Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 2 Abb. 7.32: Unterstützungsmöglichkeiten für

Einsatz von Anwendungssystemen WS 2013/14Prof. Dr. Herrad Schmidt

Kapitel 6

6 Querschnittssysteme 6.1 Büro- und Multimediasysteme

6.2 Dokumentenmanagementsysteme (DMS)6.3 Content Management Systeme (CMS)

6.4 Workflow Management6.5 Workgroup Computing

6.6 Business Process Management (BPM)

Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14

Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 2

Abb. 7.32: Unterstützungsmöglichkeiten für Bürotätigkeiten

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6.1 Bürosysteme



Büroanwendungen:

Textverarbeitung

Tabellenkalkulation

Datenbankmanagementsystem

Präsentation

Graphik

Desktop Publishing (DTP)

Verwaltungstools (z.B. Schreibtischverwaltung)

E-Mail-Dienste, Telefax

Computer Telephony Integration (CTI)

Internetzugang mittels Browser

Elektronischer Datenaustausch

Dokumentenmanagementsysteme (s. 6.2)

Workgroup Computing und Workflowmanagementsysteme (s. 6.4)



Anbieter:

s. z.B. Brand Computersysteme, IT-Bedarf, Büroanwendungen

Microsoft Office

Adobe

http://www.it-einkauf.de/Software/B_ro_und_Organisation/index.html

http://office.microsoft.com/de-de/default.aspx

http://www.adobe.com/de/



6. 2 Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Dokument im Sinne eines DMS:

Datei beliebigen Dateityps

mit semantisch zusammengehörenden Informationen

in strukturierter oder unstrukturierter Form

in editierbaren oder nicht editierbarem Datenformat

mit einer bestimmten Lebensdauer

mit Coded Information (CI) oder Non Coded Information (NCI)

Quelle: http://www.easy.de

http://www.easy.de/



Dokumentenmanagement:

Prozesse zur Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung, Versionierung, Verteilung, Zugriffsüberwachung, Recherche und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Verfügbarkeit, Konsistenz, Sicherheit und Performance unter Einhaltung von:

Compliance-Anforderungen:

Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB) zur Prüfbarkeit und Belegbarkeit von Geschäftsvorfällen6 Jahre für Handelsbriefe, 10 Jahre für die übrigen Dokumentegilt auch für E-Mails!

Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO



Dokumentenmanagementsystem (DMS):

Anwendungssystem zur

Verwaltung von Dokumenten aller Art

Unterstützung der Erfassung, Beschreibung, Klassifizierung, Genehmigung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung, Suche und Ausgabe von Dokumenten

über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente.

Kernfunktionen im Überblick:

Erfassung

Indizierung

Ablage und Archivierung

Administration

Ausgabe

Dokument bearbeiten

Vorgangsbearbeitung



Beispiel DocuWare: http://www.docuware.com/main.asp?sig=pro_dwr_fun&lan=de&loc=de#

http://www.docuware.com/main.asp?sig=pro_dwr_fun&lan=de&loc=de



Erfassung (1)

Jedes Dokument in einem DMS besteht aus:

dem Dokument als Datei in seinem Ursprungsformat (Nutzdaten)

dem Schlüssel zur eindeutigen Identifizierung

Metadaten zum Dokument (beschreibende Attribute)

dazu können erzeugt werden:

Dokumentenvarianten als PDF- oder TIFF-Dateien zur langfristigen Archivierung

Anmerkungen, Stempel

elektronische Signaturen

weitere Attribute (Autor, Entstehungsdatum, …)

Versionen

…



Erfassung (2)

Übernahme von CI-Dokumenten (CI = Coded Information) alsDateien beliebiger, bekannter Formate (.doc, .xls, .txt, .html, E-Mail,...)Verfahren: explizite Übernahme über Importfunktion mit automatischer oder manueller Zuweisung des Anzeige- und Bearbeitungs- programms Überwachung von Ordnern im Dateisystem mit automatischem Import der dort gespeicherten Dateien Add-in, z.B. MS-Office, zur direkten Ablage aus der Office- Anwendung automatische Archivierung von E-Mails

Übernahme von NCI-Dokumenten (NCI = Non Coded Information) mittels Scanner als TIFF oder JPEG Barcode-Erkennung eventuell Umsetzung in CI-Format mittels Optical Character Recognition (OCR)

http://www.ocr-systeme.de/ocrallg.htm



Erfassung (3)

COLD-Verfahren (Computer Output on Laser Disk)Verfahren zur Massendatenarchivierung von Dokumenten mit gleichem Aufbau und „Vordrucken“ (Formulare), die sich inhaltliche unterscheiden, z.B. Rechnungen, Lieferscheine, … Übernahme von Output-Dateien aus Host-Anwendungen im Druckdatenformat (Spool-Dateien) Zerlegung in Einzeldokumente Auslesen der Ordnungskriterien automatische Archivierung im Format des DMS oder im TIFF-Format entweder das gesamte Dokument (mit Formular/Briefkopf) oder nur der Inhalt mit Speicherung der Art des Dokuments zur Zusammenfügung des Hintergrunds mit dem Inhalt bei der Reproduktions.a. http://www.it-infothek.de/fhtw/semester_4/grdlkt_4_01.html

http://www.it-infothek.de/fhtw/semester_4/grdlkt_4_01.html



Quelle: http://www.dokumenten-management.de/dminfo/presspie/pm2.htm (Bild existiert nicht mehr)

http://www.dokumenten-management.de/dminfo/presspie/pressema.htm



Indizierung (1)

Festlegung von Metadaten zu einem Dokument für die Recherche

beim manuellem Verfahren über ein Formular in Abhängigkeit vom Dokumenttyp (Brief, Rechnung, Lieferschein,…)

Quelle:http://www.wi.fh-flensburg.de/fileadmin/dozenten/Riggert/bildmaterial/Dokumentenmanagement/3-Manage-DMS.pdf

http://www.wi.fh-flensburg.de/fileadmin/dozenten/Riggert/bildmaterial/Dokumentenmanagement/3-Manage-DMS.pdf

http://www.wi.fh-flensburg.de/fileadmin/dozenten/Riggert/bildmaterial/Dokumentenmanagement/3-Manage-DMS.pdf



Indizierung (2)

Indizierungsparameter:

Schlagwörterbestimmen sich aus dem Inhalt des Dokuments (Verschlagwortung)

DokumentattributeZustandsbeschreibung: Name, Archivdatum, Seitenzahl, Speicherformat, …

IndizierungsnummernNummernsystem zur Indizierung

Aufbau eines Dokumententyps:

Definition der Indizierungsattribute

Festlegung der Speicherformate und Konvertierungsroutinen

Festlegung über Aufbewahrungszeitraum



Indizierung (3)

Automatische Indizierung:

Verwendung einer Parameterdatei mit den Indizierungsattributen, die zusätzlich zu den Nutzdaten dem Archivierungsmodul übergeben wird, z.B. Erstellung durch die Host-Anwendung beim COLD-Verfahren

Bei CI-Formaten Erkennung der Attributwerte aus dem Dokumentinhalt (z.B. Feldwerte, EDIFACT, XML)

Indizierung des kompletten Textes bei CI-Dokumenten (Volltextrecherchesystem)

Bei NCI-Formaten durch Verwendung von Barcodes oder OCR-Verfahren

E-Mail-Erfassung

Die Metadaten und der Speicherort des Dokuments werden in einer Datenbank verwaltet.



Beispiel: E-Mail-Erfassung bei DocuWare:

siehe auch: http://www.dms-gmbh.de/files/DocuWare/Screenshot-Active-Import.jpg

http://www.dms-gmbh.de/files/DocuWare/Screenshot-Active-Import.jpg

http://www.pressebox.de/pressemitteilung/actiware-gmbh/Umfassende-Integration-von-Microsoft-Dynamics-NAV-AX-und-CRM-in-ELO-und-Microsoft-SharePoint/boxid/200571



Quelle: http://www.pressebox.de/pressemitteilung/actiware-gmbh/Umfassende-Integration-von-Microsoft-Dynamics-NAV-AX-und-CRM-in-ELO-und-Microsoft-SharePoint/boxid/200571Copyright © 2008 ACTIWARE GmbH





Ablage und Archivierung

Ablage- und Verwaltungseinheit Speicherung der Dokumente auf Festplatte, CD, DVD, WORM- Speichermedien im manuellen oder Jukebox-Betrieb, RAID- Systeme, Storage Area Network, … Zur Langfristarchivierung müssen die Datenformate (meist TIFF, PDF) langfristig lesbar sein. Bei der Archivierung müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) eingehalten werden. Zur revisionssicheren Archivierung sind Grundsätze entwickelt worden, s.a.: http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_221_revisionssichere_archivierung.html

http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_386-88_revisionssichere_archivierung_v.html

MetadatenverwaltungSpeicherung der Indizierungsattribute in einer Datenbank zuzüglich weiterer Parameter, wie Zugriffsrechte, Speicherort, Zugriffshäufigkeit, …

Protokollierung

http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_221_revisionssichere_archivierung.html

http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_386-88_revisionssichere_archivierung_v.html



Administration

Zugriffsberechtigung

Benutzereinstellungen, z.B. Recherche-Arbeitsplatz

Definition von Dokumententypen

Anpassung der Erfassungs- und Recherchemasken

Einbettung in die IT-Umgebung

Festlegung der Ablagestruktur

Statistische Auswertungen

Backup und Recovery

…



Ausgabe (1)

Baumansicht der Dokumente im Archiv

Recherche und Retrieval Suche über Indexbegriffe (Schlagwörter, Attribute) mit Platzhaltern und logischen Operatoren in einer dokumententypabhängigen Recherchemaske Volltextsuche: Zugriff auf die Stichwortliste, die bei der Eingabe durch das Parsen des Dokuments generiert wurde Nummernrecherche (z.B. Aktenzeichen) Anzeige der gefundenen Dokumente mit den zugehörigen Index- begriffen in der Ergebnisliste Nach erfolgter Recherche und Auswahl wird der Ausgabekomponente die Dokumenten-ID übergeben, das Dokument vom Archivierungs- modul angefordert und zur Anzeige vorbereitet.



Ausgabe (2)

Anzeige Anzeige im Dokumenten-Viewer (meist bei NCI-Dokumenten) Start der passenden Anwendung mit dem geladenen Dokument (bei bekanntem Format und Verfügbarkeit der Anwendung) Viewer nach Wahl Blättern zum nächsten oder vorherigen Dokument der Ergebnisliste oder des Briefkorbs im Viewer

Drucken

ExportierenExport des Dokuments zur Dokumentauslagerung oder in ein anderesDMS mit einer Attributdatei



Quelle:http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html

http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html

http://www.bitfarm-archiv.de/pics/screenshots/suche-dms-001.jpg



Dokument bearbeiten

Check-in/check-out

Gemeinsame Bearbeitung in Gruppenarbeit

Zustandsverwaltung

Markieren und Kommentieren, Freihandschreiben, Stempeln (mit Overlay-Technik)

Elektronische Signatur, Zeitstempel

Auslesen von Text per OCR oder Barcode

Versionieren

Sperren

Vorgangsbearbeitung

Wiedervorlage/Erinnerung

Weiterleitung der Dokumente über Workflows

Zusatzmodule

s.a. Docuware Zusatzmodule

http://www.docuware.com/main.asp?sig=pro_mod&lan=de&loc=de

http://www.docuware.com/main.asp?sig=pro_mod&lan=de&loc=de



Quelle:http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html

http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html



Umfeld von DMS (1)

DMS stellen Services für die Administration von Dokumenten zur Verfügung. Diese können von anderen Systemen genutzt werden, z.B. Office-Programmen, ERP-Systemen, Webanwendungen, Workflow- oder Groupware-Systemen, Wissensmanagement-Systemen, Suchmaschinen, …

Die Funktionen des DMS können also in die anderen Anwendungen integriert werden.

Damit wird allen Programmen eine konsistente und gleichartige Struktur zur Verwaltung der Dokumente angeboten.

Beispiel:SAP ArchiveLink: Kommunikationsschnittstelle zwischen SAP-Anwendungskomponenten und externen KomponentenDMS-Anbieter müssen ein Zertifizierungsverfahren bei SAP durchlaufen.s.a.: http://www.windream.com/infothek/presse/sap-rezertifizierung.html

http://www.windream.com/infothek/presse/sap-rezertifizierung.html



Umfeld von DMS (2)

DMS nutzen wiederum andere Komponenten, wie OCR, DBMS, Archivsysteme, Viewer, elektronische Unterschrift, Fax-Software, E-Mail-Systeme, …

Auch andere Anwendungssysteme, z.B. CRM-, Workflow-, Enterprise-Content- Management-Systeme, beinhalten eigene DMS-Komponenten und stehen in Konkurrenz zu Dokumentenmanagementsystemen.

Anbieter

documanager.de

EASY Software

DocuWare

http://www.documanager.de/itguide/marktuebersicht_produkte_dms_systeme-d.html

http://www.easy.de/

http://www.docuware.com/main.asp?sig=pro_dwr&lan=de&loc=de



Ziele und Nutzen von DMS:Vermeidung des Verlusts von Dokumenten

Fehlervermeidung

Reduzierung der Durchlaufzeiten von Dokumenten

Gewährleistung der gesetzlichen Anforderungen

Allgemeine Verfügbarkeit

Verringerung der Suchzeiten

Vermeidung von Redundanzen

Termineinhaltung durch automatische Wiedervorlage

Bessere Zustandsüberwachung durch Zustandsverwaltung und Versionisierung

Höhere Servicequalität gegenüber dem Kunden

Unterstützung organisatorischer Abläufe

Förderung des Informationsaustausches zwischen Mitarbeitern

Kanalisierung des Informationsflusses im Unternehmen

Reduzierung von Bürosystemkosten



6.3 Content Management Systeme (CMS)

Content:

Unter Content (Inhalt) versteht man Informationen, die einem Benutzer durch ein IT-System bereitgestellt werden.

Content liegt vor in strukturierter Form (formatierte Datensätze) oder unstrukturierter Form (Text, Audio, Multimediaelemente, Grafiken, Fotografien, etc.).

Content wird getrennt von seiner Präsentationsform (Layout) verwaltet.

Content wird i.d.R. im Hinblick auf Mehrfachverwendung erstellt.

Content unterliegt einem Redaktionsprozess.

Ein Contentobjekt im Sinne eines CMS setzt sich aus dem eigentlichen Inhalt und Metadaten (Autor, Bezug,… ) zusammen.

Contentobjekte dienen der Erzeugung von Publikationen.

Contentobjekte enthalten i.d.R. geschäftskritische Informationen und werden auch als digitale Assets bezeichnet.



Content wird erstellt, verwaltet und veröffentlicht (Freigabe und Publikation). Dabei müssen die Anforderungen an Genauigkeit, Richtigkeit, Nachweisbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Aktualität erfüllt werden.

Content Management hat das Ziel, einen aktuellen, konsistenten Bestand von Contents zur Nutzung durch berechtigte Personen aufzubauen.

Content Management Systeme

unterstützen die Erstellung, Aufbereitung, Verteilung, Verwaltung, Präsentation, Publikation und Wiederverwendung von Content (Content-Lebenszyklus),

sehen die Trennung von Inhalt und Layout vor,

dienen der Planung, Gestaltung, Durchführung und Überwachung des Redaktionsprozesses durch verschiedene Benutzer.



Das Content-Life-Cycle-Modell beschreibt den Lebenszyklus von Informationen auf Web-Seiten, s.a. Zschau im contentmanager

Erstellung der digitalen Assets durch die AutorenTexte, Graphiken, Bilder, etc., die den Content repräsentieren

Kontrolle durch autorisierte MitarbeiterPrüfung inhaltlicher Art Nachbearbeitung oder Freigabe

Publikation (Inter-, Intra-, Extranet, Dokument, Druck, etc.)

Versionisierung

Archivierung

Quelle: „Der Content Life Cycle“in: contentmanager.de

http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_5_der_content_life_cycle.html

http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_5_der_content_life_cycle.html

http://www.contentmanager.de/



Architektur eines CMS:

Editor-ModulWerkzeug zur Erstellung und Bearbeitung von InhaltenVerwaltungsmodulSpeicherung der Inhalte mit Attributen wie Überschrift, Ersteller, Datum, etc. getrennt von den Layout- und Strukturinformationen i.d.R. in einer DatenbankPublikationsmodulPräsentation der Inhalte für das entsprechende MediumZiele für die Ausgabe:Papier, DVD, Browser, Online-Publikationen



Als spezielle Ausprägung eines CMS sind die Web Content Management-Systeme (WCMS) zu verstehen. Sie publizieren die Inhalte als Webseiten im Intra-, Extra- oder Internet via Browser.

Charakteristika von WCMS:

Trennung von Inhalt (Assets), Layout (Stylesheets, Templates) und Struktur (Rubriken- und Navigationsstruktur)

Verwaltung von Content-Versionen,Struktur- und Darstellungsinformation

Unterstützung des Content Life Cycle

Dynamische Erzeugung derNavigationsstruktur und site maps

Automatisierung der Pflege

Linküberprüfung

Rollen- und Rechteverwaltung

Quelle:http://www.softlution.com/de/Produkte/CMS/

http://www.softlution.com/de/Produkte/CMS/



Komponenten eines Web Content Management Systems (1):

Asset-Management (zentrale Komponente)Funktionalität zur Verwaltung, Strukturierung und Darstellung des Contents, d.h. Verwaltung der Assets, die mit Attributen (Status der Veröffentlichung, Version, Autor etc.) versehen werden. Dazu gehören auch Stylesheets und Templates, Links, etc., Tools zur automatischen Erstellung der Webseiten mit Menüs Linkmanagement, Erstellung von Index-Seiten und site maps Versionisierung und Archivierung

Quelle: http://www.artplan21.de

http://www.artplan21.de/


Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 34Quelle: http://www.egocms.com

http://www.egocms.com/









Komponenten eines Web Content Management Systems (2):

WorkflowkomponenteErzeugung von Aufgabenlisten, Statusmeldungen, Festlegung eines rollenbezogenen Freigabezyklus

Benutzerverwaltung

Zugriffsverwaltung

Im- und Exportschnittstelleni.d.R. ODBC und XML-Schnittstellen

Schnittstellen zu anderen Applikationen

siehe auch contentmanager

http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_16_komponenten_eines_web_content_management_systems.html



Anbieter (Beispiele):

EGOTEC

ZOPE

TYPO3

Open Text ECM Suite

s.a. contentmanager

Quelle: http://www.e-teaching.org/technik/distribution/cms


http://www.zope.de/

http://typo3.com/index.php?id=1221&L=2

http://www.opentext.de/3/global/sol-products

http://www.contentmanager.de/itguide/marktuebersicht_produkte_cms.html

http://www.e-teaching.org/technik/distribution/cms



Als weitere spezielle Ausprägung eines CMS sind die Redaktionssysteme, z.B. für die technische Dokumentation zu sehen.

Quelle:http://www.technische-dokumentation.de/leistungen/redaktionssysteme/redaktionssysteme.html

http://www.technische-dokumentation.de/leistungen/redaktionssysteme/redaktionssysteme.html

http://www.technische-dokumentation.de/leistungen/redaktionssysteme/redaktionssysteme.html



Im folgenden stehen Systeme zur Unterstützung kooperativer Arbeitsabläufe bzw. von Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work, kurz CSCW) im Mittelpunkt.

6.4 Workflow Management

Mit Workflow Management bezeichnet man die IT-unterstützte Vorgangsbearbeitung. Gemeint sind die arbeitsteiligen Arbeits-vorgänge, die der Automatisierung eines Geschäftsprozesses dienen.



Ein Workflow wird gebildet durch die Gesamtheit der Vorgänge, die der Ausführung eines Geschäftsprozesses dienen.

Definition der Workflow Management Coalition:

Workflow (Terminology & Glossary*, S. 8): The automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules.* Registrierung erforderlich

Ein Workflow

hat einem Auslöser (Trigger)

besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten)

kann weiter zerlegt werden,

kann an Bedingungen geknüpft sein,

kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten,

hat einen Abschluss.

http://www.wfmc.org/




Beispiel für einen Workflow:

Quelle:http://www.bpc.ag/Themen/ALT-Workflow-u-Dokumentenmanagement/Workflow-Bestellanforderung.html ERROR!!!

http://www.bpc.ag/Themen/ALT-Workflow-u-Dokumentenmanagement/Workflow-Bestellanforderung.html







Quelle:http://www.jboss.com/products/jbpm/docs/tutorial

Ein Workflow-Management-System (WFMS) steuert die Ausführung des Workflows entsprechend dem definierten Geschäftsprozess durch die Organisation.

Definition der Workflow Management Coalition (WfMC):

Workflow Management System (Terminology & Glossary, S. 9):A system that defines, creates and manages the execution of workflows through the use of software, running on one or more workflow engines, which is able to interpret the process definition, interact with workflow participantsand, where required, invoke theuse of IT tools and applications.

http://www.jboss.com/products/jbpm/docs/tutorial




Voraussetzung für den Einsatz eines WFMS:

Die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt,

der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert,

den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen,

die Informationsbearbeitung- und –bereitstellung ist automatisierbar, so dass der gesamte Arbeitsprozess vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist.

Der Workflow also muss einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein.



Die kleinste Ausführungseinheit eines Workflows bildet eine Aktivität (Activity), die ein Mitarbeiter ohne Unterbrechung durchführt.

Definition der Workflow Management Coalition:

Activity (Terminology & Glossary, S. 13):A description of a piece of work that forms one logical step within a process. An activity may be a manual activity, which does not support computer automation, or a workflow (automated) activity. A workflow activity requires human and/or machine resources(s) to support process execution; where human resource is required an activity is allocated to a workflow participant.




Quelle: WMC: Terminology &

Glossary, S. 7



Quelle: WMC: Terminology &

Glossary, S. 22



Komponenten eines Workflowsystems (1):

Das Modellierungssystem dient der Konstruktion und Beschreibung von Abläufen. Dazu werden Methoden wie ereignisgesteuerte Prozessketten, Petri-Netze oder produktspezifische Metasprachen eingesetzt. z.B.

Quelle: http://gcc.uni-paderborn.de/www/WI/WI2/wi2_lit.nsf/0/79547efa3d2d013f4125631d003e5b61/$FILE/vdi04_96.pdf

http://gcc.uni-paderborn.de/www/WI/WI2/wi2_lit.nsf/0/79547efa3d2d013f4125631d003e5b61/$FILE/vdi04_96.pdf







Das Simulationssystem stellt den modellierten Arbeitsfluss dar. Es dient der Überprüfung und Ablaufoptimierung.

Das Ausführungssystem (Kernkomponente) bringt eine Work-Instanz entsprechend dem hinterlegten Workflow-Schema zur Ausführung. Es startet, steuert und überwacht den Workflow mit den Werkzeugen Benachrichtigungen, Aufgabenlisten, Protokollierung, Statusanzeigen, Vorschau, Vertreterregeln. Es sorgt für die automatische Ermittlung von Workflow-Bearbeitern, die Ermittlung und Aktivierung von Workflow-Applikationen, die Weiterleitung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten, die Terminüberwachung und Zeitsteuerung, die Koordination, die Archivierung.



Quelle: existiert nicht mehr




Das Workflowinformationssystem informiert über den Bearbeitungsstatus und protokolliert die Vorgangsaktivitäten. Die Vorgangsauswertung liefert Informationen über die Effizienz und Schwachstellen des Ablaufs.

Das Schnittstellensystem sorgt für die technische Integration von Workflow-Management-Systemen mit dem IT-Umfeld, insbesondere für den Datentransfer zwischen Applikationen und WFMS.



Workflow Reference Model der WfMC:



Ziele und Nutzen von Workflow-Management-Systemen:

ProzesstransparenzOptimierung und Qualitätsverbesserung der ProzesseFehlerreduzierung Beschleunigung der VorgangsbearbeitungReduktion der Prozesskosteneinheitliche und personenunabhängige Abwicklung der VorgängeEinhaltung von GenehmigungswegenVerbesserung der Auskunftsbereitschaftsystematische Anpassung an organisatorische ÄnderungenKontrolle

Es wird unterschieden zwischen dokumentorientierten und ablauforientierten Workflow-Management-Systeme. Zur ersten Gruppe gehören die Dokumentenmanagementsysteme mit Workflow-Komponenten. Die WFMS i.e.S. sind ablauforientiert. WFMS existieren als autonome Produkte oder als Komponenten von ERP-Systemen (z.B. SAP R/3).



6.5 Workgroup Computing

Quelle: Hasenkamp, U: Betriebliche Anwendungssysteme, Abschnitt 4



Groupware-Systeme

unterstützen eher schwachstrukturierte Abläufe,

sind für kleine Gruppen konzipiert,

dienen in erster Linie der Kommunikation, Koordination, Information.

Komponenten:

Kalender mit Terminplanung

Adressen, Kontakte

E-Mail

Chat

Notizen

Aufgabenlisten und -abstimmung

Organisation von Dokumenten

Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten (Gruppeneditoren)

u.v.m.



Die Anbieter unterscheiden nicht immer deutlich zwischen WFMS und Groupware. Manche Produkte haben Tool-Charakter, auf denen auch weitere Produkte aufbauen, z.B. IBM Lotus Domino oder Outlook bzw. Exchange Server.

Anbieter:

IBM Lotus Domino

YouAtNotes (als Beispiel für die Plattform IBM Lotus Domino)

Microsoft Outlook/Exchange Server

Gangl Dienstleistungen (als Beispiel für die Plattform MS Outlook)

Pavone

http://www-01.ibm.com/software/lotus/products/domino/

http://www.youatnotes.de/web/youatnotes/cmshome3.nsf/(ynDK_contentByKey)/lotus_notes_domino_web_xpages_workflow_prozessmanagement?Open&nav=active:L%C3%B6sungen+f%C3%BCr+CRM+und+Workflow/lotus_notes_domino_web_xpages_workflow_prozessmanagement

http://workflow.youatnotes.de/

http://office.microsoft.com/de-de/outlook/FX100487751031.aspx

http://www.microsoft.com/germany/exchange/default.mspx

http://www.gangl.de/default.asp

http://www.gangl.de/default.asp

http://www.pavone.de/



6.6 Business Process Management (BPM)

Business Process Management (Geschäftsprozessmanagement) bezweckt die systematische Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Es umfasst das strategische Prozessmanagement, den Prozessentwurf, die Prozessimplementierung und das Prozess-Controlling.

Unterstützt wird die Geschäftsprozessoptimierung durch GPO-Tools. Sie dienen nicht der aktiven Steuerung und Kontrolle von Vorgängen während ihrer Laufzeit, sondern stellen Instrumente zur Analyse, Simulation, Optimierung und Kontrolle unternehmensinterner Arbeitsabläufe dar, deren Ergebnisse als Prozessbeschreibung den Ablauf vorgeben. Diese können in WFMS abgebildet werden. Die Tools verfügen über einen grafischen Editor, mit dem sich die Prozesse darstellen lassen. s.a. Fichter, contentmanager.de

http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_165_business_process_management_grundlagen.html



Die Entwicklung zielt dahin, aus den so entstandenen Geschäfts-prozessmodellen mittels der Business Process Execution Language (BPEL) direkt IT-Modelle abzuleiten. BPEL ist eine XML-basierte Sprache zur Modellierung von Workflows, mit der sich in WSDL (Web Service Description Language) modellierte Webservices zu komplexen Prozessen kombinieren lassen. Zur Vertiefung siehe BPM-Guide und BMIDTF

Anbieter: IDS Scheer

http://www.bpm-guide.de/

http://bmi.omg.org/

http://www.ids-scheer.de/de/index_de.html

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