Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung E ... · Impressum Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der Deutschen

E‑POSTBUSINESS BOXEinrichtungsleitfaden VersandautomatisierungVersion 1.0 zu Release 2.7

ImpressumHandbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftlicheGenehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oderanderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleibenvorbehalten.Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzu-nehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiter-zuentwickeln.Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Waren-und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligenEigentümer.© 2018 Deutsche Post AG

Einrichtungsleitfaden VersandautomatisierungVersion 1.0 zu Release 2.7

Inhalt

1 Zweck des Dokuments 1

2 Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen 2

2.1 Verzeichnisfreigaben erstellen 3

2.1.1 Verzeichnisfreigaben global aktivieren 3

2.1.2 Spezifische Verzeichnisfreigabe anlegen 4

2.2 Sammelkorb konfigurieren 5

2.2.1 Sammelkorb anlegen 5

2.2.2 Standard-Versandoptionen festlegen 10

2.2.3 Globale Einstellungen für Sammelkörbe festlegen 10

2.2.4 Sammelkörbe aktivieren und deaktivieren 11

2.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen 11

2.3.1 Verzeichnisfreigabe als Laufwerk ins Windows-Netzwerk einbinden 11

2.3.2 Per SFTP auf Verzeichnisfreigabe zugreifen 13

2.4 Brieferzeugende Anwendung konfigurieren 13

2.5 Optional: Sammelkorb-Verarbeitung manuell starten 15

2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren 16

3 Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben 23

3.2 Bestehende oder unveränderbare Dokumentvorlagen weiterbenutzen 23

3.2.1 Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen 23

3.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren 31

Einrichtungsleitfaden VersandautomatisierungVersion 1.0 zu Release 2.7

Zweck des Dokuments

Nutzen Sie als Administrator von Output Management-Systemen diesen Einrichtungsleitfa-den, um das automatisierte Versenden von Massenschreiben mit derE‑POSTBUSINESS BOX zu implementieren.Die Informationen in diesem Einrichtungsleitfaden stehen auch im E‑POSTBUSINESS BOXAdministratorhandbuch. Darin finden Sie auch verlinkte Detailinformationen (beispielsweisezu Firewall-Freigaben oder Anforderungen an elektronisches Briefpapier).

1

1 Zweck des Dokuments

Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 1Version 1.0 zu Release 2.7

Massenversand automatisieren – TypischesVorgehen

Versenden Sie als E‑POSTBRIEF Administrator mit der Sammelkorb-FunktionE‑POSTBRIEFE in großen Mengen (z. B. Serienbriefe oder Mailings).Dazu erzeugen Sie die Briefe mit Ihrem Output Management-System (OMS) automatischund exportieren Sie als PDF-Dateien in ein Verzeichnis auf der E‑POSTBUSINESS BOX.Das typische Sammelkorb-Szenario umfasst folgende Prozess-Schritte:1. Erstellen Sie eine Verzeichnis-Freigabe für den automatisierten Massenversand mit Ih-

rem Output Management-System: 2.1 Verzeichnisfreigaben erstellen.Erstellen Sie zusätzlich passwortgeschützte Verzeichnis-Freigaben, abhängig davon,welche Personen oder Gruppen E‑POSTBRIEFE versenden, indem diese Nutzer sie ma-nuell in einen Sammelkorb hochladen.

2. Konfigurieren Sie Sammelkorb-Verzeichnisse abhängig von Ihren Sendungsanlässen.Dazu legen Sie z. B. Druck- und Versandoptionen fest oder ordnen eine Kostenstelle zu.Um zu steuern, wer einen Sammelkorb benutzen darf, ordnen Sie eine Verzeichnis-Freigabe zu: 2.2 Sammelkorb konfigurieren

3. Testen Sie den Zugriff auf Ihre Sammelkörbe.Wenn Nutzer E‑POSTBRIEFE manuell hochladen sollen, informieren Sie die Nutzer je-des Sammelkorbs, mit welchen Zugangsdaten sie auf ihren Sammelkorb zugreifen kön-nen: 2.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen

4. Richten Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so ein, dass sie für jeden Sendungsanlassdie Briefe in den passenden Sammelkorb exportiert: 2.4 Brieferzeugende Anwendungkonfigurieren.Ein Hintergrund-Job prüft regelmäßig, ob neue E‑POSTBRIEFE im Sammelkorb-Verzeichnis liegen, und verarbeitet sie.

5. Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein Massenversand erst dannstartet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem vorhergehenden Massenversand aufge-treten sind, behoben haben.

Wie Sie die Sammelkorbfunktion nutzen, hängt von den Anwendungsfällen und technischenVoraussetzungen in Ihrer Organisation ab. Prüfen Sie, wie sich die folgenden Faktoren inIhrem Fall auswirken:▪ Brieferzeugende Anwendung▪ Sendungsanlässe- und Typen

Arbeitet Ihr Output Management-System mit Windows-Servern, oder ist es Linux-basiert?Um die Integration mit der E‑POSTBUSINESS BOX so elegant wie möglich zu machen, ent-scheiden Sie abhängig von Ihrem OMS, ob Sie eine SMB- oder eine SFTP-Verzeichnis-Freigabe (oder beides) einrichten wollen.

2

BrieferzeugendeAnwendung

2 Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen


Welche Arten von Massensendungen kommen bei Ihnen vor? Konfigurieren Sie Sammel-körbe für verschiedene Sendungsanlässe.Beispiele:▪ Ihr Unternehmen umfasst mehrere Marken mit je eigenem Briefpapier.

Lösung: Sie ordnen jeder Marke ein eigenes Absenderpostfach und ein eigenes Briefpa-pier zu.

▪ Sie möchten die Druckkosten minimieren.Lösung: Für image-relevante Sendungen legen Sie einen Sammelkorb mit Farbdruck an.Für Lohnabrechnungen begnügen Sie sich mit preiswerterem Schwarz-weiß-Druck.

▪ Sie möchten den administrativen Aufwand gering halten.Lösung: Sie erstellen nur eine einzige Konfiguration für alle Sendungen. Über den Haupt-sammelkorb hinaus legen Sie keine weiteren Sammelkörbe an.

Um Sammelkörbe je nach Sendungsanlass zu konfigurieren, nutzen Sie folgende Konfigura-tionsparameter:▪ Farbtyp (farbig oder schwarz-weiß?)▪ Drucktyp (einseitig oder beidseitig?)▪ Versandweg (bevorzugt elektronisch oder ausschließlich postalisch?)▪ Briefpapier (das der Konzernmutter oder das einer Filiale?)▪ Absenderpostfach (Welche Adresse soll als Absenderadresse erscheinen?)▪ Freigabe notwendig oder nicht (Bei Massensendungen findet die Qualitätskontrolle typi-

scherweise im Vorfeld statt. Das Freigeben durch den Inhaber des Absenderpostfachskann jedoch beispielsweise beim Testes der Funktion gewünscht sein.)

Verzeichnisfreigaben erstellenAktivieren Sie Verzeichnisfreigaben (Netzwerk-Freigaben) auf dem E‑POSTBUSINESS BOXServer global. So wird Ihre E‑POSTBUSINESS BOX in Ihrem Netzwerk sichtbar. Anschlie-ßend richten Sie spezifische Verzeichnisfreigaben für den netzwerkweiten Zugriff an. Dazulegen Sie jeweils einen Benutzernamen und ein Passwort fest. Die Benutzer können dannmit einem SFTP-Client Dateien in die entsprechenden Verzeichnisse hochladen oder dieVerzeichnisse als Netzlaufwerke in ihren Windows-Explorer einbinden.

ü Der zuständige Administrator hat in der firmeneigenen Firewall die nötigen IP-Adressen,Dienste und Ports freigeschaltet.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Firewall-Freigaben einrichten.

ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.

Verzeichnisfreigaben global aktivieren

1. Wählen Sie Firmware > Konfiguration > Netzwerkfreigabe.2. Wählen Sie die Art des Zugriffs auf die Verzeichnisfreigabe.

Sendungsanlässe-und Typen

2.1

Voraussetzung

2.1.1

Vorgehen



HINWEIS

Sie können gleichzeitig eine SMB- und SFTP-Freigabe einrichten, die Optionenschließen sich nicht aus.Wenn Sie im nächsten Schritt (s. 2.1.2 Spezifische Verzeichnisfreigabe anlegen) spe-zifische Verzeichnisfreigaben für bestimmter Nutzer festlegen, können Sie ebenfallsjeweils die Art des Zugriffs gesondert festlegen.

3. Legen Sie im Fall einer SMB-Freigabe den Namen des Verzeichnisses und die Zu-gangsdaten fest:a. Ändern Sie bei Bedarf den Ausdruck im Eingabefeld Arbeitsgruppe.b. Erfassen Sie im Eingabefeld NetBIOS-Name die Bezeichnung, unter der die globale

Verzeichnisfreigabe in Ihrem lokalen Windows-Netzwerk erscheinen soll.4. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Im Windows Explorer erscheint die neue Freigabe unter Netzwerk.Es kann vorkommen, dass die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> nicht automatischunter Netzwerk erscheint. Gehen Sie dann vor wie beschrieben unter 2.3.1 Verzeichnis-freigabe als Laufwerk ins Windows-Netzwerk einbinden im Abschnitt „Netzlaufwerk ver-binden“.

Spezifische Verzeichnisfreigabe anlegenLegen Sie mindestens eine spezifische Verzeichnisfreigabe an, die Sie später einem odermehreren Sammelkörben zuordnen.

BeispielSie legen zwei Sammelkörbe und entsprechende Verzeichnisfreigaben an:Den ersten für die Lohnbuchhaltung, deren Korrespondenz sensible personenbezogeneDaten enthält.Einen zweiten Sammelkorb für alle anderen Abteilungen, wo der Datenschutz weniger ho-hen Anforderungen genügen muss (z. B. Rechnungen, Werbesendungen).

Jede spezifische Verzeichnisfreigabe ist durch eine Benutzer-ID und ein Passwort geschützt.Über die Verzeichnisfreigabe steuern Sie deshalb, wer auf einen Sammelkorb zugreifen darf,um E‑POSTBRIEFE zu versenden.Über den Sammelkorb steuern Sie Einstellungen für spezifische Sendungsanlässe (z. B.preiswerter Schwarz-weiß-Druck für Schreiben an eigene Mitarbeiter oder Farbdruck fürSchreiben an Kunden).

1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe.2. Wählen Sie Neue Freigabe anlegen.3. Geben den Namen der Verzeichnisfreigabe sowie ein Passwort ein.

Verwenden Sie nur Buchstaben und Ziffern sowie „-“ (minus) und „_“ (Unterstrich), keineUmlaute, Leer- und Sonderzeichen.Wählen Sie den Namen der Verzeichnisfreigabe z. B. entsprechend der Rolle der Per-sonen, die Sie für den Zugriff autorisieren wollen, beispielsweise Lohnbuchhaltung.

Ergebnis

2.1.2

Vorgehen



Standardmäßig wird ein Benutzername nach dem Schema epost_<Name der spezifi-schen Verzeichnisfreigabe> gebildet. Jeder Anwender, der Daten in das Freigabe-Verzeichnis hochladen möchte, benötigt dafür den Benutzernamen und das Passwort.

HINWEIS

DatenschutzStellen Sie organisatorisch sicher, dass sensible Daten (z. B. Gehaltsabrechnungen)nur in einem Verzeichnis abgelegt werden, dessen Zugangsdaten ausschließlich diedafür autorisierten Personen haben.Benutzer können mit ihren Zugangsdaten (Benutzernamen und Passwort) dieNamen aller spezifischen Verzeichnisfreigaben sehen. Sie können aber nur auf dieje-nigen Verzeichnisse zugreifen, deren Passwort sie kennen.

4. Legen Sie fest, wie die Anwender auf die spezifische Verzeichnisfreigabe zugreifen sol-len (SFTP und/oder SMB).

HINWEIS

Welche Art des Zugriffs möglich ist, hängt davon ab, was Sie beim Aktivieren der Ver-zeichnisfreigaben global festgelegt haben (s.2.1.1 Verzeichnisfreigaben global aktivie-ren).

5. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Die neue Freigabe erscheint in der Liste der Verzeichnisfreigaben.

Sammelkorb konfigurierenKonfigurieren Sie einzelne Sammelkörbe je nach Sendungsanlass. Um zu steuern, wer aufwelchen Sammelkorb zugreifen darf, ordnen Sie sie einer Verzeichnisfreigabe zu.

Sammelkorb anlegenRichten Sie Sammelkörbe z. B. für Ihre Standard-E‑POSTBRIEFE sowie für spezielleSendungsanlässe oder Anwendungsfälle ein,

Beispiel▪ Rechnungen, die Sie mit ZahlungsPLUS erstellen▪ Dokumentvorlagen, für die Sie Korrekturprofile angelegt haben▪ Sendungsanlasse, für die Sie ein besonderes Briefpapier benutzen

Sie können beliebig viele Sammelkörbe anlegen.

ü Sie haben eine Verzeichnisfreigabe erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter2.1 Verzeichnisfreigaben erstellen.

1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb.2. Wählen Sie Sammelkorb anlegen.

Sie gelangen in die Allgemeine Konfiguration (Abbildung 2.2-1 auf Seite 6).

Ergebnis

Ergebnis

2.2

2.2.1

Voraussetzung

Vorgehen

Ergebnis



Abbildung 2.2-1 Konfigurationseinstellungen für einzelnen Sammelkorb festlegen

3. Erfassen Sie folgende Daten:

Konfigurationsparameter Erläuterung

Sammelkorb Name des SammelkorbsVerwenden Sie nur Buchstaben und Ziffern sowie „-“ (minus)und „_“ (Unterstrich), keine Umlaute, Leer- und Sonder-zeichen.

HINWEIS

Sammelkörbe umbenennenWenn Sie einen Sammelkorb umbenennen, dann blei-ben die bisher gesendeten Briefe in dem Verzeichnisunter dem alten Sammelkorbnamen.Für den umbenannten Sammelkorb wird also als einneues Verzeichnis angelegt.

Aktiviert Deaktivieren Sie einen Sammelkorb bei Bedarf.Weitere Informationen finden Sie imE‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter2.2.4 Sammelkörbe aktivieren und deaktivieren.

Postfach Legen Sie den Anwender oder die Gruppe fest, der/die alsAbsender Ihrer E‑POSTBRIEFE fungieren soll. Die verarbei-teten E‑POSTBRIEFE erscheinen im Postausgang des An-wenders oder der Mitglieder der Gruppe.Wenn Sie die Option Poststelle wählen, verwendet das Sys-tem die Standard-Absenderadresse, die in den Versandopti-onen festgelegt ist.Weitere Informationen finden Sie imE‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unterStandard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlageund Versandoptionen festlegen.




Freigeber Legen Sie die Person oder die Gruppe fest, dieE‑POSTBRIEFE freigegeben darf.Ordnen Sie einen Freigeber zu, verarbeitet das System dieE‑POSTBRIEFE erst, wenn sie freigegeben sind.Wenn Sie eine Gruppe zugeordnet haben, reicht es aus,wenn ein Mitglied der Gruppe die Sendung freigibt.Weitere Informationen finden Sie imE‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch unterE‑POSTBRIEFE freigeben.

Versandweg Um den E‑POSTBRIEF im Rechenzentrum zu drucken undphysisch zuzustellen, wählen Sie ausschließlich posta-lisch.

Farbtyp Legen Sie für den Fall des postalischen Versands den Farb-typ fest. Beachten Sie die unterschiedlichen Preise fürSchwarz-weiß- und Farbdruck.

Drucktyp Legen Sie für den Fall des postalischen Versands denDrucktyp fest. Beachten Sie die unterschiedlichen Preise fürSimplex- und Duplexdruck.Sie müssen ggf. Duplex-Druck wählen, wenn Sie10-94 Blatt-Briefe senden. Beachten Sie folgende Ein-schränkungen für E‑POSTBRIEFE einschließlich Anhang:▪ maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-

Druck)▪ maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-

Druck)

Kostenstelle Weisen Sie dem Sammelkorb optional eine Kostenstelle zu.Vorteil: Sie können im Journal versendete E‑POSTBRIEFEnach Kostenstellen filtern. Weitere Informationen finden Sieim E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unterJournal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigenund herunterladen.

HINWEIS

Kostenstelle des Postfach-Nutzers wirdüberschriebenIst in der Konfiguration des Sammelkorbs eine Kosten-stelle angegeben, dann wird diese verwendet und imJournal vermerkt. Die Kostenstelle des Postfach-Nutzers wird überschrieben und nicht vermerkt.Ist in der Konfiguration des Sammelkorbs keineKostenstelle angegeben, dann wird auch keine Kosten-stelle vermerkt und im Journal vermerkt. Auch hier gilt:Die Kostenstelle des Postfach-Nutzers wirdüberschrieben und nicht vermerkt.

Briefpapier Wenn Ihre Organisation verschiedene Briefpapiere be-nutzt, wählen Sie das zum Anlass passende Briefpapier.



Konfigurationsparameter ErläuterungSie können auch deaktiviertes Briefpapier nutzen, das denAnwendern an den Arbeitsplatzrechnern nicht zur Verfügungsteht.Wenn Ihre Organisation z. B. mehrere eigene Marken um-fasst, können Sie jeweils ein elektronisches Briefpapier mitjeweils einem spezifischen Logo verwenden. So können Siejeder Einzel- oder Massensendung ein passendes Brief-papier zuordnen.Weitere Informationen finden Sie imE‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch oder in derE‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagenunter Elektronisches Briefpapier einrichten.

HINWEIS

Wenn Sie ein Briefpapier hochladen, das nicht denLayout-Vorgaben der E‑POSTBUSINESS BOX ent-spricht, wird der Sammelkorb automatich deaktiviert.Sie erhalten eine Benachrichtigung.Siehe auch im E‑POSTBUSINESS BOX Administrator-handbuch die Beschreibung der Fehlersituation: DieSchaltfläche zum Hochladen von Dateien in einenSammelkorb fehlt.

Trennmarke für Serienbrief Nutzen Sie den Sammelkorb dazu, Serienbriefe zu senden?Dann besprechen Sie mit der Fachabteilung, ob eine spezifi-sche Steuerungsinformation für das Trennen in einzelneBriefe sinnvoll oder gewünscht ist.Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet das System stan-dardmäßig den Ausdruck [[NeuerBrief]] als Steuerungs-information.Umgekehrt: Wenn Sie für einen Sammelkorb eine andereSteuerungsinformation festlegen und einen Serienbrief mitdem Standard-Ausdruck [[NeuerBrief]] in den Sammel-korb legen, dann sendet das System diesen Serienbrief alseinen einzigen Brief. Testen Sie die Funktion gemeinsam mitder Fachabteilung.Weitere Informationen finden Sie unter Steuerungs-information für Serienbriefe festlegen.

Rechnungsermittlung Wenn Sie ZahlungsPLUS verwenden, legen Sie die Metho-de für das Ermitteln der Rechnungsdaten fest. Weitere Infor-mationen finden Sie unter Rechnungsversand: Welche Me-thode ist für mich die richtige?.

Verzeichnisfreigabe Ordnen Sie den Sammelkorb einem Verzeichnis zu, das Sieals Verzeichnisfreigabe eingerichtet und mit Passwortschutzversehen haben. Autorisierte Anwender könnenE‑POSTBRIEFE über den Sammelkorb automatisch versen-den, indem Sie sie in das Verzeichnis hochladen.



Konfigurationsparameter ErläuterungWeitere Informationen finden Sie unter 2.1 Verzeichnisfrei-gaben erstellen.

HINWEIS

Wenn Sie den Sammelkorb nicht einer Verzeichnis-freigabe zuordnen, lassen sich E‑POSTBRIEFE nurmanuell hinzufügen und einlesen. Der Sammelkorb istdann nicht über das Netzwerk erreichbar.Weitere Informationen finden Sie unter 2.5 Optional:Sammelkorb-Verarbeitung manuell starten.

Beilage Legen Sie fest, dass eine PDF-Datei automatisch allenE‑POSTBRIEFEN zugefügt wird, die über den Sammelkorbversendet werden.Weitere Informationen finden Sie unter Standard-Beilagenbereitstellen und automatisch hinzufügen.

Original Legen Sie bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format fest, dassnur die Originaldateien versendet werden, also ohne Brief-papier und Beilagen. Typischerweise nutzen Sie dieseFunktion nur, wenn Sie elektronische Rechnungen imZUGFeRD-Format über den Sammelkorb senden.Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsdaten imZUGFeRD-Format in PDF-Dateien einbetten.

Korrekturprofil Weisen Sie dem Sammelkorb bei Bedarf ein Korrekturprofilzu. Damit können Sie die Position des Adressfelds automa-tisch korrigieren.Standardmäßig ist jedem Sammelkorb unser Kompatibilitäts-Profil zugeordnet.Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.1 Korrekturprofilefür bestehende Dokumentvorlagen anlegen.

Tabelle 2.2-1 Einstellungen für einen einzelnen Sammelkorb


Das System erzeugt ein Unterverzeichnis in Ihrer Netzwerkfreigabe.Sie gelangen zurück in die Sicht Sammelkorb-Konfiguration.

HINWEIS

Altdaten in gelöschten Sammelkörben vermeidenWenn Sie Sammelkörbe löschen (oder umbenennen), löschen Sie auch die entspre-chenden Verzeichnisfreigaben.So vermeiden Sie, dass nicht mehr benötigte Altdaten auf Ihrem System Platz ver-brauchen.a. Löschen Sie den Sammelkorb (den Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfigurati-

on > Sammelkorb angelegt haben).b. Prüfen Sie, ob die SMB- und SFTP-Freigabe noch Daten enthält, die Sie benöti-

gen. Sichern Sie die Daten.

Ergebnis



Siehe 2.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen.c. Löschen Sie die Verzeichnisfreigabe.

Standard-Versandoptionen festlegen

► Passen Sie die Standard-Versandoptionen an den Anlass Ihrer Massensendung an.Legen Sie eine Standard-Absenderadresse sowie den Standard-Versandweg, und‑Druckeinstellungen (wie Farb-/Schwarz-weiß-Druck oder Einseitiges-/Duplexdrucken)sowie ein Standard-Briefpapier fest. Hinterlegen Sie für elektronisch versendeteE‑POSTBRIEFE auch Standardtexte für Betreff und Anschreiben. Anwender könnendiese Standardtexte bei Bedarf für jeden Brief individuell anpassen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter▪ Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen fes-

tlegen▪ Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken von E‑POSTBRIEFEN im

Rechenzentrum

PDF-Dateien, die Ihre brieferzeugende Anwendung in einen Sammelkorb schreibt, verarbei-tet das System automatisch.Wenn die Verarbeitung erfolgreich war, werden die Daten automatisch gelöscht. Prüfen Sieim nächsten Schritt das Verarbeitungsprotokoll.Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungspro-zesse implementieren.

Globale Einstellungen für Sammelkörbe festlegenNehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Sammelkörbe gelten.

1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb.2. Erfassen Sie unter Globale Einstellungen folgende Daten:


Prüfintervall fürSammelkorb-Verzeichnis

Legen Sie fest, in welchen Abständen das System prüfensoll, ob E‑POSTBRIEFE zu verarbeiten sind.

TIPP

Um die Lastverteilung und damit die Performance IhresNetzwerks zu optimieren, wählen Sie ein möglichstkurzes Intervall, z. B. 5 Minuten.

Vorhaltezeit für abgewie-sene Briefe

Legen Sie fest, wie lange das System fehlerhafteE‑POSTBRIEFE speichern soll, die nicht aus dem Sammel-korb versendet werden konnten. Nach Ablauf der Zeit löschtdas System die fehlerhaften E‑POSTBRIEFE automatisch.Beispiel: Wenn Sie sehr große Dateien versenden, kann esbei einer maximalen Kapazität des Sammelkorbs von 40 GBnötig sein, eine kurze Vorhaltezeit einzustellen und fehler-hafte Sendungen möglichst schnell zu prüfen. Weitere

2.2.2

Vorgehen

Ergebnis

2.2.3

Vorgehen



Konfigurationsparameter ErläuterungInformationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung undNachverarbeitungsprozesse implementieren.

Tabelle 2.2-2 Globale Einstellungen für Sammelkörbe


Sammelkörbe aktivieren und deaktivierenDeaktivieren Sie Sammelkörbe bei Bedarf vorübergehend.

Beispiel▪ Sie wollen Briefe in einem Sammelkorb zunächst sammeln, ohne sie automatisch im

festgelegten Intervall zu senden.▪ Eine brieferzeugende Anwendung hat ein Problem. Sie wollen den Briefexport testen,

ohne Briefe zu senden.

1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb.2. Wählen Sie den Sammelkorb.3. Deaktivieren Sie unter Allgemeine Konfiguration das Konrtrollkästchen Aktiviert, um

den Sammelkorb zu deaktivieren.4. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Sie gelangen zurück in die Sicht Sammelkorb-Konfiguration.

Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifenGreifen Sie als Sammelkorb-Administrator auf Sammelkörbe (Verzeichnisfreigaben) zu, oderzeigen Sie Anwendern, wie sie per Windows oder SFTP auf spezifische Verzeichnis-freigaben zugreifen können.

Verzeichnisfreigabe als Laufwerk ins Windows-Netzwerk einbin-denFügen Sie Verzeichnisfreigaben als Netzlaufwerke im Windows-Explorer hinzu.

ü Sie haben SMB-Verzeichnisfreigaben erstellt.

1. Starten Sie den Windows Explorer.

Unter Netzwerk wird die globale Verzeichnisfreigabe als Laufwerk unter dem Namenangezeigt, den Sie im Feld NetBIOS-Name eingegeben haben.Wenn die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> nicht automatisch unter Netzwerk er-scheint, folgen Sie der Anleitung im Abschnitt Netzlaufwerk verbinden. Das kann pas-sieren, wenn die Rechner nicht in derselben Arbeitsgruppe sind.

2. Klicken Sie auf den Laufwerksnamen.

Sie gelangen in das Dialogfenster Windows-Sicherheit.3. Erfassen Sie folgende Daten:

2.2.4

Vorgehen

Ergebnis

2.3

2.3.1

Voraussetzung

Vorgehen

Ergebnis

Ergebnis



a. Benutzer: epost_<Name der spezifischen Netzwerkfreigabe>b. Passwort: Geben Sie das Passwort spezifischen Netzwerkfreigabe ein, das Sie un-

ter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe festgelegt haben.c. Markieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern.

4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Sie haben über die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> Zugriff auf das Sammelkorb-Verzeichnis.

HINWEIS

Alle Benutzer einer Verzeichnisfreigabe können den übergeordneten NetBIOS-Containeröffnen. Sie können die Namen aller darin enthaltenen Verzeichnisfreigaben sehen. Siehaben Zugriff aber nur auf diejenigen Verzeichnisfreigaben, deren Passwort sie kennen.

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zum Verbinden von Verzeichnisfreigaben als Netz-laufwerken. Nutzen Sie diese Anleitung,▪ wenn die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> nicht automatisch unter Netzwerk er-

scheint▪ um Nutzer von Sammelkörben z. B. per E‑Mail zu informieren, wie sie auf die entspre-

chende SMB-Verzeichnisfreigabe zugreifen können.

HINWEIS

Wir haben den Text so formuliert, dass Sie als Sammelkorb-Administrator ihn überneh-men können. Sie müssen nur die IP-Adresse Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX, den Na-men der Verzeichnisfreigabe sowie den verzeichnisspezifischen Benutzernamen unddas Passwort ergänzen.

Netzlaufwerk verbinden1. Wählen Sie auf Ihrem Windows-Desktop das Arbeitsplatz-Icon (Abbildung 2.3-1 auf Sei-

te 12), und wählen Sie die Schaltfläche Netzlaufwerk verbinden.Alternativ: Wählen Sie im Windows-Explorer im Kontextmenü des Verzeichnisses Netz-werk den Menüpunkt Netzlaufwerk verbinden.

Abbildung 2.3-1 Arbeitsplatz-Icon

2. Wählen Sie im Feld Laufwerk einen Laufwerksbuchstaben, z. B. Z:.

3. Erfassen Sie im Feld Ordner \\<IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX>\<Name derspezifischen Verzeichnisfreigabe>.

4. Markieren Sie das Kontrollkästchen Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen.5. Wählen Sie Verbindung unter anderem Benutzernamen herstellen.6. Wählen Sie Fertig stellen.

Sie gelangen in das Dialogfenster Verbinden als.7. Erfassen Sie folgende Werte:

Ergebnis



▪ Benutzername: epost_<Name des Verzeichnisfreigabe>▪ Kennwort: Geben Sie folgendes Passwort ein: <Passwort, das Sie als

Sammelkorb-Administrator unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeich-nisfreigabe festgelegt haben>

8. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.Sie haben über den Laufwerksbuchstaben, z. B. Z:, Zugriff auf das Sammelkorb-Verzeichnis \\<IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX>\<Name der Verzeichnisfrei-gabe für den Sammelkorb>.

Per SFTP auf Verzeichnisfreigabe zugreifenGreifen Sie als Sammelkorb-Administrator per SFTP-Client auf Netzwerkfreigaben zu, oderzeigen Sie Anwendern, wie sie per SFTP auf spezifische Verzeichnisfreigaben zugreifenkönnen, um E‑POSTBRIEFE hochzuladen.

HINWEIS

Wir haben den folgenden Text aus Ihrer Sicht als Sammelkorb-Administrator formuliert. Sokönnen Sie ihn direkt z. B.in einen E‑Mail übernehmen. Sie müssen nur die IP-AdresseIhrer E‑POSTBUSINESS BOX, den Namen des SFTP-Clients, den Sie empfehlen, sowieden verzeichnisspezifischen Benutzernamen und das Passwort ergänzen.

1. Installieren Sie einen SFTP-Client (z. B. WinSCP).

HINWEIS

Dateinamen müssen UTF-8-codiert seinVerwenden Sie zum Hochladen per SFTP nur einen SFTP-Client, der UTF-8 unter-stützt, und stellen Sie sicher, dass die Dateinamen der hochgeladenen Dateien inUTF-8 codiert sind.

2. Starten Sie den SFTP-Client und Geben Sie die Anmeldedaten ein:▪ Übertragungsprotokoll: SFTP▪ Rechnername: <IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX>▪ Port-Nummer: 22▪ Benutzername: epost_<Name der Verzeichnisfreigabe>▪ Kennwort: Geben Sie folgendes Passwort ein: <Passwort, das Sie als

Sammelkorb-Administrator unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeich-nisfreigabe festgelegt haben>

3. Wählen Sie Anmelden.

Sie haben Zugriff auf das Sammelkorb-Verzeichnis.

Brieferzeugende Anwendung konfigurierenGenerieren Sie mit Ihrer brieferzeugenden Anwendung E‑POSTBRIEFE, und exportierenSie sie in einem Sammelkorb (SMB- oder SFTP-Verzeichnisfreigabe).Die E‑POSTBUSINESS BOX unterstützt folgende Szenarien (die alle nebeneinander mög-lich sind):

2.3.2

Vorgehen

Ergebnis

2.4



▪ Szenario 1 (halbautomatisch) mit frei konfigurierbarem PDF-Export: Im typischenFall exportiert Ihre brieferzeugenden Anwendung PDF-Dateien in einen Sammelkorb,den Sie je nach Sendungsanlass konfiguriert haben. Das Exportieren starten Sie für je-den Sendungsanlass manuell.Die Versandbestätigung erhalten Sie über das Versandprotokoll, das Sie bei Bedarf auto-matisch für Nachbearbeitungsprozesse auswerten können. Weitere Informationen findenSie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.

▪ Szenario 2 (halbautomatisch) mit Systemen ohne konfigurierbares Exportverzeich-nisManche brieferzeugenden Anwendungen (z. B. die Personalsoftware Sage HR Suite)verwenden als Ausgangskanal nur den Druckertreiber. Sie können also keine Dateienautomatisch im Format PDF/A-1b in ein bestimmtes Verzeichnis exportieren; es ist Ihnentechnisch nicht gestattet oder nur durch kostenpflichtige Beauftragung eines IT-Beratersder Applikation möglich, ein bestimmtes Zielverzeichnis zu implementieren. In diesemFall nutzen Sie den E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer als Drucker.Der E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer ist ein Druckertreiber. Er erlaubt es Ihnen, ei-nen Sammelkorb als Zielverzeichnis zu konfigurieren. In ihn exportiert das System PDF-Dateien. Beachten Sie jedoch folgende Einschränkungen.Der E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer▪ ist nur für Microsoft Windows verfügbar▪ ist einem einzigen Sammelkorb fest zugeordnet. Sie können also nicht verschiedene

Sammelkörbe für verschiedene Sendungsanlässe konfigurieren, sondern sind auf ei-nen Standard-Sammelkorb festgelegt.

Weitere Informationen finden Sie unter 3.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfi-gurieren.

▪ Szenario 3: Versenden Sie Rechnungen mit ZahlungsPLUS.Ihr Kunde erhält dann einen vorausgefüllten Überweisungsträger oder kann elektronischversendete Rechnung direkt per Mausklick bezahlen.Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchunter Rechnungsversand.

ü Optional: Um Rechnungen mit automatisch vorausgefülltem Überweisungsträger zu ver-senden, haben Sie ZahlungsPLUS eingerichtet.Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsversand.

ü Sie haben einen Sammelkorb für das Verarbeiten von PDF-Dateien konfiguriert und ei-ner Verzeichnisfreigabe zugewiesen.Weitere Informationen finden Sie unter 2.2 Sammelkorb konfigurieren.

1. Wenn Sie ZahlungsPLUS zum Versenden von Rechnungen nutzen, stellen Sie sicher,dass Ihre brieferzeugende Anwendung die Rechnungsdaten in Form von Weißtext oderim ZUGFeRD-Format in die PDF-Dateien einbettet.Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsversand: Welche Methode ist für michdie richtige?.

2. Stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien den Layout-Vorgaben entsprechen und die ge-wünschte Druckqualität haben.Weitere Informationen zu Format, Einstellungen für optimale Druckqualität und Layoutfinden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter▪ Elektronisches Briefpapier einrichten

Voraussetzung

Vorgehen



▪ Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizierenund vermeiden

3. Stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien folgende Eigenschaften haben.▪ Der Dateiname hat maximal 48 Zeichen.▪ Als zulässige Zeichen verwenden Sie im Dateinamen „A-Z“, „a-z“, „0-9“, „-“, „_“.▪ Die Summe der Dateigröße aller PDF-Dateien einer Sendung ist maximal 40 GB.

TIPP

Prüfen Sie die Kapazität Ihres Sammelkorbs40 GB ist die technische Obergrenze, wenn der Sammelkorb leer ist. Abhängigz. B. von der Vorhaltezeit für fehlerhafte Briefe kann ein großer Teil der Kapazitätbereits ausgeschöpft sein.▪ Wenn Sie sehr große Dateien hochladen, prüfen Sie vorher den freien Spei-

cher Ihres SMB- oder SFTP-Verzeichnisses. Löschen Sie fehlerhafte Dateienim Verzeichnis Fehlerhafte Briefe, wenn Sie die Fehleranalyse abgeschlos-sen haben.Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverar-beitungsprozesse implementieren.

▪ Passen Sie bei Bedarf den Wert für die Vorhaltezeit gesendeterE‑POSTBRIEFE an.Weitere Informationen finden Sie unter Automatisches Löschen gesendeterE‑POSTBRIEFE konfigurieren.

▪ Prüfen Sie, ob Sie die Größe der Dateien verringern können, indem Sie bei-spielsweise die Auflösung von Grafiken herabsetzen.

▪ Ein E‑POSTBRIEF ist einschließlich Anhang maximal 20 MB groß.4. Konfigurieren Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so, dass sie die PDF-Dateien mit

Ihren E‑POSTBRIEFEN je nach Anwendungsfall in das betreffende Sammelkorb-Verzeichnis schreibt.Weitere Informationen finden Sie unter 2.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zu-greifen.

5. Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein Massenversand erst dannstartet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem vorhergehenden Massenversand auf-getreten sind, behoben haben.Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungs-prozesse implementieren.

Ihre brieferzeugende Anwendung erstellt die E‑POSTBRIEFE gemäß den Vorgaben für dieautomatisierte Verarbeitung.Die Briefe werden in den Sammelkorb exportiert und automatisch in den Intervallen versen-det, die Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb festgelegt haben.

Optional: Sammelkorb-Verarbeitung manuell startenStarten Sie das Versenden über den Sammelkorb bei Bedarf manuell. Sie können dann z. B.sofort prüfen, ob die E‑POSTBUSINESS BOX Dateien zur Verarbeitung annimmt.

Ergebnis

2.5



Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozes-se implementieren.Das automatische Versenden richtet sich nach dem Intervall, das Sie beim Konfigurieren Ih-rer Sammelkörbe unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb > Globale Einstel-lungen festgelegt haben.

ü Ihre brieferzeugende Anwendung hat einen E‑POSTBRIEF in einen Sammelkorb ge-schrieben, oder Sie haben einen E‑POSTBRIEF hochgeladen.

1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverarbeitung.2. Wählen Sie unter Sammelkorbauswahl den Sammelkorb, dessen Inhalt Sie versenden

wollen.3. Wählen Sie unter Unverarbeitete Sammelkorb-Briefe die Schaltfläche Jetzt einlesen.

Fehlerbehandlung und NachverarbeitungsprozesseimplementierenStellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein Massenversand erst dann startet,wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem vorhergehenden Massenversand aufgetreten sind,behoben haben.Nutzen Sie das Versandprotokoll auch, um Nachverarbeitungsprozesse auszulösen. Siekönnen in Ihrer Datenbank beispielsweise automatisch ein „Versendet“-Kennzeichen setzenoder den Namen des Freigebers speichern.Implementieren Sie Fehlerbehandlungsroutinen, die nacheinander Folgendes prüfen:1. Ist die Speicherkapazität der E‑POSTBUSINESS BOX ausreichend?2. Wurde eine eingelieferte Datei überhaupt zur Verarbeitung angenommen?3. Wenn ja: Wurden alle in einem Serienbrief enthaltenen Briefe verarbeitet oder nur eini-

ge?4. Optional: Wenn alle Briefe verarbeitet werden konnten: Wann wurde der Brief versendet

(Versanddatum), und auf welchem Versandweg wurde der Brief versendet?

HINWEIS

Archivieren von E‑POSTBRIEFENUm Briefe zu archivieren, kopieren oder verschieben Sie sie manuell in ein Archiv-verzeichnis. Oder nutzen Sie z. B. eine eventuell vorhandene Archivfunktion Ihrer brief-erzeugenden Anwendung.

1. Prüfen Sie die freie Kapazität Ihres Sammelkorbs.40 GB ist die technische Obergrenze, wenn der Sammelkorb leer ist. Abhängig z. B. vonder Vorhaltezeit für fehlerhafte Briefe kann ein großer Teil der Kapazität bereits ausge-schöpft sein.Damit Ihre brieferzeugende Anwendung beim Exportieren eine entsprechende Fehler-meldung zurückerhält, implementieren Sie – abhängig vom Protokoll (SMB oder SFTP) –eine Fehlerbehandlungs-Prozedur für den Fall, dass die Kapazität der Sammelkorbfunk-tion (40 GB) einmal ausgeschöpft ist.

Voraussetzung

Vorgehen

2.6

Vorgehen



HINWEIS

Alerts zur FestplattenkapazitätDer technische Betreuer erhält E‑Mail Benachrichtigungen, wenn die Kapazität derFestplatte die Marken von 10 % und 5 % unterschreitet.Diese Alerts garantieren nicht, dass der technische Betreuer alte E‑POSTBRIEFErechtzeitig die Vorhaltezeit für gesendete E‑POSTBRIEFE anpasst und auf diese Wei-se Platz schafft.Um die Festplattenbelegung manuell zu prüfen, wählen Sie E‑POSTBRIEF > Allge-mein > Systemstatus.Weitere Informationen finden Sie unter Automatisches Löschen gesendeterE‑POSTBRIEFE konfigurieren.

2. Prüfen Sie, ob eine Datei, die in einen Sammelkorb exportiert wurden, zur Verarbeitungangenommen wurde.▪ Manuell: Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverarbeitung.

▪ Im Fehlerfall wird unter Fehler bei der Dateiannahme der Name der fehlerhaf-ten Datei angezeigt.

▪ Im Erfolgsfall ist die Tabelle unter Fehler bei der Dateiannahme leer.



▪ Automatisch: Prüfen Sie den Inhalt des Verzeichnisses <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Abgewiesene Dateien (Abbildung 2.6-2 auf Seite 18, Position 1):

▪ Im Fehlerfall liegt dort die von Ihnen eingelieferte Datei sowie eine Dateinamens <Name der fehlerhaften Datei>.pdf.error.txt.

▪ Im Erfolgsfall ist das Verzeichnis leer.

2

1

3

Abbildung 2.6-2 Verzeichnisse für Log-Dateien und fehlerhafte Dateien

3. Beheben Sie mögliche Fehler.Beispiel: Ein Brief wird im Format Word statt im Format PDF generiert.a. Um die Fehlerursache zu analysieren und Ihre brieferzeugende Anwendung korrekt

zu konfigurieren, laden Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverar-beitung die Datei rejected.csv herunter (Abbildung 2.6-3 auf Seite 19, Positi-on 1).



Abbildung 2.6-3 Dateien rejected.csv oder failed.csv herunterladen

b. Um die Zuordnung fehlerhafter Dateien zu erleichtern, leeren Sie nach der Behe-bung des Fehlers das Verzeichnis <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Abgewiesene Dateien.

TIPP

Eindeutige Dateinamen verwendenVerwenden Sie eindeutige Dateinamen (z. B. mit Zeitstempel).So können Sie bei der Fehlerbehandlung Listen der exportierten Dateien automa-tisch mit dem Versandprotokoll abgleichen.

4. Wenn eine ZIP-Datei oder ein Serienbrief zur Verarbeitung angenommen wurde, prüfenSie, ob alle darin enthaltenen einzelnen Briefe vollständig verarbeitet wurden.▪ Manuell: Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverarbeitung.

▪ Im Fehlerfall wird unter Fehler in der Briefverarbeitung der Name der fehler-haften Datei angezeigt. Bei Serienbriefen wird die Briefnummer (Position) ange-zeigt.Stornierte E‑POSTBRIEFE sind nicht in der Liste der fehlerhaften Dateien, son-dern im Versandprotokoll.

▪ Im Erfolgsfall ist die Tabelle unter Fehler in der Briefverarbeitung leer.



▪ Automatisch:▪ Im Fehlerfall liegt im Verzeichnis <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>

\Fehlerhafte Briefe (Abbildung 2.6-2 auf Seite 18, Position 2) eine oder meh-rere fehlerhafte Dateien (<dateiname>.pdf) sowie jeweils ein Fehlerlog(<dateiname>.pdf.error.txt).

Stornierte E‑POSTBRIEFE sind nicht in <dateiname>.pdf.error.txt, sondernin <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Protokoll Dateiannahme\<Datum>-deliverylog.txt.

▪ Optional: Um den Erfolgsfall zu verifizieren, gleicht Ihr Mechanismus das Ver-arbeitungsprotokoll (die Liste der versendeten E‑POSTBRIEFE) in der Datei<Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Protokoll Dateiannahme\<Datum>-deliverylog.txt mit der Liste der Briefe ab, die Ihr Output Management-System exportiert hat (Abbildung 2.6-4 auf Seite 21).

HINWEIS

Wie oft soll mein System die Verzeichnisse und Versandprotokolle prü-fen?Implementieren Sie einen Cron-Job, der regelmäßig die Verzeichnisse undLogs prüft. Die Verarbeitung ist – abhängig z. B. vom Versandzeitpunkt – inder Regel am Folgetag abgeschlossen. Das können wir jedoch nicht garan-tieren.

TIPP

Versandstatus dokumentierenNutzen Sie das Versandprotokoll auch, um den Versandstatus und den Ver-sandweg zu dokumentieren.Sie können in Ihrer Datenbank beispielsweise automatisch ein „Versendet“-Kennzeichen setzen oder den Namen des Freigebers speichern.

Feld Format Verwendung

<Zeit-stempel>

DD.MM.YYHH:MM:SS

Datum/Zeit, zu dem der Brief versendet wurde.„Versendet“ bedeutet, dass ein Brief im E‑POST Systemverarbeitet wird und die Deutsche Post AG die Verant-wortung trägt, ihn zuzustellen.

FOLDER STRING Name des Sammelkorbverzeichnisses

FILE STRING Identifizieren Sie einen Brief über den Dateinamen im FeldFile, wenn Sie Briefe als einzelne PDF-Dateien exportie-ren

POSITION INTEGER Identifizieren Sie einen Brief über die Briefnummer im FeldPosition, wenn Sie mehrere Briefe in einer einzigen PDF-Datei exportieren, z. B. in einem Serienbrief im FormatPDF, bei dem die Einzelbriefe durch einen Brieftrenner ge-trennt sind.



Feld Format VerwendungDas System nummeriert die in einem Serienbrief enthalte-nen Briefe beginnend mit 1. Der Name der Serienbrief-Datei steht im Feld File.

Weitere Informationen finden Sie imE‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unterSteuerungsinformation für Serienbriefe festlegen.

REFE-RENCE

STRING Identifizieren Sie einen Brief bei Bedarf über den Dateina-men im Feld Reference.

STATE STRING Identifizieren Sie den tatsächlichen Versandweg über denWert im Feld State:

▪ delivered: Der Brief wird postalisch zugestellt.

▪ digitaldelivered: Der Brief wird elektronisch zuge-stellt.

▪ released: Ein Freigeber hat den Brief freigegeben.

HINWEIS

Die Zustände „Vom Freigeber abgelehnt“ oder "VomAnwender storniert" werden nicht durch einen Statusdokumentiert.

Tabelle 2.6-1 Aufbau des Versandprotokolls

Abbildung 2.6-4 Versandprotokoll für automatische Nachverarbeitungsprozesse nutzen

5. Tun Sie im Fehlerfall Folgendes:a. Analysieren Sie die Fehlerursache mit Hilfe der Log-Dateien. Sie haben folgende

Möglichkeiten:▪ Laden Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverarbeitung die

Datei failed.csv herunter (Abbildung 2.6-3 auf Seite 19, Position 2).

Darin sind alle Einzel-Fehlermeldungen (aus den <dateiname>.pdf.error.txt-Dateien) zusammengefasst.

▪ Wenn es sich um wenige Log-Dateien handelt: Analysieren Sie die einzelnenLog-Datei(en) <dateiname>.pdf.error.txt im Verzeichnisses<Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Fehlerhafte Briefe (Abbildung2.6-2 auf Seite 18, Position 2).

Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administrator-handbuch unter Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFENidentifizieren und vermeiden.

b. Korrigieren Sie die fehlerhaften Briefe, und versenden Sie sie erneut.



c. Stellen Sie sicher, dass Fehlerprotokolle oder fehlerhafte Briefe aus dem Verzeichnis<Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Fehlerhafte Briefe gelöscht sind, be-vor Sie die nächste Massensendung starten.

Das Verzeichnis <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Fehlerhafte Briefe (Abbil-dung 2.6-2 auf Seite 18, Position 2) ist leer.

Ergebnis



Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben

Bestehende oder unveränderbare Dokumentvorlagen weiter-benutzenLegen Sie Korrekturprofile an und installieren Sie den Batch-Printer (für das Drucken im Hin-tergrund, ohne die Client-Anwendung Connect) auf den Arbeitsplatzrechnern.Mit dem E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer lassen sich E‑POSTBRIEFE aus beliebigenbrieferzeugenden Windows-Programmen als PDF-Dateien in einen vorkonfigurierten Sam-melkorb schreiben.

Ein Korrekturprofil, das diesem Sammelkorb zugeordnet ist, korrigiert automatisch die Po-sition des Adressfelds.

HINWEIS

Einschränkung für ZUGFeRDWenn Sie Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard erzeugen, können Sie Korrektur-profile nicht nutzen.Hintergrund: Der elektronische Datenaustausch nach dem ZUGFeRD-Standard setzttechnisch voraus, dass die PDF-Dateien an keiner Stelle im Prozess verändert werden.

Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegenNutzen Sie bestehende Dokumentvorlagen mit Hilfe von Korrekturprofilen unverändert wei-ter.Mit Korrekturprofilen stellen Sie in folgenden Ausnahmefällen sicher, dass die Adresse kor-rekt platziert ist:▪ Sie wollen bestehende Dokumentvorlagen auch dann weiterhin nutzen, wenn diese Do-

kumentvorlagen nicht den Layout-Vorgaben der E‑POSTBUSINESS BOX entsprechen.– oder –▪ Sie wollen E‑POSTBRIEFE mit brieferzeugenden Anwendungen senden, deren Layout

sich nicht ändern lässt (z. B. eine Software, die Gehaltsabrechnungen druckt).Ein Korrekturprofil liest die Adressinformationen aus Ihrem Brief aus und schreibt sie andie korrekte Position im Adressfeld.

ACHTUNG

Wechsel der SchriftartWenn Sie ein Korrekturprofil verwenden, schreibt das System die Absender- undEmpfängeradresse in der Schriftart „Liberation Sans“ ins Adressfeld.Liberation Sans ist metrisch identisch mit der Microsoft-Schriftart Arial.Wenn Ihr Corporate Design eine andere Schriftart vorschreibt, kann es durch den Wech-sel der Schriftart im Adressfeld also zu einer mehr oder weniger spürbaren Uneinheitlich-keit im Erscheinungsbild Ihrer Briefe kommen.

Dazu ermitteln Sie bei einer bestehenden Dokumentvorlage oder einem Dokument aus einerbrieferzeugenden Anwendung die „falschen“ Koordinaten.Dann ermitteln Sie durch Verschieben der Adressfelder den nötigen Versatz.

3

3.2

3.2.1

3 Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben


Sie speichern die Korrekturdaten in einer Datei, dem Korrekturprofil.Ergebnis: Das Korrekturprofil steht automatisch in der Client-Anwendung Connect zur Verfü-gung. Anwender können damit Einzelbriefe oder Serienbriefe automatisch anpassen.Typischerweise wollen Sie jedoch automatisch generierte Massensendungen anpassen.Dazu ordnen sie das Korrekturprofil einem Sammelkorb zu.Ein Sammelkorb ist ein Verzeichnis auf der E‑POSTBUSINESS BOX, auf das Anwenderoder brieferzeugende Systeme über das Netzwerk zugreifen können und das für bestimmteSendungsanlässe konfiguriert ist.Alle Briefe, die Sie über einen Sammelkorb mit Korrekturprofil senden, werden automatischkorrigiert.Damit das funktioniert, müssen Sie für jede Dokumentvorlage jeweils ein Korrekturprofil undeinen Sammelkorb anlegen.

HINWEIS

Dokumentvorlagen oder Korrekturprofile?Damit Sie die bestmögliche Layout-Qualität erreichen und höchstmögliche Störungs-freiheit beim Verarbeiten Ihrer E‑POSTBRIEFE erreichen, empfehlen wir, für den Einsatzder E‑POSTBUSINESS BOX neue Dokumentvorlagen zu erstellen und zentral bereit-zustellen.Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapiererstellen und zentral bereitstellen.

HintergrundWie verarbeiten Korrekturprofile die Adressinformationen?Korrekturprofile verschieben Adress-Informationen automatisch an die richtige Position.Sie lesen dazu die Adress-Informationen aus PDF-Dateien.

Bei manchen brieferzeugenden Anwendungen geht das nicht, weil die Adress-informationen in grafischer Form vorliegen.

In diesem Fall können Sie das Auslesen der Adressinformation durch Schrifterkennung(OCR) aktivieren.

Das Anlegen von Korrekturprofilen ist für folgende Ausnahmen gedacht:▪ Sie verwenden eine brieferzeugende Anwendung, bei der Sie das Layout aus techni-

schen Gründen nicht ändern können.Das kann z. B. eine Personalsoftware sein, mit der Sie Ihre Gehaltsabrechnungen erzeu-gen und die der Hersteller nicht mehr weiterentwickelt.

HINWEIS

Einschränkung für ZUGFeRDWenn Sie Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard erzeugen, können SieKorrekturprofile nicht nutzen.Hintergrund: Der elektronische Datenaustausch nach dem ZUGFeRD-Standard setzttechnisch voraus, dass die PDF-Dateien an keiner Stelle im Prozess verändert wer-den.



▪ Anwender in Ihrer Organisation verwenden eine Vielzahl verschiedener Dokument-vorlagen. Der Aufwand, so viele Dokumentvorlagen neu zu erstellen, wäre unverhältnis-mäßig hoch.

HINWEIS

Rückfall-Option „Kompatibilitäts-Profil“Wir liefern standardmäßig ein sogenanntes Kompatibilitäts-Profil aus, das Sie nur aktivie-ren müssenEs steht den Anwendern automatisch auch in der Client-Anwendung Connect zur Verfü-gung.Individuelle Korrekturprofile müssen Sie deshalb nur dann anlegen, wenn Sie beim Testeneiner Dokumentvorlage feststellen, dass unser Kompatibilitäts-Profil nicht greift.

ü Sie haben Musterbriefe im Format PDF.

1. Bereiten Sie die Umsetzung vor:a. Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche verschiedenen Dokumentvorlagen in

Ihrer Organisation verwendet werden.b. Erzeugen Sie mit den verschiedenen Dokumentvorlagen jeweils einen Musterbrief

mit einer Beispieladresse.

HINWEIS

Abweichende Positionierung des AdressfeldsEin Korrekturprofil funktioniert nur, wenn das Adressfeld in allen Briefen immer an der-selben Stelle steht.Deshalb müssen Sie jeweils ein Korrekturprofil für jede Dokumentvorlage oder brief-erzeugende Anwendung anlegen, bei der das Adressfeld abweichend positioniert ist.

2. Prüfen Sie, wie das Korrekturprofil eingesetzt werden soll:▪ Um Massensendungen zu korrigieren, tun Sie Folgendes:

a. Konfigurieren Sie für jede Dokumentvorlagen einen Sammelkorb (z. B. für dasDrucken von Gehaltsabrechnungen).Diesem Sammelkorb werden Sie das jeweilige Korrekturprofil zuordnen.Weitere Informationen finden Sie unter 2.2 Sammelkorb konfigurieren.

b. Konfigurieren Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so, dass die Briefe in denSammelkorb exportiert werden.Ihre brieferzeugende Anwendung lässt es nicht zu, ein Exportverzeichnis zu kon-figurieren?Das auch kein Problem. Verwenden Sie in diesem Fall denE‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer.Weitere Informationen finden Sie unter 3.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren.

▪ Um Einzelbriefe oder Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect automatischzu korrigieren, müssen Sie nichts vorbereiten.

3. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur.Unser standardmäßig ausgeliefertes Kompatibilitäts-Profil ist voreingestellt.

Voraussetzung

Vorgehen



Prüfen Sie zunächst, ob unser Kompatibilitäts-Profil Ihr Problem löst.Wenn es in Ihrem Anwendungsfall nicht greift, dann legen Sie im zweiten Durchgang(Schritt 9.) ein eigenes Korrekturprofil an.

4. Wählen Sie das Icon Profil bearbeiten.

Sie gelangen in die Sicht Profil für Adresskorrektur bearbeiten.5. Legen Sie unter Profilverwendung fest, wo das Korrekturprofil angewendet werden

soll.▪ Exportiert Ihr Output Management-System die Briefe automatisch? Dann markieren

Sie den Sammelkorb, den Sie dafür angelegt haben.

HINWEIS

Rückfall-Option „Kompatibilitäts-Profil“Standardmäßig ist allen Sammelkörben das von uns ausgelieferte „Kompatibilitäts-Profil“ zugeordnet.Damit lassen sich Layout-Fehler in den meisten Fällen beheben.Testen Sie das Kompatibilitäts-Profil. Wenn es nicht greift, ordnen Sie jedemSammelkorb ein Korrekturprofil zuordnen, das Sie individuell erstellt haben.

Ergebnis



▪ Erstellen Anwender die Briefe mit einem Programm auf ihren lokalen Arbeitsplatz-rechnern?▪ Wenn die Anwender den E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer verwenden, um

Massensendungen zu versenden, markieren Sie den Sammelkorb, den Sie dafürkonfiguriert haben.Weitere Informationen finden Sie unter 3.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren.

▪ Wenn die Anwender einzelne Briefe oder Serienbriefe mit der Client-AnwendungConnect senden, dann markieren Sie das Kontrollkästchen Connect.Hier haben Sie wiederum 2 Möglichkeiten:▪ Lassen Sie Connect das Korrekturprofil automatisch anwenden, ohne dass

der Anwender sich darum kümmern muss.Sobald Connect einen Adressfehler erkennt, den es mit dem Korrekturprofilbeheben kann, wendet Connect das Korrekturprofil automatisch an.Connect zeigt dem Anwender dann nur an, dass die Adressen automatischverschoben wurden (Abbildung 3.2-1 auf Seite 27).Diese Option ist besonders sinnvoll bei Serienbriefen. Die Verarbeitung wirddadurch sehr beschleunigt.Um die Option zu wählen, markieren Sie unter Automatische Anwendungdas Kontrollkästchen Dieses Profil automatisch im Connect-Client anwen-den.

Abbildung 3.2-1 Automatisch angewendetes Korrekturprofil in Connect

▪ Lassen Sie die Anwender ein Korrekturprofil manuell anwenden. Das ist dieStandard-Einstellung.

HintergrundWenn die automatische Anwendung deaktiviert ist, können Sie Fehler inDokumentvorlagen oder Briefpaper erkennen und korrigieren.Ein optimales Layout, das Ihren Ansprüchen und Vorgaben entspricht, er-reichen Sie mit Dokumentvorlagen und Briefpapier.Korrekturprofile sind für Ausnahmefälle gedacht.

Wenn Connect erkennt, dass für ein Dokument ein Korrekturprofil existiert,dann erscheint das Dialogfenster Adressposition korrigieren (Abbildung3.2-2 auf Seite 28).Wenn kein Korrekturprofil existiert, das zu dem Brief passt, dann erscheint derHinweis nicht. Es erscheint nur die Fehlermeldung, dass das System dieAdresse nicht erkennen kann.



Der Anwender wählt ein Korrekturprofil und startet das Abwenden manuell mitAnpassung durchführen (Abbildung 3.2-2 auf Seite 28).

Abbildung 3.2-2 Korrekturprofil in Connect anwenden

6. Sichern Sie Ihre Eingaben.Bei der Briefproduktion liest das System die Adress-Angaben und schreibt sie an dierichtige Position.

7. Prüfen Sie, ob beim automatischen Korrigieren der Adressposition unerwünschte Ergeb-nisse auftreten.

ACHTUNG

Fachliche Richtigkeit der Korrespondenz sicherstellenMit einem Korrekturprofil erhalten Sie E‑POSTBRIEFE, die technisch in Ordnung sindund sich mit der E‑POSTBUSINESS BOX versenden lassen.Das heißt aber nicht, dass die Briefe auch fachlich richtig sind.Es kann beispielsweise sein, dass das System Informationen am linken Seitenrandweißt und Informationen so verloren gehen.Erzeugen Sie einen Testbrief für jede Dokumentvorlage oder Briefpapier, die Sie inden verschiedenen Sammelkörben oder in der Client-Anwendung Connect verwen-den.Um zu prüfen, ob das Korrigieren der Adresse funktioniert, verwenden Sie die längsteAdresse, die Sie in Ihrer Datenbank haben.Zeigen Sie die Testbriefe in der Client-Anwendung Connect an.Prüfen Sie sorgfältig, ob alle Informationen lesbar sind.

8. Das System kann die Adresse nicht lesen? Markieren Sie unter OCR verwenden dasKontrollkästchen Optische Zeichenerkennung (OCR) … verwenden.



AnwendungsfälleAdresserkennung mit OCR hilft Ihnen beispielsweise in folgenden Fällen:▪ Eine PDF-Datei enthält sogenannte Glyphen (grafische Darstellungen von Buch-

staben).▪ Der Brief ist eingescannt.▪ Die Adressen sind in grafischer Form in den Brief eingefügt.

TIPP

OCR möglichst deaktiviert lassenDas Auslesen der Adress-Informationen mit OCR dauert.OCR ist deshalb standardmäßig deaktiviert.Aktivieren Sie es nur in dem seltenen Fall, dass Ihr brieferzeugendes System dieAdress-Informationen in grafischer Form ausgibt.

9. Unser Kompatibilitäts-Profil kann bestimmte Dokumentvorlagen oder Briefpapiere nichtkorrigieren? Passen Sie es an oder erstellen Sie ein eigenes Korrekturprofil.

Um ein eigenes Profil anzulegen, wählen unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Kor-rektur die Schaltfläche Neues Profil anlegen.

10. Geben Sie einen Namen ein.Erlaubte Zeichen sind „Aa-Zz“, „0-9“, „-“, „_“ „.“, „ “ (Leerzeichen).

11. Um Ihren Musterbrief zu wählen, wählen Sie unter Profilvorlage die Schaltfläche Dateiauswählen.

12. Wählen Sie bei Empfängeradresse die Schaltfläche Position definieren.

Ein gelber Rahmen erscheint.13. Ziehen Sie den gelben Rahmen mit der Maus über die Adresse (Abbildung 3.2-3 auf

Seite 30, Position 1).Achten Sie auf Folgendes:▪ Der gelbe Rahmen muss die gesamte Adresse einrahmen, also den gesamten

Bereich, in dem Bestandteile von Adressen vorkommen können.Der gelbe Rahmen darf nicht nur die Beispieladresse in Ihrem Musterbrief abdecken.

▪ Der Platz im Adressfeld reicht bei der Mindestschriftgröße von maximal 8pt für maxi-mal 6 Zeilen.Testen Sie Ihre Korrekturprofile mit den längsten Adressen, die Sie tatsächlich ver-wenden.

Ergebnis



Abbildung 3.2-3 Empfängeradressfeld einrahmen

14. Wählen Sie Adresserkennung testen (Abbildung 3.2-3 auf Seite 30, Position 4).

Das System erkennt die Adresse und zeigt sie an (Abbildung 3.2-3 auf Seite 30, Posi-tion 2).

15. Das System kann die Adresse nicht lesen? Markieren Sie unter OCR verwenden dasKontrollkästchen Optische Zeichenerkennung (OCR) … verwenden.

AnwendungsfälleAdresserkennung mit OCR hilft Ihnen beispielsweise in folgenden Fällen:▪ Eine PDF-Datei enthält sogenannte Glyphen (grafische Darstellungen von Buch-

staben).▪ Der Brief ist eingescannt.▪ Die Adressen sind in grafischer Form in den Brief eingefügt.

TIPP

OCR möglichst deaktiviert lassenDas Auslesen der Adress-Informationen mit OCR dauert.OCR ist deshalb standardmäßig deaktiviert.Aktivieren Sie es nur in dem seltenen Fall, dass Ihr brieferzeugendes System dieAdress-Informationen in grafischer Form ausgibt.

Ergebnis



16. Wenn das System die Adresse vollständig erkennt, wählen Sie Position übernehmen(Abbildung 3.2-3 auf Seite 30, Position 3).

Sie gelangen zurück in die Sicht Neues Profil für Adresskorrektur.Das System zeigt die Koordinaten und Größe des Adressfelds, das Sie in Ihrem Muster-brief umrahmt haben.

17. Wiederholen Sie die Schritte 12. bis 16. für die Absenderadresse.Ziehen Sie den gelben Kasten über die gesamte Adresse.Der Platz im Adressfeld reicht für eine Absenderadresse mit maximal 2 Zeilen bei einerSchriftgröße von 8pt.

HINWEIS

Rätselhafte Umbrüche in der Absenderadresse?Manchmal kommt es zu unerwarteten Zeilenumbrüchen in der Absenderadresse.Typische Ursachen sind Sonderzeichen oder spezielle Formatierungen.Beispiele:▪ Als Trennungspunkt zwischen Name und Straße verwenden Sie einen Punkt mit

der Formatierung „hochgestellt“ oder andere Sonderzeichen.▪ Unter der Absenderadresse stehen Unterstriche, die das System vergrößert.▪ Sie drucken eine Brief-ID rechts neben das Adressfeld, und das System erkennt

sie als Teil der Absenderadresse.Abhilfe: Verwenden Sie nur Zeichen, die zur Schriftart „Liberation“ gehören.Ersetzen Sie inkompatible Zeichen.


E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurierenExportieren Sie E‑POSTBRIEFE aus Anwendungen, die als Ausgangskanal einen Drucker-treiber haben oder die keine PDF-Engine besitzen und z. B. PostScript-Dateien exportieren.Hintergrund: Manche brieferzeugenden Anwendungen (z. B. die Personalsoftware SageHR Suite) verwenden als Ausgangskanal nur den Druckertreiber. Sie können also keine Da-teien automatisch im Format PDF/A-1b in ein bestimmtes Verzeichnis exportieren; es ist Ih-nen technisch nicht gestattet oder nur durch kostenpflichtige Beauftragung eines IT-Beratersder Applikation möglich, ein bestimmtes Zielverzeichnis zu implementieren.Es kann auch sein, dass die Fachsoftware keinen eigenen PDF-Generator besitzt und des-halb auf einen Druckertreiber als Ziel ausleitet.

HINWEIS

Die Funktion steht nur für Windows-Rechner zur Verfügung.

ü Sie sind in der E‑POSTBUSINESS BOX angemeldet.

1. Konfigurieren Sie einen Sammelkorb für den Sendungsanlasse der Anwendung (z. B.für das Drucken von Gehaltsabrechnungen).Weitere Informationen finden Sie unter 2.2 Sammelkorb konfigurieren.

Ergebnis

3.3

Voraussetzung

Vorgehen



2. Wenn das Layout der Sendung nicht den Layout-Vorgaben der E‑POSTBUSINESS BOXentspricht und sich nicht ändern lasst, legen Sie ein Korrekturprofil für den Sammelkorban. Die Position des Adressfelds wird dann automatisch korrigiert.Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.1 Korrekturprofile für bestehende Dokument-vorlagen anlegen.

3. Installieren Sie die Client-Anwendung Connect.Die Client-Anwendung Connect ist dafür gedacht, dass Anwender auf Ihren Arbeitsplatz-rechnern damit einzelne E‑POSTBRIEFE senden. Sie brauchen sie also typischerweisenicht auf dem System, auf dem Sie Ihr Output Management-System für den Massenver-sand betreiben. Sie ist aber technische Voraussetzung für denE‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer.Weitere Informationen finden Sie unter Client-Anwendungen installieren.

HINWEIS

E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer deinstallierenSo wie das Installieren des E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printers voraussetzt, dassvorher die Client-Anwendung Connect installiert wurde, so gilt umgekehrt: Sie könnenden E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer nur deinstallieren, nachdem Sie vorherConnect deinstalliert haben.

4. Laden Sie unter E‑POSTBRIEF > Allgemein > Startseite > Installer zur Arbeitsplatz-Anbindung die Datei epost_box_batch_printer-win-<Version>.msi herunter.

5. Installieren Sie das Anwendungspaket.

Es erscheint das Dialogfenster Batch-Printer-Konfiguration (Abbildung 3.3-1 auf Seite32).

Abbildung 3.3-1 Batch-Printer konfigurieren

6. Wählen Sie den Sammelkorb und bestätigen Sie mit OK.

Wenn die die dem Sammelkorb zugrundeliegende Verzeichnisfreigabe passwortge-schützt ist, erscheint eine Abfrage.

7. Wenn nötig: Geben Sie Ihren Benutzername und Passwort ein.Das Eingeben von Benutzername und Passwort ist nur bei der Ersteinrichtung desE‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer nötig.

Ergebnis

Ergebnis



Der Druckertreiber E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer ist installiert.E‑POSTBRIEFE, die Sie damit drucken, werden im Hintergrund in den Sammelkorb ex-portiert und gesendet.

Dokument mit Batch-Printer sendenSenden Sie einen E‑POSTBRIEF, um die Funktion zu testen.

1. Öffnen Sie ein Dokument, das Sie als E‑POSTBRIEF senden wollen.2. Wählen Sie im Druckmenü den Drucker E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer, und

bestätigen Sie.3. Analysieren Sie mögliche Fehler.

Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungs-prozesse implementieren.

Batch-Printer nachträglich konfigurierenOrdnen Sie dem Batch-Printer bei Bedarf einen anderen Sammelkorb zu.

► Wählen Sie Start > Alle Programme > E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer > Con-fig Batch Printer.

Ergebnis

Vorgehen

Vorgehen



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Stand: 10/2018

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