Der Sto frs Digital Business

Content

Trend Die Zukunft des Responsive Webdesign: Vom Mobile Web zum One Web

Fokus Mittelstand: Automatisierung von Unternehmensprozessen

Special Migration Die groe Herausforderung

Ausgab

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Januar / Februar 2015 Ausgabe #6-14 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de

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Editorial

Intensiv(es) zum Jahreswechsel.

Was haben wir Ihnen eine intensive Dezember-Ausgabe erstellt: Its all about Content! Jede Menge Stoff fr s Digital Business. Bei der Auswahl und Abfolge der Artikel gingen wir auch strategisch vor und steigen ins Thema Content Marketing mit dem Strategy-First-Ansatz ein. Sicher nicht berraschend aber berzeugend!

Den wahren Wert von Content und wie ber die Optimierung von ECM-Systemen die Produktivitt nachweislich gesteigert und verbessert werden kann, entdecken Sie, wenn Sie sich ab Seite 17mit Content Analytics nher befassen. Aufschlussreich.

Mssen Sie im nchsten Jahr das Projekt einer Migration von Dokumenten und Daten stemmen? In unserem Special geben wir Ihnen den ersten. Teil eines detaillierten Leitfadens an die Hand und zeigen motivierend die Chancen, die sich aus einem Migrations-Verfahren ergeben. Macht Mut.

Responsive Webdesign ist auf dem besten Weg sich als neuer Standard in der Webtechnologie zu etablieren. Dieser Trend, die neuesten Entwicklungen fr das Moving Web und vor allem die Auswirkungen der kontinuierlichen Innovationen auf moderne Kommunikations- und Marketingstrategien Stichwort Content Marketing zeigen klar den Weg in das Web von morgen. Trends lesen.

Nun wnsche ich Ihnen intensive Wochen ber den Jahreswechsel;vor allem wnsche ich Ihnen ein optimistisches, gesundes & heiteres, sowie in allen Belangen erfolgreiches Neues Jahr 2015!

Birgit Reber Chefredaktion DOK.magazin Herausgeberin

Special Migration32 | MigrationvonDatenundDokumenten

einLeitfaden[1]Dr.JoachimHartmann,PROJECTCONSULTUnternehmens-beratungGmbHDr.DietmarWei,DWBDr.DietmarWeiBeratung

38 | Challenge&ChancenvonMigrations-ProjektenMichaelDenzler,AvePointDeutschlandGmbH

DOK.live42 | ImpressionenderDOK.liveVortrge

PotenzialevonEnterpriseCollaboration&SocialBusiness

Praxis44 | WiegelingtdieAutomatisierungvon

Unternehmensprozessen?JosBreskic,WernhervonSchrader,YaveonAG

47 | GuteVerbindung:ECMundFachapplikationenDr.MichaelDuhme,windreamGmbH

50 | DigitalisierungeinMusterprozess.Dr.SteffenWalterSchilke,HessischeZentralefrDatenverarbeitung

53 | Interview|EnterpriseInformationManagementeineTrendbeobachtungAndrVogt,CENITAG

56 | RettungfrzerstrteundgeschredderteDokumenteHans-JoachimMeinert,FRANKENRASTERGmbH

Inhaltsverzeichnis

3 | Editorial

4 | Inhalt

4 | 5

Inhalt

Thema6 | Contentsells

WieeineContent-StrategieIhrBusinessbeflgeltProf.Dr.HeikoBeier,moresophyGmbH

12 | DerwahreWertvonContentStefanWaldhauser,AlfrescoSoftwareAG

16 | ContentAnalytics&BigDataPatrickBenoit,DatawatchCorporation

19 | ContentManagement-SystemeStateoftheArtChristianWeber,nionexGmbH

Trend22 | Motivation&HerausforderungMovingWeb

JanWebering,SevenvalTechnologiesGmbH

Social Workplace26 | HappyBirthday!MSOfficewird25undsocial.

CarolineRuenger,ThomasLandgraf,MicrosoftDeutschlandGmbH

Collaboration28 | RoomtoRent:PlattformfrProjektteams

FrankZscheile,PROCADGmbH&Co.KG

Praxis58 | Poststellen-ManagementsetztSignale

JrgenNeitzel,InoTecGmbH

Datensicherheit/Security60 | WennderDatenschrankbrennt

Dr.RolandErben,RiskManagementAssociatione.V.

Wissenschaft64 | IdentifikationvonZusammenhngen&Mustern

imWebEldarSultanow,Prof.Dr.-Ing.habil.UlrikeLucke,UniversittPotsdam

Kommentar70 | SelbstistderUser:

NorbertWulst,DICATechnologiesGmbH

72| Veranstaltungen

73| Inserentenverzeichnis / Vorschau

74 | Impressum

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Contentsells

oder

WieeineContent-StrategieIhrBusinessbeflgelt

Online-Experten rufen die Content-Revolution [1] aus. Der IT-Gipfel2014hateineeigeneArbeitsgruppezumThemaContent& Technology hervorgebracht, die sich mit dem Zusammen-spieldigitaler InhalteundTechnologienbefasst.DiekritischenStimmen,dieContentMarketingalsHypeabtun,sindlngtver-stummt und einem konstruktiven branchenbergreifendenDiskursberdieBedeutungvonContentalsBusiness-Wert frdiegesamteWertschpfungskettegewichen.DochwiegelingtdieContent-Revolution?AmAnfangstehtdieEntwicklungderpassenden Strategie mit einer systematischen Status-quo-AnalyseundInventarisierungdesgesamtenContent-Bestandes.DabeizeigensichbranchenspezifischeBesonderheitenbeiderDurchfhrungvonContentAudits.

DasWebhatdieSichtaufUnternehmensinhaltegendert

UnternehmensinhalteexistiereninvielfltigerForm.Diesistdenmeisten Unternehmen aber erstaunlicherweise nicht bewusst.Aus Erfahrungwissenwir, dass Unternehmen auf einer wach-sendenSchatztruhevonContentsitzenihrenWertabernichterkennen.GeradeingrerenUnternehmenstellendieFachbe-reicheContent-Inselndar.SiestellenInhalteher,nehmenaberteilsbewusst,teilsunbewusstkeinenBezugaufeinander.ImErgebniswirdContentvielfachproduziertundnichtgeprft,obdieser sich wiederverwenden lsst. Mit einem systematischenContentEngineeringlsstsichjedochvielZeitundGeldsparen.

Thema

Prof. Dr. Heiko Beier, Grnder und Geschftsfhrender Gesell-schafter, moresophy GmbH. Heiko Beier konzipiert und implementiert seit ber 10 Jahren mit Kunden verschiedener Branchen Lsungen zur dynamischen, bedarfsgerech-ten Strukturierung und Filterung groer Informationsmengen. Neben seinem unternehmerischen Enga-gement ist Dr. Beier als Professor fr Internationale Medienkom-munikation an der Hochschule fr Angewandte Sprachen in Mnchen ttig.

www.moresophy.com

HistorischgesehenhatsichderBlickaufContentgendert.DorisEichmeier hat hierzu eine hilfreiche bersicht im PR-Bloggererstellt[2].FrherliesichdieProduktionvonInhaltenlautEich-meierinzweiBereicheaufteilen:

n Im eigenenUnternehmenwurden jene Inhalteproduziert,diedauerhaftvonInteressewarenundeineprozessbasierte,strategische oder technologiebasierte Herangehensweisebentigten, etwa Gebrauchsanweisungen und Datenbank-Inhalte.

n ExterneDienstleisterhingegenwarenfrdeneherkreativenContent zustndig, der eher projektorientierten Charakterhaben konnte, also zum Beispiel klassischeWerbekampag-nen[3].

Die Online-Welt hat die Trennung dieser zwei Sichten aufge-hoben. Content in Websites, Blogs, Social Media, Apps undIntranetssindEichmeierzuFolgenurdanngut,wennsiedieTalentebeiderSeitenbesitzen[4].Dasbedeutet,wennheuteinUnternehmenContent produziertwird, dannmuss dieser denSpagat schaffen, sowohl eine sachlich-zuverlssige KonstanzundstetigeAktualisierungsleistungalsaucheineanregende,GeschichtenerzhlendeKreativitt[5]besitzen.

DersogenannteClashofContentCultures[6]stelltUnterneh-menvorungeahnteHerausforderungen:Contentmussmedien-und abteilungsbergreifend analysiert, organisiert und in denentsprechendenAbteilungenundKanlenverteiltwerden.Um

dann so eingesetzt werden zu knnen, dass er zwischen ver-schiedenenKulturenoderallgemeinerSichtweisenaufInhaltevermittelt.Womitundwiedasgelingenkann, sollte imRah-meneinerContent-Strategiedefiniertwerden.

BlickberdasMeerandigitalenInhalten

Die Grundzge eines Content Audits haben wir in unseremBeitrag Erfolgreiches ContentMarketing mit intelligenterenInhalten [7]beschrieben.Der standardisierteAufbauundEin-satzeinesToolsets lsst sichflexibel auf verschiedeneKundenundBranchenanwenden.DennochweichendieLeitfragen,diesichzuBeginndesAuditsstellen,mitunterstarkvoneinanderab.DaherhatessichinderPraxisalssinnvollerwiesen,branchen-spezifischeContentAuditsfrPublishing,EnterpriseIntelligenceundE-Businessdurchzufhren,umeinenBlickberdasMeerandigitalenInhaltenzugewinnen.

ContentAuditsfrVerlageFrVerlagesinddigitaleInhaltedasHerzstcksmtlicherOnline-Geschftsaktivitten.SmtlicheErlsmodellevomAnzeigenge-schft bis zum Buchverkauf sind crossmedial verzahnt unddurchContentangetrieben.ZudenwichtigstenLeitfrageneinesContentAuditsimPublishingzhlen:

n berwievielemodularverwendbareContent-Einheitenver-fgtderVerlag?

MglichkeitenzurMonetarisierungvonContentindigitalenProdukten(QuellemoresophyGmbH)

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Thema

n Welche Konzepte dominieren in den Inhalten (Content-Inventarisierung)?

n WielsstsichdasContent-PortfoliofrdieVermarktungvonVerlagsproduktenstrukturieren?

n WiestarkundwieaktuellsinddieeigenenInhalteimMarkt-vergleich?

n WelchePublikationsformenundVermarktungskanleeignensichfrdenContentdesVerlages?

n Welche quantitativen Erlschancen bieten neue digitaleGeschftsmodellemitdenbestehendenContent-Assets?

EineInventarisierungdereigenenInhalteundeinAbgleichmitDatenberdas Leserinteresse sinddieVoraussetzung,umdierichtigen Vermarktungskanle und die richtige Zielgruppen-anspracheindiesenKanlenzufinden.Sobaldeinequalitative(welcheThemen?)wiequantitative(relativeStrkeundLeserin-teresse)Auswertungvorliegt,knnendieVermarktungschancenindigitalenKanlenwieauchneueGeschftsmodelleverlssli-chergerechnetwerden.DazuzhlenOnlineShopsgenausowiePaid Content-Modelle, die als Premium Service einen verlags-undmedienbergreifendenZugangzu InhaltenverschiedenerHerkunftbieten.Darberhinaus lassensichmitUntersttzungvonContentVermarktungsnetzwerke,Themenweltenundper-sonalisierteDienstenachdemVorbild von Spotify undNetflixfr die Verlagsbranche realisieren. Bei allen Lsungen geht esdarum,diebestmglicheIntegrationvonContentinbestehendeundneueGeschftsmodelleauszuloten.

EinContentAuditimVerlagsbereichleistetweitausmehralseineautomatisierte Verschlagwortung. Um die Content-Schtze(ArchiveundBacklists)zuheben,brauchteseineneueSichtaufdie Inhalte. Ein Buch, Artikel oder Beitrag ist fr digitaleGeschftsmodelle so aufzubereiten, dass er sich in eineMeta-Daten-Struktur einpasst, die optimal den aktuellen Leser-

DieGrenzenzwischeninternemundexternemContentverschwim-men.DamitndernsichauchdieAnforderungenandenUmgangmitdeneinzelnenContent-Arten.(Quelle:DorisEichmeier/EckConsultingGroup)GmbH)

interessen entspricht und gleichzeitig das gesamte Content-Portfoliomglichstgleichmigabdeckt.

Einegut konzipierteMetadaten-Architektur ist auchbei Verla-gen unerlsslich. Denn sie vermittelt auch hier zwischen zweisehr unterschiedlichen Herangehensweisen an Content: derprodukt(ions)-zentriertenSicht vonLektorenundRedakteurenundderKonsumentensicht.

IntranetContentAuditsInjedemUnternehmenwirdContentinallenPunktenderWert-schpfungskette vom Kundenservice bis zur Buchhaltungproduziert. Diesen Reichtum (in Form beliebiger Inhalte wieDokumente,E-Mails,)gilteszuinventarisieren.UmeinenBlickberdasMeeran Inhaltenzuwerfen,musszunchstunterdieOberflche getaucht werden. Diesen Schritt leisten IntranetContentAudits.DiesekommenvorallemimBereichEnterpriseIntelligencezumEinsatz,woesdarumgeht,smtlicheAktivit-ten entlang der Wertschpfungskette unter Bercksichtigungdes gesamten Ecosystems (Markt und Industrietrends, Wett-bewerbsinformationen,etc.)[8]aufdenPrfstandzustellen.

EinIntranetContentAuditeignetsichdamitsowohlfrinterneAuditoren imUnternehmenalsauch frManagementberatun-gen, deren Aufgabe es ist, die ntigen Voraussetzungen zuschaffen, umdie Entscheidungstrger in IhremUnternehmenschnellundgezieltmitallenrelevantenInformationenzuversor-gen.[9]

Diese Form des Content Audits ist folglich eine software-gesttzte Analyse der Informationspotenziale der Unterneh-mensinhalte.ImMittelpunktderBetrachtungstehtdieVerteilungder Content-Arten auf die einzelnen Unternehmensbereichesowie die Entwicklung effektiver Sichten zur Erschlieung,

Enterprise Content ManagementProECMDie innovative DMS-Lsung auf Basis von SharePoint und Microsoft Dynamics! Sie umfasst u.a.:

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Quellen- und Zitatnachweise:[1] KlausEck,http://pr-blogger.de/2014/10/06/content-revolution-

auf-der-frankfurter-buchmesse-fbm14/[2] DorisEichmeier,http://pr-blogger.de/2014/03/18/content-

strategie-und-marketing-wie-zankende-geschwister/[3] Ebd.[4] Ebd.[5] Ebd.[6] DorisEichmeier,http://pr-blogger.de/2014/03/18/content-

strategie-und-marketing-wie-zankende-geschwister/[7] http://www.dokmagazin.de/inhaltsverzeichnis-ausgabe-4-2013/

themen13-04_erfolgreiches-content-marketing-mit-intelligenteren-inhalten

[8] Ernst&Young,http://www.ey.com/DE/de/Services/Advisory/Performance-Improvement/Enterprise-Intelligence

[9] Ebd.[10] http://www.dokmagazin.de/inhaltsverzeichnis-ausgabe-2-2014/

themen-14-02_online-business-semantics-sells[11] Ebd.

Filterung und Strukturierung von Inhalten. Contentwird nichtnurindenpassendenKontextgesetzt.Eswerdendarberhin-auswertvolleInformationenausdenUnternehmensinhalteninCorporateIntranetsgewonnen.

InUnternehmensindInhaltefaktischTrgervonInformationen,dieaufdecken,was inUnternehmenwirklichpassiert.EinCon-tent Audit im umfassendsten Sinn deckt auf, wie MitarbeiterberGrenzenderOrganisationhinwegkommunizieren,welcheThemeneinUnternehmenwirklich treibtoderunterBerck-sichtigungexternenContentsantreibensollte.FrdieweitereoperativeNutzungeinwesentlichesErgebnis istdieAbleitungeinerArchitekturfrdieMeta-Daten,mitdenenContentimInt-ranet automatisch angereichert und flexibel vernetzt werden

kann.WieauchbeiVerlagscontent istdieseMeta-Daten-Archi-tektursozugestalten,dasssienichtnurdasOffensichtliche ineinemDokumentzumVorscheinbringt,sondernsokonzipiertist,dasssiedieverschiedenenSichtweiseninnerhalbeinerOrga-nisationbercksichtigt.Emotional-kreativerMarketing-Contentfindet sich im Intranet genauso wie sachlich-prozessorientier-ter F&E-Content. Beides lsst sich jedoch ber Technologien,ProdukteoderKompetenzenmiteinanderinEinklangbringen.

ContentAuditsimE-BusinessEntscheider in E-Business und Online-Marketing bewegt einezentraleFrage:WieerreichensiedenNutzerentlangseinerUserJourney, also auf demWeg zumKaufabschluss?Unternehmensind im digitalen Business erfolgreich, wenn sie aus der SichtdesKundendenkenundProdukteundServicespassgenauaufihreZielgruppenoptimieren.Dieserfordertvorallem,dass ihrContent inallenOnline-Kanleneinfachauffindbar istundderMehrwertvonderZielgruppeschnellerkanntwird.

VoraussetzungdafristeinehoheModularisierungderInhalteinVerbindungmitaussagekrftigenMetadaten.EindynamischesMatchingvonThemenundContenthilft,Zielgruppenindividu-ellzubedienen,ProdukteflexibelzuvermarktenundattraktiveThemenweltenimContentMarketingzuschaffen.ImE-BusinesserfolgtderEinstiegineinContentAuditdahermitdenfolgen-denLeitfragen:

n Wie viel Content welcher Art (Dateitypen, -formate etc.)besitztdasUnternehmen?

n Inwieweitlsstsichdiesermodularwiederverwenden?n WelcheThemendominierenindenInhalten?n PasstdasContent-PortfoliozurMarketing-Strategie?n Wie aktuell sind die Inhalte zu ausgewhlten Themen und

Kategorien?

Thema

n WiestarkundwieaktuellsinddieInhalteimMarktvergleich?n Welche thematischen Lcken (Content Gaps) weist das

Content-Portfolioauf?

EinaufdieBedrfnissevonE-BusinessundContentMarketingzugeschnittenesContentAuditverfolgtalsodasZiel,einMoni-toring des Marken-Fit eines Unternehmens durchzufhrenundredaktionelleEmpfehlungenvonContentundThemenfrProduktesowieMarketing-Kanle(Online-Shops,Communities,Blogs,Newsletteretc.)abzugeben.GleichzeitigwerdenPerfor-manceundErlschancenfrContent-AktivittenimE-Businessauf Grundlage fundierter Analysen geprft sowie erweiterteKonzeptmodellezurAnreicherungvonInhaltenmitMetadaten,z.B.frdieSuchmaschinenoptimierungvonContent,aufgebaut.

DieAnwendungsfllehatunserProjektmanagerStefanRosen-trger in seinemGastbeitrag OnlineBusiness: Semantic Sells[10]imDOK.magazinvorgestellt:UmdieHerausforderung,dieein dynamisches Matching zwischen Content-Objekten, User-ProfilenundThemen-Kategorienerfordert, zumeistern,ben-tigen Software-LsungenmodellbasierteUntersttzung. []DieKunst liegt inLsungen,dienichtnurhnlichkeitenvon Inhaltenerkennen,sondernauchinteressanteQuerbeziehungenundsomitberraschendeEntdeckungenfrdenUserbereithalten.[11]

InhalteundDatensindBenchmarkfrneueGeschftsbereiche

Verglichenmit dem Aufkeimen des ContentMarketing-Hypesin Deutschland Anfang 2013 hat sich bis heute einiges getan.Unternehmen sind sensibilisiert fr das Thema Content und

wollenunstrukturierteMengenan InhaltenundInformationennichtnursichten,sondernauchsoaufbereiten,dasssichdarausneuerwirtschaftlicherNutzenziehen lsst.VieleUnternehmentun sich allerdings schwerbeider Einschtzung,wiehochderAufwandist,umdasThemaContentstrategischanzugehen.Hierwirdbersehen,dasseinContentAuditalsersterSchrittwenigeRessourcenfrisstaberschoneinmalwesentlicheErkenntnisseliefert,etwaberdenStatusQuodereigenenInhalteundDatensowie ein vergleichsweise kostengnstiges Benchmark fr dieEntwicklungneuerGeschftsmodelleoderdieKonzeptionvonIntranet-Lsungen.

Wichtigist,klarabzugrenzen,welcherContentmiteinemAuditerfasstwerden soll. Bei unserer Definition des Content AuditshabenwirdenBegriffetwasweitergefasst.Erbeschrnkt sichnichtnuraufinternenContent,sondernauchaufexternen.DerBlicknachinnenwienachauenistwichtig,umdiestetsvorhan-denenverschiedenenSichtweisenaufeinanderabzugleichen.

VieleUnternehmeninvestierenbereitsstarkinContentManage-ment-Systeme und andere Tools. Aber: Das heit nicht, dasssie gleichzeitig das Bewusstsein besitzen, dass sie auerdemeineContent-StrategiebrauchenundwasdasbedeutetdazumsstensiesichvieleFragenstellen,unteranderemnachdemOwnership,denRessourcen,denKanlenundvielesmehr.DiemeistenUnternehmenhabenkeine fr spezifischeKanleundZielgruppenoptimiertenInhaltesiehabenabersehrwohlviel-fltigeInhalteinverschiedenenMedienformaten.DieUrsachendafrliegenmeistaufderProzessebene,alsoineinerfehlendenAusprgungunternehmensweiterRollenundVerantwortlichkei-tenimUmgangmitContent.Hiermussangesetztwerden,damitdieContent-RevolutionnachhaltigeVerbesserungenbringtundnichtalsWorthlsevonOnline-Beraternverpufft. n

InteraktiveAnalysenhelfen,dasPotenzialdeseigenenContentssystematischzuerfassen.(Quelle:moresophyGmbH)

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DerwahreWertvonContent

ECM-Systeme,ContentAnalytics,AnalyticTools,ContentLifecycle,Prozessoptimierung,Visualisierung

SystemefrEnterpriseContentManagementhelfen,dieProdukti-vittzuverbessern:DasbelegenzahlreicheROI-Studien.ECM-Ver-antwortlichenreichendieseAussagenheutejedochnichtaus.UmdenEinsatzihrerECM-Plattformzuoptimieren,wollenundms-sensiegenauerverstehen,wiemitdemSystemunddemdaringeteilten Content gearbeitet wird. Dabei entsteht eine Bewer-tungsgrundlagefrdieProduktivittvonECMimUnternehmenauseinerAnalysedesTrafficaufdenDokumenten,ausdenAkti-vittenvonNutzernundAbteilungensowieausderEffizienzderhinterlegtenWorkflows.

berblickberdenUnternehmens-Content

ECM-Plattformen der neuen Generation stellen ihren Anwen-dern umfassende Auswertungsmglichkeiten zur Verfgung.Fr die ntige, schnellebersicht sorgen ansprechendgestal-teteDashboards.JenachNutzergruppesinddabeiunterschied-liche Ansichten und Kennzahlen erforderlich. So bentigenProjektmanager und ihre Teams Auswertungen darber, wel-che Dokumente aktuell am hufigsten genutztwerden. Diesebietenwertvolle Hinweise,mitwelchen Aspekten sich andereProjektmitgliedergeradebesondersintensivbefassen.Hilfreichknnen auch Grafiken sein, die zeigen, welche Inhalte beson-ders oft gelesen, heruntergeladen, geshared oder gelikedwerden.AuchwerzuwelchemDokumentaufeinerProjektsitebeigetragenhat,istntzlichzuwissen.

Wichtig ist, dass in den Auswertungen bestimmte AspekteundZeitrumedurchdrilldown imDetailbetrachtetwerdenknnen. Und weil heute kaum jemand die Zeit findet, sich in

Der Diplom-Wirtschaftsmathemati-ker Stefan Waldhauser grndete 2000 die Firma WeWebU und entwickelte das Unternehmen als CEO vom IT-Dienstleister zu einem auch international erfolgreichen Softwareunternehmen. Die WeWebU Software AG wurde 2013 von Alfresco bernommen. Seitdem ist Stefan Waldhauser weltweit verantwortlich fr die Entwicklung und Vermarktung von Geschftslsungen auf Basis der Alfresco-Plattform.

www.alfresco.de

Thema

komplexe BI-Werkzeuge einzuarbeiten, muss die Erstellungvon Berichten, Diagrammen und Dashboards einfach undschnellvonderHandgehen.Diesermglichenmoderne,inter-aktiveAnalytics-Tools, dienahtlos indie ECM-Oberflche inte-griertsind.SokanneinProjektmanagermithilfeverschiedenerFiltereinebestimmteFragestellungzuseinemProjekt-Contentuntersuchen. Liefert das vorhandene Dashboard darauf keineausreichendeAntwort,stehenihmIT-Administratorenoderauchspezielle Business-Analysten zur Seite, umohne aufwndigeProgrammierungneueindividuelleReportszuerstellen.

Site-Aktivitt:AuswertungdesTraffic

Der Nutzwert von Analysen zur Arbeit mit Unternehmensin-halten ist ausgesprochen vielfltig. Ein naheliegender Anwen-dungsfall sind Statistiken ber die Nutzung einer Site: Dabeikann es sich um das firmenweite Intranet, das Extranet derMarketingabteilung oder Projektsites aus dem Bereich For-schung und Entwicklung handeln. Die Information, wie vieleUsereineSiteproMonatnutzen,obeineSiteausschlielichzumNachschlagenvonInformationdientoderobvielneuerContententsteht,sindnichtnuraberauchfrdieITspannend.

IT-Manager, die die Einfhrung eines ECM-Systems im Unter-nehmenverantworten,knnenmitHilfevonECM-Analyticsdieerfolgreiche Implementierung und Anwenderakzeptanz ber-prfen, und schlielich den Nutzen gegenber Vorgesetztenauchdokumentieren.InsbesondereimRahmenvonPilotprojek-tenkommtstichhaltigenZahleneinegroeBedeutungzu,umgegebenenfallsdenRollouteinesSystemsaufandereBereiche

zusttzen.MitAnalysenundReportingsausdemeingesetztenECM-SystemstehendiebentigtenDatenjederzeitinprsenta-tionsgeeigneterFormzurVerfgung.DarberhinaushelfendieStatistikenaberauchzuerkennen,welcheSitesgutangenom-men werden und welche schnell und stark wachsen, so dassausreichendSpeicherplatzfrdieInhaltebereitgestelltwerdenkann.Diesgiltnatrlichauchumgekehrt:Manerkennt,welcheSites nur noch sporadisch besucht werden und kann derenInhaltefolglicharchivieren.

VisualisierungvonHotContentundDauerbrennern

EinweiteresBeispielistderBlickaufdieLebensdauerbestimm-terInhalte.EinBalkendiagrammkannveranschaulichen,wodersogenannteHotContent lagert.SozeigtsichaufeinenBlick,an welchen Inhalten besonders intensiv gearbeitet wird. Einsolches Ranking lsst sich auch ber einen lngeren Zeitraumbetrachten. Statt der aktuellen Bestseller hat man dann dieDauerbrennerdesFirmen-Know-howsvorAugen.Damitkannfestgestelltwerden,welchelterenDokumentebesonderswert-vollfrdasUnternehmensind.InteressantsindsolcheAuswer-tungenetwafrdieKommunikationsabteilung.SiehelfenunteranderembeiderEntscheidung,welchealtenMaterialienaktua-lisiert,welchedurchneueersetztundwelchenichtmehraufge-legtwerdensollen.

GrundstzlichbietenfhrendeSystemedenBusinessAnalystenund IT-Administratoren einebreiteAuswahlmglicherVisuali-sierungen. Ergnzend zu einemBalkendiagramm lsst sich

bersichtberdieNutzungbestimmterDateienliefertInformationenfrdasAktualisieren,ArchivierenoderLschenvonContent.

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beispielsweisederLifecycleunterschiedlicherDokumenteoderDokumenttypenauchineinemLiniendiagrammgegenberstel-len.

ObGebrauchsanweisung, Formulare zur internenReisekosten-abrechnung,KonstruktionsplneoderjedeandereArtvonCon-tent:StetsinkrzesterZeitzuwissen,wasnachgefragtundwiegenutztwird,erleichtertund fundiertvieleGeschftsentschei-dungen,diemitdemLifecyclevonDokumentenzutunhaben.DasreichtvonderBudget-Beantragungbishinzurnachvollzieh-barenEntscheidungberdasLschenoderArchivierenvonver-altetenDateien.ECM-Analysenhelfensomit,proaktivesContentManagementzubetreibenundFehlerzuvermeiden.SiewerdensozueinemwichtigenBausteinunternehmerischenHandelns.

Prozessanalyse:IdentifizierenvonBottlenecks

Ein komplexeres, aber hufig nachgefragtes Anwendungssze-nario fr ECM-Analytik ist der Wunsch, unternehmensinterne

Prozessedurchgngigerundschnellerzugestalten.EinBlickaufdieeinzelnenWorkflows,kombiniertmiteinemZeitfilter,kanndabeihelfen,EngstellenimProzesssogenannteBottlenecks zu identifizieren. EinBlick indieZahleneinzelner Fachabtei-lungenzeigt,inwelchenBereichendieProblemeliegen.EinmalerkanntknnenEngstellenimProzessgezieltbeseitigtwerden.

DochauchohnekonkretenHandlungsbedarfbeiUnregelmig-keitenliefertdieAnalyseeinesECMwertvolleErkenntnisse.Soistesbeispielsweisemglich, imRahmeneinerExzellenzinitiativezunchstdenStatusquoalsVergleichsgrundlagezuermitteln.Die anschlieenden Schritte werden dann nach bestimmten,zuvorfestgelegtenPhasenaufihreWirkunghinberprft.DabeilassensichsowohlderGesamtnutzenvalidierenalsauchEinzel-schritte genauer evaluieren. So ergibt sich amEnde ein klaresBild, durchwelche Stellschrauben eineWirkung erzieltwurde,welcheBemhungeninsLeereliefenundwelcheweiterenOpti-mierungsmglichkeiten sich anbieten. Analysen machen dieAuswirkungen von Geschftsentscheidungen auf diese Weisenichtnursichtbar,sondernauchmessbar.

Thema

ECM-AnalyticsvisualisierendenContentLifecycle.

Fazit:TransparenzistVoraussetzung

WerwelcheBerechtigungenundAnsichtenerhlt,welcheDatenausgewertet werden und welche nicht, sollte gemeinsammitdemBetriebsratundderPersonalabteilungbesprochenwerden,umBetriebsvereinbarungenundDatenschutzrichtlinien einzu-halten.DamitlassensichvonAnfangandieWeichendafrstel-len,dassdiehinzugewonneneTransparenzauch imgesamtenUnternehmenpositivaufgenommenwirdunddieKombinationvonECM,AnalysenundReportszueinemverbessertenUmgangmitContentimUnternehmenfhrt. n

Kriterien fr die Content-Auswertung

Site-Aktivitt:n WelcheSiteswerdenvorallemgelesen,wowirdintensivzusammengearbeitet?

n WieentwickeltsichdieMengeanDokumenten?

NutzungvonDokumenten:n Anzahldererstellten,heruntergeladenen,gelesenenDokumenteproSite

n Top10WelcheDokumentewerdenineinemZeitraumamhufigstengelesenoderheruntergeladen?

n Collaboration:WieoftwurdenbestimmteInhalteeditiert,mitanderengeteiltodergeliked?

n Aktivittsniveau:WieaktivarbeitenNutzerandenInhal-ten?

n Review-Cycle:WelchehufiggelesenenDokumentesindbereitslterundsolltenberarbeitetwerden?

n Recommendations:WelcheInhaltelesendiePeerseinesNutzers?

Prozessanalyse:n DurchlaufzeitvonProzessenimVergleichzurgeplantenZeit

n WelcheProzessebentigenoftberdurchschnittlichlngeralsgeplant?

n DurchlaufzeiteneinzelnerProzessschritten Benchmarking:DurchlaufzeitenvonvergleichbarenProzessenoderProzessschritten

n WelcheInhaltewerdenbereitsbesondershufiginProzesseeingebunden;inwelchenBereichenknntenWorkflowsnochstrkereingesetztwerden?

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ContentAnalytics&BigData

ContentManagement-Systeme,BusinessIntelligence,DataDiscovery,unstrukturierteundsemi-strukturierteDaten,CRM-Daten,Visualisierung

BigDatabestimmtzunehmenddenAlltagundentscheidetberErfolgundMisserfolgvonUnternehmenausnahezuallenBran-chen.DieDatenmenge, dieDatenvielfalt unddieGeschwindig-keitderBereitstellungnehmenstndigzu.Diesgiltnichtnurfrstrukturierte,sondernauchfrunstrukturierteDateninContentManagement-Systemen. Content Analytics-Projekte scheiternjedoch hufig nicht an der Datenmenge, sondern an der Ein-bindung unterschiedlichster Datenformate aus internen undexternenDatenquellen.DenndieDatensindoftverteiltaufdieverschiedensten unternehmensweiten Systeme,Datawarehou-sesundLaufwerke.GleichzeitigliegenvielewertvolleInformati-oneninunstrukturierterodersemi-strukturierterFormvor.

DienochrelativjungeDisziplinContentAnalyticshatessichzurAufgabegemacht,denContentsozuerschlieenundaufzuberei-ten,dasserfrAnalysenalsTeilvonBigDatazurVerfgungstehtundimAnschlussdaranmitHilfevonVisualDataDiscoveryanaly-siertwerdenkann.

UnstrukturierteDatensinddasProblem

DieHauptproblematikbestehtdarin,dassBusinessIntelligence(BI)- und Analyse-Werkzeuge unstrukturierte Daten und Textenichtdirektverarbeitenknnen.HinzukommtalsweiteresHan-dicapdieAbhngigkeitvonderIT-Abteilung,sobaldbestehendeReportsgendertoderneueReportseingefhrtwerdensollen.DieszeigteaucheineStudiederAIIM(Associationfor Informa-tionandImageManagement)mitdemTitelBigDataandCon-tentAnalytics:measuringtheROIausdemvergangenenJahr.NachdengrtenHrdenfrBIundContent-Analysebefragt,wurde der fehlende Zugang zu semi- und unstrukturiertenDatenquellenvon35Prozentder Studienteilnehmer als zweit-

Patrick Benoit, Regional Director EMEA Central bei Datawatch. Die Datawatch Corporation (NASDAQ-CM: DWCH) bietet Softwarelsun-gen fr Datenvisualisierung und Datenmanagement. Mit Data Discovery stellen Unternehmen Daten in leicht verstndlichen, interaktiven Visualisierungen dar und erkennen unmittelbar Zusam-menhnge selbst in groen und komplexen Datenbestnden sowie Big-Data-Umgebungen.

www.datawatch.de

Thema

grtesProblemgenannt.AmhufigstenwurdedasvlligeFeh-lenstandardisierterAnalysetoolsbeklagt(40Prozent).

Viele Unternehmen versuchen, die wertvollen Informationenaus den unstrukturierten Daten mit Anwendungen fr dieSyntaxanalyse zu erschlieen. Damit erzeugen sie zustzlicheMetadaten,diedannmitTabellenverknpftwerdenknnen.IndereinfachstenFormknnensobeispielsweiseKundennamenextrahiertwerden,umdieinterneKorrespondenzmitdenCRM-Datenzuverbinden.EineneueGenerationvonAnalysetoolsbie-tetdarberhinausdieMglichkeit,auchnumerischeWerteausbeliebigenDateienzuextrahierenundsieineineTabellenformfrweitereAuswertungenzuberfhren.DiesistbeispielsweisefrdieAuswertungvondigitalenRechnungsarchivenundande-ren Finanzdokumenten sehr hilfreich. So nutzt beispielsweisederFinanzdienstleisterBNPParibasSecuritiesServicesdieWerk-zeugevonDatawatch,umBerichteundandereDokumente,dieimeingesetztenEMCDocumentumhinterlegtsind,frAnalysenzuerschlieen.

WiegrohierderNachholbedarfindenUnternehmenist,zeigtedieAIIM-Studieebenfallssehrdeutlich.DenWunschzustzlicheDateitypen,vonPDFundPowerPointberHTML-Dateien,ServerLogsundE-MailsbishinzuMaschinendatenundSocialMediaauszuwerten,uertenabhngigvomDateitypjeweilszwischen40und50ProzentderBefragten.

Datenauswertung:UnternehmensetzenklarePrioritten

AIIM fragte in der Studie auch danach,welche AuswertungendieUnternehmenaufderGrundlagesemi-oderunstrukturierter

Datenausfhrenoderausfhrenwrden.Eszeigtesich,dassbeidenmeistenUnternehmendieVerbesserungderDatenqualittund die Erzeugung von Metadaten im Vordergrund standen.Am hufigsten steht die Analyse von Helpdesk-Logfiles undvonCRM-BerichtenimFokus.DieAuswertungvonService-undMngelberichten, Schadensersatzforderungen, Zeugenaussa-genundvonKommentarfeldernausFormularenstehtebenfallsweitobenaufderPriorittenliste.

Weitere Ziele waren die Automatisierung von Compliance-Anforderungen und von Sicherheitsscreenings des Contents,wozuauchdieAufdeckungvonBetrugsversuchenzhlt.Trend-analysen,prdiktiveModellierungundDatenvisualisierungste-henalsnchstesaufderWunschliste,gefolgtvonderKunden-kommunikationundSocialMediaMonitoring.DieAnalysevonKundenstimmungen stand erstaunlicherweise nicht im FokusderBefragten.

Auch Druckstrme, Fallunterlagen im Bereich Versicherungenoder Gesundheitswesen sowie professionelle Gutachten wr-denvieleUnternehmenebenfallsgerneauswerten.Hier istdieHandschriftenerkennungeinoftnochunberwindbaresHinder-nis.JehufigerjedochTabletsundLaptopsfrNotizengenutztwerden, umso einfacher werden auch diese Informationenzugnglich.

Eines der naheliegenden Anwendungsgebiete fr Big Data-AnalysenistderMarketingbereich.ffentlichzugnglicheSocialMedia-Aktivitten liefernMarketingmanagernbeides, Informa-tionen ber positive Kundeneinschtzungen von Marke undProdukten, aber auch negative Stimmungen und potenzielleShit Stroms.Mehr als ein Viertel der von derAIIMbefragtenUnternehmengibtzu,hierzuwenigzutun.Lediglich10ProzenthabeneinautomatisiertesMonitoringimplementiert.

HrdenfrBIundContent-Analyse

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Thema

Quelle:AIIMStudie:BigDataandContentAnalytics:measuringtheROI,2013.http://www.datawatch.com/literature/aiim-market-intelligence-big-data-and-content-analytics-measuring-the-roi/

berfhrungallerDokumenttypeninstrukturierteDaten

Bei modernen Lsungen fr das Datenmanagement und frdie Datenanalyse spielt es keine Rolle, ob die Ausgangsdatenunstrukturiert, semistrukturiert oder hoch strukturiert vorlie-gen. Es lassen sich beliebige Dokumententypen und Datei-formate, darunter PDF, Text, Rechnungen, ERP-Reports oderBerichtslisten aus Grorechnern, verarbeiten. UnstrukturierteundsemistrukturierteDatenausdemDatawarehouseundausBI-, ERP-, ECM- undCRM-Systemen lassen sichmit Informatio-nenausPrint-,PDF-,Archiv-,Text-undRechnungs-Dokumentensowie mit HTML-, XML-, EDI-, CSV-Daten in Beziehung setzenundfrReporting-AufgabeninstrukturierteDatenumwandeln.Die zeitaufwndigemanuelle Erfassung oderUmformatierungentfllt. Dabei ist es wichtig, dass sich nahezu alle Datenfor-mateohneProgrammier-oderDatenbankkenntnisseundohneZugriff auf Systemschnittstellen auslesen und fr die visuelleAnalyseweiterverarbeitenlassen.

AuswelchemDateispeicher dieDaten kommen,wird dadurchunerheblich. Dies knnen sowohl Archivsysteme wie ein IBMContentManagerOnDemand(CMOD)oderaberetablierteECM-Systemewie EMCDocumentumoder Perceptive sein.Wichtigdabei ist aber der Compliance-Aspekt: DieDatenmssen vonjederDatenhierarchieebeneauszudem jeweiligenursprngli-chenReportundzuderjeweiligenQuellezurckverfolgtwerdenknnen.NursosindalleDatensicherundjederzeitnachprfbar.

Datenbanken:BasisderAnalyse-Infrastruktur

SollendieaufbereitetenDatenweitergenutztwerden,knnensie einfach in relationale Datenbanken oder auch in Hadoop

importiertwerden.DaHadooppersesemistrukturierteDatennurschwer verarbeiten kann, erweitern Unternehmen damit ihreBigData-Infrastruktur,dasiezustzlicheInformationsquelleninHadoopauswertbarmachen.NatrlichlassensiesichauchmiteinerVisualDataDiscovery-Lsungaufbereiten.DieseverfgenberBibliothekenvon interaktivenVisualisierungen,vonHeat-mapsberTreemapsbishinzugrafischenZeitreihendarstellun-gen.

DieeffektiveundreaktionsschnelleAuswertungallerverfgba-renDatenermglichtzgigeundfundierteGeschftsentschei-dungen.DieITdarfdabeikeinEngpasssein.SelfService-Lsun-genwirkenalsEnablerfrdieFachabteilungen.AlleMitarbeiterknnenselbstndigaufDatenzugreifen,sieextrahieren,analy-sieren,bearbeitenundentscheiden,wiesiedieDatennachdenErfordernissenihresFachgebietseffektivnutzen.

Fazit

Mit Datenanalyse-Werkzeugen wie beispielsweise Datawatchknnen Geschftsanwender Informationen aus nahezu allenDatenquellenundinnahezuallenFormatenohneProgrammier-oderDatenbankkenntnisseundohneZugriffaufSystemschnitt-stellenneubewerten,organisierenoderintegrieren.Weilbishernicht zugngliche Datenquellen erschlossen werden, entstehteineganzheitlicheSichtaufdieProblemstellungenoderChan-ceneinesUnternehmens.DasErgebnissindErkenntnisse,diezueinerVerbesserungderGeschftsentscheidungen,schlankerenProzessenundzumehrProduktivittverhelfen. n

IntegrationderunterschiedlichenDateitypen

ContentManagement-SystemeStateoftheArt

Redaktionssysteme,ResponsiveWebdesign,ContentTargeting,Monitoring,Reporting

MitdenAnsprchenderNutzerandieWebprsenzsteigenauchdieAnforderungenandasdahinterstehendeContentManage-ment-System (CMS).EinigederaktuellwichtigstenEntwicklun-gen,diefrdenFunktionsumfangeinesCMSmageblichsind,hierimberblick:

MediendatenbankfrdasRedaktionssystem

MitderwachsendenAnzahlanTexten,BildernundVideoswirdeineeffizienteOrganisationdiesemDatenvolumenundeineffi-zienter Umgang mit dem Content immer wichtiger. In ersterLiniemussdasCMSdafrnatrlichdieVerwaltungderverschie-denenMedienformate untersttzen. Dazu sollte eineMedien-datenbank entweder direkt im CMS integriert sein oder eineexterneDatenbank sollte so eingebunden sein,dass einWeb-site-RedakteurmitdenInhaltenarbeitenkann,ohnedasserseinRedaktionssystemverlassenmuss.WenndasRedaktionssystembereits bei der Bearbeitung vonWebseiten eine Vorschau aufdas sptereErgebnis liefert, vereinfachtdasdieErstellungvonBeitrgenzustzlich.Aucheine integrierteundunkomplizierteBildbearbeitung, in der Redakteure Bildausschnitte aus einemgreren Bild bestimmen und derenWirkung undQualitt ineinerVorschauprfenknnen,verringertdenAufwand.

Eine besondere Herausforderung fr Website-Betreiber sindVideos: Damit diese auf allen Gerten problemlos abspielbarsind, sollten sie in verschiedenen Auflsungen und Formatenvorhandensein.DennwerdenVideosnurineinerQualittundnurberbeispielsweiseeinenFlash-Playerangeboten,knnenzahlreiche Nutzer diese nicht abrufen, weil sie diese Softwarenicht nutzen wollen oder knnen. Videos dagegen nur bereinenHTML5-Playeranzubieten, schlietwiederumdieNutzereinigerltererDesktopsystemeaus,dienichtmitHTML5umge-henknnen.QualitativhochwertigeVideosineinerhohenAufl-sungsindzwarschnanzuschauen,abersieverlangenNutzernmiteinerlangsamenInternetverbindungvielGeduldab.

Christian Weber, Director Digitale Kommunikation bei der nionex GmbH. Die nionex GmbH ist ein Full Service-Dienstleister fr digitale Kommunikation, E-Com-merce und Application Hosting. nionex entwickelt mageschneider-te E-Commerce-Lsungen, inte- griert diese in die IT-Landschaft und optimiert die nachgelagerten Prozesse der Auftragsverarbeitung. Darber hinaus setzt nionex individuelle Corporate Web-, Intranet- und Extranet-Lsungen um.

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Thema

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Thema

ResponsiveWebdesignfroptimaleUserExperience

DurchdiezunehmendeVerbreitungvonSmartphonesundTab-letsmssenUnternehmensichauchGedankendarbermachen,wieihreWebseitenaufdiesenGertenaussehen.Esistallerdingsunmglich, fr jedes Gert und fr jede Bildschirmgre eineeigensoptimierteSeitebereitzustellen,umeineoptimaleUserExperiencezubieten.DieLsungfrdiesesProblemistRespon-siveWebdesign:DasCMSgeneriertdabeiautomatischverschie-dene Website-Varianten, die auf die Eigenschaften des jewei-ligen Ausgabemediums abgestimmt sind. Das CMS erkennt,welchesFormatderAusgabebildschirmhatundpasstdieInhalteentsprechend vordefinierter Regeln so an, dass sie auf jedemGert richtig strukturiertundbersichtlichdargestelltwerden.DieLayoutsfrdieverschiedenenAusgabegrenknnenganzunterschiedlichaussehen.Dennwichtig ist inersterLinie,dassdieNutzerdiefrsierelevantenInformationenschnellfinden.

EineHrdebeiderErstellungeinesResponsiveWebdesigns istdie Darstellung grafischer Inhalte: Esmuss gewhrleistet sein,dasseinBildodereineGrafikimjeweilspassendenFormataus-geliefert wird. Beispielsweise lassen sich fr eine herkmmli-cheWebsiteerstellteBannernichtvernnftigaufSmartphonesanzeigen.DarumsolltenAnwenderfrverschiedeneAusgabe-formateunterschiedlicheBildergren imCMSdefinierenundaufihreTauglichkeitfrunterschiedlicheAusgabemedienber-prfenknnen.

ContentTargetingfrindividuelleInformations-bedrfnisse

Was ein positives Website-Erlebnis ausmacht, hngt natrlichstark von den Erwartungen des jeweiligenNutzers ab. Darauf

knnen Unternehmen reagieren, indem sie mittels ContentTargetingihreInhaltebedarfsgerechtfrverschiedeneZielgrup-penausspielen. Schlielich interessierenden spterenAnwen-der einer CNC-Frsmaschine vollkommen andere Aspekte alsden Geschftsfhrer, der die Investitionsentscheidung trifft,oderdenHndler,dersievertreibt.ErstmiteinemCMS,daseinsolches Content Targeting untersttzt, knnen UnternehmendieindividuellenInformationsbedrfnissedieserNutzergezielterfllen.

Um die Besucher der eigenen Website kennenzulernen, ms-senUnternehmenderenSurfverhaltenanalysieren.AusdiesenDatenknnensieNutzerprofileableiten,diees ihnenermgli-chen,einenWebsite-BesuchereinerZielgruppezuzuordnenundihmdiepassendenInhaltezurVerfgungzustellen.Beieinemsolchen regelbasiertenContent Targetingprsentiert dasCMSdem Besucher die passenden Informationen anhand vordefi-nierterRegeln.

DiesenochehergrobeSegmentierunglsstsichdeutlichverfei-nern,wenndieBenutzerbekanntsind,etwaweil siesichbereinLogin identifizierthaben.Wie imE-Commerceschonlangepraktiziert,kanndasCMSdieHistoriedesBesuchersauswertenundihmaufderGrundlageseinerbisherigenAktivittenInhaltebereitstellen, die ihn sehr wahrscheinlich interessieren undzwarunabhngigdavon,oberdiesebereineWebsite,eineAppodereinenNewsletterabruft.

IntegriertesWebReporting

Um zu berwachen, ob die angebotenen, individualisier-ten Inhalte auch vom Nutzer angenommen werden und dasgewnschteVerhaltenfrdern,mssenUnternehmenihreWeb-site kontinuierlich berwachen und das Surfverhalten stndiganalysieren.EinindasCMSintegriertesWebReportingistdafr

unverzichtbar.NurwennUnternehmenverstehen,wiedieBesu-chermitihrerWebsiteinteragieren,knnensieihrAngebotopti-mieren.

Eine bewhrte Analysemethode sind A/B-Tests: Den Nutzernwerden dabei jeweils unterschiedliche Varianten derselbenWebsiteangezeigtundeineAuswertungmittelsWebReportingzeigt,welchederbeidenFassungenbesserfunktioniert.Dadurchlsst sich feststellen, welches Design, welche Anordnung derElemente,welcheFarbenundnatrlichauchwelcheInhaltediejeweiligenZielgruppenameffektivstenansprechen.

VerschiedeneSprachversionenineinerUmgebung

Richtet sichdasAngeboteinesUnternehmensanZielgruppeninmehrerenLndern,empfiehltessich,dieWebsiteinverschie-denenSprachversionenanzubieten.DennauchwennEnglischdieLinguafrancadesInternetsist,bevorzugenNutzerInforma-tioneninihrerMuttersprache.DerdamitverbundeneAufwandbleibt berschaubar, wenn Unternehmen ein CMS mit integ-riertem bersetzungsmanagement-System einsetzen. DannknnenRedakteureausdemCMSherausbersetzungsauftrgeanstoen, die bersetzungen mit ihren LandesgesellschaftenabstimmenundanschlieendimWebverffentlichen.

IdealerweiseverfgteinsolchesSystembereineStatusverwal-tung,dieAufschlussberdenBearbeitungsstandderberset-zungengibt. Eine Layout-Vorschau sollte zudemdafr sorgen,dass die Bearbeiter auf einen Blick erkennen, ob eine ber-setzung in eine Layout-Vorlage passt. Umfasst das Tool auchein Translation Memory-System (TMS), ist es mglich, bereitsbersetzte Textewiederzuverwenden: Sie flieen automatischzurckindasCMS,wodurchsichdiebersetzungskostenspr-barreduzieren. n

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Motivation&HerausforderungMovingWeb

ContentMarketing,ResponsiveWebdesign,CrossDevice-Verhalten,UniqueClient,DeliveryContext,FeatureDetection

DerBetriebeinerWebseitestelltUnternehmenheutevormehr-schichtigeHerausforderungen: EinerseitsmssenWebauftritteden Erwartungen von anspruchsvollen Nutzern hinsichtlichBedienbarkeit,Aufbau,DesignundInformationsgehaltgerechtwerden.AndererseitssollensieaufunterschiedlichstenBrowsernundmobilenEndgertenfunktionierenundfrdie immerkr-zerenEntwicklungszyklenbei technischenEntwicklungenundneuen Trends gewappnet sein.Diese komplexe Situation lsstnichtzuletztdieBetriebskostenvonWebprojektenindieHheschnellen.

Von dem Zustand der stndigen Innovation sind Entwicklerund IT-Abteilungen jedochnichtalleinbetroffen;denn techni-scheNeuerungenwirkensichauchaufdieKommunikationundMarketingstrategienaus.ZweiTrendslassensichhierbesondersidentifizieren:

n Moving Web Prepare for constant change: DieWebtechno-logieunterliegteinemrasantenWandel sichvernderndeLiving Standards, hufige Updates von Browsern und fort-laufendneueGerte.PotenzielleKundenerwartenumfang-reiche Informationen undmultimediale Darstellung egal,mitwelchemGertsiedenWebauftritteinesUnternehmensbesuchen.FrUnternehmensinddietechnischenImplikatio-nenohnevorausschauendeStrategieschnellmithohenlau-fendenKostenverbunden.

n Content Marketing schnelle Reaktion, immer und berall: DieGertevielfalt,ebensowiefragmentierteZielgruppen,erfor-dern Przision bei der Content-Erstellung und -Verffent-lichungaufdiversenKanlen.

DemzufolgeflieenauchdieseEntwicklungenamFront-Endnebenden technischenHerausforderungen indie Projektie-rungvonWebseitenein,frdiedasKonzeptOneWebmitRESS-TechnologieeinezukunftssichereMglichkeitbietet.

Jan Webering, CEO bei Sevenval Technologies GmbH, einem Web-Technologieunternehmen mit Sitz in Kln, Berlin und Wien. Das Unternehmen gliedert sich in die Geschftsbereiche Technology, Consulting und Quality Assurance. Neben Entwicklung und Vertrieb des Front-end-Servers Sevenval FIT konzipiert und erstellt Sevenval individuelle One Web-Lsungen und bert Unternehmen bei Ent- wicklung und Umsetzung digitaler Geschftsprozesse fr das Web von morgen.

www.sevenval.com

Trend

MovingWebPrepareforConstantChange

DerBegriffMoving Web beschreibtdie kontinuierlichenVern-derungen vonWeb- und Client-Technologien. Das Tempo derFront-end-Entwicklunghat sich inden letzten Jahrendeutlichbeschleunigt:LngstsinddieZeitenvorbei,indenenNutzeraufeinBetriebssystemfestgelegtwarenundeinUpdateteuerundumstndlichwar.SelbstbeimklassischenDesktop-RechnersindhufigeUpdatesmittlerweiledieRegeljngstesBeispielistdasUpdatevonWindows8auf8.1.

DasWebals Innovationspool frdiegesamte IT isthier schonweiter:MitHTMLalsLivingStandardbewegtsichdietechni-scheEntwicklungwegvonstarren,sichnurlangsamverndern-den Definitionen hin zu einer kontinuierlichen Vernderung,diesichdenInnovationenderZeitanpasst.NeueTechnologienmanifestierensichentsprechend indenRollingReleasesvonmodernenBrowsern,durchAppStoresgesteuerteUpdatesoderdenOverTheAir-UpdatesvonBetriebssystemen.

DiefabelhaftekostspieligeWeltderUniqueClientsDieRollingReleaseshabenbei der Front-end-Entwicklung zurFolge, dass die Auslieferung von Webinhalten pausenlos neujustiertwerdenmuss,dasichdieParameterkonstantverndern.EinebestimmteKombinationvonBrowser,Betriebssystem,Ger-tetypundHardwarewirdalsUniqueClientbezeichnet.Gemein-sammitanderenFaktorenwiedemNetzwerk,Geo-Datenundindividuellen Systemeinstellungen bilden sie einen Delivery Context, der wiederum durch technische Innovationen fr dieeinzelnenKomponentendesjeweiligenClientsbeeinflusstwird.SiebestimmenberdieLeistungsfhigkeitbeziehungsweisedietechnischenMglichkeiten, die ein Nutzer beim Surfen wahr-nimmt.

Unternehmen sind also damit konfrontiert, dass der DeliveryContext nicht nur eines Kunden, sondern aller Nutzer uerstvielfltig, komplex undweitgehend unbekannt ist. Diese kon-tinuierlichen Vernderungen auf der Client-Seite knnen dieBetriebskostenvonWebseitendurchdenfortwhrendenAnpas-sungsbedarfindieHheschnellenlassen,wennkeineoderdiefalschenToolszumEinsatzkommen,diediesenProzessautoma-tisieren.

OneWeb:EineURLfralle

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ihre Webprojekte und dazugehrigen Kampagnen oftmals inkrzesterZeit inverschiedenenLndernausrollen.Damitgehteinher,dassWebseitenundContentMarketing-Elementeber-setztundderKultureinesLandesentsprechendangepasstwer-denmssen. Unternehmen sollten sich hier auf die ErfahrungvonKennernderSzenevorOrtverlassenundsiemitderDurch-fhrungderLokalisierungbetrauen.

Ein zeitgemes CMS sorgt dafr, dass fr die richtigen Nut-zungskontexteauchdierichtigenInhaltebereitgestelltwerden.DasCMSmussRedakteurendieMglichkeitbieten, situations-bedingt zu entscheiden, wann welche Inhalte auf welchemKanalverffentlichtwerden.Zudemmssen InhalteandiverseRedaktionenverteiltundentsprechenderHandlungsspielraumgewhrtwerden.GleichzeitigmssenUnternehmeneineber-geordneteQualittssicherungdurchsetzenknnen:InderRegelbestimmtdieUnternehmensleitungdarber,welcheInformatio-nenverffentlichtwerdenundwelchederDatenbeispielsweiseVerschwiegenheitserklrungenoderCopyright-Auflagenunter-liegen.

InteraktionzentralmanagenEine Lsung fr diese Anforderung sind Design-Patterns, wiezum Beispiel Progressive Disclosure, die die Problematik derRechteverwaltung bercksichtigen: Dauerusern stehen hierbei Bedarf eine Vielzahl von Funktionen und Berechtigungenzur Verfgung,wohingegenGelegenheitsuser nur frwenige,reduzierte Funktionalitten und Berechtigungen freigeschal-tetwerden.AndieserMandatsverwaltungerkenntmanoftdieQualitteinesCMSsptestensjedochdann,wennesineinemgrerenUnternehmeneingesetztwird,beidemschnellmeh-rereTausendSeitenverwaltetwerdenmssen.Dassdabeidasgnstigste Systemnicht unbedingtdasBeste ist, versteht sichvonselbst.

Ein weiterer Punkt, der fr die redaktionelle Arbeit und dasContentManagementunerlsslichist,istdasFeedbackausdenSocialMedia-Kanlen:Werhatwaswannwiekommentiert?Wieist dieMeinung zumUnternehmen?Diese und andere FragensindtglicherBestandteilderSocialMedia-Teams.GuteContentManagement-Systeme werden sich in Zukunft daran messenlassenmssen,wiebersichtlichsiedenTrafficproArtikelundFeedbackvonTwitter,Facebook,Xing,LinkedInundCo.darstel-lenknnen.DiebesteLsungauflangeSichtisthiereineinzigesContentManagement-SystemfralleKanle.

DasKostenproblemKomplexittDie Problematik des Delivery Context bei Webprojekten wirdauch inderZukunftanKomplexitteherzu-dennabnehmen.Die Industrie begegnet dieser Entwicklung mit der Unter-scheidung zwischenDesktop & Mobile Web und dem Versuch,sich auf einzelne Browser oder mobile Gerte zu fokussieren.Nachteil dieser Herangehensweise ist, dass eine Webseitedamit fr einen Ist-Zustand entwickelt wird, welcher nichtvonDaueristundsomiterneutzuchronischemAnpassungs-bedarffhrt.

Der Kostenfaktor fr eine moderne Webseite wird dadurchmittelfristig abermals zu einem Problem fr die Budgetpla-nung: Schlielich soll einneuesWebprojekt die Entwicklungs-kosten mglichst rasch durch Umsatzzuwchse ausgleichen.FrUnternehmenlohntessichdaherdaraufzuachten,welcheArchitektur und Softwarekomponenten zum Einsatz kommen,umUpdate-Prozessezuautomatisieren,Wartungskostenzusen-kenundaufVernderungenunmittelbarkontrolliert reagierenzu knnen.Die Palettemglicher Lsungenbietet eine breiteAuswahl: Von einfachen Client-seitigen Technologien berMedia Queries und Feature Detection bis hin zu komplexenInfrastruktur-Lsungen wie Responsive Web Design with Ser-verSideComponents(RESS).WelcheTechnologiegewhltwird,istinderRegelabhngigvondenFaktorenZeit,Qualitt,Man-powersowieBetriebskosten.

ContentMarketingundVertriebimMovingWeb

DasMoving WebgehtmiteinemdiffusenNutzerverhaltenein-her:Unterwegs,beziehungsweiseaufeinemSmartphonewer-denandere InhaltekonsumiertalszuHauseaufdemDesktop-Rechneroder Tablet.Das zweite entscheidendeElementeinererfolgreichenStrategiefrdieeigeneWebprsenzistdaherdasrichtigeContentManagement-System(CMS).WerbeimSpagatzwischensekundenschnellerReaktionaufTwitterundderwohl-berlegtenVerffentlichungeinesWhitepapersnichtdenber-blick verlierenmchte, braucht dementsprechend ein System,welchesmitdenunterschiedlichstenMedienformenundSocialMedia-Kanlenzurechtkommt.

Nutzungskontext,LokalisierungundRechteverteilungDanebengehrteineinternationalePrsenzinvielenBranchenzumModusoperandi:Start-upsgenausowieKonzernemssen

Trend

KundenmerkensicheineURLeinfacheralsmehrereundkom-menmitnureinemLesezeichenimBrowseraus.OneWebmachtsichbesondersauch imSocialCommercebemerkbar:WirdeinLink geteilt, knnen Interessierte die Inhalte problemlos abru-fen,egalmitwelchemGertsiegeradeimInternetsurfen.

Fazit

DienochheuteweitverbreiteteStrategievonUnternehmen,frWebprojektejenachKanal,Land,sozialemNetzwerkodermobi-lemEndgertentsprechende Insellsungenzubauen, istnichtzukunftsfhig. Bei der Planung und Anschaffung von neuenWebprojekten stehen nicht mehr die passenden Vertriebs-kanle und deren Budgetierung im Vordergrund. StattdessenkonzentrierensichFirmenmehrundmehraufWartungskostenderWebseitenunddieAusgaben fr zeitnahe, kontinuierlicheAnpassungenantechnischeNeuerungen.

StandardisierteSoftware-Lsungen,dieeinenFront-end-Server(RESS)unddiedazugehrigeFeatureDetectionnutzen,bietenUnternehmeneineMglichkeit,diese, sonst schwerberechen-barenKosten,auszulagern.DamitwirddiefortlaufendeAnpas-sungandasMoving WebeinemexternenAnbieterberlassen.Dieeigene IT-Abteilung einesUnternehmenskannsichsoaufdie bestmgliche Umsetzung des digitalen Geschftsmodellskonzentrieren. Externe Anbieter machen automatisierte Soft-ware-Updates und professionellen Support kalkulierbar undderenstandardisiertenLsungenhelfendabei,dasMoving WebundseineMglichkeiteneffektiv frdiezielgenaueKommuni-kationmitpotenziellenKundenzunutzen.UnternehmensinternuntersttzenmoderneContentManagement-SystememitPro-gressive Disclosure oder zentralerMandatsverwaltung bei derstrategischenPlanungundKommunikation.

Die zunehmende Zahl an Gerten und deren Features,machteine One Web-Lsung zur besten Option fr zukunftssichereWebprojekte.SiebeantwortetdietechnischenHerausforderun-genundermglichtvereinheitlichteVertriebs-undMarketing-kommunikation. n

Webtechnologieneuausrichten:EinPldoyerfrOneWeb

Unternehmenmssenheutemehrdennjeeinetechnischmg-lichst schlankeLsung fr responsiveWebseitenfinden.DabeigehrenkurzeLadezeitengenausozurPflichterfllungwieeinefehlerfreieUsabilityaufGertenallerArt.Firmen,dieihreWeb-prsenzheutezumBeispielnur fr iPhonesoptimieren, lassenauf technischer Seite die fragmentierte Gertelandschaft ihrerNutzerunbercksichtigt.MomentanmagdieseStrategienochfunktionierenalsAntwortaufdiesteigendenWartungskostenfrresponsiveWebkanletaugtsielangfristigjedochnichts.

Zustzlich ignorierensieneueBewegungen ihrerZielgruppen:MobilesSurfenistlngstkeinTrendmehr,sonderninDeutsch-landeineNorm.Das zeigteinBlickauf aktuelle Studien:RundeinViertelallerWebzugriffeinDeutschlanderfolgtbermobileGerte; weltweit prognostiziert das MarktforschungsinstitutGartner Inc.denVerkauf vonber1,8MilliardenSmartphonesbisJahresende.

Alwayson:meinHandy,meinTablet,meinLaptop,meinPhabletDerzunehmendeWechselzwischenmehrerenGertenistkeineTheoriemehr,sondernwirdmehrundmehrzumStandard:LautKissmetrics wechseln 98 Prozent aller mobilen Nutzer tglichmehrfachzwischenihreninternetfhigenGerten.DasgiltauchfrdieCustomerJourneyvonderInformationssuchebiszumtat-schlichenEinkauf.

AufgrunddiesesCrossDevice-Verhaltenssolltennichtnur feh-lerfreifunktionierendemobileWebseiten(undApps)zumStan-dardprogramm gehren ein strungsfreier bergang voneinemGert zumnchsten sollte ebensomglich sein. Unter-nehmen, deren Webangebote sich ber verschiedene mobileWebseiten,MicrositesoderAppsverteilen,mitdenensiejong-lieren mssen, laufen Gefahr, dass ihnen ihre Kunden beimWechselzwischendenGertenabspringen.

OneWeb:EineURLfralleLangfristiggesehenistalsoeineOneWeb-LsungdiebesteStra-tegiesowohlaustechnischerSicht(u.a.wegenderschnellenPerformance, der guten Bedienbarkeit und vereinfachterWar-tung), als auch im Hinblick auf die Marketingaktivitten: AlleGertewerdenbereineeinzigeWebadressebedient.

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MobileGerte, die CloudunddieDigitalisierung vernderndieArt, wie Unternehmen ihre Geschfte planen, auswerten undentwickeln,fundamental.EnterpriseSocialNetworks(ESN)bildendieseVernderungeninderArbeitsweltabundtragendazubei,Mitarbeiter produktiver und Projekte erfolgreicher zu machen.UmdieVorteilevonESNsnutzenzuknnen,mssensichUnter-nehmenwandeln: Sie brauchen flache und flexible statt starreHierarchien, die Arbeit in kleinen, agilen ProjektteamsmglichmachenundProjekteagilvorantreiben.DahersolltenUnterneh-menihrenMitarbeiterninflachenHierarchienoffeneundvertrau-ensvolleKommunikationerlaubenganzso,wiesieesausdensozialenNetzwerkendesInternetkennen.

VernetzungvonOffice365,SharePointOnlineundYammer

FrhereinmalwarOffice,dasgeradeseinen25.Geburtstagfei-ert, eine Sammlung von Programmen, die traditionell papier-gebundene Prozesse in den Computer berfhrt hat. DarausistlngsteinedurchgehenddigitaleProduktivittssuitegewor-den,beiderZusammenarbeitundVernetzungimVordergrundstehen.DieCloud-LsungOffice365versetztMitarbeiterindieLage,Office-DokumentevonberallherundaufbeliebigenEnd-gertenzuerstellenundzubearbeiten.SharePointOnlinesorgtdafr,dasssiedieseDokumentemitanderenteilenknnen.

DarberhinausistYammerdasSozialeNetzwerkfrUnterneh-men,das seineTeilnehmereinldt, ihre Informationenund ihrWissenmitanderenzuteilenundzudiskutieren.

Auf Grund dieser Erfahrungen treibtMicrosoft die IntegrationvonLsungen frSocialCollaboration indieProduktivittsan-wendungen voran und bringt mit Yammer, Lync, SharePoint

HappyBirthday!MSOfficewird25undsocial.

EnterpriseSocialNetworks(ESN),SocialCollaboration,Projektgruppen,Prozessablufe,OfficeGraph,Delve

www.microsoft.de

Caroline Ruenger, Product Mar-keting Manager Enterprise Social und Thomas Landgraf, Techno-logieberater Microsoft Office und Office 365, Microsoft Deutsch-land GmbH. Die Microsoft Deutschland GmbH ist die 1983 gegrndete Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation/Redmond, U.S.A. Neben der Firmenzentrale in Unterschleiheim bei Mnchen ist die Microsoft Deutschland GmbH bundesweit mit sechs Regional- bros vertreten und beschftigt rund 2.700 Angestellte.

SocialWorkplace

OnlineundOffice365zusammen,waszusammengehrt.Dazuwerdennachundnach zustzlicheGruppenfunktioneneinge-fhrt,diedieZusammenarbeitnocheinfachermachen.SolcheGruppen lassen sicheinfachdurchdenEndanwender anlegenundverwalten.Wenndasgewnschtist,sinddieseGruppenfir-menweitoffen,sonstnurfrMitgliederzugnglich.WersolcheGruppen beispielsweise in Yammer anlegt, kann knftig auchandereToolsvonOutlookbisInstantMessagingindieseGrup-penfunktionenintegrieren.DieNotwendigkeit,unterschiedlicheTools fr Collaboration einzusetzen, entfllt damit, weil jedereinfachmitseinemLieblingskommunikationswerkzeugarbeitenkann,ausderherausdieProjektmitarbeiterdannzumBeispielauchZugriffaufGruppenkalenderundDokumentehaben.

OfficeGraphundDelvealspersnlicheAssistenten

DieNetzwerk-AppDelveistTeilvonOffice365undlieferteinepersonalisierteAuswertungvonDaten imUnternehmen,ohnedass die Anwender aktiv danach suchen mssen. Damit lstDelve das hufige Problem eines Information Overloads undvisualisiert dabei die wichtigsten Informationen auf visuellansprechendeWeise.HinterderDelve-AppstehtOfficeGraph,eine Anwendung, die ber alle Office-Programme hinweg diewichtigsten Informationen und Dokumente zusammenstellt selbstlernendundwieeinpersnlicherAssistent.Dabeiberck-sichtigt Office Graph sogenannte Signale, die sich aus demtglichen Arbeiten mit den Anwendungen ergeben. Dasknnen E-Mails sein, Kalendereintrge, Dokumente, die inArbeitsgruppengeteiltwurdenoderInhalte,deneneinAnwen-derbeiYammerfolgt.

OfficeGraph nutzt fr die Auswertung vonDokumenten allerArt nur ffentliche Signale und respektiert dabei smtlicheRechteeinstellungen,diezumBeispieldenZugriffaufbestimmteDokumente ausschlieen. Gesammelt werden relevante Infor-mationen fr denWissensarbeiter und diese nachWichtigkeitfrdenArbeitsalltagsortiert.DieDatenstelltOfficeGraphausden Office 365-Diensten, aus SharePoint, Exchange, Lync undYammerzusammenundaktualisiertsieabhngigvomVerhaltenunddenVorliebenseinerBenutzer.

Die Sprachsteuerung Cortana kann als Schnittstelle zwischenBenutzerunddenInformationeninDelvedienen.InformationenwerdenaufAbrufoderautomatischfrdenAnwenderverffent-licht. Eine tiefe Integration in die gesamte Office-Suite machtOfficeGraphzueinemfestenBestandteildertglichenZusam-menarbeit.Dabei gilt als Faustregel:Der persnlicheAssistentarbeitetumsoerfolgreicher,jegrerdasinterneNetzwerkunddieZahlderzurVerfgungstehendenInformationensind.

Die hhpberlin Ingenieure fr Brandschutz GmbH ist mit seinenmehr als 200 Mitarbeitern an sieben Standorten eines der

erstenUnternehmeninDeutschland,dasdieneuenWerkzeugetestet.DelveistfrunsderSchlsselzumthemenorientiertenundvernetztenArbeiten,sagtStefanTruthn,geschftsfhren-derGesellschafterdesUnternehmens.EinweitererEffektbeimEinsatzstellendie IngenieurebeimZeitmanagementfest:DerOfficeGraphhilftunsdabei,ZeitfreinegemeinsameProjekt-und Themenkoordination innerhalb unserer wissensgetriebe-nenOrganisationzugewinnen.

ProzessablufeundInformationsvearbeitungintensivieren

DerWert von Social Enterprises bemisst sich auch, aber nichtnur an der Zufriedenheit derMitarbeiter. Das Beratungsunter-nehmenMcKinseyhatfestgestellt,dassSocialNetworksindenUnternehmen auch Prozessablufe verbessern und Entschei-dungsfindungen beschleunigen, weil Teams innerhalb einesSocial Intranets zum Beispiel relevante Informationen einfachteilenundanderenzurVerfgungstellenknnen.ZudemsindaufgrunddergrerenTransparenzderProzesseinnerhalbvonProjektgruppenProjektfortschritteschnellersichtbar.

EinenweiterenProduktivittsschubmachendieMcKinsey-Bera-ter bei der Informationsverarbeitung aus, weil Informationenschneller gefunden werden und allen zur Verfgung stehen.ZudementstehenkeineBrche,wennMitarbeiterdasUnterneh-menverlassen,weilihreInformationenundihrWissenzueinemgroenTeil imUnternehmenverbleiben.AuchversteckensichKalender, Notizen und Informationen nicht mehr in E-Mails,sondernsteheninSocialIntranetsallenaneinemProjektBetei-ligtentransparentzurVerfgung.

UntermStrich,soMcKinsey, lassesichdieGesamtproduktivittderMitarbeiter um 20 bis 25 Prozent steigern. Dazu kommenSeiteneffekte wie grere Mitarbeiterzufriedenheit und einhheresZusammengehrigkeitsgefhl.PunktenknnenSocialEnterprises nicht zuletzt auch durch ein besseres Standing imwaroftalents.

Fazit

ZumSocialEnterprisegibteskeineAlternative;werdieAnforde-rungenanmoderneProzessgestaltungundWettbewerbsfhig-keitsowiedenWunschderMitarbeiternachmodernerArbeits-gestaltungerfllenmchte,kommtanderEinfhrungvonSocialCollaborationnichtvorbei.Unternehmen,diediedafrntigenSchritte gehen, werden belohnt: Sie knnen sich am Marktbesser behaupten und gewinnen produktivere, weil zufriede-nereMitarbeiter. n

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PlattformenfrdenDokumentenaustauschgibteseinige,vieledavonindereinfachenAusfhrungsogaralsFreeware.Schwach-punktdieserLsungenisthufigdiemangelndeSicherheitundSteuerbarkeit. Im privaten Bereich mgen die Produkte ihrenZweckerfllen,improfessionellenUmfeldhingegensindDoku-mentenlenkung, Versionierung und Rechtevergabe verpflich-tende Kriterien. Hier empfiehlt sich der Einsatz professionellerTools,wieBeispieleausdemMaschinen-undAnlagenbauzei-gen.Entwicklungs-undKonstruktionsabteilungenstehenbeimAustausch technischer Dokumente vor der Herausforderung,groeDatensicherzumPartnertransferierenzumssen.E-MailundFTPsinddortnochimmerhufiggenutzteTransportwegefr technische Dokumente aus dem CAD- und Konstruktions-bereich.DabeiweisenbeideVerfahrendeutlicheNachteileauf:E-Mail-VerkehristunsicherundfrgroeDateienweniggeeig-net. Beim FTP-Transfer werden Dateiversionen unkontrolliertberschrieben,dieProtokollierungistunzureichend,fernersindnurUp-undDownloadmglich.

Deshalb sind vieleUnternehmen in Industrie,Maschinen- undAnlagenbau bereits umgeschwenkt auf professionelle Doku-mentenaustausch-Plattformen. Auch fr die MaschinenfabrikReinhausenGmbHmitHauptsitz in Regensburgundmit ber20Tochter-bzw.BeteiligungsgesellschaftenweltweitbildetdieKommunikationmitZulieferernundTochterunternehmeneinenwichtigenBestandteildesProzessesvomAngebotbiszurAus-lieferung.

Dokumentenaustauschprozessvereinheitlichen

2012 entschied sich das Unternehmen, den Dokumentenaus-tauschprozess,u.a. frsensibleDatenwieCAD-Modelle,hoch-

RoomtoRent:PlattformfrProjektteams

Dokumentenaustausch,Versionierung,Rechtevergabe,virtuelleProjektrume,ERP-System,SRM-System,Tracking

www.procad.de/unternehmen

Frank Zscheile, freier IT-Jour-nalist, Mnchen. Die PROCAD GmbH & Co. KG mit Hauptsitz in Karlsruhe ist Spezialist fr Lsun-gen im PLM, PDM und DMS und beschftigt mehr als 100 Mitarbei-ter/innen. Das Produktportfolio um-fasst die PDM-/DMS-Lsung PRO.FILE zur Verwaltung aller Daten und Dokumente im Produktlebens-zyklus, PRO.CEED zur Lenkung und Automatisierung durchgngiger PLM-Prozesse sowie die Dokumen-tenaustauschplattform PROOM.

Collaboration

volumigeSimulationsdatenoderPatentschriften,einheitlichzudefinieren und ein passendes Softwarepaket zu implementie-ren.ZudenAnforderungenzhltendieDatensicherheit,Nach-vollziehbarkeit derAktivitten und Eindeutigkeit der Versions-stnde es sollte nicht mehr vorkommen, dass UnklarheitenberdieaktuelleDateiversionherrschen.AuchExternesolltensicheinfachintegrierenlassen.

Fr die Projektzusammenarbeit wird nun das Filetransfer-ToolProomeingesetzt:Entwicklungs-,Konstruktions-undEinkaufs-abteilungen knnen darber groe und nderungsintensivetechnische Dokumentewie CAD-Zeichnungen, nderungsauf-trge oder Ausschreibungen mit Partnern gesteuert austau-schen.KommunikationundderTransfervonDokumenten lau-feninEchtzeitbereinenProjektraum,stattlokalerKopienbeijedemPartnerbefindensichdieDokumenteanzentralerStelle.Zutrittsberechtigungen sorgen fr Sicherheit, Monitoring-Funktionenprotokollieren,werwannwas anwelchenDateiengendert hat; einVersionsmanagementdokumentiert die Ent-wicklungsschritte.

Dokumentenflusswirdnachvollziehbar

DieSoftwarelsstsichsowohlinderCloudinstallierenProcadnutzt dazu die Azure-Server vonMicrosoft als auch auf deneigenenServern.DieAnwenderknnenbereinWebinterfacesogenannteProjektrumeeinrichten.DerErstellereinesProjek-traumsldtdieweiterenamProzessBeteiligtenein,sodassauchdiese Zugriff auf den Projektraum haben. Zugangsrechte aufdieDatenlassensichfeinabstufen,sodassbeispielsweisemeh-rereFirmenZugriffaufdienotwendigenDatenerhalten,umeinAngebot fr eine Baugruppe abgeben zu knnen. Sie knnen

nur ihreeigenenDateneinsehen,abernicht ihreMitbewerberoderderenDaten.

Heutewird die Plattformbei Reinhausenbereits in der Ange-botsphase eingesetzt. Der Konstrukteur stellt die notwendi-genDatenimProjektraumbereit,derzustndigeEinkuferldtdanndiepotenziellen Lieferanten indenProjektraumeinundderDokumentenaustausch luft transparentundsicherweiter.DerLieferantkannsichdieDatenherunterladenundmitihnenarbeiten, beispielsweise CAD-Modelle, diemeist inNeutralfor-matenwie STEP oder IGES ausgetauschtwerden. Hat er ferti-gungsbedingtenderungenandenModellen,kannerdiesezurKlrungberdieDokumentenaustausch-Plattformzurckspie-len. Arbeiten zwei Datenaustauschpartner am selben Modell,stellt das System sicher, dass sie die Daten des anderen nichtberschreibenknnen.

BeschaffungsprozessalsdynamischeBeziehung

Einkufer im Maschinen- und Anlagenbau arbeiten in derRegelmit ERP-Systemen oder speziellen Supplier RelationshipManagement (SRM)-Tools, die Beschaffungsprozesse weitest-gehend automatisieren. Da Bestellungen vonMaschinen oderMaschinenteilennichtseltenausberhundertPositionenbeste-hen, handelt es sich hierbei um komplexe Beschaffungsvor-gnge,diesichhufigbereinenlngerenZeitraumerstrecken.ZudenverschiedenenPositionengibteseineVielzahlanbeglei-tendenDokumenten,diesogenanntenSpezifikationen,welchedemjeweiligenLieferantenzubermittelnsind.

Doch industrielle Beschaffungsprozesse sind sehr komplex.Dennwasnunfolgt,kennenEinkufereinesjedenAnlagen-

ZusammenarbeitbereinenProjektraum

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einmalig im SRM hoch. Er verlinkt in der Bestellung vielmehraufdiePlattform, indersichdanndasgesamteSpektrumallerbestellbezogenenDokumenteinihrenjeweiligenVersionenundZusammenhngenbersichtlichabbilden lsst.AufeinenBlicksieht er, welche Spezifikation die aktuelle ist und in welchemZusammenhangsiezueinerBestellungsteht.

Fazit

DurchdieErgnzungeinesERP-bzw.SRM-SystemsdurcheineDokumentenaustausch-Plattform bleibt der Bestellprozess imunternehmenseigenen System, whrend die Dokumentenlen-kungberdasexterneToolgesteuertwird.SttderEinkufereinenneuenBestellprozess imERP/SRMan,erffneterparalleleinen neuen virtuellen Projektraum in der Dokumentenaus-tausch-Plattform.DortkannerfrdieeinzelnenProzessbeteilig-tenRollenundZugriffsrechteanlegen,welchewiederumDoku-mente beliebiger Gre austauschen und bearbeiten knnen.EinkaufsabteilungenknnenaufdieseWeiseihreBeschaffungs-prozessebersichtlicher,sichererundvorallemauchnachvoll-ziehbargestalten. n

bauers,auchbeiReinhausen:NachderinitialenBestellungtretennderungswnscheauf.DieKonstruktionsabteilunghatAnpas-sungsvorschlge,weswegendie Bestellung in Folgemehrfachgendertundnochmalsbermitteltwerdenmuss,waswiede-rumjedesMalmiteinerAnpassungderSpezifikationeneinher-geht.WeilbeideProzesseBestellungundDokumentenhand-lingvoneinanderentkoppeltablaufen,weiderEinkufer imRahmendesIterationsprozessesirgendwannnichtmehr,welcheSpezifikationsversionzuwelcherBestellunggehrt.

Der Beschaffungsprozess im Maschinen- und Anlagenbau istdaher stets internmit einer intensivenKollaboration zwischenderKonstruktionsabteilungunddemEinkaufsowieaufexternerSeitemitdemLieferantenverbunden.DieSchwierigkeitbestehtinderSteuerungderKommunikation,dahufigalleBeteiligteautarkmiteinandersprechenunddamitjederbereinenande-ren Informationsstand verfgt. Dem Einkufer obliegt es, diegesamte Kommunikation und die mit ihr verbundene Doku-mentation zusammenzufhren. DieHerausforderung dabei istderhufigeAustauschvielerundgroerDateieninunterschied-lichenVersionen.Hierfrbietetessichan,dasERP-oderSRM-SystemumeineDokumentenaustausch-PlattformwieProomzuergnzen.DerEinkuferldtdabeiseineDokumentenichtmehr

ProjektraumStartseite

Collaboration

AnsprechpartnerbeiderPROFIAG

Dr. Michael Kosmowski, Senior Software Berater m.kosmowski@profi-ag.de

DadiePSAunternehmenseigeneBegriffebercksichtigt,deckenMitarbeiter neue Zusammenhnge auf undgewinnenwertvolleErkenntnisse.FreinehoheDatensicherheitistjederzeitgesorgt,denndieSuchmaschinebercksichtigtindividuelleZugriffsrechteaufdieQuellsysteme.DurchdenEinsatzderPSAwurdeILLIGdazuangeregt,dieDokumentationbesserzuorganisieren.Sowurdenmit kleinen nderungen wirkungsvolle Verbesserungen fr alleNutzerermglicht.

Fazit

DiePROFISearchAppliancehatILLIGdabeigeholfen,einWissens-management im Unternehmen aufzubauen. Sie gestaltet dieArbeitderBeschftigteneffizienterdennanstattbentigteInfor-mationenmhsamzusuchen,istdiegesamteDatenbasisnunperMausklickverfgbar.

Das Projekt stand bei uns unter dem Motto Finden stattSuchen.UnserAnspruchistes,WissenzurVerfgungzustellen.WirsinddiesemZieleinengroenSchrittnhergekommenundhaben in der PROFI-Mannschaft einen kompetenten Partnergefunden.DieLsungwirddurchunsereMitarbeitersehrgerneangenommen.

Karlheinz Sika, Leiter IT / CIO bei der ILLIG GmbH & Co. KG.

Promotion

PROFI Engineering Systems AGOtto-Rhm-Str.1864293DarmstadtTelefon:+4961518290-0Telefax:+4961518290-7610E-Mail:profi@profi-ag.dewww.profi-ag.de

Die Ausgangssituation und die Ziele

Mitrund750MitarbeiternzhltdieILLIGMaschinenbauGmbH&Co.KGzudenfhrendenAnbieternvonMaschinenundWerkzeu-genfrdieThermoformungundVerpackungstechnik.Die ILLIG-Mitarbeiter bentigten dringend ein Wissensmanagement imUnternehmen. Sie sollten schnell, sicher und vollstndig an diebentigten Informationen gelangen, um effektiver arbeiten zuknnen. Im Oktober 2012 entschied sich ILLIG, eine unterneh-mensinterneSuchmaschineeinzufhren.Fr ILLIGwardiePROFIEngineeringSystemsAGersteWahl,weilandereIT-ProjekteinderVergangenheitbereitserfolgreichdurchgefhrtwurden.

Die PROFI-Leistung

MitderPROFISearchAppliance(PSA)erhieltILLIGeineleistungs-fhigeText-undBildersucheaufdemDateisystembasierendaufIBMContentAnalyticswithEnterpriseSearch3.0.DurchdieSuch-funktionknnenunstrukturierte,inz.B.DateienoderE-Mailsver-teilte Informationen so genutzt werden, als wren sie in einerDatenbankstrukturiert.DieDatenwerdenbeimberfhrenindenSuchindexautomatischmitunternehmenseigenemWissenaufbe-reitet und in die firmenspezifische Begriffsstruktur eingeordnet.berWissensbausteinekann jedeSuchezielgerichtetverbessertwerden.

IlligMaschinenbauWissensmanagementmitderPROFISearchAppliance

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MigrationensinddaslstigeBeiwerkbeiderErneuerungvonIT-SystemenoderbeiderbernahmevonIT-SystemenimRahmenvon Firmenbernahmen, Fusionen oder Firmenabspaltungen.BeieinerMigrationsindimmerDatenbestndeundhufigauchDokumentenbestndevoneinemQuellsystemineinZielsystemzuberfhren.

Dieser Artikel konzentriert sich in allgemeiner Form auf dieMigration von Dokumentenbestnden, wobei hierbei auchdieDatenbestnde inhaltlichmitabgedeckt sind,dieaus revi-sorischenoder rechtlichenGrndenausdemQuellsystemauf-bewahrtwerdenmssen.Dargestelltwird,wie solcheMigrati-onsvorhabengeplantunddurchgefhrtwerdenknnen.Teil1in diesemHeft befasst sichmit der zwingend notwendigen(!) Analysephase.Teil 2 (indernchstenAusgabe)behandeltdienotwendigenManahmenundeineAuswahldermglichenFallstricke,diesichbeidertechnischenUmsetzungergeben.

MigrationsverfahrenAuslserundHeraus-forderungen

Jeder der ein IT-System mit gespeicherten oder archiviertenDatenundDokumentenbetreibtodernutzt,wirdinmehroderweniger kontinuierlichenAbstndenmit einemMigrationsver-fahren konfrontiert sein. Auslser knnenbeispielsweise neueSoftwareverfahren, ein Technologiewechsel bei den Speicher-medien oder eine Firmenbernahme sein. Hieraus entstehenbei Dokumententechnologien vielfltige Anforderungen bei

MigrationvonDatenundDokumenteneinLeitfaden[1]

Analysephase,Quell-undZielsystem,Matching,Umsetzungsszenarien

www.project-consult.com

Dr. Joachim Hartmann ist freier Consultant, unter anderem bei der PROJECT CONSULT Unterneh-mensberatung Dr. Ulrich Kampff-meyer GmbH. Mit IT-Migrations-projekten befasst er sich erfolgreich seit ca. 25 Jahren. Weitere Schwer-punkte seiner Beraterttigkeit sind ECM-Themen, insbesondere elek- tronische Aktenlsungen, ECM-Change Management und Trouble Shooting in IT-Projekten. Branchen-schwerpunkte sind Banken, Ver- sicherungen und Industrie.

SpecialMigration

derMigrationderDokumenteundAblagestrukturenundbeimImportundExportderIndizes(Metadaten).Die Kernaufgabe bei der Migration von Dokumentenbestnden ist dabei einfach zu defi-nieren: Die gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Aufbe-wahrungspflichten sind zu gewhrleisten, so dass trotz eines Mig-rationsverfahrens die unverflschte Aufbewahrung nachgewiesen werden kann.

Hier treten eine Reihe von Herausforderungen auf wie diefolgendenausgewhltenBeispielezeigen:

n Esistunklar,welcheBestndeausdenQuellsystemenber-hauptbernommenwerdenmssen.

n DieQuell-undZielsystemesindheterogen.Esmssenzuerstentsprechende Transformationsmechanismen definiertwerden.

n Es sollen Daten und Dokumente aus Produktionssystemenbernommen werden, die erst noch aus diesen Systemenextrahiertwerdenmssen.

n AufgrundvonPersonalfluktuationknnenwichtigeExperti-senindenQuellsystemenverlorengegangensein.

n Schleppende Zusammenarbeit oder Verweigerungshal-tung bei externen Providern, wenn bei der Migration dieGeschftsgrundlagewegfllt.

n AltbestndefindensichberverschiedeneSpeichermedienverteilt. Kommen hier beispielsweise Bandsicherungen insSpielkanneszuextremlangenMigrationsdauernkommen.BeideVerfasserknnenausProjektenmitgeschtztenMigra-tionsdauernvonmehrals10Jahrenberichten.

www.dr-weiss.com

Dr. Dietmar Wei, DWB Dr. Dietmar Wei Beratung, unter-sttzt Unternehmen bei der Erstel-lung von Fachkonzepten, Einfh-rung und Auswahl von Dokumenten Management- und Archivsystemen. Weitere Schwerpunkte sind Pro-zessanalysen und -optimierungen mittels Prozesskostenrechnung, Workflow Management und weiteren Methoden insbesondere im kaufmnnischen Bereich.

AnalysephaseinMigrationsprojekten

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DieseHerausforderungenlassensichnurmiteinem,dereigent-lichenMigrationvorgeschaltetenAnalyseprozesslsen.

AnalysephaseDatenbestndeundMigrations-bedarfermitteln

Jedes Migrationsvorhaben, bei dem nur eine der im vorigenKapitel genannten Herausforderungen auftritt, bentigt eineAnalysephase (siehe Bild), an die sich die eigentliche Umset-zungsphasemitdertechnischenTransformationderDokumen-tenbestndeindasZielsystemanschliet.

DieAnalysedesQuellsystemsmussallevorhandenenBestndeumfassen,diemglicherweiseaufbewahrtwerdenmssen.Diesknnen sowohl Dokumentenbestnde als auch ausgelagerteDatenbestnde oder Datenbestnde in einem Anwendungs-systemsein,dasbeiderMigrationabgelstundanschlieendstillgelegtwird.

Nach der Identifizierung der vorhandenen Daten muss dieBedarfsanalyse in einem nchsten Punkt diejenigen Bestndeherausfiltern,diebeieinerMigrationzubernehmensind.Dabeisind verschiedene Aspekte zu bercksichtigen, zu denen imkonkretenProjektweiterehinzukommenknnen.Beispielehier-frsind:

RechtlicheundregulatorischeAnforderungenn Rechtliche und regulatorische Anforderungen mssen

zum einen direkt aus Gesetzen oder staatlichen Richtlinienab-geleitet werden. Zum anderen knnen auch hauseige-nen Standards (Policies, Governance Rules), Vorgaben oderEmpfehlungen der Aufsichtsbehrden oder Branchenemp-fehlungenhinzukommen.

n DarberhinausgibtesnationalundinternationalnochjedeMenge weitere aus Gesetzen und Richtlinien abgeleiteteDokumentations- und Aufbewahrungspflichten, auf die andieserStellenichtweitereingegangenwerdenkann.

n Gesetzestexte und staatliche Richtlinien besitzen naturge-m selten Handlungsanweisungen fr die konkrete tech-nischeUmsetzung.DeshalbbesitzenEmpfehlungenwiediedesVOIzurrevisionssicherenArchivierungeinegroeprakti-scheBedeutung.

bernahmevonDokumentenzurrechtlichenAbsicherungn Risikobetrachtungen, Haftungsfragen z.B. nach dem Pro-

dukthaftungsgesetz,oderderWunschnachBeweissicherungknnen weitere Anforderungen auslsen. Hier spielen diegesetzlichenVerjhrungsfristeneinegroeRolle.

n Bei unklaren Anforderungen, wie sie hufig beispielsweisebei GDPdU-relevanten Daten vorkommen, mag es zudemwirtschaftlicher sein, bestimmte Bestnde zu bernehmen,obwohlnichtzwingendeineVerpflichtunghierzuerkennbarist. Der oft hohe Aufwand fr eine verbindliche rechtlichePrfungkanndannvermiedenwerden.

SpecialMigration

n Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten oder wenn ein Titel freine Forderung erwirkt ist, knnen sehr lange Aufbewah-rungsfristen entstehen. Solche Dokumente mssen meistsehrmhseligidentifiziertundausgesondertwerden.

Elektronische Daten und Dokumente und nicht elektronischeDokumenteHufigwirdmanverschiedeneMedienalsQuellenfinden:n Elektronische Daten, die aus Anwendungssystemen expor-

tiertundaufbewahrtwerdenmssenn ElektronischeDokumente,die in File-,Archiv-oderAnwen-

dungssystemenzufindensindn Nicht-elektronische Dokumente wie Papierakten oder aus

derMikroverfilmung

bernahmenachArtderGeschftsttigkeitn Bei aktiven, laufenden Geschften mssen smtliche

geschfts- und steuerrelevanten Daten in die aktivenBestndebernommenwerden.DiehierzugehrendeDoku-mentationistaufbewahrungspflichtigundmussidentifiziertwerden. Auerdemmuss festgestellt werden, wie weit dieDokumentation rckwirkend bernommen werden muss,z.B.dieBuchungshistorie.

n Bei nicht aktiven, also meist abgeschlossenen Geschften,mssenmeistnurnochdieDokumentations-undAufbewah-rungspflichteneinschlielichderSteuer-undHaftungsanfor-derungenerflltwerden.

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StichtagsbernahmeDieFrage,abwelchemStichtagdieBestndebernommenwer-denmssen,istgeradebeiFirmenbernahmenhufigkomplex.Relevantknnensein:n DasDatumdesFirmenbergangsn DasDatumdesGeschftsbergangs.Hierknnenauchmeh-

rereTeilbergngebeiGeschftenvorliegen.n Rckwirkende Aufbewahrungspflichten, insbesondere bei

derbernahmevonlaufendenGeschften.DieseFragekannsichauchdannstellen,wennbeiTeilbernahmeeinerFirmaderFortbestandderQuelldatennichtgesichertist.

Die Abgrenzung der Stichtagemuss aus DatenschutzgrndenoderzurWahrungvonBetriebsgeheimnissenofttaggenauein-gehaltenwerden.

MatchingWarumdieBestandsanalyseberarbeiten?

InvielenkomplexenMigrationsprojektenhatsich inderPraxisgezeigt,dassderzunchstevaluiertebernahmebestandnichtmitdentatschlichenAnforderungenbereinstimmt.DerGrundliegtdarin,dassdieBestandsanalysemeisttechnischgetriebenist. Es werden IT-Systeme, Archivsysteme und gespeicherteDaten- und Dokumentenbestnde analysiert. Die Bedarfsana-lysedagegenevaluiertdie rechtlichen, fachlichenAnforderun-gen.DeshalblassensichhufignichtallegefundenenBestndeeinertatschlichenAnforderungzuweisenundumgekehrtfeh-lenDokumentenbestnde,diedieFachseiteeigentlicherwartenwrde.

DieDiskrepanzengiltesineinemZuordnungs-undberarbei-tungsschritt (Matching) zu beseitigen. Dabei kann es vorkom-men, dass Dokumentenbestnde erst noch erzeugt werdenmssen.Beispiel:EinSystem,dasdieMesswerteausdenber-wachungssystemen eines Kraftwerks analysiert, soll abgelstwerden. Die Daten sind in der Datenbank dieses Systems ineinem proprietren Format gespeichert. Das Risikomanage-ment desUnternehmens verlangt, dass dieseDatenweiterhinzur Verfgung stehenmssen. Deshalbmuss dieser Datenbe-standzuerstextrahiertundineinfrdieweitereAufbewahrunggeeignetes Formatgewandeltwerden.Wichtig ist hierbei:DieVerantwortung,welcheBestndemigriertwerden, liegt immerauf Seite der Fachbereiche. Die IT kann hier nur untersttzenundhinsichtlich technischerRestriktionenundAnforderungenberaten.

Ergebnis des berarbeitungsschritts ist die Liste aller ber-nahme- und Archivierungsobjekte (AO). Auerdem wird zujedem AO eine Aufbewahrungs- und Lschfrist definiert. DieAufbewahrungsfrist ist die Mindestaufbewahrungsdauer. DieLschfrist setzt den Zeitpunkt, ab dem die Daten und Doku-mentevernichtetseinmssen(z.B.ausdatenschutzrechtlichenAnforderungen). Meist sind Aufbewahrungs- und Lschfristidentisch,schonalleine,umnichtunntiglangeSpeicherkostenzugenerieren.

EntwicklungvonUmsetzungsszenarienWiebernehmen?

Istmansichbewusst,waszubernehmenist,mssenmglicheSzenarienfrdieUmsetzungentwickeltwerden.Diesesindstarkvon der Infrastruktur der Zielumgebung abhngig. DeshalbseienhiernureinigeBeispielegenannt:

MigrationineinevorhandeneLsungBestehtdieNotwendigkeitdesdirektenZugriffsfrdieweitereNutzung eines bernahmeobjekts, ist zu prfen, ob hierfrbereits eine Anwendung besteht. Dies kann eine Fachanwen-dungodereinvorhandenesArchivsystemsein.HierbeiknnenKonvertierungs-und IndizierungslufesowieAnpassungenamDatenmodell erforderlich sein, um die Informationen fr dieAnwendungverfgbarzumachen.

MigrationineineneuzuschaffendeLsungMglicherweise muss die Neubeschaffung eines Archiv- oderAnwendungssystemseingeleitetwerden.Dadiesimmerdieauf-wndigsteLsungseinwird,musshierunbedingtgeprftwer-den,obdiefolgendeOptionkostengnstigerzurealisierenist:

ExterneAuslagerungEs kann hufig wirtschaftlicher sein, Bestnde bei externenDienstleistern auszulagern, wenn beim Dienstleister entspre-chende Speicherungs- und Zugriffsmglichkeiten bereits vor-handen sind. Sind z.B. bei einer Firmenbernahme Bestndebereits bei einem externen Dienstleister gelagert, so kann eswirtschaftlicher sein, den Dienstleistungsvertrag anzupassenundzubernehmen.

AusalterungObjekte,dienichtzwingendrevisionssicheraufbewahrtwerdenmssen,knnenaufpreiswertenSpeicherplatzausgelagertund

SpecialMigration

dortberdieverbleibendeAufbewahrungsfristgespeichertundanschlieendgelschtwerden.Dabeiistzuprfen,obdieDatenoderDokumentenformatezumErhaltderspterenNutzbarkeitkonvertiertwerdenmssen.

LschenDiekostengnstigsteAlternativeistdasLschenvonBestnden,frdiesichbeimMatchingkeinBedarfanweitererAufbewah-rung ergeben hat. Neben der entsprechenden AbsicherungdurchWirtschaftsprfer, Auenprfer oder durch den Rechts-bereichmusszwingenddokumentiertwerden,wasvonwemaufGrundwelcherEntscheidunggelschtwurde.

Dieeinzelnenbernahmeobjektewerdenschlielichdenvorge-sehenenUmsetzungsszenarienzugeordnet.

Fazit

EntscheidendfrdieQualittderPlanungeinesMigrationsvor-habenssindzweiwesentlichePunkte:

n Der vollstndigeAbdeckungsgradder vielfltigenAnforde-rungen,und

n DieOptimierungdervorhandenenDaten-undDokumenten-bestndeaufdiefachlichenAnforderungen

Die konkrete Umsetzungsphase bei Migrationen ist Themades zweiten Teils dieses Artikels in der nchsten Ausgabe desDOK.magazins. n

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SpecialMigration

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Michael Denzler ist TSP Team Lead & Senior Technical Solutions Professional EMEA bei AvePoint, einem fhrenden Softwareherstel-ler von Enterprise-Class Big Data Management-, Governance- und Compliance-Lsungen fr So-cial Collaboration Plattformen. AvePoint wurde 2001 mit Hauptsitz in Jersey City, New Jersey, gegrn-det und untersttzt mehr als 13.000 Organisationen weltweit.

DieGrndefreineMigrationwennDateneinesAltsystemsaufeinneuesSystemberzusiedelnsindknnenvielschichtigsein.Meistens versprichtman sich von einem neuen System zustz-licheFunktionalitt.AberauchdiegeringeLeistungsfhigkeitdesAltsystems,oderdieTatsache,dassderHerstellerdasAltsystemnichtmehrpflegtoderuntersttzt,spieleneineRolle.

DieseundweitereberlegungenbewegenUnternehmeninderSharePoint-Welt, eineMigration insAugezu fassen.Daes sichbei SharePoint um eine der leistungsfhigsten und flexibels-tenPlattformenhandelt,wirdmeisteineMigrationvonfremd-artigenSystemen,wieFileshares,Livelink,oderLotusNoteszuSharePoint durchgefhrt. Soll dieser Wechsel gelingen, mussman sich frheroder sptermitdiesemThema fachlichausei-nandersetzen.

WorinsichdieMigrationvomUpgradeunterscheidet

HandeltessichbeidemAltsystemlediglichumeineVorgnger-version, z.B. SharePointServer2010, kannesausreichend sein,die Migration ber ein sogenanntes Upgrade durchzufhren.Bei einem Upgrade wird die existierende Datenbankstrukturdirekt an die neue Version von SharePoint angepasst. WennSharePointohnejeglicheAnpassungzumEinsatzkam,funktio-niertdieseVorgehensweiseinderRegelproblemlos.

WurdenjedochAnpassungenanSharePointvorgenommen,isteinUpgradenurmehrschwermglich.IndiesemFallbleibtnurderWegbereineDatenmigration.BeiderDatenmigrationwirdDatensatzfrDatensatzausderQuellegezogen,geprft,gege-benenfallstransformiert,unddannindasZielabgelegt.DieserVorgangnimmtnaturgemmehrZeitinAnspruch,dafrjedenDatensatzmindestenseine,blicherweisesogarmehrereTrans-aktionenstattfinden.

Challenge&ChancenvonMigrations-Projekten

SharePoint-Migration,Datenstruktur,Datenanalyse,Metadaten,Validierung

Wasesbedeutet,eineMigrationdurchzufhren

Um eine Migration erfolgreich durchzufhren, muss manzunchst verstehen, was sich hinter diesem Vorgang verbirgt.Denn hinter einer Migration wird oft eine einfache Daten-kopier-Aktionvermutet.Das ist jedochnicht richtig!WenndasAltsystem an Prozesse, Ablufe oder die Funktionalitt ange-passtwurden,dannisteineMigrationalskomplexesProjektzubetrachten. Hufig fhrt dieser Denkfehler Verantwortliche ineineSackgasse,ausdersienurschwerwiederherausfinden.

Hat man sich jedoch diese Grundlage erst einmal vor Augengefhrt, wird ganz schnell klar, dass bei einer Migration ver-schiedenste Aspekte zu bercksichtigen sind. Dazu gehrenbeispielsweisefolgendePunkte:

01 dieAuswirkungderMigrationaufdieBenutzer02 dieDauerderMigration03 dieBeschaffenheitderDaten04 Metadaten05 Berechtigungen06 Unternehmensrichtlinien

EineMigration ist also kein rein technisches Thema und auchnicht nur auf die IT-Abteilung beschrnkt. Der Aufwand einerMigrationmagzwarhochsein,dochistsieoftdereinzigeWeg,DatenvoneinemAltsystemineinneueszubertragen.

WarumKnow-howberdasalteundneueSystemwichtigist

Es gibt unterschiedliche Grnde fr fehlgeschlagene Migra-tions-Projekte. Ein Hauptgrund ist fehlendes Wissen ber das

Altsystemund/oder das neue System, gerade dann,wenn dieMigrationaufeinefremdePlattformansteht.WenntechnischesKnow-how zur Abbildung von Prozessen und Datentypen imAltsystemoderimneuenSystemfehlt,fhrtdasunweigerlichzuProblemen.

Wenigertechnisch,jedochnichtminderwichtig,istdasVerstnd-nis,wiemitdenDatenbishergearbeitetwurde,undzuknftiggearbeitetwerdensoll.Benutzersindoftenttuscht,wennderenkonkreteErwartungenandasneueSystemnichterflltwerden.EsmachtalsoSinn,sievonAnfanganindasMigrations-Projekteinzubeziehen.DaeinezuknftigePlattforminderRegelvieleneueFunktionenbietet,wirddarberhinausempfohlen,diesegenau zuprfen.Damitwird sichergestellt, dasshinterherderzustzlicheFunktionsumfangauchgnzlichzumEinsatzkommtunddenBenutzerneinMehrwertge