E-Mail-Signaturen: Die Rechtslage

E-Mail-BewerbungSeit 2007 werden geschäftliche E-Mails als Geschäftsbriefe angesehen, das heißt: Für ihre Signaturen gelten dieselben Auflagen wie für die geschäftliche Korrespondenz auf Papier. Somit muss auch die Mail-Signatur von eingetragenen Unternehmen folgende aktuelle, textliche Angaben (Grafiken oder Links zum Impressum sind nicht erlaubt) enthalten:

Name der Firma

Rechtsform und Sitz

Registergericht und Handelsregisternummer

Alle (!) Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder

Aufsichtsratsvorsitzender (falls vorhanden)

Wer dagegen verstößt, kann von der Konkurrenz abgemahnt werden. Allerdings gilt dies wirklich nur für Firmenmails, Privatleute oder Internetschaffende, die keine eingetragene Firma leiten, brauchen sich daran nicht zu halten.

Dennoch kann sich eine Signatur auch für sie lohnen, denn sie wirkt fast immer professionell, gehört neben der korrekten Anrede heute zum guten Ton und wird schon deshalb oft erwartet.

Beispiel einer E-Mail-Signatur

Eine typische, private Signatur könnte so aussehen:

Vorname Nachname

———————————————–

Anschrift

PLZ Ort

Telefon

E-Mail

Internet

———————————————–

Damit sie aber auch ankommt, sollte man ein paar Regeln beherzigen. Diese:

Die wichtigsten Signatur-Regeln

Eins vorweg: Übertreiben Sie es beim Mailen nie mit dem Marketing in eigener Sache. So wie sinnbefreite Disclaimer und Warnhinweise zu Risiken und Nebenwirkungen der Mail-Lektüre nerven, so sehr kosten auch zweckfreie Werbesprüche von Typ „Liesmich, Klickmich, Kaufmich“ wertvolle Sympathien. Eine Signatur ist weder ein Plakat noch eine Dreingabe, sondern ein Kommunikationsextrakt - so aussagekräftig wie der Schwung Ihrer Unterschrift. Also wählen Sie die Zutaten sorgfältig aus...

Was gehört in die Signatur hinein?

Grußformel und Name Vor- und Zuname des Absenders sind natürlich Pflicht. Auf Grußformeln indes empfehle ich zu verzichten, da es viel charmanter wirkt, diese individuell zu formulieren (Lesen Sie hierzu bitte diesen Beitrag). Wichtiger ist dagegen, auf Sonderzeichen, bzw. Umlaute zu achten und diese ggf. durch Steuerzeichen zu ersetzen. Je nachdem welches Mailprogramm der Empfänger verwendet und in welchem Land er sitzt, kann das unschöne Ergebnisse erzeugen.

Funktion und Titel Falls Sie nicht vorhaben, E-Mails nur an Freunde zu verschicken, wäre es gut, dem Empfänger kurz (!) mitzuteilen, mit wem er es zu tun hat, sprich: welche Funktion Sie in dem Unternehmen haben oder in welcher Rolle Sie den Betreffenden anschreiben. Achtung: Verzichten Sie dabei auf kryptische Titel wie Chief Fulfiller of Needs. Das klingt zwar toll (und ist vielleicht auch zutreffend), trotzdem kann sich niemand etwas darunter vorstellen. Also lieber Rezeptionist als Director Of First Impressions.

Adresse und Kontaktdaten sind neben dem Namen die wichtigsten Signaturbeigaben. Neben der Postanschrift, der Festnetz- und Handynummer (wer nicht direkt angerufen werden will, nennt die Nummer der Zentrale) gehören dazu heute auch die URL der eigenen Webseite oder – falls nicht vorhanden – der Link zum Profil in einem sozialen Netzwerk wie Xing, Facebook oder Twitter. An dieser Stelle darf etwas Selbstmarketing ruhig sein.

Slogans und Motti sind beliebt, sollten aber mit Bedacht gewählt werden. Humor vom Typ „Diese Nachricht ist zu 100 Prozent biologisch abbaubar“ oder „God save the screen“ mag beim ersten Mal ein Lächeln hervorrufen, nutzt sich aber ab und wirkt dann nur noch albern. Außerdem zieht es die Seriosität manches Anliegens gehörig in Zweifel. Und Sprüche wie „Der Fehler sitzt meistens vor dem Gerät“ sind gar ein Affront gegen den Empfänger. Besser sind positive Sinnsprüche und Wortspielereien, die Mut machen, inspirieren oder zum Unternehmen passen. Aber auch hier bitte nicht mehr als eine Zeile!

Umfang und Länge Apropos: Mit all den genannten Zutaten verhält es sich wie mit Medizin: Die Dosis macht das Gift. Die Zeilen sollten nicht mehr als 60 Zeichen haben, da das sonst je nach Mailklient unschöne Umbrüche erzeugt. Die Signatur insgesamt sollte maximal sieben Zeilen nicht übersteigen, bei kurzen Mails wirkt das sonst unverhältnismäßig und so als sei Ihre Korrespondenz in Wahrheit ein Werbeflächen-Vorschub. Zudem empfiehlt sich am Ende der Signatur eine Leerzeile einzufügen, damit diese nicht am Mailende klebt. Auch zwischendrin sorgen ein, zwei Leerzeilen für Auflockerung und Übersichtlichkeit. Nur bitte nicht zwischen jeder Zeile.

Was gehört NICHT in die Signatur?

Tippfehler Gewiss, das ist eine Binse. Trotzdem kann man nicht oft genug betonen, dass gerade automatisierte Textbausteine (wie Abwesenheitsmails auch) fehlerfrei sein müssen. Schließlich konnte man den Text gründlich vorbereiten und korrigieren. Er ist wie eine Visitenkarte: Wer hier schon schlampt, legt den Verdacht nahe, das auch bei wichtigeren Dingen zu tun.

E-Mail-Adresse Diese ausgerechnet in der E-Mail-Signatur aufzulisten, ist nicht nur redundant, sondern zeugt zugleich von wenig Kompetenz für das Medium. Gehören nach Mehrheit der Leser doch in Signaturen (siehe Kommentare), weil sie die ursprüngliche Absenderadresse bei mehrfachem Weiterleiten schon mal verloren geht und manche die Kontaktdaten so leichter ins Adressbuch kopieren können.

Disclaimer und Warnhinweise Wer wirklich hochsensible Daten verschickt, sollte diese verschlüsseln. Gelesen wird dieser Mail-Ballast ohnehin nicht und Empfänger mit krimineller Energie wird das sicher nicht abschrecken. Zudem sorgen überlange Zusätze oft dafür, dass die gesamte E-Mail von Spamprogrammen herausgefiltert wird.

ASCII-Grafiken Bei Teenagern mögen die Figuren und Bilder aus Buchstaben und Zahlen noch gut ankommen. Spätestens mit dem Beginn von Ausbildung oder Studium sind sie aber tabu.

Wie Sie Signaturen hinzufügen können

OutlookOutlook Klicken Sie im Outlook-Menü auf Extras und auf Optionen und dann auf den Reiter E-Mail-Format. Der unterste Punkt lautet Signaturen. Wenn Sie dort den Menüpunkt Signaturauswahl bzw. Neu anklicken, können Sie direkt einen eigenen Text eingeben oder die vorhandene Signatur bearbeiten. Es ist ebenfalls möglich (und oft auch komfortabler), die Signatur in Word vorzuformatieren und dann per Copy & Paste zu übertragen. Sie können aber auch Ihre bereits angelegte Outlook-Visitenkarte oder webbasierte Tools dort integrieren. Zum Schluss aktivieren Sie das Feld Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen. Fertig.

GMailGMail Um eine Signatur bei Googlemail einzufügen, klicken Sie in Ihrem Account oben auf das Feld Einstellungen, ungefähr in der Mitte der neuen Seite befindet sich dann der Bereich Signatur. Wenn Sie dort einen Text in das leere Feld eintragen, wird dieser an alle ausgehenden Mails automatisch angefügt. HTML-Codierungen funktionieren auf diesem Weg bisher allerdings nicht. Hierzu müssen Sie - leider - einen Umweg gehen. Siehe nächster Punkt...

WiseStampWiseStamp Mit diesem relativ frischen Firefox-Plugin können Sie multifunktionale Signaturen in alle üblichen Mail-Clients integrieren, die Sie über Ihren Browser verwalten - auch Gmail! Das Tool erlaubt HTML-Codierungen und Farben ebenso zu verwenden wie diverse Links zu Sozialen Netzwerken oder den RSS-Feed des eigenen Blogs zu integrieren. Praktisch: Nach der Installation erzeugt WiseStamp rechts unten im Browser ein Kontrollkästchen, über das sich alle Einstellungen jederzeit modifizieren lassen. Die Mail-Integration erfolgt indes automatisch, sobald man eine neue Mail im Browserfenster schreibt. Das Ergebnis sieht dann etwa so aus:

WisestampBeispiel