Einführung digitales Klassenbuch mit WebUntis · 2019. 11. 18. · Hinweis: das gelbe Dreieck bedeutet, dass noch keine Anwesenheit kontrolliert wurde. Alle Schüler sind standardmäßig

Einführung digitales Klassenbuch mit WebUntis

Handreichung und FAQ

für Administratoren, Klassen- und Fachlehrer1

Herausgeber: Untis GmbH

Stand: 14. Januar 2019

Erstellt von Eric Herbarth, Bernd Peschka, Hartmut Lehmann und Malte Stechmann

Hinweise zur Handreichung

Diese Handreichung soll Schulen in Hamburg bei der Einführung eines digitalen Klassenbuches mit WebUntis KB

unterstützen und helfen, die vielfältigen Fragen der Administratoren, Klassen- und Fachlehrer zu beantworten.

Die Handreichung entstand begleitend zur Einführung des Digitalen Klassenbuches an den Pilotschulen Berufli-

chen Schule St. Pauli (BS11) und in der gemeinsamen Oberstufe mit der Stadtteilschule am Hafen und wird von

den UNTIS-Betreuern der Hamburger Schulen laufend ergänzt.

Die jeweils aktuelle Version ist abrufbar unter: https://www.untis.at/hamburg/

Handbuch WebUntis sowie WebUntis Module als PDF, Video-Tutorials und Online-Hilfe

Die vorliegende Handreichung ersetzt nicht das von der UNTIS GmbH erstellte Handbuch zu WebUntis (stand 6.8.2018) mit

seinen Modulen und Untis Mobile sowie die Online-Hilfen und Tutorials. Das WebUntis Handbuch, Modul-Handbücher sowie

weitere spezielle Problembeschreibungen werden ebenfalls als PDF auf der Hompage der UNTIS GmbH zum Download be-

reitgestellt: https://www.untis.at/HTML/WebUntis_manuals.php

Vorgaben von BSB und HIBB für Pilotschulen des digitalen Klassenbuches

Pilotschulen beachten bitte zudem die Vorgaben von der zuständigen Behörde (BSB bzw. HIBB):

(1) Verfahrensanweisungen mit Hinweisen zur Administration im Rahmen der Pilotierung des WebUntis Klassenbuchs. Diese

Dokumente werden den Pilotschulen von Jan Baier (HIBB) und Martin Traupe (BSB) in der jeweils aktuellen Fassung auf dem

FHH-SharePoint zur Verfügung gestellt.2

(2) Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Schulwesen (Schul-Datenschutzverordnung)

1 Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form gewählt.

2 https://fhhportal.ondataport.de/websites/0040/Organisation/hibb/Seiten/HIBB_E-Klassenbuch.aspx


Handreichung für Administratoren, Klassen- und Fachlehrer

Seite 2

Inhaltsverzeichnis 1. Allgemein ............................................................................................................................................... 3

1.1. WebUntis Login ..................................................................................................................................... 3

1.2. Persönliche Einstellungen ..................................................................................................................... 3

2. Arbeit mit dem Klassenbuch ................................................................................................................. 4

2.1. Menüpunkt Stundenplan ...................................................................................................................... 4

2.2. Menüpunkt Unterricht .......................................................................................................................... 4

3. Klassenbuch als Fachlehrer verwenden ................................................................................................ 5

3.1. Anwesenheiten kontrollieren ............................................................................................................... 5

3.2. Abwesenheit verlängern oder verkürzen ............................................................................................. 7

3.3. Verspätungen eintragen ........................................................................................................................ 7

3.4. Lehrstoff und Lehrform eintragen ........................................................................................................ 8

3.5. Prüfungen eintragen.............................................................................................................................. 9

4. Klassenbuch als Klassenlehrer verwenden ........................................................................................... 9

4.1. Entschuldigungen vornehmen .............................................................................................................. 9

4.2. Befreiungen ......................................................................................................................................... 10

4.3. Klassendienste einrichten ................................................................................................................... 11

4.4. Nachrichten an Klassenteams versenden ........................................................................................... 11

4.5. Übersicht über Abwesenheiten - Berichte ......................................................................................... 12

4.5.1. Berichte aus Unterricht/Mein Unterricht ........................................................................................... 12

4.5.2. Berichte aus Klassenbuch/Berichte .................................................................................................... 13

4.5.3. Empfohlene Ansicht für Klassenlehrer ............................................................................................... 14

4.5.4. Empfohlene Ansichten für Fachlehrer ................................................................................................ 15

5. WebUntis mit der Untis Mobile App bedienen und bearbeiten........................................................ 15

6. Einstellungen durch den Administrator .............................................................................................. 17

6.1. Administrator – Benutzergruppen - Benutzergruppenrechte ........................................................... 18

6.2. Klassenbuch – Einstellungen ............................................................................................................... 19

6.3. Einstellungen der Stammdaten des Klassenbuchs ............................................................................. 20

6.3.1. Abwesenheitsgründe........................................................................................................................... 20

6.3.2. Entschuldigungsstatus ......................................................................................................................... 20

6.3.3. Befreiungsgründe ................................................................................................................................ 21

6.3.4. Dienste ................................................................................................................................................. 21

6.4. Import von Schülerdaten .................................................................................................................... 21

6.4.1. Import aus DIVIS (Allgemeinbildende Schulen) ................................................................................. 21

6.4.2. Import ohne DIVIS aus WinSchool (Berufliche Schulen) .................................................................... 22

6.5. Definition von Schülergruppen in UNTIS und WebUntis ................................................................... 24

6.6. Schülergruppen in WebUntis zuordnen.............................................................................................. 24

7. Hilfe und Support und FAQ ................................................................................................................. 25



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1. Allgemein Mit dem Modul Digitales Klassenbuch von WebUntis können die Fehlzeitenerfassung, die Dokumentation des

Lehrstoffes sowie alle sonstigen Eintragungen in das herkömmliche Klassenbuch ersetzt werden.

Alle behördlichen Vorgaben für pilotierte Digitalisierungen von Klassenbüchern sind unbedingt zu beachten.

1.1. WebUntis Login Über den Link: https://stundenplan.hamburg.de/WebUntis/?school=hh5XXX 3 erreichen Sie das digitale

Klassenbuch. Mit dem Schulnamen hh5XXX (eigner Schulname) und Ihrem Schulkürzel können Sie sich mit

einem Standardpasswort z.B. „1234“ einloggen (Vergabe durch den Administrator).

Ändern Sie bitte unbedingt das Passwort im Menüpunkt „Profil“!!!

1.2. Persönliche Einstellungen

Hier kann das Passwort geändert und weitere Einstellungen vor-

genommen werden. Wir empfehlen dabei, unter dem Menü-

punkt „Startseite“ die „vergangene Unterrichtsstunden anzei-

gen“ auszuwählen. Bitte kontrollieren Sie zudem die angegebe-

ne Email Adresse unter dem Menüpunkt „Kontaktdaten“. Eine

Änderung in den anderen Einstellungen ist nicht notwendig.

Möglich ist auch, durch Eingabe von www.WebUntis.com und dem Schulnamen, auf die gewünschte Seite

zu kommen. Die Sicherheitsrichtlinie für das Passwort ist nach obigem Beispiel definiert.

3 Es bietet sich an, den Link unter den Favoriten des Browsers zu speichern, um schneller auf diesen zugreifen zu können



Seite 4

2. Arbeit mit dem Klassenbuch

2.1. Menüpunkt Stundenplan Im Menüpunkt „Stundenplan“ lassen sich die Stundenpläne der Klassen, Lehrer und Räume abfragen. Ein

Klick auf „Lehrer“ öffnet immer zuerst den eigenen Stundenplan.

Mit einem Klick auf die Stunde im Stundenplanöffnet sich das Klassenbuch.

2.2. Menüpunkt Unterricht Je nach Auswahl lässt sich z. B. der tagesaktuelle Unterricht der Lehrer oder Klassen hier aufrufen.



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3. Klassenbuch als Fachlehrer verwenden

3.1. Anwesenheiten kontrollieren Alle Fachlehrer kontrollieren in ihren Unterrichtsstunden die Anwesenheit. Dazu wählen Sie am Besten im

Menüpunkt „Stundenplan“ das Register „Lehrer“ aus, um den eigenen Stundenplan aufzurufen.

Mit einem Klick auf die jeweilige Unterrichtsstunde im Stundenplan erscheint folgendes Fenster:

Hier bitte das Symbol „Klassenbuch“ (das erste Symbol) auswählen und die Anwesenheit kontrollieren.

Hinweis: das gelbe Dreieck bedeutet, dass noch keine Anwesenheit kontrolliert wurde.

Alle Schüler sind standardmäßig im digitalen Klassenbuch als anwesend vermerkt. Die fehlenden Schüler

müssen mit einem Häkchen markiert und die Auswahl mit einem Klick auf „abwesend“ bestätigt werden.

Alternativ können die Schüler auch direkt per Klick als abwesend gesetzt werden.



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Alle abwesenden Schüler tauchen nun in dieser Liste auf. Eine Änderung der Abwesenheit kann über ei-

nen Klick auf den Stift erfolgen. Falls alle Schüler anwesend sind, muss die Schaltfläche „Abwesenheiten

wurden…“ mit einem Klick bestätigt werden.

Hier können Sie die Abwesenheit weiterbearbeiten oder wieder löschen.4 Unterbrechungen der Abwe-

senheit lassen sich hier ebenfalls erfassen, z. B. Teilnahme an einer Klassenarbeit trotz Krankheit auf

Wunsch eines Schülers.

Im Register „Offene Stunden/Lehrer“ im Menüpunkt „Klassenbuch“ können Sie sich alle Stunden auflis-

ten, für die Sie noch keine Anwesenheitskontrolle oder Lehrstoffeingabe durchgeführt haben.

4 Vorgenommene Einträge können nur vom Urheber verändert werden.



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Über die Auswahl der Lehrformen muss in der Schule beraten und diese vom Administrator im Bereich

„Stammdaten“ => „Lehrformen“ angelegt werden (z. B. Präsentationen, Wandertag, Gruppenarbeit, Prü-

fungen etc.)

3.2. Abwesenheit verlängern oder verkürzen Fehlen dieselben Schüler auch in den folgenden Stunden oder sind sie zu einer späteren Stunde wieder

anwesend, kann der nachfolgende Fachlehrer die Abwesenheit verlängern bzw. verkürzen. Im Klassen-

buch unter dem Menüpunkt „Abwesende Schüler“ erfolgt dies über den Klick auf Pfeil.

3.3. Verspätungen eintragen Kommen Schüler zu spät zum Unterricht, kann die Verspätung im Klassenbuch bei dem entsprechenden

Schüler durch einen Klick auf den Pfeil (siehe oben) vermerkt werden. Die aktuelle Uhrzeit wird dadurch

automatisch ermittelt.

Alternativ kann jede Abwesenheit auch später noch bearbeitet werden: hierzu klicken Sie auf das Bearbei-

tungssymbol (Stift) in der Abwesenheitsmeldung des Schülers.



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Um eine Verspätung einzutragen, muss man die Uhrzeit

„von Hand“ überschreiben und den Abwesenheitsgrund

ggfls. auf „verspätet“ ändern. Klicken Sie anschließend auf

speichern.

3.4. Lehrstoff und Lehrform eintragen Mit einem Klick auf die Unterrichtsstunde im Klassenbuch und einen zweiten auf das „Büchersymbol“

(das zweite Symbol von links) öffnet sich das Fenster für die Lehrstoffeingabe sowie die Auswahl der Lehr-

form.

Hier kann der Lehrstoff der aktuellen Un-

terrichtsstunde eingegeben werden. Zu-

dem lassen sich auch die vergangenen Termine mit einem Klick auf Stift des jeweiligen Termins bearbei-

ten.5

5 Um ältere Termine zu finden, klicken Sie auf den Stift des untersten Termins.



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3.5. Prüfungen eintragen Prüfungen werden am einfachsten über den Stundenplan einer Klasse angelegt. Wählen Sie die Woche

aus, in der die Prüfung stattfinden soll und klicken Sie auf Ihre Unterrichtsstunde in dieser Woche. Bitte

klicken Sie auf das „Prüfungssymbol“ (das dritte Symbol von links):

Im oberen rechten Fenster lassen sich die Prüfungsart und weitere Einstellungen vornehmen. Die Auswahl

der Prüfungsart wird über den Reiter „Stammdaten“ => „Prüfungsarten“ vom Administrator bereitgestellt

(s.u.).

4. Klassenbuch als Klassenlehrer verwenden Der Klassenlehrer agiert in der Regel auch als Fachlehrer und kann alle vorab beschriebenen Aktionen durch-

führen. Zusätzlich nimmt er die Entschuldigungen der Schüler entgegen und trägt diese in WebUntis ein.

4.1. Entschuldigungen vornehmen WebUntis unterscheidet zwischen den Fehlzeiten und den Abwesenheiten. Bei ersteren werden nur die

Schüler aufgeführt, die eine noch nicht entschuldigte oder eine unentschuldigte Fehlzeit aufweisen. Der

Punkt Abwesenheiten dagegen listet alle Abwesenheiten auf.

Wählen Sie im Menüpunkt „Klassenbuch“ den Unterpunkt Abwesenheit.

Hier können Sie alle Abwesenheiten der Schüler sehen, für die Sie als Klassenlehrer zuständig sind.

Über die Auswahlmenüs können Sie die Abwesenheiten nach diversen Kriterien filtern:



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Sie können zudem durch Anklicken mehrere Abwesenheiten auswählen

und mit Klick auf Zusammenfassen gemeinsam bearbeiten.

Sobald eine schriftliche Entschuldigung vorliegt, klicken Sie bei der ent-

sprechenden Abwesenheit auf den Status „nicht entsch./“. Im sich nun

öffnenden Dialog ändern Sie den Status in „entschuldigt“ oder „nicht

akzeptiert“. Klicken Sie nun auf „Speichern“.

Aus Datenschutzgründen dürfen keine weiteren Hinweise in den Text-

feldern eingetragen werden.

4.2. Befreiungen Falls Schüler vom Unterricht befreit werden sollen, ohne dass die Fehl-

zeiten zählen, wird eine „Befreiung“ vorgenommen. Unter dem Reiter

„Klassenbuch“ findet sich im Dropdownmenü die Auswahl „Befreiung“. Hier können eine Klassen- und

Schülerauswahl sowie der Zeitraum der Befreiung ausgewählt werden. Die Befreiungsgründe sind in den

Stammdaten vom Administrator anzulegen, z. B. „Sportbefreiung“, „Schülerpraktikum“ o. ä.

Die Befreiung wird im Klassenbuch mit einem Gips- und Krückensymbol

beim jeweiligen Schüler angezeigt. Wenn Sie nun auf das blaue Symbol 'i'

für Information klicken, erscheinen die Details dieser Befreiung. Wenn Sie einen befreiten Schüler nun als abwesend markieren, dann wird die

Stunde zu den Fehlzeiten gerechnet, allerdings in der Kategorie der

"nicht zählenden", also nicht relevanten Fehlzeiten.



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4.3. Klassendienste einrichten Über das Klassenbuch und dem Menüpunkt „Klassendienste“ lassen sich der Raumdienst, der Klassen-

sprecher und stellvertretende Klassensprecher auswählen:

Über die Schaltfläche automatische Schülereinteilung lassen

sich die Klassendienste ohne viel Aufwand vom Rechner ein-

richten.

4.4. Nachrichten an Klassenteams versenden Es ist möglich, seinen Kollegen Emails über das digitale Klassenbuch zu schicken, um sie z. B. an einen

Lehrstoffeintrag oder vergessene Anwesenheitskontrolle zu erinnern. Aber auch inhaltliche Abstimmun-

gen bzw. inhaltliche Übergaben könnten darüber stattfinden:

Wählen Sie dazu im Menüpunkt „Klassenbuch“ den But-

ton „Nachricht senden“ aus:

Indem gewünschte Kollegen aus dem Benutzermenü per

Klick ausgewählt werden, können einzelne Kollegen an-

geschrieben werden.

Zudem lassen sich Klassenverteilerliste erstellen:

Wählen Sie dafür die entsprechende Klasse aus, die in

dieser Klasse unterrichtenden Kollegen werden im Feld

Benutzer angezeigt. Entweder wählt man nun alle aus

oder nur einzelne Kollegen aus dieser Klassenliste.



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Zum Versenden der Nachricht muss mindestens ein Betreff eingegeben werden. WebUntis bietet auch die

Möglichkeit, Daten an diese Mail zu hängen.

4.5. Übersicht über Abwesenheiten - Berichte Es sollen hier zwei Wege für die unterrichtenden Lehrer und Klassenlehrer zur Erstellung von Abwesenheiten

von Schülern dargestellt werden, die mit Daten aus den Eingaben im Klassenbuch gefüllt sind.

4.5.1. Berichte aus Unterricht/Mein Unterricht Öffnen des oben angegeben

Zugangs zu den Berichten.

Aufrufen eines Berichtes für

einen einzelnen Unterricht

(zeitliche Einschränkung vornehmen in den oberen Zeitraumeinstellungen). Auswahl als pdf-, csv- oder

xls-Datei.



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Beispiel 1:

Fehlzeiten pro Unterricht für alle

Schüler mit Fehlzeiten als pdf-

Datei:

Beispiel 2:

In einer Excel-Datei erzeugte

Fehlzeiten pro Unterricht pro

Stunde:

Beispiel 3:

Mit dem Bericht Fehlstundenmatrix kann eine Ansicht ähn-

lich dem Klassenbuch für jeden einzelnen Unterricht eines

Lehrers mit den Fehlzeiten von Schülern erstellt werden.

Diese Berichte sind außer in der Wahl des Zeitraumes als

auch in den Ausgabeformaten standardisiert!

Diese Berichte sind durch außer in der Wahl des

Zeitraumes sowie der Ausgabeformate standar-

disiert!

4.5.2. Berichte aus Klassen-

buch/Berichte Auf diesem Zugang zu den Berichten über Abwe-

senheiten von Schülern lassen sich Auswahlhil-

fen einstellen:

Klassen:

Berichte können auf einzelne Klassen oder auf al-

le Klassen eingestellt werden

Schüler:

Berichte können auf einzelne Schüler oder auf al-

le Schüler eingestellt werden

Zeitraum:

Wie vorher bei Auswahl der „Fehlzeiten“, „Ver-

spätungen“ „Nur zählende Abwesenheiten“ und

„Alle Schüler“ können die Berichte auf einzelne

Aspekte der Abwesenheiten konkretisieren.



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Abwesenheiten:

Auswahl an unterschiedlichen Berichten mit Fehlzeiten pro Schüler, Klasse, Fach, Fachgruppe. Hier lassen

sich weitere Einschränkungen auf wie z.B. „pro Stunde“, „pro Tag“ u. ä. und nach Art der Fehlzeiten aus-

wählen. Weitere Einstellungen wie „Seitenumbrüche“, Trennungen und Filter lassen sich durch anhaken

einstellen.

Außerdem lassen sich Berichte für Fehltage pro Klasse, Überschreitungen und Übersichtsberichte erstel-

len.

4.5.3. Empfohlene Ansicht für Klassenlehrer Eine empfohlene Ansicht für Klassenlehrer über die Fehlzeiten bei der Zeugniserstellung ist: Auswählen

der Klasse und des Zeitraumes, Haken in den Kästen bei Fehlzeiten und Verspätungen, „Fehlzeiten pro

Klasse“ einstellen auf Gesamtansicht und Alle, Haken in den Kästchen für „Sortiert nach Schülern“ und

„Fehltage und -zeiten trennen“.

1. Beispiel: Einstellung Fehlzeiten pro Klasse:

Die Einstellungen der Listen sollten von allen Lehrern einer Schule gleichartig genutzt werden.

Folgende Einstellungen führen zu einer Ansicht, die die Wochen pro Tag anzeigen und die Fehlzeit angibt

pro Schüler und Anzahl der Stunden.

- Klassenbuch => Berichte: Klasse auswählen, Schüler: alle, Zeitraum wählen

- Haken setzen bei: Fehlzeiten und Verspätungen, ohne Seitenumbrüche, sortiert nach Schülern, ggfls. auch

bei zu zählende Abwesenheiten (alle außer z. B. Befreiungen)

- Fehlzeiten pro Klasse und pro Woche als pdf auswählen



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2. Beispiel: Einstellung Fehlzeiten pro Klasse:

4.5.4. Empfohlene Ansichten für Fachlehrer Folgende Einstellungen führen zu einem Bericht, der der ursprünglichen Fehlzeitenliste im analogen Klas-

senbuch ähnlich ist:

Unterricht|Unterricht Klassen|Berichte (ganz rechts) im entsprechenden Unterricht des Fachlehrers. Die

Anzeige ist nach den Fächern aufgeteilt, weil die Einstellung aus den Unterrichten erzeugt wird.

Fette A stehen für unentschuldigte, normale A für entschuldigte Abwesenheiten.

5. WebUntis mit der Untis Mobile App bedienen und bearbeiten

Diese lässt sich im App-Store leicht unter Untis Mobil finden und kostenlos instal-

lieren6. Die Benutzung ist weitestgehend selbsterklärend. Ein großer Vorteil in

der Nutzung der App ist eine schnellere Erfassung von Abwesenheiten und Ver-

spätungen per „Wisch“ über den Bildschirm des mobilen Endgerätes.

Der Zugang wird über WebUntis freigeschaltet. Loggen Sie sich in WU ein und

klicken Sie auf Profil. Über Profil/Freigabe/App aktivieren können Sie ein Barcode

öffnen.

Nach der Installation der App auf dem Mobilen Gerät rufen Sie diese App auf. Es

meldet sich die folgende Seite:

Betätigen Sie den Button Profil hinzufügen. Betätigen Sie danach den Button QR

Code scannen und halten Sie Ihre Kamera auf den Bildschirm Ihres Rechners und

fotografieren den Code.

Untis Mobile zeigt Ihnen dann Ihre Zugangsdaten.

Jetzt können Sie die App nutzen, um Ihren Stundenplan einzusehen, Abwesenheiten von Schülern bearbei-

ten, Hausaufgaben eintragen und Lehrstoffe in Klassenbuch aufnehmen.

6 Die Premiumversion wird es in Kürze für Schulen geben. Alle Lehrer von Projektschulen in Hamburg können darauf zugrei-

fen.



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Untis Mobil starten: mit Klick auf die App startet Untis Mobil und zeigt das

nebenstehende Bild.

Im gelben Feld lässt sich zwischen den angemeldeten Schulen wählen.

Tages- und Wochenansicht schaltet zwischen den Anzeigen des Stundenplans

nach Wochen oder Tagen um.

Das Info Center informiert über die aktuellen Vorgänge im Klassenbuch der

einzelnen Klassen.

Mein Stundenplan öffnet den persönlichen Stundenplan des Benutzers.

Andere Stundenpläne lassen sich ebenfalls speichern und aufrufen.

Mit dem Feld Einstellungen können Veränderungen in der Ansicht und in der

Funktion eingestellt werden. In Einstellungen werden mit dem Symbol „I“ die

Angaben zur App veröffentlicht.

Info Center:

Mit dem Kalender lassen sich die einzelnen Tage aufrufen.

In der Fußzeile lässt sich umschalten auf Sprechstunde, Meine Termine und

Klassenleitung.

Mit dem Aufruf der Klassenleitung werden die Informationen über Fehlzeiten

und Klassenbucheinträge an die Klassenleitung weitergegeben.

Die Abwesenheiten können vom Klassenlehrer an dieser Stelle weiter verarbei-

tet werden.

Der Stundenplan: Am Beispiel des Lehrerstundenplanes wird die Funktion aller Stundenpläne erläutert.

Suchfunktion: Durch Eingabe eines Kurznamen kann ein spezieller Stunden-plan z.B. für die Aufsichten aufgerufen werden.

Benachrichtigung: Öffnet die Nachrichten zum Tage und die Sprechstun-denanmeldungen.

Kalender: Ermöglicht ein Umstellen der angezeigten Wochen.

Schiebeschalter unten: durch ihn lässt sich die Anzahl der angezeigten Tage

variieren.



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Die Stundenplanstunde: Anzeige der Stammdatenelemente als Information. In der Zeile Raum lässt sich

ein anderer Raum buchen .

Informationen zur Stunde lassen sich über Anklicken des Stiftes anlegen.

Die Zeile Hausaufgaben kann ebenfalls über den Stuft aktiviert werden.

Die Eingabemöglichkeiten für den Lehrstoff, die Anwesenheit und die Hausauf-

gaben werden durch Anklicken des orangen Feldes aufgerufen.

Alle Tätigkeiten lassen sich auch aus dem Stunden-

plan des Lehrers starten.

6. Einstellungen durch den Administrator

Mit dem Update auf die aktuelle Version von WebUntis 2019 sind unter Administration | Rechte & Rollen

für alle Benutzergruppen Standardrechte definiert, die variabel durch wenige Wahlmöglichkeiten in Options-

feldern und Schiebereglern interaktiv geändert werden können. Die bisherige erforderliche Sicht auf die vie-

len Rechteeinstellungen mit Optionsfeldern heißt jetzt Expertenmodus.

Nach diesem neuen Konzept der Rechte und Rollen sind alle Klassenlehrer(KL) und Fachlehrer (FL) Lehrkräfte

Ein Klassenlehrer wird in der Funktion implizit erkannt und im Vergleich zu Fachlehrern mit erweiterten

Rechten versehen, wenn er in UNTIS in den Stammdaten einer Klasse als KL eingetragen ist. In UNTIS können

bis zu zwei KL je Klasse eingegeben werden.

Hinweis: Informationen zu der neuen Oberfläche für Rollen und Rechte sind hier beschrieben:

https://www.untis.at/Downloads/int/Manuals/de/WebUntis2019.pdf

Für die grundsätzlichen Einstellungen des digitalen Klassenbuches sind für Benutzer von WebUntis mit Ad-

ministrationsrechten besondere Werkzeuge angelegt.



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6.1. Administrator – Benutzergruppen - Benutzergruppenrechte Für die Lehrer sollten folgende Rechte für das Klassenbuch eingestellt sein:

In dieser gezeigten Einstellung können Klassendienste vom Klassenlehrer eingerichtet werden; die Fach-

lehrer können in allen Klassen die Klassendienste sehen. Für die Prüfungen und Klassenbucheintrag sind

ebenfalls zwei Lehrerrechte eingetragen, jeweils eines für den Fach- und eines für den Klassenlehrer.

Die Einstellungen für Sekretariat, Schulleitung usw. müssen ebenfalls den Gepflogenheiten der jeweiligen

Schule angepasst werden.



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6.2. Klassenbuch – Einstellungen Beispielhaft sei hier eine gängige Einstellung wiedergegeben:

Die Einstellung der Zählbarkeit von Fehlstunden wird an

den Schulen sehr unterschiedlich gehandhabt. hier

sollten die Felder erst einmal frei bleiben.



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6.3. Einstellungen der Stammdaten des Klassenbuchs

6.3.1. Abwesenheitsgründe7

Unter Stammdaten| Abwesenheitsgründe, eingestellt auf Schüler, sollte die Administ-

ration die in der Schule genutzten und von

der BSB zugelassenen Gründe für Abwe-

senheiten definieren.

Die Gründe können als zählende oder nicht zählende Gründe eingestellt

werden. Ebenso kann der Entschuldi-

gungsstatus voreingestellt sein.

6.3.2. Entschuldigungsstatus Der Entschuldigungsstatus ist ebenfalls nach den Gepflogenheiten der Schule einstellbar. Entscheidend

ist, ob eine Entschuldigung zählen oder nicht zählen soll.

7 In den Hinweisen zur Administration des WebUntis-Klassenbuchs im Rahmen der Pilotierung gibt es eine Liste der zulässigen

Abwesenheitsgründe. Diese Liste ist abschließend und in der Pilotierung verbindlich einzuhalten (vgl. letzten Stand in Datei

180620_WebUntis_Handbuch_Hinweise-Klassenbuch_HI19.pdf – abgelegt auf der Klassenbuch-Site im FHH-Portal).



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6.3.3. Befreiungsgründe Mit Befreiungen sind Gründe, nicht oder nicht aktiv an einem Unterricht teilnehmen zu müssen. Die Be-

freiung wird im Klassenbuch mit einem Gips- und Krückensymbol beim jeweiligen Schüler angezeigt.

6.3.4. Dienste Klassendienste müssen ebenfalls von der Administration vordefiniert werden. Auch hier lassen sich die

Einstellungen der jeweiligen Schule entsprechend vornehmen.

6.4. Import von Schülerdaten Vor einer Übertragung der Schülerdaten aus dem Schulverwaltungsprogramm nach WebUntis sollten Sie

prüfen, ob alle Stammdaten mit UNTIS-Daten „kompatibel“ sind, z.B. muss das Format der Klassenbe-

zeichnungen in DIVIS oder WinSchool mit dem in UNTIS identisch sein.

6.4.1. Import aus DIVIS (Allgemeinbildende Schulen) Im Schulverwaltungsprogramm DIVIS befindet sich eine Schnittstelle, die die Daten direkt aus DIVIS an

WebUntis sendet. Nähere Erläuterungen zur Nutzung dieser Schnittstelle sind im DIVIS-Handbuch zu fin-

den. Bei Rückfragen helfen die DIVIS-Berater der BSB.

DIVIS vergibt eigene Schülergruppenbezeichnungen und überschreibt bei einer Rückübertragung diese auf

WebUntis. Deshalb sollte bei der Integration von Daten die zeitliche Reihenfolge beachtet werden.

Schülerdaten neuen Schülern aus anderen Schulen (Fremddaten) werden in DiViS importiert/eingegeben

und über den Datenabgleich von WebUntis übernommen.



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6.4.2. Import ohne DIVIS aus WinSchool (Berufliche Schulen) Der Export der Schülerdaten aus WinSchool erfolgt mit einer WinSchool-Liste, die eine CSV-Datei bzw. ei-

ne Txt-Datei vorher genau ausgewählter Daten erfolgt. Dieser Datenexport ist in den Schulbüros bekannt

und in gleicher Weise erforderlich, wenn Schülerdaten für den Zugang in das pädagogische Netz benötigt

werden. Im Zweifel stellen die UNTIS-Berater auf Anfrage auch eine schriftliche Anleitung zur Verfügung.

Im Ergebnis liegen die Schülerdaten als *.txt oder als *.csv - Datei

vor, in der die einzelnen Datenfelder mit einem der üblichen Separa-

toren (z.B. Komma, Semikolon, Leerzeichen, Tabulator oder Pipe) ge-

trennt sind. Im Beispiel ist eine Students.txt - Datei mit dem Separator

„Tabulator“ abgebildet:

Import der Schülerdaten erfolgt in WebUntis unter: Stammdaten |

Schüler|Import. Die richtige Zeichensatzwahl entscheidet darüber, ob

Sonderzeichen richtig übertragen werden: Üblich sind UTF-8 oder

ISO-8859-1:

Danach muss eine Zuordnung der Schülerdaten in das Datenschema

von WebUntis erfolgen: Siehe dazu die nebenstehende Liste der Feld-

zuordnungen!

Eine genauere Beschreibung des Importes der Schülerdaten finden Sie

im Folgenden:

Achtung: Testimport:

Wenn Sie das erste Mal einen Schülerimport durchführen, importieren Sie zunächst nur ein paar

Schüler (möglichst mit Sonderzeichen im Namen), damit Sie diese gegebenenfalls wieder leicht löschen können. Nehmen Sie dazu eine Importdatei mit nur wenigen Zeilen.

Wählen Sie die Importfunktion aus der Seite Stammdaten|Schüler|Import aus.

Datenquelle: Geben Sie jene Datei als Datenquelle an, welche die Schülerdaten enthält (z.B. GPU010.TXT oder ein anderer Name).



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Zeichensatz: Standardmäßig ist der

mitteleuropäische Zeichensatz ISO-8859-1 eingestellt. Wenn Ihre Daten

z.B. im Unicode-Format UTF-8 vor-

liegen, müssen sie den Zeichensatz

entsprechend ändern um ein kor-

rektes Importieren der Schüler-Stammdaten zu ermöglichen.

Stichtagsdatum: Wird mit den Schü-

lern eine Klassenzugehörigkeit im-

portiert, gilt diese ab diesem Da-

tum. Standardmäßig ist hier das Be-

ginndatum des Schuljahres einge-stellt.

Klicken Sie nun auf Weiter. Es erscheint das obenstehende Bild. Hier ordnen Sie die Spalten ent-sprechend Ihrer txt-Datei und klicken auf Import. Danach ist der Import abgeschlossen.

Bestehende Daten werden nicht ein zweites Mal angelegt, wenn die Kurzzeichen übereinstim-

men. Neue Daten aus einer Liste werden angelegt. Bei einer identischen Vergabe von Kurznamen

auf der txt-Liste verändert WebUntis den Kurznamen mit einer Ziffer zur Unterscheidung und bemerkt es nach dem Import auf der neu erscheinenden Liste.

Ist kein Kurzname in der txt-Datei vergeben, vergibt WebUntis einen Kurznamen entsprechend der von Ihnen bei der Benutzergruppe vorgegebenen Beschränkungen.

Konkrete Fehlermeldungen zeigen nach dem Betätigen des Buttons Import an, welche Einstel-

lung in der TXT-Datei nicht korrekt ist. So kann eine unterschiedliche Klassenbezeichnung, z.B. 10 a statt 10a zu diesem Fehler führen.

Weitere Hilfen: Eine Anleitung für den Export von Schülerdaten aus WinSchool erhalten Sie von Ihrem zuständi-

gen UNTIS-Berater, ebenso eine Kurzanleitung zum Import von Schülerdaten in WebUntis.

Eine umfassende Beschreibung zum Import von Schülerdaten sind als PDF auf der UNTIS-

Homepage verfügbar: https://www.untis.at/HTML/webuntis_manuals.php



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6.5. Definition von Schülergruppen in UNTIS und WebUntis Grundsätzlich erfolgt in UNTIS eine eindeutige Identifizierung eines Unterrichts durch die Unter-

richtsnummer. Der Unterricht besteht aus Klasse – Fach – Lehrer – Raum. Das Feld Schülergruppe

wird nicht benötigt und ist oft leer. Für das WebUntis Modul Klassenbuch reicht das nicht, weil z.

B. gekoppelte Unterrichte mehrere Unterrichte enthalten, die unterschiedliche Schülergruppen

betreuen. Das Konzept der WU-Schülergruppen sieht deshalb eine eindeutige Schülergruppe be-

stehend aus der Klasse und dem Fach vor. Nach dem Motto: „Keine Schülergruppe in UNTIS ist

auch eine Schülergruppe“ werden bei der Übertragung der Unterrichte von UNTIS nach WebUn-

tis Schülergruppen aus „Fach_Klasse“ gebildet

Beispiel 1: Klasse 5a hat eine Stunde Biologie bei Lehrer Meier und eine Stunde Biologie bei Leh-

rer Müller. Durch die gleiche Schülergruppe „leer“ ist es ein Unterricht (Teamteaching) in We-

bUntis. Ist dies nicht gewollt, sollten vom Stundenplaner in UNTIS entweder Schülergruppen de-

finiert werden oder unterschiedliche Fächer eingerichtet werden.

Beispiel 2: Wenn in einer Kopplung allerdings aus einer Klassenkopplung, z. B. für alle Klassen ei-

nes Jahrganges, mehrere Sprachkurse mit gleichem Fach gebildet werden (z. B. 2 * Englisch, je

einmal Französisch und

Spanisch), dann braucht es

ergänzend zu Klasse + Fach

eine Ergänzung für die Eng-

lischkurse, um die Schüler-

gruppe eindeutig zu ma-

chen!

Der Stundenplaner muss in

UNTIS in jedem Unterricht,

der für einen Teil der Schü-

ler der beteiligten Klassen

(Kopplungen, Kurse o.ä.)

gehalten wird, eine eindeutige Schülergruppenbezeichnung in die UNTIS-Spalte Schülergruppe

eintragen. Für die Definition von Schülergruppen können sog. Wildcards verwendet werden (sie-

he oben)8

Bei der Datenübertragung nach WebUntis werden die in Untis verwendeten Schülergruppen

mitübertragen. Für Vertretungsunterricht lässt sich die Schülergruppe verändern.

Schülergruppenbezeichnungen können bis zu 60 Zeichen enthalten.

Eine ausführliche Beschreibung der Schülergruppen finden Sie auf der Homepage von UNTIS:

6.6. Schülergruppen in WebUntis zuordnen Hinweis für den Administrator: WebUntis-Recht für Zuordnung der Schüler zu Schülergruppen für Fach- und Klassenlehrer frei-

geben: Damit Lehrer ihre Schüler zu Schülergruppen zuordnen können, muss ihnen das Recht

'Schülerzuordnung' gegeben werden.

8 Auszug aus einer UNTIS-Beschreibung der Schülergruppen unter https://www.untis.at/HTML/untis_manuals.php



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Es gibt zwei Möglichkeiten, Schüler für den jeweiligen Kurs/Unterricht auszuwählen:

(jeweils bitte das Männchensymbol auswählen)

Die Benutzerrechte für Schülergruppe sollten immer nur auf lesen und schreiben gestellt sein, da

sie nicht in WebUntis angelegt oder gelöscht werden sollen.

7. Hilfe und Support und FAQ Sollten Fragen auftreten, wenden Sie sich bitte an das Ticketsystem von Dataport, an den Fachsupport der

BSB oder an den für Sie zuständigen UNTIS-Berater (eine Zuordnungsinformation liegt den Pilotschulen

vor). In dringenden Fällen, insbesondere wenn Sie die angegebenen Kontaktdaten nicht erreichen, ist

auch eine direkte Kommunikation mit dem Helpdesk der UNTIS GmbH möglich.

In der Anlage FAQ finden Sie eine Sammlung von Fragen und Antworten, die sich bei der Einführung des

digitalen Klassenbuches in vielen Schulen ergeben haben.

Unterricht|Mein Unterricht

Unterricht|Schülergruppen



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Anlage: Frequently asked Questions (FAQ) 9

I. Fragen zur Abwesenheit, zu Verspätungen und Befreiungen

1. Muss bei Doppelstunden in jeder Unterrichtsstunde die Anwesenheit kontrolliert werden?

Nein. In einer Doppelstunde reicht die einmalige Anwesenheitskontrolle. Eine erfasste Abwesenheit gilt

für die Doppelstunde oder auch für Unterrichtsblöcke mit drei und mehr Stunden mit gleichem Fach und

Lehrkraft in einer Klasse/Schülergruppe. Dies gilt auch entsprechend für den Lehrstoffeintrag.

Abwesenheiten und Lehrstoffeingaben können über das Stiftsymbol korrigiert werden.

2. Kann der Zeitrhythmus der Anwesenheitskontrollen an verschiedenen Tagen, in unterschiedlichen Bil-

dungsgängen oder Klassen unterschiedlich sein?

Nein. Unter ≪Klassenbuch≫ | ≪Einstelllungen≫

kann in der Zeile „Vorgabe für Ende einer Abwe-

senheit“ lediglich definiert werden, ob das Ende

der Abwesenheit am Stundenende, Tagesende o-

der zu einem fixen Zeitpunkt liegen soll. Diese Ein-

stellung wirkt sich somit für alle Tage und alle Klas-

sen bzw. Kurse aus.

Beispiel:

Einstellung für die „Vorgabe für Endezeit einer Ab-

wesenheit“ zum „Tagesende“:

Das Optionsfeld „Abwesenheit darf nur in der Unterrichtsstunde liegen“ darf hierbei nicht aktiviert sein.

3. Wer kann die An- bzw. Abwesenheit von SuS feststellen?

Alle Lehrkräfte einer Klasse bzw. eines Kurses können grundsätzlich in ihren Stunden Abwesenheiten fest-

stellen.

Eine Vertretungslehrkraft ist ebenso berechtigt, in der jeweiligen Stunde An- bzw. Abwesenheiten der

Klasse bzw. des Kurses festzustellen. Der Unterricht ist für die betreffende Stunde der Vertretungslehr-

kraft zugeordnet.

4. Wie kann man mehrere Lehrkräfte mit Klassenlehrerfunktionen ausstatten, z.B. bei Erkrankung des KL?

Grundsätzlich: Es dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen keine Nutzer eingerichtet werden, die nicht

einer Person zuzuordnen sind. Es muss über die Anmeldung in WebUntis immer nachvollziehbar sein, wer

die Eintragungen gemacht hat. Weiterhin dürfen grundsätzlich nur Personen berechtigt werden, die in

einem unmittelbaren Beschäftigungsverhältnis zur Freien und Hansestadt Hamburg stehen, also bspw.

keine externen Dienstleister (z.B. betriebliche Integrationsbegleiter), Honorarkräfte oder ehrenamtlich Tä-

tige.10

Vorgehen:

9 Die FAQ sind eine Sammlung und Zusammenstellung von Fragen aus der Praxis von allen UNTIS-Multiplikatoren in Hamburg,

die die Erprobung des digitalen Klassenbuches in den Pilotschulen beratend begleiten. 10

Hier ist der Grundsatz maßgeblich, dass nur eigenes Personal in betriebliche Abläufe der Schule eingebunden werden darf

(also nur bei der Freien und Hansestadt Hamburg abhängig Beschäftigte). Anderenfalls entstünden Konflikte mit Regelungen

zur Sozialversicherungspflicht, zur Arbeitnehmerüberlassung oder zum Datenschutz – oder es könnte womöglich unbeabsich-

tigt ein (dann unbefristetes) Arbeitsverhältnis durch die faktische Einbindung begründet werden.



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• In UNTIS können bis zu 2 Klassenlehrer in den Stammdaten der Klasse eingetragen werden

(Stammdaten neu hochladen).

• Fachlehrer der (Pilot-)Klasse in eine neue „Benutzergruppe“ Klassenlehrer“ aufnehmen und wie

einen Klassenlehrer berechtigen.

• Ggf. mit Zuordnungsgruppen11 die Fachlehrer, Referendare usw. einer Klasse berechtigen, Abwe-

senheiten für Schüler einer Klasse zu bearbeiten (siehe hierzu auch die nächste Frage und Ant-

wort). 12

5. Wie werden Abwesenheiten von SuS im Betriebspraktikum festgestellt/eingetragen?

Grundsätzlich wird mit dem Praktikumsbetrieb vereinbart, dass Fehlzeiten zu dokumentieren und regel-

mäßig an die Schule zu melden sind. Auch die betreuende Lehrkraft stellt gelegentlich vor Ort die Anwe-

senheit fest, kann aber nicht in allen Praktikumsbetrieben gleichzeitig sein.

Wie bisher ohne digitales Klassenbuch gibt es hierzu in WU verschiedene organisatorische Möglichkeiten:

• Der Betrieb meldet die dokumentierte Abwesenheiten an die Schule. Die KL oder das Schulbüro arbeiten die Abwesenheiten im WU-KB nach.

• Die betreuende Lehrkraft (KL, Fachlehrer) trägt alles nach und benötigt dafür entsprechende

Rechte.

• In einer Zuordnungsgruppe (vgl. Fußnote 11 zur vorherigen

Frage!) können z.B. Fachlehrer oder andere Betreuer der Prak-

tikanten der Klasse berechtigt werden, am PC unter Klassen-buch die Abwesenheiten für Schüler zu bearbeiten. Die in der

vorherigen Frage angegebenen Grundsätze, welche Benutzer

aufgenommen werden dürfen, sind dabei unbedingt zu beach-

ten.

Eine Kontrolle der Anwesenheiten in „fremden“ Unterrichten

über Stundenplan | Unterricht ist allerding nicht möglich.

11

Zuordnungsgruppen sind in WebUntis lt. Handbuch eine Datenstruktur, die dazu dient „für Betriebe eigene Zugänge zu

WebUntis einzurichten.“ (https://www.untis.at/Downloads/int/Manuals/de/WebUntis.pdf Punkt 6.12, Seite 282). Zugänge

für betriebliche Personen sind in Hamburg nicht geklärt, daher kann die Datenstruktur für diesen Zweck nicht regelhaft ge-

nutzt werden. Wenn darüber Fachlehrer etc. berechtigt werden, dann stellt das eine Hilfskonstruktion dar. 12

Nicht zulässig wäre der Weg, allen Lehrkräften das volle Klassenbuchrecht zu gegeben, obwohl das der herkömmlichen

Situation in den Schulen entspricht: Alle Lehrkräfte dürfen nur in den (Papier-) Klassenbüchern derjenigen Klassen Eintragun-

gen vornehmen, in denen sie tatsächlich unterrichten – obwohl sie im Lehrerzimmer Zugang auch zu allen anderen Klassen-

büchern haben. Der Datenschutz erzwingt die sorgfältige Beschränkung des Zugangs der einzelnen Personen auf die tatsäch-

lich für ihre Aufgaben benötigten Daten, wo immer das möglich ist.



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6. Wie werden „betriebliche Ausbildungszeiten“ an Berufsschultagen für einzelne Schüler oder eine Be-

rufsschulklasse im digitalen Klassenbuch behandelt.

• Einzelne Schüler können vom Unterricht befreit werden (siehe unter „Befreiung“ in der Handrei-

chung“), z.B. bei einem betrieblichen Ausbildungstag an einem Schultag.

• Der entsprechende Abwesenheitsgrund13, z.B. „Lernort Betrieb“ kann als entschuldigte Abwe-

senheit hinterlegt sein und damit ohne weitere Bearbeitung als entschuldigte Fehlzeit gezählt

werden.

7. Wie können Anwesenheitskontrollen in individuellen Lernphasen, bei denen sich SuS eigenständig ei-

nen Unterricht zuordnen, durchgeführt werden?

Angenommen die SuS müssen im Rahmen des Naturwissenschaftsunterrichts verschiedene Module in

den Fächern Physik, Chemie und Biologie bearbeiten. Hierzu finden drei parallele Unterrichte mit drei

verschiedenen Lehrern statt. Die SuS besuchen einen dieser Unterrichte und wechseln sobald die Aufga-

ben im ersten Unterricht erledigt sind in einen der weiteren Fachunterrichte (zum Beispiel nach vier Wo-

chen von Physik in Chemie). Den drei Unterrichten ist je eine Schülergruppe mit allen Schülern zugeordnet, die die drei Fächer besu-

chen. Der erste Lehrer setzt alle SuS, die er nicht sieht, auf abwesend. Sofern einer diese auf abwesend

gesetzten Schüler in der zweiten Gruppe anwesend ist, korrigiert der zweite Lehrer auf anwesend. Analog

dazu verfährt der dritte Lehrer.

Alternativ gibt es das Modul „Schüler-Termin-Zuordnung“ (ist bislang nicht für alle Schulen freigeschal-

tet). Hierüber ist es möglich, SuS termingenau einem Unterricht zuzuordnen. Für das zuvor beschriebene

Szenario wäre die Anwendung möglich, wenn vorab klar ist, dass eine bestimmte Gruppe von Schülern die

ersten vier Wochen den Physikunterricht besucht und anschließend in den Chemieunterricht wechselt.

8. Wie kann in der App Untis Mobile aus einer festgestellten Abwesenheit im Nachhinein eine Verspätung

generiert werden, wenn nicht mehr minutengenau „gewischt“ werden kann?

Man muss nicht zwingend wischen um einen Schüler absent zu setzen. Über das Bleistift-Symbol (Andro-

id) bzw. rotes Uhr-Symbol (iOS) neben jedem Schüler können auch in der App minutengenaue Verspätun-

gen bzw. Abwesenheiten eingetragen werden. Dies funktioniert auch im Nachhinein.

9. Was ist der Unterschied zwischen „Abwesenheiten“ und „Fehlzeiten“?

Fehlzeiten ergeben sich aus den Abwesenheiten.

Eine Abwesenheit ist beispielsweise das Fehlen von mehreren Unterrichtsstunden, daraus resultieren die

Fehlzeiten. Die mehrstündige Abwesenheit beispielsweise von 8.00 bis 13.00 Uhr führt bei einem Schüler,

der in dieser Zeit regulär 4 Stunden Unterricht hätte, zu einer Fehlzeit von 4 Stunden. Für einen Schüler,

der in dieser Zeit regulär 6 Stunden Unterricht hätte, würden demnach 6 Stunden als Fehlzeiten anfallen.

10. Welche Einstellung muss vorgenommen werden, damit im Rahmen bei einer Doppelbesetzung (Team-

teaching) nur ein Kollege die Anwesenheit kontrollieren muss und der zweite Kollege diese Stunde

nicht mehr unter Klassenbuch | Offene Stunden/Lehrer vorfindet?

Hierfür gibt es keine Klassenbucheinstellung. Ein Lehrer muss die Abwesenheit kontrollieren. Der zweite

Lehrer muss dies nur noch bestätigen.

13

In den Hinweisen zur Administration des WebUntis-Klassenbuchs im Rahmen der Pilotierung gibt es eine Liste der zulässi-

gen Abwesenheitsgründe. Diese Liste ist abschließend und in der Pilotierung verbindlich einzuhalten (vgl. letzten Stand in

Datei 180620_WebUntis_Handbuch_Hinweise-Klassenbuch_HI19.pdf – abgelegt auf der Klassenbuch-Site im FHH-Portal).



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II. Fragen zu Entschuldigungen

1. Können Entschuldigungen auch für komplette Zeiträume bearbeitet werden?

Grundsätzlich können Entschuldigungen für einen Unterricht oder nach Zusammenfassung (offene Unter-

richte anklicken und auf „Zusammenfassen“ klicken) gemeinsam entschuldigt bzw. bearbeitet werden.

Unter ≪Klassenbuch≫ | ≪Abwesenheiten≫ können mehrere Abwesenheiten gleichzeitig ausgewählt

und entschuldigt werden. Der gewünschte Zeitraum kann mittels der Datumseingabe festgelegt werden.

(siehe hierzu die Handreichung Seite 9 und 10).

III. Fragen zum Lehrstoffeintrag

1. Gilt der Lehrstoffeintrag gleich für eine Doppelstunde oder einen Unterrichtsblog (zusammenhängende

Stunden, gleiches Fach und gleicher Lehrer)?

Dies kann je nach Wunsch eingestellt werden. Unter ≪ Klassenbuch ≫ | ≪ Einstellungen ≫

„Lehrstoff für alle Stunden eines Blockes eintragen“.

IV. Fragen zu Berichten

1. Wann können wir mit einem Fehlzeitenbericht für einzelne Schülergruppen rechnen

(Wunsch der BS11)?

Ab sofort! Diesen Bericht gibt es bereits. Unter Unterricht| Mein Unterricht auf das Symbol

te“ klicken (ganz rechts in der jeweiligen Zeile zum Unterricht).

2. Gibt es einen Bericht, der in etwa den Stricheintragungen im analogen Klassenbuch entspricht?

In den Handreichungen findet man einen „empfohlenen Bericht“, der über einen Zeitraum hinweg die

Abwesenheiten aller Schüler einer Klasse wiedergibt.

Für einzelne Kurse gibt es unter Unterricht | Mein Unterricht in der entsprechenden Unterrichtszeile

ganz rechts den Button „Berichte“.

3. Werden Fehltage und Verspätungen in Berichten zusammen berechnet?

In dem Bericht „Fehlzeiten pro Klasse“ (Gesamtübersicht, Fehltage und -zeiten trennen) werden für einen

Schüler alle Fehltage addiert. Ab wann ein Fehltag zählt, wird dabei über die Klassenbucheinstellungen

(Klassenbuch |Einstellungen) und dort in der Zeile „Fehltag zählt ab [Min oder %]) definiert.

Ebenso wird hier definiert, ab wann Fehlstunden gezählt werden („Fehlstunde zählt ab [Min oder %]“).

Beispiel:

Einstellung: Fehlstunde zählt ab 50%.

Ein Schüler verspätet sich in einer 45 Minuten-Stunde um 15 Minuten. Im Bericht wird in der Spalte Ver-

spätungen die Anzahl „1“ ausgewiesen. Die 15 Minuten werden zudem unter Fehlstunden mit „0:15“ auf-

geführt.



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Verspätet sich der Schüler um 37 Minuten (also um mehr als 50% der 45 Minuten), so wird anstelle einer

Verspätung eine Fehlstunde gewertet. Die 37 Minuten werden ungeachtet dessen in der Fehlstundendar-

stellung (hh:min) mit „0:37“ aufgeführt.

Hierbei ist zu beachten, dass weitere Fehlstunden in der vorherigen Darstellung zu den Fehlminuten ad-

diert werden. Hat der Schüler im Zeitraum der Auswertung eine zusätzliche Doppelstunde gefehlt, wer-

den in der linken Fehlstundendarstellung „3“ Fehlstunden ausgewiesen (zwei aus der Doppelstunde sowie

eine resultierend aus den 37 Minuten). In der rechten Fehlstundendarstellung werden die Fehlstunden

und Minuten addiert dargestellt (2x 45 Min. + 37 Min. = 127 Min. = 2 Std.: 07 Min. = „2:07“).

Im folgenden Beispiel hat der Schüler drei Verspätungen (17 Min. + 22 Min. + 22 Min.), die jeweils unter

50% liegen). Die Summe der Verspätungen beträgt 61 Minuten. Diese werden als „1“ Stunde und

„01“ Minute („1:01“) in den Fehlstunden ausgewiesen. Um die Stunden in Minuten zurückzurechnen,

muss der Stundenwert mit 60 multipliziert werden.

4. Wie können die Fehlzeiten für das Zeugnis gemäß der APO-GrundStGy/APO-AH und APO-AT ausgewie-

sen werden?

Gemäß der APO-GrundStGy § 11 Abs. 5 gilt für die Grundschulen und die Jahrgangsstufen 5 bis 10 der

Stadtteilschule und des Gymnasiums:

„In den Zeugnissen, die nicht Abgangs- oder Abschlusszeugnisse sind, werden die im jeweiligen Beurtei-

lungszeitraum von den Schülerinnen und Schülern versäumten Unterrichtstage und -stunden mit der Un-

terscheidung „entschuldigt“ oder „nicht entschuldigt“ angegeben.“

Gemäß APO-AH § 15 Abs. 3 gilt für Oberstufen: In Halbjahreszeugnissen und Jahreszeugnissen werden die

Versäumnisse der Schülerinnen und Schüler seit Beginn des Beurteilungszeitraums unter Angabe der An-

zahl der insgesamt versäumten sowie der davon unentschuldigt versäumten Unterrichtsstunden und der

Anzahl der Verspätungen aufgeführt.

Gemäß APO-AT § 13 Abs. 2 gilt für Berufliche Schulen: In den Zeugnissen, die nicht Abgangs- oder Ab-

schlusszeugnisse sind, werden die Versäumnisse der Schülerin oder des Schülers im Bewertungszeitraum

mit der Unterscheidung »entschuldigt« oder »unentschuldigt« angegeben. In Abgangs- und Abschluss-

zeugnissen werden nur die unentschuldigten Fehlzeiten im gesamten Bildungsgang angegeben.

In WebUntis auf Klassenbuch | Berichte klicken und oben den entsprechenden Zeitraum auswählen (z.B.

„Aktuelles Schuljahr"). In der Zeile "Fehlzeiten pro Klasse" im ersten Dropdown-Menü „Gesamtüber-

sicht“ auswählen. Bitte unbedingt darauf achten, dass ganz hinten der Haken bei „Fehltage und -zeiten

trennen“ gesetzt ist. Anschließend auf das rote PDF-Symbol klicken. Der Download erfolgt innerhalb we-

niger Sekunden.

In der runtergeladenen Datei sind immer nur die Rubriken Fehlschulstunden (nur der linke Teil mit den

ganzen Zahlen) sowie Fehltage entscheidend. Hiervon sind wiederum nur die grauen Spalten ("zählend“)



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von Interesse. Diese entsprechen schließlich der Zeugniseingabe:

Fehlstunden (gesamt): XXX, davon unentschuldigt: XXX.

Fehltage (gesamt): XXX, davon unentschuldigt: XXX.

Sofern Schüler nicht aufgelistet oder Felder leer sind, sind noch keine Fehlzeiten angefallen.

Beispiel:

1. Schüler: Fehlstunden 9, davon unentschuldigt 4. Fehltage 2, davon unentschuldigt 0.

2. Schüler: Fehlstunden 15, davon unentschuldigt 4. Fehltage 10, davon unentschuldigt 0.

V. Fragen zur App Units Mobile und zum Einsatz mobiler Endgeräte

1. Können mehrere Profile in der App genutzt werden?

Ja, man kann in der App mehrere Profile speichern und schnell im Kopf des Displays ein anderes Profil ak-

tivieren. Dadurch ist es mit einem mobilen Endgerät möglich, die Anwesenheit für Schüler anderer Klas-

sen und Schülergruppen oder auch die Anwesenheit der Schüler anderer Schulen (kooperierende Ober-

stufen mit gemischten Kursen oder Klassen) festzustellen.

2. Ist es möglich ein Tablet oder ein mobiles Gerät mit mehreren Lehrkräften zu nutzen, wenn das Gerät

fest einem Raum zugewiesen ist?

Prinzipiell ja. In diesem Fall müsste jedoch für jede Lehrkraft, die das Gerät nutzen möchte, das Profil in

der Untis Mobil App auf dem Gerät eingerichtet sein. Zusätzlich ist es aus datenschutzrechtlichen Anfor-

derungen nötig, dass auf diesem Gerät zwingend eine personifizierte Systemanmeldung für jede Lehrkraft

eingerichtet wird, die dieses Gerät nutzen wird.

3. Können mit mobilen Endgeräten offline Abwesenheiten erfassen?

Grundsätzlich erfolgt die Erfassung der Abwesenheit durch „Wischen“ und die Zeit wird sofort im WU-KB

online erfasst. Wenn kein WLAN und auch keine Netzverbindung verfügbar ist, kann offline erfasst wer-

den. Die Daten werden im Mobilen Gerät zwei Tage gespeichert und können somit später an den Server

übermittelt werden. Hierzu muss die App geöffnet werden, sobald man mit dem mobilen Gerät online ist.

4. Können Entschuldigungen über eine App bearbeitet werden?

Dies ist erst mit der Premium-Version von Units Mobile und aktuell nur für das Betriebssystem Android

möglich. Für das iOS (Apple) Betriebssystem wird diese Funktion voraussichtlich Ende 2018 verfügbar sein.

Im Bereich <<Info Center>> | <<Klassenleitung>> können Entschuldungen in der Premium-Version Andro-

id vorgenommen werden.



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5. App für Schüler: Darf ein Schüler seine eigenen Fehlzeiten einsehen? Geht das über die App?

Lehrkräfte können über ihre Datenansicht unter ≪ Info Center ≫ | ≪ Abwesenheiten ≫ auf Anfrage

Auskunft zu den Anwesenheitsdaten der von ihnen unterrichteten Schülerinnen und Schüler geben.

Für Schüler selbst ist dies mit der Premium-App für Schüler oder über WebUntis technisch möglich. Da-

tenschutzrechtlich gibt es derzeit noch keine tragfähige Regelung, die generell anwendbar wäre.

6. Was genau kann die Premium-App für Lehrer mehr als die Standard-App?

Eine Liste der Funktionen der verschiedenen System-Apps (Android, IOS, Microsoft) und der Premium App

kann man auf der Homepage https://www.untis.at unter Untis Mobile einsehen.

7. Wie kann die kostenlose Premium App für Lehrer installiert werden?

In WebUntis und <<Administration>> | <<Über WebUntis>> kontrollieren, ob der Eintrag

„UM_PREMIUM_TEACHERS“ vorhanden ist. Sonst bitte an den Untis-Support wenden.

Achtung: Die kostenlose Nutzung der Premium-App ist von der Untis GmbH derzeit bis 31.07.2019 be-

grenzt. In Hamburg ist die Premium App für Lehrer mit der Lizenz für WebUntis Klassenbuch mit enthal-

ten.

8. Gibt es in Hamburg auch die kostenlose Premium-App für Schüler?

Ist noch in Klärung.

9. Wie sind die Datenschutzbestimmungen auch im Hinblick auf die Premium-App einschließlich der Funk-

tion „Lehrernamen vollständig anzeigen“ und „freie Textfelder beschreiben“?

Siehe hierzu:

Verfahrensanweisungen mit Hinweisen zur Administration im Rahmen der Pilotierung des WebUntis Klas-

senbuchs.

10. Kann die Anzeige des Stundenplans mit Beginn- und Endzeit sowie mit der Stundennummer angezeigt

werden?

Es ist möglich die „Ordnungsnummer und Uhrzeit“ oder nur „Uhrzeit“ anzuzeigen. Nur die Ordnungs-

nummer alleine anzuzeigen ist nicht möglich und auch nicht vorgesehen.

VI. Schulische und pädagogische Besonderheiten

1. Wie sollen Abwesenheiten erfasst werden, wenn Schüler/innen im Falle einer Verspätung einen Trai-

ningsraum bzw. Verspätungsraum aufsuchen müssen?

Grundsätzlich wird die Abwesenheit bzw. Verspätung vom Fach- oder Klassenlehrer festgestellt.

Wenn die betreuende Lehrkraft im Verspätungsraum die Verspätungen eintragen soll,

benötigen diese Lehrkräfte die Rechte, Schüler aller Klassen minutengenau „verspätet“ zu setzen. Bei

wechselnder Besetzung im Verspätungsraum empfiehlt sich ein gemeinsamer WU-Benutzer.



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Mittels den „Zuordnungsgruppen“ in WebUntis können genau solche Szenarien abgebildet werden. Somit

werden keine weiteren Rechte benötigt!

2. Wie erfolgt die An- bzw. Abwesenheitskontrolle bei Schülern aus verschiedenen Schulen (z.B. kooperie-

rende Schulen mit gemischten Kursen und Klassen)?

Die Abwesenheitskontrolle erfolgt genauso wie sonst, die Schüler müssen lediglich über die Schülerzu-

ordnung den Unterrichten bzw. Kursen zugeteilt werden. Fremdschüler kooperierender Schulen mit ge-

mischten Kursen oder Klassen müssen in DiViS erfasst werden und gelangen über einen WebUntis – Im-

port als Schülerdaten in die Lerngruppen.

VII. Sonstige Fragen zu WU-Funktionen im digitalen KB

1. Kann das WU-Ticketsystem für ein „Raumrückmeldesystem“ zu technischen Störungen (PC, Drucker, in-

teraktive Boards / Touchscreens, … im Unterrichtsraum) oder zur Raumorganisation genutzt werden?

Das Ticketsystem kann beispielsweise sehr gut für technische Störungen in der Schule genutzt werden.

Für die Raumorganisation wird das Modul Termin benötigt!

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Einführung digitales Klassenbuch mit WebUntis · 2019. 11. 18. · Hinweis: das gelbe Dreieck bedeutet, dass noch keine Anwesenheit kontrolliert wurde. Alle Schüler sind standardmäßig