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!EASY-ARCHIV®
Deutsch
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» Es ist nicht wenig Zeit,
die wir haben,
sondern viel Zeit,
die wir nicht nützen. «
Lucius Annaeus Seneca
röm. Philosoph
(etwa 4 v.Chr.– 65 n. Chr.)
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Sparen Sie Zeit und Geld!
Dazu benötigen Sie die richtigen Werkzeuge.
EASYWARE stellt sie Ihnen zur Verfügung.
Konzept
EASYWARE steht für ein bestechend ein-faches Konzept: Die vier typischen Vorgän-ge der modernen Bürowelt werden durch
vier leistungsstarke Server mit einheitlicher undintuitiver Bedieneroberfläche abgebildet.
Alle vier Werkzeuge präsentieren sich demAnwender in Form einer elektronischen Mappe,in deren konventionelles Pendant man früher alleDokumente einfach hineingesteckt hat, um sie inirgendeinem überfüllten Aktenschrank zu ver-gessen – Wiederfinden mühselig bis unmöglich.Packen Sie jedoch einfach alles in den Mappen-manager von EASY, werden Sie nie wieder einDokument vermissen, lange suchen oder zu späterhalten. Denn EASY-CAPTURE hilft Ihnen bei derErfassung sämtlicher Dokumente, unabhängigvon Format und Anzahl.
EASY-DMS sorgt für die kontrollierte Weiterlei-tung und schnelle Bearbeitung und schließlich,wenn der Vorgang beendet ist, sorgt EASY-ARCHIVfür eine dauerhaft revisionssichere, elektronischeArchivierung.
Für den Fall, dass Ihr Archiv Ihnen und mögli-cherweise auch Ihren Kunden weltweit zugäng-lich gemacht werden soll, ermöglicht EASY-WEBden Archivzugriff über das Internet oder Intranetmit Hilfe eines beliebigen Browsers.
EASY-CAPTURE®
Erfassen &Zuordnen
EASY-ARCHIV®
Archivieren &Recherchieren
EASY-DMS®
Bearbeiten &Weiterleiten
EASY-WEB®
WeltweitZugreifen
EASY-WARE™3.11
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Mappenma
Direkte Anzeige von über200 Dateiformaten wie z.B.Word-Dokumente, Bilddoku-mente, CAD, DXF, DWG ...
COLOR Doc:Farbige Dokumente mit OCR
Indexfelder und Editieren
Archivübergreifende Suche
Individuelle Suchmaske
Individuelle Trefferliste
Mappenansicht (Felder)
Anzeigefunktionen: Zoomen, Drehen, usw.
Felder- oder Dokumentenansicht(Individuelle Registerseiten)
Elektronische Notizzettel auf jedes Dokument
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anagerElektronisch archivieren mit dem
Mappenmanager: einfach wie
nie zuvor. Anwenderfreundliche
Integration aller Funktionen
in einer Oberfläche.
Versenden von Mappen als E-Mail
Online OCR
Ansicht von einem, zwei oder allen in der Mappe vorhandenen Dokumenten
Scanfernbedienung zum einfachen Scannen aller Vorlagen
Individuell gestaltbare Button-Leiste
EASY-ARCHIV®
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!J eden Tag erhalten Sie Dokumente aller Art, die sie teilwei-
se jahrelang aufheben und jederzeit schnell wiederfindenmüssen. Sie haben verschiedene Mappen und Ordner, in
denen Sie alles ablegen und im Archiv verstauen. Schließlich brau-chen Sie immer mehr Aktenschränke, in denen sich die gesam-melten Werke der letzten Jahre befinden, aus denen sich abereinzelne Dokumente selten schnell hervorholen lassen. Wenn dasso ist, dann haben Sie wohl auch zuviel Geld?
Die Mappe wird digital
Um Zeit und Geld zu sparen muss gar nicht auf Mappen und Ordner verzichtet werden. EASY hat diese hilfreichen Werk-zeuge in elektronischer Form abgebildet. Ab sofort sind mitEASY-ARCHIV alle archivierten Dokumente bequem in einerMappe wiederzufinden. Der Vorteil dieses »All-in-One-Prinzips«für den Anwender: Es gibt nur noch ein Fenster, den sogenann-ten Mappenmanager, über den auf sämtliche Kernfunktionen derelektronischen Archivierung jederzeit zugegriffen werden kann.Somit sind die Recherche, der Editor und eine komfortable Scan-Fernbedienung in eine einzige Oberfläche integriert. Dabei unter-stützt die Scanfunktion die Standards TWAIN und ISIS, ermög-licht simuliertes Scannen und akzeptiert globale Scanvorgaben.
In der ergonomischen Bedieneroberfläche der 32bit-Version desbewährten Archivsystems legt der Anwender die Dokumente perDrag & Drop direkt ins Archiv.
Praktisch: Über die Volltextrecherche in der Textdatenbank fin-det man seine Dokumente unter Millionen anderen sekunden-schnell wieder, archivübergreifend auch noch nach Jahren undselbst dann, wenn man sich nicht mehr genau an Namen oderinhaltliche Details erinnern kann. Vielfältige Suchoperatoren hel-fen bei der schnellen Wiedervorlage. Die Treffer werden in einergemeinsamen Trefferliste angezeigt. Ein integrierter Viewer ermög-licht die direkte Betrachtung von Objekten mit unterschiedlichenFormaten. Dazu gehören neben den gängigen Standardformatenauch Formate wie CAD, DXF, DWG und LuraDocument®.
ModulübDas »All-in-One-Prinzip«Wirtschaftlichkeit und Sicherheit
Ob blitzschnelle Volltextrecherche,
Archivierung per Drag&Drop oder Scannen
direkt ins Archiv – EASY bietet alles unter
einer innovativen Oberfläche.
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Die neue Software verfügt auch weiterhin über die zertifizierteund vielfach bewährte SAP R/3®-Schnittstelle. Im Level 2 könnenSAP-Anwender ihre Dokumente sogar recherchieren, ohne dafürdie SAP-Oberfläche zu verlassen. Die Archivfunktionen laufenvollständig im SAP-GUI ab. Übrigens, weltweit ist EASY bereitsdie Nummer 2 im Bereich der SAP-Archivanbindungen. Tendenzsteigend!
Revisionssicherheit attestiert
Bevor wir Ihnen auf den nächsten Seiten die Module und Funk-tionen des Archivsystems im Detail vorstellen, zunächst noch ein Wort zu Ihrer Sicherheit: EASY-ARCHIV sowie dieErfassungssoftware EASY-CAPTURE erfüllen die gesetzlichenund steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte Buch-führung unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) der Finanzverwal-tung vom 7.11.95. Dies ist das Ergebnis des offiziellen Testats einerrenommierten internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,erstellt im August 1999.
Die Modulübersicht im nebenstehenden Kasten vermittelt einen Eindruck, wie vielseitig das EASY-Archivsystem ist. Mit seiner frei skalierbaren Client-Server-Architektur können Sie sich eine Archivierungslösung zusammenstellen, die Ihren individuellen Anforderungen gerecht wird.
bersicht Modulübersicht
COLD
Separiert Dokumente in Druckdateien undermöglicht vollautomatische Indexierung.Belege aller Art werden revisionssicher abgelegtund für Volltextrecherche bereitgestellt.
WINCOLD
Ermöglicht den Druck aus beliebigen Windows-Anwendungen direkt ins Archiv.(Windows 95/98/2000, NT, NT Workstation)
AUTOMATION
Automatischer Ablauf und Zeitsteuerung von Arbeitsvorgängen auf dem NT-Server, z.B. Cold,- Import- und Transfervorgänge mit E-Mail-Unterstützung.
TRANSFER
Schnelle und sichere Übertragung der archiviertenDaten von Festplatte auf WORM-/MO-Bildplattenoder CD-R. Verwaltet auch Datenbanken, diesich über mehrere Datenträger verteilen.
JUKEBOX
Anschluss von Bildplattenwechslern beliebigerGrößenordnungen an das Archivsystem.
CD query
Erstellung von Stand-alone-Archiven aufCD-ROM, zur Nutzung ist keineSysteminstallation erforderlich.
ONLINE
Spiegelung von Archivdaten auf Festplatte zurBeschleunigung des Online-Archivzugriffs.
MAIL reader
Interaktives und automatisches Archivierenvon E-Mails.
Report
Der Report-Editor dient dem Erstellen und Ändernvon Reportdateien (Drucklayouts), mit derenHilfe sich Ihre Datenbestände in geordneter undansprechend gestalteter Form ausdrucken lassen.
INTELLI search ab Version 3.2
INTELLI search ermöglicht die semantische Konzeptsuche auch über mehrere Sprachen.
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D ie Konkurrenz schläft bekanntlich nicht, und derjenige,der schneller auf Kundenanfragen und andere betrieblicheErfordernisse reagieren kann, ist bereits mehr als eine
Nasenlänge voraus. Mit dem folgenden Beispiel möchten wir Ihnenzeigen, wie Ihr Archiv im neuen Jahrtausend aussehen könnte,damit Sie im Rennen um Ihre Kunden in Zukunft aus der PolePosition starten.
Bisher landen Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftsbriefe,Anfragen und sonstige Papierdokumente nach der Bearbeitung inklassischen Hängeregistern und Aktenordnern. Dort nehmen sieim Laufe der Jahre immer mehr Raum ein. Gleichzeitig sinkt dieWahrscheinlichkeit, wichtige Dokumente in vernünftigen Zeiträu-men wiederzufinden. Die Produktivität leidet, da Ihre Mitarbei-ter immer mehr Zeit für die Suche im Papierarchiv benötigen.Diese Verschwendung von Arbeitskraft, Büroraum und Zeit kostetviel Geld.
Die elektronische Archivierung mit EASY-ARCHIV schafftAbhilfe. Wir folgen in unserem Beispiel den klassischen Rech-nungen und Lieferscheinen vom Posteingang ins Archiv und wie-der zurück auf den Tisch des Sachbearbeiters und beschreibensomit die einfachste Variante der elektronischen Archivierung.Bereits bei der Einrichtung des Systems wurden für jede Abtei-lung eigene Archive angelegt. Das Empfangspersonal nimmt nundie Papiere entgegen und legt sie auf den Scanner. Auf ihrem PC-Client wählt die Sekretärin das Archiv der Finanzbuchhal-tung aus und öffnet die Mappe für aktuelle Rechnungen. Über dasDateimenü wird die Scan-Fernbedienung aufgerufen und der Scanner aktiviert. Ein Klick auf das grüne Scan-Symbol und schonerscheinen die Rechnungen in digitaler Form in der Mappe aufdem Bildschirm. Für jede Rechnung werden nun Suchbegriffe, indie dafür vorgesehenen Indexfelder geschrieben, wie z.B. die Rech-nungsnummer, Firmenname, Kundennummer etc. Mit einem weiteren Klick auf die Schaltfläche Speichern wird die Mappe mitsamt den eingescannten Dokumenten und ihren beschriftetenIndexfeldern in das ausgewählte Archiv gespeichert. Mit dem gleichen Verfahren werden auch die Lieferscheine archiviert,jedoch wird dafür vorher das Archiv des Lagers aufgerufen. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Minuten und lässt sich aufjede beliebige Art von Dokument oder Archiv anwenden.
Genaues Betrachteneines Dokumentes oderÜbersicht aller Dokumentein der Galerieansicht
Archivierung auf Knopfdruck
Einfacher – schneller – günstiger
Dokumente einscannen, indexieren
und abspeichern – alles in wenigen Minuten.
Und in Sekundenschnelle wiedergefunden ...
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Wiederfinden garantiert
Ein Tag, Jahr oder Jahrzehnt später benötigtein Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung dieRechnung der Firma Hartmann. Er kann sichallerdings weder an das Datum, den vollständi-gen Namen, die Rechnungsnummer oder daskorrekte Archiv erinnern. Deshalb wählt er im Mappenmanagerdie Option Archivübergreifendes Suchen und wählt mehrere inFrage kommende Archive aus. Im Volltextfeld gibt er nun *mannein und drückt die Return-Taste. Wenige Sekunden später zeigtEASY-ARCHIV eine Trefferliste mit allen Dokumenten, die Begriffe mit der Endsilbe „mann“ enthalten. Zwischen „Blaumann“ und „Neumann“ finden sich auch alle Rechnungender Firma Hartmann. Ein Doppelklick auf die entsprechende Trefferzeile, und das gesuchte Dokument liegt zur Bearbeitungvor. Das Wiederfinden der Rechnung hat nur einen Augenblickgedauert.
Natürlich stehen dem Anwender eine Fülle von Möglichkeitenzur Verfügung, die Suche zu spezifizieren. Bool'sche Verknüp-fungen, gebräuchlich bei der Suche im Internet, sind nur ein Beispiel dafür, wie die Arbeit mit dem Archiv noch vereinfachtund mit verschiedenen Applikationen wie z.B. SAP R/3® verbun-den werden kann. Auch elektronische Dokumente in beliebigenFormen und Formaten lassen sich mit EASY-ARCHIV einfacharchivieren, z.B. direkt per Drag&Drop von Ihrem Desktop indie Archivmappe.
Scanfern-bedienung zum einfachenScannen allerVorlagen
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EASY-for mySAP.com®
SAP-Anwender kennen das Pro-blem: wenn die relationale Daten-bank an ihre Kapazitätsgrenzenstößt, geht die Performance desSystems in die Knie. Besser wäre es,wenn SAP-Daten separat archiviertwerden könnten. Zu diesem Zweckwurde EASY-LINK for SAP R/3®
geschaffen. Die Standardschnittstelle ermöglicht dieAnbindung von EASY-ARCHIV an eine SAP R/3®-Umge-bung und wird in drei Integrationsstufen angeboten:
EASY for mySAP.com® , Level 1 unterstützt den vollen Leistungsumfang der in SAP R/3®
enthaltenen Basisschnittstelle SAP Archive-Link. EASY mySAP.com® , Level 2 ermöglicht darüber hinaus diekomfortable und schnel-le Volltextrecherche bereits optisch archivierter SAP-Ori-ginalbelege in EASY-ARCHIV.EASY for mySAP.com® , Retrievalermöglicht die Anzeige von nicht SAP R/3®Archiven undObjekten aus dem SAP R/3® SAP-GUI im gewohntenLook & Feel der SAP-Oberfläche.
Gewohnte Arbeitsumgebung
Ob gescannte Originalbelege oder Drucklisten, z.B.Kontendrucke oder Reorganisationslisten, archiviert wer-den sollen, der SAP-Anwender erledigt dies alles direkt inseiner gewohnten SAP R/3® -Arbeitsumgebung. Bereitszu SAP-Belegen archivierte Objekte können ebenso leichtper Knopfdruck aus der SAP R/3® -Oberfläche herausgefunden und angezeigt werden.
Die Anbindung von EASY-ARCHIV erfolgt über diein SAP R/3® enthaltene Basisschnittstelle SAP Archiv-Link. LINK for SAP R/3® Level 1 nutzt die technischenMöglichkeiten dieser Standardschnittstelle voll aus.
Alle gängigen SAP-Formate wie Drucklisten (ALF), Ausgangsbelege (OTF), Archivdateien (REO) und Eingangsbelege (FAX) sowie viele anwenderdefinierteFormate, z.B. Microsoft Word, können einfach aus SAP R/3® heraus archiviert werden. Dadurch profitiertder SAP-Anwender von der umfassenden Funktionalitätvon EASY-ARCHIV. Bei der Erfassung von zu scannen-den Originalbelegen unterstützt LINK for SAP R/3® allemöglichen SAP-Szenarien wie frühes, gleichzeitiges und spätes Erfassen.
EASY-EXCHANGE®
Das neuartige Produkt EASY-EXCHANGE hilft, die zeit- undkostenintensive Unterhaltung desMicrosoft Exchange Servers deutlichzu reduzieren. Mit einer regelbasier-ten Archivierung sämtlicher Micro-soft Exchange-Elemente, der lang-fristigen und revisionssicheren Ab-
lage auf externen Datenträgern und der sekundenschnellenVolltextrecherche nach archivierten E-Mails, Terminen,Kontakten, Aufgaben etc. setzt EASY-EXCHANGE neueMaßstäbe für eine effiziente Groupware-Organisation.
EASY-for Lotus NotesTM
Lotus NotesTM gehört zu den am meisten verbreiteten Daten-banksystemen weltweit. LINKfor Lotus NotesTM ermöglicht die professionelle Anbindung vonEASY-ARCHIV an eine LotusNotes /.domino Umgebung. Dabeikönnen Lotus Notes Dokumente
direkt aus Notes heraus archiviert und anschließendrecherchiert werden. Die Notes Datenbank wird so vonnicht permanent benötigten Datenbeständen entlastet,
SchnittstellDie zertifizierten Schnittstellen binden EASY-Archiv direkt an Ihre individuelle
Softwareumgebung an. Egal ob Workflow, Lotus NotesTM oder
MS Office Applikationen. Und SAP-Anwender müssen nicht einmal ihre
gewohnte Oberfläche SAP-GUI verlassen.
Offene WeltenEASY-ARCHIV Schnittstellen
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ohne dass auf einen schnellen und komfortablen Zugriffauf diese Daten verzichtet werden muss.
Realisiert wird die Anbindung von EASY-ARCHIV anLotus Notes über das Produkt TEAMWORK der Firmateamwork information management AG. TEAMWORKbildet die Standardschnittstelle für die Archivierung vonNotes Dokumenten. Zusammen mit EASY-ARCHIVerhält der Anwender eine integrierte DMS-Lösung für dengesamten Lebenszyklus der Dokumente.
Da sowohl EASY-ARCHIV als auch Lotus Notes auf der Volltextdatenbank Topic von VerityTM basieren,kann der Notes Anwender ohne Umgewöhnung die Mög-lichkeiten und Vorteile der Volltextindexierung und -recherche nun auch für sein Langzeitarchiv nutzen.
EASY-LINK objects (API)
LINK objects basiert auf demMicrosoft ProgrammierstandardCOM und ermöglicht Applika-tionsprogrammierern die komforta-ble Einrichtung von Schnittstellenzu Windows-Applikationen, die aufdiesem Standard aufsetzen. DasErgebnis für den Anwender:
Archivdaten können über diese Schnittstellen in der Micro-soft Produktwelt sofort verfügbar gemacht werden. Damiterleichtert LINK objects die Systemintegration in dieOffice-Welt mit Produkten wie Word und Excel sowieindividuellen Windows-Applikationen.
Doch LINK objects geht potentiell sogar über die Micro-soft Welt hinaus. Alle Applikationen, die mit den COM-Standard unterstützenden Programmiersprachen herge-stellt wurden, können so angebunden werden, dass vondort auf archivierte Daten zugegriffen werden kann. Kon-kret heißt das: schon bei WinWord kann innerhalb vonWord-Makros, die in Word-Basic geschrieben werden, aufArchivdaten zugegriffen werden. Alle Anwendungen mitVBA (Visual Basic for Applications) können ebenso mitArchivzugriffen ausgestattet werden, wie zum BeispielMicrosoft Excel oder Visio. Die gleiche Möglichkeit bietetsich selbstverständlich im Falle von Standardprogram-miersprachen, wie Visual Basic, Visual C++ oder Delphi.
lenSchnittstellen
LINK objects (API)
API COM-Object mit Lese- und Schreibfunktionen für schnelle und einfache Schnittstellenprogrammierung.
LINK for PowerWork®
Schnittstelle zur homogenen Integration des Archivsystems in Workflow.
Applications
EASY-for mySAP.com®
Zertifizierte Schnittstelle zur Anbindung an dieSAP R/3®-Umgebung.
EASY-for Lotus NotesTM
Ermöglicht die professionelle Anbindung vonEASY-ARCHIV an eine LotusNotes /.domino-Umgebung.
EASY-EXCHANGE®
Reduziert die zeit- und kostenintensive Unter-haltung des Microsoft Exchange Servers.
LINK for PowerWork®
Die PowerWork®-Schnittstelle er-möglicht die homogene Integrationder Bereiche elektronische Archi-vierung und Prozessmanagement,indem sie die beiden Profi-Produkte EASY-ARCHIV undWorkflow miteinander verbindet.Der Einsatz eines Prozessmanage-
ment-Systems ermöglicht eine vollständige, elektronischeVorgangsbearbeitung und Geschäftsfallsteuerung. Sokönnen Geschäftsprozesse optimiert, Bearbeitungs-,Transport- und Liegezeiten verkürzt und innerbetrieblicheStrukturen transparent gemacht werden. Durch die Ver-bindung einer Prozessmanagement-Komponente mitEASY-ARCHIV lässt sich eine vollständige Büro-automatisierung realisieren.
PowerWork®zeichnet sich durch einfachste Bedienungund große Flexibilität aus – der Anwender benötigt keineEDV-Vorkenntnisse. So ergänzt PowerWork® auf idealeWeise Ihr EASY-ARCHIV System um die Komponenteder Vorgangssteuerung. Für EASY-ARCHIV Dokumen-te, die per Stapel-Scan erzeugt wurden, generiert dasModul automatisch Prozessmanagement-Eingangsstückeund Geschäftsfälle. Die Ad-hoc-Archivierung ermöglichtdarüber hinaus das flexible Archivieren von einzelnenBelegen in einem laufenden Geschäftsfall. So kann z.B.eine Eingangsrechnung sofort nach Erhalt aus Power-Work® heraus gescannt, archiviert und jederzeit angezeigtwerden. Über sogenannte Archivlinks lassen sich auchkomplette Geschäftsfälle, einzelne Dokumente oder be-liebige Objekte, z.B. Dateien, in einen Geschäftsfall ein-betten. Bei der Endarchivierung wird ein kompletterGeschäftsfall inklusive aller zugehörigen Dokumente amEnde seiner Bearbeitungszeit archiviert.
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COLD
COLD erleichtert Ihnen die Archi-vierung von Dokumenten, die mitEDV-Systemen erstellt werden.Offene Schnittstellen und eine eige-ne Interpreter-Sprache bieten In-vestitionssicherung ohne Program-mieraufwand. Die Möglichkeitender Integration in bestehende
Systeme sind nahezu unbegrenzt. Scannen entfällt.Denn COLD konvertiert beliebige Druckspool-Datei-
en mit den zu archivierenden Dokumenten in das EASY-Importformat und ermöglicht so die direkte Übernahmein das EASY-ARCHIV-System. Dadurch entfällt der auf-wendige Umweg über den Papierausdruck und dasnachträgliche Scannen für die elektronische Archivierung.
Dokumente automatisch separieren
Bei derKonvertierung von Druckspooldateien werden auto-matisch die enthaltenen Dokumente separiert, Indexfel-der ausgewählt und Druckersteuerzeichen interpretiert.Der Archivierungsvorgangwird vollautomatisch mit hoherGeschwindigkeit und Genauigkeit durchgeführt. So sindbeispielsweise Rechnungsausdrucke nur noch für den Kun-den, nicht mehr für die eigene Ablage oder Weiterverar-beitungnotwendig.Fürdiespätere RecherchestehenIndex-informationen mit positionsbezogenen Daten, z.B. Beleg-und Kundennummer, und/oder der gesamte Textinhaltder Dokumente für die Volltextsuche zur Verfügung.
Viele häufig vorkommende Spoolformate wie PRTCTL(AS/400), COPYPRT (IBM/36), PCL5 etc. lassen sichautomatisch umsetzen. Darüber hinaus kann COLD beliebige weitere, auch derzeit noch unbekannte Spool-formate verarbeiten.
In Verbindung mit dem Modul EASY-AUTOMATIONsind mehrere COLD-Läufe zeitgesteuert durchführbar.Denn COLD ermöglicht durch seine Batchfähigkeit eineautomatisierte, bedienerlose Archivierungssteuerung.
WINCOLD
WINCOLD ist eine für Windows-Anwendungen einfach zu parame-trierende COLD-Anwendung undermöglicht die Archivierung vonDaten aus jeder beliebigen Anwen-dung heraus. Voraussetzung ist dieInstallation des ARCHIV-Printers,der in der gesamten Windows-
Umgebung ab Windows 95 genutzt werden kann. Drucktman ein Dokument mit dem ARCHIV-Printer, wird dasjeweilige Dokument als Bild und als Text in ein EASY-ARCHIV gespeichert. Der ARCHIV-Printer zur manu-ellen Archivierung gehört zum Standardlieferumfang vonEASY-ARCHIV.
Durch den »Druck« eines Windows-Dokuments aufdem EASY-ARCHIV Druckertreiber, entsteht statt einesPapierausdrucks ein Bild der Druckseite. Dabei wirdaußerdem eine Textdatei mit dem Volltext diesesWindows-Dokuments erstellt. Mit WINCOLD ist eszudem möglich, automatisch mit Zonenabgriffen dasgedruckte Dokument zu indexieren. Mit dem Formular-assistenten von WINCOLD lassen sich beliebige Berei-che des Dokuments mit Hilfe von Koordinatenrechteckenmarkieren und den so definierten Zonen je ein Indexfeldin der Archivmappe zuordnen. Auch zum Dokumentgehörende TIFF (s/w) oder JPEG-Bilder (Farbe) werdenautomatisch in die Archivmappe übertragen.
ModulEASY-ARCHIV Module
Schnell – Einfach –AutomatischSchnelle Archivierung über Druckspooldateien oder
bequem über den Print-Befehl aus jeder WIN-Umgebung
heraus – EASY vereinfacht den Aufbau Ihres Archivs,
auf Wunsch sogar vollautomatisch.
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Die manuelle Bearbeitung sowie die Möglichkeit derautomatischen Indexübernahme und Archivimport gewähr-leisten, dass die Daten sofort recherchierbar zur Verfügungstehen. Da beim Druck in die Archivmappe zunächst eine1:1 Kopie erstellt wird, die sich nicht mehr editieren lässt,ist die Revisionssicherheit jederzeit gewährleistet. Die ein-gelesenen Texte sind als Volltext recherchierbar.
AUTOMATION
Zur Automation und Administra-tion von Arbeitsabläufen imEASY-System wurde ein lei-stungsfähiges Modul entwickelt:AUTOMATION. Mit dieserErweiterung bekommt das Systemeine neue Intelligenz. Die Softwareist in der Lage, eine vom Admini-
strator vorgegebene Ereignis-Aufgaben-Struktur zu ver-arbeiten und die ausgelösten Vorgänge zu überprüfen.Abläufe, Überprüfungen und Probleme auf einem NT-Server oder einer NT-Workstation können automa-tisch abgewickelt werden.
Zweck einer solchen Ereignis-Aufgaben-Struktur ist die automatische Reaktion des Systems auf bestimmteEreignisse. Beispielsweise kann hier eingestellt werden,dass zu einer bestimmten Zeit ein Import-Vorgang fürEASY-ARCHIV gestartet wird. Auch Ereignisse wie E-Mail, Veränderungen im Plattenspeicher oder im Dateisystem werden registriert und können einer Aufga-be zugeordnet werden. Die weitreichende, automati-sierte Ausführung der Vorgänge wie COLD, Import oderTransfer wird mit dem neuen Modul nicht nur unterein-
ander vernetzt gesteuert, sondern deren Ergebnis auchüberprüft. Läuft z.B. ein Importvorgang in der Nachtnicht ordnungsgemäß ab, so registriert AUTOMATIONdiesen Fehler und kann darauf wie vom Administratorvorgegeben reagieren. Die einzelnen EASY-Module können visuell zusammengestellt und parametrisiert sowie komfortabel miteinander vernetzt werden, daAUTOMATION eine weitreichende Integration derEASY-Module in das Betriebssystem erlaubt. TypischeEASY Szenarien werden durch eine „Wizard“-Funktionunterstützt und sind damit einfach zu erstellen.
AUTOMATION legt Arbeitsabläufe fest und überprüft diese
leArchivierung mit WINCOLD/Zonenkonfiguration für Indexfelder
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TRANSFER
TRANSFER sorgt für dieschnelle und sichere Übertra-gung der archivierten Daten vonder Festplatte auf WORM- oderEOD-Bildplatten. Das Modulverwaltet Archive, die sich übermehrere Datenträger verteilen.Mit TRANSFER lassen sich Archivdaten sicher und komforta-bel von der Festplatte auf externe Datenträger wie optische Bild-platten oder CD-Rs übertragen. Bei großen Datenbeständen kannein Archiv so auf beliebig viele Medien verteilt und auf nur ein-mal beschreibbaren Datenträgern revisionssicher abgelegt wer-den.
Es ist möglich, die Archivdaten sowohl auf optischen Medien,wie WORM's und MO's, als auch auf CD-R's zu sichern. Nacheiner erfolgreichen Prüfung und Aktivierung der kopierten Container im Archivsystem, werden die ursprünglichen Contai-ner auf der Festplatte üblicherweise automatisch gelöscht. In Ver-bindung mit dem ONLINE-Modul ist es allerdings auch mög-lich, die Container auf der Festplatte zu belassen und diese direktzur Verwaltung an das ONLINE-Modul zu übergeben.
Unsere Erweiterungsmodule sichern den
Transfer Ihrer Daten auf externe Speicherplatten,
verwalten Archive, die auf mehrere Datenträger
verteilt sind, und beschleunigen
den Zugriff auf ausgelagerte Daten.
Bei Bedarf entstehen auch recherchierbare Archive
auf einer CD-ROM – schlüsselfertig.
EASY-ARCHIV Module
TRANSFER überträgt archi-vierte Daten von Festplatteauf WORM/MOB/CDR
ModuleKapazität – Integrität –Mobilität
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eONLINE
Durch ONLINE wird der Dokumen-tenzugriff in großen Archiven mit
Bildplattenwechslern extrem beschleunigt. Die revisionssicherarchivierten Daten werden auf Festplattensysteme gespiegelt undonline zur Verfügung gestellt.
CD query
CD query ermöglicht mit nur wenig Bedienaufwand, kompletteArchive wie Jahresarchive oder selektierte Archivbestände auf eineCD-R zu brennen. In diesem Fall werden auch die Index-Datenfür die Suche und die gesamte Recherche-Software mit auf dieCD-R kopiert. Es entsteht ein selbsttragendes Archiv, das an jedembeliebigen PC mit CD-ROM-Laufwerk durchsucht werden kann.Dabei ist es nicht notwendig, EASY-ARCHIV an diesem PC installiert zu haben.
Auf die EASY-typische Revisionssicherheit muss der Anwen-der dabei nicht verzichten; er kann nämlich seine Daten auf denCDs jederzeit mit der Funktion CD-Revision überprüfen unddamit den Nachweis der bitgenauen Übereinstimmung eines jedenDokumentes mit dem Original beim Archivimport führen.
Das unkomplizierte Kopieren von Archiven zusammen miteiner Runtime-Version von EASY-ARCHIV auf eine CD-R bie-tet eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten. CD query istz.B. die ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, derenkomplettes Jahresarchiv auf nur eine CD-R kopiert werden kann.Eine Unternehmenszentrale kann ihreNiederlassungen oder Außendienstor-ganisation mit aktuellen Archivdatenversorgen. Dienstleister können ihrenKunden die Erfassung von Dokumentenabnehmen und diese zur Recherche aufCD-R ausliefern.
JUKEBOX
Mit JUKEBOX lassen sich an das EASY-ARCHIV-System Bild-plattenwechsler beliebiger Größenordnung anschließen. Damithat EASY-ARCHIV auch die umfangreichsten Datenbank-bestände im direkten Zugriff. In Verbindung mit einer Jukeboxund dem JUKEBOX-Modul bietet sich EASY-ARCHIV als opti-male Archivierungslösung auch für Großkonzerne an.
ONLINEspiegelt Archivdatenauf Festplatte
JUKEBOX – Anschluss vonBildplattenwechslern beliebi-ger Größenordnungen andas Archivsystem
Ü B E R R E I C H T D U R C H :
Art.
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schriftliche Genehmigung durch EASY SOFTWARE AG. In dieser Broschüre enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.
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