ABACUS Archivierung1

Der Abdruck dieses Artikels erfolgt mit freundlicher

Genehmigung durch die Schweizer Treuhand-Kammer

und durch den Autor Lukas Marbacher, Partner und

Leiter des Marktbereichs Versicherungswirtschaft bei

PricewaterhouseCoopers.

Alle Geschäftsbücher, Geschäfts-korrespondenz und Belege könnenkünftig sowohl im Original als auchelektronisch geführt bzw. aufbe-wahrt werden. Der Bundesrat hateine Revision des Art. 957ff des Obli-gationenrechts (OR) sowie die Aus-führungsverordnung für Art. OR aufden 1. Juni 2002 in Kraft gesetzt.

EINLEITUNGDie revidierten Bestimmungen des Obliga-tionenrechts ermöglichen, die Geschäfts-bücher neben der Geschäftskorrespondenzund den Belegen nicht nur auf Papier, son-dern auch auf anderen Informationsträ-gern zu führen und aufzubewahren.

Im Weiteren bringen die neuen Art. 957ffformelle Änderungen wie:

Wegfall der Unterzeichnungspflichtund damit die schriftliche Aufbewah-rung für Inventare – bisher in Art. 961OR gefordert. Es bleibt die Unterzeich-nungs- und die schriftliche Aufbewah-rungspflicht für Betriebsrechnung undBilanz.

Die 10-jährige Aufbewahrungspflichtbeginnt neu nicht mehr mit dem Ablaufdes Kalenderjahres, in dem die letztenEintragungen vorgenommen wurden,die Geschäftskorrespondenz ein- oderausgegangen ist und die Buchungsbe-lege entstanden sind, sondern mit demAblauf des Geschäftsjahres. In der Pra-xis bedeutet das eine Verringerung derbisherigen Aufbewahrungsdauer ummaximal ein Jahr.

ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG GESETZLICH ANERKANNT

Das Gericht oder die Behörde könnenanordnen, dass die elektronisch oder invergleichbarer Weise aufbewahrten Ge-schäftsbücher, Buchungsbelege oderGeschäftskorrespondenzen vom Buch-führungspflichtigen so vorgelegt wer-den, dass sie entweder ohne Hilfsmittelgelesen oder mit Hilfsmitteln lesbar ge-macht werden können. Die Hilfsmittelsind dabei vom Buchführungspflichti-gen zur Verfügung zu stellen.

Die neue Ausführungsverordnung definiertdie zu führenden Bücher, die Ordnungs-mässigkeit der Führung und Aufbewah-rung der Bücher und befasst sich mit denGrundsätzen für die ordnungsgemässeAufbewahrung und den für die Auf-bewahrung zulässigen Informationsträ-gern. Sie ersetzt die bisherige Verordnungüber die Aufzeichnung von aufzubewah-renden Unterlagen vom 2. Juni 1976.

In den folgenden Kapiteln wird die neueAusführungsverordnung näher erläutert.

ABACUS Archivierung 2

AUSFÜHRUNGSVERORDNUNGDefinitionenArt. 1 verlangt vom Buchführungspflichti-gen ein Hauptbuch und je nach Art undUmfang des Geschäfts Hilfsbücher.

Art und Inhalt dieser Bücher werden imGrundsatz in den Ziffern 2 und 3 um-schrieben. Die Regeln zur Führung undAufbewahrung von Hauptbuch, Hilfsbü-chern, der Konten und der Journale geltenunabhängig von den eingesetzten Hilfs-mitteln und Technologien.

Art. 2 bis 4 umschreiben die Voraussetzun-gen, die bei der kaufmännischen Buchfüh-rung und der Aufbewahrung erfüllt seinmüssen. Neben den bekannten Grundsät-zen der Ordnungsmässigkeit der Buchfüh-rung sind bei elektronisch oder in ver-gleichbarer Weise geführten und aufbe-wahrten Büchern, Belegen und Geschäfts-korrespondenzen auch die Grundsätze derordnungsgemässen Datenverarbeitung zubeachten. Die Verordnung verweist in die-sem Zusammenhang, sofern keine weite-ren Erlasse und Vorschriften bestehen, aufdie Praxis, d. h. auf Regelwerke und Fach-empfehlungen (z.B. die Publikationen derTreuhand-Kammer).

Des Weiteren werden die Grundsätze derIntegrität (Echtheit und Unverfälschbar-keit) der geführten und aufbewahrten Bü-cher und Unterlagen sowie der Dokumen-tation festgehalten.

Art. 3 verlangt, dass die Buchführung undAufbewahrung so erfolgen, dass sich Än-derungen im nachhinein feststellen lassen.Diese Anforderung ist neu und dürfte inder Praxis zu verschiedenen Änderungenvon elektronischen Prozessen im Rech-nungswesen und in der elektronischenAufbewahrung führen. Systematische in-terne Kontrollen und Sicherheitsmassnah-men in Prozessen und in der Aufbewah-rung wie beispielsweise digitale Signa-turverfahren, Zugriffsschutz und Ver-

schlüsselung helfen hier, die neuen Anfor-derungen der Ausführungsverordnung zuerfüllen.

Art. 4 bestimmt den Zweck und die Aufbe-wahrungsdauer der Dokumentation bzw.der Arbeitsanweisungen über Prozesse,die Organisation und die Aufbewahrung.Die Dokumentation soll so ausgestaltetsein, dass ein fachkundiger Leser die Ge-schäftsbücher, die Belege und die Ge-schäftskorrespondenz versteht. Der Um-fang der Dokumentation richtet sich nachder Art und den Gegebenheiten des Ge-schäfts.

Grundsätze ordnungsgemässerAufbewahrungNeu umschreibt die Ausführungsverord-nung einige Grundsätze der ordnungsge-mässen Aufbewahrung. Genannt werdendie allgemeine Sorgfaltspflicht, die Ver-fügbarkeit der aufbewahrten Informatio-nen, die Organisation der Aufbewahrungund der Schutz sowie die Aufzeichnungenüber Zutritt/Zugriff zum Archiv. Die Detailsbzw. die Umsetzung dieser Grundsätze zurAufbewahrung werden der Praxis überlas-sen, was risikogerechte und wirtschaftli-che Lösungen ermöglicht.

InformationsträgerIn den 70er Jahren fielen Korrespondenzund Buchungsbelege weitestgehend aufPapier an. Diese auf physischen Informa-tionsträgern verkörperten, ohne Hilfsmittellesbaren Informationen hatten damals denCharakter von Originalen. Bei elektronischabgewickelter Geschäftskorrespondenz,die von Anfang an auf Datenträgern ent-steht, bei elektronisch erstellten Belegenund bei elektronisch geführten Büchernstösst das bisherige Verständnis der Be-griffe “Original“ und “Aufzeichnung“ da-her an Auslegungsgrenzen. Aus diesemGrunde unterscheiden weder die geänder-ten Gesetzestexte noch die Ausführungs-verordnung zwischen Original und Auf-zeichnung. Jede Aufzeichnung von Ge-

schäftsbüchern, Buchungsbelegen und Geschäftskorrespondenzen erhält damit den Charakter eines Originals. Der Buch-führungspflichtige entscheidet, welcherInformationsträger über die gesetzlicheFrist von 10 Jahren zu archivieren ist.

Neu bestimmt Art. 9 der Ausführungsver-ordnung die Voraussetzungen für Informa-tionsträger zur Aufzeichnung und Auf-bewahrung. Dabei wird zwischen unverän-derbaren und veränderbaren Informa-tionsträgern unterschieden. Auch hier um-schreibt die neue Verordnung lediglich dieGrundsätze. Die Lösungswege in der Um-setzung überlässt sie der Praxis. Sie bleibtdamit für weitere Entwicklungen der In-formationstechnologie offen. Nachdemheute praktisch alle elektronischen Infor-mationsträger als veränderbar einzustufensind, werden die unter Art. 9, Ziffer 1b auf-geführten technischen Verfahren und de-ren Dokumentation in der Praxis besonde-re Beachtung finden müssen.

Integrität und Lesbarkeit der Informations-träger sind gemäss Art. 10 regelmässig zuprüfen. Datenüberträge auf neue Informa-tionsträger sind während der Aufbewah-rungszeit zulässig. Die Verordnung regelthierzu die Grundsätze.

3 ABACUS Archivierung

SCHLUSSBEMERKUNGDie handelsrechtlichen Aufbewahrungs-vorschriften kommen auch bei der Erfül-lung der steuerrechtlichen Aufbewah-rungspflichten zur Anwendung, was sichin den Richtlinien (1979) der Konferenzstaatlicher Steuerbeamter in Zusammenar-beit mit der Eidg. Steuerverwaltung (ESTV)und dem Bundesamt für Justiz (BJ) äusser-te.

Da diese Richtlinien auf die alte Geset-zesfassung und die alte Verordnung überdie Aufzeichnung von aufzubewahrendenUnterlagen abstellte, ist anzunehmen,dass die Steuerbehörden die erwähntenRichtlinien ausser Kraft setzen und dieneuen Bestimmungen des OR und die Aus-führungsverordnung akzeptieren.

So anerkennt die am 19. Februar 2002 inKraft getretene Verordnung des Eidgenössi-schen Finanzdepartements über elektro-nisch übermittelte Daten und Informationen(EIDI-V) [1] digitale Signaturverfahren alsBeweis für die Echtheit von elektronischenDaten.

ABACUS SOFTWARE ZUR ARCHIVIERUNG VON DATEN

ABACUS Dossierverwaltung Kostenlos, da Teil des ABACUS Tool-Kit

ABACUS Archivierung: Fr. 2’500.– Single-User 4 User: + 40%

Option AbaScan: Fr. 2‘500.– Single-User

ABACUS Volltextsuchmaschine: Fr. 1’000.– Single-User 4 User: + 40%

Die Revision der Art. 957 ff OR beseitigtAuslegungsfragen und Rechtsunsicher-heiten, zu denen die elektronische Ge-schäftsabwicklung und die Einführungneuer Medien zur Führung und Aufzeich-nung von Geschäftsvorfällen in den letz-ten Jahren geführt haben. Sie ermöglichtes, bei der Buchführung und Archivierungvon Geschäftsakten die heutigen Techno-logien einzusetzen, und leistet damit ei-nen Beitrag zur Erhaltung der Konkurrenz-fähigkeit der Schweizer Wirtschaft.

”Die Revision der Art. 957 ff OR be-seitigt Auslegungsfragen und Rechts-unsicherheiten, zu denen die elek-tronische Geschäftsabwicklung unddie Einführung neuer Medien zurFührung und Aufzeichnung von Ge-schäftsvorfällen in den letzten Jah-ren geführt haben.”

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Die ABACUS Software bietet mit den Instrumenten “Dossierverwaltung“ und“Archivierung“ die Möglichkeit, gänzlich auf die Aufbewahrung von Papier-belegen zu verzichten und diese elektronisch abzulegen und aufzubewah-ren.

ABACUS DOSSIERVERWALTUNGDie kostenlose Dossierverwaltung, die allen Anwendern der ABACUS Software zur Verfü-gung steht, erlaubt die Speicherung beliebiger Dokumente in einem Stammdatendossier(Kunden-, Mitarbeiter-, Lieferanten-, Auftragsdossier etc.).

Im Gegensatz zur nachfolgend beschriebenen ABACUS Archivierung können in der Dos-sierverwaltung Dokumente auch wieder gelöscht werden. Die Dossiers bieten sich alsMöglichkeit an, buchhaltungsrelevante Belege temporär zu speichern, um sie nachAbschluss einer Periode (quartalsmässig, jahresmässig etc.) in die Archivierung zu über-tragen, wo sie dann unveränderbar und definitiv abgespeichert werden.

ABACUS ARCHIVIERUNGMit dem Modul Archivierung wird der Bestimmung des Art. 3 der Ausführungsverord-nung zum Art. 957 OR genüge getan, da Dokumente, die in Archiven abgespeichert wur-den, weder verändert noch gelöscht werden können.

Die Archive bieten sich vor allem für buchhaltungsrelevante Daten und Belege an, diegemäss handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften und steuerrechtlicher Aufbe-wahrungspflicht 10 Jahre archiviert werden müssen.

KREDITORENRECHNUNGEN EINSCANNENMit der Scanning-Software AbaScan (Option zum Preis von Fr. 2’500.– Single-User) undeinem Dokumenten-Scanner können Lieferantenrechnungen elektronisch aufgezeichnetwerden. Die automatische Zuordnung einer gescannten Rechnung zum Lieferanten-oder Belegdossier erfolgt über einen Strichcode, der mit einem Strichcode-Drucker aus-gedruckt und auf der Originalrechnung aufgeklebt wurde.

Beim Scanning-Vorgang werden alle Textinformationen des Originalbeleges automatischvolltextindexiert, was so viel bedeutet, dass jegliche Information anschliessend übereine Search-Engine im betreffenden Dokument erkannt werden und somit das nun elek-tronisch abgespeicherte Originaldokument sofort gefunden und angezeigt werden kann.

ERSTELLTE RECHNUNGEN ARCHIVIERENWird mit der ABACUS Fakturierung oder Auftragsbearbeitung eine Rechnung gedruckt,kann beim Druckvorgang gleichzeitig auch eine elektronische Kopie der Rechnung in einentsprechendes Kundendossier oder in ein Rechnungsarchiv abgelegt werden. Es erfolgtebenfalls eine Volltextindexierung, so dass mit der Search-Engine über Wörter, Begriffe,Zahlenwerte, Textfragmente sofort alle Dokumente angezeigt werden, in denen derSuchbegriff gefunden wurde.

ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG ORIGINALBELEGE IN ABACUS SOFTWARE AUFBEWAHREN

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BELIEBIGE DOKUMENTE ARCHIVIERENNicht nur buchführungsrelevante Originalbelege lassen sich in der ABACUS Dossierver-waltung oder Archivierung abspeichern, auch beliebige andere Dokumente unterschied-lichster Herkunft können in ein Dossier (z.B. Artikel-, Mitarbeiter-, Kundendossier) oderArchiv abgelegt werden. Konstruktionsskizzen, Verträge, Aktennotizen, Bilder etc. kön-nen so direkt dem entsprechenden Dossier oder Archiv zugeordnet werden.

SUCH-MASCHINE FÜR SCHNELLES AUFFINDEN VON ORIGINALBELEGENZur ABACUS Software ist eine Search-Engine (Option zum Preis von Fr. 1000.– Single-User) erhältlich. Mit dieser Such-Maschine können über einen einzugebenden Suchbe-griff, der eine Zahl, ein Wort oder auch nur ein Wortfragment enthalten kann, sofort alleBelege und Dokumente angezeigt werden, die diesen Suchbegriff enthalten.

Ein Passwortschutz verhindert, dass unautorisierte Personen auf die Dossiers, Archiveund somit auch auf die darin gespeicherten Dokumente zugreifen können, für die siekeine Zugriffsrechte besitzen.

SICHERHEIT VON ELEKTRONISCH ABGESPEICHERTEN BELEGENWie bei allen geschäftsrelevanten Informationen – z.B. Buchhaltungsdaten – üblich,müssen durch den Anwender der Software in regelmässigen Abständen Sicherheitsko-pien der Daten vorgenommen werden. Es empfiehlt sich dabei das Prinzip der “Genera-tionensicherungen“, bei der Datensicherungen auf verschiedene Datenträger abwechs-lungsweise vorgenommen werden. Nur durch regelmässiges Sichern der Daten aufexterne Datenträger – insbesondere CD – kann allfälligen Datenverlusten z.B. auf Grundvon Harddisk-Crashes vorgebeugt werden.

ABACUS stellt zudem ihm Rahmen ihrer Möglichkeiten auf Stufe der Applikationssoft-ware sicher, dass auch in künftigen Programmversionen die archivierten Belege aus älte-ren Programmversionen und Dokumente angezeigt werden können, so dass der Forde-rung von Art. 10 der Ausführungsverordnung genüge getan ist.

Keinen Einfluss hat ABACUS allerdings auf Entwicklungen bei der Hardware und bei denBetriebssystemen, die die Lesbarkeit von Informationsträgern und damit alter Daten we-sentlich beeinflussen.

Die Integrität der gespeicherten Informationen d.h. die Unveränderbarkeit und Vollstän-digkeit kann nur mit dem Modul “Archivierung“, nicht aber mit der “Dossierverwal-tung“, entsprochen werden. Daten und Informationen, die in der Archivierung gespei-chert wurden, können weder verändert (verfälscht), noch gelöscht werden. Ab der neus-ten ABACUS Version wird auch eine Funktionalität angeboten, die erlaubt alle Dateien,die während einer bestimmten Zeit in einem Dossiers verwaltet wurden, endgültig unddamit definitiv in ein Archiv zu kopieren.

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