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e-Rechnung – eine Anforderung der Digitalisierung der WirtschaftPraxisbericht swb Abrechnungsservice GmbH
Gislinde Koppswb Abrechnungsservice GmbH18.05.2015
e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Agenda
> Kurzvorstellung der swb Gruppe> Treiber der Digitalisierung> Ausgangsrechnung online> Bearbeitung der Eingangsrechnungen> Umstellungsprozess> Chancen der elektronischen Rechnung> Lessons Learned
Folie 2 18.05.2015
e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Basis für ein modernes Leben
Folie 3
swb steht in den Städten Bremen und Bremerhaven und der Region Norddeutschland für vieles, was unseren Kunden täglich nahe kommt. Sie steht für Energie, Trinkwasser und Telekommunikation.
18.05.2015
e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Konzernvision
Folie 4
„Klimafreundliche Energie und Lebens- qualität mit den Menschen von hier.“
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swb im Überblick
Folie 5 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Energie- und Trinkwasser
swb Vertrieb Bremen GmbH
swb Vertrieb Bremerhaven GmbH & Co. KG
swb Vertrieb GmbH
swb Erzeugung AG & Co. KG
swb CREA GmbH
wesernetz Bremen GmbH
wesernetz Bremerhaven GmbH
Techn. Dienstleistungen
swb ServicesAG & Co. KG
swb Abrechnungsservice GmbH
swb Beleuchtung GmbH
swb EntsorgungGmbH & Co. KG
Entsorgung
Assoziierte Unternehmen*
Hansewasser Ver- und Entsorgungs GmbH
Gemeinschaftskraftwerk Bremen GmbH & Co. KGWeserkraftwerk Bremen
GmbH & Co. KG
Stadtwerke Soltau GmbH & Co. KG
Weitere Beteiligungen
Stromversorgung Greifswald GmbH
Osterholzer Stadtwerke GmbH & Co. KG
Hundertprozentige Beteiligung im swb-Konzern. Beteiligung *Auf assoziierte Unternehmen wird kein beherrschender Ein-fluss ausgeübt.
AG
e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
swb Abrechnungsservice
Folie 6
Die swb Abrechnungsservice GmbH ist die Gesellschaft für Abrechnungs-dienstleistungen und IT-Service in der swb-Gruppe. Ihr Tätigkeitsfeld umfasst die Energieabrechnung für Strom, Gas, Wasser und Wärme, die Abrechnung von Netznutzungsentgelten und Einspeise-vergütungen, das zugehörige Debitoren-management sowie das Mahn- und Inkassowesen. Darüber hinaus betreut die Gesellschaft die IT-Systeme für Abrechnung, Messstellenbetrieb und Messdienstleistungen.
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swb Abrechnungsservice in Zahlen
Folie 7 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Leistungsdaten 2014Mitarbeiter: 120Umsatz: ca. 25 Mio. €Abgerechnete Verträge: ca. 1.765.000 StückQualitätsmanagement: ISO 9001:2008
e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Treiber der Digitalisierung
Folie 8 18.05.2015
Big Data
Mobile Infra-struktur
Kunden
Die Daten aus unterschiedlichsten Quellen nehmen exponentiell zu und können zur Optimierung von Unternehmensprozessen genutzt werden.
Die Transparenz und das Angebot im Internet lassen die Kundenansprüche steigen und erfordern die stärkere Ausrichtung der Unternehmen am Kunden.
Die Verfügbarkeit mobiler Endgeräte und des schnellen Internets machen neue Geschäftsmodelle möglich.
e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Technische VorgehensweiseDie visualisierte Darstellung der Rechnung wird in PDF Format als E-Mail Anhang der E-Mail beigefügt. Die PDF-Rechnung kann optional aus dem Archiv nachgelesen werden, aus einem definierten Austauschverzeichnis hochgeladen werden oder auch direkt mit einem definierten Formular generiert in PDF konvertiert werden.
Folie 9
Erstellen von elektronischen Rechnungen
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e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Hohe Automatisierung in Massenprozessen
Folie 10 18.05.2015
> IT Unterstützung bei der Rechnungserstellung ist zwingend > Im Massenprozess sind definierte gleichartige Abläufe
erforderlich> Vermeidung von manuellen Eingriffen > Arbeit im automatisiertem Workflow mit geeigneten Quality
Gates > Datenqualität der Inputdaten entscheidet über späteren
Mehraufwand für Nachbearbeitung> Hohe Qualität der Stammdaten ist Voraussetzung für fehlerfreien
Ablauf> Software zur Unterstützung der Zuordnung und Verbuchung der
Zahlungseingänge
Bearbeiten von Eingangsrechnungen
Folie 11 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Zentraler Posteingang swb
Interne Rechnung
Geschäftspost
Rechnung
Einscannen (Texterkennung) Buchhaltung Abgleich mit
BestellungWareneingang
buchenFreigabe
Fachbereich Zahlung Archivierung
Gesellschaft 1 Gesellschaft 2Buchhaltung
Gesellschaft 3
Abgleich mit Bestellung
Wareneingang buchen
Freigabe Fachbereich
e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Umstellungsprozess gestalten
Folie 12 18.05.2015
> Projektziel klar festlegen > Abgrenzen, was nicht betrachtet wird> Projektplan mit Budget, Ablauf, Meilensteinen und
Produktivsetzungstermin erstellen> Nutzung von bereits etablierten standardisierten Formaten
ermöglicht einen breiten Einsatz (z.B. EDIFACT, xml)> Entscheidung für die einzusetzenden Software ist wesentlich für
den Erfolg > Herausforderung Datenschutz und Datensicherheit> Rechnungsausgang: Festlegen des Datenformats> Rechnungseingang: Wesentliche Entscheidung war die
Einrichtung einer zentralen Posteingangsstelle
Chancen und Vorteile der e-Rechnung
Folie 13 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Durchgängiger Bearbeitungsprozess
Reduzieren von Kosten
Schonen der Umwelt
Beitrag zum KlimaschutzCO2
> Verbesserung der Kundenbetreuung> Schlanker, durchgängiger
Bearbeitungsprozess möglich> Zeitnahe Erfassung der
Rechnungsdaten> Workflowgestützte
Rechnungsprüfung und Freigabe > Korrekte Rechnungsdaten> Schnellere Zahlung möglich
A B C
€
Chancen und Vorteile der e-Rechnung
Folie 14 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Durchgängiger Bearbeitungsprozess
Reduzieren von Kosten
Schonen der Umwelt
Beitrag zum KlimaschutzCO2
A B C
€> Kurze Durchlaufzeiten> Keine Kosten für Rechnungsdruck
und Papier> Keine Verteilung der internen Post> Kosten für „Papierarchiv“ entfallen> Ersparnis von Porto
Chancen und Vorteile der e-Rechnung
Folie 15 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Durchgängiger Bearbeitungsprozess
Reduzieren von Kosten
Schonen der Umwelt
Beitrag zum KlimaschutzCO2
A B C
€> Verzicht auf Papierausdrucke
erspart Papierverbrauch> Reduzierung von Druckfarben und
Toner
Chancen und Vorteile der e-Rechnung
Folie 16 18.05.2015 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Durchgängiger Bearbeitungsprozess
Reduzieren von Kosten
Schonen der Umwelt
Beitrag zum KlimaschutzCO2
A B C
€
> Keine Transporte von Papierrechnungen
> Einsparung von Treibstoff
e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Fazit und Lessons Learned
Folie 17 18.05.2015
> Einführung als Projekt gestalten> In der Projektinitialisierungsphase Projektauftrag und Projektteam
festlegen > Prozessablauf bestimmt die IT-Umsetzung> Rechtzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter bereits in der
Projektphase erleichtert das Abbauen von Widerständen> Begleitung der Mitarbeiter bei organisatorischem Changeprozess> Qualifizierung der Mitarbeiter für die neuen Abläufe und
Aufgaben> Nach Einführungsphase aktive Überprüfung der Wirksamkeit und
Einhaltung des neuen Prozesses
e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung
Fragen ?
Folie 18 18.05.2015
Herzlichen Dankfür Ihre Aufmerksamkeit!