Elektronische Dokumentenverarbeitung - Mercateo · 2014. 4. 28. · SAP: SAP-IDOC (alle Sprachversionen) ... Anhand der Testdokumente erfolgt der Aufbau der Konvertierung bei Mercateo

Elektronische Dokumentenverarbeitung

Mercateo

Version 1.0 (2012-07-04)

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Inhaltsverzeichnis

1 Elektronische Dokumentenverarbeitung ................................................................... 3

2 Überblick über die Schnittstellenarten ....................................................................... 3

2.1 OCI ......................................................................................................................... 3 2.2 Eingehende Dokumente .......................................................................................... 3 2.3 Ausgehende Dokumente ......................................................................................... 3

3 Unterstützte Formate und Transportprotokolle ......................................................... 3

3.1 Unterstützte Formate ............................................................................................... 4 3.2 Unterstützte Protokolle ............................................................................................ 4

4 Ablauf der Anbindung ................................................................................................. 4

5 Beschreibung möglicher Schnittstellen ..................................................................... 5

5.1 Warenkorbbereitstellung per Schnittstelle (OCI) ...................................................... 5 5.2 Bestellungen zu Mercateo (OrderInject) .................................................................. 5 5.3 Lieferavise von Mercateo (DispatchNotification) ...................................................... 6 5.4 Rechnungen von Mercateo (Invoice) ....................................................................... 6 5.5 Gutschriftsverfahren zu Mercateo (CreditNote) ....................................................... 6

6 Standardformate bei Mercateo ................................................................................... 8

openTrans 1.0 ................................................................................................................... 8 6.1 Bestellung - ORDER ............................................................................................... 8 6.2 Bestellbestätigung ..................................................................................................10 6.3 Lieferavis - DISPATCHNOTIFICATION ..................................................................11 6.4 Gutschrift (für Gutschriftsverfahren) - CREDITNOTE .............................................12 INVOIC02 .........................................................................................................................14 6.5 Rechnung - INVOIC02 ...........................................................................................14

7 Übertragung der Dokumente .....................................................................................20

7.1 HTTP / HTTPS .......................................................................................................20 7.2 AS2 ........................................................................................................................20 7.3 FTP ........................................................................................................................20 7.4 E-Mail .....................................................................................................................20

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1 Elektronische Dokumentenverarbeitung Der Austausch von Geschäftsdokumenten auf Papier/Fax verursacht hohe Kosten für Papier und Porto. Selbst Freitext-E-Mails erfordern manuelle Eingaben der Daten in die EDV-Systeme durch Mitarbeiter und bürgen die Gefahr von Falscheingaben. Hinzu kommt ein enormer Zeitaufwand durch Transport- und Bearbeitungszeiten. Mercateo ist deshalb bestrebt, einen automatisierten und reibungslosen Austausch von Geschäftsdokumenten zu ermöglichen. Diese Dokumentation beschreibt die verschiedenen Transaktionsprozesse und die damit verbundenen Geschäftsdokumente, welche bei der elektronischen Dokumentenverarbeitung zwischen Auftraggeber und Mercateo eingesetzt werden können. Zu diesen geschäftlichen Transaktionen gehören Bestell-, Liefer- und Rechnungsvorgang. Um die Dokumente maschinenverwertbar abzubilden, werden verschiedene Standards unterstützt, sowohl bei den Dokumentenformaten als auch bei den Übertragungsverfahren.

2 Überblick über die Schnittstellenarten Für die Übermittlung und den Empfang elektronischer Geschäftsdokumente stellt Mercateo verschiedene Schnittstellen zur Verfügung.

2.1 OCI

Erzeugen einer Bestellanforderung

2.2 Eingehende Dokumente

Bestellungen (SalesOrder, bei Mercateo Orderinject genannt)

Gutschriftsverfahren (CreditNote / DebitNote)

2.3 Ausgehende Dokumente

Bestellbestätigung

Lieferavise (DispachNotification)

Rechnungen (Invoice /CreditNote)

3 Unterstützte Formate und Transportprotokolle Ziel von Mercateo ist eine unkomplizierte, schnelle und vor allem flexible Anbindung der unterschiedlichsten Systeme unserer Kunden. Deshalb unterstützen wir folgende Formate und Transportprotokolle.

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3.1 Unterstützte Formate

Mercateo verwendet intern das openTrans im Standard 1.0. Wir transformieren aber auch gern Ihre Formate, z.B.

XML und Derivate wie

openTRANS chemXML ebXML xCBL cXML u.a.

SAP: SAP-IDOC (alle Sprachversionen) EDIFACT (alle Sprachversionen) Satzartenformate (CSV) und weitere auf Anfrage

3.2 Unterstützte Protokolle

HTTP und HTTPS

AS2

FTP

POP3 / SMTP

und weitere auf Anfrage

4 Ablauf der Anbindung

1. Phase: Anbahnung Zu Beginn berät Sie ein Mitarbeiter aus Vertrieb bzw. Projektmanagement von Mercateo. Auf der Grundlage dieser Gespräche setzt sich ein Mitarbeiter des EDI-Teams von Mercateo mit Ihnen in Verbindung, um das Format und das Transportprotokoll für die jeweilige Schnittstelle festzulegen. Daraufhin stellen Sie Ihre Schnittstellenbeschreibung zur Verfügung.

2. Phase: Entwicklung Bei Mercateo und möglichst auch bei Ihnen wird eine Testumgebung eingerichtet, sodass Testdokumente erstellt werden können. Auf beiden Seiten werden Zugänge geschaffen, an die diese Testdokumente gesendet werden, vorab ist auch ein Senden per E-Mail möglich. Anhand der Testdokumente erfolgt der Aufbau der Konvertierung bei Mercateo. Gegebenenfalls sind Korrekturen an diesen gesendeten Dokumenten notwendig, nicht zuletzt um sie richtig zu interpretieren.

3. Phase: Test Diese Phase ist eng mit der Entwicklungsphase verknüpft. Gemeinsam wird die jeweilige Schnittstelle mit den vereinbarten Zugängen getestet.

4. Phase: Livegang Sind die Tests erfolgreich abgeschlossen, werden im Mercateo-Livesystem sowie bei Ihnen die Zugänge für die Übertragung der echten Dokumente eingerichtet und die Konvertierung aktiviert.

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5 Beschreibung möglicher Schnittstellen

5.1 Warenkorbbereitstellung per Schnittstelle (OCI) Über das sogenannte Punch-Out-Verfahren / OCI kann der Einkäufer aus Ihrem ERP / SRM heraus auf die Mercateo-Beschaffungsplattform springen. Auf dieser wählt er die gewünschten Artikel aus und erzeugt so einen Warenkorb bei Mercateo. Dieser wird als Angebot in Ihr ERP- / SRM-System übertragen und kann als Bestellanforderung im internen Genehmigungsprozess durch die jeweiligen zuständigen Mitarbeiter geprüft und genehmigt werden, bevor die Bestellung für Mercateo ausgelöst wird Technisch gesehen wird in Ihrem ERP / SRM ein Button eingerichtet, der einen Link mit für Sie konfigurierten Parametern enthält. Mit Klick auf diesen löst der Einkäufer / Bestellanforderer den Sprung auf die Mercateo- Beschaffungsplattform aus und nach Auswahl der Artikel steht im Shop wieder ein Button zur Verfügung, durch den die Bestellanfoderung in Ihr System übertragen wird. Weiterführende Informationen kann der Dokumentation „Mercateo – OCI Prozess“ entnommen werden.

5.2 Bestellungen zu Mercateo (OrderInject) Statt Bestellungen per Post, Fax oder Freitext-Mail an Mercateo zu senden, kann eine Schnittstelle erstellt werden, über die die Bestellungen als Dateien übertragen werden. Sobald das von Ihnen gewünschte Dokumentenformat abgesprochen ist, bedarf es der inhaltlichen Abstimmung sowie technischen Umsetzung. Dabei gilt es, folgende inhaltlichen Aspekte zu klären bzw. zu beachten:

Zur eindeutigen Identifizierung des Kunden, muss in der ORDER die von Mercateo vergebene Kundennummer angegeben sein.

Es werden die Kontaktdaten des Einkäufers (Name, Telefon und / oder E-Mail-Adresse) für evtl. Rückfragen vom Customer-Service von Mercateo benötigt.

Die Lieferadresse sollte wenn möglich nur auf Kopfebene übertragen werden.

o Hinweis: Wird die Lieferadresse auf Positionsebene übertragen, kann es zu einer

Auftragssplittung kommen und es fallen somit höhere Versandkosten an. Eine ungewollte Splittung des Auftrages kann hervorgerufen werden, wenn sich die Lieferadressen in der Position auch nur einem Zeichen unterscheiden.

In den Namensfeldern der jeweiligen Adressen gibt es eine Zeichenbeschränkung von max. 35 Zeichen.

o Hinweis: Sollen wichtige Informationen vom Lieferanten auf dem Paketlabel angedruckt

werden, so ist es erforderlich, dass diese Informationen in den beiden ersten Namensfeldern in der Lieferadresse platziert werden, da viele Lieferanten von Mercateo nur max. 2 Namensfelder verarbeiten.

Sofern mehrere Rechnungsadressen in Betracht kommen, muss die Rechnungsadresse immer in der Bestellung übermittelt werden.

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Es muss die richtige Rechnungsadresse der betroffenen Mercateo-Gesellschaft enthalten sein.

Es besteht die Möglichkeit in der ORDER die Zahlungsart (Rechnung oder Bankeinzug) zu übertragen

Nach dem Erhalt der Bestellung wird eine Bestellbestätigung (Hinweis: das ist keine Auftragsbestätigung) an die Käufer-E-Mailadresse aus der ORDER oder an eine im System hinterlegte Default-E-Mailadresse automatisiert versendet. Mercateo quittiert mit der Bestellbestätigung lediglich den Eingang der Bestellung.

5.3 Lieferavise von Mercateo (DispatchNotification)

Zur Bestätigung des Warenausgangs (Leistungserstellung) besteht die Möglichkeit Ihnen ein Lieferavis als Datei zu senden. Dieses Dokument enthält, sofern vom Lieferanten zur Verfügung gestellt, auch die Track- & Trace-Nummer des Logistikdienstleisters. Das Lieferavis wird von Mercateo bereitgestellt, sobald dieses oder die Rechnung vom Lieferanten vorliegt. In einigen Fällen können sich somit Empfang des Lieferavis und Erhalt der Ware überschneiden. Standardmäßig stellt Mercateo dies als openTrans-DISPATCHNOTIFICATION zur Verfügung. Gern konvertieren wir es aber in Ihr Wunschformat.

5.4 Rechnungen von Mercateo (Invoice)

Standardmäßig haben Sie die Wahl zwischen einem Versand der Rechnung via E-Mail mit angehängtem signierten PDF bzw. SAP-IDOC-Format INVOIC02 oder per Post. Zusätzlich besteht die Möglichkeit für den Rechnungsversand eine Schnittstelle einzurichten, über die die Rechnungen als Dateien in Ihrem Wunschformat versendet werden. Im Rechnungsprozess werden nachfolgende Belegarten abgebildet bzw. übertragen.

Rechnung

Gutschrift (zu einer bereits erstellten Rechnung)

Storno

5.5 Gutschriftsverfahren zu Mercateo (CreditNote) Falls Sie statt den oben genannten Rechnungen das Gutschriftsverfahren mit Mercateo vereinbart haben, gilt auch hier: Wir richten gern eine Schnittstelle zum Austausch der entsprechenden Dateien in Ihrem Wunschformat ein. Neben oben aufgeführten Transportwegen akzeptieren wir auch Gutschriften per Post oder Fax. Hierbei werden nachfolgende Belegarten verarbeitet.

Gutschrift (CreditNote)

Belastungsanzeige (DebitNote)

7

Anforderung einer Gutschrift für Mercateo

Belegdatum

fortlaufende Belegnummer

Vollständiger Name und vollständige Anschrift der Mercateo-Gesellschaft

USt-ID der Mercateo-Gesellschaft

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers

USt-ID des Leistungsempfängers Lieferadresse

Zeitpunkt der Lieferung

Bestellnummer

die gelieferten Artikel mit Artikel-Nr., Bezeichnung, Steuersatz- und –betrag sowie Nettobetrag

zugehörige Summen

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6 Standardformate bei Mercateo

openTrans 1.0 Für OrderInject, DispatchNotification und CreditNote nutzt Mercateo openTRANS 1.0. Für weitergehende Informationen sind auf der Website www.opentrans.org Spezifikations- und Beispieldokumente (inklusive XSD- und DTD-Beschreibungsdateien) im Downloadbereich hinterlegt.

Die auf den nachfolgenden Seiten hinterlegten Beispieldokumente entsprechen den minimalen Anforderungen des Standards openTRANS und beinhalten teils Zusatzangaben, welche die Verarbeitung der Dokumente erleichtern und/oder Mehrwertinformation (wie z.B. Paketnummern) bieten. In den Spezifikationsdokumenten zu openTRANS ist detailliert hinterlegt, ob Angaben obligatorisch oder optional sind.

6.1 Bestellung - ORDER

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<ORDER xmlns="http://www.opentrans.org/opentrans/1.0/opentrans_order" type="standard" version="1.0"> <ORDER_HEADER> <CONTROL_INFO> <GENERATION_DATE>2012-03-12T16:36:47.900+01:00</GENERATION_DATE> </CONTROL_INFO> <ORDER_INFO> <ORDER_ID>4400022975</ORDER_ID> <ORDER_DATE>2012-03-12</ORDER_DATE> <ORDER_PARTIES> <BUYER_PARTY> <PARTY> <PARTY_ID>60178266</PARTY_ID> <ADDRESS> <NAME>IhrFirmenname</NAME> <STREET>Industriestraße 11</STREET> <ZIP>12345</ZIP> <CITY>Teststadt</CITY> </ADDRESS> </PARTY> </BUYER_PARTY> <SUPPLIER_PARTY> <PARTY> <PARTY_ID>107720</PARTY_ID> <ADDRESS> <NAME>Mercateo AG</NAME> <STREET>Postfach 1460</STREET> <ZIP>06354</ZIP> <CITY>Köthen</CITY> <PHONE type="office">01805 470000</PHONE> <FAX>01805 404986</FAX> </ADDRESS> </PARTY> </SUPPLIER_PARTY> <INVOICE_PARTY> <PARTY> <ADDRESS> <NAME>IhrFirmenname</NAME> <NAME2>Rechnungsprüfung</NAME2> <STREET>Industriestraße 11</STREET> <ZIP>12345</ZIP> <CITY>Teststadt</CITY> <PHONE type="mobile">641</PHONE> <FAX>DE 017012345678</FAX> <EMAIL>[email protected]</EMAIL> </ADDRESS>

9

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10

6.2 Bestellbestätigung


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11

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6.3 Lieferavis - DISPATCHNOTIFICATION


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6.4 Gutschrift (für Gutschriftsverfahren) - CREDITNOTE Im openTrans 1.0, welches bei Mercateo verwendet wird, gibt es standardmäßig kein Format für Gutschriften bzw. Belastungen. Aus diesem Grunde wird hier das Format für Rechnungen (INVOICE) verwendet. <?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>

<INVOICE version="1.0" xmlns="http://www.opentrans.org/XMLSchema/1.0" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="openTRANS_INVOICE_1_0_all_in_one.xsd"> <INVOICE_HEADER> <INVOICE_INFO> <INVOICE_ID>5105955669</INVOICE_ID> <INVOICE_DATE>2012-06-19</INVOICE_DATE> <DELIVERY_DATE type="optional"> <DELIVERY_START_DATE>2012-06-19</DELIVERY_START_DATE> <DELIVERY_END_DATE>2012-06-19</DELIVERY_END_DATE> </DELIVERY_DATE> <SUPPLIER_PARTY> <PARTY> <PARTY_ID type="buyer_specific">60583781</PARTY_ID> <ADDRESS>

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<NAME>Ihre Firma</NAME> <STREET>Ihre Strasse</STREET> <ZIP>Ihre Postleitzahl</ZIP> <CITY>Ihre Stadt</CITY> <COUNTRY>Ihr Land</COUNTRY> <VAT_ID>DE123456789</VAT_ID> </ADDRESS> </PARTY> </SUPPLIER_PARTY> <INVOICE_PARTY> <PARTY> <PARTY_ID type="buyer_specific">0000617635</PARTY_ID> <ADDRESS> <NAME>Mercateo AG</NAME> <STREET>Museumsstr. 4-5</STREET> <ZIP>14 60</ZIP> <BOXNO>14 60</BOXNO> <CITY>Köthen</CITY> <COUNTRY>DE</COUNTRY> <VAT_ID>143/101/20759</VAT_ID> <EMAIL>[email protected]</EMAIL> </ADDRESS> </PARTY> </INVOICE_PARTY> <PRICE_CURRENCY>EUR</PRICE_CURRENCY> </INVOICE_INFO> </INVOICE_HEADER> <INVOICE_ITEM_LIST> <INVOICE_ITEM> <LINE_ITEM_ID>000010</LINE_ITEM_ID> <ARTICLE_ID> <SUPPLIER_AID>HE02-G204KPNBWX1-3EL</SUPPLIER_AID> <DESCRIPTION_SHORT>Overh. kp l.mouw blauw Essent licht maat</DESCRIPTION_SHORT> </ARTICLE_ID> <QUANTITY>1.000</QUANTITY> <ORDER_UNIT>PCE</ORDER_UNIT> <ARTICLE_PRICE type="net_list"> <PRICE_AMOUNT>18.85</PRICE_AMOUNT> <PRICE_LINE_AMOUNT>18.85</PRICE_LINE_AMOUNT> <TAX>0.19</TAX> <PRICE_QUANTITY>1.000</PRICE_QUANTITY> </ARTICLE_PRICE> <ORDER_REFERENCE> <ORDER_ID>4190019595</ORDER_ID> <LINE_ITEM_ID>000010</LINE_ITEM_ID> </ORDER_REFERENCE> <DELIVERY_REFERENCE> <DELIVERY_NOTE_ID>A-4190019595/10</DELIVERY_NOTE_ID> <LINE_ITEM_ID>000010</LINE_ITEM_ID> <DELIVERY_DATE type="optional"> <DELIVERY_START_DATE>2012-06-05</DELIVERY_START_DATE> <DELIVERY_END_DATE>2012-06-05</DELIVERY_END_DATE> </DELIVERY_DATE> </DELIVERY_REFERENCE> </INVOICE_ITEM> <INVOICE_ITEM> <LINE_ITEM_ID>000020</LINE_ITEM_ID> <ARTICLE_ID> <SUPPLIER_AID>HE02-G170KPNRDX-3EL</SUPPLIER_AID> <DESCRIPTION_SHORT>T-shirt kat/pol rood Essent logo maat 3E</DESCRIPTION_SHORT> </ARTICLE_ID> <QUANTITY>1.000</QUANTITY> <ORDER_UNIT>PCE</ORDER_UNIT> <ARTICLE_PRICE type="net_list"> <PRICE_AMOUNT>6.05</PRICE_AMOUNT> <PRICE_LINE_AMOUNT>6.05</PRICE_LINE_AMOUNT> <TAX>0.19</TAX> <PRICE_QUANTITY>1.000</PRICE_QUANTITY> </ARTICLE_PRICE> <ORDER_REFERENCE> <ORDER_ID>4190019595</ORDER_ID> <LINE_ITEM_ID>000020</LINE_ITEM_ID> </ORDER_REFERENCE> <DELIVERY_REFERENCE> <DELIVERY_NOTE_ID>A-4190019595/20</DELIVERY_NOTE_ID> <LINE_ITEM_ID>000020</LINE_ITEM_ID> <DELIVERY_DATE type="optional">

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INVOIC02 Für Invoice nutzt Mercateo standardmäßig das SAP-IDOC-Format INVOIC02.

6.5 Rechnung - INVOIC02

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53 <NAME1>z.H. Ramona Hennig</NAME1>


55 <STRAS>Museumsgasse 4-5</STRAS>

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16

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17



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168 </E1EDK17>



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173 <ZTERM_TXT>Bis zum 06.11.2008 ohne Abzug</ZTERM_TXT>

174 </E1EDK18>



177 <ZTERM_TXT>7 Tage Netto</ZTERM_TXT>

178 </E1EDK18>


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18

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287 <KTEXT>Test für Druck bei Fiducia</KTEXT>

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300 </E1EDP26>




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19



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371 </E1EDS01>

372 </IDOC>

373 </INVOIC02>

20

7 Übertragung der Dokumente Die Übertragung ist per HTTP, HTTPS, AS2, FTP oder E-Mail möglich.

7.1 HTTP / HTTPS Übertragung per HTTP- / HTTPS- POST an jeweils angegebene Ziel-URL. Gegebenenfalls ist eine explizite Portfreigabe in der Firewall Ihres Systems erforderlich. Anmerkung: Die Ziel-URL und der Zielport für die Übertragung der Dokumente werden in der Anbindungsphase ausgetauscht.

7.2 AS2 Übertragung der Dokumente per AS2 an die jeweils angegebene Ziel-URL. Zur Authentifizierung muss im Vorfeld ein Austausch der Zertifikate erfolgen. AS2 basiert auf dem Transportprotokoll HTTP und spezifiziert, wie man sich verbindet und Nachrichten validiert, versendet und bestätigt. Es erzeugt einen Umschlag für eine Nachricht, welche dann gesichert über das Internet versandt wird. Die Urheberschaft wird durch digitale Signaturen und die Datensicherheit durch Verschlüsselung gewährleistet. Der Absender (hier der Lieferant) erhält aus dem AS2-Protokoll eine digitale Empfangsquittung, in der AS-Sprache als Message Disposition Notification (MDN) bezeichnet, mit der der Absender die fristgerechte Zustellung beweisen kann. Anmerkung: Die Ziel-URL und der Zielport für die Übertragung der Dokumente wird in der Anbindungsphase ausgetauscht.

7.3 FTP Der Austausch der Dokumente kann über den FTP-Server von Mercateo oder über Ihren erfolgen. Anmerkung: Die Zugangsdaten für die Übertragung der Dokumente werden in der Anbindungsphase ausgetauscht.

7.4 E-Mail Übertragung erfolgt als E-Mail, die das Dokument als Anhang enthält. Anmerkung: Die Mailadresse für die Übertragung der Dokumente wird in der Anbindungsphase ausgetauscht.

Documents

Elektronische Dokumentenverarbeitung - Mercateo · 2014. 4. 28. · SAP: SAP-IDOC (alle Sprachversionen) ... Anhand der Testdokumente erfolgt der Aufbau der Konvertierung bei Mercateo