DOBRICK + WAGNER · WfbM Freizeit- & Familienunter-– den Menschen. stützung Offene Hilfen Familien- entlastender Dienst ... der einzelnen Bundesländer ab. Ganz gleich, wo sich

DOBRICK + WAGNER SOFTWAREHOUSE GMBH

Partner der Sozialwirtschaft

DOBRICK + WAGNERSOFTWAREHOUSE GMBH

Am Anfang steht das VertrauenSeit 1987 entwickelt und implementiert die DOBRICK + WAGNER SOFTWAREHOUSE GMBH Softwarelösungen für soziale Einrichtungen.

Bundesweit nutzen bereits über 600 Einrichtungen erfolgreich VIA-S, das Verwaltungs-, Informations- und Abrechnungs-System.

Die angebotenen Softwareprodukte und Dienst- leistungen umfassen das gesamte Anforderungs- spektrum, das einzelne hilfeerbringende Einrich-tungen, aber auch Träger mit breiten Angebots-portfolios benötigen. Dies gilt sowohl für statio-näre als auch ambulante Einrichtungen der Alten-, Behinderten-, Kinder- und Jugendhilfe.

DOBRICK + WAGNER ist bestens mit den Anforde-rungen, Prozessen und Strukturen der Sozialwirt-schaft vertraut. Mitarbeiter aus den Bereichen Bera-tung und Support besitzen langjährige Erfahrungen im Bereich der hilfeerbringenden Einrichtungen.

Der soziale Markt wird auch zukünftig ständigen Änderungen, teils von Gesetzgeberseite, teils aus Marktanforderungen heraus, unterworfen sein. Die Entwicklungsabteilung und der Support reagieren sehr schnell auf Veränderungen, so dass jede Ein-richtung sicher sein kann, stets mit einer Software zu arbeiten, welche allen aktuellen Anforderungen gewachsen ist.

DOBRICK + WAGNER bietet Ihnen mehr als nur ein Softwarepaket: Eine fortwährende Unterstützung, Begleitung und Hilfestellung sind selbstverständ-lich. Von der ersten Kontakt- bzw. Angebotsphase bis zur Implementierung der auf Ihre Bedürfnisse angepassten Software, unterstützen Sie die Fach-berater in betriebswirtschaftlichen und organisato-rischen Fragen.

Die Grundsätze der Firmenphilosophie von DOBRICK + WAGNER sind Kontinuität, Innovation, Qualität und Service mit dem Ziel, eine hohe Kun-denzufriedenheit zu erreichen.

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www.dobrick-wagner.comPartner der Sozialwirtschaft seit 1987

Kinder- und Jugendheim

Stationäre WohnformenTagesstruktur

Interne und externe Tages-

strukturen

Wohnungs- losenhilfe

Ambulante Dienste

Pflegeheim

Komplex- einrichtungen

WohnheimSenioren- betreuung

Schulen, Kindergärten,

KiTas

WfbM

Freizeit- & Familienunter-

stützung

Offene HilfenFamilien-

entlastender Dienst

Betreutes Wohnen

Namhafte Einrichtungen setzen auf VIA-SDas größte Kapital von DOBRICK + WAGNER sind zufriedene Kunden. Zu diesen zählen namhafte Einrich-tungen der großen Wohl-fahrtsverbände wie z. B. Lebenshilfe, Arbeiterwohl-fahrt, Diakonische Werke, Caritasverbände usw.

Viele Träger und Einrich-tungen haben DOBRICK + WAGNER ihr Vertrauen ge-schenkt und sind seit vielen Jahren zufriedene Kunden.

Damit Zeit für das Wesentliche bleibt – den Menschen.

Das oberste Ziel: Kundenzufriedenheit

BBW / BFW Umweltwerkstatt

Sozialstation


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Individualität im Vordergrund

Damit sich der Anwender den Anforderungen der Zukunft stellen kannVIA-S bietet Ihnen nicht nur eine einfache Standard- lösung. Gemeinsam mit den Mitarbeitern in Ihrer Ein-richtung erarbeitet DOBRICK + WAGNER die opti-male Lösung für das Tagesgeschäft. Speziell auf Ihre individuellen Anforderungen werden die ein-zelnen Programme innerhalb der jeweiligen Sach-gebiete eingestellt. Das System wird schlüssel- fertig eingerichtet, so dass Sie nach den Schulungen direkt mit VIA-S arbeiten können

VIA-S ist als modulare Lösung konzipiert und be-steht aus einer Vielzahl von Standardbausteinen, welche man zu einer genau auf Ihre Einrichtung zugeschnittene Lösung zusammensetzen kann. Spätere Erweiterungen sind jederzeit möglich.

Das System deckt alle spezifischen Besonderheiten der einzelnen Bundesländer ab. Ganz gleich, wo sich Ihre Einrichtung befindet - Sie können sicher sein, dass alle regionalen Kriterien der Kostenträger be-rücksichtigt werden.

Die wirtschaftlichen und arbeitstechnischen Anfor-derungen, denen sich soziale Einrichtungen heute stellen müssen, werden immer höher. Gleichzeitig müssen Entscheidungen immer schneller getrof-fen werden. VIA-S trägt dazu bei, der Geschäftslei-tung entsprechende Entscheidungshilfen zu er-möglichen.

VIA-S, die modulare Softwarelösung für soziale Einrichtungen, stellt ein umfassendes Leistungspaket bereit, mit dem die unterschiedlichsten Anforde-rungen abgedeckt werden können.

DOBRICK + WAGNER berät Sie individuell und zu-verlässig, um eine passgenaue Lösung mit Ihnen gemeinsam zu erarbeiten.

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Eine Softwarelösung für alle BereicheVIA-S verbessert Ihre Arbeitsabläufe, schafft Trans-parenz und spart somit Kosten und Zeit.

Es erfüllt die hohen Anforderungen der Leistungs-abrechnung in allen Formen des Sozialwesens.

Speziell für Werkstätten für Menschen mit Behinde-rung wurde die Lohn- bzw. Entgeltabrechnung mit ihren Besonderheiten entwickelt.

Durch die angeschlossene Betreuungs-, Verlaufs- und Pflegedokumentation wird das Erfassen, Beauskunften und Auswerten von Daten optimiert und vereinfacht. Der Betreuungsprozess wird effi-zient unterstützt.

Die Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft und Fertigungsorganisation unterstützen in den Be-reichen Verkauf, Einkauf, Lagerhaltung und Produk-tion - unabhängig von der Größe Ihrer Einrichtung.

Alle Sachgebiete berichten an ein modernes und leistungsfähiges Rechnungswesen. Hiermit bieten sich hervorragende Controlling- und Berichtsmög-lichkeiten, um tagesaktuell über die wirtschaftliche Situation Ihrer Einrichtung informiert zu sein.

Mit Hilfe des Auswertungsgenerators können übersichtliche Listen aus allen Sachgebieten selbst erzeugt werden.

Die in VIA-S integrierte Personalwirtschaft unter-stützt Sie bei der Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter sowie der Personalkosten- und Stellenplanung.

Den optimalen Personaleinsatz erreichen Sie mit der vollautomatischen Dienstplanung, die auf verschie-dene Schichtsysteme angepasst werden kann.

Das übergreifende Dokumentenmanagement er-leichtert die Ablage und Archivierung aller Doku-mente aus unterschiedlichen Sachgebieten.

Weitere InformationenAuf den nachfolgenden Seiten erhalten Sie einen Kurzüberblick über alle VIA-S Sachgebiete. Bei Interesse geben wir Ihnen gern umfangreiche Soft-warebeschreibungen zu einzelnen Themen, die Sie kostenlos und unverbindlich über unsere Kontakt-seite unter www.dobrick-wagner.com oder telefo-nisch anfordern können.

R3 Leistungsabrechnung

A3 Auftragsbearbeitung

F5 Finanzbuchhaltung

P0 Personalwirtschaft

N3 Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung

A5 Materialwirtschaft und Fertigungsorganisation

B3 Anlagenbuchhaltung

PEP Dienstplanung

D4 Dokumentation

G3 Auswertungsgenerator

K5 Kostenrechnung

DMS Archivierung und Doku- mentenmanagement


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Zusammenspiel der Softwaremodule

Kosten- rechnung

Klienten- verwaltung

(Gruppenbuch)

Material- wirtschaft

(Interne Anforderungen)

Anmeldung u. Auslieferung des Bedarfs

Verrechnung Kostenstellen

Verrechnung Eigenbedarf/Klient

Integration der SachgebieteDie einzelnen Sachgebiete in VIA-S greifen ineinan-der und übermitteln die eingegebenen Daten an die Stellen, die sie benötigen. Informationen stehen zeit-nah den jeweiligen Sachbearbeitern zur Verfügung - ob Betreuer bzw. Pfleger, Buchhalter, Einkäufer oder Controller. Mittels einer umfangreichen Berech-tigungssteuerung bestimmen Sie, welcher Mitarbei-ter auf sensible Daten zugreifen darf.

Durch die zentrale Datenverwaltung werden Mehr-facherfassungen auf ein absolutes Minimum redu-ziert und dadurch Zeit gespart.

Beispiel „Interne Anforderungen“Am Beispiel des Moduls „Interne Anforderungen“ sehen Sie einige Vorteile der automatischen Daten-weitergabe.

Ob in einer Werkstatt für Menschen mit Behinderung mit angeschlossenem Wohnbereich oder in einem Pflegeheim - in jedem Bereich einer sozialen Ein-richtung fallen Materialanforderungen an, die un-kompliziert und kostensparend abgewickelt werden müssen.

Über die Bildschirmmaske „Gruppenbuch“ in der Klientenverwaltung kann der Eigenbedarf der Be-wohner und des Wohnheims bearbeitet werden.

Durch die Kopplung mit der Materialwirtschaft wird auf vorhande Bestände zurückgeriffen - andernfalls wird automatisch ein Bestellvorschlag von VIA-S generiert.

Ausgelieferte Anforderungen der Bedarfsstelle kön-nen den entsprechenden Kostenstellen im Rech-nungswesen belastet werden. Die Abrechnung der individuellen Bewohneranforderungen kann über die VIA-S Eigengeldverwaltung (Taschengeld) ab-gewickelt werden.

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Dienstleistung & Schulung

Beratung und WorkshopsBei Einführung von VIA-S müssen Arbeitsabläufe geprüft und die optimale Systemkonfiguration er-arbeitet werden. Die Moderation der Workshops inkl. Erarbeitung der notwendigen Aktivitäten erfolgt durch DOBRICK + WAGNER.

Auf Basis der von Ihnen ausgefüllten Checklisten (Ist-Analyse) wird das auf Ihre Einrichtung ange-passte Sollkonzept erarbeitet. Hierbei erhalten Ihre Mitarbeiter organisatorische als auch fachliche Un-terstützung, um eine ideale Abstimmung Ihrer Ab-läufe und VIA-S zu erreichen.

DOBRICK + WAGNER steht auch nach Neueinfüh-rung von VIA-S weiterhin beratend zur Seite. Die Softwareapplikationen werden stetig weiterentwi-ckelt, damit Ihre Prozesse auch in der Zukunft opti-mal unterstützt werden. Um Vorteile für Ihre tägliche Arbeit erschließen zu können, bietet DOBRICK + WAGNER eine Potenzialanalyse zur Ermittlung von Optimierungsbedarf in Ihrer Einrichtung an. Hier-zu werden vor Ort Ihre aktuellen Ist-Prozesse auf-genommen und auf Basis einer idealen Software- unterstützung neue Soll-Prozesse ermittelt und im-plementiert.

ProjektmanagementDOBRICK + WAGNER unterstützt als direkter An-sprechpartner Ihre Projektleitung bei der Koordina-tion der Abläufe der involvierten Fachbereiche. Dies beinhaltet unter anderem die Erstellung von Projekt-plänen mit genauer Terminierung von einzelnen Pro-jektzielen.

Individuelle SchulungenVIA-S Schulungen qualifizieren Ihre Mitarbeiter im Tagesgeschäft Arbeitsabläufe zu optimieren. Un- sere Berater unterstützen Sie mit projektbegleiten-den Schulungen, die bei Ihnen vor Ort oder im Hau-se von DOBRICK + WAGNER durchgeführt und auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt wer-den.

Von der Grundlagenschulung über die Intensiv-schulung bis hin zur Auffrischungsschulung er-halten Anwender praktische Tipps bei der Anwen-dung der Software und bekommen Workflows für ihre tägliche Arbeit aufgezeigt. Die Systemschu-lung ist speziell für Administratoren ausgerichtet, um VIA-S optimal in Ihre EDV-Landschaft zu inte-grieren.


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Systemmanager mit Workflow Mangement

Übersichtlichkeit im FokusDer VIA-S Systemmanager strukturiert und steuert alle installierten Sachgebiete.

Beim Starten von VIA-S erscheinen als erstes die vom Anwender hinterlegten Favoriten. Durch die individuelle Gestaltungsmöglichkeiten hat der An-wender häufig genutzte (Unter-)Programme, Be-richte oder Auswertungen sofort im Blick und kann direkt starten.

Eine zentrale Suchfunktion blättert durch alle in-stallierten Sachgebiete und ermöglicht das schnelle Auffinden und Starten selten genutzter Programme.

Als zusätzliches Fenster ist jederzeit das Info Cen-ter aufrufbar, das anstehende Termine, Mitteilungen, Notizen sowie ggf. abzuarbeitende Workflows an-zeigt.

Die Benutzerverwaltung bietet vielseitige Berechti-gungssteuerungen. Sie entscheiden, ob Sie Ein-zel- oder Rollenberechtigungen vergeben. Lese- und Schreibrechte können zentral teilweise bis auf Da-tenfeldebene vergeben oder ausgeschlossen wer-den.

Zur Optimierung Ihrer Prozesse nutzen Sie den Workflow Manager. Er erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und gibt Sicherheit bei wiederkeh-renden Arbeitsschritten.

Nicht nur fürs Auge: Mandanten können durch un-terschiedliche Farbkombinationen (sogenannte The-mes) optisch deutlich getrennt werden.

Wesentliche Funktionen• einfaches Verwalten und Gestalten von Favoriten• schnelle Navigation durch die Programme• Informationszentrale für Termine, Mitteilungen

und ggf. Arbeitsschritte über das Info Center• komfortable Benutzerverwaltung mit

Berechtigungssteuerung• Zugriffsberechtigungen auf Benutzer- und

Rollenebene, angelehnt an eine „rollenbasierte Zugriffskontrolle“ (RBAC Modell)

• zeitliche Begrenzung von Zugriffsrechten in einer Vertretersituation

• Übersicht aller Berechtigungen pro Benutzer• erweiterter Mitarbeiterstamm: Sollarbeitszeiten,

Fehlzeiten - optional über Schnittstellen zu Personalwirtschaftsprogrammen

• Verwaltung von Anmeldungen und Kennwörtern• optional: individueller Workflow-Manager zur

Gestaltung komplexer rollen- bzw. mitarbeiter- übergreifender Workflows

• manuelles oder automatisches Starten von Arbeitsschritten

• Zuordnung von Mitarbeitern zu einzelnen Arbeitsschritten

• Festlegung von Zeiträumen zur Bearbeitung• Ablage der definierten Workflows auf dem

Startbildschirm des Initiators• Workflow-Monitor zur Beobachtung des

Fortschritts der aktiven Arbeitssschritte

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Interesse? Fordern Sie unsere ausführlichen Softwarebeschreibungen an! www.dobrick-wagner.com/kontakt oder 02 31 - 97 45 0

Klientenverwaltung - Leistungsabrechnung

Das Herz von VIA-SDie Klientenverwaltung von VIA-S bildet die Organisa-tionsstruktur Ihrer Einrichtung ab. Sie dient zur Abrech-nung von Leistungen der Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderung, der Pflegeversi-cherung, Behandlungspflege, Kinder- und Jugend- hilfe sowie anderer Leistungen hilfeerbringender Einrichtungen.

Im Leistungsprofil werden alle mit den Kostenträgern und Klienten vereinbarten Leistungen mit ihren Be-sonderheiten hinterlegt.

Die Benutzeroberfläche gewährleistet durch ein-fache Bedienung ein schnelles und effizientes Arbeiten. Ein integrierter Aufnahme- und Verle-gungsassistent stellt sicher, dass alle abrechnungs-relevanten Daten erfasst werden.

Das Personenzentralbild ermöglicht die Verwaltung umfangreicher Informationen zum Klienten für die Lohn- und Leistungsabrechnung sowie die integrier-bare Dokumentation.

Jeder angelegte Klient und Kostenträger wird auto-matisch im VIA-S Rechnungswesen als Unterdebi-tor übernommen.

Wesentliche Funktionen• intelligenter Assistent zur Aufnahme und

Verlegung von Klienten• Ambulant Betreutes Wohnen (Abrechnung von

Fachleistungsstunden)• automatische Änderungsmitteilungen• Terminüberwachung (Anbindung MS Outlook)• Erfassung unterschiedlichster An- und Abwesen-

heiten (abrechnungsrelevant oder informell)• zentrales Adressmanagement• Essensverwaltung• integrierte Miet- und Nebenkostenabrechnung• Gruppenbuch• Hauswirtschaft / Interne Anforderungen• Dokumentenverwaltung• leistungsfähige Eigengeldverwaltung (mit

Anbindung an das VIA-S Rechnungswesen)• vollautomatische Rückrechnung• umfangreiche Auswertungen & Statistiken z. B.

Belegungsplanung/-statistik, Leistungsstatistik, Erlösverprobung und Prüfung der Refinanzie-rung, Pflegetagesstatistiken usw.

• individuell gestaltete Auswertungen / Dashboard• Erstellung von Datenträgern zur Abrechnung

von Heil- und Hilfsmitteln (§ 302 SGB)• optional: elektronische Rechnungsübergabe an

Kostenträger• Listengenerator• elektronische Klientenakte (ELC)

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VIA-S mobile / VIA-S KommunikationsserverFachleistungsstunden werden von Ihnen bzw. Ih-ren MitarbeiterInnen vor Ort beim Klienten geleistet. Um die Leistungsabrechnung hierfür zu erleichtern, wurde VIA-S mobile speziell für Ambulante Dienste entwickelt.

Die Datenerfassung erfolgt „online“, d. h. alle Ände-rungen werden über eine Internetverbindung mit dem zentralen Datenbestand synchronisiert. Relevante Informationen zum Klienten sind jederzeit griffbereit.

Die Leistungserfassung kann überall und zeitnah erfolgen. Nichts wird vergessen und die zeitaufwän-dige Nacherfassung von Handaufzeichnungen am stationären PC gehört der Vergangenheit an.

VIA-S mobile ist komplett touchfähig - mit und ohne Stift. Die schnelle, einfache und intuitive Bedienung erfordert nur eine kurze Einarbeitungszeit.

Sehen Sie auf einen Blick alle Informationen des Betreuten aus den Klientenstammdaten. Bewilli-gungszeiträume können in VIA-S mobile aufgeru-fen werden.

Geleistete Fachleistungsstunden können erfasst, bearbeitet und direkt vom Klienten abgezeichnet werden.

Der Offline-Modus - Datenerfassung immer und überallIhre Mitarbeiter können in Gebieten mit schlech-ter Netzabdeckung den Offline-Modus nutzen. Bei Aktivierung werden alle Daten eines oder mehre-rer Klienten offline zur Verfügung gestellt. Sie kön-nen wie gewohnt mit VIA-S mobile weiterarbeiten und Fachleistungsstunden erfassen sowie Stamm-daten beauskunften. Sobald eine Internetverbindung verfügbar ist, wechseln Sie in den Online-Modus, um neue oder bearbeitete Daten an den Server zu über-mitteln und zu aktualisieren.

Wesentliche Funktionen• Zugriff auf Klientenstammdaten wie Kontaktper-

sonen, Adresse, Bewilligungszeiträume (nur für die Personen, die in der Zuständigkeit des Mitar-beiters liegen)

• automatische Datensynchronisation• Offline-Datenerfassung bei schlechter Netzab-

deckung (ohne Internetanbindung)• Berechtigungssteuerung durch Anmeldung• Planung von Fachleistungsstunden• Erfassung von Fachleistungsstunden• Erfassung von Gruppenleistungen• digitale Unterschrift auf dem mobilen

Endgerät (Tablet) der erbrachten Leistung

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Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung

Alle Besonderheiten der Lohn- bzw. Entgelt- abrechnung rundum integriertMit der VIA-S Lohnabrechnung, die jährlich von der ITSG zertifiziert wird, sind Sie bestens für die spezi-ellen Anforderungen von Werkstätten für Menschen mit Behinderung ausgestattet.

Sie profitieren vom direkten Datenaustausch mit der VIA-S Leistungsabrechnung, dem Rechnungs-wesen oder der Betreuungsdokumentation. Perso-nenstammdaten müssen nur einmal erfasst werden und stehen den abrechnungsrelevanten Sachgebie-ten sofort zur Verfügung. Das gilt auch für Daten wie Abwesenheiten oder Essensteilnahmen. Nachträg-liche Änderungen lösen automatisch tagesgenaue Rückrechnungen aus.

Bei Menschen mit Behinderung, die in einem ange-schlossenen Wohnheim wohnen, werden Heimko-stenbeiträge automatisch berechnet und beim Ent-gelt berücksichtigt.

VIA-S ermittelt die fiktiven Sozialversicherungsbei-träge. Durch den elektronischen Versand der SV- Meldungen sowie Elster und ELStAM sparen Sie große Mengen Papier und Ordner.

Wesentliche Funktionen• elektronischer Versand der Sozialversicherungs-

meldungen, Beitragsnachweise, elektronischer Zahlungsverkehr (SEPA), Lohnsteuerbeschei-nigung (Elster), elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM)

• Abwesenheiten von einzelnen Personen oder Gruppen

• frei definierbare Be- und Abzugsarten• Definition von Basislohn und Steigerungsbetrag• Lohnermittlung gemäß Leistungsstufe,

Tariftabelle und Lohnbewertung aus der Dokumentation sowie individuellen Formeln

• Berücksichtigung von Arbeitsförderungsgeld, Essensgeld und Heimunterbringung, Fahrt- kosten und Einmalzahlungen

• Urlaubsverwaltung mit personenbezogener Jahresübersicht

• Ermittlung fiktiver SV-Beiträge• Integration in die Leistungsabrechnung,

Dokumentation und das Rechnungswesen• Klienten-Einrichtungszuordnung

auf Arbeitsgruppenebene• checklistengesteuerte Lohnermittlung

und Abrechnung• Lohnsteuerjahresausgleich• automatische Erzeugung der Zahlungsträger

(SEPA)• Anpassung gemäß SP III – HEGA 06/2010• automatische Rückrechnung

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Dokumentation in der Eingliederung und Pflege

Transparent und lückenlosIm Mittelpunkt der Dokumentation stehen die Be-treuungsdokumentation mit der individuellen För-der- und Maßnahmenplanung und die Pflegedo-kumentation mit dem medizinisch-pflegerischen Schwerpunkt.

Durch die Integration der Dokumentation in die Be-reiche Klientenverwaltung / Leistungsabrechnung und Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung werden Ihre Verwaltungsprozesse transparenter und optimal unterstützt.

Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohn- und Ar-beitsstätte können aus der Tourenplanung direkt zur Abrechnung an die Klientenverwaltung durchge-reicht werden. Daten aus der Klientenverwaltung, wie Adresse, Betreuer, Ärzte, Kostenzusagen, Angaben zum Kostenträger oder zur Krankenkasse stehen direkt in der Dokumentation zur Verfügung und müs-sen dort nicht noch einmal erfasst werden.

Ergebnisse aus der individuellen Lohnbewertung können automatisch in die Steigerungsbeträge der Lohnabrechnung einfließen.

Wesentliche Funktionen• Baukastensystem je nach Anforderungsprofil

der hilfeerbringenden Einrichtung• frei gestaltbare Bildschirmseiten: Galerien zur

Erstellung individueller Dokumentationen• Förder- und Maßnahmenplanung

• Pflegeplanung• Gruppenbuch (Erfassung von Abwesenheiten,

Verläufen, Terminen, Arbeitszeiten, Leistungs-nachweisen etc. sowie diverse Übersichten)

• Kurs- und Angebotsverwaltung mit integriertem Ressourcenmanagement

• Terminverwaltung und -überwachung• Tourenverwaltung für Fahrten zwischen

Wohn- und Arbeitsstätte• Planung und Protokollierung von

Fachausschusssitzungen• Personalbemessung für stationäre Einrichtungen• individuelle Lohnbewertung (für WfbM)• Hilfeplanverfahren

(ITP, THP, LVR, IBRP, HMB, HEB, ICF u.a.)• strukturierte Informationssammlung (SIS)• Kontaktpersonen/Adressmanagement• umfangreiche statistische Auswertungen und

Listengenerator• elektronische Klientenakte (ELC)

ProzessmanagerDer Prozessmanager hilft im Betreuungs- und Pfle-geprozess das Ziel im Auge zu behalten und führt Schritt für Schritt durch die Dokumentation. Die zu bearbeitenden Arbeitsschritte werden durch lo-gische Verknüpfungen im Prozessmanager in der Reihenfolge zusammengestellt, wie sie abgearbei-tet werden sollen. In VIA-S können Sie den Betreu-ungs- und Pflegeprozess aus Ihrer Einrichtung mit Hilfe des Prozessmanagers 1:1 abbilden!

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Auftragsbearbeitung / PPS

Komfortabel und flexibelDas VIA-S Produktions-, Planungs- und Steuerungs-system (PPS) ist flexibel einsetzbar und auf die Be-sonderheiten von Werkstätten für Menschen mit Be-hinderung ausgerichtet.

VIA-S bietet eine komfortable Verwaltung von Kun-den-, Artikel- und Lieferantenstamm. Der Anwen-der wird bei der Bearbeitung der Aufträge von der Angebotsverwaltung über die Auftragskalkulation, Fertigungssteuerung und Lagerführung bis hin zur Fakturierung und Weiterleitung an das VIA-S Rech-nungswesen unterstützt.

Ein umfangreiches Programm zur Fertigungskal- kulation unterstützt Sie bei der Angebotserstellung. Im weiteren Workflow werden diese Daten automa-tisiert weitergeben, so dass Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen schnell und einfach erstellt werden können.

Aufträge können sowohl als Einzel- oder Dauerauf-träge als auch Rahmenverträge (Kontrakte) bear-beitet und abgewickelt werden.

Durch die fortwährende Bestandserfassung mit Zu- und Abgängen wird eine permanente Inventur ge-währleistet. Fehlmengen fallen schneller auf und können vermieden werden.

Wesentliche Funktionen• Kunden- und Lieferantenverträge• mehrstufige Stücklistenverwaltung• Mehrlager- und Lagerplatzverwaltung• optionale Erweiterung: dynamische (chaotische)

Lagerbestandsführung• Angebots-, Auftrags-, Rechnungs- und

Lieferscheinverwaltung• Fertigungs-/Angebotskalkulation• Bestellwesen• Eingangsrechnungsverwaltung und Kontrolle• Lieferantenbewertung• permanente Inventur• Chargenführung• Vertreterdaten, Provisionsabrechnung• Retourenverwaltung• Kundenbeanstandungen (8D-Report)• Ladehilfsmittelverwaltung• Webshop-Anbindung• Thekenverkauf• Verwaltung interner Anforderungen• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)• maschineller Auftragsimport• Fertigungssteuerung• Kapazitätsplanung aus der Klientenverwaltung• Verkaufs- und Einkaufsstatistiken• Top-Zahlen• umfangreiche Beauskunftungen

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Rechnungswesen

Die LeistungenDas VIA-S Rechnungswesen wurde speziell für den individuellen Bedarf von sozialen Einrichtungen entwickelt. So können in der Finanzbuchhaltung im Rahmen der integrierten Unterdebitorenbuch- haltung, offene Posten bis hin zum Mahnwesen und Buchungen nach Kostenträgern oder Klienten bear-beitet und beauskunftet werden.

Abrechnungsbereiche (Buchungskreise) ermögli-chen eine flexible Steuerung von GuV, Bilanzen und Auswertungen. Somit können auch komplexe Ein-richtungsstrukturen innerhalb eines Mandanten der Finanzbuchhaltung umfassend abgebildet werden.

Wesentliche FunktionenFinanzbuchhaltung• mandantenfähig• Unterdebitorenbuchhaltung• Einzel- & Konzernbilanzen• Verwaltung von Organschaften• Führung von Abrechnungsbereichen• Bankenclearing• diverse Import-Schnittstellen• Kassenbücher• Liquiditätsüberwachung/-planung• automatisierter Zahlungsverkehr (SEPA)• Projektverwaltung mit Haupt- & Unterprojekten• flexibles Berichtswesen

• interne Dokumentenablage• kontextabhängige Kommentarfunktion• offene Postenführung (auch stichtagsbezogen)• Berücksichtigung der Grundsätze zur ordnungs-

mäßigen Führung und Aufbewahrung von Bü-chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek-tronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Kostenrechnung• flexible Plankostenrechnung• maschinelle, mehrstufige und zurücknehmbare

Umverteilung mit Historie• GuV nach Kostenarten• innerbetriebliche Leistungsverrechnung• Wirtschaftspläne• Bezugsgrößenkalkulation• Pflegesatz Vor- und Nachkalkulation• Datenexport nach MS Excel und zu externen

Controllinginstrumenten• Kennzahlen

Anlagenbuchhaltung• Abschreibungsvorschau• Belegverwaltung• Baubuch• Standortverwaltung• Serviceverträge/-berichte• Zuschussverwaltung mit Sonderpostenauflösung• Ermittlung von Wiederbeschaffungswerten

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Berichtswesen / Reporting

Leichte Erstellung von Berichten und Reports als Grundlage für Ihr ControllingDas VIA-S Berichtswesen ist ein umfangreiches Reporting-Instrument, um Daten aus allen VIA-S Sachgebieten zu verdichten und auszuwerten.

Die Menge an erfassten Daten in sozialen Einrich- tungen wächst beständig. Ebenso die Anforderungen an individuelle Berichte. Eine manuelle Erstellung ist oft sehr zeitaufwändig und kostenintensiv. Mit dem VIA-S Berichtswesen erstellen Sie hingegen schnell, einfach und effektiv Ihre individuellen Berichte ent-sprechend gestellter Aufgaben.

Für einen leichten Start stehen Ihnen im Anlage-assistent verschiedene vorgefertigte Berichte zur Verfügung z. B. zur Leistungsabrechnung, zur Ge-winn- und Verlustrechnung oder der Betriebsabrech-nungsbogen. Sobald alle Daten aus VIA-S ausge-lesen und übersichtlich dargestellt wurden, können Sie Spalten, Zeilen oder einzelne Zellen beliebig Ih-ren Wünschen anpassen. Ebenso können für Sie re-levante Daten ergänzt werden.

Jede Zelle ist frei definier- und gestaltbar. Die Er-gebnisse werden aus den aktuellen Bewegungs-daten ermittelt und können durch Herkunft, Zeitraum und Selektionen eingegrenzt werden. Ausgele-sene Werte können auf unterschiedlichen Ebenen verdichtet (z. B. auf Einrichtungs-, Standort- oder Gruppenebene) und durch die Drill-Down-Funktion jederzeit wieder aufgeschlüsselt werden.

Wesentliche Funktionen• jahresübergreifende Auswertungen• sachgebietsübergreifende Datenherkunft

(Rechnungswesen, Leistungsabrechnung, Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung, Auftragsbearbeitung / PPS)

• Anlageassistent• generelle Vorgaben individuell pro Anwender

(vordefinierte Selektionen)• Ermittlung der Ergebnisse aus den

aktuellen Verkehrszahlen (Ad-hoc-Berichte)• variable Zeiträume• Unterstützung durch den Formelassistenten• Drill-Down Funktion mit Detailinformationen

der verdichteten Zahl (z. B. bis auf Ebene von Konten, Kostenstellen und Buchungen)

• Zell- und Plausibilitätsprüfung• umfangreiche grafische Darstellungen• bis zu 9.999 Berichte pro Mandant• Bausteinfunktion (Speicherung

wiederkehrender Berichtsteile)• Bildschirmauskunft, Ausdruck, XML- oder

MS Excel-Export der Ergebnisse• Berechtigungsverwaltung• Übernahme von Listen aus den einzelnen

Sachgebieten zur Weiterverarbeitung im Berichtswesen

DOBRICK + WAGNER bietet die Erstellung von Be- richten auch als kostenpflichtige Dienstleistung an.

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Auswertungsgenerator

Zahlen, Daten, FaktenÜberall wo die umfangreichen Standardlisten inner-halb eines Moduls nicht ausreichen, können Sie mit Hilfe des Auswertungsgenerators schnell und ein-fach eigene Listen zusammenstellen. Dabei steht Ihnen der Gesamtdatenbestand aller VIA-S Sach-gebiete zur Verfügung.

Im Vorlagenassistent sind bereits vorgefertigte Lis-ten für einen schnellen Einstieg hinterlegt, z. B. Ein-richtungszuordnungen, Unterdebitorenstamm, Kurs-teilnahmen, Medikamentenlisten usw.

Jedes Datenfeld können Sie in der Darstellung ver-ändern und durch das Setzen von Filtern hinsicht-lich Ihrer Bedürfnisse eingrenzen bzw. anpassen.

Mit der Drill-Down-Funktion greifen Sie direkt aus einer Auswertung auf bestimmte Stammdaten zu. Beispielsweise erlaubt der Klick auf die Artikelnum-mer einer Artikelliste den Zugriff auf den Artikel-stamm. In einer Auswertung mit einer Klientenliste kann auf Wunsch das Personenzentralbild eines be-liebigen Klienten mit einem Klick auf die Aufnahme-nummer aufgerufen werden.

Wesentliche Funktionen• bis zu 99.999 Auswertungen pro Mandant• Vorlagenassistent zum einfachen Einstieg• praktischer Formulareditor• Filtermöglichkeiten für verfeinerte Abfrage• mathematische Funktionen zur Generierung

von Datenfeldern• Verketten von Texten unterschiedlicher Spalten• Einbindung der Auswertungen in das VIA-S

Dashboard und in die Auskunftsmenüs der Sachgebiete

• Drill-Down-Funktion (Quellinformationen z. B. bis auf Stammdatenebene)

• Stapelausgabe - nächtliche Verarbeitung von Auswertungen über Batchjobs

• Bildschirmauskunft, Ausdruck, XML-, CSV- oder MS Excel-Export der Ergebnisse

• Berechtigungssteuerung pro Auswertung• sachgebietsübergreifende Auswertungen

Wenn die Zeit nicht reichtDie Bedienung des Auswertungsgenerators erfor-dert gute Kenntnisse der VIA-S Datenstrukturen, die in einer ausführlichen Schulung vermittelt werden. DOBRICK + WAGNER bietet auf Wunsch die Erstel-lung von Auswertungen auch als Dienstleistung ge-gen Gebühr an.

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Personalwirtschaft

Von der Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter bis zur Personalkosten- & StellenplanungEine bedarfsgerechte Lösung bietet VIA-S auch im Bereich der Personalwirtschaft. Dabei ist die Lohn-abrechnung sowohl vor Ort, als auch als ASP- oder Rechenzentrumslösung möglich.

Personalkosten haben besonders im sozialen Be-reich einen hohen Stellenwert. Neben den aufwän-digen Verfahren zur Personalabrechnung werden die Anforderungen an die Analysefunktionen der Ab-rechnungssoftware immer größer.

Module für die Personalkostenplanung, Personal-kostenrechnung und Stellenplanung können er-gänzt werden. Umfangreiche Personalinformationen rund um den Personenstamm sind ebenso wie die Bewerberverwaltung integrierbar.

Die Personaldatenbank der Personalabrechnung enthält die meisten Informationen über die Beschäf-tigten eines Unternehmens. Für die Ablage diverser unternehmensspezifischer Informationen können Mitarbeiter aus allen Abteilungen Zugriff erhalten. Dabei bleiben die Schreibrechte auf Daten der Per-sonalabrechnung nur der Personalabteilung vorbe-halten.

Wesentliche Funktionen• Lohn- und Gehaltsabrechnung• Personalkostenplanung und Controlling• Personalinformationssystem• Stellen- & Bewerberverwaltung• Fortbildung• Schnittstellen zur VIA-S Finanzbuchhaltung• Statistiken und Auswertungen• unbegrenzte Mandantenfähigkeit• Tarife• Altersteilzeit, Kurzarbeit• betriebliche Altersvorsorge• Zugriff auf ausgewählte Bereiche der Personal-

stammdaten durch Sachbereichsleiter (Lese-rechte unter Beachtung der zustimmungs- pflichtigen Datenschutzanforderungen)

• Vereinheitlichung von Verwaltungsvorgängen (Urlaubsverwaltung, Bescheinigungswesen etc.)

• individuelle Abfragen von Datenmengen durch Reporting Services

• unternehmensweiter Zugang zu statistischen Auswertungen

• Nutzung von Planungssoftware in den Fachbereichen

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Dienstplanung

Personaleinsatzplanung wirtschaftlich umgesetztIn VIA-S stehen Lösungen zur Dienstplanung, Zeit-wirtschaft und Zugangskontrolle zur Verfügung. Über geprüfte und zertifizierte Schnittstellen wird der kor-rekte Austausch von Daten sichergestellt.

Im Sozialwesen sind die Personalkosten der größ-te Kostenfaktor. Eine effiziente und gut strukturierte Personaleinsatzplanung ist die Grundlage für die Wirtschaftlichkeit einer Einrichtung. Dabei bleibt die Anwendung übersichtlich und leicht bedienbar. Ob bei der automatischen Dienstplanung, der Urlaubs- und Fehlzeitenplanung, der Änderung des Dienst-plans oder der Auswertung von Einsatzzeiten: Sie erreichen Ihr Ziel in jedem Fall schnell und effizient. Sie sparen wertvolle Zeit und setzen Ihre Mitarbei-ter optimal ein.

In VIA-S können Sie Dienstplanvorschläge auto- matisiert erstellen lassen. Früh-, Spät-, Tages-, Nacht-, Bereitschafts- und Kombinationsdienste können als Richtschnur über einen Zeitraum von bis zu einem Jahr dargestellt werden.

Über ein Onlineportal können Ihre Mitarbeiter auf ihren persönlichen Dienstplan zugreifen, Urlaubs-anträge stellen, Diensttausch mit Kollegen abstim-men oder (wenn ein Zeiterfassungssystem integriert wurde) ihr Zeitkonto einsehen.

Wesentliche Funktionen• übersichtliche Darstellung

komplexer Planungsstrukturen• Eignung für jede Einrichtungsgröße durch

Benutzerverwaltung und Mandantenfähigkeit• vollständige Automatisierung der Dienstpla-

nung (Beachtung der Bedingungen, die bei der Dienstplanung zu erfüllen sind und Berechnung des Dienstplanvorschlags nach Ihren Vorgaben)

• Online-Prüfung des Dienstplans (Track & Check) mit Einfärbung von verletzten Prüfkriterien (gesetzliche und tarifliche Regelungen sowie arbeitswissenschaftliche Kriterien)

• Kosteneinsparungen durch vereinfachte Abrechnung

• flexible Schnittstellen zur Integration in heterogene EDV

• ergonomisches und geprüftes Bedienkonzept• effiziente Einsatzplanung• Schnittstelle zu allen gängigen

Personalabrechnungsverfahren• automatische Zeiterfassung• Zutrittsberechtigung/-kontrolle• Ermittlung und Übergabe der Personalbe-

messung aufgrund von Leistungsplanungen aus der Klientenverwaltung an die Dienstplanung

• Synchronisation von Personalstammdaten zwischen Personalwirtschaft und Dienstplanung

• Übergabe von tatsächlichen Arbeitszeiten an die Lohnabrechnung

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Archivierung und Dokumentenmanagement

Mit VIA-S Papier und Platz sparenDie revisionssichere elektronische Archivierung und Dokumentenmanagementsysteme haben in den Verwaltungen in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Sich dort ergebende Poten- tiale zur Kosten- und Zeitersparnis sind mit den ge-sunkenen Preisen für die benötige technische Aus-stattung enorm gewachsen. Digitalisierung von Ge-schäftsvorgängen ermöglicht die Eindämmung der Papierflut in den Archiv-Kellern der Einrichtungen.

Die elektronische Archivierung erfasst jede Art von Massendaten und Einzeldokumenten, strukturiert und ordnet, sorgt für eine revisionssichere Lang-zeitarchivierung und erlaubt den permanenten Zu-griff der berechtigten Personen unabhängig von Ort und Zeit – das lästige Suchen und Lagern von Akten entfällt. Intelligente Workflows gewährleisten den schnellen Durchlauf von Dokumenten, verkür-zen Bearbeitungszeiten von Geschäftsvorgängen erheblich und machen sie transparenter.

Alle erfassten Dokumente werden über den gesam-ten Aufbewahrungszeitraum zuverlässig, vollständig und fälschungssicher abgelegt. Nach Ablauf der Auf-bewahrungsfrist können die Daten sicher entsorgt werden. Dabei werden die wesentlichen Systempro-zesse protokolliert, so dass die Abläufe auch noch nach vielen Jahren jederzeit nachvollziehbar sind.

Verschiedene Module können miteinander verknüpft oder einzeln verwendet werden - ganz nach Ihren individuellen Anforderungen.

Wesentliche Funktionen• effizienter Informationsfluss• Ad-hoc-Versendung und regelbasierte Workflows• Geschäftsvorgänge inklusive aller Daten und

Dokumente werden digital zusammengefasst und stehen allen Anwendern je nach Berechtigungskonzept zur Verfügung

• Beschleunigung von Geschäftsprozessen und absolute Termingenauigkeit

• sekundenschnelle Recherche unabhängig von der Archivgröße

• Flexibilität, da manuelle Eingriffe in den Workflows jederzeit möglich sind

• perfekte VIA-S Anbindung an das Archiv, wobei sich alle wichtigen Informationen sowohl aus VIA-S als auch aus der DMS-Oberfläche entnehmen lassen

• revisionssichere Ablage per Knopfdruck• zertifizierte Archivierungslösung• Erfüllung der Compliance-Anforderungen

(Rechtssicherheit)• Berücksichtigung der Grundsätze zur ordnungs-

mäßigen Führung und Aufbewahrung von Bü-chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek-tronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

• Anzeige von mehr als 200 Dateiformaten ohne notwendige Softwareinstallationen

• elektronische Klientenakte (ELC)• höchste Ausfallsicherheit durch

intelligentes Clustering

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DOBRICK + WAGNER · WfbM Freizeit- & Familienunter-– den Menschen. stützung Offene Hilfen Familien- entlastender Dienst ... der einzelnen Bundesländer ab. Ganz gleich, wo sich