Einführung in den Elektronischen Katalog - afz.bremen.de · Competence Center Vergabe (CCC) eingerichtet. Bei Fragen und Problemen zu den Programmen, zur Benutzerverwaltung, den

Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien

Stand: Oktober 2010

Freie Hansestadt Bremen

Einführung in den Elektronischen Katalog

Anmelden / Passwort ändern

Vertreterverwaltung

Artikelsuche

Artikel bestellen / Warenkorb

Bestellhistorie

Wareneingang

Rechnungsprüfung

Impressum Herausgeber Aus- und Fortbildungszentrum für den bremischen öffentlichen Dienst Doventorscontrescarpe 172C 28195 Bremen

Redaktion und Koordination Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien Doventorscontrescarpe 172C 28195 Bremen Tel.: +49 (0)421 361-5337 Fax: +49 (0)421 496-5337 E-Mail: [email protected] E-Mail-Hotline: [email protected]

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Elektronischer Katalog Schulungsunterlagen und Lerneinheiten

Inhalt

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1. 5 Allgemeines

1.1 5 Rollenkonzept im Elektronischen Katalog

1.2 6 Anwenderbetreuung zum Elektronischen Katalog

1.3 6 Informationen zur Beschaffung

2. 7 Benutzerspezifische Vorgänge

2.1 7 Anmelden

2.2 8 Passwort ändern

2.3 8 Schriftgröße anpassen

2.4 8 Passwort zusenden

2.5 10 Abmelden

3. 11 Vertreterverwaltung

3.1 11 Vertretung ernennen

3.2 13 Vertreter löschen

3.3 13 Vertretungsprotokoll

3.4 14 Vertretung übernehmen

4. 16 Artikelsuche

4.1 16 Überblick Artikel suchen und auswählen

4.1.1 16 Suche in Katalogen

4.1.2 17 Sortimente

4.1.3 18 Direktbestellung

4.2 19 Artikelsuche in Katalogen

4.2.1 19 Artikelsuche allgemein (alle Kataloge)

4.2.2 22 Detailangaben

4.2.3 26 Suche in Langtexten

4.2.4 27 Artikelanzeige sortieren

4.2.5 28 Auswahl über Kataloge der Lieferanten

4.2.6 31 Suchhistorie

4.3 32 Artikelauswahl nach eClass-Kategorie

4.4 35 Artikelauswahl aus Sortimenten

4.4.1 35 Verzeichnisse

4.4.2 37 Favoriten

4.4.3 39 Stücklisten

4.4.4 41 Eigene Stückliste anlegen

5. 44 Artikel bestellen / Warenkorb

5.1 44 Artikel bestellen

5.1.1 44 Bestellung von Artikeln nach vorausgegangener Suche

5.1.2 46 Direktbestellung

5.2 47 Warenkorb

6. 54 Bestellhistorie

6.1 54 Bestellhistorie

6.2 55 Bestellschein drucken

6.3 55 Bestelldetails anzeigen

6.4 56 Suche in der Bestellhistorie

Elektronischer Katalog Schulungsunterlagen und Lerneinheiten

4

7. 59 Wareneingang

7.1 59 Wareneingang erfassen

7.2 63 Suche im Wareneingang

8. 64 Rechnungsprüfung

8.1 64 Rechnungsprüfung durchführen

8.2 67 Rechnungsprüfung bei unvollständiger Lieferung

8.3 68 Rechnungsmenge zurücksetzen

8.4 69 Suche nach Bestellnummer

9. 71 Aktualisierungen

Lernmaterial 73 Tipps & Tricks 73 Softwarehilfe (Mail-Hotline) 73

Allgemeines Rollenkonzept im Elektronischen Katalog

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1. Allgemeines

Der Elektronische Katalog ist ein netzbasiertes Informations- und Bestell-system für die bremische Verwaltung, hergestellt von der Bremer Firma Sourcing Management.

Die Dienststellen und Betriebe, die Rahmenverträge für größere Nutzer-gruppen abschließen, stellen im Katalog ihre Artikel und Beschaffungs-konditionen zur Bestellung zur Verfügung. Die Bedarfsträger in der Ver-waltung können dadurch alle regelmäßig zu beschaffenden Produkte, Bau- und Dienstleistungen aus den Rahmenverträgen direkt bei den Lieferanten bestellen.

Im Lernprogramm und in diesem Handbuch wird der Umgang mit dem elektronischen Katalog behandelt. Die einzelnen Lerneinheiten/Kapitel unterstützen Sie sowohl bei der Einführung in das Programm als auch bei der späteren Arbeit als Nachschlagemöglichkeit.

Hinweise Die Lerneinheiten (LE) wurden teilweise mit unter-schiedlichen Programmversionen des Elektronischen Katalogs aufgezeichnet. Dadurch kann es innerhalb der einzelnen LE zu Farbunterschieden oder unter-schiedlicher Anzeige des Menüs kommen.

Im Interesse der besseren Lesbarkeit wird in den Lerneinheiten und dem Handbuch bei Personenbe-zeichnungen auf die Nennung der weiblichen Form verzichtet.

1.1 Rollenkonzept im Elektronischen Katalog

Einkäufer

Ein Benutzer mit der Rolle Einkäufer ist für die Bearbeitung und Verwaltung der Rahmenverträge verantwortlich. Er bearbeitet die Kataloge der Liefe-ranten und gibt sie für Bestellungen frei. Er kann Stücklisten anlegen und die Bestellungen im sogenannten Cockpit auswerten.

Besteller

Der Besteller ist im Elektronischen Katalog der eigentliche Bedarfsträger. Er wählt die Artikel aus, bearbeitet sie ggf. im Warenkorb und schickt die Be-stellung ab. Auf welche Bestellkataloge der Besteller Zugriff hat, wird in den Einstellungen zu seinem Benutzer-Konto festgelegt.

Bearbeiter des Wareneingangs

Die Rolle des Bearbeiters des Wareneingangs wird in der Regel vom Be-steller ausgeführt. Hier werden Teil- und Komplettlieferungen gebucht. Die Buchung im Wareneingang ist Voraussetzung für die Rechnungsprüfung und dient als Grundlage für die Auswertungen im Cockpit.

Rechnungsprüfer

Auch die Rechnungsprüfung wird in der Regel vom Besteller ausgeführt. Geprüft werden alle Bestellungen, die im Wareneingang gebucht wurden. Auch sie ist für ein genaues Ergebnis im Cockpit erforderlich.

Freigeber

Für die Bestellungen der einzelnen Benutzer können Budgets pro Bestel-lung oder Jahresbudgets vorgegeben werden. Überschreitet eine Bestellung eines dieser Budgets, wird diese zunächst an den Budgetverantwortlichen

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Allgemeines Anwenderbetreuung zum Elektronischen Katalog

der Dienststelle gesandt. Er kann sie in der Rolle des Freigebers genehmi-gen oder ablehnen.

Darüber hinaus gibt es bestimmte Artikel, die nur nach besonderer Freigabe bestellt werden dürfen. Auch dafür werden entsprechende Freigeber im System eingerichtet.

Co-Administrator

Die Co-Administratoren sind für die innerbetriebliche Verwaltung des E-Katalogs verantwortlich. Sie richten Benutzer, deren Rollen sowie Liefer- und Rechnungsanschriften ein und legen die Rechte der einzelnen Benutzer ihrer Benutzergruppe sowie deren Sicht auf die Kataloge fest. Ebenso sind sie für den Änderungsdienst der genannten Daten zuständig und nehmen Systemeinstellungen vor, z.B. fürs Layout. Sie können den Bedürfnissen der Besteller entsprechend individuelle Verzeichnisse anlegen.

System-Administrator

System-Administratoren verwalten das gesamte System: Sie legen Liefe-ranten an, richten die Konten für die Co-Administratoren ein und geben Systemeinstellungen für alle angebundenen Bereiche vor.

1.2 Anwenderbetreuung zum Elektronischen Katalog

Für die Betreuung der Anwenderinnen und Anwender der Programme aiVergabemanager, Bietercockpit und Elektronischer Katalog wurde bei Immobilien Bremen, Anstalt des öffentlichen Rechts, ein Customer Competence Center Vergabe (CCC) eingerichtet.

Bei Fragen und Problemen zu den Programmen, zur Benutzerverwaltung, den Berechtigungen und den Kennwörtern wenden Sie sich bitte an das CCC.

Sie erreichen es

− per E-Mail unter der Adresse [email protected]

− per Telefon unter 0421 361 15945 (Frau Mizgin Gülpinar)

0421/361-17258 (Herr Jörg Wührmann)

1.3 Informationen zur Beschaffung

Über den Menüpunkt Information zur Beschaffung werden in einem weiteren Fenster die Informationsseiten der Projektleitung für den Elektro-nischen Katalog angezeigt.

Hier erhalten Sie

- Informationen über die Zuordnung der Kataloge zu den Produkten mit deren Zuständigkeiten inklusive Ansprechpartnern in den zentralen Beschaffungsstellen

- die Möglichkeit, über entsprechende Links direkt zu den Handbüchern der Firma Sourcing Management, den Schulungsangeboten des AFZ sowie zum Info-Letter des E-Katalogs zu gelangen.

mailto:[email protected]

Benutzerspezifische Vorgänge Anmelden

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2. Benutzerspezifische Vorgänge

Der Elektronische Katalog kann von unterschiedlichen Benutzergruppen genutzt werden. Die Berechtigungen werden den einzelnen Nutzern mit der Eingabe des Benutzernamens und des Passworts zugewiesen. Je nach Rolle (s. S. 5 - Rollenkonzept) unterscheidet sich der Umfang der verfügbaren Menüpunkte. Über die Berechtigungen wird auch gesteuert, welche Kata-loge genutzt werden können.

Des Weiteren können Sie einige persönliche Einstellungen für Ihre Arbeit mit dem Elektronischen Katalog vornehmen.

In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen über

− den Anmeldevorgang

− die Anpassung der Schriftgröße

− die Änderung des Passworts

− die Zusendung eines vergessenen Passworts

− die Abmeldung.

2.1 Anmelden

(1) Der Elektronische Katalog ist eine Anwendung, die über den Internet Explorer (Browser) aufgerufen wird. Um das Programm zu starten, wird die Adresse ekatalog.intra eingegeben.

Hinweis Für das Erstellen des Handbuchs wurde mit einem Test-system gearbeitet, deshalb kann die angezeigte Adresse im weiteren Verlauf von der o. g. abweichen.

In dem Anmeldebildschirm werden der Benutzername und das Passwort eingegeben. Für die erste Anmeldung erhalten Sie die Angaben von Ihrer Co-Administratorin/Ihrem Co-Administrator.

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Benutzerspezifische Vorgänge Schriftgröße anpassen

(1) Im Feld Benutzername wird der Anmeldename eingeben. Achten Sie dabei auf die korrekte Groß-/Kleinschreibung. Mit der Tabu-lator-Taste wird in das nächste Feld gewechselt.

(2) Hier wird das Passwort eingegeben. Auch dabei muss auf die Groß-/Kleinschreibung geachtet werden.

Die Eingabe wird mit der Enter-Taste oder mit einem Klick auf OK abgeschlossen. Der Begrüßungsbildschirm wird angezeigt.

Im rechten Teil des Programmfensters (Anwendungsbereich) werden in dem blau unterlegten Fenster aktuelle und anmeldungsbezogene Inform-ationen eingeblendet - z. B. wird hier der Hinweis angezeigt, dass Sie von einem anderen Benutzer zum Vertreter ernannt wurden. Diese Mitteilungen werden grundsätzlich nur einmal angezeigt; bei der nächsten Anmeldung erscheint ein solcher Hinweis nicht mehr.

Der linke Teil des Programmfensters ist der Navigationsbereich, in dem das benutzerspezifische Menü angezeigt wird. Der Umfang dieses Menüs wird durch die zugewiesene Rolle bestimmt.

2.2 Schriftgröße anpassen

(2) Die Schriftgröße kann für eine bessere Lesbarkeit vergrößert bzw. verkleinert werden. Für eine größere Schrift wird auf das Symbol geklickt.

Die Schriftgröße kann Stufenweise in insgesamt 4 Stufen ver-größert...

(3) ... und durch Klick auf das Symbol bis zur Standardgröße wieder verkleinert werden.

2.3 Passwort ändern

Das Passwort kann jederzeit geändert werden. Insbesondere bei der ersten Anmeldung sollten Sie diese Änderung auf jeden Fall durchführen, damit das Passwort nur Ihnen bekannt ist.

Dazu wird im Navigationsbereich auf Passwort ändern geklickt.

Benutzerspezifische Vorgänge Passwort zusenden

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(1) Zunächst wird das bisherige Passwort eingegeben und mit der Tabulator-Taste in das nächste Feld gewechselt.

(2) Dort wird das neue Passwort eingegeben. Beachten Sie bitte, dass zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird und dass Sie ein sicheres Passwort verwenden.

Hinweis Regeln für sichere Passwörter finden Sie in dem Merkblatt des AFZ Regeln für Kennwörter.

(3) Das neue Passwort wird im Feld Wiederholung noch einmal einge-tragen. Die Änderung wird mit der Enter-Taste oder mit einem Klick auf Änderungen übernehmen gespeichert.

(1) Es wird bestätigt, dass die Passwort-Änderung erfolgreich war.

2.4 Passwort zusenden

(1) Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben sollten, können Sie nach einem erfolglosen Anmeldeversuch mit Klick auf Passwort zusen-den in einem weiteren Fenster Ihr Passwort per E-Mail anfordern.

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Benutzerspezifische Vorgänge Abmelden

(1) Geben Sie Ihren Benutzernamen in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche zusenden.

Es wird eine E-Mail mit Ihren Anmeldeinformationen und einem neuen Passwort zu Ihrer im System gespeicherte E-Mail-Adresse gesandt.

2.5 Abmelden

(1) Wenn die Arbeiten im Elektronischen Katalog abgeschlossen sind, sollten Sie sich aus Sicherheitsgründen ordnungsgemäß abmelden, bevor Sie den Internet-Explorer schließen. Dazu wird auf die Schalt-fläche geklickt.

Nach der Abmeldung wird der Anmeldebildschirm angezeigt. Jetzt darf auch der Internet Explorer geschlossen werden.

Vertreterverwaltung Vertretung ernennen

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3. Vertreterverwaltung

Über die Vertreterverwaltung können Mitarbeiter andere in deren Abwesen-heit vertreten.

Bei geplanter Abwesenheit kann der Benutzer selbst einen anderen zu seinem Vertreter bestimmen. Eine Benachrichtigung darüber erfolgt über eine E-Mail oder Systemmitteilung.

Bei ungeplanter Abwesenheit kann die Co-Administratorin/ der Co-Admini-strator eine Vertretung für den ausgefallenen Mitarbeiter bestimmen.

In diesem Kapitel erfahren Sie:

− wie Sie eine Vertretung für Ihre Abwesenheit bestimmen

− wie Sie die Vertretung für jemanden übernehmen.

(1) Die Vertreterverwaltung wird mit Klick auf Vertretung im Menü geöffnet.

3.1 Vertretung ernennen

(1) Um einen Vertreter für eine geplante Abwesenheit zu bestimmen, wird auf die Schaltfläche Vertretung hinzufügen geklickt.

(1) Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in dem alle Benutzer der gleichen Benutzergruppe des angemeldeten Benutzers (in der Regel

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Vertreterverwaltung Vertretung ernennen

die Benutzer der Dienststelle) aufgeführt werden. Über den Roll-balken kann in der Liste geblättert werden.

Mit Klick auf den entsprechenden Namen wird eine Vertretung mar-kiert.

In diesem Beispiel ist der Benutzer Schulung 1 angemeldet und möchte den Benutzer Schulung 9 zu seinem Vertreter bestimmen.

(1) Die markierte Person wird mit Klick auf die Schaltfläche übernehmen als Vertretung ausgewählt.

Die Vertretung ist jetzt in der Liste eingetragen.

(1) Es können noch weitere Personen über die Schaltfläche Vertretung hinzufügen als mögliche Vertreter bestimmt werden.

(1) Es können auch mehrere Benutzer gleichzeitig ausgewählt werden, wenn beim Markieren die STRG-Taste gedrückt wird.

Vertreterverwaltung Vertreter löschen

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In diesem Beispiel werden die Benutzer Schulung 3 und Schulung 4 als weitere Vertreter bestimmt und mit Klick auf übernehmen ausgewählt.

Es sind jetzt drei mögliche Vertreter in der Liste eingetragen.

3.2 Vertreter löschen

(1) Soll ein Vertreter aus der Liste gelöscht werden, wird ein Haken zu Beginn der Zeile mit dem entsprechenden Namen gesetzt ...

(2) ... und auf die Schaltfläche Vertretung entfernen geklickt.

Für den weiteren Verlauf werden die Vertreter Schulung 3 und Schulung 4 entfernt.

3.3 Vertretungsprotokoll

(1) Informationen, ob ein Vertreter Aktionen in Ihrem Namen durchge-führt hat, können Sie über einen Klick auf den Login-Namen des Benutzers bzw. das Icon daneben erhalten.

Es öffnet sich in einem separaten Fenster oder wie hier in einer separaten Registerkarte ein Vertretungsprotokoll.

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Vertreterverwaltung Vertretung übernehmen

Schließen Sie das Fenster über den Menüpunkt Datei > Schließen oder das Symbol in der Titelzeile bzw. die Registerkarte über das Symbol in der Registerkartenlasche.

Bisher haben Sie erfahren, wie Sie einen Vertreter für Ihr eigenes Arbeits-gebiet bestimmen können. Die nächsten Schritte erklären, wie Sie eine Vertretung übernehmen können.

3.4 Vertretung übernehmen

(1) Wenn Sie sich im elektronischen Katalog angemeldet haben, werden Sie im Begrüßungsbildschirm einmalig darauf hingewiesen, dass Sie von einem anderen Benutzer als Vertretung ausgewählt wurden. In diesem Beispiel hat sich der Benutzer Schulung 9 angemeldet.

(2) Um als Vertreter zu arbeiten, wird im Menü Vertretung ausge-wählt.

(1) Es wird angezeigt, welche/n Benutzer Sie vertreten können.

Um tatsächlich als Vertreter tätig zu werden, wird nun auf den Benutzer-namen, in diesem Beispiel Schulung 1 oder das Schlüsselsymbol daneben geklickt.

Der Begrüßungsbildschirm für den Benutzer Schulung 1 wird angezeigt. Allerdings gibt es jetzt im Menü die Menüpunkte Passwort ändern und Vertreter nicht!

(1) Zusätzlich wird eine Steuerungszeile mit der Anzeige eingeblendet, dass Sie als Vertretung des dort genannten Benutzers arbeiten.

Vertreterverwaltung Vertretung übernehmen

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Sie handeln jetzt im Auftrag dieses Benutzers und haben alle entsprechen-den Rechte. Allerdings gibt es jetzt im Menü die Menüpunkte Passwort ändern und Vertreter nicht! Sie können jedoch alle für die Vertretung erforderlichen Aufgaben erledigen.

Alle Transaktionen werden im Vertretungsprotokoll dokumentiert und können später vom vertretenen Benutzer nachgelesen werden.

(2) Wenn alle Aufgaben in der Vertretung erledigt sind, wird die Vertre-tung über die Schaltfläche Session beenden verlassen und Sie kehren wieder in den eigenen Bereich zurück.

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Artikelsuche Überblick Artikel suchen und auswählen

4. Artikelsuche

4.1 Überblick Artikel suchen und auswählen

Die Lieferanten stellen die vereinbarten Produkte, Preislisten und Konditio-nen in Katalogen zur Verfügung. Für die Bestellvorgänge werden die Artikel aus den Katalogen ausgewählt. Welche Kataloge Sie einsehen und nutzen dürfen, wird über Ihre Rolle und den damit verbundenen Berechtigungen festgelegt.

Die Suche und Auswahl der Artikel ist im Elektronischen Katalog auf ver-schiedenen Wegen möglich. In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über diese Möglichkeiten. Details zur Nutzung werden in den Kapiteln zu den jeweiligen Themen behandelt.

4.1.1 Suche in Katalogen

(1) Für die Suche in den Katalogen wird im Menü auf Bestellkataloge geklickt.

Es werden zwei Suchstrategien angeboten:

(1) Bei Suche können einzelne Kataloge ausgewählt und nach Artikel-nummern, Bezeichnungen und Herstellern gesucht werden. Dies wird im Kapitel Artikelsuche in Katalogen beschrieben.

(1) Für die Suche nach Kategorien und Klassifizierungen wird eCl@ss Katalog ausgewählt werden.

Bei der Sortierung nach eCl@ss-Kategorien werden die Artikel Kategorien zugeordnet. Die Kategorien sind in bis zu 4 Ebenen untergliedert.


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Die lieferantenübergreifende Auswahl von Artikeln über diese Struktur wird im Kapitel Artikelauswahl nach eCl@ss-Kategorien beschrieben.

4.1.2 Sortimente

Die Kataloge sind zum Teil sehr umfangreich, viele Artikel werden in unter-schiedlichen Variationen angeboten.

Die Suche und Auswahl der Artikel ist deshalb häufig mühsam und lang-wierig. Oft werden aber immer wieder die gleichen oder ähnliche Artikel bestellt.

(2) Für derartige Routinevorgänge bietet der Elektronische Katalog mehrere Auswahlmöglichkeiten unter dem Menüpunkt Sortimente.

(1) Sortimente sind eigene Artikellisten, die die tägliche Arbeit mit dem Elektronischen Katalog erleichtern sollen.

Einige dieser Listen werden automatisch erstellt, einige werden von den Beschaffungsstellen oder Einkäufern zusammengestellt und andere kann jeder Besteller selbst anlegen.

− Verzeichnisse werden von den für Ihren Bereich zuständigen Co-Administratoren zusammengestellt.

− Es sind Artikellisten, die nach Gruppen und Untergruppen sor-tiert in einer Ordnerstruktur dargestellt werden. Diese Darstel-lung bietet sich vor allem an, wenn in umfangreichen Katalogen viele gleichartige oder ähnliche Artikel enthalten sind, beispiels-weise Papier der Größe DIN A 4.

Innerhalb der Verzeichnisse kann gezielt nach Artikelbezeichnun-gen oder -nummern gesucht werden.

− Favoriten sind persönliche Artikellisten der Besteller, in die Arti-kel aufgenommen werden, die am jeweiligen Arbeitsplatz häufig bestellt werden.

Die Besteller können laufend Artikel in die Favoriten aufnehmen oder sie auch wieder aus der Liste entfernen.

Beispiel: Ein Artikel wurde über die Katalogsuche oder über eCl@ss gefunden und bestellt. Bei dieser Gelegenheit kann er in die Favoritenliste aufgenommen werden, wenn damit zu rechnen ist, dass der gleiche Artikel künftig noch einmal oder mehrfach zu bestellen ist.

− Stücklisten enthalten Artikel und Mengenangaben zu Bestell-vorgängen, die aus mehreren Komponenten bestehen.

Beispiele sind die Grundausstattung eines Arbeitsplatzes oder bestimmte Computer-Konfigurationen.

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Stücklisten werden nach Bereichen geordnet und können sowohl zentral zur Verfügung gestellt werden oder von einzelnen Bestel-lern erstellt und verwaltet werden.

Die Auswahl von Artikeln über diese Struktur wird im Kapitel Artikelaus-wahl aus Sortimenten beschrieben.

4.1.3 Direktbestellung

(2) Noch schneller kann eine Bestellung vorgenommen werden, wenn die Artikel bereits bekannt sind. Hier wird der Bereich Direktbe-stellung im Menü genutzt.

Im rechten Bereich wird die Schnellbestellung angezeigt.

(1) Wenn die Artikelnummern aus früheren Bestellungen, Komponen-tenlisten u. a. bekannt sind, kann die Bestellung sehr schnell vorge-nommen werden.

Bei der Schnellbestellung werden lediglich Artikelnummern und Bestellmengen in eine Tabelle eingetragen und auf die Schaltfläche Artikel in den Warenkorb übernehmen geklickt.

(2) Auch aus den Listen in den Menüpunkten meist gekaufte und zuletzt gekaufte können Artikel direkt für eine neue Bestellung genutzt werden.

Die Handhabung der Direktbestellung wird in dem Kapitel Artikel bestel-len/Warenkorb beschrieben.

In diesem Kapitel haben Sie einen Überblick über die Möglichkeiten des Elektronischen Kataloges für die Auswahl und Suche von Artikeln erhalten. Welche Vorgehensweise Sie wählen, entscheiden Sie auf Grund der jeweili-gen Anforderungen und Arbeitsabläufe.

Die einzelnen Vorgänge werden in den jeweiligen Kapiteln im Detail be-schrieben.

Artikelsuche Artikelsuche in Katalogen

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4.2 Artikelsuche in Katalogen

Die mit den Beschaffungsstellen vereinbarten Produkte mit den entspre-chenden Konditionen werden von den Lieferanten in Katalogen aufgelistet. Für Bestellvorgänge werden Artikel aus den Katalogen ausgewählt. Welche Kataloge Sie einsehen und nutzen dürfen, wird über die Berechtigungen festgelegt.

4.2.1 Artikelsuche allgemein (alle Kataloge)

(1) Die Suche befindet sich im Menü unter Bestellkataloge.

(1) Die Suchmaske sieht verschiedene Felder für Suchbegriffe vor. Je nach Feld reagiert das Programm unterschiedlich. Anhand von Bei-spielen werden mehrere Suchvorgänge erläutert. Werden keine Arti-kel gefunden, wird ein rosa-hinterlegtes Hinweisfeld eingeblendet.

(2) Alle Suchergebnisse können über das Symbol als PDF-Datei angezeigt und ausgedruckt werden.

Suche nach Bezeichnung

(3) Im ersten Beispiel wird unabhängig vom Lieferanten in allen Katalo-gen nach einem Begriff gesucht. Dazu wird der Suchbegriff - hier druck - im Feld Bezeichnung eingegeben. Der Suchvorgang wird mit einem Klick auf die Schaltfläche Go! gestartet.

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(1) Das Suchergebnis wird in Form einer Liste mit den Spalten Artikel-nummer, Hersteller und Artikelbezeichnung, Lieferant, PM per (Packmenge per Mengeneinheit), ME (Mengeneinheit), Preis und Anzahl angezeigt. Beachten Sie dabei, dass die Bezeichnungen in der Suchmaske nicht den Spaltenbezeichnungen des Suchergebnisses entsprechen.

Eine gezielte Suche nach bestimmten Artikeln ist nur möglich, wenn die Bezeichnung bekannt und eindeutig ist und wenn sie genau eingegeben wird.

Es können mehrere Suchbegriffe, getrennt durch Leerzeichen, gleichzeitig eingegeben werden, maximal 32 Zeichen.

Bei der Suche nach Bezeichnungen wird grundsätzlich nach Wortbestand-teilen gesucht, d. h. es ist nach Artikeln gesucht worden, bei denen in der Bezeichnung das Wort oder der Wortteil druck vorkommt. Dabei ist die Groß- oder Kleinschreibung unerheblich. Bei dem dritten angezeigten Arti-kel ist der Suchbegriff im Wort Linienaufdruck gefunden worden.

Bei den ersten beiden gefundenen Artikeln fällt auf, dass der Suchbegriff nicht in den angezeigten Angaben enthalten ist. Diese Artikel wurden ge-funden, weil die Suche nach einer Bezeichnung zusätzlich auch die Schlagwörter, die bei der Anlage eines Artikels angegeben werden können, auswertet. Bei den beiden angezeigten Produkten ist dort der Begriff Drucker eingetragen.

(2) Der Suchvorgang wird in der Such-Historie aufgeführt. Der oberste Eintrag beschreibt immer die gerade angezeigte Liste. Diese Historie kann zwar ausgeblendet werden, das ist aber nicht zu empfehlen, da der Trefferliste nicht anzusehen ist, wonach gesucht worden ist und in welcher Reihenfolge die Suchergebnisse sortiert sind.

Gleichzeitig ist an dem Eintrag in der Such-Historie zu erkennen, wie viele Artikel gefunden worden sind (Treffer: 100).

Blättern in Listen

Längere Listen gehen über den angezeigten Bildschirmbereich hinaus.

Zusätzlich werden die Artikel auf mehrere Seiten verteilt. Der Navigations-bereich zur Auswahl der Seiten bzw. zum Blättern befindet sich im unteren Bereich jeder Seite. Um dorthin zu gelangen, wird der Rollbalken am rechten Bildschirmrand oder die Taste genutzt.

(1) Der Fußbereich jeder Seite wird zur Navigation genutzt. Auch hier ist die Anzahl der gefundenen Artikel zu erkennen.

Angezeigt wird bei dieser Suche die erste von 10 Seiten (Seite 1 von 10). Die Nummer der gerade angezeigten Seite ist fett dar-


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gestellt. Mit einem Klick auf vorherige oder nächste kann jeweils eine Seite vor oder zurück geblättert werden.

(2) Mit einem Klick auf eine Seitennummer wird eine Seite gezielt auf-gerufen. Hier wird die Seite 2 ausgewählt.

Bei einem Seitenwechsel wird immer der obere Bereich der Liste mit der Suchmaske und der Such-Historie angezeigt.

Um erkennen zu können, auf welcher Seite man sich befindet und um eine andere Seite auswählen zu können, wird wieder mit dem Rollbalken bzw. mit der Taste in den Fußbereich der Seite gewechselt.

(1) Hier wird mit einem Klick auf die Schaltfläche vorherige zur ersten Seite zurück geblättert.

Das Blättern in den Seiten ist auch über Tastenschlüssel möglich:

Anfang der Seite

Ende der Seite

+ + vorherige Seite

+ + nächste Seite

Anzahl Treffer pro Seite

(1) Die Anzahl der angezeigten Artikel pro Seite wird vom Co-Admini-strator voreingestellt. In diesem Beispiel werden jeweils 10 Artikel pro Seite angezeigt. Diese Einstellung kann man ändern. Es wird wieder in den Fußbereich der Liste gewechselt.

Sie können wählen, ob 10, 15, 20, 30, 50 oder 75 Treffer pro Seite angezeigt werden sollen. In diesem Beispiel wird 50 ausgewählt.

Es wird wieder der Anfang der Seite angezeigt. Mit der Taste kann schnell in den Fußbereich der Liste gewechselt werden.

(1) Da jetzt 50 Treffer pro Seite angezeigt werden, gibt es nur noch 2 Seiten.

Diese Einstellungen und die Handhabung der Liste gelten für die Anzeige sämtlicher Listen des Elektronischen Katalogs und bleiben solange er-

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n. Für die weiteren Erklärungen werden wieder auf 10 Treffer pro Seite eingestellt.

Suche nach Artikelnummer

halten, bis Sie sie wieder änder

Durch Eingabe einer Artikelnummer im Feld Artikel-/Mat.Nr. können Sie gezielt nach einem bestimmten Artikel suchen. Dabei ist auch die Eingabe von Platzhaltern möglich. So werden bei Eingabe von 6* und Klick auf die Schaltfläche Go! ...

... alle Artikel aufgeführt, deren Artikelnummer mit einer 6 beginnt

Sie können den Platzhalter bei der Suche nach Artikelnummern an beliebiger Stelle anwenden, also z. B. auch durch Eingab

(1) .

e von *6 , die mit einer 6 enden. Bei den anderen Such-

Suche

(2) n Herstellers. Dafür wird der Name im Feld Herstel-

uf die Schaltfläche Go! geklickt.

s Herstellers leitz aufgelistet.

iese können nicht alle in der Trefferliste angezeigt werden. Die

nach Artikeln suchenbegriffen ist eine Suche mit Platzhaltern nicht möglich.

nach Herstellern

Eine weitere Suchmöglichkeit besteht in der Suche nach Artikeln ei-nes bestimmteler - im Beispiel leitz - eingetragen und wieder a

Es werden alle Artikel de

4.2.2 Detailangaben Die Kataloge der Lieferanten enthalten sehr genaue Angaben zu den Artikeln. D


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Details sind besonders wichtig, wenn ein Katalog viele ähnliche Angebote enthält.

Einige Informationen können Sie, sofern vorhanden, den Symbolen vor der tikelbezeichnung entnehmen. Wird die Maus auf das Symbol Ar gelegt

wird in der rechten oberen Ecke ein Bild des Artikels angezeigt. Gibt es ein ,

- Symbol vor der Bezeichnung, handelt es sich um einen Artikel, der

Die vollständigen Angaben der Lieferanten können im Elektronischen Kata-log gezielt eingeblendet werden.

freigegeben werden muss. In diesem Fall wird die Artikelzeile auch rot dar-gestellt.

Um die Detailangaben zu eine(1) m bestimmten Artikel anzuzeigen, wird in der Trefferliste auf die Bezeichnung des Artikels geklickt - hier auf Rückenschilder ….

(1) Das Datenblatt zu dem Artikel wird geöffnet.

Die korrekte Bezeichnung des Artikels wird im Kopf angez

Um eine Artikelbeschreibung zu drucken, können Sie über das Symbol

eigt.

(2) in einem neuen Fenster die Druckansicht der

Artikeldetails im Adobe Reader ansehen und über dessen Druckfunktion drucken. Das Fenster des Adobe Readers kann anschließend geschlossen werden.

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Die Druckfunktion des Browsers - hier über das Druckersymbol des Internet Explorers - kann natürlich auch genutzt werden, zeigt aber eine andere Darstellung.

(3) Die Artikel sollten klassifiziert sein, damit eine Suche auch über die eCl@ss-Kategorien möglich ist. Diese vierstufige Kategorie wird hier als Ziffernfolge und textlich abgebildet.

Nähere Informationen über den Standard eCl@ss entnehmen Sie bitte dem Kapitel Artikelsuche nach eCl@ss.

(4) Dann folgen die Angaben zur Identifizierung des Artikels. Beachten Sie besonders die Artikelnummer. Diese kann bei häufigen Beschaffungen für eine schnelle Bestellung genutzt werden.

(5) Der Lieferant kann der Artikelbeschreibung Medien hinzufügen. Da-bei kann es sich um ein Bild oder um eine PDF-Datei mit zusätz-lichen Informationen wie z. B. Sicherheitsdatenblätter, Umweltzeichen usw. handeln. Mit Klick auf Detail öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem zusätzliche Informationen, z. B. PDF-Dateien oder andere Informationen sowie eine vergrößerte Darstellung des Bildes angezeigt werden.

Hinweis Sind Bilder oder andere Dateien für einen Artikel vorhan-den, wird dies in der Trefferliste in der Spalte Hersteller und Artikelbezeichnung mit dem Symbol gekenn-zeichnet. Wenn mit der Maus auf das Symbol gezeigt wird, wird das Bild oben rechts angezeigt.

Der Lieferant kann bei seinen Artikeln Merkmale wie bei diesem Beispiel: Farben GELB eintragen. Die Merkmale werden in der Ergebnisliste unterhalb der Artikelbezeichnung in kleinerer Schrift angezeigt.

(6) Bei den Bestellmengen können Mindestmenge und Mengeninter-vall vorgegeben sein. Diese werden in der Trefferliste unter dem Eingabefeld für die Anzahl angezeigt.

Bei dem hier aufgeführten Preis handelt es sich um den Preis je Mengeneinheit aus dem Gesamtkatalog des Lieferanten.

In der Trefferliste und in der Warenkorbanzeige werden möglicher-weise andere Preise genannt. In diesen Fällen sind im Rahmenver-trag andere Konditionen ausgehandelt worden, die für die Bestell-vorgänge gültig sind. Wenn Staffelpreise (günstigere Preise bei grö-ßeren Bestellmengen) vereinbart wurden, werden diese bei der An-zeige im Warenkorb berücksichtigt.


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(1) Schlagwörter (hier ein anderes Beispiel) sind von den Lieferanten angegebene Begriffe, die bei der Suche nach Artikelbezeichnungen mit ausgewertet werden.

(2) Der Lieferant kann den Artikel zusätzlich beschreiben (Komponen-ten, Materialien ...). Dieses Feld wird bei der Suche in Langtexten berücksichtigt und bei Langtexte anzeigen in der Trefferliste ausgegeben.

(3) Hier kann der Lieferant einen Kommentar eintragen, z. B. wenn zu einem Artikel weitere Komponenten notwendig sind. Bei einer derartigen Komponentenliste sollten die Artikelnummern notiert werden. Damit können die erforderlichen Teile dort direkt bestellt werden und müssen nicht erst mühsam einzeln gesucht werden.

Wenn das Datenblatt des Artikels geschlossen und die Trefferliste wieder angezeigt werden soll, muss die Zurück-Funktion des Browsers genutzt werden.

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4.2.3 Suche in Langtexten

Neben den angezeigten Feldern liegen zu den Artikeln weitere Informa-tionen vor. Genauere Beschreibungen befinden sich in Langtexten.

Wenn ein Haken bei Langtexte anzeigen gesetzt wird,

werden diese in der Liste der Artikel eingeblendet. Die Seiten werden dadurch zum Teil deutlich länger.

Um auch bei der Suche die Langtexte einzubeziehen, wird zunächst ein Haken bei in Langtexten suchen gesetzt, der Suchbegriff neu eingegeben und auf die Schaltfläche Go! geklickt.


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(1) Da jetzt auch in Beschreibungen und Bemerkungen gesucht worden ist, ist die Anzahl der gefundenen Artikel (Treffer) deutlich höher. In der Such-Historie ist zu erkennen, dass die Langtexte einbezogen wurden, in diesem Beispiel Bezeichnung(+Langtext).

4.2.4 Artikelanzeige sortieren

(2) Die Sortierreihenfolge der Trefferliste wird in der Such-Historie angegeben. Sie können sie nachträglich nach den Inhalten der Spalten umsortieren, die mit dem Symbol gekennzeichnet sind.

(3) Im Beispiel ist die Liste nach der Spalte Artikelnummer aufstei-gend sortiert. Dafür wird auf die Spaltenüberschrift Artikelnummer geklickt.

(1) Die Liste ist jetzt absteigend nach Artikelnummern sortiert (die höchsten Nummern werden zuerst aufgeführt).

(2) Im nächsten Schritt soll nach der Bezeichnung der Artikel sortiert werden. Dazu wird auf die Spaltenüberschrift Hersteller und Arti-kelbezeichnung geklickt.

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Da zuletzt absteigend sortiert wurde, wird jetzt auch diese Liste absteigend sortiert. Die Sortierung erfolgt in dieser Spalte nach der Artikelbezeichnung ohne Berücksichtigung des Herstellers.

Mit einem weiteren Klick auf Hersteller und Artikelbezeichnung wird die Liste aufsteigend nach den Bezeichnungen sortiert.

Hinweis Dabei ist zu berücksichtigen, dass vor der eigentlichen Artikelbezeichnung die Herstellerangabe aufgeführt wird, sofern sie vorhanden ist. Diese wird nicht mit sortiert.

4.2.5 Auswahl über Kataloge der Lieferanten Wenn nur die Artikel eines Lieferanten angezeigt werden sollen, wird über die Auswahlliste in der Suchmaske ein Katalog ausgewählt. In der Aus-wahlliste werden alle Lieferanten aufgelistet, deren Kataloge Sie im Rah-men Ihrer Berechtigungen einsehen dürfen.

Im obigen Beispiel wird der Katalog der Firma Ernst Wehking GmbH & Co. KG ausgewählt.


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(1) Es werden alle Artikel aus dem Katalog der Firma Ernst Wehking angezeigt. Die Art der Sortierung (Bezeichnung aufsteigend) ent-spricht der zuletzt eingestellten. Da es sich um die Daten eines Lie-feranten handelt, ist die Spalte Lieferant aus der Trefferliste ausge-blendet worden. Außerdem wird die Auswahl des Katalogs in der Such-Historie und weiterhin bei den Kriterien angezeigt.

Hinweis Wollen Sie wieder in allen Katalogen suchen, müssen Sie bei den Kriterien die Katalogauswahl wieder auf alle Kataloge einstellen.

(2) Die Angebote eines Lieferanten können sehr umfangreich sein, des-halb ist es sinnvoll, die Auswahl weiter einzugrenzen. Dazu wird ein Suchbegriff - hier patrone - im Feld Bezeichnung eingegeben. Mit Klick auf die Schaltfläche Go! oder durch Drücken der Enter-Taste wird im Katalog der Fa. Wehking nach Patronen gesucht.

Suchen im Ergebnis

(1) Ist die Trefferquote zu hoch, kann das Suchergebnis weiter eingeschränkt werden. Im Beispiel wird zusätzlich nach dem Hersteller Canon gesucht. Da jetzt innerhalb der bereits gefundenen Ergebnisliste gesucht werden soll, muss die Suche diesmal mit einem Klick auf die Schaltfläche suchen im Ergebnis gestartet werden.

Hinweis Die Herstellerangabe wird in der Spalte Artikelbezeich-nung vor der Bezeichnung des Artikels aufgeführt. Bei

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einer Suche nach Herstellerangaben beachten Sie bitte, dass die Lieferanten nicht in jedem Fall den Hersteller an-geben.

(2) Starten Sie die Suche diesmal unbedingt mit einem Klick auf die Schaltfläche suchen im Ergebnis, damit nur innerhalb der bereits gefundenen Ergebnisliste gesucht wird.

Hinweis Über die Schaltfläche Go! wird immer eine neue Suche in dem eingestellten Katalog gestartet. Vorherige weitere Suchbegriffe werden dann aber nicht berücksichtigt.

(1) Die gestaffelte Suche wird in der Such-Historie hierarchisch darge-stellt: Aus der ursprünglichen Auswahl mit 90 Treffern wurden 8 Ar-tikel eingegrenzt. Diese werden in der Liste angezeigt.

(2) Die Suche kann auch in mehreren Stufen vorgenommen werden. Im Beispiel wird zusätzlich nach dem Bezeichnung schwarz gesucht. Auch hier muss die Suche wieder mit einem Klick auf die Schalt-fläche suchen im Ergebnis gestartet werden.

(1) Die Trefferliste ist jetzt auf 1 Artikel begrenzt. In der Historie ist gut zu erkennen, dass die Suche in drei Stufen vorgenommen worden ist.


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4.2.6 Suchhistorie Bei den Suchvorgängen ist schon mehrfach auf die SuchHistorie hinge-wiesen worden.

Bei der Anmeldung ist sie leer und füllt sich dann mit den Suchvorgängen, die eine Person vornimmt. Die Historie wird personenbezogen gespeichert, umfasst maximal die letzten 5 Trefferlisten und bleibt für die Dauer der Anmeldung erhalten.

Die Einträge sind in der Reihenfolge enthalten, in der die Suche vorge-nommen wurde; der letzte Suchvorgang wird immer an erster Stelle auf-geführt.

Um auf eine Trefferliste aus der Historie zuzugreifen, wird auf den ent-sprechenden Eintrag geklickt.

Die Trefferliste dieses Suchvorgangs wird mit den Daten angezeigt, die bei der Suche ursprünglich gefunden wurden.

(1) Wenn bei einem Suchergebnis auf einer Bildschirmseite eine grö-ßere Anzahl Artikel dargestellt werden soll, kann die Suchhistorie über das Symbol aus- und eingeblendet werden.

(2) Wenn die Such-Historie nicht mehr benötigt wird, kann sie vollstän-dig gelöscht werden. Dazu wird auf das Symbol geklickt. (Es ist nicht möglich, einzelne Einträge zu entfernen.)

Wenn Sie sich vom Programm abmelden, wird die Suchhistorie automatisch gelöscht.

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Artikelsuche Artikelauswahl nach eClass-Kategorie

4.3 Artikelauswahl nach eClass-Kategorie

Die Suche nach bestimmten Artikeln ist oft mühsam, da aus Artikelbezeich-nungen häufig nicht zu erkennen ist, worum es sich dabei handelt. Beson-ders schwierig ist es, wenn man mehrere ähnliche Artikel vergleichen will. Eine Hilfe kann die Klassifizierung von Artikeln sein. Ein Standard dafür ist eCl@ss.

eCl@ss ist ein Internationaler Standard zur Klassifizierung und Beschrei-bung von Produkten und Dienstleistungen für den Informationsaustausch zwischen Lieferanten und Kunden. Bereitgestellt vom Institut der deut-schen Wirtschaft und gefördert durch das Bundeswirtschaftsministerium unterstützt er elektronische Beschaffungsvorgänge. Durch diesen Standard sprechen alle beteiligten Seiten eine 'gemeinsame Sprache'. Lieferanten können ihre Angebote und Kataloge elektronisch für alle nutzbar machen und Kunden können ihre Bestellvorgänge vollständig elektronisch ab-wickeln.

eCl@ss ist ein hierarchisch aufgebauter Schlüssel (vierstufig) zur Klassifi-kation von Materialien, Produkten und Dienstleistungen. Durch integrierte Merkmallisten werden Produkte, Materialien und Dienstleistungen eindeutig beschrieben. Über die hierarchische Struktur oder über ein Schlagwort-register mit über 75.000 Begriffen kann gezielt nach Produkten oder Dienstleistungen gesucht werden.

Nähere Informationen finden Sie im Internet unter der Adresse www.eClass.de.

Der Elektronische Katalog bietet die Möglichkeit, Artikel nach der Hierarchie der eCl@ss-Kategorien zusammenzustellen. Dies wird in diesem Kapitel beschrieben.

Die eCl@ss-Darstellung der Kataloge befindet sich im Menü unter Bestell-kataloge > eCl@ss Katalog.

Bei den Kategorien wird der Inhalt der obersten Ebene der eCl@ss-Klassifizierungen dargestellt. Die Zusätze in den Klammern geben an, wie viele Artikel in den jeweiligen Kategorien enthalten sind. Von den zurzeit 41 eCl@ss-Kategorien werden nur diejenigen dargestellt, die von den Lieferanten bisher genannt wurden.

Die Gesamtzahl der Artikel und die Anzahl der einbezogenen Kataloge werden im unteren Teil angegeben.

Eine Kategorie wird mit einem Klick ausgewählt, in diesem Beispiel Büromaterial, Büroeinrichtung ....

http://www.eclass.de/


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(1) In der History ist immer zu erkennen, welche Ebene und welche Kategorie gerade angezeigt werden.

(2) Der eCl@ss-Standard ist vierstufig. Ist die erste Ebene (hier Büro-material,...) ausgewählt, werden bei den Kategorien die darunter-liegenden Kategorien angezeigt. Damit kann die Liste weiter einge-grenzt werden.

(3) Im Beispiel wird die Kategorie Ordnen, Archivieren gewählt.

In der History wird die Position in der Hierarchie der Kategorien ange-geben.

Bei den Kategorien kann durch Auswahl einer 3. Ebene weiter eingegrenzt werden.

Im Beispiel wird auf Heftmappe und danach auf Einhängehefter geklickt.

Durch die hierarchische Anzeige der Kategorien in der History ist immer gut zu erkennen, welche Artikel angezeigt werden.

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In dieser Anzeige wurde auch die 4. Ebene der Kategorien ausgewählt. Damit ist die maximale Eingrenzung nach eCl@ss-Kategorien erreicht.

Um in der Struktur auf eine andere Ebene zurückzugreifen, kann die Anzeige in der History für die Navigation genutzt werden. Dazu wird auf die entsprechende Ebene bzw. Kategorie geklickt.

Die ausgewählte Ebene wird mit den zugeordneten Artikeln angezeigt.

Wenn eine neue Auswahl vorgenommen werden soll, wird mit Alle Artikel die Liste der obersten Kategorie-Ebene aufgerufen.

Die Auswahl der Artikel, die Übernahme in den Warenkorb und der Bestell-vorgang erfolgen wie bei der Bestellung aus Bestellkatalogen.

Artikelsuche Artikelauswahl aus Sortimenten

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4.4 Artikelauswahl aus Sortimenten

Die Kataloge sind zum Teil sehr umfangreich, viele Artikel werden in unter-schiedlichen Variationen angeboten. Die Suche und Auswahl der Artikel sind deshalb häufig mühsam und langwierig. Oft werden aber immer wie-der die gleichen oder ähnliche Artikel bestellt.

Für derartige Routinevorgänge bietet der Elektronische Katalog mehrere Auswahlmöglichkeiten unter dem Menüpunkt Sortimente.

Sortimente sind eigene Artikellisten, die die tägliche Arbeit mit dem Elek-tronischen Katalog erleichtern sollen. Einige dieser Listen werden automa-tisch erstellt, einige werden von den Beschaffungsstellen oder Einkäufern zusammengestellt, andere kann jeder Benutzer selbst anlegen.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie

− Verzeichnisse

− Favoriten und

− Stücklisten nutzen

− und eigene Stücklisten anlegen können.

(1) Die Auswahl von Artikeln aus vorgegebenen Listen befindet sich im Menü unter Sortimente.

4.4.1 Verzeichnisse

Im rechten Bereich wird die Auswahl über die Verzeichnisse angezeigt.

Verzeichnisse werden von den Einkäufern zusammengestellt. Es sind Artikellisten, die nach Gruppen und Untergruppen sortiert in einer Ordner-struktur aufgeführt werden. Diese Darstellung bietet sich vor allem an, wenn in umfangreichen Katalogen viele gleichartige oder ähnliche Artikel enthalten sind.

(1) Die angelegten Verzeichnisse werden in einer hierarchischen Struk-tur dargestellt. In diesem Beispiel wird zunächst Papierbedarf DIN A4/A3 ...

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(1) ... und dann das Recyclingpapier 80er Weiße ausgewählt.

Im unteren Teil werden jetzt die entsprechenden Artikel aufgelistet und können wie im Kapitel Artikel bestellen/Warenkorb beschrieben durch Eintrag der Anzahl und Klick auf die Schaltfläche Artikel in den Waren-korb übernehmen (im Bild nicht zu sehen, da unterhalb der Liste) ausge-wählt werden. Die Liste kann nach den mit dem Symbol gekennzeich-neten Spalten sortiert und über das Symbol als PDF-Datei angezeigt und ausgedruckt werden. Das Blättern in der Liste entspricht dem Vor-gehen im Kapitel Artikelsuche in Katalogen.


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Innerhalb der einzelnen Verzeichnisse kann gezielt nach Artikelbezeichnun-gen oder -nummern gesucht werden. Dazu wird in den oberen Bereich der Anzeige geblättert.

Im Feld Suche im Verzeichnis wird eine Bezeichnung (in diesem Beispiel gelb) oder eine Artikelnummer eingetragen und auf das Symbol ge-klickt oder die Enter-Taste gedrückt. Eine Suche mit Platzhaltern ist hier nicht möglich.

Um wieder den Inhalt des gesamten Verzeichnisses anzuzeigen, muss der Suchbegriff gelöscht und erneut mit der Enter-Taste oder mit Klick auf das Lupensymbol bestätigt werden.

4.4.2 Favoriten

Favoriten sind persönliche Artikellisten der Besteller, in die Artikel aufge-nommen werden, die am jeweiligen Arbeitsplatz häufig bestellt werden. Die Besteller können laufend Artikel in die Favoriten aufnehmen oder entfer-nen.

Um die Favoritenliste einzusehen, klicken Sie im Menü unter Sortimente auf Favoriten.

Die Artikel der Favoritenliste werden angezeigt und können wie im Kapitel Artikel bestellen/Warenkorb beschrieben durch Eintrag der Anzahl und Klick auf die Schaltfläche Artikel in den Warenkorb übernehmen

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ausgewählt werden. Die Liste kann nach den mit dem Symbol gekenn-zeichneten Spalten sortiert und über das Symbol als PDF-Datei ange-zeigt und ausgedruckt werden. Bei mehrseitiger Anzeige kann wie bei der Artikelsuche in Katalogen geblättert werden.

Artikel in die Favoritenliste aufnehmen Wenn damit zu rechnen ist, dass ein Artikel künftig noch einmal oder mehrfach zu bestellen ist, kann er in die Favoritenliste aufgenommen wer-den. Dazu muss der Artikel über die Katalogsuche, über die eCl@ss-Suche, über Verzeichnisse oder die Listen der meist oder zuletzt gekauften Artikel angezeigt werden.

In dieser Abbildung wurde über alle Kataloge nach der Bezeichnung drucker gesucht.

Ein Artikel wird durch Klick auf das Symbol am Ende der entsprechen-den Artikelzeile in die Favoritenliste übernommen.

Das Symbol verändert sich zum Symbol . Wird dieses Symbol in einer der Listen angezeigt, können Sie erkennen, dass dieser Artikel ein Artikel der Favoritenliste ist. Er könnte darüber jederzeit aus der Favoritenliste entfernt werden.

Wenn jetzt wieder in die Favoritenliste gewechselt wird...


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... ist der Artikel in der Favoritenliste enthalten.

Auch hier kann durch Klick auf das Symbol ein Artikel wieder aus der Liste entfernt werden.

4.4.3 Stücklisten

Stücklisten enthalten Artikel und Mengenangaben zu Bestellvorgängen, die aus mehreren Komponenten bestehen.

Beispiele sind bestimmte Computer-Konfigurationen oder die Grundausstattung eines Arbeitsplatzes.

Stücklisten werden nach Bereichen geordnet und können sowohl zentral zur Verfügung gestellt oder von einzelnen Bestellern erstellt und verwaltet werden.

(1) Für die Suche in und Bearbeitung von Stücklisten wird im Menü un-ter Sortimente der Eintrag Stücklisten ausgewählt.

Die einzelnen Stücklisten sind Bereichen zugeordnet. Innerhalb eines Bereichs kann es mehrere Stücklisten geben. Es wird daher zuerst ein Bereich ausgewählt, in diesem Beispiel Papierbedarf.

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Anschließend wird aus der Liste die gewünschte Stückliste angeklickt, in diesem Beispiel Farbiges Papier, holzfrei.

Die Stückliste wird im unteren Bereich angezeigt.

Die Liste kann nach den mit dem Symbol gekennzeichneten Spalten sortiert und über das Symbol als PDF-Datei angezeigt und ausgedruckt werden.

(1) Vorgegebene Stücklisten können nur vom Einkäufer geändert oder gelöscht werden. Deshalb sind die Schaltflächen für das Löschen bei solchen Bereichen und Stücklisten nicht aktiviert.

(2) Die Artikel dieser Stücklisten können mit Klick auf Stückliste in den Warenkorb übernehmen komplett in den Warenkorb über-nommen werden.

Das Programm wechselt in den Warenkorb. Hier können Änderungen an der Anzahl oder Entfernen einzelner Artikel wie im Kapitel Artikel bestel-len/Warenkorb beschrieben durchgeführt werden.


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4.4.4 Eigene Stückliste anlegen

Sie können selbst eigene Bereiche mit eigenen Stücklisten anlegen. Diese persönlichen Listen können nur Sie selbst einsehen, ändern oder löschen.

Um einen neuen Bereich anzulegen, wird ein Name, hier Verbrauchs-materialien, eingetragen und auf die Schaltfläche neu daneben geklickt.

Anschließend muss der neue Bereich erneut aus der Liste ausgewählt werden.

Für den angelegten Bereich können nun beliebig viele Stücklisten angelegt werden. Dazu wird hier ein Name für eine neue Stückliste, in diesem Beispiel Grundausstattung Schreibtisch, eingetragen und auf die Schaltfläche neu daneben geklickt.

Anschließend muss wieder die neue Stückliste aus der Liste ausgewählt werden.

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(1) Es wird eine Tabelle eingeblendet, in der die Artikel mit der entspre-chenden Menge eingetragen werden können. Die Artikelnummern müssen bekannt sein. Ggf. müssen sie über die Suche in Bestell-katalogen oder Sortimenten vorher ermittelt werden.

In diesem Beispiel wird die Artikelnummer 1110039 eingetragen, mit der Tabulator-Taste ins nächste Tabellenfeld gesprungen, ...

(2) ... die Anzahl eingetragen und wieder mit der Tabulator-Taste ins nächste Eingabefeld gesprungen.

(3) Auf diese Weise können zunächst 9 Artikel eingetragen werden.

(4) Wenn alle Artikel eingetragen sind, werden die Artikel mit Klick auf die Schaltfläche Artikel in die Stückliste übernehmen gespei-chert.


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(1) Dabei werden die Artikelnummern gleichzeitig überprüft. Falsche Eingaben oder nicht vorhandene Artikel werden rosa markiert.

Die Eingabefelder der Tabelle stehen jetzt für weitere Artikel für diese Stückliste zur Verfügung. Die Aufnahme weiterer Artikel erfolgt wie schon beschrieben: Artikelnummer eingeben und die Anzahl eintragen. Wenn alle Artikel eingetragen bzw. 9 Artikel erfasst sind, muss wieder auf die Schaltfläche Artikel in die Stückliste übernehmen geklickt werden.

Wollen Sie die Anzahl eines Artikels verändern, tragen Sie die Artikel-nummer mit der neuen Anzahl in die Tabelle ein und klicken wieder auf die Schaltfläche Artikel in die Stückliste übernehmen.

(2) Wollen Sie einen Artikel aus der Liste löschen, steht dafür das Sym-bol vor der Artikelzeile zur Verfügung.

Selbst angelegte Stücklisten können so jederzeit ergänzt oder geändert werden.

Weitere Stücklisten anlegen

Soll zum gleichen Bereich noch eine weitere Stückliste erstellt werden, wird der Name bei Stückliste im rechten Bereich eingetragen und auf die Schaltfläche neu daneben geklickt.

Um die neue Liste zu bearbeiten, muss sie aus der Auswahlliste ausgewählt und kann danach, wie schon vorgestellt, gefüllt werden.

Stücklisten oder Bereiche, die Sie selbst angelegt haben, können über die Schaltfläche löschen in der entsprechenden Zeile komplett entfernt werden.

Hinweis Es wird nicht nachgefragt! Wenn Sie einen Bereich löschen, sind auch alle darin enthaltenen Stücklisten gelöscht!!

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Artikel bestellen / Warenkorb Artikel bestellen

5. Artikel bestellen / Warenkorb

In diesem Kapitel werden der eigentliche Bestellvorgang, die Direkt-bestellung sowie der Umgang mit dem Warenkorb beschrieben. Voraus-gegangen ist die Suche nach Artikeln. Das Suchergebnis ist in einer Treffer-liste dargestellt. Dabei ist es unerheblich, ob die Artikelsuche aus Kata-logen oder aus den verschiedenen Sortimenten erfolgt ist.

5.1 Artikel bestellen

5.1.1 Bestellung von Artikeln nach vorausgegangener Suche

Nach vorausgegangener Suche ist das Suchergebnis in einer Trefferliste dargestellt.

(1) An dem Menüeintrag Warenkorb [0] ist zu erkennen, dass noch keine Artikel für eine Bestellung ausgewählt worden sind.

(2) Die Auswahl eines Artikels erfolgt durch Eingabe einer Bestellmenge in der Spalte Anzahl.

(3) Wenn die Bestellmengen der benötigten Artikel eingegeben wurden, werden die Artikel mit einem Klick auf die Schaltfläche Artikel in den Warenkorb übernehmen für die Bestellung ausgewählt.

Achtung Wenn sich eine längere Trefferliste über mehrere Seiten erstreckt, müssen die Artikel auf jeder Seite gesondert ausgewählt und jeweils mit einem Klick auf die Schalt-fläche Artikel in den Warenkorb übernehmen in den Warenkorb übertragen werden. Geschieht dies nicht, wer-den Sie vom System gefragt, ob Sie die Änderung an den Bestellmengen übernehmen möchten. Wenn Sie die Anfra-ge nicht mit OK bestätigen, gehen die eingetragenen Be-stellmengen bei einem Seitenwechsel verloren.


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(1) Mit der Übertragung der ausgewählten Artikel füllt sich der Waren-korb. An der Angabe in Klammern ist im Menü zu erkennen, dass sich im Warenkorb 3 Artikel befinden.

(2) Artikel, die im Warenkorb enthalten sind, werden in der Liste mit dem Symbol gekennzeichnet. Außerdem ist in der Spalte Anzahl die Menge eingetragen und das Feld farblich hinterlegt.

Änderungen an der Bestellung, z. B. Eintrag einer anderen Anzahl, sind möglich, müssen aber mit Klick auf die Schaltfläche Artikel in den Wa-renkorb übernehmen bestätigt werden.

Um einen Artikel aus dem Warenkorb zu entfernen, wird die Anzahl des Artikels auf 0 gesetzt und mit Klick auf die Schaltfläche Artikel in den Warenkorb übernehmen bestätigt.

Hinweis Sowohl Änderungen als auch Löschungen können auch später im Warenkorb erfolgen.

Auf diese Weise werden alle Artikel für einen Bestellvorgang gesucht und aus den Trefferlisten in den Warenkorb übertragen. Dabei ist es unerheb-lich, bei welchem Lieferanten sie bestellt werden sollen; d. h., dass sich ein Bestellvorgang durchaus an mehrere Lieferanten richten kann!

Die Übertragung von Artikeln in den Warenkorb kann aus allen Katalogen und Listen erfolgen.

(3) Bei Artikeln, bei denen die Artikelnummer bekannt ist, kann sie auch über die Schnellbestellung vorgenommen werden. Die Schnell-bestellung wird über den Menüpunkt Direktbestellung aufgerufen.

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5.1.2 Direktbestellung

Bei der Direktbestellung ist sowohl eine Schnellbestellung mit direkter Angabe der Artikelnummern als auch die Auswahl aus Listen mit häufig oder zuletzt gekauften Artikeln möglich.

Nach Klick auf Direktbestellung im Menü wird im rechten Bereich die Schnellbestellung angezeigt.

Schnellbestellung

Im unteren Teil der Darstellung wird der aktuelle Inhalt des Warenkorbs angezeigt. Dabei werden die Artikel ohne Herstellerangabe in alphabeti-scher Reihenfolge aufgeführt. Mit Klick auf die mit dem Symbol ge-kennzeichneten Spaltenüberschriften kann anders sortiert werden.

Die Bestellmengen können geändert oder irrtümlich übertragene Artikel mit Klick auf das Symbol entfernt werden.

(1) In der Tabelle der Schnellbestellung können Artikelnummern und Bestellmengen erfasst werden. Die Artikelnummern können Sie frü-heren Bestellungen, Verzeichnissen oder Komponentenlisten ent-nehmen.

Im Beispiel wird eine weitere Artikelnummer ...

(2) ... und eine Bestellmenge eingeben.

(3) Wenn alle Artikelnummern und Mengen eingetragen sind, werden die Artikel mit einem Klick auf die Schaltfläche Artikel in den Wa-renkorb übernehmen übertragen.

Die Artikel werden mit ihrer Bezeichnung im Warenkorb angezeigt. Hier kann überprüft werden, ob es sich um den richtigen Artikel handelt.

Wenn eine Artikelnummer nicht gefunden wurde, wird das Eingabe-feld rosa eingefärbt. In diesem Fall müsste die Nummer korrigiert oder der Artikel gesucht werden.

Artikel bestellen / Warenkorb Warenkorb

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Die Artikel wurden in die Liste des Warenkorbs einsortiert und die Tabelle für die Schnellbestellung geleert.

(1) Bei der Direktbestellung können Listen geöffnet werden, aus denen Artikel direkt für eine neue Bestellung genutzt werden können:

meist gekaufte Die max. 100 vom jeweiligen Besteller am häufigsten bestellten Artikel.

zuletzt gekaufte Die max. 100 vom jeweiligen Besteller zuletzt bestellten Artikel.

Die Listen werden automatisch angelegt und aktualisiert. Die angezeigten Artikellisten können wie bei der Bestellung aus Katalogen direkt genutzt werden, um Artikel in den Warenkorb zu übernehmen.

5.2 Warenkorb

Um den Warenkorb einzusehen und zu bearbeiten, wird der Menüpunkt Warenkorb angeklickt.

Die Zahl in Klammern gibt an, wie viele Artikel sich schon im Warenkorb befinden.

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Im Warenkorb werden die hinzugefügten Artikel mit den wichtigsten Anga-ben aufgeführt. Unabhängig von der Anzahl werden alle Artikel auf einer Seite angezeigt. Wie bei den Trefferlisten kann eine Sortierung nach Arti-kelnummern, Artikelbezeichnungen oder Lieferanten vorgenommen wer-den.

(1) Überschreitet die Summe der Waren im Warenkorb die für Sie zuge-lassene Bestellsumme pro Bestellung, werden Sie vom Programm darauf hingewiesen.

Sollen die Artikel dennoch wie eingetragen bestellt werden, kann das Bestellverfahren wie gewohnt durchgeführt werden. Allerdings wird die Bestellung in diesem Fall nach dem Absenden nicht sofort an den/die Lieferanten weitergeleitet, sondern muss zuvor vom ent-sprechenden Budgetverantwortlichen freigegeben werden. In der Bestellhistorie können Sie den Status der Bestellung ablesen und Sie werden per E-Mail über die Freigabe unterrichtet.

Weitere Informationen zur Bestellhistorie finden Sie in dem Kapitel Bestellhistorie.


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(1) Für einzelne Lieferanten sind Mindestbestellwerte festgelegt. Erreicht die Summe der bestellten Artikel eines solchen Lieferanten diese nicht, wird ein Warnhinweis mit dem bis zum Mindestbestell-wert fehlenden Betrag angezeigt.

(2) Der Mindestbestellwert wird unter der Summe des Artikels des entsprechenden Lieferanten angezeigt.

(3) Die betroffenen Artikel werden gleichzeitig rot hinterlegt.

Für diesen Lieferanten kann die Bestellung nicht abgeschickt werden.

Sie können mit der Bestellung für diesen Lieferanten warten, bis weitere zu bestellende Artikel hinzukommen und damit der Mindestbestellwert erreicht wird.

Bestellungen an andere Lieferanten können weiterhin abgeschickt werden.

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Die Bestellmengen können bei Bedarf korrigiert werden. Zusätzlich müssen die Änderungen über die Schaltfläche Änderung übernehmen im unteren Teil des Bildschirms (zurzeit nicht zu sehen) bestätigt werden.

(1) Mit einem Klick auf das Symbol vor einem Artikel kann dieser aus dem Warenkorb entfernt werden.

Soll der gesamte Warenkorb gelöscht werden, müssen alle Artikel einzeln entfernt werden!

(2) Die Summe wird aus den Einzelpreisen und der bestellten Menge er-rechnet. Dabei werden die für den Katalog vereinbarten Konditionen - z. B. Staffelpreise - berücksichtigt.

Beachten Sie bitte, dass es sich mit Ausnahme von Artikeln des Lieferanten Dataport um Nettopreise handelt.

(3) Wählen Sie die Artikel, deren Bestellung Sie abschicken möchten, durch einen Haken im Ankreuzfeld zu Beginn der Artikel aus.

(4) Über das Symbol in der ersten Spaltenüberschrift können Sie alle Artikel gleichzeitig markieren oder die Markierung wieder aufheben.

(5) Für die Dokumentation oder für weitere Bearbeitungen kann die Liste des Warenkorbes über das Symbol in eine PDF-Datei oder über das Symbol in eine Excel-Tabelle exportiert werden.

Die Felder und Schaltflächen für die Bearbeitung der Bestellung befinden sich im unteren Teil der Anzeige des Warenkorbs. Die Anzeige wird mit dem Rollbalken verschoben. Mit der Taste kann direkt an das Ende der Liste gesprungen werden.

Die nun folgenden Angaben gelten für alle angehakten Artikel.

(1) Liefer- und Rechnungsadressen werden aus den Benutzerdaten ent-nommen. Diese werden von den Administratoren gepflegt. Falls für


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eine Dienststelle mehrere Adressen vorhanden sind, kann die jewei-lige Anschrift über das Symbol in einem eingeblendeten Fenster ausgewählt werden.

Hinweis: Bei der ersten Bestellung eines neuen Nutzers/ einer neuen Nutzerin des E-Katalogs muss unbedingt 1x die Liefer- und die Rechnungsanschrift ausgewählt werden!

(2) Im Feld Kommentar können Hinweise und Erläuterungen für die Lieferanten eingegeben werden. Außerdem können Sie hier vermerken, wenn Sie eine Bestellbestätigung für Ihre Bestellung erhalten möchten.

Hinweis Dieser Kommentar gilt für alle angehakten Artikel einer Bestellung einheitlich.

(3) Die Felder Kostenträger/I-Nummer, Kostenstelle und Kontierung werden für Angaben im Rechnungswesen genutzt. Zurzeit gibt es nur für die Bestellung von Hardware Vorgaben für eine einheitliche Nutzung dieser Felder. In allen anderen Fällen sollten sie vorerst für Angaben zur Kosten-Leistungsrechnung (KLR), zum Eintragen der Haushaltsstelle (Finanzposition) oder für die Nummer der Mittelbindung verwendet werden.

Bei der Bestellung von aus der IT-Querschnittspauschale zu finanzierenden Hardware ist im Feld Kostenträger/I-Nummer die Innenauftragsnummer IXXX0010 und im Feld Kostenstelle die Kostenstelle der bestellenden Dienststelle einzugeben. Dabei steht xxx für die jeweilige Dienststellenkennung gemäß KLR-Konzept.

Hinweis Eintragungen in diesen Feldern ersetzen nicht die Erfassung einer Mittelbindung und die ordnungsge-mäße Buchung im Rechnungswesen!

(4) Der gewünschte Liefer-Termin wird vorbelegt. Es kann aber auch ein anderes Datum für die Lieferungen in der Form TT.MM.JJJJ ein-getragen werden. Mit der Schaltfläche Änderung übernehmen wird es gespeichert.

Hinweis Wenn der Warenkorb verlassen wird, werden die Angaben über Kostenträger, Kostenstelle, Kontierung, Termin-wunsch und Kommentar wieder auf den Standardwert zurückgesetzt.

(5) Die nächsten 3 Zeilen dienen zur Information:

− Ausgaben enthält die Summe des bisherigen Bestellvolumens

− Budget/Jahr gibt das verfügbare Jahresbestellvolumen an

− Budget/Order zeigt an, wie hoch das Bestellvolumen pro Be-stellung sein darf, ohne dass die Bestellung extra genehmigt, d. h. freigegeben werden muss.

Die Angaben Budget/ Jahr und Budget/Order werden nur angezeigt, wenn für Sie entsprechende Grenzen eingetragen wurden.

(6) Die Kontierungs- und Kommentarangaben im unteren Bereich des Warenkorbes betreffen den gesamten Bestellvorgang. Bei umfangreichen Bestellungen sind die Artikel aber oft auf unterschiedlichen Kostenstellen oder Finanzpositionen zu buchen. In diesen Fällen sind die Kontierungsdaten bei den einzelnen Artikel einzutragen.

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Außerdem gibt es bei den einzelnen Lieferanten meist eine oder mehrere Artikelnummern mit der Bezeichnung Sonderbedarf. Diese Artikelnummern sind dafür gedacht, zusätzliche Artikel, die nicht über den EKatalog abgerufen werden können, aber vom gleichen Lieferanten geliefert werden sollen, zu bestellen. Die Angabe dieser Artikel erfolgt dann im Kommentarfeld zu diesen Artikeln.

Die Buchungshinweise oder Kommentare zu einem bestimmten Artikel können nach einem Klick auf das Symbol hinter dem jeweiligen Artikel erfasst werden.

(1) Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster. Wenn die entsprechenden Daten eingetragen wurden, wird das Fenster mit Klick auf die Schaltfläche übernehmen geschlossen.

Wenn bei einem Artikel individuelle Eintragungen vorgenommen wurden, wird das Symbol am Ende der Artikelzeile farblich (gelb) gekennzeichnet.

Bestellung absenden


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(1) Wenn alle erforderlichen Eingaben getätigt sind und die Artikel, die mit dieser Bestellung angefordert werden sollen, angehakt wurden, können Sie die Bestellungen für die betreffenden Lieferanten mit einem Klick auf die Schaltfläche Bestellung absenden abschicken.

Alle Eingaben werden hinsichtlich Bestellmengen und Budgets über-prüft. Fehlerhafte Angaben werden ggf. in der Kopfzeile des Waren-korbs angezeigt.

Sind alle Angaben schlüssig, erhält jede Bestellung eine automatisch erzeugte Bestellnummer. Werden Artikel verschiedener Lieferanten gleichzeitig versandt, wird für jeden einzelnen eine separate Bestellung mit eigener Bestellnummer erzeugt.

Überschreitet die Summe des Warenkorbs das erlaubte Budget, werden die Bestellungen nicht direkt an die Lieferanten gesandt sondern zunächst an den Freigeber übermittelt. Erst wenn dieser die Bestellungen freigegeben hat, gehen die Bestellungen an den Lieferanten.

Artikel, die nicht angehakt waren, verbleiben im Warenkorb.

Das Programm wechselt in den Menüpunkt Bestellhistorie und zeigt die soeben getätigten Bestellungen in der Liste an.

Weitere Informationen zur Bestellhistorie finden Sie in dem Kapitel Bestellhistorie.

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Bestellhistorie Bestellhistorie

6. Bestellhistorie

Wenn eine Bestellung aus dem Warenkorb abgesandt wurde, wird vom Pro-gramm für jeden Lieferanten eine Bestellung mit eigener Bestellnummer erzeugt.

Einen Überblick über die getätigten Bestellungen sowie deren aktuellen Status können Sie jederzeit in der Bestellhistorie erhalten. Dort können Sie, sofern es Ihnen gestattet ist, auch einzelne oder alle Artikel einer Bestellung stornieren.

6.1 Bestellhistorie

Wenn eine Bestellung abgeschickt worden ist, wird die Bestellhistorie automatisch geöffnet.

(1) Sie kann aber auch jederzeit mit Klick auf Bestellhistorie im Menü aufgerufen werden.

In der Bestellhistorie werden alle Bestellungen mit Angaben der

(1) vom System erzeugten Bestellnummer, ... (2) ... dem Lieferanten, ...

(3) ... dem Bestelldatum, ...

(4) ... dem gewünschten Lieferdatum, sofern eingetragen ...

(5) ... und der Summe angezeigt.

Mit Klick auf die mit dem Symbol gekennzeichneten Spaltenüberschriften kann anders sortiert werden.

(6) An dem Symbol zu Beginn jeder Zeile können Sie den Status der Bestellung ablesen. Dabei bedeuten:

gültige Bestellung

Bestellung enthält Stornierungen

Bestellung ist komplett storniert

Bestellhistorie Bestellschein drucken

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Bestellung wartet auf Freigabe. Wurde die Freigabe erteilt, wird das Symbol automatisch ge-ändert.

Wird unterhalb des Status für die Bestellhistorie ein weiteres Statussymbol eingeblendet, können Sie daran den Status des Wareneingangs erkennen (s. Kapitel Wareneingang).

6.2 Bestellschein drucken

(7) Mit einem Klick auf das Symbol am Ende einer Zeile öffnet sich je nach Einstellung des Browsers in einer weiteren Registerkarte oder in einem weiteren Fenster die Druckansicht des Bestellscheins.

Hier wird die Bestellung mit Ausnahme der Angaben zu Kosten-träger, Kostenstelle usw. in der Form dargestellt, wie sie an den Lie-feranten übermittelt wurde.

(1) Möchten Sie sich den Bestellschein ausdrucken, kann dies über das Drucksymbol des Browsers veranlasst werden.

(2) Die Druckansicht wird mit Klick auf das Symbol der Registerkarte bzw. des Browserfensters geschlossen.

6.3 Bestelldetails anzeigen

(1) Mit einem Klick auf die Bestellnummer oder das Pluszeichen vor der Bestellnummer ...

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Bestellhistorie Suche in der Bestellhistorie

(1) ... werden die Details zu einer Bestellnummer eingeblendet.

Bereits stornierte Artikel sind durchgestrichen dargestellt.

Bei Status können Sie z. B. sehen, wann die Bestellung an den Lie-feranten übermittelt wurde (EMAIL: Datum/Uhrzeit). Die Angabe OK! bestätigt die erfolgreiche Übergabe an den E-Mail-Server. Ob die Bestellung beim Lieferanten angekommen ist, wird nicht überprüft.

(2) In dieser Ansicht können Sie, sofern eine Stornierung erlaubt ist, auch einzelne oder alle Artikel einer Bestellung stornieren. Eine Stornierung kann nicht wieder rückgängig gemacht werden, so dass stornierte Artikel ggf. neu bestellt werden müssen.

Um einen Artikel zu stornieren, wird mit einem Mausklick ein Haken in der Spalte Storno gesetzt.

(3) Zusätzlich kann noch ein Kommentar eingetragen werden.

(4) Mit Klick auf die Schaltfläche stornieren/Kommentar überneh-men wird die Stornierung durchgeführt. Beim Status wird ange-zeigt, wann die Stornierung an den Lieferanten übermittelt wurde.

(5) Mit nochmaligem Klick auf die Bestellnummer oder das Minuszeichen davor oder mit Klick auf eine andere Bestellnummer wird die Detail-anzeige geschlossen und ggf. die Details für eine weitere Bestell-nummer eingeblendet.

6.4 Suche in der Bestellhistorie

In der Bestellhistorie kann gezielt nach bestimmten Kriterien gesucht wer-den werden, z. B. wenn Sie wissen möchten, wann ein Artikel zuletzt bestellt wurde.


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(1) Dafür wird der Suchbegriff in das Feld bei Suche (hier: Artikelnr. 630) eingetragen und auf das Symbol geklickt bzw. die Enter-Taste betätigt.

(1) Wird der Artikel nur einmal gefunden, wird die Bestellung incl. der Details angezeigt.

Sollen wieder alle Bestellungen angezeigt werden, wird entweder

(2) auf die Zurück-Schaltfläche des Browsers

(3) oder auf Bestellhistorie im Menü geklickt

(4) oder der Suchbegriff gelöscht und mit der Enter-Taste oder mit Klick auf das Lupensymbol bestätigt.

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(1) Werden mehrere Bestellungen gefunden wie in diesem Beispiel bei der Suche nach dem Wort drucker, werden sie in Form einer Liste aufgeführt und mit Klick auf die Bestellnummer ...

(1) ... können die Details eingesehen werden.

Wareneingang Wareneingang erfassen

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7. Wareneingang

Die abgesendeten Bestellungen werden nicht nur in der Bestellhistorie son-dern auch im Wareneingang angezeigt, damit bei der Lieferung der Waren die Wareneingänge als Teil- oder Komplettlieferungen erfasst werden können. Auch Minder- oder Überlieferungen können eingetragen werden.

Die genauen Angaben der tatsächlichen Liefermengen sind für die spätere Auswertung über das Cockpit erforderlich.

Dieses Kapitel erläutert den Umgang mit dem Wareneingang.

7.1 Wareneingang erfassen

(1) Der Wareneingang wird mit Klick auf Wareneingang im Menü geöffnet.

Im Wareneingang werden wie bei der Bestellhistorie alle Bestellungen mit Angaben

- der vom System erzeugten Bestellnummer,

- des Lieferanten,

- des Bestelldatums,

- des (gewünschten) Lieferdatums

- und der Summe angezeigt.


Es werden nicht nur die eigenen, sondern auch die Bestellungen anderer Besteller angezeigt. Diese Anzeige ermöglicht damit auch die Erfassung der Lieferungen über einen zentralen Wareneingang.

An dem Symbol zu Beginn jeder Zeile können Sie den Lieferstatus der Bestellung ablesen. Dabei bedeuten:

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Bestellung abgeschlossen, Ware wurde komplett geliefert

Lieferung ist noch offen, das Lieferdatum wurde noch nicht über-schritten

Lieferung ist noch offen, das Lieferdatum ist überschritten

Mit einem Klick auf die Bestellnummer oder das Pluszeichen vor der Bestellnummer ...

werden die Details zu einer Bestellung mit

- der Artikelnummer,

- der Bezeichnung, ...

- der Mengeneinheit (ME), ...

- der Bestellmenge mit der Soll- und der bisher gelieferten Ist-Menge

- sowie darunter mit der Anzeige der Restmenge, ...

- den Eingabefeldern für die Erfassung der gelieferten (Teil-) Mengen ...

- und dem Bestelldatum eingeblendet.

Wer diese Artikel bestellt hat, wird unterhalb der bestellten Artikel-nummern angezeigt.

Die gelieferten Mengen (in diesem Beispiel eine Teillieferung von 1) werden in die Eingabefelder für die Artikel eingetragen. Dadurch wird automatisch zu Beginn der Zeile des Artikels ein Haken gesetzt.

Wenn alle Liefermengen erfasst sind, werden sie mit Klick auf Liefermengen bestätigen übernommen.


61

Bei Bestellmenge Soll / Ist sind jetzt die aktuellen Werte und der aktuelle Fehlbestand eingetragen.

Restmenge übernehmen

(1) Werden bei einer Lieferung alle noch ausstehenden Artikel geliefert, können über die Schaltfläche Restmenge übernehmen bei allen Artikeln dieser Bestellung die Restmengen gleichzeitig eingetragen werden.

Mit Klick auf die Schaltfläche Liefermengen bestätigen werden die Restmengen übernommen.

Wenn alle Artikel der Bestellung geliefert wurden (alle Restmengen stehen auf 0), gilt die Bestellung als erfüllt. Gleichzeitig wird sie in die Rechnungs-prüfung aufgenommen. Erkennen können Sie dies am Status (grüner Haken).

Liefermenge zurücksetzen

(1) Sie können nachträglich die Angaben der Liefermengen wieder zu-rücksetzen. Dafür muss ein Haken in die entsprechende Artikelzeile gesetzt

(2) und mit der Schaltfläche Zurücksetzen bestätigt werden.

62


Die Ist-Menge dieses Artikels wird wieder auf 0 gesetzt und es können neue Werte in das Feld Liefermenge Eingang eingegeben werden. Gleichzeitig hat die Bestellung wieder den Status unvollständig (gelbes oder rotes Symbol).

Bestell- an Liefermenge angleichen

(2) Bei manchen Bestellungen ist es erforderlich, die Bestellmenge der gelieferten Menge anzupassen. Dazu wird in das Feld Liefermenge Eingang die gültige Anzahl eingetragen

(3) und auf die Schaltfläche Bestell- an Liefermenge angleichen ge-klickt.

Bei Bestellmenge Soll / Ist wird jetzt die aktuelle Soll- und Ist-Menge angezeigt.

Hinweis Soll doch wieder die ursprüngliche Bestellmenge gelten, kann sie über Zurücksetzen dieses Artikels und an-schließender Eingabe der Ursprungsmenge mit der Schalt-fläche Bestell- an Liefermenge angleichen wieder angezeigt werden.

Kommentar und Lieferscheinnummer eintragen

Sie können zu einer Bestellung jederzeit einen Kommentar eintragen, ändern oder löschen

Wareneingang Suche im Wareneingang

63

(1) sowie eine Lieferscheinnummer (max. 15 Zeichen) eintragen.

(2) Mit Klick auf die Schaltfläche Kommentar / Lieferscheinnummer übernehmen werden die Eintragungen gespeichert.

Soll die Bearbeitung dieser Bestellung beendet werden, wird auf die Bestellnummer bzw. das Minuszeichen davor oder auf eine andere Bestellnummer geklickt.

Die Detailanzeige wird geschlossen und ggf. die Details für eine weitere Bestellnummer eingeblendet.

7.2 Suche im Wareneingang

Auch im Wareneingang kann gesucht werden, allerdings nur nach einer genau anzugebenden Bestellnummer. (Tipp: Eine Suche nach anderen Kriterien ist bei der Bestellhistorie möglich!)

(1) Dafür wird der Suchbegriff in das Feld bei Suche eingetragen und auf das Symbol geklickt bzw. die Enter-Taste betätigt.

Die Bestellung incl. der Details wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

Sollen wieder alle Bestellungen angezeigt werden, wird entweder

(1) auf die Zurück-Schaltfläche des Browsers

(2) oder auf Wareneingang im Menü geklickt


64

Rechnungsprüfung Rechnungsprüfung durchführen

8. Rechnungsprüfung

Nachdem für eine Bestellung alle Waren eingegangen und die Liefermengen im Wareneingang bestätigt wurden, wird die Rechnung in der Rechnungs-prüfung angezeigt und kann im E-Katalog verbucht werden. Zurzeit hat die Buchung wegen der fehlenden Schnittstellen keine Auswirkungen auf die Buchung in anderen Systemen.

Folgende Themen werden behandelt:

- Rechnungsprüfung durchführen

- Rechnungsprüfung bei unvollständiger Lieferung

- Rechnungsmenge zurücksetzen

- Suche nach Bestellnummer

8.1 Rechnungsprüfung durchführen

(1) Die Rechnungsprüfung wird mit Klick auf Rechnungsprüfung im Menü geöffnet.

Wie bei der Bestellhistorie und dem Wareneingang werden alle Bestellun-gen mit Angaben - der vom System erzeugten Bestellnummer, ...

- des Lieferanten, ...

- des Bestelldatums, ...

- des Lieferdatums ...

- und der Summe angezeigt.


An dem Symbol zu Beginn jeder Zeile können Sie den Rechnungsstatus der Bestellung ablesen. Dabei bedeuten:

Rechnung geprüft

Rechnungsstellung muss noch erfolgen

Rechnung enthält Abweichungen


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Hinweis: Es werden nicht nur die eigenen, sondern auch die Be-stellungen anderer Besteller angezeigt.

(1) Mit einem Klick auf die Bestellnummer oder das Pluszeichen vor der Bestellnummer ...

… werden die Details zu einer Bestellung mit - der Artikelnummer, ...

- der Bezeichnung, ...

- der Mengeneinheit (ME), ...

- der Rechnungsmenge mit der Soll- und der gelieferten Ist-Menge sowie darunter mit der Anzeige der Restmenge, ...

- der gelieferten Menge ...

- den Eingabefeldern für die Rechnungsmenge ...

- dem Rechnungsbetrag ...

- und dem Bestelldatum eingeblendet.

(1) Die Rechnungsmengen werden in die Eingabefelder für die Artikel eingetragen. Dadurch wird automatisch zu Beginn der Zeile des Artikels ein Haken gesetzt.

(2) Wenn alle Rechnungsmengen erfasst sind, werden sie mit Klick auf Rechnung bestätigen übernommen.

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(1) Mit der Schaltfläche Restmenge übernehmen können alle Rech-nungsmengen gleichzeitig eingetragen werden.

(2) Auch hier werden die Angaben mit Klick auf Rechnung bestätigen übernommen.

Rechnungsprüfung Rechnungsprüfung bei unvollständiger Lieferung

67

Zu jeder Rechnung kann ein Kommentar eingegeben werden. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn an der Bestellung etwas geändert worden ist.

Mit der Schaltfläche Kommentar übernehmen wird dieser gespeichert.

Um die Bearbeitung einer Rechnung zu beenden, wird auf die Bestell-nummer bzw. das Minuszeichen davor geklickt oder eine andere Rechnung mit Klick auf deren Bestellnummer geöffnet.

Wenn bei allen bereits gelieferten Artikeln der Bestellung die Soll- und Ist-Mengen übereinstimmen, gilt die Rechnung als geprüft. Erkennen können Sie dies am Status (grüner Haken).

8.2 Rechnungsprüfung bei unvollständiger Lieferung

Wenn für eine Bestellung noch nicht alle Artikel geliefert wurden, kann die Rechnungsprüfung für gelieferte Artikel dennoch bereits erfolgen, wie folgendes Beispiel zeigt:

68

Rechnungsprüfung Rechnungsmenge zurücksetzen

Eingaben sind nur zu Positionen möglich, zu denen bereits eine (Teil-) Lieferung erfolgt ist. Falls einzelne Artikel noch nicht geliefert wurden, werden keine Eingabefelder angezeigt.

Die Eingaben der Rechnungsmengen müssen mit der Schaltfläche Rechnung bestätigen übernommen werden, auch wenn die Lieferungen noch nicht vollständig erfolgt sind.

Die Angaben bei Rechnung Soll/Ist und der gelieferten Menge werden angepasst.

8.3 Rechnungsmenge zurücksetzen

Bei einer bereits bearbeiteten Rechnung können Rechnungsmengen nachträglich wieder zurückgesetzt werden. Dafür werden die Details zu dieser Rechnung mit Klick auf die Rechnungsnummer oder das Plus-Zeichen davor eingeblendet.

(1) Vor der Artikelnummer, bei der die Menge zurückgesetzt werden soll, wird ein Haken gesetzt.

(2) Anschließend muss auf Zurücksetzen geklickt werden.

Rechnungsprüfung Suche nach Bestellnummer

69

Die Rechnungsmenge dieses Artikels wird zurückgesetzt und es können neue Eingaben gemacht werden.

Hatte die Rechnung bereits den Status Rechnung geprüft, wird der Status jetzt automatisch wieder auf Rechnungsstellung muss noch erfolgen (gelbes Symbol) gesetzt.

8.4 Suche nach Bestellnummer

Auch in der Rechnungsprüfung kann gesucht werden, allerdings wie beim Wareneingang nur nach einer genau anzugebenden Bestellnummer.

Standardmäßig werden in der Liste die Rechnungen für den Zeitraum eines Monats (30 Tage) angezeigt. Dieser Zeitraum wird auch bei der Suche berücksichtigt. Möchten Sie auch Rechnungen mit einem älteren Datum aufgeführt bekommen, kann die Auswahl über das Listenfeld bei Zeitraum geändert werden.

Dafür wird

- die Bestellnummer in das Feld bei Suche eingetragen und

- auf das Symbol Suche geklickt bzw. die Enter-Taste betätigt.

Die Rechnung incl. der Details wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

Sollen wieder alle Rechnungen angezeigt werden, wird entweder

70

Rechnungsprüfung Suche nach Bestellnummer

(1) die Zurück-Schaltfläche des Browsers genutzt

(2) oder auf Rechnungsprüfung im Menü geklickt


Aktualisierungen

Aktualisierungen

71

9. Aktualisierungen

Datum Kapitel Thema Art Seite

März 2008 1. Version

September 2008

8 Änderungen in der Rechnungsprüfung

Bildschirmaufbau 59 ff

Februar 2009 1 Anwenderbetreuung Änderung S. 6,

2 4.2.1

Begrüßungsbildschirm Artikelsuche allgemein

kleinere Änderungen und Ergänzungen

S. 8 S.19-22

5.2 Budgetüberschreitung Ergänzung S. 49

März 2009 4.4 Sortimente Übernahme in Favoriten möglich

S. 33-38

5.2 Warenkorb Neu: Auswahlmöglichkeit S. 45-51

7 Wareneingang Besteller/-in ergänzt S. 57-60

8 Rechnungsprüfung Besteller/-in ergänzt S. 61-65

Juni 2009 1 Allgemeines Information zur Beschaffung ergänzt

S. 6

Juni 2010 diverse Alle Kapitel Erneuerung der Bildschirmfotos

alle

4.2.5 Auswahl über Kataloge der Lieferanten

Änderungen 27-29

4.2.6 Suchhistorie Änderungen 30

5.2 Warenkorb Änderungen 46-52

September 2010

diverse Artikellisten Sortierung und Druckmöglichkeiten ergänzt.

diverse

Oktober 2010

diverse Alle Kapitel Bildschirmfotos aktualisiert. diverse

2.4 Passwort zusenden Änderung zugesandtes Passwort

9-10

Lernmaterial

Lernmaterial

Lernmaterial – Schulungsunterlagen, Übungsdateien, Lernprogramme und Tipps & Tricks – finden Sie unter der Adresse

http://www.afz.bremen.de/lernen

Wählen Sie das gewünschte Thema über dieMenüstruktur oder über die Liste, dieSie über die Infobox Gesamtliste im HauptmenüpunLernmaterial

kt

erreichen können.

aktualisieren (z. B. bei neuer Programm-Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisseversion) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten.

Sie können Lernmaterial als PDF-Dokumente (Symbol ) am Bildschirm lesen, auf IhreComputer speichern oder ausdrucken. Z m Teil stellen wir

m u zusätzlich Übungsdateien in

"gepackter" Form (Zip-Archiv, Symbol ) zur Verfügung.

Zu einzelnen Themen sind Lernprogramme vorhanden, erkennbar an dem Symbol . Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden.

Tipps & Tricks

ks

etwas, um Ihre Arbeit effektiver zu gestalten.

Wende ungen oder Fehlermeldungen an

Oft sind es die kleinen Dinge, die die Arbeit am PC erleichtern. Dazu haben wir Tipps und Triczusammengestellt. Vielleicht finden Sie hier

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Einführung in den Elektronischen Katalog - afz.bremen.de · Competence Center Vergabe (CCC) eingerichtet. Bei Fragen und Problemen zu den Programmen, zur Benutzerverwaltung, den