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Dokumentenportale
Bedienungsanleitung
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 2 von 16
Inhalt
1. Einleitung 3
2. Anmeldung (Login) 3
3. Datenschutzbestimmungen 5
4. Benutzerprofil 6
4.1. E-Mail Adresse erfassen 6 4.2. Abmelden 7
5. Dokumente 8
5.1. Übersicht / Navigation 8 5.2. Dokumentbeschreibung anzeigen 9 5.3. Dokumente abonnieren 10
5.3.1. Abonnierte Dokumente anzeigen 10
5.3.2. Dokument abonnieren / nicht mehr abonnieren 11
5.3.3. Alle Dokumente eines gesetzten Filters abonnieren 12
5.3.4. Keine Dokumente eines gesetzten Filters mehr abonnieren 12
5.4. Dokument herunterladen 12 5.5. Dokumentlink versenden 13
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 3 von 16
1. Einleitung
Dieses Dokument dient als Anwenderhandbuch für die Verwendung des Produktes Dokumentenportale, eine
Webapplikation zur Verteilung und Darstellung von wichtigen, situationsbedingten Dokumenten.
Die Beschreibungen und Beispiele (PrintScreens) in dieser Anleitung beziehen sich auf die Applikation
Emergencyplan.
2. Anmeldung (Login)
Nach dem Aufrufen der URL https://emergencyplan.zurich-airport.com erscheint die Login-Seite für die
Anmeldung an der Applikation.
Abb. 1 Login-Seite
Auf der Login-Seite werden Sie aufgefordert Ihre Zugangsdaten einzutragen und eine Sicherheitsabfrage zu
bestätigen. Wenn Sie über einen Flughafenausweis verfügen, können Sie sich mit Ihrer Ausweisträgernummer
und Ihrem PIN-Code anmelden. Sollten Sie keinen Flughafenausweis besitzen, müssen Sie den Zugriff über
die verantwortliche Person (unter Kontakt) beantragen und erhalten einen Benutzernamen mit Passwort, der
Ihnen ebenfalls Zutritt zur Applikation verschafft.
Sicherheitsabfrage
Die Sicherheitsabfrage soll sicherstellen, dass es sich bei der Anmeldung nicht um eine Maschine handelt.
Wählen Sie hier „Ich bin kein Roboter“ aus. Das System versucht automatisch zu ermitteln, ob es sich beim
Login um einen Menschen oder eine Maschine (Hackingversuch) handelt.
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 4 von 16
Abb. 2 Sicherheitsabfrage
Allenfalls müssen Sie noch ein Quiz lösen.
Abb. 3 Sicherheitsabfrage – Quiz
Wurde das Quiz richtig gelöst oder wurden Sie von Anfang an als „kein Roboter“ identifiziert, wird Ihnen die
Sicherheitsabfrage mit einem grünen Hacken bestätigt.
Abb. 4 Sicherheitsabfrage bestätigt
Der Anmeldevorgang kann nun mit dem Klick auf Anmelden abgeschlossen werden. Sind die Anmeldedaten
und die Sicherheitsabfrage korrekt, werden Sie an der Applikation angemeldet und weitergeleitet.
Hilfe zur Anmeldung
Falls Sie Hilfe bei der Anmeldung benötigen, klicken Sie rechts neben der Sicherheitsabfrage auf den Button
Hilfe zum Login.
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 5 von 16
Abb. 5 Hilfe zum Login
Es öffnet sich anschliessend ein Fenster mit weiteren Hilfestellungen zur Anmeldung an der Applikation. Dort
wird Ihnen u.a. angezeigt, wo Sie die Ausweisträgernummer auf Ihrem Flughafenausweis finden.
3. Datenschutzbestimmungen
Wenn Sie sich zum ersten Mal an der Applikation anmelden oder seit der letzten Anmeldung die
Datenschutzbestimmungen geändert haben, werden Sie aufgefordert, diese zu lesen und zu akzeptieren.
Ohne das Akzeptieren der Bestimmungen ist es Ihnen nicht erlaubt die Applikation zu verwenden.
Abb. 6 Dialog Datenschutzbestimmungen
Nach dem Lesen der Datenschutzbestimmungen und dem Klick auf Akzeptieren & weiter werden Sie
automatisch zur Applikation weitergeleitet.
Die Datenschutzbestimmungen können jederzeit über den Link im Fussbereich der Applikation angezeigt
werden.
Abb. 7 Datenschutzbestimmungen anzeigen
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 6 von 16
4. Benutzerprofil
Sind Sie an der Applikation angemeldet wird im rechten Kopfbereich der Applikation Ihr Vor- und Nachname
angezeigt.
Abb. 8 Benutzerprofil Mit einem Klick auf den Namen öffnet sich unterhalb ein Fenster mit zusätzlichen Funktionen.
Abb. 9 E-Mail Adresse erfassen
4.1. E-Mail Adresse erfassen
Im unteren Bereich des Fensters haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail Adresse für Benachrichtigungen
einzutragen. Die eingetragene E-Mail Adresse wird zum Versenden von Benachrichtigungen im Falle von
Dokumentmutationen verwendet.
Wurde eine gültige E-Mail Adresse eingetragen, kann diese mit dem Klick auf Speichern abgespeichert
werden.
Ist bereits eine E-Mail Adresse gespeichert wird diese an Stelle der Erfassungsmaske angezeigt und kann mit
einem Klick auf X bei Bedarf wieder entfernt werden.
Beim Eintragen oder Entfernen einer E-Mail Adresse wird Ihnen zur Bestätigung eine E-Mail an die ein- resp.
ausgetragene Adresse gesendet.
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 7 von 16
Abb. 10 Gespeicherte E-Mail Adresse
4.2. Abmelden
Mit dem Klick auf Abmelden werden Sie von der Applikation abgemeldet und auf die Login-Seite
weitergeleitet. Um die Applikation weiter zu verwenden müssen Sie sich erneut anmelden.
Abb. 11 Abmelden
Wichtiger Sicherheitshinweis:
Wird die Applikation an einem öffentlichen Computer oder einem Computer ohne Zugangskontrolle verwendet,
müssen Sie sich nach der Verwendung der Applikation abmelden. Generell wird empfohlen, sich nach dem
Benutzen der Applikation abzumelden, um unberechtigte Zugriffe auf Benutzer- und/oder Applikationsdaten zu
unterbinden.
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 8 von 16
5. Dokumente
5.1. Übersicht / Navigation
Die Dokument-Seite bildet den Einstiegspunkt nach erfolgreicher Anmeldung an der Applikation. Auf dieser
Seite können alle dokumentrelevanten Aktionen ausgeführt werden.
Abb. 12 Übersicht / Navigation
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 9 von 16
Navigation
Aktion Reaktion
Filter Level 1
(Hauptkategorien)
Filter für die Hauptkategorie wird gesetzt
Dokumentenliste wird eingeschränkt auf alle Dokumente dieser Kategorie
Alle möglichen Filter des nächsten Levels (Unterkategorien) werden
angezeigt (falls direkte Unterkategorien vorhanden sind)
Filter Level 2,3, ..,n
(Unterkategorien)
Filter für die Unterkategorie wird gesetzt
Dokumentliste wird weiter eingeschränkt auf alle Dokumente der
Unterkategorie
Filter (Unterkategorien) wird um die nächsten Unterkategorien erweitert (falls
vorhanden)
Suche Es wird unter Berücksichtigung der aktuell gesetzten Filter eine Suche
abgesetzt
Dokumentenliste wird eingeschränkt auf den Suchbegriff sowie die gesetzten
Filter
Gesucht wird lediglich im Dokumentenname und der Beschreibung nicht im
Inhalt der Dokumente
Liefert die Suche keine Resultate werden keine Dokumente in der Liste
angezeigt
Abonnierte Dokumente Abonnierte Dokumente werden geladen
Dokumentliste wird aktualisiert
Tabelle 1 Navigation
5.2. Dokumentbeschreibung anzeigen
Enthält ein Dokument eine Beschreibung, wird dies mit einem Plus-Zeichen (+) auf der rechten Seite
signalisiert.
Abb. 13 Dokumentbeschreibung
Mit einem Klick darauf wird die Beschreibung unterhalb der Dokumentengrösse eingeblendet und das Plus-
Zeichen wird durch ein Minus-Zeichen (-) ersetzt. Analog zum Einblenden kann die Beschreibung wieder
ausgeblendet werden.
Abb. 14 Dokumentbeschreibung anzeigen
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 10 von 16
5.3. Dokumente abonnieren
Die Applikation bietet die Funktion, Dokumente zu abonnieren um bei Änderungen per E-Mail darüber
benachrichtigt zu werden. Voraussetzung dafür ist eine im Benutzerprofil erfasste und gültige E-Mail Adresse.
Neue Dokumente werden automatisch abonniert. Falls Sie keine Benachrichtigungen über Änderungen an
einem Dokument mehr erhalten möchten, haben Sie die Möglichkeit das Dokument nicht mehr zu abonnieren.
Die Funktionen abonnieren und nicht mehr abonnieren stehen zu jeder Zeit für Dokumente für welche Sie
berechtigt sind zur Verfügung.
5.3.1. Abonnierte Dokumente anzeigen
Mit einem Klick auf Abonnierte Dokumente in der Hauptnavigationsleiste werden alle Ihre abonnierten Dokumente angezeigt.
Abb. 15 Abonnierte Dokumente anzeigen
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 11 von 16
Sie erhalten jeweils eine E-Mail Benachrichtigungen falls sich Dokumente, welche Sie abonniert haben, geändert haben. Falls Sie keine E-Mail Adresse erfasst haben, können diese nicht versendet werden. In diesem Fall erscheint oberhalb der Liste ein Hinweis mit dem Link zur Erfassung einer E-Mail Adresse.
Abb. 16 Hinweis keine E-Mail Adresse erfasst
5.3.2. Dokument abonnieren / nicht mehr abonnieren
Mit einem Klick auf Benachrichtigung kann ein Dokument abonniert werden.
Abb. 17 Dokument abonnieren
Nach dem Klick wird ein gelbes Icon angezeigt, welches signalisiert, dass das Dokument nun abonniert ist.
Abb. 18 Dokument abonniert
Falls Sie keine E-Mail Adresse erfasst haben können keine Benachrichtigungen versendet werden. In diesem
Fall wird nach dem Klick auf Benachrichtigung ein Hinweis angezeigt.
Abb. 19 Notification keine E-Mail Adresse erfasst
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 12 von 16
Analog zu Dokument abonnieren kann mit einem weiteren Klick auf Benachrichtigung das Dokument wieder
aus der Liste der abonnierten Dokumente entfernt werden. Anschliessend werden Sie bei Änderungen an
diesem Dokument nicht mehr benachrichtigt.
5.3.3. Alle Dokumente eines gesetzten Filters abonnieren
Mit einem Klick auf ALLE können alle Dokumente der aktuell gefilterten Dokumente abonniert werden.
Abb. 20 Alle Dokumente abonnieren
Hinweis:
Ist die Dokumentliste über mehrere Seiten verteilt (Paging unterhalb der Liste) werden auch die Dokumente
auf den folgenden Seiten abonniert.
5.3.4. Keine Dokumente eines gesetzten Filters mehr abonnieren
Mit einem Klick auf KEINE können alle Abonnemente für Dokumente der aktuell gefilterten Dokumente
entfernt werden.
Abb. 21 Keine Dokumente abonnieren
Hinweis:
Ist die Dokumentliste über mehrere Seiten verteilt (Paging unterhalb der Liste) werden auch die Abonnemente
für Dokumente auf den folgenden Seiten entfernt.
5.4. Dokument herunterladen
Mit einem Klick auf den Dokumentnamen wird der Download gestartet.
Abb. 22 Dokument herunterladen
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 13 von 16
Nach dem Klick wird der browserspezifische Download-Dialog angezeigt um das Dokument zu öffnen oder zu
speichern.
Abb. 23 Internet Explorer - Download-Dialog
Im Anschluss kann das Dokument mit einem beliebigen PDF Programm angezeigt werden.
5.5. Dokumentlink versenden
Dokumentenlinks, wie sie auch in den Benachrichtigungsmails verwendet werden, können mit einem
Rechtsklick auf den Dokumentnamen und Auswahl des Kontextmenüeintrags Verknüpfung kopieren in die
Zwischenablage kopiert werden.
Abb. 24 Dokumentlink kopieren
Der Kopierte Link kann anschliessend beispielsweise per E-Mail versendet werden.
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Hinweis:
Ist der Empfänger eines Dokumentenlinks nicht an der Applikation angemeldet, wird er beim Öffnen des Links
zuerst auf die Login-Seite und bei erfolgreicher Anmeldung zum Dokument weitergeleitet.
Hinweis:
Besitzt der Empfänger eines Dokumentenlinks nicht die nötigen Berechtigungen für ein Dokument oder ist das
Dokument nicht mehr vorhanden, wird kein Dokument aufgelistet (es wird keine Fehlermeldung angezeigt).
Dokumentenportal – Bedienungsanleitung Seite 15 von 16
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1 Login-Seite 3 Abb. 2 Sicherheitsabfrage 4 Abb. 3 Sicherheitsabfrage – Quiz 4 Abb. 4 Sicherheitsabfrage bestätigt 4 Abb. 5 Hilfe zum Login 5 Abb. 6 Dialog Datenschutzbestimmungen 5 Abb. 7 Datenschutzbestimmungen anzeigen 5 Abb. 8 Benutzerprofil 6 Abb. 9 E-Mail Adresse erfassen 6 Abb. 10 Gespeicherte E-Mail Adresse 7 Abb. 11 Abmelden 7 Abb. 12 Übersicht / Navigation 8 Abb. 13 Dokumentbeschreibung 9 Abb. 14 Dokumentbeschreibung anzeigen 9 Abb. 15 Abonnierte Dokumente anzeigen 10 Abb. 16 Hinweis keine E-Mail Adresse erfasst 11 Abb. 17 Dokument abonnieren 11 Abb. 18 Dokument abonniert 11 Abb. 19 Notification keine E-Mail Adresse erfasst 11 Abb. 20 Alle Dokumente abonnieren 12 Abb. 21 Keine Dokumente abonnieren 12 Abb. 22 Dokument herunterladen 12 Abb. 23 Internet Explorer - Download-Dialog 13 Abb. 24 Dokumentlink kopieren 13
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1 Navigation 9
Versions-Nr. Datum Name Neuerungen und Änderungen
1.0 24.08.2016 Luca Fehr Erste Version
1.1 07.09.2016 Reto Rechsteiner Finale Version
Tel. +41 43 816 74 82
Flughafen Zürich AG
Postfach, CH-8058 Zürich-Flughafen
www.flughafen-zuerich.ch
Impressum
Ersteller: Reto Rechsteiner
Bereich / Abteilung: Finance / ICT Web Application Engineering
