Richtlinie

für die Erschließung

von Akten und Urkunden

Die ThüringischensTaaTsarchive

Richtlinie für die Erschließungvon Akten und Urkunden

in den Thüringischen Staatsarchiven

in Kraft gesetzt durch Beschluss der Archivleiterkonferenzam 31. August 2011

3

0. Vorbemerkung ..................................................................................................................................................... 5

1. Arbeitsorganisation ............................................................................................................................................ 6 1.1. Allgemeines ................................................................................................................................................ 6 1.2. Arbeitsabläufe und deren Dokumentation ................................................................................................ 6 1.2.1. Bestandsakte .................................................................................................................................. 6 1.2.2. Vorgefundener Zustand ................................................................................................................. 6 1.2.3. Bearbeitungsplan ........................................................................................................................... 7 1.2.4. Bearbeitungsbericht ....................................................................................................................... 7 1.2.5. Erschließungszustand .................................................................................................................... 7 1.2.6. Verwaltungsgeschichte/Biografische Aufgaben ............................................................................ 8 1.3. Technische und bestandserhaltende Arbeiten........................................................................................... 8

2. Bestandsbildung und -abgrenzung ..................................................................................................................... 9 2.1. Prinzipien der Bestandsbildung ................................................................................................................. 9 2.2. Einheitsbestand ......................................................................................................................................... 9 2.3. Zusammengefasster Bestand .................................................................................................................... 9 2.4. Behandlung von Fremdprovenienzen ........................................................................................................ 10 2.5. Behandlung von überlieferten Pertinenz- oder Mischbeständen ............................................................ 10 2.6. Unterlagen nicht erkennbarer Provenienz ................................................................................................. 10

3. Tektonik ................................................................................................................................................................ 11 3.1. Erfassung und Darstellung der Tektonik ................................................................................................... 11 3.2. Bestände ..................................................................................................................................................... 11 3.2.1. Zuordnung von Beständen zu Tektonikgruppen .......................................................................... 11 3.2.2. Hinweise auf vernichtete und Bestände in anderen Tektonikgruppen (virtuelle Bestände) ....... 11 3.2.3. Verzeichnung von Beständen ........................................................................................................ 12 3.2.4. Bestandskürzel (Pflichtfeld) ........................................................................................................... 13 3.2.5. Bestandsname (Pflichtfeld) ........................................................................................................... 13 3.2.6. Zeitraum ......................................................................................................................................... 13 3.2.7. Verwaltungsgeschichte/biographische Angaben .......................................................................... 13 3.2.8. Vorwort ........................................................................................................................................... 13 3.2.9. Festlegung des Verzeichnungsformulars ...................................................................................... 14 3.2.10. Optionen für die Recherche durch Benutzer ............................................................................... 14 3.2.11. Bestandseigenschaften .................................................................................................................. 15 3.2.11.1. Zeitraum (Text) ......................................................................................................................... 15 3.2.11.2. Zugangsbestimmungen ........................................................................................................... 15 3.2.12. Findmittel ...................................................................................................................................... 16

4. Innere Ordnung ................................................................................................................................................... 17 4.1. Ordnungsschema eines Bestandes ........................................................................................................... 17 4.2. Beibehaltung der vorarchivischen Ordnung .............................................................................................. 17 4.3. Neuordnung eines Bestandes .................................................................................................................... 17 4.4. Gliederung eines Bestandes....................................................................................................................... 18 4.5. Erfassung der Bestandsgliederung (Systematik) in Augias ..................................................................... 19 4.6. Zuordnung der Systematik zu einem Bestand .......................................................................................... 19 4.7. Reihenfolge von Verzeichnungseinheiten in Ordnungsgruppen .............................................................. 19 4.8. Neuformierung von Akteneinheiten .......................................................................................................... 20 4.9. Innere Ordnung von Akten ........................................................................................................................ 20

5. Verzeichnung ....................................................................................................................................................... 21 5.1. Verzeichnung von Sachakten ..................................................................................................................... 21 5.1.1. Verzeichnungstechnik .................................................................................................................... 21 5.1.2. Verzeichnungsintensität ................................................................................................................ 21 5.1.3. Verzeichnungsangaben ................................................................................................................. 21 5.1.3.1. Bestand (Pflichtfeld) ................................................................................................................. 21 5.1.3.2. Datierung (Pflichtfelder) .......................................................................................................... 21 5.1.3.3. Alte Archivsignatur ................................................................................................................... 23 5.1.3.4. Signatur ..................................................................................................................................... 23 5.1.3.5. Vorläufige Nummer (Pflichtfeld) ............................................................................................. 24 5.1.3.6. Systematikgruppen (Pflichtfeld) .............................................................................................. 24 5.1.3.7. Titel (Pflichtfeld) ...................................................................................................................... 25 5.1.3.8. Enthält-Vermerk ........................................................................................................................ 26

4

5.1.3.9. Umfang: .................................................................................................................................... 27 5.1.3.10. Band .......................................................................................................................................... 28 5.1.3.11. Name ........................................................................................................................................ 28 5.1.3.12. Provenienz ................................................................................................................................ 28 5.1.3.13. Erhaltung .................................................................................................................................. 28 5.1.3.14. Verweis ..................................................................................................................................... 29 5.1.3.15. Edition ....................................................................................................................................... 29 5.1.3.16. Sperrfrist ................................................................................................................................... 29 5.1.3.17. Gesperrt bis: ............................................................................................................................ 29 5.1.3.18. Grund der Sperrung ................................................................................................................. 29 5.1.3.19. Verzeichnungsprotokoll ........................................................................................................... 30 5.1.3.20. Mikrofilm / Mikrofiche ............................................................................................................. 30 5.1.3.21. Registratursignatur ................................................................................................................... 30 5.2. Personenbezogene Akten ........................................................................................................................... 31 5.2.1. Verzeichnungstechnik ................................................................................................................... 31 5.2.2. Verzeichnungsintensität ................................................................................................................ 31 5.2.3. Verzeichnungsangaben .................................................................................................................. 31 5.3. Verzeichnung von Urkunden ...................................................................................................................... 33 5.3.1. Verzeichnungstechnik ................................................................................................................... 33 5.3.2. Verzeichnungsintensität ................................................................................................................ 33 5.3.3. Verzeichnungsangaben .................................................................................................................. 33 5.3.3.1. Bestand (Pflichtfeld) ................................................................................................................. 34 5.3.3.2. Signatur .................................................................................................................................... 34 5.3.3.3. Microform/Digitalisat .............................................................................................................. 34 5.3.3.4. vorläufige Nummer (Pflichtfeld) .............................................................................................. 34 5.3.3.5. Datierung (Pflichtfelder) .......................................................................................................... 34 5.3.3.6. Provenienz ................................................................................................................................ 35 5.3.3.7. Systematikgruppen ................................................................................................................... 36 5.3.3.8. Regest ....................................................................................................................................... 36 5.3.3.9. Zeugen ...................................................................................................................................... 39 5.3.3.10. Dorsualvermerke/ Registratursignatur .................................................................................... 39 5.3.3.11. Ort/Datumszeile ...................................................................................................................... 39 5.3.3.12. Siegel ......................................................................................................................................... 40 5.3.3.13. Siegler ...................................................................................................................................... 40 5.3.3.14. Überlieferungsform .................................................................................................................. 40 5.3.3.15. Beschreibstoff ........................................................................................................................... 40 5.3.3.16. Erhaltungszustand ................................................................................................................... 41 5.3.3.17. Editionen ................................................................................................................................... 41 5.3.3.18. Sprache ...................................................................................................................................... 41 5.3.3.19. Sperrvermerke ........................................................................................................................... 41 5.3.3.20. Verweise/weitere Exemplare .................................................................................................... 41 5.3.3.21. Verzeichnungsprotokoll ............................................................................................................ 41 5.3.3.22. Bemerkungen ............................................................................................................................ 41 5.3.3.23.Format/Umfang ......................................................................................................................... 42 5.3.3.24. Alte Archivsignatur(en) ............................................................................................................ 42

Anlage 1: Richtlinie zur Foliierung von Archivgut ..................................................................................................... 43

Anlage 2: Stellvertreter für abweichende Lagerung ................................................................................................... 45

Anlage 3: Tektonik der Thüringischen Staatsarchive ................................................................................................. 46

Anlage 4: Richtlinie zum Zitieren von Publikationen ................................................................................................ 47

Anlage 5: Erfassung von geschädigtem Archivgut nach Schadensklassen .............................................................. 50

Anlage 6: Schreibweise von Orts- und Personennamen ........................................................................................... 51

Anlage 7: Erstellen von online-Findbüchern .............................................................................................................. 56

Anlage 8: Formularlayout ............................................................................................................................................ 66

Stichwortverzeichnis ................................................................................................................................................... 68

5

0. Vorbemerkung

Die Richtlinie zur Erschließung in den Thüringischen Staatsarchiven, Teil Akten und Urkunden, stellt einen Leitfaden für die standardisierte Erschließung von Archivgut dar. Sie entwickelt die bisher gebräuchlichen Standards (OVG) weiter, indem sie die Anforderungen der in den Thüringischen Staatsarchiven eingesetzten Erschließungssoftware AUGIAS-Archiv und des Archivportals mit den traditionellen Vorschriften verknüpft.

Dieses Dokument ist ein Ergebnis von Diskussionen, an denen Kollegen aus allen thüringischen Staatsarchiven beteiligt waren. Grundlage der Arbeit bildeten vor allem die Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs sowie die Hin-weise zur Erschließung aus dem Staatsarchiv Rudolstadt. Es liegt dabei in der Natur der Sache, dass bei der Formulierung einer solchen einheitlichen Richtlinie für sechs Thüringische Staatsarchive mancher Kompromiss geschlossen werden musste. Manches, was hier nur als Kann- oder Soll-Bestimmung formuliert wurde, ist möglicherweise in den einzelnen Häusern ein Muss. Deshalb sollte immer beachtet werden, dass die konkreten Festlegungen im Bearbeitungsplan oder dienstliche Anweisungen des Vorgesetzten Vorrang gegenüber den in der Richtlinie empfohlenen Regelungen haben. Lediglich für bestimmte Arbeitsvorgänge unverzichtbare Bestimmungen sind als Muss-Bestimmung formuliert worden.

Neben dieser Richtlinie sind weiter folgende Dokumente zu beachten:– Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze der DDR (OVG) (http://www.staatsarchive.de/publikationen/OVG.pdf)– Handreichung für die Erstellung von online-Findbüchern (Anlage 7)– AUGIAS-Archiv 8.2 Basishandbuch (auch als pdf-Datei beim Programm)

Zunächst wird der erste Teil einer Erschließungsrichtlinie für die am umfangreichsten vertretenen Archivgutarten (Akten und Urkunden) vorgelegt. In den nächsten Jahren werden dann Richtlinien für weitere Archivgutkategorien erarbeitet werden. Eine Reihe von grundsätzlichen Festlegungen, die für alle Archivgutkategorien Gültigkeit haben, wurden als Anhang angefügt (Foliierung, Stellvertreter für Sonderlagerung, Zitierweise, Angabe von Orts- und Personennamen, Schadensklassen), um sie für alle Kategorien verfügbar zu halten und eine Redundanz in den Festlegungen zu den einzelnen Kategorien zu vermeiden.

Diese Richtlinie ist momentan nur auf traditionelles Archivgut, das sich bereits in Endarchiven befindet, ausgerichtet. Das zurzeit in den Behörden lagernde, noch zu bewertende Schriftgut und zu übernehmende Archivgut, das teilweise bereits in elektronischer Form vorliegt, ist bewusst ausgeklammert worden. Hier wird es in Zukunft erst noch eine Vielzahl von Problemen im Vorfeld zu regeln geben (z. B. Schnittstellen zu Dokumentenmanagementsystemen, stan-dardisierte Ablieferungsverzeichnisse usw.), bevor man die Erschließung solcher Archivalieneinheiten im Endarchiv standardisieren kann.

Die Ausführungen zur Verzeichnung von Akten und Urkunden beziehen sich grundsätzlich nur auf Ebene 1, da auch nur diese Ebene Schnittstellen für den EAD-Export in das Archivportal besitzt. Bei der Gestaltung der Formulare für die Akten- und Urkundenverzeichnung sind Felder für eine Vielzahl möglicher Verzeichnungsangaben vorgesehen. Sie können, müssen aber nicht alle ausgefüllt werden. Die Felder, die mindestens ausgefüllt sein müssen, um ein Archivale zu ermitteln, sind als Pflichtfelder definiert worden. So wird es möglich, eine der Bedeutung des Bestandes angepasste Intensität der Verzeichnung zu wählen.

Diese Richtlinie ist bei Bedarf, insbesondere nach Veränderungen der Software, spätestens aber nach drei Jahren durch die Erschließungskommission zu überprüfen und ggf. zu überarbeiten und zu ergänzen.

6

1. Arbeitsorganisation

1.1. Allgemeines

Erschließungsarbeiten sollten nach Möglichkeit immer in Zusammenhang mit einer technischen Bearbeitung der Akten sowie mit der Festlegung von Maßnahmen zur Sicherung bzw. Verbesserung des Erhaltungszustandes vorgenommen werden. Noch ausstehende Bewertungsentscheidungen sind ebenfalls im Rahmen der Erschließungsarbeiten zu treffen und entsprechend zu dokumentieren.

Die Verzeichnung und Klassifizierung von Beständen und Archivalieneinheiten, die Aufnahme von Indexbegriffen und die Ausgabe von Findbüchern erfolgen mit der Archivsoftware AUGIAS-Archiv. Dabei sind grundsätzlich die Standard-Erschließungsformulare bzw. die in dieser Richtlinie definierten Formulare für die einzelnen Archivgutkategorien zu verwenden. Anpassungen im Einzelfall können nur durch die IT-Verantwortlichen vorgenommen werden und sind durch den zuständigen Leiter zu genehmigen.

1.2. Arbeitsabläufe und deren Dokumentation

1.2.1. Bestandsakte

Alle für die Bearbeitung, Benutzung und Aufbewahrung eines Bestandes wichtigen Informationen sind in einer Be-standsakte zusammenzufassen. Die Bestandsakte ist Teil der Registratur des jeweiligen Staatsarchivs. Sie beinhaltet insbesondere:

– Datum, Zustand und Umfang bei der Übernahme– Zustand vor Beginn der Erschließung– Bearbeitungsplan– Bewertungsentscheidungen– Bearbeitungsbericht– Institutionsgeschichte des Bestandsbildners (eventuell mit Materialsammlung)– Bestandsrevisionsberichte– Technische Bearbeitung– Maßnahmen zur Bestandserhaltung– Hinweise auf Besonderheiten bei der Benutzung (Datenschutz, Schutzfristen)

1.2.2. Vorgefundener Zustand

Vor der Bearbeitung sind (soweit möglich) folgende Fragen zu klären:– Eigentumsverhältnisse (Depositalverträge!)– Ablieferungsverhältnisse– abgebende Stelle– Zeitpunkt der Übergabe– sofern die abgebende Stelle nicht der Registraturbildner ist, Ermittlung der Stelle, bei der die Unterlagen

entstanden sind– Vollständigkeit oder Lücken in der Überlieferung (Umfang und Grund)– Umfang und bisheriger Lagerungsort– Überlieferungszeitraum– Existenz von Unterlagen der Vorgänger und Nachfolger des Registraturbildners, Fremdprovenienzen,

versprengte Unterlagen (auch außerhalb des Archivs)– vorliegender Ordnungs- und Erhaltungszustand– Registraturordnung; Anwendung eines Aktenplanes beim Registraturbildner– bisherige Bearbeitungen– bereits vergebene Signaturen– Erschließungszustand– Beurteilung der Findmittel (Art und Anzahl, Verfasser, Entstehungszeitpunkt, den Gesamtbestand oder nur einen

Teil enthaltend)– technische Bearbeitung.

7

1.2.3. Bearbeitungsplan

Vor Beginn der Erschließungsarbeiten ist ein kurzer und präziser Bearbeitungsplan aufzustellen, der mit dem Vorge-setzten abzustimmen ist. Er ist im Verlauf der Bearbeitung ggf. zu ergänzen und zu konkretisieren.

Der Bearbeitungsplan enthält folgende Angaben:– Signatur und Name des Bestandes– Umfang des Bestandes– Bearbeiter– Ziel der Bearbeitung (Ordnung, Intensität der Verzeichnung, Art des zu erarbeitenden Findmittels)– Bearbeitungsschritte (z. B. Bestandsbildung und -abgrenzung, technische Behandlung der Verzeichnungs-

einheiten, Feinbewertung usw.)– Verantwortlichkeiten, Termine– Zeitraum der Bearbeitung.

1.2.4. Bearbeitungsbericht

Der Ablauf der Bearbeitung und ihr Ergebnis sind in Form eines Berichtes zu dokumentieren. In ihm werden aufge-tretene Probleme dargelegt und die daraufhin getroffenen Entscheidungen begründet. Wird die Arbeit am Bestand für mehr als 3 Monate unterbrochen, ist ein Kurzbericht über den Stand der Arbeiten sowie bis dahin getroffene Ent-scheidungen anzufertigen.Im Bearbeitungsbericht, der nach Abschluss der Erschließungsarbeiten an einem Bestand in der Regel anzufertigen ist, sind (soweit möglich) folgende Punkte zu behandeln:

– Beginn und Ende der Arbeiten– erreichter Erschließungszustand– beteiligte Bearbeiter und deren jeweilige Aufgaben– abgebende Stelle– Reihenfolge der Arbeiten– Ordnungstechniken– Abweichungen vom Bearbeitungsplan mit Begründung– Behandlung von Unterlagen der Vorgänger und Nachfolger des Registraturbildners oder von Teilen der Provenienz

in anderen Beständen (z. B. Vereinigung, Verweise)– Bewertungsgrundsätze (mit Begründungen): bei Beständen ohne Ablieferungsverzeichnis Auflistung (ggf. sum-

marisch); bei Beständen mit Ablieferungsverzeichnis Kennzeichnung der kassierten Archivalien auf dem bis zur Verzeichnung gültigen Findmittel

– Angaben über den Gesamtumfang der Kassationen– Angaben über eingetretene Dokumentationsverluste im archivischen Vorfeld– Abgaben an andere Archive– Zuordnung zu anderen Beständen– Konkordanzen– ausstehende oder zurückgestellte Arbeiten– Vorschläge für das weitere Vorgehen– Anforderungen an den Datenschutz oder sonstige Geheimhaltungsvorschriften– weitere technische Behandlung (z. B. Etikettierung, Entmetallisierung, Verpackung in Archivgutbehälter)– Erhaltungszustand– zum Bestand gehörende Filme/Tonbänder (AV-Medien), Fotos/Negative/Glasplatten, Karten/Pläne– ggf. letzte vergebene Signatur und nicht belegte Signaturen.

1.2.5. Erschließungszustand

Der Erschließungszustand der Bestände bzw. Unterlagen ist folgendermaßen zu kennzeichnen:

Nicht erschlossen:Als nicht erschlossen gelten Bestände, für die kein Findmittel vorliegt bzw. deren Findmittel solche Mängel aufweist, dass das Auffinden einer Akte mit akzeptablem Zeitaufwand nicht möglich ist.

Vorläufig erschlossen:Als vorläufig erschlossen gelten Bestände, deren Findmittel nach archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten Mängel und Unzulänglichkeiten aufweisen und deren Erschließung eine Überarbeitung durch den Archivar erforderlich macht. Die Bestände sind – wenn auch mit Mühe – grundsätzlich benutzbar.

Endgültig erschlossen:Als endgültig erschlossen gelten Bestände, die nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen erschlossen und mit deren Findmitteln die Akten zweifelsfrei in angemessener Zeit zu identifizieren sind.

8

1.2.6. Verwaltungsgeschichte / Biografische Angaben:

Zur Institutionsgeschichte des Bestandsbildners bzw. zur Biografie des Nachlassgebers sind während der Verzeichnung Informationen zu sammeln.Die Geschichte der Institution umfasst die Entwicklung der Aufgaben, Tätigkeiten und Organisationsstrukturen sowie die sachliche und räumliche Zuständigkeit. Darüber hinaus soll sie Hinweise zum Vorgänger und Nachfolger des Bestandsbildners enthalten. Ergänzt werden kann sie durch eine Nennung der wichtigsten Funktions- und Amtsträ-ger. Ihre Quellen sind im Bestand überlieferte Organisationsunterlagen, Geschäftsverteilungspläne und Aktenpläne sowie Rechtsvorschriften, Handbücher und Monografien, regionalgeschichtliche Zeitschriften und Bibliografien, des Weiteren Fachliteratur zur Bearbeitung gleicher oder ähnlicher Bestände. Informationen zum Bestandsbildner können auch seiner aktuellen Homepage entnommen werden.Die Angaben zum Bestandsbildner sind Bestandteil der Findbucheinleitung.

1.3. Technische und bestandserhaltende Arbeiten

Technische und bestandserhaltende Maßnahmen sind stets zwischen dem Bearbeiter und dem zuständigen Referenten abzustimmen. Dies gilt v. a. für die Verpackung, Signierung und Einlagerung des Archivgutes in das Magazin. Im Zusammenhang mit der Erschließung soll geprüft werden, ob sie unmittelbar mit einer Foliierung oder Paginierung des Bestandes verbunden werden kann. Dies erleichtert die Vollständigkeitskontrolle, die Bearbeitung von Kopieraufträ-gen sowie die Zitierung. Für die Durchführung der Sicherungsverfilmung gilt die Foliierung als Voraussetzung. Dabei sind die Festlegungen in der „Richtlinie zur Foliierung von Archivgut“ (Anlage 1) zu beachten.

Die Etiketten der Kartons enthalten mindestens den Bestandsnamen und die Signaturen der im Karton gelagerten Archivalieneinheiten. Zusätzlich können der Name des Archivs und die Bestandssignatur in das Kartonetikett aufge-nommen werden. Empfehlenswert ist eine fortlaufende Nummerierung des Kartons innerhalb eines Bestandes.

Die Etiketten für die Archivalieneinheiten enthalten mindestens die Archivbezeichnung, den Bestandsnamen sowie die Archivaliensignatur. Zusätzlich kann die Bestandssignatur sowie der Titel und die Laufzeit der Archivalieneinheit in das Aktenetikett aufgenommen werden. Die Größe der Etiketten richtet sich sowohl nach der Anzahl der verwendeten Angaben als auch nach den Größe und den Gegebenheiten der jeweiligen Verzeichnungseinheiten. Bestandsbezeich-nung und Archivaliensignatur sind deutlich lesbar und so groß anzugeben, dass dem Magazindienst ein effizientes Arbeiten möglich ist.Bei umfangreicheren Akten (mehr als 100 Blatt) wird empfohlen, die Signatur noch einmal in der Akte selbst (z. B. auf jedem hundertsten Blatt) anzubringen.

Sperrvermerke (Bestandserhaltung, Schutzfristen) sind in geeigneter Weise auf der Archivalieneinheit kenntlich zu machen.Werden bestimmte Archivaliengattungen eines Bestandes (z. B. Übergrößen, Fotos, Karten oder Plakate) gesondert gelagert, sollte dies mit Stellvertreter am eigentlichen Lagerungsort nachgewiesen werden (Anlage 2).

9

2. Bestandsbildung und -abgrenzung

2.1. Prinzipien der Bestandsbildung

In den Archiven der Frühneuzeit wurden die Schriftstücke nach sachlichen Gesichtspunkten geordnet, wobei in der Regel für einen relativ umfassenden Sachbetreff (z. B. Forst- und Jagdwesen) ein Bestand gebildet wurde. Dieses Prinzip der Bestandsbildung wird als Pertinenzprinzip bezeichnet. Diese Bestände enthalten Schriftstücke unterschiedlicher Herkunft. Die Entstehungszusammenhänge werden in der Regel zerstört.

Mit der Differenzierung der Verwaltungsbehörden ging man im 19. Jahrhundert dazu über, die Schriftstücke in ihrem Herkunftszusammenhang von einer Einrichtung oder Behörde (Provenienz) zu belassen. Die Überlieferung einer Einrichtung oder Behörde bildet in der Regel einen Bestand. Die Bestandsbildung erfolgt in diesem Fall nach dem Provenienzprinzip. Es ist das Prinzip für die Bildung moderner Archivbestände.

In einer Übergangszeit wurden vor allem im 19. Jahrhundert Mischbestände gebildet, deren Kernüberlieferung aus einem Provenienzbestand besteht, dem aber in größerem Umfang sachlich mit der Überlieferung zusammenhängende Schriftstücke und Vorgänge zugeordnet wurden.

2.2. Einheitsbestand

Alle Unterlagen einer juristischen oder natürlichen Person (bzw. Personengemeinschaft, z. B. Familie) bilden einen Bestand. Bei Unterlagen juristischer Personen (Behörden, Gerichte, Institutionen, Wirtschaftsbetriebe)kann dieser Grundsatz auch angewendet werden, wenn sich Struktur oder Bezeichnunggeändert haben. Entscheidendes Kriterium für die Bildung eines Einheitsbestandes ist in diesem Fall die Kontinuität der Aufgabenwahrnehmung der juristischen Person. Ist eine Kontinuität hinsichtlich der Aufgabenwahrnehmung nicht mehr gegeben oder erkennbar, z. B. bei Auflösung einer Behörde und der Aufgabenübertragung an eine andere, wird eine Bestandsabgrenzung vorgenommen.Unterlagen, die bei einer Institution begonnen, dann im Rahmen der Verlagerung von Aufgaben an eine andere Behörde übergeben und dort maßgeblich weiter bearbeitet wurden, gehören zum Bestand der letzteren.

2.3. Zusammengefasster Bestand

Die Unterlagen juristischer Personen, die funktional oder sachlich miteinander verflochtensind, und bei denen deswegen die Bildung mehrerer Bestände unzweckmäßig erscheint, könnenzu einem zusammengefassten Bestand vereinigt oder in einem solchen belassen werden.Ausschlaggebend hierfür sind

– Kontinuität der Aufgabenwahrnehmung,– Kontinuität der institutionellen Verflechtung sowie– Kontinuität der Aktenführung/Registratur.

Die unteren Forstbehörden des Herzogtums/Großherzogtums Sachsen-Weimar-Eisenach wechselten häufig ihre Bezeichnung (Forstamt, Forstrevierverwaltung usw.) und ihre territoriale Zuständigkeit. Ihre Aufgaben blieben jedoch gleich, die Registraturen wurden durchgängig weitergeführt. Deshalb wurde ein zusammengefasster Bestand Forstrevierverwaltungen gebildet.

10

2.4. Behandlung von Fremdprovenienzen

Unterlagen einer Provenienz, die nicht mit der Bestandsprovenienz übereinstimmen, sind aus dem Bestand heraus-zulösen, wenn nicht aus wichtigen Gründen der Verbleib im Bestand vorzuziehen ist.Der Verbleib im Bestand ist z. B. möglich, wenn

– auf wesentliche historisch gewachsene Bestandsstrukturen Rücksicht zu nehmen ist (z. B. Pertinenzbestände)– mit der Herauslösung ein unvertretbar hoher Arbeitsaufwand verbunden wäre– rechtliche Bestimmungen die Abgabe an andere Archive verhindern.

2.5. Behandlung von überlieferten Pertinenz- oder Mischbeständen

Überlieferte Pertinenzbestände bleiben in der Regel erhalten. Mischbestände werden nur dann nach Provenienzen aufgeteilt, wenn dadurch ein Erkenntniszuwachs für die Auswer-tung der Quellen zu erwarten ist und/oder bereits Bestände zu den in den Mischbeständen enthaltenen Provenienzen bestehen. In Ausnahmefällen ist diese Verfahrensweise auch auf Pertinenzbestände anwendbar, wenn eine Aufteilung zu wenigen umfangreicheren Provenienzbeständen führt und der Pertinenzbestand auf diese Weise mit vertretbarem Zeitaufwand restlos auf Provenienzbestände aufgeteilt werden kann. In jedem Fall ist im Feld alte Archivsignatur die bisherige Signatur der Verzeichnungseinheit mit Bestandsbezeichnung anzugeben und nach Abschluss der Erschließungsarbeiten eine Konkordanzliste zu erstellen, die Aufnahme in die Findbücher der Pertinenz- oder Mischbestände (alt) und der Provenienzbestände (neu) findet.

2.6. Unterlagen nicht erkennbarer Provenienz

Unterlagen, deren Provenienz und abgebende Stelle trotz eingehender Prüfung nicht erkennbar sind, werden einer be-reits bestehenden inhaltlich oder formal korrespondierenden Sammlung zugewiesen. Die Bildung neuer Sammlungen ist nach Möglichkeit zu vermeiden. Bei sachlichen Zusammenhängen zu einem Provenienzbestand sind bei diesem sowie in der Sammlung entsprechende Verweise anzubringen (vgl. Pkt. 5.1.3.14.).

11

3. Tektonik

3.1. Erfassung und Darstellung der Tektonik

Die Bestände der thüringischen Staatsarchive werden nach einer Tektonik mehrstufig gegliedert. (vgl. Anlage 3) Die Tektonik wird mit dem Programm AUGIAS-Archiv im Formular Bestandsregie (Tektonikgruppen) erfasst. Dabei ist zu beachten, dass im Feld Datentyp im Drop-down-Menü der Begriff Tektonikgruppe ausgewählt wurde und die Tektonikgruppe der richtigen Ebene zugeordnet wird.Die Tektonik wird im Programm AUGIAS-Archiv im Formular Bestandsregie in der linken Leiste als Baumstruktur dargestellt.

Als Tektonikkürzel werden die Nummer des Archivs und die Nummer der Hauptgruppe (=sortierrelevantes Teil der Tektonikbezeichnung) eingetragen. Anstelle der Bestandsnummer werden Nullen gesetzt (Nähere Ausführungen unter 3.2.4)Als Tektonikgruppe wird die ausgeschriebene Bezeichnung der Tektonikgruppe eingetragen. Abkürzungen sind auf jeden Fall zu vermeiden.Im Feld Vorwort kann eine Beschreibung der Tektonikgruppe erfolgen, wenn dies für erforderlich gehalten wird. Be-sonders bei Bestandsgruppen aus Pertinenzbeständen erscheint dies sinnvoll. Es ist allerdings zu beachten, dass für dieses Feld keine Schnittstelle zum Archivportal besteht und der Text aus diesem Feld mittels der Funktionen „Kopieren“ (STRG + C) und „Einfügen“ (STRG +V) in das entsprechende Feld des Archivportals übertragen werden muss.

3.2. Bestände

3.2.1. Zuordnung von Beständen zu Tektonikgruppen

Die Bestände sind der jeweils tiefsten tektonischen Gliederungsstufe zuzuordnen. Die zugeordneten Bestände werden innerhalb der Gliederungsstufe in der Regel geografisch-alphabetisch nach Sitz des Bestandsbildners, alphabetisch (Personennamen) oder chronologisch nach Entstehungszeitraum gereiht.

3.2.2. Hinweise auf vernichtete und Bestände in anderen Tektonikgruppen (virtuelle Bestände)

Bestände, deren Überlieferungszeitraum sich über mehrere Hauptgruppen erstreckt und die als Einheitsbestand beste-hen bleiben sollen, werden in der Regel der letzten in Frage kommenden Tektonikgruppe zugeordnet. In der Gruppe, in die er gelangt wäre, wenn die Behörde oder Einrichtung nicht weiter bestanden hätte, kann an der Stelle, an der der Bestand einzuordnen gewesen wäre, ein entsprechender Hinweis angebracht werden. Der Bestand erhält ein entspre-chendes Bestandskürzel innerhalb der Tektonik. Unter Bestandsbezeichnung wird die Bezeichnung eingetragen, die die juristische Person während der Laufzeit der Tektonikhauptgruppe überwiegend führte. Unter Verwaltungsgeschichte/biographische Angaben wird der Verweis: siehe bei [Bestandskürzel=Bestandssignatur] [Bestandsbezeichnung] eingetragen.

Die Bestände der Großherzoglich-Sächsischen Baugewerkenschule in Weimar, der Staatlichen Baugewerken-schule Weimar und der Staatlichen Bauschule Weimar bilden einen Einheitsbestand. Auf den Bestand der bis 1919 bestehenden Großherzoglich-Sächsischen Baugewerkenschule in Weimar wird wie folgt verwiesen:

12

In ähnlicher Art und Weise kann mit verlorenen und vernichteten Beständen verfahren werden. In diesem Falle erfolgt in das Feld Verwaltungsgeschichte/biographische Angaben der Eintrag: verloren bzw. vernichtet.

3.2.3. Verzeichnung von Beständen

Die Verzeichnung von Beständen erfolgt in der Datenbank Augias im Formular Bestandsregie (Bestände). Dabei ist zu beachten, dass im Feld Datentyp im Drop-down-Menü der Begriff Bestand ausgewählt wurde und der Bestand der richtigen Tektonikgruppe zugeordnet wird.Im Formular Bestandsregie (Bestände) werden Informationen zu den einzelnen Beständen hinterlegt. Die Bestände werden innerhalb der Tektonik in der linken Leiste als Baumstruktur abgebildet.Es werden folgende Angaben erfasst (Pflichtangaben sind fettgedruckt):

BestandskürzelBestandsname ZeitraumVerwaltungsgeschichte/biographische AngabenVorwortFestlegung des Verzeichnungsformulars Rechercherechte für externe Benutzer

13

3.2.4. Bestandskürzel (Pflichtfeld)

Jeder Bestand erhält innerhalb der Tektonik der thüringischen Staatsarchive eine eindeutige Bestandssignatur. Diese setzt sich zusammen aus:

• Einstellige Zahl für das Archiv• Zweistellige Zahl für die Tektonikgruppe• Vierstellige Zahl für den Bestand (Bestandsnummer)

Zur Kennzeichnung der einzelnen Stufen und zur besseren Übersichtlichkeit werden die Zahlen durch Bindestriche getrennt (z. B. 6-33-2034).

3.2.5. Bestandsname (Pflichtfeld)

Der Bestandsname ist auszuschreiben. Abkürzungen können in Klammern angegeben werden. Der Bestandsname wird wie folgt gebildet:

3.2.5.1. Bei Einheitsbeständen: Der Name des Bestandes entspricht in der Regel der Bezeichnung, den die juristische oder natürliche Person während der überwiegenden Zeit ihrer Existenz getragen hat bzw. der letzten Bezeichnung im Überlieferungszeitraum. Bei häufigen Namensänderungen der Behörden können die Bestandsbezeichnungen in Anlehnung an tatsächliche Bezeichnungen frei gebildet werden (z. B. Thüringer Wirtschaftsministerium).

3.2.5.2. Bei Beständen natürlicher Personen wird der Bestandsname – sofern nicht aufgrund anderer Vereinbarungen z. B. durch Depositalverträge festgelegt – gebildet aus dem Namen der natürlichen Person(en) und dem jeweils entsprechenden Zusatz Vorlass, Nachlass, Familienarchiv bzw. Familiennachlass oder Sammlung. Unter Vorlass wird eine Übergabe von Archivalien der natürlichen Person(en) an das Archiv zu deren Leb-zeiten verstanden. Nach dem Tod des Nachlassgebers wird dessen Vorlass in einen Nachlass umgewandelt. Nachlass bezeichnet die Archivalien von natürlichen Person(en) nach deren Tod. Ein Familienarchiv umfasst die Archivalien mehrerer Angehöriger einer Familie. Es kann weiteren Zuwachs erfahren. Voraussetzung für den Zusatz Vorlass, Nachlass bzw. Familienarchiv sind Dokumente, die aus der Lebenswelt der betreffenden Person(en) stammen wie Zeugnisse, persönliche Urkunden, Korrespondenzen, autobiografische Skizzen.

Fehlen diese persönlichen Unterlagen in der Überlieferung, weil z. B. nur eine Zeitungsausschnittsammlung oder eine Materialsammlung zu einem bestimmten Thema vorhanden ist, wird der persönliche Bestand als Sammlung bezeichnet.

3.2.5.3. Bei zusammengefassten Beständen: Der Name des Bestandes ist • der Name der juristischen Person, die das umfassendste Aufgabengebiet hatte, • der Name der juristischen Person, die am längsten bestand, • der Name aller juristischen Personen • ein verallgemeinernder Name, der den wesentlichen Bestandsinhalt oder den Aufgabenbereich der juristischen

Personen beschreibt.

3.2.6. Zeitraum

Hier werden das Jahresdatum des ältesten und des jüngsten im Bestand überlieferten Dokumentes eingetragen. Vor- und Nachlaufzeiten werden dabei nicht berücksichtigt.

Diese Daten lassen sich auch automatisch ermitteln durch Betätigung des Buttons . Es ist jedoch zu beachten, dass sich die automatische Berechnung nur auf Ebene 1 bezieht.

3.2.7. Verwaltungsgeschichte/biographische Angaben

In diesem Feld sollen kurz die Entstehungszusammenhänge des Bestandes dargelegt werden, wobei auch auf bedeu-tende Überlieferungslücken hinzuweisen ist. Der Inhalt dieses Feldes wird im Feld Inhalt des Archivportals wieder-gegeben. Diese Beschreibung soll dem Nutzer eine erste Orientierung für seine Recherchen geben. Der Umfang der Beschreibung soll nicht mehr als 3000 Zeichen (mit Leerzeichen) umfassen. Für die Darstellung eines Bestandes im Archivportal ist diese Beschreibung unbedingt notwendig.

3.2.8. Vorwort

Das Vorwort soll die Voraussetzungen für die kritische Benutzung des Bestandes schaffen. Es enthält Angaben zur Geschichte des Bestandsbildners, die Geschichte des Bestandes und Angaben zu seinem Inhalt, außerdem Verweise zu korrespondierenden Beständen im eigenen und in anderen Archiven (soweit bekannt), Angaben zu Benutzungsbe-schränkungen sowie den Zitierhinweis. Am Schluss des Vorwortes werden die wichtigsten Literatur- und Quellenangaben angeführt. Die Zitierweise orientiert sich nach DIN 1505 (s. Anlage 4).

14

Aus den im Vorwort stehenden Angaben werden die Findbucheinleitungen generiert; sie sind deshalb Bedingung zur Erstellung von analogen (ausgedruckten) und Online-Findbüchern.

3.2.9. Festlegung des Verzeichnungsformulars

Für die Thüringischen Staatsarchive gelten folgende Formulare, die durch die Bearbeiter nicht eigenständig verändert werden dürfen:

Akten XL (Standard)Urkunden (– U)Fotos/Bilder (– B)Karten und Pläne (– K)Plakate (– P)Filme (– F)Reichskammergericht (– RKG)Personalakten (- PA)

Das Archivgut ist je nach Archivaliengattung in den dafür definierten Formularen zu verzeichnen. Innerhalb eines Be-standes kann auf jeder Ebene nur ein Formular verwendet werden. Müssen mehrere Formulare verwendet werden (z. B. weil der Bestand Akten und Karten enthält), muss der Bestand in entsprechende Teilbestände geteilt werden, für die jeweils die gleiche Gliederung zu verwenden ist. Der Bestand erhält dann neben der Bestandssignatur - getrennt durch einen Bindestrich - den Kennbuchstaben des Formulars. Für das Formular Akten XL (Standard) sowie bei Beständen, die nur in einem Formular verzeichnet werden, wird kein Kennbuchstabe verwendet.

Der Bestand Land Thüringen – Abteilung Regionalplanung enthält sowohl Akten als auch Karten. Der Bestand wurde geteilt: 6-32-0211 Land Thüringen – Abteilung Regionalplanung (Formular: Standard Akten XL),

6-32-0211-K Land Thüringen – Abteilung Regionalplanung, Karten (Formular: Karten/Pläne)Aber:6-21-0001 Reichskammergericht; nicht: 6-21-0001-RKG Reichskammergericht

Nach Ausgabe der Teilbestände in Word-Dateien können diese vor dem Ausdruck des Findbuches wieder zusammen-geführt werden.

3.2.10. Optionen für die Recherche durch Benutzer

Mit der Wahl einer der angebotenen Optionen für die Gastrecherche wird festgelegt, inwieweit Erschließungsangaben dem Archivbenutzer zugänglich gemacht werden.

– Bestand freigegeben: Alle Angaben zum Bestand sowie alle Angaben zu den einzelnen Akten sind durch den Benutzer recherchierbar.

– Nur Verzeichnungseinheiten gesperrt: Die Bestandsangaben sind recherchierbar, die Verzeichnungsangaben für gesperrte Verzeichnungseinheiten nicht.

– Bestand gesperrt: Weder Bestandsangaben noch Verzeichnungsangaben sind für den Benutzer einsehbar.

15

3.2.11. Bestandseigenschaften

In diesem Unterformular des Formulars Bestandsregie (Bestand) können verschiedene ergänzende Angaben zum Bestand erfasst werden.

Für die Erstellung von Online-Findbüchern müssen folgende Felder ausgefüllt sein:

3.2.11.1. Zeitraum (Text) In diesem Feld ist der gesamte zeitliche Umfang des Bestandes anzugeben, einschließlich Vor- und Nachlauf-

zeiten.

1.2.11.2. Zugangsbestimmungen Sollten Akten noch Benutzungsbeschränkungen oder Schutzfristen unterliegen, sind in diesem Feld die Zu-

gangsbestimmungen anzugeben, die auf dem Deckblatt des Online-Findbuches erscheinen sollen. Dafür ist folgende Formulierung zu verwenden:

Das Archivgut unterliegt [Die Signaturen 1,7,9,12 … unterliegen …;Das Archgivgut der Klassifikationsgruppe 3.1, 7.9.12. … unterliegt] einer Schutzfrist nach § 17 Thüringer Archivgesetz vom 23.04.1992. Die Vorlage von Archivalien ist nur nach Verkürzung der Schutzfrist durch die zuständige oberste Archivbehörde möglich.

16

3.2.12. Findmittel

In diesem Unterformular zum Formular Bestandsregie (Bestand) können Angaben zu den Findmitteln aufgenommen werden.

Für die Erstellung von Online-Findbüchern muss folgendes Feld ausgefüllt sein, da diese Informationen auf das Deck-blatt übertragen werden:

BearbeiterIn dieses Feld ist folgender Wortlaut einzutragen: bearbeitet von Vorname Name (Jahr) [und Vorname Name (Jahr) und überarbeitet von Vorname Name(Jahr)Dateneingabe von Vorname Name (Jahr)]Akademische Titel werden nicht genannt.

Beim Export von Erschließungsinformationen aus AUGIAS-Archiv in das Archivportal wird nach dem Findbuchtitel gefragt. Dieser wird für den Bearbeiter-Eintrag auf dem Findbuch-Deckblatt verwendet. Dafür wird der Text aus dem Feld Bearbeiter dieses Formulars ([Findhilfsmittel]) kopiert.

17

4. Innere Ordnung

4.1. Ordnungsschema eines Bestandes

Die innere Ordnung von Beständen soll den Entstehungs- und Registraturzusammenhang der Unterlagen widerspie-geln. Sie findet ihren Niederschlag in einem Ordnungsschema. Das Ordnungsschema kann ein- oder mehrstufig sein. Jede Verzeichnungseinheit muss einer Ordnungs- bzw. Aktengruppe zugeordnet sein. Dabei werden nur der jeweils tiefsten Gliederungsstufe Verzeichnungseinheiten zugewiesen.Für die Erstellung eines Online-Findbuches im Archivportal Thüringen ist ein Ordnungsschema Voraussetzung.

Für vergleichbare Bestände bzw. Bestände von Bestandsbildnern desselben Typs (z. B. Verwaltungsbezirke; Kreistage/Kreisräte) kann ein einheitliches Ordnungsschema verwendet werden. Dabei können in Abhängigkeit von der Überlie-ferungslage einzelne Punkte des Ordnungsschemas nicht belegt sein.

4.2. Beibehaltung der vorarchivischen Ordnung

Wenn eine erkennbare und sinnvolle vorarchivische Ordnung (Registraturordnung/Aktenplan) vorliegt, wird der Be-stand nach Möglichkeit in dieser belassen. Im Sinne eines übersichtlichen Bestandsaufbaus kann die Ordnung auch geringfügig abgeändert werden.Ist der Bestand in Registraturschichten überliefert, die jeweils eine eigene innere Ordnung aufweisen und eine größere Menge Akten beinhalten, können diese vorerst beibehalten werden. Bei der abschließenden Bearbeitung des Bestandes sind dann alle Akten innerhalb eines einheitlichen Ordnungsschemas zuzuordnen.

4.3. Neuordnung eines Bestandes

Ist der Bestand ungeordnet oder ist die vorarchivische Ordnung nicht sinnvoll, erfolgt eine Neuordnung des Bestandes. Der Neuordnung können organisations-strukturelle oder inhaltlich-sachliche Gesichtspunkte zugrunde liegen. Auch Mischformen sind möglich.In Ausnahmefällen kann eine Gliederung auch formale Gesichtspunkte berücksichtigen (z. B. Bildung von Ord-nungsgruppen nach Archivaliengattungen). Das soll jedoch nur für Unterlagen angewandt werden, bei denen kein Registraturzusammenhang erkennbar ist oder wenn die Ablage beim Bestandsbildner in dieser Form erfolgte. Es muss geschehen, wenn für die Verzeichnung einer anderen Archivaliengattung ein anderes Verzeichnungsformular verwendet werden muss.

Der Bestand Land Thüringen – Abteilung Regionalplanung enthält sowohl Akten als auch Karten. Der Bestandwurde geteilt: 6-32-0211 Land Thüringen – Abteilung Regionalplanung (Formular: Standard Akten XL),

6-32-0211-K Land Thüringen – Abteilung Regionalplanung, Karten (Formular: Karten/Pläne).Innerhalb der Gliederung des Bestandes bilden die Karten einen eigenen Gliederungspunkt.

18

4.4. Gliederung eines Bestandes

Das Ordnungssystem eines Bestandes wird durch eine dezimal gestufte Gliederung dargestellt. Wird eine Gliederungs-stufe weiter untergliedert, müssen mindestens zwei Unterpunkte gebildet werden.Die einzelnen Gliederungsstufen sind mit arabischen Ziffern zu nummerieren und durch Punkt voneinander zu trennen.

1. Personal 1.1. Aus- und Fortbildung 1.1.1. Ausbildung 1.1.2. Fortbildung

Bei mehr als zehn Gliederungspunkten sind führende Nullen zu verwenden, um die richtige Reihenfolge bei der Dar-stellung zu erreichen.

01. Personal 01.1. Aus- und Fortbildung 01.1.1. Ausbildung…12. Gebäudeverwaltung 12.01. Anmietung… 12.11. Reinigung

Ältere Gliederungssysteme (z. B. mit Römischen Zahlen oder mit Buchstaben) sind auf das Dezimalsystem umzustellen.

Bei Kleinstbeständen sind alle Verzeichnungseinheiten der Ordnungsgruppe Dokumente in der ersten Gliederungsstufe zuzuordnen.

Familiennachlass Greiner

VorwortDokumente

VorwortDer Bestand besteht aus der Hinterlassenschaft des Florentin Greiner und seiner Familie und umfasst drei Rechnungsbü-cher sowie eine Konzession und einen Reisepass. Aus dem Nachlass geht hervor, …

Dokumente3 1778–1844Kontenbuch von Personen, Grundstücken und Geldern mit Rechnungszetteln von Florentin GreinerEnthält auch: Brief des Sohnes Louis Greiner an den Vater in Rechnungsangelegenheiten.

1 1828–1843Anschreibebuch für das Geschäft, „Ladenstratza“

19

4.5. Erfassung der Bestandsgliederung (Systematik) in Augias

Die Bestandsgliederung kann vor, während oder nach der Verzeichnung erfasst werden. Eine Zuordnung von Verzeich-nungseinheiten ist in jeder Phase der Verzeichnung von Archivgut möglich.Die Gliederung eines Bestandes wird erfasst im Hauptmenü ➔ Eingaben ➔ Stammdaten ➔ Systematik im Formular Systematiken. Dieses besteht aus zwei Unterformularen: Systematikbezeichnung und Systematikgruppen. Die Systematik-bezeichnung unterliegt keinen formalen Kriterien und kann frei gewählt werden. Im Unterformular Systematikgruppen werden die Systematikgruppen mit Gliederungsstufen eingegeben. In diesem Formular können den Gliederungsgruppen

auch Gruppen von Verzeichnungeinheiten zugeordnet bzw. die zugeordneten Verzeichnungseinheiten einer

Gliederungsgruppe eingesehen werden.

4.6. Zuordnung der Systematik zu einem Bestand

Nach der Eingabe der Gliederung (Systematik) eines Bestandes muss diese dem Bestand zugeordnet werden. Das geschieht im Formular Bestandsregie (Bestand), indem im Drop-down-Menü Systematik 1 oder Systematik 2 die ent-sprechende Gliederung ausgewählt wird.

4.7. Reihenfolge von Verzeichnungseinheiten in Ordnungsgruppen

Die Reihung von Verzeichnungseinheiten (virtuell als Reihung der Metadaten) innerhalb einer Ordnungsgruppe erfolgt nach– inhaltlichen– chronologischen oder– alphabetischen Gesichtspunkten.

Eine alphabetische Reihung ist sinnvoll bei– personenbezogenen Unterlagen,– Aktenbildung nach Korrespondenzpartnern und– Betreffserien (Serienakten, z. B. nach Orten).

Die Reihenfolge der Verzeichnungseinheiten innerhalb von Ordnungsgruppen (Systematikgruppen) lässt sich für die Ausgabe von Findbüchern in Word im Menü Ausgaben ➔ Beständedetails über den Sortierschlüssel automatisch einstellen oder kann manuell über die Vergabe einer Sortiernummer erfolgen. Dazu ist im Feld „Sortierschlüssel“ Manuelle Sortierung anzukreuzen.

20

Die Verzeichnungseinheiten im Archivportal können innerhalb der Ordnungsgruppen entweder alphabetisch nach Aktentiteln, numerisch/alphanumerisch nach Signatur oder chronologisch geordnet werden.

4.8. Neuformierung von Akteneinheiten

Akten werden in der Regel in der vom Registraturbildner überlieferten Ordnung belassen.Die Teilung von Akten kann aus Gründen der Bestandserhaltung (z. B. Umfang) oder aus inhaltlichen Gründen (feh-lerhafte Aktenbildung) erfolgen. Jede neu entstandene Akteneinheit erhält eine eigene Signatur. Inhaltlich zusammenhängende und/oder zeitlich ähnliche Unterlagen eines Bestandes, die nicht als eine physische Einheit formiert sind, können zu einer Verzeichnungseinheit zusammengefasstwerden. Die Teilung bzw. die Zusammenführung sollte im Verzeichnungsformular im Feld Verzeichnungsprotokoll vermerkt werden.

4.9. Innere Ordnung von Akten

Die vorgefundene innere Ordnung von Akten sollte nach Möglichkeit beibehalten werden. Bei kleineren Unregelmäßig-keiten kann regulierend eingegriffen und das vorliegende Ordnungsprinzip (buchmäßig, kaufmännisch) durchgängig verwirklicht werden (z. B. bei einzelnen falsch einsortierten Protokollen in Protokollserien). Sind die Gesichtspunkte einer inneren Ordnung bzw. Ansatzpunkte dafür nicht erkennbar, sollte eine Neuordnung der Akte erwogen werden.

21

5. Verzeichnung

5.1. Verzeichnung von Sachakten

5.1.1 .Verzeichnungstechnik

Eine Neuverzeichnung sowie die Verzeichnung von Zugängen zum Bestand erfolgt mit der Archivsoftware Augias-Archiv im Formular Akten XL (Standard).

5.1.2. Verzeichnungsintensität

Die Verzeichnungsintensität ist abhängig von der Bedeutung des Bestandes in der Gesamtüberlieferung des Archivs. Die Erschließungstiefe und die Menge der erforderlichen Verzeichnungsangaben werden dementsprechend im Bear-beitungsplan festgelegt. Sie kann auch für einzelne Teilbestände eines Bestandes unterschiedlich sein.

5.1.3. Verzeichnungsangaben

(Reihenfolge orientiert am Verzeichnungsformular Akten XL-Standard)Es sind folgende Verzeichnungsangaben vorgesehen:

BestandDatierung vonDatierung bisDatierung-FindbuchAlte ArchivsignaturSignaturVorläufige NummerSystematikgruppeTitelEnthältUmfangBand NameProvenienzErhaltungEditionSperrfristVerweisGesperrt bisGrund der SperrungBemerkungVerzeichnungsprotokollMicrofilm/MicrofichesRegistratursignatur

5.1.3.1. Bestand (Pflichtfeld)Die Bestandsbezeichnung wird von Augias selbstständig eingetragen und automatisch gebildet aus dem in der Be-standsregie vergebenen Bestandskürzel und dem Bestandsnamen. Als Bestandskürzel ist generell die Bestandssignatur zu verwenden (z. B. 1-15-0031). Hier sind die entsprechenden einheitlichen Regelungen zur Verwendung der Bestandssignaturen (vgl. Pkt. 3.2.4. und Anlage 3) zu beachten. Als Bestandsname wird bei staatlichen Überlieferungen die amtliche Bezeichnung der Behörde zur Entstehungszeit der Archivalien verwendet (vgl. Pkt. 3.2.5.). Bei Überlieferungen aus der Wirtschaft, von Gesellschaften, Vereinen oder Organisationen werden ebenfalls die offiziellen Eigennamen der Aktenbildner als Bestandsname geführt. Das gleiche trifft für Familienarchive und Nachlässe/Vorlässe zu.

5.1.3.2. Datierung (Pflichtfelder)Die Felder Datierung von und Datierung bis sind für jede Verzeichnungseinheit auszufüllen und als Pflichtfelder zu betrachten. Das älteste Datum, das sich als Ausstellungsdatum eines Schriftstückes bzw. als Datum eines Eingangs- oder Bearbeitungsvermerks ermitteln lässt, wird in das Feld Datierung von eingetragen. Beim Feld Datierung bis wird mit dem jüngsten Datum der Akte ebenso verfahren. Im Regelfall ist die Angabe der Jahreszahl ausreichend.

22

Der Nachweis von Monats- oder Tagesdaten ist ebenfalls möglich. Hierzu muss das Feldformat im Verzeichnungs-formular mit dem entsprechenden Schalter umgestellt werden. Das Anfangs- und Enddatum einer Akte wird stets im gleichen Datumsformat angegeben.

Das Format für das Tagesdatum legt die Archivsoftware nach folgendem Schema fest: tt.mm.jjjj 12.09.1823Für das Monatsdatum ist im Programm folgende Form vorgesehen: mm.jjjj 05.1945

Das Feld Datierung-Findbuch generiert sich automatisch aus den Eintragungen der Felder Datierung von und Datierung bis und verbindet beide mit einem Bindstrich: 1723–1812.

Ist bei der Eingabe der Datierung das Tages- bzw. das Monatsschema verwendet worden, werden im Feld Datierung-Findbuch die Daten automatisch in folgende Form umgewandelt: 12. Sep. 1823 – 15. Mai 1845 bzw. Mai 1945 – Aug. 1946

Vor- und Nachlaufzeiten von Akten werden grundsätzlich in dieses Feld eingetragen. Dazu gehören abweichende Daten älterer Anlagen (z. B. Abschriften). Diese werden hier dem Anfangsdatum in runden Klammern ohne Komma vorangestellt: (1812) 1843 – 1876

Abweichende Daten jüngerer Schriftstücke, die erst nach Schließung der Akte beigeheftet wurden (z. B. Schriftstücke über spätere Aktennutzung oder Versendung) werden dem Schlussdatum in runden Klammern ohne Komma nachgestellt: 1843 – 1876 (1899)

Unterbrechungen in der zeitlichen Erstreckung des Akteninhalts werden mittels Abtrennung durch Komma und Leer-zeichen erfasst, wenn der betroffene Zeitraum im Verhältnis zur Gesamtlaufzeit der Akte von erheblicher Bedeutung ist:1523–1540, 1563–1568

Lässt sich die Datierung nicht, nicht vollständig oder nur ungenau erschließen, so wird sie annähernd bestimmt. Um eine zeitbezogene Recherche in der Archivsoftware zu ermöglichen, werden auch bei geschätzten, selbst erschlos-senen oder unpräzisen Laufzeitangaben konkrete Werte in die Felder Datierung von und Datierung bis nach folgendem Muster eingegeben:

Feld:Dat. ➔ Findbuch(geschätzter Wert)

Feld:Datierung von

Feld:Datierung bis

vor 1899 1879 1898

nach 1873 1874 1893

um 1873 1863 1883

Anf. 19. Jh. 1800 1820

Ende 19. Jh. 1880 1900

17. Jh. 1601 1700

23

Konnten Anfangs- oder Enddaten einer Akte während der Bearbeitung nur aus dem Akteninhalt erschlossen werden, und spiegelt sich diese Tatsache im Feld Datierung Findbuch nicht durch andere Umschreibungen wie vor, nach, um, Anfang, Ende… wider, wird die erschlossene Jahreszahl dort in eckige Klammern gesetzt:

Feld:Dat. ➔ Findbuch (geschätzter Wert)

Feld:Datierung von

Feld:Datierung bis

1632 – [1648] 1632 1648

[1632] – 1648 1632 1648

5.1.3.3. Alte ArchivsignaturSofern vorhanden, werden alte Archivsignaturen in das entsprechende Feld der Verzeichnungsmaske übernommen. Nach Abschluss einer Neubearbeitung oder Überarbeitung des Bestandes muss eine Konkordanz zwischen alter Ar-chivsignatur und neuer Signatur erstellt werden. Damit wird gewährleistet, dass Akten, die bereits unter Angabe der alten Archivsignatur zitiert worden sind, im bearbeiteten Bestand eindeutig zu lokalisieren sind.Mehrere Altsignaturen werden durch Semikola und Leerzeichen voneinander getrennt, dabei muss die für die Konkor-danz relevante Altsignatur an erster Stelle eingetragen werden. Gehörte die Akte zuvor einem anderen Archivbestand an, ist zusätzlich die frühere Bestandsbezeichnung aufzunehmen. Sie wird der Altsignatur vorangestellt und durch Leerzeichen Bindestrich Leerzeichen mit ihr verbunden. Von den alten Archivsignaturen sind die Registratursignaturen zu unterscheiden. Für diese ist ein gesondertes Feld vorgesehen (vgl. Pkt. 5.1.3.21.).

5.1.3.4. SignaturIm Findhilfsmittel ist die Aktensignatur zwingend erforderlich, muss aber während des Verzeichnungsvorganges nicht unbedingt eingetragen werden, sofern es nicht einer möglichen Benutzung entgegensteht. Sie kann im Anschluss an die Bestandsbearbeitung im Menü Bestände/ Untermenü Signaturvergabe automatisch vergeben werden.

Bei der Neuverzeichnung von Akten erfolgt die Vergabe der laufenden Nummer nach dem sogenannten „Bärschen Prinzip“. Dabei werden die Akten eines Bestandes in der Reihenfolge ihrer Bearbeitung fortlaufend durchnummeriert. So erhält jede Akteneinheit eine eigene, eindeutige Nummer (Archivsignatur), die nur aus ganzen Zahlen ohne Strich-nummern, (Buchstaben)zusätze und Sonderzeichen besteht. Inhaltliche oder sachthematische Überlegungen bleiben unberücksichtigt. Durch die Einordnung der Aktenbände in die entsprechenden Klassifikationsgruppen (Systematik-gruppen) entstehen im Findhilfsmittel Springnummern.Spätere Ergänzungen zum Bestand erhalten die nächste Nummer im Anschluss an die letzte vergebene Archivsignatur und werden durch Zuordnung zur entsprechenden Klassifikationsgruppe in die Datenbank nachgetragen.

FDJ-Kreisleitung Altenburg

04. Außerschulische Aktivitäten und Freizeitgestaltung 04.1. Kulturelle Arbeit

123 Kulturveranstaltungen und Wettbewerbe 1957–1989

60 Bewegung „Junge Talente“ 1961–1983

160 Arbeitspläne außerschulischer 1967–1980 und Freizeiteinrichtungen

51 Singeklubs der FDJ 1972–1983

24

Der Bestand Landratsamt Roda umfasst insgesamt 5153 Aktenbände. Bei Bestandsbereinigungen in einem ande-ren Archiv wird ein Aktenband ermittelt, der eindeutig beim Landratsamt Roda entstanden ist und nachträglich in diesen Bestand eingearbeitet werden soll. Er erhält gemäß dem Bärschen Prinzip unabhängig vom Inhalt die Signatur 5154 und wird im Magazin am Ende des Bestandes abgelegt. Bei der Ergänzung der Datenbank (bei konventionellem Findhilfsmittel in der Kartei oder im Findbuch) wird die neu aufgenommene Akte ihrem Inhalt gemäß in die zuständige Systematikgruppe eingeordnet. Soll die Akte einer Bandreihe zugeordnet werden, so ist die Bandreihung entsprechend zu ergänzen.

Leere Nummern, die durch Löschen entstanden sind, sind nicht neu zu belegen.

Bei einer Neubearbeitung älterer Bestände oder der Retrokonversion älterer Findhilfsmittel sollten die alten Signaturen, die nicht der vorgegebenen Form entsprechen, nach Möglichkeit aufgelöst und durch fortlaufende Nummern ersetzt werden. Die aufgelösten Signaturen sind in das Feld Alte Archivsignatur einzutragen und in eine Konkordanzliste aufzu-nehmen. Im Ausnahmefall, der im Bearbeitungsplan fachlich fundiert zu begründen ist, können historische Signaturen beibehalten werden. Hierbei sind Buchstaben vor Zahlen voneinander durch Leerzeichen zu trennen, nachgestellte Buchstaben werden der Zahl ohne Leerzeichen angefügt.

5.1.3.5. Vorläufige Nummer (Pflichtfeld)Die vorläufige Nummer wird vom System automatisch vergeben und entspricht der Reihenfolge der Erschließung. Bei der Anwendung des „Bärschen Prinzips“ (vgl. 5.1.3.4.) kann die vorläufige Nummer direkt als Signatur übernommen werden.

5.1.3.6. Systematikgruppen (Pflichtfeld)Jeder Bestand kann parallel mit bis zu zwei Systematiken verzeichnet werden, beispielsweise nach einem neuen und einem alten Aktenplan. Die Gliederung des Findbuches richtet sich generell nach der Systematikgruppe 1.Um eine ordnungsgemäße Überführung der Verzeichnungsangaben in das Archivportal Thüringen zu gewährleisten, ist jeder Bestand – unabhängig von der Größe und Struktur – mit einer Systematik (Klassifikation) zu versehen. Jede Verzeichnungseinheit wird einer Systematikgruppe zugeordnet. Bei kleinen Beständen, die einer inhaltlichen Gliederung nicht bedürfen, werden alle Akten unter der Gruppe Dokumente zusammengefasst.

Bei einer mehrstufigen Gliederung 1. Personal 1.1. Angestellte 1.2. Auszubildende 1.3. Praktikanten 1.3.1. Schüler 1.3.2. Studenten 1.3.3. Umschüler von Bildungsträgern

ist in jedem Fall die Baumstruktur zu verwenden, da anderenfalls die nicht belegten Obergruppen (hier: 1. Personal und 1.3. Praktikanten) im Online-Findbuch mit einer Fehlermeldung versehen werden. Die Baumstruktur kann auch nachträglich im Programm Augias-Archiv unter Stammdaten ➔ Systematik ➔ automatische Gliederung flacher Syste-

matiken nachgeholt werden.Systematiken bestehen grundsätzlich aus arabischen Ziffern. Römische Zahlen, Buchstabenzusätze und sonstige Zeichen sind unzulässig. Beim formalen Aufbau einer Klassifikation ist nach folgendem Schema zu verfahren: Alle Ober- und Untergruppen werden als Ordnungszahl verstanden und mit einem Punkt versehen. Systematiken mit mehr als neun gleichrangigen Gruppen werden im Interesse einer korrekten Ordnung mit führenden Nullen versehen.Für die Systematikgruppe 2 gelten die gleichen formalen Regelungen, wie für die Systematik 1. Zu beachten ist, dass die Systematik 2 nicht als Hauptkriterium für die Bestandsgliederung verwendet werden kann. In der Bestandsregie

können jedoch die Systematik 1 und die Systematik 2 miteinander vertauscht werden , so dass auf diese Art zwei Findbücher mit unterschiedlicher Gliederung erstellt werden können.

25

5.1.3.7. Titel (Pflichtfeld)Der Aktentitel stellt den Kern der Verzeichnungsangaben dar. Er soll den Inhalt des Aktenbandes knapp, übersichtlich und zutreffend kennzeichnen und dabei den Entstehungszweck der Akte erkennen lassen. Ausführliche Aufzählungen, Untergliederungen, Satzbildungen und Einschübe unterbleiben, ebenso die Verwendung von Artikeln am Beginn des Aktentitels. Am Ende des Aktentitels steht kein Punkt. Für nähere Erläuterungen zum Akteninhalt sind die Enthält-Vermerke (vgl. Pkt. 5.1.3.8.) zu nutzen.Vorarchivsche Titel werden auf die genannten Aspekte überprüft und gegebenenfalls neu gefasst. Ob im Einzelfall überlieferte Aktentitel aus historischen Gründen beibehalten werden sollen, ist im Bearbeitungsplan festzulegen und zu begründen.Grundsätzlich wird die moderne Rechtschreibung verwendet und der Nominalstil angewandt. Überlieferte Einleitungen wie Acta betreffend werden weggelassen. Erläuterungen wie Kammerakte oder Prozessakte sind im Feld Titel nicht erfor-derlich, sofern der Bestand über eine gut gegliederte Systematik verfügt und die Verzeichnungseinheiten den richtigen Gruppen zugeordnet werden.Bei der Bildung der Aktentitel ist auf einen modernen, allgemeinverständlichen und neutralen Sprachstil zu achten. Historische Fremdworte, veraltete, nicht mehr gebräuchliche oder regionalspezifische Sonderbegriffe sowie diffamie-rende Bezeichnungen werden durch moderne, verständliche und wertfreie Bezeichnungen ersetzt.

Titel alt:Dismembrationsgesuche für Altenberga 1904–1913

➔ Titel neu: Anträge auf Grundstücksteilungen in der Gemeinde Altenberga 1904–1913

Titel alt: Aufnahme von inländischen Blöden in die Idiotenanstalt zu Roda 1897–1903

➔ Titel neu: Aufnahme geistig Behinderter aus dem Herzogtum Sachsen-Altenburg in die Heilanstalt Roda 1897–1903

Titel alt:Acta Consistorii, die Besetzung ds Hofcalcantendienstes hier betreffend 1676–1683

➔ Titel neu: Besetzung des Kalkantendienstes (Orgeltreter, Balgentreter) an der Schlosskirche Altenburg 1676–1683

Bei Anwendung automatisierter Recherchemethoden insbesondere im Online-Archivportal ist verstärkt darauf zu achten, dass jeder Aktentitel in sich abgeschlossen und auch ohne direkten Bezug zum Titel der Vorgängerakte verständlich ist.

Nicht:

3.2.5. Rechnungswesen der Kirchgemeinden

124 Saara 1812 – 1815 Bd. 1

125 desgleichen 1816 – 1822 Bd. 2

26

Im aufgeführten Beispiel werden beide Akten zwar angezeigt, wenn als Suchbegriffe *Rechnung*, Rechnungswesen bzw. *Kirch* oder Kirchgemeinden verwandt worden sind, da bei einer Recherche die Systematikgruppen mit durchsucht werden können. Bei der Suche nach Akten zur Gemeinde Saara würde die Nr. 125 jedoch vollständig übergangen, da aus den unzureichenden Verzeichnungsangaben keinerlei Bezug zur Gemeinde Saara hervorgeht.

Sondern:

3.2.5. Rechnungswesen der Kirchgemeinden

124 Rechnungen der Kirchgemeinde Saara 1812 – 1815 Bd. 1

125 Rechnungen der Kirchgemeinde Saara 1816 – 1822 Bd. 2

Auf Abkürzungen sollte generell verzichtet werden, um die Verständlichkeit der Aktentitel auch für nachfolgende Ge-nerationen zu gewährleisten. Ausnahmen bilden moderne Münz-, Maß- und Gewichtseinheiten sowie allgemeinge-bräuchliche Abkürzungen wie z. B., u.s.w., Nr., die für eine automatisierte Recherche ohne Belang sind. Bei Parteien, Organisationen und Einrichtungen der DDR, deren Abkürzungen häufig bereits in den normalen Sprachgebrauch eingegangen sind, sollte hinter den ausgeschriebenen Namen die Abkürzung in Klammern nachgestellt werden. Landwirtschaftliche Produktionsgenossenschaft (LPG)Produktionsgenossenschaft des Handwerks (PGH)Freie Deutsche Jugend (FDJ)

Sofern Personen Bestandteil des Aktentitels sind, werden diese mit korrektem Vor- und Zunamen (Martin Müller nicht: Müller, Martin) aufgeführt. Unvollständige Namen sowie fehlende Ordnungszahlen von Herrschaftsträgern oder Herrschaftsgebiete werden nach Möglichkeit aus dem Inhalt der Akte oder anderen Hilfsmitteln erschlossen. Huldi-gende Zusätze (seine Hoheit, seine Majestät) bei Fürstlichkeiten oder (wohllöbliche Herren) beispielsweise bei Räten und Ministern bzw. (Genosse) bei Funktionsträgern und Mitgliedern politischer Gruppierungen entfallen. Titularzusätze bei Behörden (z. B. herzogliches Landratsamt Altenburg) werden ebenfalls weggelassen.Bei Datumsangaben im Aktentitel wird der Monatsname ausgeschrieben. Quartalsangaben erfolgen in arabischen Zahlen. Bei Orts- und Ländernamen im Aktentitel und im Enthält-Vermerk wird die zeitgenössische, zur Zeit der Aktenführung gebräuchliche, Ortsbezeichnung übernommen. (Vgl. ausführliche Erläuterungen hierzu Anlage 6: Schreibweise von Orts- und Personennamen).

Bei der Retrokonversion von Findmitteln werden die Verzeichnungsangaben fehlender Akten nach Maßgabe dieser Richtlinie ebenfalls in die Datenbank übertragen. Im Feld Titel wird der Hinweis [Akte fehlt] in eckigen Klammern an-gebracht. Sollte der fehlende Aktenband zu einem späteren Zeitpunkt wieder auftauchen, wird der Vermerk gelöscht. Angaben im Zusammenhang mit dem Fehlen einer Akte (z. B. Datum der Feststellung des Fehlens) sind im Feld Bemerkungen anzubringen und nach Wiederauffinden der Akte zu löschen.

Ob bei der Retrokonversion auch Informationen über unbesetzte Aktennummern aus dem Findbuch in die Datenbank übertragen werden, sollte im Vorfeld im Bearbeitungsplan festgelegt werden. Für eine Bestandsrevision kann es von Vorteil sein, wenn aus der Datenbank zweifelsfrei hervorgeht, dass die Akte nicht fehlt oder versehentlich nicht einge-tragen wurde, sondern dass die Nummer tatsächlich nie vergeben worden ist. Aus diesem Grund wird empfohlen, im Feld Titel den Hinweis Nummer nicht belegt einzutragen.

5.1.3.8. Enthält-VermerkDer Enthält-Vermerk dient der näheren Erläuterung des Akteninhalts. Er kann wesentliche Gesichtspunkte der Akte hervorheben, den gewählten oder beibehaltenen Aktentitel aber auch konkreter bestimmen, ergänzen oder einschrän-ken. Im Interesse optimaler Auswertungsmöglichkeiten für Archivare und Benutzer sollte bei bedeutenden Beständen auf die Verwendung von Enthält-Vermerken orientiert werden. Es stehen insgesamt fünf verschiedene Arten von Enthält-Vermerken zur Verfügung, die entweder einzeln oder in Kombination verwendet werden können.

27

Enthält: Der Vermerk umfasst den gesamten Inhalt der Akteneinheit. Alle Sachverhalte, Vorgänge und Tatsachen werden vollständig wiedergegeben.

Enthält unter anderem: (generelle Abkürzung: Enthält u. a.:) Der Vermerk umfasst lediglich eine Auswahl aus dem Akteninhalt. Er hebt ausgewählte Vorgänge, Teile oder Schriftstücke hervor, denen für die Auswertung der Akte eine besondere Bedeutung beigemessen wird.

Enthält vor allem: (generelle Abkürzung: Enthält v. a.:) Der Vermerk umfasst nur den quantitativ überwiegenden Teil des Akteninhalts und hebt diesen hervor.

Enthält auch: Mit dem Vermerk können zu eng gefasste Aktentitel, die den gesamten Akteninhalt nur eingeschränkt erfassen, aber aus historischen Gründen beibehalten werden sollen, korrigiert werden. In ihm werden Aktenvorgänge, Schriftstücke oder Einzeldokumente benannt, die nach Maßgabe des Titels in der Akte nicht zu erwarten sind. Das kann sowohl den Inhalt der Aktenvorgänge als auch die äußere Form einzelner Unterlagen betreffen (Plakat, Karte, Druckschrift). Der Enthält auch – Vermerk wird häufig in Kombination mit den Vermerken Enthält u. a.: oder Enthält v. a.: verwendet, um den Akteninhalt optimal widerzuspiegeln.

Enthält nur: Mit dem Vermerk können zu weit gefasste Aktentitel, die aus historischen Gründen beibehalten werden sollen, korrigiert werden. Er schränkt den Titel auf den tatsächlichen Inhalt der Akte ein.

Bei der Verzeichnung mit AUGIAS-Archiv muss die Art des gewählten Enthält-Vermerks mit abschließendem Doppel-punkt vorab in das entsprechende Feld der Verzeichnungsmaske eingetragen werden. Die Angaben innerhalb eines Enthält-Vermerks werden mit Punkt, Bindestrich und Leerzeichen voneinander abgetrennt. Jeder Enthält-Vermerk endet mit einem Punkt. Soweit Einzelvorgänge und Schriftstücke genannt werden, kann die Datierung der Dokumente angegeben werden, im Ausnahmefall auch die Blattnummer. Die Datierung wird mit Komma und Leerzeichen nachge-stellt, Monatsnamen werden ausgeschrieben. Quartalsangaben erfolgen in arabischen Zahlen. Blattangaben werden in runden Klammern nachgesetzt. Im Interesse einer gewissen Arbeitseffektivität sollten diese Angaben jedoch auf Einzelfälle beschränkt werden. Sonderformate und/oder abweichende Überlieferungsformen (z. B. Fotos, Plakate, Druckschriften) werden im entspre-chenden Enthält-Vermerk aufgeführt.

5.1.3.9. Umfang:Der Umfang bezeichnet die Blatt- oder Seitenzahl bzw. die Stärke eines Aktenbandes. Bei einer Retrokonversion vor-handener Findhilfsmittel wird diese Angabe generell kaum möglich sein, da dafür in der Regel die Originalakten nicht vorliegen. In das Feld ist lediglich die reale (also tatsächlich vorliegende) Blattzahl der Akte oder die Stärke in cm in folgender Form einzutragen.12 Bl.; 245 Bl. ; 3,5 cm

Befinden sich in der Verzeichnungseinheit Druckschriften mit Seitenzählung, von denen nur das Titelblatt foliiert wird (vgl. Anlage 1, Pkt. 9) wird der Umfang der Druckschrift(en) im Feld Umfang des Verzeichnungsformulars gesondert mit Seitenzahl angegeben. 119 Bl. + Druck (S. 1–12)

Im Feld Verzeichnungsprotokoll kann die Stellung der Druckschrift in der Akte angegeben werden.Bl. 1–7 + Druck (12 S.) + Bl. 9–120.

Die Blattzahl wird mit „Bl[att].“, die Seitenzahl mit „S[eite].“ abgekürzt.

28

Hinweise auf fehlende Seiten, eine historisch überlieferte, aber nicht zutreffende Zählung oder sonstige Besonderheiten werden in dieses Feld nicht aufgenommen, können aber im Feld Verzeichnungsprotokoll registriert werden.

5.1.3.10. BandBesteht eine Akte aus mehreren Bänden, werden fortlaufende Bandnummern vergeben. Diese werden einheitlich mit der Abkürzung Bd. und nach einem Leerzeichen mit der entsprechenden arabischen Zahl gekennzeichnet.Bd. 1 / Bd. 2Die Bezeichnung „Band“ wird unabhängig von der Form der Akteneinheit (Band, Hefter, Ordner o. ä.) verwendet.

5.1.3.11. NameMit diesem Feld wird die Möglichkeit geboten, Serienakten innerhalb einer sachthematischen Gruppe alphabetisch oder numerisch zu reihen, auch wenn im übrigen Bestand die Sachgruppen chronologisch gereiht sind. Dazu wird der sor-tierrelevante Begriff des Aktentitels oder eine willkürlich festgelegte sortierrelevante Zahl in das Feld Name eingetragen.

Die Akten des Bestandes Landratsamt Roda werden generell innerhalb der Klassifikationsgruppen chrono- logisch gereiht. In einigen Gruppen bietet sich aus inhaltlichen Gründen jedoch eine Sortierung der Akten un-abhängig von ihrer Laufzeit nach Gemeinden an.

08. Feuerwehr 08.1. Allgemeines

1708 Feuerlöschwesen auf dem platten Lande 1876–18791713 Anzeigen über vorgekommene Schadenfeuer 1876–18921716 Vorschriftswidrige Feuerungsanlagen 1877–1896

08.2. Feuerlöschwesen in den Gemeinden A–Z

1758 Anschaffung einer Feuerspritze in Bibra 1901–19021759 Schadenfeuer in Bremsnitz 1884–19131760 Schadenfeuer in Buchheim 1880–1914

Bei den Akten der Gruppe 08.2. werden die Ortsnamen (hier Bibra, Bremsnitz und Buchheim) als sortierrelevante Begriffe in das Feld Name eingetragen. Die Reihung der Akten erfolgt dann nach den Ortsnamen unabhängig von der Laufzeit der Akte.

5.1.3.12. ProvenienzBei reinen Provenienzbeständen wird das Feld Provenienz in der Regel leer bleiben, da Bestandsbezeichnung und Provenienz übereinstimmen sollten und eine Doppelinformation nicht erforderlich ist. Ausnahmen bilden allerdings lange Vorlaufzeiten einer Akte bei einer Vorgängerbehörde oder Bestandsergänzungen aus anderen Behörden. In das Feld Provenienz werden in diesem Fall nur die von der generellen Bestandsprovenienz abweichenden Provenienzen eingetragen. Diese Ausnahmen sollten zusätzlich entweder pauschal oder unter Nennung konkreter Signaturen im Vorwort aufgeführt werden. Bei mehreren abweichenden Provenienzen kann die Eingabe auf die erste und letzte Pro-venienz beschränkt werden.Außerdem besteht die Möglichkeit, bei größeren Beständen die interne Provenienz (also Vorstand, Abteilungen usw.) einzutragen. Bei der Bearbeitung historischer Pertinenzbestände wird in das Feld Provenienz die Herkunft der einzelnen Akteneinheit eingetragen, sofern sich diese mit vertretbarem Aufwand ermitteln lässt.

5.1.3.13. ErhaltungZur Vorbereitung und Planung von Restaurierungsmaßnahmen können in dieses Feld Bemerkungen zum Erhaltungs-zustand der Akten eingetragen werden. Dabei ist jede Akteneinheit im Zuge der Bestandsbearbeitung in eine der vier Schadensklassen einzuordnen und diese in folgender Form in das Feld Erhaltung einzutragen: SK 1; SK 2; SK 3; SK 4. Hinweise zur Erfassung von geschädigtem Archivgut in Schadensklassen und deren genaue Definitionen sind der Anlage 5 zu entnehmen.

29

5.1.3.14. VerweisIn diesem Feld werden Hinweise auf sachlich zusammenhängendes Archivgut, sofern dieses ohne zusätzlichen Aufwand ermittelt werden kann, gegeben. Handelt es sich um eine Verzeichnungseinheit aus dem gleichen Bestand, genügt die Angabe der Signatur, bei einem anderen Bestand ist die Bestandsbezeichnung des anderen Bestandes mit anzugeben. Befindet sich das Archivale, auf das verwiesen wird in einem anderen Archiv, ist zusätzlich der Name des Archivs anzugeben.Der Verweis kann innerhalb der Bestände eines Archivs auch als Hyperlink angebracht werden. Die Syntax dafür lautet: [Verweis:v.Num.;Bestandskürzel] (in eckigen Klammern und ohne Leerzeichen). Durch Shift + Doppelklick auf diesen Eintrag öffnet sich dann der Datensatz (Verzeichnungsmaske) der Akte, auf die verwiesen wird.

Auf die vorläufige Nummer 236 des Bestandes Ernestinisches Gesamtarchiv, Reg. E (Reichstage) (Bestandskürzel 6-11-0008) würde mit folgendem Hyperlink verwiesen:[Verweis:236;6-11-0008]

5.1.3.15. EditionSofern Teile der Akte in einer reinen Quellenedition publiziert worden sind (z. B. Quellen zur Geschichte Thüringens: Feudale Strukturen in der Herrschaft Oppurg / Friedrich I. von Sachsen-Gotha und Altenburg: Tagebücher…) kann hier in bibliographischer Kurzform auf die Quellenedition verwiesen werden. Zusätzlich kann die Archivbibliothekssignatur der Edition angegeben werden. Bibliographische Kurzangaben sind in der Findbucheinleitung zu erläutern. (vgl. zur Zitierweise Anlage 4)Es sollte jedoch unterbleiben, in dieses Feld alle historischen, regional- oder ortsgeschichtlichen Veröffentlichungen oder Beiträge aufzunehmen, in denen jemals ein Einzeldokument aus der Akte abgedruckt oder abgebildet worden ist.

5.1.3.16. SperrfristEs handelt sich um ein reines Zahlenfeld. Die Eintragung 30 bedeutet somit eine Sperrfrist von 30 Jahren nach Schlie-ßung der Akte. Dieses Feld muss verwendet werden, wenn die Sperrung aus rechtlichen Gründen erfolgt und konkrete Termine tatsächlich angegeben werden können. Sperrungen aufgrund des schlechten Erhaltungszustandes können in dieses Feld nicht sinnvoll eingegeben werden. Für diese Fälle ist das Feld Grund der Sperrung und das Schadensformular

(Unterformular des Verzeichnungsformulars) zu nutzen.

5.1.3.17. Gesperrt bis: Ist das Feld Sperrfrist belegt, kann das System das Ende der Sperrfrist automatisch berechnen und trägt es hier ein. Ausgangspunkt der Berechnung stellt das Feld Datierung bis dar. Voraussetzung dafür ist, dass beim verwendeten Formular im Menü Stammdaten ➔ Formulare das Feld Sperrfristen automatische berechnen markiert worden ist.

5.1.3.18. Grund der SperrungHier werden die rechtlichen Grundlagen (Thür. Archivgesetz, Bundesarchivgesetz) mit den konkreten Paragrafen aufge-

führt. Einheitliche Vorgaben sind der Sperrfristenübersicht zu entnehmen und mit in das Feld zu kopieren.Es sind folgende Sperrgründe definiert:• Allgemeine 30jährige Schutzfrist (§ 17 Abs. 1 Satz 1 ThürArchivG) • Personenbezogene Schutzfrist (§ 17 Abs. 1 Satz 2 ThürArchivG) • Schutzfrist für Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt

(§ 17 Abs. 3 Satz 1 ThürArchivG) • Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut, das besonderen Geheimhaltungs- und Schutzfristen unterliegt (§ 17

Abs. 3 Satz 2 ThürArchivG) • Verlängerte Schutzfrist (§ 17 Abs. 7 Satz 1 ThürArchivG) • Wesentliche Nachteile für das Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder

(§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ThürArchivG) • Beeinträchtigung schutzwürdiger Belange betroffener Personen oder Dritter (§ 18 Abs. 1 Nr. 2 ThürArchivG) • Beeinträchtigung des Erhaltungszustandes des Archivgutes (§ 18 Abs. 1 Nr. 3 ThürArchivG) • Nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand (§ 18 Abs. 1 Nr. 4 ThürArchivG)

30

• Schutzfrist für Archivgut, das Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung unterliegt (§ 18 Abs. 2 ThürArchivG i. V. m. §§ 2 und 5 Abs. 3 Satz 1 BArchG)

• Unzureichender Ordnungszustand des Archivguts (§ 3 Abs. 2 Nr. 2 Thüringer Archiv-Benutzungsordnung) • Vereinbarung zugunsten nichtöffentlicher Eigentümer von Archivgut (§ 16 Abs. 1 Satz 3 ThürArchivG)

Die Auswahl erfolgt durch die Bearbeiter. Wenn die Schutzfrist nicht eindeutig durch Gesetz vorgegeben ist, erscheint im Feld Sperrfrist eine 0 (vgl. Pkt. 5.1.3.16.), die durch die individuell festzulegende Sperrfrist zu ersetzen ist. Unterliegen lediglich einige wenige Blätter einer Akte Schutzfristen, sind diese im Feld Grund der Sperrung vor dem entsprechenden definierten Eintrag anzugeben.Bei Sperrung wegen des Erhaltungszustandes oder einer gesundheitlichen Gefährdung für die Benutzer (z. B. Schimmel-pilzbefall) bzw. wenn ein Schutzmedium vorliegt, das anstelle des Originals benutzt werden soll, ist hier der Vermerk: Beeinträchtigung des Erhaltungszustandes des Archivgutes (§ 18 Abs. 1 Nr. 3 ThürArchivG) einzutragen. In diesem Fall

sind außerdem die entsprechenden Angaben in das Unterformular Schäden einzutragen.

5.1.3.19. VerzeichnungsprotokollIn diesem Feld können im Rahmen der Verzeichnung gewonnene wichtige Erkenntnisse zu dieser Verzeichnungseinheit (z. B. Teilung von Aktenbänden), aber auch Hinweise zum Erwerb, zu technischen Arbeiten (z. B. Berichtigung der Blattzählung), zur Eingliederung in einen anderen Bestand u. ä. eingetragen werden.

5.1.3.20. Mikrofilm / MikroficheLiegt für eine Akteneinheit ein Schutzmedium vor, sollte dessen Signatur eingetragen werden, um eine Schonung des Originals zu unterstützen.

5.1.3.21. RegistratursignaturAls Registratursignaturen gelten die Signaturen und Aktenzeichen, die von der Behörde, bei der die Akte entstanden ist, vergeben und für die Aktenverwaltung genutzt worden sind. Sie können als Grundlage für die Erarbeitung einer Syste-matik dienen. Eine Aufnahme in das Verzeichnungsformular ist v. a. dann erforderlich, wenn ein neu übernommener Bestand erstmals archivisch bearbeitet wird, originale Einbände von Ordnern, Akten und Heftern aus konservatorischen Gründen entfernt werden müssen und durchgängig neue Signaturen vergeben werden. Um Rückfragen der Behörde hinsichtlich des übergebenen Schriftgutes bearbeiten zu können, ist eine Konkordanz zwischen Registratursignatur und laufender Nummer zu erstellen.Bei älteren Beständen, die bereits über mehrere Jahre mit archivischen Signaturen zitiert wurden und die durch entspre-chende Findhilfsmittel erschlossen sind, ist die Aufnahme der ursprünglichen Registratursignaturen nicht unbedingt erforderlich. Die Verfahrensweise ist im Bearbeitungsplan festzulegen.

Falls über einen langen Zeitraum Registratursignaturen als Archivsignaturen weitergeführt wurden und alte Registratur-hilfsmittel und Register als Findhilfsmittel genutzt worden sind, sollte bei einer Neubearbeitung die Registratursignatur ihrer Funktion gemäß in das Feld Alte Archivsignatur eingegeben werden.

31

5.2. Personenbezogene Akten

5.2.1. Verzeichnungstechnik

Die Erschließung von Personalakten oder anderen personenbezogenen Akten (Studentenakten, Gefangenenakten, Patientenakten) erfolgt mit der Archiv-Software AUGIAS-Archiv im Formular Akten XL Standard.

5.2.2. Verzeichnungsintensität

Analog zu den Sachakten soll auch die Verzeichnung personenbezogener Akten nicht die Einsichtnahme in die Origi-nalakte ersetzen, sondern den Benutzer lediglich an diese heranführen. Es ist demnach nicht erforderlich, alle in der Akte enthaltenen persönlichen Daten als Verzeichnungsangaben zu übernehmen. Welche Daten aufgenommen werden, wird im Bearbeitungsplan festgelegt.

5.2.3.Verzeichnungsangaben

Stellen die personenbezogenen Akten einen Teil einer umfassenderen Behördenüberlieferung dar (z. B. eines Schul-amtes, eines Gefängnisses oder einer Heilanstalt), empfiehlt es sich, diese Aktengruppe in ihrem Überlieferungszu-sammenhang zu belassen und unter der Systematikgruppe Personalakten / Gefangenenakten / Patientenakten als normale Sachakten zu verzeichnen.Sollen die personenbezogenen Akten jedoch als gesonderter Bestand behandelt werden oder sind sie als ein solcher überliefert, kann die Erschließungsmaske entsprechend dem Charakter der Akten modifiziert werden. Zu beachten ist jedoch, dass generell nur die Felder verwendet werden, die für ein späteres Online-Findbuch tatsächlich aus der Datenbank ausgelesen und in das Archivportal importiert werden. Dabei handelt es sich um die Felder: Signatur, Klas-sifikation 1, Datierung von, Datierung bis, Dat. - Findbuch, Titel, Enthält, Darin, Provenienz, Umfang, Band.

Im angefügten Beispiel sind folgende Felder umbenannt worden, um die Verzeichnungsmaske einem speziellen Per-sonalaktenbestand anzupassen:

Titel ➔ Name, VornameEnthält ➔ GeburtsdatumDarin ➔ letzte TätigkeitProvenienz ➔ letzte BeschäftigungsstelleBand ➔ Beschäftigungsdauer

32

Die Bezeichnung der Felder kann variieren. Bei Gefangenenakten einer Justizvollzugsanstalt sind andere Daten relevant als bei Patienten einer Landesheilanstalt.

Beispiel Patientenakten:

Titel ➔ Name, VornameEnthält ➔ GeburtsdatumDarin ➔ Diagnose /ErkrankungProvenienz ➔ Bemerkung (z. B. Verlegung nach, Tod, Entlassung auf eigenen Wunsch…)Band ➔ Klinikaufenthalt von–bis

Beispiel Gefangenenakten:

Titel ➔ Name, VornameEnthält ➔ GeburtsdatumDarin ➔ Straftat/DeliktProvenienz ➔ Strafmaß gemäß UrteilBand ➔ Haftdauer von–bis

Die Struktur des Formulars Akten XL Standard und die Beschränkung auf die oben genannten Felder bleiben jedoch generell erhalten.

Die Neubezeichnungen der Felder müssen bei der Erschließung dem Feldinhalt nicht extra vorangestellt werden. Ist ein Findbuchausdruck vorgesehen, kann im Layout-Assistenten von AUGIAS-Archiv die Findbuchvorlage um die ent-sprechenden Feldbezeichnungen ergänzt werden. Da diese Funktion bei der Erstellung von Online-Findbüchern nicht zur Verfügung steht, muss dort die Feldbelegung im Vorwort an gut sichtbarer Stelle erläutert werden.

Bei der Aufnahme von Orts- und Personenamen gelten die Richtlinien der gleichnamigen Anlage 6.

33

5.3. Verzeichnung von Urkunden

5.3.1. Verzeichnungstechnik

Eine Neuverzeichnung sowie die Verzeichnung von Zugängen zum Bestand erfolgen mit der Archivsoftware AUGIAS-Archiv im Formular Urkunden.Wegen der besseren Übersicht und vor allem zugunsten einer besseren Recherchierbarkeit von einzelnen Angaben wurden Teilen der Regesten (z. B. Ausstellungsort und Datierung, Siegel, Überlieferungsform, Vermerke) eigene Felder zugewiesen. Diese Angaben werden jeweils nur einmal und zwar in das dafür vorgesehene Feld aufgenommen.

5.3.2. Verzeichnungsintensität

Die Intensität der Verzeichnung des Bestandes, einzelner Urkundengruppen oder einzelner Urkunden ist gemäß der Bedeutung des Bestandes und seiner Teile zu wählen und wird im Bearbeitungsplan festgelegt. Dieser enthält auch Angaben zur Erschließungstiefe auf Bestands-, Urkundengruppen- oder Urkundenebene.

5.3.3. Verzeichnungsangaben

(Reihenfolge orientiert sich am Verzeichnungsformular Urkunden der Version AUGIAS Archiv 8.2.; Pflichtfelder sind fettgedruckt)Die Verzeichnung erstreckt sich auf folgende Verzeichnungsangaben.

– Bestand– Signatur– Microform/ Digitalisat – vorläufige Nummer– Datierung von– Datierung bis– Datierung => Findbuch– Provenienz– Systematikgruppe 1/ Systematikgruppe 2– Kurzregest– Vollregest– Zeugen– Dorsualvermerke/Registratursignatur– Ort/ Datumszeile (sofern angegeben)– Siegel– Überlieferungsform– Beschreibstoff– Erhaltungszustand – Edition/Literatur– Sprache– gesperrt bis– gesperrt für– Verweise/weitere Exemplare– Verzeichnungsprotokoll– Bemerkungen– Beglaubigungsmittel– Format/Umfang – Alte Archivsignatur(en)

34

5.3.3.1. Bestand (Pflichtfeld)Die Bestandsbezeichnung wird von Augias selbstständig eingetragen und automatisch gebildet aus dem in der Be-standsregie vergebenen Bestandskürzel und dem Bestandsnamen (vgl. Pkt. 3.2.4. und 3.2.5.).

5.3.3.2. SignaturJede Verzeichnungseinheit erhält eine eigene Signatur. Bei Neuverzeichnungen wird in der Regel das Bärsche Prinzip angewendet. Hier entspricht die vorläufige Nummer in der Regel der Signatur. Bei der Retrokonvertierung von Urkun-denbeständen wird die bisher gültige Signatur der Urkunde eingetragen, wenn sie nicht aus formalen Gründen geändert werden soll (z. B. bei „Sternzeichen-Signaturen“, griechischen Buchstaben etc.).

5.3.3.3. Microform/DigitalisatIn dieses Feld werden sowohl die Signaturen der Sicherungsfilme als auch die der Benutzungskopien eingetragen. Es

besteht darüber hinaus die Möglichkeit, im Verzeichnungsformular über das Unterformular Bilder Abbildungen der Archivalieneinheit (Urkunde) den Verzeichnungsangaben zuzuordnen. Das bietet dem Benutzer die Möglichkeit, sich bei der Recherche einen Eindruck von dem Archivale zu verschaffen.

5.3.3.4. vorläufige Nummer (Pflichtfeld)Die vorläufige Nummer wird vom System automatisch vergeben und entspricht der Reihenfolge der Erschließung. Bei der Anwendung des „Bärschen Prinzips“ (vgl. Pkt, 5.1.3.4.) kann die vorläufige Nummer direkt als Signatur über-nommen werden

5.3.3.5. Datierung (Pflichtfelder)Die Felder Datierung von und Datierung bis sind für jede Verzeichnungseinheit auszufüllen und als Pflichtfelder zu betrachten, da sie recherche- und sortierrelevant sind. Die Datierung von Urkunden wird nach Möglichkeit taggenau vorgenommen. Ältere Datierungsformen (z. B. Datierung nach Heiligentagen, Römische Zeitrechnung) werden dabei durch eine heute gebräuchliche Datierung in der Reihenfolge Jahr, Monat, Tag ersetzt. Falls vom heutigen Gebrauch abweichende Jahresanfänge Einfluss auf die Datierung haben, ist dies im Feld Bemerkungen anzugeben.Lässt sich die Datierung nicht oder nicht mit der erforderlichen Genauigkeit feststellen, so wird sie annähernd bestimmt (z. B. um 1350, Anfang 12. Jh. 1271–1273). Spiegelt sich diese Tatsache im Feld Datierung Findbuch nicht durch andere Umschreibungen wie vor, nach, um, Anfang, Ende… wider, wird die erschlossene Jahreszahl dort in eckige Klammern gesetzt:

35

Die Angaben für die Datierung werden grundsätzlich zunächst in die Felder Datierung von und Datierung bis eingetragen. Im Feld Dat. => Findbuch kann eine weitere Präzisierung vorgenommen werden.

Die Angaben der Datierung werden nach folgenden Beispielen gestaltet:

1240 Mai 25 Die Beurkundung oder die beurkundete Rechtshandlung sind auf den angegebenen Tag datiert

1335 September 7, 1336 Januar 25

Die Urkunde enthält zwei Datierungen, beispielsweise für die Rechtshandlung und für die später erfolgte Beurkundung. Der Anlass der Datierung kann jeweils in runden Klammern angegeben werden: 1335 September 7 (Rechtshandlung), 1336 Januar 25 (Beurkundung)

1401 Die Urkunde ist jahrgenau datiert. Eine Präzisierung ist mit vertretbarem Aufwand nicht möglich.

1520 August Die Urkunde ist monatsgenau datiert. Eine Präzisierung ist mit vertretbarem Aufwand nicht möglich.

zwischen 1245 März 1 und 1247 Januar 22

Die Datierung der Urkunde liegt in einem erschlossenen Zeitraum einschließlich der beiden angegebenen Daten.

zwischen 1271 und 1273

Die Datierung der Urkunde liegt in einem erschlossenen Zeitraum einschließlich der beiden angegebenen Jahre.

vor 1349 November 18 Das nicht genau feststellbare Urkundendatum liegt vor dem genannten Datum.

nach 1381 Das nicht genau feststellbare Urkundendatum liegt nach dem genannten Jahr.

um 1273 Das nicht genau feststellbare Urkundendatum liegt in einem nicht genau bestimmbaren Zeitraum um das genannte Jahr.

Anfang 15. Jh. / Ende 15. Jh. / [15. Jh.]

Die Datierung der Urkunde kann nur annähernd festgestellt werden.

Um eine zeitbezogene Recherche in der Archivsoftware zu ermöglichen, werden bei annähernder Bestimmung des Datums in den Feldern Datierung von und Datierung bis folgende Werte eingegeben:

Textfeld Dat. => Findbuch Datierung von Datierung bis

zwischen 1271/1273 1271 1273

vor 1349 1329 1349

nach 1349 1349 1369

um 1273 1263 1283

Anfang 15. Jh. 1400 1420

Ende 15. Jh. 1480 1500

15. Jh. 1401 1500

5.3.3.6. ProvenienzAls Provenienz einer Urkunde wird die juristische oder natürliche Person verstanden, für deren Rechtssicherung sie diente. Vertreten natürliche Personen oder eine Gruppe von natürlichen Personen eine Institution, gilt als Proveni-enz der Urkunde die Institution. Dies ist in der Regel der Empfänger der Urkunde. Gehen die Urkunden im Zuge der Archivalienfolge in den Besitz eines anderen Territorialherrn über und dienen damit dessen Rechtssicherung an dem durch ihn erworbenen Gebiet, gilt als Provenienz der neue Besitzer der Rechtsansprüche. Gehen Urkunden nach Einsichtnahme durch den Empfänger an den Aussteller zurück (z. B. Bestallungsurkunden), gilt der Aussteller als Provenienz.Bei der Verzeichnung von Pertinenz- oder zusammengefassten Beständen wird auch die jeweilige Einzelprovenienz der Urkunde erfasst, bei Fremdprovenienzen auch die abweichende Provenienz. Mehrere Provenienzen werden durch Semikola und Leerzeichen getrennt. Falls die Provenienz nicht zu ermitteln ist, wird „unklar“ eingetragen.

36

Landgrafen in ThüringenKurfürsten und Herzöge von Sachsen (Wettiner)Herzöge von Sachsen (Ernestiner)Grafen von GleichenGrafen von HohenloheAugustiner-Eremitenkloster zum Heiligen Kreuz in GothaZisterzienserkloster GeorgenthalPfarrkirche GothaStadt WaltershausenBäckerinnung Ohrdruf

5.3.3.7. SystematikgruppenUm eine ordnungsgemäße Überführung der Verzeichnungsangaben in das Archivportal Thüringen zu gewährleisten, ist jeder Bestand – unabhängig von der Größe und Struktur – mit einer Systematik (Klassifikation) zu versehen. Jede Verzeichnungseinheit wird einer Systematikgruppe zugeordnet. Weisen Urkundenbestände keine Systematik (Klassi-fikation) auf, werden die Verzeichnungseinheiten unter dem Begriff Urkunden zusammengefasst.Mehrstufige Gliederungen sind als Baumstruktur abzubilden, da ansonsten nicht besetzte (obere) Gliederungspunkte im Online-Findbuch mit einer Fehlermeldung versehen werden.

5.3.3.8. RegestDas Regest stellt den Kern der Verzeichnung dar. Der Text soll den Inhalt der Urkunde unter besonderer Berücksichtigung ihres Rechtsinhalts und anderer historisch-hilfswissenschaftlicher Fragestellungen zutreffend kennzeichnen. Je nach Bedeutung der regestierten Urkunden können unterschiedliche Ausführlichkeitsgrade, vom Kurz- bis zum Vollregest, gewählt werden. Für mehrere Urkunden ähnlichen Inhalts können auch Gruppenregesten angefertigt werden. Bei der Erstellung eines Vollregests ist ebenfalls ein Kurzregest in das Pflichtfeld einzugeben, um dem Benutzer eine schnelle und inhaltlich übersichtliche Orientierung auch bei der Darstellung im Archivportal zu ermöglichen.

Regesten werden in vollständigen, gegebenenfalls in mehreren Sätzen formuliert. Ziel des Regests ist die Wiedergabe des Urkundeninhalts in moderner Formulierung. Zeitgenössische Termini technici sollen nur dann aus der Vorlage übernommen werden, wenn sie als geschichtswissenschaftlicher Fachbegriff geläufig sind; ggf. sind Erläuterungen in eckigen Klammern nachzustellen. Im Interesse der Nachvollziehbarkeit des Regestentextes kann der Wortlaut der Vorlage in runden Klammern eingefügt werden.

5.3.3.8.1. Kurzregest (Pflichtfeld)Das Kurzregest dokumentiert den wesentlichen Rechtsinhalt der Urkunde sowie die darin enthaltenen wesentlichen Orts- und Personnennamen in heutiger Schreibung. Das Kurzregest besteht aus Angaben des Ausstellers und des Empfängers sowie einer kurzen Inhaltsangabe.

Heinrich, Abt, Nikolaus, Prior, und der ganze Konvent des Klosters Reinhardsbrunn bekunden, dass Otto, Abt, und der Konvent des Klosters Georgenthal mit dem Kloster Reinhardsbrunn einen Tausch von Gütern in Kind-leben, Gotha, Siebleben, Emleben, Hohenkirchen und Wechs vorgenommen haben.

Orts- und Personennamensformen werden, soweit möglich, normalisiert. Ausländische Orte werden deutsch bezeichnet, wenn eine deutsche Namensform existiert, deren sprachliche Wurzeln bis in die Entstehungszeit der Urkunde zurückge-hen; die landessprachliche Form kann in eckigen Klammern nachgestellt werden. Nicht angegebene Ordnungszahlen, wichtige Titulaturen oder das Herrschaftsgebiet (z. B. Landgraf von Hessen[-Kassel]) von Herrschern sind in eckigen Klammern zu ergänzen. Ortsangaben und andere erläuternde Zusätze können ebenfalls in eckigen Klammern eingefügt werden. Abkürzungen sind zu vermeiden.

5.3.3.8.2. VollregestDas Vollregest strebt über die Angaben des Kurzregestes hinaus eine möglichst umfassende Dokumentation sämtlicher Orte und Personen, aller wesentlichen Detailbestimmungen des Rechtsinhaltes sowie weiterer, in den verschiedenen Teilen des Urkundenformulars (Titulaturen, Arengen, Narrationes, Sanktionen, Angaben zu den Umständen der Be-glaubigung u. a.) enthaltener Informationen an.

37

Orts- und Personennamensformen werden, soweit möglich, normalisiert; die ursprüngliche Schreibung ist im Vollregest grundsätzlich immer in runden Klammern nachzustellen. Ausnahmen bei häufig wiederkehrenden Namen sind möglich, wenn die Schreibung zeitgenössisch üblichen Formen entspricht. Ausländische Orte werden deutsch bezeichnet, wenn eine deutsche Namensform existiert, deren sprachliche Wurzeln bis in die Entstehungszeit der Urkunde zurückgehen; die landessprachliche Form kann in eckigen Klammern nachgestellt werden. Nicht angegebene Ordnungszahlen, wichtige Titulaturen oder das Herrschaftsgebiet (z. B. Landgraf von Hessen[-Kassel]) von Herrschern sind in eckigen Klammern zu ergänzen. Ortsangaben und andere erläuternde Zusätze können ebenfalls in eckigen Klammern eingefügt werden. Abkürzungen sind sparsam zu verwenden und in ein Abkürzungsverzeichnis aufzunehmen, sofern sie nicht allgemein gebräuchlich sind. Da das Verzeichnungsprogramm eine der Vorlage entsprechende Darstellung der in Zitaten aus dem Urkundentext (beispielsweise bei der Angabe der ursprünglichen Datierung und der ursprünglichen Schreibung der Orts- und Personennamen) enthaltenen übergeschriebenen und hochgestellten Buchstaben nicht ermöglicht, sollten überge-schriebene Buchstaben mit spitzen Klammern und hochgestellte Buchstaben mit geschweiften Klammern dargestellt werden. Für die Beispiele in dieser Richtlinie wurde die Darstellung übergeschriebener und hochgestellter Buchstaben mit Klammern ebenfalls angewendet.

Thu<o>ringie Das o steht in der historischen Form für Thüringen von 1335 über dem u.

Hoenki<e>rchen Der eingeklammerte Buchstabe e steht in der historischen Form des Ortsnamens Hohnkirchen (nördlich von Ohrdruf) von 1344 über dem i.

anno domini M{o}CCC{o}LVIII{o}

Jahreszahl 1358 in römischen Zahlzeichen mit hochgestellten lateinischen Endungen für die Ordnungszahlen.

Scho<e>now{e} Der Buchstabe e am Wortende der historischen Form für Schönau (östl. von Friedrichroda) ist hochgestellt.

Zum Text des Vollregests gehört als besonderer Abschnitt die Ankündigung der Beglaubigungsmittel (Siegel, Notariats-signet). Bei Notariatsinstrumenten ist üblicherweise anstelle eines Siegels ein Notariatssignet angekündigt. Dies wird mit der Formulierung „Notariatssignet angekündigt“ ausgedrückt.

Heinrich, Abt, Nikolaus, Prior, und der ganze Konvent des Klosters Reinhardsbrunn bekunden, dass die frommen Männer Otto, Abt, und der Konvent des Klosters Georgenthal mit dem Kloster Reinhardsbrunn einen Güter-tausch vorgenommen haben. Es gibt Georgenthal an Reinhardsbrunn: 1. 1 Hufe in Kindleben (Kyntheleyben), die 1 Malter Weizen, 1 Malter Korn und 1 Malter Gerste zahlt, im Besitz von Bertold gen. Welderich, Bürger (opidanus) in Gotha, 2. 1 Hufe in Gotha, die den gleichen Zins Erfurter Maßes zahlt, im Besitz des Heinemann gen. Lange, Bürger daselbst, 3. 5 Schillinge und 6 Pfennige vom Hofe des Ditmar in Siebleben (Sybeleiben), 4. 6 Pfennige von 1 Acker in Emleben (Emeleiben, den Albert Pastor innehat, die jährlich zu Michaelis im Kloster in Reinhardsbrunn zu zahlen sind. Reinhardsbrunn gibt dagegen an Georgenthal: 1. Die Mühle in Hohenkirchen (Hoenki<e>rchen) nach Osten, umgangssprachlich die Ziegelmühle (Cygelmo<e>l) genannt, 2. Eine halbe Hufe in Wechs (Weiseze), die jährlich zu Michaelis als Zins einen halben Malter Korn und einen halben Malter Gerste Erfurter Maßes mit 33 Erfurter Pfennigen zahlt, die Gerhard v. Wechs zu Erbrecht inne hat. Der Abt von Georgenthal soll die Mühle vom Abt von Hersfeld (Hersveldensis ecclesie) zu Erbrecht innehaben, wie sie Reinhardsbrunn von Hersfeld gehabt hat, gegen einen Zins von 1 Pfund Wachs zu Lichtmeß. – Siegelankündigung der Aussteller.

Beim Beispiel handelt es sich um eine Urkunde aus dem Thür. Staatsarchiv Gotha QQ Id Nr. 186 (Kloster Georgenthal). Das Vollregest unterscheidet sich vom Kurzregest durch die detaillierte Anführung der Tauschbestimmungen zwischen dem Kloster Reinhardsbrunn und dem Kloster Georgenthal.

5.3.3.8.3. Transsumierungen und Inserierungen Für Beglaubigungen und Bestätigungen von Urkunden mit eingerückten Abschriften gilt folgende Terminologie1. bei bloßen Beglaubigungen einer Abschrift a) das ganze Instrument als Transsumierung b) die beglaubigende Urkunde als Vidimus c) die im Wortlaut eingerückte Urkunde als Transsumpt

38

2. bei Bestätigungen des Rechtsinhalts der eingerückten Urkunde a) das ganze Instrument als Inserierung b) die bestätigende Urkunde als Konfirmation c) die im Wortlaut eingerückte Urkunde als Insert

Für Transsumierungen und Inserierungen werden zwei Regesten angefertigt, die aufeinander verweisen, eines für die Gesamturkunde (Vidimus bzw. Konfirmation) und eines für die eingerückte Urkunde (Transsumpt bzw. Insert).

Dafür wird im Feld Verweise/ weitere Exemplare auf die Gesamturkunde bzw. mit Hinweis auf die Überlieferungsart (Insert / Transsumpt) bzw. auf die Inserierung /Transsumierung verwiesen.Die Signatur wird bei der Gesamturkunde (Vidimus oder Konfirmation) angegeben. Bei der Verzeichnung des Trans-sumpts oder Inserts wird sie in runder Klammer angegeben.Die Datierung wird bei der Gesamturkunde folgendermaßen angegeben:Datierung von: Datierung des Inserts oder TranssumptsDatierung bis: Datierung der GesamturkundeDat. => Findbuch: Datierung des Inserts bzw. Transsumpts in Klammern, Datierung der Gesamturkunde nach einem

Leerzeichen nachgestellt (ohne Komma).

Verzeichnung der Gesamturkunde (Vidimus), mit der der Machtbrief des Kaisers Sigismund, Pressburg von 1423 Jan. 11bestätigt wird.

39

Verzeichnung des Transsumpts (Pressburg 1423 Jan. 11)

5.3.3.9. ZeugenLegt der Bearbeitungsplan die Aufnahme von Zeugen fest oder erscheint dies aufgrund der Bedeutung der Urkunde oder der Zeugen (Ersterwähnungen!) geboten, so werden die Namen der Zeugen in dieses Feld eingetragen. Die Wiedergabe der Namen erfolgt buchstabengenau entsprechend der in der Urkunde gebrauchten Reihenfolge. Ist für Herkunftsnamen eine moderne Bezeichnung bekannt oder ohne großen Aufwand zu ermitteln, wird diese in Klam-mern hinter dem Namen angegeben. Sind Amtsbezeichnungen oder Verwandtschaftsverhältnisse in der Zeugenreihe mit genannt, werden diese ebenfalls mit aufgenommen. Die Übersetzung von lateinischen Bezeichnungen kann nach dem jeweiligen Begriff in Klammern aufgenommen werden. Die einzelnen Namen (mit evtl. Zusätzen) werden durch Semikolon voneinander getrennt. Durch Verwandtschaft (z. B. Vater und Sohn) bzw. gleiche Standeszugehörigkeit (z. B. Ritter) in der Zeugenreihe als zusammengehörig gekennzeichnete Zeugengruppen werden durch Aufzählungen mit Komma bzw. mit der Konjunktion „und“ vor der letzen zugehörigen Person als enger zusammengehörig gekenn-zeichnet. Eine analoge Vorgehensweise sollte angewendet werden, wenn in einer Zeugenreihe Personengruppen mit anderen Zusammengehörigkeitsmerkmalen herausgehoben werden.

5.3.3.10. Dorsualvermerke/ RegistratursignaturDorsualvermerke (Rückvermerke)/Registratursignaturen sind gemäß Bearbeitungsplan mit aufzunehmen, sofern sie mit vertretbarem Arbeitsaufwand als solche identifiziert werden können. Wichtigste Registratursignatur ist diejenige, die der Ordnung des Bestandes zugrunde gelegen hat bzw. die Rückschlüsse auf ein Ordnungssystem zulässt.

Ad scatulam B–AA Nr. 17

5.3.3.11. Ort/DatumszeileSofern der Ausstellungsort einer Urkunde angegeben ist, wird er in moderner Schreibweise aufgenommen und durch ein Komma von der nachfolgenden Datumszeile abgetrennt. Der Ausstellungsort kann auch aufgenommen werden, wenn er aus den Umständen der Beurkundung zu erschließen ist. In diesem Fall steht er in eckigen Klammern.

40

Sofern ältere Datierungsformen aufgelöst werden, ist die ursprüngliche Datierung einschließlich des Ausstellungsortes im Wortlaut buchstabengetreu anzugeben. Gleiches gilt, wenn der Wortlaut der Datierung Rückschlüsse darauf zulässt, ob die Ausstellung der Urkunde oder die zugrunde liegende Rechtshandlung datiert wurde.

Ichtershausen, Acta sunt hec apud Uchtershusen anno domini MCCLI VI idus Novembris

5.3.3.12. SiegelSiegel, Signete, Unterschriften und andere grafische Beglaubigungsmittel sind, sofern vorhanden, in der genannten Reihenfolge aufzunehmen und können bei Bedarf auch näher beschrieben werden, gegebenenfalls durch den Hinweis auf ein Tafelwerk o. ä. Falls die Beglaubigungsmittel von den im Text der Urkunde angekündigten abweichen, sind sie genauer zu bestimmen (z. B. durch Angabe der Namen von nicht im Text angekündigten Sieglern). Das Fehlen ange-kündigter Siegel wird unabhängig davon vermerkt, ob die Siegel nie angebracht waren oder später verloren gegangen sind. Die näheren Umstände des Fehlens können, sofern sie bekannt bzw. erkennbar sind, im Feld Verzeichnungsprotokoll erläutert werden (z. B. Vorhandensein oder Fehlen von Einschnitten für Hängesiegel mit oder ohne Reste der ehema-ligen Siegelbefestigung, Vorhandensein von Spuren eines ehemals aufgedrückten Siegels auf der Urkunde, Zeitpunkt und Umstände des Verlusts des Siegels).

Siegel des Abts und des Konvents von Reinhardsbrunn, an Pergamentstreifen

Siegel Heinrichs von Siebleben sowie 2 Siegel der Bürgen, an Pergamentstreifen, weiteres Siegel fehlt, Reste desPergamentstreifens noch vorhanden.

Drei aufgedrückte Papiersiegel der Brüder Wilhelm, Albrecht und Ernst, Herzöge von Sachsen

Goldbulle Friedrich I. an gelben Seidenfäden.

Bleibulle Leo X. an Hanffäden.

Siegel fehlt, Einschnitte in der Plica mit Spuren einer ehemaligen Siegelbefestigung vorhanden.

Siegel fehlt, keine Plica und keine Einschnitte zur Siegelbefestigung vorhanden.

Notariatssignet.

5.3.3.13. Siegler Siegler der Urkunde werden in heutiger Schreibung oder –wenn diese nicht ermittelbar ist – in Originalschreibweise aufgenommen. Herrschafts- bzw. Amtsbezeichnungen können zugefügt werden.

5.3.3.14. ÜberlieferungsformSofern nicht bereits aus dem Regest oder dem Feld Verweise/weitere Exemplare ersichtlich, kann die Überlieferungsform gesondert erfasst werden (Konzept, Ausfertigung, Abschrift, gedrucktes Formular, Formular mit Eintragungen o. ä.); ggf. mit Angabe einer Datierung.

AusfertigungAbschrift, 17. Jh.

5.3.3.15. BeschreibstoffDer Beschreibstoff wird grundsätzlich angegeben. Hierfür können die Angaben des Dropdown-Menüs genutzt, aber auch Zusätze gemacht werden. Bei Urkunden in Libellform können auch Bemerkungen zum Einband gemacht werden.

41

5.3.3.16. ErhaltungszustandGemäß dem Dropdown-Menü dieses Feldes wird die Verzeichnungseinheit einem der vier Schadensklassen zugeord-net. Zusätze sind möglich (z. B. Wasserschaden im mittleren Teil). Die Definition der einzelnen Schadensklassen ist der Anlage 5 zu entnehmen.

Ist eine Urkunde aus konservatorischen Gründen für die öffentliche Benutzung gesperrt, wird zusätzlich zur Eingrup-pierung in SK 2 oder SK 1 ein entsprechendes Schadensformular ausgefüllt. In diesem Formular ist auch die Urkunde zu sperren (Anklicken des Feldes Sperrvermerk für Ausleihe).

5.3.3.17. EditionenDie bibliographischen Angaben zu Teil- oder Volltexteditionen, Regesten und Literatur können aufgenommen werden. Gegebenfalls werden Kurzzitate verwendet, die in der Findbucheinleitung aufzulösen sind (zur Zitierweise vgl. Anlage 4).

Druck: Rein, Kloster Ichtershausen, S. 46 f., Nr. 5.Reg.: Dobenecker, Bd. 1, S. 355, Nr. 1689.Lit.: Kahl, Ersterwähnung, S. 56.

5.3.3.18. SpracheDie Sprache soll – insbesondere bei zeit- und ortsuntypischen Formen – angegeben werden; im Fall des Deutschen und Lateinischen können differenzierte Bestimmungen wie Mittellatein oder Mittel(hoch, nieder)deutsch verwendet werden.

5.3.3.19. SperrvermerkeBei der Verzeichnung von Urkunden sind Sperrvermerke infolge von Festlegungen in Depositalverträgen, aus kon-servatorischen oder anderen Grünen aufzunehmen. Wird eine Urkunde aus konservatorischen Gründen gesperrt, ist

außerdem das Schadensprotokoll auszufüllen und dort das Feld Sperrvermerk für Ausleihe anzukreuzen (vgl. Pkt. 5.1.3.18.). Kann ein Datum für die Aufhebung der Sperrung angegeben werden, wird das Datum des letzten Sperr-termins in das Feld gesperrt bis eingetragen.

5.3.3.20. Verweise/weitere ExemplareHier werden weitere Überlieferungen in anderen Archivbeständen z. B. in Abschrift oder Hinweise auf Zweitausferti-gungen oder Gegenüberlieferungen aufgenommen. Außerdem werden hier Verweise im Zusammenhang mit Trans-sumierungen und Inserierungen angebracht (vgl. Pkt. 5.3.3.8.3.).

5.3.3.21. VerzeichnungsprotokollIn diesem Feld können im Rahmen der Verzeichnung gewonnene wichtige Erkenntnisse zu dieser Verzeichnungseinheit, aber auch Hinweise zum Erwerb, zu technischen Arbeiten, zur Eingliederung in einen anderen Bestand u.ä. eingetragen werden (z. B. Ankauf von Herrn Max Mustermann am 25.4.1951)

5.3.3.22. BemerkungenFalls eine Urkunde als Fälschung nachgewiesen werden kann oder erhebliche Gründe für die Annahme einer Fälschung bestehen, ist dies ebenfalls anzugeben und zu begründen, ggf. auch mit Verweisen auf einschlägige Literatur.

Auch werden die besonderen äußeren Merkmale der Urkunde (grafische Bestandteile wie Wappenabbildungen o. ä.) oder Beilagen hervorgehoben. Die Angaben werden durch Punkt, Bindestrich und Leerzeichen voneinander abgetrennt; Zahlenangaben erfolgen in Ziffern. Die Eingabe endet mit einem Punkt: (z. B. Wappenzeichnung.) Bei mehreren Angaben werden zuerst die grafischen Bestandteile der Urkunde entsprechend ihrer Reihenfolge in der Urkunde und dann die Beilagen entsprechend ihrer Lagerungsreihenfolge aufgenommen.Besondere äußere Urkundenformen (z. B. Libell, Transfix) sollen vermerkt werden.

42

5.3.3.23. Format/UmfangDas Format ist in cm in der Ausdehnung Höhe x Breite (ohne Siegel) bei als Ausfertigung oder anderweitig als Einzel-dokument überlieferten Urkunden aufzunehmen (Schreibweise mit Leerzeichen: 40 x 50). Bei unregelmäßig geformten Urkunden wird die jeweils größte Ausdehnung angegeben. Urkundenlibelle werden im zugeschlagenen Zustand ge-messen. Bei mehrere Blätter umfassenden Urkunden wird der Umfang (Blattzahl) angegeben. Die Blattzahl wird mit „Bl[att].“ abgekürzt.Bei Transsumierungen bzw. Inserierungen erfolgt die Formatangabe beim Regest des Vidimus bzw. der Konfirmation. Abschriftlich in Kopialbüchern oder Akten überlieferte Urkunden erhalten keine Formatangabe.

5.3.3.24. Alte Archivsignatur(en)Alte Archivsignaturen werden gemäß Bearbeitungsplan mit aufgenommen. Nach Abschluss der Verzeichnung können diese in einer Konkordanz aufgeführt werden. Mehrere Altsignaturen werden durch Semikolon und Leerzeichen ge-trennt. Im Fall von Bestands- oder Provenienzbereinigungen innerhalb des Staatsarchivs ist der früheren Archivsignatur zusätzlich die frühere Bestandssignatur voranzustellen.

Best. 2-11-0021 – QQ Id Nr. 35

43

Anlage 1:

Richtlinie zur Foliierung von Archivgut

Mit der Foliierung von Unterlagen ist zu erreichen: – Sicherung der Dokumente vor Entfremdung – Sicherung der inneren Ordnung der Akte – schnelle Kontrolle der Akten auf Vollständigkeit nach jeder Benutzung – Eindeutigkeit bei der Zitierweise von Textstellen bzw. bei Anmerkungen zur Quelle – Vermeidung von Irritationen bei der Verfilmung bzw. bei der Filmbenutzung.

1. Archivgut ist grundsätzlich vor der Benutzung (einschließlich Ausleihe) bzw. vor Weitergabe an die Fotostelle oder die Restaurierungswerkstatt auf Foliierung zu überprüfen. Bei der Revision der Foliierung ist jedes Blatt einzeln zu überprüfen.

2. Nicht foliiertes Archivgut ist vor der Weitergabe an die Foto- oder Restaurierungswerkstatt grundsätzlich durch den Magazindienst oder anderweitig dazu festgelegte Mitarbeiter zu foliieren.

3. Eine Foliierung erhält jedes beschriebene (auch gestempelte, besiegelte u. ä.) Blatt unabhängig von der Größe. Die Foliierung erfolgt am oberen äußeren Blattrand. Aus Platzgründen kann die Foliierung auch ausnahmsweise oben mittig oder am unteren rechten Blattrand erfolgen. Innerhalb der Akteneinheit ist eine einheitliche Platzierung der Foliierung anzustreben. Die Foliierung erfolgt bei Akten bis 1920 grundsätzlich mit Bleistift, bei Akten nach 1920 nach Möglichkeit mit einem Paginierstempel. Bei sensiblen Beschreibstoffen ist auch für Archivgut nach 1920 der Bleistift zu nutzen. Entscheidungen darüber trifft der zuständige Bestandsreferent.

4. Leere Blätter werden nicht foliiert.

5. Spätere, nicht zeitgenössische Akteneinbände, Deckblätter mit Signaturangaben oder auch mit Aktenkurztitel (besonders aus der Zeit der Aktenneubildung im Archiv ausgangs des 19. und des beginnenden 20. Jahrhundert) werden nicht foliiert. Diese sind stark säurehaltig und werden sukzessive entfernt.

6. Spätere Zusätze zu den Akten, z. B. später vorangestellte Inhaltsverzeichnisse, neue Einbände, Deckblätter o. ä. stellen eine vorhandene Foliierung nicht in Frage. Die alte Foliierung bleibt gültig, sofern sie sonst korrekt ist. Diese Zusätze sind nicht zu foliieren (z. B. Deckblätter, spätere Aktentitelbezeichnung des 19. Jh.). Vorgeheftete Inhaltsverzeichnisse sind als fortlaufend im Anschluss an das letzte Blatt der Akte zu betrachten und zu vermer-ken (z. B. Akte Bl. 1–56, vorangesetztes Inhaltsverzeichnis Bl. 57 und 58). Ist eine Akte noch nicht foliiert, werden vorgeheftete Register mit foliiert.

7. Lose – teilweise eingefaltete – Überformate sind als ein Blatt zu betrachten. Sind dagegen Überformate eingeheftet, die sich durch die Bindung nicht zu einem Blatt ausfalten lassen, sind diese blattweise zu foliieren.

8. Befinden sich Dokumente oder Gegenstände in eingelegten oder eingehefteten Briefumschlägen, werden alle eingelegten Einzelteile als jeweils ein Blatt betrachtet. Enthält der Briefumschlag keine schriftliche Information wird er nicht mit foliiert (analog leeres Blatt). Auf dem Briefumschlag ist der Inhalt anzugeben. Gegenstände in Akten (z. B. Stoffproben, Abzeichen) werden bei der Umfangsangabe gesondert ausgewiesen.

9. Besteht eine Akte lediglich aus einem Druckwerk, dass bereits nach Seiten durchgezählt ist, so wird diese Zählung übernommen und bei Umfang statt Blatt „x S.“ vermerkt. Für die Zählung von Druckwerken mit Seitenzählung innerhalb von Akten bestehen zwei Möglichkeiten: 1. Das Druckwerk wird (fortlaufend) auf dem Titelblatt foliiert und dann das nächste beschriebene Blatt der Akte. Im Feld Umfang des Verzeichnungsformulars (120 Bl. + Druck (12 S.))und im Feld Verzeichnungsprotokoll (Bl. 1–7 +Druck (12 S.) +Bl. 9–120) wird darauf hingewiesen. 2. Druck-werke mit Seitenzählung werden innerhalb von schriftlichen Akten durchgängig mit foliiert.

10. Urkunden, die nur aus einem Blatt bestehen, sind nicht zu foliieren. Auf der Urkundentasche soll die Anzahl der Siegel und deren der Zustand (beschädigt, lose, Fragment) vermerkt werden.

11. Die Blattanzahl jeder Akteneinheit wird auf der Innenseite ihres Deckblattes angegeben. Datum und Unterschrift (Kurzzeichen) des Bearbeiters sind hinzuzufügen.

12. Akten ohne Einband bzw. Deckblatt werden gebunden, in Jurismappen oder in Schlauchhefter gebracht. Auf der Innenseite des vorderen Deckblattes dieser Mappen bzw. Einbände wird analog der Foliierungsvermerk angebracht.

13. Bei der Foliierung ist ein sensibles Herangehen erforderlich. Alte Foiliierungen sind so weit als möglich zu nutzen bzw. weiter zu verwenden. Eingedenk der erfahrungsgemäß hohen Fehlerquote bei Neufoliierungen sollte nur sparsam und wie unter Punkt 15 beschrieben in bestehende Foliierungen eingegriffen werden.

44

14. Ist eine Akte fehlerfrei und vollständig nach Seiten (und nicht nach Blatt) durchgezählt, wird die Seitenzählung beibehalten und entsprechend vermerkt.

15. Sind bei der Kontrolle der Altfoliierung Fehler festgestellt worden, gilt folgendes Herangehen:

• Generell wird die Altfoliierung bis zur Fehlerstelle beibehalten und erst ab da korrigiert.

• Die alte Foliierung muss auch bei einer Neufoliierung sichtbar bleiben. Sie ist lediglich durchzustreichen und nicht etwa zu entfernen.

• Bei umfangreicheren Akteneinheiten (über 100 Blatt) sollte bei geringer Fehlerquote in die Altfoliierung lediglich korrigierend durch alphanumerische Foliierung (z. B. 120a, 120b, 267a oder Bl. 120 nicht belegt) eingegriffen werden. Bei fehlerhafter Foliierung und Korrektur ist immer die Konkretisierung (im Feld Verzeichnungsprotokoll) und die Gesamtzahl (im Feld Umfang) anzugeben (z. B. Umfang: 103 Bl. Verzeichnungsprotokoll: 103 Bl. (100 Bl. + Bl. 11a + Bl. 50 a+b).

• Sollten nach der Foliierung ganze Lagen verheftet sein (z. B. durch spätere Neuordnung der Akte), so erfolgt eine Neu- oder Umfoliierung.

• Das Deckblatt der Akte wird auf dem vorderen äußeren Umschlag eindeutig mit mindestens folgenden Angaben gekennzeichnet: Archiv, Bestandsbezeichnung, Signatur der Akte.

16. Bei Unklarheiten, in Grenz- bzw. Zweifelsfällen entscheidet der zuständige Leiter über die Verfahrensweise.

17. Als Arbeitsmittel sind folgende Materialien zu verwenden:

– Stempel: alterungs- und wasserbeständige Tinte

– Handpaginierung: Bleistift HB bis B 2

– Inhaltsangaben: Beschriftung der Akte: Edding 1800, Stärke 0,5 mm

– Klebearbeiten: Wasserlöslicher Kleber aus der Restaurierungswerkstatt oder Pritt-Stift

45

Anlage 2:

Stellvertreter für abweichende Lagerung

Einheit wird gesondert gelagert

Bestandssignatur Bestandsname Archivalien-signatur

Blatt(ggf.)

Archivaliengattung

Fotos □

Film □

AV Medien □

Karten, Pläne Risse □

Plakate □

Elektronische Unterlagen □

Druckschriften/Bücher □

Überformat □

Komplette Verzeichnungseinheit □

Lagerungsort

Haus Magazin bzw. Raum Regal Fach

Datum Unterschrift

46

Anlage 3:

Tektonik der Thüringischen Staatsarchive

1 Bestände thüringischer Staaten vor 192011 […]bis19 […]

2 Bestände älterer Reichsbehörden und des Deutschen Reiches (1871–1945)21 Ältere Reichsbehörden22 Nachgeordnete Behörden und Einrichtungen des Deutschen Reiches (1871–1945)

3 Bestände des Landes Thüringen (1920–1952)31 Landtag32 Zentrale Landesbehörden33 Nachgeordnete Behörden und Einrichtungen des Landes34 Kreisverwaltungen

4 Bestände außerthüringischer Staaten41 Kurfürstentum Mainz42 Französische Behörden43 Kurfürstentum/Königreich Sachsen (bis 1815)44 Kurfürstentum/Königreich/Land Preußen (bis 1945)

5 Bestände der Sowjetischen Besatzungszone/Deutschen Demokratischen Republik (1945–1990)51 Nachgeordnete Behörden und Einrichtungen der SBZ/DDR (1945–1990)

6 Bestände der Bezirke61 Bezirksverwaltungsbehörden62 Nachgeordnete Behörden und Einrichtungen im Bezirk63 Nachgeordnete Behörden und Einrichtungen im Kreis

7 Bestände der Bundesrepublik Deutschland (ab 1990)71 Nachgeordnete Behörden und Einrichtungen der BRD (ab 1990)

8 Bestände des Freistaates Thüringen (ab 1990)81 Verfassungsorgane82 Zentrale Landesbehörden83 Nachgeordnete Behörden und Einrichtungen des Freistaates84 Beteiligungen

9 Nichtstaatliches Archivgut91 Herrschaften und Rittergüter92 Städte und Gemeinden93 Religionsgemeinschaften94 Wirtschaft und Bankwesen95 Parteien, politische und gesellschaftliche Organisationen96 Gesellschaften, Vereine, Verbände und Körperschaften97 Persönliche Bestände (Familienarchive und Nachlässe)98 Sammlungen

47

Anlage 4:

Richtlinie zum Zitieren von Publikationen(in Anlehnung an DIN 1505)

1. Vorbemerkung

Bei längeren Abhandlungen (z. B. Findbucheinleitung) soll nach Möglichkeit in Fußnoten vollständig zitiert werden. Dabei ist es ausreichend, wenn die Publikation beim ersten Mal vollständig genannt wird und bei späteren Nennungen mit Querverweisen (Kurzzitat wie Anm. X, [S. zz]) gearbeitet wird. Sind Fußnoten nicht möglich (z. B. in den Feldern Edition oder Literaturangaben der Verzeichnungsmasken), kann mit Kurzzitaten gearbeitet werden. Voraussetzung dafür ist eine Literaturübersicht (in der Regel als Bestandteil des Vorwortes bzw. der Findbucheinleitung), mit deren Hilfe die Kurzzitate eindeutig zugeordnet werden können.

2. Vollständiges Zitieren von Publikationen

Ein vollständiges Zitat einer Publikation muss folgende Bestandteile zwingend enthalten

1. Urheber • Verfasser: alle angeben, Nachname vorangestellt • Herausgeber: max. 3 angeben • Körperschaftliche Urheber2. Sachtitel 3. Zusatz zum Sachtitel/Untertitel (wenn vorhanden)4. Bandangabe und Bandsachtitel (wenn vorhanden)5. Erscheinungsvermerke: • Erscheinungsort • Erscheinungsjahr

2.1. BÜcHER

2.1.1. MonographienVerfasser1, Vorname1; [VerfasserX, VornameX]: Titel. [Untertitel]. Ort JJJJ.

Heß, Ulrich: Geheimer Rat und Kabinett in den ernestinischen Staaten Thüringens. Organisation, Geschäftsgang und Personalgeschichte der obersten Regierungssphäre im Zeitalter des Absolutismus. Weimar 1962

Blaha, Dagmar; Boblenz, Frank; Wahl Volker: Von der Kunstschule zum Bauhaus. Spezialrepertorium zu den Archivbeständen der Kunstlehranstalten in Weimar. Weimar 2008

2.1.2. SammelwerkeTitel. [Untertitel] Hrsg. von Vorname Herausgeber1 und [Vorname Herausgeber2, ]. Ort JJJJ.

Die Wettiner in Thüringen. Geschichte und Kultur in Deutschlands Mitte. Hrsg. von Hans Hoffmeister und Volker Wahl. Arnstadt und Weimar 1999

oder

48

Herausgeber1, Vorname; [Herausgeber2, Vorname] (Hrsg.): Titel. Untertitel. Ort JJJJ

Hoffmeister, Hans; Wahl, Volker (Hrsg): Die Wettiner in Thüringen. Geschichte und Kultur in Deutschlands Mitte. Arnstadt und Weimar 1999

2.1.3. Beiträge in SammelwerkenVerfasser1, Vorname: Titel des Beitrages. In: Verfasser[Herausgeber], Vorname [(Hrsg.)] In: Titel des Sammelwerkes.Ort JJJJ, S. xxx-yyy.

Marek, Dieter: Verfassungen des Landes/ Freistaates Thüringen. In: Post, Bernhard; Wahl, Volker (Hrsg.): Thüringen-Handbuch. Weimar 1999, S. 303-375.

2.2. ZEITScHRIFTENARTIKEL

Verfasser1, Vorname1; VerfasserX, VornameX: Titel. Untertitel. In:Titel der Zeitschrift NummerX, Bd. X (JJJJ), S. x- x.

Bauer, Joachim: Möglichkeiten der Schutzfristenverkürzung – Die Praxis im Universitätsarchiv Jena. In: Archive in Thüringen. Mitteilungsblatt 2/2003, S. 7–11.

Kemper, Joachim: Neue Richtlinien der staatlichen Archive Bayerns für die Erstellung von Urkundenregesten. In: Archivalische Zeitschrift, 91. Band (2009), S. 209–219.

2.3. ZEITUNGSARTIKELVerfasser1, Vorname1; [VerfasserX, VornameX]: Titel. Untertitel. In: Zeitung v.TT.MM.JJJJ, [NummerX], S. x- x.

Jauch, Karsten: Bilderbuch der Reformation. Warum Gotha ein Vermögen für den Wiederankauf seiner Grafiken ausgibt. In: Thüringer Allgemeine v. 4.3.2010, S. 6

2.4. WEBSITE:Verfasser1, Vorname1; [VerfasserX, Vorname X]: Titel. [Untertitel]. URL: Adresse (Tagesdatum: tt.mm.jjjj)

Bleuel, Jens: Zitation von Internet-Quellen (PDF-Datei). URL: http://www.bleuel.com/ip-zit.pdf (18.11.2010)

49

3. Kurzzitate

Verfasser 1, S. xx

Marek, S. 307

Bei mehreren Werken des gleichen Verfassers Unterscheidung durch Zusatz der Jahreszahl des Erscheinens der ArbeitVerfasser 1 JJJJ, S. xx

Heß 1962, S. 77

Bei SammelwerkenTitelstichwort, S. xx

Wettiner, S. 27

4. Wörtliches Zitieren in Texten

Zitiert wird mit Anführungsstrichen: „“

Johann Ernst bezeichnete sie schon 1635 als die „bei unserem Hause hergebrachte Geheime Ratsordnung“.

Die Kennzeichnung eines Zitates durch die Schriftformatierung „Kursiv“ ist nicht in jedem Fall technisch möglich (z. B. Archivportal). Deshalb sollte auf die Form der Anführungszeichen zurückgegriffen werden

Kenntlichmachung von Auslassungen: [...]

Der Kommentar zum § 4 des Thüringer Archivgesetzes bestätigt aber eindeutig „die Archivierung als Pflichtauf-gabe […] im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung.“

Zitat innerhalb eines Zitates durch einfache Anführungszeichen: ‘ ’

In einer Resolution zum Erhalt der Archivlandschaft Thüringens ist zu lesen: „ Der Kommentar zum § 4 des Thüringer Archivgesetzes bestätigt aber eindeutig ‘die Archivierung als Pflichtaufgabe der Gemeinden, Landkreise und kommunalen Verbände im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung.’ Der Thüringer Archivarverband möchte mit diesem Schreiben alle Archivträger, […], auf die Gefahr hinweisen, dass drastische Einsparungen im Hinblick auf das Archivwesen heute zu nachhaltigen Schäden in der Zukunft führen werden.“

Kenntlichmachung von Ergänzungen: (Ergänzung, Anm. des Verf.)

„Johann Ernst bezeichnete sie (die Eisenacher Geheime Ratsordnung, Anm. des Verf.) schon 1635 als die ‘bei unserem Hause hergebrachte Geheime Ratsordnung’.“

50

Anlage 5:

Erfassung von geschädigtem Archivgut nach Schadensklassen

Für zukünftige Entscheidungen zu Konservierungs- und Restaurierungsmaßnahmen ist die Zuordnung des Archivgutes zu definierten Schadensklassen erforderlich. Damit soll eine qualitative und quantitative Erfassung der geschädigten Unterlagen erfolgen.

Vom Restaurierungsausschuss der ARK des Bundes und der Länder wurden in Anlehnung an das Sächsische Innen-ministerium/Referat Archivwesen folgende Schadensklassen - hier in Kurzform wiedergegeben - zu Grunde gelegt:

Schadensklasse 1 (SK 1) – irreparable Schäden, Benutzungssperre.Es besteht ein Verlust an relevanter Information, der nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Es treten extreme und komplizierte Schadensbilder auf.– z. B. exogen hervorgerufene Schäden wie schwere Brand- und Wasserschäden; schwere Tintenfraßschäden

Schadensklasse 2 (SK 2) – schwere Schäden –Zerfallsprozess und/oder Schädigung lassen grundsätzlich keine Benutzung mehr zu. Benutzungssperre.Es besteht die Gefahr von Substanz- und Informationsverlust. Ohne vorherige konservierende Behandlung ist eine Verfilmung nicht möglich.z. B. endogene Schadensprozesse (Papierzerfall) im fortgeschrittenen Stadium mit komplizierten Schadensbildern; exogen hervorgerufene Schäden in größerem Umfang (aktiver Schimmelbefall, Wasserschaden)

Schadensklasse 3 (SK 3) – mittlere Schäden –Zerfallsprozess und/oder Schädigung sind erkennbar. Unterlagen sind noch bedingt benutzbar.Ohne restauratorische und konservatorische Maßnahmen nimmt die Schädigung zu. Benutzung und Transport be-schleunigen den Schadensverlauf.z. B. endogene Schadensprozesse (Papierzerfall, Tintenfraß) im Anfangsstadium, mechanische Schäden wie zahlreiche Risse, mehrere und größere Fehlstellen; ältere exogen hervorgerufene Schäden wie Schimmel- oder Wasserschäden

Schadensklasse 4 (SK 4) – leichte und nicht erkennbare Schäden – Zerfallsprozesse und Informationsverluste sind nicht erkennbar. Unterlagen benutzbar.Abgesehen von deutlichen Gebrauchsspuren liegen noch keine Schädigungen vor.z. B. leichte Verschmutzung, einzelne kleinere Risse und Fehlstellen.

51

Anlage 6:

Schreibweise von Orts- und Personennamen

Unterschieden wird generell zwischen der Nennung von Orts- und Personennamen im Aktentitel oder Enthält-Vermerk – also in einem fließenden Text und der Verwendung dieser Angaben als Indexbegriffe oder isolierte Einträge in alpha-betisch recherchierbaren Datenbankfeldern.

1. Ortsnamen

1.1. Ortsnamen in Aktentiteln und Enthält-Vermerken:

Im Aktentitel und im Enthält-Vermerk wird die zeitgenössische, zur Zeit der Aktenführung gebräuchliche, Ortsbezeich-nung übernommen. Erläuternde Zusätze (wie Bad- oder Stadt-) werden nur dann in den Titel übernommen, wenn diese zur Entstehungszeit der Akte auch verwandt worden sind.Das bedeutet je nach Zeitraum: Roda (nicht Stadtroda)Klosterlausnitz (nicht Bad Klosterlausnitz)

Bei deutlicher Abweichung oder späterer Umbenennung eines Ortes wird die heute gültige Ortsbezeichnung in Klam-mern nachgestellt: Hinteruhlmannsdorf (Engertsdorf )Karl-Marx-Stadt (Chemnitz)

Ausländische Orte, die zur Entstehungszeit der Akte dem Deutschen Reich bzw. deutschen Einzelstaaten angehörten und für die somit gebräuchliche und der Laufzeit der Akte angemessene deutsche Namen existieren, werden in der deutschen Fassung angegeben: Karlsbad, Breslau, Königsberg, Straßburg

Bei weniger bekannten Orten kann zum besseren Verständnis entweder ergänzend der heutige Ortsname oder eine zeitgenössische geografische Lagebeschreibung in Klammern nachgestellt werden:Laibach (Ljubljana)Jauer (Schlesien)

Auch ausländische Städte, für deren Namen eine amtlich anerkannte deutsche Entsprechung existiert, werden in der deutschsprachigen Form angegeben:Moskau nicht: MoskwaAthen nicht: AthinaPeking nicht: Beijing

Bei deutschnamigen Orten in den deutschen Kolonien ist in Klammern die Länderbezeichnung anzugeben, sofern sie sonst aus dem Aktentitel nicht zweifelsfrei hervorgeht.Lüderitz (Deutsch-Südwestafrika)

Bei allen sonstigen ausländischen Orten ist generell das Land in Klammern nachzustellen. Hier sollte der jeweilige Ländername zur Entstehungszeit der Akte eingetragen werden. Die Staatsform bzw. die offizielle Staatsbezeichnung bleibt unberücksichtigt:Frankreich / Italien / Polen / Österreich-Ungarn / Jugoslawien

Für Ortsnamen aus nicht-lateinischen Alphabeten gelten die Festlegungen zur Transkription griechischer und kyrillischer Buchstaben (Vgl. DUDEN, z. B. 24. Auflage 2007, S. 138/139). Tschernobyl nicht: C ernobylNoschni Nowgorod nicht: Noshni Nowgorod oder Noz ni Nowgorod

ISO-Normen für die Transkription von Ortsnamen aus dem polnischen, ungarischen oder sonstigen Sprachraum sind im DUDEN nicht enthalten und müssen – falls vorhanden – gesondert ermittelt werden.

52

Je nach Bearbeitungsplan und inhaltlichem Schwerpunkt der Aktengruppe (z. B. Ein- und Auswanderungen) kann es sinnvoll sein, bei Ortsnamen außerhalb des eigenen Zuständigkeitsbereiches auch die deutschen Staaten zur näheren Erläuterung anzugeben. Hier wird der jeweilige Ländername ebenfalls ohne Angaben zur Staatsform oder zur offiziellen Staatsbezeichnung dem Ortnamen in Klammern nachgestellt: Rothenthal (Reuß ä. L.) nicht: (Fürstentum Reuß älterer Linie)Schnett (Sachsen-Meiningen) nicht: (Herzogtum Sachsen-Meiningen)Bad Berka (Sachsen-Weimar-Eisenach) nicht: (Großherzogtum Sachsen)

Generell sollte auf eine einheitliche Schreibweise gleicher Ortsnamen in einem Bestand geachtet werden, insbesondere dann, wenn kein Ortsindex vorgesehen ist. Bei verschiedenen Schreibweisen eines Ortsnamens sind entsprechende zeitgenössische Ortsverzeichnisse, aktuelle Historische Ortsverzeichnisse oder Register von Urkundenbüchern zur Vereinheitlichung heranzuziehen.

1.2. Ortsnamen als Indexbegriffe:

Ortsnamen als Indexbegriffe oder als isolierte Einträge in Datenbankfeldern (z. B. in einem gesonderten Personalak-tenformular) sind grundsätzlich in der heute gültigen Schreibweise aufzunehmen. Als Grundlage für die Aufnahme von Orten und Wohnplätzen in den Zuständigkeitsbereichen der thüringischen Staatsarchive dient bis zur Herausgabe eines amtlichen Ortsverzeichnisses das vom Thüringer Landesamt für Statistik vorgelegte „Schlüsselverzeichnis. Städ-te, Gemeinden, Verwaltungsgemeinschaften und erfüllende Gemeinden Thüringens“ in der jeweils aktuellen Auflage.

Die Schreibweise für alle außerhalb Thüringens gelegenen Orte richtet sich nach:„MÜLLERS GROSSES DEUTSCHES ORTSBUCH“ in der jeweils aktuellen Auflage.

Zur eindeutigen Kennzeichnung mehrfach vorkommender Ortsnamen ist in runden Klammern eine Erläuterung anzubringen. Hierbei sollen nur geografische Bezüge verwendet werden, da sich politische Strukturen – wie Kreisbe-zeichnungen o. ä. – zu schnell ändern.Burkersdorf (b. Altenburg)Burkersdorf (b. Schmölln)Dorndorf (b. Jena)Dorndorf (b. Eisenach)

Eine Abtrennung und Nachstellung erläuternder Zusätze erfolgt nicht.also:

Sundremda nicht Remda, -sundKirchremda nicht Remda, -kirchStadtremda nicht Remda, -stadtBad Köstritz nicht Köstritz, BadBad Klosterlausnitz nicht Klosterlausnitz, Bad

Die alphabetische Einordnung erfolgt generell unter dem ersten Buchstaben des Ortsnamens: Also: Bad Köstritz unter B wie Bad und nicht unter K wie Köstritz

Sofern ältere Schreibweisen des Ortsnamens in der Akte bzw. im Aktentitel gebraucht wurden, werden diese in Klam-mern nachgestellt. Auf eine nachträgliche Ermittlung aller älterer Schreibweisen des Ortsnamens, wenn sie keinen Bezug zur verzeichneten Akte darstellen, sollte verzichtet werden.

Ausländische Ortsnamen werden in ihrer heutigen nationalsprachlichen Form angegeben. Die im Aktentitel verwen-deten deutschen Begriffe werden in Klammern nachgestellt. Wroclaw (Breslau)Karlovy Vary (Karlsbad)Kaliningrad (Königsberg)Ljubljana (Leibach)

Die unter Pkt. 1.1. gegebenen Hinweise zur Transkription nicht-lateinischer Begrifflichkeiten finden hier ebenfalls An-wendung.

53

Sind Länderangaben zur näheren Erläuterung ausländischer Ort notwendig, werden diese analog zu den Ortsnamen ebenfalls in der heute gebräuchlichen Bezeichnung angegeben:Lüderitz (Namibia) nicht: Lüderitz (Deutsch-Südwestafrika)Ljubljana (Slowenien) nicht: Ljubljana ( Jugoslawien) nicht: Ljubljana (Österreich-Ungarn)

Die im Aktentitel verwendeten veralteten deutschen Ortsnamen können ebenfalls als Einzelbegriffe in den Index auf-genommen werden, sofern sie mit einem entsprechenden Verweis versehen sind:Breslau, s. WroclawKarlsbad, s. Karlovy VaryLeibach, s. Ljubljana

Namenszusätze, die keinen untrennbar verbundenen Bestandteil des Ortsnamens darstellen, werden weggelassen.Altenburg nicht: Skatstadt AltenburgSangerhausen nicht: Rosenstadt Sangerhausen

Sofern Zusätze einen Bestandteil des offiziellen Ortsnamens darstellen (Lutherstadt Wittenberg; Lutherstadt Eis-leben) kann der Ortsname in seiner vollständigen Form aufgenommen werden. Er muss jedoch alphabetisch unter W wie Wittenberg bzw. E wie Eisleben und nicht unter L wie Lutherstadt eingereiht werden (vgl. MÜLLERS GROSSES DEUTSCHES ORTSBUCH).

2. Personennamen:

2.1. Personennamen in Aktentiteln und Enthält-Vermerken:

Sofern Personennamen Bestandteil des Aktentitels sind, werden diese mit korrektem Vor- und Zunamen in der im Sprachgebrauch gewohnten Reihenfolge aufgeführt:Oskar Leopold Bromme nicht: Bromme, Oskar Leopold

Der Rufname kann durch Unterstreichung oder Großschreibung hervorgehoben werden:Oskar Leopold Bromme oder OSKAR Leopold Bromme

Unvollständige Namen sowie fehlende Ordnungszahlen von Mitgliedern von Fürstenhäusern werden nach Möglich-keit aus dem Inhalt der Akte oder anderen Hilfsmitteln erschlossen, wenn dies mit vertretbarem zeitlichem Aufwand erfolgen kann.Ursprünglicher Titel:Besoldungsvergleich zwischen den ab- und antretenden Hofpredigern J. L. Rochsern und S. T. Thienemann allhier, 1761

Neu:Vergleich zwischen dem Hofprediger Johann Leonhard Rochser und seinem Amtsnachfolger Samuel Theodor Thienemann über die Besoldung der Hofpredigerstelle, 1761

Ursprünglicher Titel:Von Lindenaus Reisen nach Italien, 1834–39

Neu:Reisen des Bernhard August von Lindenau nach Italien, 1834–1839

Ursprünglicher Titel:Das 50-jährige Regierungsjubiläum des Herzogs, 1903

Neu: Das 50-jährige Regierungsjubiläum von Herzog Ernst I. von Sachsen-Altenburg, 1903

2.1. Personennamen als Indexbegriffe

Moderne bürgerliche deutsche Namen werden im Index generell unter dem Nachnamen erfasst. Der Vorname wird dem Zunamen mit Komma nachgestellt:Bromme, Oskar Leopold

54

Mehrere Vornamen werden nur durch Leerzeichen, nicht durch Komma getrennt.Varianten des Vornamens, sofern diese offiziell in der Akte Verwendung fanden, können in runden Klammern beigefügt werden:Bromme, Oskar Leopold (Leo)

Akademische Grade können nach dem letzen Vornamen nach Komma angefügt werden:Bromme, Oskar Leopold (Leo), Prof.

Weitere Formen des Familiennamens wie Geburtsname etc. können mit einer einleitenden Formel nach Komma an-gehängt werden:Apfelstedt-Kronblüter, Margarete, geb. MüllerKrause, Elvira, verw. Müller, geb. Schmidt

Bei Personen, deren Vornamen sich weder aus der Akte noch aus Hilfsmitteln ermitteln lassen, die aber dennoch in den Personenindex aufgenommen werden sollen, wird der unbekannte Vorname durch „N.N.“ (nomen nominandum = der Name wäre noch einzusetzen) ersetzt:Schiffmann, N.N.

Bei Akten oder sonstigen Überlieferungen, die sich auf mehrere nicht namentlich angegebene Familienmitglieder oder die Gesamtfamilie beziehen, erfolgt die Erfassung der Namen in folgender Form:Schiffmann, Familie

Präfixe, Artikel oder Konjugationen – insbesondere bei ausländischen Namen werden – unabhängig von ihrer Groß- oder Kleinschreibung dem Familiennamen dann vorangestellt, wenn sie ohne Leerstelle und Apostroph fest mit ihm verbunden sind:Enrico LaCosta ➔ LaCosta, EnricoHermann Lafontaine ➔ Lafontaine, HermannAlexandre DuMont ➔ DuMont, Alexandre

Sind sie durch Leerstelle oder Apostroph vom Familiennamen getrennt, werden sie in der Regel den Vornamen nach-gestellt: Lucio della Costa ➔ Costa, Lucio dellaFerdinand d’Albert ➔ Albert, Ferdinand d’Leo op de Beeck ➔ Beeck, Leo op de

Verwandtschaftsbezeichnungen am Anfang oder Ende des Familiennamens, Artikel vor arabischen Namen sowie das Attribut „Sankt“ oder eine seiner anderssprachigen Entsprechungen bleiben stets dem Familiennamen vorangestellt, auch wenn sie durch Leerzeichen oder Apostroph von diesem getrennt sind. Am meisten verbreitet sind folgende Artikel und Attribute: Mac, Mc, M’ (irisch-schottisch), O’, Mag, De, Nic (schot-tisch), Abu, Ibn (arabisch), Ben (hebräisch), das angehängte Ogly und Uly in orientalischen Namen sowie Sankt, Saint, Sainte, Santa, SantoRonald Mac Donald ➔ Mac Donald, RonaldCharles O’Connor ➔ O’Connor, CharlesIbrahim Ben Said ➔ Ben Said, IbrahimRobert Saint John ➔ Saint John, RobertEvaristo San Cristòval ➔ San Cristòval, Evaristo

Adlige Personen nicht regierender Häuser werden wie bürgerliche Personen generell unter dem Nachnamen erfasst.

Bei adligen Personen nicht regierender Häuser werden die Adelstitel im Anschluss an die Vornamen ohne Komma angegeben:Fürst Otto von Bismarck ➔ Bismarck, Otto Fürst vonAdolf Heinrich Graf von Schack ➔ Schack, Adolf Heinrich Graf vonReichsgraf Friedrich Heinrich von Seckendorff ➔ Seckendorff, Friedrich Heinrich Reichsgraf vonSir Timothy Baldwin ➔ Baldwin, Timothy Sir

Schwierigkeiten entstehen jedoch dadurch, dass bei mehrteiligen Adelsnamen vorab geklärt werden muss, ob die enthaltenen Amtsbezeichnungen, Beinamen und Prädikate als Bestandteil des Adelsnamens anzusehen sind oder nicht. Im Zweifelsfall können beispielsweise das „Genealogischen Handbuches des Adels / Adelslexikon“ oder das „Gothaische Genealogische Taschenbuch“ herangezogen werden. Auch Urkundenbücher oder interne Hilfsmittel wie Findbücher können bei der Klärung der Namensfrage hilfreich sein.

55

Hermann Schenk zu Schweinsberg ➔ Schenk zu Schweinsberg, HermannFlorian Graf Henckel von Donnersmarck ➔ Henckel von Donnersmarck, Florian Graf vonaber:Eberhard Schenk zu Erbach ➔ Erbach, Eberhard Schenk zu Claus Schenk Graf von Stauffenberg ➔ Stauffenberg, Klaus Schenk Graf von

Für die Aufnahme Regierender Fürsten und Mitglieder regierender Fürstenhäuser stehen zwei Varianten zur Verfügung. In der Variante 1 (empfohlen in den RAK – WB) werden diese unter ihren persönlichen Vornamen erfasst. Zu ihnen zählen Kaiser, Könige, weltliche Kurfürsten, Großherzöge, Erzherzöge, Herzöge, Fürsten, Markgrafen und Landgrafen. Freiherren und Ritter gehören nicht dazu. Grafen nur dann, wenn sie als gefürstete Grafen über ein größeres geschlos-senes Territorium verfügen (Jülich, Henneberg)

Den persönlichen Vornamen folgen in Klammern das Territorium, der Fürstentitel und die Zählung. Bei Bedarf können zur besseren Einordnung die Lebensdaten angefügt werden.Herzog Ernst II. von Sachen-Altenburg ➔ Ernst (Sachsen-Altenburg, Herzog, II.)Kaiser Wilhelm I. ➔ Wilhelm (Deutsches Reich, Kaiser, I.)König Philipp II. von Spanien ➔ Philipp (Spanien, König, II, 1527–1598 )

Herzog Ernst Friedrich II. von Sachsen-Hildburghausen

➔

Ernst Friedrich (Sachsen-Hildburghausen, Herzog II.)

Ernst der Fromme

➔

Ernst (Sachsen-Gotha-Altenburg, Herzog, I., der Fromme)

In der Praxis ebenfalls etabliert hat sich eine zweite Variante. Hier erfolgt die Aufnahme nach folgendem Schema: Territorium, Name, Titel, ggf. Zusätze:

Sachsen-Gotha-Altenburg, August, Herzog

Sachsen-Gotha-Altenburg, Luise Dorothea, geb. Prinzessin von Sachsen-Meiningen

Diese Variante hat den Vorteil, dass Mitglieder einer regierenden Fürstenfamilie im Index automatisch zusammen aufgeführt werden, was insbesondere bei umfangreichen Überlieferungen von Haus- und Privatarchiven oder bei the-matisch verwandten Buchpublikationen (z. B. „Die Wettiner in Thüringen“) nicht zu unterschätzen ist. Noch übersichtlicher wird ein umfangreicher Personenindex, wenn bereits während der Indizierung im Programm AUGIAS-Archiv im entsprechenden Unterformular in das Feld Hauptbegriff Sachsen-Gotha-Altenburg und in das Feld Unterbegriff August, Herzog eingetragen wird. Auf diese Weise entsteht ein Index in folgender Form:

Sachsen -Gotha-Altenburg -, August, Herzog -, Luisa Dorothea, geb. Prinzessin von Sachsen-Meiningen

Zur genauen Unterscheidung verschiedener Personen gleichen Namens wird empfohlen, die Lebensdaten hinter den Vornamen in Klammern einzufügen:

Sachsen-Gotha-Altenburg, August (1772-1822), Herzog

Sachsen-Gotha-Altenburg, Luise Dorothea (1710 – 1767), geb. Prinzessin von Sachsen-Meiningen

Päpste sowie geistliche Fürsten des Heiligen Römischen Reiches werden unter ihren Vornamen erfasst. Zu ihnen ge-hören geistliche Kurfürsten, Fürsterzbischöfe, Erzbischöfe, Fürstbischöfe, nicht jedoch Äbte und Pröpste.

Papst Johannes XXIII. ➔ Johannes (Papst, XXIII., 1881 – 1969)Erzbischof von Mainz Heinrich III. ➔ Heinrich (Mainz, Erzbischof, III.)

56

Anlage 7:

Erstellen von online-Findbüchern

Alle Informationen für das online-Findbuch werden aus der Augias-Datenbank ausgelesen. Daher ist eine Pflege der Daten stets in den Augias-Formularen vorzunehmen.

Bestandsfelder

Jeder Bestand muss eine eindeutige Bestandssignatur und einen Bestandsnamen (Klarnamen, keine Abkürzungen) haben. Des Weiteren sind der Bestandszeitraum und eventuelle Benutzungsbeschränkungen in den entsprechenden Formularen in der Bestandsregie einzutragen (siehe Anlagen 1 und 2).

Findbucheinleitung

Für die Findbucheinleitung ist das Feld Vorwort des Eingangsformulars Bestand in der Augias-Bestandsregie auszufüllen. Das Vorwort ist eine Pflichtangabe für die Generierung des Online-Findbuches. Hier sind wie üblich kurze Angaben zum Bestandsbildner, zur Bestandsgeschichte und zum Bestandsinhalt anzugeben (siehe Anlage 1). Das Vorwort wird automatisch Punkt 0 der Systematik.

Systematik (Klassifikation)

Jeder Bestand muss eine Systematik mit arabischen Ziffern haben (keine römischen Ziffern verwenden). Wenn Syste-matikgruppen untergliedert sind, muss die Systematik mehrstufig angelegt werden (Baumstruktur).

Beispiel: 9. Hauptabteilung Wirtschaftsplanung, Reparationen 9.1. Leitungsangelegenheiten 9.2. Wirtschaft 9.3. Finanzen 9.3.1. Reparationskredite 9.3.2. Rechnungsangelegenheiten 9.3.3. Preisbildung und Preiskontrolle

Auch bei kleineren Beständen, die bisher ohne Systematik auskamen, muss für die Gesamtheit der Verzeichnungsein-heiten eine Systematikgruppe gebildet werden.

57

Verzeichnungseinheiten

Aus den Verzeichnungsformularen werden folgende Felder importiert:Signatur, Titel, Systematik 1, Datierung von, Datierung bis, Dat. - Findbuch, Enthält, Darin, Provenienz, Umfang und Band.

• Jede Verzeichnungseinheit muss einer Systematikgruppe zugewiesen sein. Sollen nicht besetzte Verzeichnungs-einheiten in der Verzeichnung erhalten bleiben, ist diesen z. B. die Systematikgruppe der Vorgängerakte oder des Nachfolgers zuzuweisen. Ansonsten wird eine Gruppe „Unsystematisiertes“ gebildet und diese steht dann automatisch nach dem Vorwort als erster Systematikpunkt. Im Regelfall werden nicht besetzte Datensätze jedoch zu löschen sein.

• Datierung (Pflichtfelder): Jede Verzeichnungseinheit muss eine Datierung haben. Dies ist für das Auffinden der Verzeichnungseinheitz über die Recherchefunktionen im Archivportal, welche eine Datierungsdifferenzierung ermöglichen, wichtig. Datierungsangaben müssen Zahlenangaben (Datumsformate) sein. Undatiertes ist zu schätzen, z. B. 1800 – 1820. Eine Suche nach „Anfang 19. Jh.“ ist nicht möglich! Vor- und Nachlaufzeiten, die im Feld Dat. - Findbuch eingetragen werden können, werden bei der Suche berücksichtigt, z. B. (1936) 1940-1946.

Einzige Ausnahme: Fehlende Akten müssen nicht datiert werden, sie sind für die Suche ja nicht relevant. Sollten aus früheren Verzeichnungsarbeiten aber Angaben vorhanden sein, dann können diese beibehalten werden.

• Aktentitel (Pflichtfeld) Wenn eine Akte fehlt, dann ist der Aktentitel nicht zu löschen, sondern am Ende des Aktentitels im Feld Titel

mit dem Zusatz [Akte fehlt] zu ergänzen. Ist der Aktentitel nicht mehr zu ermitteln, dann wird verfahren wie bei nicht besetzten Verzeichnungseinheiten.

• Signatur (Pflichtfeld) Die Kombination Bestandssignatur und Signatur [des Archivales] dient der Identifikation der Verzeichnungsein-

heit im System.

• Enthält- und Darin-Vermerke, Band, Provenienz sind Kann-Felder. In den Formular-Feldern muss jeweils der entsprechende Vorsatz eingetragen werden, z. B. Band 3, sonst sind

die Informationen in der online-Findbuchanzeige nicht verständlich. Der Umfang ist ebenfalls ein Kann-Feld. Hier kann auf den Vorsatz verzichtet werden, da der Eintrag 10 Blatt

bzw. 3 cm eindeutig als Umfang der Verzeichnungseinheit identifizierbar ist.

58

Findbuch-Deckblatt

Das Deckblatt eines online-Findbuchs ist aufgebaut wie bei einem klassischen Findbuch. Automatisch erzeugt wer-den der Eintrag zum Archiv Thüringisches Hauptstaatsarchiv Weimar sowie das Datum der Erstellung als Jahresangabe, ebenfalls der Eintrag Findbuch über der Bearbeiter-Angabe (siehe Anlage 4).

Aus folgenden Feldern der Augias-Datenbank werden die weiteren Angaben ausgelesen (siehe Anlagen 1–3):Bestandssignatur aus dem Feld BestandskürzelBestandsname aus dem Feld BestandsnameBestandszeitraum aus dem Feld Zeitraum des Unterformulars Bestandseigenschaften Bearbeiter aus dem Feld Bearbeiter des Unterformulars Findhilfsmittel (hier können Einträge z. B. lauten bearbeitet von Willi Flach mit Ergänzungen von Dagmar

Blaha, für die online-Version überarbeitet von Katja Deinhardt)Benutzungsbeschränkung aus dem Feld Zugangsbestimmungen des Unterformulars Bestandseigenschaften Formulierungsvorschlag: Die Signaturen 75, 92, 105 – 112 unterliegen Schutzfristen. Für eine

Benutzung ist ein Antragsverfahren zur Fristverkürzung gemäß § 17 Abs. 5 Thüringer Archiv-gesetz notwendig.

Oder: Alle Signaturen der Systematikgruppe 1.5. Personal unterliegen Schutzfristen…

Anzeige der Bestandsinformationen im Archivportal (Anlage 5)

Bestandsinhalt aus dem Feld Verwaltungsgeschichte/biografische Angaben des Eingangsformulars Bestand in der Augias-Bestandsregie (siehe Anlage 1)

Dieses Feld ist ebenfalls ein Pflichtfeld. Hier sind Kurzinformationen zum Bestandsbildner bzw. zum Bestandsinhalt einzugeben. Ein Abgleich mit dem Archivportal ist unerläss-lich, oft wurden schon Inhaltsangaben eingetragen. Sollen diese so beibehalten werden, müssen sie in das Augias-Formularfeld Verwaltungsgeschichte/biografische Angaben kopiert werden. Beim Datenimport in das Archivportal wird das Feld überschrieben. Ist das Feld in der Augias-Bestandsregie leer, wird auch das Feld im Archivportal mit „Nichts“ über-schrieben.

59

Anlage 1

Augias Bestandsregie – Eingangsformular Bestand

60

Anlage 2

Augias Bestandsregie – Unterformular Bestands- und Tektonikeigenschaften

Anlage 3

Augias Bestandsregie – Unterformular Findhilfsmittel

61

Anlage 4

Deckblatt online-Findbuch

62

Anlage 5

Anzeige des Bestandsinhaltes im Archivportal

63

Export der Erschließungsangaben

(Augias 8.2 Release 52)

Für das Exportieren wird im Augias die Funktion Organisation – Import/Export – Export – Option: EAD/XML ausge-wählt. Dann wird der zu exportierende Bestand ausgesucht und „Export starten“ angeklickt.

Es wird empfohlen, das jeweilige Bestandskürzel als Dateinamen zu verwenden und die Datei im Standard – Ausga-ben – Ordner zu speichern.

Am Ende des Exports wird nach dem Findbuchtitel gefragt. Dieser wird für den Findbuchdeckblatteintrag („bearbeitet von Klaus Mustermann“) verwendet. Hier sollte der Text aus dem Feld Bearbeiter des Unterformulars Findhilfsmittel kopiert werden (siehe Anlage 3).

64

Import von Online-Findbüchern in das Archivportal

Der Import-Vorgang ist nur von lokalen Administratoren vorzunehmen; erster Schritt ist daher die Anmeldung im Archivportal. Für den Findbuch-Import gibt es verschiedene Möglichkeiten.

1. Variante 1 (Standard): Import über einen ausgewählten Bestand 1.1. In der Beständeübersicht wird der Eintrag des zu importierenden Bestandes aufgesucht, dann Klick auf das

Symbol „Findbuch Import“ rechts neben dem Bestandsnamen.

1.2. Klick auf „Durchsuchen“ und Auswahl der soeben exportierten Datei mittels Doppelklick, dann Klick auf Import.

1.3. Fertig.

2. Variante 2: Der zu importierende Bestand ist im Archivportal noch nicht angelegt 2.1. Nach der Anmeldung im Archivportal Klick auf die Schaltfläche „Findbuch-Import“ in der Kopfzeile der Web-

seite

2.2. Ausführung Punkt 1.2. 2.3. Um den neuen Bestand mit dem importierten Findbuch an der richtigen Stelle in der Tektonik einzuordnen,

wird auf „Bestände einordnen“ in der Kopfzeile der Webseite geklickt

65

2.4. Jetzt erscheint noch einmal Ihr Archivname. Wird dieser angeklickt, erscheint der neue Bestand und daneben die Schaltfläche „Einordnen“.

2.5. Mittels Klick auf die Schaltfläche „Einordnen“ wird der gerade importierte neue Bestand in eine Zwischen-ablage kopiert. Gleichzeitig erscheint an den Tektoniken das Einfügesymbol.

2.6. Aussuchen der Tektonikgruppe, unter die der gerade importierte Bestand eingefügt werden soll und Klick auf das Symbol „Einfügen“

2.7. Fertig.

Das Symbol für Einfügen ist wieder ausgeblendet, die Zwischenablage ist leer. Jetzt ist das Symbol für das Findbuch vorhanden.

Bitte beachten Sie auch die Informationen in der im Archivportal hinterlegten „Hilfe für Administratoren“

66

Anlage 8

Formularlayout Akten XL (Standard)

67

Formularlayout Urkunden

68

A

Abgaben 7Abgebende Stelle 6, 7, 10Abkürzung 11, 13, 26-28, 37, 42, 56Ablieferungsverzeichnis 5, 7Adelsnamen 54Akte 5–8, 14, 15, 17, 20–31, 42–44, 51–54, 57 fehlende 26, 57 personenbezogene 14, 31–32, 52 Serien- 19, 28Aktenbildner 21Aktenbildung 19, 20Akteneinband 43Aktenplan 6, 8, 17, 24Aktentitel 20, 25–28, 43, 51–53, 57Aktenzeichen 30Alte Archivsignatur 10, 21, 23–24, 30, 33, 42Amtsbezeichnung 39–40, 53–54Amtsträger 8Archivgesetz 15, 29, 30, 58Archivgut 5, 6, 8, 14, 29, 30, 43, 46, 50Archivgutbehälter, -karton 7–8Archivname 29, 65Archivportal 5, 11, 13, 16, 17, 20, 24, 25, 31, 36, 49, 57,

58, 62, 64, 65Archivsignatur s. SignaturAussteller 35–37Ausstellungsdatum 21Ausstellungsort 33, 39, 40

B

Bärsches Prinzip 23, 24, 34Baumstruktur 11, 12, 24, 36, 56Bearbeiter 7, 8, 14, 16, 30, 43, 58, 63Bearbeitungsbericht 6, 7Bearbeitungsplan 5–7, 21, 24-26, 30, 31, 39, 42, 52Benutzung 6, 13, 14, 22, 23, 30, 34, 41, 43, 50, 58Benutzungsbeschränkung 13, 15, 41, 50, 56, 58Beständedetails 19Bestand korrespondierender 10, 13 Teil- 14, 21 zusammengefasster 9Bestandsabgrenzung 7, 9, 42Bestandsakte 6Bestandsbezeichnung 8, 10, 11, 13, 23, 28, 34, 44Bestandsbildner 6, 8, 11, 13, 17, 56, 58Bestandsbildung 7, 9Bestandseigenschaften 15, 58, 60Bestandsergänzung 28Bestandserhaltung 6, 8, 20

Bestandsgeschichte 56Bestandsgliederung 19, 24Bestandsinformation 56, 58Bestandsinhalt 13, 58, 62Bestandskürzel 11, 12, 21, 29, 34, 58, 63Bestandsname 8, 12, 13, 21, 34, 45, 56, 58, 64Bestandsrevision 6, 26Bestandssignatur 8, 11, 13, 14, 21, 42, 45, 56–58; s. auch Bestandskürzel Betreffsserie 19, 20; s. auch SerienakteBewertungsentscheidung 6Bewertungsgrundsätze 7Bibliographische Angaben 8, 29, 41Biografische Angaben 8, 11, 13Blattzahl 27, 42

D

Dateiname 63Daten 13, 19, 22, 23, 31, 35, 56Datenimport 58Datenschutz 6, 7Datentyp 11, 12Datierung 21, 22, 27, 33-35, 37, 38, 40, 57Datumsformat 22, 57Deckblatt 15, 16, 43, 44, 58, 61, 63Dezimalsystem 18Druckschrift 27, 41, 43, 45

E

Edition 21, 29, 41Eigentumsverhältnisse 6, 30Einheitsbestand 9, 11, 13Einlagerung 8Empfänger 35, 36Enthält-Vermerk 25–27, 31, 51, 53 Enthält auch 27 Enthält nur 27 Enthält unter anderem 27 Enthält vor allem 27Entstehungszusammenhang 9, 13Erhaltungszustand 6, 7, 28–30Erscheinungsjahr 47Erscheinungsort 47Erschließungstiefe 21Erschließungszustand 6, 7, 33Etiketten Archivalieneinheit 8 Karton 8Export 5, 16, 63, 64

Stichwortverzeichnis

69

F

Fälschung 41Familienarchiv 13, 21, 46; s. auch NachlassFeld Alte Archivsignatur 10, 23, 24, 30, 33 Band 31, 32 Bearbeiter 16, 58, 63 Bemerkungen 26, 34 Beschreibstoff 33, 40 Bestand 21, 34 Bestandskürzel 56, 58 Bestandsname 58 Darin 31, 32, 57 Datentyp 11 Datierung bis 21–23, 29, 31, 33–35, 38, 57 Datierung Findbuch 22, 23, 33, 34, 38, 57 Datierung von 21-23, 29, 31, 33-35, 38, 57 Dorsualvermerke/Registratursignatur 33, 39 Edition 29, 47 Edition/Literatur 21, 29, 33, 47 Enthält 21, 27, 31, 32, 57 Erhaltung/Erhaltungszustand 28, 33, 41 Format/Umfang 33, 42 Gesperrt bis 41 Grund der Sperrung 29, 30 Hauptbegriff 55 Inhalt 13 Kurzregest 36 Manuelle Sortierung 19 Microform/Digitalisat 34 Microfilm/Microfiches 21 Name 28 Ort/Datumszeile 33, 39 Provenienz 28, 31, 32 Registratursignatur 21, 30 Siegel 33, 40 Signatur 31, 57 Sperrfrist 29, 30 Sperrvermerk für Ausleihe 41 Sprache 33, 41 Systematikbezeichnung 19 Systematikgruppe 24 Titel 25, 26, 31, 32, 57 Überlieferungsform 33, 40 Umfang 27, 31, 43, 44, 57 Unterbegriff 55 Verwaltungsgeschichte/biographische Angaben

12, 13, 58 Verweis 29 Verweise/weitere Exemplare 38, 40 Verzeichnungsprotokoll 20, 27, 28, 30, 40, 41, 43, 44 Vollregest 36 Vorläufige Nummer 24, 34 Vorwort 11, 56 Zeitraum (Text) 15, 58 Zeugen 39 Zugangsbestimmungen 15, 58

Film, Mikrofilm 7, 14, 30, 43, 45Findbuch 6, 10, 22, 24, 26, 54 analog 14, 19, 32, 58, 63 Deckblatt 16, 58 Einleitung 8, 14–16, 29, 41, 47, 56 Import 64 online 14, 17, 24, 31, 32, 36, 56–58, 61, 64, 65 Titel 16, 63Findmittel 6, 7, 16, 26Foliierung 8, 43, 44Formular 6, 12, 14, 17, 29, 40, 56 Akten XL (Standard) 6, 14, 17, 21, 31, 32, 43, 66 Bestandsregie (Bestand) 12, 15, 16, 19, 56, 58, 59 Bestandsregie (Tektonikgruppe) 11 Karten/Pläne 14, 17 Kennbuchstabe 14 Systematiken 19 Unterformular Bestandseigenschaften 15, 58, 60 Bilder 34 Findhilfsmittel 16, 58, 60, 63 Schäden 29, 30, 41 Systematikbezeichnung 19 Systematikgruppen 19 Urkunden 6, 33, 34, 36, 67 Verzeichnung 6, 12, 14, 17, 20, 22, 27, 30, 57Foto 7, 8, 43, 45Fotostelle 43Fremdprovenienz 6, 10, 35Funktionsträger 26

G

Gegenüberlieferung 41Geheimhaltungsvorschriften 7, 29Geschäftsverteilungsplan 8Glasplatten 7Gliederung 14–19, 24, 36; s. auch Bestandsgliederung Gliederungsgruppe 19Gliederungsstufe 11, 17–19

H

Herkunft 9, 28Herkunftszusammenhang 9Hyperlink 29

70

I

Index 29 Orts- 52 Personen- 54, 55Indexbegriff 6, 51–53Inhaltsverzeichnis 43Inserierung 37, 38, 41, 42Insert 38Institutionsgeschichte 6, 8; s. auch Verwaltungsgeschichte

J

Juristische Person 9, 11, 13, 35

K

Karten 7, 8, 14, 17, 24, 27, 45Kassation 7Klassifizierung 6Konfirmation 38, 42Konkordanz 7, 23, 30, 42Konkordanzliste 10, 24Korrespondierender Bestand s. BestandKurzregest 33, 36, 37Kurztitel 43Kurzzitat 41, 47, 49

L

Lagerung, abweichende 45Lagerungsort 6, 8, 45Ländername 26, 51, 52Laufzeit 8, 11, 22, 28, 51 Nach- 13, 15, 22, 57

L

Laufzeitunterbrechungen 22Literatur 8, 13, 33, 41Literaturangabe 41Literaturübersicht 47

M

Magazindienst 8, 43Mischbestand 9, 10Monatsnamen 26, 27Monographie 47

N

Nachfolger 6–8, 53, 57Nachlass 13, 18, 21, 46 Familien- 13, 18Nachlaufzeit s. LaufzeitNatürliche Person 13, 35Negativ 7Neuordnung Verzeichnungseinheit 20, 44 Bestand 17, 19

O

Online-Findbuch s. FindbuchOrdnung Akte 20, 43, 44 Bestand 17, 19 vorarchivische (Registraturordnung) 17Ordnungsgruppe 17, 19, 20 Dokumente 17–19Ordnungsprinzip 20Ordnungsschema 17Ordnungssystem 18, 39Ordnungstechnik 7Ordnungszahl 24, 26, 36, 37, 53Ordnungszustand 6, 30Organisationsstruktur 8, 17Organisationsunterlagen 8, 17Ortsnamen 28, 37, 51–53

P

Paginierung 8, 44Personennamen 5, 11, 26, 36, 37, 51, 53Pertinenzbestand 10, 11, 28, 35Pertinenzprinzip 9Pläne 7, 14, 17, 45Provenienz 7, 9, 10, 21, 28, 35, 57; s. auch FremdprovenienzProvenienzbereinigung 42Provenienzbestand 9, 10, 28Provenienzprinzip 9, 10

71

Q

Quartalsangabe 26, 27Quellenangabe 13Querverweis 47

R

Recherche 14, 22, 26, 34, 35Recherchemethode 25, 57Rechercherechte 12Regest 33, 36, 38, 40–42, 48 Gruppen- 36 Kurz- 33, 36, 37 Voll- 33, 36, 37Registratur 6, 9Registraturbildner 6, 7, 20Registraturordnung 6, 17Registraturschicht 17Registratursignatur 21, 23, 30, 33, 39Registraturzusammenhang 17Reihung Verzeichnungseinheiten 19, 24, 28Restaurierungsmaßnahmen 28, 50Restaurierungswerkstatt 43, 44Retrokonversion 24, 26, 27

S

Sachtitel 47Sammelwerk 47–49Sammlung 10, 13, 46Schadensklasse 5, 28, 41, 50Schutzfrist 6, 8, 15, 29, 30, 48, 58Schutzmedium 30Serienakte s. AkteSicherungsverfilmung 8Signatur 6–8, 10, 15, 20, 23, 24, 30, 34, 38, 39, 43–45,

57, 58Signierung 8Sonderformat 27Sortiernummer 19Sortierschlüssel 19Sperrfrist 21, 29, 30Sperrfristenübersicht 29Sperrvermerk 29Staatsform 51, 52Stellvertreter 5, 8, 45Systematikgruppe 19, 23, 24, 26, 31, 33, 36, 56–58

T

Technische Bearbeitung 6Teilbestand s. BestandTektonik 11–13, 64, 65Tektonikgruppe 11, 12Tonbänder 7Transsumierung 37, 38, 41, 42Transsumpt 37–39

U

Überarbeitung 7, 23Überformat 43, 45Übergabe 6, 13Überlieferungsform 27, 33, 40Überlieferungslücke 13Überlieferungszeitraum 6, 11, 13Übernahmezustand 6Umfang quantitativ 6, 7, 20, 21, 27, 31, 33, 42–44, 55, 57 zeitlich 15Unterformular s. FormularUntertitel 47, 48Urheber 47Urkunde 5, 13, 14, 33–43Urkundenform 41

V

Verfilmung 43, 50Verlust 7, 40, 50Veröffentlichung 29Verpackung 7, 8Verwaltungsgeschichte 8, 11, 13, 58; s. auch InstitutionsgeschichteVerwandtschaftsverhältnis 39Verweis 7, 11, 13, 21, 29, 33, 38, 41, 53Verzeichnung 5–8, 12, 17, 19–21, 23, 27, 30, 31, 33–35, 38, 39, 41, 42, 57Verzeichnungsangaben 5, 14, 17, 18, 21, 24–27, 31, 33, 34, 36, 41, 45Verzeichnungseinheit 7, 8, 10, 14, 19–21, 24, 25, 29, 30, 36, 41, 45, 56, 57Verzeichnungsformular 12, 14, 17, 21, 22, 27, 29, 30, 33, 34, 43, 57; s. auch VerzeichnungsmaskeVerzeichnungsintensität 21, 31, 33Verzeichnungsmaske 23, 27, 29, 31, 47; s. auch Verzeichnungsformular Verzeichnungsprotokoll 20, 21, 27, 28, 30, 33, 40, 41, 43, 44Verzeichnungstechnik 21, 31, 33Vidimus 37, 38, 42Vollregest s. RegestVorgänger 6–8

72

Vorgängerbehörde 28Vorlass 13, 21Vorlauf 28Vorwort 12–14, 18, 28, 47, 56, 57

W

Wappen 41Website 48

Z

Zeitraum 7, 12, 15, 22, 35, 51 Entstehungs- 11 Überlieferungs- 6, 11, 13, 56, 58Zeitschriftenartikel 48Zeitungsartikel 48Zeugen 39Zeugenreihe 39Zitierweise 5, 13, 29, 41, 43Zugangsbestimmungen 15, 18Zusammengefasster Bestand s. BestandZusätze 23, 24, 26, 36, 37, 39–41, 43, 51–53, 55Zuständigkeit 8, 9, 52Zweitausfertigung 41