Einführungs- und Schulungskonzept · Einführungs- und Schulungskonzept DVtU Allgemeines Seite 3 von 38 1. Allgemeines 1.1 Änderungsübersicht Änderung Nr. Datum Version geänderte

Digitale Verwaltung technischer Unterlagen

(DVtU)

Softwaresystem für die Verwaltung und Archivierungvon technischen Unterlagen

Einführungs- und Schulungskonzept

EK 2.1.2

Projektgruppe DVtU

DVtU

WSV

Einführungs- und Schulungskonzept DVtU

Seite 2 von 38 Allgemeines

Einführungs- und Schulungskonzept

Produkt: EK

Version: 2.1.2

Datum: 21.07.2005

Zustand:

in Bearbeitung seit: 15.04.2002

vorgelegt am: 13.06.2005

QS-gesichert am: 20.07.2005

abgenommen am 21.07.2005

Autoren:Herr Andreas Koven

Herr Uwe Seyffarth

Projektleiter: Herr Reinhold Aselmeier

QS-Verantwortlicher: Herr Christoph Weber

KM-Verantwortlicher: Herr Uwe Seyffarth

Auftraggeber: BMVBW

Dokumenten-ID DVtU-EK-2.1.2

Prüfspezifikations-ID

Prüfprotokoll-ID

Ablage Ordner:

Ablage IT:

\\Pegasus\Projekte\CAD\Verfahren\DVTU\Handbücher\SE\SE 9 -Überleitung in dieNutzung\Einführungskonzept\Einführungskonzept_DVtU_Doku_US_V-2-1-2.doc


Allgemeines Seite 3 von 38

1. Allgemeines

1.1 ÄnderungsübersichtÄnderung

Nr. Datum Versiongeänderte Kapitel Grund der Änderung durchge-

führt durch

1 29.04.02 1.0 alle Neuerstellung

2 28.05.02 1.1 alle Vorlage in der PGr RA

3 27.04.04 1.1.2 alle Überarbeitung AK

4 17.01.05 1.1.6 alle Überarbeitung AK, RA

5 08.04.05 1.2 AlleÜberarbeitung diverser Sitzun-gen und Vorlage PGr

RA

6 22.04.05 1.2.1 Alle Überarbeitung AK

7 04.05.05 1.2.2 Alle Überarbeitung AK, PGr.

8 15.06.05 1.3 Alle Layoutanpassung US

9 20.06.05 1.3.1 Alle Überarbeitung AK

10 20.07.05 2.1.1 Alle Komplettüberarbeitung US

Tabelle 1-1 Änderungsübersicht



1.2 Verteiler

Name Dienststelle / Anschrift Hinweise

Hr. Fischer BMVBW Projekt-Auftraggeber

Hr. Brydda WSA Stralsund Leiter PLA

Hr. Aselmeier WNA Helmstedt Leiter PGr

Hr. Girnth WSA Duisburg-Meiderich Stellv. Leiter PGr

Hr. Dr. Steinmann Fachstelle IT der WSV Referatsleiter IT 2

Hr. Bier Fachstelle IT der WSV Mitglied PGr

Fr. Lux WSA Bremerhaven Mitglied PGr

Hr. Hahl WSA Bremerhaven Mitglied PGr

Hr. Jürgens WSA Brunsbüttel Mitglied PGr

Hr. Koven WSD Ost Magdeburg Mitglied PGr

Hr. Müller WSA Regensburg Mitglied PGr

Hr. Schrader NBA Hannover Mitglied PGr

Hr. Seyffarth Fachstelle IT der WSV Mitglied PGr

Hr. Sigmund Fachstelle IT der WSV Mitglied PGr

Hr. Weber WSA Saarbrücken Mitglied PGr

Hr. Weber WSA Koblenz Mitglied PGr

Tabelle 1-2 Verteiler



1.3 Inhaltsverzeichnis1. Allgemeines ........................................................................................................... 3

1.1 Änderungsübersicht............................................................................................... 3

1.2 Verteiler ................................................................................................................. 4

1.3 Inhaltsverzeichnis .................................................................................................. 5

1.4 Glossar /Abkürzungsverzeichnis ........................................................................... 7

1.5 Verzeichnis der Tabellen ..................................................................................... 11

1.6 Verzeichnis der Abbildungen............................................................................... 11

1.7 Verzeichnis der referenzierten Dokumente ......................................................... 11

2. Einführung ........................................................................................................... 12

2.1 Aufgabe und Inhalt des Dokumentes .................................................................. 12

2.2 Kurzbeschreibung der DVtU................................................................................ 12

2.3 Haushaltsmittel .................................................................................................... 13

2.4 Zu aktualisierende Verwaltungsvorschrift............................................................ 13

2.5 Verhaltens- und Leistungskontrolle ..................................................................... 13

3. Organisation ........................................................................................................ 14

3.1 Einführungsteam ................................................................................................. 14

3.2 Reihenfolge des Rollouts..................................................................................... 16

3.3 Rollen- und Rechtekonzept ................................................................................. 16

4. Ablauf der Einführung.......................................................................................... 17

4.1 Vorbereitende Maßnahmen................................................................................. 17

4.1.1 Präsentation im Amt ............................................................................................ 17

4.1.2 Arbeiten bis zur Installation ................................................................................. 17

4.1.3 Vorbereitung der zu übernehmenden Informationen........................................... 17

4.2 Hardwarebeschaffung ......................................................................................... 18

4.2.1 Technische Anforderungen an den Server der BK.............................................. 18

4.2.2 Tabelle zur Bestimmung der Speicherbedarf der BK am Beispiel Duisburg-Meiderich ............................................................................................................. 20

4.3 Einführung der Archivkomponente ...................................................................... 20

4.4 Einführung der Bearbeitungskomponente ........................................................... 21

4.4.1 Freigabe .............................................................................................................. 21

4.4.2 Personalbedarf in der Einführungsphase ............................................................ 21



4.5 Datenübernahme .................................................................................................23

4.5.1 Mikroverfilmte TU des BBW.................................................................................23

4.5.2 Vorhandene Dateien zu den bereits verfilmten TU ..............................................23

4.5.3 Noch nicht verfilmtes BBW...................................................................................23

4.5.4 Neue Version einer im Archiv vorhandenen TU...................................................23

4.5.5 Neue TU...............................................................................................................23

4.6 Schulungen ..........................................................................................................24

4.6.1 Grundsätzliches zu den Schulungsinhalten .........................................................24

4.6.2 Nutzergruppen .....................................................................................................25

4.6.3 Schulungsschwerpunkte ......................................................................................26

4.6.3.1 AK-Schulung 26

4.6.3.2 BK-Schulung 26

4.6.3.3 Schulung der MicroStation-Kopplung zur DVtU 27

4.6.3.4 Schulung der Fachadministration 27

4.6.3.5 Systemverwaltereinweisung 27

4.6.4 Nachträgliche Schulung .......................................................................................27

5. Wirkbetrieb...........................................................................................................29

5.1 Sicherstellung der Funktionalität ..........................................................................29

5.1.1 Datensicherung....................................................................................................29

5.1.2 Systempflege .......................................................................................................29

5.2 Support ................................................................................................................29

5.3 Programmpflege...................................................................................................29

5.4 Benötigte Ressourcen im Betrieb.........................................................................30

5.5 Workshops ...........................................................................................................30

Anlage 1: Rollout und Ausstattungsreihenfolge......................................................................31

Anlage 2: Checklisten.............................................................................................................33

Anlage 3: Rollen in der DVtU..................................................................................................36

Anlage 4: Struktur des gestaffelten Supportsystems..............................................................38



1.4 Glossar /Abkürzungsverzeichnis

AFA AK-Fachadministrator (s. a. FA)

AG Auftraggeber

AGGPL Auftraggeber Gesamtprojektleitung

AGP Auftraggeber Projekt (BMVBW)

AGPLA Auftraggeber Projektlenkungsausschuss

AK Archivkomponente

AMV AK-Mikroverfilmer

ist für die Verfilmung der in die AK eingestellten TU verantwortlich

AN Auftragnehmer

ANInst Auftragnehmer für die Installation

ANSch Auftragnehmer für Schulungsleistungen

BAW Bundesanstalt für Wasserbau

BBW Baubestandswerk

BFA BK-Fachadministrator (s. a. FA)

BK Bearbeitungskomponente

BMVBW Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen

BU Bauunterlagen

BVBW Bundesverwaltung für Verkehr, Bau- und Wohnungswesender nachgeordnete Bereich des BMVBW

CDB CIM DATABSEStandardsoftwaresystem der Firma Contact GmbH auf der DVtU durchAnpassung aufgesetzt wurde

Client „Front-End-Client“ in einer Client/Serverarchitektur

Customizing Kundenanpassung, Zuschnitt des Systems auf kundenspezifische Anfor-derungen durch Realisierung spezifischer Funktionsausprägungenund/oder Einfügen weiterer Module.

DA DVtU-Administrator

zentraler Koordinator aller Fragen um die DVtU, Bindeglied zwischen denAnwendern und der für die Weiterentwicklung und Pflege des Verfahrenszuständige Gruppe

DAP DVtU-Ansprechpartner



Mitarbeiter in jedem Amt, der erster Ansprechpartner der Anwender imAmt zu Fragen und Problemen der DVtU ist (erste Supportstufe)

Datenbank vgl. Modul

DBWK Digitale Bundeswasserstraßenkarte

DIN Deutsches Institut für Normung e.V.

DMS Dokumentenmanagementsystem

DVB DVtU-Verfahrensbetreuer

je ein Mitarbeiter jeder WSD mit besonderen Kenntnissen im VerfahrenDVtU, Eskalationsstufe im Support (zweite Supportstufe), weitere Aufga-ben gemäß IT-Rahmenkonzept

DVtU Digitale Verwaltung technischer Unterlagen

EDM Engineering Data Management;

Verschmelzung der Datenströme aus Konstruktion, Auftragsabwicklungund Fertigung. EDM berührt zudem das Product Data Management(PDM), Workflow-Management, Electronic Document Management (auchmit „EDM“ abgekürzt), Scannen und Archivieren, Client-Server-Lösungen,PPS-Systeme etc

FA Fachadministrator

in der jeweiligen Komponente (AK AFA oder BK BFA) verantwortlichfür die fachliche Strukturierung und Rechtevergabe im jeweiligen örtlichenBereich (Amt bzw. WSV)

F-IT Fachstelle der WSV für Informationstechnik bei der BAW Dienststelle Il-menau

HPR Hauptpersonalrat

Informix Datenbankmanagementsystem (DBMS) vom IBM

IT Informationstechnik

KM Konfigurationsmanagement; Submodell des V-Modells, umfasst sowohldas Konfigurations- als auch das Änderungsmanagement.

Komponente Eine Komponente ist im V-Modell eine Implementierungseinheit, für dieein eigener Grobentwurf erstellt wird. Eine Komponente kann sich ausmehreren Subkomponenten zusammensetzen. Jede Komponente oderSubkomponente umfasst wiederum mehrere Module oder Datenbanken.

LDAP Lightweight Directory Access Protocol

Protokoll für den Zugriff auf Verzeichnisdienste. Mit den Verzeichnis-diensten können Sie Personen auf der ganzen Welt finden, vorausge-setzt, sie haben sich bei diesem Dienst registriert oder wurden registriert.



Modul Ein Modul bzw. eine Datenbank ist im V-Modell die kleinste Implementie-rungseinheit. Für diese wird jeweils ein eigener Feinentwurf erstellt.

natives Format Dateiformate, die bei der Erstellung der Unterlage mit dem erzeugendenSystem entstehen (z. B. Word .doc, MicroStation .dgn)

NBA Neubauamt

NBÄ Neubauämter

NDF neutrales Datenformat

in der DVtU verwendete erzeugsystemunabhängige, in der Regel sekun-däre Datenformate (z. Z. PDF und TIFF)

Neubauaufga-benbereich

Der Neubauaufgabenbereich umfasst die Aufgaben für den Neubau, denAusbau, den Umbau von und die Veränderungen an Objekten und Ob-jektteilen, die Auswirkungen auf das Baubestandswerk haben.

PGr Projektgruppe

PHb Projekthandbuch

PKV Plankammerverwalter

PLA Projektlenkungsausschuss

PM Projektmanagement; Submodell des V-Modells

QS Qualitätssicherung, Submodell des V-Modells

RAID Redundant Array of Independent Disks (redundante Reihe unabhängigerPlatten)

Ein Verfahren, mit dem mehrere Festplatten zu einem System zusam-mengekoppelt werden können, das durch redundante Speicherung derDaten (Redundanz) zu einer erhöhten Datensicherheit (und damit zumehr Fehlertoleranz) führt.

SAF Sonderstelle für Aus- und Fortbildung Hannover

SLA Service Level Agreement

SLAs können unternehmensweit oder kundenspezifisch und individuellvereinbart werden. Der Auftraggeber erhält eine in den SLAs fixierteLeistung (z. B. Reaktionszeiten des Supports, Wiederherstellung von Da-ten etc.) zu vereinbarten Konditionen und der Auftragnehmer garantiert,dass er sich an diese Vereinbarung hält.

SV Systemverwalter

System in diesem Projekt die Einheit aus Hard- und Software zur Erfüllung derAnforderungen aus dem Verfahren DVtU

Ein System umfasst sowohl Hard- als auch Software. Ein System kannaus mehreren Subsystemen bestehen. Jedes System oder Subsystem istwiederum in ein oder mehrere DV-Segmente untergliedert.



TL Teamleiter

TU technische Unterlage(n)

Unterhaltungs-aufgabenbe-reich

Der Unterhaltungsaufgabenbereich umfasst die Aufgaben für die Verwal-tung, Pflege, Instandhaltung und Instandsetzung von Objekten und Ob-jektteilen, die keine Auswirkungen auf die Baubestandsunterlagen haben.

V-Modell Vorgehensmodell

VPN Virtual Private Network

Protokoll für den sicheren Zugang zu firmeneigenen Netzen (Intranet)über das Internet.

WaDaBa Wasserstraßendatenbank

Informationssystem für die Behörden der Wasser- und Schifffahrtsver-waltung. Sie enthält die für die Beschreibung und Identifikation der Anla-gen der WSV grundlegenden Informationen

WNA Wasserstraßen-Neubauamt

WNÄ Wasserstraßen-Neubauämter

WSA Wasser- und Schifffahrtsamt

WSÄ Wasser- und Schifffahrtsämter

WSD Wasser- und Schifffahrtsdirektion

WSDen Wasser- und Schifffahrtsdirektionen

WSV Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes

WSV-CAD-Umgebung

einheitliche Ergänzung des Systems MicroStation, die

- es ermöglicht, den Vorschriften unterschiedlicher CAD-Verfahren nut-zerfreundlich zu genügen und

- zahlreiche fachliche Applikationen zur Vereinfachung wiederkehrenderVorgänge enthält

Tabelle 1-3 Abkürzungsverzeichnis



1.5 Verzeichnis der TabellenTabelle 1-1 Änderungsübersicht ..................................................................................... 3

Tabelle 1-2 Verteiler ........................................................................................................ 4

Tabelle 1-3 Abkürzungsverzeichnis .............................................................................. 10

Tabelle 3-1 Liste der Rollen, die bei der Einführung der DVtU beteiligt sind ................ 15

Tabelle 4-1 Kalkulationshilfe zur Bestimmung der Komponenten des BK-Servers....... 20

Tabelle 4-2 Übersicht über den Zeitbedarf der einzelnen Rollen in Manntagen ........... 22

Tabelle 4-3 Zuordnung der Nutzergruppe zu den erforderlichen Schulungen .............. 26

Tabelle 5-1 Zeitaufwände für die Komponenten der DVtU im laufenden Betrieb inManntagen ................................................................................................. 30

1.6 Verzeichnis der AbbildungenAbbildung 4-1 Verlauf der Produktivität in Abhängigkeit von der Zeit nach

Verfahrenseinführung................................................................................. 24

Abbildung 4-2 Hierarchischer Schulungsaufbau für die DVtU........................................... 25

1.7 Verzeichnis der referenzierten DokumenteIT-Rahmenkonzept IT-Rahmenkonzept der Wasser und Schifffahrtsverwaltung des Bundes in der

jeweils gültigen Fassung

VV-WSV 1102 Objektkatalog (ObKat)Erlass - BW 15/02.02.09-03/17 VA 82 vom Januar 2005

VV-WSV 2116 BaubestandswerkErlass - EW 23/02.02.10/33 VA99 vom 06. Mai 1999


Seite 12 von 38 Einführung

2. Einführung

2.1 Aufgabe und Inhalt des DokumentesIn diesem Dokument wird beschrieben, wie das IT-Verfahren „Digitale Verwaltung techni-scher Unterlagen“ (DVtU) in den Dienststellen der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung(WSV) eingeführt wird. Es stellt den Stand des Verfahrens, die Zielrichtung und den vorge-sehenen Ablauf der Verfahrenseinführung dem Bundesministerium für Verkehr, Bau- undWohnungswesen (BMVBW), dem Projektlenkungsausschuss (PLA), dem Hauptpersonalrat(HPR) sowie den Leitern der WSV-Dienststellen dar. Dies beinhaltet die Struktur der Nutzer-gruppen und deren Zugriffsrechte sowie den Ablauf der Installation von Hard- und Softwarein den Dienststellen. Weiterhin wird festgelegt, wie die zukünftigen Nutzer zu schulen sind.Abschließend wird bestimmt, in welcher Art die Betreuung der Nutzer nach der Einführung inden Wirkbetrieb erfolgt.

Das Dokument beschreibt auch Zusammensetzung und Aufgaben des Einführungsteams.

2.2 Kurzbeschreibung der DVtUDas Verfahren bezieht sich auf die digitale Verwaltung von technischen Unterlagen, die ei-nem Objekt im Sinne der VV-WSV 1102 zugeordnet werden können; das sind Unterlagen,die in einem Zusammenhang mit einem Bauwerk oder gleichwertigen Objekten stehen bzw.einer Baumaßnahme zugeordnet werden und die entweder den Baubestand darstellen oderdie für die Planung einer Baumaßnahme anzufertigen sind.

Aus fachlichen Gründen wird eine Aufteilung der DVtU in zwei Komponenten vorgesehen.Für den Neubau- und Unterhaltungsaufgabenbereich steht die Erstellung und Bearbeitungvon technischen Unterlagen (TU) im Vordergrund. Die Archivierung des Baubestandswerkes(BBW) hat die Bereitstellung dieser archivierten Unterlagen zur Informationsgewinnung undals Grundlage für die Erstellung neuer TU als Hauptaufgabe.

Für die Planung von Bauwerken mit den Aufgaben technische Unterlagen des Neubau- undUnterhaltungsaufgabenbereiches zu erstellen, zu suchen und zu aktualisieren wurde eineBearbeitungskomponente (BK) realisiert. Innerhalb dieser BK besteht kein Bedarf der WSV-weiten Recherche. Es werden lediglich die technischen Unterlagen der amtsbezogenenProjekte benötigt. Die Zugriffe auf die technischen Unterlagen der Bearbeitungskomponenteerfolgen wesentlich häufiger als auf das Baubestandswerk (BBW), das in einer Archivkom-ponente (AK) verwaltet wird. Nach Abschluss eines Projektes werden die notwendigen TUaus der BK in die AK übergeben, dort verfilmt und archiviert.

In der realen Welt kann man sich die Bearbeitungskomponente vereinfacht als das Kon-struktionsbüro und die Archivkomponente als Plankammer vorstellen, die miteinander inWechselwirkung stehen.

Zur systemkonformen Erstellung der technischen Unterlagen in den vorgegebenen Struktu-ren ist eine integrative Verbindung zwischen dem System und den erstellenden Program-


Einführung Seite 13 von 38

men, insbesondere MicroStation und Office, wichtig. In MicroStation kann die komplette Be-arbeitung von Plänen stattfinden und die Zusammenarbeit mit DVtU gesteuert werden.

Die DVtU ersetzt nicht die sachliche, fachliche oder organisatorische Abwicklung einer Maß-nahme, sondern dient der Unterstützung bei der Erledigung der jeweiligen Fachaufgabedurch Verbesserung, Vereinfachung und Erleichterung, auch unter dem Aspekt der Rationa-lisierung.

2.3 HaushaltsmittelDie Finanzierung des Verfahrens ist durch Haushaltsmittelanmeldungen über die F-IT si-chergestellt. In der Mittelanmeldung ist die Ausstattung mit Hardware (zentraler Server in derF-IT und ein Server im Amt), Software (CDB, Customizing) sowie Installation und Schulungabgedeckt. Weiterhin sind Haushaltsmittel für das Scannen der Mikrofilme und deren Über-nahme in die AK vorhanden. Damit ist sichergestellt, dass die jeweilige WSV-Dienststellebei der Einführung sofort über alle Baubestandsunterlagen, soweit diese der Mikroverfilmungzugeleitet wurden, verfügt.

Für die Übernahme aktueller noch in Bearbeitung befindlicher und/oder fertig gestellter, abernoch nicht verfilmter Unterlagen, werden einheitliche Migrationsprozesse bereitgestellt.

Eine Beschleunigung des Rollout der DVtU wäre durch die Bereitstellung zusätzlicher finan-zieller, aber insbesondere personeller Ressourcen, begrenzt möglich.

2.4 Zu aktualisierende VerwaltungsvorschriftDurch das Verfahren wird im Wesentlichen die folgende Vorschrift berührt und ist anzupas-sen:

• VV-WSV 2116 – Baubestandswerk

2.5 Verhaltens- und LeistungskontrolleDas System ermöglicht es nicht, Verhaltensmuster zu erstellen. Verfahrensbedingt notwen-dige personenbezogenen Daten werden nur im System erhoben und dort geführt, Abgleicheüber die Systemgrenzen hinweg mit anderen Systemen zum Zwecke der Verhaltens- undLeistungskontrolle sind nicht möglich. Ein automatisierter Abruf personenbezogener Datenfindet nicht statt.

Nutzerdaten, die über einen Zeitraum von 80 Tagen protokolliert und gespeichert wurden,werden nach dieser Frist gelöscht. Das Löschen erfolgt automatisiert. Auf Verlangen sind dieNutzerdaten vor Löschung aufzulisten und dem Nutzer zur Kenntnis zu geben. Es erfolgtkeine Speicherung der Zugriffsdauer auf Dokumente.


Seite 14 von 38 Organisation

3. Organisation

3.1 EinführungsteamSeitens der WSV und F-IT begleitet die Einführung im Amt ein Einführungsteam. Erhält dieProjektgruppe den Auftrag zur Durchführung des Rollouts, ist das Einführungsteam mit die-ser Gruppe identisch. Anderenfalls ist es mit einer zu gründenden Arbeitsgruppe gleichzu-setzen.

In jedem Amt wird dieses Team durch Mitarbeiter der Dienststelle ergänzt, die in diesemProzess bestimmte Rollen einnehmen. Die folgende Tabelle gibt einen Gesamtüberblick:

Rolle Abk. Bemerkung

DVtU-Administrator DA Vertreter der F-IT, der das Rollout begleitet,

wird im Weiteren die fachliche Verbindung zwischen denAnwendern der WSV und dem Auftragnehmer sein, or-ganisiert zentrale Erweiterungen, Produktaktualisierun-gen und Updates

DVtU-Verfahrenbetreuer DVB Vertreter aus dem Einführungsteam und der jeweiligenWSD

direkter Ansprechpartner für die DVtU-Ansprechpartner inden Ämtern der jeweiligen WSD

• Veranlassung zur Schaffung der infrastrukturellenRandbedingungen auf der Grundlage der in denProjekten zur Entwicklung der Verfahren formuliertenParameter in Abstimmung mit dem IT-Koordinator

• Beobachtung und Sicherstellung der einheitlichenNutzung des Verfahrens durch die zuständige WSD

• Bearbeitung organisatorischer Probleme im Zusam-menhang mit einem Verfahren

• Schulungsorganisation, Veranlassung von Schulun-gen

• Mitwirkung an Konzepten zur Datensicherheit

• Formulierung des Bedarfs für Weiterentwicklungenbzw. Anpassungen

DVtU-Ansprechpartner DAP Mitarbeiter des Amtes, übernimmt in der Regel die Rolledes Fachadministrators,

als Stellvertreter ist der Plankammerverwalter (PKV) amgeeignetsten (s. Anlage 3)

Amtsleiter AL

Personalratsvertreter ÖPR


Organisation Seite 15 von 38

Rolle Abk. Bemerkung

Systemverwalter SV

Auftragnehmer für die Installati-on

ANInst übernimmt die Installation der kompletten Software ein-schließlich Betriebssystem und Datenbank

Auftragnehmer für die Schulung ANSch führt die Schulungen wie angegeben durch

Mikrofilmstelle MFSt Mitarbeiter der Mikrofilmstelle der F-IT, stellt die Über-nahme der gescannten Mikrofilme sicher

Verbindung zur WaDaBa

Teamleiter TL Projektleiter oder Arbeitsgruppenleiter

Tabelle 3-1 Liste der Rollen, die bei der Einführung der DVtU beteiligt sind

Das Einführungsteam zeichnet mit verteilten Aufgaben verantwortlich für:

• Gesamtablauf der Einführung

• Abstimmung mit dem Auftraggeber (BMVBW) und den anderen Beteiligten

• Präsentation im Amt

• Koordinierung der einzelnen Aufgaben

• Einführung im Amt (Kick-Off)

• Zeitplanung für die Einführung von DVtU

• Erfolgskontrolle

• Organisation der

• Hardwarebeschaffung

• Softwarebeschaffung

• Schulung

• Vertragsabwicklung

• Abschluss und Abwicklung der Verträge

• Abfluss der Haushaltsmittel

• Rechnungskontrolle

• Veranlassung der Anpassung der Verwaltungsvorschriften

• Fachbetreuung

• Betreuung der DVtU-Ansprechpartner im Amt

• Unterstützung bei der Einrichtung

• Übernahme der vorhandenen digitalen technischen Unterlagen

Gesamtverantwortlich ist der Teamleiter.


Seite 16 von 38 Organisation

3.2 Reihenfolge des RolloutsDas Rollout soll nach der in Anlage 1 angeführten Reihenfolge durchgeführt werden. DieReihung der Ämter in den ersten Stufen ergibt sich aus:

• der Menge der verfilmten Bestandsunterlagen

• der Verfügbarkeit der mit dem System vertrauten Mitglieder der bisherigen Projektgrup-pe, um besonders in den Anfangsphasen die Einführung intensiv betreuen und Erfahrun-gen bei weiteren Ämtern umsetzen zu können.

Dieser Vorschlag wird den Dezernatleitern M/N in ihrer nächster Sitzung unterbreitet, da ggf.Reihungsänderungen aufgrund aus ihrer Sicht wichtiger fachlich-technischer Randbedingun-gen erforderlich sind.

3.3 Rollen- und RechtekonzeptIm System der DVtU gibt es ein mehrstufiges System der Nutzer (Nutzergruppen), die durchunterschiedliche Aufgaben (Rollen) und Rechte gekennzeichnet sind. Die konkreten Rechteeines einzelnen Nutzers ergeben sich aus der Summe der Rechte der Rollen, die ihm zuge-wiesen wurden. Eine umfassende Übersicht über die Rollen in der DVtU befindet sich imAnlage 3.


Ablauf der Einführung Seite 17 von 38

4. Ablauf der EinführungIm Folgenden werden die einzelnen Schritte bis zur Übergabe in den Wirkbetrieb beschrie-ben.

4.1 Vorbereitende MaßnahmenVon besonderer Bedeutung ist es, die vorbereitenden Maßnahmen mit einem ausreichendenZeitvorlauf durchzuführen, um die erforderlichen Arbeiten termingerecht ausführen zu kön-nen.

4.1.1 Präsentation im Amt

Das Amt wird durch ein Schreiben des Einführungsteams informiert, ab welchem Zeitpunktdie Einführung der DVtU für diese Dienststelle beabsichtigt ist. Zur Vorstellung des Verfah-rens DVtU, Klärung des weiteren Vorgehens, der konkreten Terminabstimmung und Fest-stellen eventueller örtlicher Besonderheiten wird eine eintägige Präsentation im Amt durch-geführt. Neben dem Amtsleiter, Vertretern der Systemverwaltung, dem Vertreter des ÖPRund weiterer, aus Sicht des Amtes erforderlicher Teilnehmer werden Vertreter des Einfüh-rungsteams an der Veranstaltung teilnehmen und diese ggf. vorbereiten und moderieren.

4.1.2 Arbeiten bis zur Installation

Nach der Präsentation des Verfahrens wird gemeinsam mit den Beteiligten des Amtes dasweitere Vorgehen abgestimmt. Folgende Punkte müssen bis zur Installation abgearbeitetwerden:

• Prüfung der Voraussetzungen an Hand der Checklisten wie im Anlage 2 benannt undgegebenenfalls Herstellung der erforderlichen Bedingungen

• Festlegungen zum Personal:

• Zusammenstellung der Nutzer

• Zuordnung der Rollen entsprechend Anlage 3

• Zuordnung der Nutzer zu den Gruppen für die Schulungen entsprechend Kapitel4.6.2

4.1.3 Vorbereitung der zu übernehmenden Informationen

DVtU soll möglichst nahtlos an die laufende Arbeit anknüpfen. Dazu ist es erforderlich, dienotwendigen Informationen so aufzubereiten, dass vorhandene Automatismen optimal ge-nutzt werden können. Folgende Zusammenstellungen erleichtern den Übergang in die Nut-zung der DVtU:

• Zusammenstellung der einzurichtenden Projekte

• Zusammenstellung der zu übernehmenden TU

• Zusammenstellung der in die AK beizustellenden TU


Seite 18 von 38 Ablauf der Einführung

• Zusammen- und Bereitstellung der Dateien, die als mikroverfilmte TU bereits im Ar-chiv vorhanden sind und den Scanns zugeordnet werden sollen

Die Zuordnung der Ressourcen und Verantwortlichkeiten werden in einem amtspezifischenProjektplan spezifiziert.

4.2 HardwarebeschaffungIm Rahmen des Rollout der DVtU ist vorgesehen, dass die Ämter die benötigten Server ent-sprechend technischer Vorgaben der F-IT selbst beschaffen. Somit ist eine Integration in denvorhandenen Hardwarebestand und das existierende Sicherungskonzept gegeben. Dazuwird folgende Vorgehensweise festgelegt.

Im Kapitel 4.2.1 wurden herstellerneutral die geforderten Parameter an den Server der BKspezifiziert. Unter Einbeziehung der Eckwerte für Nutzerzahl und prognostizierte Menge anTU sowie der im Amt vorhandenen Infrastruktur spezifiziert die Systemverwaltung ein kon-kretes Gerät und holt gemäß der Vergaberichtlinien ein wirtschaftliches Angebot ein. Dieseswird technisch durch die F-IT geprüft und, falls keine Beanstandungen festgestellt werden,der Beschaffung zugestimmt. Das Amt löst die Bestellung aus und reicht die Rechnung nebstProtokoll über den positiv verlaufenen Annahmetest an die F-IT zur Begleichung weiter. DerServer geht in den Bestand des Amtes über. Die Pflege, Wartung und nach Ablauf der Nut-zungsdauer notwendige Ersatzbeschaffung sowie eventuell notwendige Erweiterungen wer-den eigenverantwortlich durch das Amt durchgeführt.

4.2.1 Technische Anforderungen an den Server der BK

Allgemeines

Der Server soll vollständig von Suse Linux Enterprise-Server 9 unterstützt werden.

Prozessor

Aus den Erfahrungen des Piloten in Duisburg-Meiderich wird die Beschaffung eines Mehr-prozessor-Servers empfohlen. Dies ermöglicht neben erheblicher Geschwindigkeitssteige-rungen auch die Integration des Cache-Servers in diese Maschine.

• mindestens 2 CPU, Ausstattung gemäß Ergebnis aus der Tabelle zur Berechnungder Server

• Intel XEON-Prozessoren 64 Bit ab 3 GHz

Service

• Servicevertrag für mindestens drei Jahre,

• Systemwiederherstellung am nächsten Werktag,

• Erreichbarkeit an den fünf Werk-Tagen der Woche für zehn Stunden

Redundante Komponenten

• redundante Stromversorgung (Hot Plug)



Gehäuse

Je nach vorhandener Umgebung kann eine rackfähige (einschließlich der benötigten Ein-bauteile) oder unabhängige Gehäuseform gewählt werden. Der Einsatz der Rackform wirdempfohlen.

Physischer Speicher

Als Plattensystem kann wahlweise SCSI oder SATA zum Einsatz kommen (unter Beachtungvon „Allgemeines“).

System und Cache

• Raid-1-System

• mindestens 2x 143 GB HD

Daten

• Raid-1-System

• mindestens 2x 143 GB HD (Tabelle zur Abschätzung des Speicherbedarfs beach-ten!!)

Hauptspeicher

• mindestens 2 GB (Tabelle zur Abschätzung des Speicherbedarfs beachten!!)

Sonstiges

Alle Komponenten, die zum Betrieb eines Servers standardmäßig erforderlich sind (Grafik-karte, Netzwerkkarte, ggf. DVD-Laufwerk usw.).



4.2.2 Tabelle zur Bestimmung der Speicherbedarf der BK am BeispielDuisburg-Meiderich

Diese Tabelle wird als Excel-Datei bereit gestellt und in Zusammenarbeit mit dem jeweiligenAmt ausgefüllt. Sie bestimmt die Serverspezifikation für CPU-Zahl, Hauptspeicherausbauund minimale Festplattengröße.

Tabelle 4-1 Kalkulationshilfe zur Bestimmung der Komponenten des BK-Servers

4.3 Einführung der ArchivkomponenteDie Einrichtung der Archivkomponente erfolgt in folgenden Schritten:

• Bereitstellung der aus der Mikroverfilmung übernommenen Daten

• Freischaltung der Nutzer im Verzeichnisdienst der WSV (LDAP)

• Schulung der Archivkomponente

Um nach Einführung des Verfahrens DVtU den Ämtern möglichst schnell und frühzeitig dieBaubestandsunterlagen zugänglich zu machen, auch unter dem Aspekt der Abgängigkeit derLese- und Reproduziergeräte der mikroverfilmten Unterlagen, werden bei vollständigem Vor-liegen des digitalen Baubestandswerkes aus den Scanns der Mikrofilme diese den Ämternauf Wunsch auch vorab in der AK zur Verfügung gestellt. Somit können ausgewählte Mitar-

Server-Auslegung

(bitte die blau hinterlegten Eingabefelder ausfüllen)

CPU-Ausstattung bei Multi-Prozessor, bzw. Anzahl Server-Maschinen (Lastverteilung, z.B. Datenbank & Application Server)

2

Speicherausbau (bei MP-Server) 2,5 GBPlattenplatz Vault 53,2 GBPlattenplatz Datenbank 632 MBPlattenplatz SW-Installation 2,0 GB"krumme" Angaben sollten nach oben gerundet werden

Komponente Anza

hl

Seat

s

davo

n m

it 3D

-Ko

pplu

ngCP

U-Fa

ktor

RAM

-Fak

tor

DB (Gesamtzahl Anwender) 59 n/a 10 236CDB/X (läuft auf dem Server) 0 0 0CDB/X (läuft auf dem AP-Rechner) 0 0 0CDB/WEB 0 n/a 0 0CDB/SRV (Anzahl PC-Arbeitsplätze) 59 206,5 1770zusätzliche Last auf DB (z.B. andere Anwendungen, in geschätzten AP-Äquivalenten) 0 n/a 0 0Zwischenergebnis 2,0808652 2,5 GB

Anzahl verw. Objekte 15.000 (=Anzahl Objekt-u. Dokument-Datensätze)Anzahl der Projekte 500Anzahl der Akten 500Platzbedarf Tablespaces Datenbank 632 MB (reichlich bemessen)Platzbedarf SW-Installation. 2,0 GBDokumente durchschnittlicher Platzbedarf (in kByte)3D 500 20002D 2.500 1000Office (Seiten Schriftgut) 140.000 10durchschnittliche Versionsanzahl pro TU 5durchschnittlicher prozentualer Anteil TU mit NDF (einschließlich Versionen) 75%

durchschnittlicher prozentualer Anteil TU mit Redlining (einschließlich Versionen) 30%

Platzbedarf Vault 53,2 GB (grobe Schätzung, kommt natürlich auf die Inhalte an ...)



beiter bei Bedarf bereits das digitale Baubestandswerk für Informationen und Recherchennutzen. Im jeweiligen Amt sind dazu keine Hard- und Softwareinstallationen erforderlich.

Es ist vorgesehen, diesen Zugriff zeitnah zur Fertigstellung der Mikrofilmscanns für das je-weilige Amt zu ermöglichen.

4.4 Einführung der BearbeitungskomponenteDie Einführung der Bearbeitungskomponente erfordert folgende Schritte:

1. Installation der gesamten erforderlichen Software einschließlich Betriebssystem undDatenbank entsprechend den Vorgaben der DVtU durch den ANInst

2. Funktionstests

3. Einbindung des BK-Servers in das Netz des Amtes

4. Anpassung der Zeichnungsrahmen an die Besonderheiten des Amtes (Logo, Adres-se, Name des Amtes und der WSD) und Einstellung in die BK

5. Einrichtung der neuen BK in die AK und Sicherstellung der Kommunikation zwischenden beiden Komponenten

6. Einrichtung der Nutzer gemäß Nutzerliste und Zuweisung der entsprechenden Rollen

7. Übernahme der fortzuführenden Projekte gemäß Liste

8. Übernahme der TU, die sich in Bearbeitung befinden (s. Kapitel 4.5.5)

9. Systemtest (Dabei wird davon ausgegangen, dass sich die notwendigen Tests auf dieAmtsspezifika beschränken können, da die Grundinstallation mit dem aktuellen Wirk-system der DVtU identisch ist.)

4.4.1 Freigabe

Die Funktionalitäten der einzelnen Komponenten werden an Hand von Checklisten überprüft,gegebenenfalls ist ein Mängelprotokoll zu erstellen, und die Software wird, nach eventuellnotwendiger erfolgter Mängelbeseitigung, freigegeben. Die Abnahme wird durch ein Abnah-meprotokoll bestätigt.

4.4.2 Personalbedarf in der Einführungsphase

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die angenommenen benötigten Zeitressour-cen der einzelnen Rollen im Rahmen der Einführung für ein Amt. Die Zahlen werden imLaufe des Rollouts auf der Basis der gewonnenen Erkenntnisse aktualisiert und in den dar-auffolgenden Plänen berücksichtigt. Zu berücksichtigen sind eventuelle Vertreterregelungen.



DA

DVB

DA

P

AL

SV MFS

t

AN

I

AN

S

ÖPR

PKV

Einscannen und Prüfen des verfilmten BBW 201

Ergänzung und Prüfung der WaDaBa 2

Zusammenstellung der Metadaten 1

Übernahme in die AK 2 1

Übernahme der beizustellenden TU in die AK 1

Präsentation im Amt 1 1 1 1 1 1

Erstellung Nutzerliste 1

Herstellung Zugangsvoraussetzungen zur AK 1

Konfiguration MicroStation-Umgebung 1

Erstellung Zeichnungsrahmen 1 1 2

Zusammenstellung der einzurichtenden Projekte 1 5

Zusammenstellung der zu übernehmenden TU 1 5

Zusammenstellung der in die AK beizustellendenTU

1 10

Beschaffung BK-Server 2 3

Festlegung der Anzahl der benötigten SoftwareLizenzen und Beauftragung

2

Softwareinstallation und -integration 4

Test und Abnahme der Installation 2 2 2

Einrichtung der Nutzer in der AK und BK und derProjekte in der BK

1 2 2

Übernahme der aktuellen TU in die BK 1 1 1

Schulung DAP 5

Schulung AK ½ ½2 ½

Schulung BK 1 13 1

Schulung MicroStation-Kopplung 1 13 1

Tabelle 4-2 Übersicht über den Zeitbedarf der einzelnen Rollen in Manntagen

1 Durchschnittswert, der stark vom vorhandenen BBW abhängt, die Vorlaufzeiten sind derzeit ausreichend2 je 20 Teilnehmer und Amt3 je 10 Teilnehmer und Amt



4.5 DatenübernahmeDie im Folgenden umrissenen Datenübernahmen sollen ein möglichst nahtloses Weiterar-beiten an den aktuellen und bestehenden Dokumenten ermöglichen.

Es ist zwischen folgenden Ausgangssituationen zu unterscheiden:

4.5.1 Mikroverfilmte TU des BBW

Diese TU werden, falls nicht schon bei der Verfilmung eine digitale Kopie erzeugt wurde, inder F-IT gescannt und mit den Metadaten in die AK migriert. In der AK kann man diese TUals TIF-Datei ansehen. In Abstimmung mit der verantwortlichen Mikrofilmstelle können Un-terlagen auch im Amt oder in dessen Auftrag durch Dritte digital bereit gestellt werden.

4.5.2 Vorhandene Dateien zu den bereits verfilmten TU

Dies können beispielsweise im Amt vorhandene MicroStation-Dateien sein, die die Basis fürdie verfilmte TU waren.

Über ein Migrationstool können diese Dateien in der F-IT zugeordnet werden. Voraussetzungist die Zuordnung einer existierenden Mikronummer zur Datei.

4.5.3 Noch nicht verfilmtes BBW

Die Übernahme analoger Versionen dieses BBW erfolgt entweder

a) über die Mikrofilmstelle; dann wird die Unterlage wie bisher verfilmt und dabei die digi-tale Kopie erzeugt und abschließend wie unter a) beschrieben in die AK eingestellt oder

b) das Amt scannt die TU ein, stellt die Datei in die BK und durchläuft die notwendigenStatuswechsel bis zum Baubestandswerk um die TU abschließend in die AK zu transfe-rieren.

Digital vorliegende BBW werden wie unter b) beschrieben archiviert, wobei auf diesem Wegezusätzlich das erforderliche neutrale Datenformat erzeugt wird.

4.5.4 Neue Version einer im Archiv vorhandenen TU

TU, die sich in Bearbeitung befinden und im Ergebnis einen neuen Stand des BBW darstel-len, müssen aus der AK in die BK überführt werden. Die begonnene oder vorhandene fertigeneue Version dieser TU wird dem Datensatz per Import zugewiesen. Nach Abschluss derÄnderungen und den erforderlichen Genehmigungen wird die TU wieder in die AK übertra-gen und dort als neue Version geführt.

4.5.5 Neue TU

In Bearbeitung befindliche neue TU werden wahlweise programmgestützt oder einzeln in dieBK migriert und dort entsprechend der vorgesehenen Workflows weiter bearbeitet, geneh-migt und in das Archiv überführt. Die notwendigen Metadaten können sowohl einzeln alsauch via definierter Excel-Tabelle übergeben werden. Die Übernahme der Metadaten ausbestehenden Systemen erfolgt über eine Transformation dieser Daten in das einheitlicheMigrationsformat.



4.6 Schulungen

4.6.1 Grundsätzliches zu den Schulungsinhalten

Erforderliche Schulungsunterlagen oder Schulungssysteme werden eigens für die WSV er-stellt, so dass alle Informations- und Schulungsveranstaltungen einen unmittelbaren Bezugzu den fachlichen oder organisatorischen Gegebenheiten der WSV haben und für die Teil-nehmerinnen und Teilnehmer einen hohen Wiedererkennungswert bieten.

Die große Anzahl an Ämtern und die strukturellen sowie aufgabenbedingten Unterschiedezwischen den Neubau- und Unterhaltungsämtern sowie den Fachstellen erlauben es nicht,dass für jeweils einzelne Dienststellen individuelle Schulungen „maßgeschneidert“ konzipiertwerden. Damit es in dem eng gesteckten Rollout-Zeitrahmen möglich ist, alle Personen inunterschiedlichsten Funktionen rechtzeitig und bedarfsorientiert zu qualifizieren, werden dieInformations- und Schulungsveranstaltungen hinsichtlich der Inhalte Dienststellen unabhän-gig ausgestaltet. Der Inhalt der Schulung ist behördenübergreifend und rollenorientiert.

Die hohe Bedeutung der Qualität der Schulung und der Intensität der Betreuung der Anwen-der wird durch folgende Abbildung verdeutlicht.

Abbildung 4-1 Verlauf der Produktivität in Abhängigkeit von der Zeit nach Verfahrenseinführung

Durch die Dienststelle ist für den Zeitraum der Schulung eine Abordnung der Mitarbeiterin-nen und Mitarbeiter vorzunehmen. Soweit sinnvoll und erforderlich, wird in den Veranstaltun-gen Schulungs- bzw. Informationsmaterial an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ausge-



händigt. Im Nachgang werden durch den ANSch Teilnahmebescheinigungen erstellt. Es wirdein Verfahren zur Trainer- und Seminarbeurteilung eingesetzt. Die Meinung der Teilnehme-rinnen und Teilnehmer ist ein wichtiger Beitrag zur Qualitätsverbesserung und -kontrolle derSchulungsmaßnahmen!

Selbstverständlich wird es für einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch erforderlichsein, über das vorliegende Schulungsprogramm hinaus noch spezielle Fachschulungen zuabsolvieren, um für ein neues oder verändertes Aufgabengebiet angemessen qualifiziert zusein. Dieser individuelle Qualifizierungsbedarf kann nicht über das vorliegende Konzept ab-gedeckt werden. Das Einführungsteam wird die Führungskräfte in den Behörden dabei un-terstützen, die o. g. individuellen Schulungsbedarfe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fest-zustellen und geeignete Wege aufzuzeigen, wie eine Qualifizierung erfolgen kann.

4.6.2 Nutzergruppen

Die DVtU-Nutzer im Amt werden entsprechend ihrer Aufgaben für die Zuordnung zu denSchulungsmodulen nach der unten stehenden Liste in unterschiedliche Nutzergruppen ein-geteilt. Daraus ergibt sich der Schulungsbedarf aufgeteilt nach AK-Schulung, BK-Schulung,Schulung der MicroStation-Kopplung (MS) und die der Fachadministration. Die Schulungenbauen aufeinander auf. Dieses System dient der Vereinfachung der Schulung und wird dem-entsprechend den individuellen Arbeitsaufgaben jedes einzelnen Nutzers nicht vollständiggerecht.

Abbildung 4-2 Hierarchischer Schulungsaufbau für die DVtU

AK

BK

MicroStation-Kopplung

Fachadministration

aufbauender Schulungsin

halt



SchulungNr. Gruppe Aufgabe

AK BK MS FA

1 Mitarbeiter nutzen die AK zur Information über das BBWohne TU und/oder Metadaten zu verändern

X

2 Bearbeiter benötigen Unterlagen für die Erledigung ihrerfachlichen Aufgabe und ändern diese ggf.1

ausgenommen aus dieser Gruppe ist die Anla-ge und Bearbeitung von TU mittels MicroStation

X X

3 MicroStation-Nutzer wie Bearbeiter aber einschließlich Anlage undBearbeitung von TU mittels MicroStation

X X X

4 Fachadministrator muss die DVtU über das unter 1-3 genannteMaß hinaus kennen (z. B. PKV und DVtU-Ansprechpartner)

X X X X

Tabelle 4-3 Zuordnung der Nutzergruppe zu den erforderlichen Schulungen

4.6.3 Schulungsschwerpunkte

4.6.3.1 AK-Schulung

Alle Mitarbeiter (Nutzergruppe 1) sind mit der Bedienung des Programms vertraut zu ma-chen. Die AK-Schulung umfasst das Suchen, Anzeigen und Drucken von technischen Un-terlagen.

Die Schulung dauert ½ Tag und wird von einem externen Auftragnehmer durchgeführt.

Vorrausetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit dem PC, Betriebssystem Windowsund dem jeweiligen Browser für den Zugang zum Intranet

max. Teilnehmerzahl pro Durchgang: 10

4.6.3.2 BK-Schulung

Alle Bearbeiter (Nutzergruppe 2) erhalten eine Einweisung in die Objektkatalogsystematik,Projektstrukturen, Benutzerrechte, Statusübergänge, genutzte Datenformate, RedLining-Tätigkeiten etc.

Die BK-Schulung umfasst außerdem das Anlegen, Löschen und Verändern von Projekten,temporären Objekten, Redlining-Dokumenten und TU, Zuweisung von Benutzerrechten fürProjekte sowie die Durchführung von Statuswechseln.

Die Schulung dauert einen Tag und wird von einem externen Auftragnehmer durchgeführt.

Vorraussetzungen: AK-Schulung (s. Kapitel 4.6.3.1)


1 ändern im Sinne dieser Tabelle bezieht sich sowohl auf die TU an sich als auch auf die Metadaten einschließlich Status



4.6.3.3 Schulung der MicroStation-Kopplung zur DVtU

Alle Nutzer des in der WSV eingeführten CAD-Systems MicroStation (Nutzergruppe 3) er-halten eine Einweisung in die MicroStation-Kopplung, insbesondere die Verwendung derDVtU-Menüs unter MicroStation und der Besonderheiten bei der Verwendung von Referen-zen sowie der Nutzung der Zeichnungsrahmenfunktionalität.

Die Schulung dauert einen Tag und wird von einem externen Auftragnehmer durchgeführt.

Vorrausetzungen:

- MicroStation Schulung

- Kenntnisse der WSV-CAD-Umgebung

- BK-Schulung (s. Kapitel 4.6.3.2)


4.6.3.4 Schulung der Fachadministration

Diese Schulung wird ebenfalls durch einen externen Auftragnehmer und die DVtU-Administratoren zentral z. B. bei der F-IT durchgeführt. Die Schulung wird drei bis fünf Tagedauern. Es sind zunächst ca. 48 Personen (39 WSÄ, 7 WNÄ, 2 Oberbehörden) zu schulen.Es sollen sechs Schulungen mit je acht Personen durchgeführt werden. Die Schulungen fin-den zeitnah zur Einführung der DVtU in den Ämtern statt. In der Folgezeit sind die Schulun-gen für die Stellvertreter durchzuführen. Schulungsinhalt ist die Übersicht über das gesamteVerfahren DVtU mit Zusammenspiel von Archiv- und Bearbeitungskomponente, die fachlicheAdministration der Bearbeitungskomponente und die Inhalte der unter den Kapiteln 4.6.3.1bis 4.6.3.3 aufgeführten Themen.

Diese Schulung sollte möglichst vor Einführung der DVtU im jeweiligen Amt erfolgen, sodass eine aktive Mitwirkung des Mitarbeiters in dessen eigener Dienststelle eine sofortigepraxisnahe Anwendung des Gelernten ermöglicht.

4.6.3.5 Systemverwaltereinweisung

Kenntnisse zum WSV-weit eingeführte Datenbankprogramm INFORMIX und dem Betriebs-system LINUX werden bei den Systemverwaltern vorausgesetzt. Ein grundsätzlicher Schu-lungsbedarf besteht nicht. Erforderliche Aufbauschulungen erfolgen im Rahmen der norma-len infrastrukturellen Weiterbildung.

Die Wartung des fachlichen Teils des Systems wird durch den AN durchgeführt. Währendder Installation im Amt erhalten die Systemverwalter eine Einweisung in die grundsätzlicheStruktur, die technischen Randbedingungen und die eventuell von den Standardarbeiten beider Pflege und Sicherung abweichenden Erfordernisse des Systems durch den AN.

4.6.4 Nachträgliche Schulung

Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aus wichtigem Grund an Schulungen nicht teilneh-men konnten oder erst zu einem späteren Zeitpunkt einen Aufgabenbereich übernehmen,der eine Schulung erfordert, gilt für die Laufzeit des Rollouts, dass in Abstimmung mit demEinführungsteam eine Schulung in einem anderen Amt ermöglicht wird.



Bei weiterem Bedarf sind auch amtsübergreifende Schulungstermine möglich. Diese sindvon den jeweiligen DVtU-Verfahrensbetreuern abzustimmen und vorzubereiten.

Nach Ende des DVtU-Rollouts werden Schulungen in das reguläre Schulungsprogramm derSAF aufgenommen. Hier gilt das allgemein übliche Verfahren zur Anmeldung für Fortbil-dungsmaßnahmen. Lokale Veranstaltungen kann jedes Amt eigenständig mit den AN orga-nisieren.


Wirkbetrieb Seite 29 von 38

5. Wirkbetrieb

5.1 Sicherstellung der FunktionalitätIn jedem Amt und in der F-IT sind die Standardarbeiten der Datensicherung und Datenbank-pflege durchzuführen. Die DVtU ist ein einheitliches und in allen Ämtern im Grunde identi-sches System. Individuelle Anpassung sind deshalb nicht angestrebt, auch, um eine zentraleWartbarkeit zu gewährleisten.

5.1.1 Datensicherung

Die Datensicherung des BK-Servers erfolgt gemäß den Sicherungsrichtlinien und der gefor-derten Wiederherstellungszeit des jeweiligen Amtes. Die AK wird in der F-IT gesichert. DerBetriebsdienst wird über einen Service Level Agreement (SLA) definiert und abgesichert.

5.1.2 Systempflege

Die erforderlichen Pflegeleistungen für die in der BK zugrunde liegende Informix-Datenbankund dem Betriebssystem erfolgen nach den dafür erforderlichen Maßgaben im Betrieb desAmtes durch die Systemverwaltung.

5.2 SupportFür die DVtU ist ein vierstufiges Supportsystem unter Einbeziehung des Auftragnehmersvorgesehen. Für den Anwender im Amt ist der DVtU-Ansprechpartner (DAP) bei Problemenund/oder Anfragen zu kontaktieren (1st Level). Sollte dieser keine Lösung finden, wendet ersich an den DVtU-Verfahrensbetreuer (DVB) (2nd Level). In der Folge würde sich dieser wie-derum an den Auftragnehmer (AN) (3rd Level) wenden. Der AN entscheidet dann, ob es sichum einen Fehler, eine neue Anforderung oder ein fachliches Problem handelt, dass nur in-nerhalb der WSV Klärung finden kann. Ggf. wird dann der DA in der F-IT (4th Level) hinzuge-zogen.

Für die Verwaltung der Anfragen und Lösungen ab dem 2nd Level wird durch die F-IT eineSoftware bereitgestellt und betrieben. Eine grafische Übersicht befindet sich in der Anlage 4.

5.3 ProgrammpflegeDie Weiterentwicklung des Verfahrens DVtU ist in den kommenden Jahren als ein Kontinu-ierlicher Verbesserungsprozess zu sehen. Im Rahmen dieses Prozesses werden ständigVerbesserungsvorschläge aufgenommen, bewertet und ggf. umgesetzt. Somit erfolgt eineständige Prozessoptimierung in kleinen Schritten.

Die in diesem Kontext erforderlichen Programmänderungen, im Zuge der Weiterentwicklungdes Basissystems CIMDataBase und/oder zur Fehlerbehebungen ist es regelmäßig erforder-lich, die Server der BK und den der AK zu updaten. Standardmäßig erfolgt dies über einengesicherten Zugang (VPN im Intranet) eines Softwareverteilungssystems von der F-IT aus.Vorab wird die zu verteilende Version auf dem Qualitätssicherungssystem in der F-IT getes-tet. Diese Tätigkeiten sollen über den abzuschließenden Pflegevertrag inkludiert werden.


Seite 30 von 38 Wirkbetrieb

Weiterführende Aufwendungen für Einsätze vor Ort sowie Mehraufwendungen aufgrund vonBeschränkungen im Amt können nicht aus Projektmitteln beglichen werden.

5.4 Benötigte Ressourcen im Betrieb

DA

DVB

DA

P

SV

Archivkomponente (gesamte WSV)

System- und Datenbankpflege 40

Support 150 10 90

Bearbeitungskomponente (je Amt)

System- und Datenbankpflege 15

Support 10 30 100

Tabelle 5-1 Zeitaufwände für die Komponenten der DVtU im laufenden Betrieb in Manntagen

Unmittelbar während und nach der Verfahrenseinführung ist mit erhöhtem Supportbedarf zurechnen, der nach und nach abklingen wird.

5.5 WorkshopsAnalog zu den anderen IT-Verfahren werden, dem IT-Rahmenkonzept entsprechend, in re-gelmäßigen Abständen Workshops der DVtU-Verfahrensbetreuer und Anwenderworkshopsdurchgeführt.


Anlage 1: Rollout und Ausstattungsreihenfolge Seite 31 von 38

Anlage 1: Rollout und AusstattungsreihenfolgeNr. Amt / WSD N NW M W SW S O

Prototyp 413 WSA Duisburg-Meiderich X

Stufe 0 113 WSA Brunsbüttel X

212 WSA Bremerhaven X

333 WNA Helmstedt X

715 WSA Berlin X

732 WNA Berlin X

1 1 1 0 0 0 2

Stufe 1 113 WSA Brunsbüttel X

334 NBA Hannover X

516 WSA Koblenz X

FMSW, FVT X

415 WSA Meppen X

712 WSA Magdeburg X

614 WSA Regensburg X

116 WSA Hamburg X

2 0 1 1 2 1 1

Stufe 2 518 WSA Saarbrücken X

313 WSA Minden mit FMM X

412 WSA Duisburg/Rhein X

131 NBA Rendsburg mit FMW X

211 WSA Bremen mit TFNW Brake X

611 WSA Aschaffenburg X

711 WSA Dresden X

1 1 1 1 1 1 1

Stufe 3 114 WSA Kiel-Holtenau X

214 WSA Emden X

315 WSA Uelzen X

414 WSA Rheine X

511 WSA Freiburg X

612 WSA Schweinfurt X

716 WSA Eberswalde X

1 1 1 1 1 1 1

Stufe 4 115 WSA Stralsund X


Seite 32 von 38 Anlage 1: Rollout und Ausstattungsreihenfolge

Nr. Amt / WSD N NW M W SW S O

213 WSA Wilhelmshaven X

314 WSA Braunschweig X

411 WSA Köln X

512 WSA Mannheim X

613 WSA Nürnberg mit FMS X

714 WSA Brandenburg X

1 1 1 1 1 1 1

Stufe 5 117 WSA Cuxhaven X

515 WSA Stuttgart X

312 WSA Verden X

431 WNA Datteln mit FMW X

513 WSA Bingen X

631 WNA Aschaffenburg X

713 WSA Lauenburg X

1 0 1 1 2 1 1

Stufe 6 311 WSA Hann.-Münden X

111 WSA Lübeck X

514 WSA Heidelberg X

517 WSA Trier X

112 WSA Tönning X

731 WNA Magdeburg X

47 2 0 1 0 2 0 1


Anlage 2: Checklisten Seite 33 von 38

Anlage 2: ChecklistenZur Vereinfachung der Einführung werden eine Reihe von Checklisten zu Verfügung gestellt.Im Folgenden werden beigelegt die:

• Checkliste Netz

• Checkliste amtspezifische Einstellungen

Nachfolgende Listen stehen bei Einführung zur Verfügung:

• Tabelle zur Bestimmung der Serverausstattung

• Tabelle für die Übernahme der aktuell in Bearbeitung befindlichen Unterlagen

• Tabelle für die Zusammenstellung der einzurichtenden Projekte

• Tabelle für die dem Archiv beizustellenden Unterlagen (z. B. DGN zu TIFF)

• Tabelle für die Auflistung der Nutzer im Amt und Zuweisung der Rollen

• Tabelle für die Organisation der Nutzergruppen für die Schulungen

• Feedback-Blatt zur Auswertung der Schulungen

• Checkliste Mikroverfilmung

• Checkliste Firewall

• Checkliste Einführungsteam im Amt

• Checkliste Dateiübernahme in die BK

• Checkliste zentrale BK

• Checkliste LDAP

• Checkliste Annahmetest


Seite 34 von 38 Anlage 2: Checklisten

Projekt:Digitale Verwaltung technischer UnterlagenCheckliste

NetzErsteller:

<Ersteller>

Berichtskennung: Status:gemeldet

Amt: Eingang:Datum:PC:USER-Name:Betriebssystem:Prüfung OK KO BemerkungenTest der Verbindungen zur IPAK-Server: ping 10.140.110.47Liz.-Server: ping 10.140.110.52Test auf korrekte DNSAK-Server: ping dvtucl1.ilmenau.baw.deLiz.-Server: ping dongle.ilmenau.baw.dePrüfung der erforderlichen PortsAK-Server telnet 10.140.110.47 49194Liz.-Server telnet 10.140.110.52 26598Prüfung der Verbindungsaufnahme via ftpAK-Server ftp dvtucl1.ilmenau.baw.de

weitere interne BedingungenIst das Hausnetz ohne eigene Firewall?Ist ein smtp-Server vorhanden?

Weitere allgemeine Randbedingungen (sonstige vom Standard der WSV abweichende Konfigurationen)

weiteres Vorgehen und Termine falls erforderlich:


Anlage 2: Checklisten Seite 35 von 38

Projekt:Digitale Verwaltung technischer UnterlagenCheckliste

amtspezifische Ein-stellungen

Ersteller:<Ersteller>

Berichtskennung: Status:

gemeldet

Amt: Eingang:Datum:PC:USER-Name:Betriebssystem:Prüfung OK KO BemerkungenMicroStation-KopplungInhalt der WSV-CAD-Umgebung auf zentralem Verzeichnis Verzeichnis:

\\...Im Verzeichnis CADClient-Setup auf der WSV-CAD-CD die Datei CADClientse-tup.ini öffnen und im Abschnitt [VisibleApps] den Wert DVtU = 1 setzen

Im Verzeichnis CADClient-Setup die Datei CADClientSetup.exe von jedem APC ausstarten (falls noch nicht installiert)

oder

in der Datei ...\Program\MicroStation\config\appl\WSV_CAD_lokal.cfg die VariableMyDVtU aktivieren (# entfernen)

Pfad zur DVtU-Kopplung in der Datei...\cad_sys\WSVAppl\DVtU\config\DVtU_plot.cfg setzen (insbesondere die VariableSSB_PLOT_PLOTS muss auf den Pfad des Plotverzeichnisses des jeweiligen BK-Server zeigen!!!)Kontrolle: einer pdf-Konvertierung probeweise durchführen (bekannte Probleme mitsehr langen Pfadnamen zu den CAD-Einstellungsdateien

Plotverzeichnis BK-Server:\\...

Zeichnungsrahmen an die Amtspezifika angepasst? (LOGO, Name des Amtes,Name der WSD)

Word-Kopplung

RedLining-SoftwareLizenz in Ilmenau erreichbar (s. Checkliste Netz)

Anpassung der Datei ..\kopplungen\image\cdb_imagenation.bat auf de Server derBK (Zeile: „set PATH=%PATH%;“ um den zentralen Pfad des Spicer ergänzen) zentrale Pfad zum Spicer:

\\...

ViewerAdobe Acrobat Reader auf jedem APC vorhanden und mit der Erweiterung PDFverknüpft? Reader Version: ____

ein Programm mit der Erweiterung TIF verknüpft? Programm: _____

DVtU internAmtsnummer der BK-Version vergeben?

Nummer: ____

BFA eingerichtet? Name: _____Account: ______

Weitere allgemeine Randbedingungen (sonstige vom Standard der WSV abweichende Konfigurationen)

weiteres Vorgehen und Termine falls erforderlich:


Seite 36 von 38 Anlage 3: Rollen in der DVtU

Anlage 3: Rollen in der DVtUNr. Bezeichnung Beschreibung Info1 Kür-

zel

1 Gast reine Informationssuche - G

2 Mitarbeiter Berechtigter Mitarbeiter des jeweiligen Amtes D MA

3 Sachbearbeiter Berechtigter Mitarbeiter des jeweiligen Amtes mit Fach-aufgaben

D SB

4 Sachbereichsleiter projektunabhängige Überführung von TU in den Status„vorgelegt“, „geprüft“ und „aufgestellt“

D SBL

5 Amtsleiter Zuständig für alle Projekte im jeweiligen Amt und Ü-berführung in alle Status

D AL

6 Projektleiter Übertragung der Leitung eines Projektes sowie Über-führung der TU in Status „vorgelegt“, „geprüft“, „aufge-stellt“

F PL

7 Baubevollmächtig-ter

Projektbezogener Sachbearbeiter mit gesondertenRechten zur Überführung in den Status „freigegeben“,„Bestandsunterlage“ bzw. „an WSA übergeben“

F BBV

8 Bearbeiter Projektgebundener Ersteller und Bearbeiter von TU imnativen Format und Überführung in den Status „vorge-legt“

F BA

9 Prüfer Projektabhängige Überführung von TU in den Status„geprüft“

F PR

10 Aufsteller Überführung in den Status „aufgestellt“(kann bei Bedarf einem Dienstposten zugewiesen wer-den)

F AS

11 Freigeber Überführung in den Status „freigegeben“ (kann bei Be-darf einem Dienstposten zugewiesen werden)

F FG

12 Genehmiger Überführung in den Status „genehmigt“ (kann bei Be-darf einem Dienstposten zugewiesen werden)

F GN

13 Plankammerver-walter

Überführt die TU von der BK in die AKStatus „zur Verfilmung“

F PKV

14 BK-Fachadministrator

Fachlicher Betreuer Ist der Betreuer für die DVtU ineinem Amt

F BFA

15

Neu

bau-

und

Unt

erha

ltung

sam

t

BK-IT-Systemadministra-tor

Wartet und pflegt die IT-Komponenten in einem Amt F BIS

1 D = Dienstposten; F = Funktion


Anlage 3: Rollen in der DVtU Seite 37 von 38

Nr. Bezeichnung Beschreibung Info1 Kür-zel

16 AK-Mikroverfilmer Leitet die Verfilmung der TU in der F-IT Ilmenau ein,vergibt mikrofilmspezifische Metadaten, Überführt inden Status „archiviert“

F AMV

17 AK-Fachadministrator

Fachlicher Betreuer der AK in Ilmenau F AFA

18

Arch

iv

AK-IT-Administrator Wartet und pflegt die IT-Komponenten in der F-IT F AIS

19

AK

und

BK DVtU-Administrator Verwaltet und betreut das System DVtU WSV-weit (Su-

pervisor)F DA


Seite 38 von 38 Anlage 4: Struktur des gestaffelten Supportsystems

Anlage 4: Struktur des gestaffelten Supportsystems

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DVtU-Anwender

DVtU-Ansprechpartnerim Amt

Anfragezuordnen

techn.Anfrage

System-änderun

gerforder-

lich

Fachliche

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Lösunggefunden

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Lösungsuchengefunden nicht

gefunden

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DVtU-VerfahrensbetreuerWSD

Lösungsuchen

nichtgefunden

Anfragebeantworten,

Ticket abschließen

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3rd L e v e l S u p p o r t

DVtU-FachadminF-IT

F-ITPrüfprozess

Anfragezurücksenden

Anfragezurücksenden





DVtU-FachadminF-IT

ChangeRequestbearbeiten

F-IT

2nd Level Support

1st Level Support

4th Level Support

Ergebnis

DVtU-Administratorder F-IT

DVtU-Ansprechpartner im Amt

DVtU-Verfahrensbetreuer

der WSD

CONTACT SoftwareGmbH

gefunden

Softw

areg

estü

tze

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von

Anf

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Einführungs- und Schulungskonzept · Einführungs- und Schulungskonzept DVtU Allgemeines Seite 3 von 38 1. Allgemeines 1.1 Änderungsübersicht Änderung Nr. Datum Version geänderte