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DOKUMENTATION Audi VW Belegportal...Dokumentation Audi VW Belegportal Version 1.0 Seite 3 von 13 1 Registrierung 1.1 Allgemeine Informationen Der Betrieb des Audi VW Belegprotals wird

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  • Dokumentation Audi VW Belegportal Version 1.0

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    Inhaltsverzeichnis

    1 Registrierung .............................................................................................................................. 3

    1.1 Allgemeine Informationen .................................................................................................................. 3

    1.2 Informationen zu dem Nutzungs- und Archivierungsvertrag mit INPOSIA ................................. 3

    1.3 Informationen zum Registrierungsformular .................................................................................... 4

    1.3.1 Teil 1: Firmen Daten .................................................................................................................... 4

    1.3.2 Teil 2: Ihre Kontaktdaten............................................................................................................. 5

    1.3.3 Teil 3: Bevollmächtigter des Vertrags ........................................................................................ 6

    1.3.4 Teil 4: Referenzdaten für Kontodokumente / Rechnungsempfänger .................................. 6

    1.3.5 Teil 5: Vertragsunterlagen .......................................................................................................... 7

    1.4 FAQ – häufig gestellte Fragen zur Registrierung .............................................................................. 8

    2 Audi VW Belegportal ................................................................................................................ 10

    2.1 Anmeldung am Audi / VW Belegportal ............................................................................................ 10

    2.2 Passwort zurücksetzen ...................................................................................................................... 11

    2.3 FAQ – häufig gestellte Fragen zum Audi VW Belegportal ............................................................. 12

    3 Support ...................................................................................................................................... 13

  • Dokumentation Audi VW Belegportal Version 1.0

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    1 Registrierung

    1.1 Allgemeine Informationen

    Der Betrieb des Audi VW Belegprotals wird ab dem 01.01.2021 an die Firma INPOSIA Solutions GmbH in Karlsruhe übertragen.

    Der neue Portalbetreiber INPOSIA Solutions GmbH, sichert Ihnen die kostenfreie Archivierung für die vereinbarte Restlaufzeit zu.

    Das bedeutet auch für alle zukünftigen Belege, die Sie über das Belegportal von der AUDI AG erhalten.

    Damit Sie wie gewohnt das elektronische Audi-VW-Belegportal nutzen können, registrieren Sie sich bitte ab dem 27.11.2020,

    möglichst bis zum 15.12.2020 unter der untenstehenden Internetseite. Im Rahmen der Registrierung schließen Sie einen neuen,

    für Ihr Unternehmen kostenfreien, Nutzungs- und Archivierungsvertrag mit dem neuen Dienstleister INPOSIA Solutions GmbH

    ab.

    Die Registrierung beim neuen Dienstleister INPOSIA Solutions GmbH können Sie ab dem 27.11.2020 unter folgender Internetseite

    durchführen:

    https://audi-vw-belegportal.inposia.com/registrierung

    1.2 Informationen zu dem Nutzungs- und Archivierungsvertrag mit INPOSIA

    Folgende drei Vertragsbestandteile müssen vereinbart und abgeschlossen werden:

    (1) Einverständniserklärung für den elektronischen Belegversand mit der Volkswagen AG

    Aktivieren und erteilen Sie Ihre Zustimmung und Ihr Einverständnis auf der Registrierungswebseite, dass die Kommunikation

    revisionspflichtiger Dokumente auf elektronische Dokumente und elektronische Dokumentenübermittlung umgestellt wird. Die

    Inhalte der Einverständniserklärung entnehmen Sie bitte dem auf der Registrierungswebseite angezeigtem Dokument, welches

    Sie nach erfolgreich abgeschlossener Registrierung auch per Mail erhalten werden.

    (2) Delegationsauftrag mit der INPOSIA Solution GmbH

    Aus zivilrechtlichen Gründen ist es notwendig, dass Ihr Unternehmen die Firma INPOSIA mit der kostenlosen Langzeit-

    archivierung und der automatischen Validierung der signierten Dokumente bevollmächtigt. Mit dem Aktivieren der Checkbox

    auf der Registrierungsseite stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu und Sie bevollmächtigen INPOSIA gemäß

    Delegationsauftrag die Langzeitarchivierung und die automatische Validierung der signierten Dokumente durchzuführen. Die

    Inhalte des Delegationsauftrag und der Nutzungsbedingungen entnehmen Sie bitte dem nachfolgenden Dokument, welches Sie

    nach erfolgreich abgeschlossener Registrierung auch per Mail erhalten werden.

    (3) Auftragsverarbeitung (AV)-Vertrag gemäß Art. 28 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

    Gem. Art .28 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGV) muss jede verantwortliche Stelle einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung

    (AVV) abschließen, sobald diese personenbezogenen Daten im Auftrag verarbeiten lässt. Bei der von uns bereitgestellten

    Dienstleistung (Langzeitarchivierung) handelt es sich um eine Datenverarbeitung im Auftrag, da personenbezogenen Daten auf

    unseren Systemen gespeichert bzw. verarbeitet werden. Im diesem Zuge bieten wir Ihnen die Möglichkeit, den benötigen AV-

    Vertrag online abzuschließen. Mit dem Aktivieren der auf der Registrierungsseite stehenden Checkbox akzeptieren und

    bestätigen Sie den AV-Vertrag mit der INPOSIA Solutions GmbH. Die Inhalte des AV-Vertrag entnehmen Sie bitte dem Dokument

    auf der Registrierungsseite. Mit der Akzeptanz und Bestätigung auf der Registrierungswebseite handelt es sich um einen

    rechtskräftigen Vertrag zwischen Ihnen und der INPOSIA Solutions GmbH, welchen Sie nach erfolgreich abgeschlossener

    Registrierung, inkl. der relevanten Informationen (Uhrzeit, Datum, Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten) auch per Mail

    erhalten werden. Bitte verwahren Sie dann diese Mail sorgfältig auf. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter:

    [email protected] zur Verfügung.

    https://audi-vw-belegportal.inposia.com/registrierung

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    1.3 Informationen zum Registrierungsformular

    Durch den Aufruf der vorstehenden URL erreichen Sie das Registrierungsportal welches nachfolgend erläutert wird. Die mit *

    gekennzeichneten Felder sind zwingend erforderlich. Eine Person kann mehrfach eingetragen werden.

    1.3.1 Teil 1: Firmen Daten

    Firmen Daten: Bitte tragen Sie nachfolgend alle Adressdaten Ihres Unternehmens bzw. Autohauses mit Ihrer

    Betriebsnummer ein.

    Konto Typ: Haendler: Wählen Sie diesen Typ aus, wenn Sie ein Audi VW Händler sind.

    Lieferer: Wählen Sie diesem Typ aus, wenn Sie ein Lieferant für die Audi AG oder

    VOLKSWAGEN AG sind.

    Bestehend oder neu: Bestehendes Konto: Es gab bereits bei dem alten Provider Paragon CC einen Account für das

    Belegportal

    Neues Konto: Es gab bei dem alten Provider Paragon noch keinen Account fürs Belegportal, d.h.

    die Belege wurden Ihnen bisher postalisch versandt

    ACHTUNG (!): Es kann vorkommen, dass Händler bzw. Lieferanten sich erst kürzlich noch bei

    Paragon registriert haben, aber nicht in den Stammdaten sind, die in der Datenbank hinterlegt

    sind. In diesem Fall müssen Sie sich komplett neu registrieren.

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    1.3.2 Teil 2: Ihre Kontaktdaten

    Ihre Kontaktdaten Hinterlegen Sie hier bitte Ihre Kontaktdaten bzw. die Kontaktdaten der Person, welche sich dann

    zukünftig in das Audi VW Belegportal einloggen wird, um Belege einzusehen oder

    herunterzuladen.

    ACHTUNG (!): An die hier hinterlegte Email Adresse werden alle Zugangsdaten und Informationen

    gesendet!

    Hinweis: Teilen Sie uns an dieser Stelle bitte auch die Webseite Ihres Unternehmens mit. Sollte Ihr

    Unternehmen über keine Webseite verfügen, bitten wir Sie hier „keine Webseite vorhanden“

    einzutragen.

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    1.3.3 Teil 3: Bevollmächtigter des Vertrags

    Bevollmächtigter des

    Vertrages

    Bitte hinterlegen Sie hier die Person, welche den kostenfreien Nutzungs- und Archivierungsvertrag

    mit der Firma INPOSIA Solutions GmbH unterschreiben würde, wären die Verträge in Papierform

    und auch in Ihrem Unternehmen unterschriftsberechtigt ist.

    Die hier hinterlegte Email Adresse dient nur für Vertragszwecke.

    Diese Daten sind elektronisch notwendig, da im Anschluss der Registrierung ein elektronischer

    Vertrag erstellt und Ihnen per Email zugesendet wird.

    1.3.4 Teil 4: Referenzdaten für Kontodokumente / Rechnungsempfänger

    Rechnungsempfänger Bitte hinterlegen Sie hier die Person mit Email Adresse, welche eine automatisierte Email

    Benachrichtigung erhalten soll, wenn neue Belege im Portal vorhanden sind.

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    1.3.5 Teil 5: Vertragsunterlagen

    Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten Sie folgenden Bestätigung auf der Portal Seite:

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    Checkboxen für

    Vertragsunterlagen

    Mit aktivieren der Checkboxen stimmen Sie den Vertragsdokumenten zu und durch bestätigen

    des „Absenden“ Buttons werden Ihnen automatisiert alle Vertragsdokumente und Zugangsdaten

    an die Email Adresse in Teil 2 versendet.

    Bei Wiederregistrierung erhalten Sie 4 Emails:

    1.) Einverständniserklärung

    2.) Delegationsauftrag

    3.) AV Vertrag

    4.) Passwort als separate Email

    Bei Neuregistrierung erhalten Sie 5 Emails:

    1.) Informationen zur Registrierung, Prüfung durch Audi / VW Fachbereiche

    2.) Einverständniserklärung

    3.) Delegationsauftrag

    4.) AV Vertrag

    5.) Passwort als separate Email

    1.4 FAQ – häufig gestellte Fragen zur Registrierung

    Was bedeutet „Bestehend oder neu“?

    Bestehendes Konto: Es gab bereits bei dem alten Provider Paragon CC einen Account für das Belegportal

    Neues Konto: Es gab bei dem alten Provider Paragon noch keinen Account fürs Belegportal, d.h. die Belege wurden Ihnen bisher

    postalisch versandt

    ACHTUNG (!): Es kann vorkommen, dass Händler bzw. Lieferanten sich erst kürzlich noch bei Paragon registriert haben, aber

    nicht in den Stammdaten sind, die in der Datenbank hinterlegt sind. In diesem Fall müssen Sie sich komplett neu registrieren.

    Was ist bei Wiederregistrierungen anders als bei Neuanlage?

    Sollten Sie bereits das alte Audi VW Belegportal bei Paragon CC benutzt haben können Sie eine Wiederregistrierung vornehmen.

    Bei der Wiederregistrierung wird nur mit der Betriebsnummer bzw. Lieferantenummer und der Postleitzahl validiert. Ist diese

    Kombination in der Datenbank vorhanden, wird der User direkt bestätigt und die Fachbereiche werden informiert, dass der

    Betrieb/Lieferant sich wieder für das Portal registriert hat.

    Bei Neuanlagen erhält der User zunächst nur eine E-Mail, dass die Registrierung der Daten erfolgreich war und nun die

    Fachbereiche von Audi VW die Registrierung prüfen, um sie dann entweder zu bestätigen oder abzulehnen. In jedem Fall wird der

    User über das Ergebnis informiert. Bitte beachten Sie, dass die Freigabe ein paar Tage dauernd kann.

    Bei einer Neuanlage: Wie lange dauert es, bis der Account freigeschaltet wird?

    Die Audi VW Fachbereiche müssen eine Neuanlage bestätigen, d.h. es hängt von den Fachbereichen ab. Sollte es übermäßig lange

    dauern, müsste der zuständige Fachbereich kontaktiert werden.

    Warum wird eine Neuanlage abgelehnt?

    Die Audi VW Fachbereiche müssen eine Neuanlage bestätigen, d.h. es hängt von den Fachbereichen ab. Informationen zur

    Ablehnung kann nur der jeweilige Audi VW Fachbereich liefern.

    Müssen alle Audi / VW Fachbereiche eine Neuanlage bestätigen?

    Nein, es reicht, wenn ein Audi / VW Fachbereich die Neuanlage bestätigt. Gleiches gilt für eine Ablehnung.

    Was passiert, wenn ein Fachbereich eine Neuanlage aus Versehen löscht, statt sie zu bestätigen?

    Alle Daten aus der Registrierung werden gelöscht, der Betrieb muss sich noch einmal neu registrieren.

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    Was bedeutet der Fehler „ungültige Kombination aus PLZ und Betriebsnummer?

    In den Stammdaten ist kein Betrieb mit dieser Betriebsnummer und PLZ hinterlegt. Wenn die Eingaben stimmen, also kein

    Tippfehler vorliegt, aber der Fehler trotzdem auftritt, muss die Registrierung als Neuanlage durchgeführt werden. („Neu“ statt

    „Bestehend“ auswählen.)

    Der Login funktioniert, aber es sind noch keine Belege sichtbar.

    Belege werden im Portal erst ab dem 01.01.2021 sichtbar sein, bis dahin können sie in dem alten Audi VW Belegportal der Firma

    Paragon CC die Belege einsehen.

    Wie lange ist das Initialpasswort gültig?

    Unbegrenzt, es sollte aber so schnell wie möglich geändert werden. Dazu bitte einloggen und im Menü auf „Einstellungen =>

    Benutzereinstellungen => Passwort ändern“ gehen. Alternativ können Sie auch Passwort zurücksetzen auf der Login Seite bereits

    wählen. Details siehe Kapitel „Passwort zurücksetzen“ in diesem Dokument.

    Wir wollen, dass mehrere Personen eines Autohauses einen Zugang haben. Kann sich nur einer registrieren?

    Es gibt pro Betrieb genau einen User, der dann auch nur die Belege des Betriebs einsehen kann. Das Berechtigungskonzept soll

    aber in Q1 2021 angepasst werden.

    Gibt es „Superuser“, die sich gleich für mehrere Betriebe registrieren können, um später die Belege mehrerer Betriebe

    ansehen zu können?

    Nein, es gibt pro Betrieb genau einen User, der dann auch nur die Belege des Betriebs einsehen kann. Das Berechtigungskonzept

    soll aber in Q1 2021 angepasst werden.

    Ein Land fehlt in der Länderliste.

    Bitte melden Sie dies dem INPOSIA Support unter [email protected], damit es hinzugefügt wird.

    Wie viele/welche Emails erhält ein User beim Registrierungsprozess?

    Bei einer Wiederregistrierung erhält der User 4 Emails: Einverständniserklärung/Bestätigung der Aktivierung mit PDF-Anhang,

    Delegationsauftrag mit PDF-Anhang, AV-Vertrag mit PDF-Anhang sowie Initialpasswort. Die PDF können auch schon vor der

    Registrierung auf der Website des Registrierungsformulars eingesehen werden.

    Bei eine Neuanlage kommt noch eine zusätzliche E-Mail über die erfolgreiche Registrierung der Daten dazu. Sollte die

    Registrierung abgelehnt werden, werden die E-Mails mit den PDFs und dem Passwort nicht gesendet, sondern nur die E-Mail mit

    der Information zur Ablehnung.

    Was tun, wenn eine E-Mail fehlt?

    Es kann eine Weile dauern, bis die Emails ankommen. Falls die E-Mails dann nicht im Spam liegen, bitte den INPSOIA Support

    kontaktieren.

    Was ist der Unterschied zwischen „Kontaktdaten“, „Bevollmächtigter des Vertrags“ und „Rechnungsempfänger“?

    „Kontaktdaten“ => Benutzer, der sich einloggt

    „Bevollmächtigter des Vertrags“ => die Person, die den Vertrag unterschreiben würde, wenn er aus Papier wäre.

    „Rechnungsempfänger“? => Person, die die E-Mailbenachrichtigungen erhält, wenn neue Belege im Portal sind.

    Mit welchem Benutzernamen kann man sich einloggen?

    Mit dem Kontotyp und der Betriebsnummer/Lieferantennummer, bspw.: HAENDLER.12345 / LIEFERER.987654.

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    2 Audi VW Belegportal Das neue Audi VW Belegportal steht Ihnen ab 01.01.2021 unter folgender URL zur Verfügung:

    https://audi-vw-belegportal.inposia.com/login

    Bitte überprüfen Sie rechtzeitig vor dem Jahreswechsel, dass Sie alle Zugangsdaten haben und sich bei der Firma INPOSIA

    registriert haben.

    2.1 Anmeldung am Audi / VW Belegportal

    Im Anschluss wird folgender Bildschirm angezeigt:

    Bitte beachten Sie:

    Ihre Belege werden erst ab dem 01.01.2021 sichtbar sein. Bitte benutzen Sie so lange das Belegportal bei Paragon CC.

    https://audi-vw-belegportal.inposia.com/login

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    2.2 Passwort zurücksetzen

    Durch Drücken des Buttons „Passwort zurücksetzen“ wird Ihnen folgender Dialog angezeigt. Bitte tragen Sie hier Ihren

    Benutzernamen im Format Haendler. oder Liefer. ein.

    Sie erhalten im Nachgang eine E-mail mit einem 3 Tage lang gültigen Link zum zurücksetzen bzw. vergeben eines neuen

    Passworts.

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    2.3 FAQ – häufig gestellte Fragen zum Audi VW Belegportal

    Es ist nicht möglich sich mit der Händler- oder Lieferantennummer einzuloggen bzw. mit welchem Benutzernamen

    muss ich mich einloggen ?

    Bitte beachten Sie, dass Sie sich in dem neuen Audi VW Portal voranstehend mit Ihrem Kontotyp einloggen müssen:

    HAENDLER. Beispiel: HAENDLER.12345

    oder

    LIEFERER. Beispiel: LIEFERER.12345

    Benutzen Sie Ihr per Email zugeteiltes Startpasswort an! Sie können auch auf der Startseite https://audi-vw-

    belegportal.inposia.com/login Ihr Passwort zurücksetzen.

    Ab wann können Belege über das AUDI-VW-Belegportal von INPOSIA eingesehen werden?

    Das Portal geht am 01.01.2021 live, alle neuen Belege werden dann nur im AUDI-VW-Belegportal zu sehen sein.

    Bis wann können Belege im alten Belegportal eingesehen/heruntergeladen werden?

    Das alte Belegportal von Paragon CC steht bis zum 28.02.2021 zur Verfügung.

    Ab wann können alle Belege im AUDI-VW-Belegportal von INPOSIA eingesehen werden?

    Die Re-Archivierung sollte ca. Ende Februar 2021 abgeschlossen sein.

    Gibt es „Superuser“, die die Belege mehrerer Betriebe ansehen können?

    Nein, es gibt pro Betrieb genau einen User, der auch nur die Belege des Betriebs einsehen kann. Das Berechtigungskonzept soll

    aber in Q1 2021 angepasst werden.

    https://audi-vw-belegportal.inposia.com/loginhttps://audi-vw-belegportal.inposia.com/login

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    3 Support

    Bei Fragen, die in diesem Dokument nicht erläutert wurden, wenden Sie sich bitte unter Angaben Ihrer Betriebs- bzw.

    Lieferantenummer per E-Mail an [email protected]

    Bitte beachten Sie hierzu das INPOSIA Support Dokument an den Fußzeilen das Audi VW Belegportals.

    mailto:[email protected]