Einführung in Microsoft PowerPoint 2000 - uni-klu.ac.at · Mairitsch Christian Einführung in Microsoft PowerPoint 2000 960.020 PowerPoint Datum Start Ende Raum Block: 07.10.2003

Mairitsch Christian

Einführung in Microsoft PowerPoint 2000

960.020 PowerPoint

Datum Start Ende Raum Block: 07.10.2003 09.00 12.00 E.0.51 Block: 09.10.2003 09.00 12.00 E.0.51 Block: 14.10.2003 13.00 16.00 E.0.51

Erwerb grundlegender Kenntnisse im Umgang mit PowerPoint

Microsoft PowerPoint Oktober 2003

© Mairitsch Christian 2003 Seite 2 von 16

Inhaltsverzeichnis

ERSTELLEN EINER NEUEN PRÄSENTATION 3

DIE VERSCHIEDENEN ANSICHTEN 4

ERSTELLEN & FORMATIEREN VON TEXTEN 4

ERSTELLEN VON GRAFIKEN 6

EINFÜGEN VON BILDERN 7

EINFÜGEN EINER EXCEL- TABELLE 9

EINFÜGEN EINES EXCEL– DIAGRAMMS 10

EINFÜGEN VON TON UND VIDEO 11

ANIMATIONEN 12

EINBAUEN VON SCHALTFLÄCHEN 13

VERWENDEN VON EINBLENDZEITEN 14

MASTER 14

ABSCHLUSS 15

PRÄSENTATION 16

DAS RICHTIGE PRÄSENTIEREN 16



Erstellen einer neuen Präsentation PowerPoint finden Sie auf der Universität unter: Start ⇒ Server Programme ⇒ Präsentation ⇒ PowerPoint 2000 Nun öffnet sich automatisch ein Auswahlfenster mit folgenden Optionen:

- Auto Inhalt Assistent Ermöglicht eine schnelle Erstellung von Präsentationen, z.B. einer Urkunde Vorteil: schön vorformatiert. Wenn die Vorlage genau dem entspricht, was man will, beschleunigt dieses Feature die Erstellung einer Präsentation. Nachteil: Meisten Vorlagen zu speziell, in diesen Fällen ist man meist schneller, wenn mit einer komplett leeren Präsentation begonnen wird. Außerdem erkennen die meisten PowerPoint User auf Anhieb, dass eine Vorlage verwendet wurde, was eventuell dem Prestige des Vortragenden schaden könnte.

- Entwurfsvorlage Diverse Hintergründe & Stile. Recht hilfreich – Vorsicht: Zu bunt & kitschig ist meist kontraproduktiv!

- Leere Präsentation

Schriften und Hintergründe müssen selbst eingestellt werden. Beginnen wir mit der Erstellung einer Präsentation, unter Zuhilfenahme einer Entwurfsvorlage! Klicken Sie auf den Punkt vor »Entwurfsvorlage« und klicken Sie auf Ok. Nun erscheint ein Fenster mit vielen verschiedenen Vorlagen, markieren wir z.B. Fabrik und bestätigen mit OK. Jetzt können diverse Layoutvorlagen gewählt werden, nehmen wir gleich die Erste (»Titelfolie«) und bestätigen abermals mit OK. Um in den zwei vorgegeben Textfeldern zu schreiben, müssen Sie einfach hineinklicken und den Text eingeben. Ausserdem sollten Sie unter Datei → Seite einrichten einstellen, ob es sich um eine Bildschirmpräsentation oder eine auf A4 Papier handelt- standardmäßig ist Bildschirmpräsentation eingerichtet. Vergessen Sie nicht Ihre Arbeit zu speichern: wie in fast allen Programmen mit Datei → Speichern Unter.

FOLIE

Notizfeld

Gliederung



Die verschiedenen Ansichten

PowerPoint ermöglicht verschiedene Ansichten, um das Arbeiten zu erleichtern. Diese Symbole finden Sie unter der Gliederung links. Die Erste (»Normalansicht«) zeigt Gliederung, Folie und Notizen. In der Gliederung selbst erscheinen die Titel einer Folie, dies ist vor allem für die Navigation praktisch. Im unteren Feld können Notizen eingegeben werden. Mit Zweitem erscheint die Folie nur klein, diese Ansicht dient zur Bearbeitung der Notizen und Gliederung. Symbol #3 dient der Ansicht der Folie, Notizen und Gliederung sind ausgeblendet. Angenehm ist das vorletzte Symbol, oder auch »Folienübersicht«. Dies ist eine Übersicht über alle Folien und beinhaltet auch Informationen über Animationen. Zum Schluss die Bildschirmpräsentation selbst, mit diesem Knopf kann sie gestartet werden. Zum Arbeiten empfiehlt sich meist die erste Ansicht. Die Notiz- und Gliederungsbereiche selbst können verschoben werden, indem man den Mauszeiger über die grauen Linien bewegt, die linke Maustaste gedrückt hält und die Bereiche nun verschiebt.

Erstellen & Formatieren von Texten Nun beginnen wir mit einer neuen Folie. Entweder man klickt auf das entsprechende Symbol (siehe Abbildung unten – eingekreister Button), oder geht auf Einfügen ⇒ Neue Folie (Strg+M).

Jetzt wählen wir die vorletzte Layoutvorlage aus: Nur Titel. Wir klicken wieder in das Textfeld und geben einen Titel ein. Um einen Text irgendwo auf der Folie zu erstellen klicken Sie unten, auf der Zeichnen- Leiste, auf Textfeld.

Sollte sich diese Leiste nicht auf Ihren Bildschirm befinden, klicken sie mit der rechten Maustaste in den leeren grauen Bereich und überprüfen Sie, ob beim Menüpunkt Zeichnen ein Häkchen steht. Auf diese Weise können alle Symbolleisten aktiviert werden. Hier sind die Standardleisten markiert, recht nützlich können außerdem Grafik, Tabellen und Rahmen sowie Word Art sein. Klicken Sie nun auf den Textfeldbutton. Der Mauszeiger nimmt, sobald sie sich über der Folie befinden, die Form eines verkehrten Kreuzes an. Klicken Sie auf die Stelle wo der Text stehen soll. Nun erscheint ein Textfeld, in das Sie schreiben können. Mit Enter ↵ gelangt man in die nächste Zeile.



Beginnen wir mit einer Aufzählung. Erstellen Sie ein Textfeld und aktivieren danach die Nummerierung, mit einem Klick auf den Button , rechts oben im Bild. Schreiben Sie Ihren Text – sobald Enter gedrückt wird, beginnt die Zeile mit der nächsten Zahl. Um die Aufzählung zu beenden, springt man mit Enter in die nächste Zeile und drückt danach Backspace ← – nun kann in diesem Textfeld normal weitergeschrieben werden. Bei der Verwendung von Aufzählungszeichen verfährt man gleich, nur dass der Button gedrückt wird. Oft ist es sinnvoll, den Abstand zwischen Aufzählungs- oder Nummerierungszeichen zu verändern. Dies ist am einfachsten möglich, indem man das Lineal unter Ansicht → Lineal aktiviert.

Bei dieser Gelegenheit fällt Ihnen vielleicht auf, dass nicht immer alle Menüeinträge vorhanden sind – in diesem Fall muss man entweder einige Sekunden warten, bis das ganze Menü ausklappt, oder auf die nach unten zeigenden Pfeile am Ende des Menüs klicken. Dies soll der besseren Überschaubarkeit dienen, oft benutzte Features werden sofort gezeigt und weniger oft Benutzte versteckt. Sie können außer dem Lineal auch Führungslinien anzeigen lassen, Sie finden diese Funktion unter Ansicht → Führungslinien.

Wenn nun das Lineal vorhanden ist, klicken Sie in ein Textfeld. Daraufhin erscheint im Lineal ein

weißer Bereich mit 2 kleinen Dreiecken: Wenn sie auf das obere kleine Dreieck klicken, die Maustaste gedrückt halten und es nach rechts ziehen, verändern Sie den Einzug des gesamten Textes, mit dem kleineren Pfeil den Abstand zwischen den Aufzählungszeichen und dem Text. Bei dem kleinen Rechteck verschieben sich beide Pfeile. Diese Funktionen werden eher in Programmen wie Word angewandt, sind aber auch hier äußerst praktisch. Die Einstellung der Schriftart und Größe erfolgt ganz gleich wie z.B. in Word. Markieren Sie den Text und verändern Sie die Schriftart oder Größe. Fett, Kursiv und Unterstrichen funktionieren gleich wie in anderen Programmen. In PowerPoint gibt es hier noch ein zusätzliches Symbol, ein S, das der Schrift einen SScchhaatttteenn hinzufügt und vor allem für die Verfeinerung von Überschriften geeignet ist. Sollen mehrere Einstellungen vorgenommen werden empfiehlt es sich, nach markieren des entsprechenden Textes, das Menü Format → Zeichen aufzurufen. Um die Farbe einzustellen, gehen Sie am Besten folgendermaßen vor: Markieren Sie den Text und klicken sie in

der Zeichenleiste auf den kleinen Pfeil neben dem A . Wählen Sie eine passende Farbe aus – unter »weitere Schriftartfarben« finden sich alle Restlichen. Nun ist die ausgewählte Farbe als kleiner Balken unter dem A zu sehen und der markierte Text entspricht auch dieser. Wollen Sie einen anderen Text mit gleicher Farbe einfärben, muss nicht wieder neu ausgewählt werden – ein Klick auf das A anstatt auf den kleinen Pfeil genügt.



Erstellen von Grafiken Das Erstellen von Grafiken ist komplizierter als das Erstellen der Texte, beginnen wir wieder mit einer neuen Folie. Die Grafik-Symbolleiste ist die Selbe wie in anderen Officeprogrammen. Malen wir nun z.B. ein Gesicht. Beginnen wir mit einer Ellipse. Klicken Sie auf den ovalen Kreis in der Zeichenleiste und malen sie eine Ellipse die länger als breit ist. Man klickt z.B. links oben, wo die Ellipse entstehen soll, hält die Maustaste gedrückt und fährt nach rechts unten. Sobald man die Maustaste los lässt erscheint die fertige Ellipse – zuvor nur strichliert. Wenn man mit der Maus auf das Objekt klickt, hat man es markiert. An den kleinen weißen Rechtecken kann das Element vergrößert werden. Erscheint ein Mauszeiger mit Pfeilen die in alle 4 Richtungen zeigen, kann der Kreis verschoben werden. Mit dem Eimer- und der Linienfarbeinstellung bestimmen wir die Farbe gleich wie beim Text im vorigen Kapitel. Stellen sie eine passende Farbe ein und fügen dem Gesicht noch 2 Augen hinzu – sprich 2 kleine Kreise. Ich würde vorschlagen Sie erstellen ein passendes Auge, stellen die Farbe und Größe ein, halten die [Strg] Taste gedrückt und klicken auf das Auge. Nun erscheint der Mauszeiger mit einem kleinen Plus und einem Rechteck. Klicken Sie auf das Auge, halten die Maustaste gedrückt und ziehen es auf die Stelle, wo das zweite Auge sein soll, lassen zuerst die Maus- und dann die [Strg] Taste los. Nun haben Sie einen Kreis dupliziert. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass es sich um einen Kreis handelt, doppelklicken Sie auf das Element. Nun erscheint ein kleines Fenster, in dem sämtliche Einstellungen vorgenommen werden

können. Im Reiter Größe , kann die Höhe und Breite genauer eingestellt werden. Verlassen wir nun das Fenster wieder. Erstellen wir einen Mund. Wir könnten einen malen, jedoch hat die Zeichenleiste einiges an Autoformen zur Auswahl. Klicken wir auf Autoformen → Standardformen und wählen den Halbmond aus. Nun müssen wir diesen Mond rotieren – sie können dies u.a. bei den Einstellungen der Größe, über ein Feld dass Drehung heisst. Einfacher, aber auch

ungenauer, ist das Drehen Symbol . Klicken Sie darauf und anstatt der weißen Rechtecke erscheinen nun grüne Punkte, an denen das Objekt gedreht werden kann. Wenn der Drehen- Button nochmals gedrückt wird, kann wieder normal vergrößert werden. Der kleine gelbe Punkt bestimmt wie stark gekrümmt der Mond, oder in unserem Fall der Mund ist. Sie können auf ihn klicken und verschieben – bis zu einem bestimmten Grad. Malen wir noch einen Kreis. Klicken Sie auf den Würfel am Ende der Leiste und auf den zweiten Würfel von links oben. Sie haben den Kreis nun in einen Zylinder verwandelt. Klicken Sie auch auf das Gesicht und verfahren Sie gleich. Klicken Sie auf den Würfel und auf 3D-Einstellungen. Nun können diverse Einstellungen der 3D-Objekte verändert werden. Markieren Sie alle Elemente und klicken auf Zeichnen und Gruppierung. Somit kann das ganze Gesicht als 1 Element behandelt werden. Um dies rückgängig zu machen, gibt es die Funktion Gruppierung aufheben. Das Gruppieren von Objekten kann sehr hilfreich sein – vor allem bei einer größeren Anzahl von Objekten. Als krönender Abschluss verändern wir das Aussehen des Gesichtes noch ein bisschen. Markieren Sie das Gesicht, klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil neben dem Eimer und wählen Sie Fülleffekte aus. Nun erscheint ein neues Fenster in dem Sie nicht einfach eine Farbe einstellen können, sondern Farbverläufe, Strukturen und Elementen oder eigene Bilder. Wir wollen uns diesmal mit einem Farbverlauf begnügen. Markieren Sie den weißen Punkt vor Einfärbig und wählen Sie eine passende Schattierungsart. Tipp: wenn Sie das Fenster verschieben und somit die Sicht auf das Gesicht freigeben, können Sie den Vorschau- Button verwenden und unproblematisch mit Einstellungen herumexperimentieren.



Einfügen von Bildern Das Einfügen von Bildern ist nicht weiter problematisch. Gehen Sie auf Einfügen → Grafik → Aus Datei. Es können fast alle Formate importiert werden, z.B. auch Corel Draw Dateien (.cdr). GIF – Bilder können animiert sein, diese werden dann bei der Präsentation von PowerPoint auch animiert. Sobald sie eine Grafik eingefügt haben und Sie markiert ist, erscheint die Grafik Leiste

. Es ist empfehlenswert, diese Leiste neben die Zeichen-Leiste unten hinzuschieben. Es sind nicht immer alle Funktionen möglich, z.B. weil in diesem Fall ein animiertes GIF eingefügt wurde, kann PowerPoint das Bild nicht beschneiden (7. Symbol von links). Bei JPG’s funktioniert dies problemlos. Mit dem ersten Symbol kann eine weitere Grafik eingefügt werden, ohne in das Menü Einfügen gehen zu müssen. Das Zweite Symbol stellt das Bild in Graustufen, Schwarz- Weiß, oder in Wasserzeichen dar. Praktisch sind folgende 4 Buttons –mit ihnen kann der Kontrast (Mond), oder die Helligkeit (Sonne) des Bildes verändert werden. Auch nützlich ist der vorletzte Knopf, wenn man ihn aktiviert und auf einen Bereich des Bildes klickt, wird diese Farbe transparent, sprich verschwindet. Dies funktioniert zugegebenermaßen nicht immer befriedigend, aber für einfache Fälle ist es ausreichend. Office besitzt einen ClipArt Katalog auf den Sie auch in PowerPoint zugreifen können. Klicken Sie in der Zeichnen- Leiste auf den

Button (links neben dem Eimer). Nun erscheint ein neues Fenster in dem Bilder nach Gruppen geordnet sind, es können auch Sounds und Videos eingefügt werden, jedoch sind hier noch keine vorinstalliert und vor allem mit Videos treten leicht Komplikationen auf. Wählen wir eine Gruppe und ein Bild aus. Somit taucht ein kleines Feld auf, klicken Sie auf das erste Symbol und die Grafik wird eingefügt. Sie müssen das Fenster schließen, wenn Sie keine weiteren ClipArts einfügen wollen – Klicken Sie auf das r des Fensters – rechts oben.



Einfügen einer WordArt Um eine WordArt zu erstellen, klicken Sie auf das blaue A (Symbol zwischen dem Textfeld und dem ClipArt- Button in der Zeichnen- Leiste). Wählen Sie nun das Aussehen der WordArt aus und bestätigen Sie mit OK. Im nächsten Fenster wird der Text eingegeben, sowie formatiert. Die Größe einzustellen ist nicht unbedingt nötig, da die WordArt wie eine Grafik verkleinert und vergrößert werden kann. Bestätigen Sie wieder mit OK. Sobald Sie die WordArt markiert haben, erscheint eine neue Leiste. Die WordArt- Leiste dient zur genaueren Einstellung der Eigenschaften.

Das erste Symbol entspricht demselben wie in der Zeichnen- Leiste, es dient zum Einfügen einer Word- Art. Mit dem zweiten Eintrag lässt sich der Text bearbeiten, mit dem dritten Button das Aussehen ändern. Klicken wir einmal auf den Eimer – nun befinden wir uns im Eigenschaftsfenster. Klicken Sie auf das Drop- Down Menü neben Farbe und wählen Fülleffekte aus. Hier könnten wir wie beim Gesicht einen Farbverlauf anwenden, diesmal verwenden wir jedoch eine Struktur. Nach der Auswahl einer netten Struktur mit OK bestätigen und auch das Eigenschaftsfenster mit OK wieder schließen. Sie können, um der WordArt den letzten Schliff zu geben, ausprobieren ob sie 3 dimensional noch besser aussieht. Markieren Sie sie, klicken in der Zeichnen- Leiste auf den Würfel und wählen eine 3d- Art aus, z.B. den ersten in der zweiten Reihe. Rufen Sie die 3D-Einstellungen auf (auf den Würfel klicken und 3D-Einstellungen) und stellen sie die Tiefe auf unendlich (langgezogener Würfel mit einem Pfeil daneben). Womöglich reicht die Word Art jetzt über das Bild hinaus, dies kann ignoriert werden.



Einfügen einer EXCEL- Tabelle Nun wollen wir eine EXCEL- Tabelle einfügen. Meinen Erfahrungen nach ist es am Besten, das Dokument in EXCEL zu erstellen, bzw., da dies meist schon geschehen ist, das Dokument zu öffnen bevor man die Präsentation erstellt. Bei einer Tabelle stellt man zuerst die Hintergrundfarbe ein, da ansonsten der Hintergrund einer Zelle transparent wäre und dies nur schwer zu lesen ist, außer man verwendet eine helle Hintergrundfarbe in PowerPoint. Man markiert dazu die Zellen, rechtsklickt, geht auf den Menüpunkt Zellen Formatieren, auf den Reiter Muster und aktiviert eine passende Farbe. Danach markiert man die Zellen, kopiert sie mit STRG+C in die Zwischenablage und fügt sie auf der entsprechenden Folie in PowerPoint wieder ein. Man sollte eventuell zuvor in EXCEL die Schriftgröße korrekt einstellen und bedenken, dass auf der Folie nur begrenzter Platz herrscht und somit kleine Schriften meist unlesbar sind, vor allem Tabellen sind oft problematisch, da sie Platz brauchen aber nur schwer leserlich auf einer Folie untergebracht werden können. Nachdem eine eingefügte Tabelle oft nicht sehr attraktiv aussieht, gibt es Möglichkeiten, dies zu verändern. Ich male gerne ein abgerundetes Rechteck um die Folie herum. Gehen wir auf Autoformen→ Standardformen und Abgerundetes Rechteck. Stellen wir als Füllfarbe den Hintergrund der Tabelle ein. Vergrößern wir es und schieben es über die Tabelle – von ihr ist nichts mehr zu sehen. Durch Verschiebung des kleinen gelben Punktes können wir den Grad der Abrundung einstellen. Um die Tabelle wieder sichtbar zu machen, gehen wir auf Zeichnen → Reihenfolge→ Eine Ebene nach Hinten. Wenn Sie möchten, kann dem abgerundeten Rechteck noch ein Schatten verpasst werden, hierfür ist der Button neben dem Würfel zuständig.



Einfügen eines EXCEL– Diagramms Hier geht man am besten gleich wie bei der Tabelle vor. Zwar gibt es zum Erstellen der Diagramme eine Funktion in Power Point (die dann in PowerPoint EXCEL öffnet), aber das Formatieren in EXCEL und anschließende Kopieren nach PowerPoint bewährt sich meist besser. Oft ist es praktisch, die Diagrammfläche (das Element hinter dem Diagramm das standardmäßig Weiß ist, auf dem dann das Diagramm und die Legende Platz finden) »unsichtbar« zu machen und ihr keine Füllfarbe zuzuweisen. Dann muss aber auch eine eventuell schwarze Schrift in weiß umgewandelt werden – wichtig den Hintergrund der Schrift nicht auf automatisch lassen sondern auf unsichtbar umstellen (Einstellung gleich neben der Farbe) – ansonsten malt EXCEL einen unschönen schwarzen Rahmen um die weiße Schrift. Jetzt sehen Sie die Schrift zwar nicht mehr, aber sobald Sie sie nach PowerPoint auf den dunklen Hintergrund kopieren, wird sie sichtbar. Fällt ihnen ein Fehler auf, können Sie ruhig auf das Diagramm doppelklicken und nun Veränderungen wie in EXCEL vornehmen. Bei größeren Veränderungen sind Sie vermutlich trotzdem besser beraten, dies direkt in EXCEL zu erledigen und anschließend nach PowerPoint zu kopieren.



Einfügen von Ton und Video Das Einfügen von Ton und Video ist in PowerPoint kein Problem, aber dass dieser Ton und Video auch wirklich korrekt abgespielt werden schon. Der Grund hierfür liegt in den extrem vielen unterschiedlichen Formaten von Ton und Video. Es kann passieren, dass ein Video, auf dem Pc wo die Präsentation erstellt wird ohne Probleme funktioniert, wenn sie aber auf einen anderen PC kopiert wird kann nichts abgespielt werden. Am Besten ist es, das Video auf beiden Systemen auszuprobieren. Ein gutes Mittel um dies sicherzustellen ist bei .mov Dateien ApplesTM QuicktimeTM zu installieren (www.apple.com) und für die meisten anderen Formate Microsoft Windows Media Player 9 (www.microsoft.com). Man sollte immer bedenken, dass Ton- und Videodateien Präsentationen speicherplatzmäßig aufblähen. Nachdem aber in den seltensten Fällen Präsentationen aufgrund vieler Bilder etc. auf eine Diskette passen, müssen die meisten auf eine CD gebrannt oder anderwärtig installiert werden. Ein Video bauen wir mit Einfügen→ Film und Sound → Film aus Datei oder bei einem Ton → Sound aus Datei ein. Sie werden noch gefragt ob das Video oder der Sound sofort abgespielt werden soll, bzw. ob erst darauf geklickt werden muss. Bei einem Ton erscheint eine Lautsprechergrafik die sie irgendwohin verschieben können, z.B. auch außerhalb des Folienrandes – somit ist das Symbol nicht mehr sichtbar und es kann auch nicht mehr darauf geklickt werden. Dies ist also nur sinnvoll, wenn der Ton automatisch abgespielt wird und Sie das Symbol nicht sehen möchten. Soll das Video oder der Ton endlos gespielt werden, müssen Sie auf das entsprechende Objekt rechtsklicken und auf Film oder Soundobjekt bearbeiten gehen. Hier kann in einem Fenster die Endloswiedergabe eingeschalten werden, einfach ein Häkchen im kleinen Kästchen setzen.



Animationen Beginnen wir mit einer neuen Folie, schreiben einen Titel und markieren diesen. Nun mit der rechten Maustaste darauf klicken und den Menüpunkt benutzerdefinierte Animation aufrufen.

Weisen Sie der Überschrift den »Erscheinen« Effekt zu, mit dem unteren Auswahlfeld könnten Sie einen Toneffekt beifügen. Wichtig ist, dass die Überschrift nach der Animation nicht abgeblendet wird. Sie könnten den Text auch als Ganzes erscheinen lassen, in diesem Fall empfiehlt sich jedoch die »zeichenweise Einführung«. Im linken oberen Fenster werden alle Objekte angezeigt, die animiert werden können. Im Reiter »Reihenfolge & zeitlicher Ablauf« können Sie hinterher die Abfolge ihrer Animationen verändern. Ausserdem kann hier eingestellt werden, ob eine Animation automatisch nach der vorherigen beginnt, eine gewisse Zeit wartet, oder einen Mausklick abwartet bevor das Element animiert eingeblendet wird. Standardmäßig wird das nächste Objekt erst bei einem Mausklick geladen. Es ist in PowerPoint 2000 nicht möglich, mehrere Animationen gleichzeitig ablaufen zu lassen! Die Diagrammeffekte sind eher unausgereift und mit Vorsicht zu verwenden, nicht selten treten Darstellungsfehler auf. Wenn Sie ein Diagramm animieren möchten, kann dies automatisch nur unter »Diagrammeffekte« erfolgen. Lassen sie »alle Diagrammelemente gleichzeitig einführen«, hier entstehen am wenigsten Probleme. Die Multimediaeinstellungen beinhalten ein paar wenige Funktionen für Videos, sie selbst können jedoch nicht animiert werden. Hinweis: eine WordArt wird wie eine Grafik behandelt, ihre Buchstaben können nicht einzeln eingeflogen werden. Folienanimation selbst ist recht einfach. Gehen Sie im Menü Bildschirmpräsentation auf Folienübergang. Klicken Sie auf »Für alle Übernehmen«, werden alle Folien mit diesen Einstellungen animiert, mit »Übernehmen« nur die gerade Aktuelle.



Einbauen von Schaltflächen In PowerPoint besteht auch die Möglichkeit Schaltflächen einzubauen. Mit ihnen können einfache Funktionen wie: gehe zur nächsten/vorherigen Folie, öffne eine vorgegebene Datei, URL oder Programm realisiert werden. Entweder rechtsklicken Sie auf einen bestimmten Text bzw. eine Grafik und gehen auf den Menüpunkt Aktionseinstellungen. Im Reiter »Mauskontakt« können die gleichen Einstellungen wie bei Mausklick vorgenommen werden, nur dass hier der Vortragende oder Benützer der Präsentation nur über den Text oder das Objekt den Mauszeiger bewegen muss, um diese Aktion auszulösen. In der Zeichnen- Leiste unter Autoformen existiert eine Kategorie die sich »Interaktive Schaltflächen« nennt, hier gibt es vordefinierte Grafiken. Übrigens kann jedem Objekt eine Aktion oder ein Hyperlink (=eine Internet Seite) zugewiesen werden, z.B. auch einer Linie. Um einem Objekt eine Verknüpfung zu Ihrer E-Mail Adresse zuzuweisen, rechtsklicken Sie auf das Objekt oder den Text und wählen Hyperlink. Im neuen Fenster kann dann unter »E-Mail-Adresse« Ihre Adresse und ein Betreff eingetragen werden.



Verwenden von Einblendzeiten Mit Hilfe von Einblendzeiten können Sie den Präsentationsablauf automatisieren, sprich die nächste Folie wird automatisch nach einer gewissen Zeit aufgerufen. Dies eignet sich eher nicht für Präsentationen vor einem aktivem Publikum, sondern eher auf Messen oder Infoständen, wo es keinen Vortragenden gibt und die Präsentation in einer Endlosschleife läuft. Wenn Sie möchten, dass die Folien nach bestimmten Zeiten automatisch wechseln, klicken Sie auf Bildschirmpräsentation → Neue Einblendzeiten testen. Nun startet die Präsentation mit einer kleinen Stoppuhr links oben, die Sie auch pausieren können. Gehen Sie nun die Präsentation durch – so wie sie dann auch vorgeführt werden sollte. Nach der letzen Folie fragt PowerPoint ob die Zeiten übernommen werden sollen, bestätigen Sie mit Ok. Somit wird nach den mitgestoppten Zeiten automatisch ein Folienwechsel vollzogen, wie erwähnt eignet sich dies hauptsächlich für Präsentationen auf Messeständen oder Ähnlichem. Unter Bildschirmpräsentation → Bildschirmpräsentation einrichten können Sie die Option »Wiederholen bis ESC gedrückt wird« aktivieren. Dann wird die Präsentation in einer Endlosschleife wiedergegeben, bis »ESC« gedrückt wird.

Master

Wenn Sie eine Vorlage ändern wollen, sprich Ihren Folienhintergrund, Aussehen der Titel usw. gehen Sie auf »Ansicht ? Master ? Folienmaster« (oder Titel-, Handzettel-, Notizenmaster). Die Einstellungen die Sie hier vornehmen (z.B. Objekte hinzufügen / ändern – in der Abbildung die Zahnräder, oder Schriftfarben usw...) wirken sich auf die ganze Präsentation aus. Wenn in der kleinen Symbolleiste Master auf »Schließen« geklickt wird, befindet man sich wieder im normalen Modus.



Abschluss Gehen Sie Ihre Präsentation noch einmal sorgfältig durch, achten Sie auf Fehler jeglicher Art! Meistens ist man stark erleichtert die Präsentation endlich fertiggestellt zu haben und beachtet diesen Punkt nur halbherzig – er ist jedoch unerlässlich, da sich leider gerne Fehler einschleichen, auch wenn es nur ein einfacher Tippgfehler in Irgendeinem Text ist! Verwenden Sie die Möglichkeit von PowerPoint, Handzettel auszudrucken. Dies sind Miniaturen der Folien und oft sehr hilfreich. Gehen Sie hierfür auf Datei → Drucken und links unten, im Drop-Down Menü, statt »Folien« - »Handzettel«. Hier kann auch die Gliederungsansicht und Notizen gedruckt werden. Nun muss die Präsentation nur noch exportiert werden. Im jetzigen Zustand könnte die Präsentation ohne weiteres transportiert werden, auf dem anderen PC müsste jedoch PowerPoint 2000 oder höher installiert sein. Für kleine Präsentationen reicht dies sicherlich, komplizierter wird es z.B. bei der, die wir gerade erstellt haben. Hier besteht das Problem, dass Töne und Videos nicht mit der Präsentation abgespeichert wurden, sonder der Ordner in dem diese enthalten sind mitkopiert werden müsste. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

• Sie haben eine Präsentation ohne externe Töne und Videos (hierzu zählen nicht die Töne die bei einer Animation verwendet werden und standardmäßig in PowerPoint vorhanden sind) und auf dem Vortragungs- PC ist PowerPoint 2000 oder höher installiert.

Gehen Sie auf Datei → Speichern unter und wählen als Dateityp »Pack & Go Präsentation« aus. Nun haben Sie eine pps (statt ppt) Datei, die komprimiert ist (weniger Speicherplatz benötigt) und beim Öffnen automatisch die Präsentation startet. Videos werden abgespielt, wenn sie im gleichen Pfad wie bei der Erstellung der Präsentation befinden. Speicherten Sie z.B. verwendete Videos von Anfang an im gleichen Ordner wie die Präsentation und sie befinden sich nun im gleichen Ordner, wird PowerPoint das Video finden.

• Die Präsentation enthält z.B. Videos die irgendwo auf Ihrer Festplatte liegen und/oder auf

dem Vortragungs- Pc ist kein PowerPoint installiert. Klicken Sie auf Datei→ Pack & Go. Nun startet ein Wizard (Zauberer, sprich Helfer), der Sie durch das Exportieren geleitet. Klicken Sie 2x auf »Weiter« und wählen Sie nun statt dem A:\ Laufwerk »Ziel wählen«. Wählen Sie den gewünschten Ordner und klicken Sie auf »Weiter«. TrueType Schriftarten müssen Sie in der Regel nicht einbetten, ausser Sie verwendeten eine Schriftart, die nicht am Vortragenden- PC vorhanden sein wird. Der Projektor muss hinzugefügt werden um die Präsentation ablaufen zu lassen. Sie können den Wizard nun mit »Fertigstellen« schließen. Somit haben Sie ein »pngsetup« und eine .ppz Datei. Mit der Anwendung pngsetup können alle Dateien inklusive des Viewers in ein entsprechendes Verzeichnis am Vortragenden- PC kopiert werden.



Präsentation Während der Präsentation haben Sie die Möglichkeit zwischen verschiedenen Folien zu manövrieren, sollte dies nötig sein. Rechtsklicken Sie – nun kann im Menüpunkt »Gehe zu« »Nach Titel« die entsprechende Folie aufgerufen werden. Unter dem Punkt »Besprechungsnotizen« können Sie während der Präsentation Notizen hinzufügen, unter Vortragsnotizen schon Erstellte aufrufen. Unter »Zeigeroptionen« können Sie »Stift« auswählen und damit zeichnen, jedoch ist es eher schwierig während einer Präsentation mit der Maus zu malen, weswegen dieses Feature eher selten zum Einsatz kommt.

Das richtige Präsentieren Denken Sie an die Präsentation, wenn Sie z.B. mit einem Laptop präsentieren, positionieren Sie ihn vor oder leicht neben sich, damit Sie immer wissen, was aktuell auf der Leinwand zu sehen ist- ansonsten müssten Sie sich umdrehen und den Rücken zum Publikum wenden – sehr schlecht. Verstecken Sie sich aber nicht hinter dem PC oder Laptop, das Publikum wird zwar hauptsächlich auf die Leinwand starren, Sie sollten jedoch trotzdem Augenkontakt zum Publikum haben, es handelt sich ja um keine Filmvorführung. Vermeiden Sie viel Text und kleine Schriften!! Bei einer Bildschirmvorführung haben Sie die Möglichkeit viele Folien zu erstellen, nützen Sie dies! Schriften kleiner als 24pt sollten vermieden werden! Füllen Sie außerdem die Folie nicht vollständig aus, verwenden sie nur die Mitte und lassen 20% des Randes frei. Auch wenn dies als Platzverschwendung erscheint, es sieht besser aus und ist angenehmer zu lesen, zumal oft der untere Teil der Folien nicht für alle Zuhörenden einsehbar ist. Vergessen Sie nicht das technische Equipment zu testen, vor allem Beamer und Laptops sind gerne Fehlerquellen. Ansonsten, viel Glück bei Ihren Präsentationen! Microsoft® PowerPoint® und Windows® sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Copyright by Mairitsch Christian 2003. Vervielfältigung nur mit Erlaubnis des Autors gestattet. Dokumentversion 1.1, Oktober 2003 http://www.uni-klu.ac.at/zid [email protected]

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