouvez quitter internet. Pour les utilisateurs du logiciel comptable HOPEM, vous devez vous référer au document de la COGI-OMH pour compléter votre budget. Pour les utilisateurs du fichier EXCEL, des instructions sont disponibles sur le Portail des partenaires et des mandataires soient :

- l'aide-mémoire dans la section «Documents et formulaires», sous-section «Documents et contrats-types» sélectionner «Budget» - les capsules de formation disponibles dans la section «Formation en ligne».

3.2 Transfert de votre budget initial ou de votre état financier à la SHQ Vous devez accéder au portail des partenaires et mandataires comme lors de la récupération de votre budget préinscrit à l'adresse suivante : www.habitation.gouv.qc.ca/org Arriver à la page d'accueil, sélectionnez dans la section «Services en ligne», «Échange d'informations (EDI), Suivi financier HLM, Supplément au loyer-PSL»

RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

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http://www.habitation.gouv.qc.ca/org


ACTION: Inscrire votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (en minuscule) apparaissant dans le document que vous avez reçu par la poste.

Appuyer sur «Connecter»


ACTION: Sélectionner «Transfert»

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ACTION: Choisir un traitement récepteur disponible en appuyant sur la flèche

Vous devez sélectionner «ABF1001» pour transférer votre budget initial. Vous devez sélectionner «ABF3301» pour transférer votre état financier.

ET

Choisir le fichier à transférer à l'aide du bouton «Parcourir» Sélectionner le répertoire où se trouve votre fichier de transfert (format .dat créé à l'aide du bouton «Exporter» du fichier EXCEL);

Sélectionner le fichier contenant vos données à transférer. Appuyer sur «Ouvrir» RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

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ACTION: Appuyer sur le bouton «Effectuer le transfert»

Votre fichier est maintenant transmis à la SHQ.

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4 TRAITEMENT DE VOS FICHIERS PAR LA SHQ Suite au transfert de votre fichier, il peut y avoir un délai de quelques heures avant que celui-ci soit pris en charge par les traitements informatiques dont l'objectif est d'enregistrer les informations dans les banques de données de la SHQ. Une fois que le traitement a été effectué, les résultats sont inscrits dans le site INTERNET des offices d'habitation sous la rubrique «SUIVI».

Voici ci-dessous comment accéder à la page «Suivi» et à quoi ressemble cette page.

ACTION: Sélectionner dans la section «Services en ligne», «Échange

d'informations (EDI), Suivi financier HLM, Supplément au loyer-PSL» RÉPONSE: L’écran suivant s’affiche

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ACTION: Inscrire votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (en minuscule)

apparaissant dans le document que vous avez reçu par la poste. Appuyer sur «Connecter»


ACTION: Sélectionner «Suivi».


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ACTION: Choisir le traitement récepteur et appuyer sur le bouton «Rechercher»


Sur cette page, vous y retrouverez tous vos fichiers qui ont été reçus par la SHQ, par contre les dossiers en attente d'être traités n'y apparaissent pas. Cette page est protégée et c'est seulement vous qui y avez accès.

Il y a aussi une colonne «État», ici trois valeurs sont possibles soit:

- En attente Indique que votre fichier est en attente de son traitement

par la SHQ.

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- En erreur Indique que votre fichier contient des erreurs. - Traité Indique que votre fichier a été traité avec succès par la

SHQ.1

- Suspendu Pour de multiples raisons, la SHQ peut suspendre le

traitement d'un fichier. Vous y retrouverez la raison dans la colonne «Commentaires».

Finalement, pour ce qui est de la colonne «Commentaires», cette dernière vous est adressée et elle contient des informations importantes concernant le traitement de votre fichier.

5 RAPPEL NOMENCLATURE DES FICHIERS

ABF0901-999999-888888-AAAA-BP-77-66.dat (utilisateur de HOPEM) ABF1201-999999-888888-AAAA-BP-77-66.xls (utilisateur d’EXCEL)

• ABF1201 : Identifie un fichier de préinscription budgétaire ou ABF0901 • ABF1001 : Identifie un fichier de budget initial • ABF3301 : Identifie un fichier d’états financiers

• 999999 : No Organisme gestionnaire • 888888 : No Organisme géré • AAAA : Année du budget ou de l’état financier transmis • BP : Pour Budget préinscrit • BU : Pour Budget Initial • EF : Pour États Financiers • 77 : Type de programme (10 ou 12) voir tableau ci-dessous selon

le programme géré (ce chiffre apparaît seulement dans le nom du fichier de votre budget préinscrit)

• 66 : No de séquence du fichier transmis (séquence dans l'année budgétaire) Si vous nous faites parvenir pour la 5e fois votre fichier, le nom de ce dernier doit contenir le numéro 05 à cet endroit.

• .dat : Extension du fichier

Exemple nom fichier budget préinscrit :

• organisme qui se gère elle-même :

o ABF0901-000100-000100-2007-BP-10-01.dat (HOPEM) o ABF1201-000100-000100-2007-BP-10-01.xls (EXCEL)

• organisme qui est géré par un autre : o ABF0901-000100-000999-2007-BP-10-01.dat (HOPEM) o ABF1201-000100-000999-2007-BP-10-01.xls (EXCEL)

1 Le statut "Traité" veut dire que le fichier a été récupéré sur le serveur et qu'il a été transmis au système ABF pour sa validation. Ultérieurement, lorsqu'un rapport des messages d'erreurs sur la validation du fichier dans ABF sera disponible pour le suivi des fichiers, le statut voudra dire que le fichier a été validé et cela, sans erreur dans ABF.

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TABLEAU DE SIGNIFICATION DES CODES DE NOM DE FICHIER

PROGRAMME MODE SUBVENTION Code à utiliser PU-REG DX 10

PR-REG DX 12

Exemple nom fichier que vous nous retournez :

• organisme qui se gère elle-même : o ABF1001-000100-000100-2007-BU-01.dat (BUDGET) o ABF3301-000100-000100-2007-EF-01.dat (ÉTAT FINANCIER)

• organisme qui est géré par un autre : o ABF1001-000100-000999-2007-BU-01.dat (BUDGET) o ABF3301-000100-000999-2007-EF-01.dat (ÉTAT FINANCIER)

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