Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung klipp & klar! · Title: publi_VOI_dr-weiss_DOME_v1-2_KeyNote_Rechnungsmanagement.pptx Author: dweiss Created Date: 10/14/2016 12:33:38 PM

VOI-Dome: Halle 1, B64Eingangsrechnungsbearbeitung – Kurz Workshop

Copyright Dr. Dietmar WeißVOI Certified Expert for Invoice Processing

Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitungklipp & klar!

So klappt die Auswahl, die Einführung und der Betrieb vonInvoicing-Lösungen

Dr. Dietmar WeißVOI Certified Expert for Invoice Processing

Mitglied im CC Steuern & Recht




ECM-und Prozess-Spezialist

Leiter Regionalgruppe Süd &Competence Center Industrie 4.0,Branchenverband VOI

Vorstellung



Spezialist für

ECM-Auswahl und -Anwendung

Eingangsrechnungsbearbeitung

Prozessmanagement

• Prozesskostenrechnung

• Risikobewertung von Prozessen

• Prozessoptimierung

Betriebswirtschaft(Kostenrechnung, Unternehmensplanung)

Migrationen

Seminare &Systemauswahl

Vorstellung



Vorstellung

Einführung von elektronischerEingangsrechnungsbearbeitungbislang in 14 europäischenLändern, USA und Kanada

Weltweite Projekte



Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitungklipp & klar!

So klappt die Auswahl, die Einführung und Betrieb vonInvoicing-Lösungen


Mitglied im CC Steuern & Recht



Vorstellung

Kurz-Workshop

Thema 1: Vorgehensweise und Auswahl

Thema 1: Fragen und Diskussion

Thema 2: Lösungsanbieter


Thema 3: Spotlights Betrieb


Thema 4: GoBD (fallweise)

AgendaKurz-Workshop Eingangsrechnungsbearbeitung



Aktuelles

Gemäß Entwurf zum 2. Bürokratieentlastungsgesetz vom30.06.2016 soll die Abgabenordnung geändert werden, sodass Lieferscheine vernichtet werden können, wenndie entsprechende Rechnung vorliegt.

8

Aufbewahrungsfrist soll verkürzt werden

GeschätzteEntlastung:

217 Millionen Euro



Post /Belegebearbeiten

Rechnungscannen

Rechnungvalidieren &

komplettieren

Workflowstarten

Rechnungprüfen &freigeben

Rechnungs-bearbeitungabschließen/Beleg buchen

Elektronische RechnungsfreigabeBestellbezogene Rechnungen

ECM

… keine AbweichungE-Mail Eingang


Copyright Dr. Dietmar Weiß

VOI Certified Expert for Invoice Processing

Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung

Zeit &Steuerung

• Liegezeitreduzierung

• Einsparungen vonBearbeitungszeit

• VermeidungNachzahlungenVerkürzung derDurchlaufzeit durchdigitalenGenehmigungsumlauf

Kosten &Aufwand

• Manuelles Erfassen• Kopieren

• Transportieren• Archivieren

• Recherchieren:elektronisches Finden,statt manuelles Suchen

Recht &Risiko

• Compliance sichern• Wirtschaftsprüfer• Rechtskonformität• Sicheres 4-Augen-Prinzip

• Sichere Prozesssteuerung• Sichere Archivierung mit

Redundanz

Komfort

• Lieferantenportal alsdirekte Informationsquelle




Vorgehensweise und AuswahlVorgehensmodell

Realisierungauf Testsystem &

Produktivsetzung mitVerfahrensbeschreibung

Funktionale & technische Bewertung

Strukturierte Präsentation

Eingrenzung auf 2-4 Produkte

Fachliche und technische Anforderungsanalyse

Entscheidung

Zieldefinition & Projektplanung

Gewichtung der Anforderungen &Vorauswahl auf < 10 Produkte




Vorgehensweise und AuswahlKriterienkatalog, Bewertung, Auswertung








+ +

Strukturierte Präsentation

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0,1

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0,5

0,6

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1

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Kosten

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Gesamt-nutzwert

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IntentiaMovex

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Kosten

Technik

Präsentation

Produktbewertung

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Fragen/Gespräch

Nächstes Thema: Lösungsanbieter




Post /Belegebearbeiten

Rechnungscannen

Rechnungvalidieren &

komplettieren

Workflowstarten

Rechnungprüfen &freigeben

Rechnungs-bearbeitungabschließen/Beleg buchen

Lösungsübersichtzur Wiederholung

ECM




Lösungsübersicht- Lösung statt Produkt! -

Die Lösung ergibt sich durch aufeinander abgestimmteBausteine




Lösungsübersicht:Beispiel Validierung

Quelle AFI




Frage an das AuditoriumOCR

Welche Erfahrung haben Sie mit Erkennung derRechnungen?

Welche Bedeutung messen Sie der reinen Texterkennung beider Produktauswahl ein?




Lösungsübersicht:Beispiel Rechnungsmonitor/ERB

Quelle AFI




Lösungsübersicht:Beispiel Web-Freigabe

Quelle WMD




> 100.000< 100.000< 10.000< 1.000sachlichePrüfung

< 20.000

Dezentrale/Ländergesellschaft

LokalerBearbeiter

LokalerManager

LokalerBereichsleiter

Fachbereichs-leiter

ControllingFinanzchef

Zentrale & ServiceCenter

Buchhal-tung

Buch-halter

Geschäfts-führer

Lösungsübersicht:Freigabe-Workflow




Abbyy

AFI

Banctec (Frontcollect)

Basware

Canon (ex. I.R.I.S Group)

EMC

FIS

Insiders

ITESOFT

Kyocera (Übernahme ECM-Anbieter Ceyoniq)

Kofax (nun Lexmark)

Lexmark (Perceptive Software, Readsoft, Kofax)

Opentext Document Technology(ex. Captaris)

Paradatec

PSINova

Readsoft (nun Lexmark)

Seeburger

SER Solutions

Tangro

Top Image Systems

WMD

…

Kurzer Überblick:

Lösungsübersicht:Spezialanbieter vs. Global Player

Systematisierung:

Erkennungs-anbieter

Acc-Payab-Workflow-anbieter

Systemhäuser(Lösungsanbieter)

Outsourcer

Komplett-anbieter

ECM-Anbieter

Hardware-anbieter



Fragen/Gespräch

Nächstes Thema: Einführung




EinführungErfolgreiche Inbetriebnahme & Projektmanagement

Grundlagen

Fertiges Fachkonzept

Fertiges Technisches Konzept mit Anbieter erstellt

Testfälle sind definiert.

Umfang des Roll-outs steht fest

Anzahl Buchungskreise,

Anzahl Standorte

Anzahl Länder,

Organisatorische Veränderungen

etc.




Einführung… wann wird es schwierig?

Quelle: dailytelegraph.com.au

Lösungs-kompetenz

KonzeptProdukt Tests Manage-ment




EinführungErfolgreiche Inbetriebnahme & Projektmanagement

Projektmanagement

Schlagfähiges (kleines) Team

Klare Vorgehensweise mit verschiedenen Phasenund Abschluss dieser Phasen

Testfallsammlung und zweistufiges Testverfahren:

1. Funktionstests durch Projektteam

2. User Acceptance Tests

… erleichtert den Go-Live

Das „Testfallsammlung“ist wiederverwendbar!

Z.B. nur 3 Callsin den ersten 2Wochen




Test PracticeErfolgreiche Inbetriebnahme & Projektmanagement

Projektmanagement und Testfallmanagement

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10

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25

30

10

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712

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0

0

Testfallstatistik Details

# no run/nicht getestet

# failed/Fehlerhaft

# notcompleted/im Test# n/appl.

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06.06 11.06 18.06 20.06 10.07 12.07 17.07 19.09 24.07 26.07

12% 15% 15% 16%

38%51%

59%

77%84% 88%

0%0% 0% 0%

5%

5%

11%

7%3%

0%

1%1% 1%

11%

4%

8%

8%

7% 3% 0%

86% 84% 84%73%

52%

36%

19%

0% 0% 0%

Testfallstatistik

# no run

# failed

# not completed

# n/appl.

# passed




Best Practice…Fazit

… entsteht im Projekt durch klares Fachkonzept und

… gelingt mit einem erfahrenen Fachmann alsQualitätssicherer und Steuermann und

… setzt man mit einem Produkt um, das invergleichbarem Umfeld erfolgreich eingesetzt ist und

… bedingt Prozessanpassungen vor der Umsetzung und

… wirkt dauerhaft mit Benchmarks und kontinuierlichen,kleinen Verbesserungen



Fragen/Gespräch

Nächstes Thema: Betrieb




34

Scannen/Importieren

Prüfen/Freigeben

BuchenRechnungerkennen

Rechnungsbearbeitung

Sieht so unsere Rechnungsbearbeitung aus?

Integrierte Rechnungsbearbeitung




35

Bestellung Lieferung Rechnungsbearbeitung Bezahlung

Scannen/Importieren

Prüfen/Freigeben


Prozessebene

Oder eher so?Unterstützungsprozesse?

Integrierte RechnungsbearbeitungFazit für Betrieb




36


Scannen/Importieren

Prüfen/Freigeben


Bestellungen

Artikelstamminsb. Preise

KreditorenstammLeistungs-/Wareneingang

Personalstamm/Freigabelimits

Kontierungsdaten

Sachkonten

Kostenstellen

Projektnummern

Interne Aufträge

Prozessebene

Datenebene

Datenpflege!





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Eingangsrechnungsbearbeitung funktioniert nur integriert mitvorgelagerten und nachgelagerten Prozessen

Für einen reibungslosen Ablauf sind gepflegte Daten undUnterstützungsprozesse notwendig

Die erfolgreiche Umsetzung hängt immer vom Anwender ab!


Scannen/Importieren

Prüfen/Freigeben





Betrieb… bedeutet auch Vergleich & Optimierung

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0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Vergleich Erkennungsquote/Feldbeachte Hinweis zu PO-Nummer, Lieferscheinnummer in Zusammenfassung

Jan 2016, Standort P Juli 2016, Standort N

Technische undfachliche Analyse alsOptimierungsgrundlage




39

Betrieb… bedeutet auch Optimierung

fachliche Analyse undMaßnahme




40

Land 1:

DurchschnittlicheDurchlaufzeit: 170 Stundenbzw. 7 Tage

Hoher Anteil an FI-Rechnungen und damitFreigabe nachRechnungseingang

Land 2:

Durchschnittliche Durchlaufzeit:11,9 Stundenbzw. 0,5 Tage!

> 80 % bestellbezogeneRechnungen und damitnur Freigabe bei Abweichungen.

Konsequentes Erhöhen desbestellbezogenen Anteils als Ziel

„Dunkel Buchen“ in der Praxis

Betrieb… bedeutet auch Vergleich & Optimierung

Beispiel: Gleicher Prozess als Template in mehreren Ländern




BetriebAuszug aus Tätigkeiten eines Monats

Key-User-Feedback organisieren

Qualifizierungsmaßnahme II

Bewerten Key-User-Vorschläge mit Lösungsanbieter

Manuelle Bearbeiterzuordnung wegen fehlenderStellvertretung

Einrichten neue Länder (Tests, Währung, Steuerschlüssel,etc.)

Klären nicht verarbeiteter Rechnungen per Mail

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operativeSicht




BetriebAuszug aus Tätigkeiten eines Monats

Erstellen Kontierungsvorlagen

Prüfen, Erstellen weiterer Verteilungsregeln/-ausnahmen

Monat 1-8:„Ticketbearbeitung“

~75 % Fragen zur Bedienung und Prozesslogik

~20 % Verbesserungsvorschläge und Optimierungen

~5 % Fehler (fachlich oder technisch) !#~?

Monat 8ff: „Ticketbearbeitung“

~ 100 % Fragen zur Bedienung und Prozesslogikauf deutlich niedrigerem Level

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Tendenz

operativeSicht




Frage an das Auditorium

Wer bekommt Rechnungen in pdf-Format per E-Mail?

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Wer verarbeitet diese Rechnungen mit einerelektronischen Eingangsrechnungslösung?

Gibt es Probleme mit derpdf-Verarbeitung?




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ECMRechnungs-anlieferung

OptimierungDetailablauf

KlärungDetailfragen

Stammdaten-pflege

AnpassungICR

KlärungDetailfragen

BetriebOptimierungen nach Produktivsetzung



Zusammenfassung

Die Auswahl einer richtigen Lösung ergibt sich aus einerguten Fachkonzeption, geeigneten Auswahlkriterien undeinem geeigneten „Demofall“

Zur Optimierung der Lösung und guten Konzeption hilftdie Verwendung eines typischen „Referenzstapels“an Rechnungen



Tel.: 0 71 57/53 96 63

Fax: 0 71 57/53 96 65

DWBDr. Dietmar Weiß Beratung

Römerstraße 571144 Steinenbronn

Fragen/Gespräch

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Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung klipp & klar! · Title: publi_VOI_dr-weiss_DOME_v1-2_KeyNote_Rechnungsmanagement.pptx Author: dweiss Created Date: 10/14/2016 12:33:38 PM