EINFÜHRUNG IN DIE LITERATURVERWALTUNG MIT · PDF fileAutor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen 1 EINFÜHRUNG IN DIE LITERATURVERWALTUNG MIT ENDNOTE X3 Das

1 Autor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen

EINFÜHRUNG IN DIE

LITERATURVERWALTUNG MIT ENDNOTE X3

Das Skript zum Kurs Einführung in EndNote X3

Erstellt von Dennis Block für das ZDV, Universität Tübingen


Inhaltsverzeichnis

1 Das Endnote Programmfenster ............................................................................................ 3

2 Eingabe einer neuen Referenz .............................................................................................. 6

3 Suchen in eigenen Datenbanken ........................................................................................ 10

4 Suche in Online-Datenbanken ............................................................................................ 11

5 Arbeiten mit Gruppen ......................................................................................................... 14

6 Löschen von Referenzen und Gruppen .............................................................................. 17

7 Importieren von Referenzen ............................................................................................... 18

8 Suche nach Volltext ............................................................................................................. 25

9 Thematische Bibliographie ................................................................................................. 25

10 Feldinhalte ändern .............................................................................................................. 29

11 Einfügen von Literaturverweisen in Word .......................................................................... 29

12 Bearbeiten von Literaturverweisen in Word ...................................................................... 32

13 Anpassen von Output Styles ............................................................................................... 33

14 Duplikate identifizieren ....................................................................................................... 37

15 Ein Backup erstellen - die Compressed Library................................................................... 39

16 Letzte Worte ....................................................................................................................... 39


1 Das Endnote Programmfenster

Hier sehen Sie das Endnote Programmfenster mit einer geöffneten Datenbank:

Geöffnet ist die Datenbank mit dem Namen Test-Lib_2.enl, wobei die Dateiendung .enl für

EndNote Library steht. Der Name steht oben im Fensterrahmen der Datenbank sowie im

Programmfenster selbst. Wenn Sie mehrere Datenbanken geöffnet haben, steht dort jeweils

der Titel des gerade aktiven Datenbankfensters.

Es gibt im Wesentlichen vier wichtige Bereiche:

Das große Inhaltsfenster mit den eigentlichen Datensätzen Ihrer Bibliographie

An der linken Seite eine Übersicht über vorhandene Datensatzgruppen

Unten ein Zusatzfenster, das entweder (wie bei Abbildung 1) eine Vorschau anzeigt,

wie die Literaturangabe in Ihrer Bibliographie ausgegeben wird, oder die Möglichkeit

bietet, nach Literatur zu suchen

Oben eine Symbolleiste für häufige Befehle sowie ganz oben das Programmmenü.

Zuerst schauen wir uns das Inhaltsfenster mit Ihrer Literaturliste an (Abbildung 2 oben). Sie

sehen mehrere Spalten, nach denen Sie Ihre Liste sortieren können, z.B. nach Autor, Jahr oder

Zeitschrift. Sie können bis zu acht Spalten frei konfigurieren (EDIT – PREFERENCES – DISPLAY

Abbildung 1: Das EndNote Programmfenster


FIELDS). Innerhalb des Fensters können Sie sich entweder mit der Maus oder den üblichen

Tasten bewegen (Bildlauf, Cursor, Pos 1, Ende).

Sofern Sie im unteren Fenster den Reiter Preview angewählt haben, zeigt End Note Ihnen die

Vorschau Ihrer Referenz in Abhängigkeit des gewählten Output Styles an (siehe Abbildung 2

unten). Der Output Style legt fest, wie Ihre Literaturliste formatiert wird (Form und Angaben

z.B. zu Autor, Titel, Jahr etc.). Dazu ein paar grundsätzliche Worte:

EndNote bringt bereits über 3.000 Output Styles mit. Die meisten dieser Styles sind

nach Fachzeitschriften benannt, die eine bestimmte Formatierung für die Biblio-

graphie verlangen. Wenn Sie also für einen wissenschaftlichen Artikel eine Literaturlis-

te anlegen, brauchen Sie EndNote nur zu sagen, wo der Artikel publiziert werden soll.

Die korrekte Formatierung erfolgt dann automatisch.

Wenn Sie Zitate in Word einfügen, übernimmt Word die gewünschte Formatierung

automatisch. Diese Formatierung lässt sich auch in Word jederzeit mit EndNote wieder

ändern.

Daran erkennen Sie bereits den wichtigsten Grundsatz an der Arbeit mit EndNote:

Ändern Sie möglichst nie eine Referenz oder die Formatierung Ihrer Literaturanga-

ben in Word, sondern stets in EndNote selbst. Ansonsten gehen bei der weiteren Ar-

beit entweder Ihre Änderungen wieder verloren, wenn EndNote das Dokument neu

formatiert, oder EndNote kann Ihre Angaben nicht mehr aktualisieren.

Abbildung 2: Das Hauptfenster einer Datenbank mit Referenzen und Ausgabevorschau


Im linken Bereich Groups können Sie Ihre Literatur in

verschiedenen Gruppen verwalten (siehe Abbildung 3). Es gibt

Standardgruppen, die immer angezeigt werden, weiterhin

temporäre Gruppen und von Ihnen selbst erstellte Gruppen.

Im folgenden Screenshot sehen Sie Beispiele für alle drei

Kategorien. All References und Trash beispielsweise stehen

ständig zur Verfügung. Die Gruppen wie Custom Groups und

Smart Groups werden von Ihnen selbst festgelegt. Dazu später

mehr.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, in Online-Datenbanken

direkt zu recherchieren. EndNote verfügt bereits von Haus aus

über die nötigen Connection Files für die Online-Recherche bei

vielen Datenbankanbietern. Schließlich sehen Sie hier blau

markiert die temporäre Gruppe Imported References. In

diesem Fall haben wir aus einer Internetdatenbank

ausgesuchte Referenzen importiert. Sobald wir neue

Datensätze importieren, verschwinden die alten aus dieser

Gruppe wieder.

Den letzten wichtigen Bereich der Endnote Programmoberflä-

che schließlich bilden die Befehlsleisten in der jeweils geöffne-

ten Datenbank sowie im EndNote-Hauptfenster (siehe Abbil-

dung 4). Im Datenbankfenster lassen sich per Mausklick prakti-

sche Befehle abrufen, z.B. das Hinzufügen einer neuen Refe-

renz, die Online-Suche oder das Einfügen einer Literaturanga-

be in Word.

Weiterhin finden sich in der Symbolleiste auch eine Schnellauswahl für den Output Style

sowie die Eingabe für die Quick Search. Über das Menü lassen sich diese und eine Vielzahl

weiterer Befehle aufrufen. Für die Referenzen sowie Gruppen gibt es gesonderte Menüpunk-

te, um die umfangreichen Funktionen abzubilden. Zudem stehen über Tools Möglichkeiten

bereit, zusätzliche Arbeiten wie das Erstellen einer thematischen Bibliographie oder das Ver-

ändern von Datenbankfeldern durchzuführen.

Abbildung 4: Die Symbol- und Menüleisten

Abbildung 3: Verschiedene Gruppen


2 Eingabe einer neuen Referenz

Durch einen Klick auf das grüne Plus in der Symbolleiste (siehe Abbildung 4) ruft man das

Eingabefenster für eine neue Referenz auf (siehe Abbildung 5).

Die Eingabe funktioniert weitgehend intuitiv. Man kann den Autor z.B. als Vorname Nachna-

me eingeben oder Nachname, Vorname. Mehrere Autoren werden einfach durch Drücken der

Enter-Taste voneinander getrennt. Sollte im Autorennamen ein Komma vorkommen, z.B. weil

als Urheber eine Organisation genannt ist, so doppelt man das Komma einfach: University of

California,, Berkley. Auf die Weise versteht EndNote, dass nach dem Komma kein Vorname

kommt und der Name entsprechend nicht umgestellt werden darf.

Abbildung 5: Eine leere Referenz


Bei Namenszusätzen wie Jr. Oder III gibt man den ganzen Namen am besten nach folgendem

Muster ein: Nachname, Vorname, Zusatz also z.B. Winemaker, John, Jr. Alles nach dem zwei-

ten Komma wird wieder wie oben als Zusatz betrachtet und an den gesamten Namen ange-

hängt. Falls Sie möchten, dass bestimmte vorangestellte Zusätze wie von oder de la bei Na-

men oder The in Titeln nicht als maßgeblich für die alphabetische Sortierung betrachtet wer-

den, können Sie das in den Optionen ausschließen. Wählen Sie dazu aus dem Menü EDIT –

PREFERENCES – SORTING (siehe Abbildung 6).

Eine praktische Unterstützung bei der Eingabe von Daten bieten die Term Lists. Diese Listen

speichern alle Eingaben in bestimmten Feldern (standardmäßig Author, Journal, Keywords).

So müssen Sie beim Anlegen neuer Daten z.B. nicht mehrmals denselben Zeitschriftentitel

eingeben – die Anfangsbuchstaben reichen bereits und EndNote erledigt den Rest für Sie.

Sobald EndNote den Vorschlag blau unterlegt anzeigt, müssen Sie nur Enter oder die Tabula-

tortaste drücken. Mehrere Vorschläge können Sie mit den Cursor-Tasten nach oben und nach

unten auswählen.

Sie können die Listen am effizientesten über das Menü TOOLS – DEFINE TERM LISTS verwalten

(siehe Abbildung 7) Über diesen Dialog gelangen Sie zu allen Einstellmöglichkeiten für Term

Lists. Wenn Sie im Reiter Lists einen Eintrag markieren und dann zum anderen Reiter Terms

wechseln, können Sie die bisher gespeicherten Eingaben sehen und über die entsprechenden

Abbildung 6: Hinzufügen von Ausnahmen zum Sortieren


Schaltflächen bearbeiten, löschen oder neue hinzufügen. Die Angaben sämtlicher Referenzen

bleiben hierbei gespeichert, selbst wenn Sie die ursprünglichen Referenzen mittlerweile

längst gelöscht haben sollten.

Sie können auch eigene Listen für

bestimmte Felder definieren und

automatisch erzeugen lassen. Wir

wollen das einmal am Beispiel

des Feldes Notes nachvollziehen.

Dabei gehen wir in drei Schritten

vor. Zuerst klicken Sie auf die

Schaltfläche Create List. Im fol-

genden Dialog vergeben Sie einen

beliebigen Namen (sinnvollerwei-

se denselben Namen, den auch

das Feld hat, also hier Notes,

siehe Abbildung 8). Bestätigen Sie

Ihre Auswahl mit OK.

Zurück im Fenster aus Abbildung 7 klicken Sie

nun auf Update List, um bereits vorhandene

Informationen Ihrer Referenzen aus dem Feld

Notes mit unserer neuen Liste gleichen Namens

zu verknüpfen. Wählen Sie im neuen Fenster

unter Add Field das Feld Notes aus (siehe Abbil-

dung 9). Bestätigen Sie mit OK.

Im letzten Schritt müssen

wir nun noch die neue

Liste mit dem Feld Notes

verknüpfen, damit das

Autovervollständigen der

Einträge auch funktioniert.

Dafür wählen Sie zurück

im schon bekannten

Fenster Link List aus und

scrollen dann bis zum Feld

Notes herunter. In der

DropDown-Liste wählen

Sie die Liste Notes aus und

bestätigen wieder mit OK.

Abbildung 7: Das Term Lists Fenster

Abbildung 8: Den Namen der neuen Liste eingeben

Abbildung 9: Update der neuen Liste Notes


Fertig! Nun werden neue Eingaben im Feld Notes automatisch vervollständigt.

Die zur Verfügung stehenden Felder wie Author, Title, Type of Article etc. hängen generell

vom gewählten Referenztyp ab (siehe Auswahlliste in Abbildung 5 oben). Beim Typ Book z.B.

gibt es andere Felder als bei Journal Article, Figure oder Pamphlet. Darüber hinaus gibt es

aber auch einige Felder, die bei allen Typen gleich sind, wie Keywords. In diesem Feld ist es

ratsam, inhaltliche Schwerpunkte zu verschlagworten, um so später z.B. eine Übersicht der

Literatur zu einem bestimmten Thema generieren zu können. Weiterhin kann dieses Feld

auch hervorragend zur Benotung der Quellen genutzt werden. So können Sie sich später auf

einen Blick z.B. alle vielversprechenden Referenzen anzeigen lassen.

Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, einzelne Referenzen mit Dateien oder Dateipfaden

zu verknüpfen. Sie können z.B. den Volltext eines Artikels als Anhang an die Referenz anfügen

oder ein Bild, eine PowerPoint- oder Excel-Datei, ein Diagramm, eine URL usw. Dafür gibt es

die Felder File Attachment, Figure und URL (siehe Abbildung 10).

Abbildung 10: Hinzufügen eines Anhangs

Am einfachsten geht das, indem Sie irgendwo in den weißen Bereich der Eingabemaske mit

der rechten Maustaste klicken und die passende Option auswählen (siehe Abbildung 10). Es

lässt sich jede beliebige Datei anhängen (max. 45 pro Referenz), die dann als Symbol unter

File Attachments erscheint und über einen Doppelklick geöffnet werden kann. Ähnlich verfah-

ren Sie bei Diagrammen (max. 1 pro Referenz), unter Caption können Sie auch gleich die


Bildunterschrift hinzufügen. Die URL tippen Sie einfach ein oder übertragen sie per Copy &

Paste aus dem Browser. Zum Speichern Ihrer Änderungen klicken Sie einfach auf das X oben

rechts. EndNote fragt Sie dann, ob Sie die Änderungen übernehmen wollen.

3 Suchen in eigenen Datenbanken

Gesucht werden kann entweder über die

Quick Search (siehe Abbildung 11) oben in

der Symbolleiste oder das Suchfenster unter-

halb der Datensätze (siehe Abbildung 12).

Die Quick Search sucht dabei in jedem Feld nach dem Vorkommnis des Wortes oder Worttei-

les. Insofern ist sie also eine schnelle Möglichkeit, nach einem Kriterium zu filtern. Allerdings

kann hier keine weitere Feinjustierung vorgenommen werden, was besonders bei großen

Datenbanken mit vielen Referenzen das Suchergebnis nicht ausreichend genug einschränkt.

Für diesen Zweck gibt es die Library Search.

Im obigen Beispiel suchen wir nach vier Kriterien, die über unterschiedliche Operatoren (And,

Or, Not) verknüpft sind. Mindestens einer der Autoren einer Arbeit soll Smith oder Miller

heißen, wobei das Erscheinungsdatum zwischen 2000 und heute liegen soll. Weiterhin möch-

ten wir nur diejenigen Referenzen angezeigt bekommen, bei denen die Zeichenfolge DNA

nicht in den Keywords enthalten ist.

Unten rechts im Fenster haben wir die Möglichkeit, nach Groß- und Kleinschreibung zu unter-

scheiden (Match Case) sowie einen Datensatz nur dann auszugeben, wenn die gesuchte Zei-

chenkette ein eigenes Wort bildet (Match Words). Beispiel: Die Eingabe Smith wird auch

smith, Smithsonian Institution oder Blacksmith als Ergebnisse auswerfen, wenn Sie die ent-

sprechenden Häkchen nicht setzen.

Über die Schaltfläche Options… können Sie Suchkonfigurationen speichern oder die gefunde-

ne Literatur in eine Smart Group überführen. Wie Sie mit Gruppen arbeiten, schauen wir uns

nach der Online-Suche an.

Abbildung 11: Schnellsuche nach therapy

Abbildung 12: Suchfenster mit vier Kriterien


4 Suche in Online-Datenbanken

EndNote erlaubt Ihnen neben der Suche in selbst angelegten oder importierten Datensätzen

auch die direkte Suche in einer Vielzahl von Online-Datenbanken. Der Besuch der entspre-

chenden Websites der Datenbanken entfällt und auch um den Import müssen Sie sich keine

Gedanken machen. Sie können aus dem Suchergebnis direkt die gewünschten Literaturhin-

weise übernehmen. Es stehen Ihnen in EndNote bereits standardmäßig die nötigen Verbin-

dungsdateien (Connection Files) für sehr viele Datenbanken zur Verfügung. Das klingt sehr

praktisch und bequem (und ist es auch), allerdings sollten Sie dabei einige Dinge beachten:

Die Filtermöglichkeiten für die Suche nach passenden Literaturangaben sind in der Re-

gel auf der Website des Datenbankanbieters noch umfangreicher als in EndNote. Das

Programm ermöglicht Ihnen nur die Suche in bestimmten Feldern. Die Website hinge-

gen wird häufig auch noch bestimmte inhaltliche Filter anbieten wie bei pubmed z.B.

die Optionen, beim Stichwort diarrhea nur nach Artikeln zu klinischen Versuchen bei

Kleinkindern bis 23 Monaten zu suchen (siehe Abbildung 13).

Nicht alle Datenbanken erlauben Ihnen die kostenlose Recherche. Bei manchen müs-

sen Sie sich anmelden oder sich über eine universitäre IP-Adresse als berechtigt aus-

weisen (über Zugriff aus dem Uni-Netz oder per VPN-Client). EndNote kann diese Au-

thentifizierung in einigen Fällen auch vornehmen, allerdings ist zuweilen der direkte

Zugriff über die Website unvermeidlich.

Schließlich gibt es einige Datenbanken, die den Zugriff aus einem Literaturprogramm

wie EndNote komplett unterbinden oder die der Hersteller von EndNote Thomson

Reuters noch nicht für die Suche implementiert hat. In diesen Fällen bleibt Ihnen nur

der direkte Kontakt entweder zum Datenbankanbieter oder zu Thomson Reuters.

Abbildung 13: Ausschnitt aus der erweiterten Suche auf der Website von pubmed


Bevor Sie mit der eigentlichen Suche beginnen, empfiehlt es sich, in der Symbolleiste des

Datenbankfensters oben links das Symbol für Online Search Mode anklicken (siehe Abbildung

14). Standardmäßig ausgewählt ist der Integrated Mode. Der Unterschied wird schnell deut-

lich, wenn Sie versehentlich mal vergessen, den Online-Modus zu wählen. Dann nämlich

werden alle Suchergebnisse erst einmal pauschal zu Ihrer vorhandenen Bibliographie hinzuge-

fügt, obwohl Sie möglicherweise nur drei von 100 Ergebnissen benötigen.

Im Onlinemodus hingegen bleiben die Er-

gebnisse isoliert von Ihrer eigentlichen

Datenbank. Benutzen Sie nun wie bei der

Offline-Suche die Suchmaske im unteren Teil

des Fensters für Ihre Abfrage. Wenn Sie

dann im Online-Modus sind, wählen Sie eine

der vielen Datenbanken aus. Einige sind in der Gruppenleiste schon voreingestellt, diese

müssen Sie nur anklicken. Ansonsten klicken Sie auf more (siehe Abbildung 15).

Nach dem Klick auf More öffnet sich ein weiteres Fenster

namens Choose A Connection, mit dem Sie eine der Tausende

Datenbanken auswählen können. Dazu stehen Ihnen drei

Möglichkeiten zur Verfügung.

Entweder Sie browsen tat-

sächlich mit der Bildlaufleis-

te durch alle durch oder Sie

schränken die Anzahl nach

Anbieter über die Schaltflä-

che Find By ein oder Sie

machen es wie wir in diesem

Beispiel und tippen den

Namen der gewünschten

Datenbank in das Feld Quick

Search. Wenn Sie nun pub-

med eingeben und Enter

drücken, zeigt EndNote nur

noch die Datenbanken mit

Abbildung 15: Online-Suche

Abbildung 14: Die drei Such-Modi

Abbildung 16: Online-Datenbank auswählen


dieser Zeichenfolge an. In unserem Fall ist dies tatsächlich nur eine, nämlich die gewünschte

Datenbank. Schauen Sie sich gegebenenfalls noch die Informationen unter Comments an und

klicken Sie dann auf Choose (siehe Abbildung 16).

Anschließend erhalten Sie wiederum im unteren Fensterbereich eine Suchmaske, die Sie

ähnlich wie bei der Offline-Search bedienen können (siehe Abbildung 17). Hier hängen die zur

Verfügung stehenden Felder zum Teil von der jeweiligen Datenbank ab.

Abbildung 17: Suchmaske der Online-Suche

Ein kleiner Tipp für die Sichtung Ihrer Ergebnisse: Um sie möglichst schnell auswerten zu

können, wählen Sie oben aus der DropDown-Liste den Output Style Show All Fields. Gleichzei-

tig wechseln Sie unten von der Suchmaske (Reiter Online Search) zur Vorschau (Reiter Pre-

view). Auf die Weise bekommen Sie direkt angezeigt, welche Informationen zu welchen Fel-

dern hinterlegt sind (siehe Abbildung 18). Sie können die Größe des Vorschaufensters nach

Belieben anpassen, indem Sie mit der gedrückten linken Maustaste den oberen Rahmen des

Suchfensters nach oben bzw. unten ziehen.

Abbildung 18: Vorschau der hinterlegten Informationen

Wählen Sie nun einfach die Referenzen aus, die Sie übernehmen möchten, indem Sie z.B. die

Strg-Taste gedrückt halten, während Sie die gewünschten Referenzen anklicken. Anschließend


klicken Sie auf das Icon rechts neben der Liste mit den Output Styles, um die gewünschten

Referenzen in Ihre Datenbank zu übertragen (siehe Abbildung 19). Alternativ klicken Sie mit

der rechten Maustaste auf eine der markierten Referenzen, wählen Copy References To und

bestimmen die Datenbank, in die Sie die Ergebnisse übernehmen möchten.

Abbildung 19: Übernehmen ausgewählter Referenzen aus der Online-Suche

Wenn Sie dann wieder auf den Integrated Mode klicken, fragt EndNote nach, ob alle Ergeb-

nisse der Online-Suche gelöscht werden sollen. Sie können die Frage mit OK beantworten.

Wieder zurück im Integrated Mode sehen Sie nun bei den Gruppen eine weitere mit dem

Namen Copied References. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine Übersicht mit den ko-

pierten Literaturangaben (siehe Abbildung 20), die Sie so auch leicht weiter bearbeiten oder

gegebenenfalls wieder löschen können. Beachten Sie jedoch, dass dies eine temporäre Grup-

pe ist – beim nächsten Kopieren von Referenzen werden die Referenzen aus dieser Gruppe

wieder entfernt, bleiben aber natürlich unter All References erhalten.

Abbildung 20: Kopierte Literaturangaben

5 Arbeiten mit Gruppen

Gruppen bieten eine gute Möglichkeit, Ihre Referenzen zu strukturieren. Wenn Sie für eine

Hausarbeit über Bilanzpolitik im internationalen Vergleich recherchieren, möchten Sie viel-

leicht gerne bestimmte Quellen auf einen Blick haben, die sich mit den Rechnungslegungsvor-

schriften nach IFRS beschäftigen und solche, die auf das HGB Bezug nehmen. Nachdem Sie


also fleißig gesammelt haben, erstellen Sie zwei Groups mit den Namen IFRS und HGB. Groups

sind, wie der Name schon andeutet, individuell von Ihnen erstellte Gruppen. Ihr Inhalt ist

statisch, d.h. er ändert sich nicht, solange Sie nicht selbst Referenzen hinzufügen oder löschen.

Wie alle Gruppen bilden auch die Groups nur einen Ausschnitt der Gesamtmenge aller Refe-

renzen ab. Sie werden also immer noch unter All References alle Ihre Literaturstellen sehen.

Das Erstellen von Gruppen geht auf mehreren Wegen, wobei wir uns die zwei nächstliegen-

den anschauen werden. Bei der ersten Methode erstellen wir eine leere neue Gruppe. Dazu

klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich My Groups und wählen Create Group

(siehe Abbildung 21).

Nun geben Sie dem Kind einen Namen, z.B. IFRS. Wiederholen Sie das Ganze für eine neue

Gruppe, die Sie HGB nennen. Wenn Sie nun Referenzen diesen Gruppen zuweisen möchten,

wählen Sie einfach (z.B. unter All References) die passenden Literaturstellen aus. Führen Sie

gegebenenfalls eine Suche in Ihren vorhandenen Referenzen durch und Markieren Sie die

gewünschten Referenzen mit gedrückter Strg-Taste. Ziehen Sie sie dann per Drag & Drop mit

gedrückter linker Maustaste in die entsprechende Gruppe (siehe Abbildung 22).

Bei der zweiten Methode wählen Sie zuerst diejenigen Literaturstellen aus, für die Sie dann

eine Gruppe bilden möchten. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markier-

ten Referenzen und wählen die Option Add References To – Create Custom Group aus (siehe

Abbildung 23). Anschließend sind alle ausgewählten Referenzen in der neuen Gruppe, die Sie

nur noch benennen müssen.

Abbildung 22: Ziehen von Referenzen auf eine Gruppe

Abbildung 21: Methode 1 zum Erstellen einer Custom Group


Neben den eben vorgestellten Custom Groups gibt es noch die Smart Groups. Die tragen

diesen stolzen Namen, weil sie selbsttätig die von Ihnen nach bestimmten Kriterien definier-

ten Gruppen verwalten. Ein Beispiel: Angenommen Sie planen eine Arbeit zum Thema Die

Haselnuss als Kulturgut im Wandel der Zeit. Sie haben sich klugerweise angewöhnt, das Feld

Keywords für eine Bewertung Ihrer Quellen zu verwenden und möchten nun, dass alle Litera-

tur mit den Bewertungen sehrgut_1 oder gut_2, die zwischen 2000 und heute erschienen ist,

in einer Gruppe organisiert wird. Das soll für alle bestehenden wie auch noch künftig neu

hinzuzufügenden Quellen automatisch geschehen.

Ähnlich wie bei den Custom Groups gibt es auch bei den Smart Groups verschiedene Wege

der Erstellung, von denen wir uns zwei anschauen wollen. Im ersten Fall klicken Sie rechts auf

den Bereich My Groups und wählen Create Smart Group. Anschließend bekommen Sie ein

Suchfenster, dessen Bruder Sie bereits von unseren anderen Suchen kennen.

Dort können Sie entsprechende Filterkriterien definieren, in unserem Fall also das

Erscheinungsdatum und die Noten. Jetzt wollen Sie der Gruppe noch einen aussagekräftigen

Namen geben. Danach klicken Sie einfach auf Create (siehe Abbildung 24).

Abbildung 23: Methode 2 zum Erstellen einer Custom Group

Abbildung 24: Erstellen einer Smart Group nach Methode 1


Der zweite Weg geht ganz ähnlich. Sie führen einfach eine normale Suche durch und klicken

dann im Suchbereich auf die Schaltfläche Options. Dort wählen Sie Convert to Smart Group

und schon haben Sie Ihre Smart Group (siehe Abbildung 25). Jetzt müssen Sie Ihr wieder nur

einen entsprechenden Namen geben.

Sobald Sie eine Referenz dieser Gruppe an anderer Stelle löschen oder neue Quellen hinzufü-

gen, auf die die Filterkriterien passen, ändert sich Ihre Smart Group automatisch. Grundsätz-

lich kann man also sagen: Wenn Sie gerne Gruppen aus all solchen Referenzen bilden möch-

ten, die bestimmte Kriterien erfüllen, sind Smart Groups eine gute Wahl. Wenn Sie dahinge-

gen Quellen zu einer Gruppe zusammenfügen möchten, die bestimmte Kriterien nicht exklu-

siv erfüllen, so sind Custom Groups anzuraten.

In EndNote X3 können Sie nun auch Group Sets, also zu einem Thema Untergruppen erstellen,

die sowohl aus Custom Groups als auch aus Smart Groups bestehen dürfen. Klicken Sie dafür

mit der rechten Maustaste z.B. auf My Groups und wählen Sie Create Group Set. Gehen Sie

anschließend bei der Erstellung von Untergruppen genauso vor wie oben beschrieben.

6 Löschen von Referenzen und Gruppen

Auch das Löschen von Referenzen oder Gruppen ist mit EndNote problemlos möglich. Es gibt

allerdings einen kleinen aber feinen Unterschied. Gelöschte Referenzen werden in die Gruppe

Trash verschoben und sind so zumindest während der laufenden Session noch wiederherstell-

bar. Wenn Sie EndNote schließen, werden Sie gefragt, ob Sie die gelöschten Angaben endgül-

tig entfernen wollen. Sobald Sie aber eine Gruppe löschen, ist sie unwiederbringlich verloren.

Auch darauf weist Sie EndNote beim Löschvorgang noch einmal hin.

Eine oder mehrere Referenzen löschen Sie, indem Sie diese wie gewohnt markieren. An-

schließend ziehen Sie sie per Drag & Drop auf die Gruppe Trash. Alternativ benutzen Sie die

rechte Maustaste und klicken auf Move References to Trash oder gehen den ganz kurzen Weg

und drücken auf Ihrer Tastatur einfach auf Del bzw. Entf.

Sie können die gelöschten Literaturangaben problemlos wiederherstellen, solange Sie noch

nicht endgültig aus der Gruppe Trash entfernt sind. Dazu verfahren Sie analog zum Löschen,

Abbildung 25: Erstellen einer Smart Group aus der Suche heraus


sprich Sie ziehen die Referenzen wieder in die Gruppe All References oder bedienen sich der

rechten Maustaste mit der entsprecenden Option.

Zum Löschen einer Gruppe klicken Sie rechts auf die entsprechende Gruppe (siehe Abbildung

27). Sie können die Gruppe nun umbenennen oder löschen. Wichtig: Wenn Sie eine Gruppe

löschen, werden nicht auch die enthaltenen Referenzen gelöscht. Es geht lediglich Ihre Zu-

ordnung dieser Referenzen zur besagten Gruppe verloren. Beachten Sie jedoch: Wenn Sie

einzelne Referenzen aus einer Smart Group löschen, werden diese auch aus Ihrer Grundge-

samtheit gelöscht!

7 Importieren von Referenzen

Wir haben uns bereits angeschaut, wie man Informationen aus Online-Datenbanken direkt

aus EndNote heraus finden und nutzen kann. Allerdings ist dies nicht immer möglich oder

sinnvoll, wie im Kapitel Die Suche in Online-Datenbanken erklärt. Wie aber bekommt man

dann die benötigten Referenzen in EndNote?

Es gibt grundsätzlich zwei Wege. Viele Datenbanken bieten auf ihrer Website bereits die

Möglichkeit, die gewünschten Referenzen im EndNote-Format herunterzuladen. So kann man

recht sicher sein, dass beim Import tatsächlich alle Daten an der richtigen Stelle landen. Aber

EndNote versteht auch einige andere tagged Textdateien, also Dateien mit bestimmten Codes,

die die Inhalte den richtigen Feldern zuordnen. Da jede Datenbank das Sammeln und Expor-

tieren von Datensätzen anders handhabt, schauen wir uns hier exemplarisch zwei Beispiele an.

Zuerst widmen wir uns dem Import einer nativen EndNote-Datei. Dazu rufen wir die Website

der Datenbank Highwire Press der Stanford University über http://highwire.stanford.edu/ auf

und suchen in der Eingabemaske nach hazelnut (siehe Abbildung 28). Ein Klick auf Search

bringt uns auf die nächste Seite mit einer ausführlichen Darstellung der Suchergebnisse.

Hier setzen Sie ein Häkchen in diejenigen Referenzen, die Sie übernehmen wollen (siehe

Abbildung 29). Gegebenenfalls informieren Sie sich zuvor noch über die genaueren Inhalte

der jeweiligen Quellen oder – eine Besonderheit von Highwire – Sie schauen sich die Citation

Map an, die Ihnen zeigt, welche anderen Artikel auf den ausgewählten verweisen.

Abbildung 26: Löschen einer Gruppe Abbildung 27: Löschen einer Gruppe


Abbildung 29: Ergebnisauswahl und Vorbereitung für das Herunterladen in EndNote

Abbildung 28: Eingabe des Suchbegriffs


Nachdem Sie die gewünschten Quellen ausgewählt haben, klicken Sie in den Radio Button mit

der Beschriftung download to citation manager und dann auf die Schaltfläche Go. Im näch-

sten Fenster bekommen Sie noch einmal eine Übersicht über Ihre gewählten Referenzen und

klicken dann auf download citations to Citation Manager (siehe Abbildung 30).

Wählen Sie im nächsten Schritt EndNote als Zitationsprogramm aus (siehe Abbildung 31).

Abbildung 30: Bestätigen der Auswahl

Abbildung 31: Auswahl von EndNote


Der Download der Datei beginnt. Wählen Sie einen Speicherort und speichern Sie die Datei ab.

Anschließend gehen Sie zurück zu EndNote und klicken im Menü File auf Import (siehe Abbil-

dung 32).

Im folgenden Dialog geben Sie über die Schaltfläche Choose den Speicherort der herunterge-

ladenen Datei an. Wählen Sie als Import Option aus der Liste EndNote Import aus. Bestimmen

Sie den Umgang mit Duplikaten und legen Sie gegebenenfalls eine Umcodierung des Zeichen-

satzes unter Text Translation fest. Klicken Sie dann auf Import (siehe Abbildung 33).

Wie Sie sehen, erhalten Sie nun eine neue temporäre Gruppe namens Imported References.

Dort bekommen Sie die Importe so angezeigt, wie Sie EndNote angekommen sind. Ein nützli-

Abbildung 32: Importieren einer EndNote-Datei

Abbildung 33: Importoptionen


cher Tipp am Rande: Kontrollieren Sie nach Möglichkeit immer die Qualität der Datenüber-

nahme. Wenn sich hier ein Fehler einschleicht, den Sie nicht sofort bemerken, kann es später

sehr aufwendig werden, die Ursache noch zu finden. Gehen Sie dazu wie bei der Ergebnissich-

tung der Online-Suche vor, indem Sie als Output Style wieder Show All Fields wählen und

unten den Preview-Reiter anklicken sowie das Vorschaufenster entsprechend groß ziehen


Geschafft! Etwas schwieriger kann es werden, wenn die Datenbank keinen EndNote-Export

per se vorsieht. Dann steht zumeist immerhin ein Export in eine tagged Textdatei zur Verfü-

gung. Das wollen wir uns am Beispiel der Datenbank pubmed anschauen. Rufen Sie dazu die

Website www.pubmed.gov auf (Sie werden automatisch weitergeleitet). Auch hier verfahren

Sie wieder wie zuvor, d.h. Sie geben in der Schnellsuche oder wahlweise der erweiterten

Suchmaske die gewünschten Begriffe ein und markieren die Kästchen derjenigen Ergebnisse,

die Sie übernehmen wollen.

Anschließend klicken Sie auf die DropDown-Liste Send to und wählen Clipboard (siehe Abbil-

dung 36). Jetzt werden Ihre ausgewählten Ergebnisse in eine Art Merkliste übernommen. Sie

könnten nun weiter in pubmed suchen und immer wieder interessante Ergebnisse an das

Clipboard schicken. Die maximale Größe beträgt bei pubmed 500 Einträge.

Abbildung 34: Kontrolle der importierten Datensätze


Wenn Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, gehen Sie zum Clipboard, indem Sie auf den

entsprechenden Reiter klicken. Dort wählen Sie bei Display MEDLINE aus (siehe Abbildung 35).

Abbildung 36: Kopieren der Ergebnisse ins Clipboard

Abbildung 35: Auswählen von MEDLINE


Anschließend gehen Sie wieder zur Liste Send to und wählen File. Dann beginnt der Download

einer Textdatei. Wiederholen Sie die Importschritte wie vorher. Wählen Sie im in Abbildung

33 dargestellten Dialog nun aber bei Import Option den Eintrag Other Filters. Im folgenden

Fenster geben Sie in der Suche pubmed ein und drücken Enter (siehe Abbildung 37).

Bevor Sie auf Choose klicken, lohnt sich ein genauerer Blick auf die Comments. Hier erfahren

Sie nämlich Schritt für Schritt, wie Sie bei dieser Datenbank vorgehen müssen, um eine von

EndNote verwertbare Datei zu erhalten. Hier steht auch, dass Sie dafür die Darstellungsva-

riante MEDLINE wählen müssen. Im Zweifelsfall können Sie also dieses Fenster aufrufen, um

sich vor dem Download einer Importdatei über den richtigen Prozess zu informieren.

Bei dieser Form des Imports gilt noch mehr, dass Sie jede Referenz überprüfen sollten. In der

Regel klappt der Import sehr zuverlässig, aber Murphy’s Law schlägt besonders dann gerne zu,

wenn Sie nächste Woche abgeben müssen und eh schon zu spät dran sind. Investieren Sie

also lieber gleich zu Beginn ein paar Minuten, um die Korrektheit der Daten festzustellen.

Abbildung 37: Auswahl des Importfilters


8 Suche nach Volltext

Eine sehr praktische Funktion ist die Suche nach den vollständigen Texten Ihrer Quellen.

EndNote kann für Sie automatisch nach Volltexten suchen, diese herunterladen und der ent-

sprechenden Referenz hinzufügen. Beachten Sie dabei aber, dass viele Volltexte nur aus dem

Uni-Netz bzw. über VPN zugänglich sind, da die Uni entsprechende Abkommen mit den An-

bietern geschlossen hat, die ihren Mitgliedern den kostenlosen Zugriff auf Volltexte gestatten.

Sie werden dabei über die universitäre IP automatisch identifiziert.

Es kann für bis zu 1.000 Referenzen gleichzeitig nach Volltexten gesucht werden – was natür-

lich eine Weile dauert und gegebenenfalls Ressourcen Ihres Computers bindet. Markieren Sie

die Referenzen, für die Sie nach Volltexten suchen wollen. Anschließend klicken Sie mit der

rechten Maustaste auf den markierten Bereich und wählen Find Full Text. Das war schon alles.

EndNote sucht dann für Sie anhand bestimmter Daten wie Autor, Titel, Jahr etc. nach verfüg-

baren Texten. Sie können die Präzision noch erhöhen, wenn Sie eindeutige Identifikations-

nummern wie die ISBN, ISSN oder DOI in Ihren Referenzen haben.

Nach einer erfolgreichen Suche bekommen Sie eine neue temporäre Gruppe Full Text found.

Außerdem wird die Referenz mit einer Büroklammer versehen, wie Sie es von Anhängen in

Email-Programmen kennen (siehe Abbildung 38).

Sie öffnen den Text genauso wie jeden anderen Anhang, d.h. Sie öffnen per Doppelklick die

Referenz, scrollen zum Feld File Attachments und doppelklicken auf das Dateisymbol. Voilà!

9 Thematische Bibliographie

EndNote kann für Sie Ihre Referenzen nach bestimmten Kriterien sortiert ausgeben. Auf die

Weise können Sie z.B. Bibliographien nach Jahr, Thema, Autor, Journal etc. geordnet erzeugen

und entweder drucken oder als Datei speichern. Gehen Sie dazu wie folgt vor.

Zuerst sorgen Sie dafür, dass nur die Referenzen im Datenbankfenster angezeigt werden, von

denen Sie die thematische Bibliographie (Subject Bibliography) erstellen wollen. Das können

Sie z.B. über Custom oder Smart Groups erreichen oder über eine Suche. Dann wählen Sie aus

dem Menü TOOLS – SUBJECT BIBLIOGRAPHY. Im neuen Fenster wählen Sie das Kriterium aus,

nach dem Sie sortieren möchten (siehe Abbildung 39).

Abbildung 38: Referenz mit Volltext


In unserem Beispiel wählen wir Year. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um eine Auswahl

der Häufigkeit pro Einheit (hier: Titel pro Jahr) zu erhalten (siehe Abbildung 40).

Sofern Sie alle Jahre in die Bibliographie aufnehmen wollen, klicken Sie einfach auf Select All.

Das nächste Fenster zeigt Ihnen dann eine Vorschau, wie Ihre Bibliographie aussehen wird. Sie

Abbildung 39: Kriterien für eine thematische Bibliographie

Abbildung 40: Subject Terms


können hier noch einmal den Output Style anpassen und, sofern Sie zufrieden sind, das Er-

gebnis direkt drucken oder speichern (siehe Abbildung 41).

Aber was, wenn Sie gerne den Titel ändern oder das jüngste Jahr zuerst ausgeben möchten?

Für derlei Änderungen klicken Sie auf die Schaltfläche Layout. Dort stehen Ihnen noch einmal

viele Formatierungsoptionen zur Verfügung, von denen hier auszugsweise einige vorgestellt

werden sollen.

Zum einen können Sie im Reiter References den Titel frei festlegen, z.B. Bibliographie nach

Jahren. Weiterhin legen Sie die weitere Sortierreihenfolge fest, z.B. innerhalb des Jahres nach

Autor oder Titel etc. Sie können über den Punkt Other bis zu fünf weitere Kriterien definieren.


Im Reiter Terms lässt sich u.a. festlegen, ob auf- oder abwärts sortiert werden soll (z.B. By

Term – Inverse Alphabetical) und ob die Anzahl jeweils mit genannt wird (siehe Abbildung 43).

Page Layout legt Formatierungen wie Schriftart und Seitenränder fest, während man bei

Bibliography Layout bestimmte Zusatzinformationen oder Leerzeilen etc. einfügen kann.

Abbildung 41: Vorschau Ihrer thematischen Bibliographie


Abbildung 42: Reiter References

Abbildung 43: Reiter Terms


10 Feldinhalte ändern

Angenommen Sie haben aus einer Online-Recherche viele Referenzen übernommen, deren

Titel jeweils in eckigen Klammern erscheinen – die Sie aber nicht in Ihrer Literaturliste haben

wollen. Wie werden Sie die jetzt wieder los? Auch das geht in EndNote. Dafür gibt es im Menü

den Befehle EDIT – CHANGE TEXT. Aber auch hier dürfen wieder nur die Referenzen im Da-

tenbankfenster sichtbar sein, die geändert werden sollen. In unserem Beispiel würde es sich

anbieten, in der Suche unten im Feld Title nach dem Zeichen [ zu suchen. Anschließend dann

gehen Sie zum oben genannten Menüpunkt.

Im erscheinenden Fenster wählen Sie als Feld Title aus. Geben Sie bei Search For die eckige

Klammer [ ein. Wenn Sie die Klammer aus allen Titeln entfernen möchten, geben Sie bei

Change the text to einfach nichts ein. Wichtig: Spätestens wenn Sie den Vorgang mit der

geschlossenen Klammer wiederholen, müssen Sie das Häkchen bei Match Words entfernen,

weil EndNote sonst keine Ergebnisse findet (siehe Abbildung 44).

11 Einfügen von Literaturverweisen in Word

Ein absolutes Killer-Feature von EndNote ist die Möglichkeit, Literaturhinweise schnell und in

beinahe beliebiger Formatierung in MS Word einfügen zu können. Dafür gibt es eine Symbol-

leiste (Word 2003) bzw. eine eigene Registerkarte (Word 2007). Diese Funktionsgruppe heißt

bei EndNote Cite While You Write (CWYW). In kurzen Worten ausgedrückt kann man mit

CWYW im Text oder in einer Fußnote die Kurzform einer Quellenangabe einfügen lassen (z.B.

Abbildung 44: Text in vielen Referenzen gleichzeitig ändern


Walter, 1999). Gleichzeitig erstellt EndNote dann am Ende des Dokuments ein Literaturver-

zeichnis mit den ausführlichen Angaben. Das Einfügen von Verweisen geht sowohl aus Word

wie auch aus EndNote heraus. In jedem Falle sollten immer das Word-Dokument und die

entsprechende EndNote-Datenbank geöffnet sein.

In Word 2007, das wir für die weitere Erklärung nutzen werden, fügt EndNote nach der Instal-

lation eine weitere Registerkarte namens EndNote X2 ein (siehe Abbildung 46). In Word 2003

bekommen Sie eine Symbolleiste, die Sie auch unter ANSICHT-SYMBOLLEISTEN aktivieren

können.

In der Befehlsgruppe Citations stehen Ihnen Befehle zum Einfügen und Bearbeiten von Litera-

turverweisen zur Verfügung. Wenn Sie aus Word heraus eine Quelle einfügen möchten,

setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle im Text und wählen Sie Insert Citation –

Find Citation (siehe Abbildung 46). Dann öffnet sich ein Fenster, über das Sie den Eintrag in

Ihrer Datenbank suchen können (siehe Abbildung 45).

Abbildung 46: Die Registerkarte EndNote X3 in Word 2007

Abbildung 45: Suche nach der passenden Quelle


Zumeist werden Sie wahrscheinlich nach dem gewünschten Autor suchen, aber Sie können

grundsätzlich den Inhalt eines beliebigen Feldes für die Suche nutzen, also z.B. Keywords,

Journal Title, Notes, Abstract etc. Falls mehrere Ergebnisse auf Ihre Suche zutreffen, werden

sie alle im oberen Bereich des Fensters angezeigt. Sie markieren dann einfach den passenden

Eintrag und klicken auf Insert. Im unteren Teil sehen Sie die hinterlegten Felder aus der Da-

tenbank zum Abgleich. EndNote fügt dann im Text den Verweis ein und erstellt automatisch

ein Literaturverzeichnis mit ausführlichen Angaben.

Das Ganze funktioniert nicht nur im Text, sondern auch in Fußnoten. Dafür legen Sie zuerst in

Word eine Fußnote an, z.B. mit dem Tastatur-Shortcut ALT-STRG-F. Der Cursor sollte nun

automatisch in der Fußzeile stehen. Anschließend gehen Sie genauso vor wie oben beschrie-

ben. Wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass die Angaben in Fußnoten ausführlicher sind

als im Text. Das wird durch den Output Style definiert, dessen Bearbeitung wir uns später

anschauen werden. Sie können den Output Style jederzeit in Word ändern, indem Sie in der

Befehlsgruppe Bibliography (siehe Abbildung 46) aus der Liste einen auswählen. EndNote

formatiert dann alle Angaben für Sie automatisch um.

Aus EndNote heraus funktioniert das Einfügen von Literaturverweisen ähnlich. Sie setzen erst

in Word wieder den Cursor an die gewünschte Position im Text und wechseln dann zu EndNo-

te, z.B. über Go to EndNote unter Citations. Dort markieren Sie die gewünschten Quellen und

klicken dann auf die Schaltfläche mit dem roten Pfeil (siehe Abbildung 47).

Mit EndNote X3 können Sie nun einen ähnlichen Komfort auch in Open Office Writer 3 nützen,

wo ebenfalls eine Toolbar zur Verfügung steht. Bei älteren Versionen können Sie aus EndNote

heraus die markierten Quellen mit STRG-C kopieren und in Writer mit STRG-V an der ge-

wünschten Stelle einfügen. Die Zitate erscheinen unformatiert in geschweiften Klammern, ein

Gesamtverzeichnis wird vorerst nicht erstellt. Wenn Sie fertig geschrieben haben, speichern

und schließen Sie das Writer-Dokument. Gehen Sie dann zu EndNote und klicken Sie auf

TOOLS – FORMAT PAPER – FORMAT PAPER und wählen Sie das Dokument aus. Wählen Sie

den gewünschten Output Style und klicken Sie auf Format. Speichern Sie das neue Dokument

unter einem anderen Namen, da es nun keine Feldbefehle mehr enthält. Wenn Sie nachträgli-

che Änderungen vornehmen wollen, benutzen Sie das Original-Dokument und wiederholen

Sie dann den eben beschriebenen Prozess.

Abbildung 47: Einfügen von Zitaten aus EndNote


Über die Befehlsgruppe Bibliography (siehe Abbildung 46) können Sie Ihre Literaturverweise

formatieren. Sie wählen z.B. einen passenden Output Style. Wenn Sie auf das kleine Quadrat

unten rechts in der Befehlsgruppe klicken, bekommen Sie ein Fenster mit weiteren Optionen

angezeigt. Unter dem Reiter Instant Formatting können Sie festlegen, ob EndNote automa-

tisch alle Änderungen und neu eingefügten Literaturverweise passend formatieren soll oder

ob sie erst mal als temporary citations in geschweiften Klammern zu sehen sein sollen. Stan-

dardmäßig ist diese Funktion eingeschaltet – und sofern Sie sich Ärger mit falsch bearbeiteten

Zitaten ersparen wollen, rate ich Ihnen, dies auch so zu lassen.

Wenn Sie doch irgendwann einmal die Zitate entformatieren möchten, wählen Sie aus der

Befehlsgruppe Bibliography die Schaltfläche Convert Citations and Bibliography und dort dann

Convert to Unformatted Citations. Wenn Sie vorher nur ein Zitat inklusive Klammern markie-

ren, wird nur dieses entformatiert, ansonsten alle. In jedem Falle ist danach die Funktion

Instant Formatting ausgeschaltet, Sie müssen Sie also wie beschrieben wieder von Hand

einschalten.

Ein Warnhinweis: Betätigen Sie niemals die Schaltfläche Convert to Plain Text (siehe Abbil-

dung 48), solange Sie die endgültige Bearbeitung des Dokuments noch nicht abgeschlossen

haben. Das führt dazu, dass alle EndNote-Formatierungen in normalen Text umgewandelt und

nicht mehr automatisch geändert werden können. Manche Magazine z.B. verlangen, dass ein

Artikel so abgegeben wird, also ohne EndNote Field Codes. Wenn Sie das ganze Dokument in

normalen Text umwandeln müssen, speichern Sie es auf jeden Fall unter anderem Namen,

sonst können Sie es nachher mit EndNote nicht mehr bearbeiten!

12 Bearbeiten von Literaturverweisen in Word

Manchmal muss man einzelne Literaturverweise im Text bearbeiten, z.B. um Seitenzahlen

hinzuzufügen oder ein Wort voranzustellen. Schreiben Sie dazu nicht einfach in eines der

Zitate etwas hinein. Je nach Word-Einstellung sind sie grau hinterlegt, wenn Sie mit Ihrer

Maus hinein klicken. Das bedeutet, dass es sich hier um ein Feld handelt, das automatisch von

Abbildung 48: Die verbotene Schaltfläche


EndNote verwaltet wird. Bei jedem neuen Update der Felder werden Ihre Änderungen daher

wieder überschrieben.

Wenn Sie etwas ändern oder hinzufügen möchten, klicken Sie in den Literaturverweis im Text

oder der Fußnote und wählen Sie dann die Schaltfläche Edit Citation(s) in der Gruppe Citati-

on(s) aus der EndNote-Registerkarte in Word. Sie können links die Quelle auswählen (Text ist

in Blau dargestellt, die jeweiligen Quellen eingerückt und untereinander in Schwarz) und

rechts Prefix, Suffix oder Pages auswählen und die Nennung von Autor oder Jahr entfernen


Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Beachten Sie, dass für die Darstellung von Seitenangaben

im In-Text-Zitat Ihr Output Style entsprechend angepasst sein muss. Wie das geht, schauen

wir uns jetzt an.

13 Anpassen von Output Styles

Wenn keiner der über 3.000 Output Style in EndNote für Sie infrage kommt, können Sie auch

neue erstellen. Das geht am einfachsten, wenn Sie als Basis einen vorhandenen Stil nehmen,

der Ihrem Wunsch ähnlich ist. Wählen Sie diesen Stil in EndNote oben in der DropDown-Liste

aus und gehen Sie dann auf EDIT – OUTPUT STYLES – EDIT „xxxx“, wobei xxxx für den Namen

des gerade aktiven Stils steht. Wenn sich das Output Style-Fenster geöffnet hat, speichern Sie

Abbildung 49: Editieren von Quellenangaben


den aktuellen Stil zuallererst unter einem neuen Namen ab. Nur so können Sie sicherstellen,

dass der alte Stil unverändert bleibt. Gehen Sie dazu auf FILE – SAVE AS (siehe Abbildung 50).

Output Styles können in fünf Kategorien geändert werden: Allgemeines (im linken Teil ganz

oben ), Citations, Bibliography, Footnotes und Figures & Tables. Die allgemeinen Sachen ge-

lten im Wesentlichen für alle darunter genannten Kategorien. Die unteren Abschnitte legen

fest, wie die in EndNote hinterlegten Informationen zu den verschiedenen Feldern wie Author,

Title, Year etc. jeweils ausgegeben werden. So sollte ja ein In-Text-Zitat üblicherweise kurz

sein, während es in der Fußnote gerne auch mal mehr Angaben enthalten darf. Informieren

Sie sich vorher bei der Stelle, wo Sie die Arbeit einreichen, welche Anforderungen an die

Formatierungen gestellt werden.

Ein Tipp am Rande: EndNote bringt außerdem schon eine Reihe an Word-Vorlagen mit, die

für Sie ein komplettes Dokumenten-Layout bereitstellen. Sie finden die Vorlagen in EndNote

unter TOOLS – MANUSCRIPT TEMPLATES.

Die Syntax für die Formatierung der Quellen funktioniert für alle Orte gleich. Die Felder aus

den Datensätzen werden als eine Art Variable für die Formatierung benutzt. Es gibt vier

grundsätzliche Regeln, nach denen man die Formatierung gestalten kann.

Abbildung 50: Anlegen eines neuen Output Styles


1) Was zusammen steht, bleibt zusammen.

Wenn kein Leerzeichen zwischen Variable und Text oder Interpunktion steht, werden Text

oder Interpunktion nur dann ausgegeben, wenn in dem Variablenfeld etwas steht.

Beispiel: Volume•(Issue), wobei • ein normales Leerzeichen darstellen soll.

Wirkung: 63 (3) und

93

Das bedeutet: Die Klammern um Issue werden nur ausgegeben, wenn auch im Feld Issue in

Ihrer EndNote-Datenbank etwas hinterlegt ist.

2) Vorher hat Vorfahrt.

Wenn Text oder Interpunktion ohne Leerzeichen zwischen zwei Variablen steht, dann richtet

sich das Erscheinen nach der vorderen Variable.

Beispiel: Volume:Issue

Wirkung: 69:3 aber auch

93:

Der Doppelpunkt wird immer ausgegeben, wenn etwas im Feld Volume hinterlegt ist, auch

wenn bei Issue nichts stehen sollte. Das wäre in den meisten Fällen wohl unerwünscht. So

etwas lässt sich vermeiden, wenn man die Abhängigkeit des Doppelpunktes von der vorderen

auf die hintere Variable verschiebt. Das geht mit dem Trennstrich für Forced Seperation, den

man dann zwischen Volume und den Doppelpunkt schreibt: Volume|:Issue

3) Das erste Leerzeichen ist abhängig von der vorherigen Variable

Wenn zwei Variablen (ggf. mit Interpunktion) direkt aufeinander folgen und durch ein Leer-

zeichen getrennt sind, so findet dieses nur dann Berücksichtigung, wenn im Feld der vorheri-

gen Variable auch tatsächlich etwas steht.

Beispiel: Author. • Title , wobei • wieder ein normales Leerzeichen ist.

Wirkung: Schinderhannes, J. Vom hohen Rosse und

Ich bin ein Titel ohne Autor

Wer also auf jeden Fall ein Leerzeichen möchte, müsste hier entsprechend zwei setzen.

4) Unabhängiger Text bleibt immer stehen.

Wenn eine Variable und Text durch ein Leerzeichen getrennt sind, bleibt der Text immer

stehen, auch wenn in der Variablen kein Inhalt hinterlegt ist.

Beispiel: Edition • ed. , wobei • wieder ein normales Leerzeichen ist.

Wirkung: 3rd ed. aber auch

ed.


Selbst wenn kein Wert in dem Feld Edition steht, wird der Text ed. ausgegeben. Um so etwas

zu vermeiden, gibt das Zeichen für Link Adjacent Text, das wie ein kleiner Diamant aussieht:

Dieses Symbol führt dazu, dass der spätere Text an die vorherige Variable sozusagen geklebt

wird. Wenn vorne nichts steht, steht dann auch hinten nichts mehr.

Wir schauen uns das einmal anhand eines Beispiels in Citations an. Wir wollen den Stil Har-

vard so ändern, dass er nun auch nachträglich von uns in Word eingefügte Seitenzahlen im

Text ausgibt. Zuerst speichern wir den Stil unter einem neuen Namen, z.B. Harvard_Cited-

Pages (siehe Abbildung 50).

Dann gehen wir zum Punkt Templates unterhalb von Citations. Dort finden wir folgenden

Eintrag (siehe Abbildung 51):

(Author|, Year)

Wir möchten, dass künftig auch von uns nachträglich in Word über Edit Citation(s) eingefügte

Seitenzahlen angezeigt werden, und zwar mit p. bei einer Seite und pp. Bei mehreren. Bei-

spiel: (Heidrich, 1999, p.14) bzw. (Heidrich, 1999, pp.14-19). Dazu tragen wir Folgendes ein:

(Author|, Year|, p.^pp. Cited Pages)

Sie erreichen die Symbole und Variablen über die Schaltfläche Insert Field (siehe Abbildung

51). Neu hinzugekommen ist ein Zeichen für die Singular/Plural-Auswahl: ^. Das führt dazu,

dass EndNote automatisch erkennt, ob Sie eine oder mehrere Seitenzahlen in Word eingetra-

gen haben. Je nachdem schreibt es also entweder p. oder pp.

Abbildung 51: Standardeintrag für In-Text-Zitation im Stil Harvard


Ein Tipp aus der Praxis: Wenn Sie etwas Bestimmtes erreichen möchten, das Ihr gewählter

Stil nicht bietet, dann suchen Sie nach einem Output Style, der so etwas hat und schauen sich

an, wie es dort gelöst ist. So können Sie häufig einfach Sachen übernehmen.

14 Duplikate identifizieren

Wenn Sie Daten aus mehreren Quellen für Ihre Bibliothek nutzen, kann es leicht passieren,

dass Sie dieselbe Referenz mehrfach importieren. Vielleicht haben Sie z.B. ein Werk schon

einmal von Hand eingegeben oder aus einer Online-Suche gewonnen und importieren es nun

unabsichtlich aus einer weiteren Datenbankrecherche erneut. Da wäre es doch praktisch,

wenn EndNote für Sie automatisch solche Doubletten identifizieren könnte, oder? Die gute

Nachricht lautet: Dafür gibt es in EndNote eine eigene Funktion. Zur schlechten Nachricht

kommen wir etwas später.

So gehen Sie vor: Zuerst definieren Sie in den EndNote-Einstellungen (EDIT – PREFERENCES -

DUPLICATES), was Sie unter einer Doublette verstehen. Dafür sagen Sie EndNote, welche

Felder es für eine Duplikatesuche als maßgeblich betrachten soll. Standardmäßig voreinges-

tellt sind Author, Year, Title und Reference Type (siehe Abbildung 52.)

Abbildung 52: Felder für die Duplikatesuche festlegen


Legen Sie jetzt noch fest, ob Sie einen Exact Match benötigen oder auch solche Referenzen als

Duplikate identifizieren lassen wollen, wo z.B. der Vorname des Autors einmal ausgeschrieben

und einmal abgekürzt ist (Ignore Spacing and Punctuation). Schließlich können Sie durch ein

Häkchen in der unteren Checkbox noch bestimmen, ob bei einer Online-Suche automatisch

Duplikate aussortiert werden sollen.

Klicken Sie als Nächstes im EndNote-Menü auf REFERENCES und wählen Sie FIND DUPLICATES.

Dann erscheint in EndNote X3 nun eine sehr übersichtliche Auswahl zur Überprüfung von

Duplikaten (siehe Abbildung 53). In früheren Versionen von EndNote müssen Sie mit der

reinen Listenansicht vorlieb nehmen.

Hier können Sie nun bequem alle Felder schnell vergleichen und über die Schaltfläche Keep

This Record diejenige Referenz auswählen, die Sie behalten möchten. Die andere Referenz

wird automatisch in den Trash verschoben.

Das alles funktioniert sehr zuverlässig, aber auch in sehr engen Grenzen, womit wir zu der

angekündigten schlechten Nachricht kommen. Wie Sie oben sehen können, haben wir eine

doppelt vorhandene Referenz mit sehr vielen Autoren. Sollte nun z.B. in einer der Doubletten

einer der Autoren nicht genannt sein, wird die Referenz von EndNote nicht als Duplikat er-

kannt, sofern Sie in den Einstellungen mit dem Feld Author für die Suche arbeiten. Dieses

Verhalten lässt sich nicht individuell einstellen.

Das Gleiche gilt, wenn zwar alle Autoren in beiden Referenzen gleich sind, aber lediglich die

Reihenfolg eine andere ist – auch dann werden die Datensätze von EndNote nicht als Duplika-

te erkannt. Sie sehen also, dass EndNote es sehr genau mit den Feldinhalten. Manchmal kann

es daher sinnvoll sein, in den Einstellungen nach einer ersten genauen Duplikatesuche das

eine oder andere Feld abzuschalten und nochmals zu suchen.

Abbildung 53: Duplikate vergleichen


15 Ein Backup erstellen - die Compressed Library

Zum Schluss möchte ich Ihnen noch den expliziten Hinweis geben, Ihre EndNote-Datenbanken

immer zu sichern. Am besten erstellen Sie dafür eine Kopie in Form einer Compressed Library.

Die führt sowohl die .enl-Datei als auch den dazugehörigen Datenordner in eine einzelne

Datei zusammen, die gegenüber den Originalen eine kleinere Speichergröße aufweist.

Speichern Sie die Datei am besten auf einem externen Laufwerk, um auch gegen einen Plat-

ten-Crash gefeit zu sein. Wenn Sie die Datei wieder entpacken möchten, genügt ein Doppel-

klick. Sodann werden die ursprüngliche .enl-Datei als auch der Datenordner wiederhergestellt.

Klicken Sie dazu auf FILE – COMPRESSED LIBRARY (.ENLX). Sie können dann auswählen, ob die

Dateianhänge mitgespeichert werden sollen und welche Referenzen Sie sichern wollen: alle,

nur diejenigen, die Sie vorher ausgewählt haben, oder solche, die Sie in eine bestimmte

Gruppe einsortiert haben (siehe Abbildung 54). Klicken Sie auf Next und wählen Sie einen

Speicherort aus.

16 Letzte Worte

Wenn Sie einmal nicht mehr weiter wissen oder sich tiefer über einige Funktionen in EndNote

informieren möchten, empfehle ich Ihnen das sehr gut gemachte und umfangreiche Hand-

buch, das bei jeder Installation von EndNote mit auf die Festplatte gelangt. Sie finden es in

der entsprechenden Programmgruppe der Windows-Startschaltfläche oder im EndNote-

Programmverzeichnis (die Datei heißt EndNote.pdf).

Abbildung 54: Ihre Bibliothek sichern


Für technische Fragen und Support bietet es sich auch an, den Hersteller Thomson Reuters

(http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/EndNote) oder den deut-

schen Vertrieb Adept Science (http://www.adeptscience.de/bibliographie/endnote/) zu kon-

taktieren.

Ich wünsche Ihnen viel Freude und Erfolg mit Ihrer Arbeit und EndNote!

http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/EndNote

http://www.adeptscience.de/bibliographie/endnote/

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EINFÜHRUNG IN DIE LITERATURVERWALTUNG MIT · PDF fileAutor: Dennis Block. Erstellt für das ZDV, Universität Tübingen 1 EINFÜHRUNG IN DIE LITERATURVERWALTUNG MIT ENDNOTE X3 Das